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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO

REGIONAL

ACTA DE COMITÉ ESTRATEGIO REGIONAL No. 020

Hora: 9:00 am Fecha: 5 de Septiembre de 2014

Lugar: Dirección.

Dependencia que convoca

Dirección Regional

Proceso: Gestión Financiera

Objetivo: Seguimiento a la Ejecución Presupuestal y Procesos contractuales.

Agenda:

1. Seguimiento compromisos Acta Anterior. 2. Aprobación Solicitud Modificación a los compromisos presupuestales. 3. Saldos disponibles de apropiación. 4. Cancelación, liberación o reducción de compromisos presupuestales. 5. Seguimiento a Obligaciones y pagos 6. Proposiciones y varios.

- Pagos de tasas compensatorias. - Liquidación convenio marcos, Sistema Nacional de BF. - Socialización de convenios maternos infantil con las E.S.E. - Socialización Análisis comparativo ejecución certificados de disponibilidad y saldos

de apropiación con corte al mes de agosto suscrito por el Coordinador Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera.

Desarrollo:

1. REVISIÓN Y SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DE ACTAS ANTERIORES: Acta No. 018 del 25 de Agosto 2014 se presentaron 57 compromisos, de los cuales 21 compromisos son vigentes.

Revisados en CER 36

Cumplidos 29 80%

No Cumplidos 7 20%

Incumplimiento de compromisos por Coordinadores de Grupo y Centros Zonales.

COORDINADORES DE GRUPO No.

COORDINADORES CENTROS ZONALES No.

ASISTENCIA TECNICA 0

FLORENCIA 1 3

ADMINISTRATIVA 2

FLORENCIA 2 3

FINANCIERA 0

PTO RICO 3

JURIDICA 1

BELEN 2

PLANEACION&SISTEMAS 0




REGIONAL

No. Compromiso Responsables Nueva Fecha

Motivo Reprogramación

Comp. No. 10 del Acta No. 018 Registrar en ISOLUCION, nuevo análisis de causas y plan de actividades en acciones correctivas que tienen pendiente respuesta a la solicitud de reformulación: Gestión Administrativa: (4146, 4143, 4161, 4167) Gestión Humana (4119 y 4159), Gestión de Nutrición AC 4150, Gestión Tecnológica AC

4168.

Coordinadoras Grupos

Administrativo, Asistencia Técnica y

Planeación y Sistemas

6/09/2014

REPROGRAMAR: Grupo Administrativo.

Comp. No. 12 del Acta No. 018 Remitir a pagaduría, las cuentas para pago del mes de Septiembre de 2014, conforme a la programación del PAC del recurso 11, 16, 21 y 27.

Coordinadores Centros Zonales

10/09/2014

REPROGRAMAR: Centros Zonales

Comp. No. 22 del Acta No. 018 Remitir al grupo de Asistencia

Técnica informe de cumplimiento

por parte de las EAS de

Desvinculación de los NN que

aparecen en concurrencia en el

aplicativo cuéntame

Coordinadores Centro Zonales

15/09/2014

REPROGRAMAR: Centros Zonales

Comp. No. 28 del Acta No. 018 Remitir al Grupo de Asistencia Técnica archivo de Excel con Número de Ficha Catastral de las casas en las que funcionan los HCB del municipio de Florencia, para exoneración del impuesto predial.


6/09/2014

REPROGRAMAR: Centro Zonal Florencia 1

Comp. No. 30 del Acta No. 018 Remitir al grupo de asistencia

técnica el anexo 57 de Bienestarina.


12/09/2014

REPROGRAMAR: Centros Zonales Florencia 2 y Puerto Rico.

Comp. No. 40 del Acta No. 018 Iniciar proceso de Publicación de avisos para el remate de la motocicleta.

Coordinador del Grupo Jurídico

15/09/2014

REPROGRAMAR: Coordinador Grupo Jurídico.

Comp. No. 52 del Acta No. 018 Hacer entrega de las canecas de

consumo para ser reutilizados en

los Hogares Comunitarios de la

Regional.

Coordinadora Grupo

Administrativo

15/09/2014

REPROGRAMAR: Grupo Administrativo.




REGIONAL

2 Aprobación modificaciones al presupuesto.

Los coordinadores de Grupo y Centros Zonales no presentaron para este comité cancelación o liberación de compromisos presupuestales

3. Saldos disponibles de apropiación.

Analizados los saldos disponibles de apropiación se aprobó la devolución de los recursos al nivel nacional, relacionados a continuación.

Identificador Concepto Recurso Valor

C-320-107-1-0-102 Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios

11 $955.517.oo

TOTAL $955.517.oo

4. Cancelación, liberación o reducción de compromisos presupuestales. Fue revisado y aprobado en CER, las solicitudes de modificación a los compromisos presupuestales del Centros Zonales Florencia 2 y Belén de los Andaquíes por valor de $1.572.576, así:

CZ

TIP

O M

OD

IFIC

TIP

O D

OC

NU

ME

RO

NOMBRE Y NUMERO

IDENTIFICADOR PRESUPUESTAL

NOMBRE MODALIDAD

VALOR MODIFICA

CION JUSTIFICACION

FLOR 2

RE

DU

CC

ION

RS 1183

C-320-1504-7-0-104

VICTIMA DE CONFLICTO

ARMADO

HOGAR GESTOR -

DESPLAZAMIENTO FORZADO

CON DISCAPACIDAD -

AUTO 006 DE 2009

$ 524.192

Cierre del Hogar Gestor a partir del 15/09/2014 por cumplimiento de la medida decretada a favor de la niña Kelly Johana Córdoba Tovar

FLOR 2

RE

DU

CC

ION

RS 1183

C-320-1504-7-0-103

VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD

HOGAR GESTOR -

DISCAPACIDAD

$ 524.192

Cierre del Hogar Gestor a partir del 15/09/2014 por cumplimiento de la medida decretada a favor del niño Kevin Alexis Bermúdez Ramírez

FLOR 2

RE

DU

CC

ION

RS 1183 $ 524.192

Cierre del Hogar Gestor a partir del 15/09/2014 por cumplimiento de la medida decretada a favor de la niña Valery Sofía Artunduaga Villegas

$ 1.572.576




REGIONAL

Análisis de Certificados de Disponibilidad con saldos sin usar Analizados los Certificados de Disponibilidad Presupuestal no se presentan saldos de CDPS para liberar. Los certificados existentes respaldan procesos contractuales, servicios públicos y comisiones de servicio. 5. Seguimiento a Obligaciones y Pagos

Efectuado el seguimiento al trámite de las cuentas para pago a la fecha el estado es el siguiente.

Modalidad Estado del trámite

Recuperación Nutricional 100%

Restablecimiento en la Administración de la Justicia 100%

Hogares Gestores 100%

Apoyo en Contratación de Servicios recurso 27 100%

Atención Modalidades Tradicionales 100%

Grupos Étnicos Sin trámite

Hogares Sustitutos Sin trámite

Generaciones con Bienestar Sin trámite

Familias con Bienestar Sin trámite

6. Proposiciones y varios

- Coordinador Jurídico, socializó el avance al seguimiento de los Pagos de tasas

compensatorias. - Liquidación convenio marcos, Sistema Nacional de BF. - Socialización de convenios maternos infantil con las EAS. - Socialización Análisis comparativo ejecución certificados de disponibilidad y saldos de

apropiación con corte al mes de agosto suscrito por el Coordinador Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera. remitido con fecha 8/9/2014, Asunto: ANALISIS COMPARATIVO

El cual contiene el análisis sobre los saldos de CDP y la Apropiación disponible que a nivel de cada Regional se registraban al 22 de Agosto y los que se registraron el cierre del mismo mes. Se puede observar la variación tanto específica como neta. En términos generales tanto los saldos de CDP como la Apropiación disponible disminuyeron.




REGIONAL

VARIACION SALDOS CDP POR REGIONAL ANEXO No 1

MILLONES DE $

REGIONAL SALDO CDP A AGOSTO 22

SALDO CDP A AGOSTO 31

VARIACION

CAQUETA 172 187 15

VARIACION APROPIACION DISPONIBLE POR REGIONAL ANEXO No 4

MILLONES DE $

REGIONAL APROPIACION DISPONIBLE A

AGOSTO 22

APROPIACION DISPONIBLE A

AGOSTO 31 VARIACION

CAQUETA 782 730 -51 Indica que la meta es lograr una disminución de ambos conceptos de manera significativa buscando una óptima ejecución de los recursos para la presente Vigencia, para lo cual harán un nuevo análisis con corte al próximo 22 de Septiembre de 2014. Decisiones: - Se informa que a pesar de los diferentes requerimientos que se realizó al Centro Zonal

Florencia 2, nunca envió informe de las necesidades no cubiertas de Hogar Gestor para la vigencia 2015.

- Grupo Administrativo y Asistencia Técnica debe retomar nueva propuesta del recurso

disponible A-1-0-2-14 RENUMERACION SERVICIOS TECNICOS para enviar la Secretaria General.

- Invitación a los centros zonales para que registren en el aplicativo SIM toda la atención de víctimas y así para poder hacer seguimiento más detallado.

- Incluir en el informe de alertas de MSF el indicador de focalización el avance de datos de la inclusión de victimas de primera infancia, con base en la verificación de la información reportada por parte de cada Centro Zonal y remitir el informe.

- Por fallas en el aplicativo CUENTAME, se modifica fecha del compromiso No. 33 del Acta No. 018 “Realizar Cargue de información de la tercera toma del Sistema Seguimiento Nacional en el aplicativo CUENTAME” quedando para el 16/09/2014.




REGIONAL

- La coordinadora del Grupo Administrativo, debe adelantar procedimiento correspondiente a

la Regional para la entrega de calidad de comodato del Inmueble ubicado en el municipio Morelia.

- A través de la profesional S&SO se debe realizar presentación de diapositivas para Ruta

de evacuación de emergencias de la Regional Caquetá.

- Los Coordinadores de Centros Zonales y de Asistencia Técnica deben remitir informes y demás soportes que se requiera para el trámite de liquidación de convenios MARCO municipal y departamental.

- Los Coordinadores de los centros zonales, deben remitir al Grupo Jurídico el trámite

suscripción de convenio Materno Infantil con las E.S.E. del departamento.

- Los Coordinadores Centros Zonales deben remitir mínimo con tres días de anticipación al Comité Estratégico Regional las Solicitudes de Modificaciones Presupuestales, con el fin que sea avalado por las diversas dependencias.

- En atención al correo de fecha de 6/08/2014 de asunto “REGISTRO DE TRASLADOS DE ATENCIÓN INTEGRAL EN SIM” remitido por Alejandro Zapata Velásquez Coordinador Financiero y Planeación de la Dirección de Primera Infancia, solicita realizar el registro en el sistema de información misional SIM de los recursos financieros requeridos por las regionales correspondiente a la nivelación del 2% de las modalidades CDI y H.I ya que algunos contratos se suscribieron en 2014 y el sistema no permite identificar los cupos que no se debían nivelar.

COMPROMISOS / TAREAS

No Macroprocesos Estratégicos Responsables Fechas

1

Remitir mensualmente al Grupo de planeación y Sistemas

Actas y listas de asistencia de GET para socialización de ajustes y/o novedades en documentación del SIGE.

Informe de reportes en Eureka y/o bitácoras de innovaciones registradas en el periodo, indicando nombre del proponente y título de la idea.

Mapas de riesgo, con reporte de resultados de actividades programadas para su mitigación durante el mes.

Coordinadores de Grupos y

Centros Zonales

17/09/2014




REGIONAL

2

Remitir mensualmente al Grupo de Planeación y Sistemas, informe cualitativo y cuantitativo de la Ejecución de Metas Sociales y Financieras.

Coordinadores de Centros

Zonales 8/09/2014

3

Informar mensualmente el Porcentaje de Incumplimiento de los Compromisos adquiridos en el Comité Estratégico anterior, por parte de los Coordinadores de Grupo y Centros Zonales.

Coordinadora Grupo de


17/09/2014

4

Realizar seguimiento al registro de ejecución del aplicativo PACCO a los Centros Zonales y Grupos por responsable.



14/09/2014

5

Remitir al Grupo de Planeación y Sistemas, Ejecución del Plan de Acción del correspondiente al mes de Agosto.

Coordinadores de Centros Zonales.

06/10/2014

6

Realizar análisis de los reportes de Evaluación PACCO y solicitar los ajustes a los responsables del macroproceso.



10/09/2014

7

Registrar en ISOLUCION, nuevo análisis de causas y plan de actividades en acciones correctivas que tienen pendiente respuesta a la solicitud de reformulación: Gestión Administrativa: (4143, 4167) Gestión Humana (4119 y 4159).

Coordinadoras Grupos

Administrativo

6/09/2014

8

Realizar registro del presupuesto en el Aplicativo SIM, correspondiente a la Nivelación del 2% de las modalidades CDI y H.I



26/09/2014

No Gestión Financiera Responsables Fechas

9

Remitir a pagaduría, las cuentas para pago del mes de Septiembre de 2014, conforme a la programación del PAC del recurso 11, 16, 21 y 27.


10/09/2014




REGIONAL

No Macroprocesos Misionales Responsables Fechas

10

Reportar al Grupo de Asistencia Técnica, informe mensual del Avance de trasferencia Sistema Educativo de los niños y niñas de Primera Infancia que ingresaron a los Programas del ICBF a Diciembre 2013 y avances en la ruta 2015.


15/09/2014

11

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica Base de datos de NN atendidos en programas de Primera Infancia, clasificados por VICTIMAS que son registrados en el SIM.


16/09/2014

12

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica informe de avance de la búsqueda activa de los NN incluidos en la Base de Datos de UNIDOS y que no están siendo atendidos en los programas del ICBF.


Zonales 16/09/2014

13

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica actas de reunión de los Coordinadores de Unidades de Servicio con el ANSPE por municipio celebradas durante el mes de agosto


Zonales 15/09/2014

14

Remitir a los Coordinadores de Modalidades de Atención Integral (CDI – HI – FAMILIA) la lista de potenciales de usuarios ANSPE; por municipio y sector para ser ingresados a listas de espera


Zonales 20/09/2014

15

Remitir oficio a la Secretaría de Educación Departamental y municipal con el listado de NN que no están en el SIMAT, pero que si están matriculados como resultado de nuestra búsqueda hasta lograr su inclusión.


Zonales

15/09/2014

16

Remitir al grupo de Asistencia Técnica informe de

cumplimiento por parte de las EAS de

Desvinculación de los NN que aparecen en

concurrencia en el aplicativo cuéntame


15/09/2014




REGIONAL

17

Remitir mensualmente al Grupo de Asistencia Técnica, novedades de retiro y vinculación de las Madres comunitarias, incluyendo el cumplimiento de la formalización laboral (Afiliación a salud, pensión, ARL y Caja de Compensación Familiar) y la estratificación de servicios públicos.


6/10/2014

18

Presentar mensualmente al Grupo de Asistencia Técnica, soportes de la conformación de las Veedurías conformadas por los padres de familia usuarios para el programa HCB.


6/10/2014

19

Remitir mensualmente al Grupo de Asistencia Técnica, en medio magnético y por municipio, evidencias donde conste que la madre comunitaria participa del proceso de compra y distribución de alimentos.


15/09/2014

20

Registrar actuaciones en el SIM de los niños, niñas y adolescentes que aparecen reportados en los indicadores de Protección.


15/09/2014

21

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica archivo de Excel con Número de Ficha Catastral de las casas en las que funcionan los HCB del municipio de Florencia, para exoneración del impuesto predial.

Coordinadora Centro Zonal Florencia 1

6/09/2014

22

Brindar asistencia técnica la construcción de política

pública para los municipios San Vicente, Solita,

Puerto Rico y el Doncello.


Florencia 2 y Puerto Rico

30/09/2014

23 Remitir al grupo de asistencia técnica el anexo 57 de

Bienestarina.

Coordinadores Centro Zonales Florencia 2 y Puerto Rico

12/09/2014

24

Remitir avance de la Construcción de la Base de

Datos del 100% de los NN del programa DIA, por

puntos y por municipios de las áreas urbanas.

Coordinadores Centro Zonales 19/09/2014




REGIONAL

25

Realizar cargue de información de la tercera toma

del Sistema Seguimiento Nacional en el aplicativo

CUENTAME.

Coordinadores Centro Zonales 16/09/2014

26

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica los informes y demás soportes requeridos para el trámite de liquidación del convenio MARCO municipal y departamental.


y Asistencia Técnica

30/09/2014

No Gestión Jurídico y Gestión de Contratación Responsables Fechas

27

Presentar al Comité Estratégico informe mensual del cumplimiento de Tutelas, Fallos, Sanciones y Desacatos conforme al Memorando S2014-032751-0101enviado de la Sede Nacional.


17/09/2014

28

Entregar al Grupo Jurídico los 9 contratos pendientes por liquidar que termina a 31 de julio de 2014.


20/10/2014

29

Iniciar proceso de Publicación de avisos para el remate de la motocicleta.


15/09/2014

30

Enviar al Grupo Jurídico los trámites de Liquidación los contratos descritos en Matriz que fue remitida el día 25 de Agosto de 2014 por parte del coordinador del Grupo jurídico a todas las dependencias.

Coordinadora de Grupo

Administrativa 26/09/2014

31

Enviar las Acta de reunión de verificación del Articulo 50 Ley 789 de los contratos de aportes para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento de la CGR.


26/09/2014

32

Remitir al Grupo Jurídico los trámites de reducción aprobados en Comité Estratégico Básico del 8/09/2014.

Coordinador Centro Zonal Florencia 2

17/09/2014

33

Remitir al Grupo Jurídico el trámite suscripción de convenio Materno Infantil con las E.S.E. del departamento.

Coordinadores Centro Zonales.

19/09/2014




REGIONAL

No Gestión Humana y Gestión Administrativa Responsables Fechas

34

Organizar los archivos correspondientes a la totalidad de las Series y Subseries Documentales establecidas el nuevas Tablas de Retención Documental Versión 2012 y reportar la volumetría organizada, en la Matriz del Indicador “Organización de Archivos de Gestión 2014” correspondiente al mes de Septiembre 2014.


20/09/2014

35

Reiterar consulta a la Sede Nacional sobre la destinación de las planillas de los diferentes programas del ICBF de las vigencias existentes de los Centros Zonales, para informar decisión al CER.

Coordinadora Grupo

Administrativo

18/09/2014

36

Reportar al Grupo Administrativo el listado de los bienes muebles que se requiere dar de baja de los entregados en calidad de Comodato a los operadores.


17/09/2014

37

Hacer entrega de las canecas de consumo para ser

reutilizados en los Hogares Comunitarios de la

Regional.

Coordinadora Grupo

Administrativo

15/09/2014

38

Enviar reporte al Grupo Administrativo de la correspondencia entregada con retraso por parte de 472, a los Centros Zonales Puerto Rico y Belén, para hacer requerimiento al contratista 472.

Coordinadoras Centros Zonales

Puerto Rico y Belén.

10/09/2014

39

La profesional S&SO de la Regional debe realizar presentación de diapositivas para Ruta de evacuación de emergencias.

Coordinadora Grupo

Administrativo

12/09/2014

40

Enviar a la Secretaria General la nueva propuesta del recurso Apropiación Disponible RENUMERACION SERVICIOS TECNICOS y SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS Recursos 16 y 27

Coordinadora Grupo

Administrativo y Asistencia Técnica.

12/09/2014

41

Adelantar el procedimiento correspondiente a la Regional para la entrega de calidad de comodato del Inmueble ubicado en el municipio Morelia. Fecha 15/09/2014

Coordinadora Grupo

Administrativo 15/09/2014




REGIONAL

gestión administrativa - icbf.gov.co · - a través de la profesional s&so se debe realizar...

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