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Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa

Oscar Muñoz Buitrón

Estudiante

Raúl Octavio Hernández Martínez

Tutor

Septiembre 2015

Universidad de Santander UDES.

Maestría en Gestión de la Tecnología Educativa

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Elementos de la gestión de proyectos y planificación de un proyecto de TIC.

Actualmente el mundo que nos rodea, nos ofrece un sinfín de recursos naturales,

artificiales y creados, de los cuales podríamos disponer porque en su mayoría están a

nuestro alcance, pero primero es indispensable que encontremos una necesidad dentro

del contexto en el cual nos desempeñemos, para luego identificarla, especificarla y así

poder darle solución en el menor tiempo posible, teniendo en cuenta las diferentes

generalidades y obstáculos que podríamos encontrar durante el inicio, desarrollo y fin del

proyecto, tales como la organización, los objetivos, los responsables, los costos, el

tiempo y el resultado esperado, el cual debe ser el máximo provecho que podamos

alcanzar para dar por culminado el proceso que iniciamos.

Teniendo en cuenta la educación actual de Colombia, la gerencia de proyectos nos brinda

una herramienta significativa para el desarrollo de proyectos educativos, como lo sugiere

Gabriel Romano (2011): “La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas en el marco de un proyecto con el objetivo de

aumentar las probabilidades de obtener un resultado favorable”1 y este resultado debe ser

independiente del área que se vaya a tomar para desarrollarlo, pero como asumimos

actualmente el rol de una educación de calidad, se debería transversalizar con el uso de

las tecnologías y la información, para que todos los involucrados en dicho proyecto estén

a la par con el avance significativo de la información y la telecomunicación.

¿Qué es el Plan de Gestión de la integración y cuál es su importancia y aplicación en

proyectos educativos?

La gestión de la integración es un área en la cual se deben considerar todos los

procesos que son necesarios para poder consolidar, unificar y articular las diferentes

actividades que son primordiales para la realización de un proyecto de forma correcta y

sin margen de error, aquí radica entonces, su importancia, puesto que al integrar dichos

procesos y actividades se crea la unificación, consolidación y articulación que permiten

que las actividades y el proyecto finalicen de forma correcta.

En la gestión de la integración se contempla: El acta de constitución del proyecto, que es

el documento formal mediante el cual, el docente que ha identificado y planeado una

necesidad, autoriza el inicio de su proyecto, donde especifica todas las funciones que

debe realizar el director y que ésta a su vez es generada por un patrocinador; El

enunciado del alcance del proyecto, donde tengamos con certeza y claridad la finalidad

de los objetivos, requisitos y características, criterios de aceptación, límites y requisitos

para que el producto final entregable del proyectos sea completo y de total aceptación;

La supervisión y control del trabajo, para que se pueda garantizar el cumplimiento de la

1Gabriel Romano. (2011, abril). Documentos de Trabajo: Elementos de la Gestión de proyectos.

Recuperado de www.cema.edu.ar/publicaciones/doc_trabajo.html

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planeación con lo ejecución, además se tomen acciones preventivas y según sea el caso,

se tomen las acciones correctivas y oportunas; El cierre del proyecto, donde culminan

todas las actividades y los procedimientos que se han llevado a cabo bajo supervisión,

control y gestión que permiten a los miembros del equipo del proyecto hacer entrega del

producto final que garantice la aceptación total del cliente, en este caso, que el estudiante

o la comunidad educativa involucrada goce a satisfacción de dicho producto.

¿Qué es el Plan de Gestión del alcance y cuál es la importancia de su aplicación en

proyectos educativos?

En esta etapa la función primordial es definir concretamente el alcance del

proyecto, donde debemos analizar la información que plasmamos en el acta de

constitución de nuestro proyecto, donde logremos enlazar el alcance con los objetivos

que se entrelazan en nuestra institución educativa y del mismo proyecto también. Una vez

definido el alcance, procedemos a elaborar una estructura de desglose de trabajo (EDT)

donde podemos organizar, definir y subdividir el trabajo del proyecto en grupos pequeños

que son fáciles de manejar, y que a su vez éstos sean controlados y adecuados

consiguiendo así programar, supervisar, controlar y estimar los costos.

La importancia que debemos tener en cuenta para crear un EDT es que, debemos encerrar

cada uno de los procesos que hacen parte de la organización, porque al omitir este paso

podemos perder la visión que hace parte de nuestra institución educativa y por

consiguiente el resultado esperado podría generar conflictos negativos y no habría

posibilidad de retroalimentación para lograr una mejoría; entonces, las ideas y los

esfuerzos que se han planteado puedan impactar de manera directa en nuestras

instituciones y en el mismo proyecto y que dentro del plan de gestión del alcance, se

establezcan estamentos financieros, de planificación, operativos y de control que logren

unificar los conceptos y crear una sinopsis para la consecución del alcance .

¿Qué es el Plan de Gestión del tiempo y en qué radica la importancia de aplicarlos en

proyectos educativos?

La función principal en esta etapa de gestión del tiempo del proyecto educativo

que emprendamos, hace referencia a todas las partes y elementos que tienen que ver y

que hacen parte de éste, porque cada una y su relación con las demás, es indispensable

para la correcta finalización del proyecto en el tiempo determinado, sin obtener ningún

contratiempo durante su realización y finalización.

Para garantizar entonces, que el proyecto pueda ser entregado a tiempo y de una forma

correcta e idónea se hace indispensable seguir con algunos pasos que son los encargados

de mostrar la senda más apropiada para gestionar que nuestro proyecto esté dentro de un

cronograma, que envuelve cada una de las actividades a realizar, las ordena de manera

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secuencial, identificando las que son necesario finalizar para empezar las otras, y aquellas

que requieren cierto avance; calcular la duración para ir construyendo el diagrama

correspondiente para estimar los recursos (materiales, equipos, personas, suministros…)

que son imperiosos para el desarrollo de cada una, construir el cronograma de actividades

con la anterior información, publicar el cronograma para que pueda ser conocido por

todos los actores involucrados en el proyecto, monitorear el cronograma y actualizarlo,

para verificar que se estén cumpliendo los tiempos y recursos estimados para cada

actividad planteada. Herramientas como el Diagrama de Red, de Ruta Crítica y Gantt

proporcionan la construcción y publicación del cronograma de actividades. Uno de los

más manejados es el diagrama de Gantt que integra actividades y tiempos, concurriendo

con su fácil visualización y comprensión.

¿Qué es el Plan de Gestión de costos y su aplicación en proyectos educativos?

La gestión de costos consiste en estimar el capital necesario para la ejecución del

proyecto educativo. Su importancia es vital, ya que este es un factor determinante para

aceptar o rechazar un proyecto al presentar la inversión requerida y establecer si es viable

o no su implementación. Debemos entonces partir de la estimación de los costos que

requiera cada una de las actividades y para ello, se puede acudir a distintas técnicas o

herramientas, dentro de las cuales está el juicio de expertos. Finalizado el estimado de los

costos, se procede a la cimentación del presupuesto que no es más que la sumatoria de los

costos de las actividades, permitiendo asimilar una línea base de costos, sobre la cual se

consideran las reservas adicionales para imprevistos y se obtiene el valor esperado de

flujo de caja, que garantiza la disponibilidad necesaria para el desarrollo del proyecto.

Cuando en la ejecución del proyecto se monitorean las variaciones del presupuesto con lo

que se está realizando, conduce a la toma de decisiones claves, frente a adiciones

presupuestales, reajustes al flujo de caja, acciones correctivas y preventivas.

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Referencias

Capítulo 1: Gerencia de Proyectos. Recuperado el 15 de septiembre de 2015, de

http://aula2.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap1/Capitulo_Com

pleto.pdf

Capítulo 2: Fases Iniciales de un Proyecto. Recuperado el 15 de septiembre de 2015, de

http://aula2.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitulo_Com

pleto.pdf