UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS GERENCIA DE PROYECTOS

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS GERENCIA DE PROYECTOS

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS GERENCIA DE PROYECTOS

La decisin de acometer un proyecto implica una estructura de individuos que aportan sus conocimiento, habilidades y trabajo, as como organizaciones, sean stas empresas u otras instituciones, que aportan medio materiales y financieros y las disponibilidades de sus recursos humanos para el desarrollo del proyecto. La estructura organizativa del proyecto establece normalmente de acuerdo con la poltica de la organizacin originaria y las condiciones particulares del proyecto, los directores de proyectos tienen asegurado con una estructura adecuada para el alcance del proyecto, por el tamao del equipo, por la divisin de autoridad y responsabilidad en la organizacin.En la gestin de los recursos humanos, la seleccin del personal para los equipos de proyectos es una pieza clave y sta se plantea segn las descripciones del puesto de trabajo, la funcin y las referencias previas del personal. Los recursos humanos son muy importantes a la hora de explicar el logro de ventajas competitivas sostenibles frente a los competidores. De hecho, en los ltimos aos, el personal de las empresas ha pasado de ser considerado solo como un elemento de costes, a ser uno de los activos estratgicos ms importantes, especialmente en las empresas de servicios en las que la calidad percibida por el cliente depende mucho de los conocimientos y habilidades de los empleados.La gestin de los recursos humanos consiste en el conjunto de prcticas, tcnicas y polticas que buscan la integracin y la direccin de los empleados en un proyecto de manera que stos desempeen sus tareas de forma eficaz y eficiente y se consignan los objetivos propuestos.Se puede definir un proceso de Direccin de Proyectos, como el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir servicios, personal, instalaciones y equipos, habilidades y metodologas de gestin, recursos financieros. Los procesos pueden ser tanto procesos relacionados con el producto del proyecto como con la gestin del proyecto. Los procesos de producto son los que crean y especifican el proyecto. Estn ntimamente relacionados con el ciclo de vida y varan segn el sector industrial. Los procesos de gestin o direccin de proyecto. Son aquellos que organizan, describen y permiten gestionar el trabajo del proyecto. A diferencia de los anteriores son aplicables a la mayora de los proyectos aunque con diferente nivel de relevancia.La marcha de ambos tipos de procesos puede ser analizada mediante la evaluacin de las salidas de los procesos en momentos adecuados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, de acuerdo a criterios predefinidos. La direccin de proyectos puede entenderse como un conjunto de procesos interdependientes que, si son desarrollados y ejecutados de manera integrada y coordinada, permiten alcanzar los objetivos planteados. De acuerdo con el estndar PMI, los procesos de direccin de proyectos pueden ser organizados en los cinco grupos siguientes, constando cada uno de ellos de uno o varios procesos: Procesos de iniciacin, para autorizar el comienzo del proyecto en sus fases. Procesos de planificacin, para definir y refinar objetivos, seleccin de la mejor alternativa del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos para el proyecto. Procesos de ejecucin, para coordinar todo tipo de recursos necesarios para llevar a cabo el plan desarrollado en los procesos de planificacin. Procesos de control, para asegurar que se alcanzan los objetivos planteados mediante la supervisin y medicin del rendimiento. Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus fases y proceder adems al cierre ordenado del mismo.Estos grupos de procesos estn relacionados, de manera que las salidas de algunos de ellos constituyen las entradas de otros. En muchas ocasiones los procesos son iterados. Por ejemplo, aunque la planificacin preceda a la ejecucin, una vez realizada sta el plan de proyecto es actualizado o revisado. Otro ejemplo podra ser cuando es preciso realizar sucesivas iteraciones o anlisis de compromiso de diferentes procesos de planificacin (planificacin de tiempos, calidad, alcance, etc.) para poder llegar a la planificacin definitiva reflejada en la versin final del plan de proyecto que permita cumplir con las restricciones u objetivos del proyecto.Los grupos de procesos intrafase no actan de manera secuencial, sino que se superponen, siendo el esfuerzo necesario - medido segn la cantidad de recursos empleados por grupo de procesos- diferente para los distintos grupos en cada fase del proyecto. Es importante destacar asimismo que estos 5 grupos de procesos se repiten en cada fase del proyecto. Esta repeticin de procesos permite mantener al proyecto enfocado en su plan de negocio, de manera que slo se continuar con el proyecto si la reevaluacin del plan de negocio realizada durante el proceso de iniciacin de cada fase- es positiva. Es lo que se conoce como aseguramiento de proyecto (Project Assurance), conjunto de actividades que permiten asegurar que el proyecto sigue teniendo justificacin y satisfar las necesidades del cliente (actuales o futuras) que son su razn de ser.Existe interrelacin entre los grupos de procesos de las diferentes fases del proyecto de manera que las salidas o entregables de los grupos de procesos de una fase constituyen las entradas de los grupos de procesos de la fase siguiente. As por ejemplo, la salida de la fase de diseo es un entregable que define el diseo del producto que constituye una entrada de la fase de fabricacin siguiente. Esta interrelacin no siempre es secuencial siendo frecuente que exista cierto solape entre alguna de las fases de manera que pueda comenzar una fase sin que haya terminado totalmente la anterior.Los procesos de gestin de proyectos son aplicables a la mayor parte de los proyectos en la mayora de las ocasiones. Sin embargo, es preciso realizar un anlisis en cada proyecto para determinar el grado de formalidad que debe tener cada proceso, eliminando o dando un grado de formalidad menor a aquellos procesos que tan slo proporcionen beneficios marginales. Por ejemplo, en un proyecto pequeo o con un grado de complejidad bajo puede no ser necesario elaborar un plan de comunicacin (aunque esto no significa que el jefe de proyecto no deba prestar atencin a los aspectos comunicativos del proyecto). De igual manera es preciso identificar aquellos procesos cruciales para el xito del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto grande o de complejidad alta, el grado de formalidad de los procesos relacionados con el riesgo debera ser alto.En otros proyectos, la salida de algunos procesos esta predeterminada como una restriccin, sin que surja del proceso de planificacin. Por ejemplo, en un proyecto bajo contrato de precio fijo el coste mximo y el plazo de entrega puede estar fijado en el contrato. En este caso otros procesos de planificacin estarn afectados por esta restriccin. Tambin hay ocasiones en las que el orden de realizacin de los diferentes procesos no es el estndar. Por ejemplo, en proyectos que precisan de recursos nicos (Por ejemplo un experto nico en un proyecto de I+D) es necesario definir la organizacin del proyecto (Roles y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto) antes de definir el alcance.El Director de proyectos debe dominar diversas reas de conocimiento necesarias para una gestin adecuada del proyecto. Las reas de conocimiento son disciplinas de gestin que son aplicables a cualquier campo de la gestin empresarial y en el caso de la direccin de proyectos son adaptadas a la naturaleza y caractersticas de stos. Las reas de conocimiento de la Direccin de proyectos son: Gestin de Integracin. Gestin de alcance. Gestin del tiempo. Gestin de costes. Gestin de Calidad. Gestin de Recursos Humanos. Gestin de las Comunicaciones. Gestin de riesgos. Gestin de las Adquisiciones. Sin embargo, el Director de proyectos se manifiesta como tal cuando es capaz de gestionar todas ellas de manera integrada. El Director de proyecto debe tomar continuamente decisiones que implican decisiones de compromiso que pueden afectar a varios objetivos de proyecto y que requieren por tanto de un conocimiento adecuado de todas las reas de conocimiento. Adems, existen procesos de la direccin de proyectos que trascienden e integran las reas de conocimiento anteriores. La gestin adecuada de estos procesos es lo que distingue al director de proyecto de un especialista en un rea de conocimiento especfica. Estos procesos son: Elaboracin del plan de negocio. Elaboracin del acta de proyecto. Elaboracin del plan de proyecto. Direccin de la ejecucin de proyecto. Control y seguimiento de proyecto. Gestin integrada de los cambios del proyecto. Cierre del proyecto.En el mbito de la Direccin y gestin de proyectos, las definiciones ms habituales del termino proyecto inciden en los aspectos de empleo y control de recursos humanos y materiales, de toma de decisiones, de direccin de equipos de trabajo, etc. Una de las definiciones clsicas es la de Cieland y King (1995) quienes afirman que Un proyecto es una combinacin de recursos humanos y materiales reunidos temporalmente en una organizacin, para conseguir un propsito determinado (universidad Politecnica de Valencia). (Ambos autores clsicos, hacen referencia a dos aspectos importantes para la definicin del proyecto, que son el manejo de los recursos tanto humanos como materiales; y determinados por un tiempo. Lo que permite que se establezca en unos lmites de tiempo y en un presupuesto designado). El Project managment Institute establece la siguiente definicin: El proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio nico (PMI, 2,006). Segn el PMI, todos los proyectos presentan una serie de caractersticas comunes, como el hecho de ser desarrollado por personas, estar condicionados por recursos limitados, y ser planificados, ejecutados y controlados desde un punto de vista. Hay dos aspectos que las definiciones anteriores nos muestran: la temporalidad y la unicidad. La primera quiere decir que todo proyecto tiene un punto de finalizacin definido; y nico significa, que el producto o servicio difiere de forma significativamente de los productos o servicios similares. De esta segunda caracterstica es importante destacar la exigencia de que el proyecto tenga algn aspecto novedoso. (La segunda definicin es ms completa que la anteriormente nombrada por la universidad Politcnica de Valencia, ya que hace referencia de manera implcita de dos caractersticas importantes en la Gestin y Direccin de proyectos. Esto quiere decir, que lo diferencia el tiempo del proyecto y el valor agregado que se le presente. De igual manera, cabe resaltar el proceso para ser elaborado o dicho en otras palabras, el esquema, como lo es la planificacin, la ejecucin y el control). La International Project Managment Association (IPMA, 2,0044) en el marco del Programa de certificacin ICB; Un proyecto es una operacin en la cual los recursos humanos, financieros y materiales se organizan de una forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, segn unas especificaciones definidas, con restricciones de costo y plazo, siguiendo un ciclo de vida especifico y para obtener cambios beneficiosos, definido por objetivos cuantitativos y cualitativos. Los autores de economa financiera definen el termino managment por administracin como gobernar, dirigir y conducir; solo cubre las labores administrativas e organizativas, de control del gasto y de labores de contabilidad. De esta manera, se opta por tomar el trmino de Direccin; en donde se destaca el nivel jerrquico de quien realiza la funcin, de la importancia de las decisiones y el empleo de los recursos. As mismo, la mejor manera es la gestin y direccin d3 proyectos. (Es importante destacar la diferencia de conceptos en la Direccin y la Gestin de un proyecto. Se destaca el nfasis que tiene la Direccin en el manejo de la organizacin y de la Gestin en los procesos administracin para la elaboracin del proyecto). Por esto, las actividades y funciones de direccin, estn relacionadas con la organizacin del proyecto, de recursos humanos como las relaciones del trabajo de equipo y del sistema empresarial. Por lo tanto, la gestin se enfoca en la planificacin, seguimiento y control de Proyectos, es decir, todo aquello relacionado con el empleo de recursos materiales y humanos.La gerencia de proyectos cuenta con elementos imprescindibles para su desarrollo, segn la seroe de manuales de las publicaciones de CEPAL y est compuesto de ocho (8) los cuales son: Rumbo, Relaciones, mbito de responsabilidades, Comunicacin, Liderazgo, Trabajo de Equipo, Administracin del tiempo, tica. 1. Rumbo. Implica: Fijar y mantener fines y propsitos. Precisar objetivos. (Productos y componentes). Definir indicadores. 2. Administrar relaciones. 3. mbito de responsabilidades. Para el diseo de estrategias para adecuacin del proyecto y manejo de relaciones: -Estrategias generales (Divulgacin y promocin para: Comunicar los objetivos del proyecto. Abrirle espacio en la opinin pblica. Facilitar apoyo).-Estrategias especficas o focalizadas (Conocer expectativas de grupos especficos. Resolver problemas ligados a expectativas. Generar espacios de conciliacin y logro de apoyos. Convenir mecanismos para aplicar soluciones convenidas).-Estrategias organizativas ( Disear mecanismos de articulacin y de cooperacin. Definir grupos consultivos, comits interinstitucionales y equipos de seguimiento).

4. COMUNICACIN

5. LIDERAZGO

6. TRABAJO DE EQUIPO (CUADRO: TRABAJO EN EQUIPO Y RELACIONES)

7. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO. (TABLA: ADMINISTRACION DEL TIEMPO)

El bombero no sale del cuadrante uno;

El gerente eficaz trabaja en el segundo cuadrante:

8. TICA La tica de la Gerencia de Proyecto consiste en: Colocar todos los principios, valores, acciones, medidas, procedimientos y cultura organizacional al servicio de los objetivos del proyecto, de los ms altos intereses nacionales, de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institucin, para asegurar el logro eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo transparente de los recursos, en el desempeo eficiente de las actividades y funciones y en el comportamiento idneo de los miembros del equipo. El clientelismo. El nepotismo. La corrupcin. Las prcticas discriminatorias. Las prcticas inequitativas. Las prcticas desleales. Las prcticas contra la moral y los buenos usos. El desgreo y el descuido de los bienes pblicos. El deterioro del medio ambiente.

Preguntas:1. Identificar (Al buen criterio) los aspectos ms importantes de la lectura.2. Que ttulo correspondera a la lectura.

ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ

2ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ