GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE NEGOCIOS INTERNACIONALESLa Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. La organizacin puede ser la compradora o la vendedora del producto, servicio o resultados bajo un contrato. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), y la administracin de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato.La gestin de las adquisiciones del proyecto tambin incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa el comprador que est adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante el vendedor, as como la administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.Los procesos de gestin de las adquisiciones del proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacinvlida.Durante el desarrollo de un proyecto es probable que sea necesario realizar la compra o adquisicin de productos as como de servicios o resultados externos, es decir, fuera del equipo del proyecto. El objetivo de la gestin de las adquisiciones es el de definir los procedimientos para la tarea de compra de estos productos o servicios que puedan ser requeridos durante la ejecucin del Proyecto.Dentro de estos procesos se incluye la gestin de contratos y el control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto, entendindose por contrato aquel documento legal que se establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo vinculante para ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin vlida.Es de suma importancia gestionar de forma activa el ciclo de vida de los contratos y redactar cuidadosamente los trminos y condiciones de las adquisiciones, de modo que se puedan evitar algunos de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor. La gestin de las adquisiciones est constituida por: Planificar las adquisiciones. Documenta las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores. Efectuar las adquisiciones. Obtiene respuesta de los vendedores, los selecciona y adjudica los contratos. Administrar las adquisiciones. Gestiona las relaciones de las adquisiciones, monitorea la ejecucin de los contratos, y efecta cambios o correcciones segn sea necesario, Cerrar las adquisiciones. Finaliza cada adquisicin para el proyecto.La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.Estos procesos interactan entre s y con los procesos de las otras reas de conocimiento. Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Si bien los procesos se presentan aqu como componentes diferenciados con interfaces definidasLos procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin vlida.Diagrama del flujo de Adquisiciones

Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del proyecto, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este ltimo, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida. Los fondos sociales son distintos de muchos de los proyectos convencionales financiados por el Banco porque vienen determinados por la demanda e incorporan una mayor participacin de la comunidad en la implementacin y la gestin de los sub-proyectos. Esto, a su vez, influye en los procedimientos de adquisiciones y contratacin utilizados por el Fondo. Por lo que es de vital el modus operandi de cada proyecto pues sus adquisiciones no son las mismas. Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin vlida. Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario. Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisicin con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. La gestin de las adquisiciones del proyecto contiene procesos para adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. La gestin de adquisiciones del proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados por el equipo del proyecto. Tambin implica administrar todos los contratos emitidos por una organizacin externa que est adquiriendo el proyecto a la organizacin que ejecuta el proyecto, as como administrar las obligaciones que corresponden al equipo del proyecto segn el contrato.

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestacin vlida. Es responsabilidad del equipo de direccin del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades especficas del proyecto, a la vez que se respetan las polticas de la organizacin en materia de adquisiciones. Es necesario un Manual de Adquisiciones que complemente las Normas del Banco para estandarizar las acciones del personal de adquisiciones y evitar distintas interpretaciones de las normas generales. En general se puede concluir que la metodologa de Gestin de Proyectos es un arte que se ha ido abriendo paso en el manejo de proyectos y procesos que tienen las empresas hoy en da. Y digo arte porque al igual que un escultor, un proyecto se forma poco a poco hasta obtener una estructura tal, que permite ver desde sus races el fin para el que fue creado el proyecto. Cada paso es un gran aporte al buen culmen de un proyecto, a su xito, a la capacidad de identificar que al realizar un trabajo de manera procesual es posible visualizar acciones de mejora y tomar decisiones sobre el estado de un proyecto. Tambin hay muchas oportunidades de aplicar estas herramientas de la gestin de proyectos en las empresas ms pequeas. Estas pueden adaptar las soluciones propuestas a la escala adecuada que les permita incrementar su productividad con economa de recursos. Es un deber de los gerentes y directores modernos conocer el amplio men de tcnicas de gestin de proyectos que estn a su alcance, para el beneficio de su empresa y de la sociedad. Esta rpida recorrida por la gestin de proyectos nos permite comprender su potencial. Se trata de mtodos tiles para todo tipo de organizaciones, y su aplicacin trasciende las fronteras nacionales y las escalas y tipos de negocios. La mayor parte de los gerentes modernos sabe de la existencia de estas herramientas; muchos las usan intensamente; otros, con menor intensidad. La convocatoria tiene por objeto obtener informacin (ofertas y propuestas) de vendedores prospectos sobre cmo pueden satisfacer las necesidades del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor prospecto, normalmente a ningn costo para el proyecto. Todas las compaas, tanto grandes como PYMES, pueden desarrollar y llevar a cabo mejores prcticas en la adquisicin para obtener ventaja competitiva. La clave es cmo conseguir el mximo valor de la adquisicin en una industria y una posicin de mercado especfica, definir un plan para alcanzarlo y ejecutar, de manera efectiva, el plan. La gestin y reduccin de costes es uno de los principales objetivos de las adquisiciones. Las compaas que realizan mejores prcticas en la reduccin de costes normalmente trabajan conjuntamente con los proveedores para examinar todos los procesos involucrados en ambas compaas e intentar reducir costes. La decisin de adquisicin se debe tomar siguiendo una estrategia de seleccin de fuentes que se centra en investigar y analizar los pros y contras de la externalizacin del servicio y la revisin de las funciones de toda la organizacin para el diseo de una solucin. Durante la fase de la negociacin hay que centrarse en el entendimiento por ambas partes, tanto de la empresa adquiridora como de los proveedores, de las obligaciones y el objetivo de la negociacin, que es la de llevar a cabo de forma satisfactoria la adquisicin. Es responsabilidad del equipo de direccin del proyecto ayudar a adaptar todos loscontratos de adquisicin a las necesidades especficas del proyecto. Segn el rea deaplicacin, los contratos tambin pueden denominarse acuerdos, subcontratos u rdenesde compra. La mayora de las organizaciones cuentan con normas y procedimientosdocumentados. Elobjetivo principal del proceso de aprobacin es asegurar que la redaccin del contratodescriba tanto los productos y/o servicios que satisfarn las necesidades del proyecto. Un proyecto complejo puede involucrar la gestin de mltiples contratos y subcontratos tanto deforma simultnea como a lo largo de su ciclo de vida. En tales casos, el ciclo de vida de undeterminado contrato puede finalizar en cualquier momento de una fase concreta del ciclo de vidadel proyecto. La gestin de las adquisiciones del proyecto es tratada dentro de la perspectiva de larelacin comprador-vendedor o cliente-proveedor. el equipo de direccin del proyecto puede buscar el respaldo temprano de especialistas en contratacin, adquisiciones, derecho y asuntos tcnicos. Dicha participacin puede ser mandatorio segn la poltica de cada organizacin. El equipo de direccin del proyecto puede buscar el respaldo temprano de especialistas en contratacin, adquisiciones, derecho y asuntos tcnicos. Dicha participacin puede ser mandatorio segn la poltica de cada organizacin.

PREGUNTAS:1. Porqu es importante el rea de Gestin de Calidad de Direccin del Proyecto, en el diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto. 2. Que apreciacin y explicacin considera el rea de Gestin de Adquisicin del proceso de la Direccin de Proyectos y porqu.

ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ