UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE NEGOCIOS INTERNACIONALESLa Gestin del Tiempo incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto. Incluye las siguientes actividades: identificacin de actividades, secuencia miento lgico de actividades, estimacin de duracin de las actividades, y elaboracin del cronograma de proyecto. Para la elaboracin del cronograma veremos diversos mtodos como el PERT-CPM con nivelado de recursos, la simulacin, y el mtodo de cadena crtica. Existe una gran oportunidad vinculada al desarrollo de metodologa y aplicaciones especficas para la gestin de proyectos. Los principales decisores de las grandes empresas ven en la falta de estos dos puntos un gran lmite para el desarrollo de sus organizaciones. Una caracterstica importante de los mtodos de gestin de proyectos es su generalidad: dentro de ciertos lmites, valen tanto en empresas y proyectos gigantescos, del tipo de Tres Gargantas, visto en la primera seccin de este trabajo, como en una empresa mediana o pequea, y hasta en un emprendimiento unipersonal. Es fcil imaginar cmo sepodran aplicar las tcnicas de la gestin de proyectos en Tres Gargantas: ejrcitos de ingenieros civiles, ingenieros electricistas y administradores trabajaran en el diseo de procesos taylorianos para el movimiento de tierra, la preparacin del hormign segn el Just-In-Time, el transporte de los materiales desde los depsitos, el traslado cotidiano de los obreros desde enormes complejos de viviendas, la compra de los insumos para la obra y para la alimentacin de los trabajadores, el seguimiento de todas las tareas, la rectificacin de posibles errores Asimismo, habra cientos de expertos en estructuras calculando, posiblemente desde distintas partes del mundo y conectados en red, los detalles de tamaa obra. Y no debemos olvidar a los socilogos que estudiaran el proceso de relocalizacin de la poblacin que debera ser trasladada a nuevas tierras. Tampoco el proceso poltico de negociacin, vinculado con los mltiples temas sociales, econmicos, histricos que rodean a Tres Gargantas. Y podramos seguir aqu con una infinidad de oportunidades para aumentar la productividad y reducir el conflicto mediante mtodos cuantitativos y otras tcnicas de la administracin moderna, que se llevan al terreno de la realidad mediante la implementacin de proyectos diversos y sistemticamente coordinados mediante las herramientas esquematizadasLa gestin del tiempo incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto. Incluye las siguientes actividades: identificacin de actividades, secuencia miento lgico de actividades, estimacin de duracin de las actividades, y elaboracin del cronograma de proyecto. Para la elaboracin del cronograma veremos diversos mtodos como el PERT-CPM con nivelado de recursos, la simulacin, y el mtodo de cadena crtica.La descomposicin de las tareas en actividades ha de realizarse por tanto, a partir del EDT/WBS del proyecto. En el caso de grandes proyectos, la descomposicin en actividades slo puede realizarse a corto plazo ya que es entonces cuando es posible descomponer el alcance a nivel de paquete de trabajo y es posible realizar una planificacin de detalle. Una vez identificadas los hitos y las actividades de diferente nivel que componen el alcance del proyecto, es preciso identificar y documentar las relaciones lgicas que existen entre ellas. Para ello pueden utilizarse redes o plantillas de proyectos anteriores similares o porciones de estas redes, tambin llamadas subredes.La estimacin de la duracin de las actividades exige determinar previamente las cantidades y los tipos de recursos necesarios. Para ello podemos recurrir a diversas alternativas como: la opinin de expertos, anlisis de alternativas de ejecucin con diferentes combinaciones de recursos y cantidades, informacin publicada tasas e produccin, etc. El cronograma del proyecto puede definirse como el conjunto de fechas planificadas para realizar las actividades e hitos del proyecto, y constituye el Plan de Referencia de Tiempo o Lnea de Base de Tiempos contra la que se medir el progreso alcanzado durante la ejecucin.Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma. En los proyectos la gestin de costos representa una de las reas de conocimiento fundamentales en la gerencia de proyectos, la cual est compuesta por la estimacin, el presupuesto y el control de los costos. Con el presente trabajo se tiene como propsito de describir los procesos que integran la gestin de los costos en los proyectos desde la perspectiva de las mejores prcticas reconocidas por el POMEBOCK, en su Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos.Las tareas en que se dividen los paquetes de trabajo del proyecto se componen de actividades que son los entregables de menor nivel del EDT/WBS. La descomposicin de las tareas en actividades ha de realizarse por tanto, a partir del EDT/WBS del proyecto. En el caso de grandes proyectos, la descomposicin en actividades slo puede realizarse a corto plazo ya que es entonces cuando es posible descomponer el alcance a nivel de paquete de trabajo y es posible realizar una planificacin de detalle. A medio y largo plazo, la desagregacin de las diferentes ramas del EDT/WBS an no se ha producido o es baja, por lo que la identificacin y planificacin ser la correspondiente a actividades no desagregadas de alto nivel (agrupaciones de actividades o actividades resumen, e hitos). Existen por tanto diferentes niveles de identificacin y planificacin en funcin del grado de desagregacin del EDT/WBS. En la identificacin de actividades e hitos pueden emplearse listas de actividades o plantillas de proyectos similares realizados en la organizacin ejecutante. Estas listas habrn de ser revisadas de acuerdo al proyecto de que se trate, aadiendo o suprimiendo actividades. En el caso de carecer de registros histricos es posible recurrir a la opinin de expertos - que son normalmente los responsables de la realizacin de las actividades se trate- utilizando tcnicas como la tormenta de ideas.Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar. El proceso Definicin de las Actividades identificar los productos entregables al nivel ms bajo de la estructura de desglose del trabajo (EDT), que se denomina paquete de trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto estn planificados (descompuestos) en componentes ms pequeos denominados actividades del cronograma, para proporcionar una base con el fin de estimar, establecer el cronograma, ejecutar, y supervisar y controlar el trabajo del proyecto. La definicin y planificacin de las actividades del cronograma estn implcitas en este proceso, de tal modo que se cumplan los objetivos del proyecto. La estimacin de recursos de las actividades del cronograma involucra determinar cules son los recursos (personas, equipos, o material) y qu cantidad de cada recurso se utilizar, y cundo estar disponible cada recurso para realizar las actividades del proyecto.El proceso de estimar las duraciones de las actividades del cronograma utiliza informacin sobre el alcance del trabajo de la actividad del cronograma, los tipos de recursos necesarios, las cantidades de recursos estimadas y los calendarios de recursos con su disponibilidad. Las entradas para las estimaciones de la duracin de las actividades del cronograma surgen del grupo del equipo del proyecto que est ms familiarizado con la naturaleza del contenido del trabajo de la actividad del cronograma especfica. La estimacin de la duracin se desarrolla de forma gradual, el proceso evala la calidad y disponibilidad de los datos de entrada.La Gestin de tiempo es importante en la ejecucin de cualquier proyecto, ya que es una de las tres variables primordiales en todo proyecto, al lado del costo y el alcance. Se sabe que si se quiere optimizar el tiempo por defecto esto implica que se aumentarn los costos en recursos, lo cual no determina que el producto al final sea bueno, debido a la premura del tiempo. Estos procesos interaccionan entre s y tambin con los procesos de las dems reas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o ms personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se produce en una o ms fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. A pesar de que los procesos aqu se presentan como componentes discretos con interfaces bien definidas.El objetivo fundamental de la Gestin del tiempo del Proyecto "Es concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costes y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto" La Direccin de Proyectos es el conjunto de tcnicas, mtodos y aptitudes que permiten la obtencin de los objetivos del proyecto. Para conseguir los resultados propuestos, el "Director del proyecto" debe definir los objetivos, organizar los recursos, efectuar su planificacin, establecer presupuestos y controlar resultados obtenidos respecto a los objetivos propuestos.El proceso Estimacin de la Duracin de las Actividadesrequiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo necesario para completar la actividad del cronograma, que se estime la cantidad prevista de recursos a ser aplicados para completar la actividad del cronograma y que se determine la cantidad de perodos laborables necesarios para completar la actividad del cronograma. En los Planes de Proyectos, se utiliza para introducir los datos de las fases del proceso de desarrollo. Se representa los tiempos planificados y reales para cada fase del proceso. Durante la fase de planificacin los datos el diagrama de GANT, esta tcnica permite coordinar el trabajo de mltiples actividades, y seguir el progreso del proyecto frente al plan y la programacin. Y tambin estos procesos tienen por finalidad determinar las dependencias y duracin de las actividades y asegurar la finalizacin exitosa del proyecto. Los procesos relacionados son la planificacin de la dependencia entre actividades, la estimacin de duraciones, el desarrollo del programa y el control del programa.La seccin Tiempo por Fase del Plan de Proyecto, se utiliza para introducir los datos de las fases del proceso de desarrollo. Se representa los tiempos planificados y reales para cada fase del proceso. Durante la fase de planificacin los datos se escriben en la columna Plan. Para estimar el tiempo que se va a dedicar en cada fase, se asigna a cada fase un porcentaje de tiempo de desarrollo total, basndose en la utilizacin del tiempo en proyectos anteriores. Para calcular el tiempo total planificado para el desarrollo de un nuevo programa, se estima el tamao del programa en la seccin Tamao del Programa (LOC) y se multiplica por los Minutos/LOC planificado. Durante la fase de Postmorten y una vez finalizado el programa, se escribe el tiempo de desarrollo real en la columna Real (en minutos), tanto el tiempo total como el tiempo de cada fase del proceso de desarrollo. Para cada registro correspondiente Hasta la Fecha del Plan de Proyecto, se escribe la suma del tiempo real y el tiempo Hasta la Fecha de los programas ms recientes. En columna % Hasta la Fecha, se multiplica 100 por el tiempo Hasta la Fecha y se divide por el total de tiempo Hasta la Fecha. Estas dos columnas proporcionan una forma sencilla de calcular la distribucin de los porcentajes de tiempo de desarrollo para las fases del proyecto.El tiempo real se va registrando en el Cuaderno de Registro de Tiempos que se muestra la programacin. Cada periodo de tiempo se introduce en una lnea con la siguiente informacin: Fecha: fecha de realizacin de alguna actividad. Comienzo y fin de la actividad. Interrupcin: prdidas de tiempo debido a interrupciones. Tiempo: tiempo dedicado a la actividad en minutos, entre los tiempos de comienzo y fin menos el tiempo de interrupcin. Actividad. Comentarios: descripcin completa de lo que se est haciendo. C: se rellena cuando se completa la tarea (Completado). U: nmero de unidades de una tarea acabada (Unidades). Se indica que cuando se olvide registrar una hora de inicio, de fin o la duracin de una interrupcin, se puede hacer una estimacin ya que es lo ms parecido al tiempo real. Tambin propone utilizar un cronmetro para controlar las interrupciones, y recomienda, que se debe resumir el tiempo puntualmente. Otra aproximacin para registrar tiempos es utilizar un computador. Humphrey destaca: He intentado esto y he observado que lleva ms tiempo y era menos adecuado que tomar notas en papel. En secciones posteriores y como propuesta nuestra, veremos que en el mbito de los procesos de desarrollo, registrar los tiempos en un computador es una muy buena prctica.Una programacin es una lista ordenada por tiempos de eventos planificados, por ejemplo, un Diagrama de Gantt. Esta tcnica permite coordinar el trabajo de mltiples actividades, y seguir el progreso del proyecto frente al plan y la programacin. Adems, para controlar el progreso del proyecto, el trabajo debe dividirse en varias partes que puedan ser estimadas y planificadas. Estos puntos de la programacin son medibles para determinar el progreso, y reciben el nombre de puntos de control o hitos. El seguimiento de un plan de proyecto permite determinar si el proyecto va adelantado o retrasado segn lo programado, y actuar a tiempo frente a los problemas detectados. Tambin utiliza los Diagramas de Gantt para informar del progreso frente a lo programado. En el diagrama, la fecha actual se indica por medio de una lnea vertical doble. Las actividades parcialmente lnea horizontal sobre el bloque de la tarea. El manejo de los cronogramas requiere del conocimiento de un cierto vocabulario, donde figuran trminos como: Actividad, tarea, hito, holgura y la ruta crtica; se explica: Tarea.- Una tarea es la ms pequea unidad de trabajo que se usa en planeacin de trabajo. Debe tener fechas claras de inicio y fin y al final de su desarrollo se suele producir algo, posiblemente un resultado intermedio, de inters para el proyecto.Actividad.- Es una operacin o un proceso que demanda tiempo y posiblemente recursos, que debe ser realizada con el fin de completar el proyecto. Describe las actividades como compuestas por una o ms tareas.Hitos.- Un hito representa un evento significativo dentro del proyecto. En general la calificacin de significativo da prioridad a la perspectiva de los ejecutivos interesados en el proyecto, pero tambin puede reflejar la perspectiva de otros interesados, como por ejemplo el equipo del proyecto. Algunos ejemplos del uso de este trmino son: Con un hito se puede representar un requisito del cliente, que fija una fecha de entrega para un cierto componente del proyecto- En un proyecto que se hace por fases. Los ejecutivos interesados en el proyecto vern como hitos a las fechas de finalizacin de cada fase. Para facilitar la comunicacin con los objetivos interesados en un proyecto se usan los cronogramas de hitos, en los cuales no se muestran las actividades individuales sino tan solo los hitos de inters para estos ejecutivos Los miembros del equipo del proyecto considerarn como hitos a las terminaciones de cada paquete de trabajo. En un paquete de trabajo complejo, digamos de algunos meses de duracin, se deben definir hitos que permitan monitorear apropiadamente su avance.Esfuerzo.- La cantidad de unidades de tiempo por persona que se estima requiere la actividad para su correcto desarrollo. Por ejemplo 40 horas/hombre.Duracin.- La duracin en unidades de tiempo que se espera tome la actividad. Por ejemplo 80 horas. En el fondo lo que ocurre es que tenemos tres variables ligadas por una ecuacin: Esfuerzo (horas/hombre) = Duracin (horas)/Nm. Recursos. Por tanto hay tres tipos de actividad: las delimitadas por esfuerzo, las delimitadas por la duracin y las delimitadas por el nmero de recursos. Una vez que se fija la definicin del tipo de la actividad, cuando se cambia la duracin o los recursos pueden (y deben) cambiar las otras variables.Ruta y Ruta crtica.- Una ruta es un camino continuo, sin retornos, que va desde el nodo de inicio al de fin de la red, La o las rutas de mayor duracin determinan la duracin del proyecto y se denominan como la ruta crtica. En el ejemplo del grfico n 1 hay tres rutas. La ruta 3 (INI, B, H, I, E, G, FIN) es la de duracin ms larga y por tanto corresponde a la ruta crtica. Obsrvese que en una red puede haber ms de una ruta crtica. Las actividades (nodos) que hacen parte de la ruta se denominan actividades crticas.Holgura.- Es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin que esto impacte la duracin total del proyecto. En las actividades de la ruta crtica la holgura es cero (e incluso puede ser negativa). Por ejemplo la holgura de cada una de las actividades D y F es de 115 100 =15 das (que no son acumulativas), mientras que la holgura de cada una de las actividades A y C es de 115 10 5=10 das. Con los elementos ya definidos la holgura es la diferencia entre EST y LST. Se tiene tambin a Holgura Libre. Es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin que ello impacte la fecha ms temprana de inicio de una actividad subsiguiente. El PMI la define como la diferencia entre el EFD de una actividad y el ESD de la actividad sucesora ms prxima. Cuando no hay restricciones especiales este concepto no es relevante. Adquiere importancia cuando, por ejemplo, restricciones en el proyecto imponen fechas obligatorias de inicio o fin de una actividad o cuando aparecen adelantos/retrasos en las actividades. Tambin es de saberse que el PMI es negativo.El hecho de que una actividad en la red preceda o suceda a otra u otras indica que hay una dependencia entre estas actividades (nodos). Algunas de estas dependencias son externas, como en una dependencia respecto a las entregas de un proveedor, otras son impuestos por razones de proceso, de la naturaleza o de la ley y se denominan dependencias mandatorias, obligatorias o fuertes (hardlogic) y finalmente en otras quien define el cronograma acepta por conveniencia ciertas dependencias, denominadas discrecionales o blandas (softlogic). Estas dependencias deben establecerse con juicio para definir un cronograma viableLa Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT, tambin conocida por su denominacin en ingls Work Breakdown Structure), es una descomposicin jerrquica orientada al entregable o el trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto para cumplir con los objetivos requeridos. Con cada nivel de la EDT representamos un detalle incremental del trabajo del proyecto: La EDT se elabora durante la fase de planificacin del proyecto, despus de la definicin del alcance del mismo. Esta ser un instrumento para facilitar la estimacin de los recursos y planificacin del tiempo y el coste. Hasta que no se hayan definido todas las tareas a ejecutar no ser posible la planificacin econmica o temporal.Esta estructura organiza y define el alcance total del proyecto, subdividiendo el trabajo del proyecto en porciones ms pequeas y fciles de manejar, denominadas paquetes de trabajo, cada vez ms detalladas. El trabajo planificado comprendido dentro de los paquetes de trabajo podr programarse, supervisarse, controlarse, estimar sus costes y asignar responsables para su ejecucin de una manera ms sencilla.Si bien por definicin cada proyecto es nico, a menudo una EDT de un proyecto anterior puede usarse como apoyo para uno nuevo con el que guarde cierta similitud. Es razonable pensar que una gran parte de los proyectos dentro de una organizacin dedicada a una actividad especfica tendrn un ciclo de vida similar, as como entregables. Por el contrario, cuando se afronta la creacin de un proyecto novedoso, requerir un estudio extra para llegar al desglose adecuado.La precisin alcanzada en la definicin del alcance nos da la capacidad de poder desglosar en el largo plazo una tarea, un entregable, o un su proyecto diferenciada dentro del proyecto global que puede tratarse como un proyecto independiente). Esto significa que, en ocasiones, se ha de esperar a etapas ms avanzadas del desarrollo del proyecto, como la fase de ejecucin, hasta que es posible definir las caractersticas del entregable y continuar conformando la EDT al completo. Esto hace que la EDT no sea esttica, sino que es revisada, ampliada y corregida a lo largo del proyecto.Una de las principales cuestiones que se afrontan en el desarrollo de la EDT es el nivel de desglose que se debe llegar a alcanzar. El desglose excesivo puede conducir a un esfuerzo no productivo, un uso innecesario de los recursos y una menor eficiencia en la realizacin del trabajo. Sin embargo, a medida que el trabajo se descompone hasta niveles inferiores de detalle, mejora la capacidad de planificar, dirigir y controlar el trabajo. El equipo del proyecto, capitaneado por el mximo responsable de la gestin, al cual nos referiremos a partir de ahora como Project Manager, debe buscar un equilibrio para los niveles de desglose. La propia tarea de desglose implica principalmente:- Identificar los entregables y el trabajo relacionado. Para ello analizaremos el enunciado del alcance del proyecto detallado, a travs de un juicio experto, documentacin previa, y experiencias de los implicados.- Estructurar y organizar la EDT. Es un proceso analtico, el cual puede apoyarse mediante el uso de una plantilla EDT de proyectos anteriores. La estructura resultante puede adoptar varias formas, tales como: Usar los principales productos entregables y sub proyectos como el primer nivel de descomposicin. Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposicin, insertando los entregables en el segundo nivel. Usar diferentes enfoques en cada rama de la EDT, por ejemplo en cada sub proyecto.- Descomponer los niveles superiores de la EDT. Los componentes detallados de nivel inferior exigen subdividir el trabajo correspondiente en sus componentes fundamentales en funcin de cmo se ejecutar y controlar el proyecto. Cada componente debe definirse y asignarse clara y completamente a una unidad ejecutante especfica de la organizacin que asuma la responsabilidad del componente de la EDT.- Asignar cuentas de control. Paralelamente a la creacin del desglose de tareas se realiza el desglose de costos del proyecto. Para ello, se asigna segn la definicin del paquete de trabajo una cuenta de control asociada a cada elemento del nivel de mayor desglose de la EDT, que recoge el costo de este. La aplicacin estricta de este criterio da como resultado una jerarqua de cuentas de control similar a la de la EDT, sin embargo no es fcil poder tener el mismo nivel de desglose para ambos elementos, tareas y costo. Esto se debe en ocasiones que los costos no tienen una correspondencia directa con las tareas, ya que los recursos empleados pueden pertenecer a varias tareas.Una vez realizadas todas estas actividades para conformar la EDT, se habr desarrollado, aparte de esta, el diccionario de la EDT. Este documento contendr el detalle de desglose, facilitando su uso, tanto para los implicados en su propio diseo, como para aquellos que son personal ajeno a la realizacin del mismo. Este detalle incluye los cdigos de los elementos, actividades involucradas, recursos, detalles tcnicos, alcance y requisitos de calidad. Ejemplo.

PREGUNTAS:1. Porqu es importante el rea de Gestin del Tiempo de Direccin del Proyecto, en el diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto. 2. Que apreciacin y explicacin considera el rea de Gestin del Tiempo del proceso de Direccin de Proyectos y porqu?.

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO 8