UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

La Gestión de la Comunicación del Proyecto comprende el proceso requerido para asegurar oportuna y apropiada generación, colección, diseminación, almacenamiento, y última disposición de información del proyecto. Los gerentes de proyecto invierten gran parte de su tiempo comunicándose con miembros del equipo y otros stakeholders (relacionados del proyecto), bien sea internos (a todos los niveles de la organización) o externamente a la organización.

La comunicación efectiva crea un puente entre diversos stakeholders vinculados al proyecto, conectando diversos orígenes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia y diversas perspectivas e intereses en torno a la ejecución del proyecto y sus beneficios. Todos los integrantes del proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones y deben entender cómo las comunicaciones en las cuales participan como individuos afectan el proyecto como un todo.

Como ya señalamos, es impensable un proyecto de desarrollo social que no incluya el trabajo de los comunicadores sociales. ¿Cuál es el rol que les compete?, ¿A quiénes se dirigirán?, ¿Cuál es el valor de su aporte al cambio esperado? Para poder diseñar las estrategias de comunicación de un proyecto de desarrollo elaborado por un equipo técnico, necesitamos contar con un documento donde dicho proyecto esté sintetizado. Este documento deberá contener:

• Una síntesis del diagnóstico que dé cuenta de la realidad en la que se va a intervenir.

• Un desarrollo de las metas, objetivos y resultados esperados (puede ser un Marco Lógico o un cuadro síntesis).

• Un detalle de las actividades planificadas y de sus indicadores de evaluación.

• La ubicación temporal de las actividades a lo largo del proyecto.

• Los recursos presupuestados para el aspecto comunicacional.

Un párrafo aparte merece el tema de los recursos: es importante que estén incluidos en el presupuesto, ya que es la única forma de garantizar su realización. Si no lo están, el equipo deberá acordar con el equipo técnico su inclusión o la búsqueda de fondos alternativos. El análisis de este documento provee de los elementos necesarios para el diseño de las estrategias comunicacionales. Y si el documento del proyecto que recibe el equipo de comunicación no describe a los actores y organizaciones involucradas, o no contempla a los medios como uno de estos actores, o no contempla acciones referidas a la creación de sentidos, habrá que diseñar estrategias de comunicación para cada uno de ellos.

La comunicación supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar más de las 2/3 partes) en

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comunicarse: con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su organización, compañeros de trabajo con los que interactúa, etc… Esta comunicación se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo información de la ejecución del proyecto, etc…

Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicación siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma síncrona/simultánea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,…) o de forma asíncrona (correos, informes, blogs,…) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atención a lo que nos están transmitiendo y perdemos información valiosa para entender el entorno.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para gestionar correctamente la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición última de cualquier información sobre el proyecto, en forma apropiada y en el momento oportuno. El éxito y el impacto de un proyecto innovador de cooperación transnacional dependen en gran medida de las actividades de comunicación y difusión.

Este Plan de Comunicación y Difusión está compuesto por los siguientes elementos:

• Objetivos y grupos destinatarios.

• Estrategia y contenido de las medidas de publicidad

• Presupuesto indicativo de aplicación de las medidas previstas.

En este proceso de globalización en que vivimos nos urge apelar al manejo efectivo y eficaz de nuestros sistemas organizacionales y de la administración de nuestros recursos humanos. Esta realidad necesita de respuestas empresariales adecuadas que posibiliten la supervivencia de las empresas, y la logística trata de responder a las necesidades de este nuevo entorno. .

En ocasiones, especialmente en las pequeñas empresas y con los autónomos, se producen situaciones complejas en las que el responsable de la persona trabajadora es a su vez un familiar o conocido, lo que dificulta la identificación de necesidades entorno a la motivación, valoración del desempeño de esa persona en sus tareas productivas, adopción de criterios para la carrera profesional, etc.

Es conveniente que al elaborar las visiones, no solamente se estudien bajo un enfoque optimista de desarrollo, sino que también se analice la posibilidad de una contracción económica que obligue a tomar medidas restrictivas. Las previsiones deben abarcar todas las posibilidades que pueden producirse. Su conveniente flexibilidad permitirá ir tomando las medidas necesarias en cada momento para cada circunstancia. Amplitud y flexibilidad son, pues dos de sus características esenciales.

La comunicación en el ámbito de las organizaciones es un campo cuya cobertura ha ido creciendo hasta abarcar prácticamente a todas las esferas de nuestra sociedad.

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Las concepciones originarias de gestión de la comunicación que despreciaban el ámbito interno y que externamente tan sólo se dirigían de forma unidireccional, hacia clientes potenciales, han quedado totalmente obsoletas. Los enfoques modernos de comunicación organizacional se orientan ahora desde una perspectiva multidisciplinar y que se sustenta desde tres pilares: La comunicación interna, la corporativa y la de marketing. Y no es en absoluto exagerado decir que una deficiente dirección de cualquiera de las tres tiene repercusiones negativas, tanto a corto como medio plazo, en las otras dos.

La Gestión de las comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar la adecuada y oportuna recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del Proyecto. Una comunicación eficaz, crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del Proyecto. Procesos de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto:

Identificar a los interesados: Consiste en identificar a todas las persona u

organizaciones impactadas por el Proyecto, y documentar información relevante

relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

Planificar las Comunicaciones: Consiste en determinar las necesidades de

información de los interesados en el Proyecto y definir cómo abordar las

comunicaciones con ellos.

Distribuir la información: Consiste en poner la información relevante a disposición de

los interesados en el Proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Consiste en comunicarse y trabajar en

conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas

conforme se presentan.

Informar del Desempeño: Consiste en recopilar y distribuir la información sobre el

desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las

proyecciones.  El establecimiento de un plan adecuado, permite asegurar que todos los recursos humanos necesarios para el establecimiento del coste del proyecto han sido estimados con precisión, son consistentes con los objetivos técnicos y de plazo de ejecución del proyecto, y han sido considerados en el presupuesto de coste aprobado. Los procesos de gestión relativos a los recursos humanos son subsidiarios de los procedimientos de planificación, con los cuales se hayan integrados. Se tratan separadamente en este manual, por presentar ciertas especificidades en lo relativo a técnicas y herramientas. La adquisición de recursos humanos externos -si fuera precisa- se efectuará de acuerdo con los procesos de gestión de adquisiciones del proyecto. Los componentes clave de este modelo incluyen términos cómo codificación (traducción de pensamientos o ideas hecha por el emisor), mensaje (la salida de la codificación) y retroalimentación (feedback), medio (método utilizado para transmitir el

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mensaje), ruido (todo lo que interfiere con la transmisión y comprensión del mensaje emitido) y decodificación (traducción del mensaje a pensamientos o ideas coherentes hecha por el receptor). La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto. También, conocer las responsabilidades del emisor (emisión efectiva) y del receptor (escucha activa), así como el uso adecuado de los cuatro tipos de comunicación: formal escrito, formal hablado, informal escrito e informal hablado. Planificar las Comunicaciones es determinar un enfoque adecuado para cubrir las necesidades y requisitos de información de todos los actores interesados en el proyecto y, considerando la idiosincrasia de la organización, desarrollar un plan de gestión de las comunicaciones adecuado. Los resultados de este proceso se plasman en un Plan de Gestión de las Comunicaciones, y, eventualmente, se actualiza la Documentación del Proyecto El propósito del proceso de Gestionar la Comunicaciones es crear, distribuir, almacenar, recuperar y poner a disposición de los interesados en el proyecto información relevante y en el momento oportuno, de acuerdo con el plan de comunicaciones establecido y/o siempre que se considere conveniente. Además al estimular y promover el desarrollo de tu personal en la empresa permite que tus empleados se “pongan la camiseta” del negocio, ya que apoyarlos en este sentido implica por parte del empresario, estar al pendiente de su desempeño, de sus habilidades, necesidades de capacitación, etcétera. Con respecto a la función de reclutamiento, para ser eficaz durante el proceso se debe atraer una cantidad de candidatos suficientes para abastecer de modo adecuado el proceso de selección. La planificación estratégica es un proceso que se realiza mediante la ejecución de un conjunto de procesos coherentes y relacionados. La planeación estratégica exige cuatro fases bien definidas: formulación de objetivos organizacionales; análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa; análisis del entorno; y formulación de alternativas estratégicas. La estructura describe cómo se acepta a los miembros, cómo se escoge a los líderes y cómo se toman las decisiones. La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyect

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En la gerencia de la comunicación dentro del desarrollo de un proyecto es de vital importancia porque, a medida que exista un canal de comunicación eficiente y eficaz se podrá mantener un estándar competitivo en la ejecución de proyectos tanto para el sector público como para lo privado. Dando espacio a un mayor nivel competitivo en el plano laboral. Esta actividad de gerencia de la comunicación se volverá indispensable en tanto se pueda Crear una agenda pública sobre la temática y eso ayuda a generar un entorno favorable para el proyecto y las acciones que éste debe desarrollar. Crear sentidos con los actores sociales involucrados para que se apropien del proyecto. Difundir el proyecto para generar visibilidad, viabilidad y sinergia con todas las personas y grupos que pueden ayudar a su concreción. Así podemos que La definición de objetivos de comunicación está determinada por el cambio que queremos generar. Su especificidad está dada por tratarse de cambios al nivel del sentido y de conductas vinculadas con ese sentido, definida para cada audiencia identificada. Una vez definido el objetivo de comunicación debemos pensar en las actividades y productos que debemos generar para lograrlo. Es posible que en este momento necesitemos profundizar nuestro conocimiento sobre las audiencias, para lo cual aplicaremos nuevamente las herramientas de diagnóstico. Del mismo modo que al diseñar un proyecto de desarrollo, para poder intervenir en una realidad desde la comunicación es necesario contar con un diagnóstico. El diagnóstico desde la comunicación es un análisis específico de las características de producción, circulación, recepción y re significación de sentidos en un grupo o comunidad. Nos permitirá mantener un mayor control de las actividades. Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto. En los proyectos si bien es común hablar de asignación de roles y responsabilidades, los miembros del equipo deberían participar en gran parte de la planificación y toma de decisiones del proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto En proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas únicamente por el director del proyecto. El patrocinador del proyecto trabaja con el equipo de dirección del proyecto, colaborando generalmente en asuntos tales como el financiamiento del proyecto, aclarando cuestiones referidas al alcance, monitoreando el avance y ejerciendo influencia sobre otros interesados para beneficio del proyecto. Por ende un proyecto de mayor magnitud se reflejara en una estructura de mayor magnitud y con mayor número de personal y una jerarquización definida para cada actividad, con el fin de lograr la optimización de los objetivos planteados al inicio del proyecto. En definitiva, creo que los procesos de recursos humanos son muy importantes para el éxito del proyecto y desde mi punto de vista requieren del PM un esfuerzo extra que

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va más allá del aprendizaje de fórmulas o procedimientos. Va inherente a veces a su experiencia de vida y a su actitud ante la misma. Creo que el PM debe formarse en estos aspectos mediante primero la realización de cursos especializados en habilidades directivas y segundo la continua práctica de las mismas en su desempeño diario. Todos los días cuando acude a su centro de trabajo en donde se está forjando su proyecto, debe esforzarse en intimar con su equipo, motivar a algún componente cada día, observar y conversar con su gente. Si hay conflictos, abordarlos cuanto antes, en privado y con enfoques constructivos, buscando alternativas y potenciando actitudes de apertura entre los implicados, desterrando posiciones de intolerancia y olvidando el pasado. Cada día a parte del trabajo técnico, de planificación u organizativo, debe prestar atención a su equipo desde el punto de vista de las relaciones interpersonales. Dedicar metódicamente parte del día a día a estos menesteres es sin duda buena e importante práctica. Pienso que las capacidades de liderazgo efectivo del equipo son las más complicadas de conseguir y atesorar por parte del PM. En este sentido su eficacia depende mucho de su personalidad. La capacidad del equipo de dirección del proyecto de influir en otras personas desempeña un papel importante en la negociación de asignaciones de personal, del mismo modo que las políticas de las organizaciones implicadas, por ejemplo: un gerente funcional evaluará los beneficios y la visibilidad de proyectos que compiten, a la hora de determinar a donde asignar a las personas con un excelente desempeño, que son requeridas por diferente equipos del proyecto. El equipo del proyecto debería sacar provecho de las diferencias culturales, centrarse en desarrollar y sustentar el equipo del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, así como promover el trabajo conjunto de manera interdependiente en un clima de confianza mutua. El desempeño de un equipo exitoso se mide en términos de éxito técnico conforme a objetivos acordados del proyecto, de desempeño según el cronograma del proyecto y de desempeño según el presupuesto. La comunicación interna sirve a que la misión y la historia de la organización sean compartidas por todos. En las corrientes vinculadas al managment esto se lo vincula con la "motivación personal". Una organización es producto de la confluencia de varias dimensiones: sus objetivos, los mecanismos organizativos y lo económico. La Comunicación atraviesa transversalmente a la institución en todas sus dimensiones. A raíz de ello, podemos reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las organizaciones: Es necesario la previsión de espacios emergentes de comunicación que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valores en las organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoración del personal. Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto requiere mucha habilidad y dedicación al director del proyecto, alrededor del 90% de su tiempo, que debe de ser consciente de que un efectivo intercambio de información entre todos los stakeholders del proyecto afecta crucial y globalmente al éxito del proyecto. La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para gestionar

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correctamente la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición última de cualquier información sobre el proyecto, en forma apropiada y en el momento oportuno.

En esta área de conocimiento, para el examen PMP es importante tener claras las ideas especificadas en los siguientes puntos:

- Es necesario planificar la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, elaborando un Plan de Gestión de Comunicaciones, plan subsidiario del Plan de Dirección del Proyecto.

- El propósito del proceso de Planificar las Comunicaciones es determinar un enfoque adecuado para cubrir las necesidades y requisitos de información de todos los actores interesados en el proyecto y, considerando la idiosincrasia de la organización, desarrollar un plan de gestión de las comunicaciones adecuado.

- Se realiza un completo análisis de los requisitos de las comunicaciones del proyecto y, considerando las tecnologías de las comunicaciones disponibles, se establecen modelos y métodos de comunicación adecuados a la naturaleza del proyecto.

Los resultados de este proceso se plasman en un Plan de Gestión de las Comunicaciones, y, eventualmente, se actualiza la Documentación del Proyecto.

La gestión de la comunicación del proyecto comprende el proceso requerido para asegurar oportuna y apropiada generación, colección, diseminación, almacenamiento, y última disposición de información del proyecto. Los gerentes de proyecto invierten gran parte de su tiempo comunicándose con miembros del equipo y otros stakeholders (relacionados del proyecto), bien sea internos (a todos los niveles de la organización) o externamente a la organización.

La comunicación efectiva crea un puente entre diversos stakeholders vinculados al proyecto, conectando diversos orígenes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia y diversas perspectivas e intereses en torno a la ejecución del proyecto y sus beneficios. Todos los integrantes del proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones y deben entender cómo las comunicaciones en las cuales participan como individuos afectan el proyecto como un todo. Los procesos de gestión de las comunicaciones incluyen lo siguiente:

Preguntas:

1. Identificar las ideas centrales de la lectura.2. 2. Conclusiones y/o comentarios sobre la lectura.

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