gerencia de proyectos

”UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASE.A.P. Administración de Negocios Internacionales

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Ing. JUAN A. VELASQUEZ VASQUEZ

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La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que

el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con

éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar

qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Cada proceso puede implicar el

esfuerzo de una o más personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada

proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del

proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se

presentan aquí como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la

práctica se superponen e interactúan. En el documento se van a describir cada una de

las etapas de la gestión del alcance del proyecto, dentro de esas fases se encuentran:

Recopilación de requisitos, Definición del alcance, Creación de EDT, Verificación del

alcance y el Control del alcance.

El alcance de un proyecto en términos generales está definido por dos grandes elementos La funcionalidad puesta en producción al finalizar un proyecto. Por ejemplo: Para un sistema de nómina al finalizar el proyecto se pondrán en producción los módulos de registros de asignaciones y deducciones variables, cálculo de sobretiempo, cálculo de impuesto, pago de nómina (recibos y abono en cuenta) y contabilización de la nómina.

El conjunto de productos entregados al termino del proyecto .Por ejemplo:

Especificaciones de cada módulo: Diagrama de Use Case. Descripción detallada de Use

Cases, Formato de Pantallas, Reportes y formularios. El alcance de un proyecto es la

definición de sus fronteras. Establece lo que el proyecto entregará, así también como lo

que no entregará. El enunciado del alcance del proyecto es la definición del proyecto, los

objetivos que deben cumplirse. El proceso Desarrollar el Enunciado del Alcance del

Proyecto (Preliminar) aborda y documenta las características y los límites del proyecto, y

sus productos y servicios relacionados, así como los métodos de aceptación y el control

Gestión de Proyectos: Gestión del Alcance del Proyecto Página 1




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del alcance1.El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y

controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario, y solamente el trabajo

necesario, para completar con éxito el proyecto.

Para conocer a donde queremos llegar y lo que queremos lograr para cumplir con

nuestros objetivos de proyecto. Otros objetivos son: Define el compromiso del cliente,

Alto acoplamiento, con plazo, costo y calidad, Define línea base para administración de

cambio, Lograr visibilidad a los efectos del seguimiento del proyecto.

Todo proyecto que se lleva a cabo es con la finalidad de obtener un resultado. Este

resultado puede ser un producto o servicio que se crea con el objetivo de cubrir o

satisfacer una necesidad específica que ha sido identificada. Las funcionalidades que

tendrán el producto o servicio se originan a partir de una serie de requisitos dados por el

cliente o la organización ejecutante, que indican cómo se quiere el producto o servicio.

Por lo tanto, para saber si el alcance del producto se cumplió, se verifica y evalúa que

todos los requisitos dados están incluidos dentro del producto o servicio resultante, es

decir que sea tal cual el cliente lo solicitó. De esta forma se certifica que el alcance del

producto sea el correcto y se logre la satisfacción final del cliente.

Recopilación de requisitos. El primer paso para realizar una gestión efectiva del

alcance del proyecto es realizar una recopilación de los requisitos. Entendemos

requisitos como aquellas necesidades y expectativas de los grupos de interés. De este

modo, la recopilación de requisitos sería el proceso de definición y documentación de

características y funciones del producto y del proyecto, necesarios para satisfacer las

necesidades y expectativas de los grupos de interés. La planificación del cronograma,

coste y calidad será constituida a partir de estos requisitos.

El proceso Recopilar Requisitos, consiste en documentar las necesidades, deseos y

expectativas cuantificadas y documentadas de los interesados para convertirlas en

requisitos del Proyecto. Incluye gestionar las expectativas del cliente y es la base para la

creación de la EDT.

1





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Podemos establecer diferencias entre los requisitos del Proyecto y los requisitos de

Producto:

El proceso comienza con el análisis de la información recopilada en el Acta de

constitución del Proyecto y el Registro de Interesados.

l

Herramientas y Técnicas.- Entrevistas, cuestionarios, encuestas y observación: A

través de estas técnicas, se obtiene información de los interesados, ya sea de manera

formal o informal. Grupos de opinión: Se reúne a los interesados claves del proyecto

junto con un moderador que guiará al grupo. Talleres facilitados: Se trata de sesiones en

las que los interesados inter-funcionales, se reúnen para definir los requisitos del

producto. Estos talleres proporcionan una definición rápida de los requisitos de

funcionabilidad y ayudan a conciliar las diferencias entre los interesados. Técnicas

grupales de creatividad: Existen diversas actividades realizadas en grupo, que ayudan a

identificar los requisitos del proyecto y/o del producto (Tormenta de ideas (Brainstorm,

ytécnicas de grupo nominal, Técnica Delph, Mapa conceptual, Diagrama de afinidad.

Existe determinadas técnicas como: -Técnicas grupales de toma de decisiones: Es un

proceso de evaluación de múltiples alternativas con relación a un resultado esperado.

(Unanimidad, Mayoría, Pluralidad, Dictadura), Prototipos: Elaboración de una versión





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preliminar del producto final, para obtener una retroalimentación sobre los requisitos del

producto, antes de construirlo.

1.1.1. Salidas:

-Documentación de requisitos: Describe el modo en que los requisitos individuales

cumplen con las necesidades del Proyecto. Normalmente, estos requisitos se van

detallando según se va conociendo más información sobre ellos. Formarán parte de la

línea base del alcance, por lo que deberán ser medibles, claros y comprobables:

- Justificación del Proyecto (necesidad comercial u oportunidad)

- Objetivos de la organización y el Proyecto

- Requisitos de funcionabilidad del producto o servicio

- Requisitos no funcionales (nivel de servicio, desempeño, seguridad, etc.)

- Requisitos de calidad

- Criterios de aceptación

- Supuestos

- Restricciones

- Impactos del Proyecto en otras áreas o entidades

-Plan de Gestión de requisitos: Documenta cómo se analizarán, documentarán y

gestionarán los requisitos a lo largo del Proyecto.





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-Matriz de trazabilidad de requisitos: Tabla que vincula los requisitos con el objetivo

que le dio origen, que permite monitorizarlos a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.

La definición del Alcance consiste en desarrollar un enunciado del alcance del

proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto. La

preparación de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crítica para

el éxito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos

entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la

iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.

Durante la planificación, el alcance del proyecto se define y describe con mayor

especificidad porque se conoce más información acerca del proyecto.

Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y

convierten en requisitos. Las asunciones y restricciones se analizan para

verificar si están completas y, de ser necesario, se agregan asunciones y

restricciones adicionales. El equipo del proyecto y otros interesados, que tengan

una idea adicional del enunciado del alcance del proyecto preliminar, pueden

realizar y preparar dichos análisis.





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Entradas.-

a. Activos de los Procesos de la Organización.

b. Acta de Constitución del Proyecto

Si no se usa un acta de constitución del proyecto en una organización ejecutante, debe

adquirirse o desarrollarse una información similar, y usarse para desarrollar el

enunciado del alcance del proyecto detallado.

c. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. Si no se usa un enunciado

del alcance del proyecto preliminar en una organización ejecutante, debe adquirirse o

desarrollarse una información similar, incluida la descripción del alcance del producto, y

usarse para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto detallado.

d. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto.

e. Solicitudes de Cambio Aprobadas. Las solicitudes de cambio aprobadas

(Sección 4.4) pueden hacer que se modifique el alcance del proyecto, la calidad del

proyecto, los costes estimados o el cronograma del proyecto. A menudo, los cambios

se identifican y aprueban mientras se está realizando el trabajo del proyecto.

Herramientas y Técnicas

a. Análisis del Producto. Cada área de aplicación tiene uno o más métodos generalmente

aceptados para traducir los objetivos del proyecto en productos entregables y

requisitos tangibles. El análisis del producto incluye técnicas tales como desglose del





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producto, análisis de sistemas, ingeniería de sistemas, ingeniería del valor, análisis del

valor y análisis funcional.

b.Identificación de Alternativas. La identificación de alternativas es una técnica usada

para generar diferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto. A

menudo se usa una gran variedad de técnicas generales de gestión, de las cuales las

más comunes son la tormenta de ideas y el pensamiento lateral.

c. Juicio de Expertos. Cada área de aplicación tiene expertos que pueden usarse para

desarrollar partes del enunciado del alcance del proyecto detallado.

d.Análisis de los Interesados. El análisis de los interesados identifica la influencia y los

intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y

expectativas. El análisis entonces selecciona, prioriza y cuantifica las necesidades,

deseos y expectativas para crear requisitos. Las expectativas no cuantificables, tales

como la satisfacción del cliente, son

e. subjetivas e implican un alto riesgo de no ser logradas con éxito. Los intereses de los

interesados pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o la

conclusión del proyecto, y también pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y

sus productos entregables.

Salidas.-

a. El enunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto

describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para

crear tales productos entregables. El enunciado del alcance del proyecto también

proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados del

proyecto, y describe los principales objetivos del proyecto. También permite al equipo

del proyecto realizar una planificación más detallada, guía el trabajo del equipo del

proyecto durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes

de cambio o trabajo adicional están comprendidas dentro o fuera de los límites del

proyecto.





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El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del proyecto defina qué

trabajo se realizará y qué trabajo quedará excluido puede determinar el nivel de éxito

con que el equipo de dirección del proyecto podrá controlar el alcance del proyecto en

general. A su vez, gestionar el alcance del proyecto puede determinar el nivel de éxito

con que el equipo de dirección del proyecto podrá planificar, gestionar y controlar la

ejecución del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto detallado incluye, ya sea

de forma directa o mediante referencia a otros documentos, lo siguiente:

b. Cambios Solicitados

Los cambios solicitados al plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios

pueden desarrollarse durante el proceso Definición del Alcance. Los cambios

solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del proceso Control

Integrado de Cambios.

c. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto (Actualizaciones).

Puede ser necesario actualizar el componente plan de gestión del alcance del

proyecto, del plan de gestión del proyecto, a fin de incluir las solicitudes de

cambio aprobadas resultantes del proceso Definición del Alcance del

proyecto.

1.2. Creación la estructura de desglose del trabajo

Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del

proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles

de manejar.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica,

basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto

para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con

cada nivel descendente de la EDT representando una definición cada vez más

detallada del trabajo del proyecto.2

La EDT es una herramienta fundamental en la gestión de proyectos pues

descompone en partes más pequeñas y manejables todo el trabajo del proyecto

2





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para facilitar la gestión del proyecto, para lo cual se soporta en diferentes

técnicas para subdividir los entregables hasta lograr la unidad más básica y

elemental de una EDT que son conocidas como los paquetes de trabajo.

Se afirma que se ha llegado a un paquete de trabajo cuando es factible estimar

con cierto nivel de precisión los recursos (tiempo y costos) que serán necesarios

para la producción de dicho entregable.

El Gráfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las

salidas del proceso Crear la EDT.

Para crear la EDT, el trabajo se debe ir descomponiendo en componente más

pequeños y más fáciles de manejar hasta llegar a un nivel de detalle claro y

entendible. Este último nivel de la EDT se le conoce como Paquete de Trabajo y

es el nivel donde se van a mostrar los entregables que tendrá el proyecto.

Cuando se descompone el trabajo, la EDT muestra una representación

organizada de todo el esfuerzo que se requiere para completar el proyecto y

debe estar orientada a los entregables del proyecto que son el resultado del

esfuerzo y no el esfuerzo en sí. Mejor dicho la EDT debe mostrar lo que se va a

entregar (productos entregables) y no las actividades que se realizarán para

obtener los entregables.





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Esto es un error común, ya que en algunas ocasiones se cree que en la EDT se

muestran las actividades que se van a realizar para crear el producto. Lo que se

muestra son los entregables del proyecto que deben estar en lenguaje de

entregables, es decir se debe mostrar el nombre de algo que se va a obtener

como resultado y se va a entregar. Por ejemplo si uno de nuestros entregables

es un manual de instalación, en la EDT debe mostrarse Manual de Instalación

como producto entregable y no debería aparecer Elaborar manual de instalación

ya que eso sería una actividad que involucra esfuerzo, tiempo y recursos. En la

EDT no se muestra actividades, fechas, ni recursos.

La Estructura Desglosada de Trabajo(EDT), también conocida como WBS(Work

Breakdown Structure) es una técnica muy conocida y de vital importancia para la

gestión de proyectos medianos y grandes ya que nos ayuda a identificar los

paquetes de trabajo, responsables, presupuestos y recursos necesarios para

llevar a cabo la ejecución de cualquier proyecto.3

Según La Guía del PMBOK®, “la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es

una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que

será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto

y crear los productos entregables requeridos”

Según la publicación Practice Standard for Work Breakdown Structures, editada

por el PMI, el concepto de la EDT se utiliza en la gestión de proyectos para:

Definir el alcance del proyecto en términos de los entregables y la

descomposición de tales entregables en paquetes de trabajo. Dependiendo del

método de descomposición del trabajo utilizado, la EDT puede también definir el

ciclo de procesos y los entregables de cada fase. Esta descomposición del

alcance del proyecto permite balancear la necesidad de la gestión del proyecto

de controlar el proyecto con un nivel adecuado.

Dotar al equipo de dirección del proyecto con un marco de referencia adecuado

para la toma de decisiones sobre el avance del proyecto. Facilitar la

comunicación entre el director de proyecto y los interesados a lo largo de la vida

3





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del proyecto. LA EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones

de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la

vez que facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.

La EDT es un elemento clave en los demás procesos del proyecto. Pasos para

definir la Estructura Desglosada de Trabajo(EDT) según la publicación Practice

Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition, 2001

Primero: Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para

alcanzar el éxito del proyecto. Se recomienda una revisión completa de alcance

del proyecto para asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del

proyecto.

Segundo: Definir los entregables principales del producto; los entregables

predecesores necesarios para el proyecto pero que por sí mismos no satisfacen

una necesidad comercial (por ejemplo, una especificación de diseño).

Tercero: Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado

que permita gestionar con eficacia y eficiencia.

Cuarto: Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estén

de acuerdo que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y

que la ejecución y el control producirán los resultados deseados.

Verificación del Alcance. Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los

entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los

entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado

satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. La verificación del

alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde

principalmente a la aceptación de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a

corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad

especificados para los entregables.





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Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del alcance,

pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. El siguiente gráfico mostrará las

entradas, las herramientas y las técnicas, y las salidas asociadas..

Fuente: Guía del PMBOK

Aceptación del Trabajo. Una vez que la verificación del alcance confirma que el

trabajo satisface los requerimientos del proyecto, el siguiente paso es obtener la

aceptación del trabajo; la aceptación del trabajo se necesita en casos cuando el

beneficiario tiene que dar testimonio de que el trabajo o las actividades entregadas por

el proyecto fueron alcanzadas como se acordó, y que satisficieron las necesidades de

los beneficiarios dentro del alcance del proyecto.

Este paso documenta aquellos resultados que han sido aceptados y los que no;

junto con las razones por las cuales el trabajo no fue aceptado. El documento incluye

documentación de apoyo recibida de los beneficiarios reconociendo la aceptación de los

resultados del proyecto.

La aceptación puede ser tan simple como firmar la Hoja de Asignación de

Trabajo o una carta formal del líder de la comunidad que certifica que la comunidad ha

recibido un bien o servicio por parte del proyecto. Los beneficiarios son los últimos

jueces de la calidad del trabajo y la aceptación debe ser buscada como medio para

validar que el proyecto ha completado una actividad o un objetivo.

El gerente del proyecto debe buscar la aprobación formal de los interesados en el

proyecto. Para proyectos pequeños, una firma del representante de los beneficiarios es





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probablemente suficiente para obtener la aprobación del trabajo entregado. Para

proyectos más grandes, la organización o el donante debe identificar quien debe aprobar

los resultados del proyecto. La aprobación formal debe ser guardada como registro para

la evaluación o auditoria final del proyecto4.

Solicitudes de Cambio. Durante el proceso de la entrega del trabajo como de la

verificación del mismo, pueden darse solicitudes de cambio del alcance, esto en base a

nuevas perspectivas obtenidas en el proyecto, cambios en las condiciones generales,

suposiciones del proyecto o descubrimiento de nuevas oportunidades. Los cambios no

son necesariamente hechos para corregir una situación sino que también pueden incluir

cambios en los enfoques o estrategias que impactarán el alcance del proyecto.

Los cambios pueden originarse dentro del equipo del proyecto, desde los beneficiarios,

desde la gerencia de la organización o desde el mismo donante. En cualquier caso, el

gerente del proyecto debe utilizar el Plan de Control de Cambios del Alcance del

Proyecto definido para manejar el proceso o pedido de cambio, obtener aprobación e

incorporar y comunicar los cambios.

PREGUNTAS:

1. Porqué es importante el área de Gestión del Alcance de Dirección del Proyecto, en el diseño e implementación al Gerenciar un Proyecto.

2. Que apreciación y explicación considera el área de Gestión del Alcance del proceso de la Dirección de Proyectos y porqué.

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