gerald rodríguez manrique percy martín molina neyra

Proyecto para el desarrollo de unsistema de gesti?n de compras

Item Type info:eu-repo/semantics/bachelorThesis

Authors Rodr?guez Manrique, Gerald; Molina Neyra, Percy Mart?n

Publisher Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC)

Rights info:eu-repo/semantics/openAccess

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http://hdl.handle.net/10757/274131

UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

DIVISIÓN DE ESTUDIOS PROFESIONALES PARA EJECUTIVOS

CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

PROYECTO PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

COMPRAS

PROYECTO PROFESIONAL PRESENTADO POR:

Gerald Rodríguez Manrique

Percy Martín Molina Neyra

PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO DE SISTEMAS

ASESOR:

JOEL MORENO

YAMIL RAMOS

JAVIER LACHERRE

Lima, Setiembre del 2009

RESUMEN

El tema del presente proyecto profesional trata de un sistema que se encargue de

la gestión de compras para adquirir productos o servicios de una empresa que se

dedica al rubro de seguridad a instalaciones, que tiene clientes a nivel nacional.

De esta manera se podrá procesar rápidamente las solicitudes de compra y evitar

reclamos del cliente y así tener información real y actualizada acerca de los

activos y equipos que se encuentran distribuidos a nivel nacional en los distintos

clientes que tiene en su cartera. Como principal objetivo del sistema es contar con

un servicio que permita atender de manera personalizada a las empresas en

todos sus requerimientos de seguridad, con el objeto de protegerlos contra los

riesgos de la delincuencia común u organizada, custodiar instalaciones de su

propiedad y velar por sus pertenencias.

El contenido del presente proyecto está organizado de la siguiente manera: Se

describe la gestión de Procesos de Negocio del objeto de estudio elegido,

indicando la presentación de la empresa, situación problematica y prototipo del

sistema. Luego se plantea la Gerencia de Proyectos desarrollando las diferentes

áreas de conocimiento del PMBOK. Finalmente, un capítulo breve sobre la

Gestión de la Calidad de Software del sistema.

INDICE

Introducción General ............................................................................................ 1 Capítulo I Gestión de Procesos de Negocio ......................................................... 2 1.1. Introducción ................................................................................................... 3 1.2. Objetivos estratégicos ................................................................................... 3 1.3. Organigrama ................................................................................................. 4 1.4. Situación Problemática .................................................................................. 4 1.5. Metas............................................................................................................. 6 1.6. Prototipo del Proceso .................................................................................... 6 1.7. Conclusiones ................................................................................................. 7 Capítulo II Gerencia de Proyectos ........................................................................ 8 2.1. Introducción ................................................................................................... 9 2.2. Inicio .............................................................................................................. 9 2.3. Gestión de Alcance ..................................................................................... 18 2.4. Gestión de los Tiempos ............................................................................... 36 2.5. Gestión de Costos ....................................................................................... 44 2.6. Gestión de Calidad ...................................................................................... 48 2.7. Gestión de Riesgos ..................................................................................... 57 2.8. Gestión de los Recursos Humanos. ............................................................ 62 2.9. Gestión de las Comunicaciones .................................................................. 69 2.10. Gestión de las Adquisiciones .................................................................... 73 2.11. Cierre del Proyecto .................................................................................... 76 2.12. Conclusiones ............................................................................................. 79 Capítulo III Gestión de la Calidad de Software ................................................... 80 3.1. Introducción ................................................................................................. 81 3.2. Atributos por punto de control ..................................................................... 81 3.3. Métricas por punto de control ...................................................................... 85 3.4. Grado de relación del modelo de calidad .................................................... 91 3.5. Conclusiones ............................................................................................... 92 Conclusión.......................................................................................................... 93 Glosario de Términos ......................................................................................... 94

1

INTRODUCCIÓN GENERAL

El marco de esta tesis se centra en gestión para el desarrollo de un sistema de

compras. Dentro de la gestión podemos definir un conjunto de tareas que el

proyecto necesita para llevarse a cabo. Estas tareas son:

Gestión del procesos de Negocio: dado un entorno conocido y utilizando información

del entorno, el objetivo es encontrar el modelo del proyecto dentro del entorno de la

empresa.

Gerencia de proyectos: el proyecto está situado en un entorno estándar PMBOK. El

proyecto se mueve por los 5 grupos de procesos y se obtiene una representación de

las 9 Áreas de Conocimiento, que nos puede servir para concretar los objetivos de la

empresa.

Gestión de la calidad de software: El objetivo es medir los atributos del proyecto para

evaluar y mejorar los procesos.

El objetivo de esta tesis es desarrollar un conjunto de técnicas y métodos de

seguimiento y control que permitan reducir errores en la gestión del proyecto.

2

CAPÍTULO I

1. GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

3

1.1 Introducción

La Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control SAC. ESVICSAC cuenta con 21

años de experiencia en el rubro de seguridad y vigilancia privada.

Su cartera de clientes está representada por ESSALUD, RENIEC, Ministerio

Publico, OSINERG, ONP, SUNAT, Consorcio Terminales de Graña y Montero,

Programa mundial de Alimentos PMA, AMBEV Perú, Compañía Minera Caravelí,

SUNARP, Hotel Sonesta Posada del Inca (Puno, Cusco), Hotel Savoy, Digitex

Perú SAC, Alfa Laval, Compañía Tres Montes Perú SAC, entre otros.

El rubro principal de la empresa es atender de manera personalizada a las

empresas en todos sus requerimientos de seguridad, con el objeto de protegerlos

contra los riesgos de la delincuencia común u organizada, custodiar instalaciones

de su propiedad y velar por sus pertenencias.

1.2 Objetivos estratégicos

Fortalecer el servicio de vigilancia a través de la constitución de una nueva

empresa de soporte vinculada a la actividad principal de ESVICSAC.

Lograr como mínimo un 90% de satisfacción del cliente, expresado entre las

categorías “bueno” y “muy bueno” de la Encuesta de Satisfacción.

Considerar como máximo 05 observaciones en las Hojas de Conformidad con

referencia a puestos no cubiertos.

Realizar una reunión de capacitación y motivación dirigida a los supervisores

zonales de Lima y provincias.

4

Lograr una certificación internacional adicional al ISO 9001: 2008, que

coadyuve al fortalecimiento de la imagen de la empresa.

Brindar como mínimo 300 horas de capacitación a los Supervisores

Residentes de Lima en temas administrativos.

1.3 Organigrama

1.4 Situación Problemática

El proceso de compras es un proceso de apoyo dentro de la cadena de valor

de los procesos de la empresa.

El tiempo para generar Órdenes de Compra o Servicio desde su aprobación

es:

o 12 días útiles para las menores de 6,000

o 16 días útiles para las mayores a 6,000

Existen reclamos del cliente por requerimientos logísticos no cumplidos en su

momento.

Junta General de Accionistas

Directorio

Gerencia General

Gerencia Comercial

Concursos y Licitaciones

Ventas

Gerencia de Administración y

Finanzas

Contabilidad y Presupuestos Logística Recursos

Humanos Tesorería

Gerencia de Operaciones

Departamento de Operaciones

Sup . Esp . Centro de Control Sup . Esp . Clientes

Especiales Sup . Esp .

Operaciones - Lima

Sup . Esp . Operaciones -

Provincia

Trámites Especiales Instructor

Sistemas Representante de la Direccion ISO Asesoría Legal

Asistente de Siniestros

5

PROBLEMA A RESOLVER

La visa de requerimientos del área de operaciones es crítica.

El flujo de los documentos se retrasa en el momento de las aprobaciones por

el gerente de administración.

Los procesos: gestionar y evaluar cotizaciones; tardan más de lo esperado por

el asistente de adquisición.

Por políticas de la empresa las cotizaciones mayores a 6,000 Nuevos Soles

solo son evaluadas por un comité.

El usuario no sabe cuál es el estado de su solicitud.

SITUACION PROBLEMATICA

Demora en la aprobación de los requerimientos (promedio 02 días útiles)

El tiempo para generar órdenes de compra tarda más de 10 días útiles

desde la recepción del requerimiento.

El tiempo para solicitar, consolidar y evaluar cotizaciones puede tardar un

promedio de 06 días útiles.

Por razones de aprobación o stock, un 10% de los requerimientos siguen

flujos alternos, sin que el usuario este informado de esto.

6

1.5 Metas

Minimizar el tiempo para generar Órdenes de Compra o Servicio desde la

aprobación del requerimiento en:

o 07 días útiles para las menores de 6,000

o 10 días útiles para las mayores a 6,000

Se busca que al menos el 90 % de las órdenes cumplan esta restricción.

El usuario este informado permanentemente de su requerimiento.

1.6 Prototipo del Proceso

7

1.7 Conclusiones

Al implementar el proyecto se podrá minimizar los tiempos para la atención de los

requerimientos críticos.

Al efectuar el debido seguimiento del flujo de información, así como el tiempo

promedio de despacho entre las áreas responsables de las aprobaciones se

planeará un posible aumento o redistribución de recursos.

Se podrá implementar eventos de mensajería para el usuario para cubrir las 3

posibilidades en la que pueda concluir su requerimiento.

8

CAPITULO II

2. GERENCIA DE PROYECTOS

9

2.1 Introducción

A continuación mediante la gestión de proyectos aplicaremos los conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de nuestro negocio con el

fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.

2.2 Inicio

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Charter)

A. Información General

Nombre del

Proyecto

Sistema de Gestión de

Compras

Fecha de

Preparación

10 junio 2009

Patrocinador: Gerente General – Sr.

Álvaro Sebastiani Paoli

Fecha de

Modificación:

23 julio 2009

Preparado por: Gerente de

Administración y

Finanzas – Sr. Hugo

Tello Cruzado

Autorizado por:

Gerente

General

10

B. Descripción del producto o servicio del Proyecto

La Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control SAC. ESVICSAC cuenta con 21 años

de experiencia en el rubro de seguridad y vigilancia privada.

El rubro principal de la empresa es atender de manera personalizada a las empresas

en todos sus requerimientos de seguridad, con el objeto de protegerlos contra los

riesgos de la delincuencia común u organizada, custodiar instalaciones de su

propiedad y velar por sus pertenencias.

El proceso de compras es un proceso de apoyo dentro de la cadena de valor de los

procesos de la empresa. El producto del proyecto es un sistema de Gestión de

Compras que al ser implementado se podrá minimizar los tiempos para la atención

de los requerimientos críticos.

Las principales características que intenta alcanzar el Producto son:

- Minimizar los tiempos

- Seguimiento del flujo de información

- Orientado al usuario que solicita los requerimientos

11

C. Alineamiento del Proyecto

Consideraciones de la Organización Propósitos del Proyecto

Mantener el nivel de Satisfacción del Cliente de “Bueno” en un 90%.

Minimizar los reclamos del cliente por requerimientos logísticos no atendidos en un 10%

El usuario este informado permanentemente de su requerimiento.

Mejorar el flujo de los documentos, referidos a las solicitudes a logística.

D. Objetivos del Proyecto

Objetivos del Proyecto

COSTO El costo del proyecto no debe superar los $ 17,049.25

TIEMPO El sistema implementado tendrá una duración de 03 meses

CALIDAD Los procesos y procedimientos así como los manuales, que resulten del Proyecto deben estar claramente documentados y elaborados de acuerdo al estándar de la Empresa.

ALCANCE Desarrollar e Implementar el Sistema de Gestión de Compras en la empresa de seguridad ESVICSAC

E. Alcance y Extensión del Proyecto

Principales Entregables del Proyecto.

Requerimientos del Sistema

Diagramas del Sistema

12

Prototipo del sistema

Informes Preliminares del Análisis y Diseño

Plan de pruebas

Actas de Conformidad de Pruebas

Manuales de Sistema

Manual de Usuario

Instaladores del Sistema

Principales Fases del Proyecto.

El Proyecto consta de las siguientes Fases:

- Fase 1: Análisis y Diseño

- Fase 2: Desarrollo

- Fase 3: Pruebas

- Fase 4: Implementación

- Fase 5: Gestión

Stakeholders claves.

- Gerente General

- Gerente de Administración

- Gerente de Operaciones

- Personal de logística

- Usuarios de la empresa

- Clientes de la empresa

13

- Proveedor del Software BPM

Restricciones.

- El costo de la contingencia no debe excederse del 20% en cada fase del

Proyecto.

- El sistema implementado por este Proyecto debe estar listo para iniciar operaciones

el 09 de Setiembre de 2009

- El Proyecto se ejecutará en todas sus fases con recursos propios de la Empresa.

- Los formatos de la empresa serán la documentación base usada durante la

ejecución del proyecto

- El personal de Logística debe estar disponible del 06 al 08 de julio, para ser

entrevistado.

Asunciones

- Se estima que para el 06 de julio ya se contará con las licencias BPM para el

diseño del sistema.

- Se estima que el servicio de Internet funcionará sin inconvenientes.

- Se contratará consultores para la estimación de tiempos.

- Todos los integrantes del grupo de proyecto estarán dedicados exclusivamente a

este proyecto, excepto los Interesados quienes dedicarán por lo menos un día a la

semana de su tiempo al proyecto.

14

Límites del proyecto

- Los procedimientos de Logística no son parte del desarrollo de este proyecto

debido a que ya ha sido implementada por la empresa.

- El reclutamiento y entrenamiento del personal para la operación estará a cargo del

Jefe de Proyecto.

- El estudio de factibilidad es responsabilidad del Jefe de Proyecto.

- El estudio de procesos y levantamiento de información es responsabilidad del

Analista

- La implementación y control de la seguridad estará a cargo del Jefe de Proyecto.

F. Factores Críticos de Éxito del Proyecto

- Entrega de los equipos y materiales en los plazos previstos.

- Entrega de licencia de software de desarrollo en los plazos previstos.

- Disponibilidad de los recursos necesarios para desarrollar el proyecto.

- Dirigir y desarrollar el proyecto de acuerdo a la guía del PMBOK

15

G. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimación de recursos requeridos:

- Un Jefe de Proyecto

- Un Asistente de Jefe de Proyecto

- Un Analista

- Dos Programadores

- Cinco computadoras.

- Servidor

- Software.

Costo Estimado del Proyecto:

US$ $ 17,049.25. (Diecisiete mil y cuarentainueve con 25/100 Dólares

Americanos)

Beneficios Estimados:

- Minimizar el tiempo para generar Órdenes de Compra o Servicio desde la

aprobación del requerimiento en:

* 07 días útiles para las menores de 6,000

16

* 10 días útiles para las mayores a 6,000

- Se busca que al menos el 90 % de las órdenes cumplan esta restricción

- Se podrá minimizar los tiempos para la atención de los requerimientos críticos

Estimación de Fechas a Programar:

Fecha de inicio: 10 junio

Fecha de término: 09 setiembre

H. Autoridad del Proyecto

Autorización

Gerente General – Sr. Álvaro Sebastiani Paoli

Jefe del proyecto

Percy Molina

Comité de Seguimiento (Dirección)

- Alvaro Sebastiani - Gerente General

- Hugo Tello - Gerente de Administración

- Carlos León - Gerente de Operaciones

17

I. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

Nombre Rol Responsabilidades

Percy Molina Jefe de Proyecto

- Responsable de la Revisión y aprobación de solicitudes de cambio del proyecto.

Gerald Rodríguez Asistente de Jefe de Proyecto

- Apoyo de Jefe de Proyecto.

Cesar Salazar Analista - Responsable del análisis y pruebas.

Gabriel Cano Programador - Responsable del desarrollo del proyecto

Alex Murga Programador - Responsable del desarrollo del proyecto

J. Firmas

Nombre/Función Firma Fecha

Gerente General – Sr. Álvaro Sebastiani Paoli

25 de Junio de 2009

Jefe de Proyecto – Sr. Percy Molina

25 de Junio de 2009

18

2.3 Gestión del Alcance

Enunciado del Alcance

Nombre del Proyecto: Desarrollo e Implementación del Sistema de Gestión de Compras

Preparado por: Gerente de Administración y Finanzas

Fecha: 14 de junio del 2009

Justificación del Proyecto:

El proceso de compras es altamente crítica dada su importancia en la atención de requerimientos de las demás áreas. Actualmente, las compras son ingresadas manualmente por el administrador, existiendo la opción de atender el requerimiento inmediatamente si hubiese stock. Pero su demora se debe básicamente al momento de ingresar cotizaciones. Este nuevo sistema compras tiene como finalidad usar el historial de cotizaciones en una sola base de datos centralizada, la totalidad de la información de insumos requerida para atender el requerimiento la empresa ESVICSAC, permitiendo de esta forma poder crear un experto de requerimientos que logre automatizar al 100% la minimización de costos.

Descripción del producto:

En esta primera fase, el producto es un Sistema de Gestión para la empresa ESVICSAC que permite la administración de las órdenes de compra, tanto a usuarios internos (usuarios) como por usuarios externos (clientes).

Entregables del Proyecto:

Plan de Pruebas

Este entregable contendrá el detalle de todos los casos de pruebas a ejecutarse para corroborar el correcto comportamiento de cada funcionalidad del sistema desarrollado.

19

Manual de Usuario

Este entregable contendrá la descripción funcional de cada una de las opciones y procesos del sistema desarrollado.

Manual de sistema

Este entregable contendrá la descripción del modelo de datos, el diccionario de datos, la arquitectura del sistema, la descripción y especificación de funciones, procedimientos y objetos del sistema.

Código Fuente

Este entregable contendrá el código fuente de la programación de cada funcionalidad de los procesos del sistema.

Instaladores

Este entregable contendrá los archivos de instalación del sistema desarrollado.

Exclusiones:

Ninguna

Objetivos del Proyecto:

Objetivos de Costo Costo: $ 17,049.25

Objetivos de Cronograma

Primera Fase: Análisis y Diseño Fecha Inicio: 06/07/09 Fecha Fin: 14/07/09 Segunda Fase: Desarrollo Fecha Inicio: 30/07/09 Fecha Fin: 18/08/09 Tercero Fase: Pruebas Fecha Inicio: 19/08/09 Fecha Fin: 28/08/09 Cuarta Fase: Implementación Fecha Inicio: 31/08/09 Fecha Fin: 08/09/09 Quinta Fase: Gestión Fecha Inicio: 10/06/09

20

Fecha Fin: 09/09/09

Objetivos de Calidad

El diseño e implementación del sistema se realizará bajo la metodología y estándares de desarrollo de sistemas establecidos en la empresa.

Plan de Gestión del Alcance

Nombre del Proyecto:

Desarrollo e Implementación del Sistema de Gestión de Compras de la empresa ESVICSAC

Preparado por: Gerente de Administración y Finanzas – Sr. Hugo Tello Cruzado


1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto:

El alcance del proyecto será monitoreado e inspeccionado por el

Gerente de Administración y Finanzas, verificando que se culminen

progresivamente los entregables, respetando el contrato del

proyecto.

La administración del alcance será realizada por el Jefe del

Proyecto.

2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los

cambios, la frecuencia e impacto de los mismos):

La estabilidad del alcance del proyecto se operará de la siguiente forma:

Se propondrá horas extras a programadores y analistas

21

Se realizará reuniones una vez a la semana para el control del

alcance del proyecto que será realizado por el Jefe del proyecto,

programadores y analistas.

Las solicitudes de cambio del alcance son generadas por el analista

del proyecto.

Las solicitudes de cambio del alcance son revisadas por el Jefe del

Proyecto y El Gerente de Administración y Finanzas

Las solicitudes de cambio del alcance son aprobadas por el Jefe del

Proyecto y El Gerente de Administración y Finanzas

Las acciones correctivas será generadas por el analista del

proyecto, y serán revisadas y aprobadas por el Jefe del Proyecto.

3. ¿Cómo los cambios al alcance serán identificados y clasificados?

Los cambios del alcance será identificados:

Por los informes de rendimientos de trabajo.

Basándonos en el Plan de Gestión del Proyecto.

Los cambios del alcance será clasificados por medio de su impacto:

Alto: Cuando el cambio del alcance del proyecto cambia en un 50%

el objetivo del proyecto.

Mediano: Cuando el cambio del alcance del proyecto cambia en un

30% el objetivo del proyecto.

22

Bajo: Cuando el cambio del alcance del proyecto cambia en un 10%

el objetivo del proyecto.

4. Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al

proyecto:

Los cambio del alcance del proyecto serán integrados en el proyecto por

lo siguiente:

Revisar y aprobar todas las acciones correctivas que se

implementarán en el cambio del proyecto.

Revisar y aprobar todas las solicitudes de cambio del proyecto.

Verificar si se ha producido un cambio, y si se da repetitivamente.

Mantener la integridad de la línea base del proyecto.

Hacer informes de los cambios solicitados.

Controlando la calidad del proyecto siguiendo los Estándares,

Metodologías y Normas existentes en la empresa.

5. Comentarios adicionales:

Los cambios a realizarse en el EDT serán realizados previa revisión y

aprobación del Jefe del Proyecto.

23

Estructura de Desglose del Trabajo – EDT (WBS)

24

Diccionario de WBS (EDT)


Desarrollo e Implementación del Sistema de Gestión de Compras

Preparado por: Asistente del Jefe de Proyectos


Versión: V.1.2

DICCIONARIO DE EDT (WBS)

Cuenta de control: Análisis y Diseño

Identificador del Entregable:

1.1.

Nombre de entregable(s):

Requerimientos del Sistema

Alcance del Trabajo: Descripción de las funcionalidades en detalle que requiere ESVICSAC se incluyan en el sistema. Definir los requerimientos del sistema. Desarrollar los requerimientos del sistema.

Responsable: Analista

Duración estimada:

7 días Fecha de Inicio:

06/07/2009

Fecha de Término

14/07/2009

Requisitos de calidad: Información completa y correcta de:

Tipo de requerimiento

Usuario del requerimiento.

Fecha del requerimiento.

Nivel de Dificultad

Otras referencias: Formato de requerimientos del sistema

Hitos del cronograma: Cierre de Análisis




1.2.


Diagramas del Sistema

Alcance del Trabajo: Descripción de las roles y procesos en detalle que requiere ESVICSAC se incluyan en el sistema. Definir Roles Realizar el modelo de procesos


Duración estimada:


17/07/2009

Fecha de Término

20/07/2009

25


Tipo de rol

Nombre del proceso.

Detalle del Proceso .

Otras referencias: Formato de Roles del sistema





1.3.


Prototipo del Sistema

Alcance del Trabajo: Definición del diseño de las pantallas para el sistema. Propuesta de prototipo inicial Refinamiento del prototipo inicial

Responsable: Analista y Programador 1

Duración estimada:


21/07/2009

Fecha de Término

23/07/2009


Tipo de pantalla

Título de la pantalla

Detalle de la pantalla

Nombre de campos

Tipo de campo

Longitud máxima de campo

Otras referencias: Estándares de prototipo





1.4



Alcance del Trabajo: Análisis de Seguridad Refinamiento de Documentación Borrador de Manuales

26

Responsable: Analista y Programador 1

Duración estimada:


24/07/2009

Fecha de Término

03/08/2009


Tipo de Documento

Fecha del Documento

Autor del Documento

Versión del Documento

Otras referencias: Estándares para el manual



Cuenta de control: Desarrollo


2.1


Visar Requerimiento

Alcance del Trabajo: Implementar Formulario Implementar lógica del negocio

Responsable: Programador 2

Duración estimada:


30/07/2009

Fecha de Término

04/08/2009

Requisitos de calidad: Información completa y correcta por cada clase :

A qué tipo de Capa pertenece

Autor de la clase

Fecha de Inicio de la codificación de la clase

Autor del clase

Versión del clase

Otras referencias: Estándares de código

Hitos del cronograma: Cierre de Desarrollo




2.2

27


Aprobar Requerimiento

Alcance del Trabajo: Implementar Formulario. Implementar lógica del negocio.


Duración estimada:


04/08/2009

Fecha de Término

06/08/2009



Autor de la clase


Autor del clase

Versión del clase






2.3

Nombre de entregable(s): Seleccionar Cotizaciones



Duración estimada:


05/08/2009

Fecha de Término

10/08/2009



Autor de la clase


Autor del clase

Versión del clase



28




2.4

Nombre de entregable(s): Aprobar Cotización



Duración estimada:

4 días

Fecha de Inicio:

07/08/2009

Fecha de Término

12/08/2009



Autor de la clase


Autor del clase

Versión del clase






2.5

Nombre de entregable(s): Visar Orden de Compra



Duración estimada:

6 días

Fecha de Inicio:

11/08/2009

Fecha de Término

18/08/2009



Autor de la clase


Autor del clase

29

Versión del clase






2.6.

Nombre de entregable(s): Aprobar Orden de Compra



Duración estimada:

4 días

Fecha de Inicio:

13/08/2009

Fecha de Término

18/08/2009



Autor de la clase


Autor del clase

Versión del clase




Cuenta de control: Pruebas


3.1


Plan de Pruebas

Alcance del Trabajo: La calidad del sistema se basara en un conjunto de herramientas software en un variado campo del análisis estructural.


Duración estimada:

04 días Fecha de Inicio: 19/08/2009

Fecha de Término 24/08/2009

30

Requisitos de calidad: Información completa y correcta de :

Tipo de Prueba

Fecha de la prueba

Autor del la prueba

Observación de la prueba

Otras referencias: Estándares de prueba

Hitos del cronograma: Cierre de Pruebas




3.2



Alcance del Trabajo: La aprobación de las pruebas de calidad serán medidas por el desempeño del sistema y que este cumpla con las normas estándares de desempeño definidas en el documento de requerimientos de calidad. El objetivo de esta prueba de calidad es medir el comportamiento del sistema en situaciones extremas y de errores presentes en el sistema.


Duración estimada:

01 día Fecha de Inicio: 25/08/2009


Requisitos de calidad: Cumplir con la verificación que los estándares destinadas a la prueba de calidad. Cuando algún reporte de incidente de pruebas impida continuar el resto de las pruebas. Cuando el equipo desarrollador entregue una unidad que contenga las soluciones de un incidente de calidad no reportado aún por la ejecución de las pruebas.

Otras referencias: Los criterios de aprobación y falla de las pruebas están directamente basados en sus documentos de requerimientos.




31


3.3


Manuales de Sistema

Alcance del Trabajo: Terminar de desarrollar los manuales referentes al sistema. El trabajo se inicia con el borrador de los manuales y termina con la presentación de los manuales de sistema.


Duración estimada:



Requisitos de calidad: Para el este desarrollo se usara los estándares de la empresa.

Otras referencias:



Cuenta de control: Implementación


4.1


Manual de Usuario

Alcance del Trabajo: El personal responsable de la implementación, en este caso los desarrolladores del sistema, son quienes elaborarán la documentación para los usuarios. A su vez serán los encargados de la capacitación de estos.


Duración estimada:



Requisitos de calidad:

Otras referencias:

Hitos del cronograma: Cierre de Implementación


Cuenta de control: Implementación


4.2


Instaladores del Sistema

Alcance del Trabajo: Instalación en ambiente de producción Se realizara la instalación de la aplicación en el servidor Web y se ejecutaran los script de base de datos: tablas, procedimientos y carga inicial de datos.

32


Duración estimada:




Otras referencias:

Hitos del cronograma: Cierre de Implementación


Cuenta de control: Gestión


5.2.1


Plan de Gestión de Alcance

Alcance del Trabajo: Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos): Cómo los cambios al alcance serán identificados y clasificados Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto

Responsable: Jefe de Proyecto

Duración estimada:



Requisitos de calidad: Información completa y correcta de :

Nombre del Proyecto

Autor del Plan:

Fecha del Plan:

Otras referencias: Plantilla de Plan de Gestión del Alcance

Hitos del cronograma: Cierre de Planificación




5.2.2


EDT

Alcance del Trabajo: Organización Jerárquica de todos Diccionarios EDT


Duración estimada:



33


Otras referencias:





5.2.3


Cronograma del Proyecto

Alcance del Trabajo: Recursos, Tiempos y Costos de todas las Actividades del Proyecto


Duración estimada: 04 días

Fecha de Inicio: 18/06/2009



Otras referencias:





5.2.4


Presupuesto de Costos

Alcance del Trabajo: Plan de Gestión de los Costos Estimación de los Costos Línea base de los costos






Otras referencias: Plantillas estándares de gestión de Costos





5.2.5


Plan de Gestión de Calidad

Alcance del Trabajo: Plan de gestión de la calidad del proyecto.

34

Normas de calidad necesarias para realizar el control de calidad. Lista de control de calidad necesaria para el control de calidad y describir cómo serán utilizadas. Acciones correctivas recomendadas. Acciones preventivas recomendadas.






Otras referencias: Plantillas estándares de Gestión de Calidad





5.2.7


Plan de Gestión de Riesgo

Alcance del Trabajo: Plan de gestión de los riesgos. Análisis FODA de riesgos. Registros de Riesgos del proyecto. Mínimo 2 riesgos por categoría. Matriz de probabilidad e impacto de los riesgos. Incluir tabla de referencia.






Otras referencias: Plantillas estándares de Gestión de Riesgo





5.2.8


Plan de Gestión de Personal

Alcance del Trabajo: Generar Organigrama Elaborar Matriz RAM Describir Roles y Cargos

35

Generar Directorio






Otras referencias: Plantillas estándares de Gestión de Recursos Humanos





5.2.9


Plan de Gestión de Comunicaciones

Alcance del Trabajo: Análisis de la información requerida por los stakeholders y miembros del proyecto.


Duración estimada: 01 día




Otras referencias: Plantillas estándares de Gestión de Comunicaciones





5.2.10


Plan de Gestión de Adquisiciones

Alcance del Trabajo: Definir las adquisiciones que se efectuaran en el ciclo de vida del proyecto. Enunciado del trabajo






Otras referencias: Plantillas estándares de Gestión de Adquisiciones


36


Cuenta de control: Cierre


5.5.1


Acta de aceptación Final

Alcance del Trabajo: Ejecutar los procedimientos para el cierre del contrato Informe de Lecciones Aprendidas






Otras referencias:

Hitos del cronograma:

2.4 Gestión de los tiempos

El diagrama de Gantt, está dividido en las fases del producto y en las fases de

Gestión del proyecto para un mejor entendimiento.

Hitos del proyecto


Sistema de Gestión de Órdenes de Compra

Preparado por:

Percy Molina - Jefe de Proyecto

37

Fecha:

17/06/2009

Hitos WBS Fecha Descripción

Cierre de Análisis

ANALISIS

03/08/2009

Fin de la Fase de Análisis

Cierre de Desarrollo

DESARROLLO

18/08/2009

Fin de la Fase de Desarrollo

Cierre de Pruebas

PRUEBAS

28/08/2009

Fin de la Fase de Pruebas

Cierre de Implementación

IMPLEMENTACIÓN

08/09/2009

Fin de la Fase de Implementación

Cierre de Planificación PLANIFICACION 08/07/2009

Fin de la Fase de Planificación de la Gestión

Comentarios:

Revisado por: Percy Molina - Jefe de Proyecto Fecha: 24/07/2009

Autorizado por: Percy Molina - Jefe de Proyecto Fecha: 17/06/2009

38

Requisitos de recursos de las actividades

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2.5 Gestión de costos

Plan de Gestión del Costo



Preparado por: Jefe de Proyecto

Fecha: 25/06/2009

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo:

Nombre Cargo Ubicación

Gerald Rodríguez Asistente del Proyecto [email protected].

pe Telf. 993558025

Cesar Salazar Analista [email protected] Telf. 47125552

Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costos:

Nombre Cargo Ubicación

Alvaro Sebastiani Gerente General

Percy Molina Jefe de Proyecto

Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto : - Cuando hay cambios en el alcance del proyecto. - Cuando se requiere reemplazar o contratar nuevo personal - Cuando se requiere nuevo hardware - Cambio en el costos de los recursos - Actualizaciones de Licencia

Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo:

Los cambios no deben alterar los costos de los recursos del proyecto y las fechas de compra de los recursos y fecha de contratación del personal. En caso de no contar con suficiente reserva de contingencia el jefe del proyecto informará a los Stakeholders e involucrados en finanzas del proyecto para determinar la necesidad un nuevo monto para la reserva de contingencia.

Cualquier variación del plazo y monto será gestionado por el jefe del Proyecto.

Describir como serán administrados los cambios en el costo:

mailto:[email protected]



45

La administración de los cambios serian por

El Jefe del proyecto revisará la solicitud de cambios en el costo y hará una evaluación del mismo. Si el cambio es aceptado se actualizarán todos los entregables afectados. El Jefe del proyecto efectuará una actualización de la Estructura de desglose del trabajo (WBS).

Lista de Verificación de Estimación de Costos


Sistema de Gestión de Compras


Fecha: 25/06/2009

Asegurarse que todos los recursos necesarios sean tomados en consideración:

Administración del Proyecto

El Jefe de proyecto trabajará a Tiempo Parcial, el costo por hora de trabajo para este rol es de $. 13.13.

Personal

Se necesitará del siguiente personal: Un Asistente de Proyecto a tiempo parcial, el costo por hora de

trabajo para este rol es de $. 06.67 Un Analistas a tiempo completo, el costo por hora de trabajo para

este rol es de $. 10.00 Dos Programadores a tiempo completo, el costo por hora de

trabajo para este rol es de $. 08.33

Materiales y equipos

Se necesitará: 01 Servidor, el costo por mes de este es de $. 75.00 05 Computadoras, el costo por mes de cada máquina es de $27.78. Software para desarrollo, el costo mensual de este es de $. 104.17 Software para la Gestión, el costo mensual de este es de $. 52.08

Proveedores Los proveedores son certificados por al empresa ORACLE

Viajes

46

No Aplica

Pagos a consultores y otros servicios profesionales No se han previsto consultarías especializadas.

Diversos (traslados, copias, mensajerías, etc.) Son costos que serán asumidos por la Organización.

Plan de contingencia El plan de contingencia esta presupuestado por el jefe del proyecto y es el 20% del presupuesto.

Inflación Se percibe una estabilidad en la economía nacional y excelentes negociaciones internacionales.

47

Línea Base de los Costos Línea base del proyecto $ 14,207.71 Presupuesto contingencias $ 2,841.54 Fondo Total $ 17,049.25

Trabajo Contingencia Fondos Totales

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($) Costo

($) Acumulado

($) Costo

($) Acumulado

($)

Inicio 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Análisis y diseño 4,757.81 4,757.81 951.56 951.56 5,709.37 5,709.37

Desarrollo 3,467.61 8,225.41 693.52 1,645.08 4,161.13 9,870.50

Pruebas 3,852.58 12,077.99 770.52 2,415.60 4,623.09 14,493.59

Implementación 2,129.72 14,207.71 425.94 2,841.54 2,555.66 17,049.25

48

2.6 Gestión de calidad

Plan de Gestión de la Calidad



Preparado por: Percy Molina, Jefe de Proyecto

Fecha: 27 de Junio del 2009

Descripción del Sistema de Calidad del Proyecto:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ROLES Y RESPONSABILIDADES Jefe de Proyecto: Es el responsable de la elaboración del Plan de Gestión de Calidad y de las aprobaciones del aseguramiento y control de calidad. Asistente de Proyecto:

Verificar que las especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas cumplan con los requerimientos presentados.

Verificar que todos los requerimientos solicitados sean cumplidos.

Analista: Es el responsable de:

Jefe de Proyecto

Control Planeamiento Aseguramiento

Analista Analista Programadores

49

Plantear que estándares de calidad de la empresa serán utilizados: o Estándares de documentación funcional. o Estándares de programación. o Estándares de base de datos. o Estándares para los manuales (instalación, de usuario,

técnico y de arquitectura).

Identificar los requerimientos del usuario.

Plantear los objetivos de calidad.

Plantear los costos de calidad.

Plantear los tiempos de calidad.

Plantear los recursos necesarios para la calidad.

Identificar las lecciones aprendidas de los proyectos similares. Programadores: Responsable de cumplir con las normas de calidad y los estándares definidos para el proyecto.

Realizar el control de la calidad de los entregables de fase desarrollo del proyecto. Realizar pruebas del sistema. Gestionar la corrección de los errores encontrados en las pruebas. Auditorias de pruebas de calidad. Análisis de las métricas de calidad.

PROCEDIMIENTOS Planificación de la calidad. El Analista asesorará para la formulación del Plan de Calidad del proyecto. Procedimiento de Aseguramiento de la calidad. Normas y estándares definidos por la empresa. Procedimiento de Control de Calidad. Criterios de aceptación o devolución de los entregables en función del control realizado. Gestión de la corrección de los entregables que no estén conformes.

PROCESOS Levantamiento de información. Especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas.

50

Modelamiento de datos. Desarrollo del sistema. Pruebas del sistema. Capacitación. Implantación del sistema. Verificación del contrato de alquiler de equipos.

RECURSOS Jefe del Proyecto. Asistente de Proyecto. Analista. Programadores.

Aspectos de Gestión de Calidad del Proyecto:

CONTROL DE CALIDAD Es responsabilidad de los Programadores el control de calidad de todo el desarrollo del aplicativo. Se encargará de realizar las pruebas del sistema y gestionar las correcciones de los errores encontrados en las pruebas. El asistente del Proyecto tiene la responsabilidad de realizar el control de calidad de las especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas del sistema, así como del producto final desarrollado.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Es responsabilidad del Analista ejecutar el aseguramiento de calidad de todo el proyecto, se encargará de que se cumpla con las normas y estándares de calidad definidas en el proyecto. Informa al jefe de proyecto sobre los acuerdos de calidad. El programador tiene la responsabilidad de cumplir con las normas y estándares de calidad definidos para el proyecto.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD Se establecen herramientas de supervisión de calidad, la herramienta que usaremos es Diagramas de flujo. Se propondrán mejoras continuas de acuerdo se va avanzando el proyecto. La supervisión de la calidad se dará mediante reuniones semanales con equipo de proyecto.

51

Normas de Calidad necesarias para realizar el Control de Calidad




Objetivos del Proyecto (Calidad) Los procesos y procedimientos así como los manuales, que resulten del Proyecto deben estar claramente documentados y elaborados de acuerdo al estándar de la Empresa.

Metodología de Análisis y Diseño de la Empresa de Seguridad, Vigilancia y Control SAC

Procedimiento que establece los estándares para efectuar las actividades a realizar por los analistas, desde identificar los requerimientos hasta la elaboración de los manuales.

Procedimiento de Control de Documentos y Registros

Procedimiento que se encarga de establecer los parámetros tanto para generar documentación, como su revisión y publicación; así como la administración de los formatos y la información de cómo se debe obtener los registros de la información. Estos estándares de documentación se han establecido como procedimientos obligatorios por la norma ISO 9001:2008

52

Listas de Control de Calidad necesarias para el Control de Calidad




Lista de Verificación del Entregable de Requerimientos del Sistema

Puntos de control Conform

e Observad

o Comentarios

Verificar el Informe de Análisis de Negocio del Sistema de Compras

Verificar Documento Cumpla con las plantillas establecidas para el Modelamiento de la Datos y Procesos

Verificar que documentos cumplan con la plantilla establecida para el levantamiento de Requisitos y Diseño Externo

Verificar las Especificación de los Requisitos del Sistema de Compras

Verificar el Informe de Análisis y Diseño del Sistema de Compras

Verificar la Arquitectura necesaria del Sistema de Compras

Verificar Documentos Cumplan con la Plantilla establecida para el Diseño de Procesos y Archivos Físicos

Verificar que los parámetros iniciales, tablas maestras y configuración de perfiles de usuarios cumplan con las normas de rendimiento para el desarrollo de sistemas de información

Verificar que la velocidad de la Recuperación de datos (Consultas) no sea mayor de 4 segundos

Verificar que se apliquen los formatos estándar según el tipo de dato

Verificar la rápida navegación en el modulo

Verificar que los aplicativos prevean el manejo de errores

Acción Correctiva1

Verificar que el tiempo de espera para la carga de los aplicativos no sea mayor de 4 segundos

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X

53

Verificar que los Procesos cumplan con la funcionalidad requerida por el cliente, que la programación de los mismos, esté de acuerdo a la metodología propuesta por el cliente.

Validar que los reportes de documentos Internos así como los reportes de Documentos Externos, estén de acuerdo a lo señalado y aprobados por el cliente.

Verificar la entrega de los Programas fuentes de Compras

Verificar el Informe de pruebas aceptadas de la aplicación de Compras

Verificar el Pase a Pruebas Integrales de la aplicación de Compras

Realizado por: GABRIEL CANO

Fecha: 27/06/2009

Lista de Verificación del Entregable de Prototipo del sistema

Puntos de control Conforme Observado Comentarios

Revisar la lista y disponibilidad de personal a ser capacitado en funcionalidad del Sistema de Compras

Revisar el Programa de capacitación en funcionalidad de Compras

Verificar el Programa de Capacitación abarque los puntos especificados en el EDT

Validar disponibilidad de equipos requeridos en laboratorio

Verificar funcionamiento de políticas de administración y seguridad en Laboratorio

Verificar funcionamiento de aplicaciones y accesos de red en Laboratorio

Verificar el Material didáctico a utilizar

Verificar que el Manual de Usuario, contemple todos los procesos ordenados de forma lógica para un adecuado aprendizaje.

Verificar que el Manual de Instalación y Configuración contemple lo especificado en la plantilla de instalación y configuración.

Explicación paso a paso de cada una de las características del modulo incluyendo las

X

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54

entradas, procesamiento y salida de información

Distribuir encuestas a los participantes para evaluar el grado de cumplimiento del curso y capacidad de enseñanza de los capacitadores.

Revisar el Informe final de ejecución del programa en funcionalidad de Compras

Acción Correctiva 5

Realizado por: ALEX MURGA

Fecha: 27/06/2009

Lista de Verificación del Entregable Visar Requerimiento

Puntos de control Conforme Observad

o Comentarios

Verificar el Informe de Análisis de Negocio del Sistema de Compras (Proceso Visar Documento)

Verificar que documentos cumplan con la plantilla establecida para el levantamiento de Requisitos y Diseño

Verificar Documento Cumpla con las plantillas establecidas para el Modelamiento de la Datos y Procesos

Verificar las Especificación de los Requisitos del Sistema de Compras (Proceso Visar Documento)

Verificar el Informe de Análisis y Diseño del Sistema de Compras (Proceso Visar Documento)

Verificar la Arquitectura necesaria del Sistema de Compras (Proceso Visar Documento)

Verificar que se apliquen los formatos estándar según el tipo de dato

Verificar la rápida navegación en el modulo

Verificar que el proceso prevea el manejo de errores

Verificar que el tiempo de espera para la carga de este aplicativo no sea mayor de 4 segundos

Verificar que el Proceso cumpla con la funcionalidad requerida por el cliente, que la programación del mismo, esté de acuerdo a la metodología propuesta por el cliente.

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55

Validar que los reportes de documentos Internos así como los reportes de Documentos Externos, estén de acuerdo a lo señalado y aprobados por el cliente.


Fecha: 27/06/2009

Lista de Verificación del Entregable de Actas de Conformidad de Pruebas

Puntos de control Conforme Observado Comentarios

Verificar el Programa de Oficina Piloto y selección de tienda

Verificar la infraestructura, Hardware, Software, Comunicaciones y Capacitación de Oficinas Piloto

Verificar la aprobación del Acta de implantación y conformidad operativa

Verificar el Programa de implantación a Nivel Nacional

Verificar el Acta de implantación y conformidad operativa de tiendas en Lima

Verificar el Documento de Conformidad de entrega del nuevo sistema cumpliendo con todas las funcionalidades definidas en el alcance

Obtener el Acta conformidad y funcionamiento del Sistema en Producción.

Verificar el Acta de implantación y conformidad operativa de tiendas del Sur



Verificar el Acta de implantación y conformidad operativa de tiendas del Norte


Acción correctiva 2


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56

Verificar el Informe de Seguimiento de Implantación

Acción correctiva 3


Fecha: 27/06/2009

Lista de Verificación del Entregable Plan de Pruebas

Puntos de control Conforme Observad

o Comentarios

Verificar el ambiente de Producción, que cumpla con lo especificado y definido en el alcance del proyecto

Verificar funcionamiento de aplicaciones y accesos de red sobre plataforma

Verificar la correcta configuración en el sistema de los Roles de los Usuarios

Verificar el Plan de Pruebas Integrales

Verificar el Diseño de las Pruebas Integrales

Verificar la Secuencia de pruebas planeadas

Verificar la Secuencia de pruebas ejecutadas

Verificación la información resultante de las Pruebas Integrales

Verificar la solución de la Bitácora de problemas

Verificar Informe de Ejecución de las Pruebas

Realizado por: ALEX MURGA

Fecha: 27/06/2009

Acciones correctivas recomendadas

Nombre del Proyecto: Sistema de Gestión de Compras


Fecha: 27/06/2009

El contrato incluya mantenimiento de post implementación para asegurar la funcionalidad y cambios del producto.

Asignar un responsable de mantener la información del proyecto actualizada y centralizada

Asignar un correo y anexo o celular permanente al responsable en caso de

X

X

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X

X

X

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X

57

emergencias

Formular informes de rendimientos sobre el sistema con el Cliente y anotar las observaciones.

Utilizar los tiempos de holgura definidos en el proyecto para cubrir los retrasos en el cronograma evitando sobre tiempo en el horario de trabajo.

Acciones preventivas recomendadas



Fecha: 27/06/2009

Que los requerimientos estén bien detallados en un formato preestablecido.

Desarrollar un plan de entrenamiento y capacitación para los usuarios.

Considerar un ambiente especial para pruebas para comprobar los requerimientos

Desarrollar un plan de contingencia en caso de errores en el sistema

Establecer un procedimiento de encriptación para el manejo y gestión de documentos confidenciales.

2.7 Gestion de riesgos

Plan de Gestión del Riesgo





Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada:

Tormentas de ideas

Análisis FODA

Estructura de desglose riesgo - RBS.

Matriz de probabilidad e impacto

Definición de escalas de impacto para los objetivos del proyecto

Información histórica de otros proyectos.

Roles y responsabilidades

Rol Responsabilidades Miembro(s) del equipo

58

Jefe de Proyecto Responsable del Plan de Gestión del Riesgo Detener temporalmente el proyecto para evitar el agotamiento del tiempo y reiniciarlo cuando se aclaren las especificaciones. Ajustar las propiedades de las actividades para compensar cualquier evento negativo.

Percy Molina

Asistente de Proyecto Analizar cuantitativamente y cualitativamente los riesgos

Gerald Rodríguez

Analista Comunicación con el personal usuario involucrado en la entrega de las especificaciones.

Cesar Salazar

Programador Inspección, evaluación y recomendaciones de configuración del ambiente de producción.

Gabriel Cano

Presupuesto: Se destina $ 2,841.54 para los riesgos

Frecuencia: Los riesgos y su análisis se realizarán semanalmente en la reunión de riesgos, donde se informa el rendimiento del trabajo y la situación de los riesgos actualizado con su respectivo plan de contingencia y soluciones alternativas

Identificación de Riesgos – Análisis FODA





Fortalezas: 1. Se cuenta con una buena infraestructura. 2. Se cuenta con excelentes canales de comunicación con los usuarios. 3. El financiamiento del proyecto está completamente asegurado para su ejecución. 4. El equipo del proyecto tiene una reconocida experiencia y conocimiento los

procesos de compras. 5. El equipo del proyecto cuenta con experiencia en las tecnologías de información

requeridas por el usuario. 6. Se está planeando con bastante tiempo de anticipación y siguiendo las

recomendación del PMI.

59

Debilidades: 1. El equipo de proyecto no cuenta con estándares. 2. El equipo de proyecto no tiene mucha experiencia en el desarrollo de sistemas

en base al BPM. 3. Falta de línea de estabilidad laboral dentro de la compañía.

Oportunidades: 1. Atender nichos no cubiertos o mal atendidos hasta el momento (Gestión de los

Requerimientos). 2. Adquisición de experiencia y competencias en desarrollo de procesos basados

en BPM. 3. Mejorar la posición de liderazgo con un nuevo sistema de compras para el

negocio de seguridad.

Amenazas: 1. El proveedor del Software BPM no cumpla con las fechas establecidas para la

entrega. 2. El personal destinado al desarrollo del proyecto sea asignado a otras tareas. 3. Los costos de insumos suban por la crisis. 4. El personal de consultores requeridos para que brinden la asesoría en la

estimación de tiempos, no asista a las reuniones de trabajo. 5. Cambios en el alcance del sistema que obedezcan a cambios en la estrategia

empresarial de la empresa Esvicsac. 6. La línea dedicada de Internet se caiga.

Registro de los Riesgos del Proyecto





Riesgos técnicos: 1. Cambios en el alcance del sistema referidos a la estrategia empresarial de la

empresa Esvicsac. 2. Falla de la línea dedicada de Internet.

Riesgos de gestión: 1. Ampliación exagerada del cliente en la entrega de especificaciones. 2. Falta de comunicación entre los miembros y el Jefe del proyecto.

Riesgos organizacionales:

60

1. El personal destinado al desarrollo del proyecto sea asignado a otras tareas. 2. Cambio de uno de los Stakeholders de la organización.

Riesgos externos 1. Los costos de insumos suban por la crisis 2. El proveedor del Software BPM no cumpla con las fechas establecidas para la

entrega. 3. El personal de consultores requeridos para que brinden la asesoría en la estimación

de tiempos, no asista a las reuniones de trabajo.

Tabla de Referencia para Evaluación Cualitativa

Probabilidad

Amenazas Oportunidades

0.70 0.21 0.35 0.49 0.49 0.35 0.21

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61

Matriz de probabilidad e impacto de los riesgos

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62

2.8 Gestión de Recursos Humanos

Organigrama

Jefe de Proyecto

Percy Molina

Asistente de Proyecto

Gerald Rodriguez

Analista

Cesar Salazar

Programador 01

Gabriel Cano

Programador 02

Alex Murga

63

Matriz de Asignación de Responsabilidades

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64

Descripción de Roles y Cargos



Fecha: 25/07/2009

Nombre del Rol: Jefe de proyecto

Responsabilidades

Es el responsable de la elaboración del Plan de Gestión de Calidad y de las aprobaciones del aseguramiento y control de calidad.

Preparar Plan de Gestión de Alcance

Preparar EDT

Preparar el Cronograma del Proyecto.

Preparar presupuesto de Costos

Generar Plan de Gestión de Calidad

Generar Plan de Gestión de Riesgo

Preparar Plan de Recursos Humanos

Preparar Plan de gestión de las comunicaciones

Preparar Plan de gestión de las adquisiciones

Generar Cierre del proyecto

Competencias

Capacidades::

Creativo.

Trabajo bajo presión.

Líder Conocimiento:

Gerencia de proyectos basado en PMBOK

Ingeniería de Software.

Ingeniería de requerimientos

Normas ISO

Estándares IEEE.

Estándares de Calidad

CMMI Habilidades

5 años de experiencia en gerencia de sistemas y requerimientos

5 años de experiencia en Desarrollo.

2 años de experiencia en manejo de calidad.

2 años de experiencia como analista de sistemas.

Autoridad

Jefe de proyecto

65

Número Estimado

Fecha inicio

Fecha de retiro

Tiempo requerido

1 10/06/2009 09/09/2009 Tiempo parcial, 4 horas diarias, 5 días por

semana



Fecha: 25/07/2009

Nombre del Rol: Asistente de Proyecto

Responsabilidades

Verificar que las especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas cumplan con los requerimientos presentados.

Verificar que todos los requerimientos solicitados sean cumplidos.

Competencias

Capacidades::


Persistente Conocimiento:

Ingeniería industrial


CMMI Habilidades

3 años de experiencia en desarrollo de proyectos.

1 año de experiencia en manejo de calidad.


Autoridad

Jefe de proyecto

Número Estimado

Fecha inicio

Fecha de retiro

Tiempo requerido

1 10/06/2009 09/09/2009 Tiempo Completo, 8 horas diarias, 5 días

por semana

66



Fecha: 25/07/2009

Nombre del Rol: Analista

Responsabilidades

Plantear estándares de calidad

Plantear Estándares de documentación funcional.

Plantear Estándares de programación.

Plantear Estándares de base de datos.

Plantear Estándares para los manuales.

Identificar los requerimientos del usuario.

Plantear los objetivos de calidad.

Plantear los costos de calidad.

Plantear los tiempos de calidad.

Plantear los recursos necesarios para la calidad.

Identificar las lecciones aprendidas de los proyectos similares.

Preparar Requerimientos del Sistema

Preparar Diagramas del Sistema

Prototipo del Sistema


Plan de Pruebas


Competencias

Capacidades::


Persistente Conocimiento:

Ingeniería industrial


CMMI Habilidades




Autoridad

Jefe de proyecto

Número Estimado

Fecha inicio

Fecha de retiro

Tiempo requerido


por semana

67



Fecha: 25/07/2009

Nombre del Rol: Programador 1

Responsabilidades

Preparar Prototipo del Sistema

Generar Informes Preliminares del Análisis y Diseño

Desarrollar Aprobación de Requerimiento

Desarrollar Aprobación de Cotización

Desarrollar Aprobación de Orden de Compra

Preparar Manuales de Sistema

Competencias

Capacidades::

Proactivo.

Creativo Conocimiento:

Ingeniería de Sistemas

Estándares de Calidad Habilidades



Autoridad

Jefe de proyecto

Número Estimado

Fecha inicio

Fecha de retiro

Tiempo requerido


por semana



Fecha: 25/07/2009

Nombre del Rol: Programador 2

Responsabilidades

Desarrollar Visa de Requerimiento

Desarrollar Selección de Cotizaciones

Desarrollar Visar Orden de Compra

Generar Manual de Usuario

Preparar Instaladores del Sistema

Competencias

68

Capacidades::


Creativo Conocimiento:

Ingeniería de Sistemas

Estándares de Calidad Habilidades


3 años de experiencia en manejo de calidad.

Autoridad

Jefe de proyecto

Número Estimado

Fecha inicio

Fecha de retiro

Tiempo requerido


por semana

Directorio del Equipo del Proyecto

Nombre del proyecto:



Fecha: 25/07/2009

Nombre Cargo Email Teléfono Oficina

Teléfono casa

Gerald Rodriguez Asistente de Proyecto

[email protected]

993558025

Cesar Salazar Analista Líder [email protected]

47125552

Gabriel Cano Programador gcano@ esvicsac.com.pe

997797566

Alex Murga Programador amurga@ esvicsac.com.pe

999234566

Percy Molina Jefe de Proyecto [email protected]

997753980

2.9 Gestión de las comunicaciones










69

Plan de Gestión Comunicaciones

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73

2.10 Gestión de las adquisiciones

Plan de Gestión de las Adquisiciones



Preparado por: Percy Molina - Jefe de Proyecto

Fecha: 18/06/2009

Recursos para las adquisiciones:

De acuerdo a las normas establecidas por la empresa todas las adquisiciones están a cargo del área de logística, no obstante el Jefe de Proyecto designa al Analista para asesorar a dicha área para la adquisición de equipos y software para el proyecto. En el caso de la selección del especialista para efectos de asesoría en la etapa de planificación estará a cargo del mismo Jefe de Proyecto. El Jefe de proyecto y el Asesor Legal participan en la elaboración del contrato. Los formatos usados serán las que utiliza la empresa para la compra o alquiler de servicios.

Productos y servicios a contratar:

Adquirir: Equipos: 04 Computadoras y 01 Servidor Software: Software para Gestión (Licencias Windows, Proyect, etc) y Software para el producto (Licencias BPM, Windows, etc). Contratar: Un especialista en Gerencia de Proyectos para asesorar la etapa de Planificación del presente proyecto.

Tipos de contrato a ser usados:

El contrato será a suma alzada debido a que el servicio prestado será los días que se requiera al vendedor, siendo sus honorarios fijos por cada día.

Criterios de evaluación:

Los criterios de evaluación que se anexan al presente plan, se utilizaran para

74

seleccionar al vendedor más adecuado que nos provea de este producto. Los criterios de evaluación han sido desarrollados mediante:

El uso de la técnica de lluvia de ideas.

El uso de lecciones aprendidas en proyectos anteriores. El costo estimado de adquisiciones de equipos y Software es aproximadamente de US$ 12,100.00, el que será incluido de acuerdo a su depreciación como material en el cronograma. El costo estimado para contratar, conseguido por cotizaciones con valor referencial, es de aprox. 110.00 US$ diarios, el mismo que servirá como criterio de comparación con las cotizaciones entregadas.

Vendedores precalificados:

Existen dos vendedores actuales en el mercado que están especializados en el desarrollo y personalización del producto y tienen antecedentes de haber prestado servicios a otros proyectos, por lo que serán tomados en cuenta para el proceso de selección de vendedores. Y son:

PROYECT CONSULTING S.A.

RECURSOS GERENCIALES S.A.

Enunciado del Trabajo a Contratar




Fecha: 18/06/2009

Identificador del entregable

5.2.1

Nombre del entregable Plan de Gestión del Alcance

Alcance del entregable Entregable de la Planificación del proyecto

Duración estimada 01 día

Fecha de inicio 12/06/09

Fecha de término 12/06/09

Criterios de aceptación Especificaciones Técnicas Peso

Especialidad y experiencia: 25%

Tiempo de respuesta: 25%

Currículo: 10% Económico Puntaje

Costo del producto: 40%

75




Fecha: 18/06/2009

Identificador del entregable

5.2.3

Nombre del entregable Cronograma del Proyecto

Alcance del entregable Entregable de la Planificación del proyecto

Duración estimada 04 días

Fecha de inicio 18/06/09

Fecha de término 23/06/09

Criterios de aceptación Especificaciones Técnicas Peso

Especialidad y experiencia: 25%

Tiempo de respuesta: 25%

Currículo: 10% Económico Puntaje

Costo del producto: 40%

76

2.11 Cierre del proyecto

ACTA DE ACEPTACIÓN DEL ENTREGABLE

(De los entregables producidos por el proyecto)

Proyecto: Sistema de Gestión de Compras

Cliente: Gerente de Administración y Finanzas de ESVICSAC

Fecha: 08 de setiembre del 2009

Participantes:

Cliente: Proyecto

Por medio de la presente acta, se deja constancia que los Entregables de la Etapa

de la Implementación han sido concluidos satisfactoriamente y se encuentra

totalmente operativo, cumpliendo con todos los requerimientos especificados.

Firma del Cliente Firma del Gerente de Proyecto

77

Lecciones Aprendidas




Fecha: 25/07/2009

Lección Aprendida Nro: 000001

Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Errores al momento de definir los tiempos para los entregables

Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Proyecto

Grupo de procesos:*

Iniciación

X Planeamiento

Ejecución

Control Cierre

Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado: Definición de tiempos de las Actividades

Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada: Descomposición

¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó? Se realizo la definición de tiempos de actividades que conformaban los entregables del Proyecto pero cuando se empezó a ejecutar el proyecto se noto que habían una serie de actividades que no habían sido incluidas pero que demandaban tiempo (este tiempo era en algunos casos hasta de 7 días).

¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia? Comenzó a haber retraso en la fecha de finalización de los entregables y para que se pudiera cumplir con dichas fechas se empezó a hacer quedarse al personal del proyecto más tarde de su horario normal de salida o tener que venir fines de semana.

¿Cuál es la lección aprendida? Cuando se realiza la definición de las actividades que conforman los entregables es necesario contar con fuentes de información que puedan permitan conocer todo el trabajo que debe hacerse para completar dichos entregables. Además de ser posible contar con varias fuentes de información para poder realizar una validación entre ellas y poderlas aplicar con mayor confiabilidad a nuestro proyecto.

¿Qué acción se tomó? Se contrato a expertos para algunas actividades sin historial de desarrollo.

¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro? Al momento de definir las actividades debe contarse con fuentes que permitan validar dicha información como Juicio Experto e Información Histórica de Proyectos anteriores.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual? Revisión de la Definición de Tiempos de las Actividades de los entregables que aún no se han iniciado para determinar las acciones que debemos tomar.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Definición de las Actividades para ser más cuidadoso a la hora de incluir todas las actividades que sean necesarias.

¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)

78

Ejecutivo(s)

Gerente(s) Proyecto

Equipo del Proyecto

X Todo el Personal

Otros:

¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen) e-mail X Intranet/pagina

Web Preguntas Frecuentes Biblioteca

Otros:

¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)?

si X no

Nombre(s) de anexo(s): 1.

Plantilla de Documentación de Lecciones Aprendidas




Fecha: 25/07/2009

Lección Aprendida Nro: 000002

Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Considerar el entregable de “Capacitación del Personal de Producción” en el Negocio sobre el cual se va a desarrollar el proyecto

Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Proyecto

Grupo de procesos:*

Iniciación

Planeamiento

X Ejecución

Control Cierre

Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado: Crear estándares para los manuales

Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada: Multimedia

¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó? Cuando se elaboro inicialmente los manuales no se estaba considerando capacitar al Personal de Producción en el Negocio sobre el cual se iba a desplegar el proyecto pero al consultar un Juicio Experto indico que esto debería ser incluido como un entregable para luego no tener problemas en las pruebas y aprobación por parte del usuario.

¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia? Se tuvo que modificar los manuales.

¿Cuál es la lección aprendida? En todo proyecto debe considerarse la “Capacitación del Personal de Producción” en el Negocio sobre el cual se va a desplegar el proyecto como un nuevo entregable o incluyéndolo como un grupo de actividades de otro entregable.

¿Qué acción se tomó? Se incluyo en el material detallada con multimedia al entregable “Crear estándares para los manuales”.

¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro? La persona que elabore los manuales incluya siempre el entregable “Capacitación

79

Personal Producción”.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual? No aplica

¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro? Debe capacitarse al personal del proyecto en el negocio sobre el cual se va a desplegar el proyecto para que a la hora que se tenga que recibir alguna información del usuario pueda ser entendida más rápidamente y se refleje en los productos que aprueben dichos usuarios.

¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)

Ejecutivo(s)

Gerente(s) Proyecto

X Equipo del Proyecto

Todo el Personal

X Otros: Usuarios

¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen) e-mail Intranet/pagina

Web Preguntas Frecuentes X Biblioteca

Otros:

¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)?

si X no

Nombre(s) de anexo(s):

2.12 Conclusiones

Se han detallado los 5 grupos de procesos. En la etapa de Iniciación con los

procesos que definen el proyecto o la fase y facilita la autorización formal para

empezar el proyecto. En Planificación se vieron los procesos que definen y redefinen

objetivos y planifican los cursos de acción requeridos para lograr los objetivos. En la

Ejecución se vio los procesos para completar el trabajo definido en el plan de gestión

del proyecto según los requerimientos del proyecto. Luego se hizo Supervisión y

control con los procesos para observar la ejecución del proyecto, identificar

problemas potenciales oportunamente, identificar variaciones del plan y tomar

acciones correctivas cuando sea necesario. Finalmente en el Cierre se presento el

Procesos para terminar formalmente las actividades de un proyecto o fase y entregar

el producto terminado.

80

CAPITULO III

GESTIÓN DE LA CALIDAD DE SOFTWARE

81

3.1 Introducción

Los objetivos de la calidad generalmente se basan en la política de la

organización. A continuación se identificaran oportunidades para la mejora de

los procesos del proyecto a través del uso atributos y métricas a partir de los

puntos de control hallados en el Capitulo 2.

3.2 Atributos por punto de control

82

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Tabla 1: Atributos a medir de acuerdo al modelo de calidad para la calidad interna y externa según la norma ISO 9126

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3.3 Métricas por punto de control

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En

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má

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88

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ula

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ible

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n

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ás

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0.8

A

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ás

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A/B

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0.8

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nte

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X =

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me

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90

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ibu

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Ind

icad

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Métr

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as

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A =

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Con

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or

91

3.4 Grado de relación del modelo de calidad


Preparado por: Percy Molina

Fecha: 01/07/2009

Atributo Comprensibilidad Aprendibilidad Operabilidad

Entendibilidad de Diseño. baja alta media

Comportamiento con el hardware. baja baja media

Adecuidad de Implementación baja media alta

Material Didáctico media media alta

Contenido de Procedimiento baja baja media

Efectividad del Procedimiento baja media alta

Contenido de Manuales baja baja media

Tamaño de Manuales baja media alta

Efectividad de Manuales baja alta media

Tamaño del Sistema de Ayuda baja baja media

Efectividad del Sistema de Ayuda baja alta media

Diseño Legible baja baja media

Facilidad de Aprendizaje baja media alta

Personalización media media alta

Calidad de los Mensajes de Error baja baja media

Complejidad de las interfaces baja media alta

Contenido de Reportes media media alta

Efectividad de Reportes baja media alta

Diseño Legible media media alta

Aprovechamiento de la data baja baja media

Facilidad de Entendimiento baja media alta

Personalización baja alta media

Prevención de fallos baja baja media

Detección de Fallos Baja media alta

Tolerancia a fallos Media media alta

Madurez de pruebas. baja baja alta

Conformidad del producto. alta baja alta

Cambiabilidad de la Código Fuente. alta baja media

92

3.5 Conclusiones

Midiendo y cuantificando la productividad del proyecto se fijan metas de la calidad

del software. Mediante el uso de métricas de software se crea una base

cuantitativa para la evaluación y estimación en proyectos futuros.

Así los procesos se mejoran continuamente y se logra que la organización logre el

nivel máximo de capacidad y se incorporen nuevas tecnologías y métodos para

mejorar los procesos.

93

CONCLUSIÓN

Al concluir la aplicación del curso a la empresa estamos en la capacidad de:

Conocer y explicar el estándar PMBOK® propuesto por el PMI® para la gestión

del proyectos.

Gerenciar proyectos a través de las fases del proyecto y las áreas del

conocimiento.

Gestionar el alcance, costos, tiempos, riesgos, calidad, recursos humanos,

comunicaciones, adquisiciones e integración de un proyecto.

94

GLOSARIO DE TERMINOS

Software BPM: Business Process Management es un enfoque sistemático para

mejorar el proceso de negocio de las organizaciones, a través de la colaboración

entre las áreas de administración y Tecnologías de la Información.

Stakeholders: Grupos o individuos interesados que deben ser considerados como

un elemento esencial en la planificación estratégica de negocios.

PMBOK: Project Management Body Of Knowledge. Estándar para la Gestión de

Proyectos en forma de procesos y áreas de conocimiento.

gerald rodríguez manrique percy martín molina neyra

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