geopos ii es un sistema de software desarrollado para...
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Introducción
GEOPos II es un Sistema de Software desarrollado para resolver la dinámica de las Cajas del Punto de
Venta.
El presente documento ofrece a los Usuarios una guía para la ejecución de las diferentes funcionalidades
que pueden realizarse a través del Sistema de Cajas.
Se recorre las configuraciones posibles de una Caja, y los actores que interactúan con cada configuración.
Venta: Esta caja permite realizar ventas y efectivizar las mismas, cuenta con gaveta para el manejo de
dinero. Tiene un menú principal de donde es posible acceder a todas las opciones disponibles. Es posible
realizar Preventas y tickets de envío, asociándole Vendedores y Mandaderos cuando corresponda.
Pre-Venta: Esta caja básicamente es una caja de venta, pero no puede efectivizar compras además de no
contar con menú principal. Se utiliza para realizar pre - ventas, para la cuales se imprime un voucher que
es retomado en una caja de venta para efectivizar. Esta es operada por un vendedor, el cual se le asocia al
ticket emitido.
Cajero: Rol que interactúa con la Terminal de Punto de Venta o Caja, cuya responsabilidad refiere al
ingreso de los ítems al ticket de venta y efectivizar la misma.
Vendedor: Rol que opera en Caja Preventa, este rol es básicamente un cajero, pero no se le permite hacer
efectiva una venta. También es posible asociar el vendedor a uno o varios artículos de un ticket, esto está
solo disponible en ticket emitido desde Caja. En caja Pre – Venta es asociado por defecto al ticket
Supervisor: Rol autorizado para interactuar con el Sistema en aquellos casos que la ejecución de una
funcionalidad requiere ciertos permisos.
Mandadero: Rol que se asigna a un ticket delivery.
CAPITULO 1 – Hardware
1.1 Teclas
[Anulación]: Anula uno o varios ítems ingresados al ticket. Requiere autorización del Supervisor.
[Ayuda]: Despliega en el menú ingreso de artículos una breve reseña de las teclas con funcionalidades
disponibles.
[Corregir]: Anula el último ítem ingresado. Requiere autorización del Supervisor.
[Cambio Precio]: Permite cambiar el precio a un artículo. Requiere autorización del Supervisor.
[Cons. Articulo]: Permite realizar las consultas de los artículos con distintos atributos, sea laboratorio,
código, descripción, entre otros.
[Cons. Puntos]: Permite imprimir un voucher con la consulta de puntos del cliente ingresado en la venta,
[Convenio]: Permite asociar convenios a los ítems ingresados en la venta.
[Corr. Cant. Ingresada]: Permite corregir cantidad ingresada.
[ * ]: Permite ingresar más de una unidad del ítem.
[Docs. Requeridos]: Imprime un mensaje en pantalla con los documentos requeridos por los ítems
ingresados en la compra.
[Enter]: Se utiliza cada vez que necesita confirmar una orden previamente definida.
[Esc]: Cancela la última operación realizada en el Sistema, también permite salir de un mensaje de error
para continuar con el uso normal del sistema.
[FarmaCard]: Permite ingresar un cliente FarmaCard en una venta ya iniciada.
[NO]: Permite no confirmar una orden que el sistema está definiendo.
[SI]: Permite confirmar una orden que el sistema está definiendo.
[Suspende]: Permite dejar una venta en espera. Requiere autorización del Supervisor.
[Tarjeta Crédito]: Habilita el pago con tarjeta de crédito.
[Total]: Totaliza la venta. En algunos casos es usada para avanzar en un flujo determinado del Sistema.
[Envío]: Permite realizar ticket a domicilios.
[Vendedor]: Permite asociar vendedores a los ítems de la compra.
1.2 Escáner
El escáner permite realizar la lectura del Código de Barras impreso en los artículos, en los documentos
tales como las claves de Usuario, Bono Devolución, Canje de Puntos, entre otros.
Mediante este mecanismo se ingresan los datos pertinentes a una transacción para luego ser
interpretados por el Sistema.
1.3 Teclado
El teclado permite seleccionar las diferentes operaciones que se realizan en el Sistema presionando la
tecla que indica la funcionalidad requerida.
Por ser un teclado alfanumérico, cabe la posibilidad de ingresar datos alfabéticos, lo que permite, entre
otras cosas, realizar búsquedas (Clientes o Artículos) por descripción.
1.4 Impresora
La impresora cuenta con un rollo de papel térmico en el que se imprime el ticket a entregar al Cliente, y la
posibilidad de realizar los endosos o la impresión de los documentos.
El sistema continuamente controla que la impresora se encuentre en estado operativo, que le permite
imprimir cada operación, de suceder lo contrario, se emite un mensaje en pantalla informando que debe
verificar el estado de la misma, y en tanto éste no sea correcto, el Sistema no permite continuar operando
en él.
Por dudas acerca del mantenimiento de la misma comuníquese con un encargado.
1.5 Gaveta
La Gaveta es el espacio donde se almacena el dinero y los documentos que maneja el punto de venta.
Tiene comportamientos definidos para abrirse en determinados flujos en los cuales se requiere tanto
extraer como almacenar cosas. Este periférico solo está disponible en Caja de Venta. (Posiblemente este
también en caja delivery)
1.6 PinPad
El PinPad es un dispositivo que permite realizar pagos con las tarjetas asociadas al servicio POS2000. Este
dispositivo cuenta con un teclado numérico, y unas cuantas más teclas especiales, además de una pantalla
que permite que el dispositivo se comunique a través de mensajes con el usuario guiándolo en el flujo de
pago.
CAPITULO 2 - Menú principal.
2.1 Vista de la pantalla principal de GEOPos
Al iniciar el POS se despliega la ventana del menú principal (En caso de que el POS se halla apagado
intencionalmente o accidentalmente durante una venta, al iniciarse nuevamente solicitara clave de
supervisor para proseguir con la venta). El menú principal está compuesto por un conjunto de opciones
listadas en dos columnas que dan acceso a todas las funcionalidades del punto de venta.
A este menú se llega presionando la tecla [Esc], se deberá presionar una cantidad determinada de veces,
esto dependerá del estado o la operativa que esté realizando el POS en ese momento.
En la ventana principal, y durante cualquier estado del pos se observa en la parte superior de la pantalla
una barra de estado. Esta barra permite tener información visible todo el tiempo sin necesidad de navegar
dentro del pos para obtenerla.
La barra de estado brinda información acerca de
Local: Local al que pertenece el POS.
POS: Numero de identificación del POS.
V.: Versión del software instalada en el POS.
[AYUDA]: Hace referencia a la tecla [AYUDA].
Estado: Indica si el POS tiene conexión con el BackOffice.
Fecha/Hora: Indica los datos de fecha y hora en el POS.
2.2 Local Cerrado
En el caso de que el local se encuentre cerrado, o sea, que se haya efectuado un cierre del día anterior sin
haber iniciado aún el día corriente, o de que ya se haya cerrado el día corriente desde el BackOffice Local,
no será posible utilizar el punto de venta.
En caso de intentar entrar de todos modos, en la Caja se mostrará el siguiente mensaje.
2.3 Propiedad Login Único
Esta propiedad refiere a la posibilidad de que una vez logueado un cajero este permanezca en el POS
hasta que mediante la opción 12 del menú principal se haga una “Salida de cajero”, o mediante la opción
2 “Gestión de Cajero” se cierre el día del mismo.
En caso de no estar activa esta propiedad, como es por defecto en una caja PreVenta, exige cada vez que
se quiera realizar una preventa que el vendedor se loguee, y al finalizar la misma el POS automáticamente
lo desloguea. Esto permite flexibilidad y dinamismo cuando se quiere que sobre un mismo POS trabajen
varios usuarios.
CAPÍTULO 3 - Venta
3.1 Ventas
En el menú principal, ingresar en la opción “Venta Normal Boleta” (Opción 1) es la utilizada
constantemente por el cajero para realizar ventas “normales”, siendo esta aquella que se tenga que
vender un producto cualquiera. En ocasiones estos productos pueden contener descuentos de distintas
características sea por packs, recetas, descuentos porcentuales, entre otros.
También las ventas pueden realizarse con Convenios, los convenios son acuerdos entre empresas, la cual
permite beneficiar al cliente final quien es el que va a comprar a la farmacia.
Se le solicita al usuario ingresar el documento del cliente o alguna tarjeta que lo pueda identificar (esta
funcionalidad permite que tenga más oportunidades el cliente de obtener promociones y beneficios).
En el caso de que el cliente no quiera dar su documento, se puede continuar a la siguiente pantalla a
través de [ENTER], caso en el cual no vamos a enfocar.
Se ingresa el Documento de cliente o se desliza la tarjeta FarmaCard, también es posible digitar el número
de tarjeta.
El siguiente estado del POS dependerá de si existe un Cajero logueado al momento, o no. En caso de haber,
el POS pasa a la ventana de ingreso de artículo, en el caso contrario solicita el ingreso de un Cajero
Nota: Si el cajero está ingresando por primera vez en el día a una venta, recibirá el fondo base automático.
Este fondo es un monto de dinero que permite operar al cajero con cambio desde el principio
independientemente del dinero ingresado proveniente del cliente. Este tema se da en profundidad en el
capítulo 3, “Gestión de Cajero”.
Manejo de errores al ingresar una clave incorrecta.
Problema A
Descripción: clave de usuario no vigente.
Solución del Problema: presione [ESC] y comuníquele al supervisor que se debe realizar la actualización
de su clave de acceso.
Problema B
Descripción: la clave de Usuario ingresada no es correcta.
Solución del Problema: presione ESC y vuelva a realizar el ingreso de la clave del usuario, controle que el
código de barra no esté dañado.
Problema C
Descripción: El usuario fue dado de alta en BackOffice Central, pero no se le genero una clave en
BackOffice Local.
Solución: presione [ESC] y comuníquele al supervisor que se debe generar una clave en BO Local.
Problema D
Descripción: la clave de Usuario es digitada pero el Usuario no tiene permisos de supervisor.
Solución del Problema: Presione ESC y proceda a escanear su clave.
3.2 Teclas
A continuación se detalla cada una de las teclas usadas en el sistema durante una venta normal Boleta.
2.2.1 Ayuda
Al presionar [Ayuda] se despliega una breve reseña de ayuda de las teclas con funcionalidades
disponibles.
2.2.2 Búsqueda de artículos [Búsqueda]
Al presionar [Búsqueda], despliega una lista de filtros por los cuales es posible realizar una búsqueda de
artículos.
Código: Permite hacer búsquedas por código de artículos.
Descripción: Ingresando una descripción, compara con los datos de la base.
Categoría: Permite filtrar por productos pertenecientes a una categoría.
Laboratorio: Permite filtrar por productos pertenecientes a un laboratorio.
Cat. General :
Cod. Barra: Permite hacer una búsqueda de producto por su código de barra.
En este caso se selecciona el tipo de consulta por Descripción, la característica de una búsqueda debe ser
alfanumérica y superar los 3 caracteres. En el caso de que el sistema tenga más de 500 artículos para
retomar debido a la consulta, el sistema muestra un mensaje informativo solicitando que se mejore la
búsqueda para que se muestren los productos.
Luego que el sistema realizara la consulta, le mostrara al usuario en pantalla los productos con
coincidencia de la búsqueda.
2.2.3 Venta en espera [Suspende].
Presionando la tecla [Suspende], esta permite dejar una venta en espera, para poder ser retomada y
finalizada en otro momento. Al recuperar la venta suspendida esta viene con todos los productos y
promociones que tenia la venta original. El plazo de vigencia de un ticket en espera es configurable.
2.2.4 Cliente FarmaCard [FarmaCard].
Mientras se encuentra el sistema en el ingreso de artículos, presionar la tecla [FarmaCard] permite la
identificación del cliente, lo que permite agilizar el uso del sistema no limitándolo a ingresar el cliente
solo al principio.
En el caso de existir un cliente ya ingresado en la venta, al presionar la tecla [FarmaCard] e ingresar otro,
el cliente inicial será remplazado por este.
Existen excepciones, en las cuales no es posible cambiar de cliente.
Existe una promoción aplicando sobre el cliente actual
Por ejemplo, al aplicar un canje diferencial sobre el cliente original, no es posible cambiar de cliente en la
compra, debido a que POS no sabe si el cliente nuevo cumple las condiciones. Opta por no permitir el
cambio de cliente.
Tarjeta FarmaCard pertenece a Cajero
POS no permite ingresar un cliente FarmaCard, que tenga el mismo documento que el Cajero que está
realizando la venta. En caso de ingresar el documento el sistema lanza una advertencia.
2.2.5 Edición de datos del cliente [Datos Cliente].
Permite la modificación de los datos del cliente que se encuentra identificado en la venta (sea
previamente al ingreso de la preventa o cuando se está en ella). Puede ser un cliente que se encuentre
registrado en el sistema o no.
Se debe usar [ENTER] para editar, [ESC] para volver y [TOTAL] para guardar los datos editados.
Si el nombre o apellido del cliente es modificado se muestra en la parte superior de la ventana.
No tener identificado el cliente, el sistema muestra un mensaje de error advirtiendo al usuario que debe
tener un cliente registrado.
2.2.6 Ver los documentos requeridos [Docs. Requeridos].
Se visualizan aquellos documentos que se deben retener en ciertas situaciones, en algunos casos puede
pedir la retención de la receta. Este aviso es a modo informativo para que el cajero pueda obtener un
informe de los documentos que debe pedir al cliente.
Nota: Al totalizar una venta en la que se debe retener documentos, POS emite un mensaje recordatorio al
cajero de que debe retener determinados documentos.
2.2.7 Cambiar el precio de un producto [Cambio precio].
El cambio de precio permite al cajero (con solicitud de clave del supervisor para la aprobación), cambiar el
precio de un artículo en la venta. Se aclara que el cambio de precio de un artículo solo se ve reflejado en
la venta en la que se está realizando. Si se modifica un precio, este no queda registrado para futuras
ventas.
Modo de uso
Presionar [Cambio de precio]
Seleccionar la razón del cambio de precio a llevar a cabo.
Se solicita la autorización de un supervisor
Se ingresa el monto al cual se le debe vender el producto al cliente. Finalmente se ingresa el código del
producto al cual se le va a aplicar el cambio. Si el valor se encuentra dentro del rango esperado por el
sistema, permite realizar el cambio.
2.2.8 Anular ítems [Anular].
Para eliminar cualquier producto utilizar [Anular]. Para utilizar esta funcionalidad se presiona la tecla y
luego se ingresa el producto que queremos anular. Si se quiere realizar esta acción para más de un ítems
(iguales) se deberá ingresar primero cuantos productos se quieres anular y luego presionar [Anular].
2.2.9 Corregir el ultimo articulo ingresado [Corrección].
Se pueden anular el último ítem ingresado a la venta rápidamente presionando [corrección]. Al presionar
la tecla, pide autorización de supervisor. Cada corrección aparece marcada en rojo, agregando la
identificación del supervisor que autorizo la corrección.
2.2.10 Finaliza la venta [Total].
Cuando el ingreso de artículo esta completo y demás tareas como puede ser asociar un convenio, se
continúa la finalización de la venta por medio de la tecla [Total] para seleccionar la o las formas de pago
con la cual va a pagar el usuario. Totalizar una venta es el paso previo a elegir las formas de pago.
En el caso que se quiera finalizar una venta sin productos ingresados el sistema muestra en pantalla un
mensaje de error al usuario explicando que no se puede finalizar una venta sin artículos.
2.2.11 Escapar de un flujo [Esc].
Cuando no encontramos en determinado flujo del POS, este puede ser una venta, una devolución de
ticket por mencionar algunos, al presionar [Esc] podemos salir y retornar al menú principal.
En algunos casos al presionar [Esc], el POS emite un mensaje
Eligiendo la opción “SI”, POS pide autorización de supervisor. Luego retorna al menú principal.
2.2.12 Productos y Descuentos [Ver Dto. Ticket].
En la pantalla de ingreso de artículos, se tiene la opción de presionar [Ver Dto. Ticket] para que se muestre
una ventana con la información del código, la descripción, el precio y la cantidad de los productos que
están en el ticket. También informa el monto de los descuentos, en el caso de que haya alguno.
Si se intenta acceder a la funcionalidad sin tener artículos ingresados, el POS emitirá un mensaje de error.
2.2.13 Seleccionar [Vendedor].
La tecla [Vendedor] permite asociar un vendedor a productos particulares de un ticket actual. A su vez es
posible que un ticket tenga varios vendedores asociados, lo que posibilita distinguir “que vendedor vendió
x productos”. El modo de uso de esta tecla es el siguiente:
1. En el menú de ingreso de artículos, Ingresar un producto.
2. Presionar [Vendedor]
3. Seleccionar un vendedor de la lista.
El vendedor seleccionado queda asociado al producto.
2.2.14 Marcar ticket como Envío [Envío].
Al presionar la tecla [Envío] durante una venta marca ese ticket particular como a domicilio. Al totalizar la
venta POS no solicitara que ingresemos mandadero, este será el encargado de llevar el pedido a domicilio.
2.2.15 Seleccionar moneda de pago [Moneda].
Al totalizar una venta después de haber ingresado los productos, se debe seleccionar el medio de pago
con el cual se va abonar. En el caso de seleccionar Efectivo, POS permite y maneja el pago multimoneda,
los totales se convierten a la moneda seleccionada, y calcula el sobrante si es que lo hay en moneda
nacional.
Modo de uso de la tecla [Moneda]
1. Ingresar en una venta normal o factura (Para el ejemplo es lo mismo).
2. Totalizar la venta.
3. Nos aparecen un conjuntos de formas de pago posibles (Estas varían según si estamos realizando una
boleta o factura). Seleccionamos Efectivo
4. Presionamos la tecla [Moneda]. Seleccionamos la moneda deseada.
Las monedas disponibles son:
Pesos Uruguayos
Dólares
Pesos Argentinos
Reales
2.2.16 Seleccionar artículos para regalo [Art Regalo].
Cuando se quiere obsequiar un regalo, esto se puede hacer mediante la generación un ticket regalo,
cuando este se genera se expide un “Cupón de cambio, documento que permite realizar el cambio del
regalo dentro de un plazo de días predeterminado. Al hacer uso de este derecho, se ingresa el cupón de
cambio.
Si el cliente quiere cambiar los productos por unos que el elija se debe presionar la tecla [Art. Regalo],
esto permite ingresar los artículos nuevos.
2.2.17 Manejo de convenios [Convenio].
Los convenios son formas de poder beneficiar a los clientes con bonificaciones y descuentos, estos se
logran a partir de la asociación de la empresa dueña del punto de venta y otras empresas que se quieren
unir para poder dar facilidades de compras.
También se pueden existir convenios que al presentar determinado documento como puede serlo una
receta de un medico aplique un descuento especial.
Los convenios aplican sobre una lista predeterminada de productos que define al crearse el mismo.
Se puede acceder a través de la tecla [Convenio] y realizando la búsqueda del convenio por su
identificador. Al seleccionar un convenio, POS hace un chequeo automático si el convenio aplica
descuentos sobre el último ítem ingresado hasta el momento, en caso de que no aplique un descuento
alertara al usuario con el mensaje:
Flujo de uso de la tecla [Convenio]
Con el POS en el estado del ingreso artículos, con uno o varios artículos ya ingresados.
1. Presionar la tecla [Convenio].
2. Desplazarse con las teclas de dirección, y elegir el convenio deseado, presionar [Enter].
3. Dependiendo del convenio, este puede o no solicitar información del cliente, receta por mencionar
algunos. Ingresar los datos solicitados y presionar [TOTAL].
Nota: En la imagen anterior, ingresamos el producto de código interno 66066, y le aplicamos el convenio
“Farmadescuento_25”, se puede observar como en pantalla aparece el detalle del descuento. También
observamos como al aplicar el convenio se nos ingreso automáticamente un timbre “TIMBRE CAJA
PROFESIONAL $18”.
3.3 Alertas
Cuando el POS quiere avisarnos de algo, se maneja con un sistema de alertas, estas son mayormente
solicitudes de confirmación de una acción de relevancia tomada sobre algún flujo del sistema. Estas
Alertas bloquean el flujo obligando al usuario a seleccionar una respuesta, elegir “si” es sinónimo de
aceptación, y le estamos diciendo al POS que estamos realizando esto conscientemente.
El tener estas alertas permite evitar introducirnos en flujos no deseados del POS por desconocimiento o
mal ejecución de una acción, ya que mediante un mensaje explica el impacto de nuestra decisión y nos
pregunta si queremos confirmarla.
Una Alerta se compone de:
Pregunta: El sistema nos pregunta si queremos continuar con la acción que nos describe.
Si: Confirmación. Presionando tecla [SI] mismo efecto.
No: Negación. Presionando tecla [No] mismo efecto.
En algunos casos al confirmar la alerta, nos pide autorización de un supervisor, esto dependerá de la
acción que se quiera realizar.
3.4 Formas de Pago
Las formas de pago son como su nombre dice las distintas maneras de abonar una compra, el sistema
permite hacer esto luego de totalizar una venta. Al presionar la tecla [Total] se despliega un menú con las
formas de pago posibles.
Listado de formas de pago:
Efectivo: La forma de pago efectivo permite abonar en distintas monedas (Ver tecla Seleccionar moneda
de pago])
Voucher BPS: Es una forma de pago exclusiva del BPS.
Cheque: Permite abonar con cheques.
Bono Devolución: Es un bono que permite abonar compras mayores o iguales a su valor.
Tarjeta Crédito: Permite abonar con tarjetas de crédito afiliadas a la red POS2000.
Descripción del flujo de pago de las distintas formas:
3.4.1 Pago efectivo
1. Seleccionar la opción “Efectivo”.
2. Por defecto carga la moneda nacional.
2.1 En caso de querer seleccionar otra moneda ver: “Seleccionar moneda de pago”.
3. Ingresar el monto que el cliente quiere abonar en efectivo.
4. Confirmar el pago (En el caso de ser el pago total de la compra).
3.4.2 Voucher BPS
1. Seleccionar la opción “Voucher BPS”.
2. Ingresar el monto a abonar
2.1. Considerar que el monto mínimo para abonar permitido viene predefinido,
2.2 Ingrese el código de barra del Voucher BPS
2.3 Confirmar el pago (En el caso de ser el pago total de la compra)
3.4.3 Cheque
1. Seleccionar la opción “Cheque”.
2. Ingresamos el monto que deseamos abonar en esta forma de pago.
3. Ingresamos el número del cheque.
4. Confirmar el pago (En el caso de ser el pago total de la compra)
3.4.4 Bono Devolución
1. Seleccionar la opción “Bono Devolución”.
2. Ingrese el código de barras del Bono Devolución.
3. Confirmar el pago (En el caso de ser el pago total de la compra).
3.4.5 Tarjeta Crédito
El punto de venta POS permite realizar pago con tarjeta de créditos, este soporta el ingreso manual o por
banda de las mismas.
POS reconoce dos grupos de tarjetas de crédito, por un lado están aquellas pertenecientes al grupo POS
2000 que son Visa, MasterCard por mencionar algunas y las que no, PassCard, Creditel, Anda.
Se pasa a detallar los dos flujos posibles. Tener presente que para realizar los pagos con tarjetas
pertenecientes al grupo POS 2000 se necesita el periférico PinPad, este es el encargado de leer la banda
de la tarjeta, y guiarnos en la mayor parte del proceso de pago.
Flujo de pago tarjetas NO pertenecientes a POS2000
1. Presionar la tecla [Tarjeta Crédito].
2. Existen 2 posibles caminos: Ingresar manualmente, Pasar tarjeta por banda
2.1.1 Pasamos la tarjeta por la banda del teclado.
2.1.2 Seleccionamos un plan de pago.
2.1.3 Ingresamos el monto a pagar con la forma de pago.
2.1.4 Ingresar los últimos 4 dígitos de la tarjeta.
2.1.5 Confirmar el pago.
Aclaracion: Las tarjetas que pasan por el teclado son: Creditel, Pass Card ,Anda
2.2.1 Presionamos [Enter].
2.2.2 Ingresamos contraseña de supervisor.
2.2.3 Ingrese el número de tarjeta.
2.2.4 Seleccionamos un plan de pago.
2.2.5 Ingresamos el monto a pagar con la forma de pago.
2.2.6 Ingresar fecha de vencimiento.
2.2.7 Confirmar el pago.
Flujo de pago tarjetas pertenecientes a POS2000
1. Seleccionar la opción “Tarjeta de crédito”.
2. Ingresar el monto a pagar.
3. Deslice la tarjeta por el PinPad.
4. Acciones tomadas/realizadas en el PinPad.
4.1 Elegir el plan de cuotas.
4.2 Ingresar últimos 4 dígitos del numero de la tarjeta. (Esta opción puede o no estar según la tarjeta que
estemos utilizando)
4.3 Ingresar código de seguridad de 3 dígitos.
4.4 Confirmar la venta con <Ok>.
3.4.6 Cancelar un medio de pago
Al seleccionar las formas de pago con las que queremos abonar la compra, puede que queramos
cancelarlas por diferentes motivos, es por eso, que en POS es posible realizar cancelar formas de pago ya
ingresadas antes de finalizar la venta.
Flujo de cancelación de medio de pago.
1. Cuando POS emite el mensaje “Confirma Pago”, presionar la tecla [NO].
2. Sobre la esquina derecha arriba, se muestran las formas de pago ingresadas hasta el momento. Con el
cursor es posible.
3. Navegar en el menú, y seleccionar la forma de pago a eliminar.
4. Presionar [] para eliminar.
Nota: Presionando [Esc] elimina toda las formas de pagos ingresadas y retorna al menú de ingreso de
artículos.
3.5 Venta Factura
Esta opción permite realizar facturas, donde se asocia un RUT (Registro único Tributario) al ticket expedido.
Para este tipo se habilita la opción pago cuenta corriente. La forma de uso es ídem a la de una venta
normal.
Al ingresar en una Venta Factura, el POS emite un mensaje solicitando
RUT: Registro único tributario de la empresa
Nombre: Razón social de la empresa.
Domicilio: Lugar físico donde se encuentra la empresa.
Cuidad: Cuidad donde se encuentra la empresa.
Cuenta Corriente: Esta forma de pago está habilitada para “clientes factureros” (Empresas) que
pertenezcan en GEOloyalty al grupo Cuenta Corriente.
3.6 Retomar venta suspendida
Esta opción permite recuperar ticket previamente suspendidos en una venta.
Las opciones posibles a retomar son:
1. Retoma de venta: Permite retomar ventas boleta y factura.
2. Retoma de preventa: Permite retomar una venta realizada en una caja preventa.
3. Retoma de receta pendiente: Permite retomar un ticket de receta pendiente.
Flujo de retoma de venta
Los flujos de retoma para las 3 opciones mencionadas son idénticos.
1. Ingresar en una de las tres opciones. (Retoma de venta, Retoma de preventa, etc)
2. Ingresar o escanear el código de barras del ticket.
La opción [Búsqueda] permite realizar una búsqueda entre las ventas suspendidas pendientes que tiene
el cajero.
2.2. Presionar [Búsqueda].
2.3. Seleccionar un artículo de la lista y presionar [Enter].
3. Pos despliega el menú de ingreso de artículo.
Nota: Es posible que al intentar retomar una venta suspendida de un cajero esta halla expirado, y ya no es
recuperable. Pos alertara en estos casos con el siguiente mensaje:
3.7 Invalidar suspensión de Venta
Esta opción permite eliminar ventas suspendidas que se realizaron durante el día hábil.
Cuando se realiza un cierre de cajero el POS controla si este tiene ventas suspendidas en espera, si es así
alerta al cajero pidiendo ingresar clave de supervisor para continuar ignorando las ventas suspendidas.
Nota: Este mensaje tiene un fin solo informativo.
Flujo para invalidadar una venta en espera.
1. Ingresar en la opción 9 del menú principal, “Invalidar suspensión de Venta”.
2. Ingresar o escanear el código de barras del ticket de la venta suspendida.
Nota: Al igual que en el flujo de retoma de venta, la opción [Búsqueda], permite realizar una búsqueda
entre las ventas suspendidas pendientes que tiene el cajero.
3. Ingresar autorización del supervisor.
CAPITULO 4 – Gestión de cajero
Este capítulo refiere al manejo de dinero y documentos en caja, ya sea recepción del fondo base para
comenzar el turno, retiro de documento y efectivo para finalizar el día, entre otros puntos.
Nota: Este capítulo esta explicado en base a un POS con login único.
Se ingresa desde el menú principal, opción 2 “Gestión de Cajero”, el POS despliega un menú que contiene
todas las opciones disponibles, cada acción en este menú que se quiera realizar requiere la autorización
del supervisor.
Recepción de base: Esta funcionalidad permite recepcionar fondos asignados al cajero desde la consola
de BackOffice.
Retiro de efectivo: Permite retirar el dinero actual en caja de las distintas monedas que se recibieron.
Retiro de documentos: Esta funcionalidad permite recepcionar los documentos de la caja, ya sean
Voucher BPS, Bono Devolución por mencionar algunos.
Cierre de cajero: Permite realizar un retiro general de todos los
Cierre de lotes: Cierra las transacciones realizas con Tarjeta de Crédito durante el día.
4.1 Recepción de base
4.1.1 Recepción de fondo de base.
Este fondo es un monto de dinero inicial que se asigna al cajero la primera vez que realiza una venta al
comenzar el día. Tiene como objetivo iniciar la venta con cambio disponible para manejar el dinero
ingresado por los clientes, devolviendo cambios, haciendo devoluciones por mencionar algunos. Este
monto es definido en Back Office y al final del día es remesado, ya que se considera como un préstamo
que se le hizo al cajero.
4.2 Retiro de Efectivo
Luego de un tiempo, cuando el cajero a realizado una cantidad n de ventas que ha generado una elevada
suma de efectivo, este debe retirarse, esto se realiza a través de “Retiro de Efectivo”.
En cuanto se accede a la opción en el menú de gestión de cajero, el sistema pide la clave de cajero y luego
se muestra el siguiente menú:
En este menú se deberá seleccionar el tipo de moneda al que se le quiere hacer el retiro. Desplazarse con
las flechas de dirección sobre la elegida, y presionar [Enter].
Aquí se ingresa el monto a retirar
[Total]: Se presiona cuando se termino de ingresar el monto a retirar y se quiere seguir con el flujo.
[Esc]: Cancela el retiro, requiere autorización de supervisor.
[Anular]: Borra el monto de dinero ya ingresado.
Cuando se hace un retiro de “Pesos Uruguayos” este incluirá el dinero ingresado en forma de Cheques,
entonces es necesario sumar el monto total de los cheques en caja, y agregarlo al retiro.
Luego de haber ingresado los montos, presionar [TOTAL], POS desplegara un menú como el siguiente:
El menú anterior tiene 4 opciones
CONTINUAR: Permite regresar al menú anterior.
SUSPENDER RETIRO: Permite suspender el retiro, hasta que se ingrese nuevamente al menú de retiro
suspendido. Requiere autorización del supervisor.
CERRAR RETIRO: Finaliza con el retiro.
SALIR: Cancela el retiro.
4.3 Retiro de Documentos
Esta funcionalidad permite retirar los documentos Voucher BPS, Voucher de comprobante de Receta,
Voucher Canje de Puntos.
La forma de uso es la siguiente
1. Ingresar en la opción 3, “retiro de documentos”.
2. Ingresar el número del documento o escanear su código de barra.
3. Presionar [Enter] para continuar.
4. Presionar [Esc].
5. Seleccionar “Cerrar Retiro”.
4.4 Cierre de Cajero
Esta funcionalidad se utiliza cuando se cierra el día de ventas y se quiere retirar el restante de efectivo y
documentos que aún no se habían retirados. Al finalizar esta acción se desloguea el cajero. Como es la
última acción que hace un cajero en el día, puede que este tenga ventas suspendidas que por diversas
razones no retomo, POS se encarga de avisarle.
En el caso de tener ventas suspendidas saldrá el siguiente mensaje:
En caso de querer continuar aun así, se debe presionar [Enter] y luego ingresar la contraseña del
supervisor.
1. Cuando hacemos el cierre de cajero, lo primero que el sistema hace es hacer el retiro del fondo de base.
Presionamos [Enter] para confirmar la acción.
2. Se nos despliega el siguiente menú, elegimos una moneda.
3. Al elegir la moneda “Pesos Uruguayos” se nos despliega el menú siguiente
4. Ingresar los montos por cada forma de pago y documento.
5. Presionar [Total].
6. Presionar [Retiro].
CAPITULO 5 – Devoluciones
Las devoluciones permiten devolver el total o un parcial de una compra realizada, percibiendo por la
devolución el monto equivalente en efectivo o en bono devolución.
El bono devolución es un documento que equivale a dinero dentro de la cadena, esto permite que el
usuario utilice este para abonar su próxima compra.
Pasos para realizar una devolución
Al seleccionar la opción devolución se despliegan dos opciones
Devolución por documento: Permiten realizar devoluciones cuando se tiene el documento original.
Manual: Permite realizar devoluciones cuando NO se tiene el documento original.
5.1 Devolución por documento
1. Ingresar en la opción “Devolución por documento”.
Al ingresar se despliega un menú con las opciones:
Factura: Permite devolver facturas (Boleta con RUT ingresado).
Venta Normal: Permite realizar devoluciones de ventas normales.
5.1.1 Devolución Venta Normal
1. Ingresar en la opción “Venta Normal”.
Al ingresar en esta opción, se despliega un menú con las opciones:
Total: Permite devolver el total de la compra.
Parcial: Permite devolver uno o más ítems seleccionados.
5.1.1.1 Devolución “Total”.
1. Ingresar en la opción “Total”.
2. Ingrese el código de barras del ticket original.
3. Se despliega una pantalla con los datos del ticket.
En la parte inferior de la pantalla se despliega un menú con razones de devolución, el cajero debe
seleccionar una, la que más se acerque a la razón original.
4. Seleccionar una opción de devolución.
5. Ingresar Clave de supervisor. Se imprime la nota de crédito.
5.1.1.2 Devolución “Parcial”
1. Ingresar en la opción “Parcial”.
2. Ingrese el código de barras del ticket original.
3. Se despliega una pantalla con los datos del ticket.
Datos menú “Artículos Originales”
Código: Código “corto” del articulo
Descripción: Breve descripción del artículo.
Precio: Precio del producto.
Cant: En esta columna se especifica la cantidad de artículos seleccionados para realizar la devolución.
En este menú es posible escanear los artículos a devolver, o en todo caso ingresar el código corto.
Los artículos a devolver se marcaran con la columna “cant” con un valor igual o mayor a 1.
4. Marcar los artículos a devolver y presionar [Total].
5. Seleccionar una opción de devolución.
6. Seleccionar una forma de pago de la devolución
7. Se imprime el voucher
5.1.2 Devolución Factura
5.1.2.1 Devolución “Total”.
Ídem punto 5.1.1.1
5.1.2.2 Devolución Parcial.
Ídem punto 5.1.1.2
5.2 Manual
1. Seleccionar devolución “Manual”.
2. Menú de ingreso de cliente (Ingresar cliente o no. Al momento de crear este manual, ingresar cliente
no tiene fin alguno)
3. Ingresar los productos a devolver como si de una venta normal se tratase.
4. Seleccionar la forma de pago con la que se va a hacer la devolución.
5. Ingresar el monto de dinero a devolver en esa forma de pago.
6. Confirmar la devolución.
5.3 Posibles mensajes de error
Si se ingresa un número de documento que no coincide con ninguno de los que se tiene en la base de
datos, el sistema emitirá el siguiente mensaje:
Si se ingresa un número de documento correspondiente a un documento que ya fue anulado, no importa
si es una anulación total o parcial:
Capitulo 6 – Ingreso de Boleta Manual
Esta opción permite ingresar las ventas manuales que se realizaron durante un tiempo donde no
estuvieron habilitadas las cajas para la venta.
Se detalla el modo de utilización
1. Ingresar en la opción 4, “Ingreso de Boleta Manual”.
2. Ingresar cliente afinidad (Si es que este presento tarjeta o cedula).
3. Seleccionar “Tipo de Documento”
Boleta Manual:
Factura Manual:
4. Ingrese la fecha de creación de la boleta (Fecha en la cual se realizo la venta).
5. Ingrese la serie
6. Ingrese el número de folio
Nota: El número de folio a utilizar debe estar dentro del rango definido por la aplicación y ser mayor al
último utilizado. El Sistema sugiere el siguiente folio disponible al último empleado. El cajero puede
realizar saltos de folio, seleccionando un número mayor, pero no es una practica recomendable.
7. Pos despliega el menú de ingreso de artículo. Ingresar los artículos de la venta Fiscal.
Nota: Ingresar los productos que se van a vender en la venta. Cada uno de ellos mostrará el precio con el
cual está cargado pero dejará al cajero realizar los cambios que sean necesarios, esta acción requiere
autorización del supervisor. Esto solo aplica para la venta en la cual se está realizando, para futuras
compras se deberá cambiar nuevamente el precio si es lo que corresponde.
Lista de opciones que se muestran para justificar el Motivo por el Cambio de precio.
8. Totalizar la venta.
9. Elegir una forma de pago.
10. Confirmar el pago.
CAPITULO 7 – Gestión de Claves y Opciones Administrativas
7.1 Gestión de Claves
Esta funcionalidad contiene una opción llamada “Imprimir clave de usuario”, que permite imprimir el
código de barras de la clave de un usuario registrado en BackOffice, este código es el que leen los scanner.
1. Ingresar en la opción 7 del menú, “Gestión de clave”.
2. Seleccionar la opción 1, “Imprimir clave de usuario”.
3. Ingresar el id de usuario. Presionar [Enter].
4. Ingresar autorización de supervisor.
7.2 Opciones Administrativas
Esta funcionalidad cuenta con 2 opciones
Piloto de Promociones: (Esta funcionalidad no está disponible al momento de hacer el manual).
Reimpresión de documentos: Permite reimprimir documento ya expedidos.
7.2.1 Reimpresión de documentos.
Dentro de “Reimpresión de documentos” nos da la opción de reimprimir la ultima transacción realizada
en el POS.
1. Seleccionamos la opción “Reimpresión de la última transacción”.
2. Ingresamos clave del supervisor.
CAPITULO 8 – Ticket Regalo
Ticket regalo es un documento que sirve para canjear un producto que fue obsequiado de un cliente a
otro, con este es posible adquirir otro producto, devolver el original y usar el valor de este para abonar el
nuevo.
Ingresar en la opción 11 del menú principal, “Ticket Regalo”, se despliegan 2 opciones.
8.1 Generación
La funcionalidad generación de un ticket regalo permite a partir de un ticket de compra elegir al menos un
ítems que será para obsequio, luego de esto se imprimirá un ticket “Cupón devolución” que nos
permitirá siempre que quiéranos hacer el canje del o los producto obsequiado
1. Ingresar en la opción “Generación”.
2. Ingresar el ticket de compra (Contiene los artículos que se pretenden obsequiar).
3. A la izquierda aparecen los artículos del ticket original, y a la derecha aparecen los artículos que se van
a obsequiar. Presionar [Enter] para elegir los artículos que se quieren regalar.
4. Presionar [Total] para continuar.
5. Confirmar el ticket regalo.
8.2 Uso
Cuando un cliente por algún motivo quiere cambiar su regalo, presentando el “cupón de cambio” puede
comprar otro producto por un valor igual o mayor al del cupón.
Forma de uso del cupón
1. Ingresar en la opción “Uso”
2. Ingresar la contraseña de supervisor.
3. Seleccionar “Ticket Regalo”.
4. Digite o escaneé el código de barras.
Se despliega el menú de ingreso de artículo para anular, este menú permite seleccionar los artículos que
se quieren devolver. Una vez hecho esto, se pasa a ingresar los artículos a comprar, esto se hace
presionando la tecla [Art. Regalo].
5. Ingresar el código corto de los productos a devolver. Si son más de una unidad por producto, presionar
primero la cantidad a eliminar, luego la tecla [X] seguido del código.
6. Luego de haber digitado todos los productos a devolver, presionar [Art Regalo].
7. Ingresar los productos que el cliente va a llevar.
8. Presionamos [Total] (En el caso de superar el monto original, POS emite una alerta que nos comunica
que deberemos abonar la diferencia, presionamos [Enter]).
9. Ingresamos las razones de la devolución. Se imprime el documento de la venta.
Nota: En el caso de que el valor de los productos a llevar no supere el monto original. POS alertara con el
siguiente mensaje: