M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Generació de còpies electròniques autèntiques de la documentació aportada

per la ciutadania en una OAC (Oficina d’Atenció a la Ciutadania) d’un ajuntament

Joan Carles Batalla Edo

M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Repte 1: Assegurar el caràcter d’autèntic de la còpia generada

1. Escaneig del document2. El gestor indica al sistema la incorporació del document

escanejat.3. Generació de la portada del document, incloent CSV4. Inclusió de la portada generada com a 1ª pàgina del

document5. Signatura del document amb segell d’òrgan emès per una

entitat de confiança6. Incorporació del document al sistema

Aquestes accions s’han d’executar de forma automàtica, seqüencial i sense intervenció de la persona que genera la còpia electrònica autèntica

M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Repte 2: Validació externa de la integritat i autenticitat delsdocuments en poder de l’ajuntament

Un document incorporat (o generat per) al sistema inclourà un CSV (Codi Segur de Verificació). Aquest codi és únic per document i l’identifica a la organització.

Des de la Seu Electrònica de l’ajuntament, qualsevol persona amb possessió del codi, el pot introduir i comprovar l’autenticitat del document. Un cop introduït el codi, l’ajuntament mostra en pantalla (sota protocol segur) la versió que té custodiada.

M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Repte 3: La generació de la còpia ha de ser àgil

• Escàner: a cada lloc de treball, ràpid (40 ppm) i a doble cara.

• Bona implementació del Quadre de Classificació (QdC). Proporcionarà moltes de les metadades a incorporar al document.

• Classificar el document (incorporar un codi del QdC) en el moment en que s’incorpora al sistema.

...

M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Repte 4: Tractament formats complicats

En paper• Documents enquadernats• Grandàries superiors a A4• Escaneig del color

En format electrònic• Protecció dels llocs de treball en connectar

dispositius (pen-drive) aportats per la ciutadania• Descompressió de documents inclosos en un sol

fitxer

...

Repte 5: Acompliment del ENI i ENS

• Informació metadades en el moment en que el sistema ingereix el document

• Garanties ENI: Nivell semàntic i de procediment• Garanties ENS: Disponibilitat, Integritat,

Confidencialitat, Traçabilitat i Accés

M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Repte 6: Generació expedient electrònic

• Generació d’assentament al registre d’entrada• Inclusió del document a l’assentament• Generació d’un nou expedient a partir de

l’assentament o inclusió de l’assentament en un expedient existent

Repte 7: Distribució del document electrònic a les Unitats Tècniques de l’Ajuntament

• S’elimina el correu intern “paper” degut a la documentació aportada per la ciutadania

• Habilitar mecanismes d’alerta per als tècnics que els avisi de la recepció de nova documentació

• Habilitar mecanismes d’alerta pels administradors de la plataforma per a que els avisi de documentació no recepcionada en terminis raonables.

• Un cop es digitalitza la documentació, tot potencial receptor de documentació ha de tenir accés a la plataforma.

M4.503 - Claves tecnológicas de la administración electrónica. Prueba de evaluación continua, PEC 2

Repte 8: Preservació del document quan s’arxiva definitivament

Cal garantir en el temps:

• La validesa de les signatures• La visualització del contingut en el format original• La integritat física del document

Repte 9: Acompliment estàndards ISO

• UNE-ISO 30301 Informació i documentació. Sistemes de Gestió per als documents.