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GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL

Órgano de Difusión del Gobierno del Distrito Federal

DÉCIMA SÉPTIMA ÉPOCA 17 DE JULIO DE 2012 No. 1396

Í N D I C E ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL Secretaría de Gobierno

♦ Aviso por el cual se da a conocer el Manual Administrativo en su parte de Procedimientos de la Dirección Ejecutiva de Sanciones Penales 4

Contraloría General del Distrito Federal

♦ Aviso por el cual se da a conocer el Padrón de Beneficiarios del Programa Anual de Servicio Social 2011 de la Contraloría General del Distrito Federal 6

Secretaria de Trabajo y Fomento al Empleo

♦ Aviso por el que se dan a conocer las Reglas de Operación del Programa de Capacitación y Modernización (CyMO) para el Ejercicio Fiscal 2012, operado por la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo a través de la Dirección General de Empleo, Capacitación y Fomento Cooperativo 7

Delegación Benito Juárez

♦ Aviso por el cual se da a conocer el Informe de Acciones Realizadas con Recursos de Origen Federal 20

♦ Aviso por el cual se da a conocer el Informe de Acciones Realizadas con Recursos de Origen Federal al Cuarto Trimestre de 2011 (cierre preliminar) 27

Delegación Milpa Alta

♦ Aviso por el cual se da a conocer la Evaluación Interna del Programa Acciones de Ecología Doméstica 2011 45

Delegación Tláhuac

♦ Acuerdo por el que se Suprimen Diversos Sistemas de Datos Personales de la Delegación Tláhuac 52

Continúa en la Pág. 2

2 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 17 de Julio de 2012

Índice Viene de la Pág. 1

Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal

♦ Aviso por el cual se dan a conocer los Ingresos Distintos a las Transferencias otorgadas por el Gobierno del Distrito Federal, correspondientes al segundo trimestre de 2012 54

Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal

♦ Aviso por el cual se da a conocer el Manual Específico de Integración y Funcionamiento del Comité de Transparencia del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal 56

♦ Aviso por el cual se da a conocer el Manual Especifico de Operación Archivística del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal 69

Instituto Electoral del Distrito Federal

♦ Aviso por el cual se dan a conocer los Puntos de Acuerdo del “Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral del Distrito Federal, por el que se realiza la Asignación de Diputados Electos por el principio de representación proporcional y se declara la validez de esa elección en el Proceso Electoral Ordinario 2011-2012” 124

CONVOCATORIAS DE LICITACIÓN Y FALLOS

♦ Secretaría de Seguridad Pública.- Licitación Pública Nacional Número EO-909010998-N13-2012.- Convocatoria 13.- mejoramiento y ampliación de la Unidad de Policía Metropolitana Granaderos Oriente Balbuena 127

♦ Secretaría de Seguridad Pública.- Licitación Pública Nacional Número EO-909010998-N14-2012.- Convocatoria 14.- Mejoramiento y ampliación a la Unidad de Policía Metropolitana de la Policía Ambiental 129

♦ Secretaría de Seguridad Pública.- Licitación Pública Nacional Número EO-909010998-N15-2012.- Convocatoria 15.- Primera etapa de construcción de la Subcomandancia “Polanco-Castillo” 131

♦ Delegación Gustavo A. Madero.- Licitaciones Públicas Nacionales Números 30001098-009-12 a 30001098-020-12.- Convocatoria 002-2012.- Construcción de comedores en escuelas, mantenimiento preventivo y correctivo a planteles, mallas solares, construcción de Centro de Desarrollo Social y Cultural, mantenimiento a Casas de Cultura y Desarrollo Social, mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del Centro de Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y mantenimiento y construcción de Centro de Salud 133

♦ Delegación Milpa Alta.- Convocatoria para Licitación Pública Nacional Número 30001027 002 12.- Adquisición de materiales de construcción y herramientas menores 139

SECCIÓN DE AVISOS

♦ Comercial Mil Acres, S. de R.L. de C.V. 140

♦ Casa ITO, S.A. de C.V. 140

♦ Semayco, S.A. de C.V. 141

♦ Auto Refacciones Curiel, S.A. de C.V. 142

♦ Brafin, S.A.de C.V. Sofom Enr. 143

♦ IES Izarmex, S. de R.L. de C.V. 144

♦ IT Jeans, S.A. de C.V. 145

♦ Prestadora de Servicios el Salto, S.A. de C.V. 146

♦ Inmobiliaria IYAR, S.A. de C.V. 147

♦ Desarrollos Nipo, S.A. de C.V. 147

17 de Julio de 2012 GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL 3

♦ Excelencia en Formas, S.A. de C.V. 148

♦ Distribuidora Editorial Los Reyes, S.A. de C.V. 152

♦ Distribuidora Reyes y Asociados, S.A. de C.V. 152

♦ Softtek Desarrollo Empresarial, S.A. de C.V. 153

♦ Softtek Integración Tecnológica de Información, S.A. de C.V. 153

♦ Softtek Desarrollo Humano, S.A. de C.V. 154

♦ Dulces y Bebidas Los Reyes, S.A. de C.V. 154

♦ Pantalones Rodher, S.A. 155

♦ Edictos 156

♦ Aviso 158


INSTITUTO DE VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DEL DISTRITO FEDERAL Mtro. Octavio Enrique Cruz Flores, Coordinador de Administración del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal, con fundamento en los artículos 87 del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal; 11, párrafo tercero de la Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal; 16, fracción I de la Ley del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal; 25, apartado “D”, fracción XII y XIII, y 32, del Estatuto Orgánico del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal; el Artículo 18 y el Noveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y el numeral 4.1.11 de la Circular Uno vigente, conforme a la aprobación realizada bajo Acuerdo en la Primera Sesión Ordinaria del Comité de Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Verificación del Distrito Federal de fecha 10 de diciembre de 2010, Comité facultado por el Artículo 17 Fracción VI de la Ley de Archivos del Distrito Federal y conforme a la aprobación realizada bajo Acuerdo en la Primera Sesión Ordinaria del Consejo General del Instituto de Verificación del Distrito Federal de fecha 15 de diciembre de 2011 y que el presente fue sancionado por la Coordinación General de Modernización Administrativa dependiente de la Contraloría General del Distrito Federal de conformidad con el registro ME-13DVA-04/10, quedando registrado e integrado desde el pasado 16 de junio de 2011, mediante el oficio CG/CGMA/DDO/2926/2011, por lo anterior y en base a las atribuciones que la ley me confiere he tenido a bien emitir el siguiente:

AVISO POR EL CUAL SE DA A CONOCER EL MANUAL ESPECIFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL INSTITUTO DE VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DEL DISTRITO FEDERAL.

OCTUBRE 2010

ÍNDICE PRESENTACIÓN 1. ANTECEDENTES 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS 3. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO 4. OBJETIVO GENERAL 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 Organización y composición de los Sistemas Institucionales de Archivo 5.2 Estructura documental del Sistema Institucional de Archivos del INVEADF 5.3 Instrumentos de consulta 5.4 Cuadro general de clasificación 5.5 Catálogo de disposición documental 5.6 Archivos de concentración e histórico 5.7 Personal de apoyo en las actividades de los archivos de concentración e histórico 6. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA 6.1 Objetivo 6.2 Políticas y/o Normas de Operación 6.3 Descripción del procedimiento 6.4 Diagrama de flujo APERTURA DE EXPEDIENTE Y ARCHIVO EN TRÁMITE 6.5 Objetivo 6.6 Políticas y/o Normas de Operación 6.7 Descripción del procedimiento 6.8 Diagrama de flujo TRANSFERENCIA PRIMARIA Y ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 6.9 Objetivo 6.10 Políticas y/o Normas de Operación 6.11 Descripción del procedimiento 6.12 Diagrama de flujo VALORACIÓN, BAJAS DOCUMENTALES Y TRANSFERENCIA SECUNDARIA 6.13 Objetivo 6.14 Políticas y/o Normas de Operación 6.15 Descripción del procedimiento


6.16 Diagrama de flujo 7. ANEXOS 7.1 Guarda del expediente 7.2 Relación de entrada de correspondencia 7.3 Relación de salida de correspondencia 7.4 Vale de préstamo de expedientes 7.5 Relación de transferencia primaria 7.6 Hoja de inventario del archivo de concentración 7.7 Etiqueta de caja de archivo de concentración 7.8 Hoja de inventario de archivo de trámite 7.9 Ceja de la portada o guarda exterior del expediente 7.10 Catálogo de disposición documental PRESENTACIÓN Con el fin de transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo acceso de toda persona a dicha información, se hace necesario contar con un Sistema de Archivo que permita localizar con prontitud y seguridad, los datos que genere, procese o reciba, con motivo del desempeño de su función sustantiva el INVEADF. En este afán, el presente Manual Especifico de Operación Archivística, describe la metodología y los procedimientos sustantivos que sirven como herramienta normativa para las áreas que integran el INVEADF, asimismo establece las normas regulares y criterios sobre ordenación, clasificación, transparencia, selección y baja de documentos, conforme a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal. El derecho a saber está previsto en el artículo 6º. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, y en todas y cada una de las normas secundarias que regulan el acceso a la información, de ahí la importancia que refuerza el carácter democrático de las entidades gubernamentales, así como la confianza de los ciudadanos transparentando la Administración Pública. Este derecho carecería de sustento si no existiera una filosofía en materia de “archivos”, o mejor dicho, una aplicación real de las diversas prácticas en esta materia. Consciente de lo anterior, la Asamblea Legislativa del Distrito Federal emite la Ley de Archivos del Distrito Federal, (LADF) que, a diferencia de las demás leyes en la materia vigentes en el país, regula el sistema de archivos de las instituciones. La administración de documentos va más allá de la tradicional tarea de “archivar”, pone su atención en la información contenida en los documentos y propone una metodología de actuación frente a los problemas que la acumulación de información provoca sobre los archivos. Esta metodología consiste en aplicar creativamente un conjunto de procedimientos y técnicas dentro de la Institución, a fin de manejar los documentos con arreglo a su utilidad administrativa, características legales y a su utilización como referencia o testimonio. Por ello, no basta con atender las técnicas asociadas al archivo, es necesario comprender por qué y de qué forma se han generado los documentos, y cómo se sistematizarán para que sean relevantes como información de gestión o como testimonio y memoria del organismo productor. 1. ANTECEDENTES La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, señala que quienes generen, administren, manejen, archiven o custodien información pública, serán responsables de la misma en los términos de esta Ley. Toda la información en poder de los entes públicos estará a disposición de las personas, salvo aquella que se considere como información de acceso restringido en sus distintas modalidades. Quienes soliciten información pública tienen derecho, a que ésta les sea proporcionada de manera verbal o por escrito y a obtener por medio electrónico o cualquier otro, la reproducción de los documentos en que se contenga, sólo cuando se encuentre digitalizada y sin que ello implique procesamiento de la misma. En caso de no estar disponible en el medio solicitado, la información se proporcionará en el estado en que se encuentre en los archivos del ente público.


El servidor público responsable de la pérdida, destrucción, modificación, alteración u ocultamiento de los documentos, archivos, registros o datos en que se contenga información pública, será sancionado en los términos de la Ley de la materia. El ente público deberá: Constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental. Es pública toda la información que obra en los archivos de los entes públicos, con excepción de aquella que de manera expresa y específica se prevé como información reservada. La Ley del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal, fue publicada el 26 de enero de 2010, creando al Organismo Descentralizado del Gobierno del Distrito Federal, dotado de plena capacidad jurídica y patrimonio propio, y que tiene como objetivo practicar visitas de verificación administrativa en materias de Preservación del Medio Ambiente y Protección Ecológica; Anuncios; Mobiliario Urbano; Desarrollo Urbano y Uso del Suelo; Cementerios y Servicios Funerarios; Turismo y Servicios de Alojamiento; y las demás que establezcan las disposiciones legales y reglamentarias respectivas. Asimismo dentro de sus atribuciones podrá ordenar y ejecutar las medidas de seguridad e imponer las sanciones previstas en las leyes; resolver los recursos administrativos que se promuevan; y coordinar, supervisar y auditar la actividad verificadora de las Delegaciones. Asimismo el primero de julio de 2010, se publica en la Gaceta del Distrito Federal el Estatuto Orgánico del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal, Organismo Público Descentralizado; y siendo un organismo que forma parte de la Administración Pública del Distrito Federal, se encuentra sujeto a las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, a su Reglamento y a la Ley de Archivos del Distrito Federal. 2. GLOSARIO DE TÉRMINOS. Para efectos del presente Manual, se entenderá por:

INVEADF Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal OIP Oficina de Información Pública LTAIP Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública LADF Ley de Archivos del Distrito Federal COTECIAD Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Verificación

Administrativa del Distrito Federal Archivo. Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte, producido y recibido en el

ejercicio de funciones o actividades por personas físicas, morales, públicas o privadas. Así como la institución en donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la administración, investigación y cultura, o bien, el lugar físico donde se conservan y consultan los documentos..

Archivo en Trámite.

Está conformada por los documentos que se encuentran en trámite. Los documentos serán resguardados de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del INVEADF, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.

Archivo de Concentración

Está conformada por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivo en Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del INVEADF. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del INVEADF y cuyos valores primarios aún no prescriben.


Archivo Histórico.

Está conformada por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del INVEADF o en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal.

Clasificación archivística.

Proceso de identificación, agrupación, sistematización y codificación de expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional.

Ciclo vital de los documentos.

Proceso que consta de tres fases:

Fase activa o de gestión de los documentos, en la que se producen y usan para desahogar la gestión cotidiana del organismo.

Fase semiactiva o precautoria de los documentos, la información debe conservarse precautoria de acuerdo con su valor legal, fiscal o administrativo.

Fase inactiva o histórica, la utilidad de los documentos a prescrito, su valor trasciende al de testimonio de la evolución del Instituto, cultural y propiamente histórico.

Código de Clasificación

Se compone de las claves contenidas en el Cuadro General de Clasificación, en el siguiente orden: fondo, subfondo, en su caso, sección y serie separadas por un punto; después de la serie, se separa con una diagonal el número de expediente y por un punto, los dígitos del año del primer documento que integra el expediente

Fondo Conjunto de documentos producidos o utilizados por una entidad en el transcurso de sus actividades y funciones.

Inventarios documentales.

Instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un archivo y que permite su localización, transferencia o baja documental.

Transferencia. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo en trámite al de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente en el archivo histórico (transferencia secundaria).

Responsable de la Unidad. Coordinadora de Archivos.

El asignado por el Director General, con los conocimientos necesarios para el manejo y tratamiento técnico de la documentación en trámite, concentración e histórico.

Valoración. Actividad que consiste en analizar e identificar el valor documental, en fiscal, jurídico, administrativo.

UA. Unidad Administrativa.

3. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. Fecha de Publicación G.O.D.F. 05-02-1917. Ultima Reforma publicada en G.O.D.F. 27-04-2010. LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLÓGICAS, ARTÍSTICOS E HISTÓRICOS. Fecha de Publicación G.O.D.F. 06-05-1972 Ultima Reforma Publicada en G.O.D.F. 13-01-1986


LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Fecha de Publicación G.O.D.F. 13-03-2002. Ultima Reforma publicada en G.O.D.F. 28-05-2009. ESTATUTO DE GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL. Fecha de Publicación G.O.D.F. 26-07-1994. Ultima Reforma publicada en G.O.D.F. 28-04-2008. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL. Fecha de publicación G.O.D.F. 28-03-2008. Ultima Reforma publicada en G.O.D.F. 13-04-2009. LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL Fecha de Publicación G.O.D.F. 08-08-2010 LEY DEL INSTITUTO DE VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DEL DISTRITO FEDERAL Fecha de Publicación G. O. D. F 26-01-2010 ESTATUTO ORGÁNICO DEL INSTITUTO DE VERIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DEL DISTRITO FEDERAL, ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO. Fecha de Publicación G.O.D.F. 01-07-2010. CIRCULAR UNO. Normatividad en Materia de Administración de Recursos Fecha de Publicación G. O. F. 12-04-2007 Ultima Reforma publicada en G.O.D.F. 30-06-2010 4. OBJETIVO GENERAL El objetivo de este Manual consiste en establecer criterios y procedimientos que deben ser considerados por las Unidades Administrativas que conforman el INVEADF, para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran o conserven por cualquier título en sus archivos, como resultado de su gestión, auspiciando el correcto manejo de los servicios y recursos archivísticos institucionales. Así como proporcionar los formatos básicos para la adecuada organización de la administración documental y elaborar un Catálogo de Disposición Documental, a fin de establecer los lineamientos para la realización de las transferencias documentales. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 Organización y composición de los sistemas institucionales de archivo. El INVEADF, de conformidad con su normatividad, deberá integrar y organizar con las modalidades que resulten necesarias su respectivo Sistema Institucional de Archivos, que le permita la correcta administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, siguiendo las directrices señaladas en la Ley de Archivos del Distrito Federal y su Reglamento. El Sistema Institucional de Archivos del INVEADF, se conformará por: Componente Normativo que tendrá a su cargo la regulación y coordinación de la operación del Sistema.

I. La Unidad Coordinadora de Archivos; y II. Un Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD)

Dentro del INVEADF, la Unidad Coordinadora de Archivos será la responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos para su funcionamiento estandarizado y homogéneo, el COTECIAD será su órgano técnico consultivo. El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos será designado por el Director General, quien, en su caso, establecerá su nivel jerárquico y adscripción administrativa, teniendo las siguientes funciones:

a) Apoyar al COTECIAD en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización, conservación y custodia de archivos.

b) Consultar al Comité de Transparencia la clasificación de la Información (pública, reservada y confidencial).


c) Desarrollar y coordinar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico. e) Coordinar la ejecución de los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en el

Catálogo de Disposición Documental. f) Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos

electrónicos. g) Coordinar la integración y actualización periódica de los instrumentos de consulta y de control archivísticos del

INVEADF.

Los componentes operativos del INVEADF se integrarán tomando en cuenta: Funciones generales:

a) Control de Gestión, - El encargado de Oficialía de Partes y Control de Gestión será designado por el Director General, quien,

en su caso, establecerá su nivel jerárquico y adscripción administrativa, que tendrá las siguientes funciones: - Coadyuvar con el responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos en el desarrollo e

implementación formal de los instrumentos institucionales para el control de la correspondencia que resulten necesarios para el manejo de la documentación que ingrese o egrese de cada UA.

- Recibir, manejar y controlar todos los documentos que ingresen a la UA, auspiciando su expedita distribución a las áreas tramitadoras.

b) Archivo de Concentración e Histórico

- El responsable del Archivo de Concentración e Histórico será designado por el Director General, quien, en su caso, establecerá su nivel jerárquico y adscripción administrativa, teniendo las siguientes funciones: - Coadyuvar con el responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos en el desarrollo,

instrumentación y actualización de la normatividad institucional en materia de archivo, y particularmente la que corresponda al Archivo de Concentración e histórico.

- Operar los servicios para la administración y control de la documentación semiactiva del INVEADF; coordinar, organizar y controlar los procesos de transferencia primaria y la ordenación y ubicación topográfica de los acervos semiactivos.

- Establecer el calendario de caducidades de la documentación bajo su resguardo y efectuar los procesos de disposición documental en coordinación con el encargado del Archivo de Trámite.

- Los expedientes semiactivos únicamente se prestarán a los responsables de los encargados del Archivo de Trámite.

- Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferencia secundaria de la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales o fiscales, levantando las actas administrativas correspondientes en coordinación con el responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del INVEADF atendiendo lo que disponga el CTAIP.

- Organizar los fondos, secciones y series que constituyan su acervo, de conformidad con el principio de procedencia y orden original y la normatividad aplicable, en coordinación con el titular de la Jefatura de Archivo Institucional y en concordancia con las mejores prácticas y normas internacionales para la descripción, conservación, preservación y divulgación social y cultural del Archivo Histórico del INVEADF, así como para la normatividad que permita el acceso al acervo.

- Elaborar la Guía General de Fondos del Archivo Histórico del INVEADF y los catálogos, inventarios, índices y controles indispensables para el manejo de la documentación histórica de la institución.

- Establecer, en el marco de los programas de desarrollo archivístico del INVEADF, los programas que difundan el acervo histórico de la Institución.

c) Funciones particulares en cada Área Administrativa:

- Archivo de Trámite. El encargado del Archivo de Trámite será designado por el titular de cada UA para realizar las siguientes funciones:

- Apoyar al responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos en todos los trabajos que lleven al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Archivo del Distrito Federal y en el cumplimiento de los lineamientos generales para la organización y conservación de archivos.


- Apoyar la integración de la información que servirá a las áreas generadoras para la formación de expedientes sobre la gestión de la UA de adscripción; recibir los documentos para su clasificación, ordenación, descripción y resguardo en el Archivo de Trámite; y facilitar el acceso y valoración de la documentación y su transferencia al Archivo de Concentración.

5.2 Estructura documental del sistema institucional de archivo del INVEADF. La estructura documental, con base en series de expedientes originales, se compone de:

- Documentos de archivo y documentos electrónicos:

El INVEADF, en el marco de su Sistema Institucional de Archivos establecerán las medidas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos, garantizando los aspectos siguientes: a) Incorporar y usar ordenadamente las tecnologías de la información en la generación de documentos de

archivo electrónicos asociados a los procesos de gestión institucional; b) Establecer programas informáticos para la gestión de documentos de archivo electrónicos; c) Incorporar medidas, normas y especificaciones técnicas nacionales e internacionales, para asegurar la

autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónicos y su control archivístico;

d) Garantizar el uso y conservación de la documentación electrónica sustantiva como información de largo plazo;

e) Propiciar la incorporación de procesos, instrumentos y nuevas tecnologías para la clasificación, descripción, así como para la valoración y disposición de documentación electrónica;

f) Generar los vínculos informáticos necesarios con la Red, para el intercambio de información. El INVEADF propiciará con la participación de las instancias competentes en la institución y en el marco de su Sistema, el desarrollo ordenado de programas para la automatización de archivos, la digitalización de imágenes y, en su caso, programas de micro filmación, auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicación y adquisición de tecnologías incorporadas para la administración de documentos de archivo, la gestión y la conservación de archivos, en los diversos soportes documentales. El documento electrónico deberá contener todos los elementos diplomáticos de acción, tiempo y espacio; así como las demás características que determine el INVEADF. Los documentos en soporte electrónico deberán contener información debidamente ordenada y completa a fin de garantizar su manejo como información archivística y su conservación a largo plazo como memoria histórica cuando así lo determinen sus valores.

- Características principales de los documentos de trabajo que no son documentos de archivo:

a) Generalmente son ejemplares múltiples no originales que proporcionan información, se trata de ediciones o copias.

b) Se trata de conjuntos ficticios y están integrados por unidades temáticas. c) Por lo general, no se consideran patrimonio documental, se les reutiliza o recicla y sólo se conservan por

su valor de información. d) Tienen uso temporal. e) Carecen de valores documentales primarios (administrativo, contable, legal o técnico). f) La mayoría tiene pronta obsolescencia, la cual está fijada por la utilidad de la información que contienen. g) No reflejan atribuciones, acciones o trámites de la UA. h) Se trata de controles internos para diferentes operaciones. No se consideran documentos de archivo los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas integradas por documentos sueltos de control interno temporal tales como: a) Los controles de correspondencia de entrada y salida sin relación alguna, con excepción de los minutarios

que integran los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario. b) Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.


c) Las carpetas en donde se integran copias con documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, tales como los que reúnen copias de talonarios, de vales de almacén, de fotocopiado o de tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida de personal, entre otros.

d) Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas. e) Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio o dependencia pero con

contenido diverso y variado sin relación entre sí. f) Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno. g) Publicaciones periódicas u otro tipo de documentos que no formen parte del archivo, es decir, conjuntos

de documentos que no reflejan una acción o trámite. Los documentos señalados en los incisos anteriores, serán dados de baja una vez que su ciclo administrativo haya terminado, previa validación del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos. Si en la revisión de material que no forma parte de archivo se localizan otro tipo de documentos de interés institucional, como libros o publicaciones, se enviarán al Área de Documentación, previa revisión y autorización de su titular. Las fotografías o películas elaboradas por la dependencia se incorporarán como documentos institucionales, previa revisión y autorización de su titular, en donde se le dará un tratamiento diferente al que corresponde a la organización de archivos.

- Expedientes de archivo.

- Es la unidad organizada de documentos reunidos, ordenados y relacionados por un mismo asunto o actividad, éstos deben incluir invariablemente una portada o guarda exterior para su identificación (Guarda del expediente anexo 7.1)

- La carátula de los expedientes deberá tener los siguientes campos: Fondo, Subfondo, Unidad Administrativa, Sección, Serie, Subserie, Asunto, Fecha de apertura, Fecha de cierre, Número de expediente, Número de hojas, Valor (administrativo, contable, y legal), Clasificación (pública, reservada, confidencia o pública), Vigencia documental (en trámite o concentración) y Fechas de consulta.

- Los titulares de las UA deberán garantizar que los responsables de Archivo empleen las herramientas de trabajo y los instrumentos de consulta que ayudarán a la organización, conservación y localización expedita de los archivos.

5.3 Instrumentos de consulta. Los instrumentos de control y consulta describen las series y expedientes de un archivo y permiten su localización: Relación de entrada de correspondencia (anexo 7.2); relación de salida de correspondencia (Anexo 7.3); Vale de préstamo de expedientes (Anexo 7.4), Inventario de Archivo de Trámite (Anexo 7.8), Relación de transferencia primaria (Anexo 7.5) hoja de inventario del archivo de concentración (Anexo 7.6), etiqueta de caja de archivo de concentración (Anexo 7.7). La revisión y actualización de las herramientas de trabajo se llevarán a cabo de conformidad con la siguiente tabla:

Herramienta de Trabajo Periodicidad Plazo Perentorio Cuadro General de Clasificación Anual El último día hábil del mes de enero de

cada año Catálogo de Disposición Documental Anual El último día hábil del mes de febrero

de cada año 5.4 Cuadro general de clasificación. Como parte de los instrumentos normativos esenciales para regular la actividad documental de la institución, el Cuadro General de Clasificación facilita el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las Unidades Administrativas hasta su recepción y resguardo en la Unidad Coordinadora de Archivo. (Cuadro General de Clasificación, anexo 7.11) Además, permite identificar los documentos y expedientes con un código y un título precisos de acuerdo con las funciones y actividades específicas de las UA, por lo que el Cuadro General de Clasificación será de utilidad práctica para todos los documentos de archivo, así como para los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico.


5.5 Catálogo de disposición documental. Teniendo como premisa el establecimiento de los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos, el Catálogo de Disposición Documental será de utilidad práctica para todos los documentos de archivo, así como para los archivos de trámite, concentración e histórico el siguiente Catalogo de disposición documental.

Valoración Primaria A Administrativo L Legal F Fiscal

Plazo de Conservación AT Archivo en Trámite AC Archivo de Concentración

Clasificación R Reservada C Confidencial

En caso de que los documentos, señalados con carácter de reservados, adquieran el carácter de públicos por algún cambio de situación jurídica, las unidades administrativas deberán realizar las modificaciones correspondientes. En caso de notoria ambigüedad en los criterios para determinar el cambio de situación jurídica, se someterá a consideración del Comité de Transparencia del Instituto, a efecto de que se determine lo procedente.

Dejan de tener carácter de Información Reservada 1 Conforme a la LTAIPDF en ningún momento pierde su carácter la información confidencial. 2 Con respecto a la información restringida, deja de ser información reservada, cuando cumpla su

término de reserva leal o hasta la realización de versiones públicas. 3 Transcurridos los siete años de reserva, establecidos en la LTAIPDF. 4 Hasta en tanto se aprueben las actas de cada comité y se emita la versión pública en caso de contener

información restringida. 5.6 Archivos de concentración e histórico.

a) Los usuarios serán atendidos por el personal del Archivo de Concentración de 9:00 a 15:00 horas. y de 17:00 a 18:00 horas. de lunes a viernes.

b) Los usuarios deberán depositar en el módulo de vigilancia portafolios, bolsas, mochilas, tijeras, navajas, abrigos, chamarras, suéteres y sudaderas holgadas, gabardinas y cualquier objeto que el archivo considere que pueda ser utilizado para mutilar expedientes o sustraer cualquier tipo de material. Si el usuario deseara introducir alguna de las prendas mencionadas, podrá hacerlo sólo si acepta ser revisado al salir del archivo.

c) Para acceder a los servicios del archivo de Concentración, el usuario interno deberá identificarse con la credencial que la institución proporciona, con una identificación con fotografía o con la credencial oficial cada vez que el archivo lo solicite.

d) Los usuarios deberán observar siempre una conducta correcta para mantener un ambiente de seguridad, tranquilidad y respeto.

e) Para la conservación y cuidado de los materiales documentales los usuarios evitarán fumar, e introducir bebidas y comida al archivo.

f) Los usuarios no entrarán a las áreas no autorizadas. g) Los usuarios deberán cuidar el mobiliario y el equipo que usan y solicitan. h) Todo ingreso de documentos en los archivos, se hará mediante formato de entrega del archivo de la UA

remitente y deberá ajustarse al modelo normado por el archivo. i) Las personas que se encuentren realizando los trabajos de clasificación de la documentación tendrán libre

acceso a los elementos de consulta existentes en los archivos. j) Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproducción y distribución, sin la debida

autorización de los instrumentos de descripción, consulta e información que hayan sido elaborados en los archivos para su propio servicio

k) El servicio de préstamo de documentos a las UA u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo será efectuado exclusivamente por personal encargado de este servicio


l) Los documentos que se presten al usuario, deberán ser reintegrados el mismo día, a sus lugares bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

m) La documentación considerada de valor permanente, deberá conservarse en su soporte original aún y cuando se establezca normatividad para la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

n) En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad, éstas serán de cumplimiento obligatorio tanto para los usuarios como para los funcionarios de los archivos.

5.7 Personal que interviene en las actividades de los archivos de trámite, de concentración e histórico.

a) Los prestadores de servicio social y los servidores públicos designados, deberán realizar un conteo de las cajas que se encuentren en los anaqueles a trabajar, especificando el subfondo al que pertenezca.

b) Una vez realizado el conteo, la Unidad Coordinadora, en conjunto con el Responsable de la Oficina de Información Pública y con la colaboración de un representante de la Coordinación Jurídica, deberá documentar tal hecho mediante una Acta Administrativa, para garantizar que se encuentra la documentación en el Archivo de Concentración.

c) Como medida de higiene, y con el propósito de evitar infecciones generadas por hongos o bacterias que anidan en los documentos y preservar la documentación, todos los prestadores de servicio social y los servidores públicos designados deberán utilizar batas, guantes y cubre boca en los Archivos de Concentración e Histórico.

d) Los documentos de los Archivos de Concentración e Histórico se someterán a procesos de limpieza con aspiradora o en forma manual mediante una brocha de pelo suave como se detalla a continuación. - Limpieza con aspiradora, se coloca una malla tratando que se encuentre tensa alrededor del expediente,

(para evitar rasgaduras en el material), una vez colocada se le pasa la aspiradora. La aspiración se realizará de izquierda a derecha y viceversa.

- Limpieza manual, para la eliminación del polvo de los documentos se realiza esta acción sobre el documento con movimientos suaves del centro hacia fuera, semejando la formación de una bandera inglesa.

e) El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivo, tendrá entre sus funciones que las UA cumplan con el calendario de actividades, así como la entrega de los archivos de las áreas sea conforme a las disposiciones establecidas en este manual.

6. PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA. 6.1 Objetivo general: Controlar la recepción y el registro de la documentación con el fin de efectuar su distribución oportuna a los destinatarios, así como el seguimiento de los asuntos correspondientes a cada caso. 6.2 Políticas y/o normas de operación:

- La Oficina de Oficialía de Partes será la instancia responsable de clasificar, registrar, y asignar número de control a los documentos y de asignar su prioridad de acuerdo a la importancia, urgencia o contenido relevante, y en su caso, de distribuirlos al área correspondiente para su atención

- El horario de atención y recepción de todo tipo de documento, será de lunes a viernes de 9.00 a 18:00 horas - La Oficina de Oficialía de Partes le asignará a todos los documentos que se reciban, un folio numeral

consecutivo, de periodicidad anual, dichos documentos se registrarán y controlarán a través de un sistema electrónico, el cual deberá contener invariablemente:

Nombre y cargo de quien remite; Asunto, nombre y cargo a quien se dirige; Fecha de ingreso.

- En caso de que la documentación recibida incluya posters, CD, trípticos, libros etc., que por su naturaleza no puedan ser digitalizados, se enviarán de forma material.

- En caso de ser documentación remitida por una instancia no gubernamental o por un particular, el procedimiento de atención será el mismo, sólo que el campo correspondiente a número de oficio u atenta nota, quedará sin modificar.

- La documentación dirigida al Presidente del Instituto permanecerá en original bajo la guarda y custodia de la Oficina de Oficialía de Partes y se turnará fotocopia del documento, incluyendo anexos, al área que atenderá dicho asunto en particular.


- En el supuesto de que la documentación vaya dirigida a cualquiera de las Coordinaciones, Direcciones. Subdirecciones o Jefaturas, ésta se remitirá en original para su debida atención; en el caso de que vaya dirigida a la Dirección General, se turnará una copia al área que deberá atender el asunto y el documento original se entregará a la Dirección General.

- Los documentos recibidos en la Oficina de Oficialía de Partes, se controlarán en su mayoría, mediante el Volante de Turno, el cual deberá contener como mínimo el número de oficio, lugar y fecha, nombre del remitente y síntesis de la solicitud asunto del documento.

- La Oficina de Oficialía de Partes conservará un informe diario y detallado de la documentación gestionada y enviada a las diferentes unidades administrativas.

- La Oficina de Oficialía de Partes mediante el sistema electrónico establecido para tal fin, controlarán la documentación recibida y turnada a las áreas responsables de la atención del asunto específico, debiendo emitir el reporte diario y semanal, en donde contengan los asuntos pendientes de cada una de las áreas responsables.

- Todos los documentos recibidos deberán contener impreso el sello y firma de recibido, nombre de quien recibe, así como la fecha, hora y día en que se recibe.

- El área de Control de Gestión, a efecto de cumplir con lo anterior, tendrá la facultad de acudir y solicitar a las Unidades Administrativas, que no hayan dado conclusión a determinado asunto, el cumplimiento del mismo lo antes posible.

- En caso de que el documento entregado a algunas de las áreas contenga fecha perentoria para su debida atención, la Oficina de Oficialía de Partes, deberá recordar, de forma preventiva y de manera electrónica, la proximidad de vencimiento para la atención de dicho asunto; en caso de que se aproxime el término hasta 24 horas antes, se recordará, mediante oficio u atenta nota, el plazo a vencer al área responsable, a fin de que conste mediante forma impresa el seguimiento oportuno del área de Control de Gestión.

- En caso de que se aproxime la conclusión del término de la fecha perentoria, se recordará, mediante oficio u atenta nota, el plazo a vencer a la Unidad Administrativa responsable, a fin de que conste mediante forma impresa el seguimiento oportuno al área de Control de Gestión.

- La Oficina de Oficialía de Partes emitirá listados, que contienen los asuntos pendientes de resolver de cada Unidad Administrativa del INVEADF.

6.3 Descripción del Procedimiento.

Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo

Oficina de Oficialía de Partes (recepción LCP “B”)

1 Recibe documentación dirigida a las diversas unidades administrativas del INVEADF; revisa que los documentos sean originales, que estén completos, fecha, destinatario, número de copias.

1 minuto.

2 Revisa el texto para verificar anexos ¿Están completos?

5 minutos.

No

3 Devuelve la documentación y solicita a la persona que sean completados (Regresa a la actividad 1)

2 minutos

Si

4 Sella, anota hora y día de recepción, firma y nombre de quien recibe, número de anexos, si los incluye y se le asigna un número de folio

3 minutos


Oficina de Oficialía de Partes (registro LCP “B”)

5 Captura la información contenida en los documentos en el sistema de cómputo.

5 minutos

6 Separa los documentos por su importancia, urgencia o contenido relevante.

10 minutos

JUD de Oficialía de Partes 7 Clasifica los documentos, analiza el asunto y destinatario para determinar qué área va a atenderlos.

15 minutos

¿El documento va dirigido al Consejero Presidente? Sí 8 Se resguarda el original, se envía fotocopia incluyendo sus

anexos a la Unidad Administrativa encargada de atender el asunto; se recaba la firma en el Volante de Turno y se solicita a quien recibe que valide los datos (Continua Actividad 10)

10 minutos

No

9 Se resguarda copia y se envía original a la Unidad Administrativa encargada de atender el asunto; recabando la firma en el Volante de Turno y solicitándole a quien recibe que valide los datos.

10 minutos

10 Registra los acuses de recepción de los documentos en el sistema electrónico

15 minutos

JUD de Oficialía de Partes 11 Recibe formato de salida de documentos y documentos de contestación, de las Unidades Administrativas, para ser enviados a distintas instancias particulares y gubernamentales; los turna al enlace para su entrega.

10 minutos

Enlace 12 Presenta los documentos a sus destinatarios recopilando sello y firma de acuse de recepción en las copias correspondientes y las turna a la Oficina de Oficialía de partes.

variable


JUD de Oficialía de Partes 13 Recibe los acuses de recibo, y los envía a las Unidades Administrativas solicitantes, recabando firma que el documento fue entregado, en el formato de salida.

10 minutos

14 Capturan en la base de registro los acuses como asuntos atendidos y verifica los asuntos pendientes.

20 minutos

¿Hay asuntos pendientes?

Si

15 Prepara nota Informativa para el Director General sobre los asuntos pendientes.

15 minutos

Director General 16 Revisa tarjeta informativa, e instruye a las Áreas Administrativas omisas la contestación de los documentos faltantes.

20 minutos

No

17 Se cierra el asunto y se archiva expediente. variable

FIN DE PROCEDIMIENTO


6.4 Diagrama de Flujo. Nombre del Procedimiento: Recepción y Trámite de la Correspondencia.

Oficina de Oficialía de Partes


PROCEDIMIENTO APERTURA DE EXPEDIENTE Y ARCHIVO EN TRÁMITE. 6.5 Objetivo general: Establecer criterios que deben considerar todas las UA que conforman el INVEADF para la clasificación, localización, despacho, uso de los documentos y expedientes que genere, obtenga y adquieran las áreas como resultado de la gestión. 6.6 Políticas y/o normas de operación:

- Se abrirá un expediente de archivo cuando no existan antecedentes del asunto que se esté abordando, estos se integrarán por asunto y por materia.

- El registro y descripción de un expediente de archivo en soportes tradicionales, comprende describir la carátula y la mayor información posible para su mejor manejo, así como para desarrollar una base de datos o inventario que facilite su control y acceso.

- El registro y descripción de un expediente, servirán para homologar los sistemas de acceso y recuperación de información, y para mejorar su control y ubicación en una UA dentro de la institución.

- Los elementos de descripción de un expediente de conformidad con el Cuadro General de Clasificación, son los siguientes:

o Área productora o Serie o Asunto o Número progresivo del expediente o Año

- Cada UA contará con el formato “Hoja de Inventario de Archivo en Trámite” (anexo 7.8). - Los encargados del archivo en trámite de cada UA deberán ordenar lógica y cronológicamente los documentos

del archivo, para la formación de expedientes y garantizar la captación integral y oportuna de los documentos recibidos y producidos por la propia UA en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites institucionales.

- Cada contenedor (archivero, librero o mueble específico para guardar los expedientes) deberá tener su etiqueta identificadora al frente, con el número de gaveta o entrepaño y nombre de las series que contenga.

- En caso de que el contenedor incluya varias series, éstas deberán identificarse con la codificación respectiva, mediante separador con etiqueta.

- Todos los expedientes públicos que se encuentren dentro de los Archivos de Trámite estarán a disposición de todos los servidores públicos adscritos a la UA de que se trate, previo llenado del formato “Vale de préstamo de expedientes” (Anexo 7.4).

- Cuando el expediente se encuentre preclasificado o clasificado como reservado, confidencial o restringido, únicamente podrá ser consultado por otras UA en razón de sus funciones, previa autorización del titular de la UA resguardante, o por los servidores públicos designados por ausencia u otras razones, y siempre que el solicitante firme la responsiva en el vale de préstamo correspondiente.

- El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán reunir las siguientes condiciones de seguridad y funcionalidad para garantizar la conservación de los documentos:

o No deben estar en zonas húmedas. o No deben estar expuestos a la intemperie. o No deben estar expuestos a los rayos del sol. o No deben estar expuestos a alimentos o bebidas. o Deben mantenerse limpias.

- Los documentos que se integran a un documento de archivo deben necesariamente tener relación con el tema o asunto, por tanto, discos compactos, fotografías, revistas, mapas o publicaciones, que no estén relacionados con un asunto o materia se considerarán documentos de apoyo administrativo.

- La portada o guarda exterior de los expedientes deberá ser llenada tomando como base el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental.

- En la ceja de la portada o guarda exterior (Anexo 7.9) del expediente deberán anotarse los siguientes datos: - La clave del fondo, subfondo, en su caso, sección y serie separadas por un punto; después de la serie, se separa

con una diagonal el número de expediente y por un punto, los dígitos del año del primer documento que integra el expediente y en la parte baja de la pestaña, el título del expediente.



Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo

Encargado del archivo en trámite por UA

1 Clasificar los documentos creados o recibidos por las UA conforme al Catálogo de Disposición Documental y el Cuadro de Clasificación Archivística del INVEADF (anexo 7.10 y 7.11)

2 hora

2 Ordenar los documentos en forma lógica y cronológicamente para formar expedientes y foliar las fojas útiles de los expedientes.

2 hora

3 Elaborar la ceja y guarda del expediente, y coloca su portada a cada uno. (anexo 7.1 y 7.9)

1 hora

Titular de la UA 4 Destinar un espacio físico o mueble específico para guardar los expedientes.

variable

Encargado del archivo en trámite por UA

5 Colocar etiquetas identificadoras al frente de las gavetas con las series que contengan.

30 minutos

6 Llevar un registro de expedientes del archivo en trámite. (anexo 7.8)

1 hora

¿Se cierra el expediente?

No

7 Se continúa el mismo expediente con otro año hasta cerrar el asunto. (regresa a la actividad 1)

variable

Sí



6.8 Diagrama de Flujo.


PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA PRIMARIA Y ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 6.9 Objetivo general: Desarrollar el procedimiento a seguir por todas las UA que conforman el Instituto para la transferencia, resguardo, conservación de los documentos y expedientes que genere, obtenga y adquieran las áreas como resultado de la gestión. 6.10 Políticas y/o normas de operación.

- El encargado del archivo en trámite de la UA, realizará las transferencias de los expedientes que hayan concluido su vigencia en su área, de acuerdo con lo establecido por el Catálogo de Disposición Documental, los periodos para las transferencias se determinarán en sesión del Comité.

- La transferencia de expedientes al Archivo de Concentración, deberá realizarse mediante el Formato “Relación de Transferencia Primaria” (Anexo 7.5), el cual será validado por el titular de la UA correspondiente.

- La Unidad Coordinadora deberá llevar un registro completo y preciso de las transferencias que efectúen; por su parte, el titular de la Unidad Coordinadora deberá establecer el registro central de todas las transferencias del INVEADF, para ello, deberá crear una base de datos.

- En el Archivo de Concentración, únicamente se recibirá la documentación con los formatos “Relación de Transferencia Primaria” y “Hoja de inventario de expedientes que se encuentre debidamente integrada en expedientes originales, y en cajas de Polipropileno número 20.

- El Responsable de la Unidad Coordinadora, tendrá la facultad de efectuar préstamos de los expedientes exclusivamente a los encargados de los archivos de las UA del envío de los expedientes (en caso de requerir un expediente de otra UA, el encargado deberá coordinarse con ella), el préstamo será por medio de vale de préstamo de expedientes (Anexo 7.4) y por un período renovable de veinte días hábiles.

- El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivo, tendrá entre sus funciones que las UA cumplan con el calendario de actividades, así como la entrega de los archivos cumpla con las siguientes especificaciones.

- La foliación se considera el primer paso para llevar a cabo la ordenación de la documentación, esta acción permite controlar el número de las páginas que tiene el expediente.

- Todas las páginas de los documentos deberán numerarse consecutiva y cronológicamente, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar, desde 1 en adelante, la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

- La numeración existente no debe corregirse. - Se retirarán cuidadosamente de los documentos todo tipo de objetos que los deterioren, como clips,

grapas, broches, etc., evitando alterar su estructura. - Se remplazarán las carpetas tradicionales por otras de materiales desacidificados, y se rotularán con el

título de los originales. - Se llenarán las carátulas de los expedientes procurando conservar su orden. - Los documentos deteriorados por factores diversos, como hongos, polilla, documentos semi -

quemados, deteriorados por roedores, pescado de plata, etc., deben separarse y ser colocados en una caja especial que solamente contenga documentos deteriorados, pues estos pueden contagiar otros documentos, para ello se deberá tomar en cuenta el principio de orden original.

- Cuando sean enviados al Archivo de Concentración materiales que no son susceptibles de formar parte de sus expedientes, por ejemplo, los libros, diarios oficiales, gacetas y discos compactos, entre otros, éstos deberán ser separados y colocados en cajas independientes, conservando el principio de procedencia.

- Cuando se encuentran documentos húmedos es necesario orearlos, evitar que se deterioren, una vez secos, se colocarán en su respectivo subfondo, respetando el orden en que fueron encontrados.

- Cada usuario deberá trabajar de manera independiente, y tomará la caja más antigua de cada subfondo, la que será llevada al área de trabajo.

- La actividad descrita en el numeral anterior se realizará expediente por expediente una vez abierta la caja.

- A la par del punto anterior, deberá realizarse la pre valoración del expediente, es decir, la preclasificación de la documentación, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental.


- La identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional del INVEADF. Este procedimiento denominado clasificación permitirá ubicar el documento de archivo en el nivel que se quiere caracterizar y describir.

- La identificación puede establecerse de lo general a lo particular, de la misma manera en que se realiza la descripción: FONDO ---> SUBFONDO ---> SECCIÓN ---> SERIE ---> SUBSERIE --> UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA

- Debe partirse del FONDO, identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por el SUBFONDO, que son las agrupaciones documentales generadas por las UA de mayor y menor rango dejando estos datos asentados en la carátula del expediente

- La selección de los materiales que serán conservados o eliminados se basa principalmente en la observancia del Catálogo de Disposición Documental aprobado por el COTECIAD, asimismo, se tendrán que valorar los expedientes o documentos que serán transferidos al Archivo Histórico.

- Siempre que exista alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinado material, se consultará al servidor público encargado del Archivo para tomar la decisión más adecuada respecto al destino final de los documentos.

- Cuando se determine la baja definitiva de algún documento, los expedientes serán escaneados antes de su eliminación, éstos deberán ser correctamente preparados y organizados por el Responsable de la Unidad Coordinadora, quién atenderá la adecuada ordenación de la remesa y la elaboración de la relación respectiva.

- El archivo y la relación de Transferencia Primaria, se deberá llevar de la siguiente forma: (de igual manera se procederá en la Unidad Coordinadora). • Los expedientes se ordenarán por año y por sección. • Los expedientes tendrán un espesor de 4 o 5 cm de ancho como máximo. • Una vez conformados los expedientes, se numerarán cronológicamente y se colocarán en cajas

archivadoras por sección. Culminada esta tarea, se elaborarán etiquetas identificadoras (Anexo 7.7) que se colocarán en las cajas, las cuales contendrán los siguientes datos:

- Fondo - Subfondo - Sección - Año - Número de expedientes - Número de caja

• La numeración cronológica (arábiga) de los expedientes comenzará en cada caja siempre con el número 1 y terminará una secuencia al llenar la caja, En la siguiente caja, se continuara con la sección o serie en caso de no haber sido concluida, al inicio de cada serie se comenzará otra vez la numeración, y así sucesivamente.

• Una vez colocada la etiqueta identificadora, se trasladará la caja, del área de trabajo al anaquel específico del Archivo de Concentración, respetando el orden del subfondo y número de caja.

• Las cajas se ordenarán en los anaqueles de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. - La clasificación de la información que se encuentra en el Archivo de Concentración será de dos tipos:

• Clasificación cronológica. • Clasificación por subfondos.



Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Encargado del archivo en trámite por UA

1 Una vez conformados los expedientes, se numerarán cronológicamente y se colocarán en cajas archivadoras por sección.

2 horas

2 Los expedientes a transferirse al archivo de concentración, deberán estar integrados por documentos originales, con su hoja de inventario y en cajas etiquetadas (Anexo 7.7).

1 día

3 Realizar la transferencia primaria, conforme al calendario autorizado en sesión de COTECIAD.

2 día

Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivo

4 Recibir y revisar que los archivos entregados cumplan con las especificaciones de este manual.

8 días

¿Están completos y bien integrados?

No.

5 Se regresa a la UA emisora para volver a conformar los expedientes y si están en tiempo ingresarlos o esperar la próxima entrega. (regresa a la actividad 1)

variable

Sí. 6 Las cajas serán colocadas en el anaquel específico del

archivo de concentración, respetando el orden del subfondo y número de caja.

3 días

7 Crear una base de datos de las transferencias efectuadas por la UA y hacer del conocimiento de todo el INVEADF.

40 días



PROCEDIMIENTO VALORACIÓN, BAJA DOCUMENTAL Y TRANSFERENCIA SECUNDARIA 6.13 Objetivo general: Establecer el correcto manejo de los servicios y recursos archivísticos institucionales, así como determinar el destino final de los documentos y expedientes que genere, obtenga y adquieran las áreas como resultado de la gestión. 6.14 Políticas y/o normas de operación

- El Responsable de la Unidad Coordinadora efectúa el proceso de valoración de los expedientes inactivos en el INVEADF una vez que el plazo de conservación precautoria haya concluido, aplicando, en todos los casos, lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental del INVEADF.

- El Archivo de Concentración registrará en su calendario de caducidades todos los expedientes que le sean transferidos por las UA, a efecto de detectar oportunamente la documentación cuya guarda precautoria haya concluido.

- Antes de proceder a la transferencia secundaria de los expedientes que han terminado su guarda precautoria, el Archivo de Concentración recabará por escrito la aprobación de la UA que haya transferido los expedientes en cuestión, para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de tales expedientes.

- Las UA podrán solicitar una prórroga del plazo de conservación de los expedientes transferidos mediante documento debidamente validado por el CTAIP.

- El COTECIAD será el organismo que determine el tratamiento de todos los expedientes cuyo procesamiento no se haya establecido.

- Toda transferencia de expedientes con valor permanente al Archivo Histórico del INVEADF deberá ser cuidadosamente preparada y organizada, quedando bajo la responsabilidad del Archivo de Concentración, previa validación del Responsable del Archivo Institucional.

- La baja definitiva de los expedientes conservados en el Archivo de Concentración que hayan prescrito deberá apegarse a las normas vigentes sobre la materia expedidas por el (INFODF).

- Para este caso, el Responsable del Archivo deberá someter las solicitudes de baja documental correspondientes ante el COTECIAD para su autorización.

- Las solicitudes de dictamen del destino final de los expedientes y las actas de baja documental o de transferencia secundaria se digitalizarán y publicarán en el portal de transparencia de la página oficial de Internet del INVEADF.

- El Responsable del Archivo deberá integrar un expediente por cada baja autorizada, cuidando incorporar en él los oficios, inventarios y acta respectivos.

- Cuando se transfieran expedientes al Archivo Histórico, se abrirá un expediente de transferencia, con el acuse del oficio de envío y copia de los inventarios remitidos.


6.15 Descripción del Procedimiento. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo


1 Registrar en su base de datos la caducidad de cada expediente.

2 Valorar los expedientes inactivos cuando el plazo de conservación haya concluido.

¿Se requiere una prorroga al plazo de conservación del expediente?

Sí.

Responsable del Archivo Institucional

3 Solicita autorización de prórroga o baja documental al COTECIAD.

No


4 Da de baja definitiva aquellos expedientes que prescribieron.

5 Transfiere expedientes con valor permanente al archivo histórico.

Responsable del Archivo Institucional

6 Valida la transferencia de expedientes al archivo histórico.

7 Integra un expediente por cada baja autorizada y aquellos que se transfirieron al archivo histórico.

8 En el portal de transparencia se publica el destino final de los expedientes de la página del INVEADF.



7 ANEXOS 7.1. Guarda del expediente.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Guarda del Expediente”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal. 2) Nombre de la Unidad Administrativa que genera la documentación. 3) Nombre del Área que generó la documentación. 4) Clave que corresponde a la sección, de acuerdo con al Cuadro General de Clasificación 5) Clave que corresponde a la serie, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación 6) Clave que corresponde a la subserie, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación 7) Descripción breve de la información que contiene el expediente. 8) Fecha de apertura del expediente (dd/mm/aaaa). 9) Fecha de cierre del expediente (dd/mm/aaaa). 10) Número consecutivo del expediente. 11) Número de fojas que contiene el expediente (anotar cuando ya haya sido cerrado el expediente). 12) Ubicación del mobiliario que contiene el expediente. 13) Escribir una X en el recuadro del valor que corresponda (administrativo, legal, contable y fiscal), de acuerdo con

el Cuadro General de Clasificación 14) Escribir una X en el recuadro que corresponda a la preclasificación de la información que contenga el expediente

(público, reservado o confidencial), de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación 15) Número de años de vigencia, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. 16) Número de años que se conservará en el Archivo de concentración, de acuerdo con el Catálogo de Disposición

Documental. 17) Fechas en que se consultó el documento, en caso de haber sido prestado.

7.2. Relación de entrada de correspondencia.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Relación de Entrada de Correspondencia”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Nombre de la UA que recibe la documentación. 2) Fecha en la que se elabora la relación de correspondencia de entrada. 3) Número total de piezas de correspondencia de entrada, recibidas. 4) Número de control asignado a la relación, en orden progresivo y en series anuales. 5) Número progresivo de cada pieza de correspondencia registrada en la relación. 6) Datos de identificación completos del remitente de la correspondencia. 7) Indicar si se trata de oficio, circular, atenta nota, etc. y el número asignado de origen a la pieza de

correspondencia. 8) Tema o materia que trata el documento recibido. 9) Datos completos de la persona a la que va dirigido el documento, incluyendo nombre completo y cargo que

desempeña. 10) Características adicionales del documento, tales como anexos que lo acompañan, estado de conservación, si se ha

recibido con términos de prescripción legal, etc. 11) Anotar nombre y firma del responsable del llenado del documento. 12) Obtener la firma de visto bueno del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos.

7.3. Relación de salida de correspondencia.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Relación de salida de correspondencia”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Nombre de la UA que envía la documentación. 2) Fecha en la que se elaboró la relación de correspondencia de salida. 3) Número total de piezas de correspondencia de salida que se despachan. 4) Número de control asignado a la relación, en orden progresivo y en series anuales. 5) Número progresivo que corresponde a cada pieza de correspondencia registrada en la relación. 6) Datos de identificación completos de la persona a quien va dirigida la correspondencia. 7) Tema o materia de qué trata el documento que se despacha. 8) Mecanismo utilizado para el despacho de la correspondencia (mensajero, mensajería especializada, correo, correo

electrónico, etc.). 9) Datos y tipo de anexos que se despachan junto con la pieza de correspondencia remitida. 10) Características adicionales del documento, tales como anexos que lo acompañan, estado de conservación, si se ha

recibido con términos de prescripción legal, etc. 11) Anotar nombre y firma del responsable del llenado del documento. 12) Obtener la firma de visto bueno del Responsable de la Unidad Coordinadora.

7.4. Vale de préstamo de expedientes.


INSTRUCTIVO DE LLENADO. Para el llenado del formato “Vale de préstamo de expedientes”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Se anota el número de control de documentos prestados iniciando con 0001 al comienzo de cada año. 2) La que corresponda al área remitente. 3) El número que tiene codificada la caja donde se encuentra el documento o expediente solicitado. 4) El que indica el documento o expediente solicitado 5) El que tiene asignado por el área remitente y el correspondiente a la caja donde se encuentra el documento. 6) En el caso de expedientes indicar el número de documentos que con contiene el expediente. 7) El área que remitió la documentación para su guarda. 8) Nombre y cargo del Servidor Público solicitante. 9) Fecha en que se formula la petición de los documentos o expedientes. 10) Fecha en la que se devuelve al archivo el material solicitado. 11) Aquellas que resulten relevantes de asentar en la prestación y devolución de los expedientes o documentos 12) Nombre y firma de la persona que recibe en préstamo el documento o expediente solicitado. 13) Nombre y firma del funcionario responsable del archivo.

7.5. Relación de transferencia primaria.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Relación de transferencia primaria”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Nombre de la UA de la que procede la documentación transferida. 2) Nombre de la UA que generó la documentación. 3) Número de transferencia, progresivo y anual. 4) Fecha en la que se envía la documentación relacionada al Archivo de Concentración del INVEADF. 5) Número de caja(s) que se relaciona(n), en orden progresivo y anual. 6) Número total de expedientes contenidos en la caja que se relaciona. 7) Clasificación de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental y Ente del cual se efectúa la transferencia. 8) En el caso de las áreas auditoras, se anotará el año de que trate el expediente, en otros casos se anotará el año de

apertura y cierre del expediente que se registró. 9) Número de años que de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental del INVEADF, deberán conservarse

los expedientes que se transfieren en el archivo de concentración. 10) Se anotará la palabra Archivo Histórico o bien Escaneos según corresponda. 11) Anotar nombre y firma del responsable del llenado del documento. 12) Obtener la firma de visto bueno del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos.

7.6. Hoja de inventario del archivo de concentración.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Hoja de inventario del archivo de concentración”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Nombre de la Institución. 2) Nombre de la UA generadora de la documentación. 3) Número consecutivo del expediente. 4) Número de legajo. 5) Número total de fojas que integra un expediente. 6) Número de la caja en la que se encuentra el expediente. 7) Fecha del expediente. 8) Código de clasificación que corresponde al expediente, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación 9) Breve extracto del asunto 10) Número del anaquel y del entrepaño en que se encuentra el expediente. 11) Número de años que deberá guardarse el expediente en el Archivo de Concentración. 12) Características adicionales del documento.

7.7. Etiqueta de caja de archivo de concentración.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Etiqueta de caja de archivo de concentración”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo

1) Nombre de la institución. 2) Nombre de la UA generadora de la documentación. 3) Clave y sección, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación. 4) Año que corresponde a los expedientes. 5) Número total de expedientes contenidos en la caja. 6) Número de la caja en la que se encuentra el expediente. 7) Números del anaquel y del entrepaño en que se encuentra el expediente.

7.8. Hoja de inventario de archivo de trámite.


INSTRUCTIVO DE LLENADO Para el llenado del formato “Hoja de inventario de expedientes de Archivo de Trámite”, en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la numeración señalada en este instructivo.

1) Nombre de la UA. 2) Unidad generadora de la serie. 3) Número consecutivo hoja 4) Total de hojas a utilizar. 5) Fecha de levantamiento del inventario. 6) Número consecutivo de acuerdo al expediente. 7) Número de legajo. 8) Número de hojas contenidas en el expediente. 9) Año y fecha del expediente. 10) Código de clasificación que corresponde al expediente, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación. 11) Descripción breve del asunto. 12) Lugar específico en donde se localiza el expediente. 13) Características adicionales de la documentación. 14) Nombre del servidor público que levanta el inventario. 15) Firma del titular del Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos.

7.9. Ceja de la portada o guarda exterior del expediente.


7.10. Catálogo de disposición documental.


7.11. Cuadro general de clasificación.


TRANSITORIO Único.- Publíquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

México Distrito Federal a 28 de septiembre de 2011. (Firma)

Mtro. Octavio Enrique Cruz Flores Coordinador de Administración del Instituto de Verificación Administrativa del Distrito Federal.

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