fundamentos de la gestion de control
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GESTION DE CONTROL EMPRESARIAL
MBA, Ing. CIP Hitalo Gutiérrez Romero
FUNDAMENTOS DE LA GESTION DE FUNDAMENTOS DE LA GESTION DE CONTROLCONTROL
La función de control Tipología de instrumentos de control El control de gestión El sistema de control
- Estructura
- Proceso
- Sistema de información Requisitos para un control eficaz
CONTENIDO
La función de control
Respecto a las acciones que se derivan del control estas actúan sobre:
1. Los objetivos y planes, en cuanto que por probarse incorrectos hayan de modificarse.
2. La organización para alcanzar los objetivos y planes, cuando se muestre incapaz para este propósito.
3. La ejecución de los planes, si no es la mas apropiada.
La función de control
La función de control
DECISIONES
PLANIFICAR
ORGANIZAR
EJECUTAR
CONTROLAR
DINAMICA DE LA GESTION
Control formal, tiene lugar con un ritmo sistemático y periódico y se apoya en procedimientos predefinidos y su operación esta autorizada explícitamente.
Control informal, se produce sin método ni regularidad: no aplica instrumentos ordenados sino que se fundamenta en la discrecionalidad y en la espontaneidad.
No exixste un metodo, se da por la iniciativa de las personas.
Nadie me dice que hacer. Pero finalmente se complementa.
La función de control
La función de control
ControlAcciones para lograr
los objetivos prefijados
Control formal(ser metódico)- Diseño a medida- Periódico- Puntos clave
Da prioridad a los hechos y a lo tangible
Se centra en las personas y lo intangible
Controla lo identificado como relevante
Controla lo emergente y omitido por el control
formal
Control informal(estar atento)- Sin diseño- Espontaneo- Discrecional
SISTEMATICA DEL CONTROL
Tipología de instrumentos de control
Instrumentos Descripción Manuales organizativos y de procedimientos
Incluyen funciones, responsabilidades y decisiones de las unidades de actividad y políticas para la toma de decisiones.
Intervención Autorización individualizada de gastos y pagos con énfasis en aspectos formales.
Inspección Revisión a posteriori de actuaciones individuales. Las inspecciones de calidad que se hace en un proceso productivo..
Control interno Fijación de procedimientos a priori, con asignación previa de autorizaciones, segregación de funciones y limitación de importes
Auditoria interna Revisión de la razonabilidad de la información y comprobación de procedimientos, mediante personal de la propia empresa
Auditoria externa Examen por firma externa de la razonabilidad de los estados financieros
Auditoria operativa Evaluación de la calidad de la gestión
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Tipología de instrumentos de control
Instrumentos Descripción Contabilidad analítica Información sobre los costos e ingresos por producto
y centro de responsabilidad a efectos de planificación, control y toma de decisiones.
Control presupuestario Comparación de los resultados obtenidos con los presupuestados, con desglose de desviaciones por causas y responsables.
Análisis por ratios Comparación de indicadores seleccionados con los valores fijados como objetivos.
Cuadro de mando Documento que sintetiza la marcha de la empresa (o de una de sus áreas) con relación a sus objetivos mas relevantes.
Todos tienen kpi, relacionando objetivos .. Balancescorecard,
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Tipología de instrumentos de control
PLANIFICACION
DIMENSION TEMPORAL DEL CONTROL
ORGANIZACION
EJECUCION CONTROL
Control a priori: anticipar tratar de
evitar errores
Control durante: corregir, en funcion a esperar a tomar las
medidas, luego hacer la comparación con lo
que yo habia esperado…
Control a posteriori: aprender para mejorar
El control, debe contemplar el comportamiento de la organización, puesto que los procesos implican reacciones y actitudes de las personas.
Para influir sobre la conducta del personal a fin de que apoye los objetivos de la empresa, se pueden controlar:
- los resultados de su gestión
- las acciones que ejecutan
- su compromiso, su grado de compromiso con el trabajo a realizar.
Tipología de instrumentos de control
Tipología de instrumentos de control
El compromiso induce al personal a hacer lo que considere mas adecuado para la empresa, mediante una actitud positiva e influencia grupal.
El compromiso induce al personal a hacer lo que considere mas adecuado para la empresa, mediante una actitud positiva e influencia grupal.
El control de acciones pretende que las personas realicen determinadas acciones para el cumplimiento de los resultados deseados
El control de acciones pretende que las personas realicen determinadas acciones para el cumplimiento de los resultados deseados
El control de resultados analiza el grado de consecución de los objetivos prefijados.
El control de resultados analiza el grado de consecución de los objetivos prefijados.
El control de gestión
El control empresarialEl control
empresarialContribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.
Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.
El control operativoEl control de gestión
El control operativoEl control de gestión
El control de gestión
El control operativoEl control operativo
El control operativo pretende que las tareas especificas se desarrollen conforme a los planes. Los criterios, reglas de actuación e información utilizados deber ser concretos y precisos.
El control operativo pretende que las tareas especificas se desarrollen conforme a los planes. Los criterios, reglas de actuación e información utilizados deber ser concretos y precisos.
El control de gestión
El control de gestión
El control de gestión
El control de gestión es la función por la cual la Dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos de la organización.
El control de gestión es la función por la cual la Dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos de la organización.
El control empresarial, pretende actuar sobre la conducta de las personas, tan importante como las especificaciones de diseño del sistema a aplicar es la utilización que se haga del mismo.
Lo importante no es disponer de un modelo perfecto, sino de uno capaz de influir satisfactoriamente sobre la actuación de los distintos rangos de responsabilidad.
El control de gestión
El desarrollo formal del control exige el diseño y la implantación de un sistema entendido como el conjunto de acciones, procedimientos y tareas que, ordenadamente relacionados entre si, son necesarios para aplicarlo.
El sistema de control
La estructura El proceso El sistema de información
La estructura El proceso El sistema de información
El sistema de control
El sistema de control
La estructura de control hace referencia al ámbito organizativo en el que se desarrolla, es decir, al conjunto de unidades organizativas en que se articula la empresa a efectos de control. Para diseñar un sistema de control,
Define los siguientes aspectos:
El sistema de control: Estructura
- Las unidades de gestión a controlar- Los objetivos -Las responsabilidades asignadas a cada unidad. Manual de funciones- Los criterios de evaluación. Si es que tienen kpi
- Las unidades de gestión a controlar- Los objetivos -Las responsabilidades asignadas a cada unidad. Manual de funciones- Los criterios de evaluación. Si es que tienen kpi
El sistema de control: Estructura
CENTROS DE RESPONSABILIDAD PARA EL CONTROL
Centro de Objetivos Criterios de evaluación
Ejemplo
Producción Plan de producción Calidad, costos, cantidad y plazos
Sección de fabrica
Servicio Eficacia y eficiencia del servicio
Retrasos, gastos, reclamaciones
Sección de mantenimiento
Ingresos Ventas en unidades
Desviaciones en ventas y gastos
Delegación comercial
Gastos discrecionales
Calidad ajustada a los recursos asignados
Satisfacción de usuarios y gastos
Asesoría jurídica o fiscal
Beneficio Posición competitiva Cuenta de resultados
BeneficioFactores clave
División
Inversión Posición competitivaBeneficio e inversión
Rentabilidad, crecimiento, solvencia.Factores clave
Filial
La estructura de control debe diseñarse, como un traje “a medida” para cada empresa y en base a las siguientes consideraciones: cada empresa tiene diversas maneras de actuar, cmo fabrico? Como distribuyo mi producción de que manera genero mi valor añadido? ,
El sistema de control: Estructura
La proceso de control se refiere al conjunto de tareas que desarrolla el sistema de control. Estas actividades, que tienen lugar en el ámbito de la estructura de control, pueden concretarse en las siguientes ocho fases:
El sistema de control: Proceso
El sistema de control: Proceso
El sistema de control: Proceso
Formulación de• objetivos• planes• responsables
EL PROCESO DE CONTROL
Registro de resultados y calculo de desviaciones
Análisis de desviaciones por:• causas•responsables
Identificación, elaboración y selección de acciones correctoras
Implantación de acciones y seguimiento de las mismas
La secuencia expuesta culmina con la selección e implantación de acciones de ajuste para corregir los problemas o aprovechar las oportunidades identificadas en el análisis de desviaciones.
El sistema de información de la empresa, fluye por su estructura y alimenta el proceso de control.
El sistema de control: Sistema de información
-El sistema de información es especifico de cada caso, depende de aspectos tales como sus actividades, entorno, estrategia y organización.- Incluye elementos internos de la propia empresa y externos a la misma, específicos de su entorno.
-El sistema de información es especifico de cada caso, depende de aspectos tales como sus actividades, entorno, estrategia y organización.- Incluye elementos internos de la propia empresa y externos a la misma, específicos de su entorno.
El sistema de control: Sistema de información
1. INFORME FUNCIONAL
Concepto Real Desviación *
Ventas 1000 100
Costo de ventas 600 (70)
Gastos comerciales 110 (20)
Gastos generales 90 (5)
Resultado de explotación 200 5
Gastos financieros 70 (8)
Resultado 130 (3)
(*) Las desviaciones que reducen el beneficio aparecen entre paréntesis para señalar que son desfavorables.
DOS ALTERNATIVAS DE INFORME DE CUENTA DE RESULTADOS
El sistema de control: Sistema de información
1. INFORME POR CAUSAS
Concepto de desviación (efecto sobre el beneficio)
Desviación *
Mayores ventas en unidades 120
Menor precio de venta (20)
Mayores costos de materiales (70)
Mayores costos de mano de obra (10)
Menores costos generales de producción 10
Mayores gastos comerciales (20)
Mayores gastos generales (5)
Mayores gastos financieros (8)
• Por tipo de interés 1• Por volumen de financiación (9)
Desviación del resultado (3)
DOS ALTERNATIVAS DE INFORME DE CUENTA DE RESULTADOS
En ambos formatos de informes de resultados referidos a una misma situación, se expresa que el resultado real ha sido inferior en 3 unidades monetarias al presupuesto.
Si se revisan uno y otro, se podrá comprobar cómo el segundo informe es sensiblemente mas explícito en subrayar las causas del menos beneficio.
Cuando se ha de explicar las causas hay que entender que también debe identificarse al responsable de la desviación, porque en general él será el mas adecuado para corregirla.
El sistema de control: Sistema de información
El sistema de control ha de ser especifico para cada organización, pues debe adaptarse a sus características de negocio y operativas.
Requisitos del sistema:
Requisitos para un control eficaz
Requisitos del sistema (continua)
Requisitos para un control eficaz
Estos ocho principios son aplicables a cualquier sistema de control y conviven con su diseño especifico. Probablemente, con que falle uno solo de estos principios, la función de control será incapaz de cumplir con su misión.
Requisitos para un control eficaz