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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Lic. Christian Portugal Rojas
Conceptos generales
SESION I
Concepto de AdministraciónLa administración es un proceso que consiste en el actividades de:
Recursos HumanosRecursos MaterialesRecursos Financieros
Para el logro de objetivos determinados.
El Proceso Administrativo
• Planeación: Implica la elección de las tareas que
deben ser ejecutadas en un futuro para alcanzar
los objetivos propuestos.
• Organización: Es la asignación de las tareas
desarrolladas durante la planeación a diversos
individuos o grupos.
• Dirección: Es el proceso de guiar las actividades
de los miembros de una organización en
direcciones apropiadas.
• Control: Esta función se encarga de medir el
desempeño y controlar que se cumplan las
actividades nombradas en la planificación.
La administración en un entorno globalizado
Se define como globalización a "la
creación de un mercado mundial en el
cual circulan libremente los capitales
financieros, comerciales y
productivos“, donde se eliminan las
barreras económicas, políticas,
sociales, culturales; dando paso a un
intensivo comercio gracias al aporte de
los avances tecnológicos.
La Administración y sus Perspectivas
En las próximas décadas, los principales desafíos para la
administración serán los siguientes:
Crecimiento de las organizaciones: con éxito tienden al crecimiento y
a la ampliación de sus actividades.
Competencia más agresiva: a la par que aumentan los mercados y los
negocios, crecen también los riesgos en la actividad empresarial.
Sofisticación de la tecnología: con el progreso de las comunicaciones
(Internet), del computador y del transporte en Jet.
Tasas elevadas de inflación: los costos de energía, de materias primas,
de mano de obra, del dinero, se elevan continuamente.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
¿ Que es calidad ?
Características de un producto o servicio que permite la Satisfacción del Cliente
Muchas veces su visión difiere de la que tiene el cliente.
La calidad es más que una cualidad es una actitud
ante las personas.
Es importante no olvidar que el cliente juzga su actitud, es decir no solo el trabajo que
hace, sino como lo hace.
De allí que la primera impresión es decisiva, porque tal vez no haya otra oportunidad para dar
una segunda impresión.
SESIÓN II
LA EMPRESA
DEFINICIÓN
Grupo social en el que a través de la administración de sus recursos, del capital y del trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de una comunidad.
Objetivos de la Empresa
1. Económicos: tendientes a lograr beneficios monetarios:
– Cumplir de los accionistas y dueños
– Cubrir los pagos a acreedores
– Mantener el capital a valor presente.
– Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a inversionistas.
– Reinvertir en el crecimiento de la empresa.
Objetivos de la Empresa
2. Sociales: Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad.
– Satisfacer las necesidades de los consumidores
– Incrementar el bienestar socioeconómico y generar empleo
– Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante al pago de cargas tributarias.
– Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación ambiental.
Objetivos de la Empresa
3. Técnicos: Dirigidos a la optimización de la tecnología.
– Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.
– Propiciar la investigación y mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.
– Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos.
POR SU ACTIVIDAD O GIRO
1. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.
2. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados.
3. Servicios: Ofrecen productos intangibles.
• Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y
generalmente su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.
• Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y
su finalidad es 100% lucrativa.
– Nacionales: Cuando los inversionistas son 100% del país.
– Extranjeros: Cuando los inversionistas son nacionales y extranjeros.
– Trasnacionales; Cuando el capital es preponderantemente ( que tiene más importancia ) de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen.
• Mixtas: El capital de la Empresa proviene del capital tanto del sector privado como del público
POR SU TAMAÑO
• Microempresa: 1-10 personas
• Pequeña Empresa: 11 -50 personas
• Mediana Empresa: 51- 100 personas
• Grande Empresa: + de 100 personas
TIPOS DE PERSONERIA DE UNA EMPRESA
• PERSONA NATURAL:
Tiene responsabilidad total por sus bienes contra terceros.
• PERSONA JURIDICA:
Tiene responsabilidad sólo por los bienes de la empresa.
EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Es una forma de organización empresarial con personería jurídica, constituida por la voluntad unipersonal de su Titular, quien necesariamente debe ser una persona natural. Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de su Titular.
Esta forma empresarial fue ideada para la pequeña y microempresa.
Órganos de la empresa: Titular y Gerente, pudiendo el Titular actuar también como Gerente.
El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.
SOCIEDA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Es una forma societaria con personería jurídica, Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de sus Socios. El mínimo de socios es 2 y el máximo es 20.
El capital está dividido en participaciones.
Esta forma empresarial fue ideada para la pequeña y mediana empresa
Órganos de la empresa: Junta general de Socios, y Gerente General.
El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.
SOCIEDAD ANONIMA CERRADA
Es una forma societaria con personería jurídica, Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de sus Socios. El mínimo de socios es 2 y el máximo es 20.
El capital está dividido en acciones.
Esta forma empresarial fue ideada para la pequeña y mediana empresa. Nopueden entrar al mercado de valores.
Órganos de la empresa: Junta General de Accionistas, y Gerente General.
El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.
Sociedad Anónima Abierta
Es una forma societaria con personería jurídica, Esta empresa posee patrimonio propio y distinto al de sus Socios. El mínimo de socios es 2 y el máximo es ilimitado.
El capital está dividido en acciones.
Esta forma empresarial fue ideada para la Gran Empresa empresa. SIpueden entrar al mercado de valores.
Órganos de la empresa: Junta General de Accionistas, y Gerente General.
El patrimonio puede estar constituido por bienes o aportes dinerarios.
PASOS PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA
PLANEACIÓN
SESION III
DEFINICIÓN
La planeación es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio mas apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
1. Permite que la empresa este orientada al futuro
2. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.
3. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
4. Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa, por tanto es más económico.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
1 Precisión:Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
2. Flexibilidad:Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a
razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.
3. Unidad de dirección:Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno
sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo
TIPOS DE PLANEACION
ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION OBJETO
Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa
ambiental para
evaluación. Debilidades,
oportunidades,
fortalezas y amenazas.
Mediano
plazo
Intermedio táctica Conversión e
interpretación de
estrategias en planes
concretos en el nivel
departamental.
Corto
plazo
operacional operacional Subdivisión de planes
tácticos de cada
departamento en planes
operacionales en cada
tarea
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1. Detección de las oportunidades
2. Establecimiento de objetivos.
3. Desarrollo de premisas
4. Determinación de curso alternativos
5. Evaluación de los cursos alternativos
6. Elección de la alternativa
7. Presupuesto de la elección
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SESIÓN IV
ESTRATEGIA
Cursos de acción general o alternativas que muestran la
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
1. VISIÓN:
“A dónde quiere llegar la Empresa”
Ejemplo:
“Ser reconocido a nivel nacional como el mejor restaurante marino”
SIN VISIÓN CON VISIÓN
¿Cual es el objetivo?
Objetivo
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
2. MISIÓN
Es la promesa de la Empresa, tiene que responder las siguientes preguntas básicas:
• ¿Qué función desempeña la empresa?
• ¿Para quién desempeña esta función?
• ¿Por qué existe esta empresa?
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
3. EVALUACIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS (FODA):Deben ser listados y enfrentados entre sí, para encontrar caminos viables
que favorezcan a la empresa.
Positivas Negativas
Exterior Oportunidades Amenazas
Interior Fortalezas Debilidades
Identificación de factores críticos
Situaciones o tendencias que podrían influenciar el comportamiento del mercado o nuestros objetivos
Am
en
aza
s
Situaciones o tendencias de las cuales podemos sacar ventaja
Op
ort
un
idad
es
Áreas en las que tenemos problemas que afrontar o desventajas frente a la competencia
Limitaciones
Donde tenemos ventajas competitivas actualmente en las cuales nos podemos apoyar
Fortalezas
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
4. DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL:
Para elegir la estrategia empresarial, es necesario contar con una serie de estrategias posibles y elegirla que mejor aproveche los factores internos y externos. Por lo tanto, las estrategias viables deben surgir de analizar en conjunto las siguientes variables:
• La fortaleza financiera de empresa, la estabilidad del ambiente externo, la fortaleza del sector empresarial y la ventaja competitiva de la empresa.
• El crecimiento del mercado y la posición competitiva de al empresa.
Luego de encontrar una serie de estrategias viables , deben ser sometidas a una confrontación con las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, para determinar cual de ellas será la estrategia que permita alcanzar los resultados mas óptimos para la empresa.
ANÁLISIS DEL ENTORNO
Macroentorno
•Educativos
•Demográficos
•Económicos
•Políticos
•Legales
•Tecnológicos
•Ambientales
• “Culturales”
Microentorno
Competidores en la industria
Rivalidad entre ellosProveedores
Sustitutos
Competenciapotencial
Las Cinco Fortalezas que guían la Competencia Industrial
Porter 1980
Amenaza
Amenaza
Poder negociadorPoder negociador
Compradores
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
5. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA:
Básicamente es la puesta en marcha de la estrategia definida en el proceso de formulación de la estrategia , las tareas centrales de este proceso son :
» Establecer objetivos a corto plazo.
» Definir las políticas.
» Motivar a los trabajadores.
» Asignación de recursos.
LA ORGANIZACIÓN
SESIÓN V
DEFINICIÓN
Es determinar que recursos y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la Empresa.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
• Unidad de mandoUn subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta
este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
• EspecializaciónConsiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.
• Paridad de autoridad y responsabilidadLa autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
• Equilibrio de Dirección–ControlConsiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.
Objetivos de la Organización
• Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
• Eliminar duplicidad de trabajo.
• Establecer canales de comunicación.
• Representar la estructura oficial de la empresa
Tipos de Organización
1. Organización Formal
2. Organización Informal
PASOS PARA ORGANIZAR
1. Dividir en tareas simples e identificables
2. Combinar las tareas de manera lógica(se crea el puesto)
3. Jerarquizar los puestos
4. Integrar los puestos en áreas.
Organigramas
Es la representación gráfica de una empresa.
DIRECCIÓN
SESION VI y VII
Definición
Es guiar que a los colaboradores para que lleguen a los objetivos de la Empresa
Pilares de la Dirección
• Liderazgo
• Trabajo en equipo
• Toma de decisiones
• Comunicación
Toma de decisiones
“No tomar una decisión siempre es una mala decisión”
“El desarrollo es un proceso forjado por las personas que toman decisiones”
Elementos de las desiciones
• Conocimiento y experiencia
• Buen juicio
• Creatividad
• Habilidad numérica
LIDERAZGO
Líder no es el que dice que hacer, es el que deja hacer las cosas como mejor sabe cada miembro ”
Características del líder
• No ordena, el influye.
• Si el equipo tiene éxito dice nosotros.
• Si el equipo falla el dice yo
• Da el ejemplo
• Saca lo mejor de cada miembro del equipo
Trabajo en Equipo
Dos o más personas que tiene un objetivo en común y harán lo imposible por conseguirlo.
Tipos de equipo
• Equipo de estrellas
• Equipo de campeonato
Elementos del equipo
• Comunicación
• Confianza
• Compromiso
• Código de Honor
Comunicación
Transmisión de mensajes e ideas de un emisor a un receptor, usando un mismo código
Proceso de Comunicación
Emisor(Intención)
mediocanal
ruido
Receptor(efecto)
FEEDBACK
Factores que afectan la comunicación
• Información no actualizada
• Desconfianza con los directivos
• Bases culturales diferentes
• Temor a la represalia
• Credibilidad del destinatario sobre la fuente
• Interferencia en el mensaje
• Ideas o palabras con múltiples significados
Comunicación Eficaz
• Énfasis en la comunicación cara a cara
• Mantener a los miembros de la organización informados
• Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias
• Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado necesita
TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA
• Claridad
• Brevedad
• Corrección gramatical
• Presentación
EL CONTROL
SESION VIII
DEFINICIÓN
Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas
IMPORTANCIA DEL CONTROL
• Establecer medidas correctivas
• Se dan en todas las funciones administrativas
• Se analizan causas que pueden originar desviaciones
• Reducir costos y tiempos al contrarrestar errores presentados.
PASOS DEL CONTROL
1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
2. Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
4. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
• Oportunidad: Debe hacerse antes que se produzca el error.
• Costeabilidad: El beneficio que se obtendrá por el control sea mayor que la operación de hacerla.
• Excepción: Se debe aplicar mayor control en áreas estratégicas de la empresa.
• Función controlada: Se refiere a la determinación de las personas que realizarán el control
SESION IX y X
LA ADMINISTRACIÓN COMO BASE DEL
EMPRENDIMIENTO
DEFINICIÓN
Una empresa es creada por un Emprendedor que asume el reto de ser Empresario.
“Empieza y nunca termina”……
Características del Emprendedor
Iniciativa.
Toman riesgos.
innovadores.
Motivadores
Creativos
Resistentes a las frustraciones
Perseverantes.
Barreras que impiden emprender
• No tengo dinero• No tengo apoyo• Tengo familia• Me falta tiempo• No sé cómo hacerlo• Tengo miedo• Me falta habilididades
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