Foro Latinoamericano de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior

Agosto 28 al 30

2012

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN

Y CONEXIÓN AL FORO VIRTUAL

La Red de Universitarios de América Latina y el Caribe para la Reducción de

Riesgos de Emergencias y Desastres ( REDULAC), el Consejo Superior Universitario

Centroamericano (CSUCA) y la Universidad Especializada de Las Américas

(UDELAS), con el patrocinio de la USAID/OFDA/LAC y de la Estrategia

Internacional para la Reducción de Desastres( EIRD) tienen el agrado de invitarle

al Foro Latinoamericano de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación

Superior que se transmitirá desde la Ciudad de Panamá los días 28, 29 y 30 de

agosto del 2012.

A LAS Y LOS PROFESIONALES DE UNIVERSIDADES Y DE OTRAS

INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR QUE VAN A ORGANIZAR

UN FORO LOCAL GUIADOS POR LA SEÑAL QUE SE TRANSTIRA DESDE

PANAMA.

Con el propósito de facilitar la organización de un foro virtual, similar (al mismo

tiempo) al que se realizará en Panamá los días 28, 29 y 30 de agosto, hemos

diseñado el presente documento con información que esperamos les sirva, tanto

a los especialistas de las universidades que se van a conectar a la transmisión,

como a los profesionales encargados de organizar los foros en las salas

universitarias.

Estos foros virtuales “locales”, permitirán que más personas participen,

aprovechando la transmisión por internet, pero también harán posible incluir, en

la memoria del foro, mayor número de experiencias, conclusiones y

recomendaciones de universidades de la Región, que serán tan valiosas, como las

que se van a obtener en la Ciudad de Panamá.

Este documento consta de dos partes:

1- Una guía con orientaciones para la organización y la ejecución del Foro

Local (virtual) que tomará, como fuente de información, la señal virtual que

se transmitirá desde Panamá.

2- Las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para lograr la

conexión necesaria, vía Streaming de los usuarios externos a fin de

integrarse, a través de una red de computadoras al Foro Latinoamericano

de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior.

BASES PARA EL DESARROLLO DEL FORO LOCAL EN LAS SALAS UNIVERSITARIAS

PROPOSITO:

Lograr que en las universidades de la Región Latinoamericana organicen y

ejecuten FOROS VIRTUALES de manera paralela y en tiempo real, al Foro

Latinoamericano de Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior,

que se llevará a cabo en la Ciudad de Panamá, del 28 al 30 de agosto del año en

curso.

OBJETIVOS:

Los objetivos del FORO VIRTUAL son:

1- Participar de las actividades programadas en el Foro Latinoamericano de

Reducción del Riesgo de Desastre, que se realizará en la Ciudad de Panamá,

por medio de la transmisión virtual del evento.

2- Convertir el contenido y la información que se transmitirá en las salas de

las Instituciones de Educación Superior, en material generador de discusión

y de intercambio de experiencias, que contribuyan a las conclusiones y

recomendaciones, sobre el papel de las universidades en la reducción del

riesgo de desastre.

3- Enriquecer el conocimiento en las instituciones de educación superior,

sobre la importancia de su compromiso con la seguridad en sus

instalaciones, con la formación de los estudiantes en reducción del riesgo

de desastre y con la comunidad.

ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACION Y EJECUCION LOCAL DEL

FORO VIRTUAL.

ANTES DEL FORO:

1- Cada universidad interesada en el Foro, deberá designar a un profesor o

autoridad universitaria, como responsable (coordinador general) del FORO

VIRTUAL. Esta persona deberá:

A- Inscribir a la Universidad en el FORO VIRTUAL, antes del 17 de

agosto/12, llenando el formulario adjunto y enviándolo a:

Manuel Santana msantana@ofda.gov con copia a

fcalderon@ofda.gov y mramirez@ofda.gov

B- Promover el FORO VIRTUAL en la Comunidad Universitaria.

C- Definir el plan de trabajo para la organización del Foro Virtual.

D- Llevar un control de la inscripción y participación diaria de los

asistentes de su Universidad.

E- Informar a los participantes sobre la sala y horario en que se

realizará el foro.

F- Compartir anticipadamente a los participantes, el programa del FORO

VIRTUAL.

G- Coordinar con Manuel Santana todo lo relativo a la conexión de

la transmisión.

Los participantes al Foro Local, recibirán un certificado de

participación al Foro Virtual, siempre que se hayan inscrito

previamente y asistido a la totalidad del evento.

H- Los requisitos para que los participantes al Foro Virtual, obtengan

su certificado son:

a- Asistir al foro, el tiempo establecido en el programa, dejando

como constancia su firma, tanto en las sesiones de la mañana,

como en las de la tarde.

b- Demostrar su interés durante las transmisiones y en los

trabajos de las mesas redondas.

I- Presentar, al Coordinador Local del Foro Virtual, un escrito, no

menor a 50 palabras, acerca de su experiencia de participación en

el evento.

J- Seleccionar a una o dos personas que le apoyarán en el buen

desarrollo de la actividad en la sala, llevar el control de la

asistencia de las personas inscritas, facilitar el trabajo en las

mesas redondas, recoger y ordenar los documentos con las

conclusiones y recomendaciones, entre otros.

K- Seleccionar a una o dos personas que le apoyarán en las pruebas

de conexión y la transmisión del evento.

L- Seleccionar la sala o salas donde se realizará el foro virtual,

considerando las características que demanda la tecnología para

que la señal que se reciba sea claro y de calidad, tanto en audio,

como en video.

M- Asegurarse que la sala, facilite el espacio y el mobiliario que

permita que los participantes puedan escribir con comodidad,

interactuar y trabajar por grupos.

N- Ofrecer los materiales básicos para el trabajo de los participantes.

2- DURANTE LOS DIAS DEL EVENTO

A- Antes de iniciar el Foro cada día, revisar las condiciones de la sala

y la calidad de la conexión para recibir la transmisión.

B- Asegurarse que todos los participantes se registraron, antes de

iniciar el trabajo diario y al concluir el mismo.

C- Velar por la disciplina en la sala.

D- Reportar la calidad de la conexión al menos una vez en la mañana

y otra en la tarde ( msantana@ofda.gov )

E- Orientar la dinámica del grupo.

F- Facilitar el trabajo de las mesas redondas.

3- DESPUES DEL FORO.

A- Organizar y ENVIAR a más tardar el 3 de setiembre a María Cad

(m_pepi@hotmail.com), con copia a Manuel Ramírez

(mramirez@ofda.gov), los documentos producidos por las y los

participantes ( conclusiones y recomendaciones) y la evaluación del

Foro Virtual por parte de cada uno de los Participantes.

B- Enviar a Fernando Calderón, el 3 de setiembre, el registro de

inscripción y asistencia de los participantes al Foro, a fin de tramitar

el envío de las certificaciones de asistencia al evento.

C- Enviar a Fernando Calderón con copia de Manuel Ramírez, un

informe ejecutivo sobre la experiencia en la organización y desarrollo

del Foro Virtual. Esto para ser tenido en cuenta en los próximos Foros

Virtuales que esperamos seguir desarrollando.

NOTA: cumpliendo con las tareas que le corresponden, el coordinador del Foro

Virtual, y sus colaboradores recibirán un certificado de agradecimiento de parte

de las instituciones organizadoras, al igual que la Universidad.

SINTESIS DE LAS ACTIVIDADES POR REALIZARSE EN LA ORGANIZACION DEL FORO

ACTIVIDAD TIPO FECHA CONTACTOS

NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DEL FORO

La Universidad nombra a la persona que se encargada del FORO LOCAL en todos sus detalles ( coordinador )

Antes del 17 de agosto

Consultor local de OFDA u otras personas vinculadas con la organización del Foro.

INSCRIPCION DE LA UNIVERSIDAD AL FORO ( Coordinador)

Responsable del foro envía formulario de inscripción

17 de agosto fecha límite.

-Manuel Santana msantana@ofda.gov COPIAS -Fernando Calderón fcalderon@ofda.gov -Manuel Ramírez mramirez@ofda.gov

Envío de la lista de participantes inscritos oficialmente en el FORO ( Coordinador)

El coordinador del FORO de la Universidad, envía la lista oficial de las personas que se han inscrito.

24 de agosto Fernando Calderón fcalderon@ofda.gov COPIA -Manuel Ramírez mramirez@ofda.gov

Reportar calidad del sonido y la imagen de la transmisión

El encargado de la parte del manejo de equipo para captar la transmisión, reporta dos veces por día la calidad de la imagen y el sonido.

28 , 29 y 30 de agosto

-Manuel Santana msantana@ofda.gov

Documentos del FORO LOCAL

Documentos: a- Conclusiones y

recomendaciones de cada uno de los cuatro temas centrales del FORO.

b- Evaluación del FORO por parte de los asistentes.

c- Lista de participantes que cumplieron y serán certificados.

3 de septiembre María Cad m_pepi@hotmail.com Fernando Calderón fcalderon@ofda.gov

Informe del FORO Explicación y valoración del desarrollo y los resultados del FORO

3 de septiembre Fernando Calderón fcalderon@ofda.gov María Cad m_pepi@hotmail.com

ANEXO 1

FORO LOCAL UNIVERSITARIO (VIRTUAL)

FORMULARIO DE INSCRIPCION

(PARA ENVIAR ANTES DEL 17 DE AGOSTO)

NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD

PAIS

NOMBRE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:

Email Nos. Teléfono celular. Oficina residencia

NOMBRE DEL PROFESIONAL AUXILIAR DEL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:

Email Nos. Teléfono celular. Oficina residencia

No. Aproximado de personas que participarían

Cuentan con los requerimientos mínimos para la conexión. SI Falta alguno? Favor explicar

Tienen capacidad en cuanto a la disposición del equipo para mantener la transmisión durante todo

el tiempo previsto del evento? SI_____

Luego de leer este documento, le queda alguna duda o inquietud que desea le aclaremos para el

éxito del Foro en su institución NO______ SI: Explique los asuntos que desea se aclaren.

Fecha de envío

Nota: Favor enviar el día 25 de agosto, a los mismos destinatarios de este formulario, un

mensaje por correo indicando EL No. de personas inscritas en el foro y personal confirmando

los datos del personal responsable del evento.

ANEXO 2

FORO LOCAL UNIVERSITARIO (VIRTUAL)

INFORME

(PARA ENVIAR EL 3 DE SEPTIEMBRE)

1-NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD

2-PAIS

3-NOMBRE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:

4-NOMBRE DEL PROFESIONAL AUXILIAR DEL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:

5-NOMBRE DE OTRO PERSONAL QUE APOYO EL FORO EN LA UNIVERSIDAD.

6-Total participantes en el FORO_____ Estudiantes_______ Profesores______ otro personal_________

( FAVOR ADJUNTAR LISTA COMPLETA DE LOS PARTICIPANTES CON NOMBRES COMPLETOS, PUESTO QUE

OCUPAN Y DIRECCION ELECTRONICA DE CADA UNO)

CONCLUSIONES MESAS REDONDAS

TEMA PANEL MESA REDONDA

EJEMPLO I Experiencias

significativas…..

A 1

a- No se ha definido aún un modelo estándar que sirva de guía para elaborar planes de emergencia en los planteles universitarios

b- …………………………………

II Es una …. A

RECOMENDACIONES MESAS REDONDAS

TEMA PANEL MESA REDONDA

EJEMPLO I Experiencias

significativas…..

A 1

a-Solicitar a OFDA diseñe una guía, como propuesta, para ser validada en los países, a fin de contar con un modelo estándar básico en la Región …………………………………

II Es una universidad segura…..

A

OTROS RESULTADOS OBTENIDOS:

FORMULARIO EVALUACION DE LOS ASISTENTES AL FORO

Universidad:

I-No. de personas que llenaron el formulario_______Profesores_____estudiantes_____ otros______

a- Calidad de la transmisión ( imagen y sonido) EX____ MB____ B_____ REG_____DEF____

b- Comodidades para el trabajo: Mobiliario____ _____ _____ _____ _____

Iluminación _____ ______ _____ _____ _____

Espacio ______ _____ _____ ______ ______

c- Organización del evento en la universidad _____ _____ ______ ______ ____

II-OBJETIVOS DEL FORO EN QUE PARTICIARON

III-CALIDAD DE LOS EXPOSITORES

IV-NIVEL DE IMPORTANCIA DE LOS TEMAS

V-LLENO SUS EXPECTITIVAS: SI (No.) NO (No.) RAZONES DE SU RESPUETA:

VI- COMO APLICARA LO QUE MAS LE LLAMO LA ATENCION DE LO TRATADO Y DISCUTIDO EN EL FORO.

Cuentan con los requerimientos mínimos para la conexión. SI Falta alguno? Favor explicar

Nota: Con base en estos datos que le solicitamos, elabore un formulario de evaluación que

aplicará a los participantes.

REQUERIMIENTOS PARA LOGRAR LA CONEXIÓN DE LA

TRANSMISION ONLINE

Para que los encargados (AS) de los Foros Locales Universitarios y los espectadores online puedan apreciar

de manera fluida y con calidad aceptable la transmisión desde Panamá, deben cumplir los siguientes

requerimientos mínimos.

Requerimientos mínimos para los espectadores:

Conexión a internet de 1.5 Mb como mínimo y 3.0 Mbs como velocidad recomendada para ver la imagen en mejor calidad.

Una laptop o PC con conectividad a internet vía wifi o red, Flash Player actualizado, salida de audio y navegador. (Recomendamos el uso de Google Chrome)

Para escuchar con mayor claridad se recomienda conectar bocinas externas a la PC o laptop.

Para una mejor imagen en pantalla completa, se recomienda utilizar pantallas de video plasma o proyectores multimedia.

Pasos para acceder a la transmisión:

Asegúrese de tener su conexión de internet habilitada y su equipo probado.

Prepare su equipo de reproducción pantallas, proyector y equipo de audio.

Ingrese en el siguiente enlace http://www.rivertechsa.com/online.html, Al hacerlo, usted debe observar una página web como la presentada en la siguiente imagen.

Esta imagen es un esquema básico sin personalización del evento. El producto final contará con la misma

estructura web solo que con detalles alusivos al FORO como, banners o logos de los organizadores del

evento.

Para que usted pueda realizar pruebas en su institución, se estará transmitiendo en la página principal 30

minutos antes del inicio del evento, en hora panameña. (-5GMT).

Al seguir rigurosamente los pasos anteriores, usted comenzará a ver el evento en vivo pocos segundos

después. El reproductor no necesita que usted toque el botón de reproducir ya que está configurado para

hacerlo en forma automática.

NOTA: en algunos casos existe computadoras que por instalaciones previas de X programa presentan algún

tipo de publicidad sobre el flash. Usted solo debe dar en el botón que dice Skip Ad.

El reproductor brinda la calidad media por defecto, es decir, la calidad SD 800x600 para garantizar la

reproducción fluida a cualquier espectador. Si usted cuenta con una velocidad de internet igual o superior a

la recomendada, puede aumentar la calidad del video, en el botón QUALITY como se muestra en la imagen.

NOTA: si usted sube a la calidad HD y no cuenta con la velocidad requerida para la misma o su computadora

no es óptima para la reproducción de video en formato HD, pueden provocarse cortes o la congelación de la

reproducción.

Si usted cumple rigurosamente con las especificaciones presentadas en este documento y realizan las

pruebas de su sistema con anticipación, puede estar seguro de que lograra presenciar cada momento del

evento al 100%.

Rivertech proporcionará una prueba del sistema en fecha que los organizadores le indicarán, una vez la

universidad o Usted se haya inscrito o registrado. Esta prueba es para que usted haga todas las preguntas

sobre el sistema y aclare sus dudas. No se atenderán consultas sobre fallas de su sistema o señal, durante el

evento, ya que cada institución o persona participante es responsable del buen funcionamiento de los

equipos o señal de internet, que utilice.

Rogamos proporcionar todas sus preguntas en el periodo de pruebas establecido por los

organizadores.