pg. 1

MICROSOFT EXCEL

Frmulas en Excel 2013

Operadores Aritmticos y de Comparacin

Referencias en Excel

Identificar Errores en una Formula

Auditoria de Formulas

pg. 2

Frmulas en Excel 2013

Puede realizar clculos complejos con los datos de una hoja de clculo utilizando

las frmulas de Excel 2013. La biblioteca de funciones de Excel 2013 proporciona

funciones como SUM, PROMEDIO y CONTAR, que le ayudan a crear frmulas.

Puede agregar a las tablas funciones, rangos con nombre y referencias a tablas,

utilizando la herramienta Frmula Autocompletar. Para comprobar si los datos de

una hoja de clculo cumplen una condicin concreta, puede utilizar las frmulas

condicionales de Excel 2013.

Crear y editar una frmula

Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de

clculo. Una frmula comienza con un signo igual (=).

Puede crear una frmula sencilla usando constantes y operadores de clculo. Por

ejemplo, la frmula =5+2*3, multiplica dos nmeros y, a continuacin, suma un

nmero al resultado obtenido.

Microsoft Office Excel sigue el orden convencional de las operaciones

matemticas. En el ejemplo anterior, primero se realiza la operacin de

multiplicacin (2*3) y, a continuacin, se suma 5 al resultado obtenido.

Tambin puede crear una frmula usando una funcin. Por ejemplo, las frmulas:

=SUMA (A1:A2)

Usan la funcin SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Segn el tipo

de frmula que cree, sta podr contener una o ms de las partes que se

enumeran a continuacin:

Funciones Una funcin, como PI (), empieza con un signo igual (=) y se

pueden agregar argumentos entre los parntesis. Cada funcin tiene una

sintaxis de argumento especfica.

Referencias de celda (o nombres) Puede referirse a los datos de otras

celdas de la hoja de clculo incluyendo referencias de celda en la frmula.

Por ejemplo, la referencia de celda A2 devuelve el valor de dicha celda o

usa dicho valor en el clculo.

1

2

pg. 3

Constantes Tambin puede agregar constantes, como valores numricos

(por ejemplo, 2) o de texto, directamente en una frmula.

Operadores Los operadores son los smbolos que se usan para

especificar el tipo de clculo que desea que realice la frmula. Por

ejemplo, el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una

potencia y el operador * (asterisco) multiplica.

Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias,

operadores y constantes.

Operadores de Clculo de las Frmulas

Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como

suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.

Operador aritmtico Significado Ejemplo

+ (Signo ms) Suma 3+3

- (signo menos) Resta 31

Negacin 1

* (Asterisco) Multiplicacin 3*3

/ (Barra oblicua) Divisin 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (Acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el

valor lgico VERDADERO o FALSO.

Operador de comparacin Significado Ejemplo

Frmula establecida en la celda B3

Valor de la frmula

3

4

pg. 4

= (igual) Igual a A1=B1

> (Mayor que) Mayor que A1>B1

< (Menor que) Menor que A1= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

pg. 5

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

Negacin (como en 1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicacin y divisin

+ y Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto

(concatenacin)

= < > = Comparacin

3.1. Referencias en Excel

Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de

frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o

conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la

formula.

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula

escribimos =SUMA (A1; B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de

A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia

la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las

referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas

que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por

defecto.

Ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como copiamos una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2.

A B

1 15 20

2 =A1+2 30

3 =B2+2

pg. 6

Lo que variar es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la

derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de

A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2,

resultado =B2+2. Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la

celda superior.

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se

copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son

fijas.

Ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna

hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y

delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr

=$A$1+2 .

A B

1 15 20

2 =$A$1+2 30

3 =$A$1+2

pg. 7

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias,

podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o

viceversa.

Ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la

columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero

al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila

cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .

Utilizar la biblioteca de funciones

Si desea realizar clculos para un gran nmero de celdas, crear

manualmente una frmula para todas ellas es laborioso y lleva mucho

tiempo. Puede utilizar las funciones predefinidas de Excel 2013 para

realizar estos clculos complejos con eficacia. Las funciones son

procedimientos integrados en Excel 2013 que realizan una tarea concreta,

por ejemplo calcular la suma o el promedio.

Para crear una frmula nueva utilizando una funcin, haga clic en la ficha

Frmulas y, a continuacin, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic

A B

1 15 20

2 =$A1+2 30

3

pg. 8

en Insertar funcin. Se abre el cuadro de dilogo Insertar funcin, con una

lista de funciones, de las que puede seleccionar una. Al hacer clic para

seleccionar una funcin, tambin puede ver la informacin

correspondiente en el cuadro de dilogo.

En la tabla siguiente se describen algunas de las funciones de la

biblioteca de funciones.

Funcin Descripcin

SUM Obtiene la suma de los nmeros de las celdas especificadas

PROMEDIO Obtiene el promedio de los nmeros de las celdas especificadas

CONTAR Obtiene el nmero de entradas de las celdas especificadas

pg. 9

MAX Busca el valor ms grande de las celdas especificadas

MIN Busca el valor ms pequeo de las celdas especificadas

3.1.1. Crear una frmula condicional

Puede utilizar una frmula para mostrar mensajes cuando se cumplan

ciertas condiciones para los datos. Este tipo de frmula se denomina

frmula condicional y utiliza la funcin SI. La funcin SI comprueba el

valor de una celda concreta para ver si cumple cierta condicin y, a

continuacin, muestra el mensaje que corresponda.

La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada da como

resultado TRUE y otro valor si la condicin devuelve el resultado

FALSE. Para crear una frmula condicional, realice los pasos

siguientes:

1. Para crear una frmula, haga clic en una celda de la hoja de clculo.

2. En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga

clic en Insertar funcin.

3. En el cuadro de dilogo Insertar funcin seleccione SI en el campo

Seleccionar una funcin: y, a continuacin, haga clic en Aceptar

4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, especifique los

valores de los campos Prueba_lgica, Valor_si_verdadero y

Valor_si_falso que se encuentran debajo de SI.

La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.

Frmula con la funcin SI

prueba_lgica: condicin que se desea comprobar.

pg. 10

valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se

cumple.

valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple.

Identificar errores en una frmula

Al crear una frmula, sta podra contener errores. Una frmula

errnea puede producir resultados incorrectos y todo anlisis que se

lleve a cabo utilizando esos resultados tambin podra ser incorrecto.

Es muy fcil encontrar el origen de los errores de una frmula

utilizando las herramientas de Excel 2013, por ejemplo la herramienta

Evaluar frmula. Puede comprobar una hoja de clculo para encontrar

el origen de los errores de varias formas, por ejemplo analizar los

cdigos de error y utilizar la ventana Inspeccin.

a) Identificar cdigos de error

Excel 2013 genera distintos cdigos de error para los distintos

tipos de errores. Puede utilizar estos cdigos de error para

identificar el tipo de error y el mtodo que puede utilizar para

solucionarlo.

Si una celda que contiene una frmula errnea est activa,

aparece un botn Error con un cdigo de error junto a ella. Puede

hacer clic en la flecha del botn Error para ver una lista de

opciones. Estas opciones proporcionan informacin sobre el error,

por ejemplo Ayuda sobre este error y Omitir error'. En la tabla

siguiente se describen los cdigos de error ms frecuentes.

MENSAJE DESCRIPCIN

### La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay

que aumentar el ancho de la misma)

#DIV/0! Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca.

#NOMBRE? No se encuentra un nombre.

#N/A Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan

para devolver un resultado.

#NUM! Hay algn tipo de problema con un nmero.

pg. 11

#REF! Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna

circunstancia.

#VALOR! Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

3.2. Auditora de Frmulas

3.2.1. Rastrear los precedentes y las celdas dependientes de otra celda

Una frmula de una celda podra utilizar los valores de otras celdas o de

frmulas de otras celdas para realizar clculos. Podra resultar difcil buscar el

origen de un error en este tipo de frmulas. Para buscar el origen de errores de

este tipo de frmulas, puede rastrear las celdas que contienen valores para la

frmula.

Las celdas a las que una frmula de otra celda hace referencia se denominan

celdas precedentes. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =SUM(B5,

B6), las celdas B5 y B6 son las celdas precedentes de la celda D10.

Las celdas que contienen frmulas que utilizan los valores de otras celdas se

denominan celdas dependientes. En el ejemplo anterior, D10 es una celda

dependiente porque el valor que contiene depende de los valores de las celdas

B5 y B6.

Puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes

para mostrar la relacin entre las celdas precedentes y las celdas

dependientes. La relacin se muestra mediante una flecha de rastreo azul que

va de una celda precedente a una celda dependiente.

pg. 12

Para rastrear las celdas precedentes o dependientes, haga clic en la ficha

Frmulas de la interfaz de usuario y, a continuacin, en el grupo Auditora de

frmulas, haga clic en Rastrear precedentes o en Rastrear dependientes.

Si las celdas identificadas por las flechas de rastreo no son las celdas que se

deben utilizar en la frmula, puede ocultar las flechas y editar la frmula para

que incluya las celdas adecuadas. Para ocultar las flechas de rastreo de una

hoja de clculo, muestre la ficha Frmulas y, a continuacin, en el grupo

Auditora de frmulas, haga clic en Quitar flechas.

3.2.2. Evaluar partes de una frmula

Al crear una frmula compleja, una parte de la frmula podra contener un

error, con lo que la frmula no mostrar el resultado esperado. Para identificar

los errores en una frmula, puede examinar las distintas partes que la forman

con la opcin Evaluar frmula. En Excel 2013, la opcin Evaluar frmula est

disponible en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.

Por ejemplo, para evaluar la frmula:

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0 haga clic en la opcin Evaluar

frmula. En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, puede ver la primera parte

de la frmula, PROMEDIO(F2:F5), subrayada. Se evala esta parte de la

frmula y el resultado de la evaluacin se muestra en cursiva.

En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, si la parte de la frmula subrayada es

una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para entrar, y ver la

frmula en el cuadro de dilogo Evaluar frmula. Para volver a la celda y

frmula anteriores, haga clic en Paso a paso para salir.

Nota Si desea comprobar los errores comunes en frmulas, puede utilizar el

cuadro de dilogo Comprobacin de errores de Excel 2013. Este cuadro de

dilogo se encuentra en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.

pg. 13

Puede usar el cuadro de dilogo Comprobacin de errores para examinar la

frmula paso a paso. Cuando se identifica un error en una frmula, tambin

puede decidir ignorarlo y pasar al error siguiente o anterior

3.2.3. Usar la ventana Inspeccin

Puede controlar el valor de cualquier celda de un libro utilizando la barra de

herramientas de la ventana Inspeccin. Si en alguna de las frmulas se usan

valores de celdas de otras hojas de clculo o libros, puede fijar la inspeccin de

la celda que contiene la frmula y, a continuacin, cambiar los valores de las

otras celdas.

Puede desplazar o acoplar la barra de herramientas de la ventana Inspeccin

en cualquier lugar de la ventana de Excel. Por ejemplo, puede acoplar la barra

de herramientas en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas de

la ventana Inspeccin realiza el seguimiento de las propiedades de una celda.

Las propiedades de la celda son: libro, hoja de clculo, nombre, valor y

frmula.

Para fijar la inspeccin en una celda, realice los pasos siguientes:

1. En la hoja de clculo, haga clic para seleccionar la celda que desea

controlar.

2. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en

Ventana Inspeccin.

3. Para controlar la celda, en el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin,

haga clic en Agregar inspeccin.

4. En el cuadro de dilogo Agregar inspeccin, haga clic en Agregar.

Al escribir un valor en la celda, el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin

muestra el resultado actualizado de la frmula. Para quitar la celda del cuadro

pg. 14

de dilogo Ventana Inspeccin, haga clic en la celda para seleccionarla, haga

clic en Eliminar inspeccin y, a continuacin, cierre la ventana Inspeccin.