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Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la empresa JOHANDRE S.A.S.
Trabajo de grado en la modalidad de Monografía para optar al título de Ingeniera Ambiental
Paola Andrea Romero Cabezas
2016
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales
Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental
Bogotá
2
Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la empresa JOHANDRE S.A.S.
Trabajo de grado en la modalidad de Monografía para optar al título de Ingeniera Ambiental
Paola Andrea Romero Cabezas
20091180060
Director:
Edgar Emilio Sánchez Buendía
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales
Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental
Bogotá
2016
i
CONTENIDO
1. RESUMEN ............................................................................................................................. 1
2. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3
3. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 5
3.1. GENERAL ....................................................................................................................... 5
3.2. ESPECÍFICOS ................................................................................................................. 5
4. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................... 6
5. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (ANTECEDENTES) ................................... 8
6. ANALISIS DEL PROBLEMA, OPORTUNIDAD O NECESIDAD DEL PROYECTO. .. 17
6.1. PARTES INTERESADAS ............................................................................................. 17
6.2. ARBOL DE PROBLEMAS DE JOHANDRE S.A.S. ................................................... 19
6.3. ARBOL DE OBJETIVOS DE JOHANDRE S.A.S. ...................................................... 20
7. ALTERNATIVAS DE SOLUCION IDENTIFICADAS PARA JOHANDRE S.A.S. ........ 21
8. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA DE SOLUCION (JUSTIFICACIÓN) .................. 22
9. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL .................................................................................. 25
9.1. Sistema de Gestión ......................................................................................................... 25
9.2. Normas ISO .................................................................................................................... 26
9.3. Concepto de Calidad ...................................................................................................... 26
9.4. Los sistemas de gestión de la calidad ............................................................................. 27
ii
9.5. Concepto de medio ambiente ......................................................................................... 28
9.6. Los sistemas de gestión ambiental. ................................................................................ 29
9.7. Concepto de Seguridad industrial .................................................................................. 31
9.8. Concepto de Salud Ocupacional .................................................................................... 31
9.9. Los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo ..................................... 33
9.10. Conexión entre los tres sistemas de gestión ............................................................... 34
9.11. Los sistemas integrados de gestión ............................................................................. 36
10. METODOLOGÍA .............................................................................................................. 39
10.1. Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la normalización
documental ................................................................................................................................ 39
10.2. Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS
18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral. ....................................................... 39
10.3. Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos necesarios para
la implementación de su Sistema de Gestión Integral............................................................... 43
11. DESARROLLO DE LA PROPUESTA............................................................................. 44
11.1. Primer objetivo: Articular de los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S.
mediante la normalización documental ..................................................................................... 44
11.2. Segundo objetivo: Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO
9001/2015 y OHSAS 18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral. ................... 46
11.2.1. La organización y su contexto ............................................................................. 48
iii
11.2.2. Necesidades y expectativas de las partes interesadas.......................................... 51
11.2.3. Alcance del Sistema de Gestión Integral............................................................. 52
11.2.4. Sistema de Gestión Integral................................................................................. 52
11.2.5. Liderazgo y compromiso ..................................................................................... 52
11.2.6. Política Integral HSEQ ........................................................................................ 53
11.2.7. Roles, responsabilidades y autoridades ............................................................... 54
11.2.8. Acciones para abordar riesgos y oportunidades .................................................. 54
11.2.9. Objetivos y planificación para alcanzarlos.......................................................... 59
11.2.10. Planificación de cambios ..................................................................................... 61
11.2.11. Recursos .............................................................................................................. 61
11.2.12. Competencia ........................................................................................................ 62
11.2.13. Toma de conciencia ............................................................................................. 62
11.2.14. Comunicación...................................................................................................... 62
11.2.15. Información documentada ................................................................................... 63
11.2.16. Planificación y control operacional ..................................................................... 63
11.2.17. Preparación y respuesta ante emergencias .......................................................... 64
11.2.18. Diseño y desarrollo de los servicios .................................................................... 65
11.2.19. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente ..... 65
11.2.20. Producción y provisión del servicio .................................................................... 65
iv
11.2.21. Liberación de los servicios .................................................................................. 66
11.2.22. Investigación de incidentes y control de salidas no conformes .......................... 66
11.2.23. Seguimiento, medición, análisis y evaluación .................................................... 67
11.2.24. Auditoría interna ................................................................................................. 67
11.2.25. Revisión por la dirección..................................................................................... 67
11.2.26. Generalidades de mejora ..................................................................................... 68
11.2.27. No conformidad y acción correctiva ................................................................... 68
11.2.28. Mejora continua................................................................................................... 69
11.3. Tercer objetivo: Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos
necesarios para la implementación de su Sistema de Gestión Integral. .................................... 69
12. CONCLUSIONES ............................................................................................................. 71
13. RECOMENDACIONES .................................................................................................... 72
14. ANEXOS ........................................................................................................................... 73
15. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 74
v
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: Elaboración propia. .............. 7
Figura 2 Logotipo de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: JOHANDRE S.A.S. .................... 7
Figura 3Árbol de problemas. Fuente: Elaboración propia. .......................................................... 19
Figura 4 Árbol de objetivos. Fuente: Elaboración propia. ........................................................... 20
Figura 5 Mapa de procesos. Fuente: Elaboración propia. ............................................................ 44
Figura 6 Codificación de documentos. Fuente: Elaboración propia ............................................ 45
Figura 7 Política integral HSEQ JOHANDRE S.A.S. Fuente: GE-PO-001 Política Integral
HSEQ. ........................................................................................................................................... 53
Figura 8 Criterios para la calificación de IMPORTANCIA AMBIENTAL Fuente: (Gamboa,
s.f.)................................................................................................................................................. 57
Figura 9 Fragmento de la Matriz de identificación de aspectos ambientales Fuente: Elaboración
propia. ........................................................................................................................................... 58
Figura 10 Mapa estratégico Fuente: Elaboración propia. ............................................................ 61
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Partes interesadas. Fuente: Elaboración propia. .............................................................. 17
Tabla 2 Calificación de las alternativas de solución. Fuente: Elaboración propia. ...................... 23
Tabla 3 Procesos y actividades comunes para los sistemas de gestión de la calidad, el
medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. Fuente:
http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-
trabajo/ .......................................................................................................................................... 36
Tabla 4 Correspondencias entre los numerales de las normas ISO 9001/2015, ISO 14001/2015 y
OHSAS 18001/2007 y los numerales del presente documento. Fuente: Elaboración propia ....... 46
Tabla 5 Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). Fuente: Elaboración propia ........... 49
Tabla 6 Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). Fuente: Elaboración propia ........ 50
Tabla 7 Stakeholders (grupos de interés). Fuente: Elaboración propia ........................................ 51
Tabla 8 Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Fuente:
Elaboración propia ........................................................................................................................ 55
Tabla 9 Evaluación de IMPORTANCIA AMBIENTAL. Fuente: Elaboración propia ................ 58
Tabla 10 Objetivos por perspectiva. Fuente: Elaboración propia................................................. 59
Tabla 11 Objetivos, metas e indicadores. Fuente: Elaboración propia......................................... 60
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1. RESUMEN
A causa de la necesidad de formular e implementar un Sistema de Gestión en la empresa
JOHANDRE S.A.S., se ha dado la participación de la misma en ciertos espacios de capacitación
y orientación que han brindado la Secretaría Distrital de Ambiente y la Secretaría Distrital de
Salud, generándose así algunos programas y documentos que tienen cierto grado de utilidad dentro
de la empresa pero que están desarticulados, incompletos y no cuentan con un sistema de
normalización. Ésta falta de organización dentro de la empresa ha causado, entre otras cosas,
internamente, que los trabajadores no sientan una apropiación importante hacia ella y,
externamente, bajas calificaciones por parte de clientes que si se encuentran certificados o en
proceso de certificación.
Se definió que la mejor alternativa de solución a la problemática existente es la de realizar la
Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S. basado en las
normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007, ya que es la opción más viable
en términos económicos y la gerencia de la empresa se encuentra interesada en ello. Si bien, no se
genera con ésta alternativa una posibilidad de certificación en el corto plazo debido a que la bodega
en la que funciona la empresa es compartida con otros dos trabajadores independientes, si se logran
importantes beneficios en cuanto se satisfacen los requerimientos de los clientes evidenciando en
un momento dado los avances que se estén teniendo con el Sistema de Gestión y adicionalmente
se genera un mejor ambiente laboral.
Dentro de las características que busca generar el proyecto en la empresa JOHANDRE S.A.S. se
encuentran:
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La mejora continua.
La minimización de impactos ambientales significativos.
Mejoramiento de los procesos.
Clientes satisfechos.
Trabajadores preparados ante cualquier emergencia que se presente.
Articular todos los procesos, procedimientos y programas.
Generar una apropiación por parte de los trabajadores.
Documentación organizada.
Cumplimiento de responsabilidades por parte de trabajadores.
Entre otras.
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2. INTRODUCCIÓN
Considerando que la calidad, la salud ocupacional, la seguridad industrial y el estudio del
medio ambiente tienen varios aspectos en común ya que los principios de una buena gestión, sus
implantaciones y sus puntos normativos son los mismos y además todos contribuyen al
mejoramiento continuo de la organización ya sea proporcionándole bienestar a sus trabajadores o
mejorando la calidad de sus productos y/o servicios con el fin de satisfacer a sus clientes, en éste
documento se presenta un trabajo de grado en la modalidad de MONOGRAFÍA denominada
“Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la empresa JOHANDRE S.A.S.”, en el
cual se aplica parte de los conocimientos adquiridos a través del proceso de formación en el
proyecto curricular de Ingeniería Ambiental.
Dicho Sistema de Gestión Integral (SGI) comprenderá la Gestión Ambiental (ISO 14001 del
2015), Gestión de Calidad (ISO 9001 del 2015) y Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
(OHSAS 18001 del 2007).
Los tres sistemas de gestión han tenido un origen diferente: el de calidad nació a partir de la
necesidad de mejorar la competitividad empresarial, el de seguridad y salud ocupacional ha sido
impulsado por la presión de las organizaciones sindicales que condujo al establecimiento de
regulaciones gubernamentales, mientras que la de medio ambiente surge a partir de la
preocupación por reducir los impactos negativos causados por la industria, lo cual trajo consigo la
implementación de una legislación ambiental (en la que Colombia ha sido uno de los países
pioneros).
Un Sistema de Gestión Integral se conoce generalmente como una plataforma que permite unificar
los sistemas de gestión que anteriormente se trabajaban en forma independiente en una empresa
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(Córdoba, C., 2013). Sin embargo, en éste se formularán los tres simultáneamente para luego
implementar el Sistema de Gestión Integral completo.
La finalidad de no empezar a trabajar primero con el Sistema de Gestión Ambiental y luego con
los otros dos, de forma secuencial, sino hacerlo de forma integral, es reducir costos y maximizar
resultados (Córdoba, C., 2013).
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3. OBJETIVOS
3.1. GENERAL
Formular un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante el ciclo
PHVA con el fin de proporcionar las herramientas necesarias para mejorar los procesos de la
misma.
3.2. ESPECÍFICOS
Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la normalización
documental.
Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS
18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral.
Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos necesarios para la
implementación de su Sistema de Gestión Integral.
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4. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La organización que operará el proyecto es una empresa colombiana que inicio actividades
en agosto del 2003 con razón social como JOHANDRE y/o PABLO JOSE ROMERO PULIDO
prestando exclusivamente servicio de Electroerosión. Desde el 2007 ha venido ampliado sus
servicios con la adquisición de maquinaria (TIG, laser, pantógrafo). Además, en enero del 2010
cambió de razón social por JOHANDRE S.A.S. y su representante legal es Pablo José Romero
Pulido identificado con Cédula de ciudadanía N° 7332356 de Garagoa (Boyacá) como lo certifica
la cámara de comercio de Bogotá (certificado Anexo). Adicionalmente, en los años 2012 y 2014
se adquirió maquinaria para prestar los servicios de rectificado y microperforado respectivamente
permitiendo así hacer un óptimo mantenimiento y reparación a todo tipo de moldes bien sea por
desgaste o error en el proceso de fabricación.
A partir de un análisis realizado, se realizaron algunos cambios en la misión, en la visión y en el
organigrama y se determinaron junto con la alta dirección valores y principios con el fin de que
éstos se ajusten a las tendencias actuales de las organizaciones. Y quedaron así:
Misión: JOHANDRE S.A.S garantiza a sus clientes una alta calidad y cumplimiento en los
servicios de electroerosión, micro perforado, grabado, rectificado, soldadura láser y soldadura TIG
para un óptimo mantenimiento y reparación a todo tipo de moldes para el sector metalmecánico
principalmente en la cuidad de Bogotá, atendiendo las sugerencias y necesidades específicas de
cada proyecto. Promueve valores, normas de seguridad y programas ambientales.
Visión: En 2019 JOHANDRE S.A.S será una empresa reconocida dentro de la industria
metalmecánica por su desempeño, calidad y cumplimiento continuo, permitiendo ampliar su
cobertura a nivel nacional.
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Principios: Calidad, Orden, Cultura de prevención, Orientación al cliente, Ahorro, Sostenibilidad
y Mejora continua.
Valores: Honestidad, Integridad, Responsabilidad, Respeto, Trabajo en equipo, Transparencia,
Disciplina.
Organigrama:
Figura 1 Organigrama de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: Elaboración propia.
Logotipo:
Figura 2 Logotipo de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: JOHANDRE S.A.S.
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5. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (ANTECEDENTES)
Siendo pública, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, es fundamental
contribuir con los conocimientos adquiridos en ella a la ciudad. Además, teniendo en cuenta que
en Bogotá cada año se registran una gran cantidad de empresas, en su gran mayoría micro empresas
(con un 85% de las 507 nuevas empresas registradas en enero del 2015, según datos del Registro
Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB)), es evidente la necesidad de apoyarlas
incentivando que propendan siempre por la mejora continua y de esa forma puedan fortalecerse
adquiriendo mayores oportunidades de negocios con empresas certificadas e igualmente
preocupadas por el medio ambiente.
Por ello, y aprovechando el espacio de trabajo de grado que la Universidad requiere para culminar
con éxito la carrera, se ha querido responder a la problemática de una micro empresa descrita a
continuación:
JOHANDRE S.A.S. es una empresa Colombiana ubicada en la ciudad de Bogotá (Localidad de
Puente Aranda) que tiene dentro de sus prioridades la prevención de accidentes y enfermedades
laborales, así como garantizar la calidad de vida del trabajador. Además, se hace evidente su
especial interés por parte de la junta directiva por reducir los impactos negativos que sus
actividades generan hacia su entorno. Igualmente, como empresa prestadora de servicios maneja
una gran cantidad y variedad de clientes con diversas condiciones de contratación.
Los servicios que presta son: electroerosión, micro perforado, grabado, rectificado, soldadura
láser, TIG y asesora al cliente en cuanto al tipo de soldadura que requiere su trabajo evitando que
se pierda tiempo y dinero en procedimientos demasiado riesgosos e ineficientes. Dichos servicios
generan algunos residuos peligrosos y unas bajas emisiones de ruido entre otros impactos.
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Gestión Ambiental
Según Fanny Cabezas, Gerente Administrativa de la empresa, los avances que se han
realizado en materia ambiental son el resultado de la participación de la empresa en los tres
primeros niveles del programa de gestión ambiental empresarial ofrecido por la Secretaria
Distrital de Ambiente -Autoridad que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental de
Bogotá– como estrategia para mejorar la calidad ambiental en el sector empresarial de la ciudad.
En el primer nivel de dicho programa, ACERCAR (Asesoría Ambiental Empresarial), el cual
“brinda a los empresarios apoyo en el conocimiento e interpretación de la normativa ambiental y
conceptos básicos de producción y consumo sostenible” (Secretaría Distrital de Ambiente, 2015),
y en el que la empresa participó en el año 2009 siendo parte de ZOPRA (Zona piloto de
recuperación), los avances que se presentaron fueron principalmente la descripción e
identificación del proceso, aspectos ambientales y residuos peligrosos generados por el servicio de
electro erosión. Igualmente, fue verificado por parte de la entidad que no se generan vertimientos
y se lograron avances en cuanto a la disposición adecuada del aceite dieléctrico usado y se empezó
a llevar una cuantificación y frecuencia del aceite generado como residuo.
El segundo nivel, PPyCS (Promoción de la producción y Consumo Sostenible), “busca promover
y apoyar el desarrollo de programas ambientales con empresas de sectores productivos y de
servicios, para orientar el cambio de patrones hacia la producción sostenible por parte de las
empresas ubicadas en el perímetro urbano de Bogotá” (Secretaría Distrital de Ambiente, 2015).
En éste se participó en el año 2011 obteniendo avances en cuanto a la identificación de todos los
residuos peligrosos encontrando la generación de lámparas fluorescentes y realizando la
disposición adecuada de las mismas. Además, se realizó la separación de desechos en lugares
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adecuados con su respectiva rotulación provisional (únicamente con el nombre del insumo o
residuo) y se realizó una búsqueda de alternativas para disminuir los residuos peligrosos.
El tercero, SGA (Sistemas de Gestión Ambiental), “busca potenciar conocimientos, habilidades y
fortalezas, a través de su plan de actividades teórico-prácticas, como una herramienta que le
permita al sector empresarial de la ciudad, con miras a la certificación de éstos y/o para ayudar a
las organizaciones a alcanzar sus objetivos ambientales” (Secretaría Distrital de Ambiente, 2015).
JOHANDRE S.A.S. tuvo participación en el año 2012 y en éste se logró la realización de algunos
proyectos como la implementación de un tanque filtro en una erosionadora con el fin de reutilizar
el aceite dieléctrico (el cuál fue cambiado por sus características fisicoquímicas a pesar de su valor
para generar únicamente un lodo como residuo en lugar del aceite usado) reduciendo
aproximadamente en un 70% la cantidad de residuos peligrosos que se generaban inicialmente; y
se cambió un baño para reducir el gasto de agua obteniendo como resultado la disminución del
40% en éste.
Estos tres niveles se pasaron con éxito, pero se decidió no continuar con el programa debido a que
la finalidad del mismo es obtener sellos verdes (certificación diseñada únicamente para empresas
que dentro de sus actividades uno o varios productos) y las empresas que se dedican a la prestación
de servicios, como es el caso, no requieren dicha certificación.
Dentro de las materias primas que se usan para la prestación de los servicios están: aceite
dieléctrico (Maquin ER-3, el cual permite que las partículas se sedimenten fácilmente y de ésta
manera el aceite permanece de un color transparente dando una mejor presentación y permitiendo
una mayor visibilidad la hora de realizar el trabajo entre otros beneficios), gas argón, gas propano,
aporte para soldadura TIG y para soldadura laser, cobre, electrodos, láminas de acero, entre otros
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de los cuales ninguno requiere de algún tipo de permiso o licencia de la autoridad ambiental para
su uso. Igualmente pasa con los vertimientos generados ya que éstos son únicamente domésticos.
De los servicios prestados, la erosión es el que genera la mayor cantidad de residuos peligrosos en
forma de lodo por el uso de aceite dieléctrico y según lo adelantado por la empresa en el
componente ambiental, el mayor impacto causado es por disposición final de residuos sólidos. Por
lo anterior es necesario revisar que se esté cumpliendo con lo establecido en la Resolución 1188
de 2003 expedida por la directora del DAMA en su momento, hoy Secretaría Distrital de
Ambiente.
Otro de los residuos peligrosos que genera son las bombillas (aproximadamente 10 por año), por
ello, habrá que verificar también el cumplimiento de la Resolución 1511 del 2010 expedido por el
Ministerio de medio ambiente, vivienda y desarrollo, hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible.
La empresa que realiza la recolección de los residuos peligrosos es Ecoindusria y las que realizan
la disposición final de los mismos son Tenciamsa S.A.E.S.P. y Lúmina quienes se encargan de
disponer adecuadamente el lodo y las bombillas respectivamente.
En cuanto a ruido no se conocen los datos exactos que la empresa genera ya que la bodega en la
que se ubica se comparte con otras personas que cuentan igualmente con maquinaria.
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
Por otro lado, en cuanto a salud ocupacional y seguridad industrial la empresa participó
voluntariamente, de marzo a diciembre del 2011, en el proyecto de vigilancia intensificada PISA
(Prevención integral en salud ambiental) de la Secretaría Distrital de Salud, con el apoyo del
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Hospital del sur, el cuál incluía un programa de capacitaciones tanto en el hospital, dirigidas a
todas las empresas participantes, como en la empresa directamente, dirigidas a los trabajadores.
Dichas capacitaciones se enfocaron principalmente en el orden y el aseo, en la separación de
residuos (con los colores correspondientes), en seguridad industrial y preparación para respuesta
ante emergencias, lo cual fue de gran ayuda para la realización de algunos programas como el de
ahorro de agua, el de orden y aseo, el etiquetado de sustancias químicas, el uso de equipos de
protección personal y el plan de contingencia.
De los cambios recomendados por la Ingeniera Ambiental Johana Bahamon (encargada del
proyecto PISA) a las empresas, basados en la Resolución 2400 de 1979 expedida por el Ministerio
de Trabajo y seguridad social, hoy Ministerio del Trabajo, lo que no se alcanzó a hacer fue
delimitar el piso alrededor de las máquinas. Además, el objetivo principal del proyecto PISA, que
era la realización en las empresas del programa de salud ocupacional, no se logró por completo
debido al poco tiempo que le fue asignado, según cuenta Fanny Cabezas, encargada del área.
Se evidencia allí, como situación cotidiana, que todas las operaciones que se realizan en la empresa
tienen uno o varios factores de riesgo para los trabajadores y por ello la misma se ha preocupado
por brindarles a sus empleados los elementos de protección personal necesarios para preservar su
salud.
Allí se realizan también exámenes médicos tanto de ingreso como anuales (optometría) a cada uno
de los cinco (5) trabajadores que hacen parte del personal de línea ya sea del área administrativa u
operativa de la organización y hasta el momento no se han registrado accidentes ni enfermedades
laborales.
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Las personas con las que se comparte la bodega son: Juan Ramón Garzón Murcia, quien realiza
maquetas para suela de calzado (modelado) generando material particulado en el lugar de trabajo
(esto se ha tratado de controlar separando considerablemente su sitio de trabajo y utilizando
apropiadamente sus herramientas de trabajo de manera que dicha emisión se reduzca y no afecte
o los demás) y Javier Rodriguez Espejo quien tiene en el lugar una inyectora, la cual emite cierta
cantidad de calor y algunos olores dependiendo del material con el que se trabaje, además la
máquina consume una alta cantidad de energía, lo cual dificulta llevar un control del consumo de
energía generado por las actividades que realiza JOHANDRE S.A.S..
Dicha bodega se encuentra ubicada en el barrio La Pradera Galán (el uso permitido del suelo es
comercial según el concepto de uso expedido por la Curaduría Urbana N°4) en la Calle 3 N° 64 –
16 en todo el primer piso y en el resto de la edificación hay construidos apartamentos de los cuales
se desprenden algunas problemáticas como la basura regada en los andenes ya que, aunque muy
pocas veces, los habitantes botan la basura desde las ventanas del segundo o tercer piso causando
que la bolsa se rompa generando una contaminación visual y que se atraigan vectores por los malos
olores a pocos metros de la entrada de la bodega.
Otro problema generado por los apartamentos es que las tuberías se encuentran en mal estado y
por lo tanto hay goteras en la bodega que obligan a los trabajadores en algunas ocasiones a tapar
las máquinas con plásticos.
Adicionalmente, cabe mencionar que al estar ubicados sobre la Avenida calle 3° (por donde pasa
un caño al que suelen botar basura, muebles y enseres viejos) hace que haya una probabilidad alta
de vectores, razón por la cual la organización se ha preocupado siempre por el orden y aseo.
Requerimientos de sus clientes:
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Entre los clientes fijos y los ocasionales hay alrededor de 100 de los cuales
aproximadamente 10 aún trabajan como personas naturales y otros 15 de ellos son empresas que
están certificadas en una o varias normas nacionales y/o internacionales o se encuentran en ese
proceso de certificación y por lo tanto requieren que sus proveedores y/o prestadores de servicios
también lo estén o que por lo menos demuestren de alguna forma los avances de lo que se está
haciendo dentro de la empresa anualmente ya sea en materia ambiental y/o de calidad ya que esto
genera una calificación y de no alcanzar como mínimo un 70% no pueden continuar contratando
sus servicios.
Uno de ellos es Schneider Electric de Colombia S.A., empresa certificada en las normas ISO
14001, 9001 y 50001 correspondientes a Gestión ambiental, de calidad y de ruido respectivamente.
Adicionalmente está certificada en la norma OHSAS 18001 referente a la gestión de seguridad y
salud en el trabajo y tiene el Sello Ambiental Colombiano otorgado por el Ministerio de Ambiente
y Desarrollo Sostenible (Schneider Electric, s.f.).
Además, está Compac S.A.S., como otro de los grandes clientes de la empresa. Ésta se encuentra
certificada por la norma ISO 9001 de Gestión de la calidad. Sus productos se encuentran diseñados
bajo las especificaciones del RETIE (Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) y certificados
por el CIDET (Centro de Investigación y desarrollo tecnológico) (Compac Compañía de Partes y
Accesorios, 2012).
Otro cliente importante es Soluciones MDS S.A.S., empresa certificada en las normas ISO 14001
y 9001 correspondientes a Gestión ambiental y de calidad respectivamente (Procolombia, 2014).
Igualmente, se encuentra Fabrin, empresa certificada en la norma ISO 9001 de gestión de calidad
(Fabrin, 2015) de la misma manera que PCP Plásticos (Partes y Complementos S.A.S.) (PCP,
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2012), Impresión y Plásticos S.A.S. (Impresión y plásticos SAS, s.f.) y Pavaplast S.A.
(Pavaplast, S.A., s.f.).
También está Alpla, empresa certificada en las normas ISO 9001, 14001 y 50001 en cuanto a
gestión de la calidad, el medio ambiente y la energía; en la OHSAS 18001 de seguridad y salud en
el trabajo (Alpla, 2015); en la FSSC22000 de sistemas de seguridad alimentaria. Además sigue
estándares sobre el trabajo como el código básico de la ETI (Iniciativa de comercio ético) y ha
realizado auditorías de comercio ético SMETA en varios centros de producción siendo categoría
AB de SEDEX, organización que busca mejorar las prácticas empresariales en lo relativo a la ética
y responsabilidad de sus cadenas de suministro (SEDEX, 2015). Alpla remite anualmente todos
sus datos ambientales al Carbon Disclosure Project (CDP) (Alpla, 2015).
Por su ubicación, los clientes de JOHANDRE S.A.S. corren el riesgo de que les impongan
comparendos de tránsito por parquear en el andén así sea por poco tiempo. Pero en éste sentido,
una ventaja que se tiene es el espacio con el que cuenta la bodega para los vehículos, permitiendo
a los mismos cargar y/o descargar los moldes o piezas adecuadamente.
Avances generales
En general, en los tres aspectos que han sido mencionados (Ambiente, Calidad y Salud y
seguridad en el trabajo), es necesario mencionar que en cuanto a calidad no se ha trabajado nada,
pero se han presentado algunos avances en cuanto a ambiente y salud y seguridad en el trabajo
gracias a los programas ofrecidos por la Secretaría Distrital de Ambiente y la Secretaría Distrital
de Salud. Pero, aunque la empresa ha participado en dichos programas, falta aún mucho por
mejorar y organizar, ya que de lo que se ha avanzado no se tiene un control documental y los
documentos que hay no se encuentran normalizados.
16
Además, la participación de la empresa en los programas se dio hace ya aproximadamente 4 años
y hay muchos aspectos a los que se les dejó de hacer seguimiento, procedimientos que quedaron
quietos y tampoco se han vuelto a realizar capacitaciones a los trabajadores.
Por lo anterior, existe una gran oportunidad de aprovechar el interés de la organización en la
gestión de éstos temas para retomar lo que venían haciendo allí, adaptarlo a la situación actual y
mejorarlo con el fin de que en un futuro próximo se pueda llevar a cabo su implementación.
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6. ANALISIS DEL PROBLEMA, OPORTUNIDAD O NECESIDAD DEL
PROYECTO.
6.1. PARTES INTERESADAS
Tabla 1 Partes interesadas. Fuente: Elaboración propia.
cn
18
19
6.2.ARBOL DE PROBLEMAS DE JOHANDRE S.A.S.
Figura 3Árbol de problemas. Fuente: Elaboración propia.
CAUSAS
EFECTOS
20
6.3.ARBOL DE OBJETIVOS DE JOHANDRE S.A.S.
Figura 4 Árbol de objetivos. Fuente: Elaboración propia.
MEDIOS
FINES
21
7. ALTERNATIVAS DE SOLUCION IDENTIFICADAS PARA JOHANDRE S.A.S.
Con el fin de dar solución a las problemáticas presentadas en la empresa y expuestas
anteriormente en el árbol de problemas, se identificaron junto con la Gerente Administrativa de la
empresa algunas alternativas de solución descritas a continuación:
Aprovechamiento del apoyo que pueden brindar los estudiantes de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas en el marco de los espacios académicos para realizar su trabajo
de grado en la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa
JOHANDRE S.A.S.: El sistema de gestión integral contemplaría la gestión ambiental, de
calidad y de seguridad y salud en el trabajo. Además, mejoraría todos los procesos de la
empresa y daría un grado de confiabilidad más alto a los clientes.
Realizar un cambio de bodega y darle continuidad al proyecto PISA y al programa
SGE: Esto con el fin de poder tener un mayor control sobre sus impactos y eliminar la
influencia actual que tiene la empresa de los impactos que generan las actividades
realizados por las personas con quienes se comparte la bodega.
Realizar la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa
JOHANDRE S.A.S. junto con un cambio de bodega: Esto con el fin de tener la
posibilidad de certificarse.
22
8. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA DE SOLUCION (JUSTIFICACIÓN)
Para realizar la selección de la mejor alternativa se realizó una matriz en la que se calificaron
20 factores condicionantes con respecto a los intereses de la empresa.
A partir de la calificación que se muestra en la Tabla 2, se definió que la mejor alternativa es
realizar la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S.
con un puntaje total de 86 ya que es la opción más viable en términos económicos y la gerencia de
la empresa se encuentra interesada en ello. Si bien, no se genera con ésta alternativa una posibilidad
de certificación en el corto plazo si se logran importantes beneficios en cuanto se satisfacen los
requerimientos de los clientes evidenciando en un momento dado los avances que se estén teniendo
en el Sistema de Gestión.
Por otra parte, la segunda alternativa (que obtuvo un puntaje total de 46), por sí sola, no genera los
beneficios que la empresa espera recibir en cuanto a satisfacción de sus clientes y articulación de
sus procesos, aunque se lograría tener un mayor control en sus impactos, por lo tanto, la otra
alternativa fue realizar el cambio de bodega junto con la Formulación del Sistema de Gestión
Integral (con un puntaje total de 70), lo cual llevaría a la empresa a contar con todas las
herramientas técnicas para certificarse. Pero el problema de ésta última, es la alta inversión que se
requiere tanto en el cambio de bodega como en el costo de las certificaciones, monto con el cuál
no cuenta la empresa en el actualmente.
Con base en lo anterior, se determina que el trabajo de grado a desarrollar será la “Formulación de
un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S.” por ser la más viable.
23
Tabla 2 Calificación de las alternativas de solución. Fuente: Elaboración propia.
ALTERNATIVA FACTORES CONDICIONANTES PUNTAJE
Interés comunitario
Bajo monto de inversión
Experiencias anteriores
Requerimientos de los clientes
Información disponible
Disponibilidad de infraestructura básica
Disponibilidad de personal
Interés de la alta gerencia
Recursos disponibles
Probabilidad de alcanzar los objetivos
Factibilidad legal
Relación beneficio/costo
Bajos riesgos sociales
Duración del impacto
Pocas restricciones
Baja inversión en tiempo por parte de la empresa
Aumento de oportunidades de trabajo
Credibilidad y confianza
Competitividad
Contribución al crecimiento de la empresa
1
5
4
5
5
4
3
5
5
5
5
5
3
5
5
4
4
4
4
5
PUNTAJE TOTAL 86
Interés comunitario
Bajo monto de inversión
Experiencias anteriores
Requerimientos de los clientes
Información disponible
Disponibilidad de infraestructura básica
Disponibilidad de personal
Interés de la alta gerencia
Recursos disponibles
Probabilidad de alcanzar los objetivos
Factibilidad legal
Relación beneficio/costo
Bajos riesgos sociales
Duración del impacto
Pocas restricciones
Baja inversión en tiempo por parte de la empresa
Aumento de oportunidades de trabajo
Credibilidad y confianza
Competitividad
Contribución al crecimiento de la empresa
1
0
0
0
0
5
4
2
2
1
5
3
5
5
5
3
0
1
3
1
PUNTAJE TOTAL 46
Realizar la formulación
de un sistema de
gestión integrado para
la empresa
JOHANDRE S.A.S.
Realizar un cambio de
bodega y darles
continuidad al proyecto
PISA y al programa
SGE
24
ALTERNATIVA FACTORES CONDICIONANTES PUNTAJE
Interés comunitario
Bajo monto de inversión
Experiencias anteriores
Requerimientos de los clientes
Información disponible
Disponibilidad de infraestructura básica
Disponibilidad de personal
Interés de la alta gerencia
Recursos disponibles
Probabilidad de alcanzar los objetivos
Factibilidad legal
Relación beneficio/costo
Bajos riesgos sociales
Duración del impacto
Pocas restricciones
Baja inversión en tiempo por parte de la empresa
Aumento de oportunidades de trabajo
Credibilidad y confianza
Competitividad
Contribución al crecimiento de la empresa
1
3
3
4
2
5
3
2
2
1
5
4
3
5
5
2
5
5
5
5
PUNTAJE TOTAL 70
Realizar la formulación
de un sistema de
gestión integrado para
la empresa
JOHANDRE S.A.S.
junto con un cambio de
bodega
25
9. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
9.1. Sistema de Gestión
Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite
trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.
Se establecen cuatro etapas en este proceso (PHVA), que hacen de este sistema, un proceso circular
virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada
ciclo, obtener una mejora (Vergara, 2009).
Para la dirección de cualquier sistema de gestión debe haber una inversión en capital humano con
habilidades y conocimientos enfocados a las actividades relacionadas con la actividad de la
empresa, calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, entre otros, que a su vez cuente
con la disponibilidad necesaria para desarrollar, controlar y evaluar todas las actividades que se
requieren para el mantenimiento del sistema (Córdoba, 2013).
Existen actualmente varios modelos de gestión que las empresas están adoptando como referencias
para que sus organizaciones se encaminen hacia lo que se denomina la Excelencia. Por un lado las
normas ISO 9000 de Calidad son punto de referencia, como también lo son las normas ISO 14000
de Medio Ambiente, desarrolladas a semejanza de las primeras. El nuevo marco reglamentario
sobre prevención de riesgos laborales, inspirado en principios básicos de calidad, como la mejora
continua y la integración de la acción preventiva en las políticas empresariales, es obviamente no
sólo una exigencia, sino también una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la
persona tiene en su ámbito laboral, garantizándole unas condiciones de trabajo dignas, y
potenciando su desarrollo profesional y humano a través del propio trabajo (Bestratén Belloví, M.
& Carboneras Checa, M.A., s.f.). Por ello, la integración de los Sistemas de Gestión es un objetivo
cada vez más generalizado.
26
9.2.Normas ISO
La ISO, como Organización Internacional de Normalización, desarrolla y publica las
normas internacionales que en países como el nuestro, ayudan a armonizar las especificaciones
técnicas de los productos y servicios que hacen la industria más eficiente y rompiendo las barreras
al comercio internacional. Los estándares más populares de la ISO a nivel mundial son: gestión de
calidad, gestión ambiental, los códigos de país, responsabilidad social, gestión de la energía,
gestión de riesgos, gestión de seguridad alimentaria, gestión de seguridad de la información y
seguridad y salud ocupacional, la cual está en proceso de construcción y será publicada éste año.
Las Normas ISO fueron conocidas en Colombia a mediados de la década de los ochenta.
Actualmente existen en nuestro país Instituciones oficiales nacionales y extranjeras certificadoras
entre las que se destacan Bureau Veritas, SGS, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas
ICONTEC (Lozano Bernal, A. & Rincon Robledo, J.E., 2009).
De las normas ISO, las más usadas en nuestro país son la de gestión de calidad y gestión ambiental.
Hay otro ámbito común en los sistemas de gestión de las empresas colombianas y es la seguridad
y salud ocupacional, pero ésta generalmente se basa en la OHSAS 18001, y ésta a su vez ha servido
de referencia para la elaboración de la ISO en este mismo ámbito.
A continuación se describe cada uno de los tres componentes que tendrá nuestro sistema de gestión
(calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo).
9.3.Concepto de Calidad
Para empezar, es necesario saber el concepto de calidad. Para Juran, uno de los especialistas
que se ocupan de la gestión de la calidad (1993) la calidad se puede definir de dos formas,
27
refiriéndose al producto, “calidad es el conjunto de características de un producto que satisfacen
las necesidades de los clientes y en consecuencia hacen satisfactorio el producto”, y refiriéndose a
la organización, “la calidad consiste en no tener deficiencias” (Zayas Ramos, A.M. Frometa
Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).
Otros como Feigenbaum, (1997) la definen como "un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de
mejora de la gestión de los distintos grupos de la organización para proporcionar productos y
servicios a niveles que permite la satisfacción del cliente"(Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez,
G. & Pérez Martínez, A., 2008)
9.4. Los sistemas de gestión de la calidad
El Aseguramiento de la Calidad nace como una evolución natural del Control de la Calidad,
que resultaba limitado y poco eficaz para prevenir la aparición de defectos. Para ello, se hizo
necesario crear sistemas de calidad que incorporaran la prevención como forma de vida y que, en
todo caso, sirvieran para anticipar los errores antes de que éstos se produjeran. Un Sistema de
Gestión de la Calidad se centra básicamente en garantizar que lo que ofrece una organización
cumple con las especificaciones establecidas previamente entre la empresa y el cliente, asegurando
una calidad continua a lo largo del tiempo (Leticia Colín, O., 2002).
Las normas ISO 9000 son un conjunto de normas y directrices internacionales para la Gestión de
la Calidad que, desde su publicación, han obtenido una gran aceptación global como base para el
establecimiento de Sistemas de Gestión de la Calidad (Leticia Colín, O., 2002). En la última
década, se ha vivido un gran crecimiento en el número de empresas certificadas en un sistema de
gestión de la calidad según la familia de normas ISO 9000 (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez,
G. & Pérez Martínez, A., 2008).
28
La Norma ISO 9001:2008 describe un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable genéricamente
a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño o su personalidad jurídica, dando prioridad
a los clientes y tratando de ser compatibles con otros sistemas de gestión empresarial, como el
Ambiental y el de Seguridad y salud en el trabajo. La Gestión de la Calidad se ha convertido, por
tanto, ya no en una alternativa a implantar por la empresa, sino una exigencia indispensable para
la supervivencia de la misma y su posible competitividad en los mercados actuales (Zayas Ramos,
A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).
Ésta norma acaba de terminar su proceso de actualización. La norma ISO 9001: 2015 se basa al
igual que la versión 2008, en una serie de principios de gestión de calidad, incluyendo una fuerte
orientación al cliente, la motivación y la implicación de la alta dirección, el enfoque basado en
procesos y la mejora continua y su uso ayudará a garantizar que los clientes obtengan, productos
consistentes de buena calidad y servicios, que a su vez trae muchos beneficios para el negocio
(ISO, 2015).
9.5.Concepto de medio ambiente
El medio ambiente se define como el análisis de la relación entre ecosistema y cultura en
general, es el entorno en el cual opera una organización, que incluye el aire, el agua, el suelo, los
recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos, y su interrelación. En este contexto, el
medio ambiente se extiende desde el interior de una organización hasta el sistema global
(Subgerencia Cultural del Banco de la República, 2015).
El medio ambiente se refiere a todo lo que rodea a los seres vivos, está conformado por elementos
biofísicos (suelo, agua, clima, atmósfera, plantas, animales y microorganismos), y componentes
sociales que se refieren a los derivados de las relaciones que se manifiestan a través de la cultura,
29
la ideología y la economía. La relación que se establece entre estos elementos es lo que, desde una
visión integral, conceptualiza el medio ambiente como un sistema (Subgerencia Cultural del Banco
de la República, 2015).
La integración del medio ambiente en todos los aspectos de la vida de las sociedades es, en la
actualidad, un hecho innegable y aceptado como permanente, sean cuales sean las diferencias que
puedan existir en el ritmo y la velocidad con que esta integración se produzca en cada situación en
concreto. El cambio en las pautas de comportamiento, individuales o asociativas, afecta, sin duda,
a todos los segmentos en que se puede estratificar a una sociedad o país y, entre ellos, al tramado
de empresas y sectores económicos (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez,
A., 2008).
Cualquier cambio en el medio ambiente laboral, ya sea adverso o beneficioso para el trabajador,
siendo resultado de las actividades, productos y servicios de la organización se definirá como
Impacto Ambiental (Ortiz, 1999).
9.6. Los sistemas de gestión ambiental.
Un sistema de gestión ambiental es un sistema que identifica oportunidades de mejoras
para la reducción de los impactos ambientales generados por la empresa. Éste sistema exige
compromiso de la empresa con el ambiente y la elaboración de planes, programas y procedimientos
específicos (Henao Leal, J.M., 2008).
El compromiso de las empresas con la gestión ambiental sigue el proceso de globalización de las
relaciones económicas y hace parte de la construcción de una ética global, la cual parte de las
sociedades más prósperas (Henao Leal, J.M., 2008).
30
Los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) permiten incorporar el medio ambiente a la gestión
general de la empresa, dándole un valor estratégico y de ventaja competitiva. Un Sistema de
Gestión Ambiental dota a la empresa de una herramienta de trabajo para sistematizar las buenas
prácticas realizadas hasta el momento y asegurar su mejora continua (Zayas Ramos, A.M. Frometa
Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).
Para diseñar e implantar un Sistema de Gestión Ambiental, actualmente existen normas de carácter
voluntario, mediante las cuales la empresa puede obtener la certificación o el registro. La norma
de ámbito internacional ISO 14001 (Sistemas de Gestión Ambiental), y el Reglamento europeo
del Consejo, “por el que se permite que las empresas del sector industrial se adhieran con carácter
voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales” (también llamado
Reglamento EMAS) son hoy por hoy las más importantes (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez,
G. & Pérez Martínez, A., 2008).
El primer paso para que una empresa decidida a implantar un Sistema de Gestión Ambiental debe
ser el análisis de los puntos fuertes y débiles mediante la realización de una revisión Ambiental
que identifique los aspectos medioambientales, la legislación aplicable, y las prácticas y
procedimientos de gestión ambiental existentes en la empresa así como una evaluación de la
información obtenida a partir de las investigaciones sobre incidentes previos (Zayas Ramos, A.M.
Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).
La norma ISO 14001: 2015 y sus normas de apoyo tales como ISO 14006: 2011 se centran en los
sistemas ambientales para lograr gestionar las responsabilidades ambientales de las
organizaciones. Estas normas se enfocan en aspectos como las auditorías, las comunicaciones, el
31
etiquetado y el análisis del ciclo de vida, así como los retos ambientales como el cambio climático
(ISO, 2015).
9.7. Concepto de Seguridad industrial
Para algunos autores, la Seguridad en el trabajo es el conjunto de técnicas y procedimientos
que tienen por objeto eliminar o disminuir el riesgo de que se produzcan los accidentes de trabajo,
definición de la cual podemos extraer dos aspectos importantes: por una parte, que la seguridad en
el trabajo tiene como finalidad el evitar los accidentes/incidentes en el puesto de trabajo; y por
otra, que para lograr ese fin la seguridad se dota de técnicas estudiadas y comprobadas que pueden
llegar a evitarlo, y además de éstas, que existen procedimientos, que seguidos por los trabajadores
y los mandos intermedios pueden evitar la materialización de un accidente (Universidad de las
Palmas de Gran Canaria, 2005).
En ésta definición se habla de accidentes o incidentes. Un accidente de trabajo es aquel que causa
una lesión en el trabajador, y que desde el punto de vista legal, la misma lleva consigo la baja del
trabajador por accidente en su puesto de trabajo, y un incidente provoca una alteración en el
desarrollo de las tareas, incluso la suspensión temporal de las mismas, pero no provoca la baja del
trabajador, o la provoca sólo por un día. Cuando un riesgo provoque incidentes debe ser valorado
por el técnico en prevención, ya que la diferencia de un incidente a un accidente es en la mayoría
de las ocasiones, cuestión de suerte (Universidad de las Palmas de Gran Canaria, 2005).
9.8. Concepto de Salud Ocupacional
La observación de que las condiciones de trabajo determinan procesos de salud –
enfermedad data desde la antigüedad. Los médicos de la época se ocuparon de las lesiones y
32
enfermedades que los artesanos y obreros contraían en el ejercicio de sus funciones. Luego, en el
renacimiento se observa la evolución de lo individual a lo corporativo y se asiste al origen de una
embrionaria medicina del trabajo (Nieto, H.A., 1999).
En 1700, el médico italiano Bernardino Ramazzini publica la obra “De morbis artificum diatriba”
(Disertación en torno a las enfermedades de los artesanos), por la cual se lo considera el padre de
la Medicina del Trabajo (Nieto, H.A., 1999).
En la era moderna, la aparición del maquinismo trajo serios peligros para la salud de los obreros.
Los hombres de ciencia, entonces, se preocupan por estudiar los medios de prevención y
terapéutica de las enfermedades y accidentes del trabajo aplicando el método científico de forma
rigurosa (Nieto, H.A., 1999).
La Organización Mundial de la Salud (OMS) definió la salud ocupacional como una actividad
multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca
controlar los accidentes y las enfermedades mediante la reducción de las condiciones de riesgo, y
para el año 1950, el comité mixto OIT/OMS definió una serie de objetivos de la salud ocupacional
(Nieto, H.A., 1999).
En los últimos 30 años, han tomado especial relevancia en Colombia los temas relacionados con
la salud ocupacional en los sectores industriales, sociales, culturales, económicos y legales. Este
progreso es paralelo al desarrollo a nivel global de una mayor conciencia sobre la obligación de
los estados en la protección de los trabajadores como garantía de progreso de la sociedad y sobre
el rol desempeñado por los trabajadores en el logro de los objetivos y metas de las empresas
(Lizarazoa, G.C. Fajardoa, J.M. Berrioa, S. & Quintana, L., s.f.)
33
9.9. Los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo
En Colombia, con la resolución 2400 de 1979, se crea el estatuto de seguridad industrial y
con la resolución 1016 se establece el funcionamiento de los programas de salud ocupacional en
las empresas. Pero luego, el decreto 1443 de 2014 da un vuelco total a la salud ocupacional en el
país, ya que a través de este se implementa el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
trabajo (SG-SST) en las empresas.
Los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo tienen por objeto proporcionar un
método para evaluar y mejorar los resultados en la prevención de los incidentes y accidentes en el
lugar de trabajo por medio de la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo. Es
un método lógico y por pasos para decidir aquello que debe hacerse, y el mejor modo de hacerlo,
supervisar los progresos realizados con respecto al logro de las metas establecidas, evaluar la
eficacia de las medidas adoptadas e identificar ámbitos que deben mejorarse. Puede y debe ser
capaz de adaptarse a los cambios operados en la actividad de la organización y a los requisitos
legislativos (OIT, 2011).
Un SG-SST es un conjunto de herramientas lógico, caracterizado por su flexibilidad, que puede
adaptarse al tamaño y la actividad de la organización, y centrarse en los peligros y riesgos generales
o específicos asociados con dicha actividad. Su complejidad puede abarcar desde las necesidades
básicas de una empresa pequeña que dirige el proceso de un único producto en el que los riesgos
y peligros son fáciles de identificar, hasta industrias que entrañan peligros múltiples, como la
minería, la energía nuclear, la manufactura química o la construcción (OIT, 2011).
Para implantar y certificar en materia de seguridad y salud ocupacional se emplean esquemas como
OHSMS BS 8800, OHSAS 18001, ILO-OHS 2001, existen otros esquemas que incluyen
34
igualmente la reducción de riesgos mediante seguridad y salud (sin necesidad de certificar).
Además, la ISO está desarrollando un nuevo estándar, ISO 45001 (Sistemas de gestión de salud y
seguridad en el trabajo).
Dicho estándar (ISO 45001) está siendo desarrollado por un comité de expertos en salud y
seguridad en el trabajo, y seguirá otro sistema de gestión genérica enfoques tales como ISO 14001
e ISO 9001. Se tendrá en cuenta otras normas internacionales en la materia, tales como OHSAS
18001, la Internacional de Organización del Trabajo Directrices ILO-OSH, diversas normas
nacionales y las normas internacionales del trabajo de la OIT y convenciones (ISO, 2015)
En cuanto a la norma OHSAS 18001, siendo la más usada actualmente, establece los requisitos
mínimos de las mejores prácticas en gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y es ideal para
empresas de cualquier tamaño.
9.10. Conexión entre los tres sistemas de gestión
Es evidente que cualquier falla en una operación de tipo industrial puede tener efectos en
la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la salud de los trabajadores,
y en el medio ambiente. Es por eso que lo más conveniente para el buen funcionamiento de una
empresa es implementar y mantener los tres sistemas integrados (Zayas Ramos, A.M. Frometa
Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).
Hasta hace muy poco tiempo y aún hoy, las funciones de calidad, medio ambiente y seguridad han
seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo industrial. Así en muchas
organizaciones la seguridad sigue dependiendo de recursos humanos, mientras que la calidad lo
35
hace de operaciones, y medio ambiente se ubica en áreas técnicas (ingeniería, I+D, etc.) (Zayas
Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).
A pesar de sus diferencias, los tres sistemas tienen el mismo enfoque de gestión basado en el ciclo
Deming (Planear – Hacer – Verificar - Actuar) y la mejora continua que implica (Cardona
Buenaventura, R., 2009):
a. Planificar el desempeño y programar las actividades a realizar mediante el
establecimiento de políticas, objetivos, indicadores, metas y programas a lograr así
como la definición de responsabilidades asociadas al desarrollo de los procesos y al
cumplimiento de las tareas.
b. Ejecutar las actividades según lo programado mediante la aplicación de métodos,
técnicas y procedimientos establecidos.
c. Controlar el cumplimiento de la ejecución tanto a nivel operativo (control y
seguimiento en los procesos) como estratégico mediante las revisiones del sistema
fundamentalmente aunque para algunos de los sistemas se utilizan otras formas de
control.
d. Mejora continua del desempeño tomando acciones correctivas y preventivas para
solucionar y evitar no conformidades.
Los sistemas anteriores se componen de procesos, estructuras, procedimientos y exigen de la
gestión de recursos entre los que cobra especial interés el personal y su formación, toma de
conciencia y compromiso. También constituyen elementos comunes para estos sistemas los
procesos y actividades que se desarrollan, lo cuales se resumen en la siguiente tabla:
36
Tabla 3 Procesos y actividades comunes para los sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y
salud en el trabajo. Fuente: http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/
9.11. Los sistemas integrados de gestión
El concepto del sistema de gestión integral surge como una forma en que una organización
puede asegurarse de que se cumpla de manera eficaz y eficiente con requisitos de varios sistemas
de gestión. El Sistema de Gestión Integral puede cubrir todos los aspectos de la gestión
institucional, la calidad del producto y el servicio al cliente, el mantenimiento de las operaciones,
el desempeño ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, una eficiente gestión económica y
contable, la efectividad del aprovisionamiento y otros sistemas (Cardona Buenaventura, R., 2009).
Procesos Actividades
Definición del alcance
Establecimiento de políticas
Establecimiento de objetivos, indicadores, metas y programas
Identificación de requisitos
Garantizar recursos necesarios
Determinación de funciones, responsabilidades y autoridades
incluyendo el nombramiento de representantes de la dirección
Garantizar la formación, compromiso y toma de conciencia del
personal
Prevención y
gestión de
riesgos
Identificar No conformidades potenciales (riesgos, aspectos
ambientales, posibles emergencias) y evalualas
Declaraciones documentadas de la planificación, los procesos,
procedimientos, etc (manual)
Identificar y controlar los documentos y registros necesarios
Identificación y control de la documentación externa aplicable,
incluida la legislación
Control del cumplimiento de requisitos (controles operacionales,
control de calidad)
Control de riesgos
Controles del cumplimiento de la legislación
Control de los dispositivos de medición
Auditorías internas
Seguimiento al sistema
Revisiones por la dirección
No conformidades, acciones correctivas y preventivas
Mejora
Planificación
Gestión de los
recursos
Gestión de la
documentación
Seguimiento y
medición
37
Los elementos comunes de los diferentes aspectos de la organización brindan una oportunidad
obvia para aumentar la eficacia y eficiencia integrándolos. Las organizaciones tienen un equipo
de dirección y parece lógico adoptar un Sistema de Gestión único que abarque varias metodologías
necesarias para cumplir las responsabilidades de la Dirección y los objetivos de la institución.
Muchas organizaciones que ya tienen implementado algún Sistema de Gestión ven las similitudes
existentes con otros y reconocen que mantener la multiplicidad no resulta práctico ni económico.
Así la integración de los sistemas puede tener ventajas como (Cardona Buenaventura, R., 2009):
Se satisfacen las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas al establecer la
obligatoriedad de cumplir al mismo tiempo con los requisitos legales y regulatorios, los
ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo especificados y otros.
Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la consistencia, la
trazabilidad, evitando las redundancias y las incoherencias.
Se integran los procesos gerenciales de planificación de objetivos y revisión del Sistema
ya que la definición de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado abarca objetivos
ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo y en las revisiones al sistema
se toman en cuenta aspectos relacionados con las cuatro funciones, todo lo cual permite
solucionar los conflictos de responsabilidades, y optimizar y simplificar el proceso de
toma de decisiones basadas en datos integrales.
Se alcanza una mayor coherencia, facilidad de manejo y reducción de los costos de
mantenimiento de la documentación al integrarse en un solo documento
(procedimiento, instrucción, registro, etc.) aspectos relacionados con las tres funciones.
Lo importante una vez se ha implementado el sistema, es mantener la constante ejecución de
actividades por parte de toda la organización, ya que los procedimientos, directrices, formatos,
38
registros y demás, no son solo responsabilidad del encargado del sistema de gestión y de la
gerencia, sino de todo el personal.
En conclusión, los sistemas de gestión integrados permiten dar respuesta a las necesidades de un
mercado competitivo y cada vez más exigente, de forma rentable, manteniendo el bienestar laboral
y social, controlando los impactos ambientales generados de la operación, retribuyendo al medio
ambiente y a la comunidad, con base en los lineamientos legales de cada país (Córdoba, 2013).
39
10. METODOLOGÍA
Para cumplir con el objetivo general de “Formular un Sistema de Gestión Integral para la
empresa JOHANDRE S.A.S. mediante el ciclo PHVA con el fin de proporcionar las herramientas
necesarias para mejorar los procesos de la misma.”, la metodología a utilizar será planteada a partir
de cada uno de los objetivos específicos de la siguiente manera:
10.1. Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la
normalización documental
Para lograr dicha articulación, se hará la identificación de los procesos de la empresa, los
cuales serán plasmados en un mapa de procesos y para cada uno se realizará la respectiva
caracterización de procesos.
Dicha identificación será indispensable para la codificación documental, ya que los documentos
llevarán su código de acuerdo al proceso al que pertenecen. Ésta información quedará
documentada en los procedimientos para control de documentos y para control de registros con
el fin de que todos los documentos que se vayan realizando vayan quedando normalizados. Aquí
se incluyen la aprobación, revisión, actualización, control de cambios y versión de los mismos
asegurándose de permanezcan legibles y fácilmente identificables y previniendo el uso no
intencionado de documentos obsoletos, tal como lo exigen las normas técnicas.
10.2. Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y
OHSAS 18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral.
Para dar cumplimiento a éstas normas, se realizará un paralelo entre las tres con el fin de
tener un esquema de todos los requisitos a la vez permitiendo así que al final no quede faltando
nada y que el Sistema quede articulado correctamente.
40
A partir de dicho paralelo se comenzará a desarrollar cada punto hasta culminarlos todos.
Inicialmente, se definirá el alcance que va a tener el Sistema de Gestión Integral, el cuál será
plasmado en la política integrada, la cual a su vez contemplará los requerimientos exigidos por
las tres normas que son:
Que sea adecuada al propósito de la organización
Que proporcione un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos.
Que sea apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades.
Que incluya un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.
Que incluya un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros
relacionados.
Que sea apropiada a la escala de los riesgos en salud de la organización.
Que incluya un compromiso a la prevención de lesión y enfermedad.
Es indispensable también, identificar los requisitos legales aplicables (y documentar el respectivo
procedimiento para ello) a la organización, así como definir sus objetivos y metas en los niveles
pertinentes de la empresa verificando siempre que sean acordes con su política y establecer su
forma de medición mediante programas que incluyan la asignación de responsabilidades y los
medios y plazos para lograrlos.
Teniendo lo anterior como base, procedemos a establecer uno o varios procedimientos, según
corresponda, para identificar los aspectos ambientales de sus actividades que pueda controlar y
aquellos sobre los que pueda influir, Además, se determinarán los que tienen o pueden tener
impacto significativo sobre el medio ambiente (aspectos ambientales significativos).
41
También se identificarán y planificarán las operaciones asociadas con aspectos ambientales
significativos, se establecerán uno o varios procedimientos para controlar situaciones que
posiblemente se puedan presentar y se establecerán además criterios operacionales en los
procedimientos (Control operacional).
Además, se realizará la identificación de peligros y la evaluación y valoración de riesgos con
lo cual se podrá realizar la determinación de controles. Todo lo anterior documentando los
respectivos procedimientos.
Otro(s) procedimiento(s) a documentar será(n) el/los necesarios para determinar y revisar los
requisitos de los clientes en cuanto a los servicios prestados, así como el procedimiento para
control de calidad.
Teniendo identificados los procesos, requerimientos de los clientes, aspectos ambientales y
peligros con sus respectivos controles determinados, procedemos a asegurar que el Sistema de
Gestión pueda ser ejecutado por el personal de la empresa dándole una trazabilidad al mismo
mediante la definición de funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo incluido el de la
Gerente Administrativa de la empresa, quién velará porque el Sistema de Gestión se implemente,
se mantenga y se actualice de acuerdo a la normatividad vigente.
Para ello, se documentarán los perfiles y funciones para cada cargo identificando también las
necesidades de formación de cada uno y se establecerán los formatos en los cuales se llevarán los
registros de dichas actividades de formación. También se establecerá uno o más procedimientos
para la comunicación interna y externa y se documentará la decisión que se tome acerca de si se
comunicará o no externamente información sobre sus aspectos ambientales significativos
estableciendo el procedimiento para ello en caso de que la decisión sea afirmativa.
42
Se debe establecer uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de
emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos ambientales y cómo responder
ante ellos (procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias) determinando cuándo
habrá que revisarlos, modificarlos y aprobarlos. Adicionalmente, se realizará uno o más
procedimientos con sus respectivos formatos para para registrar, investigar y analizar incidentes.
Para todo lo anterior se tendrán en cuenta los mecanismos de participación y consulta de los
trabajadores, los cuales serán plasmados en uno o varios procedimientos.
Se establecerá uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medición regular de las
características fundamentales de sus operaciones que puedan tener un impacto ambiental
significativo. Dichos procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer
el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con
los objetivos y metas ambientales de la organización. Así mismo se establecerán los formatos de
registros asociados.
Además, se debe documentar uno o varios procedimientos para evaluar el cumplimiento de los
requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba cada cierto tiempo (según se determine
con la persona encargada) con sus respectivos formatos de registro.
Se documentarán también los procedimientos para tratar las no conformidades reales y
potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas que contengan lo establecido
por las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007. Aquí se incluye también
el control del servicio no conforme.
Por último, se planificarán los intervalos a los que deberán realizar auditorías internas para las
cuales se realizará(n) el/los procedimientos necesarios con sus respectivos formatos de registro.
43
Finalmente, se documentará la manera y la periodicidad en la que se hará la revisión por la
dirección a todo el Sistema de Gestión Integral con el fin de mantenerlo y mejorarlo
continuamente.
10.3. Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos
necesarios para la implementación de su Sistema de Gestión Integral.
Por último, y para facilitar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión en
un futuro, se realizará un Manual del Sistema de Gestión Integral, a pesar de que éste ya no es un
requisito en la nueva norma ISO 9001/2015.
44
11. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
11.1. Primer objetivo: Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S.
mediante la normalización documental
Para identificar los procesos de la empresa, se realizó una clasificación de las diferentes
actividades que se desarrollan en la misma desde la adquisición de los insumos hasta la transacción
final con el cliente en cada negocio que se realiza pasando por todas las actividades necesarias
para la correcta prestación de los servicios por parte de JOHANDRE S.A.S. dando como resultado
el siguiente Mapa de Procesos:
Figura 5 Mapa de procesos. Fuente: Elaboración propia.
45
Así mismo, se realizó la caracterización de cada uno de los procesos identificando visualmente
el proceso a caracterizar en el mapa de procesos y documentando el objetivo del mismo y su
secuencia de interacción (proveedor, entrada, actividad, etapa del ciclo PHVA, responsable, salida
y cliente). Además, cada caracterización contiene los indicadores del proceso y los recursos
necesarios para su funcionamiento.
En el procedimiento de Elaboración y control de documentos, se especifica la codificación de los
documentos basada en los procesos identificados de la siguiente manera:
Figura 6 Codificación de documentos. Fuente: Elaboración propia
46
11.2. Segundo objetivo: Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007 para
formular el Sistema de Gestión Integral.
Para una mayor claridad en el cumplimiento de los numerales de las tres normas, se pueden ver las correspondencias de cada uno
de ellos con los numerales del presente trabajo de grado en siguiente tabla.
Tabla 4 Correspondencias entre los numerales de las normas ISO 9001/2015, ISO 14001/2015 y OHSAS 18001/2007 y los numerales del presente documento. Fuente: Elaboración
propia
47
A continuación, se presenta la manera en que se desarrolló la estructura documental del Sistema de Gestión para dar cumplimiento a los
requerimientos de las normas técnicas de acuerdo a los numerales de la tabla anterior.
48
11.2.1. La organización y su contexto
El análisis interno (David, 1994, 2003) se realizó utilizando como herramienta la Matriz de
Evaluación de Factores Internos (MEFI). Para la matriz, se identificaron fortalezas y debilidades
y se asignó un peso entre 0.0 (no importante) hasta 1.0 (muy importante) a cada uno de los factores
y una calificación entre 1 y 4, donde el 1 es irrelevante y el 4 se evalúa como muy importante.
Finalmente, el valor ponderado es el resultado de multiplicar los valores de peso y calificación.
Los resultados presentados en la Tabla 5, analizados según la escala de Fred David, revelan un
total ponderado de 3,12 puntos, evidenciando que la organización tiene una posición interna fuerte
con una brecha de 0,62 puntos por encima del valor promedio (2,5 puntos), lo cual se traduce en
la disposición de la organización de mejorar su condición interna fortaleciéndose a través de la
disminución de sus debilidades.
Asimismo, los resultados indican que se justifica el establecimiento de un Sistema de Gestión en
la organización, que le permita tener un mayor control de sus procesos y que sus debilidades sean
cada vez menos perceptibles.
La debilidad más relevante es que la bodega es compartida, por lo que se debe realizar un control
sobre los impactos generados de JOHANDRE S.A.S. a las personas con quienes se comparte la
bodega y viceversa.
Por otro lado, sus fortalezas claves son: Adecuada canalización de las inversiones, tiempo de
entrega y precios adecuados para sus servicios, lo que demuestra claramente el enfoque al cliente
que tiene la organización a pesar de no tener implementado un Sistema de Gestión.
49
Tabla 5 Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). Fuente: Elaboración propia
Para realizar el análisis externo (David, 1994, 2003) se aplicó la Matriz de Evaluación de
Factores Externos (MEFE). En la matriz, se identifican oportunidades y amenazas y se asignan
valores de la misma manera que en la MEFI.
Los resultados de la Tabla 6 muestran un valor del total ponderado de 2,78 puntos, ubicándose por
encima del valor medio, sin embargo, David destaca que lo más importante no consiste en sumar
el peso ponderado de las amenazas y oportunidades sino en comparar el peso ponderado total de
FACTORES INTERNOS CLAVE PESO CALIFICACIÓNVALOR
PONDERADO
Gran cantidad y variedad de clientes. 0,06 3 0,18
T iempo de entrega adecuado. 0,08 4 0,32
Precios adecuados de sus servicios. 0,06 4 0,24
Alto compromiso ambiental por parte de la alta
dirección. 0,05 4 0,2
Cuenta con identificación de riesgos e implementa
medidas de control para ello. 0,07 3 0,21
A la fecha no se han registrado accidentes ni
enfermedades laborales. 0,04 4 0,16
Estabilidad laboral. 0,07 3 0,21
Sistema contable adecuado y confiable. 0,07 3 0,21
Adecuada canalización de las inversiones. 0,07 4 0,28
2,01
Cuenta con visión, misión, valores y principios
claramente definidos0,09 4 0,36
No se encuentra implementado un sistema de gestión. 0,08 1 0,08
Procesos de gestión desarticulados e incompletos. 0,06 2 0,12
No se tiene un control documental. 0,05 2 0,1
Discontinuidad en los programas adelantados por la
empresa. (GAE y PISA)* 0,03 3 0,09
Bodega compartida. 0,06 4 0,24
No se cuenta con un programa de capacitaciones a los
trabajadores. 0,06 2 0,12
0,75
TOTAL 1,00 3,12
TOTAL FORTALEZAS
TOTAL DEBILIDADES
FO
RT
AL
EZ
AS
DE
BIL
IDA
DE
S
50
las amenazas con el peso ponderado total de las oportunidades, evidenciando así que las estrategias
actuales de la organización no están orientadas al máximo aprovechamiento de las oportunidades
como elemento de crecimiento ni disminuyen los efectos de las amenazas externas.
Además, las estrategias deben estar orientadas a la canalización de la crisis económica nacional y
al máximo aprovechamiento de la confianza que tienen los clientes hacia la empresa debido a la
calidad de los servicios.
Tabla 6 Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). Fuente: Elaboración propia
FACTORES EXTERNOS CLAVE PESO CALIFICACIÓNVALOR
PONDERADO
Poca competencia. 0,11 3 0,33
Nuevos enfoques de las empresas hacia la satisfacción
del cliente. 0,112 0,22
Confianza de los clientes ante la empresa debido a la
calidad de los servicios. 0,124 0,48
Tecnologia avanzada. 0,09 3 0,27
1,30
Aumento de la tasa de inflación. 0,10 3 0,30
Crisis energética. 0,09 3 0,27
Reformas tributarias se traducirían en una mayor carga
tributaria. 0,103 0,30
Precio del dólar afecta la adquisición de insumos,
repuestos y nuevas tecnologías. 0,053 0,15
Exposición ocasional a riesgos en el ambiente de
trabajo por parte de terceros dentro de la bodega. 0,082 0,16
Riesgo de proliferación de vectores asociados a la
ubicación de la bodega. 0,062 0,12
Clientes que requieren nuestros servicios con mucha
frecuencia están comprando máquinas para minimizar
gastos. 0,09
2 0,18
1,48
TOTAL 1,00 2,78
TOTAL AMENAZAS
OP
OR
TU
NID
AD
ES
AM
EN
AZ
AS
TOTAL OPORTUNIDADES
51
11.2.2. Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Para el cumplimiento de éste numeral, se identificaron los stakeholders (grupos de interés)
con sus respectivos intereses y problemas percibidos y se documentaron en el HSEQ-MN-001
Manual del Sistema de Gestión Integral así:
Tabla 7 Stakeholders (grupos de interés). Fuente: Elaboración propia
Implicados Intereses Problemas percibidos Recursos y mandatos
TRABAJADORESBuen funcionamiento de la empresa para
garantizar la continuidad en sus cargos.
No volvieron a recibir
capacitaciones
Obligación y responsabilidad
de cumplir con las
actividades asignadas
JUNTA DIRECTIVA
Prevenir de daños al visitante y al trabajador
así como garantizar la calidad de vida de
éste último, reducir los impactos negativos
que sus actividades generan hacia su
entorno y propender por la mejora continua.
No se encuentra
implementado un sistema
de gestión.
Propender por la mejora
continua y satisfacer a sus
clientes.
AUTORIDADES
PÚBLICAS
PERTINENTES
Apoyar a las empresas interesadas en el
cumplimiento de requisitos legales
ambientales y otros para preservar y
mantener la salud física y mental, prevenir
accidentes y enfermedades profesionales.
Incumplimiento de la
normatividad por parte de
las empresas.
Matriz de identificación de
requisitos legales
EMPRESAS
AUTORIZADAS
PARA EL MANEJO
DE RESPEL
Minimizar impactos ambientales mediante la
gestión responsable de residuos peligrosos.
Mala disposición de
residuos peligrosos por
parte de empresas.
Certificación en el proceso
de disposición final de
RESPEL.
BOMBEROS
Proteger la vida, el ambiente y el patrimonio
de la población de Bogotá D.C., mediante la
atención y gestión del riesgo en incendios,
rescates, incidentes con materiales
peligrosos y otras emergencias, de manera
segura, eficiente, con sentido de
responsabilidad social, fundamentadas en la
excelencia institucional del talento humano.
Deficiencia en los planes
de emergencias de las
empresas
HSEQ-PL-001 Plan de
emergencias.
ARLAsegurarse de que las empresas previenen
riesgos y enfermedades laborales.
Empresas no previenen
riesgos y enfermedades
laborales
Afiliación de trabajadores.
ALCALDÍA LOCAL
DE PUENTE
ARANDA
Formular, agenciar y evaluar las políticas
públicas en materia de derechos humanos,
convivencia, seguridad, acceso a la justicia,
construcción de ciudadanía, gobernabilidad
democrática y fortalecimiento del desarrollo
local, en beneficio de las personas de la
localidad.
Localidad presenta
problemáticas
ambientales como la mala
disposición de residuos
sólidos, generando malos
olores y proliferación de
vectores
Plan Ambiental Local de
Puente Aranda.
52
11.2.3. Alcance del Sistema de Gestión Integral
El alcance del Sistema de Gestión Integral está definido dentro de la GE-PO-001 Política
Integral HSEQ así: “…la prestación de servicios de electroerosión, micro perforado, grabado,
rectificado, soldadura láser y soldadura TIG.”
11.2.4. Sistema de Gestión Integral
El Sistema de Gestión Integral formulado incluye los procesos necesarios para el buen
funcionamiento de la empresa y sus interacciones, tal como se muestra en el numeral 11.1 de éste
documento.
11.2.5. Liderazgo y compromiso
La alta dirección podrá demostrar liderazgo y compromiso mediante el cumplimiento del
procedimiento de revisión gerencial, el seguimiento de indicadores para verificar el cumplimiento
Implicados Intereses Problemas percibidos Recursos y mandatos
CÁMARA DE
COMERCIO DE
BOGOTÁ
Registrar a todas las empresas y
establecimientos de comercio.
Gran cantidad de
negocios informales para
evitar el pago de
impuestos
Certificado de existencia y
representación legal.
ESTACIÓN DE
POLICÍA DE
PUENTE ARANDA
Mantener las condiciones necesarias para el
ejercicio de los derechos y libertades
públicas, y para asegurar que los habitantes
de la localidad convivan en paz.
Inseguridad y gran
cantidad de habitantes de
calle en la zona.
Decreto local 003 de 2014.
Art 218 CPC.
EMPRESAS
PRESTADORAS
DE SERVICIOS
PÚBLICOS
Prestar sus servicios.
Agotamiento de recursos
naturales requeridos para
la prestación de
servicios.
Garantizar la prestación de
servicios a sus usuarios.
OTROS USUARIOS
DE LA BODEGA
Realizar su actividad económica en la
bodega.Bodega compartida
Responsabilidad de trabajar
sin afectar las actividades de
los demás.
HABITANTES DEL
EDIFICIOVivir cómodamente en sus apartamentos.
Ruido generado por el
flujo de la Avenida Calle
3°
No afectar el derecho a un
ambiente sano de los demás.
CLIENTESSatisfacer las necesidades del cliente
mejorando continuamente.
JOHANDRE S.A.S. no
cuenta con ninguna
certificación
Normas inerrnacionales en
gestión ambiental, de calidad
y de seguridad y salud en el
trabajo
53
de los objetivos en las metas establecidas, promoviendo el cumplimiento de los principios
establecidos en la organización mediante el programa de capacitaciones, brindando los recursos
necesarios para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión, garantizando que se
cumpla el procedimiento de comunicación para divulgar a las partes interesadas la importancia de
una gestión eficaz, dando cumplimiento al procedimiento de acciones correctivas y preventivas de
acuerdo con el informe de revisión gerencial y diligenciando los registros de las demás actividades
estipuladas en la formulación Sistema de Gestión Integral para asegurar su cumplimiento.
11.2.6. Política Integral HSEQ
Esta política ya existía, pero fue necesario hacer algunos ajustes para que cumpliera con
las tres normas que quiere implementar la empresa como la introducción del alcance, entre otros
requisitos establecidos en ellas quedando de la siguiente manera:
Figura 7 Política integral HSEQ JOHANDRE S.A.S. Fuente: GE-PO-001 Política Integral HSEQ.
54
11.2.7. Roles, responsabilidades y autoridades
Para dar cumplimiento a éste numeral, fue necesario establecer unas fichas de perfil de
cada uno de los cargos con base en el organigrama expuesto en el numeral 4 de éste documento.
En cada una de las fichas de perfil de cargo, se muestra información como la identificación y
dimensión del cargo, el perfil ocupacional, la experiencia mínima requerida para ocupar el cargo,
se describe su misión y sus principales responsabilidades (aquí se detalla qué, cómo y para qué se
hace). Además, se describen las interrelaciones internas y externas con su respectivo propósito y
frecuencia, las condiciones de trabajo, las responsabilidades en HSEQ y las decisiones que debe
tomar con y sin autorización de un superior.
11.2.8. Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Con el fin de planificar las acciones para abordar riesgos y oportunidades, se realizó la
Matiz DOFA, definiendo estrategias a partir de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas como se evidencia en la Tabla 8 y se seleccionaron las siguientes estrategias como
medio para el logro de los objetivos a largo plazo:
Establecer la calidad como un principio fundamental en la organización con el fin
de evitar la pérdida de clientes.
Hacer un aprovisionamiento para invertir en infraestructura y maquinaria y
subsanar los efectos adversos que pueda causar el entorno económico actual.
Establecer mecanismos para fortalecer la Satisfacción del cliente identificando
todos sus requisitos.
Establecer programas de Gestión Ambiental con el fin de aumentar la confianza de
los clientes.
55
Tabla 8 Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Fuente: Elaboración propia
NOTA: *Los programas GAE y PISA que se mencionan en la tabla se detallan en el numeral 5 de éste documento.
DOFA
FORTALEZAS:
1. Gran cantidad y variedad de clientes.
2. Tiempo de entrega adecuado.
3. Precios adecuados de sus
servicios.
4. Alto compromiso ambiental por parte
de la alta dirección.
5. Cuenta con identificación de riesgos
e implementa medidas de control para
ello.
6. A la fecha no se han registrado
accidentes ni enfermedades laborales.
7. Estabilidad laboral.
8. Sistema contable adecuado y
confiable.
9. Adecuada canalización de las
inversiones.
DEBILIDADES:
1. No se encuentra implementado un
sistema de gestión.
2. Procesos de gestión desarticulados
e incompletos.
3. No se tiene un control documental.
4. Discontinuidad en los programas
adelantados por la empresa. (GAE y
PISA)*
5. Bodega compartida.
6. No se cuenta con un programa de
capacitaciones a los trabajadores.
OPORTUNIDADES:
1. Poca competencia.
2. Nuevos enfoques de las empresas
hacia la satisfacción del cliente.
3. Confianza de los clientes ante la
empresa debido a la calidad de los
servicios.
4. Tecnología avanzada.
*Establecer programas de Gestión
Ambiental con el fin de aumentar la
confianza de los clientes. (F4, O2)
*Establecer mecanismos para fortalecer
la Satisfacción del cliente identificando
todos sus requisitos. (F1, F2, F3, O1,
O2, O3, O4)
*Mantener y actualizar las medidas de
control para los riesgos identificados
con el fin de evitar accidentes y/o
enfermedades laborales en los
trabajadores y terceros. (F5, F6, O2)
*Establecer un programa anual de
capacitaciones en el que se incluyan
los procedimientos operativos y HSEQ
permitiendo la participación de las
personas con quienes se comparte la
bodega. (D5, D6, O2, O3, O4)
AMENAZAS:
1. Aumento de la tasa de inflación.
2. Crisis energética.
3. Reformas tributarias se traducirían en
una mayor carga tributaria.
4. Precio del dólar afecta la adquisición
de insumos, repuestos y nuevas
tecnologías.
5. Exposición ocasional a riesgos en el
ambiente de trabajo por parte de
terceros dentro de la bodega.
6. Riesgo de proliferación de vectores
asociados a la ubicación de la bodega.
7. Clientes que requieren nuestros
servicios con mucha frecuencia están
comprando máquinas para minimizar
gastos.
*Establecer la calidad como un
principio fundamental en la
organización con el fin de evitar la
pérdida de clientes. (F1, A7)
*Establecer Programas y Sistemas de
Vigilancia Epidemioógica en los que
se involucren a las personas con
quienes se comparte la bodega y los
riesgos generados por sus
actividades. (F5, F6, F7, A5, A6)
*Hacer un aprovisionamiento para
invertir en infraestructura y maquinaria y
subsanar los efectos adversos que
pueda causar el entorno económico
actual. (F8, F9, A1, A2, A3, A4)
* Establecer, implementar y mantener
un Sistema de Gestión Integral
(Calidad, Ambiental y Salud y
seguridad en el trabajo) con el fin de
articular los procesos, tener un control
documental, un control sobre las
variables que puedan afectar el
ambiente laboral y dar contimuidad a
los programas adelantados
anteriormente. (D1, D2, D3, D4, A5, A6)
56
Establecer, implementar y mantener un Sistema de Gestión Integral (Calidad,
Ambiental y Salud y seguridad en el trabajo) con el fin de articular los procesos,
tener un control documental, un control sobre las variables que puedan afectar el
ambiente laboral y dar continuidad a los programas adelantados anteriormente.
Mantener y actualizar las medidas de control para los riesgos identificados con el
fin de evitar accidentes y/o enfermedades laborales en los trabajadores y terceros.
Establecer Programas y Sistemas de Vigilancia Epidemiológica en los que se
involucren a las personas con quienes se comparte la bodega y los riesgos generados
por sus actividades.
Establecer un programa anual de capacitaciones en el que se incluyan los
procedimientos operativos y HSEQ permitiendo la participación de las personas
con quienes se comparte la bodega.
Además, se realizó el procedimiento de GE-PM-001 Identificación de requisitos legales con su
respectiva Matriz de Identificación de requisitos legales (Ver anexos) en el que se definen las
fuentes de información y el procedimiento para actualizar la Matriz. Allí se estipula que a través
de un recurso externo se realiza la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales
identificados en la Matriz con un intervalo no mayor a 18 meses y se define el paso a seguir en
caso de presentarse un incumplimiento.
Y para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la ISO 14001/2015 y en la OHSAS
18001/2007 para éste numeral, se identificaron los aspectos ambientales y peligros, se evaluaron
los riesgos y se determinaron controles (Ver. Matriz de identificación de aspectos ambientales
y Matriz ID Peligros) con base en los procedimientos HSEQ-PM-009 Identificación de
aspectos ambientales y HSEQ-PM-003 Panorama de riesgos.
57
Para la matriz de identificación de aspectos ambientales, se usó la calificación de importancia
propuesta por Vicente Conesa Fernández y modificada por el Ingeniero Forestal – Msc GA Miguel
Ángel Gamboa Castellanos: CI = -/+ (Po (In + Ex + Mo + Pe + Ac + Rc + Pr))
Figura 8 Criterios para la calificación de IMPORTANCIA AMBIENTAL Fuente: (Gamboa, s.f.).
58
Los puntajes dados se registraron en la matriz de significancia y se identificarán según su
calificación de la siguiente manera:
Tabla 9 Evaluación de IMPORTANCIA AMBIENTAL. Fuente: Elaboración propia
IMPORTANCIA o SIGNIFICANCIA del IMPACTO/EFECTO
Alta significancia 17-24
Media significancia 10-16
Baja significancia 2,4 - 9
No significativo <2,4
A partir de lo anterior, se encontró que no existen aspectos ambientales con una alta significancia
(como se evidencia en la Figura 9.), sin embargo, el aspecto ambiental con mayor significancia
(Media) es el consumo de energía, para el que se formuló el HSEQ-PG-003 Programa de ahorro
y uso eficiente del agua y la energía.
Figura 9 Fragmento de la Matriz de identificación de aspectos ambientales Fuente: Elaboración propia.
EN
TR
AD
AS
/ S
AL
IDA
S
COMPONENTE
AMBIENTAL
SUBCOMPONENTE
AMBIENTALFACTOR
NA
TU
RA
LE
ZA
Pro
bab
ilid
ad
Inte
nsid
ad
Pers
iste
ncia
Acu
mu
lació
n
Mo
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to
Peri
od
icid
ad
Exte
nsió
n
Recu
pera
bil
idad
TO
TA
L
CA
LIF
ICA
CIÓ
NNIVEL
Gas propano -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,4 BAJA S.
Tintas -1 1,0 3,0 3,0 1,0 2,0 3,0 3,0 3,0 -18,0 9,2 MEDIA S.
Aceite dieléctrico -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,7 BAJA S.
Otros insumos de oficina -1 1,0 3,0 3,0 1,0 2,0 3,0 1,0 2,0 -15,0 14,0 MEDIA S.
Agua -1 1,0 2,0 2,0 1,0 2,0 1,0 1,0 2,0 -11,0 6,0 BAJA S.
Energía eléctrica -1 1,0 1,0 2,0 1,0 2,0 3,0 3,0 3,0 -15,0 14,3 MEDIA S.
ATMOSFÉRICO Metereológico Gas argón -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 2,6 BAJA S.
BIOSFÉRICO Flora Papel -1 1,0 2,0 2,0 1,0 2,0 3,0 2,0 2,0 -14,0 12,3 MEDIA S.
ANTROPOSFÉRICO Económico Generación de empleo 1 NA NA NA NA NA NA NA NA NA N.A. N.A.
Lodo -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,7 NO SIGNIFICATIVO
Luminarias, cartuchos, tóner -1 1,0 2,0 3,0 1,0 1,0 3,0 1,0 2,0 -13,0 12,1 MEDIA S.
Elementos impregnados de aceite -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,7 NO SIGNIFICATIVO
Material reciclable -1 1,0 2,0 2,0 1,0 1,0 3,0 1,0 1,0 -11,0 3,1 BAJA S.
Residuos sólidos ordinarios -1 1,0 2,0 2,0 1,0 1,0 3,0 1,0 2,0 -12,0 12,0 MEDIA S.
HIDROSFÉRICO Hidrológico Hidrocarburos y derivados -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,2 NO SIGNIFICATIVO
Material particulado -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 5,6 BAJA S.
Gases tóxicos -1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 9,4 MEDIA S.
ANTROPOSFÉRICO Administrativo Salud y seguridad 1 NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA
GEOSFÉRICO Edafológico
GEOSFÉRICO Geológico
EN
TR
AD
AS
SA
LID
AS
ATMOSFÉRICO Metereológico
HIDROSFÉRICO Hidrográfico
IDENTIFICACIÓN DEL ASPECTO Y EL IMPACTO AMBIENTAL
VALORACIÓN DE LA SIGNIFICANCIA AMBIENTAL (PROCESOS)
SIGNIFICANCIAGestión estratégica, comercial y
administrativa
59
También se encontró, a partir de la Matriz ID Peligros, diligenciada a partir del formato
suministrado por la ARL POSITIVA, que el riesgo más alto en JOHANDRE S.A.S. es el de
colapso de estructuras seguido de enfermedades por movimientos repetitivos y atracos o accidentes
vehiculares, por lo que se sugieren controles como la implementación del HSEQ-PL-001 Plan de
Emergencias, el HSEQ-PG-004 Programa de capacitación y las pausas activas.
11.2.9. Objetivos y planificación para alcanzarlos
Con base en la Política Integral HSEQ (Ver numeral 11.2.6), se definieron objetivos, metas
e indicadores, usando como medio, el análisis de los factores internos y externos de la
organización, detallado en los numerales 11.2.1 y 11.2.2 de éste documento y clasificándolos de
acuerdo con las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral: financiera, del cliente, de los
procesos internos y de formación y crecimiento como se muestra en las Tablas 10 y 11.
Tabla 10 Objetivos por perspectiva. Fuente: Elaboración propia
PERSPECTIVA OBJETIVOS ESTRATEGIAS
FINANCIERAAumentar la rentabilidad de la
empresa
Hacer un aprovisionamiento para invertir en infraestructura y maquinaria y subsanar los
efectos adversos que pueda causar el entorno económico actual.
Satisfacer los requerimientos de
los clientes.
Establecer mecanismos para fortalecer la Satisfacción del cliente identificando todos sus
requisitos.
Reducir la afectación ambiental.Establecer programas de Gestión Ambiental con el fin de aumentar la confianza de los
clientes.
Asegurar el mejoramiento continuo
de la empresa
Establecer, implementar y mantener un Sistema de Gestión Integral (Calidad, Ambiental y
Salud y seguridad en el trabajo) con el fin de articular los procesos, tener un control
documental, un control sobre las variables que puedan afectar el ambiente laboral y dar
continuidad a los programas adelantados anteriormente.
Prevenir los incidentes y las
enfermedades laborales.
Mantener y actualizar las medidas de control para los riesgos identificados con el fin de
evitar accidentes y/o enfermedades laborales en los trabajadores y terceros.
Reducir los riesgos laborales
potenciales.
Establecer Programas y Sistemas de Vigilancia Epidemioógica en los que se involucren a
las personas con quienes se comparte la bodega y los riesgos generados por sus
actividades.
DE
FORMACIÓN Y
CRECIMIENTO
Capacitar permanentemente a los
trabajadores.
Establecer un programa anual de capacitaciones en el que se incluyan los procedimientos
operativos y HSEQ permitiendo la participación de las personas con quienes se comparte
la bodega.
DE LOS
PROCESOS
INTERNOS
DEL CLIENTE
60
A los objetivos definidos se les determinaron indicadores y metas como se muestra a continuación:
Tabla 11 Objetivos, metas e indicadores. Fuente: Elaboración propia
Por último, se realizó un mapa estratégico que permite visualizar los objetivos, la relación Causa-
Efecto entre todos ellos y la manera en que unos y otros inciden entre sí para el logro de los
Objetivos.
PERSPECTIVA OBJETIVOS INDICADORES METAS A 2017
FINANCIERAAumentar la rentabilidad de
la empresa.
(Ingresos (Bs) - Gastos (Bs) / Capital
(Bs))* 100
Aumentar rentabilidad
en un 3% mensual
Satisfacer los
requerimientos de los
clientes.
(Número de clientes satisfechos/Número
de clientes totales en el año)*100100%
Reducir la afectación
ambiental.Número de impactos ambientales 0
Asegurar el mejoramiento
continuo de la empresa.
(Número de hallazgos cerrados/ Número
de hallazgos encontrados)*100100%
Prevenir los incidentes y
las enfermedades
laborales.
Número de incidentes/accidentes y/o
enfermedades laborales.0
Reducir los riesgos
laborales potenciales.Número de riesgos potenciales 0
DE
FORMACIÓN Y
CRECIMIENTO
Capacitar permanentemente
a los trabajadores.
(Número de trabajadores
capacitados/Número de trabajadores
totales)*100
100%
DEL CLIENTE
DE LOS
PROCESOS
INTERNOS
61
Figura 9 Mapa estratégico Fuente: Elaboración propia.
11.2.10. Planificación de cambios
Según el Manual del Sistema de Gestión Integral realizado, cada vez que la organización
requiera un cambio total o parcial en alguno de sus procesos, la alta dirección debe considerar los
siguientes aspectos:
El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.
La integridad del Sistema de Gestión.
La disponibilidad de recursos.
La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
11.2.11. Recursos
Con el propósito de documentar los recursos necesarios para la formulación,
implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integral, y poder llevar un control de lo
62
ejecutado con respecto a lo proyectado, se realizó la adaptación a un formato propiciado por la
ARL POSITIVA en el que se incluyen recursos humanos, tecnológicos y financieros y se calculan
la inversión proyectada y la inversión real para el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral.
11.2.12. Competencia
Con el fin de dar cumplimiento a éste y al siguiente numeral, se formuló un HSEQ-PG-
004 Programa de capacitación, en el que se busca suministrar al personal de JOHANDRE S.A.S
la capacitación, el entrenamiento y un adecuado ambiente de trabajo requeridos para el desarrollo
eficaz de sus actividades. Éste incluye aspectos como la evaluación de desempeño de la que se
pueden identificar las necesidades de formación y toma de conciencia de los trabajadores, al igual
que de las necesidades de los clientes, las normas legales que rigen el país, las tendencias de la
industria, entre otras. También se realizó el respectivo cronograma de Capacitación.
11.2.13. Toma de conciencia
Ver numeral 11.2.12.
11.2.14. Comunicación
Por el tamaño de la empresa, se determinó un solo C-PM-001 Procedimiento de
Comunicación y se elaboró una Matriz de comunicaciones internas y externas en la que se
indica: ¿qué se debe comunicar?, ¿dónde se genera la información?, ¿quién debe comunicar?, ¿a
quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿Qué registro se genera como evidencia? y si la comunicación es
interna, externa o las dos. Adicionalmente, se incluyó dentro de la estructura de los documentos
de la empresa, un numeral de “Comunicación”, en el que se especifica a quiénes y cómo se les va
a comunicar la información contenida en el documento (Ver. HSEQ-PM-001 Elaboración y
control de documentos).
63
11.2.15. Información documentada
Para garantizar el control sobre la documentación de la información, se elaboraron los
procedimientos HSEQ-PM-001 Elaboración y control de documentos y HSEQ-PM-002
Elaboración y control de registros que se encuentran en los Anexos. Allí se incluyen la
aprobación, revisión, actualización, control de cambios y versión de los mismos asegurándose de
permanezcan legibles y fácilmente identificables y previniendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos.
En términos generales, se incluyen los documentos con sus registros asociados de: la política,
objetivos, principales elementos de cada Sistema de Gestión (Calidad, Ambiental y Seguridad y
Salud en el Trabajo) y los necesarios para asegurar la eficacia de los procesos.
Todos éstos documentos se encuentran registrados en el Listado Maestro de Documentos (Ver
anexos), en el cuál se identifica el proceso al cual pertenece cada uno, su última fecha de
actualización, el tipo de documento, nombre, código y su versión actual.
11.2.16. Planificación y control operacional
Con el fin de que JOHANDRE S.A.S. pueda tener un control operacional de sus procesos,
se documentaron todos los procedimientos que realiza y/o debe realizar la empresa en cada uno de
sus procesos para garantizar la correcta prestación de los servicios, conforme a los requisitos
establecidos en su Sistema de Gestión y los establecidos por los clientes como se evidencia en el
Listado Maestro de Documentos. Adicionalmente, se ha establecido un registro para la HSEQ-
FM-007 Calificación del nivel del servicio por parte de los clientes y un procedimiento para el
HSEQ-PM-006 Control del servicio no conforme en caso de presentarse.
64
Además, se elaboró un GC-PM-001 Procedimiento de Selección, vinculación y evaluación de
proveedores, en el que se establecen los requisitos que debe cumplir un posible proveedor para
ser contratado y los controles que se tomarán luego de su contratación en coherencia con la
perspectiva del ciclo de vida.
Para dar cumplimiento a requerimientos específicos de la ISO 14001 en éste numeral, se
establecieron criterios para el uso adecuado de los recursos y disposición adecuada de los residuos
tal como se cita en la Matriz de Identificación de aspectos e impactos ambientales (Ver anexos).
A través del proceso de identificación de peligros, se determinaron los controles necesarios para
gestionar los riesgos de salud y seguridad en el trabajo, y en el C-PM-001 Procedimiento de
comunicación se determina la necesidad de informar a los visitantes de las instalaciones de la
empresa sobre las medidas de seguridad a las que se deben acoger mientras permanezcan en el
lugar. Dando cumplimiento con lo anterior a requisitos específicos de la OHSAS 18001.
11.2.17. Preparación y respuesta ante emergencias
Para garantizar una respuesta adecuada en caso de presentarse una emergencia, se
estableció el HSEQ-PL-001 Plan de Emergencias, en el que se identifican y analizan las
amenazas, la vulnerabilidad y se determinan niveles de riesgo con el fin de priorizar las amenazas
y definir medidas de intervención. Además, en éste plan se encuentran descritos los procedimientos
a seguir en caso de emergencia y los criterios de evacuación según la emergencia que se presente.
También se documentaron allí parámetros para medidas de prevención y protección, primeros
auxilios, simulacros y otros.
Para dar cumplimiento a requisitos establecidos en la ISO 9001 para éste numeral, se identificaron
requisitos legales para la prestación de los servicios establecidos en el alcance y se tuvieron en
65
cuenta a la hora de definir y documentar los procedimientos. Adicionalmente, se estableció un
HSEQ-PG-005 Programa de inspecciones planeadas con el fin de verificar constantemente el
cumplimiento de dichos procedimientos.
11.2.18. Diseño y desarrollo de los servicios
Para el proceso de diseño y desarrollo, que en éste caso es el proceso de Operación, se
estandarizaron los procedimientos de Electroerosión, Soldadura TIG, Soldadura Láser, Grabado,
Microperforación y Rectificado. En cada uno de los procedimientos se establecieron: objetivo,
alcance, definiciones, responsables, descripción del procedimiento (en un flujograma en el que se
incluyeron la condición ambiental y condición de seguridad y salud con el fin de ser tenidos en
cuenta posteriormente en las Matrices de identificación de peligros y de aspectos ambientales),
medios en los que se comunicará, referencias y registros.
11.2.19. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
Para tener un control sobre los productos y servicios suministrados externamente, se
estableció el procedimiento de GC-PM-001 Selección, vinculación y evaluación de
proveedores, en el que se define la metodología para la selección, vinculación y evaluación de
proveedores que tengan un impacto significativo sobre los servicios que presta JOHANDRE
S.A.S. En éste procedimiento se incluyen ciertos requisitos para que un posible proveedor pueda
ser seleccionado. Luego de su vinculación se clasifica y se evalúa para definir los controles y
determinar, después de un periodo de tiempo, si su contrato puede continuar o no.
11.2.20. Producción y provisión del servicio
Con el fin de que la empresa pueda tener un control sobre la producción y la provisión del
servicio, se estandarizaron los procedimientos: O-PM-001 Electroerosión, O-PM-002 Soldadura
66
TIG, O-PM-003 Soldadura Láser, O-PM-004 Grabado, O-PM-005 Microperforación y O-
PM-006 Rectificado
11.2.21. Liberación de los servicios
Ver numeral 11.2.27.
11.2.22. Investigación de incidentes y control de salidas no conformes
Para la investigación de incidentes se ha establecido el procedimiento de HSEQ-PM-007
Investigación y análisis de incidentes, en el que se describe cómo se debe hacer el reporte de un
incidente, la acción inicial en caso de un incidente/accidente, la clasificación de los
accidentes/incidentes, el procedimiento de investigación, acciones correctivas, recomendaciones
de control y se incluye un instructivo para los investigadores.
En cuanto al control de salidas no conformes, se formularon varios mecanismos de identificación
como: quejas y reclamos de los clientes, calificación del nivel de servicio por parte del cliente,
inspecciones planeadas y auditorías internas. Y para su control se estableció un formato (HSEQ-
FM-008 NC durante el servicio, quejas y reclamos) en el que la empresa deberá documentar
todas las no conformidades, quejas y reclamos, el medio por el cuál éstas fueron recibidas, la
acción inmediata tomada, y la satisfacción o no del cliente frente a dicha acción inmediata. Si un
servicio no conforme se presenta de forma reiterativa, se identifica la necesidad de una acción
correctiva, preventiva o de mejora y se debe abrir un HSEQ-FM-001 Reporte de mejoramiento
y seguir el procedimiento HSEQ-PM-004 Acciones correctivas y preventivas. Lo anterior se
encuentra documentado en el procedimiento HSEQ-PM-006 Control del servicio no conforme
(Ver anexos).
67
11.2.23. Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Para facilitar el proceso de seguimiento, medición, análisis y evaluación, se estableció el
formato GE-FM-003 Control General de Indicadores de Gestión, en el que se incluyen los
indicadores de Gestión de la política y los indicadores de Gestión por procesos. A cada uno de
los indicadores se le hace seguimiento según la periodicidad establecida hasta tener el
consolidado anual.
11.2.24. Auditoría interna
Para el cumplimiento de éste numeral y en concordancia con la fase de Verificar del ciclo
PHVA para alcanzar la mejora continua, se estableció el procedimiento de HSEQ-PM-005
Planeación y realización de auditorías, en el cuál se estipulan los aspectos a tener en cuenta a la
hora de planear una auditoría, la estructura del plan de la auditoría (HSEQ-FM-002 Planeación
de Auditorías), la lista de chequeo para la ejecución de la auditoría (HSEQ-FM-003 Lista de
chequeo Auditoría), la estructura del informe de la auditoría (HSEQ-FM-004 Informe de
Auditoría), las actividades a realizar durante la auditoría, el procedimiento post-auditoría, la
frecuencia (cada proceso debe auditarse por lo menos una vez al año y esto se estipula en el HSEQ-
FM-006 Programa de auditorías), las técnicas de auditoría y el perfil de los auditores internos.
11.2.25. Revisión por la dirección
Para la revisión anual por la dirección, se elaboró el procedimiento de GE-PM-002
Revisión por la dirección y se estableció un formato en el que se consolidará la información de
la revisión por la dirección (GE-FM-001 Informe de revisión por la dirección). En éste formato
se incluye propósito, alcance, responsables, una información de entrada (Equipo Auditor,
Planeación y realización de la auditoria, Resultados de la auditoria / Hallazgos identificados,
Desempeño de los Procesos, Retroalimentación del cliente y conformidad del servicio, Estado de
68
las acciones correctivas y preventivas, Estado de seguimiento de las revisiones por la dirección
previas, Cambios que pueden afectar el SGC, Recomendaciones para la mejora), quién elaboró y
quién revisó.
11.2.26. Generalidades de mejora
Para identificar oportunidades de mejora, JOHANDRE S.A.S. cuenta con varias
herramientas como: el formato de HSEQ-FM-007 Calificación Nivel del servicio (diligenciado
por el cliente -Ver. Tabla 12-), HSEQ-FM-009 Reporte de actos inseguros, condiciones
peligrosas e incidentes (diligenciado por los trabajadores), las sugerencias, quejas y reclamos
recibidas por correo electrónico y los resultados de las inspecciones planeadas. Luego de su
identificación, la empresa determinará la necesidad de abrir un nuevo HSEQ-FM-001 Reporte
de mejoramiento en el que se plasmarán las acciones a tomar.
Tabla 12 Atributos para calificar el Nivel del servicio. Fuente: Elaboración propia
11.2.27. No conformidad y acción correctiva
Para detección, identificación, tratamiento y liberación de servicios no conformes, para los
procesos de operación de JOHANDRE S.A.S., se elaboró el procedimiento de HSEQ-PM-006
Atributo Pregunta
Los materiales o elementos observados se encuentran en orden? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Al presentarse un problema, se muestra interés en solucionarlo? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Se siente seguro con las transacciones que hace con la empresa? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Hay una adecuada interpretación a los planos entregado? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Hay facilidad para acceder a los servicios que ofrece la empresa? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Los trabajos recibidos son de alta calidad? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Existe relación calidad/precio? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
La empresa realiza los trabajos en el tiempo acordado? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Para usted, como cliente, se tienen horarios de trabajo convenientes?NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Se atienden a tiempo las quejas y reclamos? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
La empresa se preocupa por los intereses de sus clientes? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Ha recibido buen trato y amabilidad por parte del personal? NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5 NA 1 2 3 4 5
Grado de satisfacción
JOHANDRE S.A.S. con
respecto a la
competencia
Grado de importancia
Seguridad y
confianza
Prestación del
servicio
Atención al
cliente
69
Control del servicio no conforme en el que se estipula que el cliente o cualquier persona de
JOHANDRE S.A.S. puede identificar una no conformidad en la prestación del servicio, para lo
cual se proponen varios mecanismos como el correo electrónico, la comunicación directa y el
buzón de sugerencias. En el mismo procedimiento, se documenta el tratamiento que se le debe dar
a las no conformidades, llegando como última instancia a la apertura de un reporte de
mejoramiento y el seguimiento del procedimiento HSEQ-PM-004 Acciones correctivas y
preventivas en el que se sugiere la Técnica de las 5 m´s como herramienta para identificar las
causas reales por las que se presentó el hallazgo y así poder tomar una acción efectiva.
11.2.28. Mejora continua
Mediante la revisión por la dirección JOHANDRE S.A.S. se asegurará de que, a través del
procedimiento de acciones correctivas y preventivas, al cual se le asoció un Listado de reportes
de mejoramiento, se esté llevando correctamente el seguimiento a los hallazgos encontrados
garantizando un cierre efectivo de los mismos para que los procesos sean mejorados.
11.3. Tercer objetivo: Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos
técnicos necesarios para la implementación de su Sistema de Gestión Integral.
Para garantizar una adecuada implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión
Integral, se ha elaborado un manual (HSEQ-MN-001 Manual del Sistema de Gestión Integral),
que presenta en forma clara y coherente la estructura administrativa y logística del Sistema de
Gestión Integral de JOHANDRE S.A.S. basado en los estándares de las Normas ISO 14001:2015,
ISO 9001:2015 y OHSAS 18001:2007. En él se presenta el alcance del Sistema de Gestión Integral
y su estructura en la que se incluyen los requisitos generales y requisitos de la documentación
70
citando procedimientos como el de control de documentos y el de control de registros, ya que éstos
son la base para entender toda la estructura documental. También se incluyen los compromisos
que debe tener la alta dirección en su enfoque al cliente, al trabajador, al medio ambiente y a las
partes interesadas. Además, se menciona lo relacionado con la gestión de los recursos y con la
prestación del servicio como la planificación y los procesos relacionados con el cliente. Por último,
se mencionan los procedimientos relacionados con la compra de insumos y materiales necesarios
para la prestación del servicio.
71
12. CONCLUSIONES
Luego de definir el mapa de procesos de JOHANDRE S.A.S., todos los documentos fueron
normalizados y clasificados según el proceso al que pertenecen, logrando así un mayor
orden en el sistema documental de la empresa y facilitando el control y el mejoramiento
continuo en todos los procesos.
Se realizaron las caracterizaciones de procesos permitiendo así identificar las entradas,
salidas e interacciones entre los procesos de JOHANDRE S.A.S.
A partir del presente trabajo, se formuló el Sistema de Gestión Integral para JOHANDRE
S.A.S., teniendo en cuenta que la documentación generada cumpliera con todos los
requisitos de las normas técnicas, por lo tanto, ya se puede comenzar su implementación
para que en un futuro cercano pueda certificarse en las normas (ISO 14001/2015, ISO
9001/2015 y OHSAS 18001/2007).
Durante el desarrollo del trabajo de grado fueron aplicados varios conocimientos
adquiridos en el proceso de formación y obtenidos otros nuevos en el tema de Gestión de
Calidad que permitieron suministrar herramientas que facilitan la implementación y el
mantenimiento del Sistema de Gestión Integral en la empresa JOHANDRE S.A.S.
En un Sistema de Gestión, el tamaño de la estructura documental no depende del número
de trabajadores de la empresa, ya que los requisitos de la norma internacional son genéricos
y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo o tamaño
o los productos o servicios suministrados.
72
13. RECOMENDACIONES
Es indispensable el compromiso de la alta dirección para poder implementar el Sistema de
Gestión Integral, garantizando así la continuidad del proceso.
Cuando alguna empresa requiera implementar su Sistema de Gestión, se recomienda
adquirir asistencia técnica profesional, por la cantidad de tareas adicionales que esto
requiere.
Después de la implementación del Sistema de Gestión Integral, se recomienda que la
empresa sea certificada con el fin de cumplir con los requerimientos de sus clientes.
Es importante capacitar periódicamente al personal con el fin de que tengan presentes las
recomendaciones realizadas por el empleador y así evitar incidentes.
73
14. ANEXOS
1. Certificado de existencia y Representación legal de JOHANDRE S.A.S.
2. GE-PM-001 Identificación de requisitos legales
3. Matriz de Identificación de requisitos legales
4. Matriz de identificación de aspectos ambientales
5. Matriz ID Peligros
6. HSEQ-PM-001 Elaboración y control de documentos
7. HSEQ-PM-002 Elaboración y control de registros
8. Listado Maestro de Documentos
9. HSEQ-PM-006 Control del servicio no conforme
74
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