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PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES CÓDIGO: FPPD01

PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES VERSIÓN: 5

ELABORÓ: Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.

FECHA:14/07/2014

FECHA: 21/07/2014

FECHA: 21/08/2014

OBJETIVOFormular políticas institucionales a través de la aplicación de metodologías formales establecidas y/o adoptadas por la Entidad (procedimientos), de conformidad con las necesidades y prioridades organizacionales y la normatividad vigente respectiva, con el propósito de establecer lineamientos y/o directrices orientados a fortalecer la gestión institucional.

ALCANCE

Inicia con la Identificación y priorización de necesidades para formular políticas institucionales, así como la conformación del equipo de trabajo y designación del líder de la política. Continúa con la presentación y ajustes preliminares de la propuesta de formulación de política institucional. Termina con la elaboración del documento preliminar de la Política Institucional, la revisión por parte de los actores involucrados y la aprobación de la Política Institucional por parte del Superintendente Nacional de Salud.

AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos de la Entidad.

DEFINICIONESActividades: conjunto de tareas orientadas al logro de los objetivos Directriz: orientación específica, establecida a partir de la identificación de las necesidades, expectativas, quejas y reclamos de los distintos grupos de interés. Documento de política: es la forma que contiene las orientaciones y decisiones que en determinados aspectos institucionales se establecen para la Entidad.Expectativa: es aquello adicional que se quiere de un bien o servicio, se relaciona con los sueños o deseos y va más allá de la necesidad.Formular: reducir a términos claros y precisos un mandato, una proposición o una denuncia.Necesidad: es el interés inicial que se tiene sobre un bien o servicio, es lo que el usuario requiere de él para quedar satisfecho.Objetivo: es el propósito, es la intención, es lo que se pretende alcanzar.Objetivo Institucional: es el propósito, es la intención, es lo que se pretende alcanzar con el desarrollo de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud.Plan: conjunto de actividades y tareas definidas para el logro de los objetivos.Despliegue de objetivos y Plan Gerencial: es la herramienta definida para medir el cumplimiento de las directrices definidas en la Política.Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado (Diccionario de la Real

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Academia Española de la Lengua).Política Institucional: conjunto de directrices establecidas por la Entidad, con el fin de orientar y facilitar el logro de los objetivos institucionales por parte de las dependencias, procesos, servidores y actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud -SGSSS.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 1122 del 9 de enero de 2007. "Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones".

Se crea el Sistema de inspección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud el cual estará en cabeza de la Superintendencia Nacional de Salud.

Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013. "Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud".

Dentro de las funciones asignadas al Despacho del Superintendente Nacional de Salud se encuentran:

1. Dirigir la acción administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y el cumplimiento de las funciones que a la Entidad le corresponden.

2. Dirigir, coordinar y ejecutar las políticas de inspección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

8. Definir políticas y estrategias de inspección, vigilancia y control para proteger los derechos de los ciudadanos en materia de salud, entre otras.

Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012. "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión".

Establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual comprende referentes, políticas de desarrollo administrativo, metodología, instancias y el formulario único reporte de avances de la gestión. La implementación para la Rama Ejecutiva del Orden Nacional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se desarrollará con base en la metodología que expida el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con las entidades líderes de las políticas de desarrollo

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NORMASadministrativo: Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, Departamento Nacional de Planeación, Archivo General de la Nación, Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República o quien haga sus veces, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional de Contratación Pública.

Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013. "Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud".

Dentro de las funciones asignadas al Despacho del Superintendente Nacional de Salud se encuentran:

3. Dirigir la acción administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y el cumplimiento de las funciones que a la Entidad le corresponden.

4. Dirigir, coordinar y ejecutar las políticas de inspección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Definir políticas y estrategias de inspección, vigilancia y control para proteger los derechos de los ciudadanos en materia de salud, entre otras.

Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012. "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión".

Establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual comprende referentes, políticas de desarrollo administrativo, metodología, instancias y el formulario único reporte de avances de la gestión. La implementación para la Rama Ejecutiva del Orden Nacional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se desarrollará con base en la metodología que expida el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con las entidades líderes de las políticas de desarrollo administrativo: Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, Departamento Nacional de Planeación, Archivo General de la Nación, Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República o quien haga sus veces, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional de Contratación Pública.

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NORMASDecreto 1499 DE 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”

“ARTICULO 2.2.22.1.1. Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión, creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.”

A partir de la anterior reglamentación, se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, y adicionalmente se determinaron los aspectos de articulación relacionados con el Sistema de Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Como producto de lo anterior, se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual le permite a todas las entidades del estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos, así mismo este modelo deberá generar un sistema de información para la toma de decisiones a nivel de políticas, y de acciones de mejora, orientando a las entidades a la gestión por resultados.

Resolución 678 de 2014 “por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

En el artículo 1° se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se relacionan los Subsistemas que lo conforman. De igual manera, se señala en su artículo 3° que es función del Superintendente Nacional de Salud, sin perjuicio de las contempladas en normas específicas, “establecer la Política del Sistema Integrado de Gestión”.

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NORMASResolución 2116 de 2014 “Por medio de la cual se modifican los artículos 1 y 8 de la resolución 678 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Aplica toda la resolución

Resolución 6104 de 2017 “Por la cual se conforma el comité institucional de gestión y desempeño en la Superintendencia Nacional de Salud y se señalan unas disposiciones”

Aplica toda la resolución

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. Con el fin de hacer eficiente la organización y seguimiento de las políticas institucionales, se definió que la Política del Sistema Integrado de

Gestión se entenderá como la política de primer nivel, las de los Subsistemas de Gestión como las de segundo nivel y las derivadas de las directrices o elementos de cada uno de estos subsistemas serán las de tercer nivel.

2. Ninguna dependencia de la Entidad podrá formular y elaborar Políticas Institucionales sin el acompañamiento, supervisión, evaluación, codificación y control de documentos realizado por la Oficina Asesora de Planeación.

3. La administración y control de los documentos referente a las Políticas Institucionales es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación.

4. Toda Política relacionada con los subsistemas de gestión del Sistema Integrado de Gestión –SIG- será medida en su cumplimiento para lo cual se establecerán los objetivos e indicadores para tal fin en el Despliegue de objetivos y Plan Gerencial, y las otras Políticas que no tengan relación con subsistemas de gestión del SIG y las Políticas de tercer nivel se medirán de acuerdo a lo parametrizado en la matriz de seguimiento de Políticas “Requisito, estándar o norma”, código FPDS01.

5. La dependencia designada para liderar la Política Institucional, será la responsable del archivo de gestión y evidencias del proceso de formulación, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y lineamientos del Proceso de Administración de la Gestión Documental (GDPR01), lo anterior aplica solamente para las políticas de segundo nivel.

6. Para los casos en que se presente un lineamiento legal especifico o un requisito explícito de un estándar que integre el Sistema Integrado de Gestión, políticas de segundo nivel, se debe estructurar un Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial, utilizando el formato código FPFT03.

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ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1. Identificar y justificar la necesidad de formular la política institucional.

La elaboración de una Política Institucional deberá partir de la identificación de la problemática, condición, necesidad o potencialidad del contexto institucional que se requiere transformar y de conformidad con el procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y Registros”, código ASPD01.

En el caso que la Política Institucional se origine por iniciativa interna de la Entidad, ésta deberá ser presentada a la Oficina Asesora de Planeación mediante memorando interno, código ASFL01, a través del sistema de información de gestión documental institucional.

Otra fuente que justificaría la formulación de la política puede tener su origen en los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión relacionados con las Políticas de Gestión y desempeño institucional definidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Adicionalmente, la necesidad de formular una política puede generarse para dar cumplimiento a un requisito de un estándar normativo o voluntario que haga parte del Sistema Integrado de Gestión, para estos casos, no se requiere remitir la

Despacho Superintendente Nacional de Salud,

Superintendencias Delegadas

Oficinas Asesoras y Oficinas

Secretaría General

Superintendente Nacional.

Superintendentes Delegados.

Jefes de Oficina Asesora,

Jefes de Oficina

Secretario General

Asesores

Memorando(códigoASFL01).

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justificación de la necesidad de la política, y se continúa en la actividad 3.

2.

Validar la información de entrada referente a la iniciativa de Política Institucional.

Previa la designación del profesional por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para atender la solicitud de formulación de Política Institucional y realizar el acompañamiento a la dependencia titular de la iniciativa de Política, se deberá validar la información de entrada para establecer la viabilidad de la Política sobre las condiciones, situaciones, necesidades o problemáticas que se quieren transformar y así poder determinar los objetivos de la política.

En el caso de que como resultado del análisis efectuado a la iniciativa de Política no se evidencie una necesidad relevante, se deberá elaborar un memorando interno, identificado con el código ASFL01, remitido por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación informando y explicando a la dependencia de origen, las razones de su no viabilidad. En caso de ser viable la formulación de Política continuará con la siguiente actividad No. 3

Oficina Asesora de Planeación,

Dependencia que presenta la iniciativa

Profesional

Memorando interno, (códigoASFL01)

3. Elaborar documento preliminar de Política Institucional

De conformidad con el procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y Registros”, código ASPD01, la elaboración del documento técnico de la Política Institucional, tendrá una codificación específica identificada con las letras PO seguido del número consecutivo, de conformidad con lo

Dependencia Área Líder de Política

Jefe de dependencia

Profesional

Oficina Asesora de Planeación

Documento Política Institucional elaborado

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dispuesto en la política de operación 13.2 del procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros (ASPD01).

Las orientaciones metodológicas establecidas y adoptadas por la Entidad se enfocan a que las políticas institucionales deberán conformarse por directrices específicas, las cuales para los casos que aplique se utilizará el Formato Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial código FPFT03 para su implementación.

Cabe señalar que algunas políticas se implementan a través de planes y con lineamientos establecidos por entidades del orden nacional y local.

4. Validar el documento preliminar de Política Institucional.

El documento preliminar de Política Institucional, se valida y en el caso de remitirse observaciones, ajustes y/o comentarios referente a algún apartado del documento, la Oficina Asesora de Planeación realizará el análisis de coherencia institucional para asegurar que no se generarán cruces y directrices contrarias entre la Política con otras o con elementos de direccionamiento estratégico.

Si existe un estándar normativo o voluntario, que hace parte del Sistema Integrado de Gestión, que explícitamente requiera la formulación y seguimiento de objetivos y planes derivados de la

Dependencia Líder de Política


Jefe de dependencia

Profesional

Documento Política institucional validado

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Política, se continúa en la actividad 5, en caso contrario se aprobará mediante acto administrativo (actividad 6).

5.Establecer el Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial de la Política

Finalizada la validación de la Política Institucional se estructuran un Despliegue de objetivos y Plan Gerencial, utilizando el formato identificado con código FPFT03, documento que se centra en la definición de los objetivos para el cumplimiento de la misma y que contiene metas, indicadores, responsable y cronograma, teniendo en cuenta, entre otros insumos, el Plan Anual de Gestión.

Cabe señalar que el plan hace referencia a los objetivos necesarios para cumplir la Política Institucional, que fueron estructurados en el Formato “Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial” identificado con el Código FPFT03, el cual corresponde a la definición de actividades para el cumplimiento de cada uno los objetivos propuestos.

Una vez definido el plan gerencial por parte de cada líder de subsistema, este deberá ser remitido mediante memorando al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para ser publicado en la página web de la entidad

Dependencia Líder de Política


Jefe de dependencia

Profesional

Despliegue de Objetivos y Plan Gerencial diligenciado, Código FPFT03

6. Aprobar la Política Institucional.

Finalizada la elaboración del documento técnico de Política Institucional y sus respectivos soportes del Despliegue de objetivos y Plan Gerencial (para los

Despacho Superintendente Nacional

Superintendente Nacional de Salud.


Resolución firmada (GDFL01)

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casos que aplique), así como del previo aval por parte de la Oficina Asesora de Planeación, deberá remitirse al Despacho del Superintendente Nacional de Salud para la aprobación de los mismos.

Si el Superintendente Nacional de Salud lo estima pertinente, presenta, a través de las dependencias líderes de las políticas, el Documento ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad. Si de esta presentación resultan ajustes, el Líder de Política se encargará de realizarlos y deberá devolver el documento a la Oficina Asesora de Planeación para su respectiva validación.

Nota: Las Políticas institucionales de primer y segundo nivel serán aprobadas por parte del Despacho del Superintendente Nacional de Salud, mediante firma de la resolución respectiva. Las Políticas institucionales de tercer nivel serán aprobadas mediante memorando, de conformidad con el procedimiento “Elaboración y Control de Documentos y Registros”, código ASPD01.

de Salud Profesional

7. Registrar y divulgar la Política Institucional aprobada.

El profesional asignado de la Oficina Asesora de Planeación deberá actualizar en el Sistema Integrado de Gestión la documentación aprobada referente a la Política Institucional en los mecanismos virtuales y físicos disponibles.

Dependencia líder de la Política

Oficina de Comunicacio

Jefe de Oficina

Profesional

Documentación disponible en Intranet, página web

Comunicado

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Por su parte, la dependencia líder de la Política Institucional debe anunciar su aprobación en los distintos canales y medios de comunicación interno a todos los servidores públicos de la Entidad de acuerdo a los lineamientos del Proceso de Comunicación Organizacional (COPR01).

nes Estratégicas e Imagen Institucional

interno.

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2.

Validar la información de entrada referente a la iniciativa de Política Institucional.

En caso de que como resultado del análisis efectuado a la iniciativa de Política no se evidencie una necesidad relevante, se deberá elaborar un memorando interno, identificado con el código ASFL01, remitido por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación informando y explicando a la dependencia de origen, las razones de su no viabilidad.

Cada vez que llega una solicitud de formulación de políticas

Profesional

Memorando interno, código ASFL01

6. Aprobar la Política Institucional.

El Superintendente Nacional de Salud, y lo miembros del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para los casos que aplique, revisarán la política de acuerdo a los objetivos institucionales y a la coherencia con los principios y valores que representa la Entidad, además de los acuerdos sectoriales y con las demás entidades del orden nacional y local.

Cada vez que se genere una política institucional

Superintendente Nacional de Salud

Resolución firmada (GDFL01)

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ANÁLISIS DE TIEMPODependiendo de la temática y/o complejidad de la Política Institucional, su Formulación y Elaboración puede durar un tiempo aproximado entre tres (3) y seis (6) semanas hábiles.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Plan Nacional de Desarrollo Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Gobierno de Colombia. Diciembre 2017. Directrices y lineamientos de política, generados por las instancias de Gobierno competentes

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento

Mediante el artículo 10 de la Resolución 1622 de 2014 se adoptan los procedimientos de este Proceso, identificado con código FPCR01, aprobados previamente por el Acta No. 002 de 2014.

Jefe Oficina Asesora de Planeación 21/08/2014 1

Adopción del documentoMediante Resolución 4086 de 2014 se derogo la resolución 1622 de 2014 y se


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adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos.

Modificación de documento.

Ajustes en las políticas de operación, descripción de procedimiento, aprobados mediante Acta No. 1093 de 2015.


Modificación del documento.

De acuerdo a la solicitud remitida mediante memorando 3-2016-023218, se incluyó una norma y su respectiva directriz de cumplimiento, se modificaron políticas de operación y definiciones, además de realizar ajustes a la redacción de las actividades y respectivos registros y puntos de control.

Se aprueba mediante memorando 3-2016-023218


Modificación del documento.De acuerdo a la solicitud remitida mediante memorando 3-2017-007902, se actualizó una norma y su respectiva directriz de cumplimiento, se modificaron las políticas de operación 03 y 07, además de realizar ajustes a las actividades 01, 03, 05 y 06, y la eliminación de los formatos Solicitud de formulación y elaboración de políticas institucionales código FPFT01 y Presentación y respuesta de comentarios a documentos políticas institucionales código FPFT04, y unificación de los formatos FPFT02 Plan gerencial y FPFT03 Despliegue de objetivos.

Jefe Oficina Asesora de Planeación

23/05/2017 4

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Se aprueba mediante memorando 3-2017-008010.

Ajuste del documento

Mediante memorando NURC: 3-2018-005704 solicita la modificación del documento en cuanto a adicionar la política de operación 8 y se ajusta la actividad número 5

Mediante memorando NURC: 3-2018-005800 se aprueba ajuste documental


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