FORMATOS DE LOGISTICA

*ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

- flujo grama

- Proceso: El proceso de abastecimiento y compras es muy importante en una empresa, con un buen proceso de gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, puesto que estas son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.

Este proceso consiste en:

1. PROCESO DE COMPRAS: Consiste en la Planificación de las compras, análisis de las necesidades, solicitud de compras y presupuesto, evaluación de las ofertas recibidas, selección del proveedor, negociación de las condiciones, solicitud de pedido, seguimiento del pedido y los acuerdos,

Hay varios tipos de compras en los cuales el cliente puede acoplarse como lo las siguientes: Compras especiales, compras anticipadas, compras estacionales, compras rutinarias, compras oportunidad y compras de urgencia.

Este proceso le corresponde más fases de las cuales todas están muy bien planificadas como por ejemplo el análisis de las necesidades en el cual utilizan un boletín de compras, en este se destacan las características del material que necesita y cuanto tiene que estar disponible.

*RECEPCIÓN

*flujo grama

-Proceso: En las empresas están obligados a realizar las facturas en cada una de las operaciones que realicen. Estos son los requisitos que se necesitan en la factorización:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta b) Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio c) Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de ventae) Fecha de su expedición.f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados g) Valor total de la operación h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Documentos equivalentes a la factura: 1. Los tiquetes de máquinas registradoras 2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos 3. Los tiquetes de transporte de pasajeros 4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos  de educación reconocidos por el gobierno5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes

de pago6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías

*VERIFICACIÓN

- Proceso: El llamado proceso de verificación tiene por finalidad obtener el reconocimiento de la legitimidad de las acreencias, así como la graduación de ellas (quirografaria o privilegiada). Los titulares de créditos contra el concursado persiguen el propósito de ser considerados acreedores concurrentes, esto es, acreedores habilitados para participar en el concurso, decidir sobre la, propuesta de acuerdo y, en última instancia, cobrar.

*DEVOLUCIÓN O CORRECIÓN DE FACTURA DEL PROOVEDOR

- Proceso

*Revisar solicitud escrita y remitir a analista para verificar y confrontar si es procedente la devolución

*Recibir solicitud y solicitar al archivo documento físico para verificar

*Ingresar al sistema a la transacción SAP para ver retenciones y/o deducciones efectuadas

*Confrontar y verificar documentos físicos con transacción SAP

*Ingresar a la transacción SAP y registrar la devolución

*Enviar documento con nota explicativa de la aceptación de la devolución

*Devolver documento con nota explicativa de la no devolución

*Ordenar elaboración de oficio aclarando la aceptación de  la  devolución y/o la no la devolución al proveedor

*Elaborar oficio y devolver para firma

*Firmar y devolver a secretaria

*Informar al proveedor por vía telefónica, fax o  personalmente

Según lo investigado se debe capacitar a los funcionarios que estén a cargo de este proceso en conceptos básicos de tributaria y capacitar en el manejo del procedimiento como mínimo a dos funcionarios que puedan substituir las necesidades del servicio.

*ROTULACIÓN

-Proceso: La rotulación de una empresa es muy importante, ya que esta es la que prácticamente da a conocer a la empresa. Se debe ser lo más creativo para diseñar rótulos que llamen la atención de los compradores de tal manera que la empresa sea reconocida por el cliente.

Las personas encargadas de realizar este proyecto, deben ser personas las cuales se les facilite la creatividad frente a temas empresariales y muy cuidadosas a la hora de diseñar el rotulo para que no hallan inconvenientes cuando este ya terminado el proceso de rotulación.

*INFORME DE RECEPCION, ENTREGA AL ALMACEN

-flujo grama

-Procesos: Se recibe productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepción en forma apilada en el camión de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto.

*INGRESO AL SISTEMA, KARDEX, TIPS, RESUMEN DIARIO DE ENTRADAS AL ALMACEN

-Proceso: Me parece a mí que este proceso es muy buen ejecutado siempre y cuando el personal que se vea involucrado en este proceso lo realice de una manera admirable para que se lleve un buen proceso, pero la verdad no sabría dar críticas respecto a este proceso ya que no tengo la información necesaria para poder realizar aquella critica

*ALMACENAMIENTO

*RESUMEN DIARIO DE SALIDAS O DE DESPACHOS

-flujo grama

-Proceso: Lo que lleva a cabo este proceso es remitir un informe diario de

las evidencias despachadas de la empresa, el cual contiene un resumen diario de salida, fecha de salida en la que corresponden todas las evidencias, numero del pedido asignado por la empresa, código y nombre de despacho, descripción del delito que corresponda, suma total de los valores estimados o reales del bien, suma total por columnas y total de los valores estimados o reales, observaciones, registro de firmas autorizadas, y por ultimo firma y nombre del jefe de la empresa y numero de cedula.

*TOMA FÌSICA

-Procesos: El modulo de toma física está diseñado para poder estar en una toma física y poder facturar al mismo tiempo.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1-                  Ejecutar la opción de (Inicialización de archivos).

Esta opción realiza una copia del inventario actual para poder trabajar en la toma física.

2-                  Ejecutar la opción de ( reporte de inventario actual ).

Esta opción genera un reporte de inventario actual al momento del corte. Para revisar los saldos que tendrá el teórico.

3-                  Ejecutar la opción de (Listado de artículos con rayas ).

Esta opción genera un reporte de todos los artículos con unas rayas, para digitar ahí la existencia encontrada en la toma física.

4-                  Ejecutar la opción de (Captura de toma física ).

Esta opción permite al usuario digitar la existencia de la toma física.

5-                  Ejecutar la opción (reporte de toma física ).

Esta opción nos permite revisar todos los artículos ingresados en la captura de toma física, para cerciorarnos que fue bien ingresado.

6-                  Ejecutar la opción de (Reporte comparativo de inventarios).

Esta opción nos presenta un comparativo de la existencia teórica vs. La física generando así una diferencia entre dichas existencias.

7-                  Ejecutar la opción de (Reporte Comp. Con movimientos).

Esta opción nos presenta un comparativo de la existencia teórica vs. la física generando así una diferencia entre dichas existencias, y los movimientos de dicho mes para comprobar los saldos de la existencia teórica.

8-                  Ejecutar la opción de ( Mant. De maestro de artículos).

Esta opción nos permite ver el maestro de artículos y poder modificar los costos.

9-                  Ejecutar la opción de (Aplicación de toma física).

Esta opción nos permite aplicar la toma física al inventario actual, pero antes tenemos hacer el cierre del mes que estamos terminando o de la toma física.

La opción de cierre de mes se encuentra ubicada en:

a-      Modulo de Materia prima

b-      Opción de cierre mensual.

Una vez realizado el cierre ya podemos aplicar la toma física.

*REPORTE DE ROTURAS Y MERCANCIAS DETERIORADAS

Nombre del Inmueble______________________________________________________________

Arqueológico ( ), Histórico ( )

Breve descripción del inmueble (tipo, materiales, antigüedad, características principales)_________

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Nombre de la institución que administra el inmueble______________________________________

Nombre del responsable del inmueble__________________________________________________

Dirección_________________________________________________________________________

Departamento / provincia / distrito____________________________________________________

Teléfono_________________________________________________________________________

Fax_____________________________________________________________________________

E-mail___________________________________________________________________________

Página web_______________________________________________________________________

Número de ocupantes del inmueble (marcar con un círculo):

Menos de 10 entre 11 y 25 más de 26

Nombre de las personas designadas como responsables para la emergencia y seguridad (de existir)__________________________________________________________________________

PREGUNTAS

Fecha del desastre_________________________________________________________________

Fecha del reporte__________________________________________________________________

Tipo de desastre (marcar con un círculo):

tsunami terremoto otro

Descripción del desastre y su impacto_________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Descripción del daño y las pérdidas

Personal__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Edificaciones: (marque con una x )___________________________________________________

Hundimiento o desplazamiento de cimentación o bases ( )

Grietas en: Muros o paredes ( ), Vigas ( ), Columnas ( ), Cimientos ( ), Pisos ( ), Techos ( )

Grietas en: Escaleras ( )

Inclinación: Muros o paredes ( ), Columnas ( ),

Deflexión o arqueado: Vigas ( ), Columnas ( ), Techos ( )

Desprendimiento de partes de: Techo ( ), muros o paredes ( ), columnas ( ), vigas ( )

Caída de Techo ( ), viga ( ), Muros o paredes ( )

Rotura de: vidrios ( ) puertas ( ) marcos de ventanas ( )

Desprendimiento de elementos ornamentales: lámparas ( ), Esculturas ( ), Cornisas ( ) Detalle de daños mayores____________________________________________________

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Otras observaciones: _______________________________________________________________

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Bienes muebles u objetos de valor cultural dentro del inmueble_____________________________

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Otros____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Breve descripción de la asistencia inmediata requerida (por favor hacer una lista en orden de prioridad/urgencia)_________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Institución (Ministerio, Agencia Regional, etc.), responsable oficial a cargo de la respuesta a la emergencia y de proporcionar información de contacto____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Comentarios______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Fuentes y vínculos de Internet para mayor información del inmueble y el desastre

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Formato llenado por ________________________________________________________________

Nota: Incluir fotografías de los daños de obtenerlas

-Proceso: El objetivo del Formato de Reporte de Desastres es compilar información básica acerca de los daños producidos en los inmuebles declarados Patrimonio Cultural de la Nación.

El Formato de Reporte de Desastres será llenado por el propietario, usuario, administrador o Director del inmueble y ayuda a monitorear los daños ocurridos y a identificar la asistencia inmediata requerida.

*RESERVAS

Forman parte de la empresa y se utilizan para que la empresa tenga un colchón para cubrir determinados riesgos y para dar una garantía a los acreedores.

Su cálculo depende de cada empresa y de cada ejercicio, cumpliendo un mínimo legal establecido en la legislación mercantil.

*PACKING O EMPAQUE

Estos son los pasos que se siguen en el proceso de picking y packing:

 1. Se reciben los pedidos 2. Se introducen en el sistema 3. El sistema indica el recorrido a seguir para la optimización del picking 4. Una vez completada la recogida de unidades, se empaquetan según el pedido     (packing) 5. Se adjunta un albarán al pedido en un packing list y se identifica la caja con     una pegatina indicando el destino final6. Todos los pedidos son pesados y queda registrado el peso en el sistema y en     todas las copias de los albaranes 7. Se organizan los pedidos en palets, teniendo en cuenta sus diferentes destinos

*PICKING

En el proceso de picking y packing se emplean sistemas automatizados para asegurar la efectividad y la trazabilidad del proceso.

*DESCARGUE DE INVENTARIO =falta=

*DEVOLUCIONES A PROVEEDORES

Inicia desde la creación de la Autorización de Devolución de Materiales, posteriormente se realizan los recibos y entregas de materiales, y finalmente se generan las notas de crédito y debito respectivamente. La venta se ubica en el menú de Adempiere en Ventas (Cotización a Factura)

Al hacer clic sobre el icono Tipo ADM (RMA) que se muestra en la figura 1, se despliega la ventana que se muestra en la figura 2. Es necesario definir el tipo de devolución desde el campo Nombre. Además debe definirse la Compañía y organización. El resto de la información es opcional. Los tipos de devolución podrían referirse a las razones por las cuales se está llevando a cabo la devolución, por ejemplo: Dañados, Productos Errados, etc.

Las autorizaciones de devolución de material se realizan desde la ventana ADM (RMA) que se muestra en la figura 3. En la pestaña ADM (RMA) se suministra la información general de la autorización, se suministra un nombre a la autorización desde el campo Nombre,Y desde el campo Tipo de documento se selecciona el tipo de documento que se va a utilizar según su propósito están:

MM Vendor Return: al escoger este documento se está indicando que es una devolución al proveedor, indica que se va a generar una nota debito a partir de este proceso

MM Customer Return: este documento indica que se recibirán devoluciones de un cliente, indica que se va a generar una nota debito de este proceso.

Una vez se ha escogido el tipo de documento, de acuerdo al proceso que se va a llevar a cabo (devolución de cliente, devolución a proveedor) es necesario suministrar información acerca del envió o despacho sobre el cual se va llevar a cabo la devolución. Al hacer clic sobre el botón del campo Envió/Recibo se despliega la ventana Información de Despacho que se muestra en la figura 4. Si la orden es de entrega deberá estar seleccionado el campo Transacción de Ventas, de lo contrario no se marca.

Una vez se ha configurado la información necesaria para la devolución, incluida la orden de entrega/ recibo se debe configurar los productos y la cantidad que se va a devolver. En el campo Línea Entrega/Recibo se escoge la línea de la

orden de entrega o de recibo de la cual se va a hacer la devolución. En el campo Cantidad se configura la cantidad de producto que se va a devolver.

Una vez se ha configurado la información de la línea ADM (RMA) se debe hacer clic sobre la pestaña ADM (RMA) para completar el proceso haciendo clic sobre el botón Completar

-Devolución al cliente

Cuando se está llevando a cabo el proceso de devolución de un cliente, una vez se ha realizado la autorización de devolución de materiales, es necesario recibir el material por parte de los clientes, para poder cargarlo nuevamente al inventario. Es necesario escoger en el campo Tipo de Documento la opción MM Returns.

Además debe seleccionarse el tercero, para este campo hay que verificar que se esté escogiendo el cliente de quien se va a recibir el producto, para lo cual no debe estar marcada la opción Solo Proveedores de la ventana Información de Tercero, esta ventana aparece una vez se ha hecho clic sobre el botón de la ventana Recepción de Productos.

Una vez se ha seleccionado el cliente, debe seleccionarse la autorización de devolución de materiales que se ha realizado. Es necesario seleccionar el tercero, y el almacén donde se va a ubicar, en los campos Tercero y Ubicación respectivamente.

Luego se debe verificar desde la pestaña Líneas de recibo los productos y las cantidades que se van a devolver

Una vez se ha diligenciado la orden de recibo de material, debe hacerse clic sobre el botón Completar. Ya se ha generado el recibo, ahora debe generarse la nota crédito, para lo cual se debe hacer clic sobre el botón Generar Facturas

desde Recibo, donde debe seleccionarse la lista de precios y el numero de documento de la factura, finalmente se hace clic sobre el botón OK.

Una vez se ha creado la nota de crédito se indica en la parte inferior de la ventana de Recibo el código del documento.

La nota de crédito generada se puede visualizar desde el Menú Ventas ->Facturas y C x C (Cliente). Se debe verificar la información cargada en este documento y el tipo de documento, que será AR Credit Memo, por último se debe completar la factura.

-Devolución a proveedores

Para las devoluciones a proveedores debe llevarse a cabo el proceso de entrega de materiales y la generación de las notas débitos. Esto se realiza siempre y cuando se haya generado la autorización de devolución de material.

Es necesario configurar el Almacén del cual se va a realizar la entrega, el tipo de documento debe ser Proveedor RMA, se despliegan los RMA y se escoge sobre el cual se va a hacer la devolución. Finalmente se hace clic sobre el botón OK.

En la pestaña Generar se muestra el código la orden de entrega generada, la cual se verifica en la Ventana de Entregas en el Menú de Ventas.

Finalmente se decide imprimir o no, en la ventana

Es opcional configurar la organización y el tercero, el tipo de documento debe ser Proveedor RMA, se despliegan los RMA y se escoge sobre el cual se va a hacer la devolución. Finalmente se hace clic sobre el botón OK.

En la pestaña Generar se muestra el codigo de la Nota Debito generada, la cual se verifica en la Ventana de Facturas CxC (Proveedor) en el Menú de Compras.

Finalmente se decide imprimir o no