formatos de gestión de proyecto.pdf

8/16/2019 Formatos de Gestión de Proyecto.pdf

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Formatos de Gestiónde ProyectoAnexo N°: 01El presente documento es un anexo de la Guía de Implementación deProyectos de desarrollo de Software y contiene los formatos que se seránutilizados por el equipo de gestión del proyecto.

2012

Desarrollo de SistemasUniversidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo

12/07/2012


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Contenido1. Inicio ..................................................................................................................................... 3

1.1. Acta de constitución de proyecto (ACP) ................................................................... 3

2. Planificación ........................................................................................................................ 5

2.1. Plan para la dirección del proyecto .......................................................................... 52.1.1. Líneas base ........................................................................................................... 5

2.1.1.1. Estructura de desglose de trabajo (EDT) ............................................................ 52.1.1.2. Cronograma de actividades ............................................................................... 6

2.1.2. Planes subsidiarios............................................................................................... 7

2.1.2.1. Plan de gestión de requerimientos .................................................................... 72.1.2.2. Plan de gestión del cronograma ........................................................................ 9

2.1.2.3. Plan de gestión de la calidad ............................................................................ 11

2.1.2.4. Plan de gestión de las comunicaciones .......................................................... 13

2.1.2.5. Plan de Gestión de Recursos Humanos .......................................................... 14

2.1.3. Otros documentos de gestión .......................................................................... 16

2.1.3.1. Registro de interesados ..................................................................................... 16

2.1.3.2. Matriz de poder de los interesados .................................................................. 172.1.3.3. Lista de recursos ................................................................................................ 182.1.3.4. Matriz de asignación de responsabilidades ..................................................... 19

2.1.3.5. Checklist ............................................................................................................. 20

2.1.3.6. Glosario de términos ......................................................................................... 21

3. Ejecución ............................................................................................................................ 224. Seguimiento y Control. ..................................................................................................... 22

4.1. Informe de desempeño ............................................................................................. 22

4.2. Reunión diaria ........................................................................................................... 23

4.3. Informes de validación ................................................ ¡Error! Marcador no definido.

5. Cierre. ................................................................................................................................. 23

5.1. Acta de Aceptación Entregables............................................................................... 24

5.2. Acta Cierre del Proyecto ........................................................................................... 26

5.3. Registro de Lecciones de Aprendidas ......................... ¡Error! Marcador no definido.


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1. Inicio1.1. Acta de constitución de proyecto (ACP)

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CÓDIGO:

Versión:

PROYECTOPATROCINADORPREPARADO POR: FECHAREVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHAREVISIÓN

(Correlativo) DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó) FECHA

(de larevisión)

01

02BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO(Características, funcionalidades, soporte entre otros)

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LAORGANIZACIÓN

(A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto)

2. PROPÓSITO DEL PROYECTO(Beneficios que tendrá la organización una vez que elproducto del proyecto esté operativo o sea entregado)

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

- 4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)

- 5. REQUISITOS DE ALTO NIVEL

(Condiciones o características que deben cumplirse para satisfacer lo solicitado al proyecto)

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. FASES DEL PROYECTO(Agrupamiento lógico de actividades relacionadasque usualmente culminan elaborando unentregable principal)

7. PRINCIPALES ENTREGABLES(Un único y verificable producto, resultado ocapacidad de realizar un servicio que debe serelaborado para completar un proceso, una fase oun proyecto)

8. INTERESADOS CLAVE(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden serafectados positiva o negativamente por le ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

- 9. RIESGOS


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(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos delproyecto)

- 10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Un evento significativo para el proyecto)

- 11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(Áreas de la organización que tienen algo que aportar al proyecto o que se ven afectadas por su ejecución o suproducto)

12. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )

FCE(Ver punto 4)

Evaluador(Nombres apellidos y cargo de la

persona asignada)

Firma el Cierre delProyecto

(Nombres apellidos y cargo de lapersona asignada)

13. JEFE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como jefe del proyecto)

14. AUTORIDAD ASIGNADA(Autoridad asignada al jefe del proyecto para el uso de recursos)


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2. Planificación2.1. Plan para la dirección del proyecto

2.1.1. Líneas base2.1.1.1. Estructura de desglose de trabajo (EDT)

Revisar archivo: 2.1.1.1. Estructura de desglose de Trabajo EDT.wbs


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2.1.1.2. Cronograma de actividades

Revisar archivo de Microsoft Excel: 2.1.1.2. Cronograma de actividades.xlsx


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2.1.2. Planes subsidiarios2.1.2.1. Plan de gestión de requerimientos

PLAN DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOSCÓDIGO: Versión:

PROYECTOPATROCINADORPREPARADO POR: FECHAREVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA

REVISIÓN(Correlativo) DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA(de la

revisión)0102

1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto:

Las iniciativas alcances de nuevos proyectos serán canalizadas a través de la Dirección de Desarrollode Sistemas, revisadas con el Jefe del Proyecto y aprobadas por el Director de Desarrollo de Sistemas.

2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia eimpacto de los mismos):

Los cambios del proyecto deben ser evaluados y aprobados. El Jefe de Proyecto cuantifica elimpacto en cronograma y provee alternativas de solución, informando al Director deDesarrollo de Sistemas para la aprobación de dichos cambios.

Los cambios solicitados serán revisados en las reuniones diarias que sostiene el Jefe delProyecto con el Director de Desarrollo de Sistemas, se indica el estado de los mismos en lareunión siguiente a la que fue solicitada hasta que el cambio haya sido finalizado.El Jefe de proyecto comunica al solicitante el estado de aprobación o finalización del cambio.

3. ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados? Al iniciar el proyecto el Jefe del Proyecto envía por correo electrónico a los interesadosautorizados el formato resumido de solicitud de cambio:

Solicitud de Cambio (formato resumido)

Descripción detallada del cambio solicitado en el alcance:

Justificación de la solicitud del cambio:

El Jefe del Proyecto recibe el formato resumido actualiza el formato detallado de solicitud de cambio:


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Solicitud de Cambio (formato detallado)

Nombre del Proyecto

Nro. Solicitud

Solicitado por

Fecha

Descripción detallada del cambio solicitado en el alcance:

Justificación de la solicitud del cambio:

Efectos en el Cronograma: Efectos en el costoFecha de término planeada Costo planificadoNueva fecha de término Nuevo costoComentarios adicionales/Alternativas de solución:

Aprobación Solicitante Fecha:

Jefe del Proyecto Fecha:

Director de Desarrollo de Sistemas Fecha:

El Jefe del Proyecto recibe y revisa la solicitud de cambios de alcance y hará una evaluacióndel mismo. El podrá requerir reuniones con los solicitantes, para obtener las especificacionesasociadas al cambio.

4. Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto:Si el impacto del cambio no modifica la línea base del proyecto será aprobado por el Jefe delProyecto, en caso contrario será aprobado por el Director de Desarrollo de Sistemas y el Jefedel Proyecto actualizará las líneas base y todos los planes del proyecto.

5. Comentarios adicionales:


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2.1.2.2. Plan de gestión del cronograma

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMACÓDIGO: Versión:

PROYECTOPREPARADO POR: FECHAREVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA

REVISIÓN(Correlativo)

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)

FECHA(de la

revisión)0102

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma: Nombre Cargo Ubicación

PatrocinadorDirector de Desarrollo deSistemas

Desarrollo de Sistemas

Jefe del Proyecto Desarrollo de SistemasPersona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma:

Nombre Cargo UbicaciónDirector de Desarrollo deSistemas

Desarrollo de Sistemas

1. Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto (por ejemplo, retrasos debidoa entrega de materiales o disponibilidad de personal; clima; adelantar el cumplimiento debido atérmino de fase o proceso, etc.) :

-

Retraso por disponibilidad de interesados- Retraso en la implementación o adquisición de la infraestructura de hardware- Acelerar el cronograma para recuperar retrasos- Adecuaciones en el Alcance del Proyecto (cambios)- Ampliaciones en el Alcance del Proyecto

2. Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma(tiempo, costo, calidad, etc.) :

Para solicitar un cambio en el cronograma la persona autorizada para solicitar enviará elsiguiente formato completado a la persona autorizada para aprobar dicho cambio en elcronograma.Formato de Cambio en el Cronograma

Nombre del ProyectoNro. SolicitudSolicitado por Fecha:Aprobado por Fecha:

Entregable(s)(Id y nombre)

Nro. Días(Duración

del cambio)

Causas(Explicar por quéel cambio toma

dichos días)

Recursos(Listar recursos

que seemplearán)

ImpactoCosto

(Valorar eluso de

recursos)

Calidad(Explicar en que se veafectada la calidad del

entregable)


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3. Describir cómo los cambios al cronograma serán administrados:

Los cambios al cronograma se denominarán ampliaciones o reducciones de plazo, según sea elcaso. La persona autorizada a solicitar cambios en el cronograma deberá elevar su solicitud a lapersona autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido en formadocumentada. Sólo procederán ampliaciones de plazo si se demuestra que la demora se hadebido a causas no imputables al equipo de trabajo. En caso contrario no se modificará elcronograma, siendo de responsabilidad del equipo de trabajo las demoras en que éste incurra.Para el caso de reducciones de plazo, sólo serán aceptadas aquellas que se produzcan porreducciones en el alcance del proyecto.Una vez emitida la aprobación del cambio del cronograma, será de responsabilidad del jefe delproyecto actualizar los documentos que se vean afectados por dicha aprobación.


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2.1.2.3. Plan de gestión de la calidad

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDADCÓDIGO:

Versión:PROYECTOPREPARADO POR: FECHAREVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA



FECHA(de la

revisión)0102

Descripción del Sistema de Calidad del Proyecto:

Describir en cada una de las siguientes áreas cómo será administrada la calidad en este proyecto:1. ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

- Director de Desarrollo de Sistemas- Jefe del Proyecto- Equipo de Calidad del Proyecto- Equipo del Proyecto

2. ROLES YRESPONSABILIDADES - Director de Desarrollo de Sistemas:

Responsable de la aprobación de las actividades de aseguramiento y control de Calidad- Jefe del Proyecto:

Es el responsable de la generación del Plan de Gestión de Calidad

Es el responsable definir el Equipo de la Calidad y sus RolesRealizar el aseguramiento de la calidadResponsable evaluar las actividades de aseguramiento y control de CalidadEs el supervisor calidad del proyecto

- Equipo de Calidad del Proyecto:Plantear las acciones para el Control de la Calidad (casos de prueba)Plantear las acciones para el Aseguramiento de la CalidadRealizar el control de calidad

- Equipo del Proyecto:Son responsables de guardar las normas de calidad para los procesos del proyecto y lageneración de entregables.

3. PROCEDIMIENTOS

- Planificación de Calidad : El jefe del proyecto elabora el plan de gestión de la calidad,asesora en las técnicas o modelos de calidad y evalúa al equipo de calidad del proyecto lasactividades de control (casos de prueba y métodos de verificación de entregables, artefactosde software, generados por el proyecto) y aseguramiento de la calidad (Checklist de validación)

- Procedimiento Aseguramiento de la Calidad: Validar con el usuario el cumplimento delos criterios de aceptación de los entregables

- Procedimiento de Control de la Calidad: Verificar el cumplimiento de los requerimientosde cada entregable.

- Criterios de devolución o aceptación en función del control realizado. Las correccionesrealizadas serán sometidas nuevamente a verificación y validación hasta que hayan sido

aceptadas, además se procederá a actualizar la documentación afectada en el tratamientode las No conformidades.


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4. RECURSOS - Jefe del Proyecto- Equipo de Calidad del Proyecto- Equipo del Proyecto

Describir cómo cada uno de los siguientes aspectos de la Gerencia de la Calidad será manejado eneste proyecto:5. C ONTROL DEC ALIDAD

El Equipo de Calidad del Proyecto:- Someter a pruebas los entregables, ejecutando para esto los casos de prueba planificados

para los mismos.- En caso de tratarse de aplicaciones web, se deberá verificar el cumplimiento de criterio de

seguridad de OWSAP Top 10 2010- Las no conformidades será comunicadas al Equipo del Proyecto para su corrección e

informadas al jefe del proyecto.- Llevar el registro de ocurrencias de no conformidades

6. ASEGURAMIENTO DE LAC ALIDAD El jefe del proyecto:- Aplicará los Checklist- Validará con el interesado el cumplimiento de los criterios de aceptación de los entregables.- En caso de tratarse de aplicaciones web, se deberá validar el cumplimiento de criterio de

seguridad de OWSAP Top 10 2010- Comunicará al Equipo del Proyecto las no conformidades para su corrección- Realizará el seguimiento de las correcciones de las no conformidades

7. MEJORAMIENTO DE LAC ALIDAD

- El equipo del proyecto o el equipo de calidad del proyecto proponen mejoras a los procesosdel proyecto, conforme se va desarrollando.

- Estas propuestas se discuten en la reunión semanal de calidad - Las propuestas de mejora que dieron buenos resultados serán incluidos en el registro de

lecciones aprendidas - Las no conformidades con mayor frecuencia de ocurrencia también serán incluidas en el

registro de lecciones aprendidas


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2.1.2.4. Plan de gestión de las comunicaciones

PLAN DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓNCÓDIGO: Versión:




FECHA(de la revisión)

0102

Interesados Clave Informaciónrequerida

Responsable deelaborarlo

Método decomunicación a

utilizar(Escrito, email,

reuniones,presentación, etc.)

Descripción de laComunicación

(Contenido, formato, nivel dedetalle, etc.)

Frecuencia Comentarios


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2.1.2.5. Plan de Gestión de Recursos Humanos

PLAN DE GETSIÓN DE RECURSOS HUMANOSCÓDIGO: Versión:




FECHA(de la

revisión)0102

1. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

2. ASIGNACIÓN DERESPONSABILIDADES La asignación de las responsabilidades del proyecto se administrará por medio de la siguiente matriz:

ProyectoEntregables Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 …

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3Entregable 4…

Ejemplo de Rol: Gerente de Proyecto, Ingeniero, Analista, Consultor, Programador, Diseñador, etc.

Función que realiza el Rol en el entregable:

R = Responsable Es el responsable del entregableP = Participa Participa en la construcción/elaboración del entregableI = Informado Es informado del resultado del entregable

V = Verificación requerida Participa en el control de calidad del entregableO = Opinión requerida Participa como Experto A = Autoriza Autoriza la entrega del entregable

Dirección de Desarrollode Sistemas

Director de Desarrollo deSistemas

Equipo de Gestióndel proyecto

Jefe del proyecto

Equipo de calidad delproecto

Encargado de Pruebas

Equipo de desarrollodel proyecto

Analistas / Programadores

Equipo de Apoyo- Encargado de compras

- DBA

- Help Desk


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3. DESCRIPCIÓN DE COMPETENCIAS

Las personas que ocupen los roles requeridos por el proyecto deberán contar con las competenciasnecesarias para poder cumplir con las responsabilidades que se les asigne, para esto se seguirá elsiguiente formato:

Rol Responsabilidades Competencias Conocimientos Habilidades Actitudes

4. C RITERIOSDE E VALUACIÓN La evaluación de rendimiento del equipo del proyecto, permite identificar el comportamiento de lagestión de cada integrante, en un periodo determinado, la misma que deberá ser en forma continua,a fin de mejorar los procesos del trabajo.Para la evaluación del rendimiento del equipo del proyecto se tendrán en cuenta lo siguientesaspectos:

Habilidades Interpersonaleso Empatíao Creatividad

Performanceo Productividado Desempeño

Con los resultados obtenidos se desarrolla estrategias, mecanismos o procedimientos dentro del áreade desarrollo de sistemas que contribuyan a la solución de las necesidades detectadas del recursohumano en los diversos campos (capacitación, motivación, comunicación, formación, entre otros), y propicien un ambiente laboral adecuado para el logro de los objetivos del proyecto.


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2.1.3. Otros documentos de gestión2.1.3.1. Registro de interesados

REGISTRO DE INTERESADOSCÓDIGO: Versión:

PROYECTOPREPARADOPOR:

FECHA

REVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA




0102

Nombres y Apellidos Área Cargo

Informaciónde contacto

Requisitossobre el

producto

Influencia Influencia sobre:(Entregables)

Estrategia(Según matriz de

poder de losinteresados)I P E S C

Influencia I: Inicio; P: Planificación; E: Ejecución; S: Supervisión y Control; C: Cierre

F: Favorable; C: Contraria / A: Alta; R: Regular; B: Baja


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2.1.3.2. Matriz de poder de los interesados

MATRIZ DE PODER DE LOS INTERESADOSCÓDIGO:

Versión:PROYECTOPREPARADO POR: FECHAREVISADO POR: FECHA APROBADO POR: FECHA


DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la

realizó)FECHA

(de la revisión)0102

Poder

Alto Mantener Satisfechos: Administrar de cerca:

Monitorear: Mantener Informados:

BajoBajo Alto Interés


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2.1.3.3. Lista de recursos

LISTA DE RECURSOSCÓDIGO: Versión:





0102

Recurso Entregable(Según EDT) Actividad Cantidad%

asignación Desde Hasta Observaciones


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2.1.3.4. Matriz de asignación de responsabilidades

MATRIZ DE PODER DE LOS INTERESADOSCÓDIGO: Versión:




FECHA(de la

revisión)0102

R = Responsable Es el responsable del entregableP = Participa Participa en la construcción/elaboración del entregableI = Informado Es informado del resultado del entregable V = Verificación requerida Participa en el control de calidad del entregableO = Opinión requerida Participa como Experto A = Autoriza Autoriza la entrega del entregable

Entregables Rol 1 Rol 2 Rol 3 Rol 4 …

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3

Entregable 4

…


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2.1.3.5. Checklist

CHECKLIST:CÓDIGO: Versión:




FECHA(de la

revisión)0102

Aspecto a verificar/validar SI NO Observaciones

Nombre y firma de operador Nombre y firma del supervisor


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2.1.3.6. Glosario de términos

GLOSARIO DE TÉRMINOS:CÓDIGO: Versión:




FECHA(de la

revisión)0102

Término Significado / Interpretación


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3. Ejecución

ARTEFACTOSDESOFTWARE

ANALISIS DISEÑO DESARROLLO PUESTA ENMARCHAPROTOTIPOS: PROGRAMACION:

» Modelo de Casos de

Uso de Negocio» C/Módulo » Código fuente

» Manual de Usuario» Diagrama de

Procesos » C/Formulario » Aplicación » Instalación

» Reg. Requerimientos » C/Reporte » JOBS/ETLS » Capacitación

» Casos Prueba BASE DE DATOS: BASE DE DATOS» Modelo entidad

relación » Tablas

» Diccionario de Datos » Proc. Almacen.

ARQUITECTURA » Vistas

» Diag. Navegación » Triguers

» Diag. Componentes

HERRAMIENTAS Case UML Case GUI / Case BD IDE Desarrol lo

PRUEBAS: VERIFICAR Informe de Pruebas

Metodología de desarrollo de Software

4. Seguimiento y Control.

4.1. Informe de desempeño


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4.2. Reunión diaria

EDT (Actualización del avance)

Cronograma (Actualización del avance)


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5. Cierre.5.1. Acta de Aceptación Entregables

ACTA DE ACEPTACIÓN DE LOS ENTREGABLES

Proyecto:Cliente:

Fecha:

Por medio de la presente acta, se deja constancia que los entregables el proyecto:Nombre del proyecto:

Han sido concluidos satisfactoriamente y se encuentra totalmente operativo, cumpliendocon todos los requerimientos especificados:

________________________________

Director de …

____________________________

Director Desarrollo de Sistemas

_______________________________

Jefe del Proyecto


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MINUTA DEREUNIÓN

Fecha:

Hora Inicio:

Elaboró: Desarrollo de Sistemas

Pá ina 25 de 28

Nombre del proyecto

MIN 001

Lugar:

Universidad Católica Santo Toribio de Mo rove o

5.2. Minuta de reunión

1. Asunto de la reunión Actividad Duración Propietario

2. ParticipantesDirección…:

o o

Dirección de Desarrollo de Sistemaso o

3. Ausentes

4. Acuerdos o Actividades realizadas

Compromisos

Actividad/Tema Descripción Responsable FechaCompromiso

1

2

3

5. Pendientes

6. FirmasN° Nombres y apellidos Firma

1

2

3


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5.3. Acta Cierre del Proyecto


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ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO

Proyecto:

Cliente:

Fecha:

Por medio de la presente acta, se deja constancia que todos los entregables del proyecto:Nombre del proyecto

Cuyos principales entregables son:

Ha sido concluido satisfactoriamente y se encuentra totalmente operativo, cumpliendocon todos los requerimientos especificados:

________________________________

Director de …

____________________________

Director Desarrollo de Sistemas

_______________________________

Jefe del Proyecto


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I. GESTION DEL PRODUCTO1.1. Análisis

Modelos de casos de USO DE NEGOCIO - CON

Diagramas de Procesos. Registro de requerimientos. Casos Prueba.

1.2. Diseño. Prototipos:

-C/ Modulo.-C/ Formulario.-C/Reporte.

Base de Datos:-M.E.R.

-Dicc. Datos. Arquitectura:-Diagrama de navegación.-Diagrama de Componentes.

1.3. Desarrollo Programación:

-Código de Fuente-Aplicación.-JOBS/ETLS

Base de Datos:-Tablas-Proced. Almacén-Vistas.-Triguers

1.4. Puesta en Marcha Manual de Usuario. Instalación. Capacitación.

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