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Archivística

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

YURLEY MORENO BACA

Tutora:

MARIA NANCY URIBE CUÉLLAR Catedrática

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÒN Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL I ARMENÍA - QUINDÍO

2015

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Archivística

INTRODUCCIÓN

Los documentos desde el momento de su creación tienen un ciclo de vida dentro

de las entidades u organizaciones según el Archivo General de la Nación.

Los documentos tienen valores que son administrativos, legales, jurídicos,

históricos y culturales, esto de acuerdo al tipo de documento y la importancia que

este tenga para las entidades.

Las tablas de retención documental es el instrumento archivístico donde se

registran todas las series, subseries y tipos documentales que se producen y se

reciben en cada entidad, este instrumento es útil para saber cuánto tiempo deben

permanecer los documentos en los archivos de gestión, archivo central e histórico.

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Entidad: Alcaldía Municipal de Puerto Colombia

Dirección: carrera 4 No. 2-18 Puerto Colombia, Atlántico

1. Identifique en cada uno de ellos: Dos tipos de documentos en cada una de las etapas de formación del archivo: Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de los documentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales son las características de cada uno de ello y su importancia en cada una de las etapas.

Tipo documental

Tiempo de retención disposición final

AG AC CT E I S

Acta de consejo de gobierno 5 AÑOS 15 AÑOS X X

Resoluciones 5 AÑOS 15 AÑOS X X

Estos documentos son importantes para la administración, para la toma de

decisiones.

Las actas de consejo de gobierno es un documento por el cual queda

plasmado un acontecimiento y toma de decisiones en una comunidad, por

tal motivo este documento después de su creación debe permanecer 5

años en el archivo de gestión de la secretaría de gobierno de la alcaldía

municipal de puerto Colombia para su consulta luego es transferida al

archivo central donde permanece 15 años y es conservada

permanentemente.

Las resoluciones son importantes en el archivo de gestión, central ya que

una vez creadas y aprobadas por el alcalde se caracterizan por establecer

un acto administrativo de obligatorio cumplimiento para la administración

vigente y las que siguen, el cual es de conservación total.

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Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos

visitados y explique el porqué de su conservación?

Serie documental: Resoluciones de nombramiento

Serie documental: Historias laborales

Las resoluciones de nombramiento es una serie documental simple que

es producida por la actividad a la que se dedica la entidad (Alcaldía

Municipal de Puerto Colombia).

Esta entidad produce resoluciones para nombrar a una persona como

funcionario el cual este documento expresa el nombre de la persona, el

cargo el cual fue nombrado y la asignación salarial; por este motivo el

documento posee conservación total ya que sirve como testimonio de un

nombramiento o una vinculación laboral en carrera administrativa.

Las historias laborales:

Es una serie documental importante ya que contiene todos los tipos

documentales de los funcionarios contratados desde el momento en que

inicia el proceso de selección en la entidad o empresa hasta el momento de

su desvinculación ya sea por terminación del contrato laboral o por cumplir

el tiempo establecido por ley para pensionarse.

Identifique si en la formación de los archivos tienen en cuenta lo siguiente:

Principio de procedencia Si tienen en cuenta el principio de procedencia ya que los documentos son archivados y situados teniendo en cuenta el fondo del que procede. Principio de orden original Los documentos son archivados por series documentales y dentro de cada expediente son ordenados teniendo en cuenta un orden desde el primer documento que se creó hasta el último guardado en una forma consecutiva. Tablas de Valoración Documental – TVD

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La Alcaldía Municipal de Puerto Colombia, cuenta con un fondo documental el cual ha sido intervenido, donde se ha agrupado los expedientes encontrados y de acuerdo a su asunto y fechas extremas se realiza la valoración, disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. Tablas de Retención Documental – TRD

Los documentos son archivados según lo establece las TRD en su respectiva

serie documental del área al que corresponde.

Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición

final?.

El proceso desde la creación de un documento consiste en la planeación,

producción de los documentos basados en la GTC-185 y que esté establecido en

el manual de correspondencia, luego ser gestionados y tramitados con las áreas

competentes, organizarlos esto conlleva a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos, una vez cumplido su tiempo de retención en el

archivo de gestión se transfieren al archivo central y de acuerdo a su disposición

final, se establece y ejecuta preservación a largo plazo de los documentos.

Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los archivos

Ley 594 de 2000

Acuerdo 060 de 2001

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Entidad: Metrotel SAS

Dirección: Calle 74 No. 57-35 Barranquilla, atlántico

1. Identifique en cada uno de ellos: Dos tipos de documentos en cada una de las etapas de formación del archivo: Etapa pre-archivística, archivística (primera y segunda etapa y los valores de los documentos en el archivo de gestión, central e histórico y describa cuales son las características de cada uno de ello y su importancia en cada una de las etapas.

Tipo documental

tiempo de retención disposición final

AG AC CT E I S

Acuerdos 5 15 X

Contrato 5 15 X

Estos documentos (acuerdos, contratos) son importantes porque establece

de forma escrita los acuerdos o parámetros de contratación, tiempo de

ejecución, valor e implicaciones legales por incumplimiento, son de valor

legal para la empresa; estos documentos una vez cumplido los tiempos de

retención en el archivo central se digitalizan la subserie y se conserva en

forma permanente en los back-up institucionales.

Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos

visitados y explique el porqué de su conservación?

Serie documental: Acta de asamblea general de accionista

Es histórica porqué posee documentos relevantes para la memoria

institucional de la compañía.

Serie documental: Contrato de revisoría fiscal

Esta subserie es histórica porqué contiene documentos relevantes para la

memoria institucional de la compañía.

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Identifique si en la formación de los archivos tienen en cuenta lo siguiente:

Principio de procedencia Si tienen en cuenta el principio de procedencia ya que los documentos son archivados y situados teniendo en cuenta el fondo del que procede. Principio de orden original Los documentos son archivados por series documentales y dentro de cada expediente son ordenados teniendo en cuenta un orden desde el primer documento que se creó hasta el último guardado en una forma consecutiva. Tablas de Valoración Documental – TVD Metrotel SAS cuenta con un fondo documental por haber cambiado de razón social, el cual ha sido intervenido, donde se ha agrupado los expedientes encontrados y de acuerdo a su asunto y fechas extremas se realiza la valoración, disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. Tablas de Retención Documental – TRD

Los documentos son archivados según lo establece las TRD en su respectiva

serie documental del área al que corresponde.

Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición

final?.

El proceso desde la creación de un documento consiste en la planeación,

producción de los documentos basados en la GTC-185 y que esté establecido en

el manual de correspondencia, luego ser gestionados y tramitados con las áreas

competentes, organizarlos esto conlleva a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos, una vez cumplido su tiempo de retención en el

archivo de gestión se transfieren al archivo central y de acuerdo a su disposición

final, se establece y ejecuta preservación a largo plazo de los documentos.

Metrotel SAS cuenta con un programa de gestión documental aprobado por la

gerencia e implementado por el archivo central.

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Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los archivos

Ley 594 de 2000

Acuerdo 060 de 2001

NTC 185

2. Explique brevemente, con sus propias palabras, en que consiste cada

una de las etapas de la formación de los archivos según el ciclo vital

de los documentos e investigue que cambio en la encuesta estudio

unidad documental.

El ciclo de los archivos es la etapa por la que pasan los archivos desde su

producción, recepción, distribución, trámite y hasta llegar a su destino final

según lo establecido en las tablas de retención documental.

El ciclo vital de los documentos tiene dos fases que son: La primera: archivo de gestión La segunda: archivos intermedios La tercera: archivos históricos o permanentes

Ciclo vital de los documentos

Archivo de gestión Archivo intermedio Archivo histórico

Valores primarios Valores secundarios

Administrativo Histórico

Contables Cultural

Fiscales

Jurídico

Legal

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Encuesta estudio unidad documental: es el estudio de unidades documentales

que debe aplicarse a cada oficina administrativa productora de documentos con el

fin de conocer todos los documentos que se producen y se reciben en cada oficina

y basado en este diagnóstico poderlo emplearlo en las tablas de retención

documental.

El campo que observo que añadieron es funciones de la oficina que genera y

tramite, anota las funciones específicas de la dependencia o áreas productoras.

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Conclusión

Es importante identificar los documentos en las distintas etapas o ciclo por los que

pasan desde su producción o recepción hasta su destino final, basándonos en las

tablas de retención documental.

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Bibliografía

Tabla de valoración documental. Artículo en línea:

http://www.estrategiasdocumentales.com/services5.html

Archivos administrativos e intermedios. Artículo en línea:

http://archivosadministrativosintermedios.blogspot.com/2011/06/unidad-ii-

archivos-y-tipos-de-archivos.html

Mini manual No. 4 tabla de retención y transferencias documentales.

Artículo en línea:

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342doc

umentno6047.pdf