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Formación de auditores internos según ISO 19011TRANSCRIPT
27/09/2013
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Módulo XI: Formación de Auditores SIG
ISO 19011:2011
Auditor SIG Ing. JUAN ENRIQUE BRUNO CALVAY
DIPLOMADO:
EN IMPLEMENTACIÓN Y FORMACIÓN DE AUDITOR LÍDER DEL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE,
SEGURIDAD , SALUD OCUPACIONAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL
Las auditorias de sistemas de gestión integrado son herramienta para verificar la
conformidad de dichos sistemas, con respecto a documentos de referencia tales como
las normas de gestión, documentos de la empresa, marco legal entre otros.
Las auditorias de sistemas de gestión integrado se realizan con el fin de:
Dar a la gerencia la confianza en que las cosas ocurren en la forma proyectada.
Dar confianza a los clientes internos y externos.
Detectar y observar problemas operacionales.
Suministrar retroalimentación para acciones correctivas y mejoramiento continuo.
Introducción
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Las auditorias de sistemas de gestión debe de tenerse en cuenta que :
Uno de los objetivos de una auditoría es evaluar si es necesario introducir acciones
de mejora o correctoras.
No se debe confundir una auditoría con actividades de "supervisiones" o
"inspección"; el objetivos de estas últimas es el control de un proceso con
aceptación de un producto.
Las auditorías integradas se pueden realizarse con propósitos internos o externos.
Introducción
UNIDAD INORMA ISO 19011:2011 DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA –
TERMINOS Y DEFINICIONES
OBJETIVO ESPECIFICO
Conocer las definiciones relacionadas a la actividad de
auditoria con el fin de garantizar el marco conceptual
requerido para la ejecución de la auditoria.
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Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de
la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta que
punto se cumplen los criterios de auditoría.
AUDITORIA INTERNAAUDITORIA EXTERNA
AUDITORIA A PROVEEDORES AUDITORIAS DE 3RA PARTE
A veces llamada auditoría de primera parte
A veces llamada auditoría de segunda parte.
Para propósito legales, regulatoriosy similares.
Para certificación.
Términos y Definiciones
Criterios de auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los
cuales se compara la evidencia de auditoría.
Si los criterios de auditoría son legales, se utilizan a menudo los términos
“cumple” o “no cumple” en un hallazgo de auditoría.
Evidencia de la auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables
(cualitativa y cuantitativa)
Términos y Definiciones
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Hallazgos de la auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría , frente a los
criterios de auditoría
NOTA :Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad, nos dan
a conocer Fortalezas y Debilidades.
Conclusiones de la auditoría
Resultado de una auditoría, proporcionado por el equipo auditor después de
considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Cliente de la auditoría
Organización o persona que solicita una auditoría.
Términos y Definiciones
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Auditado
Organización que está siendo auditada
Auditor
Persona con la competencia para realizar una auditoria
Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
El auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo y también
puede incluir auditores auditores en formación.
Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor
Términos y Definiciones
Observador
Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.
NOTA Un observador pude ser una persona del auditado, un regulador u otra parte
interesada que fue testigo de la auditoría.
Programa de auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Alcance de la auditoría
Extensión y límites de una auditoría
Términos y Definiciones
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Plan de auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
Riesgo
Efecto de la incertidumbre en los objetivos.
Competencia
habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados
esperados
Conformidad
Cumplimiento de un requisito
Términos y Definiciones
No conformidad
Incumplimiento de un requisito.
Sistema de gestión
Sistema para establecer políticas y
objetivos y para alcanzar dichos objetivos
NOTA: Un sistema de gestión de una
Organización puede incluir diferentes
sistemas de gestión, tales como sistema
de gestión de calidad, un sistema de gestión
Financiero, sistema de gestión ambiental, sistema
de seguridad o responsabilidad social.
Términos y Definiciones
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UNIDAD IITIPOS DE AUDITORIAS
OBJETIVO ESPECIFICO:Conocer los tipos de auditoria según el
propósito, según la organización involucrada y auditoria de certificación.
A. Según la organización involucrada
1. Auditoria de primera parte
Las que se realiza la organización a su propio Sistema de Gestión
La auditoría de primera parte es conocida como AUDITORIA INTERNA o AUTO-AUDITORIA.
Esta se realiza dentro de su propia compañía, puede ser que un grupo de lacompañía central audite a una de las plantas; que se realice una auditoría dentrode la división, que sea una auditoría local dentro de la planta o cualquier númerode combinaciones parecidas.
Aquí no existe una relación de auditoría externa y cliente-proveedor, sólo clientesexternos y proveedores.
TIPOS DE AUDITORIAS
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A. Según la organización involucrada
2. Auditoria de segunda parte
Entre Clientes y proveedores un cliente puede realizar auditorías desegunda parte a un proveedor.
Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambaspartes y ya se están suministrando o se proveerán bienes en el futuro.Si usted utiliza éstas técnicas de auditoría en el proceso de aprobaciónde un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidadusted está inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, seefectúa después de que el contrato esté firmado, entonces se ledenomina Auditoría.
A las auditorias de segunda parte también se les conoce comoAUDITORIAS EXTERNAS, si es usted quien la realiza. Si su cliente loaudita a usted, aún se le denomina auditoría de segunda parte, peroya que es usted quién la recibe, se le denomina AUDITORIAEXTRINSECA (no externa).
TIPOS DE AUDITORIAS
A. Según la organización involucrada
3. Auditoria de tercera parte.
Conducidas por un Organismo de Certificación
Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores sonquienes realizan las Auditorías de Tercera Parte. Los inspectores del gobiernopueden inspeccionar sus operaciones para examinar si está cumpliendo conlas normas establecidas. Esto es muy común en industrias reguladas en losEstados Unidos, como las estaciones de energía nuclear y lasmanufactureras de dispositivos médicos.
TIPOS DE AUDITORIAS
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Auditorías de 1 era. Parte
“Auditorías Internas”
Cliente
Empresa
Auditorías de 2da. Parte
“Auditorías Cliente-Proveedor”
Empresa
Auditorías de 3 era. Parte
“Auditorías Certificación”
Empresa
Empresa
Certificador
B. Según la Etapa a ejecutar
1. Auditoría de suficiencia o del sistema o de intención o documentaría o de escritorio o de revisión de la documentación, es decir como entienden los procesos de su empresa.
También conocida como:
Auditoria del Sistema
Auditoría de Intención
Auditoría de Documentación
Auditoría de Escritorio
Auditoría de la Documentación
TIPOS DE AUDITORIAS
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B. Según la Etapa a ejecutar
2. Auditoria de Conformidad o Implementación
La auditoria de conformidad, busca establecer hasta donde se ha
entendido, implementado y observado el sistema documentado
por parte de la fuerza laboral, por ejemplo, el auditor busca la
implementación de los disposiciones planeadas.
TIPOS DE AUDITORIAS
C. Según Certificación
Auditoría inicial
Auditoria de seguimiento o de
mantenimiento.
Auditoria de re-certificación, cada 3
años
TIPOS DE AUDITORIAS
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UNIDAD IIIPRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
OBJETIVO ESPECIFICO
Conocer los principios de la auditoría que todo auditor debe considerar durante el
desarrollo de las auditorías.
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Los principios siguientes se asocian a los propios auditores:
Conducta Ética:
El fundamento de la profesionalidad, la confianza, la integridad, la confidencialidad y la
discreción son esenciales en la auditoría.
Presentación Imparcial:
La obligación de informar con sinceridad y exactitud.
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan sinceramente y con
exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos
encontrados durante la auditoría y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el
equipo auditor y el auditado.
Principios de Auditoría
Principios de Auditoría
LOS PRINCIPIOS
DE AUDITORÍA
PRESENTACION
ECUANIME
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL
CONFINDENCIALIDAD
INDEPENDENCIA
ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIAS
INTEGRIDAD
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UNIDAD IV
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
OBJETIVO ESPECIFICO
Conocer las responsabilidades y competencias del auditor solicitadas por la
Norma ISO 19011.
Recolecta toda la información necesaria
Selecciona al equipo auditor
Prepara plan de auditoría.
Comunica y aclarar requisitos de
auditoría
Asigna tareas individuales
Asegurarse de que los documentos de
trabajo estén preparados
Representar al equipo de auditoría
Liderar reuniones de apertura y cierre
Asegurar que la auditoría se desarrolla
de acuerdo al plan
Asegurar que las reuniones de enlace
se realicen periódicamente.
Asegurar que los resultados de auditoría
sean reportados claramente y a tiempo
Competencias del Auditor
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LIDER
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Cumplir con los requisitos
Seguir plan y procedimientos
Permanecer dentro del alcance
Comunicar y aclarar requisitos de
auditoría
Planear y realizar tareas individuales,
acertada y responsablemente
Recolectar y analizar evidencia
Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el auditor líder
Retener y proteger documentos de la
auditoría
Mantener confidencialidad
Actuar de manera ética
Competencias del Auditor
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
COMPETENCIAS:
Educación
Experiencia de trabajo
Entrenamiento
Experiencia en auditorías
Independencia
Capacidad para entender las actividades
Competencias del Auditor
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HABILIDADES
Perceptividad: Habilidad para dar con el problema rápido, sinapresurarse a conclusiones.
Persistencia: Habilidad para cumplir las accionesprogramadas, a pesar de obstáculos
Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintospuntos de vista, para adaptarse al cambio
Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar unproblema lógica y sistemáticamente.
Competencias del Auditor
HABILIDADES
Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente
de distintos niveles y de diversos trasfondos.
Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos,
ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.
Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento
acertado en diversas áreas.
Competencias del Auditor
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Educado
Mente abierta
Amable
Diplomático
Servicio
Honesto
Constructivo
Maduro
Informativo
Modesto
Perceptivo
Tiene Tacto
Justo
Competencias del Auditor
CARACTERÍSTICAS POSITIVAS
Crítico
Argumentativo
Emite juicios
Precipitado
Agresivo
Desconsiderado
Inconsistente
Inflexible
Perezoso
Susceptible
No práctico
"Sabelotodo”
Indeciso
Intratable
Descuidado
Competencias del Auditor
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
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VISIONADO DE VIDEO
UNIDAD VGESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVO ESPECIFICO
• Conocer los lineamientos para gestionar un Programa de auditoria de Sistemas de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
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Gestión de un Programa de Auditoría
Procesos para la gestión de un programa de auditoría
Establecer los objetivos del
programa de auditorias
Establecer el programa de auditorias
Implementación del programa de auditoría
Monitoreo el programa de auditoría
Revisar y Mejorar el programa de
auditoría
Competencia y
evaluación de
auditores
Realización
de una
auditoría
Planear
Verificar
Hacer
Actuar
Gestión de un Programa de Auditoría
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Establecer el Alcance de la Auditoría
La persona que gestiona el programa de auditoría debería determinar el
alcance de dicho programa, el cual puede variar dependiendo el tamaño y
naturaleza del auditado, así como de la naturaleza, funcionalidad,
complejidad y nivel de madurez y temas significativos para el sistema de
gestión a ser auditado.
Gestión de un Programa de Auditoría
Considerar
Importancia de los procesos y áreas a auditar, importancia ambiental de las operaciones y los resultados de las evaluaciones de riesgo
Estado de la actividad
Resultados de auditorías previas
Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
El programa suele ser anual o semestral
Gestión de un Programa de Auditoría
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UNIDAD VIACTIVIDADES Y TECNICAS DE AUDITORIA
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Conocer los lineamientos para elaborar el Plan de la Auditoria.
Conocer los aspectos relacionados con la preparación para unaauditoria de campo.
Conocer las pautas para la realización de una auditoria de campo.
Conocer los componentes de un Informe de auditoria.
Discriminar los aspectos relacionados al seguimiento de actividadespost auditoria.
Etapas que deben ser ejecutadas para la realización de una auditoria
1. Recolección de información.
2. Planificación y preparación.
3. Reunión de apertura.
4. Auditoria.
5. Reunión de cierre
6. Seguimiento
Actividades y Técnicas de Auditoría
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1.-RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para
una auditoría, el auditor líder debe de establecer la información
fundamental:
La organización a ser auditada.
La razón de la auditoría.
El alcance de la auditoría.
Las actividades y complejidad de las áreas a auditar.
Los criterios para la auditoría.
Fechas
Duración.
Tamaño y composición del equipo.
Actividades y Técnicas de Auditoría
1.-RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Una vez establecidos los anteriores puntos, el auditor puede
comenzar a recolectar la información requerida para asegurar la
efectividad de la auditoria.
El alcance de la Auditoria describe los límites de la auditoria en
términos de:
Áreas a ser auditadas.
Partes o procesos de la organización que deben ser cubiertas.
Una visita previa en el caso de auditorías internas es siempre posible y
recomendada.
Actividades y Técnicas de Auditoría
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2.- PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
Habiendo recopilado toda la información necesaria, es la
responsabilidad del líder del equipo prepararse para la
auditoria. Se deben ejecutar los siguientes procesos:
Determinar la cantidad de trabajo involucrada así como el tiempo
que será necesario el tamaño y la complejidad determina este
tiempo
Organice las fechas que se ajusten a cada uno de los interesados,
comunicándoles con la debida antelación.
Decida el enfoque.
Prepare el plan de auditoria
Actividades y Técnicas de Auditoría
2.- PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
Prepare los documentos de trabajo
Listas de verificación
Formatos
Normas, etc.
Notifique al auditado y envíe el programa
Es una práctica muy buena dar al auditado tanta información
como sea posible antes de la auditoria.
Asegúrese que el equipo está totalmente preparado.
Obtenga toda la documentación necesaria para revisión. Esto
puede incluir una auditoria de suficiencia.
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3.-REUNIONES DE AUDITORÍA
Durante una auditoria, el auditor líder tendrá que conducir
varias reuniones con el fin de asegurar que la auditoria
progresa de acuerdo al plan. Estas incluirán:
a) Una reunión de apertura.
b) Reuniones de enlace.
c) Reuniones de retroalimentación con el representante de la
dirección.
d) Una reunión de cierre.
Actividades y Técnicas de Auditoría
a.- Agenda de la reunión de apertura
Presentar al equipo
Objetivo, alcance y criterios
Revisión del plan de auditoría
Explicación sobre el muestreo
Confidencialidad
Método de informe
Grado de las NCs.(Si aplica)
Confirmar disponibilidad de tos
auditados
Confirmar aspectos logísticos
Confirmar guías
Requisitos de seguridad
Preguntas
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b.- Reuniones de enlace del equipo:
Para asegurar el progreso sin problemas y eficaz de la auditoría
Para asegurar que se cubre el alcance
Para revisar no conformidades
Para reunir hallazgos
c.- Reuniones de retroalimentación :
Con el Representante de la Dirección y otros Directivos
Para revisar los hallazgos
Para explicar no conformidades
Para acordar acciones correctivas
Actividades y Técnicas de Auditoría
Reunión final de enlace del equipo:
Preparación para la reunión de cierre
Revisión de hallazgos
Discutir conclusiones
Preparar el informe final
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d.- Agenda de la reunión de cierre
Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo
Recapitular objetivos, alcance y criterios
Revisar plan
Informar sobre las fortalezas y áreas de mejora a nivel global
Detallar NC
Conclusiones
Preguntas y respuestas
Acciones correctivas y plazos
Seguimiento
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4.- ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
a. PREPARACIÓN
b. EJECUCIÓN
c. INFORME
d. SEGUIMIENTO
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a.- PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA - PAUTAS
Las auditorias son costosas
Las auditorías deben ser bien planeadas y conducidas
Las auditorías no deben ser realizadas "por sorpresa"
Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por
adelantado (ver "Programa de Auditoría")
COSTOS MÍNIMOS Máximo efecto
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PLANIFICACIÓN
Determinar volumen de trabajo
Preparar programa
Preparar documentos de trabajo
Definir Metodología
Mantener informado al auditado
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PREPARACIÓN DE
DOCUMENTOS DE TRABAJO
Listas de verificación
Formúlanos
Estándares
Guías
LOGÍSTICA
Viaje y arreglos
Espacio privado de oficina
Intérpretes
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INFORMACIÓN PREVIA
Informes de Auditorias anteriores y Revisiones de la Dirección
Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.
Legislación y otros requisitos aplicables
Reclamos de partes interesadas
Necesidades de la Gerencia
INFORMACIÓN DEL ÁREA A AUDITAR
Qué hacen en el Área / sector?
Cuan grande es?
Qué procesos operan?
Qué criterios se deben cumplir?
Complejidad de las operaciones
Actividades y Técnicas de Auditoría
PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y
LOS PROCESOS
• Mapear el sistema
Procesos
Entradas & salidas
Controles
Secuencia de procesos
Interacciones
• Elaborar el Plan de Auditoria
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El auditor debe prepararse para...
Seguir el proceso de un extremo hasta el otro, verificando la
eficacia del control
No limitarse solo a determinar la conformidad de las actividades
con lo establecido en los procedimientos
Evaluar también y sobre todo si el proceso es capaz y produce los
resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los
procesos y del sistema para alcanzar los objetivos
establecidos.
Actividades y Técnicas de Auditoría
PLAN DE AUDITORIA
Objetivo y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterio: Documentos o
requisitos aplicables
Integrantes del Equipo de Auditoria
Cronograma de actividades,
con tareas asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado
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PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA
El Equipo de Auditoria debe ser informado de:
Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria
Detalles de los sectores y actividades a auditar
El Equipo de Auditoria debe:
Recopilar la información previa necesaria
Elaborar la agenda de Auditoría
Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificación
Formatos
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1.- El SIG esta diseñado conforme a las normas aplicables?
2.- El SIG está implementado y funciona según la
planificación?
3.- El SIG es eficaz?
4.- El SIG es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la
satisfacción de las partes interesadas?
Actividades y Técnicas de Auditoría
LISTAS DE VERIFICACIÓN
Servir como ayuda memoria
Asegurar que se cubren todos los asuntos y puntos relevantes
Asegurar profundidad y continuidad de la auditoria
Ayudar en la administración del tiempo
Organizar la toma de notas
Es parte del reporte de auditoría
ASPECTOS IMPORTANTES
Las listas deben ser específicas para el Sistema de Gestión a ser
auditado
Preparadas a partir de documentos del Sistema de Gestión
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LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:
Deje espacio para notas
Referencia a los criterios de la auditoría
Referencia a los documentos del Sistema
Referencia a los registros.
MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN
Usada como cuestionario, disminuye la visión y entorpece la
comunicación
Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede
ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría
Actividades y Técnicas de Auditoría
b.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA - ETAPAS
Reunión inicial
Recopilación de evidencias
Reunión final
RECOGIENDO INFORMACIÓN
Entrevistas
Revisión de documentos
Observación
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EVIDENCIAS OBJETIVAS
Información verificable
Se basan en:
Entrevistas
Examen de documentos
Observación de actividades y condiciones
Resultados de mediciones y ensayo
Registros
Actividades y Técnicas de Auditoría
ENTREVISTAS
Técnicas de preguntas abiertas
Qué
Porqué
Cuándo Muéstreme!
cómo
Dónde
Quién
Usar prudentemente las preguntas:
Cerradas
Aclaratorias
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Técnica de preguntas
Tipo Característica Tipo Característica Las preguntas abierta s no se pueden contestar con un “Si o No”
Las preguntas cerradas se limitan a un “Si o No”
Ejemplos Ejemplos ¿Cómo ... ¿Cuándo... ¿Qué... ¿Dónde... ¿De qué forma...
¿La inspección se realiza cada 3 horas? ¿El resultado se registra en formato XYZ?
Beneficios Beneficios Se obtiene gran cantidad de
información
No se limita al interrogado
No tiene la sensación de que se le está arrinconando
Confirma información importante
Ahorra tiempo
Inconvenientes Inconvenientes
Abiertas
Se pierde tiempo valioso en explicaciones extensas
No se concreta hasta terminar con una pregunta cerrada
Cerradas
Limita la información que proporciona
Denota falta de planificación previa
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
El auditor mantiene el control
Lista de participantes
Auditar dentro de la actividad planeada
Tomar notas
Recabar evidencias objetivas en todas sus formas
Investigar todo lo necesario
Seguir la pista de auditoría
Tomar muestras representativas
Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad
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RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
Verificar lo expuesto durante las entrevistas
Comunicar al auditado las No Conformidades
Determinar si las No Conformidades
constituyen casos aislados
o si son generalizadas
Registrar las No Conformidades
Actividades y Técnicas de Auditoría
MUESTREO DE REGISTRO
No hay tiempo de chequear todo
Escoja ejemplos representativos
No hay un porcentaje establecido
Representación de acciones
Cubrir periodos relevante
Mirada al control
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OBSERVACIONES
Observe siempre la evidencia física:
Aspectos
Equipos, instrumentos
Condiciones, control operacional
Observaciones - Qué buscar:
Procedimientos disponibles
Operaciones en curso
Puntos de emisión
Registros Operacionales
Instrumentos con mediciones de
procesos
Alarmas
Limpieza y Organización
Carteles de comunicación
Registro de Toma de conciencia
Etiquetas de Calibración
Letreros de Peligro
Actividades y Técnicas de Auditoría
Observaciones de instrumentos
¿Para qué se usa?
¿Necesita mantenimiento?
¿Se le dio mantenimiento?
¿Hay un registro?
¿Cuál es la lectura?
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NOTAS
Siempre tome notas
Explique la necesidad de tomar notas al auditado
Haga sus notas:
Comprensivas
Acertadas
Precisas
Legibles
Actividades y Técnicas de Auditoría
ADMINISTRANDO EL TIEMPO
El tiempo es siempre corto
Planifique bien
No permita que su auditoría se desvíe
No cave demasiado profundo
No se enfoque en trivialidades
Decida el tamaño de la muestra y
apéguese a el.
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Qué es una No Conformidad?
No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los
resultados y la satisfacción de partes interesadas
Actividades y Técnicas de Auditoría
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas:
1.- Debe describir el problema.
2.- Debe estar basado en evidencias objetivas.
3.- Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001)y otros estándares aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios
HALLAZGO DE LA
AUDITORIA
Actividades y Técnicas de Auditoría
NCOBS
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Categorías de Hallazgos
CATEGORÍA DESCRIPCIÓN
No conformidad
Mayor
Ausencia completa de uno de los requisitos de la norma auditada en el sistema de
gestión o el incumplimiento en la implementación y manutención de uno o más
elementos obligatorios del sistema; o falta sistémica de uno de los requisitos
especificados.
No conformidad
Menor
Hallazgo aislado o esporádico referente a un requisito de la norma auditada que
indica una debilidad en el sistema, procedimiento, registro, o en la gestión de una
actividad en particular, si es que no se corrige.
Observación Hallazgo puntual del que se necesita más información, pero no requiere tratamiento
como acción correctiva/preventiva, pero si necesita la aplicación de acciones
correctoras.
Oportunidad de
mejora
Mecanismo del SGCI orientado a implementar iniciativas ó acciones para aumentar la
capacidad de cumplir con los requisitos de las normas auditadas.
Reporte de no conformidad Claro y preciso
Comprensible
Describe el problema
Explica el requisito
Referencia la evidencia
Actividades y Técnicas de Auditoría
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CONTENIDO DEL REPORTE DE NO CONFORMIDAD
Área/Proceso
Hallazgo (evidencia objetiva)
Requisito incumplido
Firma
Clasificación
Actividades y Técnicas de Auditoría
Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo
Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de
la observación, medición, ensayo/prueba u otros medios.
Actividades y Técnicas de Auditoría
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EJEMPLO 1: Departamento Producción bolas de acero
Turno de la Mañana
4 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatos de seguridad. Los cascos estaban disponibles a la entrada del área y los zapatos de seguridad habían sido asignados la semana anterior.
La Instrucción BA-P-01 clausula 5, requiere que todo el personal que entre al departamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad. La instrucción estaba claramente visible a la entrada del área.
Actividades y Técnicas de Auditoría
CONTENIDO DEL REPORTE DE NO CONFORMIDAD
Área/Proceso
Hallazgo (evidencia objetiva)
Requisito incumplido
Firma
Clasificación
Actividades y Técnicas de Auditoría
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ATENCIÓN
Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas
Asegúrese de tener evidencia completa
Asegúrese de que su evidencia es acertada
Cuando dude, investigue
Identifique los puntos clave para siguientes investigaciones
Actividades y Técnicas de Auditoría
Tomar Disposición Investigar CausaDeterminar Acción
Correctiva
Verificar Implementación
Verificar
Eficacia
No conformidad
Auditor Auditado
Actividades y Técnicas de Auditoría
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c.- INFORME DE AUDITORÍA
Área auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditoría
Participantes
Documentación aplicable
Objetivo , Alcance y Conclusiones
Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG
No conformidades y observaciones
Actividades y Técnicas de Auditoría
Características de los Informes de auditoria
Los Informes pueden ser verbales o escritos.
Se reportan todos los resultados y no sólo las no
conformidades.
Los Informes agregan valor al Sistema de Gestión
Informe de acuerdo a los procedimientos de la
organización.
Actividades y Técnicas de Auditoría
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Receptores de Informes Verbales
Auditados directos
Gerentes de área
Receptores de Informes escritos
Auditados directos
Gerentes de área
Otros auditores internos
Responsable del programa de auditorías
Representante de la gerencia
Alta gerencia
Actividades y Técnicas de Auditoría
Características de calidad del Informe
Por su Forma
Conciso
Legible
Claro y entendible
Presentación adecuada
Por su Contenido
Informativo
Basado en hechos
Completo
Exacto y preciso
Actividades y Técnicas de Auditoría
27/09/2013
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Informe con prontitud
No lo deje para después
Nunca espere tener tiempo disponible, posteriormente
Prepare los Reportes de No conformidad , a la brevedad.
Informes entregados a tiempo agregan valor.
Actividades y Técnicas de Auditoría
Contenido del Informe final
Alcance de la auditoria, objetivos y Criterio de Auditoria
Programa de auditoria, identificación de auditores
Resultados de auditoria incluyendo irregularidades
Evaluación del equipo auditor sobre cumplimiento de requisitos y
criterio de auditoria
Capacidad del Sistema en relación a los objetivos definidos
Resumen de la auditoria, incluyendo Observaciones y no
conformidades
Lista de distribución
Actividades y Técnicas de Auditoría
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REPORTE FINAL
Reporte completo
Listas de verificación completas
Reportes de No Conformidad
Matriz de análisis (opcional)
Actividades y Técnicas de Auditoría
d.- SEGUIMIENTO
Seguimiento de la implementación
Evidencias
Capacitación
Nuevos procedimientos
Cambios en la infraestructura
Nuevos registros
Seguimiento a la eficacia
No hay recurrencia de la NC, accidente o incidente
Actividades y Técnicas de Auditoría
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Programación de
Auditoría
Asignación del
Equipo Auditor
Elaboración Plan de
AuditoríaListas de
Verificación
Difusión del Plan de
Auditoría
Reunión de Apertura
Evaluación de la
Documentación
Ejecución de la
Auditoría
Documentar los
hallazgos
Observaciones
Oportunidades
de Mejora
No Conformidades
Informe de Auditoría
y Reunión de Cierre
Existen N.C.
Procedimiento
Acciones Correctivas
Procedimiento
Acciones Preventivas
Op. Mejora
Observaciones
Seguimiento a las
Acciones
Eficaz
A
A
B
B
Inicio
Sí
No
Sí
No
B
Planeación
Ejecución
Proceso de la Auditoría al SG