fol2 registraciÓn en la entidad primaria · actualización 09/04/2012 – versión 1.2. 2 tabla de...
TRANSCRIPT
1
INSTRUCTIVO DE USO
FOL2
REGISTRACIÓN EN LA ENTIDAD
PRIMARIA
MODALIDADES POR PLANILLA Y POR
BONO
Versión 1.2
Octubre-2008
Actualización 09/04/2012 – Versión 1.2
2
Tabla de contenido
Presentación ...................................................................................................................................... 44
Consideraciones Técnicas.................................................................................................................. 44
Manual de Uso .................................................................................................................................. 55
Acceso al sistema .......................................................................................................................... 55
Pantalla de Operaciones Generales .............................................................................................. 66
Registración de Autorizaciones de Plan Pediatras .................................................................... 77
Registración de bonos provenientes de FOL2-EP ..................................................................... 99
Ver período actual IOMA....................................................................................................... 99
Registración por Bono ....................................................................................................... 1111
Búsqueda del bono a registrar ...................................................................................... 1111
Listado de Bonos Registrados ........................................................................................... 1414
Listado de Inconsistencias ................................................................................................. 1515
Registración de autorizaciones provenientes de FOL2-PM .................................................. 1717
Autorizaciones provenientes de FOL2-PM: Registración de Consultas por Planilla ......... 1717
Búsqueda de la planilla a registrar ................................................................................ 1717
Pantalla Registración por Planilla .................................................................................. 1919
Registración de autorizaciones de consulta ambulatoria provenientes de FOL2-PM de
origen web ................................................................................................................. 1919
Listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” ................................................ 2222
Listado “Autorizaciones registradas en la planilla” ............................................... 2424
Registración de autorizaciones de consulta ambulatoria provenientes de FOL2-PM de
origen celular ............................................................................................................. 2424
Pasos a seguir para la registración de autorizaciones de consulta ambulatoria
provenientes de FOL2-PM (de origen web o celular) ............................................... 2626
Pantalla Editar Autorización a Registrar .................................................................... 2828
3
Autorizaciones provenientes de FOL2-PM: Registración de Prácticas Ambulatorias por
Planilla ............................................................................................................................... 3030
Búsqueda de la planilla a registrar ................................................................................ 3030
Pantalla Registración por Planilla .................................................................................. 3232
Registración de autorizaciones de práctica ambulatoria provenientes de FOL2-PM 3232
Listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” ................................................ 3434
Listado “Autorizaciones registradas en la planilla” ............................................... 3535
Autorizaciones provenientes de FOL2-PM: Listar Autorizaciones Registradas ................. 3535
Listado de Inconsistencias ................................................................................................. 3737
Autorizaciones provenientes de FOL2-ES: Registración por planilla ..................................... 3939
Búsqueda de la planilla a registrar .................................................................................... 3939
Pantalla Registración por Planilla ...................................................................................... 4242
Listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” ........................................................ 4242
Listado “Autorizaciones registradas en la planilla” ....................................................... 4444
Pasos a seguir para la registración de una autorización: .............................................. 4444
Inconsistencias .............................................................................................................. 4646
Editar autorizaciones ..................................................................................................... 4747
4
Presentación
El presente Instructivo detalla los pasos a seguir por las Entidades Primarias para registrar:
1) autorizaciones realizadas:
- por prestadores médicos mediante el sistema FOL2-PM (tanto autorizaciones de
consultas ambulatorias como de prácticas ambulatorias)
- por establecimientos sanatoriales mediante el sistema FOL2-ES (por el momento
autorizaciones de consultas ambulatorias)
2) Bonos emitidos por las Entidades Primarias mediante el sistema FOL2-EP
Importante: Las prestaciones realizadas en el marco del Plan Pediatras por el momento
continuarán siendo registradas en la versión anterior del sistema. Para acceder a la misma tendrá
un link desde la pantalla Operaciones Generales del presente instructivo. (Ver sección Registración
de Autorizaciones de Plan Pediatras más adelante en este documento)
Aclaración: Las prestaciones de Clearing NO se registrarán en la Entidad. Las planillas que contengan dichas autorizaciones deben ser separadas y remitidas a FEMEBA para su registración.
Consideraciones Técnicas
Para una adecuada visualización de la aplicación se sugiere una resolución de pantalla mínima de 1024 x 768, si desconoce como configurar dicha resolución contáctese con su servicio técnico. Conectividad:
La PC donde se realizará la tarea de registración, dado que la misma es efectuada en
modo On Line, deberá poseer conexión a Internet y acceder por intermedio de
Mozilla Firefox 7 (o superior) o Internet Explorer 7 (o superior).
Respecto a la conexión a Internet, la misma requiere un ancho de banda mínimo
dedicado de 512 Kbps (recomendable 1 Mb), en caso de desconocer este dato
contáctese con su proveedor para que le brinde la información.
Para una mejor performance, al momento de la registración, se deberá acceder a
Internet en forma exclusiva, es decir, no utilizar en ningún puesto otros recursos
disponibles en Internet, como por ejemplo: radios y videos on-line, descarga de
archivos o navegación en otros sitios.
5
Equipamiento:
Deberá poseer como mínimo: un procesador 2.0 Ghz y 512 MB de memoria RAM
(recomendable 1 Gb).
Manual de Uso
Acceso al sistema
En el navegador de Internet de dicha PC, se debe ingresar a la siguiente dirección
http://www.femeba.org.ar. Una vez en el sitio, en el ángulo izquierdo de la misma encontrará la
opción mostrada en la figura siguiente:
ENTIDADES PRIMARIAS
• Informes Prestacionales
• Registración de consultas y practicas FOL2
• Instructivo registración de consultas y practicas FOL2
Seleccione la opción resaltada. Se le presentará una pantalla de ingreso como la que sigue:
6
En la misma deberá ingresar el “Nombre de Usuario” y “Contraseña” recibidos oportunamente
Importante:
La clave generada es de carácter provisorio, por lo tanto deberá ingresar a la opción “Cambiar
Clave” y realizar el cambio de la misma. Recuerde resguardarla por cuestiones de orden y
seguridad.
Se informa que al décimo (10) intento erróneo de autenticación al sistema (clave y/o usuario
erróneos), el sistema se bloqueará en forma automática por razones de seguridad, en cuyo caso
deberá comunicarse con la Mesa de Ayuda FOL2 FEMEBA para recibir instrucciones acerca de
cómo reestablecer la misma.
Eventualmente puede aparecer este mensaje.
Seleccione “SI”, para continuar.
Pantalla de Operaciones Generales
El sistema le mostrará una pantalla como la que sigue.
7
Pase el mouse sobre “Entidades Primarias” en el margen superior derecho. Se le mostrarán tres
opciones:
- Entidades Primarias
- Establecimientos Sanatoriales
- Prestadores Médicos
Si usted quiere operar con bonos emitidos por entidades primarias a través del sistema FOL2-EP:
presione “Entidades Primarias”
Si usted quiere operar con autorizaciones solicitadas por prestadores médicos a través del sistema
FOL2-PM: presione “Prestadores Médicos”
Si usted quiere operar con autorizaciones solicitas por establecimientos sanatoriales a través del
sistema FOL2-ES: presione “Est. Sanatoriales”
Si en cambio usted quiere operar con autorizaciones solicitadas por prestadores médicos en el
marco del Plan Pediatras lea las indicaciones a continuación:
Registración de Autorizaciones de Plan Pediatras
Si quiere acceder a la registración de autorizaciones realizadas dentro del Plan Pediatras
presione sobre el link “Registración de Autorizaciones Plan Pediatras” en el margen
superior derecho de la Pantalla de Operaciones Generales:
8
Será conducido a la versión anterior del sistema. Una vez allí siga el procedimiento que
venía realizando para la registración de autorizaciones.
9
Registración de bonos provenientes de FOL2-EP
Asegúrese de estar en las funciones para Entidades Primarias. Para ello presione sobre “Entidades
Primarias” en el margen superior derecho.
Pantalla: Menú de operaciones generales
Pasando el mouse sobre “Registración” podrá acceder a las siguientes funciones:
- Ver período actual IOMA
- Registrar bono
- Listar bonos registrados
- Listar inconsistencias
Presione uno u otro botón según la operación que desee realizar.
Ver período actual IOMA
10
Presionando sobre esta opción del menú usted podrá conocer los datos relacionados al período
actualmente abierto para IOMA y los correspondientes al período siguiente.
Podrá además:
- Si el período actual se encuentra abierto: cerrarlo, presionando sobre el botón “Cerrar
período actual”
- Si el período actual se encuentra cerrado: abrirlo, presionando sobre el botón “Abrir
período actual”
En ambos casos el sistema pedirá que confirme que quiere cerrar/abrir el período. Presione
sobre “Confirmar” o “Cancelar” según lo que quiera hacer.
11
Registración por Bono
Búsqueda del bono a registrar
Si presionó sobre Registración por Bono en la pantalla Menú de Operaciones Generales el sistema
le mostrará una pantalla como la siguiente
Usted deberá:
- Seleccionar la Obra Social dentro de la cual se realizaron las prestaciones que quiere
registrar (La única opción por el momento es: IOMA). (Dato obligatorio)
El sistema le mostrará cuál es el período abierto para la registración, la fecha de cierre y los días restantes hasta el cierre del período para la obra social seleccionada.
Usted deberá:
- Ingresar la matrícula del prestador médico. (Dato obligatorio)
El sistema le mostrará el nombre y apellido del prestador al que corresponde la matrícula
ingresada.
- Ingresar el código de profesión del prestador para el bono que quiere registrar. (Dato
obligatorio)
Aclaración:
Para evitar que ingrese para varios bonos de un mismo prestador reiteradas veces la matrícula y el
código de profesión, el sistema luego de registrar un bono para el siguiente bono le ofrecerá la misma
matrícula y el mismo código de profesión, permitiendo que usted lo cambie si corresponde, presionando
sobre el botón “Limpiar”.
- Ingresar el número de bono a registrar de la siguiente manera:
12
o Los primeros tres dígitos del número de bono (que corresponden al código de la EP
emisora)
o El siguiente dígito (que indica si el bono fue emitido desde Fol o Fol2-EP, con los
números 0 y 1 respectivamente)
o Los restantes 8 dígitos (que corresponden al número de bono. Si la cifra tiene
menos de 8 dígitos el sistema completará automáticamente con ceros a la
izquierda.)
- Presione “Filtrar”
- Si el sistema no encuentra el número de bono indicará “Bono inexistente”.
Si el sistema encuentra el número de bono le mostrará una pantalla como la que sigue:
En la parte superior de la pantalla se mostrarán los siguientes datos:
o Obra Social del bono a registrar
o Matrícula, nombre, apellido y código de profesión del prestador seleccionado
o El período de presentación actual de dicha EP para dicha obra social.
o Número de bono
o Fecha Cierre
o Días Restantes hasta el cierre
13
Más abajo se mostrarán los datos que, según el código de bono, se tengan desde el
momento de la emisión.
- Ingrese los datos solicitados por el sistema (varían según el código de bono)
Por ejemplo, deberá ingresar:
o Para bonos de consulta ambulatoria
− Fecha y hora de prestación
− Código de diagnóstico
− Indicación de si la prestación fue en realidad para Prescripción de
Medicamentos
o Para bonos de práctica ambulatoria
− Indicación de si lo que se va a registrar es: el cuerpo de honorarios del
bono, el cuerpo de gastos del bono o ambos cuerpos juntos.
− Fecha y hora de prestación (Cuerpo de honorarios y cuerpo de gastos)
− Código de diagnóstico (Cuerpo de honorarios)
− Indicación Tipo de patología A o B (Cuerpo de honorarios)
o Para bonos de consulta en internación
− Código de diagnóstico
o Para bonos de práctica quirúrgica en internación
− Código de diagnóstico (Bono para el cirujano)
Son obligatorios en cada caso los datos marcados con un asterisco en color rojo.
- Presione “Registrar”
- El sistema controlará si los datos ingresados son aceptables y suficientes
Aclaración:
Si el bono que quiere registrar requiere HC (por el límite beneficiario-prestador-prestación) el
sistema le pedirá que ingrese Código de diagnóstico y Motivo de la HC. Es necesario que los
complete para avanzar con la registración.
14
- Si lo son, el sistema registra el bono. Si no lo son el sistema dará de alta una
“inconsistencia” del bono (Ver la sección “Listar Inconsistencias” de este Instructivo para
más detalle).
- El sistema da la opción de registrar un nuevo bono para el mismo prestador (vuelve al paso
5) o de cambiar de prestador (vuelve al paso 3)
Listado de Bonos Registrados
Desde esta opción usted podrá consultar los bonos registrados en la EP a la que usted pertenece.
Al seleccionar esta opción desde el menú de la pantalla de Operaciones Generales el sistema le
mostrará una pantalla como la que sigue:
Si presiona “Filtrar” se le mostrará todo el listado de bonos registrados en la EP a la que usted está
asociado.
Si lo desea podrá generar el listado aplicando uno o varios filtros: Número de bono, Obra social,
prestador, período registración de los honorarios (y de los gastos), fecha de prestación –
desde/hasta-, código prestación. Ninguno de estos filtros será obligatorio.
La información que se verá del bono en esta consulta será: o Número de bono o Código de prestación o Cantidad o Código de prestación subsiguiente o Cantidad subsiguiente o Fecha de prestación
15
o Código de profesión o Honorarios: matrícula, período, fecha de registración, o Gastos: Matrícula, período, fecha de registración,
Tal como se muestra a continuación:
Por último, podrá además obtener el listado de autorizaciones registradas en un archivo en
formato .pdf y/o en formato de planilla de cálculo (.xls). Para ello debe presionar sobre los íconos
respectivos en el margen superior derecho del cuadro del listado ( )
Listado de Inconsistencias
Como se mencionó anteriormente al querer registrar un bono el sistema puede identificar que
presenta inconsistencias y no permitir hacerlo.
Los motivos que generan inconsistencias son: - Presentación fuera de fecha (antes o después de lo debido) - Beneficiario fuera de ámbito - La categoría para la que fue emitido el bono difiere de la categoría del prestador a la fecha
de la prestación
Desde esta opción usted podrá listar las inconsistencias que se generaron al querer registrar un
bono. Las inconsistencias a mostrar serán aquellas dadas de alta en la misma EP a la usted
pertenece.
La pantalla al seleccionar “Listado de inconsistencias” del menú de Operaciones Generales será
similar a la siguiente:
16
El listado podrá optativamente ser generado a través de una serie de filtros: número de bono,
período, motivo, estado, matrícula del prestador. Ninguno de estos filtros será obligatorio.
La información que se verá de la inconsistencia en esta consulta será:
− Período
− Fecha Reclamo
− Número de bono
− Prestador
− Código Prestación
− Código de profesión
− Usuario EP
− Motivo
− Estado
Y la vista en pantalla será similar a la siguiente:
17
Registración de autorizaciones provenientes de FOL2-PM
Asegúrese de estar en las funciones para Prestadores Médicos. Para ello presione sobre
“Prestadores Médicos” en el margen superior derecho.
Pantalla: Menú de operaciones generales
Pasando el mouse sobre “Registración” podrá acceder a las siguientes funciones:
- Registración de Consultas por Planilla
- Registración de Prácticas por Planilla
- Listar autorizaciones registradas
- Listar inconsistencias
Presione uno u otro botón según la operación que desee realizar.
Autorizaciones provenientes de FOL2-PM: Registración de Consultas por
Planilla
Búsqueda de la planilla a registrar
Si presionó sobre Registración de Consultas por Planilla en la pantalla anterior el sistema le
mostrará una pantalla como la siguiente donde se muestra qué período es el que está abierto para
la registración:
18
Usted deberá:
- Seleccionar la Obra Social dentro de la cual se realizaron las prestaciones que quiere
registrar (Las opciones por el momento son: IOMA, OSTEL, OSMEBA o LUZ Y FUERZA).
(Dato obligatorio)
- Ingresar la matrícula del prestador médico. (Dato obligatorio)
- Seleccionar el origen de la autorización. Las opciones son “Web” o “Celular”. (Dato
obligatorio)
- Si el origen de la autorización es “Web” deberá ingresar el número de planilla a registrar
(el número de planilla utilizado por el prestador al emitir las autorizaciones). Si la
autorización fue realizada por celular no debe ingresar el Número de planilla.
Alternativamente puede realizar la Búsqueda de Planilla ingresando el Código de la
Autorización que quiera registrar. Para ello presione sobre el botón “Búsqueda de planilla”
que se encuentra al lado de “Número de planilla”.
El sistema ampliará la pantalla de la siguiente manera:
19
Ingrese “Código de autorización” y presione “Buscar”.
Si el sistema encuentra el código de autorización ingresado automáticamente completará
el campo “Número de planilla” con el que corresponda.
(Si el sistema no lo encuentra indicará “Autorización inexistente”)
Luego de ingresar los datos podrá:
• “Acceder a las autorizaciones de la planilla ingresada”, presionando sobre el botón
homónimo. Ingresará a la pantalla de Registración por planilla
• “Limpiar”. Al presionar sobre dicho botón borra los datos ingresados (obra social,
matricula y planilla)
Cuando presione “Acceder a las autorizaciones de la planilla ingresada” el sistema le mostrará el
resultado de su búsqueda en la pantalla Registración por Planilla.
Pantalla Registración por Planilla
En esta pantalla podrá registrar las autorizaciones de origen Web y Celular (según si
ingresó un número de planilla o no), realizadas tanto On Line como Diferidas.
Registración de autorizaciones de consulta ambulatoria provenientes de FOL2-PM
de origen web
Si ingresó un número de planilla válido, accederá a la registración de autorizaciones de
consulta ambulatoria de origen web.
Verá una pantalla similar a la siguiente:
20
En la parte superior de la pantalla se mostrarán los siguientes datos:
• La matrícula del prestador seleccionado
• Obra Social de las prestaciones a registrar
• Número de Planilla
• El período de presentación actual de dicha EP.
• Fecha Cierre
• Días Restantes hasta el cierre
Debajo se mostrará el botón “Crear Planilla”
La función “Crear Planilla” le permitirá crear un número de planilla asociada al prestador
de que se trate.
Presione sobre el botón “Crear Planilla”.
21
Ingrese el número de planilla a crear.
Presione Aceptar para confirmar la operación (o Cancelar para volver atrás sin crear la
planilla)
Si presionó Aceptar, el sistema le avisará con un mensaje en la parte superior de la
pantalla si la operación ha sido realizada con éxito o no.
Si accede luego a la función “Editar autorización” (se explica cómo en los siguientes
párrafos) verá que en el combo de “número de planilla” aparece entre las opciones el número de
planilla por usted creado en este paso. Por ende podrá asignar una autorización previamente
asignada a una planilla a esta otra.
Además la pantalla mostrará dos listados de autorizaciones asociadas a la obra social,
prestador y planilla seleccionados:
- el primero con las autorizaciones disponibles para registrar, y
- el segundo con las ya registradas, ordenadas por fecha de emisión.
22
Listado “Autorizaciones a registrar en la planilla”
Las columnas que se mostrarán en el primer listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” son:
• Seleccionar (tilde)
• Código de la autorización
• Código de diagnóstico
• Código de Diagnóstico HC (Editable para el caso de que se requiera Historia Clínica)
• Motivo HC (Editable para el caso de que se requiera Historia Clínica)
• Plan: Combo para seleccionar o editar el plan -si corresponde-. Las opciones por el
momento son: Plan Materno Infantil –PMI- o Plan de Salud Renal IOMA –PSRI-. Si se
selecciona PMI se deberá ingresar también el número de comprobante del plan.
• La última columna es desde la que podrá realizar acciones. Estas son:
o Editar la autorización
Presionando sobre el ícono respectivo se le abrirá la pantalla Editar
Autorización a Registrar, como la siguiente:
Ver la sección “Pantalla Editar Autorización a Registrar” más adelante en este
Instructivo para más detalle sobre esta función.
o Conocer las inconsistencias de la autorización (si las hubiere)
Presionando sobre el ícono respectivo se le abrirá una ventana informando la
Descripción, Fecha y Período de las inconsistencias, similar a la siguiente:
23
Además, si pasa el mouse por encima de un código de autorización verá aparecer una ventana
donde se le mostrarán en detalle datos de la autorización en cuestión.
Estos datos son:
Datos de la prestación
− Fecha y hora de emisión
− Fecha y hora de prestación
− Carga (On line / Diferida)
− Código de Práctica
− Origen (Web/Celular)
Datos del beneficiario (Distinguiendo entre datos al momento de la autorización y al
momento de la registración)
− Código Beneficiario
− Nombre y apellido del beneficiario
− Tipo y número de Documento
− Ámbito: indica cuál es el ámbito al que pertenece el beneficiario
− Estado (del beneficiario)
24
Aclaración: En algunos casos los nombres de las columnas o datos fueron abreviados para optimizar el uso del espacio.
Listado “Autorizaciones registradas en la planilla”
En este listado se mostrarán las mismas columnas que en el de autorizaciones a registrar,
exceptuando la columna de selección.
Registración de autorizaciones de consulta ambulatoria provenientes de FOL2-PM
de origen celular
Si ingresó seleccionando la opción celular, accederá a la registración de autorizaciones de
consulta ambulatoria de origen celular. La pantalla mostrará sólo el listado con todas las
autorizaciones asociadas al prestador disponibles para registrar (y no las ya registradas) que hayan
sido realizadas por celular.
La pantalla será similar a la siguiente:
25
En la parte superior de la pantalla se mostrarán los mismos datos que en el caso de las
autorizaciones de consulta ambulatoria solicitadas vía web, excepto por el “Número de planilla”,
que en el caso de las solicitadas vía celular no estará.
Como en las autorizaciones web:
- También dispone del botón “Crear planilla”
- La pantalla mostrará el listado de autorizaciones disponibles para registrar asociadas a la
obra social, prestador y planilla seleccionados, aunque los datos mostrados diferirán, a
saber:
Las columnas que se mostrarán en este listado son:
• Seleccionar (tilde)
• Planilla (este dato deberá ser ingresado por el operador previo a la registración)
• Código de la autorización
• Fecha de prestación
• Código de diagnóstico
• Código de Diagnóstico HC
• Motivo HC
• Datos del beneficiario
o Si la autorización fue realizada para un beneficiario en padrón, se mostrarán:
Nombre, apellido, tipo y número de documento.
o Si la autorización fue realizada para un beneficiario no en padrón se solicitará el
ingreso de los siguientes datos:
� Plan de obra social
� Tipo de Documento
� Número de Documento
� Sexo
� Nombre
� Apellido
� Teléfono
• Plan
• La última columna es desde la que podrá realizar acciones. Estas son:
o Editar la autorización (Ver detalle en registración de autorizaciones de origen
web)
o Conocer las inconsistencias de la autorización (si las hubiere) (Ver detalle en
registración de autorizaciones de origen web)
Además, si pasa el mouse por encima de un código de autorización verá aparecer una ventana
donde se le mostrarán en detalle datos de la autorización en cuestión. (Ver detalle en
registración de autorizaciones de origen web)
Aclaración: En algunos casos los nombres de las columnas o datos fueron abreviados para optimizar el uso del espacio.
26
Pasos a seguir para la registración de autorizaciones de consulta ambulatoria
provenientes de FOL2-PM (de origen web o celular)
El listado de autorizaciones a registrar presentará todas las autorizaciones sin tildar, con la
opción habilitada de tildado para aquellas autorizaciones en condiciones de registrarse.
El proceso básico de registración consistirá en tildar todas las autorizaciones que se
encuentren en condiciones de registrarse, y completar todos los datos faltantes en cada
autorización para que queden en dicha condición.
Los datos faltantes podrán cargarse sobre el listado mismo en los campos disponibles a tal
fin.
Los datos ingresados en la pantalla se guardarán cuando se seleccione el botón “Registrar” o
cuando se seleccione “Editar” alguna de las autorizaciones.
A medida que completen los datos de cada autorización, las mismas se tildarán en forma
automática en cuanto se encuentren en condiciones de registrarse.
Cada autorización estará en condiciones de registrarse una vez que se completen todos los
datos requeridos
En cualquier momento existe la opción de tildar o destildar las autorizaciones que tienen
dicha opción habilitada.
Acciones disponibles
Al final del listado “Autorizaciones a registrar en la planilla”, aparecerán cinco botones que
permitirán realizar las siguientes acciones:
• Tildar Todas.
27
o Permite “Tildar” todas las autorizaciones disponibles en la planilla en condiciones
de registrarse
• Destildar Todas.
o Permite “Destildar” todas las autorizaciones tildadas.
• Registrar.
• Registra las autorizaciones tildadas (ver Registro de autorizaciones). (En caso de que se
presione el botón “Registrar” sin ninguna autorización tildada, se mostrará un mensaje
indicando que se deben seleccionar autorizaciones para registrar.)
• Continuar
o Permite volver a la pantalla de selección de prestador y planilla.
• Salir
o Sale de la registración por planilla mostrando la pantalla en blanco.
Registro de las autorizaciones
Para registrar las autorizaciones tildadas, debe presionarse el botón “Registrar”. Al hacerlo,
• Se registrarán aquellas autorizaciones cuya opción “Seleccionar” se encuentre tildada
• Se registrarán todas las inconsistencias de registración encontradas
Para el caso de estar registrando autorizaciones solicitadas vía web el sistema controlará el
límite de autorizaciones por planilla, teniendo en cuenta las autorizaciones que ya se han
registrado, tanto las de origen web como celular; en caso de que se supere el límite la aplicación
mostrará el mensaje “Se ha superado el límite de autorizaciones por planilla”, dando la opción
seleccionar “Continuar” para registrar las autorizaciones igualmente, o “Cancelar” para que se
tenga la posibilidad de modificar las mismas.
28
Para el caso de las autorizaciones solicitadas vía celular, se valida el límite por planilla
cuando se completan los datos obligatorios y se tilda automáticamente o se tilda de manera
manual.
Una vez terminado el proceso de registro, el sistema informará el resultado a través de
tres listados en una pantalla como la que sigue:
Bajo el primer título “Autorizaciones registradas con éxito” se mostrarán las autorizaciones (de
entre las tildadas) que pudieron ser registradas.
Bajo el segundo título se mostrarán las autorizaciones que no han podido registrarse porque
presentaron inconsistencias
Bajo el tercer título se listan las autorizaciones que no fueron tildadas para registrar.
Al finalizar los listados aparecerá un botón “Continuar Registrando”, que regresará a la pantalla de
selección de prestador y planilla, con el último prestador ingresado, dándole la opción al usuario
de seguir con el mismo prestador o cambiar por otro.
Pantalla Editar Autorización a Registrar
29
Hasta el cierre del período de presentación, se podrá modificar las autorizaciones ya registradas o
en condiciones de ser registradas en el período.
Para hacerlo deberá acceder al link Editar Autorización a Registrar desde la última columna del
listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” de la pantalla de Registración por Planilla. Se
abrirá una página de modificación de los siguientes datos de la autorización:
• Número de planilla (Dato Obligatorio)
• Código de Profesión (Dato Obligatorio)
• Código de Diagnóstico de la autorización (Dato Obligatorio)
• (Para aquellas autorizaciones que requieran historia clínica) Código de Diagnóstico de HC y
Motivo HC
• Plan
• (Para aquellas autorizaciones realizadas en el marco de un plan que lo requiere): Código
de comprobante de plan
Además se mostrarán a modo informativo los siguientes campos de la autorización: código de
autorización, práctica, fecha de prestación, nombre del beneficiario, tipo y número de documento,
código de afiliado.
Ingrese los cambios que correspondan y presione “Aceptar” para solicitar la edición o “Cancelar”
para dejar la autorización sin cambios.
En el caso de que se modifique el número de planilla, para el caso de celular, se controlará
que no supere el límite de autorizaciones por planilla, si lo supera mostrará un mensaje
informando que supera el límite, aunque permitirá guardar dicho número.
En cuanto al diagnóstico, se validará que exista.
30
Si presiona Aceptar el sistema le informará mediante un mensaje en la pantalla si la edición ha
sido realizada exitosamente o no.
Autorizaciones provenientes de FOL2-PM: Registración de Prácticas
Ambulatorias por Planilla
Búsqueda de la planilla a registrar
Si presionó sobre Registración de Prácticas por Planilla en la pantalla:
el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente:
31
En ella se muestra cuál es período el que está abierto para la registración.
Usted deberá:
- Seleccionar la Obra Social dentro de la cual se realizaron las prestaciones que quiere
registrar (La única opción por el momento es: IOMA). (Dato obligatorio)
- Ingresar la matrícula del prestador médico. (Dato obligatorio)
- Ingresar el número de planilla a registrar (el número de planilla utilizado por el prestador
al emitir las autorizaciones).
Alternativamente puede realizar la Búsqueda de Planilla ingresando el Código de la
Autorización que quiera registrar. Para ello presione sobre el botón “Búsqueda de planilla”
que se encuentra al lado de “Número de planilla”.
El sistema ampliará la pantalla de la siguiente manera:
32
Ingrese “Código de autorización” y presione “Buscar”.
Si el sistema encuentra el código de autorización ingresado automáticamente completará
el campo “Número de planilla” con el que corresponda.
(Si el sistema no lo encuentra indicará “Autorización inexistente”)
Luego de ingresar los datos podrá:
• “Acceder a las autorizaciones de la planilla ingresada”, presionando sobre el botón
homónimo. Ingresará a la pantalla de Registración por planilla
• “Limpiar”. Al presionar sobre dicho botón borra los datos ingresados (obra social,
matricula y planilla)
Cuando presione “Acceder a las autorizaciones de la planilla ingresada” el sistema le mostrará el
resultado de su búsqueda en la pantalla Registración por Planilla.
Pantalla Registración por Planilla
Desde esta pantalla podrá:
- Registrar las autorizaciones de práctica ambulatoria, realizadas tanto On Line como
Diferidas
- Conocer qué autorizaciones de la planilla han sido ya registradas
- Crear una nueva planilla
Registración de autorizaciones de práctica ambulatoria provenientes de FOL2-PM
33
Si ingresó un número de planilla válido, accederá a la registración de autorizaciones de
práctica ambulatoria.
Verá una pantalla similar a la siguiente:
En la parte superior de la pantalla se mostrarán los siguientes datos:
• La matrícula del prestador seleccionado
• Obra Social de las prestaciones a registrar
• Número de Planilla
• El período de presentación actual de dicha EP.
• Fecha Cierre
• Días Restantes hasta el cierre
Debajo se mostrará el botón “Crear Planilla”
La función “Crear Planilla” le permitirá crear un número de planilla asociada al prestador
de que se trate. Para conocer cómo utilizar esta función vea “Crear Planilla” en la sección
34
Registración de autorizaciones de consulta ambulatoria provenientes de FOL2-PM de
origen web anteriormente en este instructivo.
Además la pantalla mostrará dos listados de autorizaciones asociadas a la obra social, prestador y
planilla seleccionados:
- el primero con las autorizaciones disponibles para registrar, y
- el segundo con las ya registradas, ordenadas por fecha de emisión.
Listado “Autorizaciones a registrar en la planilla”
Las columnas que se mostrarán en el primer listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” son:
• Seleccionar (tilde)
• Código de la autorización
• Código de prestación
• Código de diagnóstico
• Plan
• Código de profesión
• La última columna es desde la que podrá realizar acciones. Estas son:
o Editar la autorización
Presionando sobre el ícono respectivo se le abrirá la pantalla Editar
Autorización a Registrar, como la siguiente:
Puede cambiar el número de planilla, el código de profesión y el código de
diagnóstico indicado por el prestador solicitante. Estos tres datos es obligatorio
que sean completados para poder ser registrada la autorización.
Además puede indicar si la autorización fue emitida en el marco de un Plan.
o Conocer las inconsistencias de la autorización (si las hubiere)
35
Presionando sobre el ícono respectivo se le abrirá una ventana informando la
Descripción, Fecha y Período de las inconsistencias. Para más detalle vea este
mismo ítem en la sección Registración de autorizaciones de consulta ambulatoria
provenientes de FOL2-PM de origen web
Listado “Autorizaciones registradas en la planilla”
En este listado se mostrarán las mismas columnas que en el de autorizaciones a registrar,
exceptuando la columna de selección.
Autorizaciones provenientes de FOL2-PM: Listar Autorizaciones Registradas
Si presionó sobre Listar Autorizaciones Registradas en la pantalla de Operaciones Generales
el sistema le mostrará una pantalla como la siguiente:
Desde ella usted podrá buscar todas las autorizaciones registradas.
Si no ingresa ningún dato y solo presiona “Filtrar” el sistema le mostrará todas las autorizaciones
que se encuentren registradas en el sistema para la EP desde la que se realiza la consulta.
36
Además podrá ingresar alguno o todos los datos que siguen para reducir su búsqueda:
- matrícula del prestador
- fecha de prestación desde
- fecha de prestación hasta
- obra social del beneficiario de la prestación
- código de prestación (Las opciones del combo de este dato se habilitan solo si seleccionó
una obra social. Los código de prestación posibles dependen de la obra social
seleccionada)
- número de planilla
- código de autorización
Si presiona “Limpiar” se borrarán todos los datos por usted ingresados.
Si presiona “Filtrar” el sistema le mostrará todas las autorizaciones registradas para el prestador
indicado (y que cumplan los filtros ingresados si corresponde), con el siguiente detalle:
- Nº de Planilla - Código de Autorización - Código de Prestación - Cantidad - Código de prestación subsiguiente - Cantidad subsiguiente - Fecha de Prestación - Código de profesión - Matrícula, período de registración, fecha de registración y entidad primaria facturadora de
los honorarios - (Si corresponde) Matrícula, período de registración, fecha de registración y entidad
primaria facturadora de los gastos
Además tendrá en la última columna de la derecha la posibilidad de realizar dos acciones:
- Cancelar una autorización
- Des-registrar una autorización
37
Por último, podrá además obtener el listado de autorizaciones registradas en un archivo en
formato .pdf y/o en formato de planilla de cálculo (.xls). Para ello debe presionar sobre los íconos
respectivos en el margen superior derecho del cuadro del listado ( )
Listado de Inconsistencias
Si presionó sobre Listar Inconsistencias en la pantalla de Operaciones Generales
El sistema mostrará una pantalla similar a la siguiente:
Desde aquí usted podrá listar las inconsistencias detectadas por el sistema al momento de la registración. Para realizar una búsqueda más específica podrá ingresar alguno o todos los datos que a continuación se describen:
38
Período: seleccione desde aquí el período de registración. Matrícula del prestador: ingrese aquí la matrícula del prestador. Motivo: seleccione el motivo de la inconsistencia. Planilla: ingrese aquí el número de planilla. Estado: seleccione el estado de la inconsistencia.
Si presiona “Limpiar” se borrarán todos los datos por usted ingresados.
Si presiona “Filtrar” el sistema mostrará todas las inconsistencias que cumplan con los criterios de búsqueda completados por usted anteriormente. El sistema mostrará los resultados de forma similar a la siguiente pantalla:
39
Autorizaciones provenientes de FOL2-ES: Registración por planilla
Asegúrese de estar en las funciones para Establecimientos Sanatoriales. Para ello presione sobre
“Est. Sanatoriales” en el margen superior derecho.
Pantalla: Menú de operaciones generales
Al hacerlo, cambiará la configuración del menú principal a la modalidad “Establecimientos”, que le
permitirá realizar las operaciones relacionadas con los mismos.
Pasando el mouse sobre “Registración” podrá acceder a la siguiente función:
- Registración por Planilla
Presiónela.
Búsqueda de la planilla a registrar
Una vez que seleccione la opción “Registración por planilla” como se indica en el paso anterior el
sistema mostrará la pantalla “Filtro Registración de Consultas por planilla” de la figura siguiente:
40
En esta pantalla se le muestra el período abierto en la EP a la que usted está asociado y se le pide
el ingreso de los siguientes datos:
• La obra social del afiliado para el que se emitió la autorización (Dato obligatorio)
• El código de establecimiento. (Dato obligatorio)
• El número de planilla a registrar, es decir, el número de planilla utilizado por el
establecimiento al emitir las autorizaciones. (Dato obligatorio)
Importante: Si desconoce el número de la planilla puede realizar la búsqueda mediante el
código de la autorización que quiere registrar. Para ello:
- No ingrese el número de planilla
- Presione el botón “Búsqueda de planilla”. Se le extenderá la pantalla como sigue:
- Ingrese el código de la autorización que quiere registrar
- Presione “Buscar”
Si el código de autorización es correcto el sistema automáticamente completará en la
pantalla el “Número de planilla” con el que corresponde al código de autorización
ingresado y reducirá la pantalla.
41
- Continúe como se detalla en el punto siguiente.
Luego debe presionar el botón:
• “Acceder a las autorizaciones de la planilla ingresada”: si quiere acceder a la pantalla de
Registración por planilla, o
• “Limpiar” si quiere borrar los datos ingresados (obra social, código de establecimiento y
número de planilla)
Al presionar la primera opción el sistema verificará los datos por usted ingresados y mostrará la
pantalla “Registración por planilla” con o sin datos, dependiendo del resultado de la verificación:
• Si ingresó un número de planilla válido mostrará una pantalla como la de la figura siguiente. En ella se muestra dos listados de autorizaciones asociadas al establecimiento y planilla seleccionados:
- el primero con las autorizaciones disponibles para registrar, y - el segundo con las ya registradas, ordenadas por fecha de emisión.
• Si ingresó un número de planilla inexistente entonces el sistema mostrará una pantalla en la cual se enuncia que no existen “Autorizaciones a registrar” ni “Autorizaciones registradas”.
42
En este caso usted puede presionar sobre el botón “Continuar Registrando” que lo
regresará a la pantalla de “Filtro Registración por planilla”.
Pantalla Registración por Planilla
En ambos casos la pantalla “Registración por planilla” mostrará en su parte superior los siguientes
datos:
• Código Establecimiento
• Número de Planilla
• Período de presentación
• Fecha Cierre
• Días Restantes (a la fecha de cierre)
Listado “Autorizaciones a registrar en la planilla”
Los datos que de cada autorización podrá mostrar el primer listado “Autorizaciones a registrar
en la planilla” son:
• Código de la autorización
• Código de diagnóstico
• Código de Diagnóstico HC (Editable para el caso de que se requiera Historia Clínica)
• Motivo HC (Editable para el caso de que se requiera Historia Clínica)
En esta pantalla se ven también dos columnas, una en cada extremo:
- “Selec” (que refiere a “seleccionar”) y
- “Editar autorización” e “Inconsistencias” (estas opciones aparecerán sólo cuando
corresponda).
43
En los puntos siguientes de este Instructivo se describe cuándo y cómo utilizar estas
funciones.
Además en el listado “Autorizaciones a registrar en la planilla” si posiciona el cursor sobre un
código de autorización se desplegará un cuadro con los datos detallados de la autorización (Ver
Figura siguiente), a saber:
• Datos de la prestación
o Fecha Prestación
o Carga (Indica si la carga de la autorización fue realizada de modo “on line” o
“diferido”
o Práctica (Código de la práctica)
o Especialidad (Especialidad de la práctica)
• Datos del Beneficiario (tanto actuales como al momento de la solicitud):
o Código Beneficiario
o Nombre Beneficiario
o Documento
o Código de partido del Beneficiario
o Ámbito
o Situación en el padrón
• Datos del prestador
o Matrícula
o Nombre del prestador
44
Aclaración: Los nombres de las columnas fueron abreviados para minimizar el espacio.
Listado “Autorizaciones registradas en la planilla”
Los datos que de cada autorización mostrará el segundo listado “Autorizaciones registradas en la
planilla” son:
• Código de Autorización
• Fecha de prestación
• Código de beneficiario
• Prestador
• Período
• Fecha de registración
En esta pantalla puede verse también una columna en el extremo derecho con la función
“Editar autorización” (Esta opción aparecerá sólo cuando corresponda).
Más adelante en este Instructivo se describe cuándo y cómo utilizar esta función.
Por otro lado, si se posiciona el cursor sobre los campos Código de autorización, Beneficiario y
Prestador, el campo se resaltará en “negrita”, y se desplegará un cuadro con los datos detallados
de la autorización según el campo posicionado.
Pasos a seguir para la registración de una autorización:
1) Asegúrese de que los datos mostrados de la autorización que quiere registrar sean los correctos.
45
Aclaración: En caso de que el Número de planilla o el Código de diagnóstico no fueran correctos
podrá editarlos sin salir del sistema. Vea al final de este documento la sección “Función Editar”
2) Tilde en la columna “Selec.” la/ s autorización/ es que quiera registrar.
Aclaración: Si el sistema no le permite tildar una autorización significa que:
- hay datos obligatorios de la misma que aun no han sido cargados. En este caso Ud. deberá primero ingresar dichos datos, completando, sobre el listado mismo: Código de diagnóstico, Código de historia clínica y/ o Motivo de la historia clínica (según corresponda) o
- hay inconsistencias en los datos cargados. Vea más adelante en este documento las causas que originan inconsistencias.
Una vez hecho ésto el sistema le permitirá tildar el casillero de dicha autorización en la columna
“Selec.”.
Los datos ingresados en la pantalla se guardarán en el sistema cuando se seleccione el botón
“Registrar” en el paso siguiente.
3) Presione el botón “Registrar”
Aclaración: Si no hay autorizaciones tildadas y se presiona “Registrar” aparece el mensaje “No se han
seleccionado autorizaciones a registrar”. Presione “Aceptar”.
Una vez realizados los pasos para la registración, el sistema intentará registrar las autorizaciones
tildadas y mostrará el resultado en la pantalla “Resultado Registración por Planilla” distinguiendo
entre:
- Autorizaciones registradas con éxito (si las hubiere)
- Autorizaciones que presentaron inconsistencias y por ende no fueron registradas (si
las hubiere). Más adelante en este Instructivo se detallan los motivos que generan
inconsistencias.
- Autorizaciones no tildadas (si las hubiere)
Otras operaciones disponibles desde la pantalla “Registración por Planilla”
46
Al final del listado “Autorizaciones a registrar en la planilla”, aparecen cinco botones que le
permitirán realizar las siguientes acciones:
• “Tildar Todas”: Permite tildar todas las autorizaciones disponibles en la planilla en
condiciones de ser registradas
• “Destildar Todas”: Permite destildar todas las autorizaciones previamente tildadas.
• “Registrar”: (Botón anteriormente explicado)
• “Continuar”: Permite volver a la pantalla “Filtro Registración por Planilla”.
Aclaración: Si al presionar este botón se encuentran autorizaciones tildadas el sistema
mostrará el mensaje “¿Desea guardar las autorizaciones modificadas antes de continuar?”.
Si selecciona “Sí” se guardaran los datos ingresados y luego será llevado automáticamente a
la pantalla “Filtro Registración por Planilla”. En cambio, si selecciona “No” no se guardaran los
datos ingresados y luego será llevado automáticamente a la pantalla “Filtro Registración por
Planilla”.
• “Salir”: Sale de la registración por planilla mostrando la pantalla de Operaciones
Generales.
Aclaración: Si se encuentran autorizaciones tildadas se mostrará el mensaje “¿Desea guardar las autorizaciones modificadas antes de continuar?”. Si selecciona “Sí” se guardaran los datos ingresados y luego será llevado automáticamente a la pantalla de Operaciones Generales. En cambio, si selecciona “No” no se guardaran los datos ingresados y luego será llevado automáticamente a la pantalla de Operaciones Generales.
Inconsistencias
Esta opción aparece solo cuando existen inconsistencias. Presione sobre el ícono “Inconsistencias”
del listado de Autorizaciones a Registrar en la Planilla.
47
y se le mostrará una pantalla como la siguiente, con un mensaje que informa sobre el tipo de
inconsistencia detectado:
El proceso de registración sigue una serie de validaciones que conllevan a registrar la autorización o a generarse una “inconsistencia”.
Una inconsistencia es un registro de que la autorización se intentó registrar pero por algún motivo la autorización no puede ser registrada.
Las inconsistencias permiten mostrar a cada establecimiento el motivo exacto de por qué una
determina autorización no pasó el proceso de registración.
Las validaciones ejecutadas son:
• Autorización cancelada: Las autorizaciones pueden ser canceladas en cualquier momento por un administrador de FEMEBA. Aquellas autorizaciones que han sido canceladas no podrán registrarse y se generará la inconsistencia “Autorización cancelada”.
• Autorización con fecha de presentación incorrecta: Las autorizaciones son solicitadas en un determinado período y recién podrán ser presentadas a partir del período siguiente. En caso de no cumplirse con las fecha de presentación se generará la inconsistencia “Fecha de presentación incorrecta”.
• Autorización fuera de rango: Las entidades primarias tiene un determinado tiempo para registrar las autorizaciones, una cantidad de períodos de antigüedad máximo que puede tener una solicitud para poder ser registrara por la entidad primaria. Si no pasa la validación se genera la inconsistencia “Autorización fuera de Rango”.
Editar autorizaciones
Las autorizaciones pueden ser editadas tanto si están:
1) Sin registrar: - antes de intentar ser registradas - después de intentar ser registradas (es decir, una vez que el sistema no permitió la registración porque encontró inconsistencias) o
2) Registradas
48
• Edición de autorizaciones sin registrar:
Acceda mediante el ícono “Editar Autorizaciones” del listado de Autorizaciones a Registrar en la
Planilla:
Se le mostrará una pantalla similar a las siguientes (dependiendo de si la autorización requiere
historia clínica o no, respectivamente):
Los campos que es posible editar son:
• Número de planilla
• Código de Diagnóstico
49
• (Cuando existe) Código de Diagnóstico HC
• (Cuando existe) Motivo HC
Los campos que se presentan solo de modo informativo son:
• Código de autorización
• Código de Práctica
• Fecha de prestación
• Nombre y apellido del beneficiario
• Tipo y número de documento del beneficiario
• Código del beneficiario
Ingrese los datos que quiera cambiar.
Luego presione:
- “Aceptar”: el sistema le informa que ha guardado los cambios ingresados satisfactoriamente y vuelve a la pantalla de Registración por Planilla.
- “Cancelar”: el sistema no guarda los cambios y vuelve a la pantalla de Registración por Planilla.
• Edición de autorizaciones registradas
Si en Listado “Autorizaciones registradas en la planilla” se presiona “editar autorización” se le mostrará una pantalla similar a las siguientes (dependiendo de si la autorización requiere historia clínica o no, respectivamente):
50
Fig. 15
El único campo a editar es:
• Código de diagnostico
Los demás campos son informativos.
Ingrese el código de diagnóstico que corresponda.
Luego presione:
- “Aceptar” el sistema guarda los cambios y vuelve a la pantalla de Registración por Planilla. - “Cancelar” el sistema no guarda los cambios y vuelve a la pantalla de Registración por
Planilla.
Por cualquier consulta comunicarse con FEMEBA MESA DE AYUDA FOL2
0221- 439 - 1307 L/R (líneas rotativas) de Lunes a Viernes en el horario de 08:00 a 18:00 hs.
Gerencia de Sistemas. FEMEBA