capitulo 10 contabilidad basica la registración contable · 2009. 3. 25. · dra. silvana...

Dra. SILVANA CALABRESE

CAPITULO 10

CONTABILIDAD BASICALa Registración Contable

1. INTRODUCCIÓN

Como ya señalamos, los informes contables1 se refieren básicamente alPatrimonio (bienes económicos, derechos a cobrar y deudas u obligaciones apagar) de una empresa y los resultados (ingresos y egresos económicos)generados en un período.

Para reunir toda esta información debemos aplicar la técnica contable deregistración denominada “partida doble".

2. LA PARTIDA DOBLE

La partida doble2 constituye el método de ver registración contable, cuyas verlasse basan en la ecuación patrimonia l mediante la util ización de las cuentas.Para mantener dicha iguald ad en las ano tac iones de los dis tin tos hechoseco nóm icos int erv ien en como mínimo dos (2) cuentas. De allí su nombre.

Las reglas de la partida doble son:

No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale.Todo valor ingresado en una cuenta debeegresar por la misma.Las pérdidasse debitan y las ganancias se acreditan.

Veamos el sentido práctico de la aplicación de la partida doble y la utilización delas cuentas.

Supongamos una empresa que cobra en efectivo $ 5.000 luego paga en efectivo

Texto. "Contabilidad Básica" - Cap.10 Autor. Calabrese, Silvana

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$ 1.200 y así se repiten varias operaciones. Para anotar estos movimientospodríamos efectuar una suma algebraica:

¿Qué sucede?

El hecho de estar sumando y restando constantemente trae aparejado un gradoelevado de errores, pensemos que las empresas no tienen un único movimiento.

Sería mucho más claro agrupar los movimientos de forma tal que los importessiempre sumen; esto es posible mediante el uso de las cuentas.

Si trasladamos las operaciones anteriores en una cuenta, obtenemos:

Sumamos el debe (D) y el haber (H), para saber el dinero que tenemos buscandola diferencia (saldo).

¿Por qué hemos registrado S 5.000 y $ 2.000 en el debe y $ 1.200 y $ 3.100 en elhaber y no al revés?


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Simplemente, porque la técnica de la partida doble se basa en la ecuaciónpatrimonial, donde se ha establecido un orden de carácter general e inalterable.

Para comprender este procedimiento, debemos tener presente que:

La palabra debe no significa más que el nombre que se le otorga a la parteizquierda de una cuenta; y del mismo modo, haber es el nombre de la partederecha de la cuenta; nombres a los que no debemos buscarle el por qué, de lamisma manera llamamos aurículo y ventrículo a cada parte del corazón.

Contabilidad se aprende razonando, lo único que podemos memorizar son lasreglas de la partida doble.

Por tal motivo, vamos a plantear una vez más la ecuación patrimonial:

Los términos activos y egresos (o gastos ) están a la izquierda de la igualdadpatrimonia l, es por eso que la apertura de estas cuentas será en el debe (ladoizquierdo) de la cuenta.

Los términos pasivo, capital e ingresos están a la derecha de la igualdadpatrimonial, esto signif ica que la apertura de estas cuentas será en el haber(lado derecho) de la cuenta.

Por tan to, estamos en condic iones de afi rmar como reg la genera l einamov ible que:

Las cuentas de activo y egresos registran aumentos en eldebe y disminuciones en el haber, y

Las cuentas de pasivo, capital e ingresos registran aumentosen el haber y disminuciones en el debe.

3. REGISTRACIÓN CONTABLE DE CUENTAS PATRIMONIALESDE ACTIVO

Las cuentas Patrimoniales de Activo:

Se debitan cuandoaumentan.


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Se acreditan cuando disminuyen.

Elsaldosiemprees deudor.

Las cuentas de Activo más frecuentes son:

Caja.

Fondo Fijo.

Bancos Cuenta Corriente.

Valores a depositar.

Recaudaciones a depositar.

Moneda Extranjera.

Bancos Plazo Fijo.

Banco Caja de Ahorro.

Títulos y Acciones.

Deudores por Ventas.

Deudores Morosos.

Deudores en Gestión Judicial.

Documentos a cobrar.

Accionistas.

Anticipo a Proveedores.

Anticipo de Haberes.

Mercaderías.

Rodados.

Terreno.

Muebles y Útiles.

Instalaciones.

Inmueble.

Maquinaria.

Llave de Negocio.

Marcas y Patentes.

Fórmulas.


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Seguros pagados por adelantado.

Alquileres pagados por adelantado.

3.1. Registración contable de cuentas Regularizadoras de Activo

Las cuentas Regularizadoras de Activo:

Se acreditan cuando aumentan.

Se debitan cuando disminuyen.

El saldo siempre es acreedor.

Las cuentas Regularizadoras de Activo más frecuentes son:

Amortizaciones AcumuladasBienes de Uso.

Previsión para Deudores Incobrables.

Intereses a devengar Plazo Fijo.

4. REGISTRACIÓN CONTABLE DE CUENTAS PATRIMONIALESDE PASIVO

Las cuentas Patrimoniales de Pasivo:



El saldo siempre es acreedor.

Las cuentas de Pasivo más frecuentes son:

Proveedores.

Acreedores Varios.

Documentos a pagar.

Sueldos a pagar.

Retenciones a pagar.

Aportes Patronales a pagar.


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Préstamos Bancarios.

Anticipo de Clientes.

Impuestos a pagar.

Dividendos en Efectivo a pagar.

Alquileres Cobrados por Adelantado.

4.1. Registración contable de cuentas Regularizadoras de Pasivo

Las cuentas Regularizadoras de Pasivo:

Se debitan cuando aumentan.


Su saldo es siempre deudor.

Las cuentas Regularizadoras de Pasivo más frecuentes son:

Intereses a devengar Documentos a Pagar.

5. REGISTRACI ÓN CONTABL E DE CUENTAS DEPAT RIMONIO NET O

Para comprender aún más estas cuentas vamos a separarlas en dos categorías:

6. REGISTRAC IÓN CONTABL E DE CUENTAS DE CAP IT ALy RESERV AS

Las cuentas de Capital y Reservas:


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Su saldo es siempre acreedor.

Las cuentas de Capital y Reservas más frecuentes son:

Capital (en el caso de una sociedad anónima) se denomina

"Acciones en Circulación ''.

Dividendos a pagar en acciones (Acciones sin Distribuir).

Prima de Emisión.

Reserva Legal.

Reserva Estatutaria.

Reserva Voluntaria.

Reserva Facultativa.

7. REGISTRACIÓN CONTABLE DE CUENTAS DERESULTADOS

La cuenta de Resultados, que incluye el Patrimonio Neto, se puede diferenciarconforme a los ejercicios en que se hayan originado los mismos en:

Resultado del Ejercicio,

Resultado de Ejercicios Anteriores, y

Ajustes de Resultado de Ejercicios Anteriores.

La cuenta Resultados no escapa de las reglas generales de la partida doble, sóloque para poder aplicarlas debemos preguntarnos:

¿Es una ganancia o una pérdida?

Si es una ganancia suma en el patrimonio neto, mientras que si es unapérdida resta en el patrimonio neto; en este último supuesto se la denominacuenta regularizadora del patrimonio neto.


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7.1. Registración contable de cuentas de Ingresos,Resultados Positivos o Ganancias

Las cuentas de Ingresos:

Se acreditan cuandoaumentan.


El saldo es siempre acreedor.

Las cuentas de Ingresos más frecuentes son:

Ventas.

Alquileres cobrados, ganados o devengados.

Intereses cobrados, ganados o devengados

Descuentos Obtenidos.

Sobrante de Caja.

Ganancia por Tenencia.

Resultado Positivo por Ventas de Bienes de Uso.

7.2. Registración contable de cuentas de Egresos,Resultados Negativos o Pérdidas

Las cuentas de Egresos:

Se debitan cuandoaumentan.


Elsaldosiemprees deudor.

Las cuentas de Egresos más frecuentes son:

Costo de las Mercaderías Vendidas.

Gastos Generales.

Sueldos y Jornales.

Cargas Sociales.

Alquileres pagados, pérdidas o devengadas.


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Intereses pagados, pérdidas o devengadas.

Descuentos Otorgados.

Faltante de Caja.

Amortizaciones Bienes de Uso.

Deudores Incobrables.

Impuestos.

Publicidad.

Pérdida por Tenencia.

Resultado Negativo por Ventas Bienes de Uso.

8. RE GI ST RACI ON CO NT ABLE DE CU EN TA SRE GU LA RI ZA DO RA DE PA TR IM ON IO NE TO

Las cuentas Regularizadoras de Patrimonio Neto:

Se debitancuando aumentan.


Susaldo es siempre deudor.

Las cuentas Regularizadoras de Patrimonio Neto más frecuentes son:

Descuento de Emisión.

Resultados Pérdidas.

9. EL PROCESO CONTABLE

Como ya hemos señalado, la contabilidad brinda información útil para la toma dedecisiones. Dicha información se presenta a través de los Estados Contables, yéstos se preparan a partir de los datos ya almacenados por el sistema contable.

Analicemos el Proceso Contable:

En el sistema contable ingresan datos sobre el patrimonio y los cambios en élhabidos y del cual sale información que se espera sea útil para la toma de


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decisiones.

Debemos diferenciar las etapas de captación de datos, el procesamiento de losmismos y preparación de Informes.3

En este capítulo veremos las dos primeras etapas. Para ello, en principio podríamosseñalar que toda empresa o ente fija metas u objetivos (finalidad por la cual ha sidocreado el ente). Para el logro de los mismos deben efectuarse operaciones otransacciones y de éstas el sistema deberá captar datos. El conjunto másimportante de estas transacciones será el de aquellas de naturaleza comercial,industrial y prestación de servicios.

El proceso de captación de datos no se genera por sí solo. Es necesario que elsistema tome conocimiento de hechos que generan variac iones patrimoniales,éstas son puestas en evidencia por elementos denominados documentaciónrespaldatoria ; es decir , algún tipo de formulario como Factura, Recibo, Ticket,Nota de Débito o Crédito, etcétera.

Las razones, por las cuales toda transacción debe ser acompañada de sudocumentación son diversas, las de mayor relevancia son:

Actuar como elemento de entrada de datos al sistema contableo cualquier otro subsistema del sistema de información del ente.

Dejar constancia de la ejecución de la misma, en caso decontroversia o requerimiento del estado en materia laboral,previsonal, impositiva, etcétera.

Se individualizan quiénes la ejecutaron.

Sirve como elemento de control, ya que a través de ladocumentación podemos comprobar su ejecución.

Para transformar estos datos en información debemos clasificarlos, o sea,agruparlos en forma homogénea como ser Facturas de proveedores por un lado yFacturas de clientes por otro, para permitir su anotación o registración. Los libroscontables4 necesarios son tres (3), de los cuales dos (2) son obligatorios.


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Veamos cómo se produce el proceso contable:

10. CASO PRÁCTICO

A continuación, analizamos un ejemplo sencillo del proceso contable.

10.1. Datos


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1). La firma "Ya Fue", el 01/04 inicia su actividad dedicándose a lacompraventa de plantas artificiales, aportando los propietarios $ 2.000 enefectivo y $ 1.000 en mercaderías.

2). Boleta de depósito bancario N° 0005: Con fecha 05/04 se abre una cuentacorriente en el banco Pio, depositando $ 200, en efectivo.

3). Nota de débito bancaria Nº 444 (original), de fecha 06/04, por 30 enconcepto de gastos de apertura de cuenta corriente.

4). Factura Nº 077 (origi na l) del día 1 0/04 por la compra demerca dería s por $ 800 en cuenta corrien te a quince (15) días . Elprec io de factura coincide con el precio de contado.

5). Factura Nº 021 (original) del 18/04 por compra de artículos de libreríapor $ 25 en efectivo.

6). Factura N° 001 (duplicado) de fecha 22/04 por la venta de mercaderíaspor 2.600 a treinta (30) días documentado. El precio de factura coincidecon el precio de contado.

El costo de las mercaderías vendidas es de $ 1.200

7). Recibo Nº 048 (original) de fecha 25/04 por el pago del 50% a nuestroproveedor el día 10/04. Abonamos $ 150 con un cheque de nuestra firma(Banco Pío) y el saldo en efectivo.

Al 30/04, fecha de cierre del ejercicio, considerando que las operacionesanteriores corresponden a un ejercicio completo, se pide:

a).Registrar cronológicamente las operaciones precedentes en el

Libro Diario.

b).Presentar las registraciones en el Mayor.

c).Presentar el Balance de comprobación de sumas y saldos,

d).Exponer el Estado de Situación Patrimonial y el Estado de

Resultados.

e).Registrar los asientos refundición y cierre de cuentas.

f). Refundición de cuentas de Resultados.

g).Cierre de Libros Contables.

h).Exponer el Libro Inventarios y Balances.


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10.2. Solución

a) Libro Diario:


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Para mejor compresión de la contabilización en el libro Diario, analicemos latécnica de registración.

Asiento Nº 1: ¿De qué tipo de operación se trata?

Es el inicio de la vida del ente, con esta operación se efectúa la apertura de los


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libros. Antes de esta operación la empresa no existía y ahora posee dinero ymercaderías, ¿quiénes entregaron estos bienes?, los propietarios; por lo tanto,representan el capital.

Cuentas que intervienen: Caja, mercaderías y Capital.

Clasificación:

Caja y mercaderías son cuentas de activo y aumentan.

Un aumento de activo se debita.

Capital cuenta de patrimonio neto y aumenta.

Un aumento de capital se acredita.

Variación patrimonial:Situación inicial.

Asiento Nº 2: Los dueños deciden operar con un banco, para ello abren unacuenta corriente en el mismo donde depositan dinero de caja.

Cuentas que intervienen: Banco cuenta corriente y Caja

Clasificación:

Banco cuenta corriente: Cuenta de activo y aumenta

Un aumento de activo se debita

Caja: Cuenta de activo y disminuye.

Una disminución de activo se acredita.

Variación patrimonial: Permutativa.

Asiento N° 3: Como es lógico, el hecho de operar con un banco provocadeterminados gastos para mantener la cuenta corriente, que indudablemente elbanco nos quita de la misma.

Cuentas que intervienen: Gastos bancarios y Banco Cta. Cte.

Clasificación:

Gastos bancarios: Cuenta de egreso y aumenta.

Un aumento de egreso se debita.

Banco cuenta corriente: Cuenta de activo y disminuye

Una disminuciónde activo se acredita.

Variación patrimonial: Modificativa.


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Asiento N° 4: Se adquieran mercaderías a pagar.

Cuentas que intervienen: Mercaderías y Proveedores.

Clasificación:

Mercaderías: Cuenta de activo y aumenta.


Proveedores: Cuenta de pasivo y aumenta.

Un aumento de pasivo se acredita


Asiento N° 5: Se compran artículos varios de librería en efectivo. Nos referimosa cuadernos, bolígrafos, lápices, etcétera. Estos bienes representan gastos, yaque se pierden con el uso.

Cuentas que intervienen: Gastos de librería y caja

Clasificación:

Gastos de Librería: Cuenta de egreso y aumenta.





Asiento N° 6: La salida de los bienes que const ituyen el objeto princ ipal porel cual ha sido creado el ente producen una utilidad entre el precio de venta y loque se ha pagado por la compra de los mismos. Dicha diferencia debe serexpuesta en el Estado de Resultados, por tal motivo –y por otras razones queanalizaremos más adelante– en un primer momento se registra la venta y luego labaja de los bienes.

Se han vendido mercaderías a créditos.

Cuentas que intervienen: Deudores por Ventas y ventas.

Clasificación:

Deudores por Ventas: Cuenta de activo y aumenta.


Ventas cuenta de ingreso y aumenta.


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Un aumento de ingreso se acredita.


Asiento N° 7 : Como ya señalamos en el punto anterior, una venta provoca lasalidas de las mercaderías, transformándolas en costo de las mercaderíasvendidas.

Cuentas que intervienen: Costo de las mercaderías vendidas

y Mercaderías

Clasificación:

Costo de las mercaderías vendidas: Cuenta de egreso y

aumenta.


Mercaderías cuenta de activo y disminuye.



Asiento N° 8: Se cancela el 50% del pasivo existente con un cheque y efectivo.

Cuentas que intervienen: Proveedores, Banco Pio Cuenta

corriente y Caja.

Clasificación:

Proveedores: Cuenta de pasivo y disminuye.

Una disminución de Pasivo se debita.

Bco. Pio cuenta corriente: Cuenta de activo y disminuye.



Una disminución de activo se acredita


b) Pase al Libro Mayor:

Ya hemos señalado que el Mayor es un libro auxilia r (no impuesto por ley), peroindispensable para la técnica contable En él se dispone un folio para cada una de


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las cuentas que intervienen en la registración, pues en el libro Diario se registrannumerosos asientos donde intervienen muchas veces la misma cuenta endistintos asientos. Para conocer los débitos y créditos de cada una de las ventas ypoder determinar su saldo se utiliza el libro Mayor.

Ra ya do de l Li br o Ma yo r :

(1). En estas columnas se transfiere las fechas del asiento.

(2). En estas columnas se escribe el nombre de las cuen tasque constit uyen la contrapartida de la cuenta del mayor.

(3). En estas columnas se escribe el número de la hoja del libroDiario donde figura registrado el asiento.

(4). En estas columnas se anota el importe que la cuenta tiene enel asiento de Diario.

(5). En estas columnas se anotan los totales de cada período,cuya diferencia entre el debe y haber representa el saldo dela cuenta.

Este es uno de los diagramas posibles del libro Mayor, nosotros por una cuestiónde practicidad utilizaremos la "T".


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c) Balance de Sumas y Saldos:

En el Balance de Sumas y Saldos se consignan todas las cuentas abiertas enel libro Mayor. Para poder real izar esta tarea primero es necesario sumar laspart idas deudoras y acreedoras de las cuentas del Mayor , trans firiéndose eltota l del debe y el total del haber de cada una de ellas a las columnas de "sumas".Seguidamente , se suman las dos columnas de "sumas" cuyo s importestienen que coincidir con los totales consignados en el libro Diario.

De esta forma se comprueba que todo s los asientos del dia rio se hanpasado correctamente al mayor, por ello se lo denomina tamb ién balance decomprobación.

Luego, se saca el saldo de cada cuenta, buscando la diferenc ia entre el debey el haber. Si el importe del debe es mayor al importe del haber el saldoserá deudo r, de lo contrario será acreedor, y si en alguna cuenta el tota l deldebe es igual al total del haber, la misma está saldada (saldo cero).

Por último, sumamos las dos columnas de "saldos" que deben ser iguales.

Balance de Sumas y Saldos


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Los totales de las columnas de "sumas" coinc iden con los totales del libroDia rio , esto signif ica que se han pasado cor rec tamente los asientos delDiario al Mayor.

Esta ver ifi cac ión puede rea lizarse en cua lqu ier momento, pero deberíaefectuarse como mínimo una vez al mes.

El bal ance de sumas y sal dos o de co mprobaci ón no consti tuye unelemento de cont rol abso luto , ya que pueden exis tir erro res que no afec tan ala igualdad del debe y el haber, tal es el caso:

Que una operación sea contabilizada dos (2) veces , o puede ocurr irque se halla omitido su registración.

bien, al efectuar los pases de los asientos del libro Diario al Mayor seha imputado un débito o un crédito a una cuenta equivocada, en vez dedebitar docientos pesos (5 200) a la cuenta Caja se debitó la cuentaBanco Cuenta Corriente.

Este último error se evitaría si se emplea el procesamiento electrónico de datos yun software de registración contable, porque los pases al libro Mayor sonautomáticos, lo que hace innecesario la realización de un balance decomprobación.


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En consecuencia, el control que nos brinda un balance de sumas y saldos es decarácter cuantitativo y no cualitativo. Aún utilizando un software de contabilidad esnecesario recurrir a otros procedimientos de control que nos permitan verificar laexactitud del balance de comprobación, para considerar la información que nossuministran los saldos de las cuentas como base de la preparación de los EstadosContables.

De hecho, a partir de los importes que hemos obtenido en las columnas (le "saldos"veremos dos de los Estados Contables básicos, el Estado de Situación Patrimonialy el Estado de Resultados.

d) Estado de Situación Patrimonial o Balance General:

Ya FueEstado de Situación Patrimonial al 30/04

e) Estado de Resultados:

Ya FueEstado de Resultados al 30/04

f) Refundición de Cuentas de Resultados:

La diferencia del total de Ingresos y Egresos de un período contable da origen al

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Resultado del Ejercicio.

Esta cuenta integra el grupo de las cuentas patrimoniales.

¿Por qué el resultado del ejercicio es una cuenta patrimonial?

Si nos referimos a cualquiera de los bienes que compone el patrimonio(Mercaderías, Maquinarias, etcétera), decimos que les pertenece a los propietariosde igual modo la ganancia de un ejercicio, así como también, tienen que tomar a sucargo las pérdidas que pudieran ocasionarse.

El resultado del ejercicio se origina en la refundición (cierre) de las cuentas deingreso y egreso.

Cerrar una cuenta implica que su saldo sea igual a cero; esto es, si una cuentatiene saldo deudor debemos acreditarla por el mismo importe, quedando saldada(saldo cero). Para saldar una cuenta que tiene saldo acreedor basta con debitarla.


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El paso siguiente será la mayorización de estos asientos contables.

Para mayor claridad transcribiremos las cuentas de Mayor intervinientes.

De esta forma las cuentas del Mayor de Ingresos y Egresos están saldadas (ce-rradas) , abriendo una nueva cuenta de Mayor que es el Resultado del Ejerci cio,cuenta de patrimonio neto.


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Las cuentas de Ingresos y Egresos nunca tienen saldo al inicio del ejercic io,es por eso que el cierre de estas cuentas se lo llama refundición, ya que sussaldos se transfieren al Resultado del Ejercicio, cerrándolas definitivamente.

g) Cierre de Libros:

Al finalizar un período contable (ejercicio económico), debemos cerrar los librosDiario y Mayor; para ello hay que cancelar todas las cuentas. Las que tienen saldodeudor se acreditarán por el mismo importe y las que tienen saldo acreedor sedebitarán por el mismo importe.

Recordemos que, después de practicar los asientos de refundición de cuentas deIngreso y Egreso, sólo quedan con saldo las cuentas de Activo, las cuentas dePasivo y las cuentas de Patrimonio Neto. Dentro de este último grupo se encuentrael Resultado del Ejercicio.

Obviamente que, este asiento del libro Diario se mayoriza, pero creemosinnecesario transcribir las cuentas del Mayor para demostrar que una vezregistrado este último movimiento en ellas quedarán todas las cuentas cerradas(saldadas o saldo cero).

Las únicas cuentas que pasan al próximo ejercicio contable son las cuentaspatrimoniales, por lo tanto, este cierre es provisorio.

Esto se debe a que, al comenzar un ejercicio (que no es el primero), para abrir loslibros, este último asiento de Diario se revierte y será el asiento número uno del


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nuevo ejercicio.

Tengamos presente que las cuentas Patrimonia les tienen saldo inicial(siempre que no sea el primer ejercicio).

Mientras que, las cuentas de Ingresos y Egresos no arrastran sus saldos, lasmismas se abren en un ejercicio, reciben débitos y créditos durante el mismo y alfinalizar el período sus saldos quedan contenidos en el resultado del ejercicio.

El saldo inicial es el que posee una cuenta al inicio del ejercicio económico y seráel mismo importe que representó la cuenta como-saldo final el último día delejercicio anterior.

h) Libro Inventarios y Balances:

El libro Inventarios y Balances es obligatorio y el mismo se abre con unadescripción exacta de los bienes que aportaron los propietarios.

Al finalizar cada ejercicio económico se transcribe el Estado de SituaciónPatrimonial o Balance General y el Estado de Resultados con mayor amplituden lo que se refiere al contenido de cada cuenta.

En nuestro caso, la firma Ya Fue se dedica a la compraventade plantas artificiales,e inició su actividad aportando los socios $ 2.000 en efectivo y S 1.000 demercaderías. Con esta información se abre el libro Inventados y Balances,pero necesitamos conocer la descripción (le la mercadería, sabemos que sonplantas artificiales, pero debemos saber qué cantidad de cada planta y el preciopor el que fueron incorporadas al patrimonio.

Así, supongamos:

Libro Inventarios y Balances

Inventario General del 01/04 fecha de inicio-de la actividad


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Creemos innecesa rio cont inua r esta info rmac ión, ya que el paso sigu ientesería transcribi r nuest ro Estado de Situación Patrimonia l y Estado deResul tados al cierre del período.

NOTAS:

1. Ver Capítulo 8.2. Ver Capítulo 5.3 Ver apartada siguiente.4 Ver Capitulo 2.


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