fiscalía general del estado la gestiÓn de documentos en el contexto de los archivos diplomÁticos...
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Fiscalía General del Estado
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL CONTEXTO DE LOS ARCHIVOS DIPLOMLOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOSÁTICOS IBEROAMERICANOS
María Luisa Conde VillaverdeMaría Luisa Conde Villaverde
XII REUNIÓN DE LA RADIXII REUNIÓN DE LA RADI
Buenos Aires, 14 de octubre de 2010Buenos Aires, 14 de octubre de 2010
Fiscalía General del Estado
ESQUEMA GENERAL
I.- EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL
II.- LA NORMALIZACIÓN DEL RECORDS MANAGEMENT
III.- LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS
IV.-CONCLUSIONES
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL
Siglo XIX
Proyección histórica de los archivos Distanciamiento del contexto burocrático Nacimiento de la Archivística como disciplina científica Creación de la profesión de Archivero Lo único que permanece de la etapa anterior, como esencia de la función del archivo, es su dimensión física como espacio de conservación de documentos
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL II
MEDIADOS DEL SIGLO XX
Se produce una crisis trascendental de la dimensión espacial de los archivos, representada por su función de custodia
El volumen alarmante de producción de documentos, hace que se tambalee la que hasta ese momento había sido su propia razón de ser
La solución de esta crisis en el mundo anglo sajón, se plantea al más alto nivel político: Comisiones Hoover, Grigg y Marsey
Punto de partida:
Convencimiento de los responsables políticos de que la formación de la Memoria y sus posibilidades de conservación sostenible dependían mucho más del control de lo que se estaba produciendo en las oficinas que de lo que se acumulaba en los archivos históricos
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL III
Consecuencias:
Definición, desarrollo y puesta en práctica, en los países anglosajones, de un modelo de tratamiento de los documentos de archivo en las primeras fases de su ciclo vital, basado en una serie de procesos de control profundamente enraizados en el mundo burocrático para lograr que al reducirse los porcentajes de conservación, aumentaran los niveles de eficiencia, agilidad, eficacia y economía
Este nuevo modelo se basa en los siguientes principios:
Análisis de los que hace una institución, cómo lo hace y en qué documentos se plasma esta actividad
Unidad centralizada que controle la incorporación de los documentos a sus respectivos contextos
Cuadro de Clasificación
Calendarios de Conservación y Acceso
Unidad de auditoría
Diseño del perfil de un nuevo profesional al margen de los archiveros y los archivos, que, a partir de ese momento, quedarán relegados a los archivos históricos.
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL IV
Segunda mitad del siglo XX
El nuevo modelo tendrá importantes consecuencias para el desarrollo de la Archivística y sentará las bases de una nueva forma de relación de los archivos con el entorno burocrático
El equilibrio irá alcanzándose en cada país a medida en que los archivos y los archiveros vayan recuperando una relación fluida con los productores de los documentos y asumiendo de forma definitiva su papel de servicio respecto al usuario
Los países que con mayor lentitud y esfuerzo han ido incorporándose a los nuevos planteamientos, son los que atesoraban un Patrimonio Histórico documental de mayores proporciones ya que en ellos era en los que lógicamente el perfil historicista de sus profesionales estaba mucho más arraigado
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL V
Último tercio del siglo XX
Los profundos cambios producidos en la sociedad se dejarán sentir también en los archivos
La Archivística deberá reformular sus principios para poder incorporarse al mundo electrónico
Nueva formulación del principio de procedencia : Terry Cook
El principio del ciclo vital irá dejando paso a la teoría del “record continuum”
La dimensión física de los archivos dejará definitivamente de ser esencial : etapa post-custodia
El acercamiento al entorno burocrático será obligado y tendrá como objetivo el trabajo en equipo
Proyecto INTERPARES
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL VI
Siglo XXI
La Gestión de Documentos se normaliza a escala internacional :
NORMA ISO 15489 (año 2001)
Los Sistemas de Gestión de Documentos se vinculan con la gestión de la calidad :
La Norma ISO 15489 establece su vinculación con las Normas ISO 9001 y 14001
El Sistema de Gestión de Documentos de una Institución se considera vinculado a su Sistema de Información
Es decir, forma parte de las estrategias y políticas generales para la obtención de sus objetivos
Esto supone que debe ser planteado como herramienta de carácter horizontal y, en consecuencia, implicado en todos los procesos y actividades de la institución
Por tanto deberá ser asumido e implementado al más alto nivel directivo de la institución
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LA NORMA ISO 15489
Tiene como objeto fundamental regular la organización de los Sistemas de Gestión de Documentos y a respaldar la parte documental de las Normas de Calidad ISO 9001 y 14001
Supone el mayor hito mundial para los profesionales de la Gestión de Documentos y de los archivos
Es un punto de referencia para las “buenas prácticas” que puede ser aplicable en cualquier organización
Proporciona un visión de conjunto de los principios y reglas esenciales en Gestión de Documentos. Va de lo general a lo específico
Puede aplicarse tanto en entornos tradicionales, con documentos en papel, o en entornos electrónicos
Sus principios y metodologías son aplicables tanto a instituciones públicas como privadas, sea cual sea su tamaño
Adopta los principios metodológicos de la Archivística, las características esenciales de los documentos, el análisis funcional, la clasificación, la eliminación, etc.
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LA NORMA ISO 15489
Es el instrumento perfecto para crear, en el contexto de la Gestión de Documentos, el entorno necesario para el trabajo multidisciplinar en grupo (groupware)
Los implicados esenciales en la aplicación de la Norma son los directivos de las organizaciones que en principio no suelen estar familiarizados con las ventajas del buen funcionamiento de un Sistema de Gestión de Documentos
La primera parte, (UNE- ISO 15489-1), es el núcleo esencial de la Norma. Establece los principios fundamentales y el modelo para la creación de un Sistema de Gestión de Documentos
La segunda parte (UNE-ISO 15489-2), es un Informe Técnico que describe la metodología para la implantación de un Sistema de Gestión de Documentos
La aparición de la Norma y su traducción a diferentes idiomas (el español entre ellos) ha logrado también la normalización de la terminología
-Llansó i San Juan, Joaquim. “La Norma UNE-ISO 15489- 1 y 2. Análisis y contenido”, publicado en Arch-e. Revista Andaluza de Archivos, nº 1, mayo de 2009.
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LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS
Peculiaridades de carácter general
Las Relaciones Exteriores constituyen una función esencial de cualquier Estado, por embrionario que sea, y podemos reconocerlas en períodos muy antiguos
Esto significa que sus archivos históricos tienen una gran tradición y que custodian un enorme volumen de documentos de gran valor histórico lo que facilita el desequilibrio respecto a las etapas previas del ciclo vital de los documentos (archivos de trámite y de concentración)
El documento y la información tienen una relevancia especial que se refleja en el propio término de “diplomático”
Una parte importante de esa información que se refleja en los documentos tiene un carácter reservado o secreto, lo que determina, por ejemplo, la existencia de documentos cifrados
La distribución territorial de estas funciones es de una gran complejidad y desde luego excede las fronteras del propio Estado, lo que supone una dificultad añadida para el control de esos documentos producidos y conservados en las diferentes representaciones diplomáticas
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LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS
Situación actual
Se ha realizado un diagnóstico de la situación en 14 de los 21 países que constituyen la RADI
Se ha definido un Modelo Técnico adaptado a las necesidades detectadas en ese diagnóstico
El problema fundamental que parece desprenderse es la falta de vinculación, en general, entre los archivos históricos y las fases anteriores del ciclo vital
Parece existir también en algunos países cierto nivel de precariedad de medios (espacios adecuados, personal debidamente capacitado, etc.)
Igualmente, se desprende que en el 85’7% existe una normativa específica que regula el funcionamiento de los archivos, pero que se centra fundamentalmente en los archivos de carácter histórico
Se ha diseñado un Modelo para la Administración de Documentos en el que están reflejados los aspectos esenciales
Este Modelo ha sido diseñado en el entorno archivístico pero todavía no ha sido asumido por las autoridades de los respectivos Ministerios
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CONCLUSIONES
Se ha realizado un enorme esfuerzo en el seno de la RADI
El Modelo diseñado puede perfectamente ser adaptado a las peculiaridades de cada país
El impulso que falta para que realmente pueda ser efectiva su implantación debe ir dirigido hacia las respectivas Autoridades (al más alto nivel) de los Ministerios de Relaciones Exteriores de cada país
Es necesario plantearlo como una parte integrante del Sistema de Información y como instrumento de eficiencia y calidad
Para lograrlo, en mi opinión, sería mucho más efectivo ofrecer el Modelo como adaptación de la Norma ISO 15489
Igualmente, habría que presentar como instrumento de capacitación del personal de las oficinas, las posibilidades que ofrece la formación on line
En las Unidades de Control y Auditoría que deben crearse en cada Sistema, es imprescindible involucrar a los responsables de las diferentes áreas funcionales
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SALUDO FINAL
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y FELICIDADES POR EL GRAN TRABAJO REALIZADO
María Luisa Conde Villaverde
Jefe de Área de Gestión de la Información
Unidad de Apoyo al Fiscal General del Estado