FINANCIERA RURAL S. A DE C.V SOFOM E.R

CAPTULO II: PROCEDIMIENTOS CREDITICIOS

1. Objetivo

En este captulo se describen los pasos bsicos a seguir para el otorgamiento de un crdito desde el inicio de la relacin formal entre el acreditado y la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. El orden de los pasos es correlativo y la solicitud slo podr pasar a la siguiente etapa si ha cumplido todos los requisitos de la etapa anterior. En cualquiera de las etapas el proceso puede ser interrumpido, debindose informar sin demora al acreditado de los motivos de la decisin. El sistema informtico registrar las diferentes etapas, los tiempos invertidos y los responsables de cada una de ellas. La simbologa utilizada en diagramas se expone a continuacin:

Accin de control.Marca los puntos claves de control, identificando la accin dentro de una serie de actividades realizadas dentro de un procedimiento, los cuales son realizados para control y administracin de riesgos.

Inicio.

Representa inicio o trmino. Indica el principio o fin del procedimiento, dentro del smbolo se anotar inicio o fin, segn corresponda.

Actividad.Las actividades que se desarrollan en el procedimiento se describen brevemente dentro del smbolo. En la parte inferior media, se anotar el nmero consecutivo de la actividad.

Documento. Documento que entra y/o sale y que se genera o utiliza en el procedimiento.

Decisin. Punto del procedimiento en donde se debe realizar una decisin entre dos opciones.

Archivo permanente. Depsito de un documento o informacin dentro de un archivo por perodo indefinido.

Conector de pgina. Conexin o enlace con otra hoja diferente en la que continua el procedimiento.

Conector. Conector o enlace, de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo.

Promocin del Crdito Responsable principal: Analista de Crditos (Es recomendable que la promocin de los productos de crdito sea realizada por el Analista de Crdito; sin embargo, puede ser realizada por un promotor. La opcin por una u otra figura depender de las caractersticas del mercado, la viabilidad de su aplicacin y prcticas aceptadas en el rea de influencia de la IFR) Responsables alternativos: Cualquier funcionario de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, especialmente los funcionarios del rea de Crditos Procedimiento: Todos los funcionarios deben estar en condiciones de responder las consultas de las personas interesadas que llaman o se acercan a las Sucursales de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. Esta premisa debera cumplirse para todos los productos y servicios ofrecidos por la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.

2.1. Acciones de Promocin Todas las Sucursales de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple debern conocer la estrategia para la promocin y la captura de acreditados. Las vas usuales de ingreso de los mismos son:

2.2. Publicidad Medios Masivos Tambin es conocida como promocin pasiva, es la realizada a travs de medios de alcance masivos de difusin como ser: prensa escrita, radio, televisin, etc. Esta forma de promocin del crdito probablemente tenga mucha efectividad dependiendo de la imagen que tiene la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple en el mercado y el nivel de cobertura territorial. Como efecto de la promocin pasiva, los potenciales acreditados se acercan a las Sucursales de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple donde se les informa de las caractersticas y requisitos del crdito. Con esta informacin bsica; el funcionario (que debera ser el Auxiliar de Crditos) que atiende al solicitante, da inicio al proceso que permitir determinar el tiempo de demora para que la solicitud sea atendida (se cargar en el sistema la pre solicitud). Finalizada la toma de informacin, indicar al solicitante que en un plazo mximo de dos das hbiles un funcionario de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple le visitar o se contactar con l. Tambin se debe indicar al solicitante, los requisitos y documentacin que debe tener listos para entregar al Analista de Crdito que lo visite.

2.3. Referidos Metodologa aplicada de promocin, que consiste en contactar con personas que ya han operado crediticiamente con buen historial en la SOFOM y que en la actualidad no cuentan con crdito activo o, solicitar informacin sobre acreditados potenciales hablando con personas como fuentes de informacin:

a. Jefes de entidades gremiales. b. Administradores de mercados. c. Proveedores de negocios minoristas. d. Acreditados con buen historial de pago en la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.e. Personas que aparecen como referencias de los acreditados actuales.

Es recomendable tratar de establecer y mantener un contacto permanente con dichas personas, participando en eventos comerciales, sociales o deportivos, visitndoles, llamndoles por telfono peridicamente, etc.

2.4. Promocin directa La promocin directa o activa es aquella que realiza directamente el Analista de Crditos y tambin, los Gerentes de Sucursales o personal Auxiliar de Crditos visitando a los potenciales acreditados en su lugar de desarrollo de la actividad generadora de ingresos; as como igualmente, a acreditados que ya han operado con la entidad y cuyo crdito ha sido cancelado o est prximo a cancelarse.

2.5. Solicitante Potencial Todas las acciones de promocin tienen como finalidad, la deteccin de solicitantes potenciales con los cuales, la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, podr lograr el cumplimiento de metas de crecimiento de cartera.

2.6. Se Informa sobre Producto El personal de la Institucin que ha logrado captar la atencin del solicitante potencial, informar al mismo sobre la gama de productos ofertados por la Institucin y sus caractersticas. En este punto es importante recalcar que para realizar una adecuada promocin de los productos y servicios que ofrece, el personal deber contar con elementos de trabajo bsicos para realizar la labor, como son: volantes de promocin, tarjetas personales, conocimiento de toda la gama de productos que ofrece el rea de crditos, conocimiento de las tasas de inters activas con que trabaja la competencia y cules son las principales instituciones competidoras en la zona, los nmeros telefnicos de la SOFOM y de las Sucursales donde trabajan, la direccin de la Sucursal, el nombre del Gerente, el nombre de la plana directiva, etc. El Analista / Auxiliar de Crdito debe manejar tambin el Manual de Crdito de la SOFOM para poder responder adecuadamente a los acreditados potenciales ante eventuales planteamientos de crdito, consultas, etc.

2.7. Inters Expuestas las ventajas y beneficios de operar con la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple al potencial solicitante de servicios, el solicitante estar en condiciones de tomar la decisin de optar o no por un financiamiento.

2.8. Demanda no Satisfecha Si el solicitante potencial no se muestra interesado en operar con la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, el funcionario deber intentar detectar las causas de esta reaccin y desarrollar una estrategia adecuada, tratando de revertirla. Se sugiere preguntar directamente por qu no desea crdito. Si no responde abiertamente, preguntar con las siguientes alternativas:

a. El acreditado ya tiene acceso a otro crdito, por ejemplo de:Prestamistas: Explicar que la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple ofrecen tasas de inters ms bajas y frecuencias de pago ms largas; Proveedores: Explicar que si compra al contado puede obtener descuentos, puede diversificar sus fuentes de abastecimiento, aprovechar ofertas, etc. b. El acreditado est conforme con el nivel de su actividad, explicar que con una inversin bien utilizada puede crecer, ampliar su segmento de mercado, etc. c. El acreditado potencial tiene una mala imagen de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. Esto se podra dar por diferentes motivos, pudiendo algunos ser: Crditos demorados en el otorgamiento: Explicar que ello se ha mejorado, que ahora los crditos se desembolsan en menos tiempo (de preferencia informar los tiempos de demora en la atencin de las solicitudes de crdito en funcin del tipo de producto crediticio); Un ex acreditado moroso ha mediado una mala impresin: Explicar el sistema de seguimiento de mora; Por mala atencin del personal de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple: Preguntar al acreditado qu sucedi, el nombre de la persona que lo atendi y tomar nota de su crtica. 2.9. Analiza otro Ofrecimiento Si el acreditado tiene dudas con relacin a la conveniencia o no de tomar un crdito con la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, podra necesitar ms tiempo para comparar los servicios ofertados con pares que operen en el mercado.

2.10. Analista / Auxiliar de Crdito Agenda Nombre para Futuro Ofrecimiento Si el acreditado es elegible y muestra un inters relativo pero no desea financiamiento en ese momento, el Analista / Auxiliar de Crdito tomar nota en una agenda para un futuro contacto su nombre, direccin y la fecha en la que desea el crdito. Se recomienda igualmente, dejar tarjeta y mantener el contacto.

2.11. Cliente Potencial El solicitante desea el crdito, en cuyo caso, se deber explicar los requisitos y tomar los datos preliminares del acreditado. 2.12. Nuevo A efectos de dar trmite a la solicitud de financiamiento y procesar con celeridad la solicitud se deber consultar si la persona ha operado con anterioridad con la SOFOM.

2.13. Consulta Base de Datos Si la persona ha operado con anterioridad con la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple se consultar la base de datos interna para verificar el historial de pago del mismo. Para aquellos contactos que son realizados en campo, sin contar con la posibilidad de consultar la base de datos en el instante, ser opcin del Analista / Auxiliar de Crdito el llenado del formulario de Pre Solicitud con los datos generales del potencial acreditado.

2.14. Buen Historial La consulta en la base de datos de la entidad, tiene como finalidad primordial, establecer la moral de pago del solicitante potencial, ya que permitir verificar la puntualidad en el pago de su obligacin previa o actual con la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple.

2.15. Se Informa al Cliente y Archiva en Rechazados Si como resultado de la consulta en la base de datos, se constata que el solicitante potencial en una operacin previa no reembols en tiempo y en forma la obligacin financiera contrada, se proceder a informar a la persona que la solicitud de financiamiento no podr ser atendida por la mala referencia adquirida en la operacin anterior. El Analista / Auxiliar de Crdito, proceder a archivar la solicitud de financiamiento en la carpeta de rechazados, asentando en el mismo las causas del rechazo.

2.16. Llenado de Formulario: Pre Solicitud Si el solicitante potencial cuenta con un buen historial de pago, o se trata de un potencial nuevo acreditado, se proceder al llenado de la Pre Solicitud en donde se toman los datos bsicos de la persona: Nombre completo (de preferencia utilizando para el efecto el IFE de la persona y del cnyuge para los casos en que se requiera), direccin, telfono, referencias personales y comerciales, monto solicitado, plazo, destino de la inversin, etc. La toma de datos de la Pre-Solicitud es el primer paso en el proceso de concesin de crditos y no necesariamente implica realizar una visita al acreditado (segunda visita en caso de ser una promocin directa), siendo la misma previa a la toma de informacin para la Solicitud de Crdito, momento en que el acreditado decide formalizar su demanda de crdito ante la SOFOM y proporciona informacin bsica para la evaluacin de riesgos y facilita los documentos bsicos establecidos. El objetivo principal en esta etapa es conseguir informacin bsica sobre el acreditado y su actividad generadora de ingresos, la cual servir como punto de partida para iniciar la evaluacin del riesgo.

2.17. Firma Autorizacin para Consulta: Sociedades de Informacin Crediticia En el momento de llenado de la Pre Solicitud de financiamiento, se proceder simultneamente a llenar el formulario de autorizacin para consulta de informacin en las Sociedades de Informacin Crediticia, el cual deber ser firmado por el titular y cnyuge (si corresponde).5. Visita de Evaluacin al Solicitante Responsable principal: Analista de Crdito Responsables alternativos: Gerente de Sucursal, Gerente de Crditos. Procedimiento: 5.1. Visita de Llenado de Formulario y Anlisis Durante la entrevista, se completar la informacin correspondiente en los formularios para la formalizacin de la Solicitud de Crdito, segn lo siguiente:

Si es acreditado nuevo o no. Tipo de persona. Producto crediticio solicitado.

El Analista de Crdito, es el funcionario encargado y responsable de completar toda la informacin para la formalizacin de las operaciones, que ser recopilada in situ, es decir, deber realizar la entrevista en el domicilio de desarrollo de la actividad generadora de ingresos del solicitante y luego realizar la visita al domicilio particular (si correspondiese). Durante la visita, se completar la Solicitud de Crdito, la informacin para anlisis de la capacidad de pago (Formularios de Evaluacin de Riesgos y Declaracin Patrimonial) y se solicitar toda la documentacin necesaria para sustentar la capacidad de pago y el cumplimiento de todos los requisitos exigidos, de acuerdo con el Manual de Crdito. Al firmar la Solicitud de Crdito y entregar toda la documentacin correspondiente, el solicitante declara la veracidad de los datos presentados y formaliza su pedido. Los datos que el Analista de Crdito ha recopilado, sern registrados directamente en el sistema informtico para su procesamiento y control.

5.2. Recopilacin y Elaboracin de Estados Financieros La visita para la evaluacin de la actividad econmica, efectuada por el Analista de Crdito, tiene dos objetivos:

Determinar la Capacidad de Pago. La Capacidad de Pago es el aspecto cuantitativo del anlisis, por lo tanto se puede determinar con cierta precisin, si el Analista de Crdito tiene la suficiente habilidad para tomar los datos correctamente y si el acreditado es transparente al dar la informacin. Para ello, utilizar los formularios confeccionados para tal efecto: Evaluacin de Riesgos y Declaracin Patrimonial. Determinar la Moral de Pago. La moral de pago es el aspecto cualitativo/subjetivo, porque depende de la apreciacin que tenga el Analista de Crdito sobre el comportamiento del acreditado, su entorno y su familia. El objetivo de esta evaluacin es determinar si el acreditado tiene predisposicin para cumplir puntualmente con sus obligaciones. Por lo tanto, es de suma importancia que se establezca bases slidas para construir la relacin con el acreditado, para lo cual, necesariamente deber mencionar el tema de pagar sin atrasos, los costos de la mora, los beneficios de los pagos puntuales, etc. El anlisis de la moral de pago se complementa con las referencias solicitadas en las Sociedades de Informacin Crediticia. En el momento de la visita, el Analista de Crdito deber levantar y verificar informacin relacionada al patrimonio del solicitante y que podr ser utilizada como garanta de la operacin crediticia y que el acreditado est dispuesto a ofrecer. Adems deber recolectar los documentos necesarios, si el acreditado no los entreg con anterioridad.

5.8. Procesamiento de Informacin Financiera Una vez que el Analista de Crdito tiene toda la informacin que necesita vuelve a la oficina y procede a ordenar, realizar los clculos requeridos para establecer el flujo de ingresos y egresos, capacidad de pago y patrimonio del solicitante. Analiza los datos recolectados y completa el expediente con los documentos.

5.9. Cumple Requisitos para Presentacin en Comit de Crdito Con la informacin recopilada, procesada y analizada, el Analista de Crdito est en condiciones de establecer si el solicitante potencial cumple con los requisitos para el financiamiento establecidos por la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple y contenida en el Manual de Polticas Generales y los especficos por producto.

5.10. Se Informa al Solicitante, Da de Baja y Archiva en Rechazados Si con base en la informacin procesada y analizada, el Analista de Crdito determina que el solicitante no cuenta con capacidad de pago para reembolsar el crdito en tiempo y forma, ni las garantas requeridas, informar al mismo que la solicitud de financiamiento no podr ser procesada. De igual manera, deber dar de baja en el sistema la solicitud de financiamiento y archivar la documentacin en rechazados, registrando los motivos.

5.11. Expediente para Presentacin en Comit de Crdito Si con base en la informacin procesada y analizada, el Analista de Crdito determina que el solicitante cuenta con capacidad de pago y las garantas requeridas segn lo establecido en el Manual de Crdito, deber elaborar su propuesta de financiamiento para su presentacin en Comit de Crdito. Cuando el Analista de Crdito ha completado todo el expediente, lo entregar al Auxiliar de Crdito para que ingrese dicha informacin en el sistema informtico, quedando as el Expediente a la espera de su presentacin en Comit de Crdito. Aquellos expedientes que no estn debidamente completados y documentados, no sern procesados en el sistema informtico y sern devueltos al Analista de Crdito.6.6. Exposicin en Comit () Los expedientes de las operaciones en proceso que han pasado la verificacin realizada por el Auxiliar de Crdito satisfactoriamente, sern presentados al Comit de Crdito para su consideracin. Todos los expedientes con montos que requieran niveles de aprobacin 2, 3 4, inicialmente debern ser presentados en el Comit de Crdito del Nivel 1, es decir, deben ser revisados en su respectiva Sucursal, por el Gerente de Sucursal y dems miembros del Comit Nivel 1. Dependiendo del monto de la solicitud de crdito, se elevarn a los siguientes niveles de Comit para su aprobacin correspondiente (Niveles 2, 3 4). 6.7. Comit de Crdito Aprueba? En el Comit de Crditos, cada Analista de Crdito sustenta y fundamenta su propuesta. El rol de los otros miembros del Comit es determinar si los argumentos presentados son suficientemente slidos adems de evaluar el riesgo de la operacin. El Comit de Crdito en cualquier nivel tiene la potestad de aprobar, modificar o denegar el monto de crdito, el plazo, la frecuencia de pago y todos los dems aspectos que hacen relacin a la operacin de crdito como: el da de desembolso, el vencimiento del crdito, la cobertura de garantas, etc. 6.8. Registro de Operacin Denegada Si el Comit de Crdito considera la solicitud de financiamiento no viable, denegar la misma, asentando el status de denegada en el Acta de Comit. 6.9. Se Informa al Solicitante, se Da de Baja y Archiva Se informar a los solicitantes cuyos expedientes hayan sido examinados y denegados en Comit de Crdito que la solicitud de financiamiento presentada por los mismos ha sido rechazada. De igual manera, se deber dar de baja en el sistema la solicitud de financiamiento y archivar la documentacin en denegados, registrando los motivos. 6.10. Registro de la Informacin Aprobada Se registrar los expedientes de crditos cuyas solicitudes de financiamiento hayan sido aprobadas en Comit de Crdito, con el status de aprobada. 6.11. Cambios en la Propuesta. El Comit de Crdito podr realizar cambios en la propuesta inicialmente presentada por el Analista de Crdito en cuanto a monto, plazo, garantas presentadas, perodos de gracia, etc.; en salvaguardo de los intereses de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. Las solicitudes de financiamiento en las cuales el Comit de Crdito ha variado los trminos inicialmente acordados con el potencial acreditado, aunque las mismas se encuentren aprobadas, quedarn registradas en Acta de Comit como aprobados y en observacin, se MANUAL DE CRDITO SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MLTIPLE CAP. II: PROCEDIMIENTOS CREDITICIOS Elaborado por: SIC DESARROLLO Aprobado por: Vigencia: Indefinido Actualizacin: Julio 2011 Pgina 67 de 139 V - Ene./10 anotar en borrador que se encuentran pendientes de aprobacin las nuevas condiciones crediticias por el acreditado y a la espera de los resultados de la negociacin con el mismo. 6.12. Se Comunica al Solicitante Ser responsabilidad del Analista de Crdito la comunicacin con el acreditado potencial en forma inmediata al trmino de la sesin del Comit de Crdito, a fin de informar al mismo los cambios que se han realizado en el Comit de Crdito y realizar las correspondientes negociaciones. El Analista de Crdito deber verificar los datos de la resolucin del Comit de Crditos para transmitir la informacin correcta a los acreditados. Con la resolucin del Comit de Crditos. 6.13. Solicitante. Acepta Cambios? El Analista de Crdito deber encargarse personalmente de informarle al acreditado de la resolucin del Comit de Crditos, especialmente cuando hay diferencia entre el monto solicitado y el monto aprobado u otras variaciones determinadas por el Comit de Crdito, con respecto a la solicitud original. El Analista de Crdito deber negociar los nuevos trminos de la operacin aprobada, aclarando cualquier duda que podra tener el acreditado, ya que la falta de comunicacin clara con el acreditado, en muchas ocasiones es causa del atraso en el pago de los crditos. 6.14. Se Registra Informacin Si el solicitante no acepta los nuevos trminos de la operacin crediticia y opta por declinar su solicitud de financiamiento y no retirar el monto de financiamiento aprobado en Comit de Crdito, el Analista de Crdito informar al Comit de Crdito la situacin, procedindose a registrarla en el Acta de Comit. 6.15. Se Da de Baja y Archiva en Desistidos El Auxiliar de Crdito registrar en el sistema informtico la operacin de financiamiento desistida por el solicitante potencial, dando de baja la misma y archivando el Expediente de Crdito en desistidos (en caso de existir documentos originales de propiedad del solicitante en el Expediente de Crdito, los mismos se le sern devueltos, quedando a disposicin para su retiro en las oficinas de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple). Es recomendable llevar un control de las operaciones aprobadas en Comit de Crdito y desistidas, clasificndola por Analista de Crdito y Sucursal, ya que la misma permite evaluar las gestiones de colocacin realizadas. 6.16. Auxiliar de Crdito Formaliza la Operacin El Auxiliar de Crdito registrar las operaciones aprobadas en el sistema informtico, tanto las aprobadas sin modificaciones como aquellas que fueron modificadas y aceptadas por los acreditados. 7. Formalizacin y Desembolso del Crdito Responsable principal: Auxiliar de Crdito, Contabilidad, Cajero Responsables alternativos: Ninguno Procedimiento: 7.1. Formalizacin de la Operacin Luego de la sesin del Comit de Crdito, los expedientes de los acreditados potenciales de operaciones aprobadas en el mismo sern entregados al Auxiliar de Crdito para continuar con el procedimiento de formalizacin y posterior desembolso. 7.2. Auxiliar de Crdito Verifica Cumplimiento Disposiciones Comit de Crdito () El Auxiliar de Crdito verificar que el expediente est completo y proceder a ingresar al sistema informtico las condiciones de la operacin aprobadas por el Comit de Crdito, verificando nuevamente, que toda la informacin est correctamente completada y que toda la documentacin respaldatoria se encuentre debidamente firmada. 7.3. Preparacin e Impresin de Documentacin Efectuado el ingreso de los datos de los crditos aprobados, al sistema informtico, se procede a preparar la documentacin para el desembolso de los crditos. La documentacin a ser impresa estndar ser: Contrato, Pagar, Plan de Pagos y Cheque (si es requerido). El Cheque ser remitido a Contabilidad para su autorizacin y firma correspondiente. Contabilidad deber entregar los cheques ya firmados, a los Auxiliares de Crdito, para su custodia mientras el acreditado se presenta a retirar su prstamo. Los cheques no podrn permanecer en Caja ms de siete das hbiles sin ser recibidos por el acreditado. Al octavo da se avisar al rea de Contabilidad para su anulacin o al rea de Procesos o de Cartera para que reprograme el desembolso con elaboracin de nuevo pagar y cheque. Las operaciones crediticias que cuenten con garantas reales (hipotecaria o prendara), se esperar a que las garantas se encuentren totalmente realizadas a favor de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple para iniciar la impresin de la documentacin del crdito. 7.4. Se Informa al Solicitante Operacin para Desembolso Con las garantas constituidas y el cheque a ser entregado debidamente firmado y autorizado, el Auxiliar de Crditos contactar telefnicamente al acreditado (en caso de no contar con telfono, ser responsabilidad del Analista de Crdito visitar al cliente en su domicilio) para informar que la operacin crediticia se encuentra lista para ser retirada en las oficinas de la entidad, reiterando al acreditado la direccin de la misma, los horarios de atencin y la persona a contactar. MANUAL DE CRDITO SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MLTIPLE CAP. II: PROCEDIMIENTOS CREDITICIOS Elaborado por: SIC DESARROLLO Aprobado por: Vigencia: Indefinido Actualizacin: Julio 2011 Pgina 70 de 139 V - Ene./10 7.5. Se Presenta para Retiro En este punto se debe considerar el procedimiento de reversin de operaciones de crdito. Las operaciones no podrn permanecer pendientes de desembolso por ms de siete das hbiles contados a partir de la fecha de aprobacin de la solicitud sin ser recibidos por el acreditado. Al octavo da se avisar al rea de Contabilidad para su anulacin o al rea de Procesos o de Cartera para que reprograme el desembolso con elaboracin de nuevo pagar, o caso contrario, codifique dicha operacin como desistida. 7.6. Se Informa a Contabilidad para Anular Operacin En caso de que no se presente el titular para el retiro de la operacin o faltare firma en la documentacin legal de formalizacin de alguna de las personas involucradas (titular, cnyuge/conviviente y/o aval y su cnyuge/conviviente) ser revertida y anulada en el sistema informtico. El Auxiliar de Crdito imprimir el listado de los crditos listos para desembolsos que no hayan sido retirados o se encuentran pendientes de alguna firma e informar a Contabilidad para revertir la (s) operacin (es) y anular el (los) cheque (s). 7.7. Registro de Informacin De igual manera, se registrar en observaciones del Acta de Comit como desistidos, los crditos aprobados y que no hayan sido retirados por los titulares por haber desistido de la operacin; y aquellas operaciones que sern revertidas para luego ser habilitadas posterior al cierre, como pendientes. Es recomendable no dejar operaciones pendientes de desembolso al cierre de mes de aquellos solicitantes que se vean imposibilitados de retirar sus operaciones. De preferencia, sus operaciones debern ser anuladas y, una vez confirmada y coordinada la nueva fecha de retiro, se proceder a la emisin de la documentacin respaldatoria, quedando la operacin en el sistema informtico como aprobada por Comit de Crdito. 7.8. Se Da de Baja y Archiva en Desistidos Las operaciones aprobadas cuyos titulares no se presenten a retirar por haber desistido de operar con la SOFOM, sern dados de baja en el sistema, registrando las causas y archivndose el expediente del acreditado en desistidos. Ser responsabilidad del Auxiliar de Crdito realizar dicha tarea, siendo parte de sus labores rutinarias. 7.9. Formalizacin y Firma de Documentacin () El desembolso del crdito se efecta al concurrir el acreditado a la Sucursal. Solamente en casos excepcionales, se realizarn desembolsos fuera de la sucursal, en cuyo caso deber estar presente el Gerente en forma conjunta con el Analista de Crdito a cargo. () El encargado de la atencin en las Sucursales ser el Auxiliar de Crditos, el cual asistir al acreditado dndole la bienvenida y orientaciones bsicas respecto a las operaciones a realizar, los das de pago, las ventajas de ser un pagador puntual, y dems ventajas y responsabilidades que conllevan ser un acreditado de la SOFOM. Posteriormente, completarel expediente de la solicitud haciendo firmar el pagar respectivo al acreditado y su cnyuge/conviviente y aval y su cnyuge/conviviente si corresponde, verificando las firmas: El contrato de crdito. Pagar. Hoja de recepcin conforme de efectivo o Cheque. Cuando se trate de crditos con garanta hipotecaria o garanta prendara; primero deber realizarse la formalizacin de las garantas. Para realizar el desembolso, se debe estimar el da de desembolso considerando el tiempo que se requiere para la formalizacin de las garantas. Ningn Analista de Crdito podr realizar el procedimiento de desembolso de crdito. Esta opcin ser solamente habilitada al Auxiliar de Crdito. 7.10. Auxiliar de Crdito Verifica Firma con Documentacin Legal () Ser responsabilidad del Auxiliar de Crdito verificar que la documentacin legal de la operacin crediticia se encuentre debidamente firmada por el titular y cnyuge/conviviente y el aval y su cnyuge/conviviente si corresponde. Deber constatar que la rbrica coincida con la registrada en la documentacin oficial del acreditado (IFE) y su cnyuge/conviviente y aval y cnyuge/conviviente si corresponde; es decir, de todas las personas involucradas y firmantes de la operacin crediticia. 7.11. Coincide. Con la documentacin legal en mano, el Auxiliar de Crdito verificar que cada firma corresponda con la registrada en el documento legal de cada firmante de la operacin crediticia. Es recomendable que el Auxiliar de Crdito haga firmar una hoja en blanco a modo de prctica al titular y cnyuge/conviviente y aval y cnyuge/conviviente si corresponde, a fin de verificar la concordancia o no de la misma con la documentacin legal. 7.12. Impresin de Documentacin Nueva Si la firma realizada por el titular y su cnyuge/conviviente y aval y su cnyuge/conviviente no coincide con la documentacin oficial (IFE), el Auxiliar de Crdito proceder a la impresin de una nueva documentacin de formalizacin para ser firmada. 7.13. Entrega Documentacin de Crdito El Auxiliar de Crdito, una vez firmada la documentacin legal respaldatoria de la operacin por el titular y su cnyuge/conviviente y aval y su cnyuge/conviviente si corresponde, entregar al titular el Plan de Pagos y Cheque. En caso de que la operacin sea desembolsada en efectivo, Contabilidad deber prever la disponibilidad de efectivo en las Sucursales para dichos desembolsos mientras se presenta el prestatario para retirar su prstamo, a fin de que no existan demoras. (Nota: Si los desembolsos se realizan en efectivo y a travs de cajas de la SOFOM, las mismas debern estar debidamente habilitadas segn disposiciones y reglamentaciones relacionadas de seguridad vigentes) Los desembolsos en efectivo se realizarn en una ventanilla de Caja de las Sucursales. El Cajero debe ser cuidadoso(a) al certificar la autenticidad de las personas y firma de los mismos previo a la entrega del efectivo. En esta ocasin se revisar la conformidad del da del desembolso, si por demora del acreditado u otros motivos se excede la fecha de desembolso aprobada por el Comit de Crdito, ser necesario que el Auxiliar de Crditos de las Sucursales coordine con Contabilidad para que regularice en el expediente una nueva fecha de desembolso. 7.14. Auxiliar de Crdito Entrega Documentacin para Custodia () Una vez concluido el desembolso, el Auxiliar de Crdito entregar los documentos de la formalizacin del crdito a los respectivos funcionarios de la institucin encargados de su custodia y archivo correspondiente: Contrato Garantas Pagar 7.15. Se Archiva Documentacin De igual manera, el Auxiliar de Crdito entregar a Recuperaciones el expediente quedando a cargo de los mismos su archivo en el lugar correspondiente; en su defecto, quedar a cargo de Crditos la custodia del expediente del acreditado conteniendo: Solicitud de crdito Informes del Crdito Documentos que sustentan el anlisis Propuesta de crdito del Analista de Crdito Aprobacin y la liquidacin de la operacin8. Procedimiento de Recuperacin Responsable principal: Dependiendo de los das de atraso del acreditado, la responsabilidad corresponde a Auxiliar de Crdito, Analista de Crdito, Gerente de Sucursal, Asistentes de Recuperacin o Jurdico. Responsables alternativos: Ninguno Procedimiento: 8.1. Generacin de Listado () () Al inicio de cada jornada laboral, el Auxiliar de Crdito proceder a la generacin en el sistema informtico e impresin del correspondiente Reporte de Mora. 8.2. Acreditados en Mora () Ser responsabilidad del Gerente de Sucursal, o en su defecto Recuperaciones, la coordinacin de las actividades de seguimiento de clientes morosos a ser realizadas durante el da. Las gestiones y los responsables de su realizacin, sern asignadas en funcin de los das de atraso en el pago de las cuotas de los clientes morosos. 8.3. Nueva Consulta Siguiente Da De no existir clientes con cuotas vencidas, el Auxiliar de Crdito / Asistente de Recuperaciones volver a generar el listado al da siguiente, al inicio de la jornada. 8.4. Acciones de Recuperacin Si los acreditados no cumplen con las fechas pactadas para el pago de sus cuotas, se pueden ejecutar varios procedimientos, ejerciendo diversos niveles de presin para el seguimiento y recuperacin de acreditados atrasados. Cada caso de morosidad debe ser tratado de manera diferente, ya que no existe un esquema nico aplicable. Depender de la situacin concreta de cada acreditado y cmo evoluciona su reaccin ante el reclamo de pago. Bsicamente la presin a ejercer se va incrementando de acuerdo con los das de atraso, sin embargo no necesariamente el orden de acciones ser la misma para todos los casos. El objetivo del esquema de requerimiento de pago descrito a continuacin es que se reaccione rpidamente al menor atraso en el incumplimiento de los acreditados. El esquema no significa que obligatoriamente se deba proceder en ese orden, es decir, si un acreditado muestra no tener voluntad de pago en la primera semana de atraso y, el responsable del seguimiento considera necesario enviar una nota de recordatorio de pago pre-judicial (por ejemplo), se proceder al envo correspondiente. Lo ideal es tomar las medidas necesarias en el momento oportuno para la regularizacin de los pagos. 8.5. Primer Contacto: Telefnico En la primer semana de atraso, ser responsabilidad del Auxiliar de Crdito de la Sucursal realizar contactos telefnicos (o el Analista de Crdito visitar al acreditado en su domicilio en caso de no contar con telfono de contacto) para informarse de los motivos de atraso y concretar una fecha de pago para regularizar la deuda. () Las gestiones realizadas por el Auxiliar de Crdito, debern ser registradas en una hoja de seguimiento (individual por acreditado) en donde quedarn registrados los motivos del atraso y la fecha para regularizar el pago de la deuda. 8.6. Segundo Contacto: Visita de Negociacin Durante las siguientes dos semanas (semanas 2 y 3), las gestiones de recuperacin sern complementadas por visitas al domicilio del titular, en la cual se le har llegar en forma obligatoria al acreditado notas de reclamo o notificaciones, cuyo contenido deber ir enfocado a incentivar el pago recordando al acreditado los beneficios que obtendr al ser un cliente puntual. Es recomendable en esta etapa de seguimiento, que las notificaciones entregadas, tengan un tenor suave, sin embargo, el Analista de Crdito responsable deber ser firme al solicitar la regularizacin de la deuda. () Ser indispensable que cada una de las notificaciones que se entreguen a los acreditados morosos, cuenten con una copia debidamente firmada por la persona que recibi la carta original, indicando hora y fecha de entrega. Es importante que las cartas sean entregadas en la fecha que fueron redactadas, de lo contrario, cualquier carta entregada fuera de la fecha indicada, perder su efecto y seriedad. En este ltimo caso, es preferible, rehacer la carta de reclamo. 8.7. Tercer Contacto: Visita de Negociacin () Durante las dos siguientes semanas (semanas 4 y 5), las gestiones de recuperacin sern complementadas y acompaadas por el Gerente de Sucursal, quien tendr a su cargo, interiorizarse de la situacin del titular de la deuda y contactar al aval, de ser el caso, para informar del atraso en el pago de la deuda. Las gestiones realizadas, debern ser complementadas con notificaciones o cartas de reclamo, cuyo contenido deber solicitar la cancelacin de la deuda pendiente, es decir, el contenido deber ser ms fuerte que las anteriormente entregadas. En caso de no tener respuesta, se deber registrar en la hoja de seguimiento las gestiones realizadas y los motivos por los cuales, an la deuda no se ha regularizado. () Al finalizar la 5 semana de atraso, las gestiones de recuperacin realizadas por la Sucursal, debern recibir el apoyo del rea de Recuperaciones de la entidad (pre-jurdico) quienes apoyarn las gestiones aumentando la presin a fin de lograr la regularizacin de la deuda. () El departamento de recuperaciones (pre-jurdico) ser responsable de las gestiones de recuperacin durante las semanas 6, 7 y 8, pudiendo contar con apoyo de personal de la Sucursal (Auxiliar de Crdito, Analista de Crdito, Gerente y/o Gerente de Crdito). 8.8. Se Registra y Archiva Status de la Negociacin () El Auxiliar de Crdito, Analista de Crdito, Gerente de Sucursal, Gerente de Crdito y personal de Recuperacin llevarn un registro (hoja de seguimiento) de las gestiones realizadas por acreditado: llamadas telefnicas, visitas realizadas y las notas entregadas anotando tambin, las razones del atraso esgrimidas por el acreditado y las fechas en que promete efectuar el pago. Las notificaciones de requerimiento de pago debern ser entregadas personalmente al acreditado, en su ausencia, no podrn entregarse a un familiar u otra persona. Los Analistas de Crdito recibirn las cartas de notificacin para morosos de parte del Auxiliar de Crditos debidamente revisadas por el Gerente de Sucursal, quien llevar un control del manejo de las cartas. 8.9. Regularizacin de la Deuda () El Auxiliar de Crdito / Analista de Crdito deber informar al Gerente de Sucursal / Gerente de Crdito, de todas las gestiones realizadas y los posibles riesgos que observe durante sus visitas de reclamo como: problemas en el desarrollo de la actividad generadora de ingresos, quiebra, venta de bienes muebles o inmuebles, despido o cambio de trabajo, enfermedades en la unidad familiar, cambio de domicilio, etc., de manera que se pueda tomar las medidas oportunas. Tambin, tratar de convencer al acreditado de regularizar sus pagos atrasados en el menor plazo posible, por ejemplo, dado el caso de un acreditado con 3 das de atraso, se tratar de convencer al acreditado de regularizar su situacin antes de que pase a la segunda calificacin de acuerdo con la puntualidad en el pago. El Analista de Crdito / Gerente de Sucursal presenta el caso en el Comit de Crditos, para presentar el caso, se requerir de la actualizacin de la informacin que consta en el expediente. Se realizar un nuevo anlisis de la capacidad de pago del acreditado que implicar la verificacin de todas sus referencias a fin de contar tambin con un anlisis de su actual situacin de endeudamiento y solvencia moral, para los casos que se presentan para ser refinanciados. Para los casos extremos, el personal de Recuperaciones podr realizar renovaciones de deuda; sin embargo, la Renovacin de Crditos, no debe ser considerada como una opcin para solucionar problemas de mora de la cartera, debe ser una alternativa de solucin a los problemas graves de incapacidad de pago a los acreditados, ocurridos como consecuencia de situaciones inesperadas no imputables a l. Cuando un acreditado demuestra no tener voluntad de pago, no proceder la solicitud de una renovacin. Todas las solicitudes de renovacin, debern contar con la visita correspondiente del Gerente de Cartera o Recuperaciones y ser autorizadas por el Comit de Crdito dado el atraso en su resolucin. () Todas las solicitudes de renovacin, quedarn inscritas en el libro de Actas del Comit de Crditos. El personal de Recuperaciones tambin deber verificar in situ los datos y las justificaciones presentadas por el Gerente de Sucursal. Como resultado de su visita, deber ratificar el informe o elaborar un nuevo informe y presentar la propuesta de renovacin del caso al Comit de Crditos, de acuerdo con lo establecido al respecto, en el Captulo I: Polticas de Crdito. 8.10. Se Registra y Archiva Informe, se Deriva Gestin Si al final de la semana 8 de gestiones, no se ha logrado la regularizacin de la deuda, las gestiones se derivarn a Jurdico. () La hoja de seguimiento deber incorporarse a la carpeta del acreditado con el propsito de anotar cronolgicamente todas las gestiones realizadas para la recuperacin del crdito, ya sea llamadas telefnicas, notas intimidatorias, con quin se habl, los compromisos de pago, que se fueron negociando, si se cumplieron o no, o cualquier otro detalle que se considere importante dentro del proceso de reclamo: Si el acreditado cambi de domicilio, si todava tiene el mismo negocio, si tiene problemas personales de cualquier ndole (familiares, conyugales, de enfermedad, etc.), es decir, cualquier informacin de alerta que sirva para tomar acciones oportunas de recuperacin. Esta hoja de seguimiento, deber estar actualizada en el momento que el expediente se derive a Jurdico. 8.11. Jurdico Las acciones de cobranza judicial de crditos se llevarn a cabo por intermedio del Asesor Legal (externo o interno segn sea el caso) asignado bajo la supervisin de la Gerencia de Recuperaciones, o en su defecto de la Gerencia de Crdito. La Gerencia de Recuperaciones proveer del expediente del deudor al Asesor Legal externo o interno, con la siguiente documentacin: El (los) pagar(s) debidamente llenados y firmado(s). Contrato de Crdito Documentos originales de las garantas. Reportes e informacin necesaria, para una efectiva recuperacin en la va judicial. Las deudas cuyos montos no justifiquen la realizacin de gestiones judiciales, debern contar con todas las posibles gestiones realizadas por el personal responsable de su recuperacin, con sus correspondientes informes, para presentar en Comit de Crdito el status de irrecuperabilidad del crdito y solicitar el castigo correspondiente. Para que un crdito pueda ser castigado es necesario que la Gerencia de Recuperaciones, presente la propuesta de castigo, previo informe de la Gerencia de Crditos y sta sea evaluada por el Consejo de Administracin segn la siguiente informacin: Informe del Gerente de Recuperaciones: donde se expresa su opinin sobre el castigo del saldo del capital e intereses de cada crdito sustentado tcnicamente las razones de tal recomendacin. El informe deber contener lo siguiente: Situacin Legal del deudor. Situacin Legal de las garantas. Avales. Actuaciones legales realizadas a la fecha que prevean el agotamiento de todas las instancias para la recuperacin del crdito. Resultados de las gestiones con los acreditados y avales. () Informe escrito del Gerente de Sucursal: el informe deber considerar los factores por los cuales se clasifica el crdito como irrecuperable, los comentarios sobre la capacidad y voluntad de pago del acreditado y de sus avales; as como una descripcin de los resultados de las negociaciones efectuadas para recuperar el crdito, anlisis y situacin de las garantas y explicacin sobre el grado de recuperabilidad. La Gerencia General propondr al Consejo de Administracin la relacin de crditos a castigar, previo informe emitido por la Gerencia de Crditos. () El Consejo de Administracin aprobar previo anlisis, la relacin de crditos para castigo presentada por la Gerencia General, este acuerdo quedar registrado en las Actas respectivas. Se castigarn todos los crditos propuestos por la Gerencia General, aprobados por el Consejo de Administracin, siempre que se hayan cumplido con los requisitos administrativos y las disposiciones legales referidas al castigo de cuentas incobrables. Se proceder a castigar los crditos de manera trimestral o cuando la Gerencia General previo informe de Crditos crea conveniente proponerlo. () Control de los Crditos Castigados: el control y seguimiento de los crditos castigados ser efectuado por la Gerencia de Recuperaciones. Negociacin de Crditos con Problema de Recuperacin: a fin de realizar una recuperacin efectiva de los crditos vencidos, pre-judiciales, judiciales y castigados estos podrn ser negociados en los siguientes trminos: - Renovaciones. La opcin de negociacin estar supeditada al refinanciamiento del crdito segn las consideraciones y requisitos establecidos por el presente reglamento. En caso que existiera incumplimiento del refinanciamiento por parte del deudor se proceder inmediatamente con el inicio del proceso judicial, por intermedio del Asesor Legal al cual se asigne la cuenta. Condiciones y Requisitos. 1. Se requiere una solicitud escrita exponiendo las causas de la modificacin de las condiciones del crdito original, y la propuesta del nuevo compromiso de pago y plazo para el crdito refinanciado. 2. Para refinanciar, se exige pagar como mnimo los intereses, moras y otros gastos vencidos, cuya evaluacin y seguimiento es a cargo de Recuperaciones. 3. Posterior al anlisis de la solicitud escrita y la documentacin de sustento de la capacidad de pago, el Gerente de Sucursal o Gerente de Crditos llenar la solicitud de refinanciamiento al Gerente de Recuperaciones; evaluar y propondr el refinanciamiento actualizando los datos segn sea el caso y/o mejorando las garantas. Se analizar la propuesta en Comit de Crdito para su aprobacin por el Nivel correspondiente. Aprobada la propuesta por las instancias facultadas, laoperacin del refinanciamiento se realizar en la misma forma que cualquier otro crdito. 4. Un crdito se podr refinanciar por nica vez y excepcionalmente por razones bien sustentadas un crdito se refinanciar por una segunda y ltima vez. 5. Requisitos, segn producto crediticio, y exigidos para la evaluacin crediticia, siendo los bsicos los siguientes: - Copia de documentacin legal (IFE) actual del acreditado, cnyuge y avales. - Copia de recibo de luz o agua del acreditado y avales. - Sustento de ingresos de los dos (02) ltimos meses, con boletas de pago/recibos de nmina, recibo por honorarios y otros fiables. - Flujo de caja de ingresos de actividad generadora de ingresos, Balance General y Declaracin Patrimonial. - Tratndose de crditos con garanta real y crditos en Cobranza Judicial el Asesor Legal emitir una opinin legal. - Firma del Contrato de Refinanciamiento y del Pagar. - Crditos Castigados. La negociacin directa estar a cargo del Asesor Legal al cual se asigne la cuenta y los Convenios de Pagos respectivos sern suscritos y autorizados por la Gerencia de Recuperaciones y el Asesor Legal asignado. Se aplicar la siguiente forma de cobranza de acuerdo con la posicin de la deuda del cliente: La reduccin de lo adeudado, tambin se podr realizar cobrndose nicamente el saldo del capital, condonndose la totalidad de los intereses ordinarios y moratorios. Se adicionara los gastos de cobranza. Pago total de lo adeudado incluyendo gastos de cobranza. Crditos en Cartera Judicial: la Gerencia de Recuperaciones, a efectos de lograr la recuperacin efectiva de los crditos, podr optar por acciones de negociacin. La reduccin de lo adeudado, tambin se podr realizar cobrndose el saldo del capital, los intereses ordinarios condonndose hasta un 50% de los intereses moratorios. Se adicionara los gastos de cobranza. () Seguimiento y Control: Mensualmente el rea de Recuperaciones informara a la Gerencia de Crditos (con copia a la Gerencia General) de los resultados de la labor realizada y derivados de la negociacin directa y procesos judiciales tanto del rea de recuperaciones como de la labor desempeada por los Asesores Legales. () Recepcin de Pagos de Cuotas Atrasadas: La cobranza de las cuotas atrasadas se debern realizar a travs de la ventanilla (cajero) de cualquier Agencia Sucursal de la SOFOM o en las oficinas de los Bancos o entidades con los cuales la SOFOM tenga abiertas cuentas de cheques. En casos excepcionales, Recuperaciones autorizar la recepcin del pago al Gerente de Sucursal, quien deber realizar la rendicin correspondiente al cajero a su regreso a las oficinas de la Sucursal. Proceso de Embargos: Para la realizacin de medidas cautelares se observarn los siguientes aspectos: Dictada la Providencia Cautelar que ordena el secuestro conservativo, el Asesor Legal encargado proceder a coordinar la fecha y hora de su ejecucin con el Actuario del Juzgado una vez se le haya dado entrada a la demanda correspondiente. El resultado de la Coordinacin ser comunicado por escrito a Asesora Legal y Gerencia, con indicacin precisa del Da, Hora, Nmero de Expediente, Ejecutados, Juzgado y Secretario. Asesora Legal, entrega a Gerencia la Relacin de Embargos programados con indicacin de fecha, hora y Secretara de Juzgado. El Gerente de Crditos y/o Gerente de Sucursal que es declarado rgano de Auxilio Judicial, tiene a su cargo la contratacin de movilidad, personal, uso de los recursos de comunicacin y econmicos asignados para ejecucin de medida cautelar, con la aprobacin de la Gerencia General. En la fecha y hora sealada para la diligencia, el Gerente de Crditos pone a disposicin del Asesor Legal responsable los recursos descritos en el prrafo anterior que dispone y ejecuta los gastos a realizarse con motivo de diligencia, informando a la Gerencia documentadamente. Los bienes secuestrados son conducidos por el Gerente de Crditos al lugar designado como depsito por la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple. Mantiene los bienes bajo la responsabilidad hasta entregar al adjudicatario, que resulte del Remate o su devolucin en las otras formas del depositario conclusin de la medida cautelar. Terminada la diligencia cautelar, el Asesor Legal responsable, en el plazo de 48 horas remite copia del Acta a la Gerencia General. Bienes adjudicados: Son aquellos bienes recibidos en restitucin de los saldos insolutos provenientes de crditos y compensacin de derechos o acreencias de las Sociedad Financiera de Objeto Mltiple, de acuerdo con prescripciones legales y normas vigentes. () Valuacin del bien inmueble adjudicado: Transcurridos 12 meses de la adjudicacin o recuperacin de bien inmueble, la SOFOM ordenar la realizacin de una valuacin del bien, la misma que debe ser realizada por un perito debidamente inscrito y en caso sea necesario constituir una provisin de desvalorizacin, hasta ajustar a su valor de realizacin. En caso que el valor de realizacin resultase mayor que el valor neto en libros, las Sociedad Financiera de Objeto Mltiple no podrn reconocer ni registrar dicho valor. () Registro y control de bienes adjudicados: Los bienes adjudicados de crditos prendarios, son registrados (ingresos y salidas) por el Tasador y controlados por un Depositario; en caso de crditos no prendarios, el registro y control est a cargo del Departamento Legal. Las adjudicaciones y ventas de bienes adjudicados se deben registrar en sus libros de actas correspondientes. () Participacin en la venta de bienes adjudicados: Los directivos, funcionarios y empleados de la SOFOM estn impedidos de participacin como postores en la venta de bienes adjudicados y en los remates pblicos de bienes provenientes de las operaciones de crditos. Control Interno para la administracin de Crditos: La Sociedad Financiera de Objeto Mltiple establecer polticas especficas de control interno con el objetivo de monitorear el trabajo realizado por todos los funcionarios involucrados en los diferentes aspectos que se relacionan con la administracin de la cartera de crditos Institucional. () El rea de Auditora seleccionar una muestra aleatoria de los crditos independientemente que estn al da, atrasados, que sean operaciones normales, refinanciadas, nuevas, o recurrentes; y verificar que las polticas, controles, procedimientos de administracin y contables, mtodos de trabajo, reglamentos y dems disposiciones aprobados por los niveles de direccin sean cumplidos a cabalidad por los funcionarios de la SOFOM. Para el cumplimiento de estas disposiciones, el rea de Auditora, incluir dentro de sus actividades la realizacin de visitas de manera rotativa a cada una de las Sucursales y a todas las dems reas que guardan relacin con la colocacin de crditos, incluyendo revisin de expedientes y visita a acreditados. Los auditores realizarn trabajo de revisin de cumplimiento de las formalidades establecidas, as como tambin realizarn trabajo de campo para constatar la existencia de los acreditados y la veracidad de la informacin recopilada. Todas las disposiciones sobre renovaciones, traslado interno de cartera, dacin en pago, procedimientos y esquemas de cobranzas y las documentaciones y registros que deban llevarse, debern ser auditadas. Las visitas debern mantener una frecuencia regular y estar programadas dentro de un cronograma de actividades y un plan de trabajo anual. Los Gerentes de Sucursales y el Gerente de Crditos, recibirn copia del informe de auditora y debern responder a las observaciones levantadas por los auditores, en un plazo mximo de siete das hbiles. El encargado del rea de Recursos Humanos, recibir copia de los informes de auditora y de la respuesta de los funcionarios implicados. 8.12. Acreditado sin Pago Pendiente Como resultado de una adecuada gestin de recuperacin del personal de la Sociedad Financiera de Objeto Mltiple se deber lograr la regularizacin de la deuda para aquellos acreditados cuyos atrasos se deban a causas fortuitas y no relacionadas con la voluntad de pago.