UNIVERSIDAD AUTONOMA “BENITO JUEREZ “ DE OAXACA

FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

LIC. EN ADMINISTRACION

MATERIA: CONTRALORIA BASICA

TRABAJO:“SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO”

SECRETARIA DE SEGURIDDA PÚBLICADEPARTAMENTO GENERAL DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES (REMPLACAMIENTO)

ALUMNA: PATRICIA AGUILAR SANTIAGO

CATEDRATICO: DR MARTIN GAMBOA MEDINA

GRUPO 904 AULA 21C

OAXACA DE JUAREZ, OAX. SEPTIEMBRE DE 2009.

FILOSOFIA

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidosControl como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera.Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar pruebas o notas.Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.

PRINCIPIOS

DEL CONOCIMIENTO HUMANO.

DE LAS COSAS MATERIALES

DEL MUNDO VISIBLE

DE LA TIERRA

INTRODUCCION

El Sistema de Control Administrativo comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.

El Sistema de Control Administrativo es un proceso organizacional que constituye una fortaleza a la planificación y acciones que ejecuta el personal que labora en la empresa que utilice este sistema. En este sentido, la situación desfavorable que se presenta en la SECRETARIA DE SEGURIDADA PUBLICA, se debe a la falta de un sistema de control administrativo que le permita optimizar las funciones y desarrollar con eficiencia las actividades según cargos desempeñados.

El propósito de esta investigación permite enfocar una visión especifica de lo que se quiere alcanzar, para mejorar las funciones del proceso administrativo y funciones de cada empleado que labora en el area de recursos materiales, con la finalidad de eliminar esta debilidad en la Unidad investigada.

Desde esta perspectiva el objeto de estudio permitió verificar con sus objetivos, los medios accionarios para las estrategias en función a la esquematización de la propuesta preestablecida en el proceso investigativo.

En otro orden de ideas, la metodología aplicada en este estudio hace referencia a un modelo operativo que va a permitir solventar la situación desfavorable encontrada en el funcionamiento de la Unidad.

OBJETIVO GENERAL

Realizar el emplacamiento o cambio de placas según sea el caso, en las fechas y con los requisitos que al efecto señale la dirección de tránsito en el estado, mediante el pago de los derechos correspondientes previo acuerdo con la secretaría de hacienda y la secretaría de comunicaciones y transportes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Proponer normas para regular la administración de los recursos materiales y la prestación de servicios generales en la Secretaría;

Proponer lineamientos para la formulación de los programas anuales de las unidades administrativas de la Secretaría, en materia de adquisiciones de bienes muebles e inmuebles y servicios, así como coordinar su integración y vigilar su ejecución;

Instrumentar las acciones administrativas necesarias para realizar las adquisiciones, contratar los arrendamientos y la prestación de los servicios autorizados;

En coordinación con la Dirección General de Obras Públicas y Servicios, proponer lineamientos y normas para regular la asignación, utilización, conservación, aseguramiento, reparación, mantenimiento, rehabilitación y aprovechamiento de todos los bienes al servicio de las unidades administrativas de la Secretaría;

Aplicar las normas y supervisar los sistemas de control de inventarios de bienes muebles, así como dictaminar y vigilar la afectación, baja y destino final de los mismos;

Diseñar, administrar y actualizar un sistema electrónico para el adecuado registro y sistematización de la información de adquisiciones, servicios y almacenes;

Vigilar el cumplimiento de los requisitos establecidos para dar curso al trámite de pago de las adquisiciones, arrendamientos y servicios en materia de bienes muebles, en coordinación con la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, así como verificar que las garantías que otorguen los proveedores o prestadores de servicios cumplan las condiciones legales, reglamentarias y contractuales que correspondan;

Realizar y controlar el aseguramiento integral de los bienes al servicio de la Secretaría;

Proponer la expedición de normas y lineamientos para la prestación de los servicios de administración y distribución de documentos oficiales y para el sistema de archivo de la Secretaría, de conformidad con las disposiciones en la materia para garantizar el acceso oportuno a la información pública, así como dar seguimiento a la observancia de tal normativa por parte de las unidades administrativas;

Contratar y coordinar los servicios de vigilancia y seguridad de los bienes y valores de la Secretaría;

Controlar el uso, mantenimiento y reparación del equipo de transporte de la Secretaría, así como vigilar el adecuado consumo de los combustibles e insumos que dicho equipo requiera;

Dirigir, controlar y evaluar los servicios generales de apoyo; Participar en la formulación, instrumentación y evaluación de los

programas sectoriales en materia de recursos materiales y servicios generales;

Supervisar la ejecución al interior de la Secretaría de los programas del Sistema Nacional de Protección Civil;

Promover la expedición de lineamientos sobre la ocupación y aprovechamiento de espacios para uso de las unidades administrativas, así como verificar su óptimo aprovechamiento;

Determinar el destino final de bienes muebles a cargo de las unidades administrativas de la Secretaría, incluyendo la destrucción de aquéllos cuya baja se haya determinado, y

Las demás que le confieran otras disposiciones o el Secretario.

EL PROBLEMA

Este capítulo presenta el planteamiento del problema donde se explica detalladamente los síntomas del problema existente en el área de remplacamiento de la secretaria de seguridad publica, los objetivos generales y específicos de la investigación. La investigación donde hará énfasis en el propósito por el cual se realizará la misma y el alcance donde se especificará la ubicación y la actividad que realiza la institución.

Planteamiento del Problema

El Control Interno Administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disponibilidad del patrimonio público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.

Desde esta perspectiva lo expuesto por el autor permite enfocar que un control debe ser objeto para que una organización establezca su planeación efectiva en cuanto al manejo de los recursos presupuestarios y los utilizados durante el proceso de administración.

Por otro lado, en el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional , plantea que el Sistema de Control Interno tiene por objetivo promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones, estimular el

acatamiento de las decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuesto, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.

Lo anteriormente expuesto, permite establecer que las políticas para el control interno no son manejadas con efectividad, dado que se evidencia la poca receptividad de los ingresos y egresos, según los servicios que presta esta organización, lo que va a constituir una problemática por la falta de una planeación organizada en la cual se establezcan directrices para prevenir todo los elementos preestablecidos en un control interno.

PREGUNTAS DE INVESTIGACION

De allí que la siguiente investigación propone un medio estratégico que va a contribuir a fortalecer la organización en la Unidad de Contraloría Interna, es decir, el proyecto brindará una propuesta de un Sistema de Control Administrativo.

Por otro lado y haciendo referencia a la problemática planteada surgen las siguientes interrogantes:

¿Cómo se propondrá el Sistema de Control Administrativo en la secretaria de seguridad publica en el are de remplacamiento?

¿Cuál es la situación actual del área de remplacamiento?

¿Cuál es la necesidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en el área de remplacamiento?

¿Cuál será el diseño del Sistema de Control Administrativo en el area de remplacamiento?

¿Cuál será la factibilidad de implantar un Sistema de Control Administrativo en el área de remplacamiento?

JUSTIFICACIÓN

La formulación de la propuesta de un Sistema de Control Administrativo , surge por la necesidad de brindar a esta organización un medio estratégico que contribuya al desarrollo efectivo de la planeación organizacional, permitiendo con ello esquematizar cada factor que influya posiblemente para que la organización pueda optimizar sus funciones.

A tal efecto, la relevancia de este estudio permite esquematizar la promoción de estrategias que contribuyan un proceso interactivo entre cada empleado de la Unidad de Contraloría Interna y la propuesta que se establecerá en esta investigación. Lo que se quiere afirmar con esto, es que la investigación ofrecerá soluciones para mejorar el Control Interno.

Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el Sistema de Control Administrativo que se establecerá en la propuesta, va a ser objeto de fortalecimiento para que la institución disponga de otra herramienta que le permita desarrollar su planeación tomando en cuenta los factores que constituyen la misma, según sea las funciones que ejerce cada empleado apoyándose para ello también en la propuesta.

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MARCO REFERENCIAL

Este Capítulo comprende las bases teóricas que sustentan la investigación y los antecedentes del mismo, matriz de operacionalización de los objetivos e instrumentos, tal como lo señala la Universidad Pedagógica Experimental Libertador, V. Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctórales. "Comprende una revisión de los trabajo previos realizados sobre el problema en estudio y (o) de la realidad contextual en la que se ubica. Dependiendo de la naturaleza del Trabajo o la Tesis, el marco referencial, puede comprender aspectos teóricos, conceptuales, legales, situacionales de la realidad objeto de la investigación u otros, según convenga el caso".

Bases Teóricas

Todo elemento de investigación se enfoca en diferentes bases conceptuales, las cuales constituyen una fortaleza al estudio.

Control

En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el control es una comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados".

Por otro lado, el autor antes mencionado define el control interno como:

El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.

Seguidamente el mismo autor define que el sistema de control interno:

Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en si mismo. Provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado sistema de control interno, podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración destacada. En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes básicos de la labor gerencial.

Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite señalar que el control en el proceso administrativo, contribuye a que la organización establezca con efectividad sus medios de acciones estratégicas en la planeación de cada proceso administrativo ejecutado por la institución.

En este mismo sentido, refleja que existen seis tipos de controles: "el gerencial, el contable, el operativo de gestión, el presupuestario el de informática y el administrativo u operativo".

Control Gerencial: está orientado a las personas con el objeto de influir en los en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos de la organización.

Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene

que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de los registros contables.

Control Operativo de Gestión: esta orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.

Control Presupuestario: es una herramienta técnica, en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.

Control Informático: esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.

Con relación al presente estudio, el control administrativo u operativo "se relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la administración". .

El control preventivo "son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el inventario, revisión y aprobación de los comprobantes de diario".

En cambio, el control de detección:

Se aplica durante o después de un proceso; la eficiencia de este dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos son: conciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayores; emisión de listado de excepciones; cuadre de totales de débitos y créditos al grabar comprobantes contables.

El mismo autor clasifica el control interno administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos administrativos y controles internos contables.

Los controles internos administrativos, "el cual trata el presente trabajo de investigación, generalmente no tienen relación directamente con las cifras de lo estados financieros, pero tienen como objetivo básico establecer lo siguiente:

-Plan de organización.

-Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones.

-Adhesión a la políticas gerenciales".

El control Interno: es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de una empresa y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten establecer estrategias para definir el control de mayor efectividad en congruencia con el trabajo que realiza cada empleado en el proceso administrativo de la organización.

En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de introducción a la teoría general de la administración, dice que:

La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

De igual manera, establece que el proceso administrativo "está constituido por las cuatros funciones administrativas: planificación, organización, dirección y control. Es un proceso dinámico e interactivo".

Planificación: es la función administrativa que determina por anticipado que debe hacerse, y cuales objetivos debe alcanzarse.

Organización: función administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades necesarias para ejecutar lo que se planeo.

Dirección: función administrativa que indica el comportamiento de los individuos hacia los objetivos que deben alcanzarse.

Control: es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos.

El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento,

clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad.

Por consiguiente, un sistema de control administrativo va a contribuir a que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y ejercer funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se quiere afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigma para que el instituto optimice sus funciones.

Razones para implantar un Sistema de Control Interno

-Vigilancia de la legalidad administrativa.

-Defensa y protección del patrimonio público.

-La evaluación de la gestión administrativa.

-Defensa de la ética y probidad administrativa y pública.

Elementos del Sistema de Control Interno

-Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización, como para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de registro y de custodia.

-Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones; y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.

-Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad y persona, dentro de la organización.

-Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

-Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

-Una efectiva y profesional unidad de auditoria interna independiente, hasta donde sea factible, de las operaciones examinadas..

Objetivos del Sistema de Control Interno

-Promover y asegurar el acatamiento de las normas legales.

-Salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público.

-Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

-Lograr el cumplimiento de los planes, programas, presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas.

-Garantizar razonablemente la rendición de cuentas.

CONCLUSIÓN

El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.

BIBLIOGRAFIA

Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctórales.www.monografias.com/trabajos6/sicox/sicox.shtml