fiis desarrollo de proyectos - ayuda memoria _entregado_.pdf

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

Curso Desarrollo de Proyectos Convenio Marina de Guerra del Per

Preparado por prof. MBA Csar Huertas

Ayuda Memoria del Curso Los conceptos que a continuacin se presentan han sido tomados en su mayora de la Gua de Fundamentos para la Direccin de Proyectos - 5ta Edicin en Espaol.

Entorno Empresarial. Las empresas en la actualidad se enfrentan a un entorno cada ms complejo constituido por una omnipresente globalizacin, una constante innovacin tecnolgica, requerimientos medio-ambientales cada vez ms estrictos, un mapa geopoltico inestable, libre comercio, Requerimientos de Calidad y Estndares de creciente exigencia, Regionalizacin entre otros. Para sobrevivir y salir adelante en ese entorno, las empresas desarrollan una serie acciones muchas de las cuales pueden por sus caractersticas denominarse plenamente como proyectos.

Estndar (segn la Organizacin Internacional de Normalizacin - ISO). Documento aprobado por una entidad reconocida que proporciona, para un uso comn y repetido, reglas, pautas o caractersticas para productos, procesos o servicios, y cuyo cumplimiento no es obligatorio.

Gua del PMBOK (PMBOK Guide). Es el documento que contiene un conjunto de procesos y una terminologa estndar para la Direccin de Proyectos. En l tambin se describe el ciclo de vida de la direccin de proyectos y sus procesos relacionados as como el ciclo del proyecto. Es tambin el conjunto de conocimientos generalmente reconocidos como buenas prcticas que se constituye como estndar en la Direccin de Proyectos. Esta gua es un marco de referencia general, no es una metodologa especfica. La metodologa que se aplique a un proyecto en particular depender de las caractersticas propias del proyecto y del entorno en el cual este se desarrollar.

Qu significa PMBOK?. Project Management Body Of Knowledge = Cuerpo de Conocimiento de la Direccin de Proyectos. En espaol se le traduce por lo general como Fundamentos para la Direccin de Proyectos.

Cul es la versin actual de la PMBOK Guide?. Versin 5 del ao 2013.

Propsito de la Gua del PMBOK (PMBOK Guide). Es aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos al proponer para su aplicacin conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y tcnicas generalmente reconocidas como buenas prcticas.

Proyecto. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. En general, esta cualidad de temporalidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Cada proyecto genera un producto, servicio o resultado nico. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades del proyecto, esta repeticin no altera las caractersticas fundamentales y nicas del trabajo del proyecto.




Final de un Proyecto. Se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Asimismo, se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente, patrocinador o lder) desea terminar el proyecto.

Ejemplos de Proyectos. Desarrollo e Implementacin de Sistema de Informacin Meteorolgica Martima, Fluvial y Lacustre. Desarrollo e Implementacin de Sistema de Control de Trfico Martimo. Desarrollo e Implementacin de Sistema de Control de Pagos a Personal que no Pertenece a la Marina. Construccin e Implementacin en un Buque de un Sistema de Energa basado en Energa Solar. Desarrollo e Implementacin de Biblioteca Virtual. Desarrollo e Implementacin de Sistema de Control de Acceso Peatonal. Digitalizacin de Legajos del Personal de la Marina e Implementacin de Sistema de Acceso al material digitalizado.

xito del Proyecto. Desde el punto de vista de la direccin de un proyecto, el xito de este debe ser medido en trminos de como se completa considerando las restricciones de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos acordadas entre el director del proyecto y la direccin general. Desde el punto de vista de la direccin general o de la organizacin como un todo, el xito del proyecto se mide por los resultados que se obtienen durante la operacin/uso del producto/servicio en relacin a los resultados planificados. Para conciliar estas diferentes mediciones se recomienda incluir dentro del proyecto una fase o conjunto de actividades de prueba del producto/servicio.

Motivos de Falla de los Proyectos. Falta de Trabajo en Equipo, Objetivos del Proyecto Mal Definidos, Deficiente Identificacin de Riesgos, etc.

Direccin de Proyectos. La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 47 procesos de la direccin de proyectos, agrupados de manera lgica, categorizados en cinco Grupos de Procesos. Estos cinco Grupos de Procesos son: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Monitoreo y Control, y Cierre. Por lo general incluye: Identificar requisitos. Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificacin y la ejecucin del proyecto.

Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados.

Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo. Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras: El alcance, La calidad, El cronograma, El presupuesto, Los recursos y Los riesgos.




Portafolio de Proyectos. Se refiere a un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como un grupo para alcanzar determinados objetivos estratgicos. Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente interdependientes ni estn necesariamente relacionados de manera directa.

Programas. Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendran si se gestionaran de forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionado que estn fuera del alcance de los proyectos especficos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa siempre consta de proyectos.

Oficina de Direccin de Proyectos. Una oficina de direccin de proyectos (PMO) es una estructura de gestin que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace ms fcil compartir recursos, metodologas, herramientas y tcnicas. Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la direccin de proyectos hasta la responsabilidad de la propia direccin de uno o ms proyectos.

Tipos de PMO. Son: Apoyo, Control y Directiva.

Operaciones vs Proyectos. La gestin de las operaciones es responsable de la supervisin, la direccin y el control de las operaciones del negocio. Las operaciones evolucionan para dar soporte al negocio en el da a da, y son necesarias para alcanzar los objetivos estratgicos y tcticos del negocio. Algunos tipos de operaciones son por ejemplo las operaciones de produccin, las operaciones de fabricacin, las operaciones contables, el soporte de software y el mantenimiento. Las operaciones son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas, con recursos asignados para realizar bsicamente el mismo conjunto de tareas segn los estndares institucionalizados en un ciclo de vida de producto. A diferencia de la naturaleza continua de las operaciones, los proyectos son esfuerzos temporales. En una organizacin orientada a productos / servicios: Operaciones = brindan valor Proyectos = generan capacidades para generar valor. En una organizacin orientada a proyectos, el desarrollo de proyectos genera el valor principal de la organizacin.

Rol del Director del Proyecto. El director del proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Competencias del Director del Proyecto. Adems de las habilidades especficas a un rea y de las competencias generales en materia de gestin requeridas para el proyecto, una direccin de proyectos eficaz requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes competencias:




Conocimiento: Se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la direccin de proyectos. Desempeo: Se refiere a lo que el director del proyecto es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos sobre la direccin de proyectos.

Personal: Se refiere a la manera en que se comporta el director del proyecto cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo.

Habilidades Interpersonales del Director del Proyecto. Algunas de las habilidades interpersonales ms importantes son: Liderazgo, Trabajo en equipo, Motivacin, Comunicacin, Influencia, Toma de decisiones, Conocimientos de poltica y cultura, Negociacin, Generar confianza, Gestin de Conflictos y Proporcionar orientacin.

Factores de la Organizacin que influyen en el Proyecto. Adems de las habilidades especficas a un rea y de las competencias generales en materia de gestin Culturas y Estilos de Organizacin. Las organizaciones son estructuras sistemticas de entidades (personas y/o departamentos) destinados a lograr un objetivo, el cual puede implicar el emprendimiento de proyectos. La cultura y el estilo de una organizacin afectan a su forma de llevar a cabo los proyectos. Las culturas y estilos son fenmenos de tipo grupal, conocidos como normas culturales, que se desarrollan con el tiempo. Las normas incluyen enfoques establecidos para iniciar y planificar proyectos, los medios considerados aceptables para realizar el trabajo y las autoridades reconocidas que toman o influyen en las decisiones.

Comunicaciones en la Organizacin. El xito en la direccin de proyectos de una organizacin depende en gran medida de un estilo de comunicacin efectivo dentro de la organizacin, sobre todo si se considera la globalizacin de la profesin de direccin de proyectos. Las capacidades de comunicacin dentro de la organizacin tienen gran influencia en la forma en que se llevan a cabo los proyectos.

Estructuras de la Organizacin. La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

Activos de los Procesos de la Organizacin. Los activos de los procesos de la organizacin son los planes, los procesos, las polticas, los procedimientos y las bases de conocimiento especficos de la organizacin ejecutora y utilizados por la misma. Estos incluyen cualquier objeto, prctica o conocimiento de alguna o de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden usarse para ejecutar o gobernar el proyecto. Los activos de procesos tambin incluyen bases de conocimiento de la organizacin como lecciones aprendidas e informacin histrica.

Factores Ambientales. Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no estn bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte de los procesos de planificacin, pueden mejorar o restringir las opciones de la direccin de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.

Interesados (Stakeholders). Un interesado es un individuo, grupo u organizacin que puede afectar, verse afectado, o percibirse a s mismo como afectado por una decisin, actividad o resultado de un proyecto. Los interesados pueden participar activamente en el proyecto o tener intereses a los que puede afectar positiva o negativamente la ejecucin o la terminacin del proyecto. Los diferentes interesados pueden tener expectativas contrapuestas susceptibles de generar conflictos dentro del proyecto. Los interesados tambin pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y el equipo del proyecto a fin de lograr un conjunto de resultados que satisfagan los objetivos estratgicos del negocio u otras necesidades.

Ejemplos de Interesados. Patrocinador. Un patrocinador es la persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su xito. El patrocinador puede ser externo o interno a la organizacin del director del proyecto.




Clientes y usuarios. Los clientes son aquellas personas u organizaciones que aprobarn y gestionarn el producto, servicio o resultado del proyecto. Los usuarios son aquellas personas u organizaciones que utilizarn el producto, servicio o resultado del proyecto.

Vendedores. Los vendedores, tambin llamados proveedores, suplidores o contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto.

Socios de negocios. Los socios de negocios son organizaciones externas que tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificacin.

Grupos de la organizacin. Los grupos de la organizacin son interesados internos que se ven afectados por las actividades del equipo del proyecto. Entre los ejemplos de diversas partes del negocio de una organizacin que pueden verse afectadas por el proyecto, se incluyen marketing y ventas, recursos humanos, rea legal, finanzas, operaciones, produccin y servicio al cliente.

Gerentes funcionales. Los gerentes funcionales son personas clave que desempean el rol de gestores dentro de un rea administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos humanos, finanzas, contabilidad o compras/adquisiciones.

Otros interesados. Otros interesados, tales como entidades contratantes, instituciones financieras, organismos reguladores, expertos en la materia, consultores y otros, pueden tener inters financiero en el proyecto, realizar contribuciones al proyecto o tener inters en el resultado del proyecto.

Equipo del Proyecto. El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos que actan conjuntamente en la realizacin del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos. El equipo del proyecto incluye al director del proyecto, al personal de direccin del proyecto y a otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo, pero que no necesariamente participan en la direccin del proyecto. Algunos roles que se incluyen en el equipo del proyecto son: Personal de Direccin de proyectos. Personal del proyecto. Expertos de apoyo. Representantes del usuario o del cliente. Vendedores. Miembros de Empresa socio.

Ciclo de Vida del Proyecto. El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres y nmeros se determinan en funcin de las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin. Las fases se pueden dividir por objetivos funcionales o parciales, resultados o entregables intermedios, hitos especficos dentro del alcance global del trabajo o disponibilidad financiera. Aunque los proyectos varan en tamao y complejidad todos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura genrica de ciclo de vida: Inicio del proyecto, Organizacin y preparacin, Ejecucin del trabajo y Cierre del proyecto

Fases del Proyecto. Un proyecto se puede dividir en cualquier nmero de fases. Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lgica, que culmina con la finalizacin de uno o ms entregables. Las fases del proyecto se utilizan cuando la naturaleza del trabajo a realizar en una parte del proyecto es nica y suelen estar vinculadas al desarrollo de un entregable especfico importante.




La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su direccin, planificacin y control. El nmero de fases, la necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del tamao, la complejidad y el impacto potencial del proyecto.

fiis desarrollo de proyectos - ayuda memoria _entregado_.pdf

Documents