UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABICreada mediante Ley N 2001-38, publicada en el Registro Oficial 261 del 7 de Febrero del 2001CARRERA DE INGENIERIA EN AUDITORIA

FASES IIIEJECUCINLa fase de ejecucin del trabajo se concreta con la aplicacin de los programas elaborados en la planificacin especfica y el cumplimiento de los estndares definidos en el plan de la auditora.

Esta fase de la auditora prev la utilizacin de profesionales especializados en las materias objeto de la auditora, casos en los cuales el trabajo incluir la preparacin de los programas que sern sometidos a la revisin del jefe de equipo y supervisor.

Los productos principales de la fase de ejecucin del trabajo son:

Estructura del informe de auditora referenciando con los papeles de trabajo de respaldo. Programa para comunicar los resultados de auditora a la administracin de la entidad. Borrador del informe de auditora, cuyos principales resultados sern comunicados a la administracin. Expediente de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentesexaminados e informados. Informe de supervisin tcnica de la auditora. Expediente de papeles de trabajo de supervisin.

Hallazgos de Auditora

El trmino hallazgo se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca los hechos y otras informaciones obtenidas que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas.

Los hallazgos en la auditora, se definen como asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin confiable y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin.La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lgica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracin coherente de los hechos.

Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgoUna debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de auditora y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio; Verificar y analizar la causa y el efecto de la observacin; Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia; Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad; Comunicar y trasladar al auditado las observaciones; Evaluar y validar la respuesta.Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecucin y los dos restantes, en la fase de informe. Para la modalidad de la auditora exprs, cuando la contralora territorial prescinda del informe preliminar, los seis aspectos para validar los hallazgos se surtirn en la fase de ejecucin.Este anlisis involucra la evaluacin de las diferencias entre la condicin y los criterios de auditora, incluyendo las causas principales y la recopilacin de evidencia.En el anlisis el auditor debe tener en cuenta que: Las causas y los efectos estn interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, conocer el sistema de administracin o manejo de los recursos humanos ayuda a entender su punto de eficiencia. Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso as lo exija. Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrn que indique potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno. Las causas pueden ser externas al auditado. Hasta donde sea posible, la relacin causa - efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisin debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del anlisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administracin del auditado.Atributos del Hallazgo de Auditora

Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora, no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio, profesional para decidir cmo informar determinada debilidad importante identificada en el control interno. La extensin mnima de cada hallazgo de auditora depender de cmo ste debe ser informado, aunque por lo menos, el auditor debe identificar los siguientes elementos:

Condicin: Se refiere a la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea, actividad, funcin u operacin, entendida como lo que es.

Criterio: Comprende la concepcin de lo que debe ser , con lo cual el auditor mide la condicin del hecho o situacin.

Efecto: Es el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada, generalmente representa la prdida en trminos monetarios originados por el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales.

Causa: Es la razn bsica (o las razones) por lo cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin.

Evidencias de Auditora

La evidencia de auditora es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones de auditora. Las evidencias de auditora constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando stas son suficientes y competentes, constituyen el respaldo del examen que sustenta el contenido del informe.

Las evidencias se clasifican en:

Fsica.-Que se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes, documentos y registros. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorando, fotografas, grficos, cuadros, muestreo, materiales, entre otras.

Testimonial.-Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el transcurso de la auditora, con el fin de comprobar la autenticidad de los hechos.

Documental.- Consiste en la informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionada con su desempeo (internos), y aquellos que se originan fuera de la entidad (externos).

Analtica.-Se obtiene al analizar o verificar la informacin, el juicio profesional del auditor acumulado a travs de la experiencia, orienta y facilita el anlisis.

Elementos de la Evidencia

Para que sea una evidencia de auditora, se requiere la unin de dos elementos: evidencia suficiente (caracterstica cuantitativa) y evidencia comprobatoria o competente (caracterstica cualitativa), que proporcionan al auditor la conviccin necesaria que le permita tener una base objetiva de su examen.

Suficiencia.- Se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto en sus cualidades de pertinencia y competencia.

El concepto de suficiencia reconoce que el auditor no puede reducir el riesgo de auditora a cero y el SAS-31- Evidencias de Auditora pone nfasis en que la acumulacin de evidencias debe ser ms persuasiva que convincente.

Competencia.- Para que la evidencia sea competente, debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar si existen razones para dudar de su validez o su integridad.

Pertinencia o Relevancia.-Es aquella evidencia significativa relacionada con el hallazgo especfico.

Documentacin de una Auditora

La ejecucin del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los programas especficos elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos se documentarn en un expediente de papeles de trabajo, relacionados con la evidencia sustentadora acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Comunicacin de los Hallazgos de Auditora

La comunicacin de hallazgos de auditora es el proceso mediante el cual, el auditor jefe de equipo da a conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de que en un plazo previamente fijado presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe.

Su propsito es proporcionar informacin til y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.

Los hallazgos de auditora se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas, como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos de auditora. Tan pronto como sea desarrollado un hallazgo de auditora, el auditor jefe de equipo debe comunicar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, con el objeto de:

Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados; Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas.

Una vez evaluada la informacin proporcionada y tan pronto rena los elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor jefe de equipo proceder a formular los hallazgos de auditora. A base de ellos, cursar los respectivos oficios de comunicacin, teniendo en consideracin lo siguiente: a) reserva, b) materialidad o importancia, c) hallazgos vinculados a la participacin y competencia personal de su destinatario, d) recepcin acreditada y e) plazo para la recepcin de comentarios de la entidad.

Ejemplo 1

En los hallazgos de auditora a ser comunicados, se considerarn los siguientes elementos: Condicin, Criterio, Causa y Efecto.

CondicinDe la revisin a los procesos de generacin de las copias de respaldo a la informacin del Sistema de Informacin, se ha evidenciado que estas no son guardadas en lugares remotos al local de la entidad.

CriterioEsta situacin contraviene a la Norma COBIT DS11.25 Almacenamiento de Respaldos, de la Fundacin de Auditora y Control de Sistemas de Informacin, la cual indica que los procedimientos de respaldo para los medios relacionados con tecnologa de informacin debern incluir el almacenamiento apropiado de los archivos de datos, del software y de la documentacin relacionada, tanto dentro como fuera de lasInstalaciones

CausaNo se ha identificado an el lugar destinado para estos fines.

EfectoLa consecuencia que traera sera la prdida definitiva de la informacin, en el caso dela ocurrencia de desastres tales como un incendio.

RecomendacinSe recomienda a la mxima autoridad poner en marcha los procedimientos y procesospara el respaldo de la informacin

Ejemplo 2

CondicinDurante la indagacin en el proceso de auditora de la Empresa PblicaXXX, se identific que controles generales de tecnologas de informacin requeridos para proteger los archivos de los datos de las transacciones diarias son mnimos, por no seguir los procedimientos establecidos por ley y el manual de funciones.

CriterioLa Ley 1178, en su artculo 13, establece que el Control Gubernamental tiene como o9nbjetivo mejorar la eficiencia en la captacin uso de los recursos pblicos y en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la informacin que se genere por los mismos, y la Norma de Auditora Gubernamental 270 de las normas de auditora de tecnologas de informacin y comunicacin, la NAG 271 planeacin en su numeral 030que seala que el auditor gubernamental debe comprender las polticas de gestin, formas de registro, niveles de seguridad y uso de las comunicaciones para la gestin de la informacin. Se aplica tambin la NAG 273 del control interno de auditora de tecnologas de informacin y comunicacin, donde expresa que el auditor gubernamental debe comprender y evaluar el control interno para identificar las reas crticas, que requieren un examen profundo, y determinar su grado de confiabilidad.

CausaEsta situacin se presenta debido a controles de tecnologas de informacin son mnimos.

EfectoDebido a que los controles de tecnologas de informacin, son mnimos, la informacin corre el riesgo de no ser confiable la informacin corre el riesgo de no ser confiable y amplia el margen de posibilidades de riesgo de auditora y fraude por la probable manipulacin de la informacin de las transacciones del ente.

Ejemplo 3

CondicinAl cierre de la gestin en el proceso de auditora de la Empresa XYZS.R.L se identific la existencia de ms de un sistema de registro informtico con informacin de inters fiscal.

CriterioDe acuerdo a la Ley 2492 art. 44 numeral 5 inciso e), seala que la Administracin Tributaria podr determinar la base imponible usando el mtodo sobre base presunta, solo cuando habindolo requerido no posea base cierta y cuando exista alteracin de la informacin tributaria contenida en medios magnticos, electrnicos, pticos o informticos que imposibilita la determinacin sobre base cierta o exista ms de un sistema de registros informticos contables con informacin fiscal no coincidentes para una misma actividad comercial. Tambin se aplica el artculo 177 de la Ley 2492 que seala que es defraudacin tributaria el que dolosamente, en perjuicio0 del derecho de la Administracin Tributaria a percibir tributos, por accin u omisin disminuya o no pague la deuda tributaria. Y la NIA 240 sobre la responsabilidad de auditor frente al fraude en su pargrafo 55 que seala que cuando el auditor obtiene entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo su control interno, el auditor debe considerar si otra informacin obtenida seala riesgos de representacin errnea de importancia relativa debido a fraude.

CausaEsta situacin se debe a que la Gerencia General lleva doble contabilidad y posee ms de un juego de Estados Financieros, con el objeto de reducir impuestos por medios inapropiados minimizando ganancias reportadas o la obtencin de crditos bancarios donde se maximizan las ganancias reportadas

EfectoAl existir ms de un juego de Estados Financieros la Empresa tiene un alto riesgo de auditora y fraude y se convierte en un limitante en la obtencin de evidencia apropiada, suficiente y de calidad lo que hace inauditable a la organizacin

Bibliografa

http://ai.espe.edu.ec/wp-content/uploads/2012/07/Manual-de-Auditor%C3%ADa-Gubernamental-Cap-VI.pdf

http://186.116.129.40/gat/html/4_fase_ejecu/4_p7_FaseEjecucion.html

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