FAM AMERICA LATINA MAQUINARIAS LIMITADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

AREA I PROCESO : NOMBRE:

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO Y FABRICACION PROCEDIMIENTO DE RESERV AS

REVISION FECHA APROBACION CODIGO:

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO

Felipe Bueno asteci iento y Fabricaci6n

Javier Bustos Asistente de Gerencia

FIRMA: FIRMA:

FE CHA FECHA: 18/06/201

Doris Ruf Gerentc de Abastecimiento y Fabricaci6n

Rev. 5 05/06/2018 P-GA - 010

C6digo: P-GA-010

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Rev.: 5 I F echa: 05/06/2018 PROCEDIMIENTO DE RESERV AS

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IND ICE

1 OBJETIVO 3

2 ALCANCE 3

3 RESPONSABILIDADES 3

4 DEFINICIONES 3

5 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 4

6 EQUIPOS Y MA TERIALES 9

7 REGISTRO 9

8 REFERENCIA 9

9 ANEXOS 9

10 BITACORA DE MODIFICACIONES 9

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C6digo: P-GA-010 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Rev.: 5 I Fecha: 05/06/2018

PROCEDIMIENTO DE RESERV AS Pagina 3 de 10

1. OBJETIVO

El prop6sito de este procedimiento es definir y establecer las solicitudes de reserva de vuelos nacionales, traslados, hospedaje, arriendo de vehiculos y salones de eventos del personal de FAM, a fin de lograr una correcta y ordenada coordinaci6n en la programaci6n de dichas solicitudes, reduciendo y optimizando los costos.

2. ALCANCE

Este procedimiento tiene su ambito de aplicaci6n para todos los viajes, reservas de hoteleria, arriendo de vehiculos y uso de radio-taxis que involucran a todos los colaboradores de FAM America Latina Maquinarias Limitada.

Contempla desde una solicitud de viaje, formalizada por escrito, hasta su aprobaci6n final por Gerencia General, incluidos los costos asociados de hoteleria, aniendo de vehiculos y traslados mediante radio-taxis, en los lugares de origen y de destino.

3. RESPONSABILIDADES

Los colaboradores son responsables de cumplir con los terminos de este procedirniento. Entregar la informaci6n correcta yen forma oportuna, a fin de que sus superiores jerarquicos puedan autorizar sus requerimientos. Los viajes deben ser coherentes con las necesidades de FAM y sus valores.

El administrador de contrato: revisa, aprueba y controla los requerimientos de! personal a su cargo y formula la solicitud a la Asistente de Gerencia.

El lider de gestion y encargado de logistica: revisa, aprueba y controla los requerimientos del personal a su cargo y formula la solicitud a la Asistente de Gerencia.

Asistente de gerencia: es responsable de generar la cotizaci6n, bajo las normas del procedimiento actual, supervisar y hacer que los trabajadores de FAM cumplan con el procedimiento.

4. DEFINICIONES

• Viajes aereos Vuelos nacionales e intemacionales

• Alojamiento Estadias en hoteles o residenciales con convenio FAM

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• Traslados Movilizaci6n con servicio de radiotaxi en origen y destine

• Arriendo de vehiculos Arriendo de vehiculos de servicio, con proveedores con convenio FAM

• Agencia de viajes Proveedor designado por FAM para la emisi6n de tiquetes aereos, Actualmente el proveedor designado para la emisi6n de tiquetes aereos es Turismo Cocha.

Turismo Cocha Direcci6n: Avenida Vitacura 2771, oficina 304, Vitacura Santiago. Fono: +56 2 24641100-Fono Emergencia: +562 24641200. Correo electr6nico para uso exclusive en caso de emergencia: emergencia@cocha.com

5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

5.1 Reserva de viajes

Las reservas, mediante un programa de viajes anticipado, garantizaran una reducci6n considerable en los costos.

Pasajes de avion

El viaje debe cumplir con las siguientes normas: );;.>- Ser lo suficientemente flexible al planificar los horarios de partida, a fin de aprovechar los

vuelos de menor costo, en la aerolinea que utiliza la ruta mas directa. );;.>- Elegir el vuelo de menor costo dentro de una ventana de seis horas (tres horas antes o despues

de la hora de partida deseada). );;.>- Elegir el vuelo menos costoso entre LATAM y SKY, sin considerar los programas de viajero

frecuente, ni otros incentives.

Los viajeros deben gestionar todas sus reservas de pasajes y hoteleras con, al menos 07 dias habiles de anticipaci6n, para lograr maximizar los descuentos y la disponibilidad de vuelos y proveedores hoteleros disponibles.

Los colaboradores deberan realizar la combinaci6n de viajes. Por ejemplo, visitar destinos multiples en un solo viaje, en lugar de realizar varios, podria tener un impacto significativo en los costos.

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Plazo para la presentacion de solicitudes de viaje Las solicitudes de viaje deben realizarse con un tiempo de anticipaci6n acorde a las caracteristicas del viaje.

../ Para vuelos nacionales: minimo 07 dias de antelaci6n. Al tratarse de turnos en faena, se sugiere reservar un mes antes .

../ Para vuelos intemacionales: rninimo 21 dias de antelaci6n.

Los viajes peri6dicos deben ser solicitados semestralmente, siempre que sea posible. Si por algun motivo fuese necesario modificar una solicitud de viaje ya autorizada, estos deben ser aprobados nuevarnente par la jefatura que autoriz6 inicialrnente. Estos cambios estaran sujetos a la disponibilidad ya las reglas de las diferentes proveedores.

Cuando la situaci6n o la urgencia asi lo arneriten, la Asistente de Gerencia estara facultada para tomar decisiones, velando por el uso eficiente de las recursos y el cumplimiento del plan de vuelo establecido.

Cambio de vuelos

Si cambian las planes, se deberan cancelar las reservas tan pronto coma sea posible. Los colaboradores deben cancelar o carnbiar los pasajes de avi6n, par escrito, tan pronto coma carnbien sus planes y antes de la fecha de viaje del pasaje.

El solicitante no debe hacer ningun carnbio por su cuenta. Toda gesti6n debe ser realizada par intermedio de la Asistente de Gerencia, con la aprobaci6n de la respectiva Gerencia de Proyecto y Gerencia General.

Emergencias y cambios sobre la marcha Se consideran coma emergencia para carnbio de pasajes, las siguientes situaciones:

Solicitudes de reunion par parte del cliente Falla inesperada de maquinaria o equiparniento. Accidentes, hospitalizaciones, muerte de familiar directo (Padres, Hermanos, Esposa o hijos).

En caso de emergencia, las viajeros deberan comunicarse primero con su jefatura directa y gerencia respectiva, quien aprobara el o las carnbios o anulaciones que correspondan.

Condiciones de tarifas, cargos por equipaje LATAM

Opciones Light Plus Flex Equipaje de mano Permitido Permitido Permitido Equipaje de bodega Con Pago Permitido Permitido Selecci6n de asiento Con Pago Permitido Perrnitido Selecci6n de asiento favorito Con Pago Con Pago Permitido Multa par cambio $ 25.000 $ 25.000 $0

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Condiciones de tarifas, cargos por equipaje SKY

Opciones Light Plus Equipaje de mano Permitido Penni ti

Condiciones de tarifas

~ Emisi6n one way LAT AM

Se puede elegir entre tarifa LIGHT, PLUS. Tarifa FLEX, no es parte de las opciones

~ Emisi6n one way SKY

Se puede elegir entre tarifa LIGHT y PLUS

~ Emisi6n ida y vuelta LAT AM

Se puede elegir entre tarifas LIGHT o PLUS. Es posible combinar tarifas.

~ Emisi6n ida y vuelta SKY

Se puede elegir entre tarifas LIGHT o PLUS. Es posible combinar tarifas y permite cambios ilimitados de fecha/vuelo/ruta hasta 5 horas antes del vuelo con un cargo de $15.000 pesos por tramo, (si es superior se paga la diferencia de tarifa). El cobro es por tramo. Tarifa sin equipaje.

Las tarifas PLUS SKY permiten cambios ilimitados de fecha/vuelo/ruta hasta 5 horas antes del vuelo sin cargo, a tarifa igual o superior disponible (si es superior, se paga la diferencia de tarifa).

Pre-chequeos de vuelo ( check-in)

Se presentan las siguientes formas para realizar los pre-chequeos de vuelo: ./ Via web, disponible 48 horas antes del vuelo y permisible de seis a cuatro horas antes del

mismo. Se sugiere utilizar esta alternativa, para, en caso dado recibir notificaciones anticipadas de cambio de vuelo .

./ En el aeropuerto, permisible hasta dos horas antes del horario del vuelo. Esta alternativa queda a criterio del pasajero, con el consiguiente riesgo de asumir cambios sin previo aviso, modificaciones de tarifa, etc.,

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do Equipaje de bodega Con Pago Permitido Selecci6n de asiento Con Pago Permitido Selecci6n de asiento favorito Con Pago Con Pago Multa por cambio $ 15.000

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Equipaje de mano

./ El peso maxima del equipaje de mano es de 8 kilos en Economy y 16 kilos en Premium Economy o Premium Business .

./ Las dimensiones maximas deben ser 55 cm x 35 cm x 25 cm (largo, alto y ancho), incluyendo las bolsillos, las ruedas y el asa .

./ Si el equipaje de mano supera las medidas o peso permitido, se debe enviar coma equipaje de bodega, sujeto a cobra si excede la franquicia pennitida .

./ Nata: puede llevar coma equipaje de mano un porta traje, siempre y cuando este cumpla con el peso y las medidas sefialadas anteriormente.

Articulos personales

Puede ser llevado un articulo personal bajo el asiento delantero (excepto en asientos de salida de emergencia y primeras filas), tales coma:

./ Una cartera

./ Un bolso para laptop

./ Un bolso para bebe Las dimensiones maximas del articulo personal deben ser 45 x 35 x 20 cm (largo, alto y ancho ).

Equipaje perdido

FAM no brinda cobertura de seguro para equipaje perdido. La responsabilidad de recuperar el equipaje extraviado o resarcir su perdida corresponde a las aerolineas.

5.2 Reserva de Alojamiento

Las solicitudes de alojamiento deben ser gestionadas a traves de la Asistente de Gerencia

La reserva de alojamiento, sera facturada a FAM, no siendo necesaria la presentaci6n de tarjeta de credito personal por parte del pasajero en el meson, tanto al llegar al hotel coma al momenta de realizar el check out. Las reservas consideran el alojamiento y desayuno, no incluyen propinas, por lo cual, sera responsabilidad del usuario si accede a dar propina al personal del hotel donde se Hospede.

No se financiaran gastos de alojamiento gestionados fuera de este procedirniento, ni seran reembolsados.

Horarios de ingreso y salida en hoteles

Segun establecido por las politicas hoteleras, los horarios de ingreso y de salida son los siguientes: Check-in: 15:00 horas Check-out: 12:00 horas.

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Anulacion de reserva de hotel

Se puede anular la reserva hasta 24 horas antes de la llegada del pasajero. La anulaci6n fuera del plazo establecido o no presentarse en la fecha indicada en el check-in corresponde al cobro de una noche. El co bro de No Show involucra el co bro de la primera noche + IV A (19% ).

Reservas de Taxi

El uso de transporte terrestre, con servicio de terceros. Los proveedores que prestan los servicios de taxi a FAM son los siguientes:

En Santiago:

Transportes Apoquindo

En Antofagasta:

Radio-Taxi Ancla

El uso de radio taxis esta sujeto a los siguientes criterios:

Solo para traslado de personas con indicaci6n del centro de costo. El uso de radiotaxi debe estar relacionado a actividades laborales que requieren traslado excepcional.

Informacion para reservas

Todas las reservas de viajes, incluidos vuelos, hotel, taxi o camionetas, deben realizarse par intermedio de la Asistente de Gerencia, cumpliendo con la siguiente informaci6n, segun el registro R-GMS-0013:

>- Identificaci6n del pasajero (nombre y RUT) >- Fecha de inicio, destino y horario >- Fecha de termino, destino y horario >- Centro de costo o PSP asociado >- Motivo del viaje >- Tipo de tarifa(Light o Plus) >- Requerimiento de hospedaje y/o transporte

Regulacion

Cada solicitud debe ser aprobada par el Gerente de area y/o Administrador de Contrato. La autorizaci6n final, ya sea emisi6n de vuelos o modificaci6n de estos debe ser solicitada y aprobada por Gerente de Proyecto y finalmente por el Gerente General.

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Cuando los vuelos son constantes, en el caso de turnos, deben ser solicitados minimo 30 dias de anticipacion; viajes esporadicos con un minimo de 07 dias habiles de anticipacion, segun circular N° 31 de RRHH.

Para vuelos de un dia, por defecto se tomara como tarifa light ( equipo mano ), se entendera que el pasajero no requiere una maleta de 20 kilos para vuelo de un dia.

6. EQUIPOS Y MA TERIALES

• PC • Internet • Correo Electronico

7. REGISTROS

Correos electronicos.

8. REFERENCIA

No hay referencias.

9. ANEXOS

• Anexo 1 : CIRCULAR N° 31 Gerencia de RRHH

10. BIT A.CORA DE MODIFICACIONES.

N° Revision Fecha Descripcion del cambio

0 16/04/2012 Creacion del Procedirniento. 1 17/12/2012 Modificacion Formato del Procedimiento 2 25/07/2013 Modificacion Area 3 05/01/2017 Modificacion Aplicacion , Regulacion, Anexo 4 05/06/2017 Revision y actualizacion del Procedirniento 5 05/06/2018 Revision y actualizacion del Procedimiento

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