extendida - prime erp

Prime ERP

ConfiguraciónExtendida

DIGITALSMARTSERVICESSSDGuía de Usuario

ÍNDICE

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SECUENCIA DE DOCUMENTO FÍSICO: ............................................................. 2

1.1. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA FACTURAS ...................................... 2

1.2. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA BOLETAS ........................................ 4

1.3. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA GUÍAS DE REMISIÓN...................... 5

ASIGNANDO ROLES.......................................................................................... 7

2.1 PANEL DE ASIGNACION DE ROLES ........................................................... 7

EDITAR LOS USUARIOS CREADOS .................................................................. 7

ASIGNAR ACCESO DE LOS USUARIOS A ALMACÉN ........................................ 8

ASIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO SERIAL AL USUARIO ............................ 9

2.2 PANEL DE CONTROL DE MÓDULOS: AGREGANDO EXTENSIONES ........ 10

TIPOS DE CAMBIO .......................................................................................... 12

3.1 TIPO DE CAMBIO OFICIAL ....................................................................... 12

3.2 TIPO DE CAMBIO PARALELO ................................................................... 14

CONFIGURACIÓN DEL PRODUCTO ................................................................ 16

4.1 ESTADOS DE PRODUCTO ........................................................................ 16

4.2 MOTIVOS DE RECHAZO ........................................................................... 17

4.3 MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN ..................................................................... 18

4.4 CONCEPTOS CONTABLES ........................................................................ 20

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Primeros Pasos con el Sistema Prime ERP

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1. SECUENCIA DE DOCUMENTO FÍSICO:

En esta ventana registrará series correlativos para Documentos de venta o Documentos de

Salida, como por ejemplo Factura de Venta, Boletas de Venta, Guía de Remisión, etc.

Para registrar las series debe abrir la ventana “Secuencia de doc. Físico (numeración)” con

ayuda del ícono abrir rápido.

1.1. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA FACTURAS

Hacer clic en ícono Crear Registro y llenar el formulario.

Nombre, ingresar un nombre que identifique la serie de la Factura.

Incrementar, ingresar la cantidad que incrementará el número de la secuencia cada

vez que realice una venta con Factura.

Valor actual, ingresar el valor inicial de la factura.

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Prefijo, ingrese el número de la serie de la factura.

Hacer clic en el ícono , para Guardar los datos ingresados.

Para ingresar el tipo de documento que utilizará la serie hacer clic en la pestaña “Tipo

de Documento” luego clic en crear registro.

Seleccionar el tipo de documento:

NOTA: Guia Remisión RTV es el documento para Guias de Remisión por Devolución

a Proveedor.

Finalmente hacer clic en el ícono y estará registrando la serie al documento

seleccionado, en este ejemplo tiene la serie con prefijo 001 en una Factura de Venta.

1) Hacer clic en Tipo de Documento

2) Hacer clic

en ícono Crear

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1.2. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA BOLETAS


Nombre, ingresar un nombre que identifique la serie de la Boleta de Venta.


vez que realice una venta con Boletas.

Valor actual, ingresar el valor inicial de la factura.

Prefijo, ingrese el número de la serie de la Boleta.




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Finalmente hacer clic en el ícono para registrar la serie de las Boletas de Venta.

1.3. SECUENCIA DE NUMERACIÓN PARA GUÍAS DE REMISIÓN


Nombre, ingresar un nombre que identifique la serie de la Guía de Remisión.


vez que realice una Guía de Remisión.

2) Hacer clic

en ícono Crear


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Valor actual, ingresar el valor inicial de la Guía de Remisión.

Prefijo, ingrese el número de la serie de la Guía de Remisión.





Finalmente hacer clic en el ícono y estará registrando la serie de las Boletas de

Venta.

2) Hacer clic

en ícono Crear


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2. ASIGNANDO ROLES

2.1 PANEL DE ASIGNACION DE ROLES

Para administrar usuarios y asignarle roles abrir la ventana “Panel de Control de

Usuarios”, con ayuda del ícono abrir rápido.

EDITAR LOS USUARIOS CREADOS:

Le listará 5 usuarios asignados en el sistema.

Para administrar un usuario hacer clic en el ícono Editar . Ya sea para cambiar el

nombre de usuario, cambiar la contraseña o asignar algún Rol en el sistema para distintas

áreas. Estos roles son los que permitirán acceder al sistema y realizar tareas específicas.

Por ejemplo, el usuario Luis Vargas se le ha asignado el Rol de VENTAS, por lo que no

podrá ingresar a otra función (compras, almacén, etc.). Como se muestra en la imagen:

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ASIGNAR ACCESO DE LOS USUARIOS A ALMACÉN

De la misma forma en la pestaña “Almacén” permite seleccionar los almacenes a los que

tiene acceso el usuario. Esto es necesario para controlar la información disponible para

los usuarios de almacén que pueden visualizar información de distintas sucursales. Para

usuarios de otras áreas no es necesario asignarles ningún almacén, en ese caso, tendrán

acceso a todos los almacenes existentes en la Empresa.

Para asignar el Almacén que visualizará el usuario hacer clic en el ícono ,

luego clic en el ícono .

Seleccionar el almacén que podrá interactuar el usuario, y Habilitarlo.

Luego hacer clic en el ícono para guardar los cambios realizados.

1. 1) Clic en Almacén

1. 2) Clic en ícono Crear

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ASIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO SERIAL AL USUARIO

Asignando Numero Serial de Factura

Hacer clic en la pestaña , luego hacer clic en el ícono

para crear nuevo registro.

Ingresar los siguientes datos:

Secuencia de Doc. Físico, seleccionar la secuencia de documento que utilizará el

usuario.

Almacén, seleccionar el almacén, según la serie del documento. Este campo es

opcional.

Finalmente hacer clic en el ícono , para guardar los datos ingresados.

La serie que ha sido

seleccionada será

aplicada al almacén

seleccionado.

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2.2 PANEL DE CONTROL DE MÓDULOS: AGREGANDO EXTENSIONES

Esta ventana permite asignar extensiones a los usuarios seleccionados, para ello debe abrir

la ventana “Panel de Control de Módulos”, con la ayuda del ícono Abrir rápido.

Obtendrá la ventana de Panel de control de Módulos, con la lista de roles y cada uno de

estos con sus respectivas extensiones que puede asignar:

1) Seleccionar el rol del usuario

2) Seleccionar que extensión desea habilitar para el usuario.

1

2

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3) Clic en el recuadro en blanco para habilitar la extensión.

4) Clic en el ícono , para guardar la extensión asignada al usuario.

Hacer clic en el ícono para generar la extensión según el rol.

Obtendrá la siguiente ventana:

Finalmente obtendrá el siguiente mensaje:

3 4

Clic en Aceptar

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3. TIPOS DE CAMBIO

3.1 TIPO DE CAMBIO OFICIAL

El Tipo de Cambio Oficial estará configurado con la página oficial de la Sunat.

Solo podrá visualizar el precio de compra y venta del dólar, abriendo la ventana “Tipo

de Cambio Oficial” con ayuda del ícono Abrir rápido.

Obtendrá la siguiente ventana:

Hacer clic en el botón “Nuevo Tipo de Cambio” y tendrá la siguiente ventana:

1) Hacer clic en el ícono de calendario.

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2) Seleccionar la fecha que desea visualizar el tipo de cambio.

2) Obtendrá la ventana con el precio del dólar de la fecha seleccionada.

1

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3.2 TIPO DE CAMBIO PARALELO

Este tipo de Cambio se utilizará para asignar los precios de compra y venta del dólar.

Para asignar el precio debe abrir la ventana “Tipo de Cambio Paralelo”, con ayuda del

ícono de Abrir rápido.

1) Seleccione un tipo de cambio,

2) Hacer clic en el ícono :

3) Hacer clic en el ícono para seleccionar la fecha que aplicará el Tipo de

cambio:

1

2

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4) Hacer clic en el ícono para asignar el Tipo de Cambio.

5) Finalmente hacer clic en el “OK”.

Podrá visualizar que ha creado el Tipo de Cambio en Venta y Compra de Dólares.

3

4

5

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4. CONFIGURACIÓN DEL PRODUCTO

4.1 ESTADOS DE PRODUCTO

Abrir la ventana “Estados del Producto” con la ayuda del ícono Abrir Rápido.

Obteniendo la siguiente ventana, en la cual puede visualizar la lista de estados del

producto creadas.

Si desea incrementar un estado al Producto, hará clic en el ícono y llenará los

siguientes datos:

Identificador, ingresar el código o número que identificará el estado del producto.

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Nombre, ingresar el nombre del estado.

Descripción, ingresar un detalle del estado, este campo es opcional.

Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados.

4.2 MOTIVOS DE RECHAZO

El motivo de rechazo se visualiza cuando el cliente, una vez realizada la cotización de

venta, rechaza la compra del producto.

PROCESO: El cliente solicita una cotización de venta y rechaza la cotización indicando

el motivo por el cual no realiza la compra.

Abrir la ventana “Motivo de Rechazo” con la ayuda del ícono Abrir Rápido.

Para registrar el Motivo de rechazo hará clic en el ícono y llenará los siguientes

datos:

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Identificador, ingresar un código que identifique el motivo.

Nombre, ingresar el motivo de rechazo.

Descripción, ingresar algún detalle del motivo, es opcional este campo.

Hacer clic en el ícono para Guardar los datos ingresados..

4.3 MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN

Después de realizado una Venta, el cliente regresa y desea devolver el producto, en la

ventana “Devolución de cliente”, se debe registrar el motivo por el cual está devolviendo

el producto.

Abrir la ventana “Motivos de Devolución” con la ayuda del ícono Abrir Rápido.

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Para registrar el Motivo de devolución hará clic en el ícono e ingresará los siguientes

datos:

Identificador, ingresar el código del motivo de devolución.

Nombre, ingresar el nombre del motivo.

Mantener seleccionado las opciones de devolución a cliente y proveedor, el cual

se visualizará en las 2 ventanas.

Descripción, ingresar un detalle del motivo, este campo es opcional.


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4.4 CONCEPTOS CONTABLES

Concepto contable: Es un concepto relacionado al pago realizado o cobro recibido sin

relación a un producto específico. EJM: Cuando ingresamos una factura de compra con

el concepto “POR CONSUMO”.

NOTA: Cuando se tiene habilitada la extensión CONTABILIDAD BASICA, estos

conceptos se asocian a una cuenta del plan contable empresarial de tu empresa.

Abrir la ventana “Conceptos Contables” con la ayuda del ícono Abrir Rápido.

Podrá visualizar los diferentes Conceptos contables registrados en el sistema, si desea

registrar/ingresar algún Concepto Contable, hacer clic en el ícono .

Ingresará los siguientes datos:

Nombre, ingresar el nombre de concepto contable.

Descripción, ingresar algún detalle del concepto, este campo es opcional.

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Mantener seleccionado esta opción , para

visualizarlo y poder usarlo en los Documentos de Venta y de Compra, de lo

contrario solo serán accesibles desde la sección de conceptos al momento del

pago y cobro.

Grupo de Impuesto, seleccionar a que grupo de impuesto pertenece el concepto

contable.


Podrá visualizar una lista de conceptos contables en el sistema:

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