expediente electrÓnico: gexp. 2017 - animsa · 2020-01-16 · p á g i n a 6 | 84 6 expediente...

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: GEXP 2017

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2 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: GEXP. 2017

Contenido

1. Aplicación ................................................................................................................................................................. 4

1.1. Pantalla de inicio..................................................................................................................................................... 4

1.2. Pantalla del expediente .......................................................................................................................................... 8

2. Apertura de un expediente ..................................................................................................................................... 12

2.1. Alta de un expediente directamente en la aplicación de expediente electrónico ................................................. 12 2.1.1. Carátula ............................................................................................................................................................ 12 2.1.2. Personas ........................................................................................................................................................... 14 2.1.3. Datos ................................................................................................................................................................ 18

2.2. Alta de un expediente desde registro de entradas ............................................................................................... 19

2.3. Alta de un expediente desde registros de mi unidad ............................................................................................ 20

2.4. Otras cuestiones a tener en cuenta en la apertura de un expediente .................................................................. 22 2.4.1. Asociación de representantes y modificación de datos de personas .............................................................. 22 2.4.2. Dar acceso a persona/s y/o área/s municipal/es a un expediente .................................................................. 24

3. Tramitación de un expediente ................................................................................................................................ 28

3.1. Añadir un trámite y/o gestionar datos, documentos. ........................................................................................... 30 3.1.1. Datos ................................................................................................................................................................ 32 3.1.2. Documentos ..................................................................................................................................................... 32 3.1.3. Notas ................................................................................................................................................................ 34 3.1.4. Procesos ........................................................................................................................................................... 35 3.1.5. Tramitar un Trámite (=Finalizar=Cerrar) .......................................................................................................... 35

3.2. Firma de documentos ........................................................................................................................................... 37 3.2.1. Incorporación de una carpeta de firma ........................................................................................................... 37 3.2.2. Envío a la “Bandeja de firmas” del documento generado ............................................................................... 38 3.2.3. Firma del documento ....................................................................................................................................... 40

3.3. Añadir un trámite de registro de entrada/salida .................................................................................................. 44 3.3.1. Desde Registro Electrónico .............................................................................................................................. 44 3.3.2. Desde Expediente Electrónico ......................................................................................................................... 47

3.4. Añadir un trámite en blanco ................................................................................................................................. 51

3.5. Notificación: Elaboración y firma .......................................................................................................................... 52 3.5.1. Incorporación de una carpeta de notificación ................................................................................................. 52 3.5.2. Elaboración de la notificación .......................................................................................................................... 53 3.5.3. Adjuntar documentos a la notificación (caso de que sea necesario) ............................................................... 57 3.5.4. Firma del documento de notificación generado .............................................................................................. 57

4. Solamente en entidades del CSR: Previa configuración de las preferencias de impresión....................................... 62

5. Gestión de las notificaciones (documento generado y firmado) ............................................................................. 63

5.1. Impresión y/o publicación de la/s notificación/es ................................................................................................ 63

5.2. Recepción en papel de acuse/s de recibo firmado/s (o carta/s devuelta/s) ......................................................... 67

6. Gestion en bloque .................................................................................................................................................. 73

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6.1. Resoluciones ......................................................................................................................................................... 73 6.1.1. Creación de una tramitación agrupada ............................................................................................................ 73 6.1.2. Cumplimentación de datos y elaboración de resoluciones ............................................................................. 74

6.2. Notificaciones ....................................................................................................................................................... 76 6.2.1. Creación de una tramitación agrupada ............................................................................................................ 77 6.2.2. Cumplimentación de datos y elaboración de notificaciones ........................................................................... 78

7. Otras operatorias ................................................................................................................................................... 81

7.1. Reorganización de expedientes ............................................................................................................................ 81 7.1.1. Creación de carpetas en blanco ....................................................................................................................... 81 7.1.2. Mover trámites ................................................................................................................................................ 82 7.1.3. Copia de documentos entre expedientes ........................................................................................................ 82

7.2. Expedientes subordinados .................................................................................................................................... 83 7.2.1. Subordinar expedientes ................................................................................................................................... 83

8. Archivo de un expediente ....................................................................................................................................... 84

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1. Aplicación

1.1. Pantalla de inicio

La aplicación por defecto se abre en la siguiente pantalla de inicio:

En esta pantalla tenemos:

MENU SUPERIOR: con las siguientes 8 opciones:

INICIO: pantalla con la que se inicia la aplicación, con el botón para el alta o

apertura de expedientes y estructurada en 3 apartados:

1. Mis tareas: dividido en los siguientes 4 subapartados que muestran un contador numérico cada

uno de ellos:

Mis trámites: consulta que muestra la concatenación de los siguientes trámites abiertos en mi

Unidad Administrativa Responsable -U.A.R.- (con un máximo de 200):

los 100 primeros trámites más recientes asignados a mi plaza

los 100 primeros trámites más recientes asignados a mi área, y que no están asignados a ninguna

plaza

Trámites con vencimiento: consulta que muestra los trámites que tienen vencimiento, es decir,

con plazo.

Trámites con nota: consulta que muestra los trámites que tienen nota asociada.

Firmas pendientes: abre la bandeja de firmas

2. Actividad reciente: enlaces que dan acceso directo a los 20 últimos expedientes a los que se ha

accedido (los 5 primeros se ven a primera vista y los 15 restantes mediante la barra de desplazamiento).

3. Grid que muestra el resultado de las consultas del apartado superior de “Mis tareas”: Mis

trámites, Trámites con vencimiento y Trámites con nota. Este grid dispone de designación de

Menú

superior

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columnas a mostrar configurable por el usuario/a mediante el desplegable “Mostrar” y ordenable

por columnas haciendo clic en su cabecera.

EXPEDIENTES: abre la búsqueda de expedientes por diversos criterios, tales como:

En búsqueda estándar:

Código del expediente –nombre corto (desplegable con las tipificaciones disponibles), año y nº-,

descripción (según texto contenido en la misma), fecha de apertura, trámite en curso

(desplegable que requiere seleccionar previamente el tipo de expediente), dato (desplegable que

requiere seleccionar previamente el tipo de expediente) y valor (del dato previamente seleccionado),

persona (en calidad de titular, representante o interesado en expedientes).

En búsqueda avanzada:

Plaza responsable, Unidad Administrativa Responsable, Estado (todos, aplazado, en curso,

finalizado), fecha de cierre:

El grid de resultado de la consulta de expedientes dispone de designación de columnas a mostrar

configurable por el usuario/a mediante el desplegable “Mostrar” y ordenable por columnas haciendo

clic en su cabecera.

Además mediante el botón se puede realizar una exportación a Excel del resultado de la

consulta.

TRÁMITES: abre la búsqueda de expedientes por trámites por diversos criterios, tales como:

En búsqueda estándar:

Código del expediente –nombre corto (desplegable con las tipificaciones disponibles), año y nº-,

descripción del trámite (según texto contenido en la misma), fecha de apertura de expediente,

fecha de trámite, trámite en curso (desplegable que requiere seleccionar previamente el tipo de

expediente), plazo de vencimiento, casilla de trámites con nota.

En búsqueda avanzada:

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Estado trámite (todos, en curso, finalizados), sentido trámite (todos, en sentido negativo, en sentido

positivo) y nº Registro Entrada/Salida.

El grid de resultado de la consulta de trámites dispone de designación de columnas a mostrar

configurable por el usuario/a mediante el desplegable “Mostrar” y ordenable por columnas haciendo

clic en su cabecera.

Además mediante el botón se puede realizar una exportación a Excel del resultado de la

consulta.

Esta consulta por trámites es utilizada para la gestión en bloque de Expedientes. De forma que, el

botón permite el acceso a este tipo de gestión para los expedientes pendientes

de un mismo trámite.

FIRMAS: abre la bandeja de firmas.

NOTIFICACIONES: abre el módulo de Gestión de Notificaciones.

OTROS: botones que, según permisos habilitados, dan acceso a opciones de:

TIPIFICACIÓN:

Tipificación: abre la aplicación anterior solo con el menú “Editor de procedimientos” para poder

acceder al diseño de los circuitos de tramitación.

Actualización de permisos (LTT): abre dicha opción.

TIPIFICACIÓN OTROS

CONSULTAS de:

expedientes: abre la “Búsqueda de expedientes” de la aplicación anterior.

trámites: abre la “Búsqueda de trámites” de la aplicación anterior.

PROCESOS: Descarga de solicitudes 012, Consulta TEU, …

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CAMBIAR PLAZA: posibilita el cambio de unidad de trabajo, en caso, de que la persona usuaria esté en

más de una plaza en la estructura municipal.

IDIOMA: posibilita el cambio de idioma en los literales de la aplicación en castellano o euskera.

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1.2. Pantalla del expediente

Al entrar en un expediente tendremos la siguiente pantalla:

Esta pantalla está estructurada en los siguientes apartados:

INFORMACIÓN GENERAL: estructurada en principio en 2 subapartados:

Nº y descripción del expediente

Información relativa a Tramitador principal y U.A.Responsable, fecha de apertura y nº de personas

que gestionan el expediente

8 PESTAÑAS: con información general del expediente:

Tramitación: la tramitación de un expediente se desarrolla en esta pestaña. En ella aparecerá el

árbol de tramitación con el conjunto de trámites que lo componen y su estado, además de

suministrar información relativa a datos, documentos, notas y procesos de cada trámite, fecha de

su realización, asignación de tareas, etc. Desde esta pestaña se realizarán las siguientes acciones:

Añadir nuevos trámites o carpetas de firma y notificación mediante el botón

.

Gestión de los trámites incorporados en el expediente: cumplimentación de sus datos,

elaboración de documentos, tramitación o cierre, etc.

Botón “Refrescar” para actualizar el reflejo de la tramitación del expediente en la pestaña.

Código del expediente

1 pestaña para la búsqueda de

expedientes y 1 pestaña por

cada expediente abierto

Descripción del

expediente

8 Pestañas con

información

general del

expediente

Árbol de tramitación: Trámites del

expediente

Botón: Añadir

Trámite

Información y Gestión de cada trámite en 6 apartados: Datos,

Plantillas y Documentos generados, Notas, Procesos

Botón: Expedientes

vinculados

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Esta pestaña de tramitación dispone de designación de columnas a mostrar configurable por el

usuario/a mediante el desplegable “Mostrar” (para los campos Acciones, Cerrado por y U.A.R).

Igualmente mediante el botón “Ocultar opciones” que permite eliminar de la pantalla los

apartados datos, documentos, notas y procesos ubicados en la parte inferior.

Caratula: muestra la información inicial de apertura del expediente, donde en cualquier momento

podremos modificar la descripción del expediente y emitir un documento Word con la caratula del

expediente.

Personas: muestra todas las personas asociadas al expediente, tanto titulares, representantes

como interesados/as. Desde esta pestaña se realizará la gestión de dichas personas mediante las

siguientes actuaciones:

Añadir nuevas personas al expediente

Asociar representantes a titulares

Modificar datos de las personas mediante el icono tales como dirección, notificación

electrónica s/n, etc.

Eliminar personas del expediente mediante el icono

Datos: muestra todos los datos tanto relevantes como todos que han sido cumplimentados en el

expediente, con información de su valor y trámite en el que se encuentran:

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Documentos: muestra todas las plantillas tipificadas en el procedimiento y todos los documentos

generados en el expediente o solamente los que constituyen el expediente electrónico

(documentos en formato pdf y de trámites cerrados). Desde esta pestaña se realizará la siguiente

operatoria:

Fusionar documentos: realización de un único documento en formato pdf con los documentos

que se seleccionen. El documento fusión quedará adjuntado al Nodo inicial.

Registros: muestra todos los registros tanto de entrada como de salida que han sido introducidos

en el expediente, pudiendo acceder a su visualización mediante el icono

Notas: muestra todas las notas públicas o privadas indicadas en trámites abiertos:

Otros: con los siguientes 4 botones relativos al expediente:

Vincular expedientes mediante el botón : Nos lleva a la pantalla en la que se

visualizan los expedientes vinculados, permitiéndonos realizar nuevas vinculaciones:

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2. Apertura de un expediente

2.1. Alta de un expediente directamente en la aplicación de expediente electrónico

Clic sobre el botón ubicado en la pantalla de INICIO:

Se nos abre una nueva pantalla estructurada en 3 pestañas:

2.1.1. Carátula

Cumplimentar los siguientes datos:

Fecha Apertura: muestra por defecto la fecha del día, pudiendo seleccionar otra fecha anterior.

Procedimiento: mediante el botón accederemos a la ventana de “Seleccionar Procedimiento”, donde disponemos de los siguientes criterios de búsqueda:

Nombre corto: despliega un listado con todos los procedimientos definidos. Elegir el tipo de Procedimiento deseado (P.ej.: GENERICO).

Nombre largo: podemos teclear letra/s, palabra/s para la búsqueda.

U.A. Responsable: nos permite la búsqueda de procedimientos de una determinada área municipal de la Estructura Municipal de la entidad.

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Favoritas: búsqueda entre la selección de procedimientos que hemos predefinido como favoritos.

Vigentes: por defecto figura marcada para que busque entre los procedimientos operativos o de alta.

Tras establecer cualquier criterio, clic en el botón lupa y seleccione con doble clic el procedimiento a

utilizar.

Código del expediente: en el 1er campo por defecto nos muestra el nombre corto del tipo de procedimiento, por ejemplo “GENERICO”. En este caso, lo modificaremos manualmente para adaptarlo al tipo de expediente que vayamos a abrir (según una codificación que debemos tener clara y definida previamente, en función de los expedientes que vayamos a gestionar a través del genérico).

Por ejemplo: obras, subvenciones, ayudas o reservas, etc.

El “código de expediente” estará formado por la concatenación de: Código (modificarlo en caso del GENERICO)

+ año (por defecto aparece año en curso, pero se puede cambiar) + número (los asigna el programa y son

consecutivos por cada tipo de expediente y año).

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Descripción del expediente: teclear la descripción objeto del expediente.

Avanzar a la siguiente pantalla haciendo clic en el botón

A continuación pulsaremos <Sí> en el siguiente mensaje:

2.1.2. Personas

En esta pestaña vamos a añadir a el/los titulares del expediente, representante/s (si los hubiera) e interesado/s (si fuera el caso):

Para dar de alta a esas personas hacer clic en el botón

Podemos añadir personas de 2 orígenes:

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2.1.2.1. Del registro (de entrada):

Mediante la incorporación de un registro de entrada incorporamos al expediente las personas asociadas a dicho registro (titular y, en su caso, representante).

Cumplimentar los siguientes datos del registro, siendo necesario conocer el nº de registro:

tipo de registro: seleccionar Entrada o Salida

año: teclear el año

número de registro: teclear el nº de registro

Clic en el botón <Buscar>:

Nos lleva a ver ese registro en la ventana de “Registro de entrada” y en esta pantalla haremos clic el botón

(como respuesta a la pregunta “¿Desea importar los datos del registro?):

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Al volver a expedientes en la pestaña “Personas” veremos cumplimentados los datos del titular y en su caso

del representante del registro:

Hacer clic en el botón

2.1.2.2. Por DNI/NIF (De Mantenimientos Generales):

Incorporación de personas al expediente desde la base de datos de PERSONAS de Mantenimientos Generales, accediendo a la

consulta de “Selección de personas” mediante el botón :

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Nos da la opción de buscar a la persona por apellidos, nombre, o razón social, DNI/NIF o CIF y tipo de persona

(física o jurídica), rellenamos el/los criterio/s que queramos y botón

Nos mostrará las personas que cumplen el/los requisito/s indicado/s, seleccionamos la persona que

corresponda, y la añadimos mediante el botón o mediante doble clic:

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Al volver a expedientes en la pestaña “Personas” veremos cumplimentados los datos de la persona

seleccionada.

Mediante el desplegable “Tipo de persona” delimitaremos si la persona seleccionada va a formar parte del

expediente como titular o representante o interesado y clic en el botón <Añadir>.

Repetiremos esta operación tantas veces como sea necesaria, para añadir a todas las personas relacionadas

con el expediente.

Tras finalizar con la gestión de personas, avanzamos a la siguiente pestaña mediante el botón

.

2.1.3. Datos

En caso de que el procedimiento tenga tipificados “datos relevantes” se cumplimentarán en esta pantalla:

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Para finalizar el alta, clic en el botón “Ir al expediente”

En este momento la aplicación nos dará paso a la pantalla de tramitación.

2.2. Alta de un expediente desde registro de entradas

Desde la aplicación de Registro Electrónico en la opción de Registro - Entradas registramos una entrada y en el momento de <Guardar> se muestra la siguiente ventana de generación del registro de entrada:

Nota: a esta ventana se puede acceder en cualquier momento desde el botón “Imprimir acuse” del Registro de

entrada.

En esta ventana podremos mediante el botón correspondiente:

Crear un NUEVO expediente a partir del registro generado: botón .

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Este botón nos abrirá la pantalla de “Alta del expediente” para la cumplimentación de los siguientes datos:

Fecha de apertura: por defecto aparece la fecha del día pero se podrá seleccionar otra fecha.

Plantilla: seleccionar mediante el botón el tipo de procedimiento (Ej.:“GENERICO”).

Nombre corto o primer campo del “Código del Expediente”: modificarlo para delimitar el tipo de expediente.

Descripción del expediente: teclear la descripción objeto del expediente.

Clic en el botón

A continuación se muestra un mensaje informando del nº de expediente creado:

Y posteriormente el mensaje para incorporar al Titular del Registro a las personas del expediente creado:

Salimos de la aplicación de Registro Electrónico.

2.3. Alta de un expediente desde registros de mi unidad

Acceder a la opción de “Registros de mi Unidad”, indicando o aceptando la fecha que se propone.

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Seleccionar de la lista el registro y hacer clic en el botón o con doble clic y . accederemos a la ventana del registro:


Crear un NUEVO expediente a partir del registro generado: botón .

Este botón nos abrirá la pantalla de “Alta del expediente” para la cumplimentación de los siguientes datos (analizados en el apartado anterior):

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Tras la apertura del expediente el registro figurará como “Tramitado” (en color rosa) y fecha de cierre, la fecha de apertura del expediente.

2.4. Otras cuestiones a tener en cuenta en la apertura de un expediente

2.4.1. Asociación de representantes y modificación de datos de personas

Con posterioridad a la creación de un expediente, realizaremos las modificaciones en las personas asociadas al expediente:

En caso de tener representantes, estos deberán estar dados de alta en el expediente y se deberá asociar con

su/s respectivo/s titular/es, para ello, ir a pestaña “personas”:

En la lista de personas del expediente localizar la fila del titular y hacer clic en el enlace [Asociar

representante]:

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La aplicación nos mostrará en la ventana sólo a las personas que hayamos dado de alta en el expediente

como representantes. Tenemos que elegirlo/a del desplegable:

Hacer clic en el botón <Aceptar>.

En caso de tener que modificar la dirección de alguna de la/s persona/s o datos como “Notificación electrónica”, etc.

En la lista de personas localizar la fila de la persona y hacer clic en el icono que nos llevará a la

consulta de sus datos:

y botón “Modificar”:

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Nos muestra la pantalla en la que podemos modificar lo necesario de datos personales y de contacto

(cómo quiere que se le notifique: papel o de manera electrónica) o dirección y domiciliación:

Botón “ y botón

2.4.2. Dar acceso a persona/s y/o área/s municipal/es a un expediente

En la pestaña de “Tramitación” del expediente seleccionar la carpeta o nodo inicial y hacer clic en el icono

. En el menú que se visualiza, elegir la opción “Permisos del Trámite”:

En la pantalla de “Permisos para Tramite” hacer clic en el botón y clic en el botón :

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Nos muestra la pantalla en la que tenemos que elegir:

- Ente Orgánico: para dar permiso a un área o servicio o departamento municipal (Ej.: Urbanismo,

Servicios Económicos, etc.)

- Plaza Administrativa: para dar permiso a un puesto o técnico municipal (Ej.: Secretario/a del

ayuntamiento, Arquitecto/a municipal, etc.)

Tras elegir 1 de las 2 opciones y aceptar, nos abre la pantalla de la “Estructura municipal” donde inicialmente

tenemos que hacer clic en el botón “Ver todo el Árbol”:

De esta forma, visualizaremos la estructura completa del organigrama municipal donde elegiremos el área o

persona a la que se quiera dar acceso al expediente mediante el botón “Seleccionar”:

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Al volver a la pantalla de “Permisos” hacer clic en la/s casilla/s correspondiente/s al/a los permiso/s

correspondiente/s (Ej.: modificar datos, modificar documentos, ejecutar procesos, etc.) y clic en el botón

<Guardar>:

En caso de que la persona o área a la que le hemos asignado permisos a actuaciones con los trámites del

expediente tengan que realizar otras acciones a nivel del expediente (Ej.: Insertar personas, modificar

datos generales de carátula, archivar expediente, etc.), iremos a la pestaña “Otros”:

Clic en el botón “Administración de permisos”:

En la pantalla de “Permisos del Expediente” hacer clic en el botón y clic en el botón para elegir el

área o servicio o departamento municipal (Ej.: Urbanismo, Servicios Económicos, etc.) puesto o técnico

municipal (Ej.: Secretario/a del ayuntamiento, Arquitecto/a municipal, etc.) al que dar permisos, marcando las

casillas correspondientes en los apartados de “Visualización”, “Modificación” y/u “Otras Acciones”.

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3. Tramitación de un expediente

La pantalla de tramitación se abre en una pestaña denominada como el “Código del expediente” estructurada

en un menú de 8 pestañas, la primera de las cuales es la pestaña “Tramitación” que muestra el “árbol de

tramitación”:

El “árbol de tramitación” representa al expediente generado e iniciado mediante una carpeta o “nodo inicial”

denominada como el código del expediente en color verde (significando que el expediente está abierto y asignado

a nuestro puesto y/o área) y de la que va a colgar el conjunto ordenado de actuaciones y documentos que lo

integren.

En caso de haber dado de alta el expediente directamente desde la aplicación de “Expediente electrónico” e incorporado las personas mediante la opción “Por DNI/NIF”, el expediente se ha generado e iniciado con 1 trámite:

“Trámite genérico documental” o trámite tipificado abierto y asignado a nosotros (icono en color verde y solamente con fecha de inicio). Cualquier carpeta o nodo que esté de color azul, significa que está abierto pero asignado a otra persona o puesto:

En el caso de haber dado de alta el expediente desde un registro de entrada o desde “Registros de mi Unidad” de la aplicación de “Registro Electrónico” o incorporado las personas mediante la opción “Del registro”, el expediente se crea con 2 trámites:

Tramite del registro de entrada tramitado (icono en color rojo representado mediante una “hoja” reflejo de la existencia de documentos y con fecha fin).

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“Trámite genérico documental” o “Trámite procedente de la tipificación” abierto y asignado a nosotros (icono en color verde y solamente con fecha de inicio).

Los iconos del árbol de tramitación se representan con los siguientes colores:

VERDE: abierto y asignado a nosotros.

AZUL: abierto y asignado a otra persona o puesto.

ROJO: cerrado = tramitado= acabado.

En un expediente hay distintos tipos de elementos que vamos a poder incorporar a una tramitación tantas

veces como necesitemos en la gestión del expediente, a través del botón añadir trámite:

- Trámite genérico documental o tramite tipificado en el modelo teórico de expediente en el que basamos nuestra tramitación (para reflejar actos administrativos/resolutorios y en su caso, generar documentos en base a plantillas previamente definidas o adjuntarle documentos desde nuestro escritorio, desde unidades de red, etc.)

- Trámites de registros de entradas o salidas - Trámites en blanco - Carpetas o circuitos de firma (para firmar documentos electrónicamente. Admite documentos: word, pdf, jpg y excel y los

convierte en pdf firmable). - Carpetas de Notificación (para realizar notificaciones fehacientes: tanto en papel, como electrónicas a través de la

carpeta ciudadana en la sede electrónica).

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3.1. Añadir un trámite y/o gestionar datos, documentos.

Para reflejar un hecho o acto administrativo añadiremos un trámite en el expediente, en caso de tratarse de

un procedimiento tipificado con circuito automático el trámite se añadirá automáticamente.

En caso de tener que añadir un trámite al expediente, nos posicionamos con el cursor sobre el nodo o carpeta

inicial o sobre otra carpeta abierta y clic en el botón que nos abre la siguiente ventana

donde visualizamos la tipificación del procedimiento para elegir el tipo de elemento a añadir:

Hacer doble clic sobre el elemento “Trámite genérico documental”. A continuación nos muestra la ventana de

“Añadir trámite” donde se va a poder modificar:

- El título o descripción del trámite (por defecto nos lo crea como trámite generico documental pero teclearemos la descripción correspondiente como p.ej. Informe técnico, Informe jurídico, Resolución licencia, etc.)

- Marcar “Publicar en la Sede Electrónica” si queremos que el ciudadano/a lo pueda consultar en la “Consulta de Expedientes” ubicada en la carpeta ciudadana de la sede electrónica (el trámite sólo será visible cuando esté tramitado = cerrado = finalizado).

Nos preguntará si deseamos añadir más trámites:

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De momento, le diremos que no.

De esta forma hemos añadido un “trámite genérico documental” que representa un hecho o acto

administrativo y sobre el que vamos a poder realizar distintas gestiones reflejadas en los distintos apartados

situados en la parte inferior de la pantalla de tramitación, tales como:

Cumplimentar sus datos. Añadir documentación (en base a plantillas y/o documentos adjuntos). Incorporar notas al trámite. Poner vencimiento al trámite.

Asimismo en cualquier momento podremos ir a modificar un trámite mediante el icono situado en su

extremo derecho.

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3.1.1. Datos

Mediante el botón <Editar> del apartado “Datos del trámite” o haciendo doble clice sobre dicho apartado

accederemos a la cumplimentación o modificación del/los dato/s definido/s en dicho trámite, si los hubiera:

3.1.2. Documentos

3.1.2.1. Generación de documentos en base a plantillas

Nos posicionamos con el cursor sobre el trámite y en el apartado “Plantillas del trámite” nos mostrará las

plantillas que haya definidas para el mismo, pinchando sobre la palabra “Generar” de la plantilla que hemos

elegido, nos abre un documento en Word basado en ella:

Nota: las plantillas pueden contener marcadores que traen datos del expediente, como por ejemplo: código del

expediente, titular, descripción del expediente, fecha del día, o los datos que se definan.

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Una vez redactado el documento, lo guardaremos cerrándolo desde el aspa (arriba derecha):

Y teclearemos su nombre en la siguiente ventana y botón aceptar:

Si tarda en refrescar la información en el expediente, podemos pulsar el botón actualizar de la pantalla de

tramitación o la tecla F5 del teclado. De esta forma, en el expediente veremos el documento generado en el

apartado “Documentos del trámite”:

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3.1.2.2. Adjuntar documentos

Para adjuntar un documento desde nuestro ordenador o unidad de red, etc. funciona exactamente igual que

adjuntar un documento en un correo electrónico. Nos posicionamos sobre el trámite en el que queremos

adjuntar el documento y pulsamos el botón adjuntar del apartado “Documentos del trámite”:

Nos muestra el explorador para seleccionar el/los documento/s a adjuntar:

Podemos adjuntar a un trámite todos los documentos que necesitemos.

Para abrir cualquiera de los documentos adjuntos podemos pinchar sobre él o utilizar el botón que aparece a

la derecha del documento:

3.1.3. Notas

En ocasiones se hace necesario que el tramitador establezca NOTAS a lo largo de la tramitación como

recordatorio de una fecha límite, como aviso de transcurso de plazo, etc.

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En trámites abiertos se pueden añadir notas, para ello haremos clic en el botón del apartado de “Notas del

trámite”:

Teclear el texto de la nota

Marcar en su caso, la casilla “Nota pública

Clic en el botón

Al incluir una nota cambiará el icono del trámite mostrandolo de la siguiente forma:

Y en el apartado superior se visualizará a nivel del expediente:

Asimismo el expediente al que se le ha incorporado una nota se visualizará en la pantalla de inicio en el apartado en la consulta “Trámiters con nota” del apartado de “Mis tareas”.

La nota podrá ser eliminada en cualquier momento haciendo doble clic sobre la nota y haciendo clic en el botón .

3.1.4. Procesos

En ocasiones hay trámites que presentan procesos asociados (Ej.: Liquidación ICIO => Generación recibo en

recaudación), en este caso, se visualizarán en el apartado “Procesos del trámite”:

Clic en la acción “Lanzar”

3.1.5. Tramitar un Trámite (=Finalizar=Cerrar)

Si ya hemos terminado con las actuaciones del trámite, es decir, no tenemos que cumplimentar más datos,

añadir ningún documento más, ni realizar proceso/s o insertar nota/s, la manera de indicar que el trámite está

terminado o finalizado es: tramitarlo o cerrarlo. Esto lo haremos pulsando la acción “Tramitar” que aparece en

la misma línea del trámite, en color verde.

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A continuación se mostrará una pantalla con varias opciones a elegir:

Tramitación en sentido positivo: por defecto figura marcada, significa que el hecho que describe el trámite, se ha producido (si por el contrario no se hubiera producido, quitaremos la marca, para que se refleje su tramitación en sentido negativo)

Así se mostrará un trámite cerrado en sentido positivo (es decir, el hecho se ha producido):

Así veremos un trámite cerrado en sentido negativo (al que le hemos quitado la marca de tramitar en sentido

positivo), significa que no se ha producido el hecho indicado:

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Crear trámites automáticos: por defecto figura marcada para que en caso de ser una tipificación prediseñada nos agregue el/los siguiente/s trámite/s que corresponda/n (no en el genérico).

Elegir el siguiente trámite: lo marcaremos cuando queramos que nos muestre la plantilla de tipificación para elegir otro trámite genérico documental o carpetas de firma o notificación.

Fecha de tramitación: nos muestra la fecha del día pudiendo ser modificada, para que conste en qué día se ha cerrado el trámite.

3.2. Firma de documentos

3.2.1. Incorporación de una carpeta de firma

Para firmar el documento generado o adjuntado en un trámite, tal y como se ha visto en el punto anterior,

necesitamos añadir al expediente una carpeta de firma.

A tener en cuenta:

Necesitamos tener ya en el expediente el documento que queremos firmar, dicho documento, necesariamente,

estará dentro de un trámite genérico documental que estará tramitado (=cerrado=finalizado).

En el caso de que hubiera documentos en el expediente, pero el trámite del que dependen estuviera sin tramitar

(es decir, abierto), al añadir el circuito de firma, no encontraríamos el documento puesto que no se mostraría.

Para incorporar unan carpeta de firma, nos posicionamos con el cursor sobre el nodo o carpeta inicial o sobre

otra carpeta abierta y clic en el botón :

Nos abre la siguiente ventana de “Añadir trámites” donde visualizamos la tipificación del procedimiento para

elegir el tipo de elemento a añadir. Podemos ver que el icono que representa al “trámite genérico documental” antes

estaba amarillo y ahora está de color rojo: significa que ya lo hemos utilizado en este expediente, cosa que no impide

utilizarlo más, podemos usarlo tantas veces como queramos.

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Para añadir una carpeta o circuito de firma electrónica:

Doble clic sobre la “Carpeta de Firma Electrónica” correspondiente (según persona o plaza firmante del documento que acaba de elaborar, ej. Alcaldía, Secretaría, etc. Podemos tener varias carpetas de firma puesto que pueden estar definidas las firmas de varias personas, o la combinación de firmas de varias personas).

Le diremos que no deseamos añadir más trámites. De esta forma se incorpora al expediente la carpeta de

firma al tiempo que aparece en pantalla la 1ª pantalla del asistente del proceso de firma:

3.2.2. Envío a la “Bandeja de firmas” del documento generado

Automáticamente nos presenta en pantalla la ventana “Proceso de Firma: Selección de Firmantes” con la

indicación del Nombre del trámite de firma (Ej.: Firma electrónica), Plaza firmante (con la persona o puesto

firmante que tengamos definida para firmar) y Tipo de firma (Ej.: Firma general con sello).

Nota: en caso de tener que modificar la persona o puesto firmante, por tratarse por ejemplo de una

sustitución del Alcalde por el Teniente Alcalde como Alcalde en funciones, utilice el botón “Modificar

firmante”.

Hacer clic en el botón :

La aplicación nos va a mostrar una ventana con los documentos que obran en el expediente y que el trámite

del que dependen está cerrado.

En caso de querer adjuntar un PDF al documento que queremos firmar, previo a enviar a firmar, tenemos la opición de

hacerlo mediante el botón “Adjuntar documentos”: . A tener en cuenta:

Los documentos que vamos a adjuntar tienen que estar ya dentro del expediente.

El trámite del que dependan esos documentos a adjuntar tiene que estar cerrado (=tramitado).

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Los documentos que vamos a adjuntar deben ser PDF.

Para visualizar los documentos adjuntos: acceder al PDF que hemos dejado para firmar y pulsar el icono del clip:

Seleccionar el documento que queremos firmar y clic en el botón

En pantalla se visualiza las acciones del proceso de firma que se inicia en este momento: carga del documento *.doc,

conversión del mismo a pdf, añadir al expediente el trámite de firma pendiente dentro de la carpeta de firma y añadir el

documento *.pdf al trámite de firma:

De esta forma, se ha añadido en el expediente una carpeta de firma, en el que ya hemos definido quién es la

persona firmante y qué documento queremos que se firme, quedando el expediente a la espera de la firma de

dicho documento.

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3.2.3. Firma del documento

Sólo podrá firmar el documento la persona que tenga permiso para ello, es decir, la que hayamos definido en el

circuito (el/la firmante).

Esta persona para firmar el documento: pinchará sobre la acción “Firmar” situado en la fila del trámite de

firma:

¡OJO! en este momento la aplicación nos lleva a la bandeja de firmas: accediendo a todo lo que tengamos

pendiente de firmar (firmaremos lo que corresponda en cada momento o lo que queramos): Nos permite

firmar todos a la vez.

Nota: igualmente se accederá a esta “Bandeja de firmas” desde la opción “FIRMAS” (ubicada en el menú

superior) o desde el acceso directo habilitado en el Escritorio o en el CSR:

En “tipo de firma” nos podemos encontrar, por ejemplo, con 2 tipos de firmas: notificaciones y firma general

con sello (debemos elegir una de las dos), nos mostrará los documentos que haya para firma en cada caso y a la

derecha de la pantalla, en el visor documental, podemos ver el documento.

Antes de firmar el documento, si necesitásemos, podríamos hacer 3 consultas mediante los siguientes

botones ubicados en la parte inferior:

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Para firmar tendremos que:

Elegir en el desplegable el tipo de firma: Ej.: “Firma general con sello”.

En este momento en el grid inferior se mostrarán los documentos a firmar del tipo de firma elegido.

Al lado de cada documento, se mostrará un color de ESTADO cuyo significado será:

Nota: Si existen firmas anteriores se mostrará la fecha y hora de estas firmas

Seleccionar el documento (o documentos: ya que podemos firmar varios o todos a la vez) (según plaza

y tipo de firma), haciendo clic en la casilla “Sel” de forma que visualicemos la marca ✓(en el visor

documental de la derecha de la pantalla podemos ver el documento a firmar).

Para seleccionar/deseleccionar en bloque podemos utilizar las opciones correspondientes ubicadas en el

apartado inferior. Pudiendo ser firmados un máximo de 100 documentos.

Clic en el botón <Firmar>.

No obstante, junto con la opción firmar tenemos también la opción de reconsiderar.

3.2.3.1. Pulsamos el botón FIRMAR firmaremos electrónicamente:

A continuación, nos muestra la ventana “Carga de certificado” donde indicaremos:

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En caso de tener más de un certificado, seleccionar el certificado en la lista desplegable.

Motivo para incluir dentro de la firma (se visualiza en el panel de firma electrónica del documento

electrónico), en su caso (Ej.: VºBº, He resuelto, etc.).

Autor/Cargo: el nombre y apellidos y/o cargo de la persona firmante que figurará en la “Marca de

firma” entre la fecha y hora en que el documento ha sido firmado y el texto “Original firmado

electrónicamente”. La primera vez mostrará el nombre y apellidos de la persona firmante, pudiendo

ser sustituido o complementado a continuación o en una 2ª línea por otro texto (Ej.: Secretario/a

Municipal, Secretario/a del Ayuntamiento de…):

Nota: son imprescindibles los datos del certificado y autor.

Clic en el botón

En su caso, posteriormente nos muestra la ventana para teclear la “Contraseña del certificado”.

Una vez firmado el documento nos ofrecerá firmar el resto de documentos que quedan pendientes:

3.2.3.2. Pulsamos el botón RECONSIDERAR estamos RECHAZANDO firmar:

Puede que no estemos de acuerdo con el documento, que haya algún dato erróneo, o que no proceda firmar el

documento y así constará en el expediente.

Nos pedirá que indiquemos el motivo del rechazo a la firma: indicamos lo que proceda y pulsamos el botón

“reconsiderar”:

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En cualquiera de los 2 casos, tanto si firmamos, como si reconsideramos; nos mostrará el siguiente aviso:

En caso de haber reconsiderado la firma (rechazado), en el expediente se verá de la siguiente manera:

Si hemos firmado correctamente el documento, en el expediente se verá así:

Suponiendo que hemos firmado el documento, en el expediente veremos tramitados el trámite y la carpeta de

firma correspondiente con la fecha del día:

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3.3. Añadir un trámite de registro de entrada/salida

3.3.1. Desde Registro Electrónico

3.3.1.1. Opción Registro de Entradas o Registro de Salidas

Acceder a la aplicación de Registro Electrónico

Ir a la opción Registro – Entradas o Registro - Salidas

Teclear el nº de registro y clic en el botón prismáticos para acceder al detalle de registro.

Clic en el botón :


INCLUIR el registro consultado en un expediente abierto: botón

Este botón nos abrirá la pantalla de “Consulta de expedientes” para la selección del expediente correspondiente:

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En principio, la consulta se muestra con el criterio “Mis Expedientes” pero podrá elegir otro tipo de consulta

disponible en la lista desplegable:

Mediante doble clic o botón seleccionar el expediente al que agregar el trámite de registro y

posteriormente se mostrará el siguiente mensaje:

3.3.1.2. Opción Registros de mi Unidad

Acceder a la aplicación de Registro Electrónico

Ir a la opción de “Registros de mi Unidad”, indicando o aceptando la fecha que se propone

Seleccionar de la lista el registro y hacer clic en el botón o con doble clic y . accederemos a la ventana del registro:

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INCLUIR el registro seleccionado en un expediente abierto: botón

Este botón nos abrirá la pantalla de “Consulta de expedientes” para la selección del expediente correspondiente:

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3.3.2. Desde Expediente Electrónico

Nos posicionamos con el cursor sobre el nodo o carpeta inicial o sobre otra carpeta abierta y clic en el botón

que nos abre la siguiente ventana donde inicialmente visualizamos la tipificación del

procedimiento:

Seleccionar la 3ª opción: “Trámite Específico”

Seleccionar la opción “Registro de Entrada/Salida” en la lista desplegable.

En el apartado “Datos del registro”:

Verificar el “Tipo” de registro (Entrada o Salida) y Año (por defecto el año actual)

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Teclear el nº de registro y clic en el botón prismáticos :

Automáticamente nos mostrará en pantalla la ventana de “Registro de entrada” o de “Registro de salida”:

En esta pantalla haremos clic el botón (como respuesta a la pregunta “¿Desea importar los datos del

registro?).

A continuación, nos llevará los datos del titular y en su caso del representante del registro a la pantalla

anterior:

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Indicar si el titular del registro se va a añadir al expediente como titular o interesado, en el desplegable correspondiente.

Clic en el botón

Finalmente aceptar el siguiente mensaje:

Los trámites de registro se incorporan al expediente tramitados o cerrados y con sus datos (Nº, asunto y fecha de registro) y con los documentos que se adjuntaron al mismo

Una vez añadido un trámite de registro al expediente, es conveniente modificar su nombre para delimitar el tipo de registro.

Para ello, nos posicionamos con el cursor sobre el trámite de registro y clic en el icono situado en el extremo derecho:

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Nos muestra la ventana de “Modificar trámite” donde se va a poder modificar:

- Nombre a mostrar: por defecto nos lo crea como Registro de entrada o salida (Nº) pero teclearemos la descripción correspondiente como p.ej. Recepción solicitud (Nº 37), Recepción documentación requerida (Nº 37), etc). Es conveniente mantener el nº de registro.

- Descripción larga del trámite (Web): podemos copiar y pegar en este campo la descripción anterior. Esta es la descripción que verá el ciudadano/a al consultar este expediente en la “Consulta de Expedientes” ubicada en la carpeta ciudadana de la sede electrónica.

- Marcar “Publicar en la Sede Electrónica” si queremos que el ciudadano/a lo pueda consultar en la “Consulta de Expedientes” ubicada en la carpeta ciudadana de la sede electrónica.

Para su posible eliminación tenemos el icono: .

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3.4. Añadir un trámite en blanco

En procedimientos tipificados (Ej.: LICOBRME, LICOBRMA, etc.) podemos necesitar un trámite no reflejado

en el procedimiento tipificado. Para ello:



procedimiento:


Seleccionar la opción “Trámite en blanco” en la lista desplegable.

En el apartado “Datos trámite en blanco”:

Teclear la descripción corta y larga (Ej.: INFMUNICIPAL e Informe municipal)

Verificar la fecha de inicio del trámite (por defecto figura la fecha del día)

Botón

Nos preguntará si deseamos añadir más trámites, le diremos que no:

Los trámites en blanco se representan en el árbol de tramitación con el icono de una flecha:

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3.5. Notificación: Elaboración y firma

Para elaborar notificaciones administrativas, es decir, documentos por los cuales se comunica a un titular,

representante y/o interesado/a del expediente una resolución, un acuerdo, un requerimiento de notificación,

etc. con consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar

documentación, presentar alegaciones o recursos, etc. que serán enviadas en papel a una dirección postal o

vía telemática puestas a disposición en el servicio de “Notificaciones fehacientes” ubicado en la carpeta

ciudadana de la sede electrónica necesitamos añadir al expediente una carpeta de notificación.

3.5.1. Incorporación de una carpeta de notificación

El proceso para añadir una carpeta de notificación será exactamente igual al que hemos seguido para añadir

un trámite genérico, de registro y/o blanco y una carpeta de firma: nos colocamos sobre el nodo o carpeta

inicial o sobre otra carpeta abierta y clic en el botón :

En la siguiente ventana de “Añadir trámites” donde nos muestra la tipificación del procedimiento hacer doble

clic sobre la carpeta de “Notificación” correspondiente a añadir (según persona o puesto firmante de la

notificación a realizar ej. Alcaldía, Secretaría, etc.) Del contenido de la carpeta, seleccionamos con doble clic

el 1er trámite “Elaboración de notificación”:

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A continuación, se muestra una ventana para poder renombrar el trámite e indicar si queremos que se vea en

la sede electrónica:


De esta forma quedará añadida en el expediente la carpeta de notificación con su primer trámite de

“Elaboración de Notificación”:

3.5.2. Elaboración de la notificación

Conlleva realizar los siguientes 3 pasos imprescindibles:

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1. Definir los datos del registro de salida. 2. Elegir una plantilla predeterminada y elaborar la notificación o carta modelo en Word en base a la plantilla elegida y

botón <Notificar>. 3. Firmar la notificación/es generada/s.

3.5.2.1. Datos para el registro de salida

Para definir el registro de salida que se va a generar automáticamente al generar la notificación, nos situamos

en el trámite “Elaboración de notificación” y en el apartado “Datos del trámite” clic en el botón <Editar>:

Cumplimentamos los datos:

Asunto para el registro de salida: por defecto se mostrará uno, pero en el desplegable se podrá elegir otro de los asuntos existentes en Registro electrónico para los documentos salientes (serán los que tenga definidos cada Ayuntamiento en su registro de salida).

Descripción: teclear la descripción que queremos incluir en el registro de salida. En caso de no teclearla, automáticamente se cumplimentará: Código de expediente y descripción incluida en el expediente

Cumplimentados estos campos, con pulsar el botón “salir” nos guardará los datos:

Posteriormente, si colocamos el cursor en el trámite de la notificación, los visualizaremos en el apartado

“Datos del trámite”:

3.5.2.2. Elaboración del documento de notificación (Plantilla)

Para elaborar la notificación es imprescindible utilizar una de las plantillas predeterminadas que, como el

resto de plantillas, se encuentran en el apartado “Plantillas del trámite”:

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1. Nos situamos en el trámite “Elaboración de notificación” y en el apartado “Plantillas del trámite” clic en el enlace <Generar> de la plantilla con la que deseamos elaborar la notificación.

2. Lo primero que nos va a mostrar es la ventana de “Selección de destinatarios” con las personas que están implicadas en el expediente (titulares, representantes e interesados), donde elegiremos a cuáles de esas personas queremos notificar marcando el campo Sel. o haciendo clic en la casilla “Seleccionar todos” y el botón “Aceptar”.

Nota: por defecto aparecerán seleccionados los titulares y en caso de tener representantes, los representantes.

3. Nos abre la plantilla en Word para que redactemos la notificación a modo de carta modelo. Podemos modificar todo lo que queramos excepto la caja con los campos del destinatario:

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Estos datos del destinatario/a se combinarán posteriormente al generar las distintas cartas con la

combinación de los datos de los titulares / representantes / interesados a los que hemos indicado que

queremos notificar.

Una vez que hayamos redactado la notificación (o copiar y pegar en el caso de las resoluciones):

4. Pulsar el BOTÓN “Notificar”, ubicado en la barra superior de Word (en Word 2010 el botón está ubicado en la pestaña “Complementos”).

La aplicación, en base a la plantilla, genera una carta en pdf para cada destinatario/a

Tras finalizar el proceso y volver al expediente, pulsar el botón refrescar de la pantalla de

tramitación o la tecla <F5> del teclado para que muestre la actualización del expediente, donde veremos

que:

- El trámite de “Elaboración de Notificación” se ha tramitado automáticamente con la fecha del día.

- Creación en el expediente de una carpeta personal para cada persona destinataria de la

notificación (que se denomina con el nombre de la persona y en caso de ser representante entre

paréntesis se indicará el nombre o razón social de la persona representada) y dentro de dicha carpeta se

incluyen varios trámites:

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- Trámite de “Notificación individual” tramitado automáticamente con la fecha del día (al igual que

el trámite “Elaboración de Notificación”): al que se asocia el documento pdf.

- Trámite de “Acuse de recibo de Notificación” pendiente de tramitar (hasta la recepción del acuse)

y con su dato asociado “CSV-Código seguro de Verificación” de la notificación cumplimentado.

- Carpeta de Firma (Ej.: “Firma de Notificación”) con su EBT de firma pendiente de tramitar.

Queda pendiente firmar la notificación (por la persona que corresponda).

3.5.3. Adjuntar documentos a la notificación (caso de que sea necesario)

A un documento de notificación PDF, se le pueden adjuntar otros documentos PDF (tales como: informes de

Gobierno de Navarra, de arquitectos, etc.). Es imprescindible que la notificación: NO esté firmada.

1. Seleccionar el trámite o carpeta de Firma, donde está ubicada la notificación en PDF, a continuación, en el apartado inferior

“Documentos del trámite” hacer clic en el icono situado junto al documento de notificación y seleccionar la opción: "Adjuntar Documentos".

2. Elegir el/los documento/s a adjuntar a través de la flecha: A tener en cuenta:

Los documentos que vamos a adjuntar tienen que estar ya dentro de expediente.

El trámite del que dependan esos documentos a adjuntar da igual que esté abierto (=sin tramitar) o cerrado (=tramitado).

Los documentos que vamos a adjuntar tienen que ser PDFs.

Si queremos adjuntar documentos para una firma: da igual que los adjuntemos en la carpeta de firma o en el trámite de

firma.

Para visualizar los documentos adjuntos: acceder al PDF de la notificación y pulsar el icono del clip:

Es importante que cuando se vaya a firmar la notificación a la que hemos adjuntado documentos: la notificación

no esté abierta en pantalla (ni en ventanas ocultas).

3.5.4. Firma del documento de notificación generado

Como en cualquier otra firma, se hace desde la acción “Firmar” situada en la fila del trámite de firma, que le

llevará al firmante a la bandeja de firmas:

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Nota: igualmente se accederá a esta “Bandeja de firmas” desde la opción “FIRMAS” (ubicada en el menú

superior) o desde el acceso directo habilitado en el Escritorio o en el CSR:

Antes de firmar el documento, si necesitásemos, podríamos hacer 3 consultas mediante los

siguientes botones ubicados en la parte inferior:

Para firmar las notificaciones tendremos que:

Elegir en el desplegable el tipo de firma “Notificación”. Nos mostrará en el apartado inferior los

documentos de notificación que haya para firmar.

Al lado de cada documento de notificación, se mostrará un color de ESTADO cuyo significado será:

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Nota: Si existen firmas anteriores se mostrará la fecha y hora de estas firmas

Seleccionar el documento (o documentos) haciendo clic en la casilla “Sel” de forma que visualicemos

la marca ✓ (en el visor documental de la derecha de la pantalla podemos ver el documento a firmar).

Para seleccionar/deseleccionar en bloque podemos utilizar las opciones correspondientes ubicadas en el

apartado inferior. Pudiendo ser firmados un máximo de 100 documentos.

Clic en el botón <Firmar>.

Nuevamente junto con la opción de firmar tenemos también la opción de reconsiderar (que supone no firmar

el documento):

A continuación, nos muestra la ventana “Carga de certificado” donde indicaremos:

En caso de tener más de un certificado, seleccionar de la lista desplegable el certificado con el que

vamos a firmar.

Autor/Cargo: el nombre y apellidos y/o cargo de la persona firmante que figurará en la “Marca de

firma” entre la fecha y hora en que el documento ha sido firmado y el texto “Original firmado

electrónicamente”. La primera vez mostrará el nombre y apellidos de la persona firmante, pudiendo

ser sustituido o complementado a continuación o en una 2ª línea por otro texto (Ej.: Secretario/a

Municipal, Secretario/a del Ayuntamiento de…):

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Clic en el botón

En su caso, posteriormente nos muestra la ventana para teclear la “Contraseña del certificado”.

Una vez firmado el documento, nos indica que se ha procesado correctamente:

Y nos ofrece firmar el resto de documentos que están pendientes en la bandeja de firmas:

Salimos de la bandeja de firmas cerrando desde el aspa superior derecha.

Una vez en el expediente o si entramos nuevamente en el mismo, si tarda en actualizar: clic en el botón

refrescar o pulsamos la tecla F5 del teclado para ver la situación de la tramitación del expediente tras la

firma de la notificación:

se ha tramitado el trámite y la carpeta de firma con la fecha del día:

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(SALIMOS DEL EXPEDIENTE O DE LA BANDEJA DE FIRMAS)

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4. Solamente en entidades del CSR: Previa configuración de las

preferencias de impresión

Previamente a la impresión de las notificaciones (desde el botón <Enviar a Sede e imprimir>) se deberá

configurar la impresora por la que se van a imprimir las notificaciones, por ejemplo, para imprimir a doble

cara.

En el menú de aplicaciones de Administración, iremos a la opción “Configuración de impresoras” como si de

otra aplicación más se tratara, y accederemos a las “Preferencias de impresión” de cada una de las impresoras

que cada usuario tenga disponibles, para poder modificar los parámetros de impresión habituales (Impresión

a doble cara, …).

Doble clic en la impresora por la que vaya a imprimir.

En la ventana que se abre relativa a la impresora, seleccionar en el menú <Impresora> la opción “Preferencias

de impresión…”:

En la pantalla de preferencias de impresión seleccionar por ejemplo la impresión a doble cara, etc.

Nota: Deberá verificarse dichas preferencias de impresión cada vez que acceda al CSR.

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5. Gestión de las notificaciones (documento generado y firmado)

Las notificaciones generadas para cada uno de los expedientes y que han sido firmadas, se gestionarán

conjuntamente desde el módulo de NOTIFICACIONES. Es decir, desde dicho módulo se imprimirán las

notificaciones en papel para su envío a una dirección postal y/o se depositarán en el servicio de

“Notificaciones fehacientes” ubicado en la carpeta ciudadana de la sede electrónica previo envío de un aviso

vía correo electrónico de que disponen de una notificación electrónica.

5.1. Impresión y/o publicación de la/s notificación/es

Ir a la opción “NOTIFICACIONES” (acceso ubicado en el menú superior que enlaza con el módulo de “Gestión

de Notificaciones”):

Directamente entramos en la pestaña “ENVIO” y dentro de ésta en la subpestaña “Pendientes de envío”, de

esta forma visualizamos las notificaciones firmadas pero pendientes de notificar.

Las notificaciones que se muestran son las notificaciones generadas por la plaza/unidad de trabajo indicada en el

apartado superior a las pestañas, no obstante podrá seleccionar otra plaza/unidad mediante el icono situado a su

derecha:

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En esta subpestaña de “Pendientes de envío”, la información que se muestra para cada notificación en columnas es:

: casilla de selección

icono o indicativo del tipo de notificación: en papel o electrónica. En caso de hacer doble clic sobre estos

iconos, se podrá modificar el tipo de notificación:

icono :

icono :

Destinatario: apellidos y nombre o razón social

icono de acceso al expediente: abre la ventana de tramitación del expediente

icono de acceso a la notificación: abre la notificación en un visor

Fecha Resolución: fecha de emisión de la notificación

Expediente: código del expediente

Descripción: Asunto del registro de salida

Población

Las notificaciones se muestran ordenadas por fecha de resolución/emisión (de fecha más reciente a menos) y según esta fecha,

alfabeticamente por Descripción y posteriormente alfabeticamente por destinatario/a.

Mediante el botón ubicado encima de la relación de notificaciones, se puede realizar una exportación a Excel de la

relación de notificaciones mostradas en esta pestaña.

Seleccionar la/s notificación/es correspondiente/s y clic en Botón <Enviar a Sede e imprimir>:

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De este modo, el/los documento/s de notificación/es firmado/s se enviará/n a los 2 posibles destinos de

notificación:

- A Sede: de momento se marca la notificación como pendiente de publicación en la Sede (PTE. SEDE),

puesto que la subida o publicación en Sede no es inmediata sino se efectuará cuando se ejecuta el módulo

“Publicador de Notificaciones” – “programa “demonio”- (que se ejecuta de manera periódica y programada en

el servidor de la entidad local). Tras lo cual, la notificación figurará como ENVIADA:

=>

- A impresora-papel: si hay varias impresoras configuradas, muestra la ventana para la selección de la

impresora y los parámetros de impresión: número de copias a imprimir (mostrando por defecto 1) e

impresión a doble cara (cuando la impresora tenga esta opción este check se mostrará marcado por

defecto):

Clic en el botón .

A continuación, la/s notificación/es que no tengan la indicación de “Notificación electrónica” se imprimen

directamente por la impresora indicada. Dichas notificaciones llevarán impresas la/s marca/s de firma/s, el CSV,

así como el nº de registro, fecha y hora de salida.

Por otra parte, tras la impresión de la/s notificación/es, se muestra otra ventana preguntando si se quiere

imprimir el/los acuse/s correspondiente/s a la/s notificación/es seleccionada/s:

Nuevamente si hay varias impresoras configuradas, muestra la ventana para la selección de la impresora y

los parámetros de impresión: número de copias a imprimir (mostrando por defecto 1) e impresión a doble

cara (cuando la impresora tenga esta opción este check se mostrará marcado por defecto).

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Nota: a continuación las notificaciones impresas y/o enviadas a Sede desaparecerán de la actual pantalla “Pendientes de envío” y

pasarán a la siguiente pestaña de “Enviadas”:

1. Mientras suben a la Sede:

Con el siguiente aviso en el apartado superior:

2. Tras la publicación en la Sede:

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5.2. Recepción en papel de acuse/s de recibo firmado/s (o carta/s devuelta/s)

Ir a la opción “NOTIFICACIONES” (acceso ubicado en el menú superior que enlaza con el módulo de “Gestión

de Notificaciones”):

Clic en la pestaña ACUSES DE

RECIBO:

1. Escanear el/los acuse/s de recibido/s en formato pdf y guardarlo/s en una carpeta.

Nota: previamente al escaneo de los acuses de recibo se organizarán los mismos por fecha y mismo resultado del intento de entrega.

Nota: la primera vez que accedemos a esta opción

de “Acuses de recibo” se muestra un mensaje que

nos da la posibilidad de acceder a una ventana de

configuración por parte del usuario, donde

podemos seleccionar la carpeta donde por defecto,

se van a guardar el/los acuse/s escaneado/s. En

posteriores ocasiones siempre será accesible

mediante el botón :

2. Seleccionar:

Datos del acuse:

“Resultado del intento de entrega”: Entregado, Dir. Incorrecta, Ausente, Desconocido/a, Fallecido/a,

Rehusado, No se hace cargo.

“Fecha de notificación”: seleccionarla en el calendario ubicado en el lateral izquierdo.

Documento de acuse (con doble clic podemos visualizar el mismo para verificar que es el acuse que

queremos procesar) y clic en el botón .

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Tras aceptar el mensaje de verificación, en la siguiente ventana: introducir nº código de barras del

acuse (Ej.: 2900$26) o leer el código de barras mediante una “pistola-escáner” y clic en el botón

<Aceptar>. Tras la gestión de cada acuse, nos mostrará el mensaje “Documento procesado”:

2. Seleccionar:

Datos del acuse:

“Resultado del intento de entrega”: Entregado, Dir. Incorrecta, Ausente, Desconocido/a, Fallecido/a,

Rehusado, No se hace cargo.

“Fecha de notificación”: seleccionarla en el calendario ubicado en el lateral izquierdo.

Documento de acuse (con doble clic podemos visualizar el mismo para verificar que es el acuse que

queremos procesar) y clic en el botón , de forma que se procesarán todos los acuses que

se muestran en la ventana:

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Nota: la opción automática reconoce, es decir, lee el código de barras de cada acuse de recibo por lo que no nos solicitará en

pantalla la indicación del nº del código de barras del acuse.

Cuando finaliza muestra el mensaje “Documentos procesados: X”

Una vez gestionado/s el/los acuse/s de recibo, podemos ver las siguientes actualizaciones efectuadas:

Actualización de la información de las notificaciones

Ir a la opción “NOTIFICACIONES” (acceso ubicado en el menú superior que enlaza con el módulo de “Gestión de Notificaciones”):

Directamente entramos en la pestaña “ENVIO” y dentro de ésta en la subpestaña “Pendientes de envío”.

Hacer clic en la siguiente pestaña “ENVIADAS” (donde podemos buscar por “Fecha Resolución/Emisión”):

Se ha actualizado la información relativa a la notificación:

Registro: Nº de registro de salida de la notificación.

Fecha Disposición: fecha en la que se ha emitido la notificación.

Fecha Notificación: fecha en la que ha sido entregada la notificación (según fecha en que se firmó el acuse

de recibo en papel o fecha de descarga en la sede electrónica).

Estado: inicialmente ENVIADA y posteriormente NOTIFICADA / RECHAZADA (según el resultado

del Acuse de Recibo)

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: iconos con acciones en el resultado de notificaciones Enviadas. Se

muestran 3 iconos para reflejar el resultado del acuse “en Papel”, “en Sede Electrónica” y “en Notifica

del ministerio”.

Se muestra la fecha de envío del email y la dirección de email enviada. El objeto que envía correos de servidor (Udala),

NO devuelve el resultado del envío (si ha sido enviado o si el resultado del envío ha sido rechazado -porque la cuenta

no existe, no había destinatario de correo, el buzón estaba lleno...-) por lo que NO es posible incorporar este dato en el

aplicativo de Notificaciones.

En todos estos iconos, al poner el ratón sobre ellos se muestra un mensaje donde da detalles más

específicos del acuse: y pulsando sobre el icono se

mostrará el documento del acuse.

La simbología de estos acuses es la siguiente:

o Resultado del acuse en Papel:

Notificación enviada, sin acuse (sin notificar presencialmente).

Notificación entregada y primer acuse recibido.

Notificación entregada, pero existe otro acuse anterior.

Notificación no entregada o rechazada, incluirá la descripción del resultado del acuse (Dir.

Incorrecta / Ausente / Desconocido/a / Fallecido/a / Rehusado/a / No se hace cargo).

o Resultado del acuse en Sede Electrónica:

Notificación enviada, sin acuse (sin notificar en sede).



Notificación no entregada o rechazada, incluirá la descripción del resultado del acuse.

o Resultado del acuse en Notifica del ministerio:

Notificación enviada, sin acuse (sin notificar en Notifica).



Notificación no entregada o rechazada, incluirá la descripción del resultado del acuse.

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o El icono indica que se ha enviado al destinatario un aviso, bien sea vía Email o telefónica. Al

posicionar el ratón encima de dicho icono se muestra un mensaje con el detalle del aviso. En caso de

que el Sistema de Avisos/Correo no devuelva el resultado del envío o éste no se hubiera realizado, al

posicionarnos en este espacio se mostraré el mensaje “No se ha enviado ningún aviso”.

Actualización en la tramitación del Expediente (automático según resultado de la notificación):

En las notificaciones en papel, tras la tramitación del acuse, el trámite “Acuse de recibo de Notificación” se ha

tramitado (=cerrado=finalizado) positiva o negativamente en función del “Resultado del intento de entrega” con la

“Fecha de notificación” indicada y se le ha asociado el documento de acuse escaneado. Y la carpeta “Nombre del

destinatario/a de la notificación”, a su vez, se habrá tramitado positiva o negativamente, según el resultado del Acuse

de Recibo de Notificación. Es decir:

- Cuando el Resultado del intento de entrega es: entregado la persona ha sido notificada y tanto el trámite del Acuse de Recibo, como la Carpeta con el nombre de la persona se habrán tramitado en sentido positivo.

- Cuando el Resultado del intento de entrega es: Dir. Incorrecta / Ausente / Desconocido/a / Fallecido/a / Rehusado/a / No se hace cargo la persona no ha sido notificada (notificación rechazada) y tanto el trámite del Acuse de Recibo, como la Carpeta con el nombre de la persona se habrá tramitado en sentido negativo.

- En ambos casos, se asociará en el expediente el documento de acuse de recibo escaneado al EBT de “Acuse de recibo de Notificación” de la notificación correspondiente.

Por otra parte las notificaciones electrónicas tienen una actualización automática de sus acuses de recibo desde la Sede:

Actualización del expediente por acceso o no acceso de la persona destinataria a su notificación fehaciente

depositada en su buzón de la Sede, previa identificación: en el plazo de 10 días que la persona destinataria tiene para

descargar una notificación publicada en Sede, pueden darse las 2 situaciones siguientes:

- Descargar la notificación y por tanto, darse por notificada:

- se generará por la Sede automáticamente el documento de acuse de recibo en formato PDF.

- se asociará en el expediente dicho documento de acuse de recibo al EBT de “Acuse de recibo de

Notificación” de la notificación correspondiente

- se tramita positivamente dicho EBT de “Acuse de recibo de Notificación” continuando con la tramitación del

expediente.

- Al NO acceder a la Sede la persona destinataria en el plazo de 10 días (Notificación no efectuada) o acceder pero no descargar la notificación en dicho plazo (Notificación rechazada):

- se tramita negativamente el EBT de “Acuse de recibo de Notificación” de la notificación correspondiente.

Y el expediente habrá avanzado en su tramitación, por ejemplo:

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6. Gestión en bloque

La gestión en bloque o tramitación agrupada se formará a partir de una selección de expedientes, del mismo

procedimiento y en la misma fase de tramitación, sobre los que se podrán realizar acciones de forma conjunta,

tales como cumplimentación de datos, emisión de documentos (resoluciones, notificaciones,..).

6.1. Resoluciones

NOTA: De esta forma se realizarán un conjunto de resoluciones de alcaldía

/ presidencia (Ej.: Resolución inicio Expediente, Resolución Suspensión

de Contratos)

6.1.1. Creación de una tramitación agrupada

Para crear una tramitación agrupada, se deberán seleccionar varios expedientes desde el listado de

expedientes de un procedimiento y trámite concretos:

Acceder a la opción “TRAMITES” (opción ubicada en el menú superior):

Esta opción permite la búsqueda de expedientes pendientes de un trámite mediante al menos, los siguientes

criterios, en el caso de resoluciones:

Código (del expediente):

nombre corto: despliega un listado con todos los procedimientos definidos. Elegir el tipo de procedimiento deseado (P.ej.: GESTEJECUTIV).

año (por defecto figura cumplimentado con el año en curso).

Trámite en curso: seleccionar en la lista desplegable el trámite del que se encuentran pendientes los expedientes objeto de la búsqueda (Ej.: Resolución Inicio Expediente).

Clic en el botón .

A continuación, en el apartado inferior se mostrarán los expedientes encontrados según los criterios anteriormente establecidos, es decir, los expedientes pendientes de ese trámite:

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Nota: en caso de que el expediente tenga titular y representante aparecerá 2 veces.

Se seleccionarán los expedientes que se desean gestionar en bloque:

Si los trámites que va a seleccionar aparecen contiguos en la pantalla, haga “clic” sobre el primero y a continuación

teniendo pulsada la tecla <<SHIFT>> del teclado, haga “clic” sobre el último.

Si los trámites que va a seleccionar NO están contiguos, haga “clic” sobre el primero y a continuación teniendo

pulsada la tecla <<Control>> del teclado haga “clic” sobre el resto de los trámites que desee seleccionar

Una vez seleccionados todos los expedientes, clic en el botón .

A continuación se muestra la ventana de “Gestión en Bloque” con la relación de los expedientes que

acabamos de seleccionar. Asimismo en el apartado inferior de esta ventana aparecen una serie de botones

que utilizaremos para las acciones que se van a realizar sobre dichos expedientes:

Nota: en esta pantalla, a diferencia de la anterior, aunque el expediente tenga titular y representante aparecerá solamente 1 vez.

6.1.2. Cumplimentación de datos y elaboración de resoluciones

Para la elaboración de Resoluciones de un conjunto de expedientes realizaremos los siguientes pasos:

1. DEFINIR LOS DATOS DEL TRÁMITE DE RESOLUCIÓN (FECHA Y Nº):

Botón : cumplimentar los datos definidos para ser cumplimentados en las Resoluciones de todos los expedientes que se van a generar automáticamente:

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Fecha resolución: elegir en el calendario que se despliegue la fecha correspondiente.

Nº Resolución: teclear el Nº de resolución correspondiente.

Clic en el botón ubicado en la parte inferior derecha, para guardar los datos. Mostrando a continuación el

siguiente mensaje:

2. ELABORAR LAS RESOLUCIONES:

Los documentos que se van a generar para la selección de expedientes, se elaborarán en base a la plantilla

definida en el trámite de Resolución.

Botón : muestra la ventana de “Gestión de Documentos”:

En esta ventana no es necesario seleccionar ninguna casilla, sino que directamente hacemos clic en el botón

.

Al finalizar muestra el siguiente mensaje que aceptaremos:

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A continuación, saldremos de la ventana de la ventana de “Gestión en Bloque” mediante el botón .

Nota: se habrá generado por cada expediente una resolución de alcaldía en .doc y en .pdf pendiente para su firma.

Asimismo en cada expediente se habrá tramitado el trámite de “Resolución” y se habrá creado la carpeta de firma con

el trámite de firma pendientes:

3. FIRMAR LAS RESOLUCIONES:

A continuación para firmar estas resoluciones se accederá a la “Bandeja de firmas” desde la opción “FIRMAS”

(ubicada en el menú superior) o desde el acceso directo habilitado en el Escritorio o en el CSR:

Para firmar las resoluciones tendremos que elegir en el desplegable el “Tipo de Firma”: Firma Órgano Aprobación con sello y realizar el proceso tal y como se ha analizado en el anterior apartado “3.2.3. Firma del documento”.

Nota: tras la firma, en cada expediente se habrá tramitado el trámite y carpeta de firma correspondiente y habrá añadido el

siguiente trámite o se habrá tramitado el primer trámite del circuito de firma y habrá creado el siguiente trámite del circuito de

firma definido:

6.2. Notificaciones

NOTA: De esta forma se realizarán un conjunto de notificaciones de las

resoluciones de alcaldía/presidencia (Ej.: Elaboración de Carta,

Elaboración notificación inicio, Elaboración notificación suspensión)

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6.2.1. Creación de una tramitación agrupada

Para crear una tramitación agrupada, se deberán seleccionar varios expedientes desde el listado de

expedientes de un procedimiento y trámite concretos:

Acceder a la opción “TRAMITES” (opción ubicada en el menú superior):

Esta opción permite la búsqueda de expedientes pendientes de un trámite mediante al menos, los siguientes

criterios en el caso de notificaciones:

Código (del expediente):

nombre corto: despliega un listado con todos los procedimientos definidos. Elegir el tipo de procedimiento deseado (P.ej.: GESTEJECUTIV)

año (por defecto figura cumplimentado con el año en curso).

Trámite en curso: seleccionar en la lista desplegable el trámite del que se encuentran pendientes los expedientes objeto de la búsqueda (Ej.: Elaboración de Carta).

Clic en el botón .

A continuación, en el apartado inferior se mostrarán los expedientes encontrados según los criterios anteriormente establecidos, es decir, los expedientes pendientes de ese trámite:

Nota: en caso de que el expediente tenga titular y representante aparecerá 2 veces.

Se seleccionarán los expedientes que se desean gestionar en bloque:

Si los trámites que va a seleccionar aparecen contiguos en la pantalla, haga “clic” sobre el primero y a continuación

teniendo pulsada la tecla <<SHIFT>> del teclado, haga “clic” sobre el último.

Si los trámites que va a seleccionar NO están contiguos, haga “clic” sobre el primero y a continuación teniendo

pulsada la tecla <<Control>> del teclado haga “clic” sobre el resto de los trámites que desee seleccionar

Una vez seleccionados todos los expedientes, clic en el botón .

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A continuación se muestra la ventana de “Gestión en Bloque” con la relación de los expedientes que

acabamos de seleccionar. Asimismo en el apartado inferior de esta ventana aparecen una serie de botones

que utilizaremos para las acciones que se van a realizar sobre dichos expedientes:

Nota: en esta pantalla, a diferencia de la anterior, aunque el expediente tenga titular y representante aparecerá solamente 1 vez.

6.2.2. Cumplimentación de datos y elaboración de notificaciones

Para la elaboración de notificaciones de un conjunto de expedientes realizaremos los siguientes pasos:

1. DEFINIR LOS DATOS DEL REGISTRO DE SALIDA:

Botón : cumplimentar los 2 datos necesarios para definir los registros de salida que se van a generar automáticamente al generar las notificaciones de todos los expedientes del bloque:

Asunto para el registro de salida: por defecto se mostrará uno (Ej.: NOTIFICACIONES), pero en el desplegable se podrá elegir otro de los asuntos existentes en Registro electrónico para los documentos salientes (aparecerán los que tenga definidos cada Ayuntamiento en su registro de salida).

Descripción: teclear la descripción que queremos incluir en el registro de salida (Ej.: Notificación Carta de Cortesía). En caso de no teclearla, automáticamente se cumplimentará: Código de expediente y descripción incluida en el expediente.

Clic en el botón ubicado en la parte inferior derecha, para guardar los datos. Mostrando a continuación el

siguiente mensaje:

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2. ELABORAR LAS NOTIFICACIONES:

Los documentos que se van a generar para la selección de expedientes, se elaborarán en base a la plantilla

definida en el trámite actual de la tramitación, es decir, en base a la plantilla de notificación tipificada en el

trámite correspondiente de “Elaboración de notificación/Elaboración de Carta”.

Botón : muestra la ventana de “Gestión de Documentos”:

En esta ventana no es necesario seleccionar ninguna casilla, sino que directamente hacemos clic en el botón

.

Al finalizar muestra el siguiente mensaje que aceptaremos:

A continuación, saldremos de la ventana de “Gestión en Bloque” mediante el botón .

Nota: se habrá generado por cada expediente una notificación que tendrán como destinatario/a la persona titular del

expediente y en caso de tener representante, la persona representante (en representación de). Asimismo en cada

expediente se habrá tramitado el trámite de “Elaboración de Notificación” y se habrá creado la carpeta personal de la

persona destinataria con los trámites (Notificación individual –tramitado- y Acuse de recibo de Notificación y carpeta

y trámite de firma correspondientes):

3. FIRMAR Y GESTIONAR LAS NOTIFICACIONES:

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A continuación para firmar estas notificaciones se accederá a la “Bandeja de firmas” desde la opción “FIRMAS”

(ubicada en el menú superior) o desde el acceso directo habilitado en el Escritorio o en el CSR:

Para firmar las notificaciones tendremos que elegir en el desplegable el “Tipo de Firma”: Notificación y realizar el proceso tal y como se ha visto anteriormente para la firma de notificaciones en el apartado “3.5.4. Firma del documento de notificación generado”.

Nota: tras la firma, en cada expediente se habrá tramitado el trámite y carpeta de firma correspondiente:

Asimismo la gestión de las notificaciones realizadas en bloque se realizará junto con el resto de notificaciones, tal y como se ha visto anteriormente en los apartados “5.1. Impresión y/o publicación de la/s Notificación/es” y posteriormente el punto 5.2 “Recepción de acuse/s”.

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7. Otras operatorias

7.1. Reorganización de expedientes

En los expedientes en tramitación podemos necesitar reagrupar trámites o carpetas con el objetivo de

organizarlos. Para ello añadiremos carpeta/s en blanco y moveremos trámite/s y/o carpeta/s a dichas

carpeta/s.

7.1.1. Creación de carpetas en blanco



procedimiento:


Seleccionar la opción “Trámite en blanco” en la lista desplegable.

En el apartado “Datos trámite en blanco”:

Teclear la descripción corta y larga de la carpeta que queremos crear (Ej.: INICIO y Tramitación inicial)

Clic en la casilla “Carpeta”

Verificar la fecha de inicio del trámite (por defecto figura la fecha del día)

Botón


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Las carpetas en blanco se representan en el árbol de tramitación con el símbolo de una flecha:

7.1.2. Mover trámites

Con posterioridad a la creación de la carpeta/s en blanco, moveremos los trámites y/o carpetas para incluirlos en esta/s carpeta/s vacía/s creada/s.

En la pestaña de “Tramitación” del expediente:

seleccionar la carpeta o trámite a mover (Ej.: “Solicitud en registro”) y hacer clic en su icono . En el menú que se visualiza, elegir la opción “Cortar”:

seleccionar la carpeta destino (Ej.: “Tramitación inicial”) y hacer clic en su icono . En el menú que se visualiza, elegir la opción “Pegar”:

Tras la operatoria anterior veremos incluido el trámite en la carpeta de la siguiente forma:

7.1.3. Copia de documentos entre expedientes

En la pestaña de “Tramitación” del expediente origen:

seleccionar el trámite que contiene el documento a copiar (Ej.: “Elaboración informe técnico”) y hacer clic en el icono de su documento a copiar (Ej.: “Informe técnico”). En el menú que se visualiza, elegir la opción “Copiar Documento”:

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En la pestaña de “Tramitación” del expediente destino:

seleccionar el trámite donde copiar el documento y hacer clic en el 1er icono libre de su apartado “Documentos del trámite”. En el menú que se visualiza, elegir la opción “Pegar”:

7.2. Expedientes subordinados

En los expedientes en tramitación podemos subordinar expedientes a partir de un momento de la tramitación,

es decir, a partir de un trámite.

7.2.1. Subordinar expedientes

En la pestaña de “Tramitación” del expediente:

Nos posicionamos con el cursor sobre un trámite abierto y hacer clic en su icono . En el menú que se visualiza, elegir la opción “Enlazar expediente subordinado”:

A continuación se mostrará la ventana de consulta de expedientes para localizar el expediente a subordinar:

Seleccionar con doble clic el expediente y aceptar el siguiente mensaje:

A la vuelta al expediente veremos que:

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el nombre del trámite ha sido sustituido por el código del expediente subordinado, a cuya tramitación

podremos acceder mediante la acción “Ver agrupación” que nos abrirá el expediente subordinado en una

pestaña nueva:

se ha activado el botón , haciendo clic en él nos informará del expediente

subordinado:

8. Archivo de un expediente

Una vez cerrados todos los trámites de un expediente, si quisiéramos archivalo; lo podemos hacer desde el

botón que aparece al lado del nombre del expediente.

Para los expedientes cerrados, si quisiéramos reabrirlos o eliminarlos, igualmente lo haremos desde dicho

botón:

Si el expediente está abierto: Cerrado:

expediente electrÓnico: gexp. 2017 - animsa · 2020-01-16 · p á g i n a 6 | 84 6 expediente...

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