Contenido1.Qu es una tabla dinmica?12.Funcionamiento de las tablas dinmicas23.Cmo crear una tabla dinmica54.Partes de una tabla dinmica85.Dar formato a una tabla dinmica96.Formato de valores en una tabla dinmica117.Filtrar una tabla dinmica138.Segmentacin de datos en tablas dinmicas149.Modificar campos de una tabla dinmica1610.Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica1911.Crear un grfico dinmico2012.Mover un grfico dinmico2213.Cambiar origen de datos de una tabla dinmica23

TABLAS DINMICAS DE EXCEL tablas pivote por su nombre en ingls (pivot tables).1. Qu es una tabla dinmica?Unatabla dinmicaes una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.Lastablas dinmicaste permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.Reportes flexiblesEs verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar unatabla dinmicapodrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.El verdadero problema de las tablas dinmicasMuchos usuarios de Excel evitan el uso de lastablas dinmicasporque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobretablas dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.

2. Funcionamiento de las tablas dinmicasLastablas dinmicas en Excelpermiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar unatabla dinmicapara obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestratabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en latabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en latabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas.Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que lastablas dinmicaste permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.3. Cmo crear una tabla dinmicaLastablas dinmicas en Excelreciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.Crear una tabla dinmica en Excel 2010Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nuevatabla dinmica.

Ahora selecciona el comandoTabla dinmicaque se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogoCrear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro latabla dinmicay en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.Para completar latabla dinmicadebemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto delartculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y latabla dinmicaque resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando unatabla dinmicafue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.4. Partes de una tabla dinmicaUna vez que has aprendidocmo crear una tabla dinmicaen Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en ExcelJusto cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de laspartes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.Una vez especificados los campos para cada una de las reas, latabla dinmicacobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

5. Dar formato a una tabla dinmicaUna vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.La fichaDiseoes una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos. Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.Puedes hacer clic en el botnMsdel grupoEstilos de tabla dinmicapara ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.

6. Formato de valores en una tabla dinmicaEn esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del reaValores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcinConfiguracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogoConfiguracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botnFormato de nmeroy se mostrar el cuadro de dilogoFormato de celdasdonde podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

7. Filtrar una tabla dinmicaPuedesfiltrary ordenar la informacin que se encuentra dentro de unatabla dinmicautilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.Al seleccionar cualquier de las opciones delfiltro, la informacin ser resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado unfiltro,Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcinBorrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

8. Segmentacin de datos en tablas dinmicasLasegmentacin de datos en tablas dinmicases una nueva caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna.En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comandoInsertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogoInsertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botnBorrar filtroque se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

9. Modificar campos de una tabla dinmicaLas tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.Lista de campos de una tabla dinmicaLas modificaciones las haremos en laLista de campos de la tabla dinmicaque se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comandoLista de campoque se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmicaPara remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcinQuitar campo.

Mover un campo de una tabla dinmicaPara mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles:Mover al filtro de informe,Mover a rtulos de fila,Mover a rtulos de columnaoMover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.Nuevo campo en una tabla dinmicaFinalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.10. Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmicaDe manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos.Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de menConfiguracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes: Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.11. Crear un grfico dinmicoUngrfico dinmicoes un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica.Cmo crear un grfico dinmico en ExcelPara crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comandoGrfico dinmicoque se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogoInsertar grficode donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:

Para eliminar ungrfico dinmicosolamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.12. Mover un grfico dinmicoEs probable que encuentres til elmover un grfico dinmicoa su propia hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.Mover un grfico dinmico a otra hojaPara mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comandoMover grficoque se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogoMover grficoy podrs seleccionar una nueva hoja donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmicoYa sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un nuevoestilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.13. Cambiar origen de datos de una tabla dinmicaEs probable que elorigen de datos de una tabla dinmicahaya cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comandoCambiar origen de datosque se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupoDatos.

Se mostrar el cuadro de dilogoCambiar origen de datos de tabla dinmicael cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado.