excel intermedio

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MICROSOFT EXCEL 2010 INTERMEDIO

Elaborado por:

Abril, 2011

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ÍNDICE

Introducción Descripción General del curso Unidad 1. Introducción a Microsoft Excel intermedio

Resumen características básicas Interfaz de Usuario Office 2010 Vista backstage de Microsoft Office Dar formato a hojas de cálculo y datos Formatos personalizados

Unidad 2. Manejo de referencias Tipos de referencias de celdas Como cambiar el tipo de referencia Manejo de referencias 3d Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d

Unidad 3. Herramientas complementarias Manejo de series en Excel Creación de listas personalizadas Asignar nombre a una celda o aun rango de datos Insertar comentarios Opciones de pegado especial

Unidad 4. Manejo de funciones lógicas Función condicional Si Operadores relacionales Función Y( ) Función O( ) Funciones lógicas anidadas Unidad 5. Manejo de funciones de búsqueda y referencia Función consulta Vertical ConsultaV( ) Función consulta horizontal ConsultaH( ) Función Elegir Unidad 6. Otras funciones Funciones ES

Manejo de la función ESERROR() Función Contar.si Función Sumar.si Funciones para el manejo de fecha y hora Función Sumar.Si.Conjunto Función Consulta.Si.Conjunto Función Promedio.Si Función Si.Error

Unidad 7. Hipervínculos Hipervínculos en Excel Crear un hipervínculo a un nuevo archivo Crear un hipervínculo a un archivo existente Crear un hipervínculo a una página Web Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro

7 9 10 11 13

20 22 23 23

25 27 29 32 33

39 42 43 43

47 48 52

55 56 56 58 59 63 65 66 67

12 69 70 70 71


Unidad 8. Manejo de herramientas básicas de base de datos Bases de datos Ordenar y filtrar Orden Predeterminado Tablas en Excel Esquemas

Unidad 9. Auditoria Herramientas de Auditoría Unidad 10. Otras herramientas Recuperación de archivos Vista protegida REFERENCIAS ANEXOS

73 74 76 77 79

86

88 91


INTRODUCCIÓN

Excel es, hoy por hoy, la hoja de cálculo más utilizada en el mercado. Excel permite guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas, además de poder representar todos estos datos a través de gráficos de distinto tipo, que facilitan su interpretación. Puede resultar de enorme utilidad para realizar desde las más simples operaciones, como pueden ser llevar la contabilidad del hogar, registrar la asistencia a cursos, hasta aquellas más complejas, (como establecer previsiones sobre posibles inversiones, realizar análisis estadísticos, entre otros.

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene hojas de cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre.

Microsoft Office Excel 2010 es una potente herramienta que se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso.

El presente manual ha sido creado para enseñar a los usuarios, de manera clara y amena, el uso de aplicaciones intermedias en Excel. En el manual se desarrollan en forma concisa y práctica la utilización de las herramientas principales de una de las hojas de cálculo más poderosas y populares bajo el ambiente de Windows.

Es por ello que está organizado en varios capítulos, los cuales van avanzando en su grado de complejidad, permitiendo una consulta rápida sobre un determinado tema.

Primeramente, se hace un repaso del Excel Básico con la finalidad de afianzar conocimientos y nivelar a los participantes. Aquí se tratarán aspectos relacionados con la interfaz gráfica, introducción de datos en la hoja, Formatear la hoja de cálculos, Guardar e imprimir la hoja de cálculo, entre otros. Adicionalmente la descripción de los elementos que conforman la interfaz de la herramienta.


Seguidamente se tratan todos los aspectos relacionados con el formato especial de datos y formato a hojas de cálculo, Agregar o quitar la trama de fondo de una hoja, Aplicar un borde alrededor de una página, Aplicar o quitar el sombreado de celdas, entre otros.

Por otra parte se profundiza en el manejo de FÓRMULAS Y FUNCIONES, Direccionamiento relativo, absoluto y mixto. Argumentos de las funciones, terminación automática de paréntesis y mucho más.

Así mismo se utilizarán herramientas para el manejo de hipervínculos y finalmente se desarrollaran opciones básicas en el manejo de bases de datos

Durante el desarrollo de cada uno de los temas, se encontraran diversas ilustraciones, las cuales permiten un entendimiento ágil de los procedimientos necesarios para ejecutar las tareas.

En conclusión, el manual será un medio de información que le acompañará en el trabajo diario con el computador y que permitirá al participante desarrollar a fondo sus conocimientos y experimentas con nuevas herramientas que le harán su trabajo más certero.


DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CURSO

Denominación Del Curso: Microsoft Excel 2010 Intermedio

Objetivo General:

Aplicar conocimientos básicos de Excel, en el contexto de herramientas intermedias de la misma aplicación, para conocer a profundidad utilidades y

diversos alcances, para el manejo óptimo de la información.

Objetivos Específicos:

Explicar los conceptos fundamentales de las herramientas aplicadas al ahorro de tiempo y manejo de elementos que permitan agilizar el trabajo.

Conocer los elementos teóricos subyacentes al manejo de fórmulas complejas y funciones aplicadas en diversos casos de estudio.

Utilizar un marco de referencia de trabajo analítico que permita el uso eficiente de la herramienta como respuesta a las problemáticas dentro del entorno de trabajo, aplicando las funciones de las hojas de cálculo de Excel.

Aplicar herramientas básicas para el manejo de base de datos a través de la hoja de cálculo.

Hacer uso de las bondades de Excel 2010 como herramienta para un óptimo desempeño en el área donde se desenvuelva.

A Quiénes Está Dirigido:

Participantes de todas las áreas con conocimientos de Excel básico 2010.

Duración: 16 Horas.


Unidad 1. Introducción a Microsoft Excel intermedio Resumen características básicas

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que se pueden utilizar para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad.

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Es una potente herramienta que se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso.

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Un cálculo es una operación matemática aplicada a unos datos. Los re cálculos son posibles en tanto en cuanto los factores de una operación no son datos, sino posiciones de los mismos en la hoja de cálculo, de tal modo que, al modificar el contenido de esa posición, también sea modificado el cálculo al que afecta. Los re cálculos no serán posibles, por tanto, cuando los factores de una operación sean datos y no referencias posiciónales.

La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican por una referencia que consta de dos partes, la letra de encabezamiento de columna y el número de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.


Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2010 admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo. Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel 2003. Para su información, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.

En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un número ilimitado en el mismo libro y el número de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible.

Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administración de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2010.

También experimentará una aceleración de los cálculos en hojas de cálculo de gran tamaño con muchas fórmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel 2007 con varios procesadores y conjuntos de chips multiproceso. Office Excel 2007 admite asimismo hasta 16 millones de colores.

Antes de comenzar con nuevas herramientas es necesario resumir algunos conceptos básicos

Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.


Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas se introducirán los datos.

Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, se encontrará con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y así hasta la última columna que es la XFD.

Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.576 que es la última.

Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.

Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5.

Interfaz de usuario en Office 2010

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada.

Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.

Al entrar al programa se encuentra una ventana con un ambiente de trabajo propio de la aplicación como se observa a continuación, aunque en ciertas ocasiones el ambiente esta adecuado al usuario que maneja continuamente la aplicación en el ordenador que se está utilizando.

Elementos básicos de la nueva interfaz de usuario de algunos de los productos de la suite Microsoft Office. Los principales programas de Office tienen una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza los menús, barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las anteriores versiones, con un solo mecanismo que es sencillo e intuitivo.

Esta nueva interfaz ha sido diseñada de forma que le ayude a ser más productivo y que sea más fácil buscar las características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más eficaz.


Esta nueva interfaz ha sido diseñada de forma que le ayude a ser más productivo y que sea más fácil buscar las características adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser más eficaz.

La Cinta de Opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, se verán las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales se podrían añadir a la barra de acceso rápido como se verá posteriormente. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que se encuentre cuando se trabaja con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Por otra parte cuenta con las Fichas Contextuales que no son más que fichas adicionales que aparecen con determinados conjuntos de comandos que solo son relevantes cuando se editan objetos de un determinado tipo, es por ello que las fichas contextuales aparecen cuando son necesarias, facilitando mucho la búsqueda y el uso de los comandos justos para la operación que se va a realizar. Por ejemplo, los comandos para editar gráficos no son relevantes hasta que aparece un gráfico en la hoja de cálculo y el usuario está intentando modificarlo.

Así mismo cuenta con una Barra de Acceso Rápido, a través de la cual se tiene acceso a comandos de uso continuo, en esta barra estos comandos están siempre visibles y a la mano permitiendo al usuario personalizarla de acuerdo a sus necesidades.

Otro elemento importante es la Vista el cual se encuentran todas las opciones para la administración de archivos y permite de forma rápida a través del botón Herramientas de Excel configurar rápidamente la interfaz del área de trabajo.

Vista Backstage de Microsoft office La Vista Backstage, una nueva incorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovación más reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una característica complementaria de la cinta de opciones,


Después de hacer clic en la pestaña Archivo, podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. En síntesis, se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en él.

La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office.

La ficha Archivo es la ficha de color, ubicada en la esquina superior izquierda de los programas de Microsoft Office 2010.

Al hacer clic en la pestaña Archivo, se ven muchos de los comandos básicos que se veían al hacer clic en el botón de Microsoft Office o en el menú Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office, como Abrir, Guardar e Imprimir.

Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este menú y, a continuación, haga clic en cualquiera de las categorías de la lista a la izquierda.

En versiones anteriores de Excel, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones están disponibles a través del botón de Microsoft Office, donde están más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.

Dar formato a hojas de cálculo y datos

Para modificar el formato de las hojas de cálculo se podrá usar la primera pestaña Inicio a través de sus diversas opciones que permiten dar un formato rápido a las celdas y datos que hay en las mismas.

Así mismo se puede hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo que se encuentra en la parte inferior de cada uno de los grupos que conforman esta pestaña y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, a través del cual se podrá accesar para modificar el formato requerido.


Formatos de número: Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas. Formato de número General: El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes.

Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas Formato.

Alinear y Girar texto: En esta opción se podrá aplicar diversos estilos de alineación y ajustar el texto de acuerdo a los requerimientos del usuario. Adicionalmente como los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente


anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto de tal forma que se adapte a las necesidades de tabla.

Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.

Formatos personalizados

Crear o eliminar un formato de número personalizado

Crear un formato de número personalizado

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la pestaña Inicio, en el Grupo Número hacer clic en el iniciador de cuadros de diálogo o en el icono Formato de Celdas, hacer clic en Mas Formatos de Número.

3. En la lista Categoría, haga clic en una categoría que sea similar a la que desea y establezca sus formatos integrados para que sean similares a los que desea. (No se alterará el formato integrado; se creará una copia para personalizarla).

4. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.

5. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que desee.

Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Los códigos de formato, separados por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los números positivos, números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especifica sólo dos secciones, la primera se utiliza para los números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si sólo especifica una sección, se utilizará para todos los números. Si omite una sección, incluya el punto y la coma de esa sección.

Utilice códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha, una hora, una moneda, un porcentaje, una notación científica, un texto o los espacios.


Mostrar texto y números Para ver el texto y los números de una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato $0,00" Exceso";$-0,00" Defecto" para mostrar una cuantía positiva como "$125,74 Exceso" y una cuantía negativa como "$-125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio.

Incluir una sección para escribir texto Si se incluye, la sección de texto es siempre la última en el formato de número. Incluya el carácter ( @ ) en la sección en que desee mostrar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" ") , por ejemplo, "facturación bruta de "@. Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato.

Agregar espacio Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis.

Repetir caracteres Para repetir el carácter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás de un número para llenar una celda.

Posiciones decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador.

# muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.

0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.

? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede utilizar? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.


Para mostrar Use este código

1234,59 como 1234,6 ####.#

8,9 como 8,900 #.000

0,631 como 0,6 0.#

12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #.0#

44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados ???.???

5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados

# ???/???

Separador de miles Para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un número por un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número.


12000 como 12.000 #,###

12000 como 12 #,

12200000 como 12,2 0.0,,

Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.

COLOR

[Negro] [Azul]

[Aguamarina] [Verde]

[Fucsia] [Rojo]

[Blanco] [Amarillo]

Condiciones: Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Los operadores son: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que, <> No igual a.) y un valor.

Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul.

[Rojo][<=100];[Azul][>100]


Para aplicar formatos condicionales a las celdas, por ejemplo, el sombreado de color que depende del valor de una celda, utilice el comando Formato condicional en el menú Formato.

Fechas y horas: Días, meses y años Si utiliza una "m" inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss", Microsoft Excel mostrará los minutos en lugar del mes.


Los meses como 1-12 M

Los meses como 01-12 Mm

Los meses como ene-dic Mmm

Los meses como enero-diciembre mmmm

Los meses como la inicial de cada mes mmmmm

Los días como 1-31 D

Los días como 01-31 Dd

Los días como do.-sáb Ddd

Los días como domingo-sábado Dddd

Los años como 00-99 Aa

Los años como 1900-9999 Aaaa

Horas, minutos y segundos


Las horas como 0-23 H

Las horas como 00-23 Hh

Los minutos como 0-59 M

Los minutos como 00-59 Mm

Los segundos como 0-59 S

Los segundos como 00-59 Ss

Las horas como 4 a.m. h a.m./p.m.

La hora como 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.

La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p

El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02 [h]:mm

El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46 [mm]:ss


El tiempo transcurrido en segundos [ss]

Fracciones de segundo h:mm:ss.00

a.m. y p.m. Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel mostrará el mes en lugar de mostrar los minutos.

Nota También puede utilizar el operador de texto & ("y" comercial) para unir o concatenar dos valores.

Eliminar un formato de número personalizado

1. En el menú Formato, haga clic en Celdas y después en la ficha Número.

2. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada.

3. En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

Microsoft Excel aplicará el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.

Mostrar signos menos en los números negativos

1. Seleccione las celdas que desee modificar.


3. Siga uno de estos procedimientos:

Para números simples, haga clic en Número en la lista Categoría.

Para moneda, haga clic en Moneda en la lista Categoría.

4. En el cuadro Números negativos, seleccione el estilo de presentación para los números negativos.

Mostrar números como fechas u horas



3. En la lista Categoría, haga clic en Fecha o en Hora y, a continuación, haga clic en el formato que desee utilizar.


Nota Si no encuentra lo que está buscando, puede crear un formato de número personalizado utilizando códigos de formato para fechas y horas.

Mostrar números como fracciones o porcentajes




Para mostrar números como fracciones, haga clic en Fracción en la lista Categoría y, a continuación, elija el tipo de fracción que desee utilizar.

Para mostrar números como porcentajes, haga clic en Porcentaje en la lista Categoría. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el número de posiciones decimales que desee mostrar.

Para mostrar rápidamente números como porcentajes de 100, haga clic en

Acciones a tomar para seleccionar texto.

Para seleccionar Haga esto

Texto de una celda Si está activada la modificación de una celda, seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a continuación, seleccione el texto de la celda. Si está desactivada la modificación de una celda, seleccione la celda y, a continuación, seleccione el texto en la barra de fórmulas.

Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda.

Un rango de celdas amplio.

Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.

Una fila o columna completa

Haga clic en el título de fila o de columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre por encima de los títulos de fila o columna. Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las otras filas o


columnas.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que haga clic se convertirá en la nueva selección.

Cancelar una selección de celdas

Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.


Unidad 2. Manejo de referencias

Tipos de referencias de celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, y las filas con números. Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de referencias.

Para hacer referencia a Utilice

La celda en la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 A10:A20

El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. B15:E15

Todas las celdas en la fila 5 5:5

Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10

Todas las celdas en la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeran las filas y columnas de la hoja de cálculo. El estilo F1C1 es útil para calcular las posiciones de las filas y columnas en macros y puede ser útil para mostrar referencias relativas de celdas. En el estilo F1C1, Microsoft Excel indica la ubicación de una celda mediante la letra "F" seguida del número de fila y la letra "C" seguida del número de columna.

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se


cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula.

Existen tres tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Ejemplo:

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se copia una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Suponiendo el ejemplo:

Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque se copie una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2.

Referencia Mixta: Se puede hacer una combinación de ambas referencias, permitiendo que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Suponiendo el ejemplo:

A B Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .

1 15 20

2 =$A1 + 2 30

A B

1 15 20

2 =A1 + 2 30

A B

1 15 20

2 =$A$1 + 2 30


Como cambiar el tipo de referencia

Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.

Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...).

Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).

Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda.

Por ejemplo: Hoja2! A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo

'Nombre de la hoja externa'! A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.

A B Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .

1 15 20

2 =A$1 + 2 30


Referencia a otros libros.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver.

Por ejemplo: '[presupuesto 2007] Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.

Muy importante fijarse bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

Referencias 3D

Una referencia a la misma celda o al mismo rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) en varias hojas se denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un método útil y cómodo de hacer referencia a varias hojas de cálculo que siguen el mismo patrón y a las celdas de cada hoja de cálculo que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos de la organización.

Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de cálculo diferente:

=SUM(Ventas:Marketing!B3)

Puede incluso agregar otra hoja de cálculo y después moverla al rango al que hace referencia la fórmula. Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de cálculo Oficinas, mueva la hoja Oficinas entre las hojas Ventas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo.

Debido a que la fórmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres de hojas de cálculo, Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de cálculo del rango se incluyen en el nuevo cálculo.

Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d

Haga clic en la celda en la que desee escribir la función.

Escriba = (signo igual) y el nombre de la función y, a continuación, escriba un paréntesis de apertura.


Haga clic en la ficha de la primera hoja de cálculo a la que desea hacer referencia.

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la ficha de la última hoja de cálculo a la que desea hacer referencia.

Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea hacer referencia.

Complete la fórmula y, a continuación, presione ENTRAR.

Obtener información sobre cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo

En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar: Si se insertan o se copian hojas de cálculo entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar: Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas.

Mover: Si se mueven hojas de cálculo situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.

Mover un punto final: Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas, a menos que se invierta el orden de los extremos en el libro. Si se invierte este orden, la referencia 3D cambia la hoja de cálculo del extremo. Por ejemplo, suponga que tiene la referencia Hoja2:Hoja6: Si sitúa la Hoja2 detrás de la Hoja6 en el libro, la fórmula señalará a Hoja3:Hoja6. Si sitúa la Hoja6 delante de la Hoja2, la fórmula se ajustará para señalar a Hoja2:Hoja5.

Eliminar un punto final: Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.


Unidad 3. Herramientas complementarias Manejo de series en Excel Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel creará una serie automática.

1. Copie los datos:

2. Selecciona el rango:

3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo:

4. Suelta el botón del ratón:

Observe cómo Excel ha creado una serie automática de los datos que se han preparado. De esta forma, se podrá ahorrar tiempo y trabajo en formar listas de datos numeradas, meses, días, entre otras.

Si el objetivo no es realizar una serie automática sino que, simplemente copie los mismos valores que las celdas iniciales, se deberá arrastrar el vértice de copiado pulsando al mismo tiempo la tecla de Control.

Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botón derecho del ratón. Al soltar el botón, Excel mostrará un menú con varias opciones. Esta


opción ya se comporta de forma automática en Excel apareciendo un pequeño cuadro desplegable desde el cual se pueden realizar las mismas opciones, como se muestra en la figura siguiente.

Copiar celdas: copia el mismo contenido de las celdas

Rellenar serie: rellena automáticamente una serie de datos.

Rellenar formatos sólo: rellena sólo los formatos de celda tales como negrita, subrayado.

Rellenar días/semana/meses: rellena automáticamente con los valores de los días de la semana o los meses.

Normalmente, estas opciones se utilizarían si sólo se hubiese escrito la primera fila.

Otra manera de crear series es la siguiente:

1.- Escribir el dato en la celda.

2.- Arrastre hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el botón derecho del ratón y la opción Series...

3.- Escriba en la casilla inferior Incremento el número 5 y active la casilla Tendencia Geométrica.


4.- Acepte el cuadro.

5. Excel ha creado una tendencia geométrica a partir del valor inicial.

En el siguiente ejemplo y partiendo del valor 1, la columna A tiene una serie del tipo Geométrica con un incremento de 5.

La columna B tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 5 La columna C tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 1

También se puede acceder a estas opciones a través de la pestaña Inicio en el grupo Modificar la opción Series.

Creación de listas personalizadas

Una lista personalizada es una serie de relleno conformada por un conjunto de datos que se utiliza para rellenar una columna siguiendo una pauta que se repite; por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Se puede crear una serie de relleno partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la lista desde cero.

Si especifica el primer valor de una lista personalizada y, a continuación, rellena hacia abajo o a lo largo de un intervalo de celdas, Excel escribirá el resto de elementos de la lista en las celdas seleccionadas.

Como por ejemplo, en una columna o fila vacía de una hoja de cálculo, en la primera celda, escriba enero. A continuación, agarre el controlador de relleno


y arrastre hacia abajo o a lo largo de 11 celdas vacías. Excel reconocerá el primer elemento de la lista y rellenará las celdas restantes con los demás valores de la lista, de este modo:

Aunque Excel reconoce muchas de las series de relleno automáticamente (por ejemplo, horas, fechas, meses y números consecutivos), se pueden especificar listas personalizadas de elementos específicos según las necesidades del usuario. Para acceder a esta opción en Excel 2010, se debe hacer clic en el Menú Archivo en la sección Opciones, que se encuentra en la parte inferior del cuadro desplegable y selecciona la opción Analizadas.

Y se hace clic en el botón Modificar Listas Personalizadas

Crear una serie de relleno personalizada

1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, selecciónela en la hoja de cálculo.


Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en Importar.


Para crear una nueva lista, seleccione Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Presione ENTRAR tras cada entrada. Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar.

Una lista personalizada puede contener texto o texto combinado con números. Para crear una lista personalizada que contenga sólo números, por ejemplo de 0 a 100, seleccione primero suficientes celdas vacías como para contener la lista. En la pestaña Inicio en la sección Número, haga clic en el en el formato Texto a las celdas vacías y, a continuación, escriba la lista de números en las celdas a las que haya aplicado el formato. Seleccione la lista y después impórtela.

Cambiar o eliminar una serie de relleno personalizada

No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y días.

1. En el botón de Office en la sección Opciones de Excel, elija el botón Listas personalizadas.

2. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista deseada.


Para modificar la lista, efectúe los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar.

Asignar nombre a una celda o aun rango de datos

Existen diversas formas de dar nombre a los rangos de celdas en Excel. Esta tarea muy sencilla de realizar y proporcionará multitud de ventajas.

Lo primero que se necesita para 'Definir nombres' es definir un rango, de una o muchas celdas (continuas o dispersas en la hoja).

Para dar nombre a ese rango en Excel 2010, se debe hacer clic en la Ficha Fórmulas, y posicionarse en la sección Nombres Definidos.


Se selecciona el icono Asignar nombre a un rango y aparecerá el siguiente cuadro de opciones en donde se procederá a asignarle un nombre en particular, el cual no debe contener espacios en blanco.

Así cada vez se necesite hacer alusión a un sitio de un libro en particular con tan solo llamar el nombre ya definido se estará llamando el rango de celdas a las cuales se le asigno el mismo. Otra forma de asignarle nombre es dando clic en la opción Administrador de Nombres, allí hay una opción adicional para poder crear nombres, así como también editarlos y eliminarlos cuando se a necesario como muestra la figura.

Si se selecciona nuevamente este rango, en el cuadro de nombres aparecerá el nombre asignado como muestra la figura:

Otra forma de asignar el nombre es haciendo uso del 'Cuadro de nombres' que se encuentra en la Barra de fórmulas:

Cuadro de nombre


Únicamente se tendrá que seleccionar el rango de celdas al que se desee asignar un nombre, y una vez marcado, se irá a este cuadro de nombres y se escribirá el nombre elegido También existe una combinación de teclas que después de elegido el rango, presionando Ctrl + Mayus F3 llamara el cuadro para asignar el nombre al rango deseado.

Hay que mencionar que el nombre que se asignará a los rangos debe cumplir algunas normas 'ortográficas', ya que no admite determinados caracteres, como por ejemplo espacios en blanco, barras invertidas, asteriscos, entre otros. Excel avisará de este incumplimiento.

Siempre se podrá accesar a los nombres creados anteriormente, bien sea por el Administrador de Nombres, como se vio anteriormente o por la opción Utilizar en la Fórmula, la cual se encuentra en el Grupo de opciones de Nombres definidos, como muestra la figura. Allí se podrá seleccionar el nombre o la opción Pegar Nombres, para poder ubicar el que se necesita. También se puede acceder a esta opción presionando F3.

Adicionalmente Excel 2010 presenta la opción de Aplicar Nombre por medio de la cual al seleccionarla, inmediatamente pega el listado en la hoja de los diferentes nombres creados con antelación, y sus respectivos rangos asignados, como se muestra a continuación.


Insertar comentarios

Un comentario en Excel, es una herramienta que se utiliza para agregar información adicional al contenido de la tabla. Se pueden insertar comentarios de diversas formas.

Primeramente a través de la Cinta de Opciones en la Ficha Revisar, se encuentra un grupo denominado Comentarios, allí se encuentran todos los iconos relacionados con la administración de comentarios.

Otra manera a través de la cual se puede acceder a los comentarios, es siguiendo los siguientes pasos:

1.- Seleccionar la celda donde se quiere agregar el comentario

2.- Hacer clic encima de la celda con el botón derecho del mouse

3.- Seleccionar la opción insertar comentario, y allí automáticamente aparecerá un recuadro como muestra la figura. También se podrá acceder a el Presionando Mayus + F2.

4.- Ya insertado el comentario para poder modificarlo también se debe hacer clic con el botón derecho del mouse y aparecerán las opciones para el manejo del mismo.

Menú para Insertar el Comentario Menú Para modificar el comentario

En la pequeña ventana que aparece, se escribe el comentario y este aparecerá cuando se haga clic sobre la celda. Otro método seria pulsando simultáneamente


“Mayús.” y “F2” dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para ser utilizado.

Configurar el formato del comentario

Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Posicionar el cursor en una celda que contenga un comentario

2.- Hacer clic derecho en Modificar comentario

3.- Posicionar el cursor en la esquina inferior derecha de la ventana del comentario, hasta que aparezca la pequeña cruz o la flecha inclinada.

4.- Hacer clic derecho y selecciona Formato de comentario

En esta ventana se podrá, por ejemplo, elegir el color de fondo, el formato y el color del texto, el tamaño, entre otros.

Opciones de pegado especial El pegado especial permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial se puede realizar de de dos maneras diferentes

La primera a través del menú contextual. El botón Opciones de pegado está disponible cuando se pegan datos en celdas en Excel. El botón parece justo debajo de la selección pegada. Al hacer clic en el botón Opciones de pegado, aparece una lista de opciones que determinan cómo se pegarán los datos en la celda.


El botón Opciones de pegado le ofrece las opciones siguientes:

Mantener formato de origen: conserva todo el formato original de la selección pegada. También conserva todas las fórmulas.

Coincidir con formato destino: da formato a los datos pegados de manera que coincida con el formato ya existente en la nueva ubicación.

Formatos de números y valores: el formato sólo se conserva para los valores numéricos, incluidas las fechas. Además, sólo se pegan los resultados de las fórmulas (vea "Sólo valores"). Se quita el formato de texto.

Mantener ancho de columnas de origen: conserva los anchos de columna, así como todas las fórmulas y el formato.

Sólo formato: pega únicamente el formato, dejando todos los valores y las fórmulas fuera del rango pegado.

Vincular celdas: vincula las celdas pegadas a su ubicación original. Por ejemplo, si copia A1 en B1, la celda B1 contendrá un vínculo a la ubicación original con el formato "=A1". Se quitan todas las fórmulas y el formato.

Usar el Asistente para importar texto: esta opción está disponible cuando pega texto sin formato desde otro programa, como el Bloc de notas. El Asistente para importar texto le permite especificar cómo dividir el texto pegado en columnas utilizando caracteres delimitadores o longitudes de texto definidas para crear columnas individuales.

Tenga en cuenta que el conjunto exacto de opciones disponibles depende de los datos que vaya a pegar.

En algunas situaciones, puede ser necesario utilizar una combinación de las opciones anteriores. Por ejemplo, quizás necesite copiar únicamente el formato y conservar los anchos de columna. Para ello, utilice la función Pegado especial de la cinta de opciones.


La segunda forma mediante la opción Pegar de la Cinta de Opciones. Excel permite realizar un pegado especial más completo, desde la opción Pegar de la ficha Inicio.

Para ello, una vez que se ha copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio se selecciona la opción Pegar, haciendo clic sobre el triángulo que aparece bajo esta opción, se desplegará un panel con todas las posibilidades de pegado. Si no se encuentra allí la opción que se necesita, se procederá a seleccionar la opción Pegado Especial…

DESCRIPCIÓN OPCIONES DE PEGADO ESPECIAL

Icono Descripción Icono Descripción

Si se selecciona la opción Pegado especial se abre el siguiente cuadro de diálogo, con todo el conjunto de opciones que brinda la herramienta.


Las opciones más interesantes que se encuentran en este cuadro son:

Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas

Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas.

Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. No copia la fórmula, solo los resultados.

Formatos: Pega solamente el formato de la celda, no los valores ni las fórmulas.

Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.

Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas, si es que existen.

Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.

Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.

Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las celdas seleccionadas.

Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.

En este panel de pegado especial también se pueden definir que se realice una operación de los datos que se están copiando sobre los datos que residen en el lugar donde se desea hacer el pegado. La operación puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o también dividir.

Aquí se muestra claramente un ejemplo

Seleccionar los datos a pegar


Datos después de pegados

Otra posibilidad que aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta (Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa. A veces no se tienen ciertos valores colocados de la forma idónea para trabajar. Esta operación puede resolver y facilitar el trabajo posteriormente. A continuación se verá un ejemplo de que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:


Por último destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vínculo (Pegar vínculos). Esto copia los valores pero vinculándolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarán también en el destino ya que en el destino se ha creado una fórmula que los vincula.

En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vínculo:


Unidad 4. Manejo de funciones lógicas Función condicional SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Se debe utilizar SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/redir/HP005198697.aspx?CTT=5&origin=HP005209118


Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI.

Para entender esto de manera clara, se planteará un ejemplo, se tiene en una planilla con alumnos (Columna A) y sus edades (Columna B). Se quiere agregar una columna donde se informe que ya es mayor de 15 años (Columna C). Asumiendo que los títulos de las columnas están en la Fila 1, en la celda A2 diría "Palmiro Caballasca", en B2 diría "14", y así para abajo.

En la Celda C2 se debería ingresar una formula así (recordar que las formulas siempre ingresan con el signo igual (=) para que Excel entienda que es una formula) o llamar la función través de Fx:

Manualmente =SI(B2>15;"Mayor de 15";"")

En otras palabras se esta indicando que el resultado de C2 depende de si el contenido de B2 es mayor o menor que 15. Si es mayor, mostrara el texto "Mayor de 15", y sino que no muestre nada (""). Ahora solo se copia la fórmula para todas las celdas de la Columna C y listo.

Nótese que si en la celda B2 dice 15 entonces no muestra "Mayor de 15" puesto que 15 no es mayor que 15, sino que 15 es igual a 15. Si se quiere que diga cuando ya ha cumplido 15, se puede solucionar de dos maneras. La primera es cambiando el 15 por el 14 en la condición. La segunda es cambiando el Mayor (>) por el Mayor o Igual (>=).

Alternativamente se podría querer que en la segunda opción (el falso) muestre algo, por ejemplo el texto "Menor de 15". Entonces la formula quedaría así: =SI(B2>=15;"Mayor de 15";"Menor de 15")

Si se hace a través del asistente para funciones en Excel 2007 se seguirán los siguientes pasos:

1.- Seleccionar la Ficha Fórmulas ubicada en la Cinta de Opciones, allí se encontrara un Grupo denominado Biblioteca de Funciones, donde las mismas están organizadas por categorías.


2.- Seleccionar el icono de insertar función, o si se conoce la categoría a la que pertenece la formula, se ubica dentro de la biblioteca y se selecciona de allí directamente la función solicitada. También se puede acceder a esta misma pantalla haciendo clic sobre el icono que se encuentra ubicado en la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de opciones:

3.- Seleccionar la categoría de las funciones lógicas y posteriormente la función Si, y aparecerá el siguiente recuadro donde se procederá a llenar cada uno de los argumentos que la componen, basado en la sintaxis de la formula explicada anteriormente, como se muestra a continuación.


Operadores relacionales Los operadores relacionales o de comparación comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO y se utilizarán dentro de la función Si para diseñar la prueba lógica que compone la misma.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1

< (menor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

Función Y

La función Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.

Sintaxis

Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)


Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!

Función O

La función O devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Observaciones

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.

Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!

Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Funciones lógicas anidadas Una función lógica puede ser parte del argumento de otra, para entender el concepto se presenta un ejemplo de asignación de códigos a ciertos valores, con las siguientes condiciones:


Dato Menor a 50 ---> Bajo, Mayor a 50 y menor que 100 ---> Medio, Mayor que 100---> Alto

El modelo se presenta en la siguiente figura

Para construir una función lógica anidada se deben seguir los siguientes pasos, para explicar los mismos se hará a través del siguiente ejemplo.

Dada la siguiente tabla, calcular el nuevo precio basado en lo siguiente:

1.- Llamar el asistente para funciones por cualquiera de los métodos ya conocidos.

2.- Seleccionar la categoría de funciones lógicas y allí dar clic en la función SI


3.- Aparece el cuadro Argumentos de función. Donde se procede como muestra la figura a introducir los datos de la primera condición planteada.

4.- Para introducir la segunda condición se hace clic en el cuadro de nombres donde se llama nuevamente la función condicional seguros de estar posicionados en el valor falso para que la nueva condición quede anidada


5.- automáticamente el asistente crea una nueva estructura condicional para agregar la segunda condición y se procede a concluir el procedimiento ya que la condición restante se obvia debido a que todos los datos que no cumple las dos condiciones anteriores dan como resultado la respuesta falsa de la segunda condición como se muestra en la figura.

Es de hacer notar que cada vez que se necesite anidar una nueva condición se procede a realizar el paso número 4 hasta un máximo de 7 condicionales anidadas.


Unidad 5. Manejo de funciones de búsqueda y referencia

Son funciones que sirven para consultar referencias o valores de celdas. Se usan casi siempre de manera interna dentro de otra función.

Consulta Vertical (Consultav())

Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. En Versiones anteriores se conocía como BuscarV().

La V de ConsultaV significa "Vertical".

Sintaxis:

CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado).

Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en: Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO (0); VERDADERO (1). De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, ConsultaV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, ConsultaV devuelve el valor de error #¡REF!.


Ordenado: Es un valor lógico que especifica si ConsultaV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO (1), devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO(0) , ConsultaV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. En Versiones anteriores se conocía como BuscarH().

Observaciones

Si ConsultaV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO (1) , utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, ConsultaV devuelve el valor de error #N/A.

Si ConsultaV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO (0) , devuelve el valor de error #N/A.

Consulta Horizontal (ConsultaH())

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.

La H de CONSULTAH significa "Horizontal".

Sintaxis:

ConsultaH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado).

Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en: Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, CONSULTAH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.


Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente.

Indicador_filas: Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡REF!.

Ordenado: es un valor lógico que especifica si CONSULTAH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, CONSULTAH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

Observaciones

Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A.

Uso de la función en Falso.

En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza FALSO en su último argumento cuando el valor buscado es un dato preciso, especifico. Debido s esto si la función no encuentra un dato igual al buscado, la misma arroja el valor de #N/A.

Para visualizar mejor este caso se explicara mejor con el siguiente ejemplo:

Se tiene una base de datos estructurada relacionada con el inventario de productos de una empresa. (Esa base de datos que servirá como matriz de búsqueda, podrá encontrarse en la misma hoja, en una hoja diferente o en otro libro ajeno al que se está usando).


Se necesita hacer una consulta de precios de un producto en particular y para ello se utilizara la función ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos.

1.- Seleccionar del asistente para funciones la categoría de Funciones de búsqueda y referencia, como muestra la figura:

2.- Aparecerá un cuadro de control con los argumentos de la función los cuales serán llenados según los requerimientos como se muestra en la figura


Uso de la función en Verdadero.

En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza VERDADERO en su último argumento cuando el valor buscado es un dato de coincidencia exacta o aproximada. Debido si esto si la función no encuentra un dato igual al buscado, selecciona el valor aproximado más cercano por debajo del mismo. En caso de que no encuentre alguno, arroja el valor de #N/A.

Se necesita conocer el nivel de inventario según la cantidad de unidades que hay en existencia y para ello se utilizara la función ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos.

1.- Seleccionar del asistente para funciones la categoría de Funciones de búsqueda y referencia, como en el ejemplo anterior.

2.- Aparecerá un cuadro de control con los argumentos de la función los cuales serán llenados según los requerimientos como se muestra en la figura.


Nota: El rango numérico es creado tomando el límite inferior de cada uno de los rangos que muestra la tabla. Es importante resaltar que en este tipo de casos la tabla debe estar ordenada de menor a mayor para que funcione correctamente.

Función Elegir Utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 29 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice .

Sintaxis

ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...)

Núm_índice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento núm_índice debe ser un número entre 1 y 29, o bien una fórmula o referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 29.

Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y así sucesivamente.

Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista, ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!

Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.


Valor1, valor2,... son de 1 a 29 argumentos de valores entre los cuales ELEGIR selecciona un valor o una acción que se ejecuta basándose en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.

Observaciones

Si núm_índice es una matriz, cada valor se evaluará cuando se ejecute ELEGIR.

Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así como valores individuales.

Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de ventas de un periodo donde se visualizan los datos de cada venta y se necesita saber en una columna adicional el trimestre al cual pertenece cada venta.

A través de la función ELEGIR se resolverá de la siguiente manera:

1.- Seleccionar del asistente para funciones la categoría de Funciones de búsqueda y referencia y allí la función elegir, como en los ejemplos anteriores.


2.- Aparecerá un cuadro de control con los argumentos de la función los cuales serán llenados según los requerimientos como se muestra en la figura.


Unidad 6. Otras funciones

Funciones ES

Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO.

SINTAXIS FUNCIÓN DEVUELVE VERDADERO SI

ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESERROR(valor) ESLOGICO(valor) ESNOD(valor) ESNOTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) ESREF(valor) ESTEXTO(valor)

ESBLANCO ESERR ESERROR ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO ESNUMERO ESREF ESTEXTO

Valor se refiere a una celda vacía. Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A. Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!). Valor se refiere a un valor lógico. Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible). Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga presente que esta función devuelve VERDADERO incluso si valor se refiere a una celda en blanco.) Valor se refiere a un número. Valor se refiere a una referencia. Valor se refiere a texto.

Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.

Observaciones

Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las funciones en las que se requiere un número, el valor de texto "19" se convierte en el número 19. Sin embargo, en la fórmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.

Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo. Al combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en fórmulas (vea los siguientes ejemplos).


En la próxima tabla se visualizarán algunos casos de las funciones ES vistas anteriormente, aplicadas a un caso especifico.

Manejo de la función ESERROR() Devuelve el valor lógico VERDADERO si valor hace referencia a cualquier valor de error, como #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!; de lo contrario, devuelve FALSO.

Sintaxis:

ESERROR(valor)

Argumento Descripción Comentarios

valor El valor que se desea probar. El valor puede ser una celda en blanco (vacía), un error, una expresión lógica, texto, un número, un valor de referencia o un nombre que haga referencia a cualquiera de ellos, que desea probar.

Los argumentos de valores entre comillas se tratan como texto; no se convierten nunca.

La función ESERROR es útil en fórmulas para probar el resultado de un cálculo. Cuando se combina con la función SI, proporciona un método para buscar errores en las fórmulas (vea los ejemplos siguientes).

Para que el siguiente ejemplo resulte más sencillo de comprender, puede copiar los datos en una hoja en blanco y, a continuación, escribir la función debajo de los datos. No seleccione los encabezados de fila o columna (1, 2, 3...A, B, C...) cuando copie los datos de ejemplo en una hoja en blanco.

Función Contar.si

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.


Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Observaciones

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basándose en una condición.

Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.

Para contar celdas que están vacías o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.

Viendo el siguiente ejemplo se podrá entender mejor

Fórmula Descripción (resultado)

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A5,A4) Número de celdas con melocotones en la primera columna anterior (2)

=CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI(A2:A5,A2)

Número de celdas con naranjas y manzanas en la primera columna anterior (3)

=CONTAR.SI(B2:B5;">55") Número de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2)

=CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4) Número de celdas con un valor distinto a 75 en la segunda columna anterior (2)

=CONTAR.SI(B2:B5,">=32")-CONTAR.SI(B2:B5,">85")

Número de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 en la segunda columna anterior (3)


Función Sumar.si Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Este tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición está en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el criterio está en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parámetro.

Observaciones

Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio.

Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función SI.

Para aclarar mejor el tema, se explicará el siguiente ejemplo:Suponiendo que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000, para obtener la respuesta se emplea la función SUMAR.SI como se muestra en el gráfico.


En este caso con dos parámetros alcanza puesto que el criterio está en la rango E2:E5, que el mismo rango donde se efectúa la suma con la condición dada y no hace falta poner =SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5).

Si en cambio se tiene esta tabla:

Aquí si hace falta el tercer parámetro ya que el rango donde se efectúa el criterio (D2:D5) no es el mismo que el rango donde se efectúa la suma (E2:E5).

Funciones para el manejo de fecha y hora Función AÑO: Devuelve el año correspondiente a una fecha determinada

Sintaxis AÑO(Num_de_serie)

Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero.


Función Día: Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha determinada

Sintaxis DIA(Num_de_serie)

Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él cálculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como número.

Función AHORA(): Devuelve el número de serie de la fecha y hora del momento Actual

Sintaxis AHORA( ) La función AHORA solo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de calculo

Función DIA.LAB: Devuelve una fecha que corresponde a un número de días laborables antes o después de la fecha inicial, según sea el número de días laborables especificado.

Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial;dias_lab;festivos)

Fecha_inicial: es una fecha que representa la fecha que se inicia el recuento de días laborables.

Dias_lab: es él número de días laborables (días que no son fines de semana o días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento dias_lab produce una fecha futura, un numero negativo produce una fecha pasada.

Festivos: es una lista opcional con uno o más fechas que deben excluirse del calendario laboral.

Función DIAS.LAB:

Calcula el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos.

Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)

Fecha _inicial es una fecha que representa a la fecha final

Ficha_final es una fecha que representa a la fecha final

Festivos es un rango opcional de una o más fechas que representan todo tipo de días festivos que se excluyen del calendario laboral, como por ejemplo fiestas nacionales o regionales, etc.


Observaciones

Si uno o más argumentos no es una fecha valida DIAS.LAB. devuelve el valor de error #¡NUM!

Función DIASEM:

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento num_de_serie.

El día se devuelve como un numero entero según tipo entre domingo y sábado.

Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo)

Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora.

Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe ser devuelto.

Función FECHANUMERO:

Devuelve él numero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha

Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un formato de fecha Excel

Función FIN.MES:

Devuelve él numero de serie o fecha según el formato de celda del ultimo dial del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del numero de mes indicado.

Sintaxis FIN.MES(fecha_inicial;meses)

Fecha_inicial es la fecha que representa la fecha inicial

Meses es él numero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial.

Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura.

Cuando meses es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada

Función HORA:

Devuelve la hora correspondiente al argumento num_de_serie. La hora se expresa como un numero entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M)

Sintaxis HORA(num_de_serie)

Num_de_serie es el código de fecha-hora empleado por Excel para los cálculos de fecha y hora.

Función HOY:

Devuelve el numero de serie de la fecha actual.

El numero de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora

Sintaxis HOY( )


Función MES:

Devuelve el mes que corresponde a una fecha o numero de serie especificado. El mes se expresa como un numero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

Sintaxis MES(fecha)

Fecha puede ser

Una fecha escrita como "dd/mm/aa" o similar (siempre entre comillas)

Una función o formula que devuelva una fecha

Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.

Función NUM.DE.SEMANA:

Devuelve un numero que indica el lugar numérico que ocupa la semana dentro de un año determinado

Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo)

Num_de_serie es la fecha dentro de la semana

Tipo es el valor 1 o 2 que determina en que día comienza la semana.

Función AÑO:

Devuelve el año correspondiente a una fecha determinada

Sintaxis AÑO(Num_de_serie)

Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero

Función DIA:

Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha determinada Sintaxis DIA(Num_de_serie)

Num_de_serie es el código de fecha-hora que Excel usa para él calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero


Nuevas Funciones

FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO

Desde la versión de Excel 2007 se incorpora la función nueva, SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a SUMAR.SI, la cual suma celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO, suma celdas teniendo en cuenta múltiples criterios.

Sintaxis:

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2; criterio2..)

donde:

Rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o mas celdas.

criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se evalúa el criterio asociado (criterio1).

criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la forma de número, expresión, referencia de celda o texto, que define en cual celda, en el rango de sumas, se adicionará debido al criterio_rango1.

Los otros argumentos son opcionales.

Se verá un ejemplo donde se consideran 3 criterios:

Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla

Se requiere saber la cantidad de unidades Mayores a 5 Vendidas por vendedor y por producto como lo muestra la siguiente tabla:

http://www.allexcel.com.ar/funciones/SUMAR.SI.CONJUNTO/SUMAR.SI.CONJUNTO.html


En respuesta a esta problemática, se hace uso de la función Sumar.Si.Conjunto, la cual permite aplicar las tres condiciones para sumar lo requerido. Es de hacer notar que se pueden aplicar hasta un máximo de 127 criterios.

La función quedaría de la siguiente manera:

Obsérvese que el primer criterio es el rango de unidades que se van a sumar si cumplen con las tres condiciones propuestas. Para dar como resultado un total de 16 unidades que corresponden a Buchanan Steven, del producto Champagne y que son superiores a 5 unidades.


FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO

Excel 2007 incorpora una función nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a CONTAR.SI, la cual cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta múltiples criterios.

Sintaxis:

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2…)

donde :

rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1, criterio2..

Los primeros dos argumentos son obligatorios.

Se verá un ejemplo donde se consideran 3 criterios:

Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla, la cual refleja en cada fila las ventas realizadas durante un periodo de tiempo

Se requiere saber la cantidad de ventas por vendedor y por producto, que sean superiores a 5 unidades como lo muestra la siguiente tabla:

http://www.allexcel.com.ar/funciones/CONTAR.SI/CONTAR.SI.html


En respuesta a esta problemática, se hace uso de la función Contar.Si.Conjunto, la cual permite aplicar las tres condiciones para contar lo requerido. Es de hacer notar que se pueden aplicar hasta un máximo de 127 criterios.

La función quedaría de la siguiente manera:

Obsérvese que están especificados cada uno de los criterios. Para dar como resultado un total de 2 ventas que corresponden a Buchanan Steven, del producto Champagne y que son superiores a 5 unidades.

FUNCION PROMEDIO.SI

De forma similar a la anterior función, permite determinar el promedio en un conjunto de datos, dadas ciertas condiciones.


Sintaxis:

PROMEDIO.SI(rango, criterio, rango_para_promediar)

donde :

rango: es el rango donde se buscan las coincidencias

Criterio: Argumento que sirve como valor de comparación para el rango.

Rango_para_promediar: Elementos que se van a tomar en cuenta para calcular el promedio.

Por ejemplo si se quisiera calcular el stock promedio del producto A que hay en los tres almacenes, se usaría la siguiente fórmula:

=PROMEDIO.SI(C3:C8,G3,D3:D8)

Donde: el rango C3:C8 representa el rango donde se buscan las coincidencias con G3 y se suma según las coincidencia del rango D3:D8, el resultado obtenido sería 4.

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_para_promediar, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2)

Se emplea de manera similar al anterior, por ejemplo para calcular lo obtenido con PROMEDIO.SI, se usaría la siguiente fórmula:

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D3:D8,$C$3:$C$8,G3)

FUNCIÓN SI.ERROR(valor, si_es_error)

Evalua si valor es un error y si lo es escribe en la celda lo que indica si_es_error.

Por ejemplo Si se tenemos los números 9 y 0 en las celdas B3 y C3 respectivamente, lógicamente si hacemos la división B3/C3, en la celda E3, resultará un error. Entonces podríamos usar tal función de la siguiente manera, escribiríamos en E3:

= SI.ERROR(B3/C3,"Error, división entre cero. Corrige").


Unidad 7. Hipervínculos Hipervínculos en Excel

Los hipervínculos representan una herramienta que crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un sitio especifico, en una intranet o en internet. Cuando se haga clic encima del hipervínculo, Excel mostrará la ubicación para la cual fue hecho.

Es bueno que un documento posea vínculos (o enlaces, o hiperenlaces) que al ser pulsados lleven a los archivos, hojas o celdas que contienen los datos originales.

Pueden crearse varios tipos de hipervínculos en libros, utilizando texto, imágenes o gráficos, que vinculan a otras hojas, libros, gráficos, páginas Web u otros archivos.

Para crear Hipervínculos en Excel 2007, se puede proceder de diversas formas. Primeramente a través de la cinta de opciones. Para ello se posiciona el mouse donde se quiere crear el Hipervínculo, sea un objeto o celda de la hoja de Excel. Seguidamente se hace clic en la Ficha Insertar, se ubica el grupo denominado Vínculos y se procede a hacer clic encima del icono denominado hipervínculos.

A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo que servirá para la creación del hipervínculo.


Otra forma de insertar el Hipervínculo es haciendo clic sobre el botón derecho del mouse, posicionándose con antelación en el sitio donde se desea crear el mismo y seleccionando la opción Hipervínculos que aparece en el menú contextual.

Con cualquiera de los dos procedimientos que se utilice se llega al mismo cuadro de control y se procede a crear el Hipervínculo que se necesita.

Existen diversos tipos de Hipervínculos que se pueden crear a continuación se verán cada uno de ellos.

Crear un hipervínculo a un nuevo archivo

1. Haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente al hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.

2. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.

3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.

4. Para especificar una ubicación que no sea la ubicación mostrada en Ruta de acceso completa, haga clic en Cambiar y, a continuación, seleccione la ubicación deseada. Haga clic en Aceptar.

5. En Cuándo modificar, haga clic en una opción para especificar si desea abrir el nuevo archivo ahora o más adelante para modificarlo.

6. Haga clic en Aceptar.


Notas

Si desea cambiar el texto que representa al hipervínculo en el libro original, escriba el nuevo texto en el cuadro Texto.

De forma predeterminada, la ruta de acceso al nuevo archivo de destino está asociada a la ubicación del libro activo. Puede especificar otra ruta de acceso definiendo la dirección base del hipervínculo.

Crear un hipervínculo a un archivo existente

1. Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el texto o gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.

2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.


Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y en el archivo con el que desea crear el vínculo.

4. Para seleccionar el archivo de una lista de archivos existentes, haga clic en el botón Archivo bajo Buscar y busque y haga doble clic en el archivo con el que desea crear el vínculo.

5. Para hacer que una sugerencia se muestre al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a una página Web

1. Haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en el texto o gráfico que desea utilizar para representar el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.

2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.


Para seleccionar la página Web de una lista de páginas Web examinadas recientemente, haga clic en Páginas consultadas y en la página Web con la que desea crear el vínculo.

Para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando la página, haga clic en el botón Página Web en Buscar, abra la página Web a la que desee vincular y vuelva a Excel sin cerrar el explorador.

4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.


Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro

Para vincular a una ubicación en el libro actual u otro libro, se puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda.

1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de destino en el libro de destino.

2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente al hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.


Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.

Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente en Vincular a.

4. Si elige Archivo o página Web existente en el paso 3, busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador en Buscar.


En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuación, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar.

En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente a la celda o las celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar.

6. Para asignar una sugerencia que se mostrará al situar el puntero del Mouse (ratón) sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y, a continuación, escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervínculo a una ubicación específica de un libro

Para vincular a una ubicación en el libro actual u otro libro, se puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda.

1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de destino en el libro de destino.

2. En el libro de origen, haga clic con el botón secundario en el texto o gráfico que desee que represente al hipervínculo y, a continuación, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.



Para vincular a una ubicación en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a.

Para vincular a una ubicación en otro libro, haga clic en Archivo o página Web existente en Vincular a.

4. Si elige Archivo o página Web existente en el paso 3, busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a continuación, haga clic en el botón Marcador en Buscar.


En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuación, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar.

En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente a la celda o las celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar.

6. Para asignar una sugerencia que se mostrará al situar el puntero del Mouse (ratón) sobre el hipervínculo, haga clic en Sugerencia y, a continuación, escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.


Unidad 8. Manejo de herramientas básicas de base de datos

Bases de Datos

Para comenzar a utilizar las opciones de este menú DATOS lo primero que deberá tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS.

Qué es y para qué sirve exactamente una Base de Datos. En principio se deberá indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos) CON UN FORMATO ESPECÍFICO. Este formato, es el que permite que, este tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad.

Se trata de que, mediante la utilización de elementos llamados INDICES, un archivo de información, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha información, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia donde sea que se encuentre, instantáneamente.

Las Planillas de Cálculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto está dado, sencillamente, por la ubicación en que se encuentra la información, ya que, las Planillas de Cálculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y, LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas, pueden relacionarse entre sí, es más, hay planillas de cálculo en las cuales, TODOS LOS DATOS ESTÁN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas.

Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que los nombres son distintos:

FILA REGISTRO

CELDA CAMPO

Una vez conocido este concepto, es posible comenzar a utilizar a Excel, como un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos.

Para acceder a las diversas herramientas de base de datos en Excel 2007 se debe hacer clic en la Ficha Datos ubicada en la Cinta de Opciones. Allí se encontraran todas las herramientas relacionadas con el tema.


Ordenar y Filtrar La opción de ordenar, permite a Excel en función de una o varias columnas organizar el contenido de una base de datos de forma ascendente o descendente según sean las necesidades del usuario. Para obtener óptimos resultados, la lista que se ordene deberá tener rótulos de columna (nombres identificando cada columna). Para usar esta herramienta se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Hacer clic en una celda de la lista que desee ordenar.

2.- Ir a la Ficha Datos y hacer clic en el icono de Ordenar que se encuentra en el Grupo de opciones Ordenar y Filtrar

Y aparecerá el siguiente cuadro de opciones.

Este cuadro contiene unos botones en la parte superior que permiten administrar los niveles de ordenamiento. Ypor cada nivel que se agregue en la parte inferior aparecerán desplegadas las opciones para dar los lineamientos del ordenamiento que se necesita.

3.- En los cuadros Ordenar por y Luego por, hacer clic en las columnas que desee ordenar. Por ejemplo, si la lista contiene información acerca de las ventas realizadas en un periodo de tiempo, y es necesario organizarlas por Vendedor, producto y MES, en primer lugar, haga clic en agregar nivel y en Ordenar por seleccione la opción de Vendedor, a continuación, haga clic nuevamente en


Agregar nivel y ahora en el cuadro Luego por, elija Nombre Producto y finalmente se agrega un nuevo nivel y en el Luego por seleccione la opción de MES y presione el botón de aceptar, como muestra la figura.

4.- Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Excel procederá a ordenar la tabla según los datos dados.

Notas

Si la columna que se especifique en el cuadro Ordenar por tiene elementos duplicados, puede continuarse ordenando los valores especificando otra columna en el primer cuadro Luego por. Si hay elementos duplicados en la segunda columna, puede especificarse una tercera columna para ordenar en el segundo cuadro Luego por.

Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

Si es una base de datos organizada, con tan solo ubicarse en un dato de la comuna que se desea ordenar y hacer clic en el icono de orden ascendente o descendente, Excel ordena de forma organizada toda la tabla de acuerdo al dato que se necesita.

Adicionalmente en Excel 2007 existe la posibilidad de ordenar según diversos criterios, en el ejemplo anterior se utilizó la opción de Valores, pero también se pude seleccionar entre las opciones de Color de la celda, Color de la fuente e Icono de la celda, a continuación de visualizan unos ejemplos.


Color de la celda

Icono de la celda

Orden predeterminado

Microsoft Excel utiliza órdenes específicos para organizar los datos según su valor, no según su formato.

Si se utiliza el orden ascendente, Excel utilizará el siguiente orden (en orden descendente, Microsoft Excel invertirá el orden, excepto las celdas en blanco, que siempre se colocarán en último lugar).

Números Los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.

Orden alfanumérico Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11".

El texto y el texto que incluye números, se ordenará del siguiente modo:


0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S T U V W X Y Z

Los apóstrofos (') y guiones (-) se ignoran, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el texto con el guión se ordenará en último lugar.

Valores lógicos En valores lógicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.

Valores de error Todos los valores de error son iguales.

Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en último lugar.

La función Filtrar, a diferencia de la ordenación, no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna.

Para agregar Filtros, se selecciona la pestaña Datos la opción Filtro que se encuentra en el Grupo de Opciones denominado Ordenar y Filtrar. Al hacer clic en el icono aparece de forma automática las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado, como muestra la figura.


Para filtrar la lista por valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparación distintos a Es igual a, se debe hacer clic en la flecha de la columna y aparecerá el siguiente menú de opciones.

Aquí aparecen diversas opciones para filtrar los datos de tabla.

A partir de Excel 2007 se pueden visualizar nuevas opciones de filtrado, como lo son los filtros por color


Notas

Cuando aplica un filtro en una columna, los únicos filtros disponibles en las demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada.

Puede aplicar un máximo de dos condiciones a una columna utilizando Autofiltro. Para aplicar filtros más complejos o copiar filas filtradas a otra ubicación, puede usar filtros avanzados.

Quitar filtros de una lista

Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la columna y después en Seleccionar Todos.

Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar todo.

Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione la opción Borrar que se encuentra en el grupo Ordenar y Filtrar de la Ficha Datos.

Esquemas

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de cálculo.


Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior izquierda de la hoja de calculo.

Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta algunos aspectos.

Asegurarse de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si se quiere ver las ventas realizadas por la matriz principal además de sus sucursales.

Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. Es decir que no se debe mezclar información.

En una hoja solo se puede incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, se deben copiar los datos a otra hoja.

Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. En la ilustración anterior, el rango se ha ordenado por región y luego por mes, de modo que las filas detalladas de marzo y abril de la región Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la región Oeste están también juntas.

Se den incluir filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores resultados, las filas de resumen deberán contener fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada una de las filas de detalle.

También puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros datos.

Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegúrese de que el rango tenga rótulos en la primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas de detalle.

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automáticamente el esquema:

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel:

1.- Manual

2.- Automática


La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automáticamente el esquema:

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características se procederá a definir el esquema manualmente. Una base de datos estructurada para el uso de la herramienta es la que se observa en la figura siguiente

En este ejemplo se puede hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado adecuadamente para ello. Como ya se tiene los datos se procederá a realizar el esquema. Para ello se posiciona el cursor sobre una celda cualquiera y se selecciona la opción agrupar del grupo esquema que se encuentra el la ficha Datos de la Cinta de Opciones.

Automáticamente, Excel genera los niveles del esquema como se puede ver a continuación:


En la imagen anterior se puede ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las. Además, se ve en la esquina superior izquierda unos números que indican cuántos niveles tiene el esquema.

Mostrar u ocultar datos en un esquema

Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustración, la fila de todas las ventas, que contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar sólo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic en el número del nivel que desee ver.


Tablas en Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto se podrán componer como mínimo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que se pueden realizar con las listas se tienen:

Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas.

En Excel 2010, se puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y expandir rápidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar los datos de la hoja de cálculo para que sea más fácil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye las siguientes funciones.

Filas de encabezado de tabla Las filas de encabezado de tabla se pueden activar y desactivar. Cuando se muestran los encabezados de la tabla, éstos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de cálculo al desplazarse por una tabla larga.

Columnas calculadas Este tipo de columnas utiliza una sola fórmula ajustada a cada fila. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales para que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Lo único que se debe hacer es especificar una fórmula una vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar.

Autofiltrado automático Autofiltro está activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la ordenación y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.


Referencias estructuradas Este tipo de referencia le permite utilizar nombres de encabezado de columnas de tablas en fórmulas en lugar de referencias de celda como A1 o F1C1.

Filas de totales Ahora puede utilizar fórmulas personalizadas y entradas de texto en las filas de totales.

Estilos de tabla Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rápidamente a las tablas un formato profesional y con la calidad de un diseñador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel mantendrá la regla de alternar estilos mediante acciones que habrían interrumpido este diseño tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas.

Para crear una tabla se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Primeramente seleccionar el ara que se quiere incluir en la tabla

2.- Seleccionar de la pestaña Insertar, el Grupo Tablas y posteriormente el icono Tablas que se encuentra dentro de el, como muestra la figura:

3.- Aparecerá un cuadro de control donde podrá seleccionar el rango de los datos si no lo hizo antes

4.- Al cerrarse el cuadro de diálogo, se podrá ver que en la Cinta de Opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla


Nótese que todos los datos tomaron un formato en particular propio de tabla.

Con los datos de una tabla se pueden usar una diversidad de funciones las cuales se resumen a continuación:

Función Descripción

BDCONTAR(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un número

BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor

BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor máximo

BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mínimo

BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Obtiene el producto de los valores indicados

BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de los valores indicados

BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los valores indicados

BDEXTRAER(datos;campo;criterios) Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección

BDVAR(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre una muestra de valores

BDVARP(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo

BDDESVEST(datos;campo;criterios) Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores

BDDESVESTP(datos;campo;criterios) Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo


Unidad 9. Auditoria

Herramientas de Auditoría

Excel ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser de gran utilidad.

Para acceder a estas herramientas se debe seleccionar la pestaña Formulas el grupo Auditoria de Formulas donde aparece una serie de opciones como se puede ver a continuación.

Icono Descripción

Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.

Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.

Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.

Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes.

Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda ver la fórmula y los resultados de la fórmula de la celda activa.

Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del valor de las celdas.


Ejemplo donde se pueden observar algunos casos donde se aplicaron Herramientas de Auditoria


OTRAS HERRAMIENTAS

Recuperación de archivos

Recuperar versiones no guardadas en Office 2010

Esta herramienta funciona para recuperar un archivo de Microsoft Excel 2010 si se cierra sin guardar o si se quiere revisar o volver a una versión anterior de un archivo en el que se encuentra trabajando.

Al igual que lo que sucede en versiones anteriores de Office, habilitar Autorrecuperación guardará versiones mientras trabaja en el archivo en el intervalo que seleccione. Ahora, se puede elegir mantener la última versión de autoguardado de un archivo en caso de que se cierre accidentalmente sin guardar, por lo que puede restablecerlo la próxima vez que abra el archivo. Además, mientras trabaja en el archivo, puede obtener acceso a un listado de los archivos de autoguardado desde la Vista Backstage de Microsoft Office.

Debe tener habilitadas las opciones Guardar información de Autorrecuperación... y Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar para que estas características funcionen.

Al cerrar sin guardar, si cierra el archivo sin guardar, se guarda temporalmente una versión de él de modo que se pueda recuperar al volver a abrirlo.

Nuevos Archivos

Si está trabajando en un archivo creado recientemente o en un archivo temporal de Excel, tales como datos adjuntos de correo electrónico en Outlook y a continuación, lo cierra sin guardar, siga estos pasos para abrir el último borrador autoguardado:

1. Abrir las aplicaciones de Office 2010 que estaba usando.

2. Haga clic en la pestaña Archivo.

3. Haga clic en Reciente.

4. Haga clic en Recuperar libros no guardados.

5. Se abrirá la carpeta de borradores guardados en una ventana nueva. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

6. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Guardar como para guardar el archivo en su equipo.

También puede obtener acceso a estos archivos mediante estos pasos:

1. Abra la aplicación de Office 2010 que estaba usando.

ms-help://MS.EXCEL.14.3082/EXCEL/content/HA10356735.htm#1





2. Abra un nuevo archivo o cualquier archivo existente.


4. Haga clic en Información.

5. Haga clic en Administrar versiones.

6. Haga clic en Recuperar libros no guardados

7. Verá la lista de los archivos no guardados .Seleccione el archivo y haga clic en abrir Abrir.

8. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Guardar como para guardar el archivo en su equipo.

También puede desplazarse a una de las siguientes ubicaciones de archivo para abrir el archivo, dependiendo de su sistema operativo:

Windows 7/Widows Vista C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Windows XP C:\Documents and Settings\Nombre_De_Usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office\Unsaved Files

No se pueden cambiar estas ubicaciones de archivo. Los archivos de esta carpeta se mantendrán durante los cuatro días después de la creación.

Archivos previamente guardados

Si está trabajando en un archivo que se ha guardado anteriormente y lo cierra sin guardar las modificaciones actuales, siga estos pasos para abrir el último borrador autoguardado:

1. Abra el archivo en el que estaba trabajando.


3. Haga clic en Información.


4. En Versiones, haga clic en la versión etiquetada (cuando se cerró sin guardar).

5. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Restablecer para sobrescribir toda versión guardada previamente con la última versión autoguardada de su archivo.

También puede desplazarse a una de las siguientes ubicaciones de archivo para abrir el archivo, dependiendo de su sistema operativo:

Windows 7/Widows Vista C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Microsoft\Nombre_De_Aplicación

Windows XP C:\Users\Nombre_De_Usuario\Application Data\Roaming\Microsoft\Nombre_De_Aplicación

También puede desplazarse a

C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Nombre_De_Aplicación para abrir el archivo. Para obtener información sobre cómo cambiar esta ubicación de archivo, vea el tema sobre cómo guardar y recuperar archivos de Office automáticamente.

Se mantendrán los archivos de esta carpeta durante los cuatro días después de la creación o hasta la próxima vez que modifique el archivo, lo que suceda antes.

Trabajar con versiones de archivos autoguardados

Abrir y ver versiones anteriores de su archivo actual

Para ver las versiones autoguardadas de su archivo actual, siga estos pasos:


2. Haga clic en Información. Las versiones autoguardadas del archivo actual se enumeran en Versiones.

3. Haga clic en cualquier versión de la lista para abrirla.

ms-help://MS.EXCEL.14.3082/EXCEL/content/HP10354296.htm

ms-help://MS.EXCEL.14.3082/EXCEL/content/HP10354296.htm


Restablezca las versiones anteriores de su archivo actual

Para reemplazar el archivo actual con una versión anterior, siga estos pasos:

1. Siga los pasos 1 a 3 descritos en el tema sobre cómo abrir y ver versiones anteriores de su actual archivo.

2. En la barra de empresa en la parte superior del documento, haga clic en Restablecer.

3. Haga clic en Aceptar para sobrescribir el documento actual con la versión anterior autoguardada.

La Vista Protegida

Los archivos procedentes de Internet y de otras ubicaciones potencialmente no seguras pueden contener virus, gusanos u otros tipos de malware que pueden dañar su equipo. Para ayudar a proteger su equipo, los archivos de estas ubicaciones potencialmente no seguras se abren en la Vista protegida. Mediante el uso de la Vista protegida, puede leer un archivo e inspeccionar su contenido mientras reduce los riesgos potenciales.

La Vista protegida es un modo de sólo lectura en el que la mayoría de las funciones de edición están deshabilitadas. Existen varias razones para que un archivo se abra en la Vista protegida:

El archivo se abrió desde una ubicación de Internet. Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo procede de una ubicación de Internet y podría no ser seguro. Haga clic para obtener más detalles, se debe a que el archivo se está abriendo desde Internet. Los archivos procedentes de Internet pueden llevar incrustados virus y otro contenido perjudicial. Se recomienda que sólo modifique el documento si confía en su contenido. Como se observa en la siguiente figura:

El archivo se recibió como datos adjuntos de Outlook 2010 y la política del equipo ha definido al remitente como no seguro Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo procede de datos adjuntos de correo electrónico y podría no ser seguro. Haga clic para obtener más detalles, se debe a que el archivo fue enviado por un remitente potencialmente no seguro. La imagen siguiente es un ejemplo:




El archivo se abrió desde una ubicación no segura Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo se abrió desde una ubicación potencialmente no segura. Haga clic para obtener más detalles, se debe a que el archivo se abrió desde una carpeta no segura. Un ejemplo de ubicación no segura es la carpeta Archivos temporales de Internet. La imagen siguiente es un ejemplo:

El archivo está bloqueado por el bloqueo de archivos ¿Qué es el bloqueo de archivos? Las siguientes imágenes son ejemplos:

La edición no está permitida.

La edición está permitida.

Error en la validación de archivos Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Office detectó un problema con este archivo. Si lo edita, puede dañar el equipo. Haga clic para obtener más detalles, se debe a que el archivo no superó la validación de archivo. La imagen siguiente es un ejemplo:

El archivo se abrió en la Vista protegida mediante la opción Abrir en Vista protegida Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo se abrió en Vista protegida. Haga clic para obtener más detalles, se debe a que eligió abrir el archivo en la Vista protegida. Para ello, use la opción Abrir en Vista protegida:

1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. En la vista Backstage de Microsoft Office, haga clic en Abrir. 3. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en la flecha del botón Abrir. 4. En la lista, seleccione Abrir en Vista protegida.

ms-help://MS.EXCEL.14.3082/EXCEL/content/HA10355927.htm



La imagen siguiente es un ejemplo de la Vista protegida que aparece al seleccionar Abrir en Vista protegida. Los administradores del sistema pueden ampliar la lista de ubicaciones potencialmente no seguras para incluir carpetas adicionales que también consideren no seguras.

Como se debe salir de la Vista Protegida

Si debe leer el archivo, pero no tiene que editarlo, puede permanecer en la Vista protegida. Si sabe que el archivo procede de una fuente de confianza y desea editarlo, guardarlo o imprimirlo, puede salir de la Vista protegida. Al salir de la Vista protegida, el archivo se convierte en un documento confiable.

En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar edición, si se muestra el botón. En caso contrario, use las instrucciones siguientes para salir de la Vista protegida.

Cuando se desee salir de la vista protegida y editar cuando aparece la barra de mensajes roja, se debe hacer lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage.

2. Haga clic en Editar de todos modos.

El botón Editar de todos modos aparece en la vista Backstage, lo que indica que el riesgo aumentará si habilita la edición de este modo. Se recomienda precaución y certeza de que conoce el origen del archivo y es de confianza. Vea Problema detectado en un archivo para obtener más información.

Explicación de la configuración de la Vista protegida



Las siguientes opciones aparecen en el área de la Vista protegida del Centro de confianza:

Habilitar la Vista protegida en los archivos que provienen de Internet Internet se considera una ubicación no segura debido a la infinidad de oportunidades que ofrece para el desarrollo de conductas malintencionadas.

Habilitar la Vista protegida en archivos que provienen de ubicaciones potencialmente no seguras Esta opción hace referencia a las carpetas de su equipo o red que se consideran no seguras, como la carpeta temporal de Internet.

Los administradores de sistema pueden asignar otras carpetas como ubicaciones potencialmente no seguras

Habilitar la Vista protegida en los datos adjuntos de Outlook Los datos adjuntos de los correos electrónicos pueden proceder de fuentes desconocidas o poco confiables.

Habilitar el modo Prevención de ejecución de datos Para obtener más información, consulte el tema sobre razones por las que se bloquea mi complemento.

El sistema DEP se encuentra disponible en versiones de Office 2010 de 32 ó 64 bits. En la versión de 32 bits, puede ver o modificar algunas opciones del Centro de confianza. En la versión de 64 bits, el Centro de confianza no tiene opciones.

El Centro de confianza incluye opciones para la barra de mensajes. En la vista Backstage, en Ayuda, haga clic en Opciones. Haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del Centro de confianza. Haga clic en Barra de mensajes y realice las selecciones que desee. Las opciones de la barra de mensajes afectan a todos los programas de Office.

Al modificar las opciones de la barra de mensajes en el Centro de confianza, no se modifica la barra de mensajes de la Vista protegida.

Se recomienda no modificar la configuración de la barra de mensajes y consultar al administrador del sistema para obtener más información sobre la forma en que esta configuración puede proteger a la organización contra los ataques de virus informáticos.




REFRENCIAS

Búsqueda y referencia

http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf

Características y ventajas de Excel 2010

http://office.microsoft.com/es-es/excel/caracteristicas-y-ventajas-de-excel-2010-HA101806958.aspx

Crear series en Excel

http://www.mailxmail.com/curso-basico-excel/creacion-series-excel

Gonzalo Héctor Fernández Pcia Bs. As Argentina Microsoft Excel 2003 www.lawebdelprogramador.com

Manual de Microsoft Excel 2003. www.manualespdf.es/manual-excel-2003

Patric Conrad, Administración de Datos con Excel, EDITORIAL MICROSOFT PRESS, AÑO 1996.

REED, Jacobson. (1999). Microsoft Excel / VisualBasic Paso a Paso. Madrid: Editorial Mc Graw Hill.

http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf



http://www.mailxmail.com/curso-basico-excel/creacion-series-excel

http://www.lawebdelprogramador.com/

http://www.manualespdf.es/manual-excel-2003


ANEXOS


Tabla de diferencias entre Excel 2003 y Excel 2007

La siguiente tabla muestra una lista de las principales diferencias entre Excel 2003 y Excel 2007, muchas de las cuales ya fueron mencionadas anteriormente, las cosas que se mencionan como dificultad han sido compiladas desde foros en internet.

Título Excel 2003 Excel 2007 SP1

Comentarios

Número máximo de

filas

65536 1.048.576 Pocos usuarios necesitan tanta cantidad de filas o columnas. Sin embargo es casi o la única alternativa disponible en este momento para ello, ya que OpenOffice tiene la misma limitación que Excel 2003. Para tener acceso a esta mejora en los documentos de Excel 2003 deben guardarse previamente como Excel 2007.

Número máximo de Columnas

256 16384

Velocidad de cálculo

Rápido Rápido+ Ambas versiones son muy rápidas pero Excel 2007 es más veloz. En algunos casos la diferencia puede resultar insignificante. La mejora más importante de velocidad en Excel 2007 son cálculos iterativos y la ventaja de que Excel 2007 aprovecha más de un procesador cuando la PC es Dual Core



Comentarios

o Quad Core.

Velocidad en macros

Rápido Variable Algunas macros son hasta 20 veces más lentas en Excel 2007, especialmente las de macros de gráficos o que realizan una gran cantidad de manipulación de datos y cambios en varias celdas. Las macros sencillas son ejecutadas tan rápido como en Excel 2003

Listas y tablas

El manejo de listas fue introducido en Excel 2003

Las listas ahora se llaman tablas y una gran cantidad de mejoras le permiten manejarlas muy fácilmente

El manejo de tablas en Excel 2007 se ha mejorado notablemente, con una amplia galería de formatos y estilos. Las cabeceras de columna permanecen siempre visibles, tal como cuando de "inmovilizaban paneles". Las funciones de rellenos automático también han mejorado y le permiten expandir las tablas con mucha facilidad.

Escritura de formulas

La misma barra de formulas desde Excel 97. Los paréntesis son coloreados para asistir en la escritura. Se proveen algunas sugerencias cuando hay errores en la escritura o balanceo de términos.

La barra de fórmulas tiene tamaño flexible y el completado automático lo ayuda en la escritura desde el principio

Ambos resaltan las celdas referenciadas al editar una fórmula. Excel sigue sin tener un acercamiento al wysiwyg (what you see is what you get) para la escritura de fórmulas algebraicas; quedara para una versión futura.

Refresco de gráficos

Se refrescan extremadamente rápido, parece instantáneo.

Puede ser extremadamente lento.

Hubo un numeroso grupo de usuarios que ha reportado problemas de lentitud al actualizar los datos de los gráficos en Excel 2007. SP1 ha resuelto un poco ese problema pero los usuarios siguen reportándolo. Así que el problema persiste.

Abriendo y cerrando archivos

Rápido No tan rápido Para planillas pequeñas no se nota la diferencia. En cambio para planillas grandes y complejas la diferencia es



Comentarios

notoria.

Formato condicional

Limitado a tres pruebas

Se admite mayor cantidad de pruebas.

La mejora es muy útil ya que 3 formatos condicionales para una celda resultaba escaso en muchas oportunidades. Ha habido reportes de lentitud en Excel 2007 al utilizar este tipo de condicionamientos.

Configuración de barras de herramientas

Muy configurables.

Configuración limitada.

Con Excel 2003 puedes eliminar botones que no utilizas y crearte los propios incluyendo macros. En Excel 2007 no puedes modificar las listas de opciones (cintas). Solo puedes agregar botones a la barra de acceso rápido.

Paletas de colores

Colores limitados

Ilimitados colores

Patrones de formato en gráficos y

celdas.

Muchas opciones

Los patrones ya no están disponibles.

Hay algunas utilidades gratuitas que devuelven la funcionalidad de los patrones a Excel 2007, que, después de instaladas, devuelven la funcionalidad de Excel 2003.

Interfaz con el usuario

Menues y Botones

Cintas con botones y menues desplegables de texto.

Para muchos la interfaz de Excel 2007 y otros la odian. Para los usuarios viejos, cuesta un tiempo acostumbrarse. Es muy diferente.

Grabación de macros

Macros y protección de

libros

Sin problemas Problemas importantes

En Excel 2007, si colocas contraseña a tu libro y este contiene macros, no hay manera de habilitarlas.

Una opción es colocar las macros en un archivo del tipo "personal" o en un complemento ("add-In") y accederlas desde allí.

Estabilidad

Muy estable, pocos reportes de colgadas o problemas para guardar o abrir documentos.

Hubo reportes de usuario con problemas para abrir o guardar archivos.

El producto Excel en general, es muy complejo con muchísimas funciones, que más de una vez nos ha hecho pensar "¿Cómo lo hace?".

Excel 2003 es el resultado de muchos años de desarrollo, mejoras y arreglo de fallas. Excel 2007 parece haber sido re-escrito desde cero, por lo tanto



Comentarios

ha de "pagar" un tiempo de fallas hasta que tenga un nivel de estabilidad similar a Excel 2003.

Exportar o guardar como archivos DBF

Estándar No disponible Esta funcionalidad ya no está disponible en Excel 2007. Digamos que ".DBF" es algo muy pero muy viejo, pero quienes tuvieran todavía interfaces activas tendrán problemas.

UNA LISTA DE FUNCIONES QUE CAMBIARON CON RESPECTO A EXCEL 2007

FUNCIÓN ANTERIOR

NUEVA FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN

BUSCARH CONSULTARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

BUSCARV CONSULTARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

CARACTER CAR Devuelve el carácter especificado por el número de código.

CONVERTIR CONVERT Convierte un número de un sistema de medida a otro.

DERECHA, DERECHAB

DERECHA Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.

ENCONTRAR, ENCONTRARB

ENCONTRAR un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)

EXTRAE MED Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique

FECHANUMERO VALFECHA una fecha con formato de texto en un valor


de número de serie.

HALLAR, HALLARB

HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).

IZQUIERDA, IZQUIERDAB

IZQUIERDA Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

LARGO, LARGOB

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

REEMPLAZAR, REEMPLAZARB

REEMPLAZAR Reemplaza caracteres de texto

RESIDUO RESTO

Devuelve el resto de la división

SI.ERROR SIERROR

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula