excel intermedio .desbloqueado

Programa Masificación de TIC

Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP

www.portalesinteractivos.etb.com.co

2012

Líder Programa Masificación de TIC

José Vicente Cárdenas Rodríguez

Autor

Elizabeth Toro Pérez

Revisión de contenidos

Mauricio Cuevas Olaya

Revisión de estilo

Mauricio Cuevas Olaya

Diseño y diagramación

Luis Fernando Parra Corredor

http://www.portalesinteractivos.etb.com.co/

Clase 1

Importar y exportar.

1.1. Introducción a la importación. 1.2. Uso del asistente de importación. 1.3. Importar datos desde Office Word 2010. 1.4. Importar desde la Web. 1.5. Exportar un libro.

Clase 2

Tablas en Excel

2.1 Definición de tabla en Excel 2.2 Como crear una tabla básica en Excel 2.3 Modificar una tabla. 2.4 Estilo de tabla. 2.5 Orden y filtro de una tabla. 2.6 Funciones.

Clase 3

Tablas dinámicas 3.1 Definición tablas dinámicas 3.2 Crear una tabla dinámica. 3.3 Aplicar filtros a una tabla dinámica. 3.4 Obtener promedios en una tabla dinámica. 3.5 Gráficos con tablas dinámicas.

Clase 4

Macros 4.1 Definición de macros 4.2 Crear una macro automáticamente. 4.3 Crear una macro manualmente. 4.4 Ejecutar una macro. 4.5 Guardar archivos con Macros.

Clase 5

Compartir documentos

5.1 Exportar documentos a página web. 5.2 Guardar en la Web: Skydrive. 5.3 Office 2010 online. 5.4 Compartir archivos en Windows.

http://www.aulaclic.es/excel2010/t_15_1.htm#ap_15_01

http://www.aulaclic.es/excel2010/t_17_1.htm














http://www.aulaclic.es/excel2010/b_19_4_1.htm

Clase 1

1. Importar y exportar.

1.1. Introducción a la importación.

1.2. Uso del asistente de importación.

1.3. Importar datos desde Office Word 2010.

1.4. Importar desde la Web.

1.5. Exportar un libro.


Importar y exportar.

1.1 Introducción a la importación.

Cuando hablamos de importar datos a un libro en Excel, nos referimos a la opción de

ubicar datos procedentes de otras aplicaciones a un libro que estemos trabajando

actualmente.

Para realizar este procedimiento tendremos dos alternativas:

- La primera alternativa será introducir los datos de nuevo en el libro que estemos

trabajando, esto asumiendo los errores de digitación al introducir la información, y

el consumo de tiempo extra que manejaríamos realizando el proceso de esta

manera.

- En la segunda alternativa utilizaremos las herramientas que nos ofrecen Microsoft

Excel para la importación de datos.

Para realizar la importación de datos externos a Excel básicamente manejaremos dos

opciones:

1. Utilizar el portapapeles de Windows

2. Importar datos de otro archivo

La primera opción se utiliza copiando datos de la aplicación externa y pegándolos en una

hoja de Excel, esta opción es la más directa pero llega a ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción será la de importar datos de otro archivo (en este caso no es

necesario que maneje el formato Excel). Esta opción es la más rápida pero se pueden

presentar problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo que

queremos importar.

El problema que encontramos en la importación de datos externos, es debido al formato

que maneja los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación maneja un formato

propio para identificar el contenido de los datos que hayamos incluido.


1.2 Uso del asistente de importación.

Cuando se habla de archivos de texto nos referimos a los archivos que no tienen formato,

se conocen como archivos de texto plano (ASCII).

Para importar archivos de texto con el asistente se puede realizar de dos formas distintas:

Acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos que se encuentran en la

selección obtener datos de origen.

Imagen 1. Datos Externos.

[1]

O la segunda opción para trabajar el importe de datos de texto lo realizamos desde el

menú archivo –Abrir y en donde se ubica el tipo de datos seleccionamos Todos los

Archivos.

Imagen 2. Datos Externos.

[2]

A continuación en cualquiera de los dos casos seguimos el mismo procedimiento, nos

muestra un cuadro de dialogo en donde elegimos el archivo que vamos a importar.

En el momento de seleccionar archivo de texto veremos una serie de tres cuadros de

diálogo correspondientes al asistente para importar texto.

Imagen 3. Importar Texto.

[3]

En este primer paso podemos indicar las opciones de los campos delimitados para que

Excel reconozca el inicio y la terminación de cada campo según sea necesario, también

tendremos la posibilidad de decidir la procedencia del archivo o indicar a partir de que fila

deseamos importar datos.

Si configuramos este primer paso y nuestros datos son correctos damos clic en siguiente.


[4]

La segunda opción del asistente nos permite fijar los separadores contenidos en los datos,

esta configuración la aplicamos dependiendo de la organización que le queremos dar al

documento.

Pulsamos siguiente y nos mostrará la última ventana del asistente.


[5]

En esta ventana debemos seleccionar cada columna y establecerle un formato a los

datos

Damos clic sobre los datos y una vez seleccionado (fondo negro) presionamos clic en

finalizar.

Nota: Si dentro de los datos que incluimos en nuestros documentos tenemos números

debemos buscar la opción avanzadas y desde allí completar las características como

separadores de decimales y millares o posiciones de signos en los números negativos

entre otros.

En el momento que completemos la comprobación hacemos clic en finalizar para que el

asistente termine e importe los datos, nos muestra un cuadro de diálogo preguntando en

donde se desean ubicar los datos.


[6]

En este caso tenemos dos posibilidades:

1. Hoja de cálculo existente

2. Nueva hoja de cálculo

En cualquiera de los dos debemos indicar las celdas en las que queremos situar la

información.

Hacemos clic en aceptar y aparecerán los datos importados en nuestra hoja de cálculo.

SECCIÓN CONEXIONES

En la cinta de opciones desde la pestaña Datos podemos conectar un libro de Excel con la

información que tenemos en el archivo que hemos importado, al dar clic sobre conexiones

nos abre un cuadro de texto en donde muestra todas las conexiones del libro allí tenemos

la posibilidad de eliminar conexiones, actualizar datos con archivos externos o ver sus

propiedades.

Imagen 7. Conexiones.

[7]

Hacemos clic en Propiedades y nos mostrará un cuadro de diálogo en donde

encontramos propiedades útiles para las conexiones de datos.

Control de actualizaciones:

Actualizar al abrir archivo: Cada vez que se abra el libro Excel actualizará la

hoja de cálculo automáticamente.

Solicitar el nombre del archivo al actualizar: Cada vez que se van a actualizar

los datos importados, Excel nos pedirá escoger datos de algún fichero si no los

tomará directamente del archivo que importamos por primera vez.

Pestaña definición: Encontramos la ruta de archivo de conexión, esta ruta se puede

modificar presionando el botón examinar desde allí tenemos la posibilidad de editar la

serie de conexiones que tenemos o simplemente consultarla.

Nota: Si lo que queremos es ahorrar tiempo a la hora de actualizar datos, existe un botón

en barra de herramientas de la pestaña diseño llamado (Actualizar todo) en este icono

encontramos un desplegable en el que podemos elegir actualizar solo datos importados

seleccionados o actualizar todo el libro.

1.3 Importar datos desde Office Word 2010

Los archivos con formato de Word (.doc), tienen otra forma de importase a Excel.

Sí queremos importar datos de Word a Excel para por ejemplo agregar alguna

fórmula a los datos que estemos trabajando y no queremos volver a teclear todos

los datos en un libro de Excel, lo único que debemos hacer es copiar y pegar

datos.

Estando en Word seleccionamos la tabla o datos que queremos modificar pulsamos

ctrl+c o desde la pestaña inicio haciendo clic en el botón copiar.

Imagen 8. Importar Datos.

[8]

Vamos a Excel y seleccionamos la celda en donde queremos ubicar la tabla y

pulsamos ctrl+v, o desde la pestaña inicio y haciendo clic en pegar.


[9]

Es probable que nos active una ventana en la que nos advierte que el texto seleccionado

es más pequeño que la hoja, de igual forma damos clic en aceptar y nos pegará la tabla

con el mismo formato que trabajamos en Word.

1.4 Importar desde la Web.

También podemos importar datos desde la web.


[10]

Al pulsar este icono nos enviará un cuadro de diálogo, en donde indicaremos la página

Web que necesitamos para ingresar los datos a nuestro documento, veremos que se está

indicando la información requerida mediante flechas amarillas.

Para elegir la información se debe pulsar sobre las flechas, una vez finalizada la elección

de datos, hacemos clic en importar.

Imagen 11. Importar desde la Web.

[11]

Nos activa la ventana para que situemos las celdas en las que dejaremos los datos

importados, por último hacemos clic en aceptar.

Imagen 12. Importar Web.

[12]

1.4 Exportar un libro.

Cuando hablamos de exportar libros, nos referimos al proceso contrario del importe esto

se refiere a guardar nuestras hojas de cálculo en un formato distinto al inicialmente

guardado, para realizar el exporte debemos ir a la opción archivo y seleccionaremos

Guardar como.

Cuando se abra el cuadro de diálogo Guardar Como Vamos a seleccionar el tipo y

elegimos el que más nos interese de la lista que se despliega.

Imagen 13. Exportar Libro.

[13]

Nos muestra el primer tipo en azul (este es el actual), para exportar seleccionamos el

formato y guardamos el documento normalmente, el nombre del archivo cambia nos

muestra la extensión correspondiente al formato que elegimos.

Se debe tener en cuenta que el archivo que queremos exportar debe cumplir las normas

del formato que se quiere exportar. Ejemplo, si queremos guardar nuestro archivo con

tipo Texto con formato (delimitado por espacios), no admitirá la exportación de todas las

hojas trabajadas en el libro, nos enviará un cuadro de diálogo en el que nos indica la

posibilidad de guardar solamente la hoja activa, y realiza una recomendación en este caso

cambiar de tipo a uno que sea compatible con hojas múltiples.

Imagen 14. Exportar Hojas Activas.

[14]

De esta forma podemos continuar con la exportación o cancelarla según lo requerido para

nuestro trabajo.

Clase 2

2. Tablas en Excel

2.1 Definición de tabla en Excel

2.2 Como crear una tabla básica en Excel

2.3 Modificar una tabla.

2.4 Estilo de tabla.

2.5 Orden y filtro de una tabla.

2.6 Funciones.

2. Tablas de Excel


Una tabla en Excel es un grupo de datos organizados en filas, en la que la primera fila

contiene los nombres de los campos (columnas), y las demás filas contienen los datos

almacenados. Cuando nos referimos a tablas de datos hablamos de un espacio requerido

dentro de Excel en el cual ubicaremos datos específicos o listas de bases de datos.

Imagen 15. Tablas de Microsoft Office Excel 2010.

[15]

Las tablas son muy valiosas porque además de almacenar información, podemos

realizar una serie de tareas que nos permiten examinar y trabajar todos los datos de

forma rápida y cómoda.

Entre las operaciones más comunes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Organizar registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Crear resúmenes de los datos trabajados.

- Colocar formatos a todos los datos.

2.1. Creación de tablas

Para crear una tabla debemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionamos el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos insertar en

la lista.

Imagen 16. Tablas Microsoft Office Excel 2010.

[16]

- A continuación seleccionáremos tabla en la pestaña Insertar.

Imagen 17. Pestaña Insertar Microsoft Office Excel 2010.

[17]

- Nos aparecerá un cuadro de diálogo “Crear tabla”.

Imagen 18. Crear Tabla Microsoft Office Excel 2010.

[18]

- Por último daremos clic en Aceptar.

A continuación podemos ver que la cinta de opciones nos muestra una nueva pestaña

llamada Diseño, que corresponde a las Herramientas de tabla:

Imagen 19. Herramientas de Tabla Microsoft Office Excel 2010.

[19]

En nuestra hoja de cálculo aparece el rango que seleccionamos con el formato propio

de la tabla.

Imagen 20. Formato Tabla Microsoft Office Excel 2010.

[20]

2.3 Modificar los datos de una tabla.

Para cambiar o incluir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los

nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta

segunda opción es fácil de utilizar sobre todo si la lista es muy extensa.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que le permite al usuario escribir o

mostrar con facilidad una fila completa de datos ingresados con anterioridad a una

tabla.

Seguiremos trabajando nuestro ejemplo anterior.

Para abrir el formulario de datos, tenemos que ubicarnos en la lista para que ésta

se active, luego buscar en el icono Formulario, para este caso el icono no aparece

disponible dentro de nuestra cinta de opciones debemos agregarla a la barra de

acceso rápido.

Debemos seguir los siguientes pasos:

Pulsar el menú archivo- opciones –personalizar cinta, por último agregar el

icono formulario… En el grupo de Comandos qué no están en la cinta de

opciones.

Imagen 21. Opciones de Excel.

[21]

[Cuando terminamos de crear el formulario, nos mostrará una ventana con los

siguientes botones]:

Nuevo: Permite introducir nuevos registros.

Eliminar: Elimina el registro actual.

Restaurar: Deshace los cambios realizados.

Buscar anterior: Se desplaza al dato anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente dato.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Imagen 22. Ventana Tabla Microsoft Excel 2010.

[22]

Si queremos cambiar datos de registro, primero nos ubicamos sobre el registro, luego

verificamos los datos que tenemos, y si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla

Intro . Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios

hacemos clic en el botón .

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, automáticamente Excel

nos creara el nuevo registro, después de creado podemos ingresar los datos que

necesitamos en nuestra tabla.

Imagen 23. Nuevo Registro.

[23]

2.4 Modificar la estructura de una tabla.

Imagen 24. Modificación Tabla.

[24]

En la cinta de opciones en herramientas de tabla Pulsamos en el icono Cambiar

tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla

contiene encabezados, no se podrá modificar la información, así que sólo podremos

aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, ubicándonos en la

esquina inferior derecha y arrastrando hasta dejar el tamaño deseado.

Imagen 25. Tamaño Tabla.

[25]

Si lo que queremos es insertar más filas y columnas entre las que ya existen en la tabla,

debemos seguir los siguientes pasos:

A) buscar el botón Insertar, en la pestaña de Inicio.

B) Insertar las filas o las columnas deseadas.

Imagen 26. Insertar Filas y Columnas.

[26]

Para eliminar filas o columnas, debemos ubicarnos sobre una celda, y elegir la opción

Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, ubicada en la pestaña de Inicio.

Imagen 27. Eliminar Filas y Columnas.

[27]

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y hacemos clic en la tecla

SUPRIMIR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la

hoja, debemos pulsar el icono convertir en rango que se encuentra en la pestaña de

Diseño de la tabla.

2.5 Estilo de tabla.

Para empezar a darle estilos a nuestras tablas podemos escoger uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

Imagen 28. Estilo de Tabla Microsoft Excel 2010.

[28]

Para trabajar dentro del estilo que le hemos dado a la tabla encontramos en Opciones

de estilo de la tabla, otros aspectos en los cuales podemos marcar o desmarcar el

estilo de las columnas o filas para que las muestre remarcadas con bandas, o se

muestre un resaltado especial en la primera o última columna, se debe tener en cuenta

que las bandas y resaltados dependen del estilo de la tabla.

Imagen 29. Estilos de Tablas.

[29]

2.6 Orden y filtro de una tabla de datos.

Para ordenar los datos de una tabla trabajaremos desde DATOS en la cinta de

opciones a través de los botones situados en la pestaña, o bien desde el

botón .

Otra de las opciones la encontramos en los encabezados de la tabla, vemos que

contienen una pequeña flecha en el costado superior derecho. Si la oprimimos se

despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas para ordenar la tabla,

así como la posibilidad de ordenar por colores.

Imagen 30. Ordenar Datos.

[30]

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar datos es una manera fácil y rápida de buscar todos los registros almacenados de

una tabla desde un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro) o Utilizando filtros avanzados.

1. UTILIZAR EL FILTRO.

La primer forma para filtrar una tabla es utilizando los Filtros de las listas

desplegables ubicadas en las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el

autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

Imagen 31. Filtros Microsoft Excel 2010.

[31]

Si oprimimos, por ejemplo, sobre la flecha del campo ORIGEN, nos aparece un

menú desplegable, donde nos brinda una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos COLOMBIA, Excel filtrará todos los registros que

tengan COLOMBIA en la pestaña origen y las demás filas “desaparecerán” de la

lista mientras realizamos nuevamente el filtrado.

Imagen 32. Filtro de Registros.

[32]

Otra opción, es usar los Filtros de texto que encontramos en ese mismo menú, donde

se despliegan una serie de opciones:

Imagen 33. Filtro de Texto.

[33]

En las dos opciones, encontramos una ventana donde podemos elegir dos condiciones

de filtro de texto, y pedir que se ejecute una condición o las dos. Excel evaluará la

condición elegida con el texto que estemos trabajando, y si se cumple, mostrará la fila.

Debemos utilizar el Signo (?) para determinar que en esa posición habrá un carácter,

utilizaremos asterisco (*) para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

Imagen 34. Filtro de Texto Personalizado.

[34]

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar

Todo), volverán a nuestra lista todos los registros. También podemos quitar el filtro

oprimiendo Borrar filtro en la pestaña Datos.

FILTROS AVANZADOS

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, debemos

utilizar el cuadro de diálogo Filtro avanzado que encontramos en la sección Ordenar y

filtrar de la pestaña Datos.

Previamente debemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los

criterios del filtrado.

Imagen 35. Opción Filtro Avanzado.

[35]

Imagen 36. Filtro Avanzado.

[36]

Dentro de este cuadro de dialogo también encontramos la opción de guardar el

resultado del filtrado en otro lugar, debemos seleccionar la opción Copiar a otro

lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas en

donde enviaremos el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, los valores de registros que aparezcan

iguales desaparecerán.

Para volver a ver todos los registros de nuestra lista debemos ir al menú Datos -

Filtro - Mostrar todo.

2.7 Funciones.

En el tema de funciones, incluiremos aquellas dedicadas a bases de datos, vamos a

explicar algunas de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.

Vamos a empezar utilizando estas funciones cuando deseemos realizar cálculos sobre

alguna columna pero en este caso tendremos en cuenta que debemos añadir una

condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando

previamente un filtro.

A continuación conoceremos cuatro de las funciones ofrecidas por Excel, todas ellas

guardan la misma estructura: FUNCIÓN (datos; campo; criterios).

Rango datos: En este ubicaremos el rango de celdas que contiene

nuestra base de datos.

Nombre campo: Nombre del campo en donde se encuentran los

valores a contar.

Rango criterios: Celdas que contienen la condición que deben

cumplir los registros que entran en el recuento.

1. Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

- Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos

- En esta función podemos utilizar los nombres de campo y datos de los

registros como criterios para contar.

2. Función BDMAX (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

- Devuelve el número máximo en el campo (columna) de registros de la

base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.

- Usaremos la función BDMAX cuando trabajemos con bases de datos en

las cuales deseemos extraer el máximo valor de esta y que cumpla con

los criterios que se necesitan.

3. Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

- Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna

(campo), considerando únicamente las filas que cumplan una

determinada condición.

- Esta función se utiliza cuando trabajamos con bases de datos y en las

cuales requerimos obtener un valor mínimo que cumpla con los criterios

requeridos dentro de nuestra base de datos

4. Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

-Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna

(campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada

condición.

-Esta función se utilizara en bases de datos en la requerimos sumar cantidades

de acuerdo a criterios requeridos.

Clase 3

Tablas dinámicas

3.1 Definición tablas dinámicas

3.2 Crear una tabla dinámica.

3.3 Aplicar filtros a una tabla dinámica.

3.4 Obtener promedios en una tabla dinámica.

3.5 Gráficos con tablas dinámicas.






Tablas dinámicas

3.1 Definición

Las tablas dinámicas son una herramienta que consiste en analizar bases de datos, se

encargan de resumir y analizar toda la información contenida en una tabla de datos.

Una tabla dinámica nos permite realizar síntesis de los datos que disponemos

para poder analizarlos, es decir si tenemos una base de datos con gran cantidad de

campos o columnas solo tendríamos la posibilidad de visualizar las partes más relevantes

con lo que nuestra labor se tornaría mas sencilla.

3.2 Crear una tabla dinámica.

Partiremos de la siguiente tabla en la cual nos indican los meses de entrega de productos,

las referencias, las cantidades ingresadas, y el importe de productos, para poder examinar

mejor las ventas de cada artículo en el mes.

Imagen 37. Tablas Dinámicas Microsoft Office Excel 2010.

[37]

Nuestro primer paso es ubicarnos en la cinta de opciones en la pestaña INSERTAR, y

hacemos clic en tabla dinámica



Imagen 38. Pestaña Insertar Tablas Dinámicas.

[38]

Nos abrirá el siguiente cuadro de diálogo

Imagen 39. Tablas Dinámicas.

[39]

Desde aquí podemos señalar el lugar donde se encuentran los datos que vamos a analizar

y el lugar donde queremos ubicarlos.

Por ahora dejaremos las opciones que están seleccionadas: dos para el rango de datos,

que ya hemos seleccionado con anterioridad, y otras dos para la ubicación de la tabla

dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.

En el momento de darle clic en aceptar nos va a ubicar en una hoja nueva donde nos

mostrará una serie de opciones y menús para generar nuestra tabla dinámica.

Imagen 40. Menú Tablas Dinámicas.

[40]

A continuación se abrirá un nuevo panel a la derecha de la pantalla, desde allí podemos

organizar los datos de la forma en que van a verse en la tabla dinámica.

Para esta tabla ubicaremos los datos de la siguiente manera:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia

en cada Mes.

Para ello vamos a arrastrar los elementos correspondientes que vemos en la lista al

lugar de la ubicación al pie del panel.

Con el ejemplo anterior debemos arrastrar el campo REF a etiquetas de fila, el

campo MES a etiquetas de columna y finalmente el campo IMPORTE a la sección

.

Imagen 41. Campos de Tabla Dinámica.

[41]

Al realizar nuestra tabla dinámica nos queda el siguiente resultado.


[42]

El panel podrá seguir siendo utilizado en cualquier momento, podemos colocar o quitar

datos de un campo según sea necesario en nuestra tabla dinámica.

Si queremos una tabla más compleja podemos arrastrar los datos faltantes a la zona de

datos nuestra nueva tabla quedara así:

Imagen 43. Microsoft Excel 2010 Tablas Dinámicas.

[43]

[Los cambios de las tablas varían dependiendo del lugar en donde se ubiquen los datos

arrastrados:]

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica debemos seleccionar la tabla completa y presionar la

tecla suprimir.

3.3 Aplicar filtros a una tabla dinámica.

Otra de las características de las tablas dinámicas es permitir filtrar datos para así

poder ver solo los resultados que nos interesen en un momento determinado, esto se

utiliza sobre todo en una base de datos muy extensa y en la que necesariamente

debamos observar datos específicos.


Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su

parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Imagen 44. Filtrado Tablas Dinámicas.

[44]

[Si por ejemplo lo que queremos es filtrar por meses nos ubicaremos en las etiquetas de

columnas y nos aparecerá la opción correspondiente al filtrado:]

3.4 Obtener promedios en una tabla dinámica.

Cada vez que se crea una tabla dinámica, Excel genera unos totales con sumatorio, puede

que a esos datos queramos cambiarle tal configuración o modificarle esas fórmulas como

por ejemplo sacar el promedio, el máximo o mínimo de los datos en la tabla entre otros.



[ 45]

Para realizar los cambios indicados con anterioridad vamos a situarnos en opciones

que aparece en “HERRAMIENTAS DE TABLA” y daremos clic en configuración

de campo de valor…, Nos aparecerá un cuadro de diálogo en el que escogeremos

el tipo de cálculo que deseamos realizar mediante suma, cuenta, promedió u otros.

También podemos abrir el cuadro de diálogo ubicándonos en la celda a la cual

queremos realizarle el cambio damos clic derecho y buscamos la opción configuración

de cuadro de valores.

Imagen 46. Configuración de campo de valores.

[46]

3.5 Gráficos con tablas dinámicas.

Para crear gráficos en nuestra tabla dinámica debemos ubicarnos en opciones y hacer

clic en gráfico dinámico, para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos

interese más o nos convenga más según los datos que estemos trabajando, lo

escogeremos desde el mismo cuadro de dialogo.

Imagen 47. Gráficos Tablas Dinámicas.

[47]

En la imagen se muestra la tabla de gráfico, desde allí realizaremos los cambios

correspondientes a cada tabla dinámica que nos encontremos trabajando.


Imagen 48. Gráficos Office Excel 2010.

[48]

Clase 4

Macros

4.1 Definición de macros

4.2 Crear una macro automáticamente.

4.3 Crear una macro manualmente.

4.4 Ejecutar una macro.

4.5 Guardar archivos con Macros.






4.1 Definición de macros

Una macro en Excel es una serie de instrucciones que se almacenan para que puedan

ejecutarse de manera automatizada.

Con las macros se realizan varias tareas ejemplo un tipo de letra, el color de ciertas

celdas, los formatos de los cálculos entre otras y se fusionan en una sola, añadiendo por

ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él, realice todas estas tareas.

4.2 Crear una macro automáticamente.

La forma más fácil de crear macros se realiza mediante el grabador de macros que

encontramos en la pestaña VISTA en la cinta de opciones desde el icono MACROS allí se

desplegará un submenú en el cual debemos seleccionar la opción GRABAR MACRO.

Imagen 49. Macros Microsoft Excel 2010.

[49]

Al seleccionar esta opción nos aparecerá el cuadro de dialogo Grabar Macro donde

le daremos el nombre a nuestra macro (Debemos tener en cuenta no dejar espacios

en blanco).


Imagen 50. Macros Microsoft Office Excel 2010.

[50]

Si queremos seleccionar la macro para guardarla en otro lugar podemos utilizar la

opción guardar macro, esta opción nos facilita guardar la macro en un libro activo,

en el libro de macros personal o en otro libro.

En la opción Descripción, podemos explicar cuál es el cometido de la macro o

cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para iniciar la grabación damos clic en aceptar automáticamente en la barra de

estado nos aparece el siguiente botón en donde nos da la opción

de detener la grabación que estemos realizando.

Cuando grabamos una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos

necesarios para completar las acciones que deseamos que realice la macro.

En el momento en que terminemos de realizar las acciones que queremos grabar

damos clic en el botón detener de la barra de estado o accediendo al menú macros

en Detener Grabación.

Imagen 51. Grabación Excel.

[51]

4.3 Ejecutar una macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en

el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo macro, aquí

seleccionamos la macro deseada y pulsamos sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el

cuadro y se ejecutará la macro.


Después que la macro está creada la podemos ejecutar las veces que queramos, antes

de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que se creo,

(será necesario seleccionar las celdas que queremos utilizar para las acciones de la

macro).

Imagen 52. Macros Microsoft Excel 2010.

[52]

Cancelar – Se dará la orden de cancelar si no queremos ejecutar ninguna

acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de

programación de Visual Basic (lenguaje de programación dirigido por eventos).

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el

código de la macro.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de

método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la

macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Imagen 53. Opciones de Macros.

[53]

4.4 Guardar archivos con Macros.

Para guardar el archivo con las macros que hemos creado debemos realizar el mismo

procedimiento de guardado para documentos pero le vamos a cambiar el tipo de archivo

que veníamos trabajando.

Imagen 54. Guardar Archivos.

[54]

Buscamos la opción ARCHIVO en nuestra cinta de opciones, seleccionamos la opción

guardar como se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, en el desplegable

Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Imagen 55. Archivo Guardar Microsoft Office Excel 2010.

[55]

Por último le daremos un nombre a nuestro archivo y damos clic en guardar.

Nota: Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará un

anuncio bajo la banda de opciones:

Imagen 56. Habilitar Contenidos

[56]

Esto ocurre porque Microsoft Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están

compuestas por código podrían realizar acciones que dañen nuestro equipo. Sí

confiamos en las Macros que contiene el archivo damos clic en el botón Habilitar

contenido.

Clase 5


5.1 Exportar documentos a página Web.

5.2 Guardar en la Web: Skydrive.

5.3 Office 2010 online.

5.4 Compartir archivos en Windows.


5.1 Exportar documentos a página Web.

Cada vez es más común realizar copias de seguridad de nuestros documentos usando

servicios especializados en internet, los cuales nos permiten tener acceso a nuestros

documentos desde cualquier computador conectado a Internet, además nos garantizan

que podemos bajarlos sin problemas en caso de que necesitemos recuperar nuestro disco

duro de algún accidente.

Algunos de los beneficios más considerables para compartir nuestros documentos son:

A. Nos evita la duplicación de los documentos ya que nos permite editarlos desde

distintos sitios.

B. Facilita el ingreso a los documentos ya que lo podemos realizar desde cualquier

punto conectado a internet e inclusive desde algunas terminales móviles.

C. Nos permite ver las actualizaciones que le realicemos a nuestros documentos.

D. Mejora la seguridad de los documentos guardados debido a que si en algún

momento se pierde la información en el disco local de nuestro computador,

tendremos la información en un servidor.

Si queremos compartir un libro de cálculo creado con anterioridad, para publicarlo

debemos seguir los siguientes pasos:

1. Buscamos el menú ARCHIVO y buscamos la opción GUARDAR COMO

2. Nos aparece el cuadro de dialogo GUARDAR COMO en el cual escogeremos la

opción guardar como tipo páginas Web.

3. Clic en guardar

Automáticamente nos enviará la página html con la información del libro. Por último

tendrá que publicarla en nuestro sitio web.


1. Guardar hoja de cálculo (como página Web).

Imagen 57. Archivo Guardar Como Sitio Web.

[57]

2. Nos muestra el documento guardado (anexa una carpeta con el repositorio de

archivos creados)

Imagen 58. Microsoft Office Excel 2010.

[58]

3. Al abrir el documento nos muestra la página html con la información del libro, el

enlace es el que copiamos para ubicarlo en nuestra página web.

Imagen 59. Páginas HTML.

[59]

Es muy común compartir documentos exportándolos de Excel a PDF, por ejemplo una

factura, la exportamos y luego la enviamos por correo electrónico, para este paso Excel

nos facilita esta tarea, debemos ingresar a el menú archivo buscamos la opción guardar y

enviar mediante correo electrónico.

Otras de las opciones que podemos utilizar son:

ENVIAR COMO DATOS ADJUNTOS: Envía un correo electrónico con una copia

simple del contenido actual del libro que estemos trabajando.

ENVIAR VINCULO: Envía un enlace para modificar a través del correo

electrónico.

ENVIAR COMO PDF: Se envía la información adjunta en formato PDF(es el tipo

de formato más común si lo que deseamos es que nuestra información no sea

modificada).

ENVIAR COMO XPS: Tiene las mismas características que el envío de un PDF,

pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft.

Enviar como fax de Internet: permite en caso de que tengamos contratado un

servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.

En esta opción elegimos la que más convenga y hacemos clic sobre botón

correspondiente.

5.2 Guardar en la Web: Skydrive.

Para guardar documentos en Skydrive creados con Office 2010, y poder compartirlos con

ciertas personas de forma controlada y así poder disponer de ellos cuando queramos

desde cualquier sitio lo haremos de la siguiente manera:

1. Buscamos la opción Archivo en la cinta de opciones.

2. Opción Guardar y enviar.

3. Damos clic en opción Guardar en la Web.

(Para utilizar esta opción se debe tener en cuenta que necesitamos tener creada una

cuenta en Windows live)

Imagen 60. Documentos en Skydrive.

[60]

Imagen 61. Documentos en Skydrive.

[61]

En el momento de iniciar sesión, se mostrarán las carpetas que tenemos almacenadas en

el servicio de Skydrive desde allí escogeremos la carpeta en la cual queremos guardar

nuestro documento. También tenemos disponible la opción de crear una nueva carpeta,

después de escogida daremos clic en guardar como.

Imagen 62. Guardar En Windows Live Skydrive.

[62]

Cada vez que ingresemos al Skydrive podremos explorar las carpetas que hayamos ido

creando, y descargar los archivos que estén incluidas allí. También podremos establecer

permisos para los nuevos documentos que vamos a crear.

Imagen 63. Skydrive.

[63]

Nos ubicamos en la opción compartir

Imagen 64. Compartir Skydrive.

[64]

Nos muestra el siguiente cuadro de diálogo en el cuál colocaremos los correos de las

personas a las que les compartiremos la carpeta y daremos las opciones que deseamos

que realicen dentro de la misma.


[65]

Nos muestra las personas con las que compartimos la carpeta nueva, de igual forma

siguiendo los pasos anteriores podemos compartir nuestros archivos.


[66]

Se debe tener en cuenta que solo se puede compartir información de Skydrive con

personas que tengan un Windows Live ID, es decir cuenta de correo electrónico Hotmail o

live.

5.3 Microsoft Office 2010 online.

Una de las novedades que presentó Office 2010, es la posibilidad de poder realizar

documentos de Office 2010 en línea siempre y cuando se tenga creada una

cuenta de Hotmail que nos permite acceder a las funciones de Live entre las cuáles

esta el poder utilizar Office 2010 en línea.

Hablamos del poder crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin

necesidad de instalar la suite Office en el equipo, esto nos indica que tendremos mayor

libertad y movilidad, no es necesario que las personas con las que compartimos

información descarguen los documentos y luego los modifiquen, para después volver a

subir la información que se modificó, se puede editar el contenido en tiempo real y el

propietario del archivo tendrá siempre la información actualizada y lista para disponer

de ella cuando la necesite.

Cuando estamos trabajando archivos en Skydrive encontramos la opción para crear un

nuevo libro de Excel solamente debemos dar clic sobre la hoja de Excel.


[67]

Nos abre una ventana en la cual colocamos el nombre del documento que vamos trabajar

y damos clic en crear.

Imagen 68. Nuevo Libro de Microsoft Excel.

[68]

Tiene una apariencia igual a la que trabajamos en Microsoft Office Excel 2010.

Imagen 69. Libro Excel Skydrive.

[69]

Una vez le hayamos dado nombre a nuestro documento podemos iniciar a trabajar en

nuestra aplicación, de igual forma como lo hacemos desde Microsoft Office Excel 2010.

Debemos tener en cuenta que la versión online de office no fue creada para sustituir la

aplicación que ya tenemos instalada, sino que se creó para permitir pequeñas ediciones

online, esto significa que tiene algunas desventajas entre ellas la poca cantidad de

herramientas disponibles para trabajar dentro de la aplicación. Para dar solución a este

pequeño impase es recomendable trabajar la versión instalada en nuestro ordenador en

nuestro caso (Microsoft Office Excel 2010) de forma que editaremos el archivo local (en

nuestro computador), y los cambios se guardarán en la versión online, para que el resto

de personas puedan acceder al documento cuando lo necesiten.

Otra de las desventajas de la versión online es la lentitud en el servicio, esto debido a que

cada acción que realizamos la estamos enviando a través de internet a un servidor y para

esto siempre debemos mantener tiempos de espera, sobre todo si nuestra conexión es

lenta.

Imagen 70. Libro Excel Skydrive.

[70]

5.4 Compartir archivos en Windows.

Para compartir archivos de nuestro computador con más usuarios que se encuentren en

la misma red, a través de Windows debemos compartir la carpeta en donde se encuentre

dicho archivo.

Ejemplo: Tenemos una carpeta llamada Tablas Alumno, dentro de ésta encontramos un

archivo de Excel en donde con anterioridad hemos trabajado nuestras tablas, encima de la

carpeta debemos dar clic derecho del mouse y buscar la opción compartir con…Como

se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 71. Uso Compartido de Carpetas.

[71]

Otra opción es ubicarse en propiedades y situarse en la ficha compartir.

http://www.aulaclic.es/excel2010/b_19_4_1.htm

Imagen 72. Uso Compartido de Carpetas.

[72]

En cualquiera de los dos pasos anteriores, encontramos las opciones necesarias para

compartir la carpeta y todo su contenido; Por último escogemos a los usuarios que

deseamos compartir la información le daremos los permisos que tendrán sobre los

archivos (escritura, lectura...). Damos clic en compartir.

Imagen 73. Archivos Compartidos.

[73]

(Podemos enviar correos electrónicos a cualquier persona vínculos a estos elementos

compartidos o copiar los vínculos y pegarlos en otro programa).

De esta forma se comparten archivos a través de Windows y se pueden

trabajar con los usuarios que se hayan predeterminado.

REFERENCIAS

[

1] Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.

[2] Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.








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] Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010. [

11] Imagen tomada de http://es.wikipedia.org/wiki/Los_Gatos.

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] Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.

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[57



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[63

] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#cid=8AEE73AF78EB86C4. [

64] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#cid=8AEE73AF78EB86C4.

[65

] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#cid=8AEE73AF78EB86C4 [

66] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#cid=8AEE73AF78EB86C4.

[67

] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8AEE73AF78EB86C4&id=8AEE73AF78EB86C4%21119 [

68] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8AEE73AF78EB86C4&id=8AEE73AF78EB86C4%21119

[69

] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8AEE73AF78EB86C4&id=8AEE73AF78EB86C4%21119 #!/edit.aspx?cid=8AEE73AF78EB86C4&resid=8AEE73AF78EB86C4%21126&nd=1 [

70] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#!/edit.aspx?cid=https://skydrive

.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#!/edit.aspx?cid=8AEE73AF78EB86C4&resid=8AEE73AF78EB86C4%21124 [

71] Imagen tomada del programa Windows 7

[72

] Imagen tomada del programa Windows 7 [

73] Imagen tomada del programa Windows 7

Este documento ha sido realizado para el uso de los Guías TIC de los Portales

Interactivos de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP. Su

uso está sujeto a las políticas de operación del Programa de Masificación de

TIC.

2013

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