excel i - instituto nacional de estadística y geografía ... · 3 direcciÓn de capacitaciÓn y...
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
ÍNDICE
MARZO 2010 ................................................................................................................................... 1
EXCEL I ................................................................................................................................................. 1
ÍNDICE .................................................................................................................................................. 2
PRESENTACIÓN .................................................................................................................................... 5
OBJETIVO ............................................................................................................................................. 6
INICIAR MICROSOFT EXCEL 2007 .................................................................................................... 7
¿Qué es Excel? ............................................................................................................................. 8
Descripción de los elementos de la ventana de Excel................................................................. 8
Área de trabajo .......................................................................................................................... 10
Las etiquetas de las hojas .......................................................................................................... 10
Libro de trabajo ......................................................................................................................... 11
Manejo de archivos ................................................................................................................... 11
Cambiar el nombre a las hojas de cálculo ................................................................................. 12
Ocultar y mostrar hojas de cálculo ............................................................................................ 13
Abrir y Guardar Libro de Trabajo .............................................................................................. 13
Abrir y Buscar archivos .............................................................................................................. 14
Práctica 1 ................................................................................................................................... 16
ESCRIBIR FÓRMULAS Y USAR FUNCIONES .................................................................................... 17
Fórmulas .................................................................................................................................... 17
Características de una fórmula: ................................................................................................ 17
Funciones .................................................................................................................................. 25
Práctica 2 ................................................................................................................................... 29
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EXCEL I 2007
EDITAR HOJAS DE CÁLCULO .......................................................................................................... 30
Seleccionar datos ...................................................................................................................... 30
Copiar y mover .......................................................................................................................... 31
Pegado Especial ......................................................................................................................... 37
Insertar elementos de la hoja de cálculo .................................................................................. 38
Eliminar elementos de la hoja de cálculo .................................................................................. 41
Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas ................................................................................ 42
Ir a… ........................................................................................................................................... 48
Buscar y Reemplazar ................................................................................................................. 49
Autocorrección y Ortografía ...................................................................................................... 50
Práctica 3 ................................................................................................................................... 52
DAR PRESENTACIÓN AL LIBRO DE TRABAJO ................................................................................. 53
Formato de Celdas .................................................................................................................... 53
Formato de Columnas ............................................................................................................... 57
Estilos Rápidos ........................................................................................................................... 59
Práctica 4 ................................................................................................................................... 60
GRÁFICOS ...................................................................................................................................... 62
Creación de gráficos .................................................................................................................. 62
Aspecto de un Gráfico ............................................................................................................... 67
Práctica 5 ................................................................................................................................... 72
DISEÑO DE PÁGINA ....................................................................................................................... 73
Configurar Página ...................................................................................................................... 73
Mostrar, ocultar o imprimir líneas de cuadrícula, títulos de fila y encabezados de columna. . 76
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EXCEL I 2007
Opciones de impresión .............................................................................................................. 77
Saltos de Página ........................................................................................................................ 78
Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial ........................................... 79
Práctica 6 ................................................................................................................................... 83
CONCLUSIÓN ..................................................................................................................................... 84
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 85
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 88
ANEXOS ............................................................................................................................................. 89
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EXCEL I 2007
PRESENTACIÓN
En la actualidad, para cualquier institución, por muy pequeña que sea, se ha vuelto necesario
contar con herramientas que permitan a su personal administrar la información y aprovecharla al
máximo.
En esta ocasión trabajaremos con Excel versión 2007, a través de un libro de trabajo integrado por
hojas de cálculo parecidas a las hojas tabulares que utilizan las áreas de contabilidad; con la
ventaja de que en éstas se pueden realizar cálculos con precisión y sin temor de obtener un
resultado erróneo, a menos que los datos introducidos no sean los correctos. Aún y cuando esto
ocurriera, se tiene la oportunidad de realizar modificaciones hasta obtener el producto esperado.
El curso está formado por seis temas principales, el primero relacionado con la descripción de la
ventana de Excel y con la clasificación de las hojas que componen un libro; el segundo con la
aplicación de fórmulas y funciones; los restantes, a la edición y formato de la información.
Para lograr el objetivo, requerimos de su participación y apoyo a fin de aplicar los conocimientos
adquiridos tanto en las prácticas consideradas en el curso, como en sus actividades laborales, a fin
de tener la posibilidad de acceder al siguiente nivel de Excel.
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EXCEL I 2007
OBJETIVO
Al término del curso, los participantes aplicarán las herramientas de Excel orientadas a la
utilización de fórmulas, funciones, formato e impresión para obtener los documentos que
requieran en el desempeño de sus funciones laborales.
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EXCEL I 2007
INICIAR MICROSOFT EXCEL 2007 Haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los Programas y busque “Microsoft Office Excel
2007”, otra opción es utilizar el icono de acceso directo, ubicado en el escritorio de Windows.
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¿Qué es Excel?
Excel es un programa que permite trabajar con hojas de cálculo, las cuales son semejantes a una
hoja de cuaderno cuadriculado, en el que las filas tienen identificación numérica de uno en uno,
mientras que las columnas se identifican por letras. Contiene herramientas automatizadas
necesarias para el análisis de datos, mantenimiento de listas y realización de cálculos.
Descripción de los elementos de la ventana de Excel
Ventana principal de Excel 2007
Cuando inicia Excel 2007, se muestra en la pantalla un libro de trabajo en blanco, tal como se
observa en la siguiente imagen.
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En la barra de herramientas de acceso rápido puede activar los comandos que utilice con
frecuencia o desactivarlos cuando ya no sean necesarios.
El cuadro de nombres presenta la referencia o el nombre de la celda activa (aquella en que está
posicionado el cursor).
La barra de fórmulas muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa, permite
escribir o modificar valores o fórmulas.
La cinta de opciones consta de 7 fichas, cada ficha se divide en grupos y cada grupo se divide en
comandos.
La flecha en la esquina inferior derecha de un grupo (selector de cuadros de diálogo), significa que
dentro, encontrará más opciones.
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Área de trabajo
El área de trabajo de Excel presenta la siguiente estructura:
Las etiquetas de las hojas
El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la etiqueta de la hoja correspondiente. De
forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre
más adecuado a cualquier hoja de cálculo, con el fin de organizar la información y facilitar su
localización.
Los botones de desplazamiento permiten localizar rápidamente las hojas de un libro.
Las barras de desplazamiento se emplean para desplazamientos verticales y horizontales dentro
de la hoja de cálculo, a otra parte del archivo.
La barra de estado muestra información del escenario de algunas funciones y del comando en
curso, además contiene diferentes opciones para visualizar el documento.
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EXCEL I 2007
Libro de trabajo
Un libro de trabajo de Excel es un conjunto de hojas en las que se pueden almacenar textos,
números, fórmulas, gráficos, imágenes, etc.
Un libro de trabajo puede presentar por omisión tres hojas (de acuerdo a la configuración que se
haya dado al programa), pero usted puede agregar o eliminar las hojas que requiera, siempre y
cuando no exceda las 255 y la memoria de su computadora lo permita. Cada hoja contiene 16,384
columnas y 1’048,576 filas.
La intersección de una fila con una columna forma una celda. Así, la celda C10 es la que se
encuentra en la intersección de la columna C con la fila 10.
Manejo de archivos
Cuando inicia Excel, se abre de manera predeterminada un libro nuevo. Para abrir un libro basado
en una plantilla, realice lo siguiente:
En el botón de Office , haga clic en la opción “Nuevo”.
Elija la plantilla (plantillas instaladas) que desee y haga clic en “Crear”.
Insertar y eliminar hojas de cálculo
Insertar
Para insertar una hoja de cálculo posicione su cursor en
cualquier etiqueta (donde desee insertar la nueva hoja),
active el menú contextual haciendo clic con el botón
secundario del ratón y elija el comando “Insertar” y elija
“Hoja de Cálculo”.
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EXCEL I 2007
Para insertar rápidamente una hoja de cálculo, haga clic en el botón “Insertar hoja” que se
encuentra al final de las ya existentes. La nueva hoja se insertará al final.
Eliminar
Para eliminar permanentemente una hoja del libro de
trabajo, selecciónela, active el menú contextual y
elija el comando “Eliminar”.
Si la hoja contiene información, antes de eliminarla
Excel pedirá que se confirme la eliminación.
Procedimiento por medio de la cinta de opciones:
En la ficha inicio, en el grupo celdas encontrará los comandos para insertar o
eliminar una hoja.
Cambiar el nombre a las hojas de cálculo
Para proporcionar un nuevo nombre a una hoja de cálculo, el procedimiento es el siguiente:
Haga clic con el botón secundario del ratón en la
etiqueta de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a
continuación, haga clic en Cambiar nombre.
Notará que el nombre actual de la hoja activa se
seleccionará, escriba el nuevo nombre
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EXCEL I 2007
Ocultar y mostrar hojas de cálculo
Ocultar:
1. Coloque el cursor sobre la etiqueta de la hoja que desea ocultar 2. Haga clic en formato del grupo celdas 3. En visibilidad, haga clic en ocultar y mostrar 4. Haga clic en ocultar hoja.
Mostrar:
1. Haga clic en formato del grupo celdas 2. En visibilidad, haga clic en ocultar y mostrar 3. Haga clic en mostrar hoja. 4. En el cuadro mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desea mostrar.
También puede ocultar y mostrar hojas desde el menú contextual (recuerde que éste se activa al
hacer clic con el botón secundario del ratón).
Abrir y Guardar Libro de Trabajo
Guardar y Guardar como
Una vez finalizada su tarea, es importante guardarla. Para ello, deberá pensar en un nombre que la
identifique claramente y en la ubicación en que se almacenará el archivo.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, en “Guardar como” 2. En la lista “Guardar en”: Seleccione la unidad y
carpeta en la cual desea guardar su trabajo. 3. Escriba el nombre del archivo. 4. En la lista “Guardar como tipo”, elija el formato
“Libro de Excel 97-2003” cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores y no cuenta con el paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. En caso de que no requiera compartirlo, guárdelo bajo el formato “Libro de Excel”.
5. Haga clic en el botón Guardar.
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EXCEL I 2007
Una vez guardado podrá modificarlo, es decir, puede seguir trabajando en él y guardar los cambios
que realice, haciendo clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar.
Es importante mencionar que si está trabajando en un archivo que ya fue guardado y desea
realizar cambios, pero sin afectar al archivo original, deberá guardarlo con otro nombre, y por lo
tanto deberá utilizar el comando “Guardar Como”.
Abrir y Buscar archivos
Para abrir un archivo ya existente, realice lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y a continuación, en Abrir.
2. En la lista “Buscar en” localice la unidad y carpeta que contenga el archivo que desea abrir.
3. 4. Haga doble clic sobre el
nombre del archivo y listo, o bien, selecciónelo y haga clic en el botón “Abrir”.
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EXCEL I 2007
En ambos casos (guardar o abrir), puede auxiliarse de la
barra de herramientas de acceso rápido, siempre y
cuando haya agregado los comandos correspondientes.
Cerrar un archivo
Al cerrar un libro de trabajo, se cierran todas las hojas de cálculo que lo componen; puede cerrar
sólo un libro o todos los que se encuentren abiertos.
Para cerrar el libro activo, haga clic en el botón de Microsoft Office y posteriormente en la
última opción de la lista “Cerrar”. Si desea cerrar todos los libros abiertos, haga clic en la opción
“Salir de Excel”; si entre ellos se encuentra algún archivo que no fue guardado, Excel preguntará si
desea guardar los cambios, para responder deberá elegir cualquiera de las siguientes opciones:
Se presenta el cuadro de diálogo “Guardar como”, donde deberá escribir el nombre
que dará al documento, así como la ubicación en la que se almacenará, siempre y
cuando sea un documento nuevo; de lo contrario, Excel guardará los cambios realizados.
Se cerrará automáticamente el documento.
Continuará en el documento sin salir.
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EXCEL I 2007
Práctica 1
Instrucciones:
Crear un libro de trabajo con seis hojas de cálculo cuyo nombre corresponda a los primeros seis
meses del año, de acuerdo a lo que se especifica a continuación.
1. Al iniciar una sesión en Excel se
presenta un libro de trabajo con
3 páginas, inserte tres más.
2. Cambie el nombre a las hojas tal
y como se muestra a continuación.
3. Elimine las hojas de febrero y abril
4. Oculte la hoja “junio”
5. Guarde el libro de trabajo con el nombre “Práctica1” en la carpeta “Mis documentos” y
ciérrelo.
6. Abra el archivo que cerró, realice algunos cambios y guárdelo con otro nombre en la
misma carpeta.
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EXCEL I 2007
ESCRIBIR FÓRMULAS Y USAR FUNCIONES
Fórmulas
Una característica muy importante de Excel, es que permite realizar operaciones con los datos que
se encuentran en nuestra hoja por medio de fórmulas; esto agiliza las tareas al momento de
realizar cálculos como sumas, promedios, multiplicaciones, etc. Estas fórmulas pueden contener
números, operadores, referencias, e incluso otras funciones.
Un ejemplo de una fórmula muy sencilla es =4+7*2, en la cual se están usando constantes y
operadores de cálculo.
Características de una fórmula:
Siempre se inicia con el signo igual “=” o “+”.
En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).
Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.
El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.
Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.
Barra de fórmulas
La barra de fórmulas se encuentra integrada por: Un cuadro de nombres o funciones según sea el
caso, opciones para aceptar o cancelar la entrada de un dato o una fórmula, insertar funciones y
área de edición.
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EXCEL I 2007
Área de edición:
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una
fórmula. Excel incluye cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y
referencia.
Operadores de cálculo y prioridad
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar. Existe un orden predeterminado
en el que tienen lugar los cálculos, pero éste puede cambiarse utilizando paréntesis.
Operadores aritméticos
Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación,
combinar números y generar resultados numéricos.
Operador aritmético Significado Ejemplo
+ (signo más) Suma 3+3
– (signo menos) Resta
Negación
3–1
–1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2
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EXCEL I 2007
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores
utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación Significado Ejemplo
= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Si se combinan varios operadores en una
única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si
una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a
derecha.
Operador Descripción
: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
* y / Multiplicación y división
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EXCEL I 2007
Operador Descripción
+ y - Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Por ejemplo, en la fórmula =4+7*2, primero se realiza la operación de multiplicación (7*2) y, a
continuación, se suma 4 al resultado obtenido.
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel
calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5
al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la fórmula, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel
que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Referencias absolutas, relativas, mixtas y tridimensionales
Una fórmula puede hacer referencia a valores constantes o bien a valores contenidos en otras
celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende
de los valores de otras celdas.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel la
ubicación de los valores que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar
datos de la misma hoja de cálculo, otras hojas del mismo libro o bien de otros libros (referencias
externas).
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con
letras (inicia en A y termina en XFD, para un total de 16,384 columnas) y a las filas se identifican
con números (del 1 al 1’048,576).
Estas letras y números se denominan encabezados de columna y de fila. Para hacer referencia a
una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Para hacer referencia a un
rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango,
dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.
Para hacer referencia a: Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20 A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas de las columnas H a la J H:J
El rango de celdas de las columnas B a E y de las filas 10 a 20 B10:E20
Estilo de referencia F1C1
En el estilo de referencia F1C1, se numeran tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo.
Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida
de un número de columna. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y
columna en macros.
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EXCEL I 2007
Referencia Significado
F[-2]C Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la
misma columna.
F[2]C[2] Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos
columnas hacia la derecha.
F2C2 Una referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda
columna.
F[-1] Una referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
R Una referencia absoluta a la fila actual
Referencias absolutas
En una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de
la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc.
Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna
tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no
se ajustan automáticamente cuando se copian fórmulas en varias filas o columnas.
Ejemplo.
En el siguiente ejemplo usamos referencias absolutas; para sacar el total vendido por día
multiplicamos el total de litros vendidos diario por el precio de la gasolina que se encuentra en B1,
la fórmula que estamos viendo es =B7*$B$1 el signo de pesos es para que nuestra referencia se
quede fija al momento de tener que copiar la fórmula, en cambio la referencia B7 se incrementará
a medida que se copia la fórmula.
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EXCEL I 2007
Referencias relativas
Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su
posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6
contiene la fórmula =A5; Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de
B6. Este método se denomina referencias relativas.
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las
referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición
de la fórmula. En el ejemplo, la fórmula en la celda B6, (=A5), que corresponde a una celda por
encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la fórmula en la celda
B7 a =A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda de la celda
B7.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Referencias mixtas.
Una referencia mixta contiene una parte relativa y otra absoluta. Al copiarse, Excel ajustará
automáticamente la parte relativa, manteniendo la parte absoluta. Para mantener como posición
absoluta se debe anteponer el signo de pesos ($) al título de la columna o de la fila; así, en la
referencia $A1, la parte que se mantendrá sin cambio al ser copiada será la correspondiente a la
columna. En cambio, en la referencia A$1, la parte que se mantendrá será la correspondiente a la
fila, al momento de copiarse a otra celda.
Referencias tridimensionales
Este tipo de referencias sirve para realizar cálculos con datos que se encuentran en hojas de
cálculo diferentes. Para escribir una fórmula tridimensional o 3D, siga el procedimiento que se
describe en el siguiente ejercicio:
Ejercicio:
Utilice un nuevo libro.
En la hoja 3, se obtendrá la sumatoria de los valores contenidos en las celdas A1 de las hojas 1 y 2
de un libro de trabajo. Para ello siga el procedimiento que se describe a continuación:
1. En la hoja 1, escriba 120 en la celda A1.
2. En la hoja 2, escriba 30 en la celda A1.
3. En la hoja 3, escriba el signo igual (=) en la celda A1
5. Haga clic en la etiqueta de la hoja 1.
6. Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el siguiente texto:
=Hoja1!A1
7. Escriba el signo más (+).
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
8. Haga clic en la etiqueta de la hoja 2.
9. Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el siguiente texto:
=Hoja1!A1+ Hoja2!A1.
10. Pulse la tecla “Enter” para finalizar. En la hoja 3, en la celda A1 deberá aparecer el
resultado de la fórmula.
También puede escribir directamente la fórmula anteponiendo el nombre de la hoja de cálculo
con el signo de admiración (!) a las celdas o rangos que intervienen en la fórmula.
Funciones
Una función es una fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y
devuelve un resultado.
Puede crearse una fórmula usando una función. El uso de funciones simplifica y acorta fórmulas en
una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.
Por ejemplo, las fórmulas =SUMA(A1:A2) y SUMA(A1,A2) usan la función SUMA para sumar los
valores de las celdas A1 y A2.
Para crear una fórmula que incluya una
función haga lo siguiente:
1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula.
2. Para iniciar la fórmula con una función, haga
clic en Insertar función en la barra de fórmulas.
Puede escribir una pregunta que describa lo que desea hacer en el cuadro “Buscar una función”
(por ejemplo, "sumar números") si hace clic en el botón “ir a” devolverá la función SUMA. Puede
también elegir una función dentro de las categorías que se encuentran en el cuadro “O seleccionar
una categoría”.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
1. Como podrá observar la función “SUMA” está seleccionada, haga clic en “Aceptar”
2. Escriba los argumentos en el espacio de “Número 1”, por ejemplo, 5, 10, 15, 20
3. Haga clic en aceptar y obtendrá el resultado en la celda seleccionada.
Nota: Para escribir referencias de celda como argumentos, haga clic en Contraer diálogo (para ocultarlo
temporalmente), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .
Ejercicio
1. Capture los siguientes números en el orden que observa y, en las celdas que se especifica.
2. Mantenga activa la Celda A4
3. Haga clic en “Insertar función” de la barra de herramientas
4. Elija la función “Promedio” y haga clic en “Aceptar”
Verifique que el cuadro “Número 1” presente el rango A1:A3, de lo contrario…
5. Con el ratón seleccione los datos que vamos a promediar o bien escriba el rango en que se encuentran y haga clic en “Aceptar”.
También puede hacer uso de las funciones desde la ficha “Fórmulas”, grupo “Biblioteca de
Funciones”.
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EXCEL I 2007
Función autosuma
Puede escribir una fórmula que use la función SUMA (también denominada Autosuma ) para
encontrar rápidamente el total de una serie de valores sin tener que incluir manualmente en una
fórmula ninguno de ellos. Una vez creada la fórmula, se puede usar para rellenar las celdas
adyacentes, no necesita crear la misma fórmula una y otra vez.
1. En una hoja de cálculo, haga clic en una celda situada debajo o la derecha de los valores numéricos para los que desea encontrar el total.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en AutoSuma (también se encuentra en la Biblioteca de funciones señalada en la imagen anterior).
3. Presione ENTER para mostrar el resultado de la función SUMA en la celda seleccionada.
Ejercicio:
1. En la hoja de cálculo escriba los siguientes datos:
2. Seleccione las cantidades, tal como se muestra en la imagen (haga clic en la celda B2 y sin soltar el botón arrastre el ratón hasta la celda C5 y suéltelo).
3. Haga clic en el comando autosuma
4. Observe cómo automáticamente obtiene los resultados por cada mes.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
5. Nuevamente seleccione los datos pero ahora incluya una fila y una columna más.
6. Haga clic en el botón autosuma 7. Ahora obtendrá los resultados por mes, por vendedor y un total general.
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EXCEL I 2007
Práctica 2
Instrucciones:
El dueño de un expendio de revistas, recibió durante la semana determinado número de
ejemplares y necesita saber cuál es el total que pagará a su distribuidor.
Capture la siguiente información:
Obtenga los siguientes datos:
1. El número de revistas "por tipo" de toda la semana 2. La cantidad a pagar por tipo de revista 3. El total de ventas por día. 4. El total que se deberá pagar al proveedor.
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EXCEL I 2007
EDITAR HOJAS DE CÁLCULO
Seleccionar datos
Cuando hablamos de edición en una hoja de cálculo, nos referimos a la acción de agregar o quitar
elementos, modificar, copiar o mover información, etc. para lo cual es necesario aprender a
seleccionar la información.
Para seleccionar Haga lo siguiente
Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse
hasta ella.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre
hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras
presiona las teclas de flecha para extender la selección.
También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar
después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha.
Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.
Un rango amplio de
celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga
presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del
rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.
Todas las celdas de una
hoja de cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
Celdas no adyacentes o
rangos de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación,
mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona otras celdas o
rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y
presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra
celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la
selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.
Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
31
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Para seleccionar Haga lo siguiente
Filas o columnas
adyacentes
Haga clic en el encabezado de la primera fila o columnas y arrastre los
encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o
columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS
mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no
adyacentes
Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o
columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las
otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
Para cancelar una selección, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
Copiar y mover
Al elegir el comando copiar o cortar (mover), después de seleccionar uno o más rangos, una celda,
toda la hoja, etc., la información se coloca en el portapapeles, esperando a que usted indique el
lugar en el que pegará dichos elementos.
Esta información se puede pegar en la misma hoja de cálculo o en cualquier otra, dentro del
mismo libro de trabajo o en uno nuevo.
Cuando se copian o cortan celdas, Excel guarda temporalmente su contenido, incluidas las
fórmulas, formato y cualquier comentario adjunto a las mismas; por lo que posteriormente, usted
podrá pegarlo usando cualquiera de las opciones a continuación indicadas.
A través de la ficha Inicio
1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
Para mover celdas, haga clic en Cortar .
Para copiar celdas, haga clic en Copiar .
3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .
Si lo que hizo fue “copiar” la información , observe cómo al pegarla, ésta se duplicó.
Si eligió la opción “cortar” , observe lo que ocurre, quita la información de la columna C y la
lleva a la columna E
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Nota: Si existe información en el área de pegado, esta será reemplazada automáticamente.
Arrastrando una selección
Una forma sencilla de copiar y mover información, es haciendo uso del “ratón”, siga las siguientes
instrucciones:
1. Seleccione la información. 2. Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre
el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un
puntero de movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.
3. Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre
el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación. Primero suelte el botón del ratón y posteriormente la tecla Ctrl.
A través del menú contextual
1. Seleccione la celda o las celdas que desee copiar o mover.
2. Haga clic con el botón secundario del ratón para que se active el menú contextual (el puntero debe estar sobre la información).
3. Elija copiar o cortar. 4. Seleccione la celda superior izquierda del área de
pegado 5. Active nuevamente el menú contextual y elija pegar.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Copiar e insertar celdas entre otras ya existentes.
1. Seleccione la celda o celdas que desee copiar
2. Elija copiar del menú contextual o de la ficha inicio (grupo portapapeles) . 3. Coloque el cursor en la celda en que se insertará la información 4. Active el menú contextual, y seleccione el comando “insertar celdas copiadas”
5. Elija del cuadro de diálogo la forma en que desea se desplacen las celdas vecinas para dejar el espacio a la información que está insertando.
A través del Portapapeles
El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos y
mantenerlos en él para posteriormente pegar uno a uno o todos al mismo tiempo.
Para visualizar los elementos que se han copiado vaya a la ficha Inicio y en el grupo
Portapapeles, haga clic en el selector de cuadro de diálogo:
Coloque el cursor en la celda en que desea pegar el elemento y selecciónelo de la
lista que presenta el Portapapeles, automáticamente se pegará en la hoja. Si desea
pegar todos los elementos, elija la opción “Pegar Todo”
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Debido a que el Portapapeles sólo puede almacenar 24 elementos,
elimine aquéllos que ya no necesite, sólo haga clic en la barra que se
encuentra a la derecha del elemento y elija la opción “Eliminar”. Si
prefiere eliminarlos todos, haga clic en el botón “Borrar todo”
Los elementos reunidos permanecerán en el Portapapeles hasta que
cierre todos los programas de Office o usted los elimine directamente.
Copiar y pegar una hoja de cálculo
Además de poder copiar hojas (con toda la información que contenga) dentro del mismo libro,
también puede copiarlas de un libro a otro.
Copiar y mover hojas de cálculo dentro del mismo libro
Para copiar o mover hojas, deberá seleccionarlas previamente.
Para seleccionar Haga lo siguiente
Una hoja individual
Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Dos o más hojas
adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga
presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la
última hoja que desea seleccionar.
Dos o más hojas no
adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las
otras hojas que desea seleccionar.
Copiar una hoja:
1. Seleccione la hoja que desea copiar 2. Presione la tecla Ctrl y sin soltarla arrastre la hoja que copiará hacia la posición en que desea colocarla.
3. Excel le indicará por medio de la flecha el lugar en el que quedará su hoja al momento de soltar el botón del ratón y la tecla Ctrl (primero suelte el botón del ratón y por último la tecla Ctrl).
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Si lo que desea es mover una hoja dentro del mismo libro, selecciónela y arrástrela hasta la
posición deseada, no requiere presionar la tecla CTRL.
Para copiar o mover hojas a otro libro:
1. Si desea copiar o mover hojas a otro libro, éste deberá abrirse antes de copiar las hojas.
2. Seleccione la hoja u hojas que desea copiar o mover
3. Active el menú contextual y elija el comando “mover o copiar”,
Se activará el siguiente cuadro de diálogo:
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
4. En el cuadro “Al libro”, seleccione el libro en que colocará la hoja.
5. En el cuadro “Antes de la hoja”, haga clic en la hoja delante de la cual desea insertarla.
6. Si lo que desea es copiar la hoja, deberá activar la casilla de verificación “Crear una copia”, pues de lo contrario la hoja u hojas seleccionadas se eliminarán del libro activo para colocarse en el seleccionado.
7. Haga clic en aceptar y su hoja se copiará o moverá al lugar que usted indicó.
Pegado Especial
En algunas ocasiones deseamos copiar solo determinado contenido de las celdas; por ejemplo, el
valor que resulta de una fórmula sin copiar la fórmula, el formato, los comentarios, etc., por lo que
resulta necesario utilizar el comando Pegado especial del grupo Portapapeles o del Menú
contextual.
El procedimiento a seguir es el mismo:
1. Seleccionar la información, ya sean valores, fórmulas, texto, etc. 2. Utilizar cualquiera de las opciones que tenemos para copiar 3. En el grupo Portapapeles, en el comando pegar, seleccione la opción “Pegado
especial” 4. Haga clic en la opción que desea utilizar:
Todo : Pega el contenido de la celda (fórmulas, valores, texto) con el formato que le haya dado.
Fórmulas Pega la fórmula y no el resultado, dependiendo del lugar en que se pegue, será el resultado que se obtendrá.
Valores Si lo que está pegando es el resultado de una operación, solo se pegará el valor y no la fórmula utilizada para obtenerlo.
Formatos Pega el formato de la información contenida en la celda copiada, por ejemplo: color del texto, color de relleno, fuentes, bordes, etc.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Insertar elementos de la hoja de cálculo
Insertar celdas en blanco
Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una hoja de
cálculo, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de
la misma fila.
1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.
2. Active el menú contextual y seleccione insertar 3. En el cuadro de diálogo “Insertar celdas”, haga clic en la
dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.
Insertar filas
1. Para insertar una única fila, seleccione toda la fila desde el encabezado o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en cualquier celda de la fila 5.
Para insertar varias filas, Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.
Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en “Insertar filas de hoja”.
Insertar columnas
3. Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.
Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.
4. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en “Insertar columnas de hoja”.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Insertar comentario
Puede agregar notas a una hoja de cálculo usando comentarios. Un comentario puede
proporcionar información acerca de los datos que contiene una celda en particular.
Cuando una celda tiene un comentario, aparece un indicador de color rojo en la esquina de la
celda. Si deja el cursor sobre la celda, éste aparecerá.
1. Seleccione la celda en la que desea agregar el comentario.
2. En el grupo Comentarios de la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
3. Se creará un espacio para el nuevo comentario y el cursor se desplazará hasta él. Aparecerá un indicador en la esquina de la celda.
4. El nuevo comentario recibe un nombre predeterminado. Para cambiar el nombre, puede seleccionarlo y, a continuación, escribir uno nuevo. O bien, eliminarlo.
5. En el cuerpo del comentario, escriba el texto correspondiente.
6. Haga clic fuera del cuadro del comentario.
El cuadro del comentario desaparece pero el indicador permanece.
Para dejar los comentarios visibles u ocultos:
7. En el grupo Comentarios en la ficha Revisar, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios.
Insertar nombres
Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Los
nombres sirven para representar un valor o constante que identifique la secuencia de una función
o bien, para localizar la información de una manera más rápida.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Los espacios no están permitidos como parte de un nombre, pero puede usar el carácter de
subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas o
Primer.Trimestre.
1. Seleccione la celda o el rango de celdas al que desee poner un nombre.
2. Haga clic en el cuadro de Nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.
3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su selección. Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.
También puede definir un nombre a través de la cinta de opciones:
1. Seleccione el rango al que desea poner nombre. 2. En el grupo “Nombres definidos” de la ficha Fórmulas, haga clic
en “Asignar nombre a un rango”.
3. En el cuadro de diálogo “Nombre nuevo”, escriba el nombre que dará al rango y si lo desea, algún comentario adicional.
4. Haga clic en Aceptar.
Los nombres que haya definido podrá encontrarlos en el cuadro de “Nombres definidos” y en el
comando “Administrador de nombres”.
Nota: Cualquiera de los elementos mencionados (insertar filas, columnas, nombres, etc.), pueden insertarse desde el menú contextual.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Eliminar elementos de la hoja de cálculo
Excel permite suprimir celdas, filas y columnas. Es importante considerar que al eliminarlas,
automáticamente se borrará la información contenida en las mismas, incluyendo formatos,
comentarios, etc.
Eliminar celdas
1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desea eliminar.
2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del comando eliminar del Grupo Celdas que se encuentra en la Ficha Inicio.
3. Elija la opción “Eliminar celdas” 4. Haga clic en “Desplazar las celdas hacia la izquierda”, “Desplazar
las celdas hacia arriba”, “Toda la fila” o “Toda la columna”, en el cuadro de diálogo “Eliminar celdas”.
Eliminar filas
¿Qué ocurre cuando se elimina una fila?
Se elimina el contenido de esa fila y los datos de la fila siguiente son desplazados hacia arriba y por
lo tanto, ocupan el espacio liberado. Es importante mencionar que el número de filas de la hoja,
no disminuye.
1. Haga clic sobre el encabezado de la fila que desea eliminar, si desea eliminar varias filas a la vez, deberá seleccionarlas y elegir cualquiera de los siguientes procedimientos.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en “Eliminar Fila de Hoja”.
Eliminar columnas
1. Haga clic sobre el encabezado de la columna que desea eliminar, si desea eliminar varias columnas a la vez, primero deberá seleccionarlas.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en “Eliminar columna de hoja”.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Eliminar nombre
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea eliminar.
3. Haga clic en Eliminar (también puede presionar SUPR)
Excel le pedirá que confirme su decisión.
4. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. 5. Haga clic en Cerrar
Nota: Cualquiera de los elementos mencionados (insertar filas, columnas, comentarios, etc.), pueden eliminarse desde el menú contextual, excepto los nombres, que sólo pueden eliminarse desde la Ficha Fórmulas, o eliminando las celdas que lo refieren.
Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas
Excel permite rellenar rangos con números, texto o fechas de forma automática. El contenido de la
primera celda de la selección se utiliza como valor inicial de las series.
Para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el
controlador de relleno.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Después de arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno
para elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar sólo los formatos
de celda, haga clic en “Rellenar formatos sólo” y para rellenar sólo el contenido de la celda, haga
clic en “Rellenar sin formato”.
Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente
Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la
izquierda de la celda que contiene los datos que va a utilizar para
rellenar dicha celda.
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a
continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda (la celda o
rango vacío se llenará con los datos).
Rellenar fórmulas en celdas adyacentes
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas adyacentes. 2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Pueden rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas adyacentes a las
que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de relleno de la primera celda que contiene la
fórmula.
Por ejemplo, tiene números en las celdas A1:A15 y B1:B15, y escribe la fórmula =A1*B1 en la celda
C1. Para copiar esta fórmula en las celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el
controlador de relleno.
Ejercicio:
1. Capture los datos de las columnas A y B:
2. En la Celda C1 escriba la fórmula =A1+B1 3. Haga doble clic en el controlador de relleno
Observe cómo automáticamente se copia la fórmula
a las celdas C2:C8 y obtenemos los resultados.
Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados
Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de
números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.
1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. 2. Escriba el valor inicial de la serie. 3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.
Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si
desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en
blanco la segunda celda.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Al rellenar una serie, las selecciones se extienden como se muestra en la tabla siguiente. Los
elementos separados por puntos y coma se colocan en celdas adyacentes individuales.
Selección inicial Serie extendida
1, 2, 3 4, 5, 6,...
9:00 10:00, 11:00, 12:00,...
lun mar, mié, jue,...
Lunes martes, miércoles, jueves,...
ene feb, mar, abr,...
ene, abr jul, oct, ene,...
1999, 2000 2001, 2002, 2003,...
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...
texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...
1er período 2do período, 3er período,...
Producto 1 Producto 2, Producto 3,...
4. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 5. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.
Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden
descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
También puede especificar el tipo de serie utilizando el botón secundario
del ratón para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y después
hacer clic en el comando adecuado del menú contextual. Por ejemplo, si
el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para
obtener la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en
Rellenar años para obtener la serie ENE-2003, ENE-2004, etc.
Cómo rellenar celdas con una serie de números
1. En la Celda A1 escriba el número 2 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Series.
3. En “Series en” seleccione “Columnas” 4. En “Tipo”, haga clic en “Lineal” para obtener una serie que se calcula agregando el valor del cuadro
“Incremento” a cada valor de celda. 5. En el cuadro “Incremento”, escriba 2 y déjela como celda activa. 6. En el cuadro “Límite”, escriba 100. Obtendrá la serie de números 2, 4, 6, 8, 10, 12….100.
Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada
Para facilitar la especificación de una secuencia determinada de datos (como una lista de los
nombres de las Unidades Administrativas), puede crear una serie de relleno personalizada. Las
series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja
de cálculo o puede crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni eliminar una serie de
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
relleno integrada (como una serie de relleno para meses y días), pero se puede modificar o
eliminar una serie de relleno personalizada.
Ejemplo:
Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de elementos
1. En la hoja de cálculo, escriba los siguientes elementos 2. Selecciónelos
3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
4. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
5. Compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos seleccionada aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en Importar.
6. Los elementos de la lista seleccionados se agregarán al cuadro Listas personalizadas.
7. Haga clic dos veces en Aceptar.
Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de elementos
1. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada.
2. Presione ENTRAR después de cada entrada. 3. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.
Para aplicar las listas creadas:
4. Haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.
5. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada
En el cuadro Listas personalizadas siga el procedimiento que requiera:
Modificar:
1. Seleccione la lista que va a modificar 2. Realice los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, 3. Haga clic en Agregar y después en Aceptar.
Eliminar:
4. Seleccione la lista 5. Haga clic en Eliminar y después en Aceptar
Ir a…
Las teclas de dirección desplazan el cursor hacia arriba,
abajo, a la izquierda y a la derecha respectivamente. Sin
embargo, si necesitara ir a la Celda AZ3000, imagínese
cuánto tiempo gastaría para poder llegar a ella.
El comando “Ir a”, permite desplazar el cursor a través
de la hoja de cálculo y seleccionar las celdas o los
rangos especificados, sin importar su posición.
Para activar este comando podrá pulsar la Tecla F5, “CRTL+I” o “Buscar y Seleccionar” del Grupo
Modificar en la Ficha Inicio.
Referencia
En el Cuadro de Texto "Referencia", deberá indicar la celda a la que desea desplazarse, por
ejemplo, si quiere ir a la Columna Z, Fila 2000, deberá escribir Z2000; después de hacer clic sobre
el botón aceptar, el cursor se posicionará inmediatamente en esa celda.
Cada vez que usted utiliza esta opción, Excel guarda la dirección de donde partió y del lugar al que
se trasladó, por lo que podrá regresar fácilmente a ellas, si es necesario.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Si previamente definió un nombre a una celda o a un rango, el cuadro de diálogo presentará los
nombres definidos; por lo que podrá elegir el que desee y al hacer clic sobre el botón "aceptar",
Excel seleccionará la celda o el rango correspondiente.
Especial
Muestra el cuadro de diálogo Especial, que permite seleccionar las celdas que cumplan con alguno
de los siguientes criterios, entre otros.
Comentarios. Si activa esta casilla de verificación, Excel seleccionará todas las celdas que contienen un comentario.
Constantes. Selecciona todas las celdas cuyos valores no empiezan con el signo igual.
Celdas con Fórmulas. Selecciona todas las celdas que contienen fórmulas, según las casillas de verificación seleccionadas.
Buscar y Reemplazar
Cuando requiera localizar algún dato dentro de la hoja de cálculo, podrá utilizar la opción Buscar
que se encuentra en el Grupo Edición de la Ficha Inicio. También puede buscar datos para
reemplazarlos por otros.
Los caracteres buscados y los de reemplazo pueden incluir texto, números y fórmulas o parte de
las mismas.
Buscar:
1. Haga clic en cualquier celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar. 3. Haga clic en Buscar. 4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar. 5. Haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.
Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan
a sus criterios de búsqueda.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Reemplazar:
1. Haga clic en cualquier celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar. 3. Haga clic en Reemplazar 4. En Buscar escriba el texto o número que quiere reemplazar 5. En Reemplazar con, escriba el nuevo texto o número con el que será reemplazado (o deje el cuadro en blanco
para reemplazar los caracteres con nada), y, a continuación, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.
A menos que seleccione un rango de celdas, Excel hace una búsqueda en toda la hoja de cálculo. Si
selecciona un grupo de hojas, buscará en todas las hojas del grupo.
Excel mostrará un mensaje si no encuentra caracteres que coincidan.
Autocorrección y Ortografía
Excel cuenta con una herramienta que le permite revisar el texto capturado en sus hojas de
cálculo, incluyendo aquel que se encuentra en los encabezados y pies de página, comentarios,
cuadros de texto, etc.
Si desea revisar el contenido de un rango, deberá seleccionarlo antes de activar la caja de diálogo
“Ortografía”. Si lo que desea es revisar toda la hoja, basta con hacer clic en cualquier celda y
utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
Si selecciona más de una hoja, entonces se verifica el contenido de todas las hojas seleccionadas,
incluyendo las celdas ocultas.
1. Active la opción Ortografía que se encuentra en la Ficha Revisar.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Si dentro de la selección que hizo se encuentran errores ortográficos o bien palabras que para
Excel sean desconocidas, le indicará que esa palabra no se encuentra en el diccionario y le sugerirá
que la cambie por la que considere apropiada.
Si las palabras que le presenta en las Sugerencias no le parecen las adecuadas, puede corregirla
usted mismo sin salir de la caja de diálogo y posteriormente deberá elegir el botón “cambiar” o
bien “cambiar todas” si esta palabra se encuentra varias veces dentro de su hoja.
Omitir
Cuando usted considera que la palabra es correcta, aunque no sea reconocida por el diccionario
de Excel, puede hacer clic en Omitir para que ésta no sea modificada.
Omitir todas
Cuando Excel le marque un error en una palabra que se encuentra varias veces en su hoja y desea
que se mantenga tal como está, es recomendable utilizar esta opción para que la ignore cada vez
que la encuentre al hacer una revisión ortográfica.
Agregar palabra a
Seleccione el diccionario en el cual desee agregar las palabras que están bien escritas pero que no
se encuentran en el diccionario principal. La primera vez que usa el comando Ortografía, aparece
el diccionario PERSONAL.DIC en la lista "Agregar palabra a". Este diccionario estará vacío hasta que
le agregue palabras.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Práctica 3
El Gerente de Ventas necesita que se elabore un reporte (de lunes a viernes), y usted debe
incluirse entre los vendedores. Ya tiene un reporte con los datos que le servirán para realizar su
tarea, sólo necesita hacer algunas modificaciones.
Iniciemos abriendo el archivo.
1. Abra el archivo: Reporte de Ventas.xlsx que se encuentra en C:\Excel
2. Inserte una columna entre enero y marzo 3. Corte la información que se encuentra en la columna “H” y péguela en la columna que acaba de insertar. 4. Modifique los encabezados de la información, en lugar de representar los meses, deberá representar los días
(utilice listas personalizadas). 5. Elimine la fila No. 10 6. Borre el nombre del segundo vendedor y en su lugar escriba el nombre de usted. 7. Inserte un comentario en la celda A6. 8. Guarde el archivo con los cambios.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
DAR PRESENTACIÓN AL LIBRO DE TRABAJO
Formato de Celdas
Al aplicar un formato, el usuario cambia las características de los datos, modificando la
presentación de números (distintas categorías), de texto (fuente, estilo, tamaño, etc.), alineación,
bordes, tramas (sombreado de celda) y protección de celdas.
Grupo Fuente
Seleccione previamente la celda, rango de celdas, o caracteres a los que desea aplicar formato y
en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, elija:
El tipo de Fuente. La fuente predeterminada es Calibri.
Tamaño. Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente
predeterminado es 11 (los tamaños dependerán de la fuente seleccionada y de la
impresora activa).
Estilo de fuente: Negrita, cursiva y subrayado
Bordes: Aplique un borde alrededor de las celdas seleccionadas en el estilo y color de su elección.
Color Seleccione el que desea utilizar para el texto o para el fondo de las celdas seleccionadas.
Aumentar o Disminuir tamaño de fuente.
Grupo Alineación
Use las opciones de la ficha Alineación para cambiar la alineación del contenido de las celdas,
posicionar el contenido dentro de las mismas y cambiar su
dirección.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Vertical: Seleccione una opción para cambiar la alineación vertical del contenido de
la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto en la parte inferior de una
celda.
Horizontal: Seleccione una opción para cambiar la alineación del contenido de la
celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los números a
la derecha y centra los valores de error y lógicos.
Orientación: Seleccione la opción para cambiar la orientación del texto en las celdas
seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan
otras opciones de alineación.
Sangría: Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en
función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es
equivalente al ancho de un carácter.
Ajustar texto: Ajusta el texto en varias líneas dentro de una celda. El número de líneas
ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.
Combinar celdas: Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia
de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango
original seleccionado. Observe cómo en la siguiente imagen, el Texto “Reporte de Ventas” está
centrado en el rango A1:E1
Grupo Número
El formato de número no afecta el valor real de la celda que usa Excel para
realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (sólo
cambia su apariencia).
La siguiente tabla muestra un resumen de algunos de los formatos de número
que están disponibles
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Formato Descripción
General
Formato de número predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un número.
La mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la opción General
se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente
ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con
decimales. El formato General también usa la notación científica (exponencial) para
los números grandes (12 o más dígitos).
Número
Se usa para la presentación de números en general. Se puede especificar el número
de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el modo
en que se muestran los números negativos.
Moneda
Se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado
junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se
va a usar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los
números negativos.
Fecha Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de
fecha, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.
Hora Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora,
según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.
Porcentaje
Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo de
porcentaje (%). Puede especificar el número de posiciones decimales que desea
usar.
Formato de Moneda. Seleccione el símbolo de moneda que desea utilizar. Este cuadro
sólo está disponible para las categorías Moneda y Contabilidad.
Formato de Porcentaje. Puede escribir el número y después aplicarle formato de
porcentaje. Ejemplo, si escribe .05 y le aplica el formato de %, el resultado será: 5%.
Si lo prefiere, escriba directamente el número y el formato de porcentaje del teclado. Ejemplo,
para 10% escriba 10 y presione la tecla de porcentaje antes de dar ENTER.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Recuerde que para convertir un número que se encuentra en formato porcentual a formato
decimal, deberá dividirlo por 100. Por ejemplo, 8.9 dividido por 100 es 0.089.
Ejemplos de conversión:
Formato
Decimal
Formato
Porcentual
0.01 1%
0.05 5%
0.10 10%
0.105 10.5%
0.15 15%
0.50 50%
1.00 100%
Estilo Millares. Utilice este comando para separar la cantidad en miles. Ejemplo: 56,790.50
De forma predeterminada, Excel muestra el separador de miles configurado en el sistema. Sin
embargo, se puede especificar un separador diferente cambiando la configuración regional en el
Panel de control.
Posiciones Decimales Especifique hasta 30 posiciones decimales. Este cuadro sólo está
disponible para las categorías Número, Moneda, Contabilidad, Porcentaje y Científico.
Formato de Filas
Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida
en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 0,035 cm). El alto de fila predeterminado
es de 12,75 puntos (aproximadamente 0,4 cm). Si el alto de fila se establece como 0, la fila se
oculta.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Alto de Filas:
1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.
Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido
1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.
Nota: Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila.
Cambiar el alto de las filas utilizando el ratón
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para cambiar el alto de fila de una fila, coloque el cursor en el borde inferior del encabezado de fila y arrástrelo hasta que la fila tenga el alto que desea.
Para cambiar al mismo tiempo el alto de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar, coloque el cursor en el borde inferior de uno de los encabezados de las filas seleccionadas y arrástrelo hasta que tenga el alto deseado.
Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.
Para cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.
Formato de Columnas
En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 y 255. Este
valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de
fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si una columna tiene
un ancho de 0, la columna se oculta.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Ancho de columnas
1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna. 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.
Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar)
1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.
Nota: Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.
Cambiar el ancho de las columnas utilizando el ratón
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para cambiar el ancho de una columna, coloque el cursor del ratón a la derecha del encabezado de columna y arrastre el borde hasta que la columna tenga el ancho que desea.
Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar, coloque el cursor del ratón a la derecha del encabezado de una de las columnas seleccionadas y, arrastre el borde hacia la derecha de uno de los encabezados
Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar y, a continuación, haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.
Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Estilos Rápidos
Permite al usuario disponer de formatos establecidos por Excel, pero
es necesario contar con información en la hoja y seleccionarla
previamente para ejecutar este comando.
Estilos de celda de Excel
Un estilo de celda es un conjunto definido de
características de formato, como fuentes ,
tamaños de fuente, formatos de número, bordes
de celda y sombreado de celda. Excel 2007 tiene
varios estilos de celda integrados que puede
aplicar o modificar. También puede modificar o
duplicar un estilo de celda para crear el suyo
propio.
Los estilos de celda se basan en el tema de
documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos
de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.
Estilos de Tabla
Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o
estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar
formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla
predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y
aplicar un estilo de tabla personalizado.
Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla
seleccionando opciones de estilos rápidos para los
elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de
totales, la primera y la última columna, y las filas y
columnas con bandas.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Práctica 4
El Director de la empresa, ha solicitado al área de recursos humanos entregue la plantilla de
personal con todos sus datos, incluyendo los ingresos, por lo que es necesario calcular el total de
sueldos que perciben al mes.
El reporte deberá tener una presentación agradable y contener fórmulas con referencias, ya que el
Director requiere que se le entregue el archivo de tal manera que pueda modificar los datos y que
éstos se hagan automáticamente.
Abra el archivo Personal.xlsx que se encuentra en C:\ Excel.
Inserte una columna para incluir el Subtotal
Calcule las prestaciones
Sume las prestaciones a la percepción mensual para obtener el total.
Aplique el formato de porcentaje a las prestaciones y estilo millares al resto de las
cantidades.
Aplique bordes y sombreado para una mejor presentación
Centre el título en el rango correspondiente
Guarde los cambios realizados.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
GRÁFICOS
Creación de gráficos
¿Qué es un Gráfico?
Es la representación gráfica de la información de una hoja de cálculo, son visualmente llamativos y
facilitan a los usuarios de comparar tramas y tendencias de los datos.
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en otra.
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se
actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
En la mayoría de los gráficos, como los de columnas y los de barras, puede representar
gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo. Sin
embargo, algunos tipos de gráfico (como el circular o el de burbujas) requieren una disposición de
datos específica.
Tipos de gráficos
Los gráficos de Microsoft Excel se basan en 14 tipos estándar, los cuales son:
Área
Barras
Columna
Líneas
Circular
Anillo
Radial
XY (Dispersión)
Superficie
Burbujas
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Cotizaciones
Cono, Cilindro y Pirámide
Cada uno de ellos tiene al menos un subtipo como variantes del tipo original. De esta forma, se
puede elegir el más adecuado para la presentación de los datos.
Gráficos incrustados
Los gráficos incrustados se crean como un objeto más en una hoja de cálculo. Utilice gráficos
incrustados con informes y otros documentos en los que conviene presentarlo junto con los datos
de la hoja de cálculo.
Si desea mostrar un gráfico separado de los datos a los que está asociado, ubíquelo en otra hoja.
Esto resulta útil cuando desea utilizar trasparencias de sus gráficos como parte de una
presentación.
Procedimiento para crear un gráfico
Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el
mejor modo de trazar los datos en el gráfico.
1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.
Para este tipo de gráfico Organice los datos
Columnas, Barras, Líneas,
Área, Superficie o Radial
En columnas:
Ener
o
Febre
ro
345 276
158 129
En filas:
Enero 34
5
27
6
64
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Para este tipo de gráfico Organice los datos
Febre
ro
27
6
12
9
Circular o de Anillos
Si hay una sola serie de datos, en una columna de datos
y una columna etiquetas de datos:
Enero 125
Febrero 245
Marzo 310
O en una fila de datos y una fila de etiquetas de datos:
Enero Febrero Marzo
125 245 310
Si son varias series de datos, en varias columnas de
datos y una columna de etiquetas de datos:
Enero 125 250
Febrero 345 460
Marzo 520 610
O si son varias series de datos, en varias filas de datos y
una fila de etiquetas de datos:
Enero Febrero Marzo
125 345 520
250 460 610
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Para este tipo de gráfico Organice los datos
De Burbujas o XY (de
Dispersión)
En columnas, con los valores para el eje X en la primera
columna y los correspondientes valores para el eje Y y
los tamaños de burbuja en las columnas adyacentes, de
la siguiente manera:
X Y Tamaño de la
burbuja
1 2 3
4 5 6
De Cotizaciones
En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando
nombres o fechas como etiquetas:
valores máximos, valores mínimos y valores de cierre
Como:
Fecha Máxim
o
Mínim
o
Cierre
1/1/20
02
46,125 42 44,06
3
ó
Fecha 1/1/20
02
Máxim
o
46,125
66
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Para este tipo de gráfico Organice los datos
Mínim
o
42
Cierre 44,063
2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
Nota: Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.
Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea
utilizar.
Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación,
haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por
último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos
disponibles y haga clic en los que desea utilizar.
De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si
desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación
mediante el procedimiento siguiente.
4. Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las
fichas Diseño, Presentación y Formato.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
1. Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva. 2. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a
continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.
Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico
que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el gráfico. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de gráfico. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR.
Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo.
1. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.
Aspecto de un Gráfico
Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar
o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un
diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos
(o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más
cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.
Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos
Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos (títulos de gráficos: texto
descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un
gráfico.), por ejemplo títulos de gráfico y de eje.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Agregar un título al gráfico
1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga
clic en Título del gráfico.
3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico. 4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee y oprima ENTER. 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de
herramientas que desee usar.
Agregar títulos de eje
1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar títulos de eje. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje. 3. Siga alguno de estos procedimientos:
Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en Título de eje vertical primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee. 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de
herramientas que desee usar.
Nota: Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse, hacer clic en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.
Agregar etiquetas de datos
1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el área del gráfico.
Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar.
Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.
2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.
Nota: Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Quitar títulos o etiquetas de datos de un gráfico
3. Haga clic en el gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño,
Presentación y Formato.
4. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.
Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno.
Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.
Nota: Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.
Mostrar u ocultar una leyenda
Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su
ubicación después de crear el gráfico.
1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda. 3. Siga uno de estos procedimientos:
Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno o selecciónela y oprima SUPRIMIR.
Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.
Nota: Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se mueve y el área de trazado se ajusta automáticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el área de trazado no se ajustará automáticamente.
Mostrar u ocultar los ejes del gráfico o las cuadrículas
Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de los tipos de gráfico se muestran ejes principales, que
se pueden activar o desactivar según sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de
detalle que desee que muestren. En los gráficos 3D se muestra también un eje de profundidad.
Para facilitar la lectura de un gráfico, puede mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, horizontales
y verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a través del área
de trazado del gráfico.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Mostrar u ocultar los ejes principales
1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:
Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.
Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.
Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula
1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar líneas de cuadrícula. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula. 3. Haga lo siguiente:
Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, y, a continuación, haga clic en Ninguna.
Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.
Mover un gráfico o cambiar su tamaño
Puede mover un gráfico a cualquier punto de una hoja de cálculo o a otra hoja de cálculo nueva o
existente. También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor ajuste.
Mover un gráfico
Para mover un gráfico, haga clic en el borde del mismo y arrástrelo a la ubicación que desee.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Cambiar el tamaño de un gráfico
Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el
tamaño que desee.
En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y
Ancho de forma.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Práctica 5
Instrucciones
Crear un gráfico en la misma hoja en que se encuentran los datos.
1. Abra el archivo Reporte de Ventas.xlsx que modificó en la práctica 3. 2. Seleccione los datos del rango ”A3:D7” e inserte un gráfico de “Columna” 3. Agregue un título. 4. Elija la opción “Cambiar entre Filas y Columnas”, para comparar las cantidades por vendedor. 5. Elimine las líneas de división principales 6. Agregue etiqueta de Datos a la Vendedora “Florencia Fuentes” 7. Cambie el formato del área del gráfico, seleccionando relleno sólido y un color claro” 8. Guarde el archivo como “Gráfico de ventas.xls”
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
DISEÑO DE PÁGINA
Configurar Página
Antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel que contenga una gran cantidad
de datos o varios gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para obtener
resultados de aspecto profesional. En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los
datos del mismo modo que en la vista Normal. Sin embargo, también puede usar reglas para medir
el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar encabezados
y pies de página, establecer los márgenes para la impresión, mostrar u ocultar las líneas de
cuadrícula, mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas y especificar las opciones de
ajuste de escala.
Cuando termine de trabajar en la vista Diseño de página, puede volver a la vista Normal.
Aunque la vista Diseño de página es indispensable para preparar los datos para la impresión, debe
usar la Vista previa de salto de página para ajustar saltos de página y la Vista preliminar para ver
cómo quedarán los datos cuando se impriman.
Usar reglas en la vista Diseño de página
En la vista Diseño de página, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda
tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a
colocar objetos, así como a ver o editar los márgenes de página directamente en la hoja de
cálculo.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
De forma predeterminada, la regla muestra las unidades especificadas en la configuración regional
del Panel de control. Sin embargo, éstas se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o milímetros.
Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se pueden ocultar fácilmente.
Mostrar u ocultar las reglas
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página 2. En el grupo Mostrar u ocultar, desactive la casilla Regla para ocultar las reglas o active la casilla para
mostrarlas.
De la misma manera puede mostrar u ocultar los comandos Líneas de cuadrícula, Barra de
fórmulas y Títulos.
Cambiar la orientación de la página en la vista Diseño de página
1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar. 2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página . 3. En la ficha Diseño de Página, Grupo Configurar página, haga clic en Orientación y,
a continuación, en Vertical o en Horizontal.
Agregar o cambiar los encabezados y pies de página en la vista Diseño de página
1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar. 2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página y
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Siga uno de estos procedimientos:
Para agregar un encabezado o un pie de página, elija Haga clic para agregar encabezado en la parte superior de la página de hoja de cálculo o en Haga clic para agregar pie de página en la parte inferior de la página de hoja de cálculo y, a continuación, coloque el cursor en el cuadro izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página y escriba el texto.
Para cambiar el texto de un encabezado o un pie de página, haga clic en el cuadro de texto del encabezado o pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la página de hoja de cálculo respectivamente y, a continuación, seleccione el texto que desea cambiar.
1. Escriba el nuevo texto del encabezado o pie de página. 2. Haga clic en cualquier punto de la hoja.
Nota: También puede mostrar encabezados o pies de página en la vista Normal. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página. Excel muestra la vista Diseño de página y coloca el puntero dentro del cuadro de texto del encabezado en la parte superior de la página de hoja de cálculo.
Establecer los márgenes de la página en la vista Diseño de página
3. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar. 4. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en
Vista Diseño de página. 5. En la ficha Diseño de página, Grupo Configurar página,
haga clic en Márgenes y, a continuación, en Normal, Estrecho o Ancho.
Nota: Para obtener más opciones, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, en la ficha Márgenes, seleccione los tamaños de margen que desea usar.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
Para cambiar los márgenes con el ratón, siga uno de estos procedimientos:
Para cambiar los márgenes superior o inferior, haga clic en el borde superior o inferior del área de margen de la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas vertical, arrastre el margen hasta que alcance el tamaño que desee.
Si desea cambiar los márgenes derecho o izquierdo, haga clic en el borde derecho o izquierdo del área de margen en la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas horizontal, arrastre el margen hasta que alcance el tamaño que desee.
Nota: Los márgenes de encabezado y pie de página se ajustan automáticamente cuando se cambian los márgenes de página. También puede cambiar los márgenes del encabezado y el pie de página con el ratón. Haga clic dentro del área del encabezado o pie de página y, a continuación, haga clic en la regla hasta que aparezca la flecha de dos puntas. Arrastre el margen hasta que adquiera el tamaño que desea.
Mostrar u ocultar encabezados, pies de página y márgenes
Los encabezados, pies de página y márgenes se muestran de forma predeterminada en la vista
Diseño de página. Para ocultarlos cuando desee maximizar el área de trabajo, haga clic en
cualquier borde de la hoja de cálculo para mostrar u ocultar el espacio en blanco alrededor de las
celdas.
Mostrar, ocultar o imprimir líneas de cuadrícula, títulos de fila y encabezados de columna.
Las líneas de cuadrícula, los encabezados de fila y los encabezados de columna se muestran de
forma predeterminada en la vista Diseño de página, pero no se imprimen automáticamente.
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Opciones de la hoja, siga uno o varios de estos procedimientos:
Para mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, en Líneas de la cuadrícula, active o desactive la casilla Ver.
Para imprimir las líneas de cuadrícula, en Líneas de la cuadrícula, active la casilla Imprimir*.
Para mostrar u ocultar los encabezados de fila y columna, en Encabezados, active o desactive la casilla Ver.
Para imprimir los encabezados de fila y columna, en Encabezados, active la casilla Imprimir*.
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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD
EXCEL I 2007
* Estas opciones se podrán apreciar en la vista “Presentación Preliminar” o al imprimir el documento.
Seleccionar opciones de escala en la vista Diseño de página
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Ajustar área de impresión, siga uno de estos procedimientos:
Para reducir el ancho de la hoja de cálculo impresa para ajustarlo a un número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que desea en la lista Ancho.
Para disminuir el alto de la hoja de cálculo impresa para ajustarlo a un número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que desea en la lista Alto.
Para aumentar o disminuir la hoja de cálculo impresa a un porcentaje de su tamaño real, seleccione el porcentaje que desea en el cuadro Escala.
Opciones de impresión
Los libros y hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno a uno o varios al
mismo tiempo.
Área de Impresión
Si imprime con frecuencia imprime un rango o rangos de
celdas, puede definir un área de impresión (área de impresión:
uno o varios rangos de celdas que se designan para
imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo
completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión,
sólo se imprime dicha área.) que incluya sólo esa selección.
Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido
un área de impresión, sólo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de
impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja
de cálculo completa.
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EXCEL I 2007
Establecer Área de Impresión
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación,
haga clic en Establecer área de impresión.
Nota: El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el libro.
Borrar área de impresión
1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo. 2. Haga clic en Área de Impresión y seleccione "Borrar área de impresión"
Saltos de Página
Para imprimir el número exacto de páginas que desee, puede utilizar la opción Vista previa de
salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página
insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejan los
saltos de página que Excel aplicará automáticamente.
La Vista previa de salto de página es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios
(como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por
ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la
colocación automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los
que afecte la configuración de la impresora actual.
1. En la Ficha Vista, Grupo Vistas del Libro, haga clic en Vista previa de salto de página. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición.
Para insertar saltos de página “verticales” u “horizontales”, seleccione una fila o columna debajo o
a la derecha del lugar donde desee insertarlo, haga clic con el botón secundario del ratón y, a
continuación, haga clic en Insertar salto de página en el menú contextual.
Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista previa de salto de página.
Para quitar todos los saltos de página manuales, haga clic con el botón secundario del ratón en
cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Restablecer todos los saltos de
página en el menú contextual.
Nota: Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.
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EXCEL I 2007
Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.
Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.
Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.
3. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro.
4. Seleccione la opción Imprimir para definir las opciones de impresión.
Impresora
Elija el nombre de la impresora que utilizará para imprimir su documento, si en la lista
desplegable no se encuentra, podrá dar clic en el botón Buscar impresora.
Haga clic en Propiedades si desea cambiarlas (tamaño de papel, estilo de impresión,
copias, etc.)
Intervalo de páginas:
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EXCEL I 2007
Si desea imprimir todas las páginas de su hoja, seleccione Todas, o bien elija Páginas y
especifique las páginas que desea imprimir.
Imprimir:
Haga clic para imprimir la información que previamente seleccionó. Aunque en el libro
haya más información, ésta no será considerada.
Para imprimir toda la información del libro de trabajo, deberá seleccionar la opción Todo
el Libro.
Si desea imprimir la información que contienen determinadas hojas, selecciónelas
previamente y, haga clic en Hojas activas.
Si estableció un área de impresión, pero desea imprimir todo el libro, o las hojas activas,
haga clic en Omitir áreas de impresión.
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EXCEL I 2007
Copias
Especifique el número de copias que desee imprimir.
Si desea que su trabajo se imprima en el orden en que creó el documento, active la casilla
Intercalar. Sólo funciona cuando se imprimen varias copias.
Vista previa
Haga clic en este botón para abrir una vista previa de la hoja de cálculo antes de imprimirla
y seleccionar otras opciones de impresión, como la configuración de página.
Aceptar
Haga clic en este botón para enviar el documento a la impresora.
Cancelar
Haga clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo.
Repetir filas o columnas como títulos o etiquetas en cada página impresa
Si una hoja de cálculo produce varias páginas impresas, tal vez desee repetir filas o columnas
específicas como títulos o etiquetas en la parte superior o a la izquierda de cada página impresa.
Por ejemplo, puede repetir las filas 1 y 2 de cada página impresa si estas filas contienen etiquetas
que ayudan a entender los datos de la hoja de cálculo.
1. Seleccione la hoja de cálculo que desea imprimir. 2. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Imprimir títulos. 3. En la ficha Hoja, bajo Imprimir títulos, realice uno de estos procedimientos o ambos:
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EXCEL I 2007
En el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba la referencia de las filas que contienen los títulos de columna.
En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que contienen las etiquetas de fila.
También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo y seleccionar las filas o columnas de
título que desea repetir en la hoja de cálculo. Cuando termine de seleccionar las filas o columnas
de título, haga clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para regresar.
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EXCEL I 2007
Práctica 6
1. Abra el archivo personal.xlsx que guardó en la Unidad anterior.
2. Configúrelo para impresión con las siguientes características.
Página en “Horizontal”
Márgenes “Ancho”
Seleccione la información y establézcala como área de impresión
En el encabezado: agregue su nombre a la Derecha
En el pie de página: agregue el nombre del archivo a la izquierda y el número de página a la
derecha.
Inserte un salto de página horizontal a la mitad de la información
Configure para que al imprimir se repitan las filas 1:3 en el extremo superior (contienen el título y
los encabezados de la información).
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EXCEL I 2007
CONCLUSIÓN
Después de haber asistido a este curso, el participante está en posibilidades de trabajar en un libro
de Excel, organizar sus hojas y elaborar tareas que incluyan fórmulas con valores, referencias y
gráficos; darles una excelente presentación y en caso de que se encuentre con algún problema de
edición, podrá solucionarlo.
Es recomendable, sin embargo, que asista al siguiente nivel de Excel, para que pueda enriquecer
sus tareas, ya que dentro del contenido de ese curso se encuentra personalización de gráficos,
filtros, subtotales, tablas dinámicas, gráficos Smart Art. etc.
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EXCEL I 2007
GLOSARIO
Activar: La hoja que active determina las fichas que aparecen. Para activar una hoja, haga clic en
su etiqueta en el libro.
Área de impresión: Uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se
desea imprimir la hoja de cálculo completa.
Área del gráfico: Todo el gráfico junto con todos sus elementos.
Área de trazado: En un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos.
En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de
categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.
Barra de fórmulas: Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o
editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado
en la celda activa.
Botón Seleccionar todo: Rectángulo gris que se encuentra en la esquina superior izquierda de una
hoja de datos en el punto en que se encuentran los encabezados de fila y de columna. Este botón
se utiliza para seleccionar todas las celdas de una hoja de datos.
Celda activa: Celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo está
activa una celda a la vez. La celda activa tiene un borde grueso.
Controlador de relleno: Pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la
selección.
Eje: Línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de
medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal y
contener categorías.
Encabezado de columna: Área gris con números o letras situada en la parte superior de cada
columna. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar una columna completa.
Encabezado de fila: Área gris numerada situada a la izquierda de cada fila.
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EXCEL I 2007
Etiqueta de datos: Etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de
datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una
hoja de datos.
Fuente: Diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También
se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir
en diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.
Fuente estándar: Fuente de texto predeterminada para las hojas de cálculo. La fuente estándar
determina la fuente predeterminada para el estilo de celda normal.
Función: Fórmula escrita previamente que toma un valor o valores, realiza una operación y
devuelve un valor o valores.
Gráfico incrustado: Gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico
separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un
informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.
Hoja activa: Hoja de un libro en la que se está trabajando. El nombre de la etiqueta de la hoja
activa aparece en negrita.
Hoja de cálculo: Documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos.
Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre
en un libro.
Hoja de gráfico: Hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se
desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de
cálculo o un informe de tabla dinámica.
Leyenda: Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías
de un gráfico.
Libro de Excel: Un libro de Excel, es aquél que está integrado por una o más Hojas de Cálculo (255
máximo).
Nombre: Palabra o cadena de caracteres que representa el valor de una celda, un rango de celdas,
una fórmula o una constante. Use nombre fáciles de comprender, como Productos, para referirse
a rangos difíciles de entender, como Ventas (rango:C20:C30).
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EXCEL I 2007
Puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras,
columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los
marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.
Rango: Dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.
Referencia de celda: Conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por
ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.
Referencia relativa: En una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la
celda que contiene la fórmula y la de la celda a la que hace referencia. Si se copia la fórmula, la
referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa adopta la forma A1.
Saltos de página. Divide una hoja de cálculo en páginas independientes para su impresión. Excel
inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración
de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos de página
manuales que se hayan insertado.
Seleccionar: Resaltar una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo. Las celdas
seleccionadas se verán afectadas por el siguiente comando o acción.
Selección no adyacente: Selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace
selecciones no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas
constituyen una forma rectangular.
Serie de datos: Puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de
un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar
una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.
Tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar
un tema a un archivo mediante una selección única.