evaluación de los procedimientos del Área de proveeduría institucional del museo nacional de...
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UNIVERSIDAD MAGÍSTER
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TESIS PARA OPTAR AL GRADO DE MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN GERENCIA GENERAL
“EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL
ÁREA DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL DEL
MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA.”
LICDA. MARINET PIEDRA ESQUIVEL
MAYO, 2014
OBJETIVO GENERAL
Elaborar una guía de procedimientos que
ofrezca una mejoría en la eficiencia
administrativa del Área de Proveeduría
Institucional del Museo Nacional de Costa Rica,
con el fin de que se satisfagan las necesidades
de los usuarios en forma oportuna.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las fallas más frecuentes que existen en las solicitudes de compra presentadas ante la Proveeduría Institucional del Museo Nacional de Costa Rica, con el propósito de que se minimicen los errores para un proceso eficiente.
Estudiar el grado de satisfacción de los departamentos con respecto a las compras realizadas, para que se evidencien los factores que inciden entre lo solicitado, lo adquirido y lo que se requiere.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir de qué forma contribuye la Proveeduría Institucional a la mejoría en la ejecución presupuestaria del Museo Nacional de Costa Rica, con el fin de que se optimicen los recursos asignados para la adquisición de bienes o servicios.
Definir los componentes principales que requiere el estudio de mercado previo a la solicitud de compra de bienes y servicios, con el propósito de que los funcionarios de los departamentos solicitantes conozcan estos elementos.
Elaborar una guía de Procedimientos para que se mejore la eficiencia administrativa de la Proveeduría del Museo Nacional.
VARIABLES
Reducción de fallas
Grado de satisfacción
Relación entre solicitud, requerimiento y adquisición
Ejecución presupuestaria
Optimización de recursos
Bienes y Servicios
Estudio de mercado
Manual de Procedimientos
ALCANCES
Como resultado de esta investigación, se pretende dotar a los funcionarios de los Departamentos del Museo Nacional, de una herramienta informativa y guía sobre el procedimiento de inicio de compra, que les posibilite realizar eficaz y eficientemente las solicitudes de compra de bienes y servicios, y optimice el tiempo y recursos asignados, lo que permitirá contribuir a la satisfacción de sus necesidades y a la eficiencia y oportunidad de la contratación.
MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA
Es una institución pública sin fines de lucro,
adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud.
El museo se fundó el 4 de mayo de 1887
MISIÓN
“Protegemos el patrimonio cultural y natural para
el conocimiento, valoración y disfrute de las
presentes y futuras generaciones”.
PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
La Proveeduría Institucional del Museo Nacional
de Costa Rica, es la encargada de Proveer los
bienes y servicios requeridos por la Institución,
realizando procedimientos de contratación
administrativa, así como realizar los procesos de
almacenamiento y distribución de bienes y llevar
un inventario permanente de todos sus bienes.
MARCO METODOLÓGICO
Para efectos de esta investigación se realizará un análisis con base en la investigación descriptiva e investigación exploratoria.
Fuentes primarias: son las respuestas que brinden los funcionarios encargados de elaborar las solicitudes de compra y los funcionarios del Área de Proveeduría.
Fuentes secundarias: normativa que rige la materia de contratación administrativa, los expedientes de compras así como libros, tesis y otras bibliografías relacionadas.
MARCO METODOLÓGICO
Población: está conformada por diez funcionarios
de los Departamentos que se encargan de realizar
las solicitudes de compra y la Proveedora
Institucional.
En esta investigación se aplican tres instrumentos
técnicos de recolección de datos: la observación,
la entrevista y el cuestionario.
ANÁLISIS DE LO OBSERVADO
La observación posibilitó la recolección de datos e información, utilizando los sentidos para observar hechos y realidades presentes y a los funcionarios donde desarrolla normalmente sus actividades.
Pudo observarse que existe una profunda desinformación con respecto a los principios y conceptos propios de la contratación administrativa y en especial en la elaboración de solicitud de compra.
No se encuentra determinado el proceso de la decisión inicial de contratación administrativa, por lo que los funcionarios no observan claramente las directrices a seguir en dicho proceso y su importancia.
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 02. AÑOS SOLICITANDO COMPRAS INSTITUCIONALES
Fuente: Cuadro N°02.
10%
10%
20%60%
MENOS DE 1 AÑO
1 A 5 AÑOS
5 A 10 AÑOS
MÁS DE 10 AÑOS
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 03. CONOCIMIENTO DE LOS REQUISITOS PARA SOLICITUD DE
COMPRAS
Fuente: Cuadro N°03.
80%
0%
20%
SI CONOCE
NO CONOCE
NO SABE / NO RESPONDE
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 04. CANTIDAD DE SOLICITUDES DEVUELTAS POR FALLAS EN
EL PROCESO DE COMPRA, PERIODO 2013
Fuente: Cuadro N°04.
10%
60%
20%
10%
MENOS DE 5
5 A 10
10 A 15
MÁS DE 15
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 5. PRINCIPAL MOTIVO DE DEVOLUCION DE SOLICITUDES POR
FALLAS EN EL PROCESO
Fuente: Cuadro N°05.
40%
30%
10%
20%FALTA DE ESPECIFICACIONESFALTA DE DOCUMENTOS
FALTA DE FIRMAS
FALTA INFORMACION
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 7. PERIODICIDAD CON LA QUE SE REALIZAN ESTUDIOS DE
MERCADO PARA LA COMPRA DE UN BIEN O SERVICIO
Fuente: Cuadro N°07.
30%
60%
10%
SIEMPRE
ALGUNAS VECES
CASI NUNCA
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 08. CRITERIO UTILIZADO PARA DETERMINAR EL MONTO DE
CADA BIEN O SERVICIO A ADQUIRIR
Fuente: Cuadro N°08.
40%
50%
10%
PRESUPUESTO DISPONIBLE
FACTURAS PROFORMA
PRECIO HISTORICO DE SOLICITUDES
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 09. CONCORDANCIA Y RELACIÓN EN PRECIOS FINALES DE
COMPRA VERSUS PRECIOS ESTIMADOS INICIALMENTE
Fuente: Cuadro N°09.
50%
30%
20%
PRECIOS MAS ALTOS
PRECIOS SIMILARES
PRECIOS MAS BAJOS
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 11. GRADO DE SATISFACCIÓN POR LOS BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS POR EL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA
Fuente: Cuadro N°11.
0%
50%
30%
0%
20%
MUY SATISFECHO
SATISFECHO
INSATISFECHO
MUY INSATISFECHO
NO SABE / NO RESPONDE
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 12. FUNCIONARIOS OPINAN SI CONOCEN O NO LAS FUNCIONES
DE LA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
Fuente: Cuadro N°12.
60%
40%SI CONOCE
NO CONOCE
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 13. FUNCIONARIOS OPINAN SI CONOCEN O NO LAS
RESPONSABILIDADES DE SUS DEPARTAMENTOS EN EL PROCESO DE
COMPRAS
Fuente: Cuadro N°13.
70%
20%
10%
SI CONOCE
NO CONOCE
NO SABE / NO RESPONDE
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 14. FUNCIONARIOS OPINAN SI CONOCEN O NO DE LA
EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE LES GUÍE EN EL
PROCESO DE COMPRAS
Fuente: Cuadro N°14.
0%
40%
60%
SI CONOCE
NO CONOCE
NO SABE / NO RESPONDE
ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA
Existe un amplio marco legal que rigen el proceso de compras.
El mejoramiento continuo en los procedimientos de compra, se basa, en la coordinación interinstitucional, para que se facilite la implementación y ejecución de los objetivos.
Un departamento que no realiza estudios de mercado corre el riesgo de comprar a precios poco competitivos y que se deba adjudicar a empresas que no ofrecen bienes y servicios de calidad, malgastando así el dinero público.
Un análisis de mercado permite tener una idea en cuanto a los precios y las características de lo que se va a adquirir. Esto permite conocer si es posible comprar bienes que cumplan con los requisitos a los precios permitidos por el presupuesto.
CONCLUSIONES
REDUCCIÓN DE FALLAS: se identificó las principales fallas que causan las devoluciones en las solicitudes. Esto permite reducir los errores más comunes y mejorar la eficiencia en el proceso de las compras institucionales.
GRADO DE SATISFACCIÓN: el grado de satisfacción por parte de los departamentos muestra una gran disconformidad, ya que señalaron que en la mayoría de las ocasiones, lo que se compra resulta no ser útil en la consecución de los objetivos.
RELACIÓN ENTRE SOLICITUD, REQUERIMIENTO Y ADQUISICIÓN: existe una fuerte relación entre lo que inicialmente deseaban obtener por parte de la Proveeduría no coincide con lo brindado, dejando un claro escenario de que la misma falta de información aportada sobre lo verdaderamente requerido.
CONCLUSIONES
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA: una eficiente labor en las compras públicas refleja la real ejecución presupuestaria, el cumplimiento de los objetivos institucionales y por supuesto un merecido servicio a los ciudadanos.
OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS: al recibir solicitudes que no cumplen los requisitos, estas son devueltas al solicitante, mal utilizando los recursos institucionales. Por otra parte las solicitudes no incluyen las especificaciones suficientes para garantizar una compra adecuada, generan un desaprovechamiento mayor de los recursos públicos. La corrección de estos permitirá la optimización de recursos.
CONCLUSIONES
BIENES Y SERVICIOS: no están siendo considerados con el detalle que se debiese, ya que las descripciones aportadas son escuetas y dan el suficiente margen de error para que los proveedores oferten bienes y servicios “similares”, pero que lo descrito resultó ser muy genérico y al final resulta en un bien sin utilidad.
ESTUDIO DE MERCADO: pese a que un importante margen de los funcionarios consultados dicen realizar un estudio de mercado, lo analizado y observado, demuestra que tales estudios de mercado son escasamente realizados, imprecisos o inexistentes en la mayoría de solicitudes.
RECOMENDACIONES
REDUCCIÓN DE FALLAS: analizar los puntos de mejora señalados y reconocidos por los mismos funcionarios que cometen las fallas en las solicitudes, para así poder dar retroalimentación a los encargados de área sobre el error incurrido. Apegarse a los procedimientos establecidos para reducir considerablemente estos errores de forma y de fondo.
GRADO DE SATISFACCIÓN: establecer una revisión regular de los bienes y servicios adquiridos, para determinar la idoneidad de estos para con la consecución de sus objetivos. De manera que la valoración les permitirá conocer su grado de satisfacción y les ayudará en la toma de decisiones.
RELACIÓN ENTRE SOLICITUD, REQUERIMIENTO Y ADQUISICIÓN: es necesario fortalecer el conocimiento de las distintas unidades en la institución, sobre sus responsabilidades.
RECOMENDACIONES
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA: mejorar la planificación de los plazos de compra en cada departamento, para no tener durante el periodo presupuestal ciertos picos de solicitudes que no pueden ser subsanados en el plazo ideal y mal generar así la ejecución del presupuesto institucional.
OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS: establecer procesos de auditoría en donde se determine el cumplimiento o no de lo establecido.
BIENES Y SERVICIOS: es importante que cada departamento realice un estudio cuidadoso de cuáles son sus necesidades y de cuáles son los bienes y servicios adecuados que les permitan alcanzar sus objetivos.
RECOMENDACIONES
ESTUDIO DE MERCADO: establecer como requisito asertivo dentro de cada solicitud de compra, el estudio de mercado donde demuestre la existencia del bien o servicio solicitado, así como una valoración de estándares de calidad y la relación real entre lo presupuestado y los precios existentes en el mercado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: se recomienda implementar la propuesta de una guía de procedimientos que le permita a la Proveeduría Institucional y a las otras unidades a obtener procesos de compras eficientes y eficaces.
“PROPUESTA DE UNA GUÍA DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE
PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL DEL
MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA.”
PROPUESTA
Con el fin de minimizar la cantidad de solicitudes de
compra que son confeccionadas de manera errónea.
Como resultado de esta Propuesta, se podrá contar con
una herramienta que facilite la labor de adquisición de
bienes y servicios y que oriente a los funcionarios,
mediante el establecimiento de los cursos de acción a
seguir en el cumplimiento de sus funciones, a la vez que
los sensibilice con el proceso de inicio de la compra,
para que se sientan satisfechos e identificados con la
labor de la Proveeduría Institucional.
OBJETIVO GENERAL
Brindar una herramienta que facilite la labor de los
funcionarios involucrados en el desarrollo de los
procesos de contratación de bienes, a través de un
Manual que organice y sistematice la información
relevante del expediente de contratación,
optimizando el tiempo y los recursos asignados, para
el logro de eficiencia y oportunidad en la
contratación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir las acciones a realizar por parte de los diferentes Departamentos institucionales, que estandarice y ordene el desarrollo del inicio de los trámites de contratación administrativa, para procurar un proceso eficaz y eficiente.
Adelantar acciones previas al proceso de invitación, que permitan el mejor conocimiento y análisis de las condiciones, características y tendencias del mercado actual para la adquisición de un determinado bien o servicio, lo cual reduzca las fallas en la presentación de las solicitudes de bienes y servicios.
CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Importancia de las compras públicas
Funciones específicas de la proveeduría institucional
Responsabilidad de los departamentos en los procesos
de contratación administrativa
Plazos para presentación de solicitudes de compra
Errores en la solicitud de compra
LINEAMIENTOS PARA PRESENTAR LA
SOLICITUD DE COMPRA
Memorando de justificación de la solicitud
Formulario de solicitud de materiales o servicios
-Definición de requerimientos
-Responsable de la definición de los requerimientos
-Importancia de la definición de los requerimientos
- Forma de definición de los requerimientos
LINEAMIENTOS PARA PRESENTAR LA
SOLICITUD DE COMPRA
Estudio de mercado
-Ventajas de realizar un estudio de mercado
-Requisitos para llevar a cabo el estudio de mercado
Factura pro forma
Certificación de contenido presupuestario
IMPACTOS DE LA PROPUESTA
Tiene un impacto organizacional, como una herramienta que facilita el procedimiento de la decisión inicial de la contratación administrativa.
Es de suma importancia debido a que es necesario cumplir adecuadamente un proceso formal de compra, a fin de adquirir los diversos bienes y servicios de manera programada, organizada, coordinada, presupuestada y fiscalizada, con el propósito de lograr la mayor satisfacción de las necesidades y el bienestar de la colectividad.
VALOR DE LA PROPUESTA
CUADRO N° 18. VALOR DE LA PROPUESTA
DESCRIPCIÓN TOTAL EN COLONES TOTAL EN DÓLARES
Talleres iniciales sobre la implementación
y uso de la guía de procedimientos.
Duración 14 horas. 529.240 975,02
Talleres intermedios sobre la
implementación y uso de la guía de
procedimientos. Duración 12 horas. 453.634 835.73
Talleres finales sobre la implementación y
uso de la guía de procedimientos.
Duración 12 horas. 453.634 835.73
Total 1.436.509 2.646,48
Tipo de Cambio Venta 542.80. Referencia Banco Central del día10 de abril 2014.
Fuente: Elaboración propia