estudio de usabilidad sitio web mineduc

Informe final Mineduc / USAIDEstudio Usabilidad

‣ Estudio de usabilidad practicado a los Sitios Web del Ministerio de Educación con el apoyo de USAID.

‣ www.mineduc.gob.gt

‣ www.mineduc.edu.gt

http://www.mineduc.gob.gt


http://www.mineduc.edu.gt


‣ Antecedentes‣ Actividades realizadas

‣ FODA Plus‣ Encuestas Mineduc - Estudiantes

‣ Encuestas Mineduc - Maestros ‣ Encuestas Mineduc - Padres de familia

‣ Benchmarking

‣ Conclusiones‣ Recomendaciones

‣ Propuesta gráfica

Tabla de contenido

AntecedentesEn la actualidad la comunicación a través de Internet ha cobrado una participación significativa, pues el ahorro de tiempo, la eliminación de distancias y la facilidad de poder obtener servicios desde la comodidad del establecimiento de estudios, hogar o de la oficina, ha provocado la necesidad de las instituciones de estar presente en este medio.

Las características de Internet permiten combinar imágenes y texto con sonido y video, interactuar, lograr mayor permanencia del mensaje y reducir de costos, propiciando el incremento de su uso.

Se considera un medio estratégico, que el Mineduc ha utilizado desde hace algunos años para proveer a los usuarios del Sitio Web de información y servicios de forma eficiente, efectiva y oportuna.

Debido al avance tecnológico, el Mineduc ha realizado mejoras a sus Sitios Web constantemente a través de Innova y la UDI, sin dejar por un lado su permanente actualización.

Sencillez, claridad, precisión, oportunidad, utilidad, pertinencia, relevancia, eficacia, eficiencia y sitios 100% orientados al usuario, son algunas cualidades que todo sitio web tendría que garantizar sin excepción.

Por lo tanto, el Mineduc tiene la responsabilidad de garantizar que sus Sitios Web, incluidos la información y servicios que en él se ofrecen, cumplan con estándares de facilidad de uso (usabilidad).

Antecedentes

Actualmente, el portal web del Mineduc recibe un promedio de x,xxx visitas diarias de lunes a viernes y un promedio de x,xxx visitas diarias los fines de semana.

Debido a que es una herramienta importante de consulta para los usuarios de diferentes perfiles, brindando información y ahorrando tiempo; se hace necesario restructurarla con el fin de hacer que los visitantes tengan una mejor experiencia en su uso.

El nuevo Sitio Web debe ser más eficaz (menos complicado), más eficiente (más rápido) y brindar una mejor satisfacción de uso (más lealtad); buscando a través de la usabilidad, mejorar la calidad del portal web del Mineduc.

Antecedentes

Muchos sitios son difíciles de usar, porque al diseñarlos se cree que el usuario es “el usuario perfecto”, y que además su paciencia siempre es ilimitada.

Los cambios cuestan menos si se hacen en la etapa de desarrollo de un proyecto, por eso Shiftt previo a la fase de desarrollo gráfico del nuevo portal web realizó un Estudio de Usabilidad. Los resultados se presentan a continuación.

Antecedentes

‣ Establecimiento de antecedentes‣ Definición de Grupos objetivo‣ Desarrollo de Instrumentos de trabajo‣ Entrevistas a dependencias clave‣ Ejecución de Instrumentos de trabajo a Estudiantes‣ Ejecución de Instrumentos de trabajo a Maestros‣ Ejecución de Instrumentos de trabajo a Padres de familia‣ Tabulación e interpretación de datos‣ Presentación preliminar de datos‣ Desarrollo de Propuesta gráfica‣ Presentación final

Actividades realizadas

Sitios Web MineducFODA Plus

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES OPCIONES ESTRATÉGICAS FO

OPCIONES ESTRATÉGICAS DO

Usar las fortalezas para tomar ventaja de las

oportunidades

Superar las debilidades tomando ventaja de las

oportunidades

AMENAZAS OPCIONES ESTRATÉGICAS FA

OPCIONES ESTRATÉGICAS DA

Usar las fortalezas para evadir amenazas

Reducir las debilidades y evitar las amenazas

FACT

ORE

S EX

TERN

OS

FODA Plus

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

‣ Medio de referencia para la población.

‣ El Portal es localizado por los índices de búsqueda de la red.

‣ La información del Portal permite al visitante conocer a detalle sus consultas.

‣ Proporciona diferentes vías de establecer contacto con la Institución.

‣ Ventana de comunicación con los visitantes, independientemente de su perfil.

‣ Utilizar los servicios electrónicos para mejorar el servicio e incrementar la transparencia en el proceso de divulgación de información.

‣ Ofrecer a los visitantes la opción de realizar sus consultas y gestiones desde la comodidad de su establecimiento o casa.

FODA Plus

DEBILIDADES AMENAZAS

‣ El diseño no es lo suficientemente atractivo / simple como para mantener la atención del usuario.

‣ Las secciones del Portal no tienen un diseño uniforme.

‣ La estructura de los menús provoca confusión en los visitantes.

‣ Hay información publicada no listada en la estructura de contenido.

‣ Nuevas tecnologías.

‣ Cambios en procesos internos.

‣ Cambios Institucionales.

FODA Plus

ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO

‣ Rediseñar el Portal Web para brindar a los visitantes un mejor medio de interacción con la Institución.

‣ Tener un Portal Web caracterizado por su diseño simple y sencillo, sin “marca”, con una fácil navegabilidad; amigable para cualquier usuario que la utilice.

ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA

‣ Tener un plan de mantenimiento constante que actualice en Portal Web.

‣ Desarrollar un Portal Web en base a estándares y tendencias Web, respetando y enfocándose en la usabilidad y buenas prácticas de Internet.

FODA Plus

‣El experto en usabilidad J. Nielsen en su libro “Heuristic Evaluation”, recomienda no exeder en 5 personas la muestra para estudios de usabilidad. La evaluación de más personas no afecta significativamente los resultados.

‣Debido a su poder de convocatoria, el Mineduc estuvo a cargo de la logística para hacer el llamado a Estudiantes, Maestros y Padres de familia.

‣ Las evaluaciones se realizaron en un centro de estudios accesible para los encuestados (Instituto Nacional de Bachillerato en Computación).

Justificación de la muestra

Todos los grupos objetivo definidos evaluaron los Sitios Web del Mineduc en función de cuatro áreas básicas:

‣ Contenido.‣ Navegación.‣ Usabilidad.‣ Diseño.

Aspectos evaluados

Encuesta MineducEstudiantes

Metodología:

Cuantitativa.

Tipo de Estudio:

Exploratorio descriptivo.

Técnica de recolección de datos:

Encuestas presenciales.

Fecha de ejecución:

18 de noviembre 2008.

Población de estudio:

Hombres y mujeres de 13 años y más de edad que tengan acceso a Internet y visiten los Sitios Web del Mineduc.

Conectividad:

Enlace WiMax 512Kbps.

Informantes:

Estudiantes de nivel diversificado que puedan visitar los Sitios Web Mineduc y colaboren respondiendo la encuesta.

Total de entrevistas efectivas:

5 encuestados.

Instrumento de registro de datos: De acuerdo a los lineamientos y necesidades

del estudio, se desarrolló el instrumento a utilizar con base en los objetivos de la investigación. El mismo fue revisado y aprobado por directivos del Mineduc / USAID. El cuestionario estructurado se diseñó con 22 preguntas de diferentes tipos de respuestas: abiertas, dicótomas y de opción múltiple, así como de escala con el fin de obtener mayor información de la población de interés.

Síntesis metodológica

a

Género

Edad

RespuestaMasculino

Femenino

0% 100%

Total

Respuestas %3

2

60

40

5 100%

Respuesta18 - 24 años

25-34 años

0% 100%

Total

Respuestas %5

0

100

0

0 035 - 44 años

45 años en adelante 0 00 100%

Características de la muestra

‣ Establecimiento de antecedentes‣ Definición de Grupos objetivo‣ Desarrollo de Instrumentos de trabajo‣ Entrevistas a dependencias clave‣ Ejecución de Instrumentos de trabajo a Estudiantes‣ Ejecución de Instrumentos de trabajo a Maestros‣ Ejecución de Instrumentos de trabajo a Padres de familia‣ Tabulación e interpretación de datos‣ Presentación preliminar de datos‣ Desarrollo de Propuesta gráfica‣ Presentación final

Actividades solicitadas

‣ La totalidad de los estudiantes encuestados dijeron que nunca habían visitado los Sitios Web del Mineduc.

‣ Las secciones más consultadas durante el estudio fueron: Impresión de constancias docentes, Noticias, Dirección de Educación Extraescolar, Digeduca, respectivamente. Sin embargo, mencionan que sin importar la sección encuentran parcialmente la información que necesitan.

‣ Aunque el 80% de las respuestas indicó que la distribución de contenidos y enlaces dentro del portal son acertados, el 100% indica que no considera fácil ubicar la información,

‣ Ninguno de los participantes logró completar más del 30% de las actividades planteadas.

Principales hallazgos

‣ Los resultados sugieren que los estudiantes tienen una buena opinión sobre los aspectos evaluados (contenido, a usabilidad, navegación y diseño), sin embargo, los comentarios abiertos indican que, aunque de alguna manera están satisfechos con la información y servicios del portal, les gustaría una herramienta más rápida, amigable, con información actualizada y un mejor diseño.

‣ Posterior a la evaluación, se realizó una entrevista a cada uno de los participantes, en dónde expresaron estar satisfechos con los Sitios Web, sin embargo, esto contradice los resultados y observaciones.


‣ Algunos de los estudiantes que respondieron expresaron:

‣ “Pueden mejorar un poco su página”.

‣ “Es demasiado lento el Portal”.

‣ “En el portal web del MINEDUC tendría que poner más diseños visuales”.

‣ “Incluyan el registro de todos los centros educativos”.


Encuesta Mineduc

Maestros

Metodología:

Cuantitativa.

Tipo de Estudio:



Encuestas presenciales.




Hombres y mujeres de 18 años y más de edad que tengan acceso a Internet y laboren para el Mineduc en calidad de maestros.

Conectividad:

Enlace WiMax 512 Kbps.

Informantes:

Maestros convocados por parte del Mineduc

Total de encuestas efectivas:

4 encuestados.




a

Género

Edad

RespuestaMasculino

Femenino

0% 100%

Total

Respuestas %0

4

0

40

5 100%


25-34 años

0% 100%

Total

Respuestas %5

0

100

0

1 2535 - 44 años


4 100

5 100

0 0

4 100%

4 100%


‣ El 100% expresó que fue su primera visista a los Sitios Web del Mineduc.

‣ El 50% expresó que son buenos y que es fácil ubicar la información en los Sitios.

‣ La mayoría de maestros creen que los Sitios Web no ofrecen suficiente información, hacen falta servicios, que cuenta con una estructura difícil de navegar, que la lectura de contenidos es difícil,

‣ Los maestros consideran su experiencia al navegar, el diseño visual, la velocidad de despliegue y el valor informativo regular.


‣ Durante las actividades a realizar, 3 de los 4 maestros participantes, se dedicaron exclusivamente a leer los acuerdos ministeriales, no realizando las actividades de navegación, mostrando su desinterés a la actividad.

‣ Algunos de los maestros que respondieron expresaron:

‣ “Considero elemental actualizar los cambios que el MINEDUC haga en el campo diversificado para que el docente pueda estar debidamente informado a través del portal”.

‣ “Actualizar a docentes y directores de los establecimientos públicos de los cambios que se hagan de los pénsum de estudios a nivel diversificado, a través del portal”.


– “No queremos más servicios, queremos una guía para saber cómo trabajar mejor”.

– “Actualizar las informaciones y contenidos de los cambios curriculares, leyes, pensum, carreras, etc, a los involucrados en los mismos, para no crear expectativas y debacles entre padres, establecimientos y MINEDUC.”.

– “Que el portal sirva para informar sobre todos los cambios que realiza el MINEDUC, en especial los cambios sobre las carreras existentes y su reclasificación”


Encuesta Mineduc

Padres de familia

Metodología:

Cualitativa.

Tipo de Estudio:



Entrevistas presenciales.




Hombres y mujeres, padres de familia de 18 años y más de edad que tengan acceso a Internet.

Conectividad:

Enlace WiMax 512 Kbps.

Informantes:

Padres de familia convocados por el Mineduc.

Total de encuestas efectivas:

6 encuestas.




a

Género

Edad

RespuestaMasculino

Femenino

0% 100%

Total

Respuestas %0

4

0

40

5 100%


25-34 años

0% 100%

Total

Respuestas %5

0

100

0

1 2535 - 44 años


5 83

1 17

6 100%

0 0

5 831 17

6 100%


‣ El 83% de los padres manifestó que era su primera visita a los Sitios Web del Mineduc.

‣ La información consultada por los padres durante la actividad fue políticas educativas, sistema educativo, esadísticas educativas y enlaces de interés.

‣ El 67% de los padres considera buena la distribución de la información, así como no le dio valor a los medios auxiliares que utilizan los Sitios Web.

‣ El 67% considera que la estructura de los Sitios Web es clara y que el valor informativo es muy bueno.


‣ “Queremos encontrar temas sobre metodología de enseñanza-aprendizaje”.

‣ “Como padres de familia, nos cuesta entender los recursos”.

‣ “Queremos tener cualquier tipo de servicio que contribuya a informar a los usuarios”.


Benchmarking

Mineduc

“Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.”

Michael J. Spendolini

Definición de benchmarking

Participantes en benchmarking‣ Para determinar cuáles son los sitios de mayor incidencia en al categoría se

convocó a un grupo de expertos a distintas reuniones de trabajo para definir los Sitios Web de otras Administraciones Educativas en latinoamérica que puede considerarse como destacados respecto a otros.

‣ Los criterios tomados en cuenta para definir este listado fueron: diseño, contenido, navegación y tiempo de descarga.

‣ El grupo estuvo conformado por 8 expertos web en diferentes areas de la firma Shiftt. Las areas de experiencia de dichas personas son: Arquitectura de informacion, Desarrollo y programación, Desarrollo de contenido, Diseño Web, Logística y coordinación de proyectos, y Control de calidad y procesos.

‣ Se sostuvieron 5 reuniones de trabajo de hora y media cada una para evaluar a todas las Administraciones Educativas en latinoamérica, dando como resultado las que se mencionan a continuación.

‣ Tiempo‣ Tiempo de carga del sitio.

‣ Diseño‣ Presentación del contenido. ‣ Claridad de la información.‣ Diseño y creatividad conceptual (profesional y

acorde a la imagen).‣ Navegación

‣ Usabilidad.‣ Funcionalidad.‣ Inteligencia de los enlaces.‣ Despliegue amigable de menús.

‣ Contenido‣ Calidad, cantidad y utilidad de la información.‣ Información actualizada.‣ Estructura.

Estándares evaluados

Colombia Panamá Costa Rica Brasil

Paraguay Argentina México Chile

Instituciones evaluadas

www.mineduc.gob.gt



www.mineduc.edu.gt



Justificación de

Comparación

Para poder visualizar la brechas de forma más fácil se calculó un promedio aritmético simple de los resultados de cada aspecto analizado, para las instituciones evaluadas comparándose con los resultados promedio del Mineduc.

¿Cómo se midieron?

aa

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Otras Administraciones Educativas Mineduc GuatemalaSegundosPromedio

Tiempo de descarga

Pruebas realizadas en un enlace ADSL de 2Mbps durante horario de oficina en días hábiles. A menor tiempo de descarga, mayor puntuación.

aa

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

SIMPLICIDAD

LIMPIEZA

ORDEN

ATRACTIVO

ESTÉTICA VISUAL

CONSTANCIA

Otras Administraciones Educativas Mineduc Guatemala

Diseño

aa

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

LÓGICA

FACILIDAD

FUNCIONALIDAD Y USABILIDAD

BUSCADOR

BARRA DE NAVEGACIÓN

INTERACTIVIDAD


Navegación

aa

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

CALIDAD INFORMACIÓN

CANTIDAD INFORMACIÓN

UTILIDAD INFORMACIÓNINFORMACIÓN ACTUALIZADA

ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN


Contenido

aa

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

TIEMPO

DISEÑO

NAVEGACIÓN

CONTENIDO


Resultados

Resultados Posicionamiento

Motores de Búsqueda

1a. Posiciónmineduc.edu.gt

8a. Posiciónmineduc.gob.gt

1a. / 2a. Posiciónmineduc.gob.gt

8a. Posiciónmineduc.gob.gt

Posición alternamineduc.edu.gt

‣ En general, los usuarios no comprenden la diferencia entre los Sitios Web del Mineduc y no valoran positivamente tener que entrar a dos diferentes sitios.

‣ Se requiere de un conocimiento previo de los Sitios Web del Mineduc para su uso y aprovechamiento.

‣ En general, los Sitios Web del Mineduc no garantizan una experiencia de uso satisfactoria.

‣ No se especifica qué información es para cada uno de los perfiles; cuál es para el estudiaante o para otros grupos, lo que ocasiona confusión y patrones de navegación errónea.

‣ Inconsistencia gráfica e institucional. Múltiples páginas, aplicaciones y servicios presentan una identidad gráfica desigual. Esto impacta negativamente la percepción del usuario sobre la procedencia de la información.

Conclusiones

‣ La herramienta de búsqueda es muy útil, puede ubicarse en un mejor lugar.

‣ Lo relevante es el desempeño y la satisfacción del usuario al navegar en los Sitios Web, no la carga gráfica.

‣ La estructura principal de los Sitios Web puede ser mejorada, actualmente no se presentan de la forma adecuada, les hace falta claridad y sencillez.

‣ En general, el lenguaje que se utiliza es técnico y poco claro respecto al tipo de información que contiene cada opción, provocando dificultad en la asimilación.

‣ La percepción general de los usuarios es que el Mineduc tiene buenos Sitios Web pero que en material de organización de información y aspectos gráficos se puede mejorar.

Conclusiones

‣ El Mineduc puede orientar de mejor manera el contenido de su Sitio Web modificando el tono, manera y estructura en que se dirige a sus distintas audiencias.

‣ Los esfuerzos de administración y mantenimiento del portal web pueden ser mejor aprovechados al descentralizar las tareas de actualización.

‣ El Sitio Web www.mineduc.gob.gt es mejor apreciado gráficamente por los usuarios.

‣ El Sitio Web www.mineduc.edu.gt está mejor posicionado en los motores de búsqueda (Google).

‣ Los usuarios quieren una sola fuente de información.

Conclusiones





Se distribuyeron las recomendaciones en varios grupos para su mejor apreciación:

‣ Generales.‣ Contenido.‣ Navegación.‣ Usabilidad.‣ Diseño.‣ Técnicas.

Recomendaciones

‣ Desarrollar un único Sitio Web que agrupe toda la información del Mineduc, con estructura e imagen clara.

‣ Desarrollar una portada que de forma incluyente agrupe a todos los grupos objetivo del Mineduc.

‣ Reestructurar del Sitio Web por perfil de usuario.

‣ Reestructurar la información a modo de orientando el tono y manera al usuario según su perfil.

‣ Analizar detalladamente las estadísticas web para tomar las medidas necesarias en las secciones de más alto y bajo tráfico.

Generales

‣ Reubicar el módulo de búsqueda para promover su uso.

‣ Ofrecer distintas opciones para contenido (imprimir, enviar por email, compartir, redes sociales).

‣ Desarrollar módulos de contenido relativo para propiciar el incremento de tiempo de navegación en el Sitio Web.

‣ Establecer una red de administradores para actualizar contenido específico.

‣ Considerar un módulo principal en la portada del Sitio Web para incluir información por perfil y poder guiar de mejor manera a los usuarios.

Contenido

‣ Destacar los enlaces de ayuda, mapa del sitio, preguntas frecuentes.

‣ Tener una mejor herramienta de búsqueda (visible y con modo avanzado funcional).

‣ Incluir palabras clave por perfil en todas las páginas para facilitar el indexamiento de la información de los motores de búsqueda.

‣ Incluir árbol de navegación en todas las páginas para facilitar la navegación de los usuarios.

Navegación

‣ Reducir el número de imágenes dentro de todas las páginas e incluir en todas las que se utilicen texto alterno.

‣ Maquetar y validar el sitio con estándares web.

‣ Crear un único menú principal claro con nombres que dominen los usuarios según su perfil.

‣ Facilitar el contacto con la institución haciendo más accesible las formas de contacto y respondiendo todas las consultas.

Usabilidad

‣ Estandarizar el diseño del sitio en todas sus áreas, tanto informativas como funcionales, incluyendo documentos para descarga.

‣ Definir una paleta de color base y elegir un color complementario para cada una de las secciones para facilitar la ubicación de los usuarios.

‣ Desarrollar el nuevo Sitio Web para resolución 1024x768, para poder desplegar más información ordenada.

‣ Orientar el diseño hacia una linea grafica institucional clara permanente, orientada a futuro sin cambios.

Diseño

‣ Desarrollar el nuevo portal web utilizando Joomla debido a la flexibilidad de desarrollo que ofrece, costos reducidos para elevar el número de adminsitradores, amplia comunidad en linea para soporte, facilidad para integración de nueva funcionalidad, bajos costos de capacitación.

‣ Hacer énfasis en opciones de navegación para el usuario.

‣ Impelmentar más servicios en linea para maestros.

‣ Utilizar un conjunto de plantillas que permitan a los adminsitradores flexibilidad en la distribución del contenido.

‣ Incluir tecnología AJAX en el nuevo desarrollo.

Técnicas

Sitio Web MineducPropuesta gráfica

Gracias por su atención

estudio de usabilidad sitio web mineduc

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