especificaciÓn de requerimientos de software

ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE

SOFTWARE

MINISTERIO DE CULTURA

SISTEMA DE INFORMACIÓN

BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA

Código de proyecto: CO_233_BIBLIONAL

Autor(es): Mauricio Barbosa T. y Julio Guerrero D.

Fecha: Febrero 7 de 2013

Versión: 1.0

www.asesoftware.com

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ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Página 2

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

John Carlos Cárdenas

Asesor Administrador de Plataforma Tecnología BNC

CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Autor Revisor Descripción el cambio

0.0 Dic/12 Julio César

Guerrero D. Emisión.

0.1 Dic/12 Julio César

Guerrero D.

Se adiciona información referente a las

características del sistema.

0.2 Ene/08/2013 Mauricio

Barbosa T. Inclusión atributos de calidad.

0.3 Ene/15/2013 Julio César

Guerrero D. Características de usuarios


Guerrero D.

Se ajustan las funcionalidades para

alinearlo con la descomposición

funcional.


Guerrero D.

Se ajustan las funcionalidades y se

agregan algunas definiciones en el

diccionario de datos.

0.6 Ene/21/2013 Mauricio

Barbosa T.

Revisión y ajustes en introducción y

descripción general.


Guerrero D.

Se modifica el diagrama de

descomposición funcional


Guerrero D.

Ajuste a funcionalidades de acuerdo al

documento de visión y alcance

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Versión Fecha Autor Revisor Descripción el cambio


Guerrero D. Ajustes a diagramas y características.

0.10 Ene/30/2013

Julio César

Guerrero D. y

Mauricio

Barbosa T.

Ajustes de diagramas de contexto y

características.

0.11 Ene/31/2013

Julio César

Guerrero D. y

Mauricio

Barbosa T.

Ajustes según revisión del área de

calidad.

0.12 Feb/05/2013

Julio César

Guerrero D. y

Mauricio

Barbosa T.

Francisco

Sanabria

(Asesoftware).

John Carlos

Cárdenas

(BNC).

Ajustes según observaciones finales de los

stakeholders y área de calidad.

1.0 Feb/07/2013

Julio César

Guerrero D. y

Mauricio

Barbosa T.

Francisco

Sanabria

(Asesoftware).

John Carlos

Cárdenas

(BNC).

Versión revisada y aprobada por los

stakeholders.

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TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 7

1.1 Propósito ............................................................................................................................................. 8

1.2 Convenciones ...................................................................................................................................... 8

1.3 Audiencia y Sugerencias de Lectura ................................................................................................... 8

1.4 Referencias .......................................................................................................................................... 9

2 DESCRIPCIÓN GENERAL ............................................................................................................... 10

2.1 Perspectiva del Producto ................................................................................................................... 10

2.2 Características del Producto .............................................................................................................. 12

2.3 Clases de Usuarios y sus Características........................................................................................... 14

2.4 Restricciones de Diseño e Implementación. ..................................................................................... 15

2.5 Documentación de Usuario ............................................................................................................... 15

3 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ............................................................................................. 16

3.1 Gestión Misional ............................................................................................................................... 17

3.1.1 Gestión Técnica ........................................................................................................................... 18

3.1.1.1 Gestión de recuperación ....................................................................................................... 19

3.1.1.2 Gestión de catalogación ....................................................................................................... 20

3.1.1.3 Gestión de colecciones ......................................................................................................... 20

3.1.1.4 Gestión de conservación....................................................................................................... 21

3.1.1.5 Gestión de centro de documentación musical (CDM) ......................................................... 22

3.1.2 Gestión de Integración operativa ................................................................................................. 23

3.1.2.1 Gestión de materiales ........................................................................................................... 23

3.1.2.2 Gestión de novedades ........................................................................................................... 25

3.1.2.3 Gestión de instituciones con colecciones patrimoniales ...................................................... 25

3.1.2.4 Gestión de proveedores ........................................................................................................ 26

3.1.2.5 Gestión de biblioteca digital ................................................................................................. 27

3.1.2.6 Administración de consecutivos ........................................................................................... 27

3.1.3 Servicios ...................................................................................................................................... 28

3.1.3.1 Gestión de clientes y servicios ............................................................................................. 28

3.1.3.2 Gestión de instalaciones ....................................................................................................... 29

3.1.3.3 Gestión de eventos y capacitaciones .................................................................................... 29

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3.2 Gestión Administrativa ..................................................................................................................... 31

3.2.1 Administración ............................................................................................................................ 32

3.2.1.1 Gestión de proyectos ............................................................................................................ 32

3.2.1.2 Seguimiento de contratación ................................................................................................ 32

3.2.1.3 Seguimientos de presupuestos .............................................................................................. 32

3.2.1.4 Gestión de normograma ....................................................................................................... 32

3.2.1.5 Gestión de trámites y solicitudes .......................................................................................... 33

3.2.1.6 Gestión de correspondencia ................................................................................................. 33

3.2.1.7 Administración de archivo ................................................................................................... 33

3.2.2 Apoyo .......................................................................................................................................... 34

3.2.2.1 Gestión de personal .............................................................................................................. 34

3.2.2.2 Dotación y mantenimiento de mobiliario y equipos ............................................................ 34

3.2.2.3 Administración de almacén .................................................................................................. 35

3.2.2.4 Servicio de fotocopiado interno ........................................................................................... 35

3.2.2.5 Vigilancia y aseo .................................................................................................................. 35

3.3 Informes e Indicadores ...................................................................................................................... 36

3.3.1 Organizacionales .......................................................................................................................... 36

3.3.2 Técnicos ....................................................................................................................................... 36

3.4 Configuración Sistema ...................................................................................................................... 41

3.4.1 Administración de usuarios y control de acceso .......................................................................... 41

3.4.2 Configuración de parámetros y dominios .................................................................................... 41

3.4.3 Notificaciones y alertas ................................................................................................................ 41

3.4.4 Auditoría ...................................................................................................................................... 41

4 REQUERIMIENTOS DE INTERFACES EXTERNAS .................................................................. 42

4.1 Interfaces de Usuario ........................................................................................................................ 42

4.2 Interfaces de Hardware ..................................................................................................................... 42

4.3 Interfaces de Software....................................................................................................................... 42

4.4 Interfaces de Comunicación .............................................................................................................. 43

5 ATRIBUTOS DE CALIDAD .............................................................................................................. 44

5.1 Confiabilidad .................................................................................................................................... 45

5.2 Seguridad .......................................................................................................................................... 45

5.3 Portabilidad ....................................................................................................................................... 46

5.4 Soporte .............................................................................................................................................. 46

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5.5 Rendimiento ...................................................................................................................................... 47

5.6 Software ............................................................................................................................................ 47

5.7 Usabilidad ......................................................................................................................................... 48

6 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN ....................................................................................................... 51

ANEXO A. GLOSARIO DEL PROYECTO ........................................................................................ 52

ANEXO B. DICCIONARIO DE DATOS ............................................................................................. 55

ANEXO C. MODELOS DE ANÁLISIS ............................................................................................... 65

ANEXO D. LISTA DE PENDIENTES ................................................................................................. 68

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1 INTRODUCCIÓN

Este documento contiene la especificación de alto nivel de los requerimientos del sistema

de información de la BNC, identificados mediante la consolidación y validación de

información suministrada en las actividades de elicitación desarrolladas con los

funcionarios designados por la BNC.

En el capítulo 1, se define el propósito del sistema.

En el capítulo 2, se realiza una descripción general del sistema y sus características.

En el capítulo 3, se realiza una descripción de alto nivel de los requerimientos conforme a

las necesidades y características expresadas por los stakeholders.

En el capítulo 4, se describen las interfaces de software, hardware y comunicación con las

cuales se debe integrar el sistema información de la BNC.

En el capítulo 5, se describen los atributos de calidad, los cuales se enfocan en las

restricciones y condiciones que debe cumplir el sistema de información.

En los capítulos 6, se especifican los criterios de aceptación del sistema a implementar.

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1.1 Propósito

El propósito del documento es presentar y relacionar los requerimientos de alto nivel del

sistema de información de la BNC, conforme a lo acordado con los funcionarios de la

BNC participantes en la formulación de las necesidades y operaciones susceptibles de

sistematización. Los requerimientos aquí especificados proporcionan una perspectiva

global de los aspectos que harán parte del sistema de información de la BNC, y servirán de

base para su especificación más detallada en las fases posteriores del proyecto.

1.2 Convenciones

Para hacer referencia a numerales, diagramas, tablas, anexos o a otros documentos se utiliza

letra inclinada, así:

… Ver Documento de referencia.doc.

1.3 Audiencia y Sugerencias de Lectura

El presente documento está dirigido a:

Personas involucradas en la administración del proyecto y las involucradas en el

proceso de licitación del proyecto en sus fases posteriores.

Funcionarios del área de tecnología de la BNC quienes revisarán el documento y

coordinarán las actividades de las fases posteriores.

Coordinadores de las áreas técnicas y de apoyo de la BNC, quienes harán uso del

nuevo sistema de información de la BNC.

Analistas funcionales encargados de realizar la especificación más detallada de los

requerimientos del nuevo sistema.

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1.4 Referencias

La BNC ha proporcionado los siguientes documentos de referencia para al análisis de alto

nivel del sistema de información a desarrollar:

Ver DA_PROCESO_12-11-1197325_133001000_5465471.pdf: Contiene información

de las características de los procesos que se llevan a cabo dentro de la biblioteca.

Documentación de los procesos de la BNC: Guía de los procesos y formatos de registro

de información en la url http://www.mincultura.gov.co/?idcategoria=7267.

Ver Gobierno_en_Linea.zip: Con información relacionada con las políticas de

gobierno en línea.

Ver Norma Indicadores Rendimiento Bibliotecas Nacionales.docx.

Ver Sistema de indicadores.pdf: Sistema de indicadores de gestión para el control de

actividades, procesos, planes y proyectos.

http://www.mincultura.gov.co/?idcategoria=7267

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2 DESCRIPCIÓN GENERAL

A continuación se presentan las características del sistema de información con las cuales se

busca cubrir las necesidades de automatización, colaboración, integración y mejoramiento

en la ejecución de los procesos de la BNC.

2.1 Perspectiva del Producto

El sistema de información de la BNC nace de la posibilidad de tener en este organismo

cultural y patrimonial herramientas tecnológicas capaces de soportar las actividades

internas relacionadas con la adquisición, organización, preservación y divulgación del

patrimonio bibliográfico del país en cualquier soporte, así como la gestión de los procesos

administrativos y organizacionales de carácter misional.

Integrará las operaciones de las áreas técnicas y de apoyo, asimismo proveerá mecanismos

automatizados para el control y seguimiento de los procesos y recursos involucrados en la

gestión de materiales (bibliográficos y documentales), y los derivados de los servicios e

interacciones con el público en general (clientes, proveedores-autores/editores, e

instituciones con colecciones patrimoniales).

Reducirá el control manual que se lleva en cada uno de los procesos, esto soportado en la

conformación de un repositorio de información centralizado y actualizado, que se

alimentará mediante el registro de las operaciones realizadas por cada una de las áreas, y

del cual se podrán obtener informes estadísticos e indicadores de gestión y desempeño.

Por otra parte, se integrará con el sistema ILS y otros aplicativos especializados

complementarios para obtener información consolidada; requerida en la gestión operativa

de cada una de las áreas de la BNC.

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Figura 1. Diagrama de Contexto Sistema de Información BNC

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2.2 Características del Producto

El sistema de información de la BNC deberá cumplir con las siguientes características:

Gestión Misional: Conjunto de características que soportan las actividades y los

servicios que ofrece la biblioteca para el cumplimiento de sus objetivos misionales, esta

gestión se divide en gestión técnica, gestión de integración operativa y servicios:

o Gestión Técnica: Soportar la gestión de los procesos particulares (recuperación,

catalogación, organización, conservación) de cada área técnica de la BNC.

o Gestión de Integración Operativa: Soportar la gestión de las operaciones comunes

entre las áreas técnicas, y las interacciones con proveedores e instituciones afines

con la BNC.

o Servicios: Soportar la prestación de los servicios a los usuarios/clientes de la BNC,

gestionar y controlar eventos, capacitaciones, e instalaciones de la BNC.

Gestión Administrativa: Conjunto de características que soportan los aspectos

relacionados con la gestión administrativa y de apoyo:

o Administración: Soportar la gestión administrativa de la biblioteca relacionadas

con el seguimiento de proyectos organizacionales, cumplimiento de políticas,

asignación presupuestal y contrataciones.

o Apoyo: Soportar la gestión de suministros de la biblioteca, control de personal,

mantenimiento de equipos y el seguimiento a las actividades de vigilancia y aseo de

la BNC.

Generación de Informes e Indicadores: Soportar la generación de informes e

indicadores de gestión de las actividades realizadas por las áreas de la BNC (técnicas,

administrativa y de apoyo).

Configuración del Sistema: Proveer las opciones para la administración de usuarios y

control de acceso al sistema, mantenimiento de los parámetros del sistema, registro de

auditoría, y administración de notificaciones y alertas.

Interfaces con Sistemas Internos y Externos: Establecer la comunicación, interacción

y/o integración con sistemas internos y externos de la BNC.

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Teniendo en cuenta las anteriores características, el sistema de información de la BNC

estará conformado por las siguientes funcionalidades:

Figura 2. Diagrama de descomposición funcional sistema de información BNC

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2.3 Clases de Usuarios y sus Características

Las características de los usuarios del sistema de información de la BNC propuestos a

continuación, se especificarán en la fase de análisis detallado, y deberán cumplir con las

condiciones establecidas por Gobierno en Línea. Ver documentos anexos

Guia_de_Caracterizacion.pdf y Ficha_Caracterizacion.xlsx.

Se identifican las siguientes clases de usuarios que interactuarán con el sistema de

información de la BNC:

Administrador del sistema: Usuario encargado de mantener la configuración del

sistema, asimismo, administrar el control de acceso, en el que sus tareas principales

serán la gestión de usuarios, roles y permisos sobre las opciones/funcionalidades de los

módulos del sistema.

Coordinador de Área: Usuario (profesional líder de grupo) quien lidera alguna área

técnica de la BNC y que tendrá la responsabilidad de asignar las tareas de las

personas a cargo y hacer el seguimiento de dichas actividades.

Asistente de Área: Usuario responsable de recibir y hacer seguimiento a las

actividades del área y gestionar las solicitudes provenientes de otras áreas de la BNC

y/o entidades externas a la BNC.

Operador Técnico: Usuarios (profesionales, universitarios o contratistas) que realizan

las actividades propias de cada área y llevan el registro de dichas acciones.

Funcionario Externo: Usuarios (funcionarios de otras bibliotecas públicas) que

podrán utilizar o acceder a determinadas funcionalidades del sistema, en lo relativo a la

gestión de instituciones con colecciones patrimoniales.

Personal de apoyo: Usuarios (personal de planta o contratistas) que intervienen en las

actividades de mantenimiento, seguridad, y provisión de las instalaciones y equipos de

la BNC.

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2.4 Restricciones de Diseño e Implementación.

Dado que el presente documento establece las características de alto nivel del sistema de

información de la BNC, las restricciones de diseño e implementación se determinarán en la

fase de análisis detallado de la solución.

Sin embargo, de manera preliminar se proponen las siguientes:

RD01. Plataforma WEB.

RD02. IDE Desarrollo: Visual Studio .Net 2010.

RD03. Base de Datos SQL Server 2008.

RD04. .Net Framework 4.0.

RD05. Los reportes deben ser generados en Microsoft Excel Versión 97-2003 y PDF.

2.5 Documentación de Usuario

La documentación de usuario estará compuesta en primera instancia por los siguientes

entregables:

Manual de usuario.

Manual Técnico.

Cabe aclarar que las necesidades de documentación para los usuarios se determinarán en la

fase de análisis detallado.

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3 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

Las características descritas a continuación fueron obtenidas a partir de la formulación

preliminar realizada por los coordinadores de las áreas técnicas y de apoyo de la BNC. Ver

documento anexo Características Preliminares SI BNC.docx. Se plantean desde un enfoque

de alto nivel; cuyo propósito es identificar los grupos de funcionalidades que aglutinan las

operaciones particulares de cada proceso misional o administrativo a soportar con el

sistema de información de la BNC. Por tanto, de común acuerdo con la BNC y conforme a

la metodología utilizada en esta etapa para la especificación de los respectivos

requerimientos, no se incluyen casos de uso, puesto que éstos se utilizarán, de manera

opcional y según su conveniencia, en la fase de análisis detallado para elucidar algunas de

dichas operaciones.

Por otra parte, las características aquí indicadas son las que se considerarán como línea base

inicial del proyecto; de conformidad con lo estipulado en el Manual de Gobierno en Línea

en lo relativo a la caracterización de procesos, trámites y servicios. Sin embargo, son

susceptibles de verificación y complementación en la fase de análisis detallado.

A partir de la evaluación de la afinidad entre las características propuestas, el sistema de

información se compone por los siguientes módulos:

Gestión Misional. Contiene las características que soportan la operación e

interacción de las áreas técnicas en la gestión misional de la BNC.

Gestión Administrativa. Contiene las características que soportan la operación del

área administrativa y del área de apoyo de la BNC.

Informes e Indicadores. Contiene las características para la generación de informes e

indicadores para hacer seguimiento a la gestión técnica y organizacional de la BNC.

Configuración del Sistema. Contiene las características de parametrización y

administración del sistema.

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3.1 Gestión Misional

Figura 3. Diagrama de descomposición funcional Gestión Misional

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3.1.1 Gestión Técnica

Figura 4. Diagrama de descomposición funcional Gestión Técnica

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3.1.1.1 Gestión de recuperación

El sistema de información debe proporcionar las funciones para el registro, control y

seguimiento de las actividades de recuperación del patrimonio bibliográfico y documental.

o Gestión de recepción y control de publicaciones: Realizar el registro, control y

seguimiento de las actividades relacionadas con la recepción del material

bibliográfico y documental que ingresa al área Selección y Adquisiciones por el

programa de canje u otros mecanismos de adquisición diferentes al depósito legal

que generalmente requieren una revisión, evaluación y destinación (para la BNC u

otras instituciones). Debe contar con un módulo de ingreso individual y de carga

masiva de registros, actualización, borrado de registros, y elaboración de reportes.

Esta funcionalidad debe integrarse con el aplicativo de canje.

o Gestión para la adquisición de obras: Realizar los cruces automáticos de listados

de publicaciones ofrecidas a la BNC frente a los registros contenidos en el ILS,

identificar los títulos que ya están en la base de datos indicando la cantidad de

ejemplares existente, generar reportes de títulos existentes, faltantes, con un solo

ejemplar, permitir la actualización de la información de títulos no existentes en la

BNC con tareas de seguimiento manual (si está o no en la biblioteca) y permitir la

generación de dicha información en archivos en formato Excel. Debe estar

integrado al aplicativo de canje y comunicarse con gestión de materiales.

o Gestión de la asignación del ISSN: Realizar el registro, control y seguimiento de

la información y actividades involucradas en la asignación del ISSN. El sistema

debe integrar las actividades de asignación de ISSN con las actividades de

Procesos Técnicos (Catalogación).

o Gestión para el depósito de documentos digitales: Los usuarios/clientes de la

BNC podrán a través de la web (portal de la BNC) realizar el depósito de los

documentos digitales mediante el diligenciamiento de un formulario y la carga de

archivos. A partir de la información suministrada, este módulo deberá generar

comunicaciones a los usuarios con carácter legal y reportes al Grupo de Procesos

Técnicos. Asimismo, realizar la validación y aprobación de información, restringir

el acceso a través de claves y estar comunicado con el aplicativo Directorio de

Proveedores.

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3.1.1.2 Gestión de catalogación

El sistema debe permitir el registro, control y seguimiento de las actividades propias del

área de procesos técnicos encargada del proceso de catalogación de la BNC.

o Gestión del servicio de catalogación en la publicación: Realizar el registro,

control y seguimiento de solicitudes del servicio de catalogación en la publicación

requerido por los autores y editores. Debe también permitir la generación de la

ficha catalográfica en el formato prestablecido como resultado de la solicitud.

o Gestión de catalogación y preparación física de obras: Realizar el registro,

control y seguimiento de la información y actividades involucradas en la

catalogación y preparación física de obras. Debe soportar la gestión realizada por

los diferentes contratistas y personal de planta del área de Procesos Técnicos:

Recepción de recursos para catalogación.

Análisis y Catalogación.

Preparación Física.

Entrega de recursos.

o Gestión del depósito legal: Realizar el registro, control y seguimiento a la gestión

de las operaciones complementarias al proceso de catalogación soportadas en el

ILS y las relacionadas con la generación de recibos de depósito legal.

3.1.1.3 Gestión de colecciones

El sistema de información debe incluir las siguientes funcionalidades para el registro,

control y seguimiento de las colecciones de materiales de la BNC.

o Verificación de existencias físicas de materiales (Físico vs. ILS): Realizar el

registro, control y seguimiento de la información y actividades involucradas en la

identificación de inconsistencias y verificación del inventario del material

bibliográfico y documental presente en la BNC.

o Gestión para el control del espacio físico vs. ingreso de material: Realizar el

registro, control y seguimiento de la información y actividades involucradas con la

administración de la disponibilidad de espacios para albergar colecciones.

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o Gestión de proyectos para la conformación de colecciones digitales desde

fuentes externas (otras entidades o colecciones privadas): Realizar el registro,


recuperación y ciclo de atención para la conformación de colecciones digitales, en

el que intervienen los procesos de compras patrimoniales del área de Selección y

Adquisiciones. Por otra parte, realizar el registro de la organización y rediseño de

las colecciones mediante la biblioteca digital. Asimismo, debe permitir la conexión

con las bases de datos con colecciones digitales de entidades externas.

o Gestión de la investigación para la recuperación preservación y difusión del

patrimonio bibliográfico y documental: Realizar el registro y seguimiento de

las actividades relacionadas con la investigación sobre colecciones, identificando

sus alcances y limitaciones.

o Gestión para la conformación de catálogos: Registro y control de índices,

bibliografías y tesauros del material bibliográfico y documental. Proveer

herramientas de acceso y obtención ágil de información de materiales, tales como:

catálogos, índices, bibliografías y tesauros de las colecciones de la BNC.

3.1.1.4 Gestión de conservación

El sistema de información permitirá registrar y controlar las actividades relacionadas con

conservación de los materiales.

o Gestión de preservación preventiva: Realizar el registro, control y

seguimiento de las actividades preventivas para la preservación de materiales:

Diagnóstico y valoración técnica de colecciones.

Gestión y manejo de emergencias.

Visitas de inspección a reservas técnicas.

Limpieza de colecciones, saneamiento locativo, saneamiento

documental, desodorización locativa.

Control de condiciones medioambientales.

Análisis de laboratorio para apoyar procesos de conservación.

o Gestión para la conservación y/o rehabilitación de documentos o

colecciones: Realizar el registro, control y seguimiento de las actividades

realizadas en el ciclo de intervenciones sobre los materiales; desde el punto de

vista de la conservación del soporte y el entorno físico. Esta funcionalidad debe

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ser soportada por el sistema de información a través de una Historia Clínica de

conservación (Bitácora de intervenciones) que agrupe:

Registro y consulta de acciones preventivas y de laboratorio.

registro y control interno de documentos durante el período de

intervención y estadía en los talleres de conservación.

Diagnóstico de intervención.

Documentación de procesos: fotografía y documentación de procesos de

intervención, diseño y elaboración de unidades de almacenamiento

técnico documental.

o Gestión para el cambio de medio de soportes frágiles y/o representativos:

Realizar el registro, control y seguimiento de las operaciones del ciclo de

producción del cambio de medio (digitalización de textos, digitalización de

sonido, video, procesos de oxigenación audiovisual, microfilmación

electrónica).

3.1.1.5 Gestión de centro de documentación musical (CDM)

o Gestión de proyectos de documentación musical regional: Realizar el

registro, control y seguimiento de las actividades para el desarrollo de proyectos

de documentación regional. Debe permitir identificar los avances, la capacidad

institucional y el desarrollo de los procesos emprendidos en los proyectos de

documentación implementados.

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3.1.2 Gestión de Integración operativa

Figura 5. Diagrama de descomposición funcional Gestión de Integración Operativa

3.1.2.1 Gestión de materiales

El sistema debe permitir la administración de la circulación de los Materiales

(bibliográficos y documentales en sus diferentes soportes) al interior de la BNC y con

entidades externas.

o Ingreso de Material: Realizar el registro, control y seguimiento de la

información relacionada con el ingreso de material (complementaria ILS). Los

datos de ingreso requeridos son:

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Datos de registro del ingreso (fecha de entrada, responsable de la

recepción, responsable de la entrega, proveedor, entre otros).

Concepto (compra, canje, donación, depósito legal y depositarias [obras

de las Naciones Unidas que llegan a la BNC que sirve de depositaria de

las mismas]).

Registro historia y procedencia.

Clasificación temática del material

Valoración condiciones de entrada.

Clasificación tipo de formato y medio/soporte entregado.

Determinación estado de conservación.

Determinación aplicación de políticas de conservación en el tiempo.

Asignación de repositorio (físico o digital).

Asignación del ciclo de atención (intervenciones requeridas y delegadas

a las áreas técnicas).

Para esto, es necesaria la interacción o la asimilación de la información provista

por los aplicativos:

ILS.

Depósito Legal.

Reporte ISBN.

ISSN.

Canje y Divulgación.

Consecutivo para la clasificación de colecciones (signatura topográfica).

o Seguimiento a Reclamaciones de Depósito Legal: Realizar el registro, control

y seguimiento de la información y actividades relacionadas con el proceso de

reclamación de materiales. Debe incorporar el cargue de información

proporcionada por la Cámara Colombiana del Libro en relación con las

asignaciones del código ISBN, y permitir corroborar las existencias de las obras

en el catálogo de la BNC.

o Historias Clínicas: Realizar la consulta de las historias clínicas de los

Materiales, esta información proviene de las actividades que realizan los

funcionarios de la BNC para la conservación de materiales.

o Salida de Materiales: Realizar el registro, control y seguimiento de la salida de

Material (Incluye materiales producidos por la BNC) que se realizan a través de

canje o donaciones hacia otras instituciones (Instituciones con colecciones

patrimoniales, Bibliotecas Públicas).

o Declaración de Bienes Bibliográficos de Interés Patrimonial: Realizar el

registro, control y seguimiento de los materiales susceptibles de ser declarados

como de interés patrimonial. Asimismo, debe permitir realizar el registro,

control y seguimiento de las actividades relacionadas con este proceso.

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o Préstamo de Materiales: Realizar el registro, control y seguimiento de las

solicitudes de préstamo de material, para mantener la historia de préstamos,

establecer la disponibilidad de las colecciones e identificar los temas más

solicitados:

Interna: Solicitudes de materiales que se realizan de una área a otra en la

BNC.

Inter-institucionales: Solicitudes de intercambio o préstamo de

materiales que se realizan con instituciones (nacionales y extranjeras)

por fuera de la BNC.

En Sala: Solicitudes de materiales por parte de usuarios/clientes en las

instalaciones de la BNC.

3.1.2.2 Gestión de novedades

o Atención de Novedades. El sistema debe permitir el registro, control y

seguimiento de novedades y/o ajustes por instancia en el ciclo de atención,

actividades delegadas, ejecutadas y pendientes sobre los materiales por parte de

los funcionarios de las áreas técnicas involucradas. Indicando: Fecha de

asignación, área que reporta, área responsable, estado de la novedad/ajuste, y

fecha de terminación o cierre de la novedad/ajuste.

o Notificación de Novedades. Debe incorporar mecanismos de alerta y

notificación, para advertir y reportar, a los funcionarios involucrados, la

instancia de atención en la que se requiere su participación.

3.1.2.3 Gestión de instituciones con colecciones patrimoniales

Esta funcionalidad debe estar integrada al sistema de bibliotecas públicas y debe consolidar

el directorio de instituciones con colecciones patrimoniales en Colombia (actualmente se

hace en Excel). A cada institución incluida en el directorio de la BNC, se le permitirá el

diligenciamiento de un formulario en línea organizado por módulos con información de los

diferentes componentes de diagnóstico (recuperación, organización, conservación,

servicios). Por otra parte, debe contar con mecanismos de seguimiento tales como informes

de tabulación del diagnóstico y reportes estadísticos. Debe permitir:

o Identificación de Instituciones con Colecciones de Interés Patrimonial.

Registrar y consultar la información de identificación, contacto, ubicación y

características de instituciones con colecciones de interés patrimonial.

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o Gestión Red Patrimonial: Realizar el registro, control y seguimiento de las

acciones ejecutadas por parte de las áreas técnicas de la BNC con las entidades

patrimoniales (bitácora con el diligenciamiento de componentes de diagnóstico,

registro y seguimiento de acciones ejecutadas en las entidades patrimoniales por

las áreas misionales de la BNC). Asimismo, debe permitir realizar el registro,

control y seguimiento de la información y actividades involucradas en el

desarrollo de los programas y proyectos relacionados con la recuperación,

organización, conservación, custodia y difusión del patrimonio bibliográfico y

documental, y lo relacionado con las actividades de cooperación nacional e

internacional para el desarrollo de servicios que contribuyan al acceso y

divulgación del patrimonio bibliográfico y documental del país (gestión multi-

área)

3.1.2.4 Gestión de proveedores

El sistema debe permitir realizar el registro, control y seguimiento de la información y

actividades involucradas en la interacción con proveedores. Debe permitir:

o Identificación Proveedores de Materiales: Registro y consulta de información

de identificación, contacto, ubicación y características de proveedores

(Soportado en el aplicativo Directorio de Proveedores). El sistema debe

integrarse con el aplicativo “Directorio de proveedores” para obtener la

información básica para la identificación del mismo, de igual forma se debe

integrar la información con el sistema “Entidades Cooperantes de Canje”.

Implica la integración del Directorio de Proveedores con el Directorio de

Entidades Cooperantes de Canje (hay dos aplicativos hechos por el mismo

desarrollador, cada uno registra sus propios proveedores, la idea es que se

comuniquen estos dos directorios bajo una interfaz que tenga el módulo para el

directorio de entidades cooperantes y el módulo del directorio de proveedores) y

que esta información se relacione con la información de instituciones con

colecciones de interés patrimonial (Ver documento anexo INSTRUCTIVO

DIRECTORIO PROVEEDORES - USUARIO ADMINISTRADOR.doc).

o Gestión de Proveedores de Materiales: Control, registro y seguimiento de

solicitudes y de interacciones con proveedores (bitácora multi-área). Incluye la

gestión en la entrega y reclamación de materiales por parte de cada uno de los

proveedores por depósito legal, compra, donación o canje.

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3.1.2.5 Gestión de biblioteca digital

Realizar el registro, control, y seguimiento de las actividades de gestión operativa de la

biblioteca digital (incluye interacciones [ejecución y delegación de tareas] con las áreas

misionales de la biblioteca). Debe permitir:

o Gestión de Colecciones y Contenidos Digitales: Realizar el registro, control y

seguimiento de las operaciones del ciclo de producción de los objetos digitales.

Esta funcionalidad debe integrarse con el ILS para la obtención del catálogo

digital.

o Gestión de Preservación Digital: Realizar el registro, control y seguimiento de

la información y actividades involucradas con la preservación de los objetos

digitales; para mantener en el tiempo -a corto y largo plazo- la capacidad de

acceder y utilizar los objetos digitales, ya sean producto de la digitalización o

nacidos en formato digital. Requiere control sobre los metadatos, el objeto

digital, software (aplicaciones visoras, librerías de código, sistema operativo),

medios de almacenamiento, hardware para el control de la lectura en todo

momento (formato y especificaciones de medios, técnicas de fijación).

o Gestión de Servicios Digitales: Realizar el registro, control y seguimiento de la

información y actividades involucradas en la solicitud y prestación de los

diferentes servicios digitales (franja académica, servicio de préstamo y uso de

tecnología en el laboratorio de la BNC, servicio de referencia digital, servicio de

reproducción de recursos digitales, servicio de educación virtual e-learning,

servicio de referencia digital, tutorial) de la BNC.

3.1.2.6 Administración de consecutivos

El sistema de información debe disponer de las opciones para la generación y asignación de

los consecutivos para la gestión de diferentes operaciones (Correspondencia, Listas de

Entrega) realizadas por las áreas de la BNC.

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3.1.3 Servicios

Figura 6. Diagrama de descomposición funcional Servicios

3.1.3.1 Gestión de clientes y servicios

El sistema de información debe disponer de las opciones para realizar registro, control y

seguimiento de la información y actividades involucradas con clientes y servicios de la

BNC:

o Identificación Clientes: Registro y consulta de información de clientes actuales

y potenciales de la BNC. Incluye consolidación de datos: Identificación,

contacto, ubicación y características de usuarios/clientes.

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o Interacción Clientes y Servicios. Control, registro y seguimiento de

interacciones con clientes (bitácora de ejecución de órdenes de servicios y

evaluaciones de satisfacción multi-área.) El sistema debe permitir realizar el

seguimiento sobre los clientes que hacen uso de los servicios presenciales y

virtuales de la biblioteca a través del registro de información adicional al

sistema ILS. También debe presentar información de la prestación de servicios y

niveles de satisfacción de los usuarios y proporcionar información acerca de:

Uso de equipos.

Aula conectando sentidos.

Uso del catálogo colectivo (Opac).

Usabilidad de la página Web.

Préstamo en salas.

Formación de usuarios.

Servicios virtuales utilizados.

Servicios presenciales utilizados.

Acceso, uso y aprovechamiento de la información.

3.1.3.2 Gestión de instalaciones

El sistema debe permitir realizar el registro, control y seguimiento a las acciones de

mantenimiento del edificio de la BNC. Se debe registrar la información relacionada con el

diagnóstico e inventario de las necesidades teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

o Diagnóstico del estado del edificio.

o Foto-documentación del edificio.

o Inventario de necesidades de mantenimiento planta física.

o Inventario de dotación de seguridad industrial.

o Programación, reporte y seguimiento a las acciones de mantenimiento de la

dotación de seguridad industrial. (sistemas de incendios, sistemas de vigilancia

electrónica (pórticos, alarmas), ascensores, planta eléctrica, extintores, tanques

de agua, data-center, cámaras.

o Redes hidráulicas, eléctricas, cableado de voz y datos.

3.1.3.3 Gestión de eventos y capacitaciones

o Gestión en la Producción de la Programación Cultural (eventos y

capacitaciones) de la BNC: Realizar el registro, control y seguimiento de la

información y actividades involucradas en el proceso de gestión de la

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producción de la programación cultural, solicitudes, programación de espacios,

apoyos técnicos y logísticos, adecuación de infraestructura, planeación y

divulgación.

o Gestión de Reserva y Preparación de Espacios de la BNC: El sistema de

información debe permitir realizar la reserva y control de la disponibilidad de

las instalaciones de la BNC (auditorios, salas) por parte de usuarios tanto

internos como externos, y poder realizar las gestiones para la separación,

alquiler/préstamo de las mismas. Es necesario también que el sistema permita

registrar y consultar las novedades ocurridas en el evento o en el espacio físico y

en los equipos proporcionados para cada caso. De igual forma debe controlar

las acciones y/o requisitos para la preparación de dichas instalaciones:

Dispositivos de audio y video.

Personal técnico.

Personal de apoyo para emergencias.

Personal de apoyo logístico (aseo, vigilancia).

Mantenimiento y/o reparación de equipos.

o Gestión de Capacitaciones Técnicas: Realizar el registro, control y

seguimiento de la información y actividades involucradas en la ejecución de

programas de formación ofrecidos por las áreas técnicas de la BNC:

Gestión programas de formación en catalogación: Realizar el registro,


ejecución de programas de formación en catalogación. Debe permitir

consolidar datos de las capacitaciones por tema, usuarios que participan,

regiones cubiertas, etc. Esta información podrá ser consultada por

cualquier área de la BNC.

Gestión de actividades de formación en documentación musical:

Realizar el registro, control y seguimiento de las actividades de

participación en procesos de formación en documentación musical

mediante plataformas virtuales.

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3.2 Gestión Administrativa

Figura 7. Diagrama de descomposición funcional Gestión Administrativa

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3.2.1 Administración

3.2.1.1 Gestión de proyectos

El sistema debe permitir registrar, controlar y hacer seguimiento a los planes de acción en

materia de personal (planta y contratistas), insumos (físicos, tecnológicas, asesorías y

consultorías especializada, logísticos), y las relativas a las funciones y necesidades de las

áreas técnicas y de apoyo de la BNC. Por otra parte, permitir su priorización con el fin de

lograr una planeación coherente. Deberá tener una interacción con los sistemas de

información del Ministerio de Cultura y el DNP, y generar los correspondientes informes

de gestión de cada área técnica, así como el consolidado de la BNC con la periodicidad de

corte al día que se requiera.

3.2.1.2 Seguimiento de contratación

El sistema debe permitir realizar el seguimiento a las actividades de la gestión

precontractual en las que se incluyen estudios de precios en el mercado de los bienes a

contratar, la gestión de estudios previos o elaboración de términos de referencia. Asimismo,

debe permitir controlar el flujo de las acciones pertinentes entre las áreas de la BNC, la

administración y el Ministerio de Cultura. Por otra parte, debe realizar el registro, control

seguimiento de la gestión sobre los contratos controlando cronogramas de ejecución,

informes de gestión del contrato, pagos, altas de almacén, actas de liquidación.

3.2.1.3 Seguimientos de presupuestos

El sistema debe permitir registrar y hacer el seguimiento sobre la asignación de

presupuestos para las actividades de la BNC.

3.2.1.4 Gestión de normograma

El sistema debe permitir indizar, organizar, buscar, recuperar y vincular los

correspondientes archivos digitales de la normatividad pertinente con la gestión de la BNC.

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3.2.1.5 Gestión de trámites y solicitudes

El sistema debe permitir registrar, controlar, y hacer seguimiento de solicitudes o trámites

internos y externos de carácter administrativo e institucional (Ej. Atención a procesos

administrativos con el Ministerio de Cultura, atención a derechos de petición, entre otros).

Debe incluir la administración de actividades delegadas, ejecutadas y pendientes sobre

solicitudes o trámites por parte de los funcionarios de las áreas responsables de su atención.

Indicando: Fecha de asignación, área que reporta, área responsable, estado de la solicitud o

trámite, y fecha de terminación o cierre de cada caso.

El sistema debe incorporar mecanismos de alerta y notificación, para advertir y reportar, a

los funcionarios involucrados, la instancia de atención en la que se requiere su

participación.

3.2.1.6 Gestión de correspondencia

El sistema debe generar alertas sobre la asignación de responsables en la recepción de

correspondencia para la atención de los requerimientos y respectivos informes. Debe

interactuar con el aplicativo de correspondencia del Ministerio de Cultura para consultar la

información de correspondencia.

3.2.1.7 Administración de archivo

El sistema debe permitir el registro y control de las tablas de retención documental de las

áreas técnicas de la BNC. Asimismo, soportar la gestión realizada en el tiempo para la

entrega al Archivo Central del Ministerio de Cultura, así como el registro de las acciones

aplicadas sobre el documento como: microfilmación, digitalización o destrucción,

transferencia de archivos y administración del préstamo de carpetas de archivo.

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3.2.2 Apoyo

3.2.2.1 Gestión de personal

El sistema debe permitir el registro y control para la gestión de personal de la biblioteca en

los siguientes aspectos:

o Reporte de Novedades: Registro y seguimiento a las novedades laborales tales

como,

Vacaciones.

Licencias.

Horas extras.

Permisos.

Incapacidades.

o Planeación y Autorización de Vvacaciones: Seguimiento y control a los planes

y autorizaciones de vacaciones de los funcionarios de la BNC.

o Inventarios a Cargo del Personal de Planta: Registro y control sobre los

bienes asignados a cada área técnica o de apoyo de la BNC.

o Registro y Control de Viáticos y Tiquetes. Registrar y consultar la

información referente a viatico y tiquetes, dicha información debe ser enviada

al Ministerio de Cultura.

3.2.2.2 Dotación y mantenimiento de mobiliario y equipos

El sistema de información debe permitir registrar, controlar y hacer seguimiento a las

actividades de diagnóstico y mantenimiento del mobiliario y equipos de la BNC.

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3.2.2.3 Administración de almacén

El sistema debe comunicarse con los sistemas y aplicativos de control de almacén del área

Administrativa del Ministerio de Cultura para obtener información de inventario de

insumos.

El sistema debe generar alertas y permitir la priorización, control y seguimiento de las

necesidades y consumo de insumos de la BNC.

3.2.2.4 Servicio de fotocopiado interno

El sistema debe permitir llevar el control de las solicitudes y necesidades de fotocopiado de

las diferentes áreas de la Biblioteca Nacional (teniendo trazabilidad con cada una de ellas) y

tener gestión sobre la planificación del servicio, consumo de papel y demás suministros.

3.2.2.5 Vigilancia y aseo

El sistema debe permitir llevar el registro, control y seguimiento de planeación de personal,

cronogramas de turnos de vigilancia y aseo, novedades en el período de vigilancia,

novedades del proceso de aseo, cronograma de actividades del personal de aseo, cafetería y

mantenimiento de la BN, control de ingreso de personal (usuarios, visitantes).

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3.3 Informes e Indicadores

Los indicadores e informes listados a continuación son los propuestos de manera preliminar

por las áreas técnicas y de apoyo de la BNC. Por tanto, son susceptibles de verificación y

complementación en la fase de análisis detallado:

3.3.1 Organizacionales

El sistema debe generar los siguientes informes a nivel organizacional:

Avance de Metas.

Indicadores de rendimiento.

Informes de administración.

Informes de apoyo.

3.3.2 Técnicos

El sistema debe generar los siguientes informes de acuerdo a cada uno de los procesos de

la BNC:

o Informes de Servicios

Indicadores

Número de usuarios atendidos. Segmentación por edades y/o

profesiones/perfiles para saber qué consultan en la BNC.

Número de usuarios nuevos.

Visitantes página web de la BNC.

Comportamiento de los servicios prestados por la BNC.

Informes

Informe estadístico de servicios prestados tanto virtuales como

presenciales.

Estadísticas de los servicios prestados virtuales y presenciales por

perfiles de usuarios/clientes.

Informe de solicitudes de servicios presenciales y virtuales.

o Informes de Catalogación

Indicadores

Número de recursos de información catalogados.

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Número de unidades de información visitadas y regiones cubiertas.

Número de registros incluidos en el CCPBC.

Rendimiento operacional de catalogación.

Calidad de la catalogación.

Informes

Listados de entrega de material al área de colecciones (incluye

publicaciones seriadas).

Reportes estadísticos gestión del área.

Generación de estadísticas del depósito legal

Estadísticas de reportes de ISSN (asignados vs. efectivos)

Estadísticas de los servicios de catalogación en la publicación.

Informes estadísticos del CCPBC para su consulta externa (Registros

incluidos - Regiones cubiertas).

Informe de gestión en programas de formación en catalogación

(aplicación filtros: inscripciones por curso, capacitaciones por tema, tipo

de usuarios que participan, regiones cubiertas, etc.).

o Informes de Conservación

Indicadores

Cobertura y calidad en la gestión del diagnóstico.

Porcentaje de la colección en condiciones estables de conservación.

Impacto de la colección en condiciones estables de conservación.

Proporción del material intervenido correctivamente.

Impacto del volumen del material intervenido correctivamente.

Conservación y equipos de trabajo de apoyo.

Conservación y crecimiento de documentos y recursos.

Porcentaje de uso de la colección migrada a otro medio.

Impacto de la colección migrada a otro medio.

Cumplimiento de presupuesto de cambio de medio.

Proporción del material por cambio de medio.

Informes

Reporte de materiales en riesgo.

Reporte de materiales en proceso de conservación (en curso).

Reporte de materiales rehabilitados.

Reporte de actividades de conservación preventiva.

Reporte de materiales cambiados a otro medio, y susceptibles de cambio

de medio.

Reporte de acciones de asistencia técnica en conservación.

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Reporte de acciones de formación en conservación (usuarios internos y

externos).

Reporte de investigaciones adelantadas.

o Informes de Recuperación

Indicadores

Recuperación del Patrimonio Bibliográfico:

Compra nacional/internacional .

Canje nacional/internacional

Donación nacional/internacional.

Depósito Legal (requerido también por Procesos Técnicos).

Depósito de documentos digitales.

Asignación código ISSN.

Canje y divulgación nacional e internacional.

Indicadores por áreas técnicas para la Red de Patrimonio.

Informes

Reportes de seguimiento del depósito legal de materiales monográficos.

Reportes de seguimiento al depósito legal de ISSN.

Reportes de ofrecimientos de colecciones patrimoniales.

Reportes y estadísticas de canje de publicaciones y de divulgación a

bibliotecas públicas.

Reportes y estadísticas de colecciones recibidas por depósito digital.

Reportes del directorio de proveedores.

Reportes y estadísticas obras ofertadas y adquiridas.

o Informes de Biblioteca Digital

Indicadores

Cantidad de recursos bibliográficos digitalizados.

Cantidad de recursos digitales catalogados.

Cantidad de recursos digitales puestos en la página Web.

Cantidad de recursos interactivos producidos.

Cantidad de recursos interactivos descargados.

Cantidad de recursos bibliográficos digitalizados y catalogados que son

descargados por día.

Cantidad de usuarios que acceden a la Biblioteca Digital.

Cantidad de ingresos a enlaces de contenidos en la página web.

Cantidad de descargas de recursos digitales.

Tiempo de descarga de recursos digitales.

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Informes

Crecimiento anual de usuarios.

Personal capacitado a nivel nacional.

Estadísticas de usuarios que consultan los contenidos del Portal y los

recursos de la Biblioteca Digital.

Recursos digitales en servicio.

Registros integrados al catálogo.

Bibliotecas articuladas a la red.

o Informes de colecciones

Informes

Préstamos de materiales bibliográficos, hemerográficos y audiovisuales

por título.

Recursos y espacios disponibles para disposición de las colecciones

(incluye recursos digitales).

Volúmenes descartados por políticas de colecciones.

Inventario de Colecciones (Toma periódica de Colecciones).

Colecciones bibliográficas, hemerográficas, audiovisuales y

documentales identificadas, seleccionadas, caracterizadas,

digitalizadas e integradas al catálogo producto de investigaciones o

becas.

Reporte de obras para conservar.

Reporte de materiales almacenados.

Reporte de materiales pendientes de almacenamiento.

Reporte de materiales cruce existencia físicas vs. ILS.

Reporte de obras consultadas por tipo de material y título.

Reporte de capacidad de almacenamiento físico ocupada y disponible.

o Informes CDM

Informes

Informe estadístico de uso de materiales, documentos, auditorios y

servicios presenciales por perfiles de usuarios/clientes.

Documentos musicales modificados, seleccionados, caracterizados e

investigados editados y digitalizadas integrados al catálogo

(asociado con registros integrados al catálogo de la Biblioteca

Digital).

Cumplimiento de presupuesto levantamiento digital de partituras y

proceso investigativo.

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Revista A Contratiempo producidos, usuarios, descargas (asociado con

Recursos digitales en servicio de la Biblioteca Digital).

Cartografía de prácticas musicales, participación y uso.

Proyectos de gestión documental musical regional apoyados.

Programación cultural, desarrollo, difusión, impacto y gestión.

Documentos musicales repatriados (asociado con registros integrados al

catálogo).

Capacitación en documentación musical plataforma Moodle (asociado

con Personal capacitado a nivel nacional).

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3.4 Configuración Sistema

3.4.1 Administración de usuarios y control de acceso

El sistema debe permitir administración de los usuarios del sistema, asignación roles,

perfiles y niveles de acceso sobre los módulos y opciones del sistema de información. Esta

funcionalidad también debe proporcionar la creación y asignación del área a la que

pertenecen los usuarios.

3.4.2 Configuración de parámetros y dominios

El sistema debe permitir la configuración de variables del sistema (los parámetros del

sistema serán definidos en la fase de análisis detallado) y de dominios (valores permitidos

de variables).

3.4.3 Notificaciones y alertas

El sistema deberá generar las notificaciones y alertas sobre los siguientes eventos:

o Vencimiento de préstamo de materiales.

o Ingreso y salida de materiales de la BNC.

o Disponibilidad de Insumos.

o Disponibilidad de espacios.

3.4.4 Auditoría

El sistema debe permitir registrar y hacer seguimiento sobre las operaciones que realizan

los usuarios en el sistema. Se deben mantener Logs que permitan identificar las acciones

(consulta, modificación, eliminación) realizadas sobre la información del sistema por cada

uno de los usuarios habilitados.

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4 REQUERIMIENTOS DE INTERFACES EXTERNAS

4.1 Interfaces de Usuario

Se determinarán en la fase posterior de análisis detallado.

4.2 Interfaces de Hardware

No se identificaron requerimientos de interfaces de hardware.

4.3 Interfaces de Software

El sistema de información de la BNC requerirá la interacción con sistemas internos y

externos (obtención de información), mediante las siguientes interfaces:

IS-1. Interface con ILS Symphony para extracción de información (consulta,

generación, importación, revisión, exportación y carga del archivo MARC).

IS-2. Interface con el aplicativo de Canje y Divulgación: Extracción de información

para el proceso de canje y divulgación.

IS-3. Interface con Directorio de Proveedores y Directorio de Entidades Cooperantes:

Consulta de información de proveedores

IS-4. Interface con Depósito Legal: Consulta para el seguimiento y reporte de

indicadores del proceso de depósito legal.

IS-5. Interface con Bibliotecas Públicas: El objetivo de esta interface es compartir

desde y hacia las bibliotecas públicas.

IS-6. Interface con aplicativo ISSN: Se requiere para obtener información relacionada

con el proceso de asignación del código ISSN.

IS-7. Interface con Catalogación en la Publicación: Consulta de información

relacionadas a este trámite.

IS-8. Interface con portales de la entidad (BNC / RNBP). Los portales deben consumir

información del sistema, tal como indicadores y cifras importantes que necesiten ser

publicadas.

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IS-9. Interface con SINIC. Sistema nacional de información cultural del Ministerio de

Cultura. Este deberá poder consumir información del sistema, relacionada con

Bibliotecas.

IS-10. Interface con sistemas de otras entidades estatales - (DANE, Cámara del Libro -

DIAN - Gobierno en línea, Dirección Nacional de Derechos de Autor): Estas entidades

o sistemas podrán consultar información del sistema de la BNC.

4.4 Interfaces de Comunicación

El sistema de información de la BNC mediante configuración realizada en el componente

de Administración de Notificaciones y Alertas permitirá la generación de correos

electrónicos a funcionarios para reportar:

IC-1. Novedades en la gestión de materiales.

IC-2. Asignación de tareas.

IC-3. Aviso de solicitud de intervención en el ciclo de atención de aspectos en la

gestión operativa.

IC-4. Estado de tareas.

IC-5. Caducidad de acciones pendientes.

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5 ATRIBUTOS DE CALIDAD

Teniendo en cuenta que el alcance de este documento es de alto nivel, la determinación de

la arquitectura se establecerá en las fases posteriores de análisis detallado y diseño de la

solución. Sin embargo, de manera preliminar la arquitectura general propuesta debe cubrir

las siguientes capas:

Capa Presentación o Web: Capa que gestiona las respuestas a las solicitudes

resultantes de las interacciones de los usuarios. Asimismo, está conformada por

páginas (formularios web) para el despliegue de la información proveniente del

sistema a los usuarios, que opcionalmente incluirán funciones JavaScript para la

validación básica de los datos ingresados.

Capa del Negocio/Servicios: Capa que maneja la lógica del negocio de la

aplicación, consistente en la implementación de validaciones del cumplimiento de

reglas del negocio, generación de acciones adicionales que se deben ejecutar como

respuesta a un evento, y el cálculo de valores.

Capa de Datos/Persistencia: Capa que gestiona el acceso a los objetos de datos y la

obtención de información almacenada en la base de datos.

Figura 8. Diagrama de arquitectura de capas.

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Con base en la información suministrada en el documento anexo

RGC_13_Requerimientos_tecnicos_del_cliente.xls y los establecidos por la BNC, el

sistema de información deberá cumplir los siguientes atributos de calidad:

5.1 Confiabilidad

NF01. Recuperación a fallos (servidores, comunicaciones):

El tiempo de recuperación no deberá pasar de un día (24 horas) en el peor de los

casos. Para ello es indispensable tener backups actualizados: copias de los fuentes,

copia de la configuración del servidor, BD, etc. El sistema debe poderse restablecer

en otros entornos tecnológicos a la mayor brevedad (opción de máquina virtual).

A nivel de máquina, el sistema debe estar virtualizado y debe poder recuperarse en

máximo un día (24 horas).

Si es problema de comunicaciones, depende del proveedor y del tipo de problema;

aunque no debería superar 6 horas.

Si es problema de la falla del chasis de la VM, podría tardar máximo 2 días.

5.2 Seguridad

NF02. Control de acceso:

El sistema no debe permitir acceso a información restringida por usuarios no

permitidos. El ingreso y la autenticación de usuarios en el sistema de información

deben estar supeditados al sistema de seguridad y control de usuarios establecido

por la BNC.

El sistema se debe concebirse con suficientes mecanismos de seguridad que impidan

la vulnerabilidad de los datos y garanticen la integridad de la información (BD y

aplicativos).

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5.3 Portabilidad

NF03. Plataforma:

Inicialmente se utilizaría un motor de base de datos SQLServer, aunque se prevé la

posibilidad de que se migre a Oracle o DB2. Los servidores de aplicaciones y

plataformas estarán por el momento sobre Windows Server.

5.4 Soporte

NF04. Entrega, instalación y publicación:

El proveedor de la solución deberá acompañar el proceso de instalación del

aplicativo, tanto en el ambiente de pruebas como en el ambiente de producción, y

realizar las pruebas necesarias que garanticen el correcto despliegue y

funcionamiento del aplicativo.

Antes de iniciar algún proceso de instalación deberá concertarse con los

responsables de la plataforma de la BNC, un plan de instalaciones y pruebas.

El servidor donde se instalará el sistema debe hacer parte de la plataforma

tecnológica de la BNC.

NF05. Mantenimiento:

El sistema debe tener un Log que permita realizar seguimiento de errores y

excepciones.

NF06. Conectividad:

El sistema debe permitir interfaces con sistemas internos y externos. Ver numeral

4.3 Interfaces de Software.

NF07. Compatibilidad:

El sistema debe ser compatible con las características indicadas en el documento

anexo RGC_13_Requerimientos_tecnicos_del_cliente.xls pestaña- Características

Plataforma.

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5.5 Rendimiento

NF08. Disponibilidad:

La disponibilidad del sistema debe ser 7x24/365.

La disponibilidad de la plataforma (servidores, comunicaciones) debe ser 7x24/365.

NF09. Velocidad y Eficiencia:

El sistema debe ser lo suficientemente ágil para garantizar que el despliegue entre

pantallas sea corto, de tal forma que los usuarios no tengan que incurrir en tiempos

muertos.

Una vez el sistema este en sus fases iniciales se determinará una línea base de

proyección. Como referencia se propone:

El tiempo promedio de movimiento entre pantallas debe ser de 5

segundos.

El tiempo máximo de movimiento entre pantallas debe ser de 20

segundos.

NF10. Uso de recursos:

El uso de la memoria del servidor no debería exceder el 50% de la memoria

disponible.

NF11. Capacidad:

El sistema debe soportar máximo 40 usuarios concurrentes.

5.6 Software

NF12. Lenguajes de programación:

El sistema debe ser desarrollado en .Net y se deben utilizar hojas de estilos y

javascripts.

NF13. Estándar de Desarrollo:

Se debe aplicar el estándar para desarrollo y documentación de código de

aplicaciones empresariales .Net.

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Deberá implementarse conforme a las condiciones de la plataforma dispuesta por la

BNC.

NF14. Servidor Web y de Aplicaciones:

WINDOWS SERVER 2008 STANDARD SP2 32bits.

IIS.

NF15. Navegadores:

El aplicativo deberá ser web enable y accesible al menos mediante los navegadores

de Internet, Microsoft Internet Explorer 9x, 8x, 7.x, 6.x, Mozilla Fire Fox 4.x o

superiores en ambos casos, y Google Chrome.

NF16. Base de Datos:

La base de datos debe ser SQL SERVER 2008, y / u Oracle según se establezca en

la etapa de análisis detallado y diseño del proyecto.

NF17. Estándares:

La BNC y el proveedor del sistema de información deben acordar el estándar de

desarrollo a utilizar.

5.7 Usabilidad

NF18. Facilidad de uso:

Personalización interfaz gráfica. Es importante que la capa de presentación esté

separada de la lógica con el fin de permitir cambios de interfaz sin afectar la

funcionalidad y lógica del negocio. Todas las pantallas del sistema deberán ser

diseñadas y desarrolladas para que el usuario comprenda el funcionamiento.

Además, tanto la interfaz gráfica como los mensajes de éxito, errores, alertas, entre

otros, tener una apariencia estándar, siguiendo los lineamientos gráficos entregados

por BNC.

Estéticamente amigable y legible (según especificaciones acordadas en el diseño).

Las listas de valores seleccionables deben estar ordenadas alfabéticamente de forma

ascendente.

Se deben proveer mecanismos para facilitar la obtención de información mediante

criterios de búsqueda.

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Se deben proveer calendarios para selección de fechas.

La información incluida en listados resultantes de las consultas se debe mostrar de

manera ordenada.

NF19. Accesibilidad:

El acceso de usuarios debe estar supeditado a los procesos de autenticación

provistos por el sistema de seguridad establecido por la BNC.

El usuario debe poder ingresar al sitio en un sólo paso de autenticación.

El sistema debe ser accesible por Internet vía WEB.

NF20. Estéticos:

Páginas basadas en formularios.

La resolución para la que se diseña es 1024x768.

Los iconos que se van a usar en toda la aplicación o por tipos de pantalla

(configuración, consulta, reportes) estarán en concordancia con las especificaciones

definidas por la BNC. Adicionalmente, se deben utilizar hojas de estilo para

mantener los estándares establecidos dentro de la plataforma del portal de la BNC.

Debe mantenerse consistencia o uniformidad en fuentes, tamaños, colores,

alineación, mayúsculas y minúsculas en los campos que se van a usar en todas las

pantallas de la aplicación o en todos los reportes de la aplicación. Esto se

determinará en la fase de diseño y la propuesta resultante deberá ser avalada por la

BNC.

Se deben utilizar títulos descriptivos y cortos por cada página o formulario. El uso

de mayúsculas y minúsculas en los títulos, en las etiquetas, en las columnas de las

tablas, etc. se determinará en la fase de diseño.

NF21. Mensajes:

Se deben tipificar los errores (advertencia, error, información), asignar códigos y

definir mensajes descriptivos para un usuario final. La definición de las áreas de

errores en la pantalla para mostrar los mensajes se determinará en la fase de diseño.

NF22. Navegación:

El usuario nunca debe llegar a un sitio sin salida; siempre debe haber opciones de

navegación a otros puntos o de cierre normal de la aplicación.

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Debe mantenerse coherencia y consistencia en la navegación de toda la aplicación:

usar las mismas opciones de navegación en todas las pantallas de la aplicación o

tener las opciones de navegación tipificadas por tipos de pantalla (de consulta, de

inserción y modificación, de eliminación).

NF23. Documentación de apoyo:

Se debe contar con documentación actualizada (manual técnico y de usuario) con la

última versión de la herramienta.

NF24. Lenguaje:

La aplicación se desarrollará para idioma Castellano. Los formatos deben ser los

estándares del país (Colombia).

Se debe usar un lenguaje familiar para el usuario (se tomará como referencia los

términos que están en el glosario).

Se deben usar los mismos términos en toda la aplicación (consistencia).

NF25. Ayuda en línea:

El sistema debe contar con opciones de apoyo para indicar el correcto

diligenciamiento de formularios (utilización de tooltips).

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6 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

El sistema para ser aceptado debe cumplir con los siguientes aspectos:

Se ha verificado la adherencia del sistema de información a las especificaciones del

análisis y diseño aprobados a través de los casos de prueba establecidos.

Los casos de prueba establecidos fueron ejecutados en su totalidad. Se da por suficiente

contar con un caso de prueba por funcionalidad.

El sistema de información se da por aceptado si se supera el plazo estipulado en el

cronograma para realizar pruebas de aceptación y los responsables de ejecutarlas no las

han concluido.

Se ha verificado el cumplimiento del nivel de calidad del sistema de información, de

acuerdo con los márgenes de aceptación establecidos en las métricas y obtenido

mediante los indicadores acordados.

De común acuerdo, los defectos detectados han sido cerrados o ha sido postergada su

solución y cierre.

Se cuenta con un acuerdo de solución para cada uno de defectos detectados.

Se ha verificado el cumplimiento de los aspectos incluidos en el plan de pruebas.

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ANEXO A. GLOSARIO DEL PROYECTO

Administración: Área encargada de las actividades administrativas de la biblioteca

(Contrataciones, Asignación de presupuestos, Control de personal, Seguridad, entre

otras).

Biblioteca Digital: Dependencia encargada de la coordinación de las actividades

relacionadas con el manejo del material bibliográfico y documental en soporte

digital.

BNC: Acrónimo para Biblioteca Nacional de Colombia.

CCPBC. Acrónimo de Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico

Colombiano.

CDM: Acrónimo para el área Centro de Documentación Musical, encargada de

compilar, proteger y difundir el patrimonio documental musical colombiano y

proyectar, planear y gestionar todas las actividades, proyectos y procesos en el país

y el extranjero que conduzcan al cumplimiento de esta misión.

Cliente: Persona que accede a los servicios presenciales y virtuales que ofrece la

BNC.

Colecciones: Área de la BNC encargada de administrar el almacenamiento y

circulación de los Materiales.

Conservación: Área encargada de las actividades encaminadas a la preservación de

los Materiales.

DBA: Persona responsable del diseño y mantenimiento de bases de datos, y de la

evaluación, selección e implementación del sistema administrador de bases de datos

(Ej. MySQL, SQL Server, Oracle).

DNP: Departamento Nacional de Planeación

ILS: Acrónimo de Integrated Library System. Cuya primera versión se denomina

Unicornio y la más reciente se conoce como Simphony.

ISSN: Acrónimo de International Standard Serial Number -Número Internacional

Normalizado de Publicaciones Seriadas-.

MARC: Acrónimo de Machine Readable Cataloging o Catalogación legible por

máquina. Formato bibliográfico.

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Material: Recurso de información en cualquier formato análogo o digital

custodiado por la BNC en cualquier soporte.

Mincultura: Ministerio de cultura de la republica de Colombia.

Normograma: Herramienta que permite a las entidades públicas y privadas

delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto

misional. El normograma contiene las normas externas como leyes, decretos,

acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la entidad y las normas

internas como reglamentos, estatutos, manuales y, en general, todos los actos

administrativos de interés para la entidad que permiten identificar las competencias,

responsabilidades y funciones de las dependencias de la organización”. Fuente:

WIKIPEDIA.

PQR: Es el aplicativo de preguntas, quejas y reclamos del Ministerio de Cultura.

Procesos Técnicos: Área de la BNC encargada de la catalogación y organización de

materiales.

Proveedor: Persona o entidad que proporciona material a la biblioteca.

Publicación seriada: Título de prensa que aparece con regularidad. Fuente:

WIKIPEDIA. Recurso de información que se hace en entregas sucesivas y que por

lo general se piensa publicar indefinidamente. Normalmente va numerada y/o lleva

designación cronológica. Son publicaciones seriadas: revistas, periódicos, boletines,

publicaciones anuales (informes, anuarios, directorios, etc.), memorias de

sociedades, actas de congresos periódicos, transacciones, etc.

RNBP: Acrónimo de Red Nacional de Bibliotecas Públicas.

Selección y Adquisiciones: Área encargada de realizar todas las actividades

relacionadas con la adquisición, compra o donación de material.

Servicios: Área encargada de la administración de los servicios de la biblioteca

ofrecidos al público en general.

SIG: Acrónimo de Sistema de información para la toma de decisiones en el

Ministerio de Cultura.

SINIC: es el acrónimo de Sistema Nacional de información Cultural. Colombia.

SISMEG: Sistema de seguimiento a metas de gobierno.

Stakeholder: Término utilizado para referirse a quienes pueden afectar o son

afectados por las actividades de una empresa. Fuente: WIKIPEDIA. En este caso se

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refiere a los funcionarios de la BNC involucrados en la especificación del sistema

de información.

Usuario: Funcionario de la BNC, quien tiene la posibilidad de utilizar el sistema de

información.

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ANEXO B. DICCIONARIO DE DATOS

- Inventario de Datos a manejar en el esquema de interoperabilidad:

Con el propósito promover la difusión de datos abiertos y su reutilización por parte de

instituciones gubernamentales, no gubernamentales, y el público en general, en primera

instancia se establece que la información de la BNC susceptible de manejar dentro del

esquema de interoperabilidad, corresponde al inventario de datos relacionados con la

siguiente información (la discriminación de los datos con sus características, y las

condiciones de utilización se determinarán en la fase de análisis detallado):

Información de registro del depósito legal y catalogación en la publicación de

materiales bibliográficos y documentales en sus diferentes soportes.

Identificación y caracterización de proveedores (editores y autores).

Identificación y caracterización de usuarios clientes.

Identificación y caracterización de instituciones con colecciones patrimoniales.

Información del catálogo de colecciones de materiales.

Información de indicadores de gestión organizacional.

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- Diccionario de Datos preliminar:

A continuación se presentan las entidades candidatas a tener en cuenta en el diccionario de

datos. Se deben afinar estas definiciones y descubrir nuevas entidades en el análisis

detallado.

Concepto Definición

Módulo

= *Modulo del sistema*

+ Código

+ Nombre

Rol

= *Identificación de un grupo de usuarios según sus atributos

sobre el sistema*

+ Código

+ Nombre

Usuario

= *Persona que tiene acceso al sistema*

+ Tipo Identificación

+ Número Identificación

+ Nombre

+ Usuario Sistema

+ Contraseña

+ ({Roles})

+ ({Área})

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Cliente

= *Persona que utiliza los servicios de la biblioteca*

+ Tipo Identificación

+ Número Identificación

+ Fecha de nacimiento

+ Profesión

+ No Carnet

+ Genero[Masculino | Femenino ]

Soporte = [CD | DVD | Libro | Monografía | Publicación Seriada ]

Material

= *Todo tipo de bien bibliográfico o documental el cualquier

soporte*

+ Identificación Ejemplar

+ Código

+ Descripción

+ (Colección)

+ {(Hallazgos)}

+ {(Inconsistencias)}

+ {(Ajustes)}

+ {(Acciones)}

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Área

= * Áreas de trabajo de la BNC*

+ Código

+ Nombre

+ (Usuario) *Identificación del responsable o coordinador de

área *

Préstamo

= *Solicitud de préstamo de material*

+ Código

+ (Material)

+ Fecha de solicitud

+ (Usuario) *Usuario quien solicita el préstamo*

+ Plazo *Número de días para entrega*

+ Estado [Prestado | Entregado | Renovado]

Diagnóstico

= *Análisis de estado de deterioro de materiales*

+ (Material)

+ (Usuario) *Persona quien realiza el diagnóstico*

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+ Fecha Diagnóstico.

+ Observaciones

+ Causa [Entorno | Factores de Material | Manipulación

Inadecuada | Incidencia Biótica]

- Estado Biodeterioro [Incipiente | Bajo | Medio | Avanzado]

Acción

= * Operación física sobre los materiales *

+ (Material)

+ Fecha Operación

+ (Usuario) * Usuario quien realiza la operación *

+ Tipo Operación [Limpieza | Desinfección |]

Catalogación

= * Acción para analizar y describir los materiales *

+ (Material)

+ (Usuario)

+ Fecha Inicio

+ Fecha Fin

+ Observaciones

+ Actividad [Análisis | Organización]

Ajuste

= * Ajustes realizados en la catalogación *

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+ (Material)

+ (Usuario)

+ Tipo Ajuste

+ Fecha Ajuste

+ Observaciones

Inconsistencia

= * Errores que se presentan en la catalogación *

+ (Material)

+ (Usuario) * Usuario quien reporta la inconsistencia *

+ Fecha

+ Observaciones

Hallazgo

= * Daños físicos sobre los materiales *

+ (Material)

+ (Usuario) * Usuario quien reporta la inconsistencia *

+ Tipo Hallazgo [Rayado | Roto ]

+ Fecha

+ Observaciones

Servicio

= * Servicios que presta la BNC *

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+ Identificación Servicio

+ Nombre Servicio

Reclamación

= * Reclamaciones de obras de depósito legal *

+ (Proveedor)

+ (Material)

+ Ejemplares * Cantidad de ejemplares reclamados *

+ Fecha de solicitud

+ (Usuario) * Usuario quien realiza la solicitud *

Proveedor

= * Persona u organización que provee de materiales *

+ Identificación Proveedor

+ Nombre Proveedor

+ Ciudad

+ Dirección

+ Teléfono

+ Tipo Proveedor [Natural | Jurídica]

Consecutivo

= * Números asignados secuencialmente para diferentes tareas

*

+ Tipo Consecutivo [Correspondencia | Listas Entrega ]

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+ Número Inicial

+ Número Final

+ Número Actual

Instalación

= * Auditorios a áreas de la BNC *

+ Identificación de instalación

+ Nombre instalación.

Reserva

= * Separación de auditorios para eventos *

+ (Usuario) * Persona quien recibe la solicitud *

+ (Cliente)

+ Fecha Inicio

+ Fecha Fin

+ (Evento)

Evento

= * Eventos culturales realizados en los auditorios *

+ Descripción Evento

+ Tipo Evento [Cultural | Capacitación]

Alquiler

= * Alquiler de auditorios *

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+ Fecha solicitud

+ Fecha Evento

+ (Cliente)

+ (Evento)

+ Valor

Colección

= * Depósito en donde se encuentran los materiales *

+ Nombre colección

+ (Usuario) * Responsable por dicha colección *

+ (Institución) * Entidad en donde se encuentra la colección *

Condición

Ambiental

= * Condición ambiental donde se encuentran los materiales *

+ (Usuario) * Persona quien registra las condiciones *

+ (Espacio)

+ Fecha

+ Volumen

+ Humedad Relativa

+ Temperatura

+ Biocontaminacion

+ Iluminancia

+ Material Particulado

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+ Gases Contaminantes

+ Desodorización

+ Observaciones

Espacio

= * Lugar donde se almacenan los materiales. *

+ Identificación Espacio

+ Nombre

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ANEXO C. MODELOS DE ANÁLISIS

Figura 9. MER para gestión de materiales, interacción con proveedores e instituciones.

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Figura 10. MER Gestión de servicios

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Figura 11. MER Gestión administrativa y de Apoyo

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ANEXO D. LISTA DE PENDIENTES

No aplica.

especificaciÓn de requerimientos de software

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