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“ Ceremonia l y Protocolo

como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”

Esp. Maisa Jobani

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Esp. Maisa Jobani

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Universidad Nacional de Córdoba

Área de Recursos Humanos

Curso - taller “ Ceremonial y Protocolo, como herramientas para la

optimización de la imagen institucional”

Modalidad: Presencial

Días del Dictado : Viernes

Fecha Duración : desde el 27/07 hasta el 07/09 (7 encuentros de 2 hs. c/u)

Horario : 14:00 a 16:00 hs.

Carga horaria total : 14 hs.

Lugar : Aula 1º piso SPGI (artigas 160)

Docente a cargo: Esp. Maisa Jobani

JULIO – SEPTIEMBRE 2012

BIENVENIDOS



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FUNDAMENTACIÓN DEL CURSO

La Universidad Pública es un ámbito esencial para acercar conocimiento de

manera asequible y con calidad. El Ceremonial y Protocolo son un conjunto

básico de normas de convivencia que todos los que viven en sociedad deben

conocer. El manejo de estas normas aplicadas al ámbito laboral y

específicamente al ámbito institucional brinda a los empleados la capacidad de

utilizar estos aportes de manera cotidiana, tanto en el trato con distintos

públicos como en la organización de pequeños o grandes eventos

institucionales. Esto se traduce en una mejora de la imagen que una institución

proyecta tanto a sus públicos internos como externos. Por lo tanto, el impacto

de este proyecto, sería beneficiar a sus propios recursos humanos,

indispensables para una gestión eficiente que requieran este tipo de

conocimientos que puedan llevar a la práctica de manera inmediata.

OBJETIVOS

• Conocer e identificar los principios teóricos y prácticos del ceremonial y

protocolo vinculados a su desempeño laboral.

Entre ellos, los elementos básicos para colaborar en la organización de

reuniones o eventos aplicados al ámbito institucional y herramientas

vinculadas al ceremonial social: cortesía, vestimenta y formalidad en el

desenvolvimiento en el trabajo.



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CONTENIDOS

1) Comunicación e imagen insti tucional, Ceremonial y

Protocolo. Conceptos básicos

2) Conceptos generales de Ceremonial social e imagen

personal.

3) Elementos básicos del ceremonial y protocolo en la

organización de un evento insti tucional.

4) Trato con públicos. Incidencia de estos aspectos e n la

imagen institucional.

5) Órdenes de precedencia.

6) Ceremonial escri to.

7) Tipos de comidas en un evento.

8) Material extra

Examen Individual: (Obligatorio)

La evaluación de los asistentes se realizará a través de un examen escrito

individual con la resolución de un caso práctico donde se apliquen y

fundamenten elementos básicos del ceremonial y protocolo

vinculados al desempeño laboral.

Material provisto por: Esp. Maisa Jobani



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BIBLIOGRAFÍA PRINCIPAL

Apunte de cátedra confeccionado por la docente.

BIBLIOGRAFÍA GENERAL COMPLEMENTARIA

-Bellinzaghi, R. (2005). Manual de los buenos modales. Barcelona: De Vecchi.

-Berisso, M. (2006) Protocolo y ceremonial. Oficial, empresario y social (5ta

edición). Buenos Aires: Espasa.

-Blanco Villalta, J. (1999). Ceremonial. Editorial Espasa.

-Calera, A. M. (2005) La etiqueta en la mesa. Barcelona: De Vecchi.

-Capriotti, Paul. La imagen de la empresa. Estrategia para una comunicación

integrada. Consejo Superior de Relaciones Públicas de España. Madrid, 1998.

-Cortelezzi, E. (2009). Buenos modales, buenos negocios. Protocolo en la

empresa de hoy. Buenos Aires: Grijalbo.

-Costa, J. (2006)Imagen Corporativa en el siglo XXI. La Crujía Ediciones.

Buenos Aires.

-De Galvadá y Castro, R. (2010). Ceremonial. Un arte para comprender la vida.

Buenos Aires: Paidós.

- Jijena Sánchez, R.(2004). Organización de eventos. Buenos Aires: Ugerman.



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1) COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL,

CEREMONIAL Y PROTOCOLO. CONCEPTOS

BÁSICOS

CONCEPTOS GENERALES

La Comunicación Institucional es la que se realiza de modo planificado por

una institución y está dirigida a los públicos o grupos del entorno con el que

interactúa de acuerdo a sus actividades. Su objetivo es establecer relaciones

de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, dándose a

conocer socialmente y proyectando una imagen pública adecuada a sus fines y

actividades. Esta definición se vincula con las Relaciones Públicas y con lo que

es el manejo de la Imagen corporativa.

Según el autor Paul Capriotti los públicos son: “el conjunto de miembros de un

grupo social que, sin estar necesariamente unidos físicamente, reaccionan ante

un estímulo común o bien se encuentran unidos mediante vínculos mentales

por un interés común definido hacia determinados temas o aspectos de la vida

cotidiana”.

El concepto de público ha sido estudiado desde diferentes disciplinas como la

sociología, psicología social, etc. Y cada una de ellas lo ha enfocado de un

modo diferente en este caso tomaremos la que tiene su fundamento en el

concepto de grupo y lo define como “un número de individuos que se hallan en

situación de integración mutua (aunque sea mínima) y relativamente duradera”.



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Los grupos pueden ser primarios, que son aquellos en los que existen

relaciones estrechas e íntimas, en las que el componente afectivo es un

elemento fundamental (como la familia o el grupo de amigos); y secundarios,

los cuales se establecen en base a los intereses de cada individuo, siendo las

relaciones entre sus miembros menos estrechas.

El público puede ser catalogado, según Paul Capriotti, como un grupo

secundario, ya que su integración se deriva de la existencia de un interés en

común entre sus miembros, y no necesariamente existe una relación afectiva ni

una proximidad física de sus componentes.

A partir de esto, podemos definir más precisamente el público como “el

conjunto de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos

físicamente, reaccionan ante un estímulo común o bien se encuentran unidos

mediante vínculos mentales por un interés común definido hacia determinados

temas o aspectos de la vida cotidiana”.

Analizaremos lo subrayado arriba para decir que en una organización los

miembros del público tienen un interés hacia temas relacionados

específicamente con la institución de la cual son públicos. Y esto es válido

tanto para el público interno, que está constituido por los recursos humanos de

la empresa o institución; como así también, para los públicos externos (clientes,

proveedores, entidades financieras, prensa, etc.).

El tipo de público externo cambia de acuerdo a la actividad que realice la

organización.

Volviendo al concepto de la unión del público mediante vínculos mentales,

podemos resaltar que tanto el interés común, como la reacción, están

determinados por los lazos que generan los vínculos mentales de los que habla

la definición.



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¿Por qué hay que identificar a los tipos públicos de un evento?

Es importante identificar a los tipos de públicos que serán convocados a un

evento institucional (interno o externo) ya que esto nos permite trazar diferentes

estrategias de comunicación y difusión del mismo. El plan puede llevarse a

cabo a través de acciones pagas o gratuitas como las que se logran a través de

las relaciones con la prensa. De esto se encargará el área de Comunicación de

la UNC.

También es relevante que la organización de un evento, acto o ceremonia

contribuya a que los públicos adhieran de manera positiva a la Imagen

corporativa de la institución como instrumento estratégico.

CEREMONIAL Y PROTOCOLO: ALGUNAS DEFINICIONES

• Según el Diccionario de la Real Academia Española

• Ceremonial: conjunto de formalidades para los actos públicos y

solemnes

• Etiqueta: ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben

observar principalmente en las casas reales y en actos públicos

solemnes. Por extensión ceremonia en el trato entre las personas a

diferencia del trato familiar

• Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o

costumbre

¿Por qué aplicar el protocolo en una institución?

El protocolo es necesario porque ayuda a cuidar los detalles de las relaciones

humanas y corporativas. Si esto se extiende a todos los ámbitos de la

institución, se jerarquiza casa una de las tareas.



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El ceremonial, la etiqueta y el protocolo

• Siempre se aplican en una institución en diferentes actividades, pero

especialmente en los eventos que organiza la misma u otras

instituciones con la que se tiene relación

• Hay que estar preparado para desenvolverse cómodamente en estas

situaciones, conociendo cada una de las reglas.

2) CONCEPTOS GENERALES DE CEREMONIAL

SOCIAL E IMAGEN PERSONAL

Elementos que ayudan a generar una buena impresión

Imagen y arreglo personal

• El peinado prolijo, recogido si fuera necesario para las tareas que se

desempeñan. Si lo tiñe, sin crecimientos en las raíces

• Las manos cuidado de las uñas tanto en hombres y mujeres. En ellas el

largo depende del estilo, el esmalte.

• El artificio no es elegante.

• El maquillaje: no se hace en público ni siquiera los labios- esto se hace

en el toilette.

• Responden (como la vestimenta y joyas) a la regla de la hora y

circunstancia. Los excesos se consideran vulgares

• El perfume no debe incomodar a los demás- tener en cuenta la hora y la

circunstancia



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Vestimenta femenina

• La elegancia

• El traje toma la forma de quien lo lleva no es elegante en sí mismo , es

decir que se puede llevar con mayor o menor elegancia. Sentirse

cómodo con la ropa para saber llevarlo.

• Vestirse según la edad, la hora y la circunstancia

• Los accesorios: Son tan importantes como la ropa.

• La calidad de los zapatos es fundamental, los tacos y las puntas tienen

que estar impecables.

• Las carteras: acá también rige el principio de hora y de circunstancia

¿Cómo armar un vestuario básico femenino para el ám bito laboral?

� 2 trajes de corte clásico: sirven para la mayoría de las ocasiones

� 2 ó 3 faldas clásicas y a mitad de rodillapersonas que trabajan en una

institución, los eventos que se realicen en la misma ayudan a difundir la

identidad corporativa y establecen una imagen

� 3 ó 4 sweters para vestir más informal o de sport y que puedan ponerse

también para trabajar

� 3 ó 4 blusas que combinen con los trajes y con alguna de las faldas

(pueden tener mangas cortas o largas

� La musculosa o top pero con un blazer arriba, al no tener mangas da un

aire informal

� Varios pares de zapatos de vestir, colores neutros y que no tengan taco

muy fino. Altos para ocasiones más formales y bajo para sport

� 2 carteas cómodas y espaciosas

� 2 blazers, uno negro y otro natural

� 1 tapado de corte clásico y color oscuro

� 1 impermeable de buena marca y por debajo de la rodilla



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Vestirse para la ocasión

No existe la “Etiqueta” femenina en un término estricto como en la masculina,

pero hay equivalencias para establecer igualdad entre ambos y el código de

vestimenta se marca a través de la “Etiqueta” masculina

� Vestido largo: es el traje de noche, elegante y con telas de calidad (debe

cubrir las piernas en su totalidad)

� se acompaña con: zapatos altos de taco fino, cartera pequeña y de

mano

� Joyas pocas y de calidad

� Los colores suelen ser oscuros, el negro es el más clásico.

� El smoking y el frac de los caballeros les corresponde el traje largo de

las señoras

� Para cocktail, vestido a la rodilla o traje, colores claros, tonos pastel. El

hombre acompaña con traje.

� Si va en pareja, ambos deben estar en armonía. Es decir, o elegantes o

de sport.

Vestimenta masculina

� El ideal de elegancia masculina está ligado al estilo británico.

� Las medias deben llegar hasta la rodilla para que al cruzar las piernas

no se vea la piel con vellos porque pierde elegancia.

� Las medias deben ser del color de los zapatos o el pantalón

� Los zapatos deben estar impecablemente lustrados.

� Los zapatos tienen que tener los tacos y la punta sanos, sin desgaste, ni

raspones.

� El modelo de zapatos debe combinar con el estilo de la ropa.

� Los zapatos deben ser del color y el material del cinturón.



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Algunos consejos

� Evitar que la hebilla del cinturón tenga marcas, por más prestigiosas que

éstas sean.

� No se usa traje claro después de las 18hs

� El traje de noche es azul oscuro o negro

� El largo del saco debe cubrir el asiento de los pantalones

� El largo de las mangas de los sacos debe llegar a la muñeca

� Las únicas joyas del hombre son: la alianza, el reloj y los gemelos.

� Si usa pañuelo en el bolsillo del saco , no debe ser igual a la corbata,

será de uno de los colores del estampado con un diseño en composé.

� En el bolsillo eterno del traje no se colocan lapiceras

� Las mangas de las camisas sport se arremangan hasta los codos

Recordemos…

• Así como las personas que trabajan en una institución, los eventos

que se realicen en la misma ayudan a difundir la identidad

corporativa y establecen una imagen

• Siempre buscamos que esa imagen sea positiva

Uso de Netiquette: comportamiento en Internet.

Son normas no escritas pero sancionadas por el uso y el sentido común:

• Salude antes del mensaje y despídase con su nombre al igual que en

una carta

• Utilice mayúsculas y minúsculas correctamente. LAS MAYÚSCULAS

indican que está gritando.

• Utilice símbolos para dar énfasis (“**--”)

• Sea breve y conciso

• No abuse de los “smileys”.

• Si está reenviando un mensaje que ha recibido no cambie su texto



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• No contribuya al correo basura. No envíe mensajes en cadena.

• Organice las ideas y cuide la ortografía

• Cuidado con la privacidad: el correo que envíe será público y

permanente

• Muchas personas no están de acuerdo con el pedido de “confirmación

automática”

• Si alguien pide un archivo avísele de su tamaño

en un mensaje aparte y espere confirmación

• No confronte a nadie por correo, ni use lenguaje ofensivo. Evite el

lunfardo y las siglas locales

• Para el asunto, elija una línea corta y concreta, que permita priorizar y

ubicar rápido el mail

• Ponga al comienzo el logo de su institución

UN MAIL DEBE SER RESPONDIDO DENTRO DE LAS 24 HORAS DE

RECIBIDO, AUNQUE VAYA A ENVIARLE MÁS TARDE UN ARESPUESTA

COMPLETA

¿Cómo ser anfitrión en su oficina?

Para recibir gente en su oficina debe tener los mismos cuidados y

consideraciones que cuando lo hace en su casa

• Debe estar listo unos minutos antes

• Si tiene algún imprevisto: debe pedir a algún asistente que se presente

ante la visita con sus excusas, que lo invite a ponerse cómodo en una

sala de espera (no en la recepción) y le ofrezca algo de beber

• Si aguarda a más de una persona debe tener en su oficina tantas sillas

como visitantes espera

• Si es posible, salga usted a buscar a su visitante al lugar donde los está

esperando



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Recibiendo invitados

• Si debe indicarle el camino a su oficina y hay pasillo con salas a ambos

lados, camine delante y hacia la izquierda de su invitado. El concepto

“usted primero” no es para esta ocasión

• Tome el abrigo de su invitado y colóquelo usted en un perchero

• Si usted sabe que su invitado fma, reúnase en un lugar amplio donde

pueda hacerlo

• Debe avisar que no le pasen llamadas

• Apague su celular

• El té o café que se ofrecen deben ser de calidad

• La vajilla debe estar impecable y sin publicidades

• Aunque usted no desee tomar nada, igual tenga una taza servida

• Los tiempos son valiosos, después de los saludos aborde el tema por el

cual están reunidos

LA MESA : ELEMENTOS QUE LA COMPONEN

• La mesa es el escenario de comidas laborales, oficiales, sociales y

familiares que nos que nos pone a prueba con las reglas de etiqueta.

• Los franceses y los ingleses dejaron un fuerte legado en cuanto a

formas de vestir la mesa

• La mayoría de las tradiciones son comunes a ambas culturas, pero hay

pequeños detalles que marcan la diferencia entre una y otra

• Debe ser preparada con anticipación



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SECUENCIA PARA PONER LA MESA

BÁSICOS ACCESORIOS ACCESORIOS DE

LA MESA AUXILIAR

• Silla

• Moletón

• Mantel o

individuales

• Centro de mesa

• Plato de sitio

• Plato playo

• Cubiertos

• Plato de pan

• Copas

• Servilleta

Sólo se llevan a la mesa cuando se

necesitan. A diferencia de otros

accesorios que se colocan en mesa

auxiliar, éstos se ubican en la mesa

misma y se disponen: uno en cada

punta, uno cada dos comensales, o

bien, uno por comensal.

• Saleros y pimienteros

• Finger Bowls

• Salseras y queseras

• Señaladores de lugar

• Menú

• Velas

• Botellas

• Jarras

• Fuentes con

comida

• Aceiteras

• Vinagreras

• Pimienteros

de molinillos

• Paneras

• Hieleras

COMPORTAMIENTO EN EVENTO

El comportamiento en la mesa, la clave para generar una buena imagen

personal.

Tipos de platos:



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CÓMO COLOCAR LOS CUBIERTOS

Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del plato

Cucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del plato

Cuchillo con el filo hacia adentro

Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de uso

Cómo usar los cubiertos

Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve en el

dibujo

El plato de pan no se comparte, es uno por comensal



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• Se comienzan usando los cubiertos que están más lejos del plato y por

último, los que están más cerca.

CUBIERTOS DE POSTRE

Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postre

No se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese caso, será el

cubierto más cercano al plato colocado con el filo hacia adentro

Uso de las copas

Se ubican en diagonal al extremo superior derecho al plato

La cantidad de copas dependerá de la variedad de bebidas que se servirán y

de su tipo

Las copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha



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Presentación mesa para comida formal

Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habrá personal que se

encargue de servir

En una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en botellones de

cristal

También puede presentarse una mesa No formal, sin candelabro pero con

centro de mesa floral, sin plato de sitio, marcando los lugares de los invitados

con las servilletas, copas y plato de pan a la izquierda.

A continuación un ejemplo:



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Imagen cortesía d e: Tres Aguas- Espacio de Eventos

3) ELEMENTOS BÁSICOS DEL CEREMONIAL Y

PROTOCOLO EN LA ORGANIZACIÓN DE UN

EVENTO INSTITUCIONAL.

Un Evento es una acción que involucra: “Experienci as”

• Experiencias” que están comprendidas en las acciones de difusión de

los Valores, Misión y Visión de una institución

• Logran en el público:

• Un vínculo emocional con la institución Resaltando los atributos

(elementos objetivos) y beneficios (elementos subjetivos o emocionales)

de la institución

¿Cómo generar una imagen positiva con un evento?

¿Qué hace falta para recibir bien?



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� Organización: buena planificación

� Cálculo: para las compras

� Control: de los elementos a usar

� Cortesía: al invitar, al recibir, al despedir.

BRIEF DE UN EVENTO

Evento: nombre del mismo

Determinar su motivo/objetivo principal: Ej: inauguración, presentación,

aniversario de la institución, etc.

Día y Hora

Sede - Lugar.

Cantidad de Público

Descripción del tipo de público

Recursos Humanos: el personal afectado al evento

Recursos Materiales: Ej: salón, servicio de catering, decoración, pantalla de

video y proyector, escenario, equipos de sonido, invitaciones, folletos y afiches

de difusión. fotógrafos y camarógrafos para registrar el evento.

Recursos Financieros: manejo del presupuesto del evento

Definir un aspecto distintivo del evento: un aspecto artístico, conceptual,

merchandising, un aspecto comunicacional, algo original en el servicio, etc.

Definir cómo se llega a el público: Lista de invitados – Base de Datos –

Difusión en medios

Cronograma de Actividades Asignación de Roles y Funciones-

Responsables y Tiempos

Programa del Evento: según las actividades que impliquen el desarrollo del

evento.

Servicios a contratar (según los recursos materiales previstos)



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El tipo de Comida (si fuera necesario) que se llevará a cabo en el evento:

Ej: cocktail, Cena, Vino de Honor, etc.

Evaluación del Evento: Definir herramientas

Estrategia y soportes de difusión del evento

Merchandising para el evento

Algunos eventos de la institución

• Encuentros Internos

-Presentación de Programas: de capacitación, de planificación en

comunicación, de mejora del ámbito laboral, etc.

-Presentación de nuevos espacios físicos para trabajar

• Encuentros Culturales

-Pre-estrenos de películas y obras de teatro

-Entrega de Premios, Ayudas y Becas

-Conciertos

-Subastas

-Evento Contributivo

• Fechas Conmemorativas

-Celebraciones especiales

-Fechas Patrias

-Aniversarios institucionales, etc

• Encuentros Deportivos (Para público interno o externo)

-Maratones

-Competiciones

-Partidos y juegos



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Tipología Eventos

- Tamaño de la convocatoria

- Índole

(políticos, oficiales, internacionales, académicos, culturales, empresariales,

deportivos, sociales)

- Ámbito de realización

(Internos: dentro de la organización. Con o sin presencia de terceros. Externos)

- Convocatoria

(abiertos – cerrados)

- Organizadores - convocantes

Planificación

¿Qué es Planificar?

Coordinar objetivos, recursos, plazos, tareas

¿Cómo debe ser un Plan?

Claro

Concreto – Conciso

Flexible

Mensurable (objetivos – acciones o tareas – resultados)

Etapas en la organización de eventos

Creación

Planificación

Ejecución

Evaluación



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Evaluación del evento

Autoevaluación:

• Tiempos

• Coordinación

• Servicios contratados

• Imagen y trato

• Aspectos económicos,etc.

Público:

• Encuestas

• Cuándo

• Dónde

• Cómo

Medios de comunicación:

• Relevamiento medios internos y externos

• Espacios pagos y no pagos

Clientes o jefes:

• Informe

• Satisfacción

• Repercusión

• Datos relevantes y positivos



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RECURSOS DE UN EVENTO

Recursos Materiales:

Salas – servicios (sonido,

ilumin., limpieza, aire,

estrados, videos, carpas, etc.)

Seguridad - emergencia

Ambientación – decoración

Comidas – espectáculos –

actividades recreativas

Material de registro – posterior:

cd´s libros, publicaciones –

websites -

Material impreso:

invitaciones, afiches,

programas, folletería,

gigantografías, cartas de

agradecim.,

certificados/diplomas, etc

Comunicaciones – mkt - publicidad

Recursos Humanos:

Soporte técnico salas

(sonidista, iluminador,

ordenanzas, personal de

limpieza, seguridad. Servicio

de emergencia)

Personal de catering: cocina, mozos,

limpieza, etc. Personal de actividades

recreativas (espectáculos)

Asistentes de sala,

promotores, secretaría

(inscripciones, acreditaciones,

etc)

Personal especializado: prensa,

ceremonial, turismo, presupuestos, etc.

Equipo de organización,

confirmación de asistencias,

etc.

Locutores, ………………..



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Recursos Económicos:

Todos los ítems anteriores

que requieren erogaciones

(pagos)

Todos los ítems vinculados a la

obtención de fondos por medio de

SPONSORS y APOYOS

4) TRATO CON PÚBLICOS. INCIDENCIA DE

ESTOS ASPECTOS EN LA IMAGEN

INSTITUCIONAL.

Recordemos… que según el autor Paul Capriotti los públicos son: “el conjunto

de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos

físicamente, reaccionan ante un estímulo común o bien se encuentran unidos

mediante vínculos mentales por un interés común definido hacia determinados

temas o aspectos de la vida cotidiana”.

Volviendo al concepto de la unión del público mediante vínculos mentales,

podemos resaltar que tanto el interés común, como la reacción, están

determinados por los lazos que generan los vínculos mentales de los que habla

la definición.

Es decir llevando estos conceptos a la práctica, podríamos mencionar como

ejemplo la creación de un mensaje comunicativo hacia los públicos adaptado

específicamente a sus intereses y dirigido con determinadas características

que tienen en cuenta sus vínculos mentales. Y aquí es donde se aplican estos

conocimientos en el Ceremonial y protocolo aplicados a eventos o ceremonias

institucionales.



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Es relevante que la organización de un evento, acto o ceremonia contribuya a

que los públicos adhieran de manera positiva a la Imagen corporativa de la

institución como instrumento estratégico, para ello es necesario revisar cada

una de las 15 funciones que plantea el autor Joan Costa y pensarlas desde la

perspectiva de un evento, acto o ceremonia de la UNC.

¿Cuáles son sus funciones de la Imagen Corporativa ( o institucional) ?

Antes de explicar cuáles son las funciones de la imagen corporativa que

propone Joan Costa, debemos entender que para quienes se encarguen de la

comunicación, relaciones institucionales y públicas de cualquier tipo de

organización el conocimiento de cada una de estas será de mucha utilidad para

poder establecer un vínculo coherente con los públicos de la empresa o

institución, gestionando así su imagen a través de eventos, actos o

ceremonias.

En tanto podremos descubrir que, en las funciones que a continuación se

presentan, hay una necesidad estratégica, según Joan Costa, de las

instituciones (en este caso) en construir la imagen corporativa.

Al estar ligadas estas funciones a la comunicación, es un campo de acción en

el que un organizador de eventos institucionales puede tener cabida.

Para mencionar cada una de ellas nombraremos a la imagen corporativa de J.

Costa como la imagen institucional que pretendemos cuidar desde la UNC.

1- Destacar la identidad diferenciadora de la instituc ión: la identidad

corporativa tiene una acción directa y determinante sobre la conducta

social a través de la imagen de la institución. Según Joan Costa aquí se

fusionan identidad, creatividad y estrategia. Es por ello que a

través de las clases de este curso hacemos hincapié

desde distintos autores en la importancia de la



Esp. Maisa Jobani

27

construcción de esta identidad y el aporte que los eventos

(como herramientas de comunicación) contribuyen.

2- Definir el sentido de la cultura organizacional: sin la “base identitaria”

que subyace en la dinámica de la institución, la cultura sería

simplemente una cuestión organizativa, funcional y no estratégica, esto

es, sin valor generador de imagen. La identidad es lo que ayuda a

generar una imagen de la institución en los públicos.

3- Construir la personalidad y el estilo institucional es: para el autor

Joan Costa la identidad de una institución es la sustancia diferenciadora.

La “personalidad institucional” es un valor que singulariza las relaciones

y transacciones de la organización con sus diversos públicos. Esto se

relaciona con lo explicado en el punto 2. Al existir tanta

diversidad de marcas, empresas o instituciones, construir

la personalidad de la misma y su estilo es un paso

fundamental. Esto se puede trasladar en el concepto que

se transmite en un evento, acto o ceremonia.

4- Reforzar el “espíritu de cuerpo” y orientar el lide razgo: la identidad y

la cultura corporativa son generadoras de la personalidad sobre la que

se funda el liderazgo y las preferencias de los públicos. Es la percepción

de la “autoimagen” de la institución que tiene ella misma y por

extensión, la de su gente. Esto ayuda al sentido de pertenencia

del público interno de la institución. Lo cual ayuda mucho

cuando los recursos humanos de una organización



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colaboran en la planificación de un evento, antes, durante y

después del mismo ya que deberían ser los portadores de la

cultura corporativa.

5- Atraer a los mejores especialistas : según Joan Costa debemos

hacernos esta pregunta ¿Por qué un especialista o técnico reconocido

ante varias ofertas de trabajo se decide por una empresa o institución y

no por otra? Esto surge porque la empresa proyecta una “imagen” o

“valores” para el proyecto personal del futuro empleado. Además de ser

un aspecto importante para la persona que quiere emplearse

en una determinada institución, contar con los mejores

especialistas o profesionales representa un activo que las

organizaciones lo pueden traducir en beneficios ya que

pueden desarrollar un mejor desempeño en la sociedad de

acuerdo a los recursos humanos que posee. Para la

organización de eventos institucionales este es un punto

clave.

6- Motivar al mercado de capitales: es muy común que las instituciones

que cotizan en bolsa, deban cuida su imagen. Incluso una promesa

lucrativa se hace dudosa si la imagen de la empresa es ambigua o poco

fiable. Este punto no incumbe a la UNC.

7- Evitar situaciones críticas: la recomendación de Joan Costa es que

todo plan estratégico que contempla explotar la imagen eficaz de la



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empresa implica tener un “plan de actuación” y “plan de comunicación”

como una guía de conducta que incluye las contingencias críticas ya sea

para cortarlas de raíz o para evitar que se produzcan y luego prosperen.

Además de evitar situaciones críticas deben disiparse

rumores a través de la comunicación formal de la

empresa. Hay que recordar siempre que los eventos

institucionales, para público interno o externo, son

excelentes herramientas de comunicación pero deben ser

bien organizados para evitar repercusiones críticas.

8- Impulsar nuevos productos y servicios: la imagen de una institución o

de una marca debe poseer valores que predisponga las decisiones

futuras en los públicos, ya sea acerca de compra, utilización de servicios

o incluso opiniones favorables. Aquí vemos de qué manera

incide la imagen de la institución en relación a los

servicios que puede ofrecer a la sociedad. Los eventos

institucionales son un buen canal para comunicar los

valores de la institución que inciden en las decisiones de

los públicos.

9- Relanzar la institución: es conveniente relanzar productos o servicios

que se encuentren estancados. También puede relanzarse la imagen de

laorganización, rejuvenecerla, amplificarla o darle nuevos significados

como estrategia institucional y corporativa. Esto se refiere a la

actualización constante de la imagen de la institución. El

evento, acto o ceremonia, es una buena vía para realizar

esta acción.



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10- Generar una opinión pública razonable: la gestión de la

opinión pública es responsabilidad de quien gestiona la imagen, es decir,

de las comunicaciones corporativas. La conducta ética, la transparencia

informativa, la participación de la empresa en las causas cívicas y el

bien común, la promoción de la cultura, etc. Generan una opinión pública

favorable que trasciende para agregar valor a la institución. Esta

gestión de las comunicaciones corporativas, en muchos

casos, son llevadas a cabo por comunicadores o

relacionistas públicos quienes aprovechan al máximo las

instancias de comunicación presencial como son los

eventos, actos o ceremonias institucionales.

11- Reducir los mensajes involuntarios: todo aquello que reduce la

emisión involuntaria de mensajes y significados contradictorios con la

identidad, la personalidad y el estilo de la institución es la “planificación”

y el “control” de su imagen. La planificación y control de la

imagen de la organización deviene de su comunicación

que deberá estar planteada en esos términos.

12- Optimizar las inversiones en comunicación: hoy la tendencia

es concentrar las inversiones en comunicación y gestionar una sola

imagen general. Esto más económico y eficaz.. Para el público es más

fácil memorizar una marca identitaria fuerte, bien posicionada y

beneficiada por una imagen que le agregue valor. Este punto hace

referencia a que las inversiones en la organización de

eventos, como herramienta de comunicación, también



Esp. Maisa Jobani

31

pueden estar contempladas de manera general a nivel

institucional. Respecto a las empresas esta función se

aplica de otra manera.

13- Acumular reputación y prestigio: para Joan Costa este es el

pasaporte para la expansión de una empresa y lo explica diciendo que la

imagen de una institución es como una moneda de dos caras. En una

está la “notoriedad” que es la dimensión cuantitativa y en la otra la

“notabilidad”: reputación, excelencia, prestigio que es la dimensión

cualitativa. Ambas dependen una de la otra porque la “notoriedad” sin

valores cualitativos se convierte en autodestructiva para la empresa ya

que el conocimiento negativo de una institución alcanza a distintos y

numerosos públicos. La notabilidad o calidad de la imagen respecto a

sus públicos siempre es positiva, aunque la empresa tenga un número

pequeño de públicos. Y, por el otro lado, la base cualitativa de la

imagen acompañará a la empresa en sus expansiones y contribuirá al

desarrollo y sostenimiento. Esto se presenta así porque la “notorierdad”

por sí misma no podrá acompañar sola a los proyectos de expansión.

En síntesis aquí se propone trabajar siempre con las

dimensiones cualitativas y cuantitativas de la institución

porque de esta manera se podrán obtener los mejores

resultados.

14- Atraer a los públicos y fidelizarlos: a través de la gestión de la

imagen corporativa puede conseguirse esto. Un ejemplo de ello en la

UNC serían los estudiantes, docentes , investigadores, personal

administrativo y de gestión que contribuyen a generar el prestigio que

se asocia a la imagen de esta institución que cumplirá 400 años. Este

punto es importante tenerlo en cuenta ya que de esta



Esp. Maisa Jobani

32

manera se puede entender la gran importancia de la

imagen de la institución. Los eventos, actos o ceremonias

sirven para el propósito de esta función de la imagen

institucional.

15- Inventar el futuro de la institución: Joan Costa expresa que el

futuro de la organización es inseparable de la imagen. Si la institución

cuenta con trayectoria suficiente de calidad y satisfacción de los públicos

y si esta trayectoria está apoyada en una opinión pública favorable, el

conjunto de esos factores de base será la ganaría de éxito en nuevas

actividades y situaciones en nuevos emprendimientos. La imagen de

la institución incidirá directamente en su futuro y los

eventos son un buen medio para gestionar la

consolidación de una imagen positiva de la iorganización.

5) ÓRDENES DE PRECEDENCIA

Públicos de un evento

• Tipos de público

• Definición del público del evento

• Lista de invitados

• BD

PRINCIPIO FUNDAMENTAL: el público es nuestro objetivo, nuestro cliente,

debemos trabajar para que se sienta a gusto en nuestra casa

Cómo trabajarlos

• Defino público/s para mi evento (cantidad - lo describo)



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33

• Realizo lista de invitados por categorías. Luego detallo cargos,

jerarquías, instituciones etc.

• Le doy contenido: Base de Datos

• Confirmo asistencia – Aplico Orden de Precedencia

Según Rosario Jijena Sánchez:

La primera clasificación de públicos es:

– Selecto, ideal: invitado. Interesado en tema y evento

– Circunstancial: van en representación de… o a último momento

– Obligado: va por compromiso (político-social)

• La predisposición a disfrutar del evento es distinta según cada caso.

El público invitado

• El que asiste a una fiesta o reunión porque lo han convocado. Puede ser

un invitado común, de honor, o de compromiso.

• El invitado de honor es la persona que por alguna razón merece un trato

especial.

– Invitado

– Invitado de honor

– De compromiso

En un congreso, curso o seminario: Asistente, Participante (Disertantes)

En una feria o exposición

Visitante Dirigida a profesionales

Dirigida a público en general .

Expositores Quienes fueron convocados para mostrar sus productos y

servicios (y han pagado por el espacio y servicio).



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En un espectáculo , el público se denomina espectador (puede ser pago o

gratuito, y sus expectativas y reacciones están vinculadas a esto).

Cómo trabajar los Públicos de un evento

1. Defino público/s para mi evento-Lo describo

1. Realizo lista de invitados por categoría

2. Luego detallo cargos, jerarquías, instituciones, etc

3. Le doy contenido: Base de Datos

4. RECIEN CUANDO TENGO Base de Datos Y CONFIMRACIONES DE

ASISTENCIA PUEDO APLICAR Orden de Precedencia

Categorías:

• Institución anfitriona - autoridades

• Invitados autoridades

• Nación

• Provincia

• Municipalidad

• Invitados especiales – personalidades relevantes – Invitados de honor

• Invitados externos

• Medios

• Institución anfitriona resto

• Estudiantes…. Docentes……. Público en general



Esp. Maisa Jobani

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Jerarquización de público

0 Institución anfitriona – autoridades- Presidente

Institución anfitriona – autoridades- VICE o

segundas líneas

00 ó 1 Nación

2 Provincia

3 Munic.

4 Invitados especiales – personalidades relevantes

– Invitados de honor (CRITERIOS)

5 a10 Institución anfitriona resto (CRITERIOS)

11 a

50

Docentes (CRITERIOS)

BASE DE DATOS p/ MAILING INVITACIONES (carta o tarjetas)

N° Nombre /

apellido

Cargo /Instituc. Tel. /mail Dirección p/

invit

PARA PÚBLICO EN GENERAL: MEDIOS DE DIFUSIÓN

ORDEN DE PRECEDENCIA

• Conjunto de criterios que sirven para ordenar – ubicar a los asistentes-

invitados de un evento o ceremonia en función de su rol-jerarquía.

• Criterios ordenadores

• Reconocen la jerarquía de las personas, no las crea.



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36

• ¿Cómo surgen? Convenciones

Orden de Precedencia. Distintos criterios de preced encia

• Orden de Antigüedad

• Orden Alfabético

• Prioridad de la Derecha / Prioridad Izquierda o Proximidad

• Orden Lateral

• Orden Lineal

• Orden Alternado

- Orden de Antigüedad: Congresos y convenciones de Viena

Antigüedad en el país – en el rol.

- Orden Alfabético: Determinar idioma

Prioridad de la Derecha - Prioridad Izquierda o Pr oximidad en un estrado



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Lateral

Lineal

Orden Alternado

• Para la firma de tratados y acuerdos institucionales –

empresariales, etc.

• El original para el de cada Estado

• Luego alternando por orden alfabético

Izq.(2) - Centro (3) Dcha. (1)



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Orden de precedencia en automóviles

Dec. 2072/93 – PRECEDENCIA PROTOCOLAR ARG.

EL PRESIDENTE DE LA NACION ARGENTINA DECRETA:

Art.1º: En todos los actos, recepciones y ceremonias de carácter público y

oficial que se celebren en ámbitos de la Administración Pública Nacional o bajo

la jurisdicción del Poder Ejecutivo Nacional, sin la presencia del Cuerpo

Diplomático Extranjero, regirá el siguiente Orden de Precedencia Protocolar:

1. Presidente de la Nación.

2. Vicepresidente de la Nación.

3. Presidente Provisional del Senado.

4. Presidente de la Cámara de Diputados.

5. Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nación.

6. Ex Presidentes Constitucionales de la Nación.

7. Gobernadores de Provincias. Jefe de Gabinete de Ministros. Ministros

del Poder Ejecutivo Nacional. Secretario General de la Presidencia de la

Nación e Intendente Municipal de la ciudad de Bs. As.



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8. Jefe del Estado Mayor Conjunto de las Fuerzas Armadas y Jefes de los

Estados Mayores Generales de las Fuerzas Armadas.

9. Ministros de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. Procurador

General de la Nación y Fiscal Nacional de Investigaciones

Administrativas.

10. Secretarios de la Presidencia de la Nación y Jefe de la Casa Militar.

11. Secretarios de los Ministerios. Procurador del Tesoro de la Nación y

Síndico General de la Nación.

12. Vicepresidente de las Cámaras Legislativas.

13. Vicegobernadores.

14. Embajadores argentinos con funciones en el exterior.

15. Cardenales.

Art. 2º _ En todos los actos, recepciones y ceremonias de carácter público y

oficial que se celebren en ámbitos de la Administración Pública Nacional o bajo

la jurisdicción del Poder Ejecutivo Nacional, con la presencia del Cuerpo

Diplomático Extranjero, regirá el siguiente Orden d e precedencia

Protocolar:

1. Presidente de la Nación.

2. Vicepresidente de la Nación.

3. Presidente Provisional del Senado.

4. Presidente de la Cámara de Diputados.

5. Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nación.

6. Ex Presidentes Constitucionales de la Nación.

7. Gobernadores de Provincias.

8. Jefe de Gabinete de Ministros.

9. a. Ministros de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.

b .Nuncio Apostólico.

c. Embajadores Extranjeros acreditados ante el Gobierno Argentino.



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Himnos:

Precedencias

Himnos nacionales – institucionales (Gaudeamus) – Canciones patrióticas

Himnos extranjeros: confirmar versiones oficiales y aceptadas por los

países visitantes.

Banderas:

Según Aníbal Gotelli

• Normas civiles de tratamiento de la Bandera Nacional

• Se colocan banderas siempre que se realice un acto protocolar en

ámbitos oficiales nacionales, provinciales, municipales y ceremonias

internacionales de carácter oficial.

• Si hay varias banderas nacionales: todas o sólo la nacional

• Chequear con organismos y consulados antes de la ceremonia para

contar con todas las banderas necesarias.

En nuestro país, la precedencia de las banderas extranjeras es por el orden

alfabético de los nombres de sus respectivos países, en castellano.

El orden puede ser desde el centro o lineal. En función del lugar/escenario o

estrado

En edificios

Bandera Nacional a la derecha la otra a la izquierda.

En Ceremonias

La Bandera Nacional entra con abanderados cuando ya están ubicados todos

y se ubican a la derecha. del estrado. La Bandera Nacional va sobre

hombro/cadera Dcha.

La Bandera Nacional sale antes que las autoridades.



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6) CEREMONIAL ESCRITO

Ceremonial Escrito - Concepto

• Conjunto de normas y pautas que regulan las comunicaciones escritas

(oficial, ceremonias eventos.

• De las normas del ámbito oficial se derivan las del empresario.

• Herramientas o aportes:

– Fórmulas de redacción, cortesía, tratamiento, jerarquías, etc.

– Dec. 333

• En Argentina: Decreto 333 y actualizaciones

• Tipos de comunicaciones que regula:

– Tarjetas (personales, profesionales, de invitación)

– Correspondencia

• Oficial (invitaciones - confirmaciones, agradecimientos, disculpas,

salutaciones, condolencias)

• Comercial (Objetivo comercial. Invitaciones-confirmaciones,

agradecimientos, disculpas, salutaciones, condolencias)

• Social (agradecimientos, disculpas, salutaciones, condolencias)

• Amistosas (ámbito privado)

Tener en cuenta:

• Redacción

• Partes. Frases Tratamiento, apertura, desarrollo, cierre

• Correspondencia: elementos, tipos

• Confirmaciones - RSVP

• Uso de Mayúsculas, “don”



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Lo importante es:

• Tener en cuenta destinatario (¿es una autoridad? Jerarquía y

tratamientos)

• Chequear con los decretos vigentes en la época y país

• Tener en cuenta el estilo de comunicación de la organización

Normas generales para redacción y tratamiento de autoridades

• Redacción:

– Clara, objetiva, concisa y uso correcto del español.

– Evitar frases rebuscadas y ambigüedades

– Frases de Tratamiento

– Frases de Apertura

– Frases de cierre o despedida

FÓRMULAS DE CORTESÍA / TRATAMIENTO

• ECLESIÁSTICOS

– Cardenales ---------------------------------- S. Ema.

– Nuncios, Arzob. y Obispos ------------- S. E. Rvdma.

– S.E. o S. Sa.

• Funcionarios, FFAA, etc.:

– Señor Comandante en Jefe de las FFAA

– Ing. D. Carlos Sánchez

ESQUELAS

Posee un tamaño especial –

Se escribe en tercera persona. Tiene estructura inversa

Comienza con f irma, sigue con el texto, termina con lugar y fecha

y datos de la persona a quien la dir igimos(ángulo inferior derecho).

– Redacción: en 3ra persona, comienza con firma y termina con día

y fecha.



Esp. Maisa Jobani

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– Contenido

– Tamaño: 20 a 22 cm x 14cm.

– Formato: ver ejemplo a continuación.

– Papel fino, impresiones en relieve, al agua.

En clase se trabajarán desarrollo de casos prácticos de aplicación

del ceremonial escrito: esquelas , invitaciones y fórmulas de

cortesía.

Ejemplo: (recordar que va en formato y papel especial)

El Director del Museo Histórico de la UNC, Arq. …,

tiene el agrado de invitar a Ud. al acto inaugural del “Tour xxx”

,

El evento se llevará a cabo el día viernes 25 de noviembre,

a las 11 hs, en la sede del Museo, Ob. Trejo 242, Centro, Córdoba.

El Tour es organizado de manera conjunta por ------- y ……. en el marco

de las actividades programadas con motivo del día del No Docente

y su principal objetivo es acercar a la comunidad de la UNC ………….

Córdoba, octubre de 2010

RSVP

4332076



Esp. Maisa Jobani

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7) TIPOS DE COMIDAS EN UN EVENTO.

Tipos de comidas en un evento

� Desayuno

� Coffee Break

� Té- Merienda

� Brunch- High Tea

� Lunch –Almuerzo

Recepciones:

� Recepción

� Cocktail

� Vino de Honor

� Buffet-Comida Americana

� Cena

• Desayuno de Trabajo

� Para comenzar el día de trabajo con un efecto motivador

� Puede ser para público: interno, externo o mixto

� Es una tendencia que viene de Estados Unidos

Temas:

• Específico entre las partes

• Informar una novedad a un grupo de personas a cargo

• Evaluar un negocio

• Presentar propuestas

• Una presentación a la prensa

Lugares:

• Dentro de la institución: en sala de reuniones

• Fuera de la institución: en sala de un hotel NUNCA en bar o

restaurante, para mantener la privacidad



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Horario:

• Inicio entre las 8 y las 10

• Duración: entre una a dos horas

• Si la invitación es a las 10 , la reunión debe ser breve

RESPETAR EL HORARIO HABITUAL DEL PERSONAL DE LA INSTITUCION

• Conviene servir el desayuno previamente y en otra sala

• Coffee Break

• Es un corte en el transcurso de una jornada de trabajo

• Sirve para tener unos minutos libres para distenderse, salir de la sala

beber algo, ir al baño, contestar llamadas

• Duración: depende de la cantidad de gente y del objetivo de

interrelación que tenga (nunca menos de 15 minutos, ni más de 40

minutos)

• Lugar: realizarlo en un espacio con luz natural, en especial cuando la

jornada transcurre en sala con iluminación artificial

• Té

• En Argentina el Té es una reunión social o familiar propia de los fines de

semana.

• En días laborales se toma entre mujeres

• Horario: se invita a las 17 y finaliza alrededor de las 19

• No tiene la formalidad de las comidas en cuanto a horarios, puntualidad,

vestimenta y distribución de los comensales ( a medida que llegan se

van ubicando)

• Brunch

• Es de origen anglo-americano



Esp. Maisa Jobani

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• Es una combinación entre el desayuno y el almuerzo (en el ámbito

social, en las principales ciudades del mundo se organizan los domingos

, día en el que las familias se levantan más tarde)

• En Argentina se usa como evento ejecutivo en días laborables

• Horario: entre las 11 y las 15 y se presenta como un buffet sofisticado

• Duración: más que el desayuno por la variedad de comida, los invitados

se sirven varias veces

• Se presentan grandes mesas con comidas, los asistentes se sirven y

luego pasan a una mesa aparte.

• Almuerzo de trabajo

• Se realizan los días hábiles para tratar temas laborales

• Fuera del ámbito de la oficina

• Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o salones privados, deben

reservarse con anterioridad a nombre del anfitrión

• En casos excepcionales se realizan en la oficina en una sala privada, o

en el comedor del directorio, NUNCA en el comedor de la institución

• La puntualidad es rigurosa, porque el tiempo es acotado

• Duración: dos horas

• Constará de: primer palto, plato principal, postre y café. El menú será a

elección de cada comensal o establecido previamente por el anfitrión

• No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas recargadas

• No es necesario tomar una copa previa porque alargaría los tiempos

• Corresponde retirarse después del café luego del homenajeado (si lo

hubiere)

• Cocktail - Recepción

� Los invitados están de pie (no hay precedencias ni ubicaciones

especiales)

� Favorece la interrelación entre los asistentes



Esp. Maisa Jobani

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� Debe contratarse bastante personal, ya que se acercarán a los

invitados con bandejas y bebida.

Diferentes clasificaciones:

� Cocktail ámbito privado

� Se sirve antes de las comidas

� Hora de inicio: entre las 19 y las 20 ,

� Duración 2 horas

� Recepción ámbito oficial

� Algunos usan ese nombre para reunión antes del almuerzo.

� Se utiliza para lanzamiento de productos, exposiciones,

conferencias o celebraciones de aniversario o fin de año.

Lugares: en la institución, hoteles u otra locación menos habitual

� Luego del horario laboral, si es importante y formal después de

las 20

• Vino de Honor- Vernissage

• Celebración más sencilla que un cocktail

• Es de menor presupuesto y duración más corta (una hora)

• Luego de la presentación de un libro, una conferencia o al inaugurar una

exposición de arte

• Los invitados permanecen de pie

• Mesa central con mantel y arreglo floral

• Se ofrece vino o champagne, acompañado por pocos bocaditos salados

por persona

• Buffet

• Comida sentados en la mesa, pero se presenta la comida en fuentes

distribuidas en mesa auxiliar



Esp. Maisa Jobani

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• Debemos calcular bien el espacio

• Las bebidas se presentan en jarras de vidrio o cristal que también se

colocan sobre una mesa

Horario: igual al de una comida pero por sus características puede prolongarse

• Se invita a las 21y si es con baile dura más de 4 horas

Tipos:

• Buffet Froid (sólo comida fría)

• Buffet Foid et Chaud (se le agregan platos calientes o cazuelas)

• Comida de negocios

• Se realizan de noche y se procede de la misma forma que para los

almuerzos

Horario: comienzan entre las 20.30 y las 22

Lugar: en restaurantes, salones, o en la casa de alguno de los

directivos

• Se reúnen pares de la misma o diferentes instituciones para afianzar

relaciones

• Al ser de noche , pueden servirse bebidas con alcohol

• En algunas ocasiones participan también los cónyuges

8) MATERIAL EXTRA

Difusión del evento:

Para que un evento sea convocante y logre el objetivo de difundir los valores,

misión y visión de la institución es fundamental:

� Tener en cuenta los canales o medios de comunicación disponibles

� Herramientas de comunicación que se utilizarán para llegar a los

diferentes públicos (internos y externos)

� Conocer el perfil del público meta para adaptar el mensaje y elegir el

canal correcto (su segmentación)



Esp. Maisa Jobani

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En la Universidad Nacional de Córdoba, en cada una de sus áreas, existe un

departamento que se encarga de la Comunicación.

• Se debe establecer un vínculo con los responsables para indicarles:

• Qué es lo que quiero comunicar

• Cuándo

• A quién (el tipo de público determinará los medios)

• Dónde sugiero su publicación

Si trabajan en una dependencia que no posee un encargado de Comunicación

ustedes gestionan la difusión contactándose con el área de Prensa de la UNC

La importancia de la difusión de un evento

Recordemos que realizar un evento tiene un objetivo determinado. Algunos de

ellos pueden ser:

*Dar a conocer un proyecto, un servicio o un producto

*Transmitir los valores de la institución

*Celebrar una fecha especial

Ayudamos a cumplir el objetivo del evento si logramos la asistencia de la

cantidad de gente esperada.

¿Cómo lo hacemos?

Una buena difusión es la clave para que el evento sea convocante.

¿Qué medios o canales utilizará la institución?

� Medios de Comunicación Masiva

Según el tipo de público del evento:

� Herramientas de Comunicación Internas

� Externas



Esp. Maisa Jobani

50

Comunicaciones para gestionar auspicios o adhesione s

Si bien la UNC no trabaja con sponsors que aporten dinero en los eventos,

puede darse la situación de que se autorice a recurrir a un auspiciante que

colabore a través de una donación o apoyo.

En tal caso, la comunicación será la siguiente:

Carta para Auspiciante

Aspectos de interés:

• Tipo de público que asistirá al evento (características comunes)

• Cantidad de público

• Medios de comunicación que cubrirán el evento

• Canales de difusión del evento

Sugerencia:

� Adjuntar “Cuadro de espacios de participación”

� Dossier con información de la institución o eventos anteriores

Otras comunicaciones para el evento – las emite el área de

comunicación de la UNC

� Gacetillas de prensa (antes o después del mismo)

Lo que puede emitir el área organizadora del evento

� Cartas de agradecimiento (después del evento) para: auspiciantes,

expositores, colaboradores



Esp. Maisa Jobani

51

Ejemplo carta auspicio Chandon Argentina

Paseo Colón 746 P 2

Buenos Aires

Córdoba, abril de 2012.

Estimado Lic. Juan Pérez:

Tenemos el agrado de comunicarle que el día lunes 10 de mayo del corriente año se realizará a las 22hs. la

inauguración de la galería de arte Cerrito ubicada en calle Independencia 120 en el Centro de Córdoba Capital.

En dicho encuentro participarán 80 invitados provenientes de distintas escuelas de arte, curadores de muestras, y

autoridades de gobierno.

En tanto, existe una importante proyección del evento a través de su cobertura en medios locales y provinciales;

antes, durante y después del mismo.

Es por ello, que sería un orgullo contar con el apoyo a vuestra prestigiosa empresa, a través de un canje de servicios,

con la modalidad corporativa a coordinar oportunamente.

Adjuntamos material con un cuadro con opciones de participación. Además, lo invitamos a visitar el sitio web:

www.galeriadearte.com.ar

Desde ya, quedamos a su entera disposición por cualquier consulta al respecto.

Sin otro particular, agradecemos su tiempo y dedicación.

Atentamente,

Firma

Nombre

Cargo



Esp. Maisa Jobani

52

Ejemplo cuadro de espacios de participación que se adjunta a carta para

auspiciantes

Aunque la donación no sea en dinero puede reflejarse de esta manera para

obtener su equivalente en productos (como en este caso botellas de

champagne para el brindis).

Evento Fecha Público Inversión Participación

Inauguración

Galería de Arte

“Cerrito”

10 de mayo

de 2010

80 PERSONAS

aquí también se

puede describir el

tipo de público

según la

segmentación

$ 5000

Opción 1

-------------------

$ 3500

Opción 2

Presencia en acto

de apertura / Página

Web/

Merchandising /

Gigantografía

exterior/ Folleto del

evento/

-------------------

Gigantografía

exterior

Web/

Merchandising



Esp. Maisa Jobani

53

Ejemplo: Carta de agradecimiento

Chandon Argentina

Paseo Colón 746 P 2

Buenos Aires

Gerencia de Marketing Córdoba, 15 de mayo de 2012.

Estimado Lic. Juan Pérez:

Tengo el agrado de dirigirme a usted, a los fines de hacerle llegar mi agradecimiento por vuestra participación en la

inauguración de la Galería de Arte “Cerrito” de la ciudad de Córdoba.

Cabe destacar que esta importante iniciativa no hubiera alcanzado el éxito que tuvo sin el compromiso de todos los

que colaboraron como usted; esto es, aportando desde vuestra experiencia y visión de la gestión cultural.

Esperando que esta actividad nos encuentre juntos más adelante, le envío un cordial saludo.

Firma

Nombre

Cargo

Como docente del Curso - tal ler “Ceremonial y Protocolo, como

herramientas para la optimización de la imagen inst i tucional”

me despido agradeciendo su atención en cada clase y la participación en las

actividades propuestas.

Le deseo éxito en cada uno de sus proyectos!

Prof. Esp. Maisa Jobani

esp. maisa jobanifiles.edu-piedra1.webnode.es/.../apunte-ceremonial-y-protocolo-2012.pdf ·...

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