e.s.e. hospital la misericordia calarcÁ quindÍo dr ... ejecutivo anual meci 201… · la e.s.e.,...
TRANSCRIPT
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
E.S.E. HOSPITAL LA MISERICORDIA CALARCÁ QUINDÍO
Dr. LEONARDO QUICENO PÁEZ GERENTE
INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO 2016 - LEY 1474 DE 2011
LADY ECHEVERRY CARDONA Asesora Control Interno
Calarcá Quindío, diciembre de 2017
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO 2016 - LEY 1474 DE 2011
Lady Echeverry Cardona
Jefe Oficina de Control Interno
Periodo evaluado:
Enero - Diciembre de 2017
Fecha de evaluación:
Diciembre 29 de 2017
INTRODUCCIÓN
El Modelo Estándar de Control Interno define una metodología para agregar valor a los
Procesos Gerenciales que, junto a los Procesos de Apoyo, garantizan un adecuado
cumplimiento de las labores Misionales de la Institución. Visto desde un enfoque temporal,
el MECI representa la etapa final, en que se evalúa y retroalimenta a la Gerencia sobre
efecto real de los Planes y Procesos implementados:
De esta manera, el MECI se constituye en el complemento necesario del Sistema de
Desarrollo Administrativo y del Sistema de Gestión de la Calidad, cuyos resultados evalúa,
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
y proporciona a los mismos las señales para realizar los ajustes necesarios; a fin de aportar
al cumplimiento pleno de la Misión Institucional dentro de un Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
La Ese Hospital la Misericordia de Calarcá Quindío a través de acuerdos,
compromisos y protocolos éticos tiene definidos los estándares de conducta, que
son socializados con cada uno de los servidores al momento del ingreso a la
Entidad; de tal manera que cada funcionario que ingresa tiene conocimiento de la
Misión, Visión, Valores, Principios y Objetivos Institucionales.
La E.S.E. cuenta con un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, que se
enmarca normativamente al interior de la Institución en la Resolución 392 de 2014
“por medio de la cual se adoptan las estrategias de comunicación interna, externa
e integrada” y en el Acuerdo No. 05 del 05 de septiembre de 2014, por medio
del cual la Junta Directiva, adopta el Estatuto de Contratación para la E.S.E
Hospital la Misericordia de Calarcá.
Dicho Plan incorpora en su totalidad las directrices del Decreto 124 del 26 de enero
de 2016, emitido por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República, en el cual se definen nuevos elementos metodológicos. La Oficina de
Control Interno realizó y publicó el Seguimiento al Plan Anticorrupción presentado.
La E.S.E. ha designado el Oficial de Enlace y tomado las medidas pertinentes a
efectos del cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 009 de 2016 en
cuanto al Sistema de Prevención de Actividades Relacionadas con el Lavado de
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Activos Provenientes del Narcotráfico y/o la Financiación del Terrorismo
(SARLAFT).
Asimismo, la E.S.E. se ha sumado a la iniciativa de Integridad y Transparencia de
la Presidencia de la República, con la participación de dos directivos, un asesor,
diez profesionales, tres técnicos, doce asistenciales y ciento diez contratistas que
han diligenciado y asumido el respectivo compromiso.
Desarrollo del Talento Humano
La E.S.E. Hospital La Misericordia de Calarcá cuenta con el Manual de Funciones,
Competencias Laborales y Requisitos, actualizado mediante Acto Administrativo
(Acuerdo 09 de agosto 19 de 2016), cumpliendo a cabalidad los requerimientos de
la Comisión Nacional del Servicio Civil.
Se tiene en cuenta al momento de ingresar un funcionario la selección meritocrática
de cargos directivos. La evaluación de desempeño, se ha desarrollado a entera
satisfacción de acuerdo a los parámetros establecidos por la normativa vigente;
donde se evidencia la concertación de objetivos y compromisos laborales y
comportamentales con su porcentaje de cumplimiento pactado, y la evaluación a los
periodos respectivos.
Se preparó Estudio de Formalización Laboral para su presentación a la Junta
Directiva.
La E.S.E Cuenta Con El Plan Institucional De Capacitación según Resolución 488
de Septiembre 29 De 2017.
Para la planeación del Talento Humano la E.S.E tiene en cuenta los Actos
Administrativos de creación y/o modificación de la planta de personal.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
La E.S.E cuenta con Plan de Capacitación, Plan de Bienestar Social e Incentivos,
Comité de Seguridad Social en el Trabajo. Presenta los informes al SIGEP, Reporte
de Información de Ley de Cuotas.
1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Planes, Programas y Proyectos
La ESE Hospital La Misericordia de Calarcá Quindío tiene definida su plataforma
estratégica con su Misión, Visión, Valores Corporativos, logo institucional, Mapa de
Procesos y Organigrama. Así mismo cuenta con su Plan Operativo Anual (POA)
que va articulado del Plan de Gestión del Gerente; Este a su vez divide todas las
áreas en tres (3) grandes macro procesos:
1) Direccionamiento Estratégico. Compuesto por las metas e indicadores que se deben
lograr a través del Plan de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad y el Plan Operativo
Anual. Estos dos elementos dan una visión estratégica y de mejoramiento continuo motivado
por autoevaluaciones y auditorías externas que fortalecen la E.S.E.
2) Clínico-Asistencial. Realiza el seguimiento necesario para todas las áreas que prestan
atención directa a pacientes, desde un enfoque humano, esperando que desde los Servicios
Ambulatorios, Hospitalarios y Extramurales se garantice calidad y seguridad tanto en el
manejo de los dispositivos médicos, como en los medicamentos. Estas áreas, tienen
evaluación permanente a través de metas e indicadores que miden el desempeño.
3) Administrativo y financiero. La sostenibilidad financiera es una de las metas, para la Red
Hospitalaria Pública del Departamento, que busca fortalecer la efectividad en la gestión de
cartera y una facturación real; además de establecer los parámetros legales que le generen
a la E.S.E. una mayor rentabilidad social. Actividades que son evaluadas a través de
indicadores administrativos y financieros.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Modelo de Operación por Procesos
Se avanzó en la actualización de los manuales de procesos y procedimientos de
la E.S.E., mediante la Caracterización y definición de los Flujogramas operativos.
La Oficina de Control Interno, la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina Asesora
de Calidad, están liderando y monitoreando de manera permanente todo lo
referente al Plan de Mejoramiento de la Calidad.
La E.S.E. realiza monitoreo a los Procesos que requieren intervención, con el
acompañamiento de cada Coordinador de Área.
Estructura Organizacional
Mediante Acuerdo 09 de agosto 19 de 2016 se aprobó el nuevo Organigrama
Institucional, el cual cubre aquellas dependencias que cuentan con personal de
planta, dejando facultado al Gerente de la E.S.E. para definir la estructura operativa
de las dependencias en aquellos casos cubiertos mediante Personal en Misión.
Nivel del Cargo
Carrera Administrat
iva Y/o Empleado
Oficial
Provisionalidad
Libre Nombramient
o
Periodo Fijo
Comisión Total Área
Misional
Total Área Administr
ativa
Planta Autorizada
Planta Ocupada
Planta Vacante
DIRECTIVO 0 0 2 1 1 1 2 3 3 0
ASESOR 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0
PROFESIONAL 10 4 0 0 0 13 1 19 14 5
TECNICO 1 1 0 0 0 0 2 5 2 3
ASISTENCIAL 3 1 0 0 0 3 1 5 4 1
OFICIAL 12 0 0 0 0 0 12 17 12 5
TOTAL 26 6 2 1 1 17 19 50 36 14
Indicadores de Gestión
A través de la formulación de indicadores de gestión y por procesos se logra el
monitoreo a los factores críticos de éxito, permitiendo establecer las medidas
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
correctivas que garanticen la continuidad de las operaciones y el logro de los
objetivos institucionales.
La Oficina Asesora de Planeación adelantó estudios para la actualización de las
fichas de Indicadores y el modo en que se articulan, adaptándolos a los criterios
definidos en la Plataforma Estratégica.
Se está dando aplicación a la normativa aplicable en el proceso de transición a las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), para lo cual se elaboró
oportunamente el correspondiente Estado de Situación Financiera de Apertura, la
valuación de procesos judiciales y el informe de valorización de inventarios.
Políticas de Operación
La E.S.E. cuenta con sus respectivos Manuales de Políticas aplicables a cada una
de las áreas y procesos.
El Plan de Gestión para el período 2016-2019, implica la necesidad de actualizar
todas las Políticas Institucionales y Manuales de Proceso para su adaptación a esta
nueva plataforma estratégica. De este ejercicio se derivará la nueva versión del
Manual Operativo Institucional.
1.3. COMPONENTE DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Políticas de Administración del Riesgo
La Empresa Social del Estado Hospital La Misericordia cuenta con las herramientas
para el análisis y la valoración del riesgo, tiene identificados cada uno de los
riesgos. Se encuentran formalizadas las Políticas para la Administración de Riesgos
a través del respectivo Acto Administrativo Resolución Nro. 349 julio 01 de 2017.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Se está dando cumplimiento al artículo 73 de la ley 1474 de 2011 (Riesgos de
Corrupción).
Identificación del Riesgo
La Oficina de Control Interno ha brindado el apoyo en la implementación de la
metodología de Administración del Riesgo planteada por el Departamento
Administrativo de la Función Pública. El Mapa de Riesgos y Controles incorpora los
resultados de los esfuerzos de control de la vigencia anterior y del proceso de
identificación y análisis de nuevos riesgos surgidos.
Se han incorporado, a partir de las capacitaciones ofrecidas por el Departamento
Administrativo de la Función Pública, algunos cambios en la metodología de
identificación del Riesgo; que toman en cuenta tanto los resultados de las auditorías
realizadas como un más detallado análisis del entorno.
Análisis y Valoración del Riesgo
De acuerdo a lo planteado en el Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, y
a las Políticas de Administración del Riesgo adoptadas por la Institución, se realiza
la calificación, valoración y actualización de los Mapas de Riesgos, además del
seguimiento de aquellos ubicados en las Zonas de Riesgo Alta y Extrema.
A partir del seguimiento y valoración de los Mapas de Riesgos de las Áreas, se
identifican aquellos que pasan a formar parte del Mapa de Riesgos Institucional.
En la calificación de Riesgos y valoración de Controles se están aplicando los
cambios en la metodología planteados por el Departamento Administrativo de la
Función Pública en la Versión 3 de su Guía para la Administración de Riesgos.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Las actividades de Administración del Riesgo se han enfocado, atendiendo a las
recomendaciones de la Contraloría General del Quindío, en el seguimiento a las
acciones y puntos de control establecidos para cada proceso. Con ese fin, se ha
buscado que dichos controles se incorporen a los Planes de Acción por
dependencia y se han orientado las Auditorías Internas hacia la verificación de su
efectividad.
Asimismo se han desarrollado instrumentos para facilitar el seguimiento a dichos
controles desde la perspectiva de la última versión de la metodología de
administración de riesgos emitida por el Departamento Administrativo de la Función
Pública.
Para realizar este informe se tuvo en cuenta el Mapa de Riesgos y las respectivas
evidencias con las cuales se pudo obtener la siguiente información:
Mapa de Riesgos de cada una de las áreas
Consolidación del mapa de Riesgo Institucional
Resultado de la evaluación de controles de los 20 mapas de riesgo por proceso y
de los 86 Riesgos, en acompañamiento de cada uno de los coordinadores.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Resumen de los 86 Riesgos
Evolución, Listas, Impactos y Zonas de los 86 riesgos
Calificación Mapa de Riesgos del Área Administrativa
Calificación Mapa de Riesgos del Área Administrativa
A Junio
30 de
2017
A Noviembre 30 de 2017
Avance
en la reducción
del Riesgo
ZONA
DE
RIESGO
ZONA DE RIESGO
TOTAL
RIESGOS
CA
LIF
ICA
CIÓ
N
CÓ
DIG
O
PROCESO:
BA
JA
BA
JA
MO
DE
RA
DA
AL
TA
EX
TR
EM
A
1 Planeación 4 0 0 0 4 0% 25%
2 Calidad 4 0 0 0 4 0% 0%
3 Control Interno 3 1 0 0 4 0% 50%
4 Jurídica 5 1 2 0 8 25% -13%
5 Contratación 3 0 1 0 4 25% 0%
6 Talento Humano 6 1 0 0 7 0% 43%
7 Salud Ocupacional 2 1 1 0 4 25% 25%
8 Presupuesto 4 0 1 0 5 20% 20%
9 Contabilidad 2 1 0 0 3 0% 67%
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
10 Costos 0 0 0 1 1 100% 0%
11 Facturación 1 2 1 0 4 25% 50%
12 Cartera 3 1 0 0 4 0% 25%
13 Tesorería 6 0 0 0 6 0% 17%
14 Sistemas 4 1 0 0 5 0% 0%
15 Archivo 4 0 0 0 4 0% 25%
16 Activos Fijos 1 2 0 1 4 25% 0%
17 Almacén 4 0 0 0 4 0% 25%
18 Mantenimiento 3 0 0 0 3 0% 33%
19 Comunicaciones 3 0 0 0 3 0% 0%
20 Mercadeo 4 0 0 1 5 20% 40%
TOTAL: 66 11 6 3 86 3% 6%
Esta Oficina realizó una verificación del cumplimiento de las actividades por parte
de cada proceso mediante la observación de registros, entrevistas y evidencia
objetiva, revisando en forma detallada cada riesgo propuesto, al igual que sus
controles y las acciones planteados para su manejo.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
(Reposa en
Informe de
Seguimiento de Mapa de Riesgos en la Oficina de Control Interno).
La Oficina de Control Interno ha brindado el apoyo en la implementación de la
metodología de Administración del Riesgo planteada por el Departamento
Administrativo de la Función Pública. El Mapa de Riesgos y Controles incorpora los
resultados de los esfuerzos de control de la vigencia anterior y del proceso de
identificación y análisis de nuevos riesgos surgidos.
Se han incorporado, a partir de las capacitaciones ofrecidas por el Departamento
Administrativo de la Función Pública, algunos cambios en la metodología de
identificación del Riesgo; que toman en cuenta tanto los resultados de las auditorías
realizadas como un más detallado análisis del entorno.
En la calificación de Riesgos y valoración de Controles se están aplicando los
cambios en la metodología planteados por el Departamento Administrativo de la
Función Pública en la Versión 3 de su Guía para la Administración de Riesgos.
En este orden de ideas, el Programa Anual de Auditorías de la vigencia 2017 se ha
priorizado teniendo en cuenta los riesgos identificados.
Consolidado de Riesgos por Tipo
Proceso Total %
Estratégico 10 12%
Operativo 23 27%
Financiero 15 17%
Cumplimiento 22 26%
Tecnológico 3 3%
Confianza e imagen 13 15%
TOTAL: 86 100%
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
2. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
2.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
En cada vigencia se ha procurado de manera sistemática aumentar el grado de rigor
en la calificación a fin de reflejar con mayor precisión el estado real del Sistema de
Control Interno. Asimismo, se han incorporado las nuevas metodologías propuestas
por el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante la encuesta
FURAG, en la cual se realiza un análisis más exhaustivo que permite evidenciar
detalles anteriormente ignorados:
El puntaje de 2017 se emite en la vigencia de 2018
Se evidencia que por parte de la Gerencia se viene cumpliendo a cabalidad con los
compromisos adquiridos en su Plan de Gestión.
La Evaluación por Componentes al Sistema de Control Interno permite evidenciar
con respecto al periodo anterior en los componentes de Información y
Comunicaciones, Valoración del Riesgo y Actividades de Control:
FACTOR PUNTAJE 2014 PUNTAJE 2015 PUNTAJE 2016 NIVEL
ENTORNO DE CONTROL 3,34 2.04 1.35 INICIAL
INFORMACION Y COMUNICACION 3,86 3.38 3.58 INTERMEDIO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4,55 3.21 3.17 INTERMEDIO
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 4,52 4.38 3.71 SATISFACTORIO
SEGUIMIENTO 4,02 3.68 3.79 SATISFACTORIO
INDICADOR DE MADUREZ MECI 76,45% 58.45 53.04 INTERMEDIO
ESTADO DE ACTUALIZACION DEL MECI SEGUN DECRETO 943 De Mayo 21 De 2014
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
2.2. COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
Se da cumplimiento al Decreto 648 de 2017 expedido por el DAFP, en su Artículo
2.2.21.4.7. Relación administrativa y estratégica del Jefe de Control Interno o quien
haga sus veces. “Parágrafo 1. Los informes de auditoría, seguimientos y
evaluaciones tendrán como destinatario principal al representante legal de la
entidad y al comité de coordinación de control interno y/o comité de auditoría y/o
junta directiva, y deberán ser remitidos al Gerente cuando éste lo requiera”. Este
informe se basa, en la gestión adelantada por la Entidad durante el período,
relacionada con el Sistema de Control Interno, a través de los diferentes procesos
y dependencias, conforme a la normatividad aplicable a la E.S.E.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Las Auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno y la Oficina Asesora de
Calidad, en las áreas administrativas y asistenciales, verifican las actividades para
determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos
y los controles, dichos resultados son comunicados a la Gerencia para que se
acojan las recomendaciones e implementen las acciones de mejoramiento.
La ESE cuenta con el Manual de Auditoría aprobado mediante resolución Nro. 070
del 21 de enero de 2015 y socializado en cada una de las áreas en el Comité MECI-
Calidad. Se han implementado procedimientos estandarizados que permiten una
mayor agilidad y claridad para los actores en el proceso de Auditoría.
El rol central, por el que suele conocerse a la Oficina de Control Interno, y al que
dedica la mayor parte de sus recursos, es el seguimiento y evaluación de los
diferentes procesos, el cual se realiza principalmente a través de dos mecanismos,
a saber: Las Auditorías Internas y la Evaluación por Componentes.
Durante la vigencia 2017 fueron programadas un total de 25 auditorías, todas
incluidas en el Plan Anual original.
A partir de las necesidades identificadas en la vigencia de 2016, de las auditorías
regulares, de las visitas por parte de la Contraloría General del Quindío, del
seguimiento a los controles de riesgos, y de las actividades de acompañamiento y
asesoría (control de cumplimiento) entre otras fuentes, se programaron 25
auditorías, tomamos 10 auditorías basados en el plan de mejoramiento. En lo
corrido de la vigencia se realizó 1 auditoria especial.
De las 25 auditorías programadas inicialmente, se llevaron a cabo las 25,
obteniendo un % de cumplimiento equivalente al100% respecto al Plan.
Las observaciones que al cierre de la vigencia se tradujeron en hallazgos de
auditoría, dieron lugar a los respectivos Planes de Mejoramiento Internos.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Tanto la orientación de las Auditorías Internas como el enfoque dado a los Planes
de Mejoramiento por Procesos tomaron en cuenta las revelaciones de la Evaluación
por Componentes practicada, cuyos resultados se resumen en la siguiente tabla:
La Oficina de Control Interno, con el apoyo de la Gerencia, ha venido fortaleciendo
su Componente de Auditoría, tanto en dedicación de su talento humano como en
aspectos metodológicos, a fin de brindar mejores insumos para la detección de
oportunidades de mejora y formulación de los respectivos Planes de Mejoramiento.
2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Con el fin de dar sostenibilidad al continuo avance en los resultados de Auditoría y
seguimiento a Planes de Mejoramiento Institucional emitidos por la Contraloría
General del Quindío en las últimas tres vigencias, se ha incorporado el seguimiento
a cada uno de los compromisos adquiridos como acciones correctivas en el último
Plan de Mejoramiento Institucional suscrito; quedando incluido como parte del
Programa Anual de Auditorías aprobado por la Gerencia para la vigencia 2017.
Componente Avance
1. Ambiente de Control MEDIO
2. Valoración del Riesgo MEDIO
3. Actividades de Control MEDIO
4. Monitoreo MEDIO
5. Información y Comunicación ALTO
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Adicionalmente, se realiza el seguimiento a los Planes de Mejoramiento Interno que
surgen de las Auditorías Internas a los diferentes procesos de la E.S.E., los cuales
deben ser suscritos ante la Oficina de Control Interno por las respectivas
dependencias cuando persisten Hallazgos al momento del Cierre de cada Auditoría.
AVANCES PLAN DE MEJORAMIENTO
AÑO 2012 2013 2014 2015 2016
HALLAZGOS 11 8 9 7 4
REPROGRAMADOS 18 29 5 3 0
TOTAL 29 37 14 10 4
CUMPLIMIENTO 49.4% 69.2% 86.4% 72.2% N/A **
**PENDIENTE POR EVALUAR PLAN DE MEJORAMIENTO 2016 POR PARTE DE LA CONTRALORIA
VER ANEXO: SEGUIMIENTO A PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA
A DICIEMBRE 20 DE 2017
Se observa un mejoramiento continuo en este ámbito, logrando progresivamente la
reducción en el número de hallazgos reprogramados, a la par del menor número de
nuevos hallazgos en las auditorías practicadas.
Con el fin de dar sostenibilidad al continuo avance en los resultados de Auditoría y
seguimiento a Planes de Mejoramiento Institucional emitidos por la Contraloría
General del Quindío en las últimas tres vigencias, se ha incorporado el seguimiento
a cada uno de los compromisos adquiridos como acciones correctivas en el último
Plan de Mejoramiento Institucional suscrito; quedando incluido como parte del
Programa Anual de Auditorías aprobado por la Gerencia para la vigencia 2017
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación Externa
La E.S.E. cuenta con el Área de Comunicaciones dando aplicabilidad al decreto 943
de mayo 21 de 2014, donde aparece la comunicación interna, y externa como eje
transversal, facilitándole tanto al cliente interno como externo una participación
directa en el logro de sus objetivos. En este marco se adoptó el Portafolio de
Servicios según resolución Nro. 098 de febrero 01 de 2017.
La E.S.E. Garantiza la difusión de la información sobre su funcionamiento, gestión
y resultados de una manera transparente hacia los diferentes grupos de interés. Se
ha actualizado y socializado el Plan de Comunicaciones de la Empresa Social del
Estado Hospital La Misericordia de Calarcá Quindío.
Se actualiza permanentemente la página Web dentro de la cual se publican todos
los acontecimientos asistenciales y los reportes administrativos como informes
financieros, planes programas y proyectos.
Se cuenta con la Oficina de Servicio de Información al Usuario (SIAU) la cual es
operativa y está ubicada en un lugar estratégico de la ESE. A través de ésta se
realiza la recepción y gestión de peticiones, quejas y reclamos (PQR. Se ha logrado
mantener canales de comunicación con los usuarios y se cuenta con la participación
de sus representantes en espacios definidos para tal fin. Se tiene implementado el
Directorio Institucional.
La entidad rediseñó la metodología para la aplicación, tabulación y generación de
resultados de las encuestas de satisfacción de los usuarios, así como la recepción
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
y respuesta a reclamaciones, la cual fue presentada al Comité MECI-Calidad con el
Manual del SIAU y aprobada mediante Resolución 379 de junio 23 del 2016.
Desde la Oficina de Control Interno se han realizado las verificaciones necesarias
en cuanto al cumplimiento y oportunidad en el envío de información a todos los
entes de control.
Como parte del Programa Anual de Auditoría, se está realizando el seguimiento a
la efectividad de las actividades de soporte y actualización del aplicativo integrado,
buscando que se cuente con la información confiable, en línea y en tiempo real,
sobre la prestación de servicios de la E.S.E., debidamente procesada para la
oportuna toma de decisiones tanto gerenciales como operativas.
Fruto de las auditorías realizadas y los informes remitidos por las áreas de
sistemas y presupuesto se pudo evidenciar que para la vigencia 2017 no se
activó la interface con el módulo de Presupuesto.
Se perciben dificultades para avanzar en las fases de la Estrategia de Gobierno en
Línea debido a las implicaciones que estas tienen en términos de actualización,
racionalización y automatización de trámites; temas sobre los cuales la E.S.E. viene
desarrollando los primeros avances.
En materia documental, se realizó el Plan Institucional Archivístico (PINAR), y se
adecuó el área física para el archivo de los expedientes de procesos judiciales,
acciones de tutelas, derechos de petición y documentos del comité de defensa
judicial, realizando la consecución, revisión, organización y actualización de los
expedientes de procesos judiciales que no existían en la ESE.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Seguimiento PLAN ANTICORRUPCION, AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO.
Queda pendiente el informe de cuarto trimestre de 2017, ya que debe presentarse
cuando se elabore el cierre contable
4. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FORMATO - FASE DIAGNÓSTICO CONSOLIDADO DE CALIFICACIÓN
ITEM EVALUADO CALIFICACIÓN ESTADO
0 SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI 2014
63% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1 MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 74% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO 71% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
100% Implementación total - Viva la Mejora Continua!
1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 42% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
56% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.2.1 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS 82% Implementación satisfactoria - Aun tenemos que
mejorar!
1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESO 59% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 78% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN 50% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.2.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 11% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
94% Implementación satisfactoria - Aun tenemos que
mejorar!
1.3.1 POLÍTICAS ADMINISTRACIÓN DE RIESGO
100% Implementación total - Viva la Mejora Continua!
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
1.3.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGO 83%
Implementación satisfactoria - Aun tenemos que mejorar!
1.3.3 ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGO 100% Implementación total - Viva la Mejora Continua!
2 MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
59% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
33% Implementación deficiente - Debemos mejorar
2.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROLY DE GESTIÓN
33% Implementación deficiente - Debemos mejorar
2.2. COMPONENTE AUDITORIA INTERNA 100% Implementación total - Viva la Mejora Continua!
2.1.1 AUDITORÍA INTERNA 100% Implementación total - Viva la Mejora Continua!
2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
44% Implementación deficiente - Debemos mejorar
2.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 44% Implementación deficiente - Debemos mejorar
3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
56% Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
TABLA DE VALORACIÓN
Implementación total - Viva la Mejora Continua! 100
Implementación satisfactoria - Aun tenemos que mejorar! 80 -99
Implementación parcial - Trabajemos la mejora! 50-80
Implementación deficiente - Debemos mejorar 20-50
No se han implementado - A trabajar, lo lograremos! 0 - 10
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Si bien los resultados de las Auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno
han generado un impacto positivo en el ajuste de varios procesos, continúa la
necesidad de acompañamiento a cada una de las áreas administrativas, para de
esta manera generar en cada una de ellas una cultura de autocontrol y mecanismos
para un mejor desempeño en el cumplimiento de las funciones y actividades por
parte de los dueños de cada proceso.
Se sigue avanzando en el proceso de implementación de la versión actualizada del
MECI (V 2014) en sus diferentes módulos, componentes y ejes transversales. Por
parte del nivel directivo hay compromiso en la implementación del Sistema de
Control Interno y las acciones de mejora resultantes de éste.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
5. AVANCES
La implementación del Programa Anual de Auditorías se ha basado en los
resultados arrojados por la Matriz de Priorización basada en Riesgos proporcionada
por el Departamento Administrativo de la Función Pública lo que permitirá una
mayor coherencia entre los esfuerzos de Gestión del Riesgo y Auditoría Interna.
A partir del primer trimestre se cuenta con un nuevo Manual de Procesos y
Procedimientos (aprobados mediante resolución Nro. 744 del 19 de diciembre de
2016), mediante los cuales se pueden establecer mejores puntos de control para el
monitoreo de la eficacia operativa de las diferentes dependencias.
Se dio cumplimiento a la circular 0009 del 21 de abril de 2016 por medio de la cual
se imparten instrucciones relativas al Sistema de Administración del Riesgo de
Lavado de Activos y La Financiación del Terrorismo (SARLAFT), implementación y
aprobación de las políticas y del manual de procedimientos del SARLAFT,
aprobándolas por la Junta Directiva.
Se dio cumplimiento al Decreto 648 del 19 de abril de 2017, creando el Comité
Coordinador de Control Interno de la E.S.E., y preparando el proyecto para la
aprobación del Estatuto de Auditoría.
Desde la Oficina de Control Interno se realizó el proyecto de acuerdo para LA
FORMALIZACION LABOTRAL DE LOS EMPLEADOS DE CARÁCTER
TEMPORAL DE LA E.S.E.
En el 2017 se tiene el avance en la inscripción de trámites SUIT (reposa en la Oficina
de Planeación).
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
Así mismo, se cumplió con el diligenciamiento de Derechos de Autor Software para
la vigencia 2016, queda pendiente, diligenciar la información de 2017, puesto que
el aplicativo a la fecha no está activo, su vencimiento es 20 de marzo de 2018.
La información litigiosa EKOGUI, no aplica. La Oficina de Control Interno reportó el
seguimiento al Comité de Conciliación y Defensa Judicial; en el aplicativo SIHO
están reportadas por parte de la ESE las controversias judiciales de la misma.
6. RECOMENDACIONES
1) Se recomienda aprovechar los resultados de la valoración de controles
consignada en el Mapa de Riesgos como insumo para la formulación de los
Planes institucionales y la actualización de los Procesos en todas las áreas.
Se debe avanzar en el establecimiento de Puntos de Control a los procesos
que permitan una mayor efectividad en la gestión del Riesgo.
2) Implementar y Fortalecer una cultura de autocontrol en las áreas
administrativas y asistenciales apoyados en la guía del DAFP. La cual deberá
partir de abajo hacia arriba, es decir realizada por las personas involucradas
en la operación de los procesos y en la aplicación de los controles, y la Oficina
de Control Interno actuando como asesora, dentro de una cultura del
autocontrol.
3) Cumplir a cabalidad con la permanente actualización del Normograma
Institucional por parte de la Oficina Jurídica; responsable del desarrollo de
dicha actividad.
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
4) Cuidar que las interfaces del aplicativo con los módulos de Contabilidad y
Presupuesto estén siempre activas, a fin de asegurar que en todo momento
se dispone de información confiable, en línea y en tiempo real.
5) Se deben consolidar las diversas políticas y manuales de la E.S.E. a través
de la construcción de un Manual Operativo Institucional que sirva como guía
e instrumento en el logro de la coherencia funcional de las diversas
dependencias; además de completar la formulación de los manuales
específicos para las áreas o procesos en que aún no se encuentran
implementados.
6) Debe haber coherencia entre el plan de gestión, plan de desarrollo y mapa
de riesgos
7) Continuar con las Auditorias basadas en el riesgo y en los hallazgos del Plan
de Mejoramiento
8) Continuar asegurando la integralidad de la información financiera, mediante
el ajuste en los procesos de conciliación entre Contabilidad, Presupuesto,
Facturación, Cartera y Tesorería, logrando la plena correspondencia entre
los informes presentados desde las diversas perspectivas.
9) En el menú de la página web de la ESE, en el link de Informes de Control
Interno no aparecen las vigencias 2013, 2014 y 2015, estas publicaciones
deben guardar coherencia con informes financiero y presupuestal que
aparecen desde el año 2008.
10) La Oficina de Control Interno, en cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1474
de 2011 “Ley Anticorrupción”; presenta el Informe Pormenorizado de Control
Interno de la E.S.E HOSPITAL LA MISERICORDIA DE CALARCA
Calle 43 # 26-13 PBX 096 7436722 E. Mail: [email protected]
CALARCÁ QUINDÍO
QUINDIO, correspondiente a la vigencia de 2017, de conformidad con la
Estructura del Modelo Estándar de Control Interno-MECI – 2014.
ORIGINAL FIRMADO
____________________________
Lady Echeverry Cardona Jefe Oficina de Control Interno
Elaboró: Lady Echeverry C. Jefe Control Interno
Guardado en: C:\Users\controlinterno\Documents\2016\3. Información y Comunicación\Informes de Control
Interno