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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN
BIBLIOGRÁFICA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN SALUD DEL
H.G.Z. 1-A “VENADOS” DEL IMSS
T E S I N A Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N B I B L I O T E C O N O M Í A
P R E S E N T A :
N O R M A Y O L A N D A V A R E L A C Á R D E N A S ASESORES: Lic. Armando Flores Valderrama Lic. Jorge Valencia Alonso
MÉXICO, D. F. 2009
i
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PREFACIO................................................................................................................iv INTRODUCCIÓN ......................................................................................................v
CAPÍTULO 1
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN
1.1 Antecedentes .....................................................................................................1 1.2 Estructura Orgánica ..........................................................................................5 1.3 Misión y visión...................................................................................................6
1.4. Prestaciones Médicas ......................................................................................8 1.4.1 Misión, visión y objetivos ............................................................................8
1.4.2 Antecedentes de la Coordinación de Educación en Salud .........................11
1.4.3 Estructura orgánica ....................................................................................13
1.5 Centros de Documentación en Salud del Instituto Mexicano del Seguro Social..................................................................................................................15
1.5.1 Objetivos y funciones .................................................................................20
1.6 Centro de Documentación en Salud 1-A “Venados”......................................21
1.6.1 Antecedentes .............................................................................................21
1.6.2 Servicios.....................................................................................................23
1.6.3 Colección....................................................................................................23
1.6.4 Usuarios .....................................................................................................24
ii
CAPÍTULO 2
ORGANIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA, AUTOMATIZACIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.1 Organización bibliográfica ...............................................................................25 2.2 Catalogación ......................................................................................................26 2.3 Catalogación descriptiva ..................................................................................29
2.3.1 Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCA) ......................................30
2.3.2 Niveles de catalogación..............................................................................35
2.4 Encabezamientos de materia ...........................................................................36 2.4.1 Lenguaje documental .................................................................................39
2.4.2 Vocabularios controlados y no controlados ................................................40
2.4.3 Estructura de los lenguajes documentales .................................................40
2.4.4 Medical Subject Headings (MeSH).............................................................43
2.5 Clasificación ......................................................................................................44 2.5.1 Sistema de Clasificación de la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM) .....46
2.6 Signatura topográfica .......................................................................................49 2.7 Formato Machine-Readable Cataloging (MARC) ............................................51
2.7.1 Antecedentes .............................................................................................51
2.7.2 Estructura ...................................................................................................54
2.8 Sistemas de automatización ............................................................................64 2.8.1 Sistema de automatización UNICORN.......................................................64
2.9 Manuales ............................................................................................................68 2.9.1 Tipos de manuales para una Organización o Institución ............................75
2.9.2 Manuales de procedimientos......................................................................77
2.9.2.1 Tipos de manuales de procedimientos ..............................................78
2.9.2.2 Contenido de un manual de procedimientos .....................................81
2.10 Diagrama de flujo ............................................................................................85 2.10.1 Símbolos básicos para elaborar un diagrama ..........................................87
2.10.2 Pasos para la elaboración de un procedimiento en un Diagrama de
Flujo..........................................................................................................88
iii
CAPÍTULO 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN SALUD 1-A “VENADOS” DEL IMSS
3.1 Aspectos generales del manual de procedimientos ......................................92 3.2 Descripción de procedimientos .......................................................................106
Anexo 1. Formato MARC (etiquetas de uso más frecuente) ..............................121 Anexo 2. “Hoja de codificación para captura de datos de material monográfico para el análisis bibliográfico en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-009-008.................................................................146 Anexo 3. Instructivo de llenado (Formato MARC, para el Registro de WorkFlows de libros) ...........................................................................................150
CONCLUSIONES .....................................................................................................163 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................165
iv
PREFACIO
Los motivos para elegir el tema es que en el IMSS, el material bibliográfico más
consultado son las publicaciones periódicas (revistas), a pesar de que el acervo
bibliográfico lo integran también monografías, estas últimas no se les aplican los
procesos necesarios para poder consultarlos, además los procesos técnicos se aplican
en forma heterogénea y en forma manual.
Hasta fecha reciente el Instituto adquirió un paquete de automatización UNICORN, para
que todos los CDS, apliquen en forma homogénea los procesos técnicos.
El personal bibliotecario del IMSS está integrado por tres categorías lo que da como
consecuencia un personal heterogéneo; esta situación genera la falta de aplicación de
los procesos técnicos a las monografías en forma homogénea.
Lo anterior me motivo; que para solucionar este problema sería necesario contar con
un: “Manual de procedimientos para la organización bibliográfica del Centro de
Documentación en Salud 1-A “Venados” IMSS”.
El Manual de Procedimientos como instrumento de control para el CDS 1-A “Venados”,
y de esta manera contribuir a esclarecer y solucionar los problemas en la organización
bibliográfica.
Una de las dificultades que se me presentaron en la elaboración del trabajo de
investigación fue la presión del tiempo.
Deseo agradecer a quienes me apoyaron para llevar a cabo el presente trabajo de
investigación.
v
INTRODUCCIÓN La realización del presente trabajo, surgió ante la necesidad de normar las actividades
en la organización bibliográfica de los materiales contenidos en el Centro de
Documentación en Salud 1-A “Venados” del IMSS, ya que toda actividad que se realice
debe contar con el sustento que permita unificar criterios.
Debido a que el Centro de Documentación en Salud (CDS), tienen como objetivo
primordial el apoyar los diferentes procesos educativos para la atención médica, la
investigación, contribuir al aprendizaje para la construcción del conocimiento y pretende
la generación de nueva información; para facilitar la toma de decisiones que contribuyan
a conservar, mejorar y/o restituir la salud de la población derechohabiente.
El CDS 1-A “Venados” debe tener como propósito, satisfacer ampliamente las
necesidades de información del usuario, y al tener el material bibliográfico organizado,
permitirá a la comunidad médica tener servicios con calidad proporcionando el acceso a
la información de forma eficiente e inmediata, proponiendo la normalización y
estandarización de las actividades que se desarrollan en la organización de los
materiales bibliográficos.
A través de un manual de procedimientos, se proporcionará un instrumento que
documente las actividades en forma metódica; así como diseñar los principales
lineamientos para realizar la organización del material bibliográfico del CDS 1-A
“Venados” en forma sistemática, ya que teniendo en las manos la información de cada
uno de los pasos necesarios que deben seguirse para la realización de los procesos, se
facilita y agiliza, tanto la cantidad como la calidad del trabajo realizado; permitiendo con
esto la unificación de criterios y brindar servicios de calidad.
La elaboración del manual de procedimientos se enfoca a desarrollar particularmente el
procedimiento para organizar el material bibliográfico de manera automatizada
aplicando el Sistema UNICORN.
vi
Este proceso automatizado contribuye a que la organización del material bibliográfico,
se realice en el menor tiempo posible, con la finalidad de que los usuarios tengan
acceso a la información cuando así lo requieran.
Así mismo, para la realización de la presente investigación se utilizó el método analítico
con la finalidad de estudiar la información que existe en torno al tema de investigación,
seleccionar y recuperar la información más relevante y pertinente, que servirá de apoyo
bibliográfico.
Como requisito para el proceso del material bibliográfico que se realiza en el área de
organización de los materiales bibliográficos, es necesaria la fotocopia de portadas,
preliminares, prólogo, prefacio, tabla de contenido, introducción, índice, colofón y otro
material que se considere necesario para realizar dicho proceso.
El presente trabajo, consta de tres capítulos, los cuales se estructuran de la siguiente
manera:
El primer capítulo titulado “Instituto Mexicano del Seguro Social y servicios de
documentación”, presenta los antecedentes del Instituto Mexicano del Seguro Social
(IMSS), donde se define que es la Seguridad Social y el Seguro Social, asimismo se
analizan los aspectos administrativos del IMSS, destacando la Dirección de
Prestaciones Médicas, área donde están adscritos los Centros de Documentación,
también se destaca la fundación e importancia de los Centros.
El segundo capítulo denominado “Organización bibliográfica, automatización y manual
de procedimientos”, analiza como: se define la organización bibliográfica, así como las
técnicas y sistemas que los bibliotecarios utilizan para la organización del material
bibliográfica que le permiten localizarlo y proporcionarlo al usuario que desea
consultarlo.
vii
Como parte de este capítulo se ve la importancia que tiene para la biblioteca contar con
un manual de procedimientos, además de ser una herramienta que permite conocer los
elementos básicos que intervienen en cada una de las actividades que se llevan a cabo
en la biblioteca.
En el tercer capítulo titulado “Manual de procedimientos para la organización
bibliográfica del Centro de Documentación en Salud 1-A “Venados” del IMSS”, se
desarrolla lo mencionado en el capítulo dos, comenzando con una explicación del
porque la creación del manual, procediendo a la creación del mismo, presentando sus
aspectos generales, como cada uno de los procedimientos elaborados incluyendo los
diagramas de flujo.
1
CAPÍTULO 1
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL Y SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN
En este capítulo se presentan los antecedentes del Instituto Mexicano del Seguro
Social (IMSS), se define que es la Seguridad Social y el Seguro Social, asimismo, se
analizan los aspectos administrativos del IMSS, destacando las Prestaciones Médicas
que da razón de ser a los Centros de Documentación. Esto con la finalidad de dar a
conocer la fundación y la importancia de los Centros de de Documentación.
1.1 Antecedentes Para comprender el origen del IMSS es necesario mencionar que fue el año de
1917, que inició la Seguridad Social para la clase trabajadora, la cual se plasmó en la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917, en el Artículo 123
Constitucional en la fracción XXIX, donde se establece textualmente lo siguiente: “Se
considera de utilidad social el establecimiento de cajas de seguros populares, de
invalidez, de vida, de cesación involuntaria de trabajo, de accidentes y de otros con
fines análogos, por lo cual tanto el Gobierno Federal, como el de cada Estado deberán
fomentar la organización de instituciones de esta índole para infundir e inculcar la
previsión popular”1.
En el mes de agosto de 1929, siendo Presidente de la República Don Emilio Portes Gil,
se reformó el artículo 123, en los siguientes términos: “Considera de utilidad pública la
expedición de la Ley del Seguro Social y ella comprenderá: seguros de invalidez, de
vida, de cesación involuntaria de trabajo, de enfermedades y accidentes y otros, con
fines análogos”2.
1 IMSS. Evolución orgánica del Instituto Mexicano del Seguro Social 1943-1984. México: IMSS, 1985. p. 13. 2 Idem.
2
En 1931, se promulgó la Ley Federal del Trabajo, en la cual se enuncia el contenido de
lo que sería la Ley del Seguro Social.
Durante el sexenio del Presidente Lázaro Cárdenas (1936-1940), se inician cambios
fundamentales en el País, especialmente, en la industria, la agricultura y los
ferrocarriles; de igual manera la expropiación de la industria petrolera, dando origen a
los principios de sustentación para crear y organizar las grandes centrales obreras y
campesinas, en los que se determinaron los aspectos básicos para la expedición de
una Ley del Seguro Social. Parte del contenido dice que las leyes de seguridad social
protejan a todos los mexicanos en las horas de adversidad, en la orfandad, en la viudez
de las mujeres, en la enfermedad, en el desempleo, en la vejez, para sustituir el
régimen que por la pobreza de la nación se había tenido que vivir.
Aunque “el artículo 123 de la Constitución Política de 1917, establecía entre otras
medidas, las responsabilidades de los patrones en materia de accidentes y
enfermedades profesionales, así como aspectos legales sobre higiene y seguridad; fue
con el Presidente de la República Manuel Ávila Camacho cuando esto se concreto en
una realidad”3.
El 2 de junio de 1941, el Presidente de la República, el General Manuel Ávila Camacho,
creó una Comisión Técnica para elaborar el proyecto de la Ley del Seguro Social;
proyecto aceptado por el Congreso de la Unión el 23 de diciembre de 1942. El 19 de
enero de 1943, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, el Decreto que
establece la obligatoriedad y observancia de la “Ley del Seguro Social”4 y con este el
establecimiento del Instituto Mexicano del Seguro Social.
3 IMSS. 60 años de servir a México [Folleto]. México: IMSS, 2003. p.5. También disponible en World Wide Web: http://www.imss.gob.mx/NR/rdonlyres/0595CBC2-AE33-40D9-830E-D31E966B22B7/0/nacimiento.pdf 4 El texto vigente de esta Ley fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995 y entro en vigor a partir del 1º de julio de 1997 Cfr. Ley del Seguro Social. México: Instituto de Investigaciones Jurídicas, UNAM, 1995-2003. Disponible en World Wide Web: http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/fed/95/1.htm?s= . También disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/92.pdf
3
De acuerdo con Miguel Ángel Huerta fundador del IMSS, el Presidente de la República
Mexicana el General Manuel Ávila Camacho nombró el 31 de diciembre de 1943 como
director general al Lic. Ignacio García Téllez. Sin embargo este toma posesión “el 3 de
enero de 1944 y el 6 de enero del mismo año, se hizo del conocimiento público, la
obligatoriedad definitiva del Seguro Social, dando inició a la implantación de servicios,
primero, en el Distrito Federal y, posteriormente, en el resto del país”5.
Antes de continuar, se menciona en forma breve que significa seguridad social y seguro
social:
Seguridad Social
La Seguridad Social, es reconocida como la necesidad y el derecho de cada uno
de los hombres de asegurar su supervivencia, contra aquellos elementos o situaciones
adversas que atentan contra ella; teniendo como objetivo, proteger a toda la población.
El autor García Cruz define a la seguridad como: “un derecho público de observancia
obligatoria y aplicación universal para el logro solidario de una economía autentica y
racional de los recursos y valores humanos que asegure a toda la población una vida
mejor, con ingresos o medios suficientes para una subsistencia decorosa, libre de
miseria, temor, enfermedad, ignorancia y desocupación, con el fin de que todos los
países se establezcan, mantengan y acrecienten el valor intelectual, moral y filosófico
de la población activa”6.
Por lo anterior el artículo 2º de la Ley vigente del Seguro Social establece que: “La seguridad social tiene por finalidad garantizar el derecho a la salud,
la asistencia médica, la protección de los medios de subsistencia y los
servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo, así
como el otorgamiento de una pensión que, en su caso y previo
cumplimiento de los requisitos legales, será garantizada por el Estado”7.
5 IMSS. 60 años de servir a México [Folleto], Op. Cit., p. 6. 6 GARCÍA CRUZ, Miguel. La seguridad social: bases, evolución, importancia económica, social y política. México: Panamericana, 1956. p. 62. 7 MÉXICO. Leyes, etc. Ley del Seguro Social. [en línea]. [consultado en septiembre 20, 2008]. Disponible en World Wide Web: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/92.pdf.
4
Seguro Social
Según la Ley, “el Seguro Social es el instrumento básico de la seguridad social,
estableciendo como un servicio público de carácter nacional, y al IMSS se encarga su
organización y administración”8 Ya que como su nombre lo dice “el IMSS es la
Institución establecida, que otorga servicios y prestaciones medicas a los trabajadores
que cotizan para el Seguro Social”9.
Los artículos 4 y 5 de la ley vigente del seguro plantean:
“Artículo 4. El Seguro Social es el instrumento básico de la seguridad
social, establecida como un servicio público de carácter nacional en los
términos de esta Ley, sin perjuicio de los sistemas instituidos por otros
ordenamientos”10.
“Artículo 5. La organización y administración del Seguro Social, en los
términos consignados en esta Ley, están a cargo del organismo público
descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios, de
integración operativa tripartita, en razón de que a la misma concurren los
sectores publico, social y privado, denominado Instituto Mexicano del
Seguro Social, el cual tiene también el carácter de organismo fiscal
autónomo”11.
En relación a lo anterior, el IMSS, es una Institución Mexicana Gubernamental dedicada
a brindar servicios de salud y medios de subsistencia a la población con afiliación al
Instituto, ante contingencias como la enfermedad, invalidez o la vejez para los
trabajadores y sus familiares.
8 IMSS. Evolución orgánica del Instituto Mexicano del Seguro Social 1943-1984, Op. Cit., p. 17. 9 FLORES VALDERRAMA, Armando. Políticas promociónales para aprovechar las prestaciones sociales del IMSS. México: El autor, 2001. p. 41. Tesis (LE) UNAM-FE. 10 MÉXICO. Leyes, etc., Op. Cit., p. 1. 11 Idem.
5
1.2 Estructura Orgánica La organización y función del Instituto Mexicano del Seguro Social, inició con una
composición tripartita para su administración, integrado de manera igualitaria por:
- Representantes de los trabajadores
- Por los patrones y
- Del Gobierno Federal
Su administración funciona mediante un sistema de órganos superiores, el cual esta
estructurado por los principios de representatividad igualitaria, orden jerárquico y
cooperación o colaboración interinstitucional.
- Asamblea General
- Consejo Técnico
- Comisión de Vigilancia
- Dirección General
Asamblea General
Es la “Autoridad Suprema del Instituto”12, la cual desde su creación, está
presidida por el Director General, sesiona una o dos veces al año en forma ordinaria, y
cada uno de sus miembros dura en su cargo seis años, pudiendo ser reelecto. Es
siempre uno de los consejeros por parte del Estado y preside además, al Consejo
Técnico; estando integrado por treinta miembros designados, de la siguiente manera:
- Diez por el Ejecutivo Federal
- Diez por las organizaciones patronales
- Diez por las organizaciones de trabajadores
Consejo Técnico
Es el “representante legal y el administrador del Instituto”13, los consejeros
electos duran en su cargo seis años, pudiendo ser reelectos y está constituido por un
total de 12 miembros, 4 por cada uno de los siguientes representantes:
12 IMSS. Evolución orgánica del Instituto Mexicano del Seguro Social 1943-1984, Op. Cit., p. 17. 13 Ídem.
6
- Patrones
- Trabajadores y
- Representantes del Estado
Comisión de Vigilancia
“La Asamblea General designará a la Comisión de Vigilancia, que estará
compuesta por seis miembros. Para formar esta Comisión cada uno de los sectores
representativos, que constituyen la Asamblea propondrá dos miembros propietarios y
dos suplentes, quienes durarán en sus cargos seis años y podrán ser reelectos”14; como
funciones principales tienen, las siguientes:
- Vigilar que las inversiones se hagan de acuerdo con las disposiciones de la Ley
del Seguro Social y sus reglamentos.
- Practicar la auditoria de los balances contables y comprobar los avalúos de los
bienes en materia de operaciones del Instituto.
Dirección General
“Es nombrado por el Presidente de la República y debe ser mexicano por
nacimiento”15; tiene como principales funciones:
- Presidir las sesiones de la Asamblea General y del Consejo Técnico.
- Ejecutar los acuerdos del propio Consejo.
- Representar al Instituto Mexicano del Seguro Social ante toda clase de
autoridades, organismos y personas.
1.3 Misión y visión
La fundación del Instituto Mexicano del Seguro Social, está basada en los
siguientes principios, que hacen la diferencia dentro de las Instituciones de Salud.
14 IMSS. Evolución orgánica del Instituto Mexicano del Seguro Social 1943-1984, Op. Cit., p. 18. 15 Idem.
7
Misión
“En la organización social del trabajo y en la previsión social:
Administrar los riesgos que se expresan en la Constitución y que se
especifican en los distintos ramos de seguro que regula la Ley del Seguro Social,
para lo cual se requiere de la adecuada administración de las contribuciones y
los recursos financieros para garantizar las prestaciones en: especie, dinero y
lograr la estabilidad en el bienestar del asegurado.
En la provisión de servicios:
Cuidar y fomentar de manera integral la salud de la población trabajadora,
pensionada, asegurada voluntariamente, y de sus familias, así como de la
atendida en esquemas de solidaridad social. Lo anterior, a través de proveer los
servicios preventivos y curativos médicos con niveles de oportunidad y calidad, y
ofrecer a la madre trabajadora servicios de guarderías que permitan un cuidado
adecuado de sus hijos pequeños, contribuyendo así a un círculo virtuoso de
mejoras en la calidad de la atención y en la productividad de los trabajadores y
de sus hogares.
En la administración de las contribuciones a la seguridad social: En su carácter de organismo fiscal autónomo, fomentar la competitividad
de las empresas, la transparencia de la información que genera su función fiscal,
y una recaudación más eficaz”16.
Visión
“Los mexicanos de todas las edades y condiciones laborales gozan de los
beneficios de la Seguridad Social para la salud, el retiro, la muerte y la invalidez.
Todas las mujeres trabajadoras reciben apoyo para el cuidado de sus hijos, y
todos los trabajadores están protegidos contra riesgos de trabajo. En su papel de
comprador y prestador de servicios, el Seguro Social obtienen estándares de
16 IMSS. Conocer al IMSS. [en línea]. [consultado en septiembre 20, 2008]. Disponible en World Wide Web: http://www.imss.gob.mx/instituto
8
calidad comparables a la mitad sobresaliente de los países de la OCDE* y ha
adoptado fórmulas de cooperación con el sector salud, al tiempo que compite en
capacidad instalada, oportunidad y calidad de los servicios con los prestadores
de servicios médicos privados. En todos sus ramos, el Seguro Social aplica
enfoques preventivos para disminuir daños a la salud, pobreza en la tercera edad
o pérdida anticipada del generador de ingresos de la familia”17.
Con respecto a lo anterior, se consideró importante mencionar la misión por ser la razón
y el motivo de existir del Instituto, y la visión por ser la ubicación, en escenarios futuros.
Esto con el fin de dar a conocer las líneas de acción, al personal involucrado, para el
cumplimiento de los objetivos del IMSS.
1.4. Prestaciones Médicas Los servicios médicos en un principio fueron los que constituyeron la actividad
fundamental de la Institución. Posteriormente, como parte del Sector Salud cooperó con
las labores médicas, e inició tareas de enseñanza e investigación, las cuales se han
desarrollado hasta alcanzar en la actualidad un lugar en el ámbito nacional.
Antes de analizar directamente las funciones de la Dirección de Prestaciones Médicas,
se menciona la misión, visón y objetivos del área normativa de esta dirección con la
finalidad de conocer un poco más de ellas.
1.4.1 Misión, visión y objetivos
La Dirección de Prestaciones Médicas, está basada en los siguientes principios:
Misión
“Garantizar la protección, promoción, cuidado y atención integral a la salud
de la población amparada por el Instituto Mexicano del Seguro Social, a fin de
17 IMSS. Plan estrategico 2003-2004. [en línea]. [consultado en septiembre 20, 2008]. Diponible en World Wide Web: http://www.imss.gob.mx/NR/rdonlyres/E312BA2A-709C-484E-8FA8-8A2A422CA55A/0/estategico_ue_2003_09.pdf * Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico.
9
mejorar sus niveles de salud, elevar su calidad de vida y contribuir a la protección
de sus medios de subsistencia, a través de la provisión de servicios preventivos,
curativos y de rehabilitación de alta tecnología médica y terapéutica, con
oportunidad, calidad técnica, trato humano y culturalmente apropiados,
sustentados en la modernización del sistema de salud institucional, el desarrollo
y el fortalecimiento de la infraestructura y equipamiento médico, la selección de
insumos para la salud con calidad y respaldo científico y tecnológico, la
formación y la capacitación continúa del personal de salud, la generación y uso
creciente de los conocimientos científicos resultado de la investigación en salud,
y el mejoramiento constante del sistema de información y evaluación del área
médica”18.
Visión
“Ser una Institución líder en el campo de la salud, reconocida en los
ámbitos nacional e internacional, que otorga a sus derechohabientes atención
integral a la salud oportuna, efectiva y eficiente, con estándares de calidad
competitivos, un trato digno y sensible a las demandas de la población
amparada; con capacidad institucional consolidada a través de nuevos
esquemas de organización que confieren mayor autonomía y capacidad
resolutiva a sus unidades de servicio; con un modelo de atención que fortalece la
medicina familiar y revalora la prevención y protección por grupos poblacionales;
moderna en su infraestructura, tecnología médica y de información en salud; y a
la vanguardia en el desarrollo continuo del personal de salud, en la capacitación
gerencial de sus directivos médicos, y en la generación y uso del conocimiento
científico resultado de la investigación en salud”19.
Objetivos
“Ofrecer servicios de atención médica más eficiente y de mayor calidad,
mediante la mejora continua de los procesos de la atención integral a la salud.
18 IMSS. PEIMSS 2005-2006. [en línea]. [consultado en septiembre 20, 2008]. Disponible en World Wide Web: http://www.cis.gob.mx/pdf/manuales/peimss/peimss0506.pdf. 19 Idem.
10
Mejorar el desempeño del sistema de salud del Instituto, a través del
fortalecimiento del proceso de mejora continua y la reorganización de los
servicios de atención a la salud.
Contribuir al bienestar social a través de la promoción y protección de la salud de
la población derechohabiente.
Contribuir a la atención a la salud de excelencia, mediante la generación y uso
creciente de los conocimientos científicos derivados de la investigación en salud.
Contribuir al desempeño idóneo del sistema de salud del Instituto, a través del
impulso creciente a la formación y capacitación del personal de salud.
Generar información sobre la atención integral de la salud, mediante la
modernización del sistema automatizado de información”20.
Al tener presente la misión, visión y los objetivos de la dirección de prestaciones
médicas; es más fácil comprender su función, la cual se organiza con base en los
principios de calidad, cantidad, oportunidad y sentido humano en tres niveles de
atención, escalonados de acuerdo a la gravedad del padecimiento del usuario y al
grado de especialización que demanda su atención; los niveles corresponden también a
tres diferentes tipos de unidades médicas:
Primer Nivel de Atención
“Se efectúa en las unidades de medicina familiar (UMF), integrando a estas como
responsables de la atención médica ambulatoria y domiciliaria, donde se otorga
consulta externa y odontológica, detección temprana de padecimientos crónico-
degenerativos, acciones de planificación familiar y primeros auxilios”21.
20 IMSS. Plan estratégico 2003-2004, Op. Cit., p. 35-39. 21 ALVAREZ G., María del Carmen. La seguridad social en México. México: CISS, Secretaria General, 1993. p. 38.
11
Segundo Nivel de Atención
“Se ofrece en los hospitales generales de zona y de subzona, mismos que
disponen de los recursos necesarios para atender a cuatro especialidades básicas de la
medicina como son: Pediatría, Ginecología, Cirugía General y Medicina Interna. Cumple
además con el servicio de urgencias las 24 horas del día durante los 7 días de la
semana en las cuatro especialidades señaladas y de una de siete subespecialidades de
mayor demanda (Traumatología, Oftalmología, Otorrinolaringología, Urología,
Cardiología, Dermatología y Cirugía Pediátrica)”22.
Tercer Nivel de Atención
“Se proporciona en los hospitales de especialidad a padecimientos que por su
complejidad y poca frecuencia requieren de tecnología sofisticada, ha originado la
adquisición de equipo para proporcionar servicios”23.
En adición a los servicios curativos directos antes descritos, que presta el IMSS, se
desarrollan varios programas específicos, como son: medicina preventiva, planificación
familiar, medicina del trabajo, psiquiatría, salud mental, oncología, medicina física,
rehabilitación, cirugía ambulatoria y la enseñanza e investigación entre otras.
1.4.2 Antecedentes de la Coordinación de Educación en Salud Dentro de la evolución de las actividades docentes en el Instituto, cabe señalar
que, a pesar de que en 1954, con motivo de la inauguración de los servicios del Centro
Médico La Raza, se nombraron internos y residentes de diferentes servicios y un jefe de
becarios; pero en ese entonces aún no existían en realidad programas de preparación
de especialistas y no había jefe o responsable de enseñanza.
Fue en el año de 1960, en la Unidad de Maternidad N°1, cuando se nombró el primer
Jefe de Enseñanza del Instituto y, a partir de la adquisición del Centro Médico Nacional
y de la puesta en servicio de los Hospitales Generales, de Gineco-Obstetricia y de
22 Ibid., p. 39. 23 Idem.
12
Oncología, se estableció, que en cada uno de ellos hubiera una oficina de Enseñanza
con el jefe correspondiente; y es en el mes de mayo de 1963 cuando se instaló la
Oficina de Enseñanza de la Subdirección General Médica. A partir de ese momento se
procuró establecer y generalizar un programa de enseñanza en los hospitales que era
copia del sistema para la preparación de especialistas; programa que también pretendía
divulgar conocimientos mediante ciclos de conferencias. A partir de entonces se inició
una enseñanza metódica y planeada que se procuró extender de inmediato a todo el
sistema.
En el año 1964 se inició la capacitación del personal médico y paramédico en general
mediante ciclos de actualización, con la característica importante de efectuarse dentro
de su jornada de trabajo, con la responsabilidad de la Institución de procurar el aumento
de la capacidad del personal sin costo para él.
En 1966 se llegó al acuerdo verbal entre la División de Estudios Superiores de la
Facultad de Medicina de la UNAM y el IMSS para que las residencias que reunieran los
requisitos y atributos del programa recibieran el reconocimiento universitario como
estudios de especialización de postgrado.
La adición de este servicio fue con el “objeto de elevar la calidad y oportunidad
de la atención médica del IMSS, se ha continuado con el programa de formación
de recursos humanos para la salud. Se imparten cursos para médicos aspirantes
a puestos directivos, formación de médicos especialistas en las disciplinas
básicas y se fomenta la investigación en aquellos proyectos que son de interés
para la Institución y fundamentales para el combate de enfermedades”24.
“Por otra parte, y con el objeto de contribuir con el sector educativo a formar recursos
humanos del área de salud, de alta especialidad académica y social, se capacitan en el
24 ALVAREZ G., María del Carmen, Op. Cit., p. 43-44.
13
IMSS alumnos en internado de pregrado, pasantes en servicio social, estudiantes de
medicina en ciclos clínicos y estudiantes de enfermería en campos clínicos”25.
Las labores de enseñanza e investigación, a su vez, abrieron un campo de necesidades
de información bibliográfica, que comenzó a cubrirse en forma aislada. Cada unidad
hospitalaria conseguía un cierto número de libros y publicaciones periódicas
formándose así un voluminoso acervo general. Por este crecimiento desproporcionado,
el Instituto cuenta hoy con importantes recursos bibliográficos en las áreas de Ciencias
de la Salud; los cuales por su magnitud y especialización constituyen sin duda uno de
los acervos más importantes en México.
1.4.3 Estructura orgánica Para desarrollar sus funciones, el IMSS, establece su estructura orgánica de forma
normativa y operativa en diferentes niveles jerárquicos, se extiende desde la Dirección
General hasta la División de los CDS; como lo muestra el siguiente organigrama
(consultar la siguiente página)
25 Idem.
14
Estructura Orgánica
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS
DIRECCIÓN DE
PRESTACIONES MÉDICAS
UNIDAD DE EDUCACIÓN,
INVESTIGACIÓN Y POLÍTICAS DE
SALUD
COORDINACIÓN DE EDUCACIÓN EN
SALUD
COORDINACIÓN DE
INVESTIGACIÓN EN SALUD
COORDINACIÓN DE POLÍTICAS
DE SALUD
DIVISIÓN DE INNOVACIÓN EDUCATIVA
ÁREA DE DOCUMENTACIÓN
EN SALUD
DIRECCIÓN GENERAL
15
1.5 Centros de Documentación en Salud del Instituto Mexicano del Seguro Social Los servicios bibliográficos del Instituto Mexicano del Seguro Social iniciaron en
el año 1955, con una biblioteca situada en las Oficinas Centrales de la Avenida Paseo
de la Reforma 476; su acervo consistía en obras pertenecientes a los Departamentos
Jurídico y de Asuntos Internacionales.
En el año 1962, la biblioteca se trasladó al Centro Médico Nacional, y se le denominó
“Biblioteca Central”, fue cuando empezó la colección de literatura biomédica, en este
momento inició la creación de bibliotecas médicas del Instituto, adscritas en ese tiempo
al Departamento de Investigación. A fines de ese mismo año, existían en el Instituto 462
unidades que recibían material bibliográfico, en 1977 el número de estas unidades
había aumentado a 512, distribuidas en toda la República de la manera siguiente:
Una Biblioteca Central
88 biblioteca médicas (llamadas entonces bibliotecas redistribuidoras) y
423 salas de lectura (denominadas destinatarias).
Con excepción de la Biblioteca Central, todas las demás estaban ubicadas en unidades
hospitalarias y unidades de medicina familiar.
A medida que fueron aumentando los derechohabientes, se hizo necesaria la
construcción de nuevas unidades hospitalarias, tanto en el D.F., como en el interior de
la República; y desde su planeación ya estaban contempladas las bibliotecas.
Ante la necesidad de mejorar, planificar y conocer a fondo el funcionamiento de todo el
sistema de bibliotecas el Departamento de Tecnología Educativa inició una
reorganización del mismo. Cuyos objetivos lograrían resolver la demanda de
información documental biomédica del Instituto y proporcionar un modelo de desarrollo
acorde a las necesidades Institucionales.
Como resultado de lo anterior se estableció la Red de Bibliotecas Médicas del Instituto,
sistema que permitiría obtener lo siguiente:
16
- Jerarquizar las unidades de información (se establecieron tres tipos de
bibliotecas según el nivel de atención médica de la unidad donde se localizaba la
biblioteca) y regionalizar los servicios (se propuso dividir el país en seis regiones
geográficas y planificar las colecciones de acuerdo a la demanda de información
de cada una de ellas)
Nivel 1
Biblioteca Central del Centro Médico Nacional
Sus colecciones de revistas representan actualmente el acervo de ciencias de la
salud más importantes del país y sobresaliente en América Latina. Sus servicios
apoyan, en primer lugar, a las otras bibliotecas médicas del Instituto, a las
Facultades y Escuelas de Medicina, a otras instituciones de salud y afines en todo
el país y en algunas ocasiones atiende solicitudes de países de Centro y Sud
América.
Centro Regional de Información Biomédica (CRIB)
Es una biblioteca ubicada en los hospitales de Especialidades de las poblaciones
donde los servicios médicos han definido una concentración regional, y donde se
han acumulado en mayor cantidad los recursos bibliográficos de tipo general,
útiles para cualquier nivel de la atención médica.
Nivel 2
Biblioteca Médica Especializada (BIME)
Es una biblioteca que se localiza en los hospitales de especialidad y en las
unidades de Investigación Biomédica y que cuenta con acervos de utilidad
primordial para el tercer nivel de la atención médica y para la investigación básica.
17
Nivel 3
Biblioteca Médica de Zona (BIMEZ)
Es una biblioteca que se localiza en los hospitales generales de zona y en algunas
unidades de medicina familiar; cuenta con un acervo de utilidad para el primero y
segundo niveles de la atención médica.
Bibliotecas que dependían de la Subdirección General Médica en forma directa.
“En 1982 el Instituto ya contaba con 130 bibliotecas y 425 salas de lectura, algunas de
las cuales fueron cerradas en 1985 por los terremotos ocurridos en ese año”26
En 1991 con la reestructuración de la Subdirección General Médica, actualmente
Dirección de Prestaciones Médicas y el concepto de las cuatro funciones (promover el
desarrollo y fortalecimiento de la infraestructura médica, la modernización del sistema
de salud institucional, la formación y capacitación del personal de salud, así como la
generación y uso creciente de los conocimientos científicos derivados de la
investigación en salud), fundamentales de la medicina en el Modelo Moderno de
Atención a la Salud, hubo necesidad de replantearse la organización y reflexionar sobre
las políticas, objetivos y filosofía de los Servicios de las Bibliotecas.
La Jefatura de Servicios de Enseñanza e Investigación se dividieron en dos jefaturas
independientes y se creó la Subjefatura de Información y Documentación en Salud,
considerando a la información y documentación como uno de los tres procesos de la
Educación Médica, unida también con los procesos de formación y capacitación. Con
esto inicio un nuevo enfoque de la función de las bibliotecas médicas del Instituto,
cambiando su nombre; al de Centros de Documentación en Salud. Coordinados por la
Jefatura de Enseñanza e Investigación Médica a través de la Oficina de Bibliotecas y
Divulgación. Actualmente coordinados por la Coordinación de Educación en Salud a
través del Área de Documentación en Salud.
26 IMSS. Plan Integral de Educación Médica en Documentación, Instructivo para la integración y operación de los Centros de Documentación en salud y Salas de Lectura del Instituto Mexicano del Seguro Social. México: IMSS, 1997. p. 2.
18
Evidentemente, estos no eran ni son centros de documentación, ya que no reunían ni
reúnen las propiedades que los caracterizan (no traducen, no hacen análisis de
documentos, ni síntesis,… entre otros)
Esta denominación no sólo implicaba cambio en el nombre, sino que serían
reagrupadas y reorientadas, para proporcionar servicios de documentación, mismos
que finalmente solo continuaron siendo los servicios de una biblioteca especializada;
tratando con ello que la información proporcionada a los profesionales en ciencias de la
salud se divulgara en beneficio de la atención, investigación, y de la educación médica.
En ellos el papel del bibliotecario, es con base a sus conocimientos: para difundir,
atender y orientar a los usuarios hacia un servicio de calidad y eficiencia.
Para el IMSS, este enfoque actual transformaría a las bibliotecas, que solo fueron
espacios donde se almacenaba el material en forma ordenada para facilitar su consulta
a Centros de Documentación, que identificaran al usuario como su razón de ser y de
esta manera participaran en forma conjunta con el modelo de atención a la salud del
mismo Instituto. Entendiéndose como usuario, a todo el personal que participa en la
atención a la salud (estudiantes de pregrado, médico interno, médico residente, médico
general, médico especializado, enfermeras, paramédicos, investigadores y directivos)
En este contexto los servicios del CDS, se orientan hacia el usuario, y se proporcionan
con igualdad, en forma eficiente, efectiva, oportuna, y no se limitan a trabajar
únicamente con la información existente, sino que buscan establecer una interacción
constante con el usuario para conocer sus requerimientos y demandas, para
satisfacerlas e incluso antes de que las haga patentes, proporcionándoles además, los
elementos metodológicos de la investigación documental.
Además de la diversidad en los servicios ofrecidos, el cambio de nombre también
implicó: cambio en las funciones, objetivos, equipamiento tecnológico, por lo que se
requería de un nuevo compromiso tanto de las autoridades, como del personal
bibliotecario y de los usuarios.
19
Cambios que dieron origen a servicios como:
- Boletines de alerta.
- Boletines de diseminación selectiva de información.
- Servicios automatizados de búsqueda y recuperación de información.
- Servicio de la Red local de la coordinación de Educación Médica.
- Existencia de comités locales de documentación en salud, (formados por
bibliotecarios, médicos de base, jefes de educación, estudiantes de medicina,
etc.)
El Instituto incorpora los avances tecnológicos de la información y las
telecomunicaciones para mejorar su eficiencia. Le permita alcanzar la modernización de
sus funciones y procesos; establecer canales de comunicación libres; procesar y utilizar
grandes volúmenes de información en medios electrónicos y en línea; brindar servicios
de mayor calidad y reducir al máximo posible los tiempos de trámites administrativos.
Esto, originó que los servicios se coordinen y colaboren con otras dependencias de la
propia Institución, con funciones similares y con otras Instituciones del Sector Salud y
de Educación Superior; tanto Nacionales como Extranjeras, para favorecer la
recuperación, intercambio y difusión de la información en salud.
“En 1992 se crea el Centro Nacional de Investigación Documental en Salud (CENAIDS),
con la función fundamental de aplicar los métodos de la investigación para analizar,
evaluar y asesorar la selección de la información en salud apropiada para el
desempeño profesional cotidiano del personal para la atención a la salud en todos sus
ámbitos. Así mismo, se establece un convenio con la Secretaria de Salud para
participar en la Red Nacional de Información en Salud (RENCIS) y se adquiere la
infraestructura para enlazar a las treinta y seis delegaciones del país a la Red Remota
de Cómputo de la Jefatura de Servicios de Educación Médica”27.
27 IMSS. Manual de organización de los servicios de documentación en Salud del Instituto Mexicano del Seguro Social. México: IMSS, 1994. p. 23.
20
Después de la reestructuración realizada en 1991, las bibliotecas del IMSS se clasifican
de la siguiente forma:
- Centro Nacional de Investigación Documental en Salud (CENAIDS)
- Centros regionales de documentación en salud
- Centros de documentación especializados en salud.
- Centros zonales de documentación en salud.
- Salas de lectura.
1.5.1 Objetivos y funciones Los objetivos planteados para que los Centros de Documentación, cumplan con
su cometido están asentados en el “Instructivo para la operación de los Centros de
Documentación en Salud y Salas de Lectura del IMSS (1997)”. Y son los siguientes:
- “Propiciar la existencia y accesibilidad de la información científica válida y
confiable en los centros de documentación en salud y salas de lectura, que
satisfagan las necesidades de información del personal para la atención de la
salud.
- Propiciar y promover que el personal para la atención de la salud y el personal en
formación en el área de la salud cuente con los métodos y técnicas necesarios
para la selección, análisis, evaluación crítica y útil en la toma de decisiones
durante la práctica clínica.
- Favorecer que los servicios que otorgan los centros de documentación en salud
sean oportunos y de calidad.
- Proporcionar a los centros de documentación en salud y salas de lectura los
procedimientos para la planeación, organización, otorgamiento, control y
evaluación de servicios que satisfagan las necesidades de información
documental del personal para la atención de la salud”28.
28 IMSS. Plan Integral de Educación Médica en Documentación, Instructivo para la integración y operación de los Centros de Documentación en salud y Salas de Lectura del Instituto Mexicano del Seguro Social. Instructivo para la integración y operación de los Centros de Documentación en salud y Salas de Lectura del Instituto Mexicano del Seguro Social, Op. Cit., p. 12.
21
1.6 Centro de Documentación en Salud 1-A “Venados”
El Centro de Documentación en Salud 1-A “Venados”, se encuentra ubicado en
el Hospital General de Zona 1-A, que en relación a lo anteriormente descrito pertenece
a un segundo nivel de atención médica, y de acuerdo a la jerarquización de las
unidades de información pertenece a los Centros Zonales de Documentación en Salud.
1.6.1 Antecedentes El Dr. Luis Castelazo Ayala, fundó un sistema de Hospitales Satélites, que
dependerían de los Hospitales de Gineco-Obstetricia número 1, 2 y 3, es así como
nacieron los Hospitales Gineco-Obstetricia, número 1-A, 2-A y 3-A, los cuales serían
manejados por un Director con sede en los hospitales matrices y un subdirector por
cada hospital satélite.
La finalidad fue, de que toda la demanda de Gineco-Obstetricia, se atendiera en
Unidades de la Institución, con y excelente calidad médica. Este sistema funcionaria
atendiéndose todo lo referente al embarazo, puerperio patológico, y ginecología en las
Unidades Matrices. Y el embarazo, puerperio fisiológico y la planificación familiar en las
Unidades Médicas Satélites. Su inauguración oficial se realizó en diciembre de 1973.
En los años de 1976-1977, el Dr. Alfredo Neme y el Dr. Casasola, iniciaron y
promovieron la separación y terminación de este sistema, en donde además, se
establecieron horarios fijos; matutino, vespertino, nocturno y jornada acumulada; es así,
que con una conformación independiente, el Hospital de Gineco-Obstetricia 1-A
“Venados”, debería contar con los servicios de; Consulta Externa, Rayos X, Laboratorio
y Farmacia.
Con fecha 6 de noviembre de 1977, el Hospital adquiere autonomía y se nombra como
Director al Dr. Héctor Mondragón Castro.
Durante el año de 1981, el Hospital de Gineco-Obstetricia 1-A, sufre la segunda
remodelación con la finalidad de convertirlo en Hospital General de Zona, debido a las
22
demandas de atención de los servicios de Urgencias y Medicina Interna, que se
incrementaron notablemente. En el mes de octubre de 1981, el Presidente de la
República Mexicana Lic. José López Portillo, develó la placa de inauguración, siendo el
Director en ese tiempo, el Dr. Luis Alfonso Montejo.
En el mes de agosto de 1991, tomó posesión de la Dirección del Hospital, el Dr.
Heriberto Larios Mendoza, quien durante su gestión administrativa, el Hospital sufrió
una tercera remodelación, al ampliarse el servicio de urgencias en el mes de diciembre
de 1994.
En los años de 1995-1997, se capacitó a todo el personal médico y paramédico para
certificar al Hospital, como “Hospital Amigo del Niño y de la Madre”; aspecto que se
acredito con grado de excelencia el 28 de febrero de 1995, develándose para tal fin una
placa conmemorativa que se encuentra en la entrada principal del Hospital.
En enero de 1997, el Dr. Héctor Rodríguez Mendoza, tomó posesión de la Dirección del
Hospital, sufriendo una cuarta remodelación al ampliarse el área de “Consulta Externa”,
cuya inauguración se llevo a cabo, el 5 de agosto de 1997, estableciendo y reafirmado,
los programas de puerperio de bajo riesgo y de planificación familiar, logrando con ello,
disminuir la estancia de los servicios de Urgencias y los tiempos de espera en la
Consulta Externa.
Antes de terminar este análisis, es importante mencionar, que el Hospital ha sido
pionero en programas relevantes, teniendo mayor impacto en el programa de ADEC
(Atención Domiciliaria al Enfermo Crónico).
Así también, cabe resaltar que el Hospital ha sido reconocido como Hospital-Escuela
desde sus inicios, ha albergado un elevado número de alumnos distinguidos;
actualmente profesionistas que brindan sus servicios en esta Institución y otras
Instituciones poniendo en alto la enseñanza que recibieron en este Hospital.
23
Por último, se mencionará que actualmente el Hospital esta sufriendo una quinta
remodelación.
1.6.2 Servicios Los servicios que ofrece el Centro de Documentación a sus usuarios son:
- Préstamo en sala.
- Préstamo a domicilio.
- Préstamo interbibliotecario.
- Consulta a base de datos (OVID, EBSCO, ProQuest, e-libro, OVERDRIVE,
SpringerLink, MedicLatina, Libros Electrón, SCIENCE@DIRECT)
- Diseminación selectiva de la información.
- Servicio de alerta.
- Servicios manuales y automatizados de búsqueda y recuperación de información.
- Envío y recuperación de información a través de la red de computo del IMSS.
- Reprografía o fotocopiado.
1.6.3 Colección La temática de los documentos de su colección hacen referencia al área médica
(anestesia, ginecología, medicina interna medicina de urgencias, obstetricia, pediatría,
terapia intensiva, enfermería), y los principales componentes de su colección son:
- Información publicada como son: las publicaciones periódicas, libros, obras de
consulta, normas, discos compactos y otros materiales documentales.
- Información generada internamente por la Institución como son: publicaciones
periódicas, monografías, literatura gris, (tesis, papeles de trabajo, informes,
congresos, conferencias…)
- Información disponible a través de fuentes externas a la Institución u
Organización: bases de datos y catálogos de otras instituciones.
Cuenta aproximadamente con la existencia física de:
- Monografías: con un total de 924 títulos (1458 volúmenes)
- Publicaciones periódicas del periodo de 1997-, con 30 títulos (3600 volúmenes)
24
- Tesis: con 95 títulos (un ejemplar de cada uno)
- Discos compactos: 52 títulos (un ejemplar de cada uno)
- Videos: con 45 títulos (un ejemplar de cada uno)
- Enciclopedias
- Obras de referencia especializadas
- Normas
- Conferencias
Además de las colecciones, el CDS, dispone de recursos tecnológicos:
- Equipos de cómputo (13)
- Impresoras (2)
- Fotocopiadora (1)
También cuenta simultáneamente con la inclusión de documentos en formatos:
impresos y electrónicos.
1.6.4 Usuarios La información está dirigida fundamentalmente a las personas que trabajan o colaboran
con la Institución. Pero también en ocasiones se dirigen a ella, personas que no están
vinculadas a la Institución, pero que manifiestan interés por la temática.
- Personal del Instituto involucrado en la atención en la salud (médico y
paramédico)
- Personal de otras Instituciones de Salud (estudiantes de pregrado, médico
interno, médico residente, médico general, médico especializado, enfermeras,
paramédicos, investigadores y directivos)
- Público en general.
El servicio que se le proporciona al usuario, pude ser físicamente o a distancia.
Lo anterior, muestra que los usuarios del CDS; tienen una formación elevada y
requerimientos de información especializados.
25
CAPÍTULO 2
ORGANIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA, AUTOMATIZACIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una adecuada organización bibliográfica se ve reflejada en la calidad de los servicios
que se ofrecen a los usuarios. Debido a que las bibliotecas son centros de apoyo a las
funciones de docencia, investigación y difusión de la cultura, de igual forma
proporcionan información sobre las diferentes disciplinas del conocimiento humano, por
lo que deben ofrecer facilidad de acceso a todo el material bibliográfico.
Para ello, los bibliotecarios profesionales utilizan técnicas y sistemas que le permiten
localizar y proporcionar el material que él usuario desea consultar en forma eficaz e
inmediata, ya sea en forma impresa o automatizada.
La importancia que tiene para la biblioteca, utilizar un manual de procedimientos es que
le permite formalizar su sistema de trabajo; sustentando el crecimiento, desarrollo y
calidad de sus servicios; de manera efectiva y ordenada. Además, es una herramienta,
para conocer los elementos básicos que intervienen en cada una de las actividades que
se efectúan en la biblioteca.
2.1 Organización bibliográfica
Por ser una de las partes principales en la que se va a sustentar el manual de
procedimientos, es trascendental referir la importancia y las definiciones de varios
autores en el tema, ya que al tener una explicación clara de lo que es la organización
bibliográfica, el proceso se realizará con mejores resultados.
La importancia que tiene la organización bibliográfica es debido a que “la comunicación
del conocimiento es vital para la existencia de los pueblos de cualquier época y lugar
del mundo”29.
29 ESCAMILLA GONZÁLEZ, Gloria. Interpretación catalográfica de los libros. México: UNAM-IIB, 1989. p. 18.
26
Así tenemos, que en cuanto más compleja sea una sociedad, más complejos son sus
conocimientos y su comunicación, esto, más la habilidad técnica del hombre y su
privilegió de invención; ha hecho que se produzcan cambios en la infraestructura de la
comunicación, que cada día son más diversos, y numerosos. Medios que se utilizan en
el mundo moderno para transmitir el conocimiento, en donde la biblioteca se ha ido
adaptando a estos cambios exigidos por la sociedad; pero sin perder su esencia. Por lo
que resulta necesario organizar adecuadamente el material bibliográfico que se
encuentra en ellas, a fin de que los usuarios puedan recuperarlo fácil y rápidamente.
En relación a la organización bibliográfica, la autora Gloria Escamilla, la define como: “la
parte de la disposición y arreglo de los medios de comunicación relacionada con el
ordenamiento y control del mundo de la publicación y de las publicaciones. En donde su
función es lograr que todo documento sea adecuadamente publicado, almacenado y
registrado; y su objetivo es permitir la identificación, selección y localización de esos
documentos según las necesidades de los usuarios”30.
Para que la biblioteca pueda cumplir eficazmente y eficientemente con este objetivo, es
necesario que realice las actividades de catalogación, clasificación y asignación de
encabezamientos de materia; a cada uno de los materiales bibliográficos, para que
puedan ser integrados a la colección y consultados por los usuarios.
2.2 Catalogación La catalogación es una de las actividades básicas, que se realizan durante la
organización bibliográfica. Por lo que se inicia, analizando las definiciones de diferentes
autores al respecto.
La autora Gloria Escamilla, plantea que: “es el proceso mediante el cual usted, como
catalogador, va a preparar las fichas necesarias para identificar cada uno de los
materiales que integran las colecciones de una biblioteca. Esas fichas, una vez en los
30 ESCAMILLA GONZÁLEZ, Gloria, Op. Cit., p. 19.
27
catálogos, constituirán la forma de almacenar y recuperar la información contenida en
esos materiales”31.
Para Mary Mortimer, “la catalogación es la preparación de la información bibliográfica
para los registros catalográficos”32.
Blanca Estela Sánchez, define que: “es la operación por la cual se identifica el
documento en función de sus características formales y de su contenido, como el
autor, el título, el lugar de la edición, el año de publicación, las características
físicas, etc., así como el tema de la obra. Se trata de un proceso que debe estar
sujeto a normas estrictas de la más amplia extensión posible con el objeto de
que los registros resultantes puedan ser intercambiables y comprensibles a todos
los niveles. Se trata de preparar información bibliográfica para crear registros
bibliográficos”33.
El diccionario de bibliotecología, define: “la catalogación es un proceso técnico
que comprende dos etapas: la redacción del asiento bibliográfico y la ordenación
de cada uno de éstos para formar el catálogo. La primera es descriptiva y
responde a la necesidad de identificar desde el punto de vista intrínseco y
extrínseco un impreso cualquiera; la segunda, en cambio, es distribuidora,
clasificadora, y se dirige al propósito de sistematizar el conjunto bibliográfico para
darle unidad y coherencia. Según sea el criterio que se aplique en esta tarea de
ordenamiento, esto es, alfabético, sistemático, de títulos, etc., será,
correlativamente el tipo de catálogo”34.
“La importancia de la catalogación es que sirve como medio de identificación de
cada uno de los materiales existentes en la colección de la biblioteca, pues a
través de ésta se proporcionan al usuario datos importantes de cada uno de los 31 Ibid., p. 21. 32 MORTIMER, Mary. Catalogación descriptiva. Bogotá: Rojas Eberhard, 2002. p. 2. 33 SÁNCHEZ LUNA, Blanca Estela. Catalogación por materia. En: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM, CUIB, 2004. p. 83. 34 BUONOCORE, Domingo. Diccionario de bibliotecología. Buenos Aires: Marymar, 1976. p. 114.
28
materiales tales como su autor, el título, otras personas que intervinieron en su
elaboración (traductores, ilustradores), el lugar de publicación y la editorial, sus
características físicas (el número de páginas, su tamaño) así como la colección o
serie a la que pertenece, entre otros”35.
Al analizar los propósitos anteriores, se concluye que para llevarlos a la práctica se
requiere de:
- identificar los datos de una obra (catalogación descriptiva)
- representar su contenido temático (catalogación temática)
- indicar su localización física dentro de la biblioteca (clasificación)
Es decir son elementos que integran la ficha bibliográfica y que a su vez dan origen a la
división de la catalogación:
Catalogación descriptiva
Catalogación temática
Clasificación
De lo expuesto anteriormente la catalogación es un proceso que sirve como
medio para identificar y describir cada uno de los materiales existentes en la colección
de la biblioteca; permitiendo distinguir un documento de otro, aún cuando existan otros
con características similares.
Al mismo tiempo, permite elaborar un documento secundario; llamado registro
catalográfico o bibliográfico, en fichas o en bases de datos, en donde se transcriben los
principales elementos físicos de cada uno de los materiales, siguiendo un orden
determinado de acuerdo a normas bibliotecológicas internacionales establecidas (para
poder intercambiar información). Documentos que posteriormente integraran el catálogo
con el fin de que el usuario recupere el material con precisión y rapidez.
35 MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Guía para la organización del material documental. México: SEP, ENBA, 1994. p. 17.
29
2.3 Catalogación descriptiva Para la autora Gloria Escamilla, la catalogación descriptiva, “es la fase del
proceso de catalogación relacionada con la identificación y descripción de un libro, así
como con el registro de esta información en la forma de una ficha catalográfica”36.
Para Mary Mortimer, “es el proceso que describe un ítem e identifica y crea los puntos
de acceso, usando las Reglas de Catalogación Angloamericanas, (RCAA) y archivos de
autoridad de nombres apropiados”37.
Para Garrido Arrilla, citado por la autora González Romero es: “el conjunto de
operaciones que se realizan sobre el documento con el fin de describirlo y de establecer
los puntos de acceso que determinan los nombres (autorías) de los responsables del
contenido intelectual o artístico de la obra”38.
En cuanto a la finalidad de la catalogación descriptiva es: identificar y describir un ítem
u otro tipo de material de acuerdo a sus características físicas. También, identifica la
responsabilidad del contenido intelectual de la obra (autor o asiento principal), en donde
la identificación permite reconocer las características que distinguen un documento de
otro; la descripción representa todos los datos bibliográficos en una forma simple y
segura para lograr una especificación única de cada material y el transcribir permite
registrar los datos bibliográficos de todo tipo de documentos para ser representados en
los diversos catálogos que se encuentren en las bibliotecas.
El propósito es establecer una descripción normalizada de un ítem, de acuerdo con las
Reglas de Catalogación Angloamericana (RCA2r), de tal manera que proporcione
información acerca de una obra y consistencia dentro de una biblioteca individual o
entre bibliotecas. Y con ello reducir el tiempo invertido en la catalogación, así como
facilitar a los usuarios la utilización de más de una biblioteca, asegurando con ello que
36 ESCAMILLA GONZÁLEZ, Op. Cit., p. 129. 37 MORTIMER, Mary, Op. Cit., p. 2. 38 GONZÁLEZ ROMERO, María Teresa. Los puntos de acceso de autores personales. En: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM, CUIB, 2004. p. 63.
30
se logren los propósitos del catálogo (que los usuarios encuentren lo que necesitan en
forma eficiente, confiable y que la biblioteca muestre lo que tiene en su colección; pero
además, deberán de permitirle encontrar materiales relacionados).
Así el objetivo de la catalogación descriptiva es crear un registro bibliográfico con
suficientes datos o detalles para que el ítem pueda ser identificado y distinguido de
otros existentes en la colección de la biblioteca.
Esta serie de datos deben registrarse en tres partes en el siguiente orden:
- Asiento principal (encabezamiento)
- Áreas bibliográficas
- Asiento(s) secundario(s) (registro)
Todo ello es de acuerdo con las normas internacionales, como son: las Reglas de
Catalogación Angloamericana, 2ª ed. (RCA2r); la Descripción bibliográfica internacional
normalizada (ISBD) y el Formato legible por máquina (MARC). Las tres combinadas
permitirán elaborar los registros bibliográficos, ya sea impreso o legible por máquina
que formará el catálogo de la biblioteca.
Referente a lo anterior la catalogación descriptiva, como su nombre lo indica
consiste en describir (autor, título, persona(s) que intervienen como coautores,
traductores, ilustradores, prologuistas, etc.; el lugar y fecha en que se editó, y sus
características físicas tales como tamaño, tipo de ilustraciones, paginación y otros
detalles), los materiales bibliográficos para que posteriormente el usuario pueda
identificar aquellos que le son útiles.
2.3.1 Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCA) Al analizar las RCA, es referirse al código de catalogación que representa los
esfuerzos realizados por bibliotecarios anglosajones, quienes crean una serie de
principios uniformes para la descripción bibliográfica; datos que se registrarán en una
ficha catalográfica, que posteriormente formarán los catálogos.
31
Los orígenes de las RCA se remontan a finales del siglo XIX, cuando “Sir Antonio
Panizzi en 1856 compila su código para el Museo Británico, cuya primera edición
aparece en 1841. Jewett lo hace en 1852 para el Smithsonian Institute y Cutter
hace lo mismo en 1876 para la Biblioteca del Boston Athenaeum.
Antes de que la Biblioteca del Congreso de Washington adoptara las reglas
elaboradas por Cutter, varias bibliotecas se interesaron por conocer más sobre
las reglas y las prácticas de la catalogación. Así, durante tres décadas, la
Biblioteca del Congreso distribuyó su catálogo difundiendo su idea de la
normalización en los registros bibliográficos y el programa de catalogación
cooperativa.
Sin embargo, se observó que a los catálogos les hacía falta un elemento de
identificación; es así que en 1908 la American Library Association (ALA) presenta
las Reglas del catálogo: autor y asientos por título, proporcionando una guía para
la elección y forma del asiento. Después de un periodo de espera, causado por la
Segunda Guerra Mundial, se retoman los trabajos. En donde tanto la Biblioteca
del Congreso como la ALA proponen sus propios códigos. En 1941, la ALA dio a
conocer la edición preliminar que fue editada y publicada en 1949, mientras que
la Biblioteca del Congreso continúa con la difusión del suyo, publicado en 1947.
Con base en lo anterior, ambas reglas se utilizaban simultáneamente, tanto las
Reglas para la Catalogación Descriptiva de la Biblioteca del Congreso como las
publicadas por la ALA. Conocidas por los bibliotecarios como el libro verde y el
libro rojo, respectivamente y eran aceptadas como los Códigos de Catalogación
Nacionales”39.
No obstante, “paralelamente entre 1958 y 1959 la IFLA y UNESCO firmaron un
convenio con el objetivo de estudiar con más detenimiento lo referente a los
39 RODRÍGUEZ GARCÍA, Ariel Alejandro. Elementos de la descripción bibliográfica. En: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM, CUIB, 2004. p. 21.
32
encabezamientos de obras anónimas, trabajos de autores colectivos y la forma en que
deberían tratarse los nombres propios y los nombres geográficos en los
encabezamientos.
El convenio entre IFLA y UNESCO para realizar ese estudio originó que en octubre de
1961 se convocara a una reunión internacional para lograr un acuerdo sobre los
principios básicos que normarían la selección y la forma de los encabezamientos en la
ficha catalográfica. La reunión se llevó a cabo en la Casa de la UNESCO en París, el
producto de esta reunión fue la “Declaración de 12 Principios de Catalogación”, lo que
se conoce actualmente como los “Principios de París”40.
Mientras tanto “Seymour Lubetsky y C. Summer, en la década de los 50, lanzaron
severas críticas sobre el uso de ambos códigos de catalogación, argumentando que
debería formularse un solo conjunto de reglas donde se integraran las dos propuestas.
Lo anterior, junto con el debate originado por la corriente europea, se materializó
primero en los Principios de Catalogación de Paris (1961) y después en la primera
edición de las Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCA), publicadas en 1967”41.
Una segunda fase de este estudio fue iniciada en la “Reunión Internacional de Expertos
en Catalogación, organizada por el Comité de Catalogación de IFLA en Copenhague en
1969, donde se fijó la normalización de la descripción bibliográfica en cuanto a la forma
y el contenido”42. El resultado de esa Reunión Internacional, fue el ISBD (M),
International Standard Bibliographic Description – Monograph (Descripción Bibliográfica
Internacional Normalizada – Monografías), el cual fue publicado en 1971. Esquema
aplicado en la estructura de las Reglas de Catalogación Angloamericanas.
40 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Metadatos ¿para qué?: la propuesta de IFLA (FRBR). Liber: revista de bibliotecología [en línea]. 2003, vol. 5, nº. 2 [consultado en octubre 17, 2008]. Disponible en http://eprints.rclis.org/archive/00003540/01/metadatos.pdf. 41 RODRÍGUEZ GARCÍA, Op. Cit., p. 21. 42 IFLA. ISBD(M): international standard bibliographic description for monographic publications [en línea]. 2002. [consultado en octubre 17, 2008].Disponible en http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/isbd_m0602.pdf.
33
Las ISBN proporcionan: “Especificaciones para una catalogación descriptiva compatible en el ámbito mundial, al objeto de facilitar el intercambio internacional de registros bibliográficos entre las agencias bibliográficas nacionales y la comunidad internacional bibliotecaria y de información. Mediante la especificación de los elementos que comprende una descripción bibliográfica, la prescripción del orden en la presentación de estos elementos y la puntuación que los delimita, las ISBD aspiran a (A) poder intercambiar los registros producidos por diferentes fuentes, de manera que los elaborados en un país sean asimilados fácilmente en los catálogos de las bibliotecas o en las listas bibliográficas de otros países; (B) facilitar la interpretación de esos registros frente a barreras lingüísticas, de modo que registros producidos para usuarios de una lengua puedan ser reconocidos por usuarios de otra, y (C) facilitar la conversión de los registros bibliográficos a soportes legibles por ordenador”43.
El esquema de las ISBD tiene tres partes: área, elementos y puntuación prescrita. El
área es una sección de la descripción bibliográfica que comprende datos de una
categoría o conjunto de categorías (elementos); los elementos son palabras o frases, o
grupo de caracteres que representa una unidad de información bibliográfica
diferenciada y que forma parte de un área de la descripción bibliográfica y; la
puntuación descrita facilita a la agencia bibliográfica encerrar y distinguir la información
de cada elemento (con excepción del primer elemento del área1).
“El 29 de marzo de 1974 se reunieron los delegados de las asociaciones de
bibliotecarios y de las bibliotecas nacionales de Canadá, Gran Bretaña y los Estados
Unidos en la sede de la American Library Association (ALA). El objetivo de esta reunión
tripartita fue el de finalizar la elaboración de un proyecto encaminado a preparar la
segunda edición de las Reglas de Catalogación Angloamericanas”44.
Así tenemos que “para 1978, después de varias revisiones, son publicadas las RCA2,
completamente aceptadas en los países de habla inglesa, pero su impacto no ha sido
solamente en esas regiones, sino que ha sido traducida a otros idiomas, así es como se
dio la internacionalización de las reglas.
43 IFLA. ISBD(M): international standard bibliographic description for monographic publications [en línea]. 2002. [consultado en octubre 17, 2008].Disponible en http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/isbd_m0602.pdf 44 ARRIOLA NAVARRETE, Op. Cit., p. 18.
34
Los siguientes años han sido de aplicación pero también de continua actualización. En
1988 se publican las RCA2r, mientras que en 1995 se inicia una nueva revisión de las
RCA2. Estas revisiones dan origen a las Reglas de Catalogación Angloamericanas
segunda edición (RCA2r) publicadas en el 2002”45.
En este sentido, las reglas están diseñadas para la elaboración de catálogos y otras
listas de las bibliotecas generales de cualquier tamaño. “La Parte I, contiene las
instrucciones relativas a la información que describe el ítem que se cataloga y la Parte
II, contiene la determinación y establecimiento de los encabezamientos (puntos de
acceso) bajo los cuales la información descriptiva se presenta a los usuarios de los
catálogos; y de la elaboración de las referencias que se hacen a estos
encabezamientos”46
Por lo anterior: “las reglas básicas para la descripción de todos los materiales de la
biblioteca se encuentran en el capítulo I, el cual establece todas las reglas que son de
aplicación general. A continuación siguen las reglas destinadas a tipos específicos de
materiales (capítulos 2-10) y reglas de aplicación general parcial (capítulos 11-13). No
hay capítulos numerados 14-20; la Parte II inicia con el capítulo 21, los párrafos de la
Introducción de la Parte II abordan la numeración 20.1, 20.2, etc.”47.
Las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2r (RCA2r), plantean, tres niveles de
descripción, en cada uno de ellos, se integran con datos de los libros, desde los más
mínimos hasta la descripción completa de la obra. La elección del nivel depende de la
política de cada biblioteca, de acuerdo con el propósito del catálogo o catálogos para
los que se elabore el asiento.
45RODRÍGUEZ GARCÍA, Op. Cit., p. 22. 46Reglas de Catalogación Angloamericanas. Bogotá: Rojas Eberhard, 2004. p. 1. 47Ibid., véase 0.23.
35
2.3.2 Niveles de catalogación Primer nivel de descripción
El primer nivel es breve y contiene pocos elementos, básicos para identificar un
ítem y puede ser adoptado por las bibliotecas pequeñas como las escolares y las
públicas.
Segundo nivel de descripción
“Para el segundo nivel de descripción, incluya cuando menos los
elementos señalados en esta ilustración esquemática:
Título propiamente dicho [designación general del material] = Título
paralelo: otra información sobre el título / primera mención de
responsabilidad; cada una de las menciones subsiguientes de
responsabilidad. -- Mención de edición / primera mención de
responsabilidad relacionada con la edición. – Detalles específicos del
material (o tipo de publicación). – Primer lugar de publicación, etc. primer
editor, etc., fecha de publicación, etc. – Extensión del ítem: otros detalles
físicos; dimensiones. – (Título propiamente dicho de la serie. Título de la
subserie, ISSN de la serie; numeración de la subserie). – Nota(s). –
Número normalizado”48.
El segundo nivel de descripción, a sido considerado el nivel estándar de catalogación.
El cual incluye las 8 áreas estipuladas para la descripción de acuerdo a las RCAA2r.
Este nivel ha sido adoptado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, por
bibliotecas con colecciones especializadas que requieren una descripción más completa
de los materiales como podría ser el caso de las bibliotecas universitarias y las
académicas.
48 Ibid., véase 1.0E1.
36
Tercer nivel de descripción
El tercer nivel incluye una descripción completa y con mucho más detalle de los
materiales que el segundo nivel y es recomendado para aquellas bibliotecas con
colecciones de materiales raros o únicos como el caso de las bibliotecas nacionales.
Las principales características de los niveles de catalogación, se refieren a los
elementos que proporcionan las ocho áreas de catalogación. Las cuales incluyen datos
importantes para el usuario, de cada uno de los materiales de la colección de la
biblioteca.
Información que se toma de la portada, contraportada u otras partes del ítem que
proporcionen información para su descripción.
Áreas de catalogación
Título y mención de responsabilidad
Edición
Detalles específicos del material (o tipo de publicación)
Publicación y distribución, etc.
Descripción física
Serie
Notas
Número normalizado y condiciones de disponibilidad.
Además, cada una de estas áreas se dividen en cierto número de elementos, así como
también se establece cierto orden, arreglo y puntuación para cada una de las partes de
un registro catalográfico, de acuerdo a las RCA2r.
2.4 Encabezamientos de materia Para dar inició a esta temática, primero se proporcionan algunas definiciones y
se menciona la importancia que tiene la catalogación temática, para los
encabezamientos de materia.
37
El autor Jacki Ganendran, citado por la autora Sánchez Luna, define que: “es un
proceso para determinar los encabezamientos de materia para una obra. El
catalogador, a través de palabras y/o frases, busca el encabezamiento que mejor
representa la temática de la obra en palabras y/o frases mediante el uso de una lista de
autoridades”49.
La autora Blanca Estela Sánchez, plantea que: “un lenguaje documental es un conjunto
de términos o frases nominales convencionales empleadas para representar el
contenido de un documento con el fin de facilitar su recuperación”50.
La importancia de este proceso, radica en la necesidad de realizar el análisis y
procesamiento de los documentos, de tal forma que sean comprensibles y compatibles
tanto en el ámbito nacional como en el internacional; a través de un conjunto de
términos o frases empleadas para representar el contenido del documento, con el fin de
facilitar su recuperación.
Para la elaboración de la catalogación por materia, se requieren de normas
internacionales como son: los Tesauros, las Listas de encabezamientos y el Formato
legible por máquina (MARC). Que son Lenguajes Documentales formales y controlados.
Con respecto a la catalogación temática, se concluye que: es un proceso en
donde se realiza un análisis del contenido intelectual de los materiales para determinar
los temas del ítem, y de esta manera buscar en las listas de autoridades, el mejor
encabezamiento que represente la temática de la obra.
Una vez descrito lo anterior, se da inició a la temática de encabezamiento de materia:
Para la autora Blanca María Castañón, un encabezamiento “es la palabra, o
palabras, con que se encabeza, inicia, o principia la relación descriptiva de un libro en
49 SÁNCHEZ LUNA, Op. Cit., p.89. 50 Ibid., p. 85.
38
un registro bibliográfico. Es a su vez el elemento base del ordenamiento, es decir, son
las palabras que se toman en cuenta para alfabetizar los registros en el catálogo”51.
Otra definición que da la misma autora es: “la palabra o palabras que expresan o
simbolizan a una materia general y bajo el que se agrupan varios libros cuyos temas
ofrecen ciertas características comunes entre sí pero que respectivamente son
materiales particulares”52.
Para la autora Blanca Gil Urdiciain, “es un lenguaje precoordinado, de estructura
asociativa o combinatoria que consiste en listas alfabéticas de palabras o expresiones
del lenguaje natural capaces de representar los temas de los que trata un documento”53.
El diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación, lo define como: “lenguaje
controlado precoordinado, de estructura combinatoria, que ordena alfabéticamente
palabras o expresiones que permiten representar los conceptos de los que trata un
documento”54.
Para Mary Mortimer, es la “palabra o palabras que describe un tema y provee acceso a
un catálogo”55.
El autor Filiberto Martínez, plantea que es la: “palabra o palabras que expresan el
contenido intelectual del libro”56.
El propósito de los encabezamientos de materia es brindar al usuario alternativas para
localizar distintos materiales sobre un tema, de acuerdo a su contenido temático en
particular, aunque no se conozca su autor o su título. Por otro lado, la función es reunir
en el catálogo bajo el mismo término todos aquellos materiales que tratan el mismo
51 CASTAÑON MORENO, Blanca María E. Los encabezamientos de materia. México: El autor, 1974. p. 89. Tesis (FB ) UNAM-FFyL. 52 Idem. 53 GIL URDICIAIN, Blanca. Manual de lenguajes documentales. Madrid: NOESIS, 1996. p. 31. 54 Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. Madrid: Síntesis. 2004. p. 151. 55 MORTIMER, Mary, Op. Cit., p. 236. 56 MARTÍNEZ ARELLANO, Op. Cit., p. 57.
39
tema. Una vez que el tema o temas abordados para un material han sido determinados,
estos son redactados de acuerdo a una lista de encabezamientos de materia que la
biblioteca ha adoptado; ya que también tienen que determinar una forma lingüística
única para cada uno de estos.
Por lo antes expuesto, es la palabra o frase que expresa el contenido intelectual de un
libro e inicia el registro bibliográfico, y a su vez sirve para alfabetizar los registros en el
catálogo, permitiendo reunir bajo el mismo término todos aquellos materiales que tratan
el mismo tema. Y para seleccionar los encabezamientos bajo los cuales se asienta cada
ítem, la utilización de una lista normalizada es importante para asegurar la consistencia
y para garantizar que todos los materiales que tratan sobre el mismo tema se asienten
bajo un encabezamiento y se encuentren en un mismo lugar en el catálogo.
Para poder elegir y utilizar adecuadamente los encabezamientos de materia o temas
existen las listas de encabezamiento de materia y los tesauros que son lenguajes
documentales.
2.4.1 Lenguaje documental Un lenguaje documental, es un conjunto de términos o frases nominales
convencionales empleadas para representar el contenido de un documento con el fin de
facilitar su recuperación. Es un lenguaje formal controlado, diferenciado del lenguaje
natural, el cual permite la comunicación libre entre el usuario y la base de información
almacenada.
En cuanto a su tipología, los lenguajes documentales pueden categorizarse en
precoordinados y postcoordinados.
- Precoordinación. Es la combinación de elementos léxico-terminológicos para
llevar a cabo la recuperación de encabezamientos compuestos.
40
- Postcoordinación. Es la combinación de elementos que el investigador establece
en el momento que busca los materiales. Se asignan elementos léxico-
terminológicos a las obras específicas y se deja al investigador la tarea de
combinar los términos que crea conveniente para que se designen los tópicos. La
postcoordinación se revela en un sistema de indización por palabras clave (son
palabras, términos o frases que representan un concepto concreto de la materia
que estamos buscando).
De lo anterior se desprende el uso de vocabularios controlados y no controlados.
2.4.2 Vocabularios controlados y no controlados Vocabulario controlado, es aquel en el que existe un término o notación para un
concepto.
- Registra claramente las relaciones asociativas y jerárquicas de un concepto.
- Establece la magnitud o campo de cada temática.
- Identifica términos sinónimos y selecciona un término preferido.
- Para homónimos, identifica claramente los múltiples conceptos expresados por
una palabra o frase.
Vocabulario no controlado, usa las palabras del mismo documento como puntos de
acceso. También se refiere al uso del lenguaje natural o libre uso del vocabulario usado
en el texto. Los términos pueden ser seleccionados del texto o del título.
Por su estructura pueden dividirse en lenguajes jerárquicos y asociativos.
2.4.3 Estructura de los lenguajes documentales - Lenguajes jerárquicos o clasificatorios:
o Sistemas o clasificaciones enciclopédicas
o Clasificaciones especializadas
o Clasificaciones facetadas
- Lenguajes de estructura asociativa:
o Tesauros
41
o Listas de encabezamientos.
Para fines de este trabajo, se analiza lo referente a los lenguajes de estructura
asociativa: tesauros y listas de encabezamientos.
La definición que la norma ISO 2788/1974, plantea de la palabra tesauro, es desde el
punto de vista funcional y estructural.
Funcionalmente: es un instrumento para controlar la terminología, al trasladar a un
lenguaje más estricto la lengua natural de los documentos.
Estructuralmente: es una lista de autoridades compuesta por descriptores relacionados
entre sí semánticamente (jerarquía, asociación, equivalencia).
Los tesauros mantienen el principio de:
- Estructura jerárquica (van de lo más general a lo más específico),
- Principio de univocidad (eliminan ambigüedades mediante definiciones y
supresión de sinónimos recurriendo a listas de términos sustantivos)
- Agrupan los términos en campos semánticos o áreas que giran en torno a un
determinado significado y
- Registran las relaciones que unen los términos de un mismo campo o de
diversos campos (términos relacionados, Véase también).
En relación a lo anterior un tesauro, es un lenguaje artificial que utiliza un vocabulario
controlado, el cual tiene términos específicos para designar cada "cosa" o "fenómeno".
Así, por ejemplo, un mismo asunto no puede tratarse con dos términos diferentes, como
sucede frecuentemente en los lenguajes naturales. Ello elimina las sinonimias,
responsables de muchas ausencias en la recuperación de información.
Las listas de encabezamientos de materia, constituyen un lenguaje normalizado que
cubre todas las áreas del conocimiento, conformado de acuerdo con principios
universalmente aceptados que permiten un control de vocabulario para analizar y
recuperar información en sistemas manuales y automatizados.
42
La autora Gloria Escamilla, citada por la autora Sánchez Luna, define a estas como: “las
listas de encabezamientos de materia se destinan sólo a las categorizaciones generales
de documentos o indización superficial por oposición a la forma más profunda de
análisis de contenido que se efectúa con las listas de descriptores y tesauros
especializados. Una lista de encabezamientos de materia puede ser útil cuando se trata
de localizar y transferir grandes bloques de información más que documentos o datos
específicos”57.
Entre las listas más comúnmente empleadas se encuentran: la Lista de
Encabezamientos de Materia de la Biblioteca de México, la Lista de Encabezamiento de
Materia de la Biblioteca de Congreso de Estados Unidos (Library of Congreso Subject
Headings) la Lista de Encabezamiento de Gloria Escamilla, Lista de Encabezamientos
de la Biblioteca de Medicina de los Estados Unidos, Medical Subject Headings (MeSH)
entre otras. La característica de estas listas es de asignar encabezamientos de materia
a cada uno de los materiales de una manera fácil, rápida y sistemática.
En correlación a lo anterior las listas de encabezamientos de materia, es una
herramienta de trabajo indispensable, en la que se apoya el clasificador, le sirve como
una guía para ser coherente en la elección de los identificadores y descriptores que
representan el contenido intelectual de una obra; de esta forma se logra uniformidad en:
las obras que tratan el mismo tema, así como en el catálogo al público al contar con un
vocabulario controlado.
El CDS, utiliza la lista de Encabezamientos de la Biblioteca de Medicina de los Estados
Unidos, el Medical Subject Headings (MeSH), para la asignación de encabezamientos
de materia en su formato impreso como electrónico. Por lo que a continuación se
analizan las características principales de la lista de encabezamiento MeSH.
57 SÁNCHEZ LUNA, Op. Cit., p. 88.
43
2.4.4 Medical Subject Headings (MeSH) Es una lista de encabezamientos, que incluye relaciones jerárquicas entre
encabezamientos; también es llamado tesauro. Al ser un tesauro el MeSH, es un
vocabulario controlado editado por la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM), se utiliza
para la indexación, catalogación y búsqueda de temas relacionados con la biomedicina
y medicina. Esta lista es dinámica lo que facilita a los usuarios, la recuperación de
información relevante en la materia.
Con respecto a los antecedentes, la primera lista oficial de encabezamiento de materia
publicada por la NLM fue en 1954 bajo el título de “Reserva de la Rúbrica Autoridad
Lista”, se basaba en la lista interna de autoridad que se había utilizado para la
publicaciones de la literatura médica de aquel tiempo, que a su vez había incorporado
títulos de la Biblioteca del Catálogo-Índice de los años 1940 y del Quarterly Cumulative
Index Medicus Subject Headings.
Con la edición del Index Medicus, en 1960 se realizó exhaustivamente una nueva
revisión y se decidió editar el Medical Subject Headings (MeSH), esta lista de términos
clasificados se imprimió por primera vez en 1963; figurando trece categorías principales
y un total de cincuenta y ocho grupos de subcategorías.
El director de la NLM Frank B. Rogers, anunció las innovaciones que presentaba el
MeSH, como es: la simplicidad para los usuarios, al exigir el conocimiento de un solo
régimen, y la economía a la Biblioteca en el desarrollo y mantenimiento de un único
sistema. Originando que en 1963 en la segunda edición del MeSH, figuraran 5 700
descriptores, en comparación con los 4 400 en la edición de 1960. Y de los títulos
utilizados en la lista de 1960, 113 fueron retiradas a favor de nuevos términos. En
cambio, la edición 2007 del MeSH contiene 33 000, descriptores.
El MeSH es empleado por Medline y otras bases de datos biomédicas para procesar la
información que se introduce en cada una de ellas. Contiene encabezamientos de
materias, calificadores (subencabezamientos), definiciones, referencias cruzadas,
44
sinónimos y listas de términos estrechamente relacionados. Consta de más de 33 000
términos ordenados en estructuras jerárquicas llamadas árboles, que se revisan
anualmente para asegurar que constituyan un fiel reflejo de la práctica y la terminología
médica actual.
Presenta una traducción al español que se le conoce como Descriptores en Ciencias de
la Salud (DeCS). Tanto uno como el otro, constituyen una herramienta básica para la
búsqueda de información en las bases de datos que los utilizan.
Por lo anterior el MeSH, es un tesauro que constituye una herramienta lingüística para
realizar búsquedas bibliográficas, controla la terminología de un tema al trasladar a un
lenguaje más estricto la lengua natural.
2.5 Clasificación
Es una actividad que se lleva a cabo dentro de la organización bibliográfica y su
importancia, está en relación a la gestión de los servicios de información y de
bibliotecas; para más información con respecto a este término se puede consultar el
Cuadro Nº 1.
45
Cuadro Nº 1
Definiciones de clasificación
Autor Elementos de las definiciones
Guinchat y Menau Operación que describe el contenido
intelectual de un documento determinado,
un tema principal y a veces uno o dos
temas secundarios que se traducen a unos
términos más apropiados que figuran en el
lenguaje documental que se utiliza.
Metham Una brevísima descripción temática del
documento.
Rowley Disposición de un conjunto de documentos
en, grupos diversos relacionados entre sí,
de modo acorde a su contenido temático.
Carrión Es colocarlo en un esquema y se guarda
de acuerdo a sus características.
Fuente: Pinto Molina, María ed. Manual de clasificación documental. Madrid: Síntesis, 1997. p. 19-25
46
Con relación a lo anterior la clasificación bibliográfica, es un proceso que consiste en
representar de manera codificada (utiliza una serie de números, letras o una
combinación de ambas), el contenido temático de los ítems, dando lugar a la reunión de
cada material en los estantes por la afinidad de su contenido temático principal, de
acuerdo con las reglas de un sistema de clasificación.
Al igual que en los procesos anteriores; el documento normativo internacional que
interviene en la elaboración de la clasificación es: el Sistemas de Clasificación
Bibliográfica y el Formato legible por máquina “MARC” (el formato es considerado una
norma internacional, para registrar y compartir información de datos bibliográficos en
computadora).
Existen diversos sistemas de clasificación en razón de su estructura como es: el
Sistema de Clasificación Decimal de Dewey, el Sistema de Clasificación Decimal
Universal, el Sistema de Clasificación Expansiva de Cutter, el Sistema de Clasificación
de la Biblioteca del Congreso (LC), el Sistema de Clasificación de la Biblioteca Nacional
de Medicina (NLM), el Sistema de Clasificación Temática de Brown, entre otros.
Para los propósitos del presente trabajo solo se analizó el Sistema de Clasificación de
la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM).
2.5.1 Sistema de Clasificación de la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM) Tiene su origen en la Biblioteca de la Armada, su acervo estaba relacionado con
el Departamento de Guerra. Entre 1818 y 1823 fue reuniendo material enfocado al área
médica, y en 1836 surge la Library of the Army Surgeon General’s Office, ésta tenía
como función básica la de satisfacer las necesidades de información bibliográficas de
los Oficiales médicos militares.
En 1943 la Fundación Rockefeller y la American Library Association, patrocinaron la
evaluación de la colección de dicha biblioteca y como resultado de ese estudio se
recomendó el desarrollo de un esquema de clasificación adecuado para arreglar la
colección.
47
Se formo un Comité para la compilación de este Sistema de Clasificación por personas
que habían participado en la evaluación de la colección, intervinieron también médicos
especialistas. En 1948 se editó provisionalmente una edición preliminar del Sistema de
Clasificación, pero fue hasta 1951 cuando aparece oficialmente la primera edición con
el nombre de Army Medical Library Classification: medicine, ya que la biblioteca médica
dependía de la Armada.
Posteriormente esta edición fue ampliada y revisada, en tres ocasiones más, llegando
así a la cuarta edición del Sistema de Clasificación de la NLM, publicada en 1978 y
revisada en 1981. La traducción al español se baso en la cuarta edición en inglés,
revisada en 1981 dando origen a la primera edición en español en 1987.
El sistema de clasificación NLM, fue desarrollado en forma independiente, pero toma
como base los símbolos de la clasificación del Congreso, que la Biblioteca del Congreso
de Washington había reservado originalmente para la expansión de su Sistema. Dónde
existen un conjunto de reglas, métodos y procedimientos que se ocupan de la
estructuración de temas en clases y subdivisiones, con el propósito de establecer las
relaciones semánticas, generalmente jerárquicas, existentes entre ellas; se combina
con una notación simbólica destinada a darle consistencia y simplificar su expresión
gráfica.
Los objetivos del Sistema de Clasificación de la NLM son:
- Clasificar los materiales sobre medicina y ciencias afines. Así como normar la
clasificación de estos.
- Facilitar a las bibliotecas del área biomédica la organización de su colección y
localización de los materiales en la estantería, para la recuperación de la
información solicitada por el usuario.
La edición en español del Sistema de Clasificación de la Biblioteca Nacional de
Medicina de Estados Unidos, esta integrada por tres volúmenes:
48
El vol. I contiene el Análisis del Sistema: el contenido de este tomo consta de la
introducción del trabajo el cual se ocupa de los antecedentes de la NLMC, de la cuarta
edición revisada del esquema, sus características generales, y la relación que guarda
con LC. El resto del trabajo ofrece la descripción del sistema en términos de principios y
aplicaciones; al igual que presenta y explica algunos ejemplos.
El vol. II presenta el Esquema traducido, para libros en el campo de medicina y ciencias
afines.
Y el vol. III es el Índice del esquema.
Algunas de las principales características del sistema son: - “Es un sistema jerárquico, precoordinado y enumerativo.
- Como el desarrollo de las clases es jerárquico, se basa en una división
anatómica que comienza, primero, con el estudio en conjunto del sistema o
aparato y luego, con cada órgano en particular.
- Los trabajos sobre determinadas enfermedades se clasifican por el órgano o
región afectada y no por la enfermedad.
- Está desarrollado en forma independiente, pero complementaria al de la LC.
- Su notación es alfanumérica y sus índices o números de clasificación son
simples y fáciles de recordar.
- Está estructurado en clases que se subdividen en subclases como el Sistema de
Clasificación de la Biblioteca del Congreso y a la vez, esta en divisiones y
subdivisiones.
- Cada uno de los tomos presenta una tabla de contenido referente a este.
- Utiliza, en lo general, las tablas de tres cifras de Cutter Sanborn modificada, para
áreas muy saturadas.
- Utiliza la tabla G (tabla auxiliar) principalmente para arreglar las publicaciones
seriadas que corresponden a las subclases W2 y WX2.
- Su principal característica es que: “utiliza símbolos que el Sistema LC, había
reservado originalmente para la expansión de su Sistema (I, O, W, X, Y), pero
49
que cedió posteriormente para uso de la National Library of Medicine
Classification (NLMC). Estos símbolos son: QS – QZ, asignados a las clases que
NLMC denomina preclínicas; y los de W – WZ, para el esquema principal, del
mismo sistema”58.
2.6 Signatura topográfica
El autor Filiberto Felipe Martínez, define que: “por signatura topográfica se
entiende al conjunto de letras y/o números asignados para cada libro de acuerdo a un
sistema de clasificación bibliográfico. Se utiliza para determinar un lugar único a cada
material bibliográfico en la colección con el fin de facilitar su búsqueda y agilizar su
localización en la estantería, así como lograr una interrelación con materiales
bibliográficos afines que tratan el mismo tema”59.
En general la signatura topográfica esta conformada por el número de clasificación y el
número que representa al Autor; asimismo, son incluidos en ocasiones otros elementos
como el año de edición, la letra de edición, número de volumen o ejemplar y marcas
especiales que pueden ser incluidas dependiendo de las características del material y
del sistema de clasificación.
El Número de clasificación, está representado por las letras y/o números que identifican
el principal tema tratado en la obra. Y estos se determinan utilizando un sistema de
clasificación; y su objetivo es ordenar los materiales bibliográficos de un mismo tema en
la estantería.
El Número de autor o Cutter, está formado por la letra y/o números que representan al
autor o responsable de la obra, se le ha denominado también número de Cutter porque
para formarlo se emplean unas tablas elaboradas por este autor. Con base a estas
tablas el número de Cutter es conformado, por la letra inicial del apellido del autor o del
58 GARZA AVALOS, María Luisa. El sistema de clasificación de la Biblioteca Nacional de Medicina de Estados Unidos : análisis del sistema. 4ª ed. México: UNAM, CUIB, 1987. p. 4. 59 MARTÍNEZ ARELLANO, Op. Cit., p. 31.
50
asiento principal y uno o más números asignados en base a la segunda letra del
apellido del autor o asiento principal. Este número fue diseñado con el propósito de
diferenciar aquellos libros que tratan sobre el mismo tema y por tanto, tienen el mismo
número de clasificación.
La signatura topográfica, debe quedar reflejada tanto en la obra, como en el asiento
catalográfico de la misma, para posibilitar su localización, se asienta en el margen
superior izquierdo de las fichas del catálogo. También se tiene que marcar en el
denominado tejuelo, tanto si se trata de libros, como de otro material con la precaución
de que el tejuelo no oculte parte de la información; en los libros se coloca en la parte
inferior del lomo. También habrá que indicar la signatura, lo mismo que el número de
registro, en el bolsillo de préstamo y la hoja de vencimiento si la biblioteca funciona con
este sistema.
Con lo anterior se concluye que la signatura topográfica, coloca los materiales
sobre un mismo tema juntos en los estantes, e indica la disposición de cada uno de los
materiales en la biblioteca.
Ejemplo de la signatura topográfica:
ADAMS, Raymond D. 1999 Principios de neurología.
WL............................Sistema Nervioso (clasificación)
100...........................Trabajos Generales
A211.........................Adams (autor o Cutter)
1999.........................Copyright (elementos opcionales)
H. G. Z. 1-A- 1149....Nº de entrada del material al CDS.
51
2.7 Formato Machine-Readable Cataloging (MARC) Se ha mencionando que el Formato MARC, es considerado como una norma
internacional, debido a que es un formato para registrar y compartir información de
registros bibliográficos en máquina. Debido a que es un registro legible por máquina:
“Legible por máquina” significa que un tipo particular de máquina (una computadora),
puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro bibliográfico.
“Registro bibliográfico” es la información que tradicionalmente se presenta en una ficha
de catálogo de la biblioteca. Así tenemos, que un registro puede incluir (no
necesariamente en este orden):
- Descripción del ítem,
- Asiento principal y los asientos secundarios,
- Encabezamientos de materia,
- Clasificación o signatura topográfica.
Los registros MARC contienen con frecuencia mucha información adicional. Nota: Estos registros anteriormente fueron analizados.
2.7.1 Antecedentes La Biblioteca del Congreso, explica que resultaba imposible seguir cubriendo su
servicio de entrega de tarjetas catalográficas elaboradas en forma manual tanto en el
ámbito nacional como internacional. Debido a que la impresión de tarjetas como la
edición del National Union Catalogue, llegaron a un proceso que requería velocidad y
alta calidad técnica; que no se lograba con los procesos manuales, por lo que iniciaron
las investigaciones respecto a utilizar procesos automatizados para sus operaciones.
En 1966, inició el “proyecto piloto denominado MARC I. Se concretó a desarrollar los
procedimientos y programas de conversión, mantenimiento de archivos y distribución de
52
datos con el sistema MARC I, así como programas para que las bibliotecas
participantes pudieran leer esos datos”60.
Las bibliotecas participantes aplicaron el programa MARC I y se suscitaron los
problemas para los programadores y los bibliotecarios; debido a que no se lograba “la
normalización de asientos principales, de la descripción bibliográfica y de
encabezamientos de materia, aspectos que definitivamente no han sido fáciles de
lograr“61.
De esta manera se implementó por primera vez el Formato MARC, en los Estados
Unidos de América por la Biblioteca del Congreso a finales de 1968 y posteriormente en
1971 por la Biblioteca Nacional de Gran Bretaña.
En 1978, se realizaron grandes esfuerzos para lograr la normalización de la información
bibliográfica, “prueba de ello es la adopción de las Reglas de Catalogación
Angloamericanas, Capítulo 6 y la edición del Cumulative Subject Index to the MARC
date base, 1968-1978, The Library of Congress Classification and Number Index to the
MARC data base 1968-1978”62.
A pesar de que la Biblioteca del Congreso desarrolló originalmente el Formato MARC, y
de que mantiene y pública su documentación, la biblioteca no realiza cambios o
revisiones en forma unilateral; para ello existen dos grupos responsables de analizar y
revisar la documentación, que son: el Comité para la Información Bibliográfica Legible
por Máquina (MARBI, por sus siglas en inglés) y el Comité Consultivo MARC.
MARBI esta adscrito a la Asociación Norteamericana de Bibliotecas (ALA) y está
integrado por tres representantes de cada una de las divisiones funcionales de la ALA:
función de servicios técnicos, automatización y referencia. La ALA procura garantizar
60 GARDUÑO VERA, Roberto. El formato MARC II para monografías y el banco de datos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM “Librunam”. México: El autor, 1979. p. 4. Tesis (LB) ENBA 61 Ibid., p. 9. 62 Idem.
53
que todo tipo de experiencia y conocimiento estén representadas en MARBI. En donde
la principal actividad del Comité, consiste en la revisión de los documentos para
discusión y las propuestas expuestas por o a través de la Biblioteca del Congreso para
realizar cambios o adiciones a los formatos MARC, o sobre el desarrollo de nuevos
soportes del Formato MARC, en áreas emergentes. Así en 1987 la Biblioteca del
Congreso publicó la primera edición del documento MARC.
La experiencia acumulada con el proyecto piloto de MARC I, hizo que la nueva
propuesta se diseñara considerando la representación física de un medio que permitiera
la lectura por computadora y que además fuera capaz de contener información
bibliográfica de todo tipo de materiales tales como: libros, mapas, ediciones de música,
artículos de prensa, publicaciones periódicas, entre otros. Con esta nueva propuesta
surge MARC II, el cual se extendió a varias bibliotecas del mundo, fomentando así la
formación de redes de comunicación bibliográfica, que en la actualidad se conocen
como consorcios bibliotecarios.
Así, lo que la Biblioteca del Congreso de Washington creó inicialmente como un
proceso para agilizar sus servicios de entrega de tarjetas; se convirtió en un
acontecimiento histórico para la descripción bibliográfica y el intercambio de bases de
datos bibliográficos.
En los años posteriores a los 70, MARC II, fue creciendo y adaptado a las necesidades
de cada país con sus propios nombres como por ejemplo:
USMARC (EEUU) y UKMARC (Reino Unido), y basándose a ellos se desarrollaron
otros formatos:
- basados en USMARC: IBERMARC (España), CANMARC (Canadá)
- basados en UKMARC: CATMARC (Cataluña), AUSMARC (Austria).
Los sistemas bibliotecarios; Norteamericano, Canadiense y Británico trabajaron para
evitar esta dispersión bibliográfica, además para realizar una revisión del Formato
MARC II, con el objetivo de actualizarlo y adaptarlo a las nuevas necesidades
54
catalográficas. Así surge en 1999 el Formato MARC 21, un formato que integra muchas
de las características del USMARC y el CANMARC y en menor medida del UKMARC.
Todas estas versiones tienen en común: además de la estructura, los códigos utilizados
para las etiquetas y para los indicadores (códigos numéricos), así como para los
identificadores (códigos de subcampos) y códigos alfabéticos. Las diferencias consisten
en la mayor o menor exhaustividad de la codificación.
El propósito de MARC es proporcionar un formato estándar para la comunicación e
intercambio de información bibliográfica. Para ello también se debe tener en cuenta el
sistema automatizado sobre el cual deberá soportarse MARC; en donde el sistema
seleccionado deberá ser capaz de cargar los registros MARC de fuentes externas y
mantener así la información en los formatos que permitan al sistema crear los registros
MARC.
Algunas de las características del Formato MARC, es que es considerado como una
norma para registros legibles por máquina, que evita la duplicación de esfuerzos y
permite que las bibliotecas compartan sus recursos de la mejor forma; al utilizarlas se
hace posible que las bibliotecas obtengan información catalográfica confiable, pero
sobre todo promueve la transmisión e intercambio de la información bibliográfica. Por lo
tanto el empleo del formato MARC, es parte fundamental para las actividades
automatizadas que realiza la biblioteca.
2.7.2 Estructura Un registro MARC, contiene una guía de “claves codificadas” de los datos; las
cuales preceden a cada elemento de información bibliográfica. El espacio designado
para cada uno de estos elementos de información bibliográfica se denomina “campo”.
Así tenemos que los registros, en forma de archivos sencillos de computadora,
contienen un número ilimitado de campos y a su vez también tienen una longitud
ilimitada; esta flexibilidad es necesaria debido a que no todos los títulos tienen la misma
longitud.
55
Así tenemos que cada registro bibliográfico se divide en unidades lógicas llamadas
campos (hay un campo para el autor, un campo para la información del título, y así
subsecuentemente); a la vez estos campos, se subdividen en uno o varios
“subcampos”. Los nombres textuales de los campos son demasiado largos para
reproducirlos dentro de cada registro MARC, por lo que se les ha representado
mediante “etiquetas”.
Las etiquetas son los números de tres dígitos, que identifican al campo. Sigue a cada
etiqueta, dos caracteres llamados indicadores, (con excepción de los campos 001 al
009), uno o ambos pueden estar ocupados. Cuando una posición de indicador no se
usa se dice que “no está definida” y dicha posición se deja en blanco.
Cada indicador puede contener un valor numérico del 0 al 9, a pesar de que los dos
indicadores juntos pueden parecer un solo número de dos dígitos, son en realidad dos
números individuales (los valores permisibles en los indicadores, así como su
significado, se detallan en la documentación MARC 21).
También se encuentra conformado por delimitadores, que es un signo que se utiliza
para separar los diferentes “subcampos”. En donde los diferentes programas de
cómputo utilizan diversos signos para representarlos, ya sea en forma impresa o
desplegada en pantalla; algunos de estos son: la doga doble (�), la arroba (@), el signo
de dólar ($), el guión bajo (_), línea vertical (|), entre otros.
Los subcampos, son unidades de información contenida en un campo; para su
identificación se utilizan códigos de subcampo, los cuales están formados por una letra
minúscula antecedida por un delimitador. Cada código de subcampo indica el tipo de
dato que le sigue, para más información con respecto a este tema se puede consultar el
Cuadro Nº 2.
56
Cuadro Nº 2
Componentes del formato MARC
Delimitador
Etiqueta
100 1# $a Gregory, Ruth W.
$q (Ruth Wilhelme) Unidad de información
$d 1910-
Indicadores
Código de subcampo
Fuente: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM: CUIB, 2004. p. 27.
Como siguiente paso, se realizó una comparación de un mismo registro, en versiones
con información textual y con etiquetas MARC, se hace evidente la compactación de
datos que permite realizar el uso del formato MARC 21. Se trata de un asunto de
espacio para almacenar; Observe la Tabla N°1, Tabla N°2, Cuadro N°3 y Cuadro N°4.
57
Tabla Nº 1
Relación entre las etiquetas de MARC y los elementos de Catalogación de acuerdo a las RCA2r de un registro bibliográfico
Etiqueta Elementos
0XX Control de información, números y códigos
1XX Asiento principal
2XX Título, mención de responsabilidad, edición y publicación
3XX Descripción física
4XX Serie
5XX Notas
6XX Asientos secundarios de temas
7XX Asientos secundarios de autor y títulos
8XX Asientos secundarios de colección o serie
9XX Reservado para aplicaciones locales Fuente: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM- CUIB, 2004. p. 28 - 29.
58
Tabla Nº 2
En los registros bibliográficos, los bloques (1XX, 4XX, 6XX, 7XX Y 8XX) las dos “XX” se
sustituyen por los siguientes elementos.
Etiqueta Descripción
X00 Nombres personales
X10 Nombres corporativos
X11 Nombres de reuniones
X30 Títulos uniformes
X40 Títulos bibliográficos
X50 Términos temáticos
X51 Nombres geográficos Fuente: Organización bibliográfica y documental. México: UNAM- CUIB, 2004. p. 29.
De tal forma, si se requiere de un asiento principal por autor personal, el campo
resultante es 100. Esto es 1XX de asientos principales y 00 de nombres personales.
59
Cuadro Nº 3
Registro con señaladores textuales y con etiquetas MARC.
Señaladores Textuales Datos
SeñaladoresCon
etiquetas MARC
Asiento principal, nombre personal
con un solo apellido:
El nombre:
Arnaz, Jaime.
100 1# $a
Área del título y mención de
responsabilidad:
Título propiamente dicho:
Mención de responsabilidad:
Mapaches y maizal / Jaime
Arnaz
245 10 $a
$c
Área de edición: Mención de edición:
1a ed.
250 ## $a
Área de publicación, distribución, etc.:
Lugar de publicación:
Nombre del editor:
Fecha de publicación:
Tegucigalpa:
Editorial Universal de América
Central,
c1987.
260 ## $a
$b
$c
Área de descripción física:
Paginación:
Material ilustrativo:
Tamaño:
25 p. :
Il. Col.;
26 cm.
300 ## $a
$b
$c
Área de las notas:
Sumario
Mapaches comen abundantemente en un maizal.
520 ## $a
Asientos secundarios:
Encabezamiento temático:
Mapaches.
650 #1 $a
Signatura topográfica local: 599.74 ARN 900 ## $a
Número del código de barras local: 8009 901 ## $a
Precio local: $15.00 903 ## $a
Fuente: ¿Qué es un registro MARC, y porqué es importante? : ¿Por qué es Necesario un Registro MARC? http://www.loc.gov/marc/umbspa/um01a06.html
60
Cuadro Nº 4 Hoja de control, donde se registran los datos del material monográfico, de acuerdo a las
Reglas de Catalogación Angloamericana (RCAA2) y al Formato Machine Readable
Cataloging (MARC)
020 |a847101372X
041 09 |aSpa
044 |aEspaña
060 00 |aWS 2340 |bT585 2004
100 1 |aTimor-Tristch, Ilan E.
245 10 |aNeuroecografía prenatal y neonatal /|cIlan E. Timor-Tristch, Ana Monteagudo, Harris L. Cohen.
260 |aMadrid :|bMarbán, |c2004
300 |axix, 552 p. :|bil. col ;|c30 cm
500 |aTraducción de: Ultrasonography of the prenatal and neonatal brain.
590 |aNYVC 4DF01Z-14
598 |aNEW
650 2 |aPRENATAL DIAGNÓSTICO
650 2 |aULTRASONOGRAFÍA PRENATAL
700 1 |aMonteagudo, Ana
700 1 |aCohen, Harris L. Para su captura al subsistema WorkFlows del Sistema Unicorn, del CDS 1-A “Venados”.
Indicadores Subcampos| es un delimitador c la letra identifica el elemento de datos
ti l
Códigos de subcampo
Etiquetas
61
Además de las partes principales del registro bibliográfico mencionadas (reconocidas
por estar presentes en las fichas bibliográficas), los registros MARC, contienen
información menos conocida; que ayudan al catalogador en la captura de dicha
información. Estos componentes del formato son: el líder, el directorio, los campos fijos
y los campos variables.
El líder, es el primer campo del registro; se compone de una extensión fija de 24
caracteres, contienen información acerca del registro tal como es: su extensión, el
origen del registro para el formato (nuevo, modificado, abreviado, etc.), el tipo y clase.
El directorio, inicia en la posición 24 del registro y finaliza con el delimitador del campo.
Enlista las etiquetas, la extensión de los campos, el inicio y el fin de cada posición; en él
se encuentran campos asociados que se registran en los campos variables.
En los campos fijos, se encuentran los datos que por su naturaleza son fijos; en cuanto
a su extensión o pueden simbolizarse con códigos de extensión fija, por ejemplo:
idioma, año, país de publicación, etc.
En los campos variables, se encuentran los datos bibliográficos descriptivos,
codificados en una etiqueta numérica de tres caracteres.
Como siguiente paso se presenta la Tabla Nº 3, con el despliegue de los campos fijos
de un registro bibliográfico en el Sistema de Automatización UNICORN.
62
Tabla Nº 3
Despliegue de cada uno de los campos fijos
Ejemplo de un registro bibliográfico UNICORN, así como los valores posibles consignados por MARC para cada uno de los campos.
63
Con la incorporación del Formato MARC, la elaboración de fichas catalográficas, es una
actividad que está dejando de ser realizada por las bibliotecas; pues se invierte
demasiado tiempo en la elaboración de los juegos de tarjetas; además, de ser local y
con pocas posibilidades de alcanzar una proyección fuera de la Institución que crea el
catálogo.
Sin embargo, la elaboración de un registro electrónico es más complejo, pero este
puede ser: reproducido, distribuido, funcional y multiusos; en diversos sistemas de
automatización, pues su estructura puede viajar por el espacio cibernético y
almacenarse en fracciones de segundos. El uso de protocolos de comunicación como el
Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo de Internet (TCP/IP) y el Protocolo
Internacional para la recuperación de información que es el Z39.50 para recuperar y
descargar datos, son la novedad en cuanto al ahorro de tiempo y dinero en el proceso
de catalogación, pues se observan los beneficios que concede la catalogación
cooperativa. También el Formato MARC, permite que las bibliotecas migren de un
sistema a otro con la seguridad de que sus datos continuarán siendo compatibles.
Actualmente, gran parte de las bibliotecas que cumplen con los principios de Control
Bibliográfico Universal, están realizando el proceso de transcripción siguiendo las
pautas de las normas internacionales (ISBD, RCA2, MARC) así como las generadas por
los sistemas automatizados.
Derivado de lo anterior, MARC, es un formato para la comunicación e intercambio de
información bibliográfica, que permite a las bibliotecas utilizar sistemas comerciales de
automatización de bibliotecas, para administrar sus operaciones. Proporcionando a las
Instituciones, incrementar la calidad de sus servicios, a optimizar sus recursos y a
establecer un lenguaje común necesario en el consorcio de estas.
Existen numerosos sistemas de automatización, disponibles para bibliotecas de todos
tamaños, diseñados para trabajar con el formato MARC.
64
2.8 Sistemas de automatización En la actualidad existen diversas herramientas; como son los sistemas de
automatización para la Administración de Bibliotecas, que utilizan la tecnología Web,
para fortalecer y modernizar la operación de los servicios bibliotecarios y de
información, como son: SIABUC, Aleph, UNICORN, Logicat, Alexandría, Altaír, por
mencionar algunos.
“La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas
habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos”63.
Por lo anterior se puede definir a la Automatización en bibliotecas, como la aplicación
de herramientas informáticas en las tareas bibliotecarias.
2.8.1 Sistema de automatización UNICORN
UNICORN es uno de los Sistemas de Automatización de Bibliotecas más
completo del mercado; creado y mantenido por la compañía Sirsi Ltd., la matriz se
encuentra ubicada en Estados Unidos; cuenta además con una oficina central en
Europa situada en el Reino Unido y otra oficina en Madrid. El proveedor en nuestro país
es BITEC S.A. de C.V. (Bibliotecas y Tecnologías) distribuidor para América Latina.
La importancia de UNICORN, consiste en que permite sustentar los procesos de las
instituciones responsables del manejo y acceso a la información bibliográfica como es:
el análisis bibliográfico, los servicios y la administración de las actividades bibliotecarias,
que antes eran realizadas manualmente. Esto con el fin de agilizar los procesos, ahorrar
tiempo y con ello proporcionar servicios bibliotecarios de calidad para satisfacer las
necesidades de información del usuario (actividades que se cubren a través de módulos
dentro del sistema)
63 Automatización. [en línea]. [consultado en octubre 28, 2008]. Disponible en http://www.sc.ehu.es/sbweb/webcentro/automatica/WebCQMH1/PAGINA%20PRINCIPAL/Automatizacion/Automatizacion.htm.
65
“UNICORN emplea una arquitectura abierta, escalable y modular, se ajusta fácilmente a
las circunstancias, pues su crecimiento se limita simplemente a la adición de los
módulos necesarios (siendo esta la clave de su éxito). Basado originalmente en
plataforma UNIX, actualmente también soporta la plataforma Windows NT”64.
“Dada la distancia de los datos que manejan sus sistemas y de la necesidad de
una respuesta inmediata ante peticiones, UNICORN emplea como gestor de
base de datos a Oracle (SQL), considerado líder del sector y beneficiándose de
las características de las bases de datos relacionales, que dan origen a un
sistema cliente/servidor; e incorpora las tecnologías de información más
avanzadas, tales como acceso a múltiples bases de datos, captura y exportación
de registros vía Z39.50, mensajería electrónica, enlace a documentos
electrónicos, etc. UNICORN presenta varios tipos de clientes, ya sean
aplicaciones Linux, UNIX, MAC, Windows, Sun Ray, Citrix o bien navegadores”65.
Además de las características anteriores el sistema incluye: control bibliográfico,
catalogación, control de autoridades, gestión de lenguajes documentales, Tesauro,
control de la circulación, reserva de materiales bibliográficos, gestión de préstamo
interbibliotecario, integrado con el sistema Arttel utilizado por la British Library para la
recepción de peticiones de préstamo, difusión selectiva de la información entre los
usuarios de la biblioteca y soporte del protocolo Z39.50 tanto clientes como servidor.
Así la flexibilidad del sistema UNICORN le permite la gestión de cualquier tipo de
biblioteca, desde centros especializados a bibliotecas públicas o académicas. Esto
gracias a su arquitectura cliente/servidor que soporta sistemas modulares de forma
sencilla y la utilización de estándares de la industria del sector sobre sistemas de
gestión de bases de datos relacionales (Relational Database Management System –
RDMS), en un contexto independiente del hardware.
64 BITEC. Bibliotecas y tecnología : Sistema Unicornio. (SIRSI). [s.i. : s. n.] p. 6. 65 Ibid., p. 7.
66
El personal de la biblioteca puede acceder a clientes diferentes, para todo tipo de
servicios públicos y técnicos, desde cualquier estación de trabajo – sin tener que
descargar software adicional en cada estación de trabajo – porque UNICORN está
preparado para funcionar en red.
El cliente gráfico profesional de UNICORN “WorkFlows”, ejecuta y simplifica todas las
operaciones de la biblioteca. Ofreciendo al personal de la Biblioteca la flexibilidad para
adaptarse a los procesos necesarios y reducir las operaciones diarias, incrementando la
facilidad de uso y la eficiencia. Cuenta con iconos intuitivos y asistentes sencillos que
orientan a los usuarios a través de cada una de las labores de la biblioteca, mientras
que las notas de ayuda y los mensajes en pantalla proporcionan un fácil acceso a
tareas relacionadas.
Dentro de los servicios a usuarios cuenta con el WebCat, método sencillo que permite a
los usuarios auto ayuda en la siguiente información:
- Préstamo a domicilio
- Reservaciones
- Recibos de pago
- Renovaciones
Su interfaz es amigable, tiene diferentes cajas de diálogo y variadas opciones de
búsqueda; que le permiten elegir la mejor opción de acuerdo a lo que está buscando el
usuario, teniendo que teclear únicamente el campo clave.
Los módulos con que cuenta el sistema Unicornio son:
- Adquisiciones
- Control bibliográfico y catalogación
- Circulación y reserva
- Gestión de préstamo interbibliotecario
- Control de publicaciones periódicas
- Diseminación selectiva de la información
- Catálogo al público
67
En la primera página del sistema se presenta el menú principal. El cual no es sensible a
mayúsculas, minúsculas y acentuación. Los campos de la búsqueda pueden
permanecer con los valores predeterminados y no afectar el resultado.
Cuando el usuario tiene un mayor conocimiento del catálogo puede manipular estas
opciones para hacer búsquedas exactas. Permite seleccionar los registros de interés
para él y guardarlos, imprimirlos o enviarlos por correo electrónico. Utiliza hipervínculos
entre los distintos campos lo que facilita las búsquedas.
También ofrece acceso a las últimas adquisiciones de material y éstas pueden ser
consultadas por biblioteca. En el catálogo existe un apartado especial de servicios al
usuario donde se pueden consultar sus datos (cuáles son sus materiales prestados y si
hay multas) Cambio de Nip (identificador personal para uso del catálogo), renovación de
préstamos y lista de solicitudes.
El catálogo UNICORN es de fácil uso, las instrucciones son claras y precisas.
Otras características son:
- Manejo fácil
- Interacción de los usuarios con el sistema
- Acervo de todas las bibliotecas de la misma Institución en una sola base de datos
- Catálogo de Acceso al Público en Línea (OPAC)
- Manejo de normas internacionales para el almacenamiento, recuperación y
transferencia de la información (Protocolo Z 39.50, MARC 21 y Norma ISO)
- Copia de catalogación directa
- Proceso técnico
- Circulación
- Hemeroteca
- Generación de recordatorios y reclamaciones
- Control de acervo y usuarios
- Generación de estadísticas por biblioteca y generales
- Trabajo simultaneó en todas las bibliotecas del sistema
68
- Plataforma de cómputo actual
- Comercialización por número de títulos, no por número de bibliotecas
- Soporte en México vía Internet
- Capacitación
- Conversión y carga de bases de datos
- Venta por módulos
- Multi-idioma
- Precio
Con lo anterior se concluye, que las bibliotecas se han beneficiado con los
adelantos de las tecnologías en computación. Esto debido a la existencia de
herramientas informáticas y a los sistemas comerciales de automatización de
bibliotecas, que ayudan en la administración de sus operaciones: al fortalecer,
modernizar y agilizar los procesos, proporcionando como resultado ahorro tiempo y
servicios bibliotecarios de calidad para satisfacer las necesidades de información del
usuario (actividades que se cubren a través de módulos dentro del sistema).
2.9 Manuales
Antes de iniciar la temática de los manuales, es necesario considerar el proceso
administrativo que debe ser aplicado en la biblioteca, debido que esta es una Institución
creada por la sociedad para organizar, conservar y difundir la información generada por
la misma sociedad; además, por ser la administración una ciencia social que tiene por
objeto de estudio las organizaciones o instituciones.
“La administración es el proceso mediante el cual una tarea compleja se realiza
satisfactoriamente con y gracias al empleo de otras personas y otros recursos”66.
De acuerdo a ello; para el autor Bob Pymm, los administradores tienen la
responsabilidad de ocuparse de los recursos (gente, capital, información y tecnología
necesarios parar realizar el trabajo) y de los procesos (procedimientos y prácticas para
66 PYMM, Bob. Administración de bibliotecas. Bogotá: Rojas Eberhard, 2002. p. 1
69
finalizarlo). En esencia, organizan y coordinan actividades laborales para lograr las
metas trazadas. Para hacerlo de manera efectiva, necesitan emprender las siguientes
actividades:
- Planeación: incluye las metas a corto y largo plazo de la organización como un todo,
para las unidades de trabajo y para los individuos. Una planeación apropiada, con la
participación del personal y grupos de clientes, ayuda a garantizar un correcto
alineamiento entre las prioridades de la organización, los intereses del personal y las
necesidades de los clientes o usuarios.
- Organización: es necesaria para asegurar que los recursos como: el personal,
equipo y material, estén disponibles cuando se requieran para alcanzar los objetivos
de cualquier plan. Así como establecer procedimientos, diagramas de flujo, preparar
la documentación necesaria, revisar las prácticas laborales y controlar los recursos
empleados para llevar a cabo acciones correctivas cuando sean necesarias. Todo
ello forma parte de la organización para poner en marcha los planes.
- Liderazgo: es necesario para motivar, animar y entusiasmar al personal para que
alcance las metas de la organización y las suyas propias. Esto incluye apoyar y
motivar al personal, aconsejar a individuos, dar ejemplos de comportamiento
apropiado y crear ambientes propicios para el desarrollo del potencial individual. Sin
el ánimo y el apoyo de la administración en todos los niveles, el personal carecerá
de una alta motivación y participación personal, con los consecuentes costos para la
organización.
- Control: es necesario para asegurar que el progreso hacia las metas deseadas
continúe como se espera. Esto requiere el establecimiento de procedimientos
apropiados, guías y estándares (de común acuerdo con el personal que se espera
realizara el trabajo) contra las cuales puede medirse el progreso El control también
se aplica a actividades como: es asegurarse que se sigue la legislación, los
procedimientos y las políticas, que se vigilan las normas de calidad, las fechas límite
y que las prácticas laborales están documentadas como es debido.
70
Para Henri Fayol, citado por Melnik y Pereira: “administrar es gobernar” 67 y señalo que
las funciones administrativas están integradas por cinco elementos, para que el
administrador pueda desarrollar su tarea:
- Prever: definir las metas y los medios para alcanzarlas.
- Organizar: estructurar la organización (darles forma a los recursos humanos y
materiales).
- Mando: ejercer la autoridad.
- Dirigir y coordinar: armonizar todas las actividades de las personas bajo su
dependencia, los recursos y los procesos para llegar a la meta.
- Controlar: verificar el cumplimiento de las metas de la organización. También el
cumplimiento de los planes establecidos, de las tareas de las personas a su cargo y
del funcionamiento de la estructura adoptada; analizar el porqué de los desvíos, si
los hubo.
De acuerdo con los autores anteriores y con el autor George R. Terry, “las fases del
proceso administrativo, comprenden: la planeación, organización, ejecución y control”68.
Por lo tanto, la administración se está enfocando en este trabajo como un proceso
compuesto por cuatro fases. En donde la planeación representa la base de las otras
fases del proceso administrativo y es una de las más importantes sobre la cual deben
girar las otras tres (organización, ejecución y control).
Hoy en día la administración, es una de las actividades más importantes del hombre;
coordinan los distintos esfuerzos individuales y los recursos materiales para alcanzar
objetivos.
La biblioteca moderna, en su carácter de empresa, ha tomado de la escuela de
administración de Henry Fayol “las técnicas de la administración” para su
67 MELNIK, Diana y PEREIRA, María Elena. Bases para la administración de bibliotecas. Buenos Aires: Alfagrama, 2005. p. 34. 68 TERRY, George Robert. Principios de administración. México: CECSA, 1971. p. 163.
71
funcionamiento. Para él, administrar una biblioteca significa ser responsable de su
funcionamiento (gobernar, regir, cuidar, decidir…); es decir, toma todas las medidas
necesarias para preparar adecuados y eficientes servicios. Para ello debe tener claro su
propósito, que en términos generales le ha dado la propia sociedad; que es de
conservar, organizar y difundir la información, no el libro como se consideraría
comúnmente.
Una vez que se tiene claro el propósito de la biblioteca, es necesario que se
establezcan los objetivos de ésta, sin perder de vista los objetivos de la Institución
donde la biblioteca se encuentra inmersa. A partir de ellos serán hacia donde se dirijan
los esfuerzos y las actividades a realizar.
La biblioteca, debe empezar su administración por la fase de planeación, para
posteriormente desarrollar el resto del proceso. El administrador, al realizar la
planeación utiliza la información sobre su institución, hechos, restricciones, para
visualizar y formular las actividades necesarias, la forma en que deben ser dirigidas y
cómo contribuirán a lograr los resultados deseados; así la planeación determina hacia
dónde se dirige la institución u organización.
La “planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades
propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados”69.
Se puede decir; que en la planeación se establecen las metas u objetivos de la
institución, se pronostica el entorno en que los objetivos deben alcanzarse y determina
el medio a través del cual las metas y objetivos habrán de alcanzarse; coordina las
actividades de la organización hacia objetivos perfectamente definidos y convenidos.
Koontz, menciona que “la planeación es decidir por adelantado qué hacer, cómo y
cuándo hacerlo y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde
69 TERRY, George Robert. Op. Cit., p. 190.
72
donde estamos hasta donde queremos ir”70. Es un proceso intelectual, una función que
reduce la incertidumbre y el cambio, dirige la atención hacia los objetivos, proporciona
una operación económica y facilita el control.
Al planificar las actividades, en todos los niveles se puede utilizar mejor el tiempo
disponible permitiendo una mejor relación entre superiores y subordinados.
Con respecto a los planes de una biblioteca Evans, menciona, que hay 8 tipos que son
necesarios:
1) “Objetivos
2) Políticas
3) Procedimientos
4) Reglas
5) Programas
6) Presupuestos
7) Grandes estrategias y
8) Estrategias competitivas” 71.
Para efecto de este trabajo solo se presenta el plan de procedimientos:
Los “planes de procedimientos son guías de acción, más que de pensamiento, que
detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse; en esencia
conforman una secuencia cronológica de acciones requeridas”72, es decir, los
procedimientos habrán de señalar el conjunto de pasos, a realizarse en cierta actividad;
estos procedimientos deben ser minimizados, analizados para cambiar o eliminar
alguno, calculados con base en el tiempo y controlados.
Una buena planificación de los procedimientos deberá tener cierto número de
características:
70 KOONTZ, H., CYRYL O’Donnell. Curso de administración moderna. México: McGraw-Hill, 1979. p. 137. 71 EVANS, G. Edward. Técnicas de administración para bibliotecarios. México: UNAM, 1980. p. 110. 72 KOONTZ, H., Cyryl O’donnell, Op. Cit., p. 118.
73
1. “Los procedimientos deben ser minimizados, ya que demasiados coartan la
iniciativa y la individualidad del subordinado que los debe acatar. Son
relativamente fáciles de desarrollar después de que se ha entendido bien el
mecanismo para formularlos.
2. Deben ser planificados, reflejar y ayudar a conseguir el fin deseado.
3. Deben ser analizados para asegurar la posibilidad de combinar o eliminar alguno
de ellos pudiendo realizar de igual manera la tarea.
4. Los procedimientos deberían ser visualizados como un sistema: son una serie de
actividades interrelacionadas, entre sí mismas y con otros procedimientos. Un
cambio en uno de ellos puede producir modificaciones en el otro. Para crear una
atmósfera ideal para el trabajo, es indispensable hacer el reconocimiento y el
análisis de todos los procedimientos como si fuera un sistema interrelacionado.
5. Los costos de los procedimientos deberán ser calculados con base en el tiempo.
6. Los procedimientos deberán ser controlados. La información relacionada con los
procedimientos debe ser puesta a disposición del trabajador, preferentemente en
forma de manual de procedimientos. Esta es una de las primeras cosas que
debería pedir un trabajador al ingresar a un nuevo empleo.
7. Los manuales de procedimientos deben ser revisados con base en la experiencia
anterior y a las necesidades cambiantes de un departamento o de la
organización” 73.
Cuando se tienen en cuenta estos lineamientos para planificar un procedimiento, se
logra una operación eficiente, en las actividades de la biblioteca, permitirán que las
actividades lleven un orden lógico, paso a paso, y que no existan maneras diferentes de
realizar una misma actividad.
Los tipos de planes señalados en párrafos anteriores (propósitos, objetivos, políticas,
reglas, procedimientos y presupuesto), pueden ser considerados como esenciales, es
decir que no pueden faltar para administrar la biblioteca; dichos tipos de planes deben
encontrarse por escrito y verse reflejados en los siguientes documentos:
73 KOONTZ, H., Cyryl O’donnell, Op. Cit., p 120-122.
74
- Manuales de organización
- Manuales de políticas
- Manuales de procedimientos
- Reglamento interno de la biblioteca
Ahora bien, al tener en cuenta que las bibliotecas pasan por las fases del proceso
administrativo, el administrador debe realizar la planeación de sus actividades y contar
con los diferentes tipos de planes, por lo menos: objetivos, políticas, reglas, y
procedimientos, por lo tanto las bibliotecas deben contar con manuales.
Una vez analizado lo anterior, se da inicio a la temática de manuales.
El diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación, define a los Manuales:
como una “publicación de carácter normativo, a veces de varios volúmenes,
habitualmente escrita por varios autores de prestigio en un área determinada. La
característica principal del manual es precisamente la de ofrecer una óptica global,
comprehensiva que permita comprender los diferentes puntos de vista, las diferentes
escuelas, tendencias y perspectivas existentes. Su finalidad es la orientación y la guía
dentro de una disciplina”74.
Para el autor Martín G. Álvarez, “los manuales son una de las herramientas más
eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la
tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema” Y un “procedimiento, es la
guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas
realizan un trabajo”75.
74 Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación, Op. Cit., p. 164. 75 ALVAREZ TORRES, Martín G. Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. México: Panorama, 2003. p. 23.
75
2.9.1 Tipos de manuales para una Organización o Institución El autor Martín Álvarez, plantea los principales manuales con los que debe contar
una organización son:
- El Manual de Calidad. Contiene las directrices generales acerca del
funcionamiento del Sistema de Calidad de la organización.
- Los Manuales de Políticas y Procedimientos. Documentan las actividades y los
procesos que desarrolla cada una de las áreas de la organización.
- El Manual de Organización. Documenta la cultura y estructura de la organización.
Se utiliza principalmente para hacer la inducción del personal de nuevo ingreso.
El manual podría desarrollarse con base a procedimientos especialmente
diseñados para ello y que incluyan los procedimientos para elaborar y actualizar
organigramas, y para elaborar y actualizar descripciones de puesto. Es
conveniente que cada área autorizada tenga su propio Manual de Organización.
- Los Manuales de Métodos. Son manuales especializados que desarrollan y
utilizan principalmente las áreas técnicas de la organización: ventas, producción,
diseño, control de calidad, informática, entre otras áreas.
- Otros Manuales. Los cuales se pueden desarrollar en función de las necesidades
específicas por documentar la información relacionada con un tema en particular.
En relación a este trabajo de investigación solo se ampliara la información relacionada a
los Manuales de Políticas y Procedimientos, y los Manuales de Organización:
Como ya se mencionó los Manuales de Políticas y Procedimientos, documentan las
actividades y los procesos que desarrolla cada una de las áreas de la organización. El
contenido típico de estos manuales en un área es:
- Portada.
- Índice.
I. Hoja de autorización del área.
II. Política de calidad (cuando sea aplicable)
III. Objetivo (s) del manual.
IV. Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos.
76
V. Políticas.
VI. Procedimientos.
VII. Formatos.
VIII. Anexos.
El responsable de la edición, revisión y actualización del Manual de Políticas y
Procedimientos generalmente es el Director, Gerente o Responsable de cada área
emisora.
El Manual de Organización, es un Manual que documenta la cultura y estructura de la
organización, y su contenido típico es:
- Portada
- Índice
I. Catálogo de áreas autorizadas
II. Hoja de autorización
III. Introducción
IV. Historia de autorización
V. Objetivo (s) del manual
VI. Misión de la organización
VII. Misión del área
VIII. Filosofía y valores de la organización
IX. Organigrama general
X. Organigrama del área
XI. Objetivos de negocio
XII. Factores clave de éxito
XIII. Políticas generales
XIV. Descripciones de puesto del área correspondiente
XV. Anexos
El responsable de la edición, revisión, actualización y difusión del Manual de
Organización, es el Director, Gerente o Responsable del área de Recursos Humanos.
77
2.9.2 Manuales de procedimientos Los manuales de procedimientos “son aquellos instrumentos de información en
los que se consigna, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones de una unidad administrativa”76.
“A este tipo de manual también se le denomina: manual de operación, de trámite, y de
método de trabajo”77. También es llamado “Manual de tareas”78; que como su nombre lo
indica, describe en sus mínimos detalles cada una de las tareas que se realizan.
En el manual, se describen además de los procedimientos, los diferentes puestos o
unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su
responsabilidad y participación; suelen contener una descripción narrativa que señala
los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, e incluyen diagramas basados en
símbolos para aclarar los pasos. Se acostumbra incluir las formas empleadas en el
procedimiento, junto con un instructivo para su llenado.
Los objetivos del manual de procedimientos, como instrumento administrativo, en el que
basan el quehacer institucional; se consideran elementos básicos para la coordinación,
dirección y control administrativo, ya que facilitan la adecuada relación entre las
distintas unidades administrativas de la organización, estos son:
- “Presentar una visión integral de cómo opera la organización
- Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos
- Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo
- Describir gráficamente los flujos de las operaciones
- Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica
- Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales”79.
76 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. México: ECAFSA, Thompson Learning, 2002. p. 100. 77 Idem. 78 MELNIK, Diana, Op. Cit., p. 114.
78
La función del manual de procedimientos, “consiste en describir la secuencia lógica y
cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, señalando quién,
cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. La finalidad de describir los
procedimientos, es la de informar y documentar las acciones que realizan las diferentes
áreas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo
de sus actividades”80.
En lo que respecta a lo anterior, se concluye que él responsable de la edición del
manual, es el bibliotecario a cargo con sus colaboradores más cercanos y son ellos
quienes elaboran las indicaciones a tener en cuenta para desenvolverse dentro de la
biblioteca.
Y es en el manual de procedimientos, donde se especifican cada una de las tareas a
desarrollar en la biblioteca, estableciendo: relaciones, secuencias de las actividades a
realizar y sistematizando los procedimientos. Lo que permite asegurar uniformidad en
los procesos comunes y conocimiento de esos procedimientos, por todo el personal de
la biblioteca. De igual forma, se utilizan para brindar la inducción al personal de nuevo
ingreso.
2.9.2.1 Tipos de manuales de procedimientos Las autoras Diana Melnik y María Elina Pereira, en su obra “Organización de los
servicios en las bibliotecas”, establecen que los manuales de procedimientos pueden
ser:
- “Generales: este tipo de manual está concebido por el uso de todos los
empleados y abarca en su totalidad los aspectos significativos de la organización
de la biblioteca; contiene una síntesis de la posición oficial de la institución
respecto a los distintos temas. Da cuenta de los diversos procedimientos
realizados, reproduce la parte del reglamento referente a cuestiones del personal
y brinda otras informaciones de carácter general.
79 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Op. Cit., p. 100–101. 80 Ibid., p. 101.
79
- Por departamentos o servicios: resume los procedimientos en vigencia en un
departamento o en un servicio determinado. Debe estar permanentemente en el
escritorio del jefe del servicio o departamento correspondiente. Las copias de las
partes de interés se entregan a cada uno de los empleados para que las
conserve y consulte cuando lo necesite.
- Mixtos”81.
El autor Joaquín Rodríguez, en su obra “Cómo elaborar y usar los manuales
administrativos” establece de manera general, que los manuales de procedimientos por
sus características diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de
oficina y manuales de procedimientos de fábrica. También pueden referirse a:
- “Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de
contabilidad
- Prácticas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento; por ejemplo el manual de reclutamiento y
selección de personal
- Prácticas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo el manual
de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual de
finanzas” 82.
Para el mismo autor, se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito de aplicación y
alcances en manual de:
- Procedimiento general. Es aquel que contiene información sobre los
procedimientos establecidos para aplicarse en toda la organización o en más de
un sector administrativo.
- Procedimiento específico. Son aquellos que contienen información sobre los
procedimientos a seguir para realizar las operaciones internas en una unidad
administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente con sus
funciones y objetivos.
81 MELNIK, Diana, Op. Cit., p. 115. 82 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín, Op. Cit., p. 101-102.
80
El autor Marco Antonio Vela, en su tesina presenta algunos tipos de manuales
administrativos más comunes para las bibliotecas.
- “Manual general de procedimientos. En ellos se presenta un panorama general
de las actividades que se realizan dentro de la biblioteca, indicando todos y cada
uno de los trabajos a desarrollar.
- Manual departamental de procedimientos. Muestra las actividades de un
departamento en especial.
- Manual particular o individual de procedimientos. Muestra la actividad de una
sola persona.
- Manual de selección y adquisición. Es un manual donde se encuentra la
información que el bibliotecario necesita para la selección de los materiales, las
políticas y los procedimientos para el trabajo, así como de la información sobre la
adquisición de los materiales.
- Manual de catalogación y clasificación. Es donde se contiene las políticas y
procedimientos, indicando los niveles de catalogación, reglas de uso, tipos de
catálogos, sistemas de clasificación y todo lo relacionado con lo que se
desarrolle en las bibliotecas.
- Manual de servicios. Contiene todo lo relacionado con los servicios al público
señalando las políticas, procedimientos y sistemas para la realización del trabajo
relacionado con las actividades de préstamo, consulta, etc., y las relaciones con
otros departamentos que apoyen en el servicio.
- Manual para otras funciones. Es un manual donde se puede contener todo lo
relacionado con otras actividades de la biblioteca y que pueden estar
relacionadas como el canje, donación, etc.
- Manual de técnicas bibliotecarias. Es un manual que contiene todo lo relacionado
a los métodos aplicados a una actividad determinada, convirtiéndose en una
fuente básica de referencia” 83.
83 VELA BARRADAS, Marco Antonio. Manual de procedimientos para los procesos técnicos del Centro de Documentación y Servicios de información del CIIEMAD del IPN. México: El autor, 2007. h. 33.
81
2.9.2.2 Contenido de un manual de procedimientos “Una regla al contenido de este tipo de manuales establece que un manual sólo
debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para
el mantenimiento de los controles indispensables”84.
Ejemplo de los elementos que en la práctica deberían aparecer en el manual:
1. “Índice
2. Introducción
Objetivos del manual
Alcance
Cómo usar el manual
Revisiones y recomendaciones
3. Organigrama
4. Sistema de organización (lineal, funcional, etc.)
5. Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.)
6. Amplitud de la centralización y descentralización
7. Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría
8. Gráficas
Diagramas de flujo
9. Estructura procedimental
Descripción narrativa de los procedimientos
10. Formas
Formas empleadas (por lo general planeadas)
Instructivo” 85.
El empleo en mayor o menor escala de cada uno de los apartados anteriores depende
de los procedimientos de que se trate, del lector al que vaya dirigido o de la preferencia
o experiencia de especialistas que lo elaboren.
84 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín, Op. Cit., p. 103. 85 Ibid., p. 103–114.
82
1. Índice. Es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema al
que le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.
2. Introducción. Este apartado debe incluir una breve introducción al manual. Su
propósito es explicar al usuario qué es el documento, cuál es el objetivo que se
pretende cumplir a través de él, cuál será su alcance, cómo se debe usar este
manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.
Objetivos del manual. Debe contener una explicación del propósito que
pretende cumplir el manual.
Alcance. Es una explicación breve de lo que abarca el manual de
procedimientos.
Cómo usar el manual. Esta sección es, tal vez, la parte más importante de
la introducción, indican al usuario todo cuanto tiene que saber para utilizar
el manual.
Revisiones y recomendaciones. Está sección debe indicar con quién debe
hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer
recomendaciones respecto al manual de procedimientos.
3. Organigrama. En este apartado se representará gráficamente la estructura
orgánica. Debe indicar aspectos como: sistemas de organización, tipo de
departamentalización, tipo de la centralización y descentralización; relación entre
personal con autoridad de líneas y asesoría.
Sistema de organización. En esta sección se describirá el tipo de estructura
organizacional que el organismo social o la unidad administrativa ha
adoptado.
Método de departamentalización. Es aquí donde debe mencionarse el tipo de
departamentalización.
Tipo de centralización y descentralización. En esta sección se indicarán
detalles sobre la prolongación de delegar.
83
4. Gráficas. En este apartado se representan los procedimientos de manera gráfica,
siguiendo la secuencia de cómo se realizan las operaciones de un determinado
procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.
Diagramas de flujo. Es la técnica utilizada para representar gráficamente los
procedimientos. Éstos son idóneos para representar el flujo de los pasos de
un procedimiento.
5. Estructura procedimental. En este apartado se deberán presentar por escrito, de
manera narrativa y secuencial, cada uno de los pasos que hay que realizar
dentro de un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, con
qué, dónde y en qué tiempo se llevan a cabo, e indicando las unidades
administrativas responsables de su ejecución.
Descripción narrativa de los procedimientos. Cuando la descripción del
procedimiento sea de tipo general, y por lo mismo comprenda varias áreas,
debe indicarse para cada paso la unidad administrativa responsable de su
ejecución.
Si se trata de un procedimiento detallado, dentro de una unidad
administrativa, debe indicarse el puesto responsable de la ejecución de cada
operación. Se recomienda codificar los distintos pasos para facilitar su
comprensión e identificación aun en los casos en que una operación se
pueda realizar de varias formas.
6. Formas. De acuerdo con Gibas Meyers: “Una forma no es más que un objeto que
tiene impresa información estática con espacio en blanco para asentar
información variable”.
Las formas son realmente un apoyo para recoger, de manera sistemática y
coordinada, datos e información. Su creación se justifica, si el trabajo de
correlación es facilitado por una forma con diseño uniforme, provisto de
aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación de los datos obtenidos.
84
Desde el punto de vista funcional hay que aclarar, que existirá una forma si al
mismo tiempo existe un procedimiento que prevea su empleo. Puede afirmarse
que es generalmente el reflejo fiel del procedimiento que inscribe. Todos los que
la usen deberán, respetar su diseño y sus objetivos, ya que la forma es el
instrumento principal para la obtención de datos que justifican la creación del
procedimiento.
El costo relacionado con la creación de una forma puede ser de dos clases.
a) El costo relacionado con la creación de la forma (diseño, impresión,
conservación).
b) El costo relacionado con el tratamiento del impreso (elaboración,
colocación en el archivo, etc.)
De lo anterior se llega a dos conclusiones:
- Que la eficiencia de las formas empleadas depende en gran parte la eficacia de
los procedimientos que las utilizan; es decir, que existe una estrecha correlación
entre estudio y análisis de las formas, y el estudio y análisis de los sistemas y
procedimientos administrativos.
- Que el costo de las formas utilizadas (costo entendido en el conjunto de sus
componentes) depende en gran medida el costo del trabajo administrativo.
Formas empleadas (por lo general planeadas). Las formas que se utilizan en un
procedimiento deben también formar parte del manual de procedimientos, ya sea
intercalándolas en el procedimiento o incluyéndolas como apéndices de éste. En la
descripción de las operaciones que impliquen la utilización de formas deben hacerse
referencias de éstas, utilizando para ello números indicadores.
Para un manejo apropiado de las formas su diseño debe seguir una secuencia lógica;
en este sentido la secuencia de los datos se puede organizar en cinco partes:
1. Identificación: consiste en el título y número de la forma y en ocasiones también
el de serie.
85
2. Instrucciones: pueden ser las explicaciones de cómo se debe llenar la forma, la
ruta de ésta y sus copias.
3. Introducción: es la información que prepara la acción inmediata que se va ha
tomar es decir, las condiciones que gobiernan la acción que va a tener el cuerpo
de la forma.
4. Cuerpo: representa la parte principal de la forma y constituye la acción que tiene
lugar después de la introducción. Es la parte más amplia de la forma y precisa de
un cuidadoso diseño.
5. Conclusión: consiste en obtener las firmas de autorización, aprobación u otro
dato concluyente que le dé validez formal.
Instructivo. En todo manual de procedimientos debe existir un apartado que contenga
instrucciones para llenar una forma.
Como se analizo anteriormente, no solo existe lo que es manual de procedimientos para
el control de las actividades dentro de una institución, existen una gran variedad dentro
de los mismos y de cada uno de ellos; permiten el control y seguimiento de un área en
especial, proceso o servicio.
Otra parte importante en el desarrollo de procedimientos son los diagramas de flujo o
flujograma, debido a que por su sencillez gráfica permiten ahorrar muchas
explicaciones. En la práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente
herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento.
2.10 Diagramas de Flujo
El autor Martín Álvarez, define que: “los diagramas de flujo son medios gráficos
que sirven principalmente para:
- Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona.
- Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.
- Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso.
- Identificar a los clientes y proveedores de un proceso.
86
- Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las
oportunidades de mejora.
- Diseñar nuevos procesos.
- Documentar el método estándar de operación de un proceso.
- Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.
- Hacer presentaciones directivas”86.
El autor Charles A. Cianfrani, plantea que: un “flujograma es una imagen del flujo real, o
secuencia de eventos, que ocurren en el proceso. Los flujogramas pueden ser de “alto
nivel”, mostrando sólo los principales elementos de un proceso o sistema. También
pueden ser muy detallados por ejemplo, que muestran los pasos específicos para
entregar un servicio a un cliente.
Asimismo, un flujograma preciso podrá utilizarse para identificar las oportunidades de
mejora en los procesos”87.
Algunas de las ventajas de los Diagramas de Flujo son:
- “Proporcionan una comprensión del conjunto
- Facilitan la comunicación
- Descubren los clientes ignorados previamente
- Descubren las oportunidades para mejorar
- Hacen más fácil establecer los límites”88.
86 ALVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit., p. 39. 87 CIANFRANI, Charles A., WEST, John E. Guía práctica de ISO 9001:2000 para servicios. México: Panorama, 2004. p. 136-137. 88 ALVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit., p. 42.
87
2.10.1 Símbolos básicos para elaborar un diagrama
“Óvalo: inicio o terminación del proceso, según la palabra
dentro del símbolo.
Rectángulo: actividad o paso en un proceso, dentro de cada
rectángulo se incluye una breve descripción de cada actividad.
Rombo: punto de decisión. Señala un punto en el proceso en el
que hay que tomar una decisión, a partir de él, se ramifica en
dos o más vías el camino a seguir. La vía tomada depende de
la respuesta a la pregunta (decisión) que aparece dentro del
rombo. Cada vía se identifica según la respuesta a la pregunta
(SI-NO, CIERTO-FALSO, etc.)
Símbolo de espera o demora: punto de retención o espera en el
proceso.
Línea de flujo, o flecha: muestra la dirección del flujo. La punta
de la flecha sobre la línea de flujo indica la dirección de flujo del
procedimiento. Se permite usar únicamente flechas horizontales
y verticales, no inclinadas.
Documento: para indicar la necesidad de crear un documento o
registro, y es donde se almacena información relativa a él.
88
Círculo: es un conector que se utiliza para indicar continuidad
del Diagrama de Flujo. Se utiliza cuando el Diagrama de Flujo
abarca dos o más hojas y se desea hacer referencia a alguna
actividad anterior o posterior a la que se está describiendo, o
cuando físicamente una actividad está relativamente lejos de
ella y no se desea utilizar una flecha. Generalmente se usan
letras mayúsculas, minúsculas o del alfabeto griego dentro del
círculo conector. Por cada círculo conector que sale de alguna
actividad, deberá haber cuando menos otro círculo conector
que entre (llegue) a alguna otra actividad (los dos o más
conectores relacionados tendrán las mismas letras de
referencia)”89.
2.10.2 Pasos para la elaboración de un procedimiento en un Diagrama de Flujo
Los pasos que se recomiendan seguir para la elaboración de un procedimiento son:
1. “Enliste las personas o departamentos que participan en el procedimiento,
dividiendo una hoja blanca en tantas columnas como personas o departamentos
participen en el procedimiento.
2. Utilice los símbolos arriba mostrados y defina la secuencia lógica, detallada y
completa de los pasos que siguen las personas o departamentos involucrados en
el procedimiento.
3. Asegúrese que todas las líneas y conectores estén debidamente unidos. Sobre
todo, los rombos de decisión deben indicar el camino que siguen los SI’s y los
NO’s.
4. Verifique que todos los textos dentro de cada símbolo, empiecen con un verbo de
acción (comprar, firmar, revisar, aceptar, aprobar, devolver, sellar, etiquetar,
etc.).
5. Revise que el Diagrama esté completo. Que todo lo que se hace en la realidad,
corresponda a lo plasmado. Sométalo a consideración de otras personas.
89 ALVAREZ TORRES, Martín G., Op. Cit., p. 40.
89
6. Pruebe la validez del diagrama, verificando que no se mezcle lo que es, con lo
que debiera ser.
7. Una vez aprobado el diagrama, inicie con el desarrollo del procedimiento
correspondiente.
8. Identifique en el Diagrama de flujo cada actividad con el número que le
corresponde dentro del procedimiento correspondiente”90.
Con respecto a lo anterior tenemos que los diagramas de flujo hacen que una persona o
equipo expliquen con una representación gráfica (sin tantas palabras y confusiones) el
proceso a otras personas y departamentos.
90 ALVAREZ TORRES, Martín G., Op. Cit., p. 43.
90
CAPÍTULO 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN SALUD 1-A “VENADOS” DEL IMSS
La realización y la elaboración de un manual de procedimientos para los
procesos de organización del material bibliográfico del Centro de Documentación en
Salud (CDS), es debido a la inquietud de resolver la problemática de normalizar los
procesos. Para ello, se aplica la teoría previamente analizada en el capítulo dos.
Con este manual de procedimientos se plasman los principales lineamientos para
realizar la organización del material bibliográfico del Centro de Documentación en Salud
1-A “Venados” en forma sistemática, contar con un instrumento de este tipo servirá de
guía de cada uno de los procesos de principio a fin de la actividad, se facilita y agiliza,
tanto la cantidad como la calidad del trabajo realizado.
El manual de procedimientos, fue diseñado para realizar la organización bibliográfica en
forma automatizada, a través del sistema de automatización UNICORN. Este paquete
contribuye a que el proceso del material bibliográfico, se realice en el menor tiempo
posible, elevando la calidad del mismo, con la finalidad de que los usuarios tengan
acceso a la información cuando así lo requieran.
El manual contiene aspectos generales como es: la identificación de la Institución,
introducción, propósito, objetivos, alcance, políticas, revisiones, glosario, descripción de
procedimientos, diagrama de flujo y anexos; se incluyen los siguientes procedimientos:
análisis bibliográfico del material monográfico y captura de datos en la hoja de
codificación, registro bibliográfico en forma automatizada, generar un nuevo registro,
copia de un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS, registro para generar el
volumen 2, 3, 4,… etc., y como registrar un nuevo ejemplar de la misma obra. Los
diagramas de flujo ilustran el procedimiento, en forma de síntesis.
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN SALUD 1-A “VENADOS” DEL IMSS
Elaboró: Fecha de elaboración
Revisión y actualización
Nº de página
Aprobó:
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
92
3.1 Aspectos generales del manual de procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÍNDICE Pág. Identificación de la Institución....................................................................................93
Introducción...............................................................................................................94
Propósito ...................................................................................................................96
Objetivo .....................................................................................................................96
Alcance .....................................................................................................................96
Políticas.....................................................................................................................96
Revisiones ................................................................................................................98
Glosario .....................................................................................................................99
Descripción de procedimientos .................................................................................106
Diagrama de flujo ......................................................................................................107
Anexo 1 Formato MARC ...........................................................................................121
Anexo 2 Hoja de codificación….................................................................................146
Anexo 3 Instructivo de llenado…...............................................................................150
Elaboró: Fecha de elaboración
Revisión y actualización
Nº de página
Aprobó:
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
93
Identificación de la Institución
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
DIRECCIÓN DE PRESTACIONES MÉDICAS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Manual de procedimientos para la organización bibliográfica del Centro de
Documentación en Salud 1-A “Venados” del IMSS
AUTORIZACIÓN
Aprobó
Revisó
Elaboró
94
Introducción
El presente manual, es un instrumento que documenta los procedimientos para la
organización bibliográfica de los materiales del Centro de Documentación en Salud del
H.G.Z. 1-A “Venados” del IMSS; describe paso a paso las operaciones a realizar para
evitar la repetición y lograr la homogeneidad de las actividades; para cumplir con la
calidad de los servicios proporcionados a los usuarios.
La información, que integra el manual sirve para transmitir completa y efectivamente la
cultura organizacional a todo el personal de nuevo ingreso, así como al personal que
labora actualmente.
Está dirigido para él personal con las categorías de: Técnico Bibliotecario, Asistente
Bibliotecario y Bibliotecario, a los cuales de ahora en adelante serán referidos como
personal bibliotecario del Centro de Documentación en Salud (CDS), por la sencilla
razón de que todos intervienen en el proceso de organización bibliográfica.
El diseño esta dirigido particularmente para la organización del material bibliográfico de
manera automatizada, aplicando el Sistema de Automatización UNICORN (por lo que
es necesario describir las etiquetas de uso más frecuente del formato MARC “anexo1”).
Para ello fue necesario que al CDS, le otorgaran la licencia al Sistema, lo dieran de alta
y que le otorgaran una clave para su uso. Fue dado de alta al Sistema como: CDS 4DF-
01-Z.
El manual contiene elementos como son: los objetivos, políticas, glosario, descripción
de los procedimientos, diagramas de flujo y anexos.
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
95
Es importante mencionar que el Instituto, diseño una “hoja de codificación que sirve a la
captura de datos de material monográfico, para realizar el análisis bibliográfico en los
CDS del sistema bibliotecario del IMSS” 2580-009-008 (anexo2); la forma es realmente
un apoyo para recoger datos e información en los procesos y sirve de referencia en el
desarrollo del presente manual. Por lo que existe un apartado, que contiene las
instrucciones para llenar la forma (anexo3).
El manual, es una herramienta de consulta que requiere ser actualizado
permanentemente. Su revisión y la actualización es responsabilidad del personal
bibliotecario de cada uno de los CDS.
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
96
Propósito Servir como guía al personal bibliotecario, en la realización de sus actividades de
organización bibliográfica; así como asegurar la homogeneidad de las actividades,
precisando las funciones y relaciones a desarrollar de cada una de ellas.
Objetivo
Normalizar y estandarizar cada uno de los procesos para el registro bibliográfico de los
materiales monográficos de nuevo ingreso y de todos aquellos existentes que presenten
errores en su análisis de descripción; además, coordinar las actividades a desarrollar
por el personal bibliotecario encargado de la organización bibliográfico del Centro de
Documentación en Salud (CDS).
Alcance
Este manual está elaborado para la aplicación en el área de organización de los
materiales bibliográficos; se limita a que todo documento sea adecuadamente
publicado, almacenado y registrado; facilitando las indicaciones y herramientas para
crear los registros bibliográficos. Lo que permitirá la identificación, selección y
localización de los documentos según las necesidades de los usuarios.
Políticas
Todo el personal bibliotecario, es responsable de la organización bibliográfica del
acervo del Centro de Documentación en Salud (CDS)
El personal bibliotecario que labora en el CDS realizará:
La catalogación del material monográfico de acuerdo a las Reglas de Catalogación
Angloamericanas 2ª edición (RCA 2r) y la descripción del material se realizará en el
segundo nivel.
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97
Para la clasificación del material monográfico, utilizará el Sistema de Clasificación
de la Biblioteca Nacional de Medicina de los Estados Unidos de Norte América
(National Library of Medicine-NLM), disponible en soporte impreso en el CDS y en
la dirección electrónica: http://wwwcf.nlm.nih.gov/class/.
Asignará a los materiales bibliográficos los encabezamientos y
subencabezamientos de materia, utilizando el Medical Subject Headings (MeSH) de
la NLM, disponible en soporte impreso en el CDS y en la dirección electrónica:
http://www.nlm.nih.gov/mesh/MBrowser.html; para traducir los términos al español
utilizara los Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS) de la Biblioteca Virtual en
Salud (BVS) disponibles en la dirección electrónica:
http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm.
Transcribirá en español los términos de los encabezamientos y
subencabezamientos de materia, con mayúsculas y respetará la acentuación.
Para la asignación del número de Cutter, en el asiento principal (por el autor o por
el título) utilizará la Tabla de Cutter-Sanborn revisada y ampliada por el Centro
Nacional de Investigación Documental en Salud (CENAIDS), disponible en el portal
de la Coordinación de Educación en Salud:
http://edumed.imss.gob.mx/cenaids/abmb/herramientas.htm.
El CENAIDS, proveerá las herramientas de apoyo (hoja de codificación Nº 2580-
009-008) para los procesos de análisis bibliográfico, a través del portal de la
Coordinación de Educación en Salud:
http://edumed.imss.gob.mx/cenaids/abmb/herramientas.htm.
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98
Al otorgarle la licencia del Sistema UNICORN, al CDS, utilizará el módulo de
catalogación de la Interfase WorkFlows, y aplicará a los registros bibliográficos los
estándares de Machine- Redeable Cataloging (MARC21) disponible en la dirección
electrónica: http://www.loc.gov/marc/.
El personal bibliotecario del CDS, será el responsable del uso correcto y de los registros
bibliográficos que ingresen, considerando que la licencia es única e intransferible para
el CDS.
Revisiones Esta sección debe indicar con quién debe hacerse contacto, para las revisiones y
actualizaciones respecto al manual de procedimiento.
Elaboró: Fecha de elaboración
Revisión y actualización
Nº de página
Aprobó:
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99
Glosario Para efectos del presente proceso, son aplicables las siguientes definiciones:
Acervo Conjunto de documentos pertenecientes a una Unidad de Información.
Análisis bibliográfico Proceso que tiene por objeto la catalogación, clasificación y asignación de temas.
Asiento bibliográfico Representación codificada y breve de un documento que lo identifica por medio de
sus características formales y de contenido.
Asiento principal Registro catalográfico completo de un ítem, presentado en la forma en que deberá
ser identificado y citado de manera uniforme. Se inicia con el encabezamiento
principal (autor personal, entidad o título) elegido en la catalogación.
Asiento secundario Asiento adicional al asiento principal, por medio del cual un ítem aparece
representado en un catálogo; son los encabezamientos de título, colaboradores,
traductores, materia, etc.
Autor Persona o colectividad responsable del contenido intelectual o artístico de un
documento.
Catalogación Proceso que transcribe los elementos físicos de un material monográfico en fichas
catalográficas y/o registros a bases de datos, siguiendo un orden determinado de
acuerdo a normas bibliográficas internacionales establecidas.
Catálogo Conjunto uniforme de los registros bibliográficos de los documentos existentes en
una Unidad de Información.
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100
Catálogo Bibliográfico Nacional del SIBIMSS Catálogo colectivo en línea del Sistema Bibliotecario del IMSS.
Catálogo de acceso público en línea (OPAC) Interfaz de un sistema automatizado que gestiona la interacción Usuario-Unidad de
Información, en la consulta de registros bibliográficos.
Catálogo en línea Catálogo disponible para consulta interactiva a través de terminales conectadas a
un servidor. Archivo de registros bibliográficos producidos por las Unidades de
Información, que contribuyen con registros para la red Institucional.
CDS Centro de Documentación en Salud.
Centro de Documentación en Salud Unidad de Información que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación
biomédica mediante la planeación organización, análisis y otorgamiento de
servicios documentales y que cuenta con personal bibliotecario.
Clasificación Proceso de ordenar una serie de objetos o conceptos que comparten
características comunes.
Clasificación LC Sistema de clasificación utilizado en la organización de materiales bibliográficos.
Utiliza letras mayúsculas para representar las clases principales, y combinaciones
de letras y números para las subclases. Se complementa con una adaptación de la
tabla de autor Cutter, la cual permite asignar un número único a cada una de las
obras de una colección.
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101
Clasificación NLM Es un sistema desarrollado en forma independiente pero complementaria de la
clasificación LC. La clasificación NLM se emplea, en bibliotecas especializadas,
para la clasificación de materiales sobre medicina y ciencias afines. Utiliza símbolos
como son los de QS-QZ, asignados para las preclínicas y los de W-WZ, para el
esquema principal.
Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS) Vocabulario estructurado y trilingüe, desarrollado a partir del Medical Subject
Headings (MeSH) que tiene el objeto de permitir el uso de terminología común para
la búsqueda de información.
Documento Información grabada que puede ser tratada como una unidad en el proceso de
documentación a pesar de sus características y formas físicas.
Editor Persona o colectivo responsable de la producción y de la difusión de un documento.
Edición Conjunto de los ejemplares de un documento producido a partir un mismo ejemplar
original obtenido de una matriz.
Encabezamiento
Nombre, palabra o frase colocado a la cabeza de un asiento catalográfico que
proporciona un punto de acceso al catálogo.
Encabezamiento de materias Es la palabra, o palabras que simbolizan el contenido de una obra, y que a su vez
es el elemento base para alfabetizar los registros en el catálogo.
Formato MARC
Es una herramienta que tiene como objetivo conseguir un grado óptimo de
normalización, compatibilidad y transferencia de la información bibliográfica, legible
por computadora.
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102
Hoja de codificación Hoja de control, donde se registran los datos del material monográfico, de acuerdo
a las Reglas de Catalogación Angloamericana (RCAA2) y al Formato Machine
Readable Cataloging, MARC, para su captura al subsistema WorkFlows del
Sistema Unicorn.
Interfaz Hace referencia al conjunto de métodos para lograr interactividad entre un usuario y
una computadora.
Ítem Documento o conjunto de documentos en cualquier forma física, publicado, impreso
o tratado como una entidad, y como tal constituye la base de una sola descripción
bibliográfica.
Legible por máquina Significa que un tipo particular de máquina, una computadora, puede leer e
interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico.
Monografía Publicación no periódica, es decir, publicación que está completa en un solo
volumen o destinada a ser completada en un número limitado de volúmenes.
Número Internacional Normalizado para libros (ISBN) Es un identificador que llevan inscrito las obras impresas y digitales, para permitir el
reconocimiento internacional de las mismas, así como de los autores y los editores
en el campo de la producción de las obras literarias, audiovisuales y discos
compactos en el mundo.
Portada Es la primera o una de las primeras páginas del libro en donde aparece el nombre
del autor, el título y el pie de imprenta. Constituye la fuente primaria más importante
para catalogar un libro.
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103
Punto de acceso Son los puntos de recuperación de datos en el catálogo de la biblioteca que los
usuarios necesitarán buscar para localizar los materiales.
Registro bibliográfico Conjunto de datos formales que identifican y localizan un documento. Es una
representación del documento resultado de la catalogación y por tanto un
documento secundario. Está constituido por la referencia bibliográfica, los puntos
de acceso y la signatura topográfica de cada documento.
Registro catalográfico Es un registro bibliográfico.
Registro MARC Registro catalográfico legible por máquina.
Signatura topográfica Conjunto de letras, números, caracteres especiales o su combinación, empleada
para asignar un solo código de identificación y una sola ubicación a cada uno de los
documentos, conforme a un esquema de clasificación y una dirección relativa en
cuanto a su ubicación física. Consiste de un número de clase y un número de
asiento, los cuales permiten identificar una obra y su autor, adicionalmente puede
incluir el número de volumen y el número de ejemplar, para propósito de control.
Sistema bibliotecario del IMSS (SIBIMSS) Conjunto de Centros de Documentación en Salud, Salas de Lectura, Salas de
Consulta Electrónica y CENAIDS establecidos para conservar, organizar y hacer
accesible al usuario la información documental en el área de la Salud en el Instituto
Mexicano del Seguro Social.
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104
Sistema de clasificación Conjunto de reglas, métodos y procedimientos que se ocupan de la estructuración
de temas o asuntos en clases y subdivisiones, con el propósito de establecer las
relaciones semánticas, generalmente jerárquicas, existentes entre ellas; se
combina con una notación simbólica destinada a darle consistencia y simplificar su
expresión gráfica.
Subencabezamiento de materia Palabra o palabras que siguen a un encabezamiento para formar un
encabezamiento compuesto.
Tabla de Cutter Sanborn Tabla diseñada por Charles Cutter, que tiene la finalidad de proporcionar un código
alfanumérico o los apellidos de los autores, así como la entrada por el título y que
determinan la ubicación física de cada uno de los documentos de una colección.
Título Denominación que aparece generalmente sobre el documento, por el cual el autor
de la cita identifica y que en general (aunque no necesariamente) lo distingue de
otros documentos.
Unidades de información Centro de Documentación, Sala de Lectura, Sala de Consulta Electrónica, o
cualquier otra unidad que tenga como objetivo ofrecer datos, información y/o
documentación en salud a los usuarios. Este término engloba todas las unidades
documentales del IMSS.
Usuario Persona que utiliza una Unidad de Información para obtener los datos, información
y/o documentación que necesita.
Webcat Es la interfaz Web para acceder al catálogo bibliográfico de UNICORN a través de
Internet.
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105
WorkFlows Módulo de catalogación del Sistema UNICORN, exclusivo para el personal
bibliotecario de las Unidades de Información del SIBIMSS, que consiste en la
interfase de un programa instalado en las computadoras designadas para las
actividades de Análisis Bibliográfico y que requiere para su funcionamiento de un
nombre de usuario y contraseña autorizados, proporcionados por la Coordinación
de Educación en Salud a través del CENAIDS.
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106
3.2 Descripción de procedimientos
1. Procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico y
captura de datos en la hoja de codificación
Actividad Documentos involucrados
Analizar el material monográfico y capturar los datos del material a catalogar descrita en la portada, contraportada, etc., en la “Hoja de codificación para material monográfico”.
a) Asignar el número de clasificación al “Material monográfico” mediante la consulta del “Sistema de Clasificación de la Biblioteca Nacional de Medicina de los Estados Unidos de Norte América (Nacional Library of Medicine-NLM).
b) Asignar al material bibliográfico, los encabezamientos
y subencabezamientos de materia de acuerdo al Medical Subject Headings (MeSH) de la NLM. Usará para su traducción los Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS) de la Biblioteca Virtual en Salud (BVS).
c) Asignar el número de Cutter, en el asiento principal
(por el autor o por el título), utilizar la Tabla de Cutter-Sanborn.
Nota: Para la captura de los datos del análisis del material monográfico en la hoja de captura (anexo 1), apoyarse en el Instructivo de llenado (anexo 3) y en el Formato MARC (anexo 1).
- Material monográfico. - Hoja de codificación (anexo 2) - Sistema de Clasificación de la NLM. - MeSH - DeCS - Tabla de Cutter-Sanborn. -Formato MARC (anexo 1) -Instructivo de llenado (anexo 3)
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107
Diagrama de flujo del procedimiento para el análisis bibliográfico del material monográfico y captura de datos en la hoja de codificación en forma manual
ETAPA 1
ASIGNACIÓN DE NÚMERO DE CLASIFICACIÓN DE LA NLM AL MATERIAL MONOGRÁFICO ASIGNACIÓN DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA (NLM) AL MATERIAL MONOGRÁFICO ASIGNACIÓN PARA EL CUTTER SANBORN
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Hoja de codificación
Material Monográfico
Medical Subject Headings
Sistema de Clasificación NLM
Material monográfico
INICIO
PERSONAL BIBLIOTECARIO
Asignar número y registrar
Consultar encabezamientos y
subencabezamientos
Material Monográfico
Descriptores en Ciencias de la Salud
Hoja de codificación
Traducir al español encabezamientos y
subencabezamientos
Transcribir encabezamientos y
subencabezamientos
A
FIN
108
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Hoja de codificación
Tabla Cutter-Sanborn
Material monográfico
Asignar número y registrar A
109
2. Procedimiento para el registro bibliográfico en forma automatizada
Actividad Documentos involucrados
Ingresar a la interfase WorkFlows del Sistema UNICORN utilizando el Nombre de Usuario (User ID) y la Contraseña (NIP) que fueron proporcionados por parte de la Coordinación de Educación en Salud al CDS junto con la licencia de uso del sistema.
a) Buscar el ítem, con el uso de las herramientas de catalogación de la interfase Workflows del Sistema UNICORN, utilizando la opción de búsqueda (por autor y/o título), ubicarse en “all” (todos) los CDS, y verificar si este se encuentra registrado en alguna de las Unidades de Información del SIBIMSS.
b) ¿“NO” se encuentra registrado en el Subsistema
WorkFlows? Generar un nuevo registro.
Nota: Para el proceso: generar un nuevo registro bibliográfico, continúe en la actividad 3 de este procedimiento.
c) ¿”SI” se encuentra registrado en el Subsistema
WorkFlows? Tomar la decisión, según sea el caso de:
- Copiar un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS.
Nota: Para el proceso: copiar de un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS, continúe en la actividad 4 de este procedimiento.
- Generar un registro bibliográfico para un
nuevo volumen.
Nota: Para el proceso: generar un registro de un nuevo volumen, continúe en la actividad 5 de este procedimiento.
- Generar un registro bibliográfico de un nuevo
ejemplar de la misma obra.
Nota: Para el proceso: generar un registro de un nuevo ejemplar de la misma obra, continúe en la actividad 6 de este procedimiento.
- Sistema UNICORN - Hoja de codificación (anexo 2)
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110
Diagrama de flujo del procedimiento para el registro bibliográfico en forma automatizada
ETAPA 2
NO SI
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Sistema bibliográfico (SIBIMSS)
Hoja de codificación
Ingresar a la Interfase
WorkFlows
Localizar datos del material
monográfico y verificar:
¿Se encuentra registrado en el
Subsistema WorkFlows?
D
B
Copiar un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS
Generar un registro de un nuevo volumen
Generar un registro de un nuevo ejemplar de la misma obra
Generar un nuevo registro
PERSONAL BIBLIOTECARIO
C E
INICIO
111
3. Procedimiento para generar un nuevo registro bibliográfico en el Subsistema WorkFlows
Actividad Documentos involucrados
Al no encontrarse el registro en el subsistema; proceder a generar un nuevo registro bibliográfico de acuerdo a la “Hoja de codificación para captura de datos de material monográfico para el análisis bibliográfico en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-009-008 (anexo 2)
a) Pasar a la barra de herramientas, ahí seleccionar “mantenimiento de título”, “agregar título: establecer propiedades”, para proceder al registro y asignar:
- El CDS (4 DF-01-Z) - Esquema de clasificación (NLM) - Tipo de documento ej. (libro) - Ubicación de origen, dentro del acervo. ej. (acervo
general) - Ya establecidas estas propiedades seleccionar, OK. b) En modificar nuevo título, se procede a integrar los
datos de los campos fijos y campos variables. c) Ya ingresados los campos seleccionar OK y guardar. Fin del registro
- Sistema UNICORN - Hoja de codificación (anexo 2)
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112
Diagrama de flujo del procedimiento para generar un nuevo registro
bibliográfico en el Subsistema WorkFlows
ETAPA 3
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Hoja de codificación
Generar nuevo registro bibliográfico
Pasar a la barra de herramientas
B
Seleccionar: Mantenimiento de título y agregar título
Proceder al registro
Se integran:
Campos fijos y campos variables
OK Guardar
Se asignan propiedades: 4DF01Z
NLM Libro
Acervo general OK
FIN
113
4. Procedimiento para la copia de un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS que se encuentra en el Subsistema WorkFlows
Actividad Documentos involucrados
Al encontrarse el registro en el subsistema WorkFlows, se procede a generar la copia del registro bibliográfico de un CDS a otro CDS.
a) Identificado verificar que coincidan los siguientes datos con la hoja de codificación:
- Autor/editor - Título - Edición - Año de publicación - ISBN
b) Ubique el registro que quiere copiar; seleccionar, abrir y
cerrar el registro.
c) Pasar a la barra de herramientas; seleccionar “mantenimiento de volumen y n° de clasificación”
d) Seleccionar; “agregar volumen y n° de clasificación”, actual título y OK.
e) Se abre otra ventana y en la pestaña de “Vols” seleccionar el libro del CDS que tiene el título del material a copiar, ahora presionar el botón “agregar nº de clasificación”, donde se despliega la lista de los CDS. Seleccionar el CDS 4DF01Z y OK.
f) Se abre otra ventana, donde aparece el CDS 4DF01Z, solo seleccionar OK.
- Sistema UNICORN - Hoja de codificación (anexo 2)
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114
Actividad Documentos involucrados
g) Se abre otra ventana; en la pestaña de “nuevo
volumen”, se asignan propiedades:
- Esquema de clasificación (NLM) - Biblioteca (4DF01Z) - ID ítem (nº de entrada al acervo del CDS) - Tipo de documento (libro) - Ubicación de origen, dentro del acervo. ej.
(acervo general)
h) Establecidas estas propiedades seleccionar OK y cerrar.
i) Fin del registro
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115
Diagrama de flujo para el procedimiento de la copia de un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS que se encuentra en el Subsistema WorkFlows
ETAPA 4
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
Hoja de codificación
Identificar el registro bibliográfico
Verificar que coincidan los datos
C
Ubicarse en el registro que quiere copiar
Seleccionar: “Agregar volumen y n° de
clasificación”, actual título y OK
Pasar a la barra de herramientas
Seleccionar: “Mantenimiento de volumen y n° de
clasificación”
Seleccionar OK
Seleccionar: el libro a copiar
Asignar propiedades: 4DF01Z
NLM Libro
Acervo general OK
Presionar: el botón “Agregar n° de clasificación”
Seleccionar: CDS, 4DF01Z y OK
OK Cerrar
FIN
Copiar un registro bibliográfico de un CDS a otro CDS
116
5. Procedimiento para generar el volumen 2, 3, 4, … etc. de un registro bibliográfico
Actividad Documentos involucrados
Ubicar el registro en el subsistema WorkFlows, en la opción biblioteca seleccionar el CDS 4DF-01-Z, y proceder a generar el volumen 2, 3, 4,…etc., del registro bibliográfico.
a) Se abre una ventana que muestra los “nº de ítem” que encontró con ese título.
b) Identificado verificar que coincidan los siguientes datos con la hoja de codificación:
- Autor/editor - Título - Edición - Año de publicación - ISBN
c) Ubicarse en el registro del CDS 4DF-01-Z, seleccionar,
abrir y cerrar el registro.
d) Pasar a la barra de herramientas; seleccionar “mantenimiento de volumen y n° de clasificación”
e) Ahora seleccione “agregar volumen y nº de clasificación”, actual título y OK.
f) Se abre otra ventana y en la pestaña de “Vols” seleccionar el libro del CDS 4DF-01-Z y agregar nº de clasificación.
g) Se abre otra ventana, seleccionar el CDS, dando clic en el botón que despliega la lista de estos y seleccionar el CDS 4DF-01-Z, y OK.
Sistema UNICORN - Hoja de codificación (anexo 2)
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117
Actividad Documentos involucrados
h) Se abre otra ventana, donde aparece seleccionado el CDS 4DF-01-Z, solo seleccione OK.
i) Se abre otra ventana y en la pestaña de “nuevo volumen” se asignan propiedades:
- Esquema de clasificación (NLM) - Biblioteca (4DF01Z) - ID ítem (nº de entrada al acervo del CDS 4DF01Z) - Tipo de documento (libro) - Ubicación de origen, dentro del acervo. ej. (acervo
general
j) Asignadas las propiedades, seleccionar OK.
k) Antes de cerrar se pueden generar otros volúmenes, en “agregar otro nº de clasificación”. Si no hay otro volumen para generar registro, cerrar.
l) Fin del registro.
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118
Diagrama de flujo para el procedimiento de la generación del volumen 2, 3, 4,…etc., de un registro bibliográfico en el Subsistema WorkFlows
ETAPA 5
NO SI
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Hoja de codificación
Identificar: el registro bibliográfico
Verificar: que coincidan los datos
D
Ubicarse en: el registro del CDS 4DF01Z
Seleccionar: “Agregar volumen y n° de clasificación”, actual título y OK
Pasar a la barra de herramientas
Seleccionar: “Mantenimiento de volumen y n° de clasificación”
Seleccionar: OK
Seleccionar: El libro del CDS 4DF01Z y agregar n° de clasificación
Asignar propiedades: NLM
4DF01Z ID ítem Libro
Acervo general
Seleccionar: de la lista el CDS 4DF01Z, OK
Seleccionar: OK
FIN
¿Generar otro
volumen?
Seleccionar “agregar otro n° de
clasificación” Cerrar
Generar un registro bibliográfico para un nuevo volumen
119
6. Procedimiento para generar el registro bibliográfico de un nuevo ejemplar de
la misma obra
Actividad Documentos involucrados
Al ubicar el registro en el subsistema WorkFlows, en la opción biblioteca seleccionar el CDS 4DF-01-Z, y proceda a generar el registro bibliográfico de un nuevo ejemplar de la misma obra.
a) Se abre una ventana que muestra los “nº de ítem” que encontró con ese título.
b) Ubicarse en el registro del CDS 4DF-01-Z, seleccionar, abrir y cerrar el registro.
c) Pasar a la barra de herramientas; “mantenimiento de
copia”, seleccionar agregar copia, actual título y OK.
d) Se abre otra ventana, en la pestaña de “Vols” seleccionar el CDS 4DF-01-Z y agregar copia.
e) Se abre otra ventana, en la pestaña “nueva copia” se
asignan propiedades:
- ID ítem (nº de entrada al acervo del CDS) - Tipo de documento (libro) - Ubicación de origen, dentro del acervo. ej. (acervo
general)
f) Asignadas las propiedades, seleccionar OK y cerrar
g) Fin del registro
Sistema UNICORN - Hoja de codificación (anexo 2)
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120
Diagrama de flujo para el procedimiento del registro bibliográfico de un nuevo ejemplar de la misma obra
ETAPA 6
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL
Hoja de codificación
Generar un registro bibliográfico de un nuevo ejemplar de la misma obra
E
Ubicarse en el registro del CDS 4DF01Z
Seleccionar: “Agregar volumen y n° de clasificación”, actual título y OK
Pasar a la barra de herramientas,
“Mantenimiento de copia”
Seleccionar: agregar copia, actual título y OK
Asignar propiedades: ID ítem Libro
Acervo general
Seleccionar: el CDS 4DF01Z y agregar copia
Seleccionar OK y cerrar
FIN
Seleccionar, abrir y cerrar el registro
121
Anexo 1
Formato MARC (Etiquetas de uso más frecuente)
122
CAMPOS FIJOS
Los Campos Fijos del registro bibliográfico, tiene 23 campos de los cuales los 5
primeros pertenecen a la etiqueta líder o guía y los restantes a la etiqueta 008, estos
campos codificados contribuyen a la identificación del registro y de sus contenidos.
A continuación se presenta los campos fijos, así como su propósito y los valores
posibles consignados por MARC para cada uno de los campos.
Tipo de registro = Rec_Type. Un código que define e indica las características de los
componentes del registro.
Valores definidos
a - material impreso textual Incluye material impreso, microformas y material
textual electrónico.
c - Música impresa con notación Incluye microformas y música electrónica con
notación
d - Música manuscrita con notación Incluye música manuscrita en microformas.
e - Material cartográfico Incluye mapas, atlas, globos, mapas digitales y otros
ítems cartográficos.
f - Material cartográfico manuscrito Incluye mapas manuscritos en microformas.
g - Medio proyectable Incluye por ejemplo: películas cinematográficas, video
grabaciones (incluyendo video digital, foto bandas, diapositivas, transparencias o
material diseñado específicamente para su proyección.
i - Grabación sonora no musical Incluye por ejemplo: Voz.
j - Grabación sonora musical Incluye por ejemplo: discos fonográficos, discos
compactos y cintas en casete.
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123
k - Gráfico no proyectable bidimensional
m - Archivo de computador Incluye las siguientes clases de recursos
electrónicos: programas lógicos (incluyendo programas, juegos, fuentes
tipográficas), datos numéricos, multimedia para computador, sistemas o servicios
en línea. Para estas clases de materiales, si hubiera algún aspecto significativo
que hace que tenga otra categoría de la Cabecera/06, el código para ese
aspecto significativo se utiliza en vez del código m (p.ej., un dato vectorial que es
cartográfico no se codifica como numérico sino como cartográfico). Otras clases
de recursos electrónicos se codifican por su aspecto más significativo (material
textual, gráfico, material cartográfico, sonido, música, imágenes móviles). En
caso de duda, o si el aspecto más significativo no pudiera determinarse,
considere al ítem como un archivo de computador.
o - Conjunto (“Kit”) Contiene una mezcla de componentes de dos o más tipo de
ítems, ninguno de los cuales se considera el componente predominante del
conjunto.
p - Materiales mixto
r - Artefactos tridimensionales u objetos naturales Incluye objetos hechos por el
hombre tales como: modelos, dioramas, juegos, rompecabezas, simulaciones,
esculturas y otras obras de arte tridimensionales y sus reproducciones,
exhibiciones, máquinas, vestimenta, juguetes y materiales de costura; y objetos
naturales tales como especímenes de microscopio y otros objetos montados para
ser vistos.
t - Material manuscrito textual.
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124
Nivel bibliográfico = Bib_Lvt. Un código que indica el nivel bibliográfico del registro.
Valores definidos
a - Parte componente monográfica Una unidad bibliográfica monográfica que
está físicamente adjunta o contenida dentro de otra unidad, de manera que la
recuperación de la parte componente depende de la identificación y localización
del ítem anfitrión o continente. El registro contiene campos que describen la parte
componente e información que identifica al anfitrión en el campo 773 (Asiento de
ítem anfitrión).
b - Parte componente seriada Una unidad bibliográfica seriada que está
físicamente adjunta o contenida dentro de otra unidad, de manera que la
recuperación de la parte componente depende de la identificación y localización
del ítem anfitrión o continente. El registro contiene campos que describen la parte
componente e información que identifica al anfitrión en el campo 773 (Asiento del
ítem anfitrión).
c - Colección Un grupo multiparte facticio de ítems que originalmente no fueron
publicados, distribuidos o producidos conjuntamente. El registro describe
unidades definidas por una procedencia común o por conveniencia
administrativa, debido a lo cual el registro se considera el más amplio dentro del
sistema.
d - Subunidad Una parte de una colección, especialmente una unidad de archivo
descrita en forma colectiva en otra parte del sistema. El registro contiene campos
que describen la subunidad e información que identifica al Asiento del ítem
anfitrión (campo 773).
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125
i - Recurso integrante Un recurso bibliográfico al que se le ha agregado o ha sido
modificado mediante actualizaciones que no se conservan y se integran al
conjunto total. Ejemplos incluyen: Actualizaciones de hojas sueltas y sitios Web
con actualización.
m - Monografía/ítem Un ítem completo en una parte (monografía) o que tiene
intención de completarse en un número finito de partes separadas (monografía
en varias partes).
s - Publicación seriada Un ítem emitido en partes sucesivas que presenta
designaciones numéricas o cronológicas y que tiene intención de que continúe
en forma indefinida (p. ej., publicaciones seriadas, diarios, series, periódicos)
Nivel de codificación = Enc_Lvt. Indica la integridad de la información bibliográfica y/o
de la designación del contenido del registro MARC.
Valores definidos
# - Nivel completo El nivel MARC más completo que se crea a partir de
información derivada de la inspección del ítem físico.
1 - Nivel completo, sin examinar el material La información utilizada en la
creación del registro ha sido derivada de una descripción preexistente del ítem,
sin reinspección del ítem físico. Este código se utiliza principalmente en la
conversión retrospectiva de registros cuando se transcribe toda la información de
la descripción preexistente. Cierta codificación de campos de control y otros
elementos de información se basan solamente en información explícita de la
descripción.
2 - Nivel menos que completo, sin examinar el material La información utilizada
en la creación del registro ha sido derivada de una descripción preexistente del
ítem, sin reinspección del ítem físico. Este código se utiliza principalmente en la
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126
conversión retrospectiva de registros cuando se transcriben todos puntos de
acceso descriptivos (no solo un subconjunto) Los asientos autorizados podrían
no ser actuales.
3 - Nivel abreviado Indica que un registro abreviado no cumple las
especificaciones del nivel mínimo de un Registro Bibliográfico de Nivel Nacional.
Los asientos en el registro podrían reflejar formas establecidas en tanto que
dichas formas estén disponibles en el momento que se crea el registro.
4 - Nivel núcleo (“Core”)
5 - Nivel parcial (preliminar) Un registro que no se considera finalizado por la
agencia creadora (p. ej., los asientos podrían reflejar formas no establecidas; el
registros podría no cumplir las especificaciones de catalogación de nivel
nacional)
7 - Nivel mínimo. Un registro que cumple las especificaciones de catalogación de
un registro bibliográfico de nivel mínimo; y que se considera finalizado por la
agencia creadora. Los asientos reflejan formas establecidas. Los requerimientos
para los registros de nivel mínimo en E.U.A. pueden consultarse en National
Level and Minimal Level Record Requirements
(www.loc.gov/marc/bibliographic/nlr/)
8 - Nivel de prepublicación. Indica un registro de nivel de prepublicación. Incluye
registros creado en programas de catalogación incluida en las publicaciones.
u – Desconocido. Se utiliza por una agencia que recibe o envía datos, cuando no
se puede determinar el código MARC apropiado para el nivel de codificación. El
código u no se utiliza en registros de nuevo ingreso o de actualización.
z - No se aplica al caso. No se aplica en el registro el concepto de nivel de
codificación.
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127
Forma de la catalogación descriptiva = Desc. Indica la forma de la catalogación
descriptiva reflejada en el registro. El subcampo $e (Convenciones de descripción) del
campo 040 (Fuente de la catalogación) puede contener información adicional sobre las
convenciones de catalogación utilizadas.
Valores definidos
# - No corresponde a ISBD La porción descriptiva del registro no sigue las
provisiones de catalogación y puntuación de la norma ISBD.
a - RCAA2 La porción descriptiva del registro y la elección y forma de entrada de
los puntos de acceso se formularon en conformidad con la segunda edición de
las Reglas de Catalogación Angloamericanas, o de acuerdo a los manuales de
catalogación basados en las RCAA-2. Se aplican las prácticas de puntuación de
ISBD.
i - ISBD La porción descriptiva se ha formulado en conformidad con las
provisiones de descripción y puntuación de ISBD. La forma de los asientos no se
ha formulado de acuerdo a RCAA2. Esta categoría incluye registros que utilizan
puntuación ISBD pero las otras convenciones que se han utilizado son
desconocidas.
u - Desconocida Una organización que recibe o envía datos en la Cabecera/18
no puede determinar forma apropiada de la forma de la catalogación descriptiva
que se ha utilizado en el registro. Identificar la descripción a la forma de
catalogación utilizada en el registro. El código u puede utilizarse en registros
convertidos a partir de otro formato de metadatos.
Tipo de control = TypeCtrl. Código de un carácter que indica el tipo de control.
Valores definidos
# - Tipo de control no especificado
a – Control de archivo
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128
Fecha de ingreso del registro = Entrd. Cadena numérica de seis caracteres generada
automáticamente por computador que indica la fecha en que fue creado el registro
MARC. La fecha se registra siguiendo el patrón aammdd.
Tipo de fecha = Dat_tp. Un código de un carácter que indica a qué categoría
pertenecen las fechas dadas en 008/07-10 (Fecha 1) y 008/11-14 (Fecha 2). Para
recursos continuos, el código en 008/06 también indica el estado de la publicación. La
elección del código para 008/06 se hace según la determinación de la fecha apropiada
para 008/07-14. Para la mayoría de los registros, los datos se derivan de la información
del campo 260 (Publicación, distribución, etc. (Pie de imprenta)), del campo 362
(Fechas de publicación y/o designación secuencial) o de los campos de notas.
Valores definidos
b – Sin fechas o implica fechas a.C. Cada posición en 008/07-10 y en 008/11-14
contienen un espacio en blanco (#).
c – Recurso continuo publicado actualmente 008/07-10 contiene la fecha de
inicio de la publicación; 008/11-14 contiene 9999.
d – Recurso continuo que terminó su publicación 008/07-10 contiene la fecha de
inicio de la publicación; 008/11-14 contiene la fecha de terminación de la
publicación.
e – Fecha detallada 008/07-10 contiene el año y 008/11-14 contiene el mes y día,
registrado en el patrón mmdd.
i – Fechas inclusivas de la colección
k – Rango de años de la mayor parte de la colección
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129
m – Fechas múltiples 008/07-10 normalmente contiene la fecha de inicio y
008/11-14 la fecha de terminación.
n – Fechas desconocidas. Indica que las fechas apropiadas para 008/07-10 y
para 008/11-14 son desconocidas (e.g., cuando no hay fechas en el campo 260).
p – Fechas de distribución, puesta en circulación, emisión y producción; cuando
difieren.
q – Fecha cuestionable 008/07-10 contiene la fecha más antigua posible; 008/11-
14 contiene la fecha más reciente posible.
r – Fecha de reimpresión o reedición y fecha original 008/07-10 contiene la fecha
de reproducción o reedición; 008/11-14 contiene la fecha del original, si es
conocida; si se desconoce contiene el código u ("uuuu").
s – Fecha individual conocida o probable 008/07-10 contiene la fecha; 008/11-14
contiene espacios en blanco (####).
t – Fecha de publicación y de derechos de autor (“copyright”)
u – Estado desconocido del recurso continuo 008/07-10 contiene la fecha de
inicio de publicación; 008/11-14 contiene el código u ("uuuu").
| – No hay intención de codificar.
Fecha1 = Date1. La determinación de las fechas para 008/07-10 se hace de acuerdo
con la elección del código para 008/06 (Tipo de fecha/Estado de la publicación). El uso
de los caracteres de relleno, aunque es posible, no es recomendable porque muchos
sistemas usan los datos en Fecha 1 para recuperación y detección de duplicados;
cuando se rellena 008/07-10, las cuatro posiciones deben contener el carácter de
relleno.
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130
Valores definidos
1-9 – Dígitos de la fecha
# – No aplica elemento de fecha
u – Elemento de fecha total o parcialmente desconocido
| – No hay intención de codificar
Fecha2 = Date2. La determinación de las fechas para 008/11-14 se hace en forma
concurrente con la elección del código para 008/06 (Tipo de fecha/Estado de la
publicación). Cuando se rellena 008/11-14, las cuatro posiciones deben contener el
carácter de relleno.
Valores definidos
1-9 – Dígitos para la fecha
# – No aplica elemento de fecha
u – Elemento de fecha total o parcialmente desconocido
| – No hay intención de codificar.
Lugar de publicación, producción o ejecución = Ctry. Un código MARC de dos o
tres caracteres que indica el lugar de publicación, producción o ejecución. El código de
lugar es un elemento de información autorizado por una agencia; la fuente del código es
la lista MARC Code List for Countries. La selección de un código MARC está
generalmente relacionada con la información en el campo 260 (Publicación,
distribución, etc. (Pie de imprenta)). Cuando es apropiado utilizar más de un código
para un ítem, el registrado en 008/15-17 se usa en conjunto con el campo 044 (Código
de país del productor); el primer código en el subcampo $a del campo 044 se registra
en 008/15-17.
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131
Pueden usarse tres caracteres de relleno (|||) en lugar de un código válido, pero no se
recomienda porque los datos en estas posiciones se usan para la recuperación y
detección de duplicados en muchos sistemas; cuando se rellenan las en 008/15-17,
todas las posiciones deben contener el carácter de relleno.
Idioma = Lang. Un código MARC de tres caracteres que indica el idioma del ítem. La
fuente del código es la lista MARC Code List for Languages. La elección de un código
MARC se basa en el idioma predominante del ítem. Pueden usarse tres caracteres de
relleno si no se intenta codificar 008/35-37.
Registro modificado = Mod_Rec. Un código de un carácter que indica cuando algún
dato del registro bibliográfico corresponde a una modificación que aparece en el ítem
que se cataloga o que se tiene propósito de incluir en el registro MARC. Los códigos se
asignan por prioridad (registrados en el orden de la lista siguiente), que determina cual
código se ingresa cuando se aplica más de uno al ítem.
Valores definidos
# – No modificado
s – Recortado. Algunos datos han sido omitidos porque el registro podría
exceder la longitud máxima permitida por un sistema en particular.
d – Información omitida con guiones
x – Caracteres faltantes faltan en el registro los caracteres que no pudieron
convertirse a un formato legible por máquina debido a limitaciones del juego de
caracteres.
r – Completamente en alfabeto latino/fichas impresas en manuscrito
o - Completamente en alfabeto latino/fichas latinizadas impresas
| – No hay intención de codificar.
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132
Fuente de catalogación = Source. Un código de un carácter que indica al creador del
registro catalográfico original. Si se conoce la fuente de catalogación, debe identificarse
en el subcampo $a del campo 040 (Fuente de catalogación). Valores definidos
# – Agencia bibliográfica nacional
c – Programa de catalogación cooperativa El creador de los datos bibliográficos
participa en un programa de catalogación cooperativa (diferente a una agencia
bibliográfica nacional).
d – Otro
u – Desconocido
| – No hay intención de codificar
Ilustraciones = Ilus. Hasta cuatro códigos de un carácter (registrados en orden
alfabético) que indican la presencia de tipos de ilustraciones existentes en el ítem. Si se
asignan menos de cuatro códigos, se justifican a la izquierda y las posiciones no
utilizadas contienen un espacio en blanco (#).
Valores definidos
# – Sin ilustraciones
a – Ilustraciones
b – Mapas
c – Retratos
d – Diagramas
e – Planos
f – Láminas
g – Música
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133
h – Facsímiles
i – Escudos de armas
j – Tablas genealógicas
k – Formularios
l – Muestras
m – Fonodiscos, fonocintas, etc.
o – Fotografías
p – Iluminaciones
| – No hay intención de codificar.
Audiencia = Audence. Un código de un carácter que indica la audiencia a la que se
dirige el ítem.
Valores definidos
# – Desconocida o no especificada
a – Preescolar
b – Primaria
c - Preadolescente
d – Adolescente
e – Adulto
f – Especializada
g – General
j – Juvenil
| – No hay intención de codificar
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134
Forma del material = Repr. Un código de un carácter que indica la forma del material
para el ítem.
Valores definidos
# – Ninguno de los siguientes
a – Micropelícula
b – Microficha
c – Microopaco
d – Caracteres en tipografía mayor
f - Braille
r – Impresión regular Impresión legible a simple vista.
s – Electrónica
| – No hay intención de codificar.
Naturaleza del contenido = Cont. Hasta cuatro códigos de un carácter (registrados en
orden alfabético) que indican cuando una parte significativa del ítem constituye o
contiene ciertos tipos de material. Si se asignan menos de cuatro códigos, se justifican
a la izquierda y las posiciones no utilizadas contienen un espacio en blanco (#).
Valores definidos
# – Naturaleza del contenido no especificada
a – Resúmenes/sumarios El ítem es o contiene resúmenes o sumarios de otras
publicaciones.
b – Bibliografías
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135
c – Catálogos
d – Diccionarios Este código también se usa para un glosario o una
nomenclatura geográfica.
e – Enciclopedias
f – Manuales
g – Artículos jurídicos
i – Índices El ítem es o contiene un índice para material bibliográfico distinto al
ítem en sí mismo.
j – Documento de patente
k – Discografías
l – Legislación El ítem es o contiene textos completos o parciales de
promulgaciones de cuerpos legislativos o textos de normas y regulaciones
emitidas por cuerpos ejecutivos o administrativos.
m – Tesis Indica que el ítem es una tesis, disertación o una obra identificada
como creada para satisfacer los requerimientos de una certificación o grado
académico.
n – Estado de la literatura El ítem es o contiene estudios que resumen que ha
sido publicado sobre un tema.
o - Revisiones El ítem es o contiene revisiones críticas de obras publicadas o
representadas.
p – Textos programados
q – Filmografías
r – Directorios
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136
s - Estadísticas
t – Reportes técnicos
u – Normas/Especificaciones
v – Casos legales y notas de casos
w – Reportes y compendios de leyes
z - Tratados Indica que el ítem es un tratado o un acuerdo negociado entre dos o
más partes para arreglar un desacuerdo, establecer una relación, garantizar sus
derechos, etc.
2 - Separata Publicación que originalmente fue publicada como un artículo dentro
de una monografía o una publicación seriada; y que también fue emitida en
forma separada e independiente. Incluye pre-impresos y post-impresos.
| – No hay intención de codificar.
Publicación gubernamental = Govt. Un código de un carácter que indica si el ítem es
publicado o producido por o para una agencia gubernamental y, si es el caso, la
jurisdicción de la agencia.
Valores definidos
# – No es publicación gubernamental
a – Componente autónomo o semiautónomo
c – Multilocal
f – Federal/nacional
i – Intergubernamental/Internacional
l – Local
m – Multiestatal
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137
o Publicación gubernamental—nivel indeterminada
s – Estado, provincia, territorio, jurisdicción dependiente, etc.
u – Se desconoce si el ítem es una publicación gubernamental
z – Otro
| – No hay intención de codificar
Conferencia = ConfPub. Un código de un carácter que indica que el ítem consiste en
las memorias, reportes o sumarios de una conferencia.
Valores definidos
0 – No es una conferencia
1 – Conferencia
| – No hay intención de codificar.
Homenaje = Festschr. Un código de un carácter que indica que el ítem es una
publicación tipo (“festschrift”) homenaje.
Valores definidos
0 – No es un homenaje
1 – Homenaje
| – No hay intención de codificar.
Índice = Indx. Un código de un carácter que indica que el ítem incluye un índice para
su propio contenido.
Valores definidos
0 – No es un índice
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138
1 – Tiene índice
| – No hay intención de codificar.
Forma literaria = Fiction. Indica la forma literaria de un ítem. Los códigos numéricos 0
y 1 proporcionan una identificación genérica para indicar que el ítem es o no es una
obra de ficción literaria. Los códigos alfabéticos pueden usarse para identificar una
forma literaria específica.
Valores definidos
0 – No es ficción (sin especificación adicional)
1 – Ficción (sin especificación adicional)
c – Tiras cómicas
d – Obras dramáticas
e – Ensayos
f – Novelas
h – Humor, sátiras, etc. Indica que el ítem es una obra humorística, satírica o una
forma literaria similar.
i - Correspondencia Indica que el ítem es una carta o una colección de
correspondencia.
j – Cuentos Indica que el ítem es un cuento o una colección de cuentos.
m – Formas mixtas Indica que el ítem representa una variedad de formas
literarias (e.g., poesía y cuentos).
p – Poesía
s – Discursos
u – Desconocida
| – No hay intención de codificar.
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139
Biografía = Biog. Un código de un carácter que indica que el ítem contiene material
biográfico y, si es el caso, sus características.
Valores definidos
# – No es material biográfico
a – Autobiografía
b – Biografía individual
c – Biografía colectiva
d – Contiene información biográfica
| – No hay intención de codificar
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140
CAMPOS VARIABLES
Con respecto a los Campos Variables del registro bibliográfico, se tienen los siguientes
campos que codificados contribuyen a la identificación del registro y de su contenido.
A continuación se presentan algunos de los campos variables del formato MARC, más
utilizados en los registros bibliográficos.
020 Es el Número Internacional Normalizado para Libros (ISBN), asignado a una
publicación monográfica por las agencias en cada país participantes en el programa.
050 Es la Signatura Topográfica de la Biblioteca del Congreso (LC). Un número de
clasificación o signatura topográfica, que ha sido tomado de los esquemas del Sistema
de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington (“Library of Congress
Classification”) y/o sus suplementos de adiciones y cambios (“LC Classification
Additions and Changes”).
060 Es la Signatura Topográfica de la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM). Un
número clasificador que ha sido tomado de los esquemas QS-QZ y W símbolos
integrantes de la clasificación de la Biblioteca Nacional de Medicina de los E.U.A.
(NLM); o de los esquemas de clasificación de LC tal como los utiliza la NLM para
tópicos periféricos y relacionados.
La NLM utiliza la tabla “Cutter-Sanborn” para crear los números del ítem.
Campos de Asiento Principal (1XX)
Los campos 1XX contienen un asiento de nombre o de título uniforme que se utiliza
como asiento principal en los registros bibliográficos.
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141
Con excepción de las definiciones de las posiciones de indicadores y de los códigos de
subcampo que son específicos de un campo, la designación de contenido para cada
tipo de nombre y para los títulos uniformes, es consistente para los campos de Asientos
Principales (100-130), Menciones de serie (440-490), Acceso Temático (600-630),
Asientos Secundarios (700-730) y Asientos Secundarios de Series (800-830).
100 Nombre de persona utilizado como asiento principal en un registro bibliográfico.
110 Nombre corporativo utilizado como asiento principal en un registro bibliográfico.
111 Nombre de reunión utilizado como asiento principal en un registro bibliográfico.
Campo del Título y sus Variantes (210-247)
Los campos 210-24X contienen el título del ítem descrito en el registro bibliográfico y las
variantes de título que también se aplican al ítem. Estos campos pueden utilizarse para
generar puntos de acceso y desplegar notas correspondientes a los diversos títulos.
245 Área del título y mención de responsabilidad de la descripción bibliográfica de
una obra.
Edición, Pie de imprenta, etc.- Campos 250-270
Los campos 250-270 contienen información sobre la edición, pie de imprenta, domicilio
y otra información sobre el origen de la publicación, como así también datos
relacionados con las formas específicas del material aplicadas al ítem y que se describe
en el registro bibliográfico.
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142
250 La información relacionada con la edición de una obra, determinada según las
reglas de catalogación aplicables.
260 Publicación, distribución, etc. (PIE DE IMPRENTA)
La información relacionada con la publicación, impresión, distribución, emisión, puesta
en circulación o producción de una obra.
Campos de descripción física, etc. (3XX)
Los campos 300-362 contienen características físicas, frecuencia de publicación, precio
e información sobre el arreglo físico del ítem descrito en el registro bibliográfico.
También se registra en campos de este grupo la información sobre la diseminación de
ítems bibliográficos y las condiciones de seguridad de los datos bibliográficos relativos a
ellos.
300 La descripción física del ítem descrito, incluyendo su extensión, dimensiones y
otros detalles físicos tales como la descripción del material acompañante y el tipo y
tamaño de la unidad.
Campos de la Mención de Serie (4XX)
Los campos 440 y 490 contienen las menciones de serie. El campo 440 también
proporciona un asiento secundario para la serie. Se registra una mención de serie en el
campo 490 cuando no se provee un asiento secundario en el registro (serie no trazada)
o cuando se proporciona un asiento secundario en una forma que difiere de la mención
de serie que aparece en el ítem. Se utiliza uno de los campos 800-830 (asientos
secundarios de serie) en conjunto con el campo 490, cuando la serie se ha de trazar de
manera diferente.
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143
Los paréntesis que usualmente encierran una mención de serie y a la serie trazada, que
van precedidas por un número romano en algunos despliegues del campo 440, no
forman parte del registro MARC. Dichos paréntesis pueden generarse con base en la
etiqueta del campo.
440 Una mención de serie que consiste en el título solo de la serie.
490 Una mención de serie para la que no se trazara un asiento secundario de serie; o
para la cual el asiento secundario se trazará en uno de los campos 800-830, en una
forma diferente a la contenida en el campo 490.
Campos de notas (Parte 1: 50X-535)
Los campos 500-53X contienen notas bibliográficas que no se aplican específicamente
a ningún tipo particular de material o control (p. ej., control archivístico). Cuando es
necesario el acceso a los datos y/o la nota es introducida por una palabra o frase
distintiva. Para toda otra información a registrar en una nota, se usa el campo 500.
500 Nota general: información general para la cual que no se ha definido un campo
5XX de nota específica.
502 Nota de tesis: indicación de tesis o disertación académica y la institución en la que
se presentó. (Una nota que describe la relación entre una obra y una tesis o disertación
se registra en el campo 500).
504 Nota de bibliografía, etc. la información que indica la presencia de una o más
bibliografías, discografías, filmografías y/u otras referencias bibliográficas en el ítem que
se describe o en el material que lo acompaña.
505 Nota de contenido con formato preestablecido: los títulos de las obras
independientes, las partes de un documento o la tabla de contenido.
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144
También puede incluir menciones de responsabilidad y número de volumen u otras
designaciones de secuencia.
59X Notas locales Los campos 590-599 están reservados para uso local y definición
local.
Campos de Acceso Temático (6XX)
Los campos 600-65X (con excepción del campo 653 que se utiliza para términos de
indización no controlados) contienen encabezamientos de materia o términos de acceso
que proveen acceso adicional a un registro bibliográfico, a través de un encabezamiento
o término construido de acuerdo a principios y lineamientos establecidos para la
catalogación por materias o la construcción de tesauros. El número arábigo que
precede al campo de acceso temático en algunos despliegues no se ingresa en el
registro MARC. Puede generarse a partir de la etiqueta del campo. Los guiones ( -- )
que preceden una subdivisión temática general no se ingresan en el registro MARC; se
pueden generar a partir de presencia de los subcampos, $v, $x, $y, y $z.
Una porción de un nombre que contiene una fecha abierta termina con un espacio
cuando es seguida por otros datos en el mismo subcampo; no termina con espacio
cuando es seguida por otro subcampo.
650 Un asiento secundario de materia en el cual el elemento de entrada es un
término temático.
651 Un asiento secundario de materia en el cual el elemento de entrada es un
nombre geográfico.
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145
Campos de Asiento Secundario (70X-75X)
Los campos 700-75X contienen asientos secundarios que proveen acceso adicional a
un registro bibliográfico a partir de nombres y/o títulos que tienen diversas relaciones
con la obra. Los asientos secundarios se establecen para personas, entidades
corporativas y reuniones que son de alguna manera los responsables de la creación de
la obra, incluyendo responsabilidad intelectual y editorial. También se incluyen los
asientos secundarios correspondientes a otros títulos bajo control de autoridad
relacionados con la obra para la cual se hizo el registro, tales como otras ediciones, etc.
El campo 740 contiene un título que no está sujeto a control de autoridad,
correspondiente a parte de un ítem que se cataloga o a un ítem relacionado.
700 Un asiento secundario en el cual el elemento de entrada es un nombre personal.
710 Un asiento secundario en el cual el elemento de entrada es un nombre corporativo.
711 Un asiento secundario en el cual el elemento de entrada es el nombre de una reunión.
765 La información relativa a la publicación en su idioma original cuando el ítem
primario corresponde a una traducción (relación horizontal). Cuando una nota se genera
a partir este campo, se puede generar para su despliegue la frase introductoria
Traducción de, con base en la etiqueta del campo
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146
Anexo 2
“Hoja de codificación para captura de datos de material monográfico para el análisis bibliográfico en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS” 2580-009-008
147
(a) CAMPOS DE LONGITUD FIJA
CAMPOS DE LONGITUD VARIABLE (a-b) 020 ISBN (24) (a) 041 Código de idioma (25)
SIGNATURA TOPOGRÁFICA
(a-b) 050 Biblioteca del Congreso (LC) (26) (a-b) 060 Biblioteca Nacional de Medicina (NLM) (27)
AUTOR PRINCIPAL (a-b) 100 Personal (28)
(a-b) 110 Corporativo (29)
(a-b) 111 Conferencia, Congreso, Asamblea, etc.
(30)
TÍTULO PROPIAMENTE DICHO
(a-b) 245 Título / mención de responsabilidad (31)
MENCIÓN DE EDICIÓN Y PIE DE IMPRENTA
(a-b) 250 Mención de edición (32)
(a-b) 260 Lugar : editorial, año (33)
DESCRIPCIÓN FÍSICA
(a-b) 300 Pág., volúmenes, dimensiones (34)
NOTA DE SERIE
(a-b) 440 Serie (35)
(a-b) 490 Título diferente (36)
HOJA DE CODIFICACIÓN PARA
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (a) APLICA A LA CAPTURA EN LA INTERFASE WORKFLOWS. (b) APLICA AL PROCESO IMPRESO
Rec_Type: (1) Bib_Lvl (2) Enc_Lvl (3) Desc (4) TypeCtrl (5) Entrd (6) Dat_tp (7) Date1 (8) Date2 (9) Ctry. (10) Lang (11) Mod_Rec. (12) Source (13) Illus (14) Audience (15) Repr. (16) Cont. (17) GovtPub (18) ConfPub (19) Festschr (20) Indx (21) Fiction (22) Biog (23)
148
NOTAS
(a-b) 500 Nota general (37)
(a-b) 502 Nota de Tesis (38)
(a-b) 504 Nota bibliográfica (39)
(a-b) 505 Nota de contenido (40)
(a) 590 Nota local (41)
(a) 598 Nota local (42)
ENCABEZAMIENTOS
(a-b) 650 Temas generales (43)
(a-b) 650 Temas generales (43)
(a-b) 650 Temas generales (43)
(a-b) 651 Nombre geográfico (44)
(a-b) 655 Estilo o forma (45)
ENTRADAS SECUNDARIAS
(a-b) 700 Asiento secundario por autor (46)
(a-b) 710 Asiento secundario por autor corporativo (47)
(a-b) 711 Asiento secundario por conferencia, congreso, asamblea, etc.
(48)
(a-b) 765 Asiento del idioma original (49)
(a) APLICA A LA CAPTURA EN LA INTERFASE WORKFLOWS (b) APLICA AL PROCESO IMPRESO
149
ETIQUETAS MARC COMPLEMENTARIAS
ETIQUETAS DESCRIPCIÓN DATOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
(50)
(51) (52)
RESPONSABLES REVISO CODIFICO CAPTURO OBSERVACIONES
(53)
Nombre y firma
(54)
Nombre y firma
(55)
Nombre y firma
(56)
Nombre y firma
150
Anexo 3
Instructivo de llenado (Formato MARC, para el Registro de WorkFlows de libros)
151
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el Registro de WorkFlows de libros en formato MARC
CAMPOS DE LONGITUD FIJA
Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
1 Rec_Type = Tipo de registro
El código de un carácter que indica las características del registro y define su contenido. Ejemplo:
a - material impreso textual: incluye material impreso, microformas y material textual electrónico.
2 Bib_Lvt = Nivel bibliográfico
El código que indica el nivel o carácter bibliográfico del registro. Ejemplo:
m - Monografía/ítem: Un ítem completo en una parte (monografía) o que se tiene intención de completarse en un número finito de partes separadas (monografía en varias partes).
3 Enc_Lvt= Nivel de codificación
El código de un carácter que indica el nivel de codificación de la información bibliográfica del registro MARC. Ejemplo:
1 - Nivel completo, sin examinar el material
4 Desc= Forma de catalogación descriptiva
El código de un carácter que indica la forma descriptiva de la catalogación del registro. Ejemplo:
a – RCA2r
5 Type_Ctrl = Tipo de control
El código de un carácter que indica el tipo de control de archivo. Ejemplo: a – Control de archivo
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152
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el Registro de WorkFlows de libros en formato MARC
CAMPOS DE LONGITUD FIJA
Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
6 Entrd= Fecha de entrada en el archivo
Dato que impone en forma automática la interfaz workflows e incluye seis caracteres para indicar la fecha de creación del registro MARC bibliográfico. Ejemplo:
Fecha asignada por omisión por UNICORN, 081107
7 Dat_Tp = Tipo de fecha/estado de la publicación
El código de un carácter que indica el tipo de fecha establecido en los campos Fecha 1 y Fecha 2. Ejemplo:
t – Fecha de publicación y de derechos de autor (“copyright”)
8 Date1= Fecha 1
Únicamente el año de edición o copyright más reciente del material monográfico.
9 Date2= Fecha 2
Únicamente el año de edición o copyright más reciente del material monográfico.
10
Ctry = Lugar de publicación, producción o ejecución
El código de dos o tres caracteres MARC que indican el lugar de publicación, producción o ejecución. Ejemplo:
Vea Lista de Códigos USMARC para Países
11 Lang = Idioma
El código de tres caracteres, MARC que indica el idioma del material monográfico. Ejemplo:
Vea Lista de Códigos USMARC para Idiomas
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CAMPOS DE LONGITUD FIJA
Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
12 Mod_Rec =Registro modificado
El código de un carácter que indica si algún dato del registro bibliográfico es una modificación de la información que aparece en el ítem catalogado o que fue hecho a propósito para incluirlo en el registro MARC Ejemplo:
# – No modificado
13 Source = Fuente de catalogación
El código de un carácter que indica el creador de un registro original. Ejemplo:
d – Otro
14 Illus = Ilustraciones
Las ilustraciones del material. Ejemplo: Registrar las necesarias:
# – Sin ilustraciones a – Ilustraciones b – Mapas c – Retratos d – Diagramas e – Planos f – Láminas g – Música h – Facsímiles i – Escudos de armas j – Tablas genealógicas k – Formularios l – Muestras m – Fonodiscos, fonocintas, etc. o – Fotografías p – Iluminaciones | – No hay intención de codificar
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CAMPOS DE LONGITUD FIJA
Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
15 Audience = Público al que esta destinado
El código de un carácter que indica el público al que está dirigido el ítem. Ejemplo:
f – Especializada g – General
16 Repr = Forma del ítem
El código de un carácter que indica la forma del ítem. Ejemplo:
r – Impresión regular Impresión legible a simple vista.
17 Cont = Naturaleza del contenido
Hasta 4 códigos de un carácter (en orden alfabético) que indiquen si una parte significativa del ítem es o contiene cierto tipo de material. Ejemplo:
# – Naturaleza del contenido no especificada d – Diccionarios f – Manuales e – Enciclopedias m – Tesis z - Tratados
18 GovtPub = Publicación gubernamental
El código de un carácter que indique si el ítem es publicado o producido por una dependencia gubernamental o de nivel jurisdiccional. Ejemplo:
# – No es publicación gubernamental
19 ConfPub = Publicación de conferencia
El código de un carácter que indique si el ítem se compone de memorias, reportes o sumarios de una conferencia. Ejemplo:
0 – No es una conferencia
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CAMPOS DE LONGITUD FIJA
Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
20 Festschr = Homenaje
El código de un carácter que indique si el ítem es una edición de homenaje o conmemoración. Ejemplo:
0 – No es un homenaje
21 Indx = Índice
El código de un carácter que indique si un ítem incluye índice en su contenido. Ejemplo:
0 – No es un índice 1 – Tiene índice
22 Fiction = Forma literaria
La forma literaria del material monográfico. Ejemplo:
0 – No es ficción
23 Biog = Biografía
El código de un carácter que indique si el ítem contiene material biográfico. Ejemplo:
# – No es material biográfico
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Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
24
020 ISBN (Número Internacional Normalizado para Libros)
Los números sin guiones.
25 041 Código de idioma
El o los idiomas que contenga el material monográfico, basándose al formato MARC21 Ejemplo:
Spanish [spa]; English [eng] Disponible en: http://www.loc.gov/marc/
SIGNATURA TOPOGRÁFICA
26 050 Clasificación de la Biblioteca del Congreso (LC).
El número de clasificación o signatura topográfica.
Disponible en: http://www.loc.gov/catdir/cpso/lcco/lcco.html http://catalog.loc.gov/
27 060 Clasificación de la Biblioteca Nacional de Medicina (NLM).
Usarán la tabla “Cutter-Sanborn” para crear los números del ítem. Disponible en:
http://wwwcf.nlm.nih.gov/class/ http://locatorplus.gov/cgi-bin/Pwebrecon.cgi?DB=local&PAGE=First
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Nº Etiqueta de
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AUTOR PRINCIPAL
28 100 Autor personal
El nombre del autor de la obra, de acuerdo con:
Las Reglas de Catalogación Anglo Americanas 2ª edición (RCAA 2ª ed.)
29 110 Autor corporativo
El nombre del autor corporativo de la obra, de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
30 111 Conferencia, congreso, asamblea, etc.
El tipo de reunión, va de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
TÍTULO PROPIAMENTE DICHO
31 245 Título propiamente dicho y mención de responsabilidad.
El título y la mención de responsabilidad, van de acuerdo con las RCAA 2ª ed. Ejemplo:
|aManual of gastroenterology :|bdiagnosis and therapy /|cCanan Avunduk.
MENCIÓN DE EDICIÓN Y PIE DE IMPRENTA
32 250 Edición
La mención de edición de la obra, de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
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MENCIÓN DE EDICIÓN Y PIE DE IMPRENTA
33 260 Pie de imprenta
El lugar de publicación, nombre de la editorial y fecha de publicación correspondiente; de acuerdo con las RCAA 2ª ed. Ejemplo:
|aBaltimore, MD :|bWilliams & Wilkins,|cc2006.
DESCRIPCIÓN FÍSICA
34 300 Descripción física
Se anota la información acerca de la forma física de un material bibliográfico, de acuerdo con las RCAA 2ª ed. Ejemplo:
|a xi, 508 p. :|bil. ;|c27 cm.
NOTA DE SERIE
35 440 Serie
El título de la serie de la obra, de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
36 490 Título diferente La serie de acuerdo a las RCAA 2ª ed.
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NOTAS
37 500 Nota general
Los datos complementarios que se requieran en la descripción de la obra, los cuales deben ser de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
38 502 Nota de tesis
La redacción de la nota, de acuerdo a lo establecido en:
Las RCAA 2ª ed.
39 504 Nota bibliográfica
Información que indique sí el material monográfico incluye índice y bibliografía, se describe de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
40 505 Nota de contenido
El contenido de una colección bibliográfica, que describa el tema que trata cada volumen de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
41 590 Nota local
Las iníciales del nombre del bibliotecario que captura la información, la clave del CDS correspondiente y el número progresivo (ID ítem) que le corresponde al material bibliográfico. Siempre y cuando sea un registro por primera vez. Ejemplo:
NYVC HGZ1-A -1
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Nº Etiqueta de
Campo/Descripción Anotar
NOTAS
42 598 Nota local
La palabra NEW (CON MAYÚSCULA) cuando el registro WorkFlows se capture por primera vez y que ninguna Unidad de Información lo tenga registrado. Con la finalidad de que al entrar al Catálogo (WebCat) despliegue los registros del material bibliográfico nuevos. Ejemplo:
NEW
ENCABEZAMIENTOS
43 650 Temas generales
El asiento secundario de materia, que describe el contenido temático de la obra. Se puede agregar campo adicional como crea necesario para abarcar los temas que trata el título. Se escribe con (MAYÚSCULAS) Basándose en el Medical Subject Headings-MeSH y en los Descriptores de Ciencias de la Salud-(DeCS)
Disponibles en: http://www.nlm.nih.gov/mesh/MBrowser.htmlhttp://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
44
651 Nombre geográfico
El encabezamiento o asiento secundario de materia por nombre geográfico, de acuerdo al formato MARC y con las RCAA 2ª ed.
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Campo/Descripción Anotar
ENCABEZAMIENTOS
45
655 Estilo o forma
El tipo de material monográfico. Ejemplo:
manuales
ENTRADAS SECUNDARIAS
46 700 Asiento secundario por autor
El asiento secundario por coautor, editor, compilador, ilustrador, prologuista, traductor, iniciando por el apellido de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
47 710 Asiento secundario por autor corporativo
El nombre del autor corporativo de la obra, de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
48 711 Asiento secundario por nombre de la reunión
El nombre de la conferencia, congreso, asamblea, etc., responsable de la obra, de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
49 765 Asiento del idioma original
La leyenda “traducido de:” y posteriormente el idioma original del material monográfico de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
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Nº Dato Anotar
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
50 Etiqueta
Las etiquetas necesarias con los datos complementarios del material monográfico de acuerdo al formato MARC y con las RCAA 2ª ed.
51 Descripción
La información que figura en las etiquetas del formato MARC de acuerdo con:
Las RCAA 2ª ed.
52 Datos del material monográfico
Los datos del contenido del material monográfico.
53 Codificó El nombre y la firma de la persona que codificó el material monográfico.
54 Capturó El nombre y la firma de la persona que capturó el material monográfico.
55 Revisó El nombre y la firma de la persona que revisó el material monográfico.
56 Observaciones Cualquier dato complementario.
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163
CONCLUSIONES La falta de un manual de procedimientos en los procesos de organización bibliográfica
causa que las tareas se realicen de forma errónea y repetitiva, ocasionando gastos
innecesarios y pérdida de tiempo.
Un manual de procedimientos, documenta las actividades y sirve de guía para orientar
al personal bibliotecario en la realización de las tareas, como es: la organización del
material bibliográfico, asegurando la homogeneidad de los procesos, precisando las
funciones y relaciones a desarrollar en cada una de ellas, para evitar la repetición,
unificar criterios y dar servicios de calidad. Pero sobre todo lograr los objetivos de la
Institución. Es decir el personal sabría exactamente qué hacer y qué no hacer.
El manual en el proceso automatizado, contribuye a que la organización del material
bibliográfico se realice en el menor tiempo posible, elevando la calidad de los servicios y
que el usuario tenga acceso a la información en el menor tiempo.
El sistema de automatización que se utilizó fue UNICORN, pero esto no implica que no
pueda ser utilizado como apoyo en otro sistema de automatización para bibliotecas, en
el entendido que los principios son semejantes.
La creación de un manual de procedimientos, se considera que debe estar a cargo de
personal profesional bibliotecario y de colaboradores que conozcan y dominen las
actividades, ya que ellas son las personas indicadas para documentar esta información.
Para que este trabajo tuviera una secuencia apropiada y lograr desarrollar el manual de
procedimientos, se investigó la finalidad y la importancia de los Centros de
Documentación en Salud del IMSS, así mismo, se analizó parte de la literatura que
explica las técnicas y los sistemas que los bibliotecarios requieren para la organización
de los materiales bibliográficos, incluso parte de la administración, de sus elementos y
de los diferentes tipos de manuales existentes.
164
La ventaja que puede influir en la elaboración del manual, aunque esto pudiera generar
un gasto económico para la Institución, es que permitirá economizar las tareas diarias,
corrigiendo errores y evitando la duplicación del trabajo, aplicando mejoras a la calidad
del producto y por ende al servicio; logrando no sólo la satisfacción de la Institución,
sino también, un adecuado ambiente laboral que se vería reflejado en los resultados,
permitiendo a su vez, reforzar actividades como la capacitación del personal.
165
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