escuela nacional de biblioteconomÍa y archivonomÍa · una unidad como estas, los usuarios y sus...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE DIFUSIÓN PARA EL
ARCHIVO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE TEPOTZOTLÁN
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
ELIZABETH CRUZ AGUILAR
ASESORES: Lic. Gumaro Damián Cervantes Lic. Guillermo Cortés Rojas
MÉXICO, D. F. 2010
II
Pág.PREFACIO IV
V
DE TEPOTZOTLÁN
1.1 11.2 5
1.3 71.4 81.5 91.6 101.7 10
HISTÓRICO
2.1 122.1.1 152.1.2 16
2.2 172.2.1 17
2.3 1920
2.3.1.1 212.3.1.2 252.3.1.3 302.3.1.4 33
2.4 352.4.1 352.4.2 362.4.3 37
TABLA DE CONTENIDO
ServiciosUsuarios
CAPÍTULO 2: LA DIFUSIÓN EN EL ARCHIVO
Archivo histórico
2.3.1Tipos y medios de difusión
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1: ARCHIVO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO
Antecedentes generales del Municipio de TepotzotlánAntecedentes generales del Archivo Histórico del Municipio de TepotzotlánOrganización administrativaMisión, visión y objetivosFondos documentales
FuncionesServicios
UsuariosTipos de usuarios
La difusión
Los medios de difusión masivaLos medios de difusión impresosLas exposicionesInstrumentos de descripción como instrumentos de difusión
Mercadotecnia publicidad y archivosMercadotecniaComponentes de la mercadotecniaPublicidad
III
MUNICIPIO DE TEPOTZOTLÁNPág.
3.1 413.1.1 433.1.2 45
3.2 46
3.3 463.4 47
3.4.1 49
59
61
65
Elaboración de instrumentos de difusión
CONCLUSIONES
ANEXOS
BIBLIOGRAFÍA
Situación general del ArchivoProblemática y necesidades de difusión
Aplicación de la mercadotecnia y la publicidad para la difusióndel archivoPlaneación de actividades de difusión Propuesta del programa de difusión
Diagnóstico
CAPÍTULO 3: PROPUESTA DEL PROGRAMA DE DIFUSIÓN PARA EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL
IV
PREFACIO
El mundo de la información suele ser muy amplio. Esto se debe a que existen innumerables
fuentes de información, entre las que se encuentra el archivo histórico, pues en él se
resguarda documentación imprescindible considerada como fuente de investigación, la cual
debe estar a disposición de la sociedad en general.
Por ello, suele ser de gran importancia tener los medios de difusión necesarios y adecuados
que permitan dar a conocer lugares como el Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán,
que aún carece de un programa de difusión, lo cual no permite que la riqueza cultural que se
resguarda en él, sea difundida.
De ahí el interés por este tema, ya que una de las funciones del archivo histórico consiste en
la difusión de su acervo. La elaboración un programa de difusión permitirá que se cumpla
esa función, y tanto los pobladores del municipio como el público en general tendrán otro
medio de búsqueda de información. El hecho de elaborar un programa de difusión conlleva a
proponer diferentes medios que pueden ser utilizados para que haya un primer acercamiento
con las personas que viven en el municipio y por qué no, con todas aquéllas que tengan
interés en él.
Uno de los problemas que se tiene al respecto, es que los pobladores del municipio tienen un
concepto prejuzgado sobre los archivos, ya que los consideran lugares donde se encuentran
papeles viejos y polvorientos o que por ser documentación histórica no tienen acceso a ellos.
Esa es la labor que tenemos, el poder mostrar realmente la importancia que tienen esos
lugares y la gran riqueza que en ellos se encuentra, para poder cambiar ese concepto
prejuzgado que se tiene de los archivos históricos.
Algo a lo que nos enfrentamos durante la realización del presente trabajo fue a la
desconfianza por parte de una pequeña cantidad de pobladores que sondeamos en el
municipio, ya que al pedirles su opinión acerca del archivo e incluso al solicitarles una
entrevista en principio muchos de ellos se negaron a colaborar. Pero al explicarles con detalle
lo que pretendíamos hacer con su colaboración, la mayoría accedió.
Agradezco de manera expresa a todas aquellas personas que permitieron que este trabajo de
investigación se llevara a cabo.
V
INTRODUCCIÓN
La posibilidad que tenemos los seres humanos de conocer nuestro pasado, depende
primordialmente del acceso a fuentes documentales que se suelen registrar en distintos
periodos de la evolución humana; testimonios de un pasado que merece ser recuperado para
poder tener una orientación de hacia dónde se quiere ir, bajo el principio de estudiar el
pasado para comprender el presente y proyectarnos al futuro.
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán, es una institución creada para resguardar
la memoria histórica de esa entidad municipal. Por esta razón, uno de sus principales
objetivos debe ser la difusión del acervo que contiene antecedentes fidedignos de momentos
determinantes en la vida socio-política del Municipio, plasmada en las fuentes documentales
que permiten aprender y valorar la historia local, en particular, que al hacerse accesible, nos
permite un acercamiento con el pasado. El archivo histórico es el punto de encuentro entre
pasado y presente y por ello, se constituye en guardián de la memoria histórica de la entidad,
lugar de estudio y reflexión. El presente trabajo presenta un programa de difusión para el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán, debido a que es necesario ante la ausencia
de instrumentos o medios que proporcionen información de la existencia y el contenido de
éste. El objetivo de dicha propuesta es que el archivo y su rico contenido informativo sean
conocidos por los pobladores del municipio y sobre todo, que tengan un acercamiento con él.
El trabajo está estructurado en tres capítulos:
El primero de ellos se refiere básicamente al marco referencial, en el que se incluyen los
antecedentes históricos del municipio y del propio archivo. En éste se menciona quiénes
fueron sus principales habitantes, así como sus precursores, la importancia social de la
religión católica, pues a partir de ésta y sus representantes es como se estructura el pueblo
mexicano que hoy conocemos.
Por otro lado, se mencionan la organización administrativa y funciones del archivo, así como
los fondos, servicios y usuarios con los que cuenta.
El capítulo dos está integrado por la metodología utilizada. Éste trata sobre temas propios del
archivo histórico como conceptos de diferentes autores, los servicios con los que debe contar
una unidad como estas, los usuarios y sus tipos.
También se aborda el tema de la difusión, que en la actualidad, gracias a los diferentes
medios de comunicación disponibles, permiten abarcar a un sector más amplio de la
VI
población y así se empezará a vislumbrar la riqueza de una parte poco conocida del
patrimonio cultural del municipio.
De igual manera, se trabaja el tema de la exposición y los tipos en que ésta se puede presentar,
que constituyen la forma más utilizada y eficaz de la difusión, así como los instrumentos de
descripción utilizados como medios de difusión, los cuales representan otra alternativa para
que el usuario o investigador tenga un primer acercamiento con el contenido de lo que se
resguarda en el archivo.
En el mismo capítulo se aborda como siguiente punto, el tema de la mercadotecnia y la
publicidad, relacionándolo con la utilidad que puede tener en el archivo, que como una
actividad gerencial propia de la administración de negocios hace posible desarrollar
programas y servicios para la satisfacción de las necesidades de los clientes, que en la
archivonomía nos permite ver de una manera diferente la oferta de productos y servicios
creados por los archivistas. Con las herramientas derivadas de la mercadotecnia también
podemos identificar las necesidades informativas de los usuarios, a fin de satisfacerlas de una
forma rentable y con calidad. Con la publicidad se pretende llegar a la población del
municipio difundiendo mensajes por diferentes medios de comunicación como carteles,
folletos, trípticos, sitios electrónicos, etc.
Por último, en el tercer capítulo se presenta una propuesta de programa de difusión para el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán, atendiendo a la problemática que presenta el
mismo y debido a la inexistencia de una de las funciones primordiales con las que debe
contar dicha unidad, que es la de promover el acervo que se resguarda en él; se pretende que
al contar con un programa estructurado pueda darse esta función.
1
CAPÍTULO 1: ARCHIVO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE TEPOTZOTLÁN
1.1 Antecedentes generales del Municipio de Tepotzotlán
El nombre de Tepotzotlán proviene de la lengua náhuatl y está compuesto por los vocablos
tepotzohtli (joroba) y tlan (en, junto o entre), que significan junto al jorobado; probablemente
porque este lugar se encuentra frente a unas elevadas montañas que semejan jorobas.
Los hña hñu, es decir, hablantes de otomí o gente otomí, fueron los más antiguos pobladores
de la región de Tepotzotlán y permanecieron en ella hasta que de 2,500 a 100 a.C. se
desarrolló la cultura teotihuacana.1
Luego de la dominación teotihuacana, los colonizadores de Tepotzotlán formaron parte de los
grupos chichimecas que se asentaron en el altiplano mexicano y cuyos pueblos los
encontrábamos en Tula, Azcapotzalco, Tenayuca, entre otros.
La historia de Tepotzotlán es remota. Según Fernando Ixtilxochitl, formaba parte de la tribu
tepaneca, que junto con seis más partieron desde Chicomoztoc (que significa, en las siete
cuevas) para instalarse en el altiplano mexicano a mediados del siglo XII.
2
En esa época, Tepotzotlán era considerado un calpulli
3 rural, pues era ahí donde, por su
oficio, se agrupaban los campesinos, que hasta el año de 1428 estaban bajo el dominio de
Azcapotzalco. La población de Tepotzotlán había conocido días de relativo esplendor en la
época precortesiana, cuando pertenecía al reino de los tepanecas. Pero después de la
destrucción de Azcapotzalco y la muerte del gobernante Maxtla, en el año de 1428, por la
coalición de los mexicanos y los acolhuas, su poderío vino a menos y el lugar se redujo poco
a poco a una población de segunda categoría. Cuando los jesuitas llegaron a ella, ya no pasaba
de ser una aldea, cuyos habitantes se dedicaban al cultivo de milpas.4
La llegada de los españoles significó un cambio fundamental en la historia de Tepotzotlán. Si
bien durante los primeros años de conquista el pueblo se mantuvo alejado de cambios
significativos, con la llegada de la encomienda en 1521 los pueblos de Cuautitlán y
Tepotzotlán comenzaron a ver cómo arribaban a sus localidades los primeros franciscanos
1NERI VARGAS, Gaudencio. Tepotzotlán, la crónica de mi pueblo. Testimonios de la historia. México. 1999. p. 48. 2NERI VARGAS, Gaudencio. Enciclopedia de los Municipios de México. Estado de México, Tepotzotlán, [en línea] [Consultado: 29 junio de 2009] Disponible en:http://www.e-local.gob.mx/work/templates/enciclo/mexico/mpios/15095a.htm. 3 Calpulli (del náhuatl calpulle ‘casa grande’ o ‘caserío’), territorio y unidad social cuyos miembros estaban emparentados entre sí; también, base de la estructura política, económica, social, religiosa y militar dentro de la nación azteca. Los miembros de un calpulli poseían la tierra en forma colectiva con derechos individuales de uso, y todo adulto casado tenía derecho a recibir una parcela y cultivarla. 4NERI VARGAS, Gaudencio. Enciclopedia de los Municipios de México. Estado de México, Tepotzotlán, [en línea] [Consultado: 30 junio de 2009] Disponible en:http://www.e-local.gob.mx/work/templates/enciclo/mexico/mpios/15095a.htm.
2
para realizar su labor de evangelización, sin que éstos tuvieran una sitio sede en las
localidades ya mencionadas.5
“El rasgo esencial de la encomienda era la consignación de grupos de indígenas a
colonizadores españoles, quienes tenían derecho a recibir tributo en especie y trabajo de los
indígenas.”
6
“Según el Ramo de Indios en el Archivo General de la Nación, hay una gran cantidad de
documentos que indican el repartimento de la econcomienda y las tierras en Tepotzotlán
durante los siglos XVI, XVII y XVIII.”
7
Para “el año de 1547, Tepotzotlán se convirtió en cabeza de doctrina de los franciscanos,
teniendo como sujetos a los pueblos que le pertenecían y a otros de la región. Los
gobernadores y demás oficiales de la república de cada pueblo para la congregación de la
parroquia eran mandones y capitanes, estos funcionarios eran los encargados de enseñar la
doctrina cristiana; también algunos indígenas principales eran comisionados para garantizar la
asistencia a los oficios.”
8
“La llegada del primer núcleo de jesuitas a Tepotzotlán data del mes de diciembre de 1580.
Lo mismo que en Huixquilucan, el principal objetivo de esta fundación fue el estudio de las
lenguas y costumbres de los indígenas para preparar a los misioneros que iban a consagrarse a
las evangelización de los gentiles.”
La historia de Tepotzotlán no se puede entender sin la religión católica, pues a partir de ésta y
sus representantes, es como se estructura el pueblo que hoy conocemos como tal. La llegada
de los franciscanos primero, y luego de los jesuitas, vinieron a dar un carácter especial a la
región que desde el virreinato es considerada un centro religioso, ya sea por su iglesia,
convento, seminario o colegios fundados ahí a lo largo de la colonia.
Luego del arribo de los franciscanos a Tepotzotlán, en 1580, el cura de esta congregación
murió, dejando un espacio libre que fue recomendado por el Arzobispado de México a los
jesuitas para que lo tomaran.
9
Después de que los jesuitas llegaran a Tepotzotlán y lograran concentrar 20 congregaciones
indígenas, el entonces gobernador de Tepotzotlán, Martín Maldonado, les pidió que en las
tierras que él había de donar se fundara un seminario o internado para niños.
10
5NERI VARGAS, Gaudencio. Tepotzotlán,…Op cit. p. 23. 6Ibídem p.61. 7Ibídem p.72.
8NERI VARGAS, Gaudencio. Enciclopedia de los Municipios de México. Estado de México, Tepotzotlán, [en línea] [Consultado: 29 junio de 2009] Disponible en:http://www.e-local.gob.mx/work/templates/enciclo/mexico/mpios/15095a.htm. 9C. de GANTE Pablo. Tepotzotlán. Su historia y sus tesoros artísticos. México: Porrúa. 1958. p. 24. 10MAQUIAVAR, María del Consuelo. Tepotzotlán y la Nueva España. México: INAH, 1994. p.111.
3
“En la época en que llegaron los jesuitas, los campesinos vivían diseminados en pequeños
grupos y el primer empeño de la orden religiosa fue de tratar que todos se trasladaran a la
cabecera del pueblo, lo que consiguieron no sin muchas resistencias por parte de los indios.”11
Ya con una cabecera poblacional bien establecida, en 1584 los jesuitas decidieron comenzar
la edificación de su seminario, en el cual, según Pablo Gante, acudían hijos de caciques e
indios de calidad.
Esto significó un avance para la región, pues por un lado dio orden a los grupos de indígenas
que ahí habitaban, y por otro, permitió adoptar la fe cristiana y la cultura en general, ya que
los jesuitas no sólo realizaban labor evangelizadora, sino también llevaban a cabo la
enseñanza de oficios y artes como la música, la ingeniería, la labranza, entre otras.
12
En 1586 se fundó el colegio de San Francisco Javier
13
Es aquí donde el ingeniero y cosmógrafo del rey, el padre jesuita Juan Sánchez fue el director
de las obras de desagüe de la Ciudad de México, con rumbo a Huehuetoca, en 1607. En esta
labor participó activamente la comunidad de Tepotzotlán con mano de obra indígena.
. En el convento se instruía en
diferentes modalidades como música, lenguas indígenas y muertas, como el griego o el latín.
También se instruía sobre ingeniería.
14
El poblado de Tepotzotlán poco a poco fue progresando. Si bien las actividades primarias
seguían su curso normal, la actividad comercial fue tomando cada vez mayor importancia.
Prueba de ello es que el 11 de octubre de 1607 se dio mandamiento para que el alcalde mayor
del partido de Cuautitlán le diera licencia a Pedro Delgado para fundar una venta que sirviera
de albergue a los pasajeros en Tepotzotlán.
Como puede apreciarse, la labor de los jesuitas no se concentraba en la evangelización sino en
dar una cultura integral a los indios de la región, a los españoles y a los criollos, lo cual se ve
reflejado hoy día en el trazo de la ciudad, la forma arquitectónica de sus fachadas, el
reconocimiento que tienen sus artesanos y cómo fue evolucionando un pueblo de ser indígena
puro a mestizo.
15
En 1606 un donativo extraordinario de Pedro Ruiz de Ahumada permitió a los jesuitas
comenzar a edificar un noviciado, Casa de Probación, una iglesia y el patio de Los Alebijes,
con lo cual el esplendor de los jesuitas fue al alza.
16
11C. de GANTE, Pablo. Tepotzotlán… Óp. cit. p. 26. 12Ibídem.p.33. 13PÉREZ ALONSO, Manuel Ignacio, Los jesuitas, en Tepotzotlán. La vida y obra de la Nueva España. México: INAH, 1988. p.82-7. 14 C de GANTE, Pablo. Tepotzotlán… Óp. cit. p. 62-3. 15Ibídem. p.63. 16C de GANTE, Pablo. Tepotzotlán… Óp.cit p. 43.
4
Luego de la instalación de los jesuitas, hubo algunos roces con el arzobispado de México,
pues la congregación era la encargada del curato, para lo cual no estaba autorizada por orden
del Vaticano.
La administración siguió provocándole problemas a los jesuitas, pues en 1651 se les pedía
regalías extraordinarias y el Arzobispado de México insistía en que la congregación no podía
tener a su cargo un curato.
En el año de 1670 se dio principio a la edificación del templo en Tepotzotlán, que más tarde
llegaría a ser una de las joyas más apreciadas de la arquitectura colonial de México. Para
1738 todas las construcciones de los jesuitas en Tepotzotlán estaban en su lugar. A la iglesia
sólo le faltaba la fachada, para conocerla como hasta hoy.17
“La Compañía de Jesús del colegio de Tepotzotlán, dueña de vastas tierras, construyó obras
monumentales, tales como el acueducto de Xalpa, conocido como los Arcos del Sitio.”
18
En 1767, por decreto de Carlos III, los Jesuitas abandonaron Tepotzotlán, dejando sus
establecimientos en las colonias, 678 sujetos, entre ellos el historiador Francisco Javier
Clavijero, partieron a Bolonia Italia, dejando tras de sí el esplendor de los hecho en
Tepotzotlán.
19
El convento de Tepotzotlán, antiguamente lleno de vida, quedó cerrado por orden superior y
no volvió a abrirse hasta 1774 cuando el clero fundó ahí un colegio, llamándolo Real Colegio
Seminario de Instrucción y Corrección.
Para inicios del siglo XIX, las autoridades españolas decidieron levantar el veto a los jesuitas
y los pocos que sobrevivían regresaron a México. En 1816 el virrey Calleja restableció la
compañía de Jesús. En 1821 llegó de España la orden de secularización de los jesuitas, con lo
cual se les obligaba a permanecer como simples sacerdotes.
“El 25 de junio de 1856 el presidente Ignacio Comonfort decretó la ley sobre desamortización
de bienes en manos muertas y decretó la nacionalización de bienes del clero”20
En 1880 Manuel González decidió destinar para penitenciaría del Distrito Federal el
convento de Tepotzotlán, proyecto que nunca fue llevado a cabo, pues en 1885 el entonces
presidente Porfirio Díaz decidió que los bienes volvieran a manos de los jesuitas y regresaran
a instalarse en lo que había sido su colegio durante mucho tiempo.
, con lo cual
los bienes de los jesuitas de Tepotzotlán pasaron a manos de la República.
17Ibídem. p.84. 18NERI VARGAS, Gaudencio. Tepotzotlán, la crónica de mi pueblo…Óp. cit p. 97. 19Ibídem p. 98. 20Ibídem p. 101.
5
La orden eclesiástica permaneció en aparente calma hasta que en 1914 el ejército
constitucionalista tomó el colegio, llevándose prisioneros a los integrantes de la orden
religiosa.21
En la década de los 30 el complejo de colegio de jesuitas fue declarado monumento y fue
abierto al público como museo mostrando los objetos que existían en el edificio y que habían
formado parte de la historia del mismo, situación que permaneció así hasta que, a inicios de la
década de los 60 fue designado para albergar al actual Museo Nacional del Virreinato. En
1964 fue inaugurado como tal.
La última ocupación del inmueble por parte de los integrantes de la compañía de Jesús fue
hasta 1924, año en que decidieron entregar la parroquia al arzobispado.
22
La fundación del municipio de Tepotzotlán se dio el 27 de noviembre de 1817, como parte de
la entrada en vigor de la Constitución de la Monarquía Española de 1812. Previo a la
fundación ya había documentos en el cabildo pues el inventario del archivo indica la
existencia de documentos entre 1798-1967.
1.2 Antecedentes generales del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán
23
“Entre los años 1979 a 1985 la Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno del Estado de
México, llevó a cabo un programa general de organización de los 121 archivos municipales
existentes en ese tiempo (ahora son 125 municipios). Si bien en los trabajos de ese programa
no se clasificaron los documentos en un 100%, en cambio si fue muy útil, pues se dotó de
anaqueles y cajas a todos los archivos, y se les dio la importancia que merecen, asegurando
una mejor preservación de los mismos.”
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán ha dependido desde sus orígenes de la
Secretaría del Ayuntamiento; fue hasta la década de 1970 cuando el Gobierno del Estado de
México decidió hacer un rescate en forma, de los archivos de los 121 municipios.
24
21Ibídem p. 109. 22MAQUIAVAR, María del Consuelo. Tepotzotlán…Óp. cit. p. 112.
Esta iniciativa permitió que los archivos tuvieran un orden, pero sobre todo se preservara la
memoria histórica, pues sin un proyecto como éste los archivos estarían en riesgo. Por
ejemplo, ¿qué hubiera sido del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán si no se
23 NERI VARGAS, Gaudencio. Enciclopedia de los Municipios de México. Estado de México, Tepotzotlán, [en línea] [Consultado: 2 julio de 2009] Disponible en:http://www.e-local.gob.mx/work/templates/enciclo/mexico/mpios/15095a.htm. 24ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Los Archivos históricos del Estado de México. México: AGN, 1987.p. XI.
6
hubiera llevado a cabo este rescate? pues aún con éste se observa que hay lagunas
documentales importantes en algunos fondos.
Gracias a esto, el Archivo tuvo y tiene entre su acervo verdaderos tesoros históricos, como
actas de nacimiento o de matrimonio entre las que figura la del legendario guerrillero
argentino Ernesto “Che” Guevara, quien contrajo nupcias en este municipio con su primera
esposa, la peruana Hilda Gadea.
Según María Teresa Dorantes, ex directora del Archivo Histórico del Estado de México, la
organización archivística en Tepotzotlán se efectuó dentro del marco jurídico de la Ley de
Documentos Administrativos e Históricos del Estado, el Bando de Policía y Buen Gobierno
de Tepotzotlán y con los lineamientos metodológicos de la Norma Internacional General de
Descripción Archivística.
“El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán carecía de un orden documental. Sus
acervos estaban dispersos y sus 6 fondos mezclados entre sí. Nunca se hizo un estudio de sus
series documentales y se les habían dado nombres ajenos dentro de la Administración Pública
Municipal, lo que rompía con los principios archivísticos universales y hacía imposible el
acceso a la información.”25
25DORANTES DE SILVA, Ma. Teresa. Inventario cardinal de los fondos del archivo histórico de Tepotzotlán. México Archivo Histórico del Gobierno del Estado de México. 1990. p 8.
Los diferentes temas de investigación que puede dar el archivo son tan amplios como sus
documentos y el interés que muestren estudiantes, habitantes e investigadores por Tepotzotlán
y su historia.
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán representa una oportunidad para estudiar
diferentes temas como salud, educación, administración pública en general y así conocer a
fondo qué es lo que pasó en un municipio como éste y cómo podemos proyectarlo a partir de
la historia de nuestro país. Gracias a la riqueza de los documentos que existen se puede saber
cómo era la salud de los habitantes de la región, diferentes mediciones sobre edades, tipos de
relaciones matrimoniales, a qué edades se casaban, quiénes y a qué edades estudiaban, cuáles
eran las diferentes acciones de gobierno, y a partir de ahí darnos cuenta cómo vivían los
habitantes del México de los siglos XIX y XX.
“Los acervos de este archivo siguen siendo una espléndida riqueza. En él se puede localizar
toda la historia de la tierra en las diferentes propiedades existentes de México; su historia
política, pues se conserva casi incólume la serie Elecciones Municipales, Estatales y
Federales; la historia de su participación en los diferentes movimientos bélicos, como la
7
guerra de Reforma y desde luego la Revolución de 1910. También, toda la documentación
relativa a la historia de la educación; las campañas cardenistas contra el analfabetismo; las
campañas de salud; todas y cada una de las acciones de gobierno encaminadas al desarrollo de
México, como es el caso de las funciones municipales, estatales y federales dentro de la
Secretaría de Fomento, columna vertebral de la Administración Pública Mexicana, y de la
misma manera la historia de la Hacienda municipal.”26
1.3 Organización administrativa
Para María Teresa Dorantes, el rescate de los archivos municipales permitió contar con un
sistema de organización orgánico funcional, y un sistema de clasificación alfanumérico.
Las autoridades municipales, estatales, federales, instituciones universitarias y de
investigación, y público en general pueden acceder expeditamente a la información, ya que el
archivo cuenta con un inventario de los fondos documentales.
En suma, el rescate del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán permite tener una
institución ordenada y de mejor acceso a los documentos por parte de los usuarios.
La organización administrativa del Municipio de Tepotzotlán se encuentra conformada por:
Un Presidente municipal.
Un Síndico Procurador.
6 Regidores por mayoría relativa.
4 Regidores por representación proporcional.
Un Secretario municipal.
La jefatura del archivo depende directamente de la Secretaría del ayuntamiento, como se
establece en el Artículo 91, Fracción VI, de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México,
y en el Artículo 19 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de
México.
El Archivo Municipal se encuentra bajo la responsabilidad del jefe del mismo y este cargo es
designado por el presidente municipal y aprobado por el cabildo.
El responsable del archivo tiene las siguientes obligaciones y facultades:
“Planear programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desempeño de las funciones
correspondientes al Archivo Municipal.
Dictar políticas para el funcionamiento del archivo.”27
26 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Los Archivos históricos…Óp. cit p. XI. 27Reglamento interno del Archivo Municipal del Municipio de Tepotzotlán. p.3.
8
Y además con los auxiliares que para el funcionamiento del archivo requiera y lo permita el
presupuesto del ayuntamiento.
1.4 Misión, visión y objetivos
El adecuado funcionamiento de una institución requiere de precisar el sentido o finalidad de
sus actividades, así como los beneficios que la misma reporta a la sociedad, mediante el
establecimiento de la declaración de su misión. De acuerdo con la directora del archivo, Edith
Montes Chávez, al llegar a cumplir con sus funciones en el Archivo Histórico propuso la
siguiente misión:
Resguardar y custodiar la documentación generada por las diferentes actividades
administrativas del municipio de Tepotzotlán, Estado de México, así como ponerla a
disposición de los usuarios y fomentar la investigación y el conocimiento del municipio, con
la finalidad de que las cuestiones históricas estén presentes en el interés de los habitantes de la
zona y los investigadores.
De igual trascendencia resulta la definición del estado futuro que se desea para la institución,
es decir, de la visión que igualmente fue propuesta la encargada del archivo de la siguiente
manera:
La conformación de la memoria del municipio, resguardando los fondos de la Administración
Pública Municipal. Promover la investigación y difundir la información.
Los objetivos de una empresa o institución son los resultados que se pretenden alcanzar o las
situaciones hacia donde se quiere llegar; estos son esenciales para lograr el éxito que se busca
y pueden servir como fuente de motivación, en este caso, para los que laboran en el Archivo
Histórico del Municipio de Tepotzotlán. Se plantean los siguientes objetivos:
• “Adecuar la fuente de información documental del gobierno municipal, mediante la
recepción, control, clasificación, conservación, depuración y retroalimentación oficial
municipal para la eficaz toma de decisiones.
• Definir políticas en la administración documental de los archivos de trámite,
conformados en las dependencias del organigrama municipal.
9
• Realizar tareas que coadyuven a incrementar, preservar y proyectar su acervo
histórico, rescatando, adquiriendo y/o custodiando lo que en soporte contengan para su
integración la evidencia histórica, regional y/o estatal.
• Llevar el registro de todos os documentos adscritos a cada uno de los acervos
documentales.
• Ser parte del sistema estatal de archivos, sistema coordinado por el Archivo General
del Estado de acuerdo con lo que al respecto se legisle.”28
1.5 Fondos documentales
De acuerdo con el Inventario de los fondos del Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán, está constituido básicamente por el conjunto de documentos producidos y
recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones a lo largo de su historia;
documentos que, debidamente organizados, han sido conservados para su utilización en la
gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación
científica. Se encuentra conformado por 6 fondos, cada uno cuenta con un número
determinado de series que en su totalidad suman 65.
Fondo Presidencia
El Fondo Presidencia está conformado por 7 series documentales, 97 volúmenes, 9,342
expedientes y 42,097 fojas, con fechas extremas de 1842 a 1967. De 1938 a 1945 existe un
flujo documental con mayor profusión.
El Fondo de Gobernación está conformado por 9 series, 86 volúmenes, 3,748 expedientes y
57, 926 fojas, con fechas extremas de 1803 a 1967. La organización científica de este fondo
consolida la importancia de las funciones inherentes a la administración pública en relación
con las acciones del gobierno, implícitos en la Gobernación de la Política Mexicana y del
municipio.
Fondo Gobernación
El Fondo de Fomento contempla 23 series documentales, 41 volúmenes, 1,750 expedientes y
14,611 fojas, con fechas extremas entre 1798 y 1966.
Fondo Fomento
28Ibídem. p.2.
10
El fondo Educación está conformado por 15 series, 18 volúmenes, 94 expedientes y 6,992
fojas con fechas extremas 1934 a 1965.
Fondo Educación
El Fondo Hacienda está conformado por 10 series, 44 volúmenes, 2,143 expedientes y 20, 379
fojas, con fechas extremas de 1829 a 1967.
Fondo Hacienda
• Cuenta con servicios de préstamo de expedientes y consulta interna.
Fondo salubridad
El Fondo Salubridad consta de 3 volúmenes, 158 expedientes y 20,379 fojas, con fechas
extremas entre 1829 y 1965. Contiene 140 años de desarrollo histórico del municipio y sus
interrelaciones con las instituciones estatales y federales.
1.6 Servicios
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán es un servicio abierto al ciudadano y una
herramienta al servicio de la gestión municipal, que permite una eficacia y un funcionamiento
mejor de la administración municipal y promueve el conocimiento de la historia del
municipio.
• Su horario de atención es de 9:00 a 17:00 horas.
• Debido a la conservación de documentos, no cuenta aún con servicio de reprografía.
Cabe mencionar que el archivo aún no cuenta con medios de difusión que permitan dar a
conocer el acervo existente, sin embargo prevalece el interés de las autoridades por emplear
distintos instrumentos que permitan difundir la riqueza documental que existe en el archivo.
1.7 Usuarios
La intención del archivo está dirigida tanto a satisfacer las demandas de grupos de población
concretos, como a las demandas de técnicos profesionales de la administración.
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán es un servicio público de carácter cultural
y administrativo, especializado en la gestión, tratamiento y custodia de la documentación.
11
La historia del hombre se ha logrado conocer gracias a los documentos que se conservan
como testimonio de acontecimientos, los cuales fueron registrados en distintos soportes y que
han sido resguardados en lugares como los archivos. Por ello, la importancia que tiene el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán radica en conservar una fuente de
información que hace posible entender parte de su historia, y por los acervos que contiene,
permite el conocimiento de las raíces del desarrollo histórico local, así como de
acontecimientos que ocurren y marcan la vida cotidiana del municipio.
Con base en esto último es que destacamos la importancia de que los usuarios y en general la
población de Tepotzotlán, se acerquen al Archivo Histórico a partir de diferentes medios de
difusión.
12
CAPÍTULO 2: LA DIFUSIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO
2.1 Archivo histórico
¿Qué sería de la historia sin los archivos? Como dijera Jean Favier, “antes de ser la materia
prima con la cual se escribe la historia, fueron el arsenal de la administración y el reflejo
inmediato de la historia que se va haciendo”.29
El archivo “es uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su forma o soporte material,
acumulados en el proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados y respetando el orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de
fuente de historia.”
La historia que se constituye en lo cotidiano, en el trámite para obtener un acta de nacimiento,
en el juicio sobre un intestado, en el número de vacunaciones en cierto estado o municipio,
van conformando nuestro rostro como sociedad. Después de cumplir su función
administrativa, llega un momento en que los documentos deben enviarse a algún lado donde
sean resguardados en forma permanente: ese es el archivo histórico.
Wiffels, en 1972 planteó su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del
documento. Esta denominación hace relación a las etapas que cumple un documento a lo largo
de su vida útil.
En esencia, este ciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de
archivo, entre los cuales se encuentra el histórico. Dichas etapas o fases se describen a
continuación, no sin antes mencionar qué es el archivo en un concepto general.
30
El archivo de concentración corresponde a la segunda etapa de vida de los documentos; a
“…él se deben transferir los documentos de los archivos de trámite cuando su consulta por los
A pesar de ser un concepto general, hace especial énfasis en el hecho de ser testimonio y
servir como fuente histórica para los ciudadanos. A partir de este concepto, se pueden ahora
definir cada una de las fases de archivo que conforman el ciclo vital.
Al archivo de Gestión (de trámite en México) se le considera la primera fase. Según José
Ramón Cruz Mundet, este es el lugar donde se ubican los documentos en fase de tramitación,
así como los que son de uso frecuente para la gestión de asuntos corrientes y están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.
29GUTIÉRREZ MUÑOZ, César. Archivística. Lima Perú: Pontifica Universidad Católica del Perú. 1991. p. 52. 30HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística general. Teoría y práctica.4ª ed. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla. 1989. p.59.
13
organismos productores es esporádica, y de ahí permanecerá hasta su eliminación o
transferencia al archivo histórico…”31
El archivo histórico es la última fase del ciclo vital del documento. Aurelio Tanodi menciona
que “la tercera fase es decisiva para la conservación y utilización permanente, la archivalía
pierde su importancia predominante, práctica y recibe otra eminentemente cultural,
transformándose en fuente de información científica, en documentos históricos.”
32
El archivo histórico, por ser una de las unidades que resguardan la documentación de manera
permanente, se considera también como “la unidad responsable de organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.”
33
Cruz Mundet dice que en el archivo histórico “la documentación es seleccionada por su valor
informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituyen parte del
patrimonio histórico de las naciones y por ende de la humanidad.”
34
En este punto, las investigaciones se basan en un “documento que tiene una condición
especial, un estado intrascendente respecto de los valores administrativos, legales, jurídicos y
Como se puede observar, los autores definen al archivo histórico como el tercer momento del
ciclo vital del documento, entendiéndolo como la unidad funcional responsable del resguardo
y conservación permanente de la documentación, que adquiere valores secundarios con la
finalidad de preservar la memoria de la humanidad.
Según Schellenberg, los archivos históricos deben tener la premisa de conservar sólo aquello
que pueda tener un valor informativo, pero no sólo esto, sino lo testimonial y evidencial que
son los valores secundarios de los documentos, y la posibilidad de, con base en la consulta de
documentos, permitir la comprensión y explicación de un acontecimiento o época
Los fondos documentales del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán cumplen esa
premisa, pues de ahí se puede extraer material informativo que pueda ayudar a
investigaciones de aspectos sociales, culturales, políticos, económicos, de salud, educativos y
de justicia, que han acontecido en los dos últimos siglos en Tepotzotlán.
31ALDAY GARCÍA, Araceli. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: AGN. 2002. p. 3. 32TANODI, Aurelio. Manual de archivología hispanoamericana teorías y principios. Córdoba: Universidad Nacional de Córdoba, 1961. p. 61. 33ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para el cumplimiento de los lineamientos generales, para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. México: AGN. 2004. p.13. 34CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística.2ª ed. Madrid: German Sanchez Ruipérez. 1996. p. 98.
14
contables, que hubiera podido tener en las etapas precedentes, y su conservación y uso
quedarán, mediatizados, precisamente por esa condición de documento histórico.”35
Los archivos históricos son pues, en esencia, la consecuencia de una historia institucional y no
sólo la de los Estados, también la de los municipios, de las instituciones religiosas de todo
tipo, de las empresas y sociedades mercantiles, incluso, de otros tipos de sociedades, como las
deportivas.
36
Los documentos guardan un orden original y la labor del archivista, según Heredia, es
efectuar una selección. Los documentos considerados útiles para fines culturales pasan a un
archivo histórico o archivo definitivo.
37
Como menciona Eduardo Núñez Fernández, los archivos históricos están caracterizados como
fondos documentales y centros archivísticos.
De acuerdo con Lodolini, el archivo histórico es único para cada entidad y los documentos ya
no son conservados sólo con un fin administrativo, si no sobre todo con un fin de estudio.
En ese sentido, el Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán cuenta con documentos
que puedan servir para las tareas administrativas, pero sobre todo su riqueza radica en los
estudios históricos y científicos de los documentos que están en los diferentes fondos del
archivo.
38
Como fondos documentales: Archivo histórico como fase o estadio final del ciclo vital del
documento dentro de un sistema archivístico vigente o activo tras la superación de los
Como centro archivístico: es donde recibe, custodia organiza y gestiona esa fase o estadio
final del ciclo vital del documento dentro de un sistema archivístico vigente o activo.
También como centro archivístico recibe, custodia, organiza y gestiona fondos históricos de
instituciones y organizaciones desaparecidas, sin estar relacionadas con ellas a través de un
sistema archivístico concreto. (no recibe transferencias)
Hay una tercer tipo de archivo histórico como centro archivístico. Cumple las dos condiciones
anteriores: recibe transferencias de un archivo intermedio dentro de un sistema archivístico y,
simultáneamente, recibe custodia, organiza y gestiona fondos de instituciones,
organizaciones, sociedades, etc., los cuales han desaparecido o que han cedido, bajo diferentes
fórmulas legales, su archivo.
35 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Asturias: Trea. 1999. p 312. 36Ibídem. p.318. 37LODOLINI, Elio. Archivística principios y problemas. Madrid: ANABAD. 1983. p. 37. 38Ibídem. p. 326.
15
procesos del tratamiento archivístico de la documentación y la adquisición de la condición de
fondo de conservación permanente.
Como fondo documental, el archivo histórico es también un conjunto orgánico de
documentos de una institución u organización extinguida o desaparecida.
Para Antonia Heredia hay una gran diversidad tipológica de archivos. Específicamente, para
el caso del archivo histórico señala que puede haber aquéllos donde efectivamente se
resguarden los documentos que terminaron su ciclo vital de vida, pero también aquéllos
donde los documentos estén en fase intermedia y listos para su etapa final:
“El archivo intermedio viene a ser la residencia para los documentos que todavía tienen
valores administrativos, pero son utilizados con poca frecuencia por la administración y aún
no ha llegado el momento para entrar al Archivo histórico.”39
Beatriz Santoyo, en la guía de autoaprendizaje del archivo histórico menciona las funciones
específicas de este tipo de archivos:
Este tipo de archivos, según Heredia, se encuentran principalmente en municipios, ya que al
ser creados se les atribuyen las dos funciones por motivo de presupuesto y operatividad.
Es el caso del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán, con lo cual se verifica lo que
dice Heredia sobre la diversidad de los archivos y cómo los vamos a encontrar en la vida real,
más allá de las definiciones que pueda haber.
2.1.1 Funciones
Las funciones del archivo histórico se encuentran en el conjunto de tareas archivísticas que
pertenecen principalmente a la descripción, organización, conservación, servicio y difusión
del acervo documental. Para ello, es necesario saber cómo está estructurado en su conjunto,
qué documentos contiene, cómo pueden aprovecharlos los usuarios y cómo difundir su
riqueza.
40
Dentro de las funciones operativas del archivo histórico están el recibir la documentación
histórica del archivo de concentración, estableciendo los registros, y los procesos archivísticos
correspondientes del material ingresado, para así facilitar al público interesado los
Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica que haya sido generada por la
dependencia, para así poder brindar al público interesado los servicios que le sean solicitados.
39 HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es un archivo? España: Trea. Gijón. 2007. p. 63. 40SANTOYO BASTIDA, Beatriz. Archivo histórico: guía de autoaprendizaje. México: ENBA. 2000. p 14.
16
expedientes requeridos para su consulta, provistos de las medidas pertinentes de vigilancia,
que garanticen una adecuada utilización y preservación de los materiales del acervo.
Una función relevante para este trabajo es la vinculada con la tarea de promover la utilización
del acervo entre la sociedad, atribución que se puede expresar de la siguiente manera:
“Diseñar un programa de difusión para promover las publicaciones y eventos necesarios para
proyectar el acervo histórico de la institución a la comunidad, y preparar y desarrollar
acciones de difusión en coordinación con las instancias pertinentes.”41
El archivo histórico proporciona diversos servicios en beneficio de los usuarios, con la
finalidad de satisfacer sus necesidades de información. Un servicio se define como el
“conjunto de acciones que benefician a las instituciones, los grupos y las personas adscritas a
una comunidad, que traen por ende un provecho o utilidad de tipo económico, social,
comunitario, cultural y practico.”
Este último punto nos indica la importancia de la difusión en los archivos históricos.
Tradicionalmente, la difusión de los archivos está enfocada a investigadores, estudiantes de
nivel superior o usuarios esporádicos. La importancia de estos lugares debe ser más
reconocida por un mayor número de personas. De ahí que uno de los objetivos principales del
proyecto consiste en llegar a grupos poblacionales más amplios, como son los estudiantes de
nivel básico, medio y superior, para que conozcan los beneficios históricos y culturales que
pueden obtener del archivo.
2.1.2 Servicios
42
Tenemos al préstamo como la operación con la que los encargados de la documentación
proporcionan expedientes o documentos sueltos a las personas autorizadas e interesadas en la
consulta. El préstamo se debe realizar a través de un registro de control como el vale de
préstamo. De esa manera se puede llevar un control preciso de la entrada y salida de los
documentos y se evitan pérdidas.
El servicio en los archivos históricos se relaciona con el préstamo, consulta y reprografía,
entre otros, del acervo documental, con el fin de dar respuesta a las necesidades de los
usuarios. Es importante mencionar que para ofrecer cualquier tipo de servicio en el archivo
histórico es necesaria la plena organización.
41Ibídem. p 14-5. 42RENDÓN GIRALDO, Nora Elena. En torno al usuario de la información: una propuesta curricular. En: Revista Interamericana en Bibliotecología. México: Infoconsultore., 1999. p .23.
17
Por otro lado, la consulta es la forma de buscar y encontrar la documentación deseada en
algún acervo documental mediante los distintos instrumentos archivísticos, como son, la
guía, inventario y el catálogo de descripción archivística. A través de estas consultas los
usuarios como los investigadores tendrán información acerca de la documentación existente
en el archivo.
Otro servicio que proporcionan algunos archivos es la reprografía, la cual consiste en la
reproducción de los documentos originales mediante diferentes técnicas de reproducción,
como son, la fotocopia y la digitalización, entre otras, siempre y cuando las condiciones del
documento lo permitan.
Actualmente, el Archivo Histórico de Tepotzotlán no cuenta con el servicio de reprografía,
como medida de preservación y conservación de su acervo; sólo se puede consultar la
documentación y si es necesario transcribirla.
2.2 Usuarios
Los archivos suelen tener una gran variedad de usuarios que recurren a sus servicios para
satisfacer sus necesidades de información. Entendemos por usuario a la “persona que
consume o utiliza un producto o servicio ofrecido por el personal de la institución o de la
empresa.” 43
43FISHER DE LA VEGA. Laura. Mercadotecnia.2ª ed. México: McGraw-Hill, 1999. p.164
Arévalo Jordán menciona que un usuario es la persona que utiliza los servicios de la sala de
estudio, excluyendo a las personas que forman parte del grupo de visita con guía; por lo tanto,
un usuario será aquel que haga uso de los servicios que ofrezca el archivo histórico.
Los usuarios suelen ser personas con diversos perfiles, que se refiere a esos rasgos
particulares que caracterizan a una persona y por supuesto le sirve para diferenciarse de otras.
Por ejemplo, cualidades, edades que necesidades distintas de información; por esa razón es
sumamente indispensable brindar a cada persona física o moral una atención especial y sobre
todo un trato único.
2.2.1 Tipos de usuarios
Actualmente, existe una gran diversidad y gama de usuarios. Para Cruz Mundet, estos son los
18
tres tipos de usuarios principales de un archivo:44
44CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2ª. ed. Madrid: Germán Sánchez Ruipéres. p. 362-3.
Usuarios internos: Son aquellos miembros de la misma entidad. Por ejemplo, en un archivo de
un poblado como Tepotzotlán, los usuarios internos serán los trabajadores del municipio o
del gobierno, del estado que tengan algún interés por consultar los documentos del mismo y
puedan acceder a él.
Usuarios externos: Se pueden diferenciar tres tipos:
Investigadores: Son aquellos que visitan el archivo para conocer a profundidad y con detalle
la documentación de un fondo en específico o de algún tema que le interese para sus fines de
investigación.
Aficionados: Son aquéllos que tienen interés por algún tema específico que no va más allá de
algo personal. A este tipo de usuarios se les debe atender con calma y cuidado para orientarlos
adecuadamente respecto de lo que tiene o no en el archivo y así se cumplirles sus expectativas
sin defraudarlos.
Estudiantes: Pueden ser desde enseñanza básica hasta universidad, y generalmente requieren
información histórica que contiene el archivo. A este tipo de usuarios, según Cruz Mundet, es
necesario ayudarles de la mejor manera, facilitándoles el acceso a los documentos, mediante
un sistema de recuperación eficaz.
Ciudadanos en general: El interés que mueve a los ciudadanos en general se da en dos
vertientes: administrativo y cultural. En cuanto a la primera, la atención se cumple de acuerdo
con los lineamientos de accesos a los documentos y la segunda a través de temas de interés
que puedan atraer la visita de los ciudadanos al archivo.
Según el Archivo General de Colombia, hay diferentes clases de usuarios de acuerdo a la
actitud que asumen al buscar o solicitar información, lo cual obliga a los archivistas a
conocerlos, estar preparados y poder atenderlos de la mejor manera posible para que un plan
de difusión sea exitoso. Para los fines del presente trabajo es importante saber qué clase de
usuarios se pueden tener, porque de ello depende la buena atención que se les pueda dar, para
que tanto usuarios como institución logren beneficios mutuos.
Desde la perspectiva anterior, los usuarios que acuden al archivo histórico algunas veces:
“Sabe qué documento necesita y conoce los medios para obtenerlo,
Conoce el tema o temas que necesita, pero desconoce los medios para su consecución,
No sabe lo que necesita.
A su vez, el archivista debe tener en cuenta a los siguientes usuarios:
19
Al que intenta establecer competencia infalible sobre los documentos archivísticos
propuestos; contradice y pone en duda las afirmaciones del archivista. Puede que sea en
verdad más competente que éste.
El que simplemente duda de la intervención de una tercera persona entre él y su trabajo
archivístico.
El que no quiere divulgar el campo exacto de su investigación, por temor a la indiscreción del
archivista”.45
“La difusión significa comunicarse con individuos, grupos u organizaciones para facilitar,
directa o indirectamente, intercambios, al informar y persuadir a una o más personas para que
acepten los productos de una organización.”
En la presente investigación es importante alertar a los trabajadores del Archivo Histórico del
Municipio de Tepotzotlán sobre qué tipo de personas podrían llegar al mismo . Es importante
porque de nada sirve una buena labor de difusión a través de diferentes medios, si cuando el
usuario llega al archivo no se le atiende como debe ser o no satisface sus expectativas.
2.3 La difusión
La difusión es la emisión de mensajes a uno o múltiples receptores, con el fin de tener una
respuesta en el sentido en el cual quiere el emisor.
46
Retroalimentación. Respuesta del receptor a un mensaje.
Partes del proceso de comunicación:
Fuente. Persona, grupo u organización con un significado que desea y trata de compartir con
una audiencia.
Receptor. Individuo, grupo u organización que descifra el mensaje codificado.
Procesos de codificación. Conversión de un significado en una serie de signos.
Medio de transmisión. Modo de llevar el mensaje codificado desde la fuente hasta el receptor.
Proceso de descifrado. Convertir signos en conceptos e ideas. 47
45MEJÍA, Myriam. Servicios de Archivo, accesos y difusión de la información. Colombia: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. 1994. p. 39. 46MARTÍNEZ SOLANA, Yolanda. La Comunicación Institucional. Madrid: Fragua, 2004. p 113. 47Ibidem. p.13-4.
Las autoras Coutere y Pelissier señalan que el objetivo principal de los archivistas es hacer
accesibles y preparar para una difusión las informaciones que tienen los documentos.
20
Rogers y Shoemaker (1971) identifican cuatro etapas en la difusión: información o
conocimiento; convencimiento; decisión o adopción y confirmación o reevaluación”.48
“La comunicación es definida por Hovland (1953) como el proceso por el que un individuo
(emisor) transmite estímulos (mensaje) para modificar la conducta de otros individuos
(receptores).”
Para desarrollar el plan de difusión, el primer punto debe ser conocer nuestro destinario y
conocer qué es lo que le queremos transmitir y cómo.
La segunda etapa es convencer a la gente de los beneficios de conocer el Archivo Histórico
del Municipio de Tepotzotlán.
Si hay buen conocimiento del material que se puede dar a conocer y se informa
adecuadamente y en los canales de comunicación correctos, entonces el siguiente punto debe
venir solo: la gente debe convencerse de las bondades del Archivo y por lo tanto los usuarios
irán en aumento.
Para saber si realmente se tuvo éxito en el programa de difusión, una cuarta etapa de
evaluación es imprescindible.
2.3.1 Tipos y medios de difusión
Los archivos históricos representan la memoria de un pueblo; sin embargo, si ésta se
encontrara siempre guardada, sin que se diera a conocer o alguien que la difundiera, entonces
sería incompleta.
De ahí la necesidad de difundir a través de los medios de comunicación, lo que hay en un
archivo, para que esos tesoros escondidos sean descubiertos por el estudiante, el investigador
y ciudadanos en general. Para ello, es indispensable saber qué es la comunicación, cuáles son
los medios que mejor nos pueden servir para el propósito de difundir y cómo los podemos
aprovechar mejor.
49
Por ejemplo, para difundir la labor del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán
bastaría con que alguien que conozca el mismo y sus fondos se lo transmitiera a otra persona
de manera oral. Ahí el emisor sería aquel que conoce el archivo, el mensaje lo que se quiere
transmitir del archivo y el receptor sería aquella persona que recibiría el mensaje y lo
48KRAUS, Sidney y DAVIS, Dennis. Comunicación masiva, sus efectos en el comportamiento político. México: Trillas. 1991. p.120. 49LUCAS MARÍN, Antonio, et al. Sociología de la comunicación. 2ª ed. Madrid: Trota, 2003. p. 125.
21
entendería. Con ello se cerraría el circuito de la comunicación, con una posible
retroalimentación cuando el receptor responda a los estímulos enviados por el emisor.
Como este ejemplo, puede haber muchos respecto a los tipos y medios de difusión del
Archivo Histórico de Tepotzotlán. Sin embargo, para la presente investigación se realizará
una campaña donde se utilicen los medios de difusión más apropiados para que el público
objetivo conozca el archivo.
Si, por ejemplo, mantuviéramos ese nivel de difusión de boca en boca, donde una persona
hablara con otras sobre las bondades del archivo, la difusión sería muy lenta y no se llegaría a
mucha gente.
De ahí que, para esta investigación se adopten medios masivos, como internet y materiales
impresos, como folletos, trípticos y exposiciones, los cuales llegan a una mayor cantidad de
gente, con un mensaje certero y de manera repetida.
2.3 1. Los medios de difusión masiva
Pasaron casi doscientos años entre la aparición de la imprenta y de lo que ahora conocemos
como periódicos. Lo que distinguió a los primeros periódicos fue su publicación regular, su
carácter comercial, su diversidad de informaciones y su carácter público y abierto.”
Los periódicos
50
Si bien los medios masivos de comunicación como la radio, la televisión y los periódicos no
están fuera del ámbito de difusión de los archivos históricos, parecen estar limitados. Según el
Prontuario RAMP
La aparición del periódico permitió una más amplia difusión de temas tan variados y de
actualidad, como noticias, temas culturales, científicos, y en general todo aquello en lo cual la
sociedad estuviera interesada.
Este tipo de medio de comunicación se masificó gracias a su precio, que era mucho más
barato que un libro, y a su carácter de interés general o de un grupo en específico, con temas
cotidianos.
Los primeros medios de difusión trajeron una nueva forma de percibir la realidad, la cual aún
hoy en día nos sigue marcando.
La aparición del papel impreso multiplicó la forma en que se podían difundir temas de interés.
51
50Ibídem. p. 45. 51Programa de gestión de documentos y Archivos (RAMP).
los archivos suelen utilizarlos en ocasiones especiales, como por ejemplo
22
“la inauguración de exposiciones, edificios, aniversarios históricos o adquisiciones
espectaculares”52
“Dimensión popular de la cultura impresa son las historietas, conocidas internacionalmente
con el nombre de comic. Los primeros cómics se registraron en Estados Unidos, en 1860.”
Historietas
53
He aquí un claro ejemplo de la aplicación de este medio: El Archivo Municipal de Algeciras,
ubicado en España creó como medio de difusión una historieta que a través de una campaña
pretende explicar por medio de un comic la utilidad y la labor de un archivo. Se intenta que la
juventud tenga un acercamiento y el interés por la consulta de la documentación,
Las historietas, como medio de comunicación masiva ayudan a que la gente conozca de una
manera más gráfica y didáctica algún tema en específico. Por ejemplo, son muy socorridas
para campañas de salud donde a través de imágenes se trata de hacer llegar a la gente un
mensaje más sencillo, directo y en unas cuantas palabras.
La historieta como medio de penetración en México es importante. Los grandes tirajes de
algunas revistas, como “Vaqueros”, “Así Soy y Qué” o incluso la legendaria “Familia
Burrón”, son un ejemplo de la penetración que puede llegar a tener este medio de
información.
54
Portada del comic curren 113. Imagen tomada de
como se
muestra en la siguiente imagen.
www.archivoalgeciras.es/index.php?opcion=2&id_new=48
52FRANZ E. Servicios de Acceso y Referencia. En WALNE, Peter (Compilador). La administración moderna de los Archivos y la Gestión de Documentos. El prontuario RAMP .París: UNESCO. 1985. p. 313. 53FERRER RODRÍGUEZ, Eulalio. Información y comunicación. 2ª ed. México: Fondo de Cultura Económica. 1998. p.107. 54Archivo Municipal de Algeciras. ¿Qué está pasando en el Archivo? CURREN 113. [en línea] [Consultado:02 noviembre de 2009 ] Disponible en: http://www.archivoalgeciras.es/index.php?opcion=2&id_new=48.
23
“La radio y la televisión fueron diseñadas esencialmente como sistemas de transmisión y
recepción, y consideradas como procesos abstractos con una escasa o nula definición previa
de contenidos.”
La radio y la televisión
La aparición de la radio y de la televisión como medios de comunicación se remonta a más de
setenta y cuarenta años respectivamente, y ambas crecieron a partir de tecnologías ya
existentes como son el teléfono, el telégrafo, la fotografía en movimiento y la grabación del
sonido.
55
Si bien, como ya se dijo arriba, el acceso de los archivos a los medios masivos de difusión es
limitado, en el caso de México, el Archivo General de la Nación ha tenido difusión constante
en programas como “La Hora Nacional de la Secretaría de Gobernación, así como en
Televisión Rural Mexicana, entre otras.”
Las innovaciones quizá más importantes, comunes tanto a la radio como a la televisión, se
basaron en la posibilidad de la observación, transmisión y grabación inmediatas de los
acontecimientos, a medida de que iban ocurriendo.
El gran salto de la radio y la televisión fue universalizar los medios masivos de comunicación.
Por ejemplo, los periódicos se hicieron masivos gracias a los grandes tirajes superiores al
millón de ejemplares o más, pero estas cifras palidecieron cuando el radio prácticamente
llegaba a todos los hogares gracias a su bajo precio y la televisión tuvo acceso prácticamente a
cualquier cuarto de una vivienda.
El poder omnipresente de la radio y la televisión es considerado un arma enorme para la
transmisión de mensajes publicitarios, lo cual por un lado ayuda a llegar a más clientes, pero
también a un elevado costo, a diferencia de otros medios. La ventaja de la radio y la televisión
es su penetración, pero su mayor desventaja es que los mensajes, si no son constantes, se
convierten en efímeros y difíciles de recordar por parte de los clientes potenciales.
56
“A principios de la década de los 90 del siglo pasado surge el concepto multimedia, que
significa un sistema hecho de audio y video, que mezcla imágenes y texto que cuenta con las
posibilidades interactivas de la computadora.”
Multimedia
57
55MCQUAIL, Denis. Introducción a la teoría de la comunicación de masas.3ª ed. Barcelona: Paidos. 2000. p.52. 56ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Servicio al público: Fondos documentales [en línea] [Consultado:30 de octubre de 2009 ] Disponible en: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/serviciospublico/servicios/fondos.html. 57FERRER, Eulalio. Información… Óp. cit. p.139.
24
En el lenguaje de Nicholas Negroponte, la multimedia es la presencia explosiva de las
computadoras a costos cada vez más bajos y con potencia cada vez mayor.
La multimedia permite utilizar diferentes plataformas y ser más creativos para llegar a
públicos más específicos. La desventaja es que si bien es un medio de reciente creación, la
gente aún no está habituada a este tipo de exposiciones y por lo tanto la penetración aún es
incipiente, con lo cual la efectividad del medio está en etapa de inicios.
“Larry Roberts es el hombre que concibió y diseño internet en 1963. El origen es una
investigación ordenada por el gobierno de Estados Unidos en los años sesenta, en plena
Guerra Fría, en su preocupación por defender y atacar en un momento dado.”
Internet
58
El objetivo era tener un método de comunicación alterno, en caso de que los enemigos
espiaran los medios comunes como el teléfono, el telégrafo, la televisión, el radio, etc. Con
ello se creó una red de cableado donde las computadoras estaban interconectadas y tenian
comunicación entre ellas. Así nació la internet, que en 1989 el gobierno de EU dejó de
subvencionar y permitiendo que civiles pudieran hacer uso de ella, con esto se dio el
explosivo nuevo medio que hoy conocemos y mediante el cual el mundo interactúa
cotidianamente.
El uso de internet por parte de los archivos del país es ya utilizado de manera cotidiana. Por
ejemplo, el Archivo General de la Nación cuenta con su portal y todos los servicios que se
pueden ofrecer a través de él, como se muestra en el ejemplo.
Otros ejemplos son los archivos históricos de la Ciudad de México, el Archivo Histórico de la
UNAM, el Archivo Histórico del Convento de Churubusco, el Archivo Histórico del Agua, el
Archivo Histórico de Coyoacán, y el Archivo Histórico del Senado, entre muchos otros.
Portal web del AGN. Imagen tomada de http://www.agn.gob.mx/
58Ibídem. p. 142.
25
2.3.1.2 Los medios de difusión impresos
Los medios masivos de comunicación llegan a una gran cantidad de gente; sin embargo, se
pueden aprovechar otros medios más económicos y directos para llegar a un público más
específico y delimitado Estos son los medios de difusión directa, entre los cuales están el
tríptico, el cartel, el folleto, la tarjeta postal y las tarjetas y artículos impresos en serigrafía.
“El cartel publicitario, que surge tipográficamente en la Inglaterra de 1477-1480, debe
situarse en el espacio cronológico de la imprenta. El cartel es ese arte de tener un buen ojo y
buena mano, llamado por Salvador Dalí el arte de la calle.”
Cartel
59
Según Luis Martínez
El cartel tuvo su auge a fines del siglo XIX y en el XX como un medio de comunicación que
orientaba a la gente sobre algún evento artístico, político o social a celebrarse en fecha
próxima, o a la difusión de un producto para su adquisición. El cartel dio origen a los tableros
murales, primer nombre de la publicidad exterior y los anuncios luminosos o de neón.
El cartel está hecho de lámina de papel, cartón vinil e incluso hay carteles luminosos que se
colocan en marquesinas de negocios, en esquinas de calles, en paradas de transporte público,
donde la gente puede conocer de un evento, exposición o información pública.
Existen en el mercado dos tipos de carteles: los informativos y los formativos. Los primeros
fueron concebidos para comunicar eventos masivos y los segundos para fomentar la salud, el
deporte, el trabajo y la seguridad, entre otras. El primer tipo de cartel tiene un enfoque más
publicitario y de difusión que el segundo. Para el Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán se va a utilizar el cartel informativo. 60
59Ibídem. p. 85. 60MARTÍNEZ, Luis. Publicidad Exterior. [en línea] [Consulta: el 8 de octubre de 2009]. Disponible en http//www.yporqueno.com/cartel/cartel.html.
, no existe una medida propiamente dicha para el uso de los carteles,
sin embargo, los que se manejan de manera cotidiana tienen las siguientes medidas:
4 cartas (56x43 cms).
4 oficios (68x43 cms).
8 cartas (86x56 cms).
Comercial (60x90 cms).
Parabuses (120x180 cms).
26
En un archivo, los carteles se pueden utilizar para invitar al público a exposiciones,
informándole la hora y el lugar establecido, también para dar a conocer los fondos de
documentos más relevantes, o como se hizo en el Décimo Encuentro Nacional de Fototecas,
como se muestra en el ejemplo.
Cartel del X Encuentro Nacional de Fototecas. Imagen tomada de
http://2.bp.blogspot.com/_RZZuJ2Mb7J8/SqBCjDqzh-I/AAAAAAAABw4/Z9z0TehoUBk/s400/untitled.bmp
“El producto impreso de mayor aceptación y uso es el tríptico. Se trata de un impreso, frente y
vuelta, doblado dos veces, de manera que presente tres cuerpos (seis páginas. Doblado así
consta de portada, solapa, contraportada (al frente) y tres páginas centrales a la vuelta.”
Tríptico
61
“La portada puede llevar una ilustración o una fotografía o simplemente texto. Es la cabeza
del anuncio y para cumplir esta función se puede emplear cualquiera de los tipos de cabeza
como informativa, noticiosa, de orientación, interrogativa, o impositiva.”
El contenido puede ser exclusivamente texto o ir acompañado de ilustraciones o fotografías.
La cabeza del anuncio puede ser más grande que el del texto, para que destaque y atraiga la
atención de la gente.
62
61 BELTRÁN Y CRUCES, Raúl Ernesto. Publicidad en medios impresos.5ª ed. México: Trillas. 2003.p. 95. 62Ibídem. p. 98.
En la cabeza informativa, lo que se busca es que el lector conozca los aspectos más relevantes
de lo que se quiere dar a conocer.
En cuanto a la cabeza noticiosa, se parte de un hecho actual, veraz, oportuno y conciso para
que la gente sepa de un hecho o hechos de lo que se quiere dar a conocer.
27
En cuanto a la cabeza de orientación, se trata que la gente conozca de qué se habla, para qué
le puede servir conocer ese folleto y cómo puede utilizar un servicio o información en su
beneficio.
Cuando se trata de un título de interrogación se intenta atraer el interés de la gente a través de
una pregunta, por ejemplo: ¿conoce el Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán? Ahí
se despierta el interés de la gente y en el cuerpo de la información se da respuesta a la
interrogante.
En cuanto a la cabeza impositiva, se trata de invitar a la gente a conocer algo, pero con
autoridad, por ejemplo: “Venga a conocer el Archivo Histórico de Tepotzotlán”. Se le dice a
la gente que venga y en el cuerpo se le explica por qué es interesante y por qué debería
conocerlo.
El resto del cuerpo del tríptico debe hablar de una manera clara, sencilla e interesante sobre el
tema a tratar, para despertar un genuino interés de la gente en el Archivo o en el tema a
desarrollar.
Este tipo de medios generalmente se utilizan para dar información sobre algún evento o
producto, puede servir como instructivo de éste, en el caso de un archivo se puede utilizar,
por ejemplo, para dar a conocer el lugar exacto donde se en encuentra el archivo a través de
un pequeño croquis, así como los servicios y el acervo con los que cuenta, como lo hace el
archivo histórico de la ENBA.
Tríptico del Archivo Histórico de la ENBA. Foto: Elizabeth Cruz
“Es un impreso encuadernado, que puede ser o no cocido al lomo. Proporciona una
información más extensa sobre el producto o servicio y se ilustra con fotografías de los
El folleto
28
productos que anuncia, indicando sus principales características técnicas, prácticas
económicas, de diseño etc.”63
Según Franz E., en su texto Servicios de Acceso y Referencia
Según Beltrán y Cruces, en la portada se imprime una atractiva cabeza que puede o no llevar
ilustración. En la primera página interior se publica la presentación del producto, en las
páginas interiores se desarrolla la información. En la contraportada se ponen los datos para
identificar la publicación. El folleto puede ser también desplegable; en este caso el número de
dobleces no debe exceder de tres.
A diferencia del tríptico, el folleto permite desarrollar con mayor amplitud los temas del
archivo, lo cual, dependiendo del presupuesto para el programa de difusión, puede ser una
ventaja. 64
Este medio se puede utilizar para desarrollar el programa de un evento, como fue el caso del
Décimo Encuentro Nacional de Fototeca, en el que se describe la ubicación y hora de los
eventos, así como el desglose de los acontecimientos y nombres de los participantes. También
puede utilizarse en el archivo para describir el contenido de algún fondo, o como lo hace
actualmente la ENBA que a través de un folleto proporciona el reglamento del archivo a sus
visitantes.
Reglamento del Archivo Histórico de la ENBA. Foto: Elizabeth Cruz
, en los folletos de archivo en
algunos casos, se le da más importancia a las ilustraciones que al texto, mientras en otros
adquiere mayor relevancia la información, acercándose a ser una guía resumida de las
colecciones.
63Ibídem. p.103 64FRANZ E. Artículo: Servicios de Acceso… Óp. cit. p. 311.
29
“Este medio se utiliza en la publicidad turística o en casos muy particulares, como el estreno
de un nuevo edificio. Es una tarjeta postal en cuya cara frontal se imprime, en selección de
color, una fotografía del lugar anunciado. En el reverso se saluda al cliente y se le invita a
disfrutar de la nueva instalación.”
Tarjeta postal
65
Pese a su elevado costo de impresión, las tarjetas postales han sido utilizadas por archivos de
todo el mundo, principalmente en Europa y Estados Unidos, de acuerdo con el artículo de
Claire Berche: Exposiciones, Servicios Educativos, Relaciones Públicas
66
. El AGN con
motivo del centenario de la Revolución Mexicana, cada mes emite una postal diferente con
temas históricos, llamadas Joyas del Centenario, al frente se muestra una imagen de algún
suceso histórico y por detrás una breve descripción. En el ejemplo podemos observar la tarjeta
postal del mes de abril.
Postal, Joyas del Centenario, AGN. Foto: Elizabeth Cruz
La serigrafía, entendida como “una técnica de impresión empleada en el método de
reproducción de documentos sobre cualquier material”
Artículos impresos en serigrafía
67
65BELTRÁN Y CRUCES, Raúl Ernesto… Op. Cit. p.96. 66Claire Berche. Artículo: La utilización de los archivos por el gran público. Tomado de WALNE, Peter (Compilador). La administración moderna de los Archivos y la Gestión de Documentos. El prontuario RAMP .París: UNESCO. 1985. p.. 67 http//es.wikipedia.org/wiki/serigrafiaf%C3%Ada Tomado el 12 de octubre de 2009.
, podría ser un poderoso instrumento
para la difusión del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
30
En la ENBA durante la gestión de la profesora Martha Tapia como responsable del Archivo
Histórico, se dio el caso de que obsequiaba lápices y gomas con una impresión alusiva al
mismo, con el logo de la Escuela y la leyenda “Archivo Histórico de la ENBA
Así es como la utilización de medios impresos en serigrafía se puede dar en plumas, llaveros,
gorras, stickers, vasos, platos, lentes y todo aquéllo que lleve al público objetivo a conocer el
archivo.
Diversos artículos impresos en serigrafía .Tomados de http://www.publibus88.com/promos/serig2.jpg
2.3.1.3 Las exposiciones
“Las exposiciones aparecen como el medio más eficaz y ameno de dar a conocer a un amplio
segmento de la sociedad el patrimonio histórico y cultural de una comunidad.”68
“Las exposiciones pueden ser de un gran impacto visual como las fotografías antiguas, de
grabados, de mapas, de dibujos de carteles o pueden ser de documentos de interés general.”
Las exposiciones ayudan a que en un sitio determinado, el público objetivo conozca de
primera mano lo que se pretende dar a conocer. Las exposiciones implican un reto, pero bien
realizadas pueden tener un alto impacto.
En los últimos años, las exposiciones de todo tipo, llámense industriales, comerciales,
artísticas o culturales, logran llegar a un público objetivo y hacer penetrar más el tema que
interesa difundir.
Según Alberch, una exposición permite explotar la riqueza del patrimonio de una comunidad,
y a la ciudadanía encontrar sus raíces del lugar donde vive.
69
68ALBERCH, Ramón et. al. Archivos y cultura: manual de dinamización. Asturias: Trea. 2001. p.85. 69Ibídem. p. 86.
31
Hay varios tipos de exposiciones: las permanentes, temporales, itinerantes y virtuales.
La permanente se utiliza en aquellos archivos donde, por su interés y espacio, permiten tener
una exposición prácticamente todo el año, aunque en algunos momentos cambien de tema o
de documentos presentados.
La temporal es más común y es aquella que se presenta durante un cierto lapso de tiempo, que
puede ser desde unos días hasta meses.
La itinerante es aquella que va de institución en institución, de comunidad en comunidad o
incluso de país en país. Hay exposiciones itinerantes de todo tipo y el interés de llevarlas a
varios sitios es por la importancia del tema y su amplia difusión.
La exposición virtual es aquella que se presenta a través de internet, donde los museos,
archivos, etcétera, ofrecen un catálogo amplio a los visitantes, y a través de varias ventanas o
links los llevan a realizar un recorrido virtual.
Según Alberch, el realizar una exposición implica saber qué exponer, a quién va dirigida,
dónde se va a llevar a cabo y por cuánto tiempo. Para ello, establece los siguientes pasos:
A la hora de definir qué se va a exponer hay que tomar en cuenta temas que tengan vínculos
con la actualidad, que susciten la reflexión, que sorprendan, pero sobre todo, que dejen huella
entre los asistentes.
“En la preparación de una exposición hay un trabajo de gestión de tipo más administrativo,
pero no por ello menos importante. Se trata de planificar y llevar a cabo la contratación de
seguros, transporte, aperitivos, solicitudes formales de préstamo de material, solicitudes para
montar la exposición en un cierto espacio, invitaciones, material de difusión, la organización,
inauguración, mantenimiento, personal a cargo y de apoyo”, todo ello que al final nos
permitirá tener éxito o fracaso en una exposición.
Para Alberch, este es un esquema de lo que se debe tomar en cuenta para una buena
exposición.70
“Fase
Orientación sobre la preparación de una exposición:
Actividades
1. Orientación y preparación Tema, objetivos y orientación generales.
Análisis y evaluación.
Creación del equipo y esbozo del presupuesto.
Elaboración del documento de orientaciones
70Ibídem. p.100-1
32
generales.
2. Investigación Definición de los ejes de investigación. Selección de
documentos y materiales.
Elaboración de documentos de síntesis.
3. Conceptos y diseño preliminar Definición de ámbitos de escenas de la exposición.
Selección del material a exponer.
Definición del hilo conductor estratégico de
comunicación.
Elaboración del documento para el proyecto.
Elaboración del esbozo de diseño.
Diseño y programación de actividades paralelas o
complementarias.
4. Desarrollo Elaboración del documento o proyecto de diseño.
Revisión y aprobación del presupuesto.
Elaboración de textos de la exposición.
Elaboración de textos del catálogo.
Solicitud formal y tramitación de los préstamos de
documentos y materiales
Programación de actividades de difusión y publicidad
Diseño de programas y materiales pedagógicos
Diseño de materiales de edición (carteles, postales.
etc).
Evaluación formativa.
5. Producción Ofertas de contratación.
Recogida y restauración de materiales que se van a
exponer
Acondicionamiento del espacio
Fabricación y construcción
Instalación
Difusión
Ajustes
Preparativos de la inauguración
33
6. Inauguración, mantenimiento y evaluación Desarrollo del programa pedagógico.
Mantenimiento.
Programas de difusión y publicidad.
Desarrollo de actividades complementarias.
Vistas guiadas.
Elaboración y evaluación de material fotográfico.
7. Desmontaje Desmontaje.
Retorno del material prestado.
Revisión de procesos.
Elaboración del documento de evaluación de la
exposición.”
Las exposiciones, como puede verse, implican un reto administrativo, creativo, de relaciones
públicas, pero sobre todo, de saber escoger correctamente lo que se quiere mostrar a la gente
para que sea un éxito.
La exposición, como base para el éxito de los archivos, está documentada en Europa y
Estados Unidos, principalmente. Por ejemplo, en Alemania, según encuestas, “las
exposiciones que tuvieron más éxito en la segunda mitad del siglo XX fueron las organizadas
en 1960 y 1966 por los Archivos de la Baja Sajonia”71
71BEHR. H. Exposiciones, Servicios Educativos, Relaciones públicas. En WALNE, Peter (Compilador). La administración moderna de los Archivos y la Gestión de Documentos. El prontuario RAMP .París: UNESCO, 1985. p.360.
las cuales hablaban de 10 siglos de
historia germana.
En México, el Archivo Histórico del Agua suele montar varias exposiciones, por ejemplo, en
marzo de 2004 montó la exposición fotográfica titulada: Contrastes en la cuenca del Rio
Lerma Inundación y desecación.
2.3.1.4 Instrumentos de descripción como instrumentos de difusión
La descripción es el análisis que el archivista realiza a los documentos con el fin de sintetizar
y condensar la información contenida en ellos, para ofrecerla a los interesados a efecto de
recuperar la información para su fácil localización y, sobre todo, para tener el conocimiento
del contenido del acervo.
34
“Los instrumentos de descripción son las representaciones de los documentos o de sus
agrupaciones, por cuanto los transforman mediante una forma distinta de la original”72
La guía es el instrumento de descripción más general, tiene como principal objetivo el brindar
un panorama general del contenido de un archivo. Por lo tanto “será el instrumento con el que
tenga el primer contacto el investigador. A través de ella conocerá el volumen y la calidad de
los fondos e incluso las posibilidades de la investigación.”
Para Cruz Mundet, son los que establecen vínculos entre los consultantes y el acervo
documental; estos instrumentos son: la guía, el inventario y los catálogos aunque estos
mismos se auxilian de otros más como los índices y tesauros.
73
El catálogo “…describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas,
compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales). Sus objetivos también son servir
como medida de control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario,
de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características
particulares.”
El inventario es un instrumento que tiene como objetivo describir las series documentales,
esta descripción de todo el material que se conserva debe ser exacta y precisa. Entre las
funciones del inventario se encentra la de dar constancia de lo que se guarda en un archivo,
facilitar el control documental para el archivista y permitir la supervisión de la existencia
documental, con lo que estos instrumento se vuelven de suma utilidad para su consulta.
La finalidad del inventario suele ser doble por que para el archivista nos facilita el control de
la documentación que se tiene en el archivo y para el usuario es un elemento indispensable
para su orientación.
Es por eso que la descripción debe ser de un criterio amplio, para poder localizar la
documentación de una manera rápida e inequívoca y así facilitarle al usuario el acceso a la
información.
74
72 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental. Sevilla: Diputación provincial de Sevilla.1982. p.299. 73 ISLAS PÉREZ, María Estela. La archivística en México. Puebla: BUAP. 2003. p.78. 74 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, et. Al. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior. México, BUAP-UNAM. 2002. p 93.
Tiene como finalidad describir, de manera exhaustiva, las piezas documentales como son
documentos sueltos y las unidades archivísticas que son los expedientes, elegidos según
criterios subjetivos por su valor histórico. Dada su naturaleza descriptiva no puede aplicarse a
una agrupación documental como es el fondo, sección o serie, salvo que sea muy pequeña,
35
comúnmente se elabora para grupos de documentos que presentan un interés especial y
limitándose a un periodo cronológico delimitado.75
“Por ejemplo, en 1974, Estados Unidos dio a conocer la Guía Ampliada del Archivo
Nacional.”
Estos instrumentos son necesarios para realizar los servicios de búsqueda y consulta de la
documentación, además de tener otra función como el del control de ésta. Son considerados
como parte de la difusión de los servicios, pues en ellos se describe el contenido del acervo y
a través de ellos el usuario como el investigador sabrá si lo que realmente está buscando se
encuentra en el archivo.
Para Franz E. G., las guías o inventarios como elementos de difusión datan de la década de los
años 50 del siglo pasado, cuando en distintos países de Europa y en Estados Unidos se dan a
conocer los inventarios generales de los archivos públicos y así la gente tiene una idea más
clara de lo que se puede obtener de un archivo.
76
“La mercadotecnia es una actividad cuya finalidad consiste en satisfacer las necesidades y
deseos del ser humano mediante procesos de intercambio.”
2.4 Mercadotecnia, publicidad y archivos
2.4.1. Mercadotecnia
77
Según Antoni Tarrés Rossell, “la mercadotecnia debería permitir mejorar la imagen de los
archivos y favorecer un mejor conocimiento de nuestros centros por parte de los usuarios, ya
sea a partir de una mayor difusión de nuestros depósitos”.
Por lo tanto, el objetivo del plan de difusión del Archivo Histórico del Municipio Tepotzotlán
consiste en saber cuáles son las necesidades presentes y latentes de los usuarios para poder
satisfacerlas.
78
75CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual…Óp. cit p.282. 76FRANZ E. Artículo: Servicios de Acceso…Óp.cit. p.315. 77KLOTER, Phillips, et al. Mercadotecnia. 6ª ed. México: Prentice Hall. 1996. p.4. 78TARRÉS ROSELL, Antoni. Márquetin y archivos: propuestas para una aplicación del márquetin en los archivos. España: Trea. 2006. p.121.
En ese sentido, la utilización de la mercadotecnia debe ayudar a ese fin. Para ello, es
indispensable saber cuáles son los elementos de la mercadotecnia y cómo podemos utilizarla.
36
2.4.2 Componentes de la mercadotecnia
Como se puede observar a continuación, el concepto de mercadotecnia de Kotler está
enfocado a un proceso de intercambio, la mayoría de las veces, de dinero por mercancía.
“Originalmente, las compañías basaban sus decisiones de mercadotecnia, principalmente en
los cálculos de las utilidades inmediatas. Después comenzaron a conocer la importancia de
largo plazo de satisfacer los deseos del consumidor y esto condujo al concepto de
mercadotecnia. Ahora comienza a incluir los intereses de la sociedad en la toma de
decisiones.”79
“El concepto de mercadotecnia social sostiene que la tarea de la organización consiste en
determinar las necesidades, deseos e intereses de los mercados meta… y hacerlo de una
manera que mantenga o mejore el bienestar de la sociedad y de los consumidores. “El
marketing social combina los mejores elementos del cambio social con una planificación
integrada y un marco de acción y utiliza los avances en la tecnología de las comunicaciones
de las habilidades de marketing.”
Sin embargo, para el trabajo que se pretende hacer si bien es un servicio que se pretende
ofrecer, no se espera una retribución económica, pues sólo se busca que la gente conozca y
acuda al Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
En ese sentido, la mercadotecnia que se aplica en este estudio va más allá. Se trata de lograr
una mercadotecnia social, que según Kotler se define así:
80
1. Características sociodemográficas (atributos externos de clase social, renta,
educación, edad, dimensión familiar, entre otros).
.
Andreasen a explica que lo central en la mercadotecnia social es el destinatario. El proceso
debe comenzar por la investigación, para estudiar cuáles son las necesidades, deseos y
percepciones del destinatario objetivo.
Según Kotler, los adoptantes objetivo deben tener las siguientes características:
2. Perfil sicológico (atributos internos como valores, actitudes, motivación, etc.).
3. Características de conducta (esquema de conductas, hábitos de compra o consulta y
características de la toma de decisiones).
79KLOTER, Phillips, et al. Óp. cit. p.17. 80KLOTER, Phillips y ROBERTO, Eduardo. Mercadotecnia Socia: estrategias para cambiar el comportamiento público .México: Diana. 1992. p.29.
37
Un programa eficaz de marketing requiere de conocimientos de las características de cada
grupo de influencia y ha de adoptar las necesidades de cada uno de ellos con una estrategia
apropiada de marketing.81
Según Tarrés
82
“La publicidad la definimos como la comunicación no personal pagada acerca de una
organización que transmite a una audiencia objetivo por medio de comunicación.”
, definir el mercado de los archivos permite saber cuáles son las
características del universo al cual está dirigido, hacer un diagnóstico de la dinámica de
intercambio y definir los segmentos del mercado. Aquí se agregaría el plan de difusión a
llevar a cabo mediante la publicidad en distintos medios, para lograr el objetivo de dar a
conocer de manera amplia al Archivo Histórico del municipio de Tepotzotlán.
Adicionalmente al estudio que se puede hacer respecto de sobre qué se debe conocer del
mercado, Tarrés dice que los archivos tienen características muy particulares que se deben
tomar en cuenta a la hora de realizar un programa de mercadotecnia, como por ejemplo que es
un mercado donde el factor económico no interviene.
Muchas veces la gente no sabe de la existencia de los archivos por la falta de difusión por
parte de las instituciones que lo detectan, o no se da a conocer el verdadero interés que pueden
significar.
En suma, hay un desconocimiento mutuo tanto del posible usuario, como de los archivos
hacia su público objetivo.
Tarrés plantea que los archivos históricos tienen limitantes en cuanto a presupuesto de
difusión, limitada utilización de tipologías de información y carencias de captación de nuevos
públicos, lo que evidencia un mercado en fase incipiente.
La dificultad fundamental en el conocimiento de este aspecto del mercado, no se concreta
tanto en disponer de las tipologías que componen nuestro actual público, como conocer el
potencial del mercado.
Una vez que ya se tiene el perfil de usuario actual y potencial, y se sabe de la problemática de
los archivos, el siguiente paso es el uso de la publicidad a través de diferentes medios de
comunicación para hacer llegar el mensaje al público usuario.
2.4.3. Publicidad
83
81Ibídem. p. 33. 82TARRÉS ROSELL, Antoni .Márquetin y archivos…Óp. cit. p. 135. 83MARTÍNEZ SOLANA, Yolanda. La comunicación Institucional. Madrid: Fragua. 2004. p .123.
38
Una vez que ya se tiene el análisis mercadológico, el siguiente paso es utilizar la publicidad
para hacer llegar el producto a la gente. La publicidad es el conjunto de mensajes emitidos a
través de diferentes medios de comunicación que, resaltando los aspectos positivos y pagando
por ello, buscan promover o incrementar la venta de los productos, actividades o servicios de
una empresa o institución.
La mercadotecnia y la publicidad es un binomio indispensable mediante el cual se pueden
utilizar los medios de comunicación para emitir un mensaje.
Como dijera el canadiense Marshall McLuhan, el medio es el mensaje y en este caso el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán es el mensaje que se quiere difundir.
McLuhan dice que las sociedades siempre han sido moldeadas más por la índole de los
medios con que se comunican los hombres que por el contenido mismo de la comunicación
En ese sentido, el mensaje que se hará llegar a la gente son los documentos en sí del archivo
histórico, para que ésta pueda tener un hilo conductor de su historia. Se trata de un mensaje
que está lleno de historia, de elementos interesantes que invitan a la gente a acudir al archivo.
“La campaña publicitaria se define como una operación cuidadosamente planeada y
ejecutada, que utiliza una serie de anuncios y variables de la comunicación de mercadotecnia,
alrededor de un tema específico y central, con el fin de alcanzar los objetivos de la
campaña.”84
Un buen estudio mercadológico, acompañado de un buen plan de publicidad redunda en
beneficios para los involucrados en el proceso. La ejecución del plan de publicidad está
íntimamente ligado con el estudio mercadológico y queda así:
Primera parte
Introducción. Esta primera parte expone la definición de la política publicitaria de la empresa;
se fijan los objetivos fundamentales y se trazan las líneas generales de la campaña. Asimismo,
se delimitan las acciones en su conjunto
84
Segunda parte
Plan de ejecución
La segunda parte del contenido de plan de campaña incluye el aspecto de mayor importancia,
que es la ejecución de la campaña. Esta segunda parte se divide en los siguientes capítulos:
EYSSAUTIER DE LA MORA, Maurice. Elementos Básicos de mercadotecnia. 4ª ed. México: Trillas. 2002. p 153.
39
Capítulo 1. Determinación del presupuesto publicitario indispensable para cumplir con la
campaña. Éste deberá justificarse.
Capítulo 2. Elección de los medios publicitarios y su justificación.
Capítulo 3. Elaboración de los programas parciales de publicidad, que pueden ser los carteles,
exposiciones, trípticos, dípticos, anuncios en prensa, radio, tv, etc. Realización de los
presupuestos correspondientes a cada programa.
Capítulo 4. Ejecución de las investigaciones de pretest o focus group, para la realización de
los anuncios específicos que incluyen texto, ilustraciones y maquetas; los proyectos de
carteles, anuncios, etc.
Todo anuncio debe iniciar con una investigación de mercado para saber el perfil del
consumidor. Maurice ofrece el siguiente cuadro:
Qué se debe medir Qué se debe investigar Para qué
1. Determinar quién usa el
producto, cómo, dónde y
cuándo lo usa.
Qué imagen tiene el
consumidor de la marca
y empresa.
Investigar cuántas personas
son consumidores
potenciales; dónde están; su
sexo y edad. Qué tan
frecuentemente usan el
producto.
Para establecer plataforma
de redacción y selección de
medios.
2. Se necesita saber qué
decir y cómo.
Las características y tamaño
del público potencial y su
composición.
Seleccionar texto, temas y
promesas básicas, así como
también el tratamiento del
texto.
40
3. A quién decirlo y a
quién mostrarlo.
Tamaño y composición de los
mercados consumidores
potenciales y del público
espectador.
Seleccionar el tratamiento
del texto y la parte artística
de los anuncios. Determinar
los mejores medios.
4. Dónde decirlo. Determinar el tamaño y
composición de los
consumidores, según
cobertura de medios.
Encontrar los medios más
adecuados.
La coordinación de todos estos elementos, tanto de la mercadotecnia como de la
comunicación es fundamental para la elaboración de una propuesta de difusión del Archivo
histórico del Municipio de Tepotzotlán.
La necesidad de información de los investigadores y de los usuarios en general, nos obliga a
realizar un exitoso programa de difusión para que tanto el archivo como los usuarios tengan
beneficios mutuos.
Los usuarios tendrán acceso a los documentos de una forma directa y el archivo podrá cumplir
con su misión de fomentar la investigación y el conocimiento del municipio, contribuyendo
con ello a que las cuestiones históricas estén presentes en el interés de los habitantes de la
zona y los investigadores. Así es como se pretende crear un círculo virtuoso en el Archivo
Histórico de Tepotzotlán.
41
CAPITULO 3: PROPUESTA DEL PROGRAMA DE DIFUSIÓN PARA EL ARCHIVO
HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE TEPOTZOTLÁN
3.1 Diagnóstico
Para conocer la situación que guarda el archivo se aplicaron técnicas de recopilación de
información. Inicialmente me apoyé en la observación, que según Lourdes Münch “es la
técnica de investigación por excelencia. La ciencia nace y culmina con la observación.”85
También señala que es la “técnica más primitiva y la más actual en el proceso del
conocimiento.”
86
Para la realización del presente trabajo se llevaron a cabo entrevistas estructuradas, las cuales
consistieron en establecer un diálogo con informantes clave con base en un guión de
preguntas previamente diseñado, lo cual nos ayudó a obtener información relevante sobre el
municipio de Tepotzotlán, por lo tanto “…permiten obtener mayor información para
estructurar un marco teórico y conceptual congruente con la realidad que se estudia.”
El observar equivale a mirar con detenimiento el objeto de estudio, por lo
tanto, es la forma más usual con la que se obtiene información acerca del mismo.
Para llevarla a cabo, se realizaron visitas al archivo y al municipio pudiendo recabar datos que
me ayudaron a visualizar la situación en la que se encuentra. Para ello, me apoyé en una guía
de observación (ver anexo 1) que permitió situar: la ubicación, los medios de acceso, los
recursos materiales con los que cuenta el archivo, el personal que ahí labora y las actividades
que desempeñan.
Como parte de la observación que se efectuó a través de un recorrido por los lugares más
concurridos del municipio, nos pudimos percatar de la infraestructura con que cuenta, la
cantidad de gente que transita por el centro del municipio y sus alrededores y el tipo de
población que habita en el municipio.
87
85 MÜNCH, Lourdes y Ángeles, Ernesto. Métodos y técnicas de investigación para administración e ingeniería. 2º ed. México: Trillas. 1990 p. 49. 86Ibídem. p. 49-50 . 87 Rojas Soriano, Raúl. Guía para realizar investigaciones sociales. 11ª ed. México: Plaza y Valdés. 1993. p. 136.
La entrevista con la directora del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán (ver anexo
2) nos permitió identificar el contenido del acervo, así como los servicios con los que cuenta y
las deficiencias que tiene, entre ellas está el de no contar con un número considerable de
usuarios.
42
De igual manera, se aplicaron diez entrevistas a profesores de nivel básico (ver anexo 3)
mediante los cuales nos percatamos que la mayoría de ellos no conocen el Archivo Histórico
del Municipio de Tepotzotlán.
Sin embargo, la mayoría tiene una idea de en qué consiste un archivo y qué temas puede
haber ahí.
Por ejemplo, para el nivel primaria, nos percatamos que los temas como agricultura, industria
e historia del municipio, ayudan a apuntalar la impartición de algunas materias de dicho nivel.
También ayudan a los alumnos para que aprendan a investigar en sitios diferentes a las
bibliotecas, museos e Internet.
En opinión de los profesores del nivel secundaria, el archivo apoya las materias de Español e
Historia en el sentido de obtener información sobre los diferentes fondos con los cuales
cuenta el archivo.
Sin embargo, pese a tener claro que el archivo puede apoyar su labor docente, la mayoría de
los entrevistados coincidió en que no existen instrumentos de difusión para que ellos puedan
estar enterados sobre los documentos que se resguardan, así como de las actividades que se
llevan a cabo en el archivo y cómo aprovecharlas al máximo.
Por ello, solicitaron instrumentos que les ayuden a orientar a los alumnos para saber cómo
usar de mejor manera el archivo.
Independientemente de las limitantes que pueden ver en el archivo, también dijeron que
muchas de las actividades extraclase que se les manda a los alumnos no son llevadas a cabo
por falta de tiempo de los padres para llevar a sus hijos a realizarlas.
En ese sentido, demandan horarios flexibles o plataformas de información como internet para
que los alumnos puedan tener acceso a la información del archivo en cualquier momento.
Por otra parte, con base en la información obtenida en la entrevista con la encargada de la
biblioteca pública del municipio de Tepotzotlán (ver anexo 4), se encontró que la gente se
siente confundida cuando se habla de un archivo, pues no saben a ciencia cierta en qué
consiste.
Señaló que cuando se trata de realizar búsquedas de información siempre se tiene como
referente a la biblioteca en temas principalmente de carácter escolar, pero difícilmente se tiene
en mente al archivo como fuente de información que ayude a entender aspectos relevantes de
la historia municipal. También mencionó que muy pocas personas preguntan por la ubicación
del archivo histórico en el municipio y cuando lo hacen generalmente es gente mayor de 50
años. Finalmente sugirió que un programa de difusión del archivo histórico puede tener a la
43
biblioteca como sitio para su exposición, pues es ahí donde acuden gran cantidad de alumnos,
investigadores o público en general, que busca información del municipio.
También se llevó a cabo un sondeo para conocer la opinión de los habitantes del municipio
de Tepotzotlán (ver anexo 6) con respecto al archivo. Un sondeo consiste en una
“…medición estadística tomada a partir de encuestas destinadas a conocer la opinión pública.
Estas mediciones se realizan por medio de muestreos que, usualmente, están diseñados para
representar las opiniones de una población…”88
88
Se optó por el sondeo, aplicado a una pequeña muestra de 30 habitantes de Tepotzotlán, de un
rango de 15 a 60 años de edad pues aplicar un estudio de opinión más amplio hubiera
implicado costos difíciles de cubrir, en cuanto a recursos humanos y materiales.
A través de este instrumento de investigación de campo se obtuvieron respuestas respecto de
si la gente sabe de la existencia del archivo, su ubicación y qué se puede encontrar en él.
Como resultado encontramos que el 95% no conoce la existencia ni la ubicación del Archivo
Histórico, y que tampoco tienen una idea clara de los documentos que se pueden encontrar y
qué servicios ofrece un archivo.
Asimismo, el 50% tiene cierta desconfianza para acudir al archivo pues temen que no se les
trate de manera cortés o que nos se les tenga la suficiente paciencia para explicarle qué
servicios se les puede ofrecer.
Por otra parte, el 10%, independientemente de no saber qué es un archivo, creen que la
información contenida ahí puede ser falsa o estar manipulada por el personal que en él labora.
3.1.1 Situación general del archivo
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán se ubica en las instalaciones de la Policía
Municipal en Av. Ema Sámano 29-A, Barrio San Martín Tepotzotlán, Estado de México.
El archivo cuenta con un espacio reducido, de aproximadamente 20 metros cuadrados, está
fabricado de concreto, cuenta con 10 anaqueles con 8 entrepaños cada uno.
El archivo se encuentra a cargo de la Lic. en Administración, Edith Montes Chávez, quien
asume toda la responsabilidad de la unidad, se encarga de la planeación, los procesos
archivísticos que se llevan a cabo y la coordinación del personal técnico; tanto la encargada
como el personal de trabajo constantemente se capacitan en cuestiones archivísticas.
Wikipedia, la enciclopedia libre. Sondeo de opinión [en línea] [Consultado: 5 de diciembre de 2009] Disponible en:http://es.wikipedia.org/wiki/Sondeo_de_opini%C3%B3n.
44
El Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán se encuentra constituido por seis fondos:
Presidencia, Gobernación, Fomento, Educación, Hacienda y Salubridad. Está conformado por
la siguiente tipología documental: Actas Civiles, Gacetas, Mapas, Actas de Cabildo, entre
otras. Esta tipología la cual comprende información política, económica, social y cultural del
Municipio, documentos que como resultado de la gestión administrativa, este ha generado a lo
largo de su existencia y que hoy se encuentran albergados como parte del acervo.
Por la diversidad de su contenido, este acervo es crucial porque sin él no se sabría el origen
del municipio los datos más relevantes de su administración realizada por más de dos siglos,
desde 1798 hasta 2000.
Dentro de los procesos técnicos archivísticos que se llevan a cabo, tenemos que es un sistema
de clasificación orgánico-funcional, con una codificación alfanumérica y una ordenación
cronológica.
Este sistema es funcional porque cuando un usuario ha requerido algún documento, siempre
se lo han proporcionado sin mayores contratiempos.
Los documentos están albergados en fólderes, los cuales están dentro de cajas AG-12, que
son las apropiadas para este tipo de archivo. Todas las cajas se encuentran rotuladas con los
siguientes datos de los documentos que poseen: Fondo, Sección, Serie, Volumen, Expediente,
Fojas y Fechas Extremas, así como el glifo del municipio. Se observó que el acervo
documental está organizado y en buen estado.
El archivo cuenta con un inventario del acervo, actualmente se está llevando a cabo un trabajo
de descripción para la elaboración de un catálogo.
El local cuenta con iluminación natural, está ambientado a una temperatura de 18°C, cuenta
con ventilación pues existen ventanas dentro del local. Sólo tiene una puerta de acceso y no
existe salida de emergencia; también tiene un extintor y certificados de las fumigaciones
realizadas en el archivo.
La iluminación natural es recomendable, aunque, de todos modos, es evidente la necesidad de
una instalación eléctrica que subsane las fluctuaciones de ésta y la inexistencia de la misma en
las horas nocturnas. Una iluminación ambiental de una intensidad de 50 lux sería suficiente,
una temperatura aproximada de 16ºC y la HR a 40%, ya que si estuviera elevada podría
estimular el crecimiento de moho y la infestación de insectos.
Algo de lo cual nos pudimos percatar es que no cuenta con un programa o instrumentos de
difusión, que permita a la población el saber que el municipio cuenta con un archivo histórico.
Esporádicamente, sólo se realiza una exposición en el claustro del palacio municipal pero
45
muy pocas personas son las que se enteran de dicho evento, como es el caso del personal
administrativo que labora en él.
3.1.2 Problemática y necesidades de difusión
El valor del archivo histórico es importante ya que contribuye a reforzar la identidad del
municipio a través de la concentración y preservación de los documentos que aportan
evidencias tanto de la institución municipal como de la población misma, pues conforman su
memoria.
De nada sirve que existan archivos organizados si el contenido de su acervo no es consultado
o conocido, debido a la falta de medios o instrumentos de difusión que permitan al usuario
saber de su existencia.
Después de un estudio preliminar en el Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán
podemos decir que uno de los problemas que padece es el de no contar con una de las
funciones primordiales que debe tener, que es la de la difusión, por lo que es urgente el
diseño y puesta en marcha del programa de difusión, que permita cumplir con esa labor
primordial.
La población del municipio desconoce la existencia del archivo, y por lo tanto, no sabe cuál
es su importancia; tiene una visión muy diferente de lo que realmente es un lugar como éste.
De acuerdo con los resultados que arrojó el sondeo, algunos habitantes piensan que tal vez la
información contenida en estos documentos no es verídica o que es manipulada por los
encargados; creen que no todas las personas pueden acudir a consultar los documentos por
no ser profesionales.
La poca afluencia de usuarios del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán se da por la
falta de una de las funciones primordiales que debe de tener, que es la de difusión. Así, la
población sabría en primer lugar de su existencia y ubicación, así como de los servicios que
se prestan.
La difusión, como se vio en los capítulos anteriores, es primordial, pues sin ella el emisor no
podrá hacer llegar su mensaje al receptor o público objetivo.
Esto es precisamente el punto nodal del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán, pues
por un lado, tenemos una serie de documentos valiosos en términos históricos, culturales,
sociales, económicos y políticos, pero por otro falta una estrategia clara y definida para darlos
a conocer.
46
3.2 Aplicación de la mercadotecnia y la publicidad para la difusión del archivo
La mercadotecnia, como ya se vio en el capítulo anterior, es una herramienta que busca
conocer las necesidades de la gente y trata de cubrirlas con determinados productos que se
dan a conocer a los sectores de la población a quienes van dirigidos, mediante la creación y
difusión de mensajes publicitarios con base en un medio o soporte de difusión.
Los diferentes estudios de mercado, como son las entrevistas, sondeos u observaciones son
básicos para los fines de la mercadotecnia y la publicidad, ya que permiten obtener
información sobre el mercado meta y así crear mensajes certeros.
Los mensajes publicitarios, como se mencionó en páginas anteriores, tienen características
especiales que soportan de una manera atractiva todo lo que se pretende dar a conocer en
diferentes plataformas.
La aplicación de sondeos, entrevistas y observaciones aportan una solución mercadológica
que se apoya en la publicidad para crear los instrumentos de difusión.
3.3 Planeación de actividades de difusión
Un programa de difusión debe empezar siempre con una buena planificación, no es suficiente
ofrecer un servicio básico, sino que debe ser de calidad, la cual empieza desde la planeación.
Las actividades que se diseñaron para el programa de difusión se agrupan en tres fases que se
describen a continuación:
a) Vistas previas al archivo.
Primera fase
b) Conocer el contenido del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
c) Identificar los elementos claves que podrían ayudar a crear los instrumentos de
difusión.
d) Llevar a cabo un sondeo entre los habitantes del municipio de Tepotzotlán para
identificar las necesidades, relacionadas con el archivo.
e) Realizar entrevistas con la encargada del Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán para conocer la situación por la cual atraviesa el archivo en materia de
difusión y saber cuáles son las necesidades del mismo.
47
f) Entrevistar a profesores de escuelas de nivel básico para obtener información sobre
cuáles son las necesidades de los docentes y que los medios de difusión pudieran
cubrirlos en cuanto al archivo se refiera.
g) A través de la observación, conocer dónde se podrían colocar y distribuir los medios
de difusión que se crearán.
a) Plantear los objetivos del programa de difusión, tomando en cuenta que deben ser
medibles y alcanzables.
Segunda fase
b) Seleccionar los medios de difusión acordes con las necesidades del archivo y que
pudieran tener un mayor impacto entre la población.
c) Elaborar un plan detallado de cada medio, donde se consideren la población objetivo,
las fases de difusión, las cantidades a distribuir, los costos y los lugares donde se
entregarán.
a) Entregar la propuesta del programa de difusión a la responsable del Archivo Histórico
del Municipio de Tepotzotlán, quien posteriormente lo turnará al cabildo municipal
para su análisis y aprobación.
Tercera fase
3.4 Propuesta del programa de difusión
El beneficio principal de la propuesta del programa de difusión es informar a los posibles
usuarios sobre el tipo de información resguardada en el archivo, de manera que puedan
tomar acción inmediata y ejecutar lo conveniente para completar sus investigaciones y
necesidades de información que pudieran tener. De esta manera, se cumpliría con uno de los
objetivos principales del archivo histórico que es el de proporcionar y difundir el acervo
que resguarda.
El programa de difusión debe servir para la toma de decisiones de los usuarios y llevar a cabo
acciones que conduzcan al logro de la misión y visión del archivo.
Objetivo general:
Diseñar un programa de difusión que permita dar a conocer a la población en general y del
municipio de Tepotzotlán en particular, la información que contiene el acervo documental del
Archivo Histórico del Municipio del Tepotzotlán, mediante distintos instrumentos y medios
48
de difusión, a fin de sensibilizarla sobre la importancia y utilidad de dicho acervo.
Objetivos particulares:
• Planear un programa de difusión para el Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán.
• Crear propuestas de instrumentos de difusión para el archivo.
• Presentar el programa de difusión para el Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán.
• Ejecutar el programa a fin de dar a conocer que existe un archivo histórico en el
municipio.
• Evaluar el impacto del programa entre la población para consultar el acervo del
archivo.
Justificación
Actualmente, el Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán cuenta con un valioso acervo
documental que es esporádicamente consultado y que se encuentra constituido por fuentes de
carácter primario, es decir, originales y por textos escritos por sus autores sin la mediación o
interpretación de terceras personas; estos materiales constituyen la materia prima para las
investigaciones históricas desde cualquiera de las diversas disciplinas interesadas en
fenómenos del pasado. Visto así, un archivo histórico tiene en el usuario (investigador
estudiante, docente, o profesional) su razón de existir.
También se cumpliría eficazmente con una función fundamental que es la utilización del
acervo mediante los diferentes tipos de servicio que ofrece el archivo.
Por lo anterior, es necesario realizar un programa de difusión que nos permita un primer
acercamiento a la población, esperando se conviertan en los futuros usuarios.
Viabilidad
La viabilidad del programa de difusión depende de los recursos humanos y materiales con los
que cuente el archivo, pero sobre todo, de un genuino interés por llevarla a cabo. La estrategia
de comunicación no implica grandes costos porque no se está considerando difundirla
mediante inserciones pagadas en radio, televisión, prensa escrita o revistas.
Es viable la propuesta porque la producción de los instrumentos de difusión que se
consideran no implica un alto costo. Se pueden hacer de acuerdo a las necesidades del archivo
49
y estarían enfocados al público objetivo del archivo, que son los habitantes de Tepotzotlán.
Es factible, porque con pocos recursos económicos se pueden elaborar los trípticos, folletos,
artículos de serigrafía, el promocional, la página de internet e incluso los carteles y postales
que son los medios previstos en el programa formulado.
Los recursos humanos necesarios para este proyecto serán las mismas personas que trabajan
en el archivo, quienes se dedicarían a distribuir y promocionar el archivo con los distintos
medios de difusión en los sitios determinados para ello. El diseño y realización de los medios
de difusión correrá a cargo de Elizabeth Cruz Aguilar.
Lo que sí puede poner en riesgo el programa de difusión es la falta de interés de los
trabajadores del archivo, la falta de seguimiento del mismo y particularmente el de no contar
con el apoyo y aprobación de las autoridades administrativas.
3.4.1 Elaboración de instrumentos de difusión
Las diferentes actividades de difusión implican una población o público objetivo, la selección
de un medio, un tiempo o fases para llevarse a cabo, las cantidades a producirse y los costos.
Para el programa de difusión primero se tomó en cuenta el público objetivo con el propósito
de determinar el medio de difusión idóneo para cada segmento del mercado.
Dentro del programa se tomaron en cuenta diferentes grupos poblacionales a los cuales van
dirigidos los mensajes del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán; éstos son: público
en general, estudiantes de nivel básico, medio superior y superior; investigadores y usuarios
asiduos al archivo, visitantes, usuarios de internet y aquellas personas que hagan una visita
guiada al Archivo.
Público en general
Se considera a las personas que viven dentro del municipio, visitantes, amas de casa,
trabajadores en general, profesionistas, estudiantes y autodidactas. Para este tipo de público se
propone el cartel (ver anexo 6).
A través de este medio se pretende atraer a habitantes de Tepotzotlán para que sepan de la
existencia del Archivo Histórico.
Se expondrán cada tres meses en los periódicos murales del municipio, situados en el Palacio
Municipal de Tepotzotlán, los periódicos murales ubicados en la plaza principal del
municipio, en el Museo Nacional del Virreinato, escuelas primarias, secundarias, bachilleratos
50
y universidades. Además, eventualmente en hoteles, restaurantes y comercios que muestren
interés en exhibir el cartel.
Se propone un tiraje de 200 ejemplares con un costo de 10,000 mil pesos, en papel
Fotoglossy.
Características
El cartel buscará captar la atención de la gente con una cabeza tipográfica grande (1/8 parte de
la superficie total del cartel) y una imagen característica del municipio, que podrá ser el glifo
de la localidad o para mayor interés algún documento importante o relevante de hechos
históricos, o fotografías del propio archivo.
Se invitará a los lectores a acudir al archivo y se pondrá la dirección y los servicios que se
ofrecen para acudir a él. El cartel tendrá una medida de 60 centímetros de alto por 45 de
ancho y se diseñará con colores atractivos.
Estudiantes de nivel básico
El objetivo es llegar a estudiantes de primaria (principalmente) y secundaria, para que
conozcan de una manera clara y sencilla el Archivo Histórico. Para ello, se plantea crear una
historieta seriada con dos números cada año.
La cantidad a distribuir es de mil ejemplares en selección a color, en papel couche, con un
costo de 7 mil 200 pesos. Otra opción es a una tinta, en papel bond, con un costo de 800 pesos
por tiraje.
Los lugares donde se pretende distribuir son en escuelas de nivel primaria del municipio de
Tepotzotlán.
Características
Serán dos hojas tamaño carta, dobladas a la mitad y con dos grapas en la parte central de ellas
para evitar que se deshojen. En total serán ocho páginas.
La historieta, por estar enfocada a estudiantes de primaria, se realizará mediante dos
personajes, quienes llevarán por nombre Tepo y Doc. El primer personaje será una caricatura
del glifo del municipio y el segundo tendrá rasgos de un documento. Con un lenguaje sencillo
se creará una historia o cuento basado en un guión que escribirá el responsable del programa
de difusión, donde se pretenden desarrollar los diálogos de cada personaje en torno al
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán para que los niños se interesen en él.
51
Estudiantes de los niveles medio superior y superior
El objetivo es proporcionar de manera sintética y clara información acerca de qué es el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán, cuáles son sus fondos y servicios que ofrece
y la ubicación del mismo.
Para ello, se propone crear un tríptico (ver anexo 7) donde se exponga de manera general qué
es el Archivo Histórico del Municipio Tepotzotlán, que fondos tiene, dónde está ubicado y
cuáles son los servicios que ofrece.
Las fases o momentos en que se distribuirá este medio son tres:
1. Inicio de ciclo escolar.
2. Aniversario del inicio de la Independencia.
3. Aniversario de la creación del municipio.
Se propone que en este proyecto se impriman un millar de trípticos. El costo por millar en
tamaño carta, selección a color, papel couché, es de 3 mil 600 pesos, y en una tinta en papel
bond, es de 400 pesos, cotizados a diciembre de 2009.
El tríptico se distribuirá en las escuelas de nivel medio y superior del municipio.
Este medio también se plantea ofrecer en las bibliotecas, librerías, oficinas de gobierno,
museos y casas de la cultura, para atraer a un mayor número de estudiantes.
Características
El tríptico tamaño carta estará impreso de frente y vuelta, doblado dos veces, de manera que
presente tres cuerpos (seis páginas). Doblado así, consta de portada, solapa, contraportada (al
frente) y tres páginas centrales a la vuelta.
En la portada irá una cabeza tipográfica haciendo alusión al Archivo Histórico del Municipio
Tepotzotlán. En el texto se hablará de las características principales del archivo, se mostrarán
algunas imágenes de los documentos con que cuenta, la dirección y los servicios.
Investigadores y usuarios del archivo
A este público objetivo se busca informar, de una manera más amplia, sobre el contenido del
archivo y cada uno de los fondos con que cuenta por lo que, consideramos que el medio
pertinente para lograr dicho propósito es el folleto (ver anexo 8).
Esta decisión se debe a que es porque este tipo de usuarios tienen un interés más directo en el
archivo y buscan temas específicos o más complejos.
52
Se sugiere un tiraje de mil ejemplares, en selección a color, en papel couche, con un costo de
10 mil 800 pesos o a una tinta, en papel bond, con un costo de mil 200 pesos, cotizados a
diciembre de 2009.
La distribución del folleto se hará a lo largo del año, en eventos culturales, exposiciones, en
bibliotecas públicas y escolares, como elementos de consulta.
Características
El folleto tendrá 3 páginas impresas por ambos lados tamaño carta, que se doblaran por la
mitad. En total el folleto tendrá 12 páginas, con dos grapas en las páginas centrales para que
no se deshoje.
En él se proporcionará información más extensa sobre el Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán, desde su creación, los diferentes fondos con que cuenta y fotografías del
municipio, así como de documentos del propio archivo. También se explicará el tipo de
servicios que ofrece, el horario de atención, la dirección y el teléfono.
La portada contendrá una atractiva foto de algún aspecto relevante del municipio, contenida
en el archivo, con una cabeza que diga: “Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán”. El
resto de las páginas irán con subtítulos, texto e imágenes de documentos y aspectos de los
municipios seleccionados dentro del acervo.
A los investigadores y usuarios constantes del archivo se les obsequiará un producto impreso
en serigrafía, los trabajadores del mismo decidirán a quienes específicamente se le
obsequiarán estos artículos.
Estos productos se tendrán en el archivo todo el año y también se pondrán a la venta por si
alguna persona desea adquirirlos.
Las posibles personas a quienes se podrían obsequiar los productos son:
Personas Producto
Trabajadores del archivo y del palacio
municipal
Taza, pluma, encendedores
Investigador Taza, pluma
Usuario constante Pluma
Estudiantes Plumas, separador, folder
Profesores Taza, pluma
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El costo de los siguientes productos incluye mano de obra y material, y se producirían en una
tinta, cotizados a diciembre de 2009.
1. Tazas: Cien piezas con un costo de 2,650 pesos.
2. Plumas: 500 piezas con un costo de 2,250 pesos.
3. Separadores: 500 piezas con un costo de 1,750 pesos (en papel reciclado).
4. Encendedores: Cien piezas con un costo de 550 pesos.
5. Folders: 500 piezas con un costo por unidad de 2.50 pesos.
Características del diseño
Tazas:
5 centímetros de alto por 5 centímetros de largo, con la leyenda “Archivo Histórico del
Municipio de Tepotzotlán”, el glifo del municipio, la dirección y el teléfono.
Plumas:
80 milímetros de ancho por 3 centímetros de largo, con la leyenda “Archivo Histórico del
Municipio de Tepotzotlán”, con la dirección del archivo.
Separadores:
17 centímetros de alto por 3 centímetros de ancho, con la leyenda “Archivo Histórico del
Municipio de Tepotzotlán”, el glifo del municipio, la dirección y el teléfono.
Encendedores: 2 centímetros de ancho por 5 centímetros de largo, con la leyenda “Archivo
Histórico del Municipio de Tepotzotlán”, el glifo del municipio, la dirección y el teléfono.
Folders:
3 centímetros de alto por 3 centímetros de ancho, con la leyenda “Archivo Histórico del
Municipio de Tepotzotlán” y el glifo del municipio, colocados en la parte superior derecha
del folder.
La dirección y el teléfono se imprimirán en la parte inferior del folder, a todo lo ancho, con un
tamaño de letra de 12 puntos.
Visitantes
Para aquellas personas que no son del municipio y que acuden a visitarlo se busca que se
lleven un recuerdo fotográfico del lugar, pero también la información sobre el Archivo
Histórico.
Para ello se propone producir una postal en selección de color por el frente y en negro por
detrás.
54
La distribución se llevaría a cabo todo el año, en sitios del municipio donde vendan tarjetas
postales, como son negocios que están en la plaza principal del municipio y en el Mercado de
Artesanías.
El costo de 2 mil postales en cartulina sulfatada, con 12 puntos de cara y medias de 10 X 14
centímetros es de un peso por tarjeta, cotizados a diciembre de 2009. El frente sería en
selección a color y la espalda en una tinta.
Con la colocación de las tarjetas postales del archivo se busca la difusión del mismo y no el
lucro, por lo cual las tarjetas se darían a un bajo costo.
Características
Con una imagen atractiva del archivo se tratará de captar la atención del visitante. Esa será la
principal características de la postal en la parte del frente. En la parte de atrás tendrá los datos
del archivo como es su dirección, teléfono, página de internet –en caso de que hubiera- y
servicios.
Usuarios de internet
Se busca llegar a los internautas a través de la creación de una página Web (ver anexo 9), para
que conozcan el Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán o que estén interesados en el
municipio.
El costo de diseñar una página de internet es de 2,500 pesos. Si se añade el mantenimiento y
actualización del portal el costo sube a 4,500 pesos anuales.
El ingreso a un servidor para que pueda darse de alta en internet corre a cargo de la institución
o del gobierno municipal.
Características
El portal de internet tendrá una página principal, donde habrá un cabezal que diga “Archivo
Histórico del Municipio de Tepotzotlán”. En esta primera etapa se mostrarán aspectos
generales del archivo y de ahí se crearán tantas ligas como los encargados del archivo así lo
requieran. Por ejemplo, habrá ligas para indicar la finalidad del archivo, los fondos
documentales, los servicios y la ubicación.
Programa de visitas guiadas
El objetivo de atender de una mejor manera a los visitantes al archivo se hará a través de un
promocional introductorio del mismo, mediante un instrumento breve y visual.
55
El promocional durará 10 minutos y a través de imágenes y texto se mostrará a los visitantes
qué es el archivo, cuales sus principales características, los fondos con que cuenta y los
servicios a los cuales pueden acceder.
El costo del promocional puede ser de dos formas: una producción amateur y una profesional.
La primera consta de dos partes: filmación y postproducción. Un día de filmación tiene un
costo de 2,000 pesos, sin viáticos. Una hora de postproducción tiene un costo de 200 pesos.
Se hizo la cotización de un trabajo profesional con el fin de comparar los costos:
La producción profesional de un promocional, según la agencia Production Assistance &
International Co-production, tiene un valor que va de los 10 mil a los 100 mil dólares.
Dado lo elevado del costo, la alternativa más viable es la primera.
Características
El promocional tendrá los aspectos más relevantes del archivo, como el tipo de documentos
y la información contenida en ellos, antecedentes sucintos, qué es su función, imágenes del
archivo y documentos del acervo, y los servicios con los que cuenta. Todo esto integrado en
una plataforma multimedia, editada en un tiempo de diez minutos.
Para llevar a cabo lo anterior, se presentará al encargado de la realización del promocional un
guión con las especificaciones e indicaciones de cómo debe realizarse el trabajo.
La realización de los instrumentos de difusión redondeara el programa. Un buen trabajo en los
medios, un contenido atractivo, bien hecho y bien distribuido, indudablemente redundará en el
éxito del programa de difusión, el cual será evaluado como siguiente paso, para ver si
realmente funcionó.
Evaluación del programa y criterios de evaluación
Una vez llevado a cabo el programa, si es aprobado por el gobierno municipal, el siguiente
paso es la evaluación, la cual correrá a cargo del o los responsables de aplicar el programa de
difusión.
Criterios
Se llevará a cabo un nuevo sondeo entre profesores, estudiantes y habitantes del municipio de
Tepotzotlán para saber si hubo un impacto del programa de difusión del Archivo Histórico del
Municipio Tepotzotlán.
También se llevará a cabo una medición de los usuarios del archivo, para saber si aumenta la
frecuencia de visitantes; este se puede hacer a través de un formato de control de visitas o con
56
algún cuestionario que se les aplique a los usuarios, para pedirles su opinión sobre el servicio
y cómo se puede mejorar.
Los recursos humanos necesarios para este proyecto serán las mismas personas que trabajan
en el archivo, que son la responsable del archivo y el personal técnico, quienes estarán bajo la
supervisión de la encargada del programa de difusión; serán ellos mismos quienes se
dedicarían a la repartición y promoción del archivo con los distintos medios de difusión, en
los sitios determinados para ello.
Las actividades para la ejecución del programa se desarrollan en seis fases que a continuación
se indican con sus respectivos objetivos.
Fase Actividad Objetivo
1ª Presentación de la propuesta: Presentación del proyecto para su aprobación.
• Presentación del proyecto a la
encargada del archivo.
• Presentación del proyecto al
Síndico.
2ª Selección de información. Búsqueda y selección de información para cada instrumento de difusión.
3ª Elaboración de instrumentos de difusión: Diseño y elaboración de cada uno de los instrumentos de difusión,
• Cartel. de acuerdo al segmento seleccionado. • Trípticos y folletos.
• Historieta. • Grabado en serigrafía. • Página web. • Promocional.
4ª Impresión Llevar a cabo la impresión de cada uno de los instrumentos de difusión.
• Cartel. • Trípticos y folletos.
• Historieta. • Grabado en serigrafía.
57
5ª Distribución:
Seleccionar y en su caso gestionar la aprobación en diversos lugares, para la Distribución de instrumentos de difusión
• Selección de lugares para la
distribución. • Distribución de los instrumentos. • Difusión de la página web.
6ª Evaluación: Llevar a cabo una evaluación para saber si a partir de la implementación
• Revisión de registros de visitantes. programa de difusión , acudieron • Elaboración de cuestionarios. mas usuarios al archivo. • Realización del sondeo
58
Cronograma de ejecución de las actividades del programa de difusión.
Periodo de ejecución Fase Actividad Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Presentación del proyecto a la encargada del archivo. x x
1ª
Presentación del proyecto al Síndico. x x
2ª Selección de información. x x x x
Elaboración de cartel. x x
Elaboración de trípticos y folletos. x x
3ª Elaboración de la historieta. x x x x
Elaboración del grabado en serigrafía. x x
Elaboración de la Página Web. x x x x x x
Elaboración del promocional. x x x x
Impresión de cartel. x x x x
4ª Impresión de trípticos y folletos. x x x x
Impresión de la historieta. x x x x
Impresión del grabado en serigrafía. x x x x
Selección de lugares para la distribución. x x
5ª Distribución de los instrumentos. x x x x
Difusión de la pág. Web. x x
Elaboración de cuestionarios. x x x x x x x x
6ª Revisión de registros de visitantes. x
Realización del sondeo. x
59
CONCLUSIONES
La tarea de difusión en los archivos históricos es fundamental porque ayuda a transmitir la
historia, pues en ellos se concentran y preservan los documentos que aportan evidencias tanto
de las instituciones como de la población misma. En tal sentido, la existencia del Archivo
Histórico del Municipio de Tepotzotlán, por si misma, sirve para preservar la historia
municipal.
Más allá de eso, sin un buen servicio y una mala difusión, el archivo no cumple una de sus
funciones principales: dar a conocer el acervo con que cuenta.
La intención del presente trabajo es trasmitir a las personas, principalmente del municipio,
que la existencia del archivo y sobre todo del acervo contenido en él, tienen una relevancia
sustantiva para los pobladores, en virtud de que en él se encuentra la memoria de las
instituciones, el modo de vida, la evolución que ha tenido el municipio, sus gobernantes. Todo
esto se pretende con la presente propuesta de difusión, con ayuda de los diferentes
instrumentos que se proponen de acuerdo al segmento de la población al que van dirigido, a
efecto de tener un primer acercamiento hacia ellos y sobre todo que sepan de la existencia del
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
El trabajo me deja la visión de que los archivos históricos son lo más relevante que puede
haber para la historia de las instituciones y de la sociedad en su conjunto. Sin embargo, al
acercarme al Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán me di cuenta que el mismo
archivo no cumplen a cabalidad su misión y el objetivo que tiene; el de difundir el acervo, sin
embargo, el interés se tiene por parte de los responsables del mismo, la tarea es empezar a
proponer soluciones para esto, lo cual con el presente trabajo se pretende comenzar.
Por ello, es fundamental llevar a cabo un programa de difusión que acerque a la gente a estas
instituciones y así puedan conocer de “primera mano” los documentos y la historia que
puede revelarles.
Si bien es una labor incipiente en nuestro país, pues pocos archivos históricos cuentan con un
programa formal de difusión, lo importante es motivar a las instituciones a realizarlo cada vez
más frecuentemente presentándoles proyectos que sean factibles a pesar de una limitada
existencia de recursos o que sean acordes a las instituciones con grandes recursos.
El presente trabajo me dejó claro que los recursos no son la principal limitante para llevar a
cabo el programa de difusión, lo más importante es que haya disposición por parte de los
encargados. Sólo nos queda convencer a las autoridades administrativas.
60
Otra limitante que vi y que viene a tratar de cubrir el programa de difusión es que los
administradores del archivo no saben cómo dar a conocer sus acervos. Para ello, es
indispensable crear un programa de servicios acorde con las necesidades de la gente, pero
sobre todo preservando los documentos del archivo.
En cuanto al público objetivo mencionado en el tercer capítulo, es primordial generar en ellos
un interés por su comunidad a través de los archivos históricos y atraer investigadores para
que puedan revelar los tesoros que existen en estos.
En suma, el trabajo de difusión de los archivos históricos es una labor donde gana quien lo
difunde, quien lleva a cabo el programa de difusión, y la sociedad en su conjunto, que tiene de
primera mano las fuentes de la historia y sobre todo, tendremos una herramienta que nos
permitirá el reconocimiento de la experiencia y el conocimiento que tenemos como
profesionistas.
La importancia del presente trabajo radica en aportar una guía de cómo llevar a cabo la
difusión de un archivo histórico.
61
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de 2009]. Disponible en:http://es.wikipedia.org/wiki/Sondeo_de_opini%C3%B3n.
65
ANEXOS
1
ANEXO 1
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA
Guía de observación del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
1. Fecha y hora de la Visita
2. Nombre del archivo
3. Domicilio
4. Medios de comunicación
5. Vías de acceso al archivo
6. Tipo de transporte para llegar al archivo
7. Instalaciones
b:bueno r:regular m:malo
Aspectos a observar
en el Archivo
Histórico Cuentan con :
Es el
adecuado Estado
sí no sí no b r m
Espacio propio
Sala de consulta
Medidas de seguridad
Recursos materiales
2
8. Personal laboral
Personas que se encuentran en el archivo Actividades Funciones
1
2
3
9. Servicios con los que cuenta el archivo
Préstamo Consulta Reprografía
10. Frecuencia de visitas al archivo
Cantidad de visitantes:
día mes Año
3
11. Difusión
Aspectos a observar Cuentan con: Es el adecuado Cubre las Elementos Características indispensables
sí no sí No sí no sí no
Medios de difusión Periódico mural Tríptico Cartel Folletos Página de internet
¿A quiénes van
dirigidos los medios
de difusión?
¿Quién los elabora?
4
ANEXO 2
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA
Entrevista a la Directora del Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
CUESTIONARIO
Nombre:
Profesión:
Tiempo de laborar en el Archivo y cómo llegó ahí:
Lugar de residencia:
1.- ¿Qué tipo de usuario puede visitar el Archivo?
2. ¿Qué tipo de requisitos necesita un usuario de primaria o secundaria para ingresar al
Archivo?
3. ¿Cuáles son los servicios que se ofrecen, las ventajas, desventajas y limitantes de cada uno
de ellos?
4. ¿Cuáles son las razones por las que no es consultado con más frecuencia?
5. ¿Qué tendría que hacer para que esto cambie?
6 ¿Se va a hacer algo al respecto?
7. ¿Cómo cree que una estrategia de difusión puede ayudar a mejorar la llegada de más
visitantes al Archivo?
8. ¿Qué otras instancias pueden o deben ayudar para la consolidación de la difusión del
Archivo?
9. ¿Cuáles son los riesgos de que la gente acuda con mayor frecuencia al Archivo?
10. ¿Cómo se podrían superar estos riesgos?
11. En su opinión ¿cuáles serían los medios idóneos para que se diera a conocer el contenido
del Archivo y cómo podemos llevarlo a la práctica?
12. ¿Qué tipo de recursos, tanto materiales como humanos, se requieren para que la difusión
del Archivo sea mejor?
13. En su opinión ¿es necesario un programa de difusión y qué características debe tener?
5
ANEXO 3
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA
Objetivo: Conocer cuáles son las necesidades de los estudiantes del municipio respecto al
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
Género: Femenino Masculino
Edad: _________________________
Escolaridad: ____________________
Ocupación:_____________________
Instrucciones: Marca con una X la opción que concuerde con tu opinión o en su caso escribe
la respuesta.
1. ¿Sabe usted qué es un archivo?
_____________________________________________________________
2. ¿Cuál cree que es su importancia?
_____________________________________________________________
3. ¿Sabe que existe un archivo histórico en el municipio?
SI ( ) NO ( )
Si su respuesta fue SI, pase a la siguiente pregunta
Si su respuesta fue NO, pase a la pregunta 6
4. ¿Conoce su ubicación?
SI ( ) NO ( )
6
5. ¿Lo ha visitado alguna vez?
SI ( ) NO ( )
6. Si no lo ha visitado ¿cuál es la razón?
______________________________________________________________
7. ¿Cuáles temas cree que son los que puede encontrar?
• Historia del municipio ( )
• Presidentes municipales ( )
• Registro civil ( )
• Historia de la educación en el municipio ( )
Otros____________________________________________________________________
_________________________________________________________
8. ¿Cuáles temas cree que puedan ayudar a la labor educativa de los alumnos?
______________________________________________________________
9. Mandaría usted a los alumnos a realizar una tarea o investigación al archivo
SI ( ) NO ( )
¿Por qué?
______________________________________________________________
10. ¿A cuáles materias cree que serviría la información del archivo?
______________________________________________________________
11. ¿Cuáles servicios cree que puede contar el archivo?
______________________________________________________________
12. ¿Cómo cree que puede ser un buen servicio de un archivo histórico hacia los alumnos?
______________________________________________________________
13. ¿Cómo podrían conocer el archivo los alumnos?
Toda información proporcionada es confidencial y será utilizada para fines
estadísticos. Gracias.
7
ANEXO 4
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA
Objetivo: Conocer cuáles son los temas de interés sobre el municipio Tepotzotlán.
Género: Femenino Masculino
Edad: ____________________________
Escolaridad: _______________________
Ocupación:________________________
1. ¿Qué documentación es la más consultada en la Biblioteca?
______________________________________________________________
2. ¿Quiénes son los que vienen a consultar información del municipio de Tepotzotlán?
______________________________________________________________
3. ¿Qué tipo de información solicitan más sobre el municipio?
______________________________________________________________
4. ¿Le han preguntado alguna vez del Archivo Histórico de Tepotzotlán?
5. ¿Qué tipo de personas?
______________________________________________________________
6. ¿Tiene alguna información relacionada con el Archivo Histórico del Municipio de
Tepotzotlán?
______________________________________________________________
7. ¿Usted estaría dispuesto a permitir la difusión del archivo en la biblioteca?
SI ( ) NO ( ) ¿Por qué?
8. ¿Conoce personalmente el Archivo histórico del municipio Tepotzotlán?
______________________________________________________________
9. ¿Qué sugeriría para que lo conozca la población?
______________________________________________________________
Toda información proporcionada es confidencial y será utilizada para fines académicos.
Gracias.
8
ANEXO 5
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA
Objetivo: Recabar información acerca la importancia que tiene para los habitantes el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán.
Datos Generales:
Género: Femenino Masculino
Edad: _______________________________
Escolaridad: __________________________
Ocupación:____________________________
Lugar de residencia:_____________________
Instrucciones: Marca con una X la opción que concuerde con tu opinión.
1.¿Conoces el Archivo Histórico del municipio de Tepotzotlán?
SI ( ) NO ( )
2. ¿Qué temas consideras que trata el Archivo?
• Historia del municipio ( )
• Presidentes municipales ( )
• Registro civil ( )
• Historia de la educación en el municipio ( )
3. Para que pudieras acudir ¿qué tipo de servicios querrías que se te ofrecieran?
________________________________________________________________
4. ¿Conoces dónde está ubicado el Archivo?
SI ( ) NO ( )
5. ¿Por qué crees que la gente no acude a él?
• No lo conoce ( )
9
• No le interesa ( )
• Desconoce su ubicación ( )
6. Para tu vida cotidiana ¿qué temas podrían interesarte?
• Administración pública ( )
• Registro civil ( )
• Historia de Tepotzotlán ( )
• Registro catastral ( )
• Planos de ubicación ( )
• Hechos históricos( )
7. ¿Crees que la labor de difusión del Archivo Histórico es suficiente?
SI ( ) NO ( )
¿Por qué?
8. ¿Qué tipos de medios de difusión crees que hacen falta para que la gente conozca el
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán?
a) Folletos ( ) b) Exposiciones ( ) c) Visitas Guiadas ( )
Toda información proporcionada es confidencial y será utilizada para fines académicos.
GRACIAS.
10
ANEXO 7
Resultados del sondeo aplicado a una muestra de 30 habitantes de Tepotzotlán, de un rango de
15 a 60 años.
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10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
CONOCEN EL ARCHIVO,HUBICACION Y
CONTENIDO
ACUDIRIAN AL ARCHIVO CONFIAN EL LA INFORMACIÓN DEL
ARCHIVO
SI
NO
Archivo Histórico del Municipio de Tepotzotlán
Descúbrelo en...
Av. Eva Sámano de López Mateos, Núm. 29-A Barrio San Martín. Tepotzotlán, Estado de México. Tel: 58-76-63-31
Encuentro con el pasado
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5.
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nto
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