escuela nacional de biblioteconomÍa y archivonomÍa · 2017-10-13 · secretarÍa de educaciÓn...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
“MIGRACIÓN DE DATOS DEL SISTEMA SIABUC SIGLO XXI A SIABUC 8 EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD
DEL TEPEYAC”
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO
EN BIBLIOTECONOMÍA
P R E S E N T A:
JUAN VALENTÍN HERNÁNDEZ FÉLIX
ASESORES: Mtra. Emma Hernández Gómez
Mtro. Oscar Arriola Navarrete
MÉXICO, D.F. 2011
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1. LA UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC Y SU BIBLIOTECA
1.1 La Universidad del Tepeyac
1.1.1 Antecedentes
1.1.2 Misión y visión
1.1.3 Estructura organizativa
1.1.4 Ubicación geográfica e instalaciones
1.2 La Biblioteca de la Universidad del Tepeyac
1.2.1 Misión, visión y objetivos
1.2.2 Estructura organizativa
1.2.3 Personal
1.2.4 Usuarios
1.2.5 Servicios
1.2.5 Colecciones
CAPÍTULO 2. AUTOMATIZACIÓN EN LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Y
MIGRACIÓN DE DATOS
2.1 Biblioteca Universitaria
2.2.1 Definición
2.1.2 Funciones y objetivos
2.2 Automatización de bibliotecas
2.2.1 Concepto
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2.2.2 Antecedentes de la automatización de bibliotecas
2.2.3 ¿Por qué automatizar?
2.2.4 Planeación de la automatización
2.3 Sistemas de automatización de bibliotecas
2.3.1 Concepto de sistemas de automatización
2.3.2 Tipos de sistemas de automatización
2.3.3 Sistemas disponibles
2.4 Sistema Integral de Automatización de Bibliotecas de la Universidad
de Colima
2.4.1 Antecedentes del sistema
2.4.2 Características y requerimientos del sistema
2.4.3 Módulos
2.4.4 SIABUC siglo XXI
2.4.5 SIABUC 8
2.5 Migración de datos
2.5.1 Concepto
2.5.2 Proceso de migración
2.5.3 Dificultades
CAPÍTULO 3. MIGRACIÓN DE DATOS DE SIABUC SIGLO XXI A SIABUC 8
3.1 Análisis y diagnóstico de los problemas
3.2 Planeación
3.3 Desarrollo
3.4 Resultados
Conclusiones y Recomendaciones BIBLIOGRAFÍA ANEXO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
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INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Funciones del personal de la Biblioteca de la Universidad
del Tepeyac
Tabla 2. Colecciones de la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac
Tabla 3. Tipos de sistemas de automatización
Tabla 4. Sistemas de automatización con mayor demanda a nivel global
Tabla 5. Errores presentados en la Migración de SIABUC Siglo XXI a
SIABUC 8
Tabla 6. Cronograma de actividades para la migración
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PREFACIO
Una de las inquietudes más frecuentes de ser estudiante es poner a prueba los
conocimientos adquiridos durante el proceso de formación, ya sea para corroborar
que el tiempo invertido no ha sido en vano, o bien para reconocer que el tramo
recorrido es apenas una parte de un largo sendero.
Sea cuales fueren las razones, es indudable que un acercamiento temprano a la
práctica ayuda a orientarte sobre una posible área de interés dentro de la disciplina.
En el caso personal, el interés por las tecnologías de información y los aspectos que
le rodean, hizo feliz encuentro con la posibilidad de realizar un trabajo recepcional
en el rubro de la automatización de bibliotecas, que si bien posee una naturaleza
propia, es un nicho en el que convergen estos elementos.
Es así que cuando al laborar en la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac surgió la
posibilidad de poner en marcha un proyecto de migración de datos, no existió
ninguna vacilación de por medio para aventurarse en él, ya que correspondía a las
aptitudes y habilidades hasta ese momento adquiridas.
Indudablemente su desarrollo y culminación no resultó sencillo, ya que el manejo de
datos implicó una revisión meticulosa en todo el proceso, y más aún, en ocasiones
resultó frustrante, rutinario y tedioso. Afortunadamente esto no fue impedimento y
el proyecto se culminó en tiempo y forma, dando como fruto este trabajo, testimonio
de lo realizado.
Por último es importante mencionar que esta labor no pudo realizarse sin contar con
el respaldo y confianza de las personas adecuadas, por cual ofrezco mis más
sinceros agradecimientos a Carolina González Méndez, Coordinadora de la
Biblioteca de la Universidad del Tepeyac por todas las facilidades otorgadas para la
realización de este trabajo, así como a mis asesores Mtra. Emma Hernández
Gómez, Mtra. Lourdes Feria Basurto y Mtro. Oscar Arriola Navarrete. De igual forma
agradezco al Lic. Hugo Vargas por sus consejos y su amistad que influyeron para
hacer esto posible.
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INTRODUCCIÓN
Con mayor frecuencia, la automatización de bibliotecas tiende a ser un hecho natural
dentro de las diversas instituciones, pues sin importar el tamaño del acervo que
poseen o de la comunidad de usuarios a la que sirven, hacen un esfuerzo por
adentrarse en este ámbito tecnológico, a fin de simplificar sus procesos y ofrecer
servicios y recursos con mayor impacto.
Desde luego, en ocasiones es tan grande el ímpetu con el que se adoptan este tipo
de medidas, que durante el proceso, suelen eclipsarse las necesidades que conlleva
su implementación, pues ante todo, la automatización de bibliotecas es una mezcla
de recursos humanos, materiales, infraestructura, hardware y software que requieren
mantenerse a la expectativa de su funcionamiento.
En este sentido, no pocas veces, y por razones diversas, suele desestimarse una
proyección a futuro del sistema de automatización a utilizar, es decir, se pasa por
alto la necesidad de procurarle mantenimiento y actualizarlo, aumentando el riesgo
de que cuando se vuelva ineludible renovar, la tarea no resulte en lo absoluto
sencilla.
El informe que a continuación se presenta, está inmerso dentro de este contexto,
pues en él, se abordan los procedimientos utilizados para identificar y resolver los
problemas que la desatención originó y que dificultaban en la Biblioteca de la
Universidad del Tepeyac, la modernización de su sistema de automatización.
Es por ello que si bien, la pertinencia del proyecto radica principalmente en sus
implicaciones prácticas dentro de la institución (tanto para futuras actualizaciones del
software que eviten en la medida de lo posible un gasto en soporte técnico como
para la corrección de procedimientos de trabajo que dieron origen a la problemática )
también podría ser de utilidad a otros profesionales e instituciones que se
encuentren con problemas similares a los reseñados en este informe, pues SIABUC
es utilizado en más de 1500 instituciones en México y América Latina.
vii
De este modo, el objetivo del presente informe, consiste en describir de manera
puntual como los conocimientos adquiridos durante la formación profesional se
tradujeron en actividades concretas, para una correcta migración de datos en la
Biblioteca de la Universidad del Tepeyac a partir de dos factores: las dificultades
inherentes al software para eliminar completamente registros bibliográficos y una
falta de regulación en los procedimientos de catalogación.
Por ende, en el contenido de este trabajo se abordan cada uno de estos aspectos a
través de tres apartados.
En el primero de ellos se establece el marco de referencia a través de una revisión
de los antecedentes históricos de la Universidad del Tepeyac, así como de su
organización académica – administrativa, concluyendo con una descripción detallada
de la biblioteca.
En el segundo capítulo, se realiza un recorrido teórico conceptual en el que se
abordan los elementos básicos de las bibliotecas universitarias, la automatización de
bibliotecas, los sistemas de automatización y la migración de datos.
En tanto, en el tercer apartado, se explican todos y cada uno de los procedimientos
realizados para la migración de datos entre los sistemas de automatización SIABUC
Siglo XXI y SIABUC 8.
Para finalizar y a manera de propuesta se anexa un manual de procedimientos para
ingresar y borrar registros en SIABUC 8, que sirva como guía para evitar en lo
posible, los errores detectados durante la realización de este proyecto.
CAPÍTULO 1
LA UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC Y SU
BIBLIOTECA
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CAPÍTULO 1. LA UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC Y SU BIBLIOTECA
Uno de los rasgos que definen al México de la segunda mitad del siglo XX, es el
proceso de transformaciones que comenzaron a efectuarse de manera vertiginosa
en diversos ámbitos de la realidad nacional. Ya sea en el aspecto político, en el
económico, en el social o el cultural, el país trata de dejar atrás los efectos de sus
conflictos internos para enfilarse hacia la consolidación de las instituciones y
alcanzar el bienestar.
Dentro de este proceso, la educación superior no resulta ajena a esta serie de
cambios ya que en poco tiempo comenzaron a desarrollarse distintos modelos de
educación universitaria1, delineados acorde a las necesidades de los diferentes
sectores de la sociedad.
La educación superior se ha vuelto una fuente de producción de información para el
desarrollo cultural, social y tecnológico de un país, con el fin de afrontar a la
globalización y forjar nuevos modelos de educación que sean adaptables y flexibles
para la sociedad.
Este fenómeno cobra mayor fuerza a partir de la década de 1970, esencialmente
tras la reforma educativa realizada durante el gobierno del presidente Luis
Echeverría Álvarez, la cual tenía como objetivo “trasformar la economía, las artes y
la cultura a través de la modernización de las mentalidades”2.
En los últimos años la oferta de programas educativos en las instituciones
particulares se ha expandido notablemente contribuyendo con ello a la formación
profesional de los mexicanos. Hoy en día, existen instituciones particulares en todas
las entidades federativas de la República. Sin embargo, el crecimiento de dichas
instituciones ha sido complejo, pues sólo algunas han logrado avances significativos
y prestigio social.
1 MELGAR ADALID, Mario. Educación superior: propuesta de modernización. México: Fondo de Cultura Económica, 1994. p. 96 2 TORRES SEPTIÉN, Valentina. Educación privada en México. [en línea]. [Consultado 02 de agosto 2010]. Disponible en: http://biblioweb.dgsca.unam.mx/diccionario/htm/articulos/sec_20.htm
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El gobierno ha realizado esfuerzos en los últimos años para mejorar los requisitos y
procedimientos para el otorgamiento del Reconocimiento de Validez Oficial, el cual
es otorgado tanto por los gobiernos federales como estatales; y también, por
universidades autónomas públicas, cediendo su incorporación de estudios a las
instituciones particulares.
Ante tal impulso, surgen a lo largo del país diversas universidades con enfoques
específicos, tanto públicas como particulares, siendo una de ellas la Universidad
del Tepeyac.
1.1 La Universidad del Tepeyac
La Universidad del Tepeyac es una institución de educación superior de carácter
privado que cuenta con más de 35 años de experiencia en “la formación de jóvenes
profesionistas con un sentido cristiano y humanista”3.
Su modelo educativo se basa en el reconocimiento que adquieren los alumnos a
partir de una sólida preparación y el ejercicio de los valores en los ámbitos personal
y profesional, es por ello que la formación que ofrece gira en torno al desarrollo de
tres aspectos básicos; el profundo conocimiento de la disciplina (saber hacer),
capacidad de autodesarrollo (saber cómo hacer) y la trascendencia de la profesión
a nivel social (saber para qué hacer).
La oferta académica de la Universidad del Tepeyac comprende a nivel licenciatura
once programas de estudio en las áreas de administración de empresas,
arquitectura, contaduría y finanzas, ciencias de la comunicación, derecho, diseño
gráfico, ingeniería industrial, gestión de negocios, mercadotecnia, psicología y
turismo.
Cuenta, además, con diez especialidades y cuatro programas de maestría,
estudios que en su mayoría están enfocados a la gestión empresarial, las doctrinas
filosóficas y los estudios teológicos.
3 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC.Modelo universitario. México: Universidad del Tepeyac, 2003. p.1
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1.1 .1 Antecedentes
Oficialmente la Universidad del Tepeyac se funda en el mes de agosto de 1975
aunque sus antecedentes se remontan al año de 1938 cuando el ingeniero de origen
estadounidense Teodoro Guilderd, decide que al fraccionamiento que había
construido en los terrenos del antiguo rancho de Pirineos (Hoy colonia Lindavista),
le hacía falta una escuela a la que pudieran asistir los hijos de los residentes4.
Es así que durante casi un año y medio trabaja en la construcción de las
instalaciones del plantel, que tras un gran esfuerzo se ven concluidas a finales de
1940, teniendo como resultado trece espaciosas aulas.
Si bien para entonces la colonia ya contaba con un buen número de habitantes que
auguraban el éxito de la escuela, esta no logró atraer a los suficientes alumnos para
sostenerse, por lo que en 1947 el ingeniero Guilderd decide vender el colegio a la
asociación de colonos de Lindavista.
Cerrado el trato, los residentes establecieron un acuerdo con un grupo de religiosos
benedictinos estadounidenses para que se hicieran cargo de la dirección del colegio,
de modo que la educación que recibieran los alumnos estuviera orientada hacia la fe
que profesaban; es decir la católica.
Bajo el nombre de Colegio del Tepeyac la nueva administración logró incrementar
considerablemente la matrícula de alumnos pasando de 58 a 3600 en un lapso de
13 años, todo ello gracias al renombre que alcanzó la institución por el alto nivel
académico que se brindaba en sus aulas.
Pese a estos y otros logros, en 1972 la Congregación Benedictina que ya era dueña
del colegio, decide deshacerse del mismo para afrontar otros proyectos educativos
al poniente de la Ciudad de México, por lo que vende las instalaciones a un grupo de
vecinos encabezados por el contador Rodrigo Valle Orozco.
4 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. “Los polvos del tiempo, la fundación del Tepeyac”. En: Revista de aniversario 1940-2005. p.4
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En poco tiempo Don Rodrigo Valle se convirtió en dueño absoluto del Colegio, y
deseoso no sólo de mantener el prestigio adquirido por la institución sino de
incrementarlo, apuesta por la formación de profesionistas bajo el modelo del
Tepeyac dando lugar a la Universidad del Tepeyac.
Con más entusiasmo que recursos y utilizando por las tardes las aulas de la
preparatoria del Colegio, la Universidad se crea con cuatro licenciaturas de la rama
de las ciencias sociales; administración empresas, derecho, ciencias y técnicas de
la comunicación y contaduría pública.
A partir de entonces la Universidad del Tepeyac entró en una etapa de crecimiento
constante que incluye hazañas no solo en el ámbito académico sino también en el
deportivo, pues una de sus mayores glorias, “Los Frailes del Tepeyac”, se
consolidaron como uno de los equipos más ganadores en la historia del futbol
americano estudiantil de México, al lograr una racha hasta ahora inigualada de 15
campeonatos consecutivos.
Desafortunadamente para la comunidad del Tepeyac esta historia de logros se vio
tristemente empañada en 1992, cuando de manera intempestiva muere el rector
Don Rodrigo Valle Orozco, dejando inconclusos una serie de proyectos que
buscaban dar mayor brillo a la Universidad.
Ante este lamentable hecho, son los hijos del rector quienes deciden continuar con
el sueño de Don Rodrigo haciéndose cargo de la administración del Tepeyac, labor
en la que hasta la fecha continúan.
Finalmente, vale la pena señalar que a lo largo de su trayectoria, la Universidad del
Tepeyac ha logrado importantes reconocimientos, como por ejemplo, la certificación
de Universidad de Calidad por parte de la Federación de Instituciones Mexicanas
Particulares de Educación Superior (FIMPES) o el de Insti tución de Excelencia
Académica otorgado por la Secretaría de Educación Pública (SEP).
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Aunado a ello, varios de sus egresados se han convertido en reconocidos
profesionistas y personajes destacados, como es el caso del conductor de radio
Mariano Osorio, los periodistas Edgar Galicia, Hannia Novell, Jorge Rivero, actor de
cine y televisión, Onésimo Cepeda, obispo de Ecatepec, entre muchos otros.
1.1.2 Misión y visión
Forjada bajo el lema guía de “Ad máximum” (Para el desarrollo total) la Universidad
del Tepeyac desde sus inicios reconoció la importancia de involucrarse en los
procesos de cambio y solución de los problemas nacionales, por lo cual se planteó
como misión:
“Formar profesionales, docentes investigadores que con sentido cristiano de la
historia y un gran humanismo, pensando en México, promuevan el desarrollo
crítico de la cultura, de la ciencia y de la tecnología, desde una perspectiva de
laicos cristianos comprometidos con la sociedad y un estilo de educación para
el desarrollo total”5.
Para alcanzar esta meta, autoridades, docentes y alumnos de la institución han
reflexionado en las necesidades que los cambios tecnológicos y sociales a nivel
global imponen al profesionista del siglo XXI, es por ello que en la Universidad del
Tepeyac se ha trazado como visión:
“Llegar a ser una institución de educación superior integral que impulse el
desarrollo y el conocimiento gracias a un modelo que responda a las
necesidades del mundo contemporáneo”6
Lo anterior a partir de una serie de principios rectores que distinguen a la comunidad
del Tepeyac por su compromiso al trabajo y al orden social, fundamentado en la
justicia y el bien común y entre los que se encuentran7:
5 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Ideario: declaración de principios, misión y valores de la Universidad del Tepeyac. [documento interno] México: Universidad del Tepeyac, 2006. p.2 6 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. “Modelo universitario”. Op. cit. p.64 7 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Ideario: declaración de principios [...] Op. cit. p.4-10
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A) La excelencia académica, la cual no se limita o agota en la conservación
y transmisión de la cultura sino como generadora de ella, a través de la
participación activa-propositiva de los estudiantes, la resignificación y
fortalecimiento de la función de guía, al igual que la mediación de los
docentes. Este principio incluye además la búsqueda de la excelencia
tanto en la investigación como en la creatividad incluida en la aplicación
de la currícula como alternativas para lograr redescubrir la verdad.
B) La excelencia profesional, como visión unitaria de todas las áreas del
saber que culmina en el hombre, vértice, protagonista y destinatario
beneficiado del mismo, con un alto grado de la ética en tiempos de
descomposición de la conciencia personal y social.
C) La orientación humanista, en la que se comprometa todo el saber al
servicio y beneficio de la persona para su plena realización y
trascendencia, toda vez que el conocimiento es en la persona una
dimensión existencial que la involucra en su totalidad, le posibilita auto
trascenderse y entrar en contacto con el mundo que le rodea.
D) La inspiración cristiana, para crear un diálogo entre la ciencia y la fe y
dar sentido meta histórico al mundo, al hombre, a la vida y a la historia;
para poder descubrir el valor y la dignidad del hombre, para orientar la
búsqueda de la verdad y encontrar los marcos de la justicia social.
E) La orientación social, factor importante para la inducción de los cambios
sociales deseables, respondiendo a las exigencias que el momento
histórico solicita de los profesionales en formación, servir, hacer y vivir
valorando al hombre como factor en el desarrollo social.
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1.1.3 Estructura organizativa
Para poder cumplir con su misión docente, la Universidad del Tepeyac ha centrado
su eje directivo en el Consejo Universitario8, órgano supremo encargado de
coordinar las actividades académicas, el uso eficiente de los recursos, así como de
vigilar el desarrollo del proyecto educativo institucional.
Esencialmente el consejo se encuentra integrado por tres autoridades; el Rector
General, el Vicerrector Académico y la Secretaría Académica, instancia que se
encarga de la gestión los programas de licenciatura y posgrado.
De manera subordinada al Consejo Universitario se encuentran las coordinaciones
generales de apoyo, cuyo objetivo es facilitar la labor docente, la administración
escolar y la proyección de la Universidad hacia el exterior, las cuales se dividen en:
v Coordinación de Centros (encargada de regular las actividades de cada
escuela de formación).
v Coordinación de Apoyo Académico Universitario (en la cual recae la
administración escolar).
v Coordinación de Desarrollo Institucional (en la que se regulan los planes y
programas de estudio).
v Coordinación Relaciones Públicas (encargada de la difusión de la
universidad).
Aunado a ello, como parte de la formación integral que se ofrece a los alumnos del
Tepeyac, la Universidad cuenta con departamentos en los que el estudiante puede
auxiliarse para un mejor desarrollo académico y personal como son los
departamentos de orientación psicopedagógica, de formación humana, de
recreación físico–deportiva, entre muchos otros. 8 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Reglamento. [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2003. p.5
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ORGANIGRAMA DE LA UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC 9
9 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Manual de inducción a la universidad. [documento interno] México: Coordinación de Apoyo Académico Universitario, 2010. h. 36
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Ubicación geográfica de la Universidad del Tepeyac
1.1.4 Ubicación geográfica e instalaciones
A diferencia del Colegio del Tepeyac que ha expandido sus instalaciones al estado
de Querétaro, la Universidad se ha mantenido en un solo campus ubicado en los
predios 802 y 842 de Callao, en la colonia Lindavista, Delegación Gustavo A.
Madero, en México D.F.
Ambos terrenos comprenden poco más de 20 mil m2 y albergan 27 edificios
académico – administrativos en los que existen:
v 92 aulas de enseñanza.
v 3 Salas de usos múltiples
v 3 Auditorios con una capacidad total de 600 personas
v 2 Bibliotecas
v 4 salas de cómputo con capacidad para 60 alumnos cada una
v 1 Gimnasio
Así como diversos espacios destinados a la convivencia, el esparcimiento, la
recreación artística y deportiva.
UbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbUbicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacióión n n gegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegegeogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogogográráráráráráráfif if if if if icacacacacaca d d d d de e e e e lalalalala U U U U Unininininiveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveveversrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsrsidididididididididididididididididididididididididididididididididididididididididididididididadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadadad d d d d delelelelel T T T T Tepepepepepepeyeyeyac
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1.2 La Biblioteca de la Universidad del Tepeyac
De manera general, la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac es la unidad
administrativa encargada de apoyar la función docente, la investigación y la difusión
del conocimiento “a través de la selección, adquisición y organización de material
bibliográfico, así como de servicios encaminados a la investigación académica”10.
Sus antecedentes se remontan a la fundación la Universidad, aunque a diferencia de
otras áreas, durante casi dos décadas se mantuvo como una entidad sin
representación en el cuadro directivo y sin un espacio óptimo para albergar sus
colecciones, pues ocupaba tan solo un salón de 20 m2 en el patio del Colegio.
Conscientes de esta situación y de las crecientes necesidades de la comunidad, las
autoridades deciden la reestructuración administrativa y física de la biblioteca, para
lo cual incorporan personal capacitado en el área y ordenan la construcción de un
espacio exclusivo para la biblioteca en el cual se encuentra desde 1994.
Edificio actual de la biblioteca
1.2.1 Misión, visión y objetivos
Considerando la relevancia que tiene en el desarrollo de las actividades académicas,
la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac se ha fijado la misión de:
10 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Manual de procedimientos de biblioteca. [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2007. p.3
EdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdEdifififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififififif icicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicicioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioio a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a actctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctctuauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauauaual l l l l l l l l l l l l l l l l l l dededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededededede l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l la a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a bibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibibiblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblblioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioioiotetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetetecacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacacaca
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“proveer de manera ágil la información a la comunidad estudiantil, docente y
administrativa para que lleven a cabo el cumplimiento de la misión institucional
de formar profesionales con un sentido cristiano de la historia y un gran
humanismo que promuevan el desarrollo crítico de la cultura, la ciencia y la
tecnología.”11
Para lograr este cometido, en la biblioteca se han fijado una serie de objetivos
generales, entre los que destacan:
v Satisfacer las necesidades de información de la comunidad universitaria;
alumnos, profesores, personal administrativo y egresados.
v Aplicar el modelo académico de la Universidad del Tepeyac.
v Apoyar las actividades encaminadas a la investigación.
v Implementar nuevas tecnologías en beneficio de los usuarios, para la
recuperación de información y servicios bibliotecarios.
v Actualizar continuamente el acervo general de la biblioteca basándose en
los programas de estudio de la SEP y UNAM.
v Difundir a la comunidad académica los programas, actividades, servicios,
nuevas adquisiciones y reglamentos que la biblioteca proporciona a sus
usuarios12.
De esta manera se busca que en un futuro (visión) pueda convertirse:
“En la mejor biblioteca de las instituciones privadas de educación en la zona
norte de la Ciudad de México, que mantenga en su acervo la bibliografía básica
para los niveles secundaria, preparatoria, profesional, reforzarlos y
actualizarlos, y promoverlos de manera oportuna para que el desempeño de
profesores y alumnos esté acorde con el nivel de calidad que el Colegio y la
Universidad del Tepeyac ofrecen a la sociedad”. 13
11 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Reglamento de la biblioteca del Colegio y de la Universidad del Tepeyac [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2007 p.2 12 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Sistema de evaluación para la biblioteca. [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2007. p.3 13 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Reglamento de la biblioteca del Colegio y Universidad del Tepeyac [...] Op. cit. p.2
Página | 13
1.2.2 Estructura organizativa
Administrativamente, la biblioteca de la Universidad del Tepeyac depende de la
Coordinación de Apoyo Académico Universitario, instancia a través de la cual
recibe los lineamientos para la prestación de los servicios y para la integración de
la bibliografía básica de cada plan de estudios. Sin embargo, operativamente su
estructura es lineal y jerárquicamente involucra cinco niveles en la cadena de
mando.
En los tres primeros niveles el cargo es honorario, ya que los titulares ejercen una
responsabilidad mayor dentro de la estructura organizativa de la Universidad, por lo
que de manera fáctica, la principal responsabilidad recae en la coordinación de
biblioteca, la cual tiene bajo su mando a tres elementos.
ORGANIGRAMA DE LA BIBLIOTECA DEL TEPEYAC 14
14 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Sistema de evaluación para la biblioteca. Op. cit. p.6
Página | 14
1.2.3 Personal
Para su funcionamiento la biblioteca cuenta con cuatro empleados que laboran
divididos en dos turnos, matutino y vespertino.
Su labor consiste básicamente en prestar los diferentes servicios y realizar las
actividades pertinentes para la organización bibliográfica, esto debido a que la
biblioteca opera bajo un sistema de estantería cerrada y no hay una especialización
de puestos.
Pese a lo anterior conviene destacar que para efectos de una mejor organización
bibliográfica, las colecciones sí se encuentran seccionadas, es decir, un solo
bibliotecario se hace cargo de cierto tipo de materiales justo como se observa en la
siguiente tabla en la que describe al personal de la biblioteca.
Tabla 1. Funciones del personal de la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac
Por último, es importante señalar que todo el personal cuenta con estudios
profesionales en el área de biblioteconomía, por lo que se encuentra capacitado
para realizar las distintas actividades que se requieren.
Empleo Turno en que labora Actividades que desarrolla
Coordinador
Vespertino
Actividades administrativas y
prestación de servicios
Bibliotecario A
Matutino
Prestación de servicios y
organización bibliográfica de la
colección general
Bibliotecario B
Matutino
Prestación de servicios y
organización bibliográfica de
publicaciones periódicas
Bibliotecario C
Vespertino
Prestación de servicios y
organización bibliográfica de tesis y
trabajos de investigación.
Página | 15
1.2.4 Usuarios
En lo que respecta a los usuarios, la biblioteca se dedica a servir, en primera
instancia, a la comunidad del Tepeyac integrada por alumnos, docentes y
personalidad administrativo del Colegio y Universidad ; pese a lo cual el servicio no
está restringido a usuarios externos por lo que en varias ocasiones funge como
biblioteca pública al permitir el acceso a vecinos de la colonia Lindavista y
estudiantes de otras universidades , además de que es una de las bibliotecas
depositarias del programa “Libro Club” de la Secretaría de Cultura del D.F.
El perfil de los usuarios es en general “universitario”, ya que son los alumnos y
docentes quienes hacen un mayor uso de los servicios y recursos documentales,
aunque por tener material bibliográfico de nivel medio superior los estudiantes de
bachillerato también acuden con frecuencia.
Actualmente la universidad cuenta con una comunidad estudiantil de
aproximadamente 500 estudiantes que cursan alguno de los programas de estudio
que se ofrecen a nivel licenciatura, para el caso de los estudiantes de posgrado la
matrícula asciende a 80 alumnos los cuales se concentran en los programas de
Maestría en Publicidad Integral, Humanidades y Tecnologías Avanzadas de la
Educación.
Por otra parte la plantilla docente está integrada por 78 profesores de los cuales
solo el 30% labora tiempo completo y el resto trabaja por horas-clase. Por último, en
lo que se refiere al personal administrativo y de asistencia, en la Universidad
laboran aproximadamente 250 empleados con diferentes profesiones u oficios.
1.2.5 Servicios
En un horario de lunes a viernes de 7:00 a 21:00 horas y sábados de 8:00 a 13:00
horas, la biblioteca de la Universidad del Tepeyac pone a disposición de los usuarios
los siguientes servicios:15
15 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Reglamento de la biblioteca del Colegio y Universidad del Tepeyac. Op. cit. p. 4-8
Página | 16
v Préstamo en sala: este se brinda a todos los usuarios sin distinción, tanto
miembros de la comunidad universitaria como a personas ajenas a la
institución.
v Préstamo a domicilio: este servicio es exclusivo para usuarios con credencial
de la universidad, se ofrece por tres días y el usuario solo puede a casa llevar
tres materiales como máximo. La renovación de los préstamos es ilimitada
siempre y cuando el material no sea requerido por otro usuario.
v Consulta: una vez que el usuario haya agotado la búsqueda en el catálogo o
bien requiera material con un tema muy específico el bibliotecario
proporcionara la ayuda necesaria para su localización toda vez que la
biblioteca funciona bajo la modalidad de estantería cerrada.
v Préstamo interbibliotecario: a través de diferentes instituciones con las cuales
se tiene convenio el usuario puede obtener material a préstamo, para ello
debe localizar el material que necesite y proporcionar los datos de los
documentos y de la institución en que fueron localizados al coordinador de la
biblioteca, éste realizará la solicitud interinstitucional y será el usuario quien
tendrá que recoger y devolver los materiales prestados.
v Reserva: mediante una solicitud por correo electrónico, vía telefónica o de
manera directa el usuario puede apartar el material para préstamo por tres
días como máximo.
Por otra parte, la biblioteca ofrece a los usuarios el acceso a una pequeña sala de
cómputo, en la cual pueden utilizar la paquetería básica y entrar a Internet sin
ningún costo o restricción.
De igual forma se otorgan las facilidades para el fotocopiado de material el cual
puede realizarse en la papelería que se encuentra alojada en las instalaciones de la
biblioteca y que es independiente de la misma.
Página | 17
1.2.6 Colecciones
La biblioteca de la Universidad del Tepeyac cuenta con un acervo integrado por una
amplia gama de materiales tanto en el aspecto del contenido como en el soporte en
que se encuentra almacenada la información.
Actualmente se tienen inventariados poco más de 15 mil títulos y alrededor de 25 mil
volúmenes, los cuales componen las siguientes colecciones:
v Colección general, conformada por las bibliografías básicas y
complementarias de cada programa de estudios, comprende también obras
literarias, libros de idiomas y pruebas psicológicas.
v Colección de consulta, la cual está integrada principalmente por diccionarios
especializados en las diversas disciplinas (administración, contaduría,
derecho, etc.), así como de enciclopedias, almanaques y atlas.
v Colección de tesis, en ella además de los trabajos recepcionales de los
egresados del Tepeyac , se incluyen las tesis e informes de los estudiantes
de otras instituciones con las que se tiene convenio como por ejemplo: la
Universidad Justo Sierra, la Universidad Nacional Autónoma de México, el
Instituto Politécnico Nacional o la Universidad Tecnológica de México.
v Colección de publicaciones periódicas, que incluye más de cien de títulos
de revistas especializadas y de divulgación general, boletines, anuarios,
periódicos e informes.
v Colección de leyes, conformada por compendios de normas, reglamentos,
leyes en forma de agendas. Se mantienen separadas de la colección general
para su rápida localización y por la fugacidad con la que se vuelven
obsoletas.
v Colección de mapas, en tamaño rotafolio con los principales planos
geográficos.
Página | 18
v Colección de audiovisuales, compuesta por videocasetes, grabaciones
sonoras y videodiscos, la mayoría son de índole histórico, para el aprendizaje
de algún idioma o bien de entretenimiento.
v Colección de diapositivas, en su mayoría son de temas relacionados con la
historia y las bellas artes.
En la siguiente tabla se muestra la relación de colecciones y sus totales16.
Tabla 2. Colecciones de la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac
En el siguiente capítulo se abordará los aspectos teóricos de la biblioteca
universitaria y su vinculación con la automatización.
16 BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Inventario general [documento interno]. Agosto
2010
Colección Total de títulos Total de volúmenes
General 10,681 16,988
Tesis 3328 6505
Obras de consulta 419 538
Videocasetes 221 221
Leyes 220 137
DVD 115 144
Publicaciones
periódicas
113 ---------
Diapositivas 112 246
Mapas 81 ----
CD-ROM 56 111
Audiocasetes 54 93
Página | 19
CAPÍTULO 2
AUTOMATIZACIÓN EN LA BIBLIOTECA
UNIVERSITARIA Y MIGRACIÓN DE DATOS
Página | 20
CAPÍTULO 2. AUTOMATIZACIÓN EN LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Y
MIGRACIÓN DE DATOS
La sociedad del conocimiento ofrece nuevos horizontes y amenazas al quehacer
profesional del especialista de la información, así como en los procesos de
generación, sistematización, diseminación y transferencia de la información
científica, humanística y tecnológica y su aplicación en el desarrollo del
conocimiento, mismo que permite solucionar las diversas problemáticas que tiene un
país en relación con la generación de riqueza, el desarrollo de las personas para
alcanzar un nivel de vida superior y el cuidado del medio ambiente17.
En el universo laboral las bibliotecas universitarias, al igual que en otros sectores
productivos, de bienes y servicio, están inmersas en un escenario globalizado donde
se manifiestan cambios radicales buscando afanosamente diseñar e incorporar
estrategias administrativas que logren la eficiencia y rentabilidad de su organización
y con ello, alcancen una productividad con calidad, competitividad y la satisfacción
de sus demandantes de servicios y productos de información18.
2.1 La Biblioteca Universitaria
A lo largo de la historia, las bibliotecas se han ido transformando conforme al
desarrollo económico, social y político de las sociedades en que se les ha dado
cabida. Desde aquellas pioneras cuya existencia obedecía a “intereses económicos
y dirigismo político”19 hasta las más modernas en las que el derecho al acceso a la
información se ha vuelto una cuestión ineludible en su quehacer.
Las bibliotecas universitarias por su parte no han sido ajenas a estos períodos de
cambio, pues desde que surgen en la Baja Edad Media y hasta el siglo XX en que
17 Cfr. WERNER, K. y WEISS, H. El libro negro de las marcas: el lado oscuro de las empresas globales. 3. ed. Buenos Aires: Sudamericana, 2003. 18 Cfr. FROST, P. ”New challenges for leaderd and their organization”. En: Organization Dynamics. 33 (2), 2004. p. 111-127. 19 MAGAN WALS, José Antonio. “El concepto de biblioteca en la actualidad: bibliotecas reales frente a bibliotecas virtuales”. En: Tratado Básico de Biblioteconomía. 4ª ed. Madrid: Complutense, 2002. p. 23
Página | 21
logran su consolidación, han ido modificando sus funciones significativamente, al
grado de marcar la pauta en el desarrollo de la disciplina bibliotecaria.
Sin embargo a diferencia de cualquier otro período, las décadas de 1980 y 1990 han
representado para las bibliotecas un momento de transición de dimensiones
revolucionarias en el que se apuesta a la desaparición de las barreras físicas en
aras de acercarse al anhelo profundo de la ubicuidad.
En gran medida esto se debe al desarrollo vertiginoso de las tecnologías de
información y comunicación, pero también a un crecimiento exponencial de los
recursos documentales, derivados del progreso científico, tecnológico y cultural que
ha experimentado el mundo durante el último siglo.
Así, en este capítulo, además de que se examina el concepto y las funciones de la
biblioteca universitaria, se hace una revisión de la automatización de las bibliotecas
como uno de los factores clave de un nuevo paradigma.
2.1.1 Definición
La definición básica que ofrece el Diccionario de la Lengua Española20 para el
término biblioteca señala que ante todo se trata de una Institución cuya finalidad
consiste en la adquisición, conservación, estudio y exposición de libros y
documentos”.
Si bien esta noción resulta válida como primer acercamiento, es en realidad un tanto
estrecha en relación a las particularidades de cada tipo de biblioteca, pues cada una
desarrolla estas funciones con base en objetivos y usuarios distintos.
Por ejemplo, para Joan Ritz21 la biblioteca universitaria se concibe como “una
biblioteca que es parte integral de una escuela, universidad u otra institución
20 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. 22ª ed. [en línea]. [Consultado 14 de abril 2011]. Disponible en: http://drae.rae.es/ 21 REITZ, Joan M. Dictionary for library and information science. Connecticut: Libraries Unlimited, 2004. p.4
Página | 22
superior, administrada para satisfacer las necesidades de información e
investigación de estudiantes, académicos y personal que la integran”.
Luis García Ejarque22 menciona que la biblioteca universitaria es aquella “formada
por una o varias unidades para atender a las necesidades de información de los
alumnos y profesores de un centro de enseñanza universitaria”.
Como se observa, ambos autores centran el concepto en el tipo de institución
académica, y más aún, coinciden en que a diferencia de la noción básica, en este
tipo de bibliotecas ya no solo basta difundir o exponer los libros y documentos, sino
que es necesario que estos puedan llegar a tener una utilidad práctica e incidir en la
formación de los profesionistas.
Un pensamiento semejante es el que se enmarca en el concepto de biblioteca
universitaria que ha formulado la Red de Bibliotecas Universitarias (REBIUN) en
España y que describe puntualmente Torres Santo Domingo23: “La Biblioteca es un
centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades
relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad / Institución en su
conjunto.
La Biblioteca tiene como misión facilitar el acceso y la difusión de los recursos de
información y colaborar en los procesos de creación del conocimiento, a fin de
contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad / Institución”.
Finalmente una de las definiciones que encuentran mayor eco es la de la American
Library Association24 (ALA), que concibe a la biblioteca universitaria como "Una
colección orgánica de personas, colecciones y edificios con el objetivo de asistir a la
comunidad universitaria en el proceso de transformar la información en
conocimiento”.
22 GARCIA EJARQUE, L. Diccionario del archivero bibliotecario: terminología de la elaboración y tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales . 1ª ed. Madrid: TREA, 2000. 23 TORRES SANTO DOMINGO, M. ”La función social de las bibliotecas universitarias”. En: Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios , nº 80, Septiembre 2005, p. 43 24 Técnicos Auxiliares de Biblioteca. Coord. Isabel Carreira Delgado. Madrid: Complutense, 2002. p.20
Página | 23
A manera de reflexión, sobresale el hecho de que en todas las definiciones se
menciona a la biblioteca como un elemento fundamental de la universidad, y no
obstante, la realidad en ocasiones parece indicar que sucede todo lo contrario, pues
no son pocas las instituciones en dónde la biblioteca es el último departamento en
recibir un incremento en su presupuesto, y el primero en ajustar una reducción de
gastos.
2.1.2 Funciones y Objetivos
Una de las funciones básicas que desde sus orígenes han caracterizado a las
bibliotecas en general, es la de preservar el conocimiento humano plasmado en los
documentos.
Desde las primeras grandes civilizaciones y hasta los albores del siglo XXI, el
quehacer de las bibliotecas no ha dejado de estar estrechamente vinculado al
celoso cuidado de los libro, aunque como se ha mencionado anteriormente, esta es
tan solo una las múltiples tareas que pueden desempeñar.
De acuerdo con Ario Garza Mercado la función primordial de la biblioteca
universitaria es “apoyar los planes y programas de docencia e investigación de la
institución de la que forma parte25”, todo ello a partir del establecimiento de una serie
de colecciones y servicios.
Además de lo anterior, el autor menciona que las bibliotecas que estuviesen en las
condiciones de hacerlo podrían asumir otras funciones como la investigación
bibliotecológica, la difusión de sus colecciones a un mayor número de usuarios e
incluso fungir como bibliotecas públicas locales o a nivel estatal según el caso.
Otra perspectiva de las funciones de la biblioteca universitaria es la que brinda
Gómez Hernández26 quien reconoce como tareas fundamentales la conformación de
colecciones sólidas y una difusión adecuada, como se muestra a continuación.
25 GARZA MERCADO, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria. México: COLMEX, 1984. p.14 26 Cfr. Técnicos Auxiliares de Biblioteca. Op. cit. p.20
Página | 24
v Proveer a la comunidad universitaria de una colección básica, accesible,
múltiple (según el número de alumnos) y actualizada (según los planes de
estudio.
v Proporcionar una colección de referencia, instrumento básico para el
aprendizaje y adquisición del hábito de investigar.
v Proporcionar una colección especializada en las distintas materias que se
imparten en la universidad y en las líneas de investigación de la misma.
v Difundir la información mediante un servicio de información bibliográfica y
referencia bien organizado y planificado.
v Preparar a los usuarios, especialmente a los estudiantes, para la
investigación, promoviendo el uso de la biblioteca.
v Constituirse como un importante centro de cultura y estudio para la
comunidad local, a través de una colección diversa
De estas dos propuestas, la que resulta más enriquecedora es la de Garza Mercado,
ya que incluye dentro de las funciones, la investigación para el crecimiento de la
disciplina bibliotecaria aunque, en honor a la verdad, en ambas ideas se encuentran
varios elementos comunes que se asumen como funciones de la biblioteca
universitaria, como por ejemplo: apoyar los programas de estudio a través de una
serie de colecciones y servicios, y servir como entidad cultural a la comunidad en
donde se encuentran.
Una visión distinta al planteamiento tradicional es la que ofrece Magan Wals27, quien
considerando el valor de la información en la sociedad globalizada señala que las
funciones de la biblioteca universitaria no debieran restringirse al marco de las
institución académica en la que sirven, sino que por mucho, debieran ser un factor
importante a nivel social en el proceso de reducción de brechas sociales, educativas
y culturales:
27 MAGAN WALS, José Antonio. “Funciones de la biblioteca universitaria a principios de un nuevo milenio: retos y expectativas”. En: Temas de biblioteconomía universitaria y general. Madrid: Complutense, 2001. p. 8
Página | 25
“Así pues, en un mundo global donde la tecnología condiciona el desarrollo
social, ¿Qué puede aportar la biblioteca universitaria de los países de nuestro
entorno? ¿Cuál ha de ser su función y para quién ha de servir? Para nosotros,
ser instrumento para el desarrollo del papel humanista de la Universidad, tan
esencial para el progreso humano integral, no se limita a apoyar
exclusivamente a la docencia e investigación internas, sino que implica utilizar
y mejorar nuestro quehacer profesional para la transformación del
conocimiento y su difusión al resto de los ciudadanos. Ser herramienta
indispensable para el aprovechamiento del saber más allá de su sentido
práctico.”
2.2 Automatización de Bibliotecas
Dentro de los distintos aspectos que caracterizan a la revolución tecnológica de
finales del siglo XX y principios del XXI, quizá uno de los más notorios es la
fugacidad con la que se vuelven obsoletos los equipos de cómputo, las redes de
datos, los sistemas de telecomunicaciones, los dispositivos, el software, etc., y es
que ciertamente sus implicaciones en la vida cotidiana han modificado también
tantas cosas, en tantos terrenos y a tanta velocidad que resultaría difícil afirmar que
vivimos en el mismo mundo de hace algunos años.
En el caso de las bibliotecas esto no ha sido la excepción y desde 1970, poco a
poco, se han ido adoptando sistemas computarizados para la simplificación de las
tareas y la prestación de más y mejores servicios.
2.2.1 Concepto
De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Española28, la automatización es el
“acto de aplicar la automática, es decir, sustituir en un proceso el operador humano
por dispositivos mecánicos o electrónicos”. Tal como sucede en industrias como la
automotriz y sus soldadoras computarizadas o bien en el sector bancario con los
cajeros 24 hrs.
28 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Op. cit.
Página | 26
En el ámbito bibliotecario sin embargo, la automatización impacta de un modo
distinto a lo que se propone en esta definición, pues lejos de considerarse como el
sustituto del humano, se concibe como “El uso de las computadoras para la
realización de procesos que se desarrollan cotidianamente en toda biblioteca, ya sea
para la adquisición de nuevos materiales, la prestación de servicios, así como las
actividades técnicas29”. O bien, como el diseño e implementación de sistemas de
cómputo, cada vez más sofisticados para realizar las tareas que originalmente se
realizan de forma manual dentro de las bibliotecas.30
Es decir, en la automatización desde la perspectiva bibliotecaria se apuesta a la
eficiencia que ofrece el implementar mecanismos precisos, pero conservando el
sentido crítico y reflexivo del ser humano en tareas que requieren tanto de estos
elementos como en la organización documental.
Tal visión es compartida por Juan Voutssas31 , quien ve en la automatización de
bibliotecas una suma de lo humano y lo tecnológico al definirla como, el “Conjunto
de Técnicas, esfuerzos y dispositivos, para mecanizar, soportar o producir en masa
los productos y servicios con los que cuenta una biblioteca, centro de información,
etc.”.
Soria Yter32 considera por su parte que más bien la automatización no es una
adaptación de la tecnología a la biblioteca tradicional sino de qué manera la
biblioteca busca salir de su concepto tradicional a partir de la tecnología, ya que la
define como el “proceso de adaptación por parte de la biblioteca a los avances
tecnológicos e informáticos desarrollados en otras áreas”.
Esta propuesta conceptual sin duda alguna resulta interesante porque no sólo
restringe el aspecto de la automatización al uso de computadoras, por el contrario,
29 FERIA BASURTO, Lourdes. Guía de automatización de la biblioteca universitaria. México: ENBA, 1994. p.13 30 Cfr. REITZ, Joan M. Op. cit. p. 406 31 VOUTSSAS, Juan. “Historia de la automatización de bibliotecas en México”. En: 45 años de estudios universitarios en bibliotecología. México: UNAM: CUIB, 2001. p.56 32 SORIA YTER, Dolca. Auxiliar de archivo y biblioteca. Madrid: MAD, 2006. p.170
Página | 27
reconoce en la tecnología (la cual puede tener manifestaciones distintas a la
computadora convencional) la llave para redefinir el concepto mismo de biblioteca.
Ahora bien, en cuanto a los propósitos u objetivos de la automatización estos
pueden ser diversos y obedecer a las funciones propias de la universidad y de la
biblioteca, aunque esencialmente lo que se busca es optimizar los recursos
humanos, financieros y documentales en rubros como:
v Almacenamiento
v Recuperación
v Difusión
v Actualización
v Administración de grandes volúmenes de información33
Todo ello a partir de:
v Integrar las diversas actividades que en la biblioteca se desarrollan
v Reducir la duplicación de esfuerzos dentro y entre bibliotecas
v Facilitar la cooperación y la formación de redes interbibliotecarias a nivel
local, regional, nacional e internacional.
v Eliminar el trabajo repetitivo y aburrido
v Ampliar el rango de servicios e incrementando la eficiencia
v Hacer de la biblioteca una inversión rentable34
2.2.2 Antecedentes de la automatización de bibliotecas
De acuerdo con Chacón Alvarado35, la historia de la automatización de las
bibliotecas puede contarse a partir de tres etapas generales, en las que se
suscitaron diversos acontecimientos, que ayudaron a consolidar el uso de las
tecnologías de información dentro de las bibliotecas.
33 FERIA BASURTO, Lourdes. Op. cit. p. 15 34 SING, Sehua y USHUA, Rani. “Library automation and its aftermath”. En: Libraries and information studies in retrospect and prospect : essays in honour of prof. D.R Kalia . Nueva Delhi: Concept Publishing Company, 2002. v 2, p. 63. 35 CHACÓN ALVARADO, Lucía. Automatización de la biblioteca”. Costa Rica: EUNED, 2002. p.67
Página | 28
La primera etapa ocurre en la década de 1960, cuando se experimenta con las
computadoras para realizar algunos procesos rutinarios dentro de la biblioteca, tales
como la impresión de tarjetas para los catálogos.
Este período se encuentra contextualizado por un crecimiento exponencial del
conocimiento científico y de la información bibliográfica, con sus consecuentes
dificultades para procesarla rápida y eficazmente.
Entre las primeras instituciones que se dedicaron a trabajar en aplicaciones
computarizadas es posible mencionar a la Biblioteca del Congreso de los Estados
Unidos y a las bibliotecas de las universidades de Harvard, Stanford y Chicago36.
Sin embargo, estos esfuerzos individuales fueron infructíferos debido a los altos
costos que representaba mantener un equipo de cómputo de grandes dimensiones
“y que tenían un entorno físico más complejo que el de un quirófano; con pisos
falsos y antiestáticos, energía trifásica aterrizada e ininterrumpible, temperaturas y
humedades estrictamente controladas”37.
La solución a un mediano plazo fue recurrir a sistemas compartidos que permitieran
reducir los costos. Aun así, pese a los resultados negativos es de este período de
donde se deriva una aportación trascendental para el desarrollo de la
automatización en las bibliotecas: el formato MARC.
El Machine Readable Cataloging (MARC) surge en 1965 como un proyecto de la
Biblioteca del Congreso encaminado a la creación de fichas bibliográficas que a
través de la computadora pudiesen compartirse. Debido a su amplia aceptación, y
tras algunas modificaciones, pronto comienza a popularizarse en diversos países los
cuales siguiendo los elementos básicos del formato, crean sus propias versiones de
MARC38.
36 TARDON, Eugenio. “De los sistemas integrales de biblioteca a los sistemas integrales de información”. En: Tratado Básico de Biblioteconomía. 4ª ed. Madrid: Complutense, 2002. p. 251 37 VOUTSSAS, Juan. Op. cit. p.57 38 VOUTSSAS, Juan. Bibliotecas y publicaciones digitales. México: UNAM, 2006. p.160
Página | 29
En 1973 se normaliza a través de la International Standard Organización, y para
1977 se trata de crear una versión universal de MARC, que a la postre derivaría en
una de las versiones de mayor arraigo, MARC 21.
Una segunda etapa en la automatización se da a partir de la década de 1974,
cuando justamente las bibliotecas unen sus esfuerzos y recursos para crear
proyectos comunes de catalogación computarizada, época que coincide con el
surgimiento de los sistemas gestores de bases de datos relacionales.
De ésta década sobresale también la aparición de los primeros sistemas
comerciales destinados a la administración de las operaciones bibliotecarias.
De acuerdo con Kochar39, hasta 1970 se pueden enlistar alrededor de 158 sistemas
destinados a la catalogación y 112 diseñados para la elaboración de catálogos
especiales y bibliografías.
Estos últimos pertenecen a la denominada “segunda generación” de sistemas de
automatización, caracterizados porque además de seguir un formato estandarizado,
los registros bibliográficos capturados no sólo servían para la impresión de fichas,
sino que podían utilizarse en distintos módulos del sistema40.
Dentro de este periodo en el ámbito de la computación se suscita otro evento
significativo que replantearía las posibilidades de optimizar las diversas actividades
de la biblioteca: el lanzamiento de las microcomputadoras.
Las microcomputadoras representaban la posibilidad de que más bibliotecas se
sumaran al fenómeno de la automatización, toda vez que su costo era
significativamente menor, aunque ciertamente tampoco eran tan desarrollados ni
fiables en su totalidad.
39 KOCHAR, R.S. y SUDARSHAN, K.N. Library automation: issues and systems. Nueva Delhi: APH Publishing, 1997. p 21 40 Library automation in transitional societies: lessons from Eastern Europe. Ed. Andrew Lass and Richard Quandt. Nueva York: Oxford University Press, 2000. p. 94
Página | 30
Algunos de los sistemas de automatización que aparecieron en este período son:
ALEPH, DOBIS, LIBIS, NOTIS, CARL, VTLS41.
El tercer período a considerar en el desarrollo de la automatización se marca al
finalizar la década de los años 80 y toda la década de los años 90. Se caracteriza
por la consolidación del hardware y software, pero también por la ruptura de barreras
culturales dentro de la profesión bibliotecaria, ya que el escepticismo y temor por un
posible desplazamiento del hombre por la máquina, cede ante los resultados
contundentes en la maximización de los recursos.
Para este entonces el desarrollo acelerado de los sistemas de cómputo ha derivado
en el surgimiento de equipos poderosos y una reducción dramática en su costo. Las
plataformas de desarrollo libre surgen como alternativa ante la condicionalidad de
hardware (como aún sucede con el caso de Apple) y las redes amplias de
comunicación de datos crecen de manera significativa.
En cuanto al aspecto bibliotecario, en esta tercera etapa la normalización se vuelve
una constante, y así por ejemplo ve la luz el protocolo Z39.50 que facilita la
búsqueda y recuperación de información a través de una sola interfaz.
Entre los sistemas significativos de ésta época es posible mencionar a LIBERTAS,
ABSYS y UNICORN.
Por otra parte al hablar de la automatización en México, es posible ubicar los
primeros esfuerzos en una época temprana, pues ya para 1974 la Universidad
Nacional Autónoma de México había desarrollado un sistema al que denominó
LIBRUNAM42, que si bien no tenía grandes capacidades, tampoco distaba mucho de
lo que en esa época se podía acceder.
Esta inquietud por automatizar los procesos bibliotecarios rápidamente permeó en
otras instituciones, que durante los años siguientes se dedicaron a trabajar en el 41
Ibidem. 42 LAU, Jesús. “Selección de software para la administración de recursos informativos”. En: Selección de programas de cómputo para el manejo de recursos informativos. México: Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, 2000. p.23
Página | 31
diseño de sus propios sistemas, a raíz de lo cual surgieron varios proyectos, como
por ejemplo:
v BIBLIUANL desarrollado por la Facultad de Medicina de la UANL.
v BYBLOS, sistema integral multiusuario creado en el ITESM campus
Querétaro.
v SCCI (Sistema Computarizado para Centros de Información) del Instituto
Tecnológico de Chihuahua.
v SABE utilizado en el centro de instrumentos de la UNAM.
v SIABUC desarrollado en la Universidad de Colima
2.2.3 ¿Por qué automatizar?
Responder esta pregunta requiere en principio, considerar que cada biblioteca tiene
necesidades específicas y se devuelve en un contexto particular, por lo que sus
motivos parar optar (o incluso no optar) por la automatización pueden residir en
cuestiones distintas al factor económico o a la simplificación de los procesos, como
por ejemplo la magnitud de los servicios o el tamaño de la comunidad de usuarios.
Melnik43 señala en este sentido que para algunas bibliotecas el automatizar sus
procesos es en sí una opción de mejora, ya que aun cuando desarrollan sus
actividades de forma manual, son funcionales y útiles a su comunidad de usuarios,
mientras que para otras sucede todo lo contrario, la automatización es la única
alternativa para evitar un colapso.
En cualquiera de los casos reconoce que la automatización trae de facto una serie
de ventajas que es imposible no considerar, como por ejemplo:
v Evita la repetición de tareas.
v Favorece la normalización de datos.
v Consolida los diversos procesos.
v Facilita el intercambio de información. 43 MELNIK, Diana y PEREIRA, María Elina. Bases para la administración de bibliotecas: organización y servicios. Buenos Aires: Alfagrama, 2005. p. 182.
Página | 32
v Permite ampliar el acervo hacia fuentes documentales en soportes distintos al
papel.
v Provee estadísticas diversas para la toma de decisiones en la gestión de la
biblioteca.
De acuerdo con lo anterior García Melero44 menciona que los motivos por los cuales
las bibliotecas se inclinan hacia la automatización tienen que ver justamente con un
“colapso del sistema manual, con la repetición de tareas innecesarias, la
reorganización de procedimientos, la actualización de la información y el compartir
recursos”.
Por último, para Christine Borgman45 (apud QUANDT E. Richard) existen cinco
razones básicas por las cuales es conveniente la automatización.
v La cooperación (Facilita la creación de catálogos colectivos y el intercambio
de registros).
v El acceso (Los catálogos en línea han favorecido un mayor aprovechamiento
de los recursos informativos de las bibliotecas).
v Los estándares (La posibilidad de utilizar plataformas distintas y que no
existan barreras en el intercambio de información).
v La misión (Ayuda a mejorar el servicio para la comunidad usuaria).
v Administración (Permite reformar el aspecto administrativo).
Al realizar el contraste de todas estas ideas podemos concluir que prácticamente la
automatización ofrece un mayor número de ventajas que sus posibles limitaciones,
por lo que su implementación es sumamente atractiva, sobre todo en la actualidad,
con el auge de los sistemas de acceso libre y la disponibilidad de dispositivos
tecnológicos de gran capacidad y a un precio razonable.
44 GARCÍA MELERO, Luis Ángel y GARCIA CAMARERO, Ernesto. Automatización de bibliotecas. Madrid: Arco Libros, 1999. p.20 45 Library automation in transitional societies: lessons from Eastern Europe. Op. cit. p.95
Página | 33
2.2.4 Planeación de la Automatización
Si bien es cierto la automatización de las bibliotecas se ha vuelto mucho más
accesible en términos de costos y requerimientos, esto no significa que sea una
tarea rápida y sencilla en la que se pueda prescindir de una buena planeación.
Para algunos autores por ejemplo, plantear un proyecto de automatización va más
allá de establecer los requerimientos técnicos, “es ante todo una decisión político-
institucional muy fuerte, desde la cual, nace, se desarrolla y mantiene el proyecto”46.
Antes de pensar en la automatización, es necesario reconocer si existen las
condiciones para llevarla a cabo, para lo cual se debe tomar en cuenta:
v El tamaño de la biblioteca en relación a instalaciones, mobiliario y equipo,
recursos humanos, financieros y documentales.
v La duración del proyecto de automatización y el momento para el cual se
requiere
v La disponibilidad de los recursos financieros y humanos
v La complejidad del sistema que se pretende implementar47
Ahora bien en cuanto a las etapas que conlleva la realización de un proyecto de
automatización el autor señala que la primera fase consiste en definir un
responsable para el desarrollo del proyecto, quien deberá establecer los tiempos y
mecanismos de ejecución.
El siguiente paso es determinar la viabilidad del proyecto, es decir, qué actividades
son susceptibles de ser automatizadas y a qué costo, lo cual conducirá a una
decisión definitiva.
Sobre este aspecto reconoce al menos cuatro grados o niveles de la automatización
de las tareas bibliotecarias.
46 MELNIK, Diana y PEREIRA, María Elina. Op. cit. p. 185 47 Library automation in transitional societies: lessons from Eastern Europe. Op. cit. p. 93
Página | 34
v 1er nivel. La automatización se centra en la creación de un sistema de
catalogación computarizado, lo cual servirá de base para otras actividades no
menos importantes.
v 2do nivel. Uso de un sistema integral para administrar las diversas
actividades de la biblioteca (préstamos, adquisiciones, control de
publicaciones periódicas).
v 3er nivel. Incorporación de colecciones electrónicas (particularmente de CD-
ROM) que permitan ahorrar espacio, la transferencia de la información masiva
y la consulta multiusuario.
v 4to nivel. En este nivel se utiliza el correo electrónico y la Internet para
ofrecer servicios y recursos de información48.
Una tercera etapa dentro del proceso de automatización es la definición de las
especificaciones, en la cual se va a establecer el tipo de hardware y software que se
va a requerir, así como las tareas en las que se va a ocupar.
Lo anterior va de la mano con la última etapa; tomar una decisión respecto al
sistema a utilizar, así como el equipo, es decir, un análisis de las diversas
alternativas que se encuentran en el mercado (Marcas, costos, precios, potencial,
etc.). Dentro de este rubro Ibarra Murcia49 menciona que no se deben perder de
vista los siguientes elementos en la elección del software, ya que podrían resultar
en una inversión infructuosa o peor aún en una decisión costosa de revertir:
v Nivel de protección de la integridad de datos.
v Control de redundancia.
48 MANJUNATH, G.K. Library automation: why and how?. [en línea]. [Consultado 28 de abril, 2011]. Disponible en: http://www.igidr.ac.in/lib/paper1.htm 49 IBARRA MURCIA, María Francisca.” Evaluación de proyectos de automatización”. En: Selección de programas de cómputo para el manejo de recursos informativos . México: Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, 2000. p.23
Página | 35
v Agilidad en la recuperación de información.
v Capacidad para modificar los programas o hardware sin alterar otros
elementos.
v Factibilidad de la migración de datos.
v Posibilidad de actualización.
v Manejador de base de datos.
v Versatilidad del lenguaje de consulta.
En conclusión, la automatización de bibliotecas es un proceso que requiere de una
planeación adecuada, continua implementación y periódica evaluación. El
bibliotecario y el equipo involucrados en el proceso deben establecer las prioridades
a seguir, tomando en cuenta los requerimientos actuales y futuros de la biblioteca.
La selección de un sistema integral de automatización que cumpla con las
necesidades de usuarios y biblioteca, la capacitación de personal y la educación de
usuarios son claves para el éxito del proceso, lo que implica que exista una buena
planeación. Así mismo existen factores determinantes a considerar para poder
llevar a cabo exitosamente un proceso de automatización, los cuales, en términos
globales, deben estar enfocados a etapas previas, presentes y posteriores a la
automatización.
Es fundamental que exista una congruencia entre la funcionalidad del sistema de
automatización que se pretende instalar y las características propias de la biblioteca,
esto con el objetivo de lograr un óptimo aprovechamiento del mismo. Existen en el
mercado diversos software integrados destinados específicamente a la
automatización de actividades bibliotecarias; la experiencia invertida en estos
software no ha de despreciarse; muchas bibliotecas los han adoptado ya, y, por esto
mismo, éstos se enriquecen tan sólo con su aplicación, así como con la solución que
haya proporcionado a los diversos problemas existentes en cada una de ellas.
Página | 36
2.3.1 Concepto de Sistemas de Automatización de Bibliotecas
Un sistema es por definición un conjunto de cosas que relacionadas entre sí
ordenadamente contribuyen a determinado objeto50. Visto desde esta perspectiva,
podría decirse que todas las cosas que existen forman parte de un sistema e incluso
involucra las cosas intangibles como los conceptos, las ideologías o el conocimiento.
En el ámbito bibliotecario, un sistema integral de automatización es aquel que
permite realizar las tareas o procesos bibliotecarios a través de la computadora y
otras tecnologías para tratar la información de forma más eficaz y rápida51.
Ciertamente esta definición funge como un primer acercamiento, ya que únicamente
nos señala la función que desempeñan los sistemas de automatización en el
quehacer de las bibliotecas, sin ahondar en sus características.
Katie Wilson52 al respecto define a los sistemas de automatización como un software
que gestiona las operaciones de la biblioteca a través de diversos módulos, los
cuales interactúan y comparten una base de datos central de registros.
En este mismo tenor se manifiesta Lopata53, cuando dice que un sistema integral de
automatización consiste en un número determinado de módulos funcionales, como
por ejemplo, adquisiciones, catalogación, circulación, publicaciones seriadas, OPAC,
etc., que comparten una misma base de datos bibliográfica.
Un enfoque distinto es el que ofrece García Melero54, ya que para él un sistema de
automatización es: “Un conjunto organizado de recursos humanos que utilizan
dispositivos y programas informáticos, adecuados a la naturaleza de los datos, para
realizar los procesos y facilitar los servicios que permiten alcanzar el objetivo de la
biblioteca: almacenar de forma organizada el conocimiento humano contenido en
50 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Op. cit. 51 SORIA YTER, Dolca. Op. cit. p.171. 52 WILSON, Katie. Computers in libraries: and introduction for library technicians . Nueva York: Haworth Press, 2006. p. 27 53 LOPATA, Cynthia L. Integrated library systems. [en línea]. [Consultado 19 de abril 2011]. Disponible en: http://www.ericdigests.org/1996-1/library.htm 54 GARCÍA MELERO, Luis Ángel y GARCIA CAMARERO, Ernesto. Op. cit. p.24.
Página | 37
todo tipo de materiales bibliográficos para satisfacer las necesidades informativas,
formativas, recreativas y/o de investigación de los usuarios”.
Esta última definición aporta mayores elementos para entender lo que es un sistema
de automatización, ya que no sólo involucra al equipo de cómputo y al software, sino
que reconoce en el talento humano el componente básico para que los elementos
logren integrar un recurso eficiente.
De este modo, considerando cada una de estas ideas, podríamos señalar que un
sistema de automatización de bibliotecas es una mezcla de personal capacitado,
software, hardware e información que ayuda a optimizar las diversas actividades de
la biblioteca.
Para concluir Webber y Peters55 hacen una precisión interesante respecto al uso de
los términos “sistema de automatización” y “sistema integral de automatización de
bibliotecas”, pues si bien hoy día se emplean para referirse a la misma cosa,
surgieron en contextos distintos.
En el primero de los casos, la denominación de “sistema de automatización” data de
la época en que se experimentaba con los primeros sistemas de catalogación
automatizada, o bien había pocos módulos y estos funcionaban de manera
independiente, mientras que el término “sistema integral de automatización de
bibliotecas” surge para definir a un software mucho más potente que incorpora
varios de las tareas básicas de las bibliotecas y cuyos módulos utilizando la misma
base de datos.
2.3.2 Tipos de sistemas de automatización
Sin lugar a dudas una de las decisiones más importantes en el proceso de
automatización es la selección del software a utilizar, pues si bien la mayoría realiza
funciones similares, no todos poseen la misma arquitectura ni ofrecen el mismo
potencial, lo que en ocasiones difiere a las necesidades concretas de la institución. 55 WEBBER, Desiree y PETERS, Andrew. Integrated library systems:planning, selecting and implementig. Santa Bárbara, California: ABC-CLIO, 2010. p.2
Página | 38
Es por ello que actualmente en el mercado es posible encontrar diversas opciones
para la automatización que se ajustan a cada biblioteca en función de sus
características, requerimientos, y recursos.
En la siguiente tabla se muestran los tipos más comunes de sistemas y sus
características básicas.
Tabla 3. Tipos de sistemas de automatización56
56 Fuentes consultadas: WEBBER, Desiree y PETERS, Andrew. Integrated library systems: planning, selecting and implementing. Op. cit. p. 4-10; SORIA YTER, Dolca. Op. cit. p 27.
Tipos de
sistema
Definición
Llave en mano Son sistemas adquiridos a un solo vendedor y que incluyen tanto el hardware, como el software. No requieren de personal especializado para su instalación ya que la
empresa se encarga de todo el proceso, además de que administra el servidor, y
realiza el mantenimiento preventivo y correctivo.
Independientes
Se trata de sistemas en los que tanto el hardware como el software se adquieren de forma independiente. Requiere de un administrador de sistemas o de personal especializado para su instalación y mantenimiento
Hospedados o remotos
Esta variante se caracteriza porque el vendedor es quien almacena en sus servidores los registros bibliográficos, el sitio web de la biblioteca y el sistema en sí, de modo que no se requiera más que una conexión a Internet para acceder a él.
Software como servicio
Es casi idéntico a los sistemas hospedados, solo que el cliente no compra el software, sino que adquiere una suscripción para utilizarlo a través de una interfaz
web, evitándose gastos de instalación y mantenimiento
Código abierto
Son sistemas en los que además de la paquetería, se ofrece el código fuente de
programación para usarlo, modificarlo y redistribuirlo. Estos sistemas contrastan con a la mayoría de programas de automatización en los que el código fuente es
cerrado y su modificación se encuentra restringida.
Sistemas locales
Se trata de aquellos sistemas que han sido creados en la biblioteca o dentro de la institución a la que pertenece, por lo que se encuentra totalmente orientado a sus necesidades
Página | 39
2.3.3 Sistemas disponibles
Hoy en día las opciones para la automatización de bibliotecas son muy amplias,
pues además de que se comienzan a desarrollar nuevos modelos de sistemas de
automatización que desafían el esquema tradicional, ha crecido el número de los
sistemas integrales de código abierto.
Resultaría difícil tratar de mencionar a todos los sistemas disponibles sin omitir
varios de ellos, es por ello que en la siguiente tabla se presenta un estimado global
de los sistemas con mayor presencia hasta 2010, de acuerdo al Automation
Marketplace57, cuyas cifras señalan que el mercado de los sistemas de
automatización representa ventas por poco más de $630 millones de dólares, que se
incrementan año con año.
Tabla 4. Sistemas de automatización con mayor demanda a nivel global
57 BREEDING, Marshal. “Automation System Marketplace 2010: New Models, Core Systems.
Discovery interfaces add a new facet to the marketplace”. [en línea]. En: Library Journal. No. 6, April 1, 2010. [Consultado 31 de mayo 2011]. Disponible en: http://www.libraryjournal.com/article/CA6723662.html
Nuevos Clientes Ventas totales 2009
Compañía Sistema 2007 2008 2009 2007 2008 2009 Ventas
en E.U.A
Ventas
fuera de
E.U.A
Total de
clientes
Sistemas multifuncionales para bibliotecas públicas, académicas y consorcios
Auto-
Graphics, Inc.
AGent
VERSO
44 23 16 47 24 19 18 1 311
BiblioMondo Concerto 2 470
BiblioMondo PortFolio 4 930
Biblionix Apollo 49 55 49 55 55 0 180
ByWater
Solutions
Koha 7 7 7 0 105
Civica Spydus 8 / 25 25 15 51 30 25 2 23 263
Página | 40
Equinox
Software
Evergreen 6 15 6 18 0 0 205
Ex Libris Voyager 4 5 1 4 5 2 2 0 1,245
Ex Libris ALEPH 500 26 23 38 29 26 47 2 45 2,252
Infor Vubis Smart 9 7 12 40 57 24 1 21 410
Nuevos Clientes Ventas totales 2009
Compañía Sistema 2007 2008 2009 2007 2008 2009 Ventas
en E.U.A
Ventas
fuera de
E.U.A
Total de
clientes
Innovative
Interfaces
Millennium 79 61 34 95 64 45 26 19 1,377
LibLime Koha 56 40 57 40
The Library
Corporation
Carl.X 0 0 0 0 0 0 22
The Library
Corporation
Library.Solut
ion
35 32 30 35 32 30 26 4 719
OCLC Amlib 5 5 5 522
Polaris
Library
Systems
Polaris 22 51 33 32 56 33 30 3 348
PTFS Koha Support 11 12 12 12
SirsiDynix Horizon 3 0 15 0
SirsiDynix Symphony 51 38 121 135
Talis Talis Alto 2 3 2 12 4 2 112
VTLS Inc. Virtua 25 26 18 30 39 18 1 17 954
Sistemas de automatización para bibliotecas escolares
Book Atriuum 139 149 225 159 179 225 225 0 704
Página | 41
Systems, Inc.
Book
Systems, Inc.
Concourse 175 125 119 214 125 136 128 8 9,700
COMPanion
Corp.
Alexandria 980 980 914 230 11,786
Nuevos Clientes Ventas totales 2009
Compañía Sistema 2007 2008 2009 2007 2008 2009 Ventas
en E.U.A
Ventas
fuera de
E.U.A
Total de
clientes
Follett
Software
Company
Circulation
Plus and
Catalog
Plus
149
96
174
18,472
Follett
Software
Company
Destiny
Library
Manager
for Districts
606 1,70
7
373 639 373 36,959
Follett
Software
Company
Destiny
Library
Manager
for Schools
368 326 275 721 780 3,036
Follett
Software
Company
InfoCentre 35 15 8 43 9 3,267
Follett
Software
Company
Sagebrush
Athena
30 0 1 35 1 2,750
Follett
Software
Winnebago
Spectrum
25 5 27 4 3,888
Página | 42
Respecto al panorama mexicano, de acuerdo a la Evaluación general del estado
actual de automatización de bibliotecas de universidades públicas del área
metropolitana de la ciudad de México58 y a una estimación de Absysnet, los
sistemas de automatización de bibliotecas más utilizados en el país son los que se
describen a continuación. 58 Fuentes consultadas: Evaluación general del estado actual de automatización de bibliotecas de universidades públicas del área metropolitana de la ciudad de México. AGUILAR SANCHEZ, Gerardo Rafael.. [et al.]. México: Los autores, 2011. Tesis (Licenciatura en Biblioteconomía) Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. h. 190.; Bibliotecas universitarias en México [en línea]. [Consultado 26 de mayo 2011]. Disponible en: http://www.absysnet.com/tema/tema27.html
Company
LibraryWorld,
Inc.
LibraryWorld 550 550 483 1,717
Nuevos Clientes Ventas totales 2009
Compañía Sistema 2007 2008 2009 2007 2008 2009 Venta
s en
E.U.A
Ventas
fuera
de
E.U.A
Total de
clientes
Mandarin
Library
Automation
Mandarin
Oasis (and
Hosted)
114 36 114 36 313
Mandarin
Library
Automation
Mandarin
M3
490 174 143 640 174 143 3,117
Media Flex OPALS 216 216 627
Softlink
America Inc.
Oliver 76 126 610 358
Sistemas de automatización para bibliotecas especializadas
CyberTools,
Inc.
CyberTools
for Libraries
30 32 30 32 32 331
EOS
International
EOS.Web 186 124 14 1,073
Página | 43
ALEPH59
Sistema integral de automatización de bibliotecas desarrollado por Exlibris Group que cuenta con más de 20 años en el mercado y tiene presencia en más de 1800 bibliotecas en todo el mundo
Representación en México
Grupo Sistemas Lógicos S.A. de C.V.
Tipo de sistema Sistema Integral Independiente
Especificaciones técnicas
· Sistema basado en estándares industriales como Open URL, XML, OAI, NCIP y ODBC.
· Gestor de base de datos basado en Oracle · Clientes staff basados en Windows · Ofrece cliente Z39.50 · Soporta una variedad de formatos además de MARC · Multilenguaje · Arquitectura cliente - servidor
Requerimientos técnicos
Los equipos cliente requieren sistema Windows 95 o superior, Procesador Pentium y 128 Mb en RAM
Módulos Adquisiciones, Administración, Catalogación, Circulación, Préstamos interbibliotecarios, Holdings, OPAC, Administrador de tareas
Instituciones que lo utilizan en México
UNAM, El Colegio de México, UAM, Universidad Iberoamericana, Universidad de Guadalajara, ITAM, Universidad del Valle de México, Banco de México, Biblioteca de las Artes, Universidad Pedagógica Nacional, etc.
ALTAIR60
Sistema de automatización mexicano desarrollado por Technologies On The Web que actualmente se encuentra en la versión 1.9 y ofrece la funcionalidad de un sistema robusto a un precio menor. Representación en México
Grupo Difusión Científica
Tipo de sistema
Sistema Integral Independiente
Especificaciones técnicas
· Arquitectura cliente - servidor · Clientes staff basados en Windows · Ofrece cliente Z39.50 versión internacional · Sistema basado en MARC y RCA2
Requerimientos técnicos
El servidor requiere: Windows NT 4.0 o superior, manejador de base de datos SQL/ ANSI en su versión 7 o superior, equipo con procesador Pentium III, 512 MB en RAM, disco duro de 50 GB, Lector CD-ROM, tarjeta de red Ethernet. Los equipos cliente requieren sistema Windows 95 o superior, Procesador Pentium y 128 Mb en RAM, Tarjeta Ethernet, Internet Explorer 4.0 o superior.
Módulos Utilerías, OPAC, Servicios, Selección, Adquisiciones, Periódicas, Catalogación, Circulación
Instituciones que lo utilizan en México
Universidad Autónoma de Chiapas, CETYS Tijuana, Instituto Tecnológico de Tijuana, INACIPE, Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.
59 EXLIBRIS. Aleph. [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en http://www.gsl.com.mx/aleph.html 60 Altair. [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://www.altairweb.com.mx/
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61 EXLIBRIS. Alephino. [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://www.gsl.com.mx/alephino.html 62 JANIUM. Características. [en línea]. Disponible en: http://www.janium.com/productos/janium/caracteristicas/
ALEPHINO61
Sistema de automatización perteneciente a la familia de Exlibris Group, es una opción mucho más compacta que Aleph 500 por lo que se encuentra dirigido a bibliotecas pequeñas y medianas. Representación en México
Grupo Sistemas Lógicos S.A. de C.V.
Tipo de sistema Sistema Integral Independiente Especificaciones técnicas
· Servidor propio de base de datos integrado al sistema · Variedad de formatos de intercambio de información como XML · Multilenguaje · Basado en normas como AACR, RAK o RSWK y los formatos
MARC21 y MAB2 · Ofrece cliente Z39.50 · Parcialmente basado en web
Requerimientos técnicos
El servidor requiere equipo UNIX v.40, Solaris 2.6, Windows Server 2003 o posterior, o bien Linux desde kernel 2.0, Servidor Apache 2.2.8, conexión FTP, Lector CD-ROM (La especificación de CPU y RAM, varía según la plataforma utilizada) Los equipos cliente requieren sistema Windows 2000 o XP, 2 GB en RAM, 20 GB en disco duro, Tarjeta de red Ethernet, Monitor de 19”, Internet Explorer
5.0 o superior. Módulos Adquisiciones, Catalogación, Administración de seriadas, Circulación, Modulo
de servicios, OPAC Instituciones que lo utilizan en México
Banamex, El Colegio de San Luis, Universidad Hebraica, CIDETEQ, CONAPRED, INEE.
JANIUM62
Sistema de origen mexicano desarrollado por Janium Technology, cuenta con muchos años en el mercado y tiene presencia en varios países de América Latina. Representación en México
Janium Technology
Tipo de sistema Sistema Integral Hospedado Especificaciones técnicas
· Arquitectura cliente - servidor · Sistema completamente basado en web · Permite la vinculación de objetos JPG, PDF, TXT, MPEG y WAV,etc. · Trabaja con bases de datos relacionales (RDBMS) de distintos
proveedores como PostgreSQL, SQL server, Oracle, Sybase, Informix y DB2Multilenguaje
· Basado en formatos como MARC21, Dublin Core, ISIS y CEPAL Requerimientos técnicos
Al ser un sistema basado en web, ofrece la posibilidad de trabajar en diversas plataformas, Linux, Unix, Mac Os y Windows. Los equipos cliente pueden utilizar cualquier plataforma, solo se requiere una conexión a internet de buena velocidad.
Módulos
Catalogación, Control de autoridades, OPAC, Referencista electrónico, Circulación, Servicios al usuario, Control de suscripciones, Adquisiciones, Reportes,
Instituciones que lo utilizan en México
UNITEC, UAEM, Universidad Autónoma de Yucatán, Instituto Potosino de Investigación Científica y Tecnológica.
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LOGICAT63
Logicat es un sistema de administración de bibliotecas desarrollado por la empresa mexicana Sistemas Lógicos. En su diseño participan de manera conjunta bibliotecarios y programadores, apegándose a la normatividad internacional Representación en México
Grupo Sistemas Lógicos S.A. de C.V.
Tipo de sistema Sistema Integral Independiente Especificaciones técnicas
· Motor de base de datos ADS · Programación a 32 bits compatible con Windows XP · Basado en formatos MARC21 y Logicat · Ofrece cliente Z39.50
Requerimientos técnicos
El equipo que funcione como servidor requiere procesador Pentium III (recomendado), y sistema operativo Novel o Windows 98, 2000 o XP.
Módulos Catalogación, Consulta local o web, Circulación, Directorios, Publicaciones periódicas, Administración, Adquisiciones.
Instituciones que lo utilizan en México
AMABPAC, Colegio de Postgraduados SAGARPA, Escuela Nacional de Antropología e Historia, Universidad Autónoma de Querétaro.
PINAKES64
Pinakes es un sistema de automatización desarrollado en México por la empresa Softengine, la cual lo define como un sistema integral robusto y eficiente diseñado para la administración del acervo de bibliotecas y redes de bibliotecas. Representación en México
Softengine / Información Científica Internacional
Tipo de sistema Sistema Integral Independiente Especificaciones técnicas
· Arquitectura cliente - servidor · Gestores de bases de datos basados en ;ORACLE, SQL Server,
PostgreSQL etc. · Basado en en estándares internacionales (Formato MARC 21, ISO2709,
Z3950, SIP2, SQL, Java, J2EE, XML, etc. Requerimientos técnicos
Debido a que es un sistema multiplataforma trabaja en servidores tipo PC con Windows, o UNIX , además de que corre sobre software libre; Linux, postgreSQL, Apache, Tomcat, etc.
Módulos Administración, Autoridades, Adquisiciones, OPAC, Catalogación, Circulación, Integrador de Catálogos, Publicaciones Periódicas, Utilerías y Reportes.
Instituciones que lo utilizan en México
ENBA, INBAL Red de Bibliotecas Universitarias de la Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca, Red de Bibliotecas Públicas del Estado de Guanajuato, Red de Bibliotecas Públicas del Estado de Hidalgo, Biblioteca Central de la Universidad Regiomontana
63SISTEMAS LÓGICOS. Logicat 2mil 7 [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://www.gsl.com.mx/logiweb.html 64SOFTENGINE. Pinakes library [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://xa.yimg.com/kq/groups/15505250/1135103412/name/PINAKES+LIBRARY.pdf
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SIABUC65
Sistema desarrollado en México por la Universidad de Colima. Cuenta con más de 25 años en el mercado y es uno de los sistemas de bajo costo con mayor demanda en el mercado. Representación en México
Universidad de Colima
Tipo de sistema Sistema Integral Independiente Especificaciones técnicas
· La versión 9 cuenta con arquitectura cliente - servidor · Motor de base de datos basado en Postgre SQL · Basado en MARC 21
Requerimientos técnicos
El PC servidor requiere PC Core 2 Duo con 2 Gb en RAM y un sistema operativo servidor, Windows 2003 Server o superior, 2Gb de espacio libre en disco duro, monitor de video con resolución mínima de 1024x768. El PC cliente requiere procesador Pentium IV o superior con 1 Gb en RAM y cualquiera de los siguientes sistemas operativos Windows XP, Windows 200x, Windows Vista Home Basic o superior, Windows 7 Home Basic o superior.
Módulos Servidor, Análisis, Préstamos, Inventarios, Consultas, Adquisiciones, Estadísticas, Publicaciones en web
Instituciones que lo utilizan en México
Universidad de Colima, Universidad del Tepeyac, Centro de Estudios Navales, Universidad Autónoma de la Ciudad de México, Universidad Autónoma de Baja California Sur, CONAFE etc.
UNICORNIO66
Unicornio es un sistema integral para automatización de bibliotecas desarrollado por SIRSI Corporation, con sede en Huntsville, Alabama. Aparece en el mercado en 1982 como una alternativa al software existente y su mayor auge se da entre 1990 y el año 2000, llegando a alcanzar una cartera de más de 900 clientes en todo el mundo. Actualmente se encuentra en proceso de sustitución por el sistema Symphony Representación en México
Información no disponible
Tipo de sistema Sistema Integral Independiente Especificaciones técnicas
· Arquitectura cliente servidor · Informix u Oracle como gestor de base de datos · Soporta formatos bibliográficos distintos a MARC como Dublin Core o
COSATI/CENDI. Requerimientos técnicos
El PC cliente requiere conexión a Internet y sistema operativo Windows 98 o Superior
Módulos Adquisiciones, OPAC, Control de autoridades, Circulación, Reportes, Reserva, Control de publicaciones periódicas, Catalogación
Instituciones que lo utilizan en México
Instituto Politécnico Nacional (en proceso de migración a otro sistema), Universidad de Guanajuato, Universidad Veracruzana, Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (En proceso de migración a Koha).
65UNIVERSIDAD DE COLIMA. Siabuc. [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/ 66SIRSI CORPORATION. Unicorn. [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://www.sirsidynix.com/products/unicorn
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2.4 Sistema Integral de Automatización de Bibliotecas de la Universidad de
Colima
Conocido popularmente como SIABUC, el Sistema Integral de Automatización de
Bibliotecas de la Universidad de Colima es un software que permite optimizar las
diversas actividades de bibliotecas o centros de documentación y que cuenta con
una larga trayectoria en el mercado.
Entre sus principales características está sin duda el bajo costo que tiene en
comparación a otros sistemas comerciales y el que no requiere una gran inversión
en equipo de cómputo para su uso, factores que lo colocan como uno de los
sistemas con mayor distribución en México.
Del mismo modo, aunque SIABUC no es ya la única alternativa para las bibliotecas
que se ven imposibilitadas para adquirir un sistema de mediana calidad, es
innegable que de cierta manera ha contribuido al desarrollo de la automatización a
nivel nacional.
2.4.1 Antecedentes del sistema
La historia de SIABUC comienza a escribirse en el año de 1983, cuando en la
Universidad de Colima se termina de diseñar un programa de cómputo que facilitara
la impresión de fichas bibliográficas para el catálogo de la biblioteca67.
La primera versión del sistema estaba programada en el lenguaje COBOL (Lenguaje
Común Orientado a Negocios) y requería para su funcionamiento un “mainframe”
modelo NCR 8270 que tenía en ese entonces una memoria prodigiosa de 256
kilobytes, dos unidades de diskette y de casete y funcionaba con sistema operativo
IMOS.68
67 HERRERA MORALES, J. Román y SERRANO BARREDA, Evangelina. SIABUC Siglo XXI: técnicas y soluciones. México: Universidad de Colima, 2000. p. 2-7 68 NCR I-8270 [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://hemeroteca.abc.es/nav/Navigate.exe/hemeroteca/madrid/abc/ 1980/02/29/016.html
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Debido a lo exitoso del proyecto, pronto se empiezan a integrar nuevas funciones en
el sistema que se ajustaran al resto de las actividades bibliotecarias, y aunque en un
inicio se manejó como una necesidad interna, al comprobar su funcionalidad se
decidió conceder a todas aquellas instituciones interesadas en el sistema una
licencia de uso.
En 1984, se libera la versión oficial 1.0 la cual era compatible con las
microcomputadoras PC que hacían de SIABUC un sistema integral y que incluía los
módulos de: adquisiciones, análisis bibliográfico, consulta, préstamo y estadísticas.
Para 1987, surge una nueva versión del sistema, desarrollada ahora bajo el lenguaje
FOX PRO, el cual está orientado a objetos y que facilita la programación para el
manejo de los datos. Esencialmente conservaba los mismos módulos que la versión
anterior.
A partir de esta fecha, el sistema comenzó a distribuirse a nivel nacional, dando
origen a la comunidad de “Usuarios de SIABUC”, que se reunió por primera vez en
la Ciudad de México para discutir las mejoras al sistema, evento que desde
entonces se realiza con frecuencia.
Dos años después surge la versión 2.0 de SIABUC, que incluía mejoras en casi
todos los aspectos, pues previamente había sido revisada por un notable grupo de
bibliotecarios e ingenieros como Gloria Escamilla, Estela Morales, Juan Voutssas y
Enzo Molino.
Además de las mejoras sobresalientes, esta versión de SIABUC se destacó por ser
la primera en comercializarse fuera de México, ya que previo convenio comenzó a
difundirse en diversas bibliotecas de Costa Rica.
La versión 3.0 surge en el año de 1991 y entre sus cambios se encontraba la
inclusión de un nuevo módulo denominado “procesos especiales”, además de que la
plataforma bajo la que funcionaba se había migrado a MS-DOS.
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Continuando con la saga de renovaciones de cada dos años, en 1993 aparece la
versión 4.0 de SIABUC, que representaba un avance significativo en la
consolidación del sistema, pues ahora se encontraba programado en el Lenguaje C+
que facilitaba el trabajo en Red a través de MS-DOS, además de que por primera
vez se incluía una utilidad para migrar versiones anteriores a través del módulo de
“conversiones”.
SIABUC 5.0 es lanzado en la 5ª reunión de usuarios de SIABUC en 1995, y esta
vez incluía cambios radicales, pues no sólo incorporaba el módulo de “publicaciones
periódicas”, sino que también dotaba de la posibilidad para exportar o importar
registros en formato MARC, CCF, CEPAL, LOGICAT, todo ello en dos modalidades
del sistema; la versión austera para equipos limitados, y la versión completa para
computadoras de alto rendimiento.
Para el último lustro del siglo XX la Universidad de Colima liberó dos versiones más
del sistema en las que nuevamente se realizaron importantes cambios: SIABUC 6.0
o SIABUC 2000 lanzado en 1997 y diseñado para trabajar en plataforma Windows
de 16 bits o superior y SIABUC Siglo XXI liberado en 1999, desarrollado totalmente
en Visual Basic con un motor de bases de datos para Microsoft Access y optimizado
para trabajar con Windows 95, 98 o NT. Esta última versión ofrecía la posibilidad de
implementar el catálogo en una página Web a través de una utilería CGI.
Finalmente, con la llegada del nuevo milenio, las expectativas sobre SIABUC
crecieron ampliamente y a finales de 2002 es liberada una de sus versiones más
populares, SIABUC 8, que entre otras características incluía la compatibilidad con el
protocolo Z39.50. , mientras que para 2008 se hace pública la versión 9, en la que
incluye un motor de búsquedas multiplataforma y que requiere un equipo dedicado
a fungir como servidor de la base de datos69.
69 UNIVERSIDAD DE COLIMA. Historia de SIABUC. [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/site/include/historia.html
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2.4.2 Características y requerimientos del sistema
Actualmente SIABUC se encuentra en la fase de promoción de la versión 9 que fue
relanzada en noviembre de 2009 y la cual incluye nuevas opciones para su manejo e
instalación ya que finalmente se ha diseñado a partir de la arquitectura cliente /
servidor con comunicación a través de red, por lo que las bases de datos se
encuentran almacenadas de forma independiente.
Como gestor de bases de datos SIABUC 9 utiliza la versión 8.2 de Postgresql, el
cual facilita al módulo de consultas las búsquedas de términos complejos, y un
mayor control de transacciones concurrentes brindando un desempeño óptimo de la
base de datos.
Respecto al funcionamiento del sistema este incorpora diversas aplicaciones que
permiten un trabajo más armonioso al utilizar los diversos módulos como el indexado
automático de los registros que facilita la consulta inmediata de los nuevos títulos o
bien la opción de compactar la base de datos que evita la redundancia.
Además de lo anterior SIABUC se caracteriza porque trabaja con base en el formato
MARC 21 y la norma ISO-2709, permitiendo la importación o exportación de
registros bibliográficos sin una pérdida significativa de información.
Asimismo, los requerimientos para utilizar SIABUC son mínimos ya que pese a
funcionar mejor a través de dos computadoras, puede seguir operando de manera
óptima a través de un solo equipo. En cualquiera de los casos es necesario contar
con lo siguiente para su instalación70:
Requisitos para el servidor:
· Equipo PC con procesador de doble núcleo
· 2 Gigabytes de Memoria RAM
· Sistema operativo Windows Server 2003 o superior
· 2 Gigabytes de espacio libre en disco duro
70 UNIVERSIDAD DE COLIMA. SIABUC 9. [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/site/include/productos.html
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· Monitor de video con resolución 1024 x 768
Requisitos para los equipos cliente
· Equipo PC con procesador Pentium IV o superior
· 1 Gigabyte en Memoria RAM
· Windows XP, Windows Vista o Windows 7
2.4.3 Módulos
Por lo que se refiere a los módulos, SIABUC se encuentra integrado por cinco
aplicaciones que son comunes en la mayoría de los sistemas de automatización,
tales como: análisis, préstamos, inventarios, consultas y adquisiciones.
Análisis: En este módulo se integran las actividades catalogación y procesamiento
de materiales bibliográficos, ya que permite no sólo la incorporación de nuevos
registros bibliográficos o nuevos ejemplares, sino que además facilita la impresión
de etiquetas con código de barras incluido.
De la misma forma es posible hacer respaldos de la base de datos, restaurarla,
exportar o importar registros en distintos formatos, generar estadísticas de
productividad, y consultar el catálogo.
Préstamos: A través de éste módulo se realiza el registro de los préstamos de
material que tiene como funciones relacionadas, la reservación de materiales, el
bloqueo de usuarios, la generación de reportes de no adeudo y el registro de multas.
Aunado a ello, este módulo permite generar reportes de diversa índole, como los
históricos de préstamos, un listado con las multas cobradas en un periodo
determinado, los títulos que no se han utilizado, el número de préstamos por
usuario, los usuarios con más adeudos y la productividad del bibliotecario.
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Por si fuera poco también ofrece la opción de imprimir credenciales de usuario,
enviar alertas por correo electrónico, vincular servidores distintos de una red de
bibliotecas y depurar la lista de usuarios con vigencia vencida.
Inventarios: Como su nombre lo indica, este módulo facilita la realización de
inventarios generales e incluye opciones interesantes como, segregar el acervo por
el número de clasificación o bien separar los ejemplares que se encuentran
prestados o perdidos.
Consultas: La versión actual de este módulo, además de permitir la búsqueda en el
catálogo público a través de diversos puntos de acceso incluyendo el tipo de
material, ofrece una serie de complementos que lo vuelven una herramienta muy
completa.
Entre tales utilerías es posible mencionar la búsqueda temática, en donde se ofrecen
diversas opciones para la localización de documentos como por ejemplo, una caja
de búsqueda de términos por categorías, al igual que un listado alfabético de
autores, títulos o editoriales.
Además de ello, este módulo permite incorporar una pequeña página web en la que
se puede colocar información relevante, avisos o describir los recursos y servicios de
la biblioteca, así como un buzón de sugerencias.
Adquisiciones: Mediante este módulo es posible administrar las diversas tareas
relacionadas con la adquisición de nuevos materiales, el control de presupuestos,
partidas y facturas. En él se incluye el control de las publicaciones periódicas, al
tiempo que se puede realizar un seguimiento de pedidos, cotizaciones, solicitudes,
donaciones y envíos.
En definitiva SIABUC es un sistema bastante completo que pese a tener limitaciones
técnicas (por ejemplo el uso de una versión aproximada a MARC21 ) ofrece un
sinnúmero de opciones para agilizar los procesos de la biblioteca, de modo que con
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base a las necesidades de cada biblioteca y a sus pretensiones puede resultar un
software muy atractivo.
2.4.4 SIABUC Siglo XXI
SIABUC Siglo XXI es la séptima versión del sistema que se presenta oficialmente a
finales de 1999 en el marco de la séptima reunión de usuarios. Debido a su gran
aceptación se lanzan tres ediciones al mercado en 1999, 200 y 2001.
Se caracteriza por ser una de las más estables en cuando a su funcionamiento
debido a que se desarrolló para su uso en equipos de cómputo de 32 bits,
incorporando una interfaz gráfica para el usuario sumamente amigable.
Entre sus principales características sobresale su funcionamiento en redes tipo
Novell o Microsoft con recursos compartidos como mecanismo de interconexión, que
facilitan el trabajo colaborativo simultáneo. Además de lo anterior incorpora el uso de
código de barras para agilizar aún más varios de los procesos.
Respecto a los módulos que lo integran, SIABUC Siglo XXI cuenta con:
· Adquisiciones
· Análisis
· Consultas
· Publicaciones periódicas
· Préstamos
· Publicación en web
· Utilerías.
Por otra parte, para su óptimo desempeño es necesario que equipos en los que se
utilice SIABUC Siglo XXI cuenten con las siguientes características71:
71 HERRERA MORALES, J. Román y SERRANO BARREDA, Evangelina. Op. cit. p. 9
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Requerimientos de Hardware
· PC con procesador Pentium III o superior
· Disco Duro de 6 Gigabytes
· 64 Megabytes de Memoria RAM
· Monitor Super VGA
Requerimientos de Software
· Sistema operativo Windows 95, 98 o superior
2.4.5 SIABUC 8
Con el objetivo de mejorar los logros obtenidos con la versión Siglo XXI, surge en el
año 2002 SIABUC 8, que representa en términos generales la consolidación del
sistema en México y Latinoamérica pues actualmente es utilizado en más de 800
bibliotecas de distintos países72.
Esta versión del sistema es sin duda mucho más completa que la anterior ya que
mejora notablemente la experiencia en el manejo de los módulos pues cuenta con
una interfaz gráfica de usuario completamente renovada.
Entre sus principales características se puede mencionar un nuevo motor de bases
de datos JET 4.0 para Acces que permite manejar hasta 500 mil registros
bibliográficos sin complicaciones, los cuales se mantienen almacenados en un solo
archivo con múltiples tablas que hacen más ágil la consulta de información.
De igual forma SIABUC 8 incluye nuevas opciones para el intercambio de registros
bibliográficos como es el caso de XML, así como la posibilidad de importar registros
directamente desde WorldCat de OCLC u otros catálogos de los que sea posible
recuperar fichas con las estructura de ISO—2709.
72 UNIVERSIDAD DE COLIMA. SIABUC 8. [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/site/include/s8.html
Página | 55
En cuanto a la personalización del sistema, SIABUC 8 ofrece la posibilidad de
mejorar algunos elementos del diseño acorde a la institución, ya que utiliza plantillas
XSL que pueden modificarse a través de HTML73.
Por lo que se refiere a los módulos con los que cuenta SIABUC 8 es posible
mencionar los siguientes:
· Adquisiciones
· Catalogación
· Control de préstamos
· Inventarios
· Estadísticas
· Publicaciones periódicas
· Publicación en web
Mientras que los requerimientos técnicos para su uso son:
Requerimientos de Hardware
· PC con procesador Pentium II o superior
· 64 Megabytes de Memoria RAM
Requerimientos de Software
· Sistema operativo Windows 98, XP o superior
· Internet Explorer 5.0 o superior
· Parser XML 3
2.5 Migración de datos
Una de los problemas más frecuentes relacionados con la adquisición de software
es la fugacidad con la que tiende a volverse obsoleto ante el surgimiento de nuevas
versiones con mejores características y mayor funcionalidad.
73 HERRERA MORALES, J. Román [et al.]. Automatización de bibliotecas con SIABUC. México: Universidad de Colima, 2004. México: Universidad de Colima, 2004. p.14
Página | 56
Generalmente esto orilla a un proceso de actualización en el que tratándose de
aplicaciones simples, se sustituyen sin mayor riesgo. Sin embargo, cuando existe
un cúmulo de información de por medio que representa el esfuerzo y la inversión de
recursos, el proceso se vuele mucho más complejo pues no sólo se trata de una
simple renovación sino de un proceso de migración.
En el ámbito de las bibliotecas, la transición de un sistema de automatización puede
no resultar tan transparente como se desea debido a que no todo el software es
igual ni ha sido desarrollado de la misma manera, aunado al hecho de que un mal
uso del sistema puede corromper la estructura de la información.
2.5.1 Concepto
El término migración tiene una en su origen una connotación social que evoca
principalmente un 74
De esta noción se desprende su significado aplicado en diferentes contextos, ya que
después de todo la raíz latina de migración, migrum, migrato, se refiere a una idea
de movimiento.
En informática el término migración de acuerdo con Ceruti75 se define como “el
conjunto de datos y software que ha sido seleccionado para ser incluido en un nuevo
entorno o sistema de información”.
Mientras que para Kofler y Kramer76 la migración es básicamente “la transferencia
de la base de datos de un sistema a otro” la cual se ve motivada bien porque se ha
instalado un nuevo servidor para la base, o porque se han hecho cambios en el
sistema.
74
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Op. cit. 75
Cfr. CERUTI, Marion G. “A review database system terminology” En: Data management handbook . Estados Unidos: Auerbach, 2000. p.28 76 KOFFER, Michael y KRAMER, David.The definitive guide to MysQl. Estados Unidos: Apress, 2005. p.348
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Otra definición de Migración de datos es aquella que se refiere a “la traslación de
datos entre dos sistemas computacionales, entre dos formatos o entre dos sistemas
de almacenamiento. La migración de datos es necesaria cuando una organización
decide implementar un nuevo sistema de cómputo o bien un nuevo administrador de
base de datos que resulta incompatible con el sistema actual”77.
Como se especifica en los tres conceptos, la causa de la migración de datos suele
ser la implantación de un nuevo sistema (justo como señalábamos párrafos atrás
respecto a la obsolescencia en el área de la informática) sin embargo, aunque
parece ser claro el concepto, valdría la pena revisar su implicación dentro del
contexto bibliotecológico.
Para Keefer y Gallart78 la migración de datos en el entorno de las bibliotecas “ocurre
cuando se cambia el sistema de gestión bibliotecaria” sin embargo, señalan que el
procedimiento puede tener ciertas complicaciones según el tipo de datos que se
quieran transferir de un sistema a otro.
Esto significa que si los datos a transferir están normalizados – por ejemplo los de
los registros bibliográficos en formato MARC -, serán mínimos los inconvenientes
durante el proceso, pero si son datos no normalizados -como por ejemplo los datos
de los usuarios, préstamos, proveedores, etc.- pueden presentarse varios problemas
que sólo habrán de solucionarse contratando a un especialista o capturando
nuevamente la información.
Al respecto Ibarra Murcia79 menciona que en la medida de lo posible, cualquier
sistema de automatización debiera contemplar la posibilidad de actualización
permanente por lo que tendría que ofrecer facilidades para que la migración de
datos no requiera una programación especial.
77 Cfr.Network dictionary. Ed. Javvin Technologies. Estados Unidos: Javvin Press, 2007. p.134 78 KEEFER, Alice y GALLART, Nuria. La preservación de recursos digitales: el reto para las bibliotecas del siglo XXI. Barcelona: Editorial UOC, 2007. p.86 79IBARRA MURCIA, María Francisca. Evaluación de proyectos de automatización. Op. cit.p.13
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Un dato interesante respecto al proceso de migración de datos de bibliotecas es el
que reseña Ballester80 en relación a un estudio de la Association of Research
Libraries que se realizó en Estados Unidos en dónde se obtuvo que de un grupo de
bibliotecas el promedio máximo para migrar de un sistema de automatización a otro
era de 9.4 años.
Finalmente, a manera de conclusión podemos señalar que la migración de datos es
ante todo un fenómeno común en las entidades que utilizan sistemas
computarizados, y que en el caso de las bibliotecas es un proceso que debe
considerarse antes de elegir un software para la automatización ya que puede
resultar una inversión de recursos materiales y humanos sumamente elevada.
2.5.2 Proceso de migración
En términos generales un proceso de migración de datos es una tarea tediosa y
rutinaria que exige una planeación absoluta y el máximo cuidado en su desarrollo, ya
que de no hacerlo se corre el riesgo de alterar o perder de información.
De acuerdo con Khan81 usualmente en la migración de datos se dedica hasta un
75 % del tiempo del proyecto en actividades sumamente pesadas como son:
· Extraer la información de las fuentes.
· Acoplar y transformar los datos en relación al nuevo sistema o base.
· Cargar o extraer los datos en la nueva base
Por ello, resulta conveniente realizar el proceso de migración a partir de una serie
de etapas en las que pueda corregirse alguna alteración o modificación de los datos.
En este tenor el autor menciona las siguientes82:
80 BALLESTER, Josefina y KEFFER, Alicia. “Migración de sistemas automatizados: política y gestión del cambio en las bibliotecas”. En: Revista española de documentación científica. vol. 18 (3), 1995. p.299 81 KAHN, Arshad. Data warehousing 101: concepts and implementation. Estados Unidos: IUNIVERSE, 2003. p.30 82 Ibid. p. 32
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Identificación de la fuente de datos principal: En esta etapa lo que se busca
es identificar el núcleo de datos que proveen al sistema de información y sus
características, de modo que no se migren datos duplicados o incompletos.
Limpieza de datos: Probablemente esta es una de las fases más complicadas
ya que en ella se depura la información, se corrigen errores, se reintegran
valores perdidos, se elimina la redundancia y se preparan los datos para la
nueva estructura.
Adquisición: Una vez que se ha depurado la información se procede a
extraerla “físicamente” del sistema anterior e incorporarla a la nueva base de
datos. En este proceso se puede estandarizar o reestructurar la información.
Carga: A través de esta fase se ejecutan los datos en el nuevo sistema.
Esta perspectiva no es muy distinta a la que ofrece Mohanty83, quien además de
estas fases señala que el proceso de migración de datos concluye con las etapas
de:
Validación de la migración: Etapa en la cual se preparan reportes y métricas
de los datos, se resuelven las excepciones o variaciones inesperadas, se
corrigen errores mínimos y en general comprueba que el proceso ha resultado
exitoso.
Actividades postmigración: En esta fase se recaba la información del uso
cotidiano del sistema.
2.5.3 Dificultades
Sin lugar a dudas, cualquier proceso de migración por sencillo que parezca conlleva
el riesgo de enfrentar contratiempos de diversa índole que puedan conducir a
generar errores o a retrasar la culminación del proyecto. 83 MOHANTY, Soumendra. Data migration strategies [en línea]. Disponible en: http://www.information-management.com/specialreports/20040518/1003611-1.html?pg=2 (Consultado 06 de junio, 2011)
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Para Ashard Kahn la principal dificultad en el proceso de migración radica en el
tamaño de los datos, el tipo y las fuentes de donde se extraen, ya que a medida en
que se encuentren más segregados y sean de naturaleza distinta involucrara un
trabajo mucho mayor84.
Otro de los factores que afectan la migración es la vigencia del entorno o sistema del
cual se extraen los datos, pues si ha pasado mucho tiempo desde que se volvió
obsoleto, puede desembocar en una pérdida significativa de información o en el peor
de los casos, en la imposibilidad de transferirla a un sistema mucho más actual85.
Con respecto a la migración de datos cuyo origen es un sistema de automatización
de bibliotecas y su destino es un software distinto, Ballester86 menciona que pueden
existir conflictos con casi todos los datos incluso con los registros bibliográficos pues
pese a que MARC21 es un formato estandarizado la mayoría de los desarrolladores
lo ajustan a su manera.
Un caso muy especial es el de los datos relativos a los usuarios, los préstamos, las
estadísticas y los registros de autoridad, ya que por lo general se pierden en su
mayoría cuando los sistemas manejan parámetros diferentes.
De este modo, podemos concluir que la migración de datos es ante todo una tarea
ardua, difícil, pero necesaria, toda vez que el realizarla en tiempo y forma, permite
reducir considerablemente costos, procesos y problemas.
En el siguiente capítulo se expondrá de manera detallada el proceso de migración
de datos de la versión Siglo XXI a la versión 8 de SIABUC en el contexto de una
biblioteca universitaria.
84 KAHN, Arshad. Op. cit. p.30 85 KEEFER, Alice y GALLART, Nuria. Op. cit. p.85 86 BALLESTER, Josefina y KEFFER, Alicia. Op. cit.p.85
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CAPÍTULO 3
MIGRACIÓN DE DATOS DE SIABUC
SIGLO XXI A SIABUC 8
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CAPÍTULO 3. MIGRACIÓN DE DATOS DE SIABUC SIGLO XXI A SIABUC 8
Enmarcado en el auge de los sistemas de automatización de bibliotecas, es en el
año 2000 cuando la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac adquiere para su
implementación el Sistema Integral de Automatización de Bibliotecas de la
Universidad de Colima (SIABUC) en su versión siglo XXI, con la finalidad de
automatizar las actividades que hasta ese momento se realizaban de forma manual
tales como: catalogación, préstamos, inventarios, consultas, reportes, estadísticas.
No obstante, debido a las limitantes en los recursos materiales y humanos, con el
paso del tiempo la única tarea que se logró desplazar del procedimiento manual al
computarizado fue el de catalogación y por consecuencia, el uso de un catálogo
electrónico para las búsquedas de información.
Es por ello que nuevamente en el año 2005 se replantea la simplificación de las
actividades manuales pero a partir de la implementación de la nueva versión del
sistema, SIABUC 8, la cual se adquiere esta vez sin mayores contratiempos
administrativos o presupuestarios.
Acto seguido comienza a elaborarse un proyecto para trasladar la información de un
sistema a otro, lo cual teóricamente estaba garantizado al tratarse del mismo
desarrollador y de la versión precedente y posterior del software.
La realidad pronto se encargó de desmentir este supuesto, púes si bien es cierto
SIABUC proporciona una herramienta para la conversión de datos y sólo se
necesitaba transferir la información del módulo de catalogación, cuando se intentaba
realizar la migración a la nueva versión del programa se generaban en el proceso
una serie de errores en los registros bibliográficos que imposibilitaban su consulta y
hacía inviable el uso del resto de los módulos del sistema.
Ante este panorama se tuvo que postergar el proyecto de manera indefinida, hasta
que después de cuatro años, se decide llevar a cabo un proceso correctivo que
permitiera la migración de datos con resultados satisfactorios, lo cual da lugar a este
informe.
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3.1 Análisis y diagnóstico de los problemas
Tras la puesta en marcha del proyecto, una de las primeras acciones fue corroborar
que el proceso de migración resultaba deficiente en cuanto a la calidad de los
registros y la consistencia de la información. La intención de esta tarea era ante todo
verificar que durante los intentos de transferencia de información se había
procedido correctamente y se habían agotado todas las opciones disponibles.
Para realizar la comprobación lo
primero que se tuvo que hacer fue
respaldar la base de datos original de
SIABUC Siglo XXI, y trabajar en base
a esta copia.
En el caso de SIABUC 8 se tuvo que
preparar el sistema a través de una
instalación limpia, en la cual solo se
tuvieran capturados los datos básicos
para su manejo, sin ningún registro
bibliográfico.
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Hecho lo anterior, en SIABUC
Siglo XXI se realizaron las
tareas correctivas de la base de
datos desde el módulo de
utilerías; para ello se ejecutaron
las acciones de compactar la
base de datos y reorganizar la
base de datos.
Con el fin de garantizar la optimización de la base de datos, se localizó en la carpeta
de instalación el archivo de Access correspondiente a los registros bibliográficos, y
directamente desde el programa, se repitió la operación de compactar la base.
Hipotéticamente, tras esta serie de procedimientos, la importación de fichas en
SIABUC 8 desde SIABUC Siglo XXI tendría que haberse realizado de manera
transparente, es por ello que está fue la primera opción para la migración.
Para ello en el módulo de análisis de SIABUC 8 se seleccionó la opción de transferencias del menú principal, y a su vez el rubro de Importar desde
SIABUC Siglo XXI.
Posteriormente se ubicó la raíz en dónde se encontraba instalado SIABUC Siglo XXI y se procedió a importar la información.
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Al momento de realizar la migración se contabilizaban en SIABUC Siglo XXI, 19,803
registros bibliográficos¸ aunque estos no correspondían al número consecutivo de
fichas, pues el último registro tenía en realidad el número 19,818, es decir, en la
base de datos faltaban 15 registros y esto había originado un desplazamiento.
Una particularidad de esta acción fue que durante la transferencia, el sistema
arrojaba mensajes constantes de que ciertos números de adquisición se
encontraban repetidos.
Al concluir el procedimiento,
el siguiente paso consistió
en preparar la información
en SIABUC 8, para lo cual
se realizó el indizado de la
base de datos.
Finalmente se procedió a revisar que la migración se hubiese realizado
correctamente, para ello se cotejaron diversos registros de manera aleatoria.
Lo primero que se detectó fue que las 15 fichas faltantes en SIABUC Siglo XXI se
suprimieron en SIABUC 8, como se muestra en las siguientes imágenes, en donde
el último registro en la base original era el 19,818, mientras que en la nueva base
era el 19,803.
Tentativamente esto parecía indicar que se había compactado la base y que se
había suprimido cualquier error.
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Todas las especulaciones de un proceso exitoso pronto resultaron desechadas,
pues si bien la mayoría de la información se había transferido exitosamente, ésta se
había desfasado en un aspecto esencial: los números de adquisición.
En SIABUC Siglo
XXI la última ficha
era la 19,818
En SIABUC 8 la
última pasó a ser
la 19,803
Página | 67
En la siguiente imagen se aprecia como el título Metodología: diseño y desarrollo del
proceso de investigación de Carlos Eduardo Méndez Álvarez tiene en la base de
SIABUC Siglo XXI el número de adquisición 13,280, mientras que en la base
migrada a SIABUC 8, tiene el número 13,291.
Ante estos resultados, la siguiente opción para realizar el proceso de migración de
datos era exportar toda la información en base al estándar ISO 2709, lo cual
tampoco resultó viable, dado que no respeta los números de adquisición asociados
al registro bibliográfico, y más aún, no está acoplado a los caracteres latinos ni a los
acentos, por lo que genera símbolos extraños cuando se presentan en algún
registro.
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La última opción para transferir la base de datos fue recurrir al formato SBC / ISIS,
el cual está completamente acoplado al diseño interno de SIABUC y supone una
garantía en la fiabilidad de la migración.
Y en efecto, tanto la información bibliográfica como los números de adquisición de
cada registro se respetaron durante el proceso, sin embargo esto no ocurría con los
campos de longitud fija, ya que los valores de cada rubro se desplazaron de
posición, afectando los datos relativos a la fecha y lugar de publicación de los
materiales así como el código de ilustración de cada registro.
Esto se debe a que en SIABUC 8 se implementaron cambios en la sección
denominada “Campos fijos básicos”, entre los que se incluye un rubro para
especificar el tipo de material (Tesis, Libros, Mapas, Videos), así como un rediseño
de los valores de los campos.
Usando ISO 2709
no se transfieren
los números de
adquisición
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Por ejemplo en SIABUC Siglo XXI el campo de lugar de publicación no se ajustaba
a los valores que especifica MARC, y así por ejemplo para los materiales publicados
en México se colocaban los valores MEX, mientras que en SIABUC 8 se ha incluido
una lista con los códigos especificados en MARC para los principales países y
ciudades.
En la siguiente imagen se muestra como al transferir la información utilizando el
formato SBC, los valores de los campos fijos se alteraban drásticamente.
Una vez concluida esta etapa y ante los resultados tan poco satisfactorios, la
siguiente acción consistió en determinar inconsistencias en la base de datos
tomando en consideración los errores presentados en cada intento de migración, los
cuales se resumen en la siguiente tabla.
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Tabla 5. Errores presentados en la Migración de SIABUC Siglo XXI a SIABUC 8
Para analizar la base de datos lo primero que se hizo fue consultar directamente los
archivos de Access en los que se encontraba almacenada la información con la
intención de encontrar inconsistencias o errores.
Al inicio de la revisión se observó que la organización de los archivos en SIABUC
Siglo XXI es completamente diferente a la de SIABUC 8, ya que en la nueva versión
del sistema, todos los datos se agrupan en un solo archivo, mientras que en SIABUC
Siglo XXI están separadas en varios elementos.
Así por ejemplo, en SIABUC 8, el mismo archivo de Access resguarda la información
de los registros bibliográficos, el catálogo de autoridades, el directorio de usuarios,
el registro histórico de préstamos, las multas, las fichas analíticas de publicaciones
periódicas entre muchos otros elementos, cosa que no sucedía anteriormente.
No obstante, pese a esta serie de cambios en la estructura de la base de datos,
ninguno de ellos representaba un obstáculo significativo para el traspaso de
información, acaso solamente la modificación de la puntuación en el subcampo B
del área destinada a transcribir la descripción física de los ítems (Etiqueta 300 del
formato MARC), ya que en vez de proseguir con el uso de punto y coma ( ; ) para
separar las dimensiones de otros detalles físicos del material (por ejemplo,
ilustraciones) como marcan las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2, en
SIABUC 8, se decidió utilizar la diagonal ( / ) como sigo de puntuación.
Método de transferencia de
información
Errores presentados
Conversión de SIABUC Siglo
XXI a SIABUC 8
Desplazamiento de los números de adquisición
Exportando los datos en
ISO 2709
No se transfieren los números de adquisición de
todos los materiales
Exportando los datos en
SBC / ISIS
Desplazamiento de los valores pertenecientes a los
campos fijos en cada registro.
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De este modo, el siguiente paso en el diagnóstico de los problemas fue revisar
aleatoriamente los registros bibliográficos desde el módulo de análisis de SIABUC
Siglo XXI, dando como resultado la detección de un sinnúmero de registros
borrados del sistema, duplicados o incompletos
Por tanto, la primera hipótesis en proyectarse fue la falta de continuidad en la
progresión de registros como factor desestabilizante de la base de datos. Para
comprobarla se procedió a exportar desde SIABUC Siglo XXI a SIABUC 8, un
determinado número de registros en los que desde el origen se borraron un par de
ellos, rompiendo la secuencia. En este caso, se trabajó con la secuencia de registros
1 – 20, en los cuales se eliminaron las fichas 7 y 15.
Lo primero que quedó de manifiesto es que las fichas que se borraban en SIABUC
Siglo XXI al exportarlas a SIABUC 8 ocasionaban un hueco que alteraba el registro
posterior, es decir, al borrar la ficha 7 se alteraba la ficha 8 al momento de migrar.
Esencialmente lo que sucedía es que se recorrían los números de ficha y de
adquisición de cada registro, es decir, los ejemplares asociados al registro 7 (que se
había borrado y por tanto no tenían ninguno) se recorrían al 8 dando como
resultado un registro sin ejemplares asociados, los ejemplares del registro 8 se
recorrían al 9 y así sucesivamente hasta encontrarse con la siguiente ficha borrada,
de modo que ahora los ejemplares de cada ficha se recorrían dos registros más allá
de su posición original.
En las siguientes imágenes se muestra como al borrar registros en la base original,
al momento de migrar, se alteran sus ejemplares y su número de ficha.
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Ficha Original
en SIABUC Siglo
XXI
(2 ejemplares
con números
de adquisición
9 y 5204)
Ficha al migrar
a SIABUC 8
(1 ejemplar
con número de
adquisición 26)
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Con este resultado se dedujo que los espacios vacíos que correspondían a los
registros eliminados eran el principal obstáculo para la migración de datos.
El problema consistía ahora en determinar cuántos “huecos” existían dentro de los
19 mil registros, considerando que en un periodo de 9 años la base de datos jamás
había sido depurada, no se utilizaba un manual de procedimientos para catalogación
y el sistema de automatización había sido manipulado por una gran variedad de
personas de las cuales no todas contaban con una formación bibliotecaria.
3.2 Planeación
Aunque gran parte del problema se encontraba resuelto al identificar la fuente que lo
originaba, esto no significaba que se debiera improvisar una solución, pues al final
de cuentas se requería un procedimiento meticuloso que garantizara resultados
satisfactorios.
Es por ello que antes de proceder con las acciones correctivas se realizó un
esquema de trabajo considerando las actividades, el tiempo; los recursos, y el
personal.
Actividades: Para llevar a cabo el proceso de migración se contemplaron las
actividades de:
· Corrección de registros; saltos de fichas o huecos ocasionados por fichas
borradas, registros sin número de adquisición, registros duplicados, títulos
dados de baja.
· Exportación parcial por lotes a una instalación limpia de SIABUC Siglo XXI.
· Exportación final a SIABUC 8.
· Comprobación de la migración
Tiempo: Indiscutiblemente para revisar todos y cada uno de los 19 mil registros se
requería una inversión de tiempo considerable ya que no sólo se trataba de una
exploración somera, sino de una inspección profunda.
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No obstante, debido a la dinámica de las actividades en la Universidad del Tepeyac,
el único periodo en que podría destinarse un espacio para el proyecto era el periodo
vacacional de Julio y Agosto del año 2009, en el que la demanda de materiales y la
atención a usuarios disminuían considerablemente.
Recursos: Para el momento en que se llevaría a cabo el proyecto, únicamente se
contaba en la biblioteca con dos equipos de cómputo, uno de ellos de uso particular
de la coordinación y el restante para la prestación de servicios y catalogación de
materiales.
Aunado a la disponibilidad de tiempo, esto representaba un serio obstáculo para el
proyecto, por lo que de manera especial, se gestionó un equipo adicional con la
salvedad de devolverlo al concluir el proceso.
Personal: Al inicio del proyecto se contemplaron dos elementos para llevar a cabo la
migración y corrección de datos, sin embargo en el desarrollo del mismo resultó un
tanto complejo, por lo que se optó por un sólo elemento.
Si bien el resto del personal se mantendría a la expectativa, éste también
colaboraría indirectamente al suspender ciertas actividades (como el ingreso de
nuevos registros a la base de datos) a fin de facilitar el proyecto.
Es así que tras una breve deliberación se planteó el siguiente esquema de trabajo,
siempre cuidando de no afectar otras labores o abarcar una mayor inversión de
tiempo o personal.
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Tabla 6. Cronograma de actividades para la migración
Semana Actividad Tiempo
destinado
Recursos Resultados
esperados
1ª Semana
Corrección de
Registros
40 horas
Equipo de
Cómputo, CD-
ROM SIABUC
8
Depuración de
los registros
1 - 5000
2ª Semana Corrección de
Registros
40 horas Equipo de
Cómputo, CD-
ROM SIABUC
8
Depuración de
los registros
5001- 10000
3ª Semana Corrección de
Registros
40 horas Equipo de
Cómputo, CD-
ROM SIABUC
8
Depuración de
los registros
10001 – 15000
4ª Semana Corrección de
Registros
40 horas Equipo de
Cómputo, CD-
ROM SIABUC
8
Depuración de
los registros
15000 – 19000
5ª Semana Migración de
datos de SIABUC
Siglo XXI a
SIABUC 8
40 horas Equipo de
Cómputo, CD-
ROM SIABUC
8
Base
completamente
restaurada.
3.3 Desarrollo
Una vez que se estableció el esquema de trabajo, la siguiente fase dentro del
proyecto era realizar todas y cada una de las actividades planeadas a fin de
concretar la migración de datos.
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En este sentido, lo primero que se tenía contemplado era la revisión de cada registro
bibliográfico para poder determinar cuáles eran las fichas que faltaban en la base de
datos y cuáles no tenían ningún ejemplar asociado.
Para ello, se recurrió al módulo de
análisis de SIABUC Siglo XXI, ya
que permitía no sólo revisar la
secuencia de las fichas, sino
también las existencias por cada
título.
Durante esta tarea una de las
primeras cosas que se
identificaron fue que la ficha inicial
de la base de datos había sido
eliminada.
Dicho problema representaba una cuestión difícil de resolver a través de SIABUC, ya
que al agregar una nueva ficha, esta se ingresa en la parte final de la base y no
existe la opción dentro del sistema para colocar de forma manual el número de
registro.
Invariablemente esto iba a generar el desplazamiento de los números de adquisición
aun cuando fuese el único registro que faltara dentro de la base, por lo que resultaba
indispensable resolver esta inconsistencia.
La alternativa más viable fue modificar directamente la base de datos desde Access
añadiendo un nuevo registro desde la raíz y asignándole el valor 1 en la columna
número de ficha, tal como se muestra en la siguiente imagen.
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Afortunadamente
este procedimiento
resultó exitoso y
permitió continuar
con la revisión de la
base de datos.
En la imagen lateral
se observa como
aparece la ficha 1
restaurada.
Este fenómeno se repetía con frecuencia dentro de la base de datos ya que se
localizaron varios espacios vacíos, que en su mayoría se encontraban entre los
registros 4 mil y 6 mil.
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Entre las causas de este problema se encuentra el hecho de que anteriormente se
habían construido dos colecciones con títulos de diversa índole, cuya clasificación
consistía en el término CUB o LIB y un número consecutivo ( LIB 1, LIB 2, LIB3,
CUB 1, CUB 2, CUB 3…).
Ambas colecciones comenzaron a catalogarse de manera conjunta y la mayoría de
los registros quedaron comprendidos entre el rango de fichas señalado, sin
embargo, con el tiempo varios de los títulos fueron dados de baja o reclasificados
dentro de la colección general, por lo que en algunos casos se eliminaron las fichas
y en otros simplemente se duplicaron los registros.
La manera de corregir esta inconsistencia cambió significativamente respecto al
procedimiento aplicado para la ficha inicial de la base, ya que al tratarse de registros
eliminados intencionalmente, no tenía sentido incorporarlos nuevamente, por lo que
en vez de repararlos, se realizó un listado con los números de registro vacíos a fin
de omitirlos al exportar la base de datos.
En este sentido, y de acuerdo a lo
planeado, cada semana se realizó
una exportación parcial con los
registros corregidos durante este
período, trasladándolos a una
instalación limpia de SIABUC Siglo
XXI.
Para ello en la pestaña de utilerías del
módulo de análisis se ejecutaba la
opción de exportar ISIS o UNIX, y se
seleccionaban los rangos de registros
que ya habían sido revisados.
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Después, se ingresaba
nuevamente al módulo
de análisis, pero ahora
en la instalación limpia
de SIABUC, y a través
de la opción Importar
ISIS o UNIX se
añadían los registros
corregidos.
Otro de los problemas que se corrigieron durante esta fase del proyecto fue la
existencia de títulos que pese a tener registros completos, carecían de ejemplares
añadidos. Para tal efecto, cada vez que se detectaba un posible registro de esta
naturaleza, se revisaba el catálogo a fin de determinar si se encontraba duplicado y
por ello carecía de ejemplares.
Si este era el caso, se ingresaba el número de ficha en la relación de registros a
omitir en la exportación, para que se suprimieran definitivamente. En las siguientes
imágenes se ejemplifica esta situación a través del título instalaciones eléctricas
prácticas el cual se había duplicado al reclasificarse de 451 LIB a 621.322 BEC.
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Por otra parte, en el caso de que se tratara de un registro único pero sin ningún
ejemplar ligado a él, se buscaba el ítem en el acervo y en la relación de libros
prestados, a fin de verificar que aún se contaba con dicho material, en tal caso se
le agregaba un número de adquisición consecutivo por cada ejemplar, comenzando
con el número 00001.
De este modo, tras cuatro semanas de trabajo constante y procesando
aproximadamente mil registros diarios, se terminó de revisar y corregir la base de
datos de manera satisfactoria.
El siguiente paso ahora consistía
en realizar una prueba piloto de
migración de datos desde la
instalación de SIABUC Siglo XXI
preparada durante la corrección de
registros.
Para tal efecto, lo primero que se hacía era nuevamente indizar la base de datos en
SIABUC Siglo XXI, con el fin de tener correctamente separados y estructurados los
datos.
Luego de ello
se ingresaba
al módulo de
Análisis en
una nueva
instalación de
SIABUC 8.
Página | 81
Y al igual que en el primer intento diagnóstico, se seleccionó la opción de Importar
desde SIABUC Siglo XXI, como mecanismo de transferencia de datos.
Al concluir la transferencia, se comenzó a evaluar el procedimiento realizado,
comparando de manera aleatoria los mismos registros en ambas versiones del
sistema, y tras este pequeño análisis se observó que no se presentaba ninguno de
los errores que anteriormente hacían inviable el uso de los módulos, por lo cual el
proceso correctivo había resultado exitoso.
En las siguientes imágenes se observa cómo el último registro de SIABUC Siglo XXI,
permaneció con los mismos elementos al migrarse a SIABUC 8.
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Para finalizar, el último procedimiento que quedaba pendiente era corregir el cambio
de puntuación en el área de la descripción física, ya que en vez de utilizar el punto y
coma ( ; ) como elemento para separar el dato de las ilustraciones de el relativo a
las dimensiones del material, en SIABUC 8 se implementó el uso de una diagonal
( / ).
Como se ha mencionado anteriormente, esto provocaba que en ningún registro se
mostrara el dato de “ilustraciones”, por lo que era necesario corregir este detalle.
La manera de hacerlo, fue ingresar directamente a la raíz de la base de datos y
localizar en la tabla de “Fichas”, la columna en la que se resguarda la información de
los campos fijos (Etiquetas MARC)
Hecho lo anterior, se utilizó la herramienta de Buscar y reemplazar, en la que se le
especificó cambiar el dato del punto y coma, por una diagonal
Página | 83
Desde luego, este procedimiento culminó satisfactoriamente y todos los registros
que desde la base de datos original estaban marcados como “material ilustrado”,
volvieron a recuperar este status, por lo que con ello se dio por concluido el proyecto
de migración en su parte práctica, dejando el panorama abierto para otro tipo de
acciones relacionadas con el mismo, tales como: fijación de políticas, realización de
inventarios, etc.
A continuación se muestran un par de imágenes con el antes y después de la
operación.
En esta imagen se aprecia que no aparecía el dato IL.
En el área de la descripción física
En esta imagen del mismo registra se muestra como se agregó
Automáticamente el dato IL. en el área de la descripción física
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3.4 Resultados
En lo que se refiere a los resultados obtenidos, es innegable que el logro más
significativo de este proyecto fue la correcta migración de datos, que tenía
postergada la instalación de la nueva versión de SIABUC en la Biblioteca de la
Universidad del Tepeyac.
Empero, resulta conveniente señalar algunos datos relevantes de las actividades
realizadas.
En primer término, se debe destacar que al inicio del proyecto de migración se
contabilizaban 19803 registros, los cuales, tras el proceso de depuración se
redujeron a 18029, es decir, se eliminaron 1774 registros.
Si se considera de manera porcentual, estas fichas representaban
aproximadamente un 9 % del tamaño de la base de datos, una cifra sumamente alta
para representar documentos dados de baja o extraviados. En la siguiente gráfica se
aprecia este hecho.
Respecto a los registros que carecían de ejemplares vinculados al mismo, al concluir
el proyecto se contabilizaron 1965 fichas, es decir, el equivalente a un 10% del
tamaño total de la base.
91.05%
8.95%
Registros dados de baja
Registros preservados
Registros suprimidos
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En tal sentido resulta interesante resaltar que si sumamos este dato al de fichas
inexistentes, se obtendrá que casi una quinta parte de la base de datos presentaban
errores significativos.
Ahora bien, en lo relativo a los registros que originalmente contenían el dato de
ilustraciones en el área de la descripción física y que al migrar a SIABUC 8 se
habían perdido, se corrigieron 15,592 elementos, que de acuerdo a la siguiente
gráfica representan un 86.4 % del total de registros en la base de datos.
10.01%
89.90%
Registros sin ejemplares
Registros sin ejemplaresvinculados
86.40%
13.60%
0
0
Registros a los que se corrigió la puntuación
Registros con ilustracionescorregidos
Registros sin ilustraciones
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De igual forma, en este apartado de resultados cabe mencionar que gracias a la
culminación satisfactoria de este proyecto, se suscitaron una serie de cambios
significativos en los procedimientos y herramientas de trabajo de la biblioteca.
Entre ellos, es posible mencionar la implementación de un catálogo de usuarios
para registrar los préstamos de material a través del sistema de automatización, ya
que anteriormente esto se hacía de forma manual con el llenado de papeletas, lo
que dificultaba la preparación de estadísticas y reportes de adeudo.
En el mismo tenor, se sentaron las bases para un proyecto de indización de
publicaciones periódicas, ya que si bien en la biblioteca se cuenta con una amplia y
nutrida colección de títulos, para buscar algún artículo de determinado tema, es
necesario revisar todos y cada uno de los ejemplares de las publicaciones en los
que se aborda dicho tópico.
También, gracias al uso de la nueva versión del sistema, se pudo gestionar un
equipo de cómputo extra para las labores de la biblioteca, ya que solo se contaba
con una computadora para que trabajaran dos personas en el mismo turno.
Lo anterior facilitó además, que por primera vez, se trabajara de manera simultánea
en red a través de recursos compartidos.
Por último y no menos importante resulto el hecho de que gracias a los resultados
satisfactorios de este proyecto, se dio luz verde para el desarrollo de un sitio web
para la biblioteca con la intención de ofrecer el catálogo en línea a la comunidad de
usuarios, del cual se elaboró un prototipo con un avance del 80%, pero que quedó
postergado por decisiones administrativas institucionales.
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Conclusiones
De acuerdo con lo revisado en el apartado teórico, una de las constantes en el uso y
manejo de sistemas de automatización, es la rapidez con la que se ven rebasados
por nuevos diseños que buscan adaptarse a las necesidades más recientes del
mercado.
Es por ello que un diseño apropiado del software, no debería implicar grandes
inconvenientes al momento migrar la información entre distintas versiones del
sistema o incluso entre programas diferentes, más cuando se trata de aplicaciones
basadas en normas internacionales como el formato MARC21 o la ISO-2709.
Sin embargo, al realizar este proyecto se pudo deducir que esto no necesariamente
resulta verdad, pues en el desarrollo de sistemas de automatización, entre otros
aspectos, termina por influir la capacidad del fabricante y el mercado al que desean
acceder, de modo que a veces por proveer un bajo costo se sacrifica funcionalidad o
fidelidad a los estándares, o peor aún, se orilla al cliente a permanecer atado a un
producto, a riesgo de perder el trabajo realizado durante años.
En el caso de SIABUC y de acuerdo a lo observado, el sistema ha ido de menos a
más, procurando en cada versión ofrecer la funcionalidad del software comercial de
alta gama, pero de alguna forma, sigue resultando limitado respecto a la potencia de
estos sistemas y a la pureza con la que se apega a las normas, por lo que puede
resultar inflexible al momento de migrar la información a otras plataformas.
Desde luego, no todos los problemas de migración son atribuibles al diseño de los
sistemas de automatización, pues en el caso de este proyecto un gran porcentaje de
las inconsistencias en la base de datos tenían que ver con un mal manejo del
sistema.
Esto tiene su causa en el hecho de que en la Biblioteca de la Universidad del
Tepeyac, no se le brinda al personal una preparación introductoria que le permita
entender la dinámica de las actividades y el manejo de SIABUC, por lo cual queda
sujeto a los resultados de su propia experiencia e intuición.
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Por otra parte, si se añade que en la institución no se cuenta con un manual de
procedimientos de catalogación en el que se enfatice el manejo del sistema de
automatización, el riesgo de dañar la base de datos es demasiado alto, tal como
sucedió en esta ocasión.
Es por ello que a lo largo de este proyecto se fue reforzando la idea de que en las
instituciones se debe compartir con el personal la administración del sistema, ya que
podría ayudar a mejorar los procesos, facilitar la identificación de procedimientos
erróneos, y por ende sumar diversas ideas para la resolución de problemas.
Recomendaciones
En cuanto a las recomendaciones para la institución, se sugiere ampliamente que
en la medida de lo posible se ofrezca capacitación a los bibliotecarios de la
Universidad del Tepeyac respecto a la naturaleza y uso del sistema de
automatización, ya que la ausencia de un conocimiento más profundo fue un factor
determinante para retrasar la migración de datos.
Por otra parte, resulta indispensable la elaboración de un manual de procedimientos
para ingresar y suprimir registros de la base de datos, a fin de garantizar que los
errores detectados en este proyecto no vuelvan a repetirse. A manera de propuesta,
se anexa un manual de este tipo al final del trabajo.
De igual forma se sugiere que a corto plazo se realice un inventario general para
verificar que no hubo pérdida de información durante el proceso de migración, así
como para depurar nuevamente la base de datos.
Finalmente, también se recomienda que de continuar utilizando SIABUC en la
biblioteca, en algún momento se migre a la versión actual del sistema (SIABUC 9), a
fin de evitar futuros costos por conversión de datos si llegase a cambiar la
estructura. (No dejar pasar varias versiones para optar por la renovación).
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UNIVERSIDAD DE COLIMA. Historia de SIABUC. [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/site/include/historia.html UNIVERSIDAD DE COLIMA. SIABUC 8. [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/site/include/s8.html UNIVERSIDAD DE COLIMA. SIABUC 9. [en línea]. [Consultado 06 de junio, 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/site/include/productos.html UNIVERSIDAD DE COLIMA. Siabuc. [en línea]. [Consultado 03 de junio 2011]. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/ UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. "Los polvos del tiempo, la fundación del Tepeyac". En: Revista de aniversario 1940-2005. p.4 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Ideario: declaración de principios, misión y valores de la Universidad del Tepeyac. [documento interno] México: Universidad del Tepeyac, 2006. p.2 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Manual de inducción a la universidad. [documento interno] México: Coordinación de Apoyo Académico Universitario, 2010. h. 36 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Manual de procedimientos de biblioteca. [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2007. p.3 UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Modelo universitario. México: Universidad del Tepeyac, 2003. 110 p. UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Reglamento de la biblioteca del Colegio y de la Universidad del Tepeyac [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2007 24 p. UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Reglamento. [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2003. 23 p. UNIVERSIDAD DEL TEPEYAC. Sistema de evaluación para la biblioteca. [documento interno]. México: Universidad del Tepeyac, 2007. 16 p. VOUTSSAS, Juan. Bibliotecas y publicaciones digitales. México: UNAM, 2006. 342 p. ISBN 970-32-3962-5 WEBBER, Desiree y PETERS, Andrew. Integrated library systems:planning, selecting and implementing. Santa Bárbara, California: ABC-CLIO, 2010. 183 p. WERNER, K. y WEISS, H. El libro negro de las marcas: el lado oscuro de las empresas globales. 3. ed. Buenos Aires: Sudamericana, 2003. 320 p. ISBN 950-07-2383-2
WILSON, Katie. Computers in libraries: and introduction for library technicians. Nueva York: Haworth Press, 2006. 194 p. ISBN 9780789021502
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ANEXO
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
INGRESAR Y BORRAR
REGISTROS EN SIABUC 8
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
INTRODUCCION
El presente manual de procedimientos es un instrumento de apoyo para un manejo óptimo del módulo de catalogación en el sistema de automatización en la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac, toda vez que en él se compendian de manera ordenada, clara y precisa cada una de las operaciones que se requieren para ingresar y suprimir registros en el sistema SIABUC 8.
El objetivo que persigue es garantizar la consistencia y calidad de los registros bibliográficos que integran el catálogo, así como la reducción de los errores en la base de datos atribuibles al personal bibliotecario.
Cada uno de los procedimientos además de proveer del objetivo de la actividad y una descripción sucinta de la misma, incluye una explicación detallada con ilustraciones y su respectivo diagrama de flujo.
Finalmente es importante señalar que este manual permanecerá vigente en tanto no ocurra alguna modificación en la disponibilidad de los recursos, las actividades, sus objetivos o la normatividad institucional que lo afecten significativamente.
Disposiciones generales
1.- Se considerara la elaboración de un nuevo registro cuando el documento adquirido:
A) No esté registrado en la base de datos B) La edición, editorial o autor(es) hayan cambiado respecto a un material
catalogado anteriormente. C) Las reimpresiones de una obra no se considerarán como ediciones nuevas y
por tanto deberán ingresarse como ejemplares.
2.- Cuando se prepare un nuevo registro no se debe omitir ningún dato en los campos de control o campos fijos.
3. –Debido a la problemática que puede generar el uso de caracteres latinos y símbolos diacríticos en la exportación de datos, se deberá suprimir el uso de acentos en la elaboración de nuevos registros.
4. Antes de realizar cualquier tarea correctiva o de suprimir registros de la base de datos se deberá realizar un respaldo de la información.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
Procedimiento para ingresar nuevos registros en SIABUC 8
Objetivo
Facilitar el proceso de elaboración de registros
bibliográficos a través de SIABUC 8, a fin de reducir
las inconsistencias y errores que afecten el
funcionamiento del sistema y la calidad de la
información
Descripción
Mediante esta actividad se integran nuevos
elementos al catálogo de la biblioteca de manera
regulada
Responsable de supervisión:
Coordinación de Biblioteca
Ejecutante:
Bibliotecario encargado de la administración del
sistema de automatización
Observaciones o
modificaciones
Elaboró - - -
Autorizó - - -
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
DESARROLLO
Antes de agregar un nuevo registro es necesario comprobar que el documento a
catalogar no exista en la base de datos, para lo cual se debe de buscar en el
catálogo y en el módulo de adquisiciones ya que en ocasiones no se refleja
inmediatamente la información de los nuevos ítems, la búsqueda deberá realizarse
tanto por autor, título, tema, serie o cualquier otro dato significativo del documento.
Si el documento ya se encuentra catalogado previamente y se trata del mismo
material, se deberá anexar al registro bibliográfico un nuevo ejemplar, para ello se
deberá localizar la ficha en el módulo de Análisis y pulsar en el rubro de ejemplares.
En los recuadros se deberá ingresar la información del ejemplar añadiendo número
de adquisición, biblioteca, número de ejemplar, y si es el caso volumen o tomo.
Para el campo de escuela, el valor permanecerá siempre en 0 (sin escuela), al igual
que deberá estar siempre seleccionada la opción de visible en consultas.
El campo de Si se presta deberá seleccionarse siempre que no se trate de una obra
de consulta o bien, debido a las características del material, se restringa su
préstamo.
Al terminar de ingresar la información se deberá pulsar el botón Aceptar y el nuevo
ejemplar habrá sido añadido.
Número de f icha
Ejemplares
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
Si el documento no se encuentra catalogado previamente se procederá a la
elaboración de un nuevo registro bibliográfico a través del módulo de análisis. Se
recomienda ampliamente que antes de realizar un nuevo registro se identifiquen los
datos relativos a la edición del documento, así como su contenido temático
Para agregar un nuevo Ítem se debe acceder al módulo de Análisis en SIABUC 8.
Al pulsar la opción de nueva ficha, se desplegará una pantalla inicial con los
campos fijos del registro bibliográfico.
Antes de iniciar, se deberá seleccionar en la parte superior de la pantalla, el formato
prediseñado para el registro de los diferentes tipos de materiales (Tesis, Libros,
Mapas. CD-ROM, Fotografías, etc.), posteriormente se procede al llenado de los
campos de longitud fija.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
En esta sección el sistema funciona como guía ya que la mayoría de los rubros,
tienen algunas opciones entre las cual elegir dependiendo de las características del
material, no obstante por default los valores más comunes son los siguientes.
CAMPO VALORES COMUNES
Códigos de ilustración X= Sin ilustraciones
A= Ilustrado
Lugar de publicación MX= México, SP= España, XXU=
Estados Unidos de América
Código de lengua SPA=Español , ENG= Inglés
Estado del registro n) nuevo
Naturaleza del contenido
\ No especificada
Selección de formato
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
CAMPO VALORES COMUNES
Homenaje 0 No es
Ficción 0 No es
Modificado ) Ninguno
Tipo de registro a) Material con texto impreso
Catalogación descriptiva a) Sigue RCAA2
Nivel intelectual G= General F= Especializado
Publicación Gubernamental \ No es
Indicador de índice 1 = Si contiene 0= No
contiene
Biografía \ No biográfico
Fuente de catalogación \ No catalogado en LC
Nivel bibliográfico m) Monografía
Tipo de fecha de publicación s) Una sola fecha
Forma de reproducción \ No es una reproducción
Conferencia o congreso 0 ) No es
Indicador de asiento principal 1) Si forma parte de la ficha
(Cuando el registro tiene
un asiento principal por
autor)
Nivel de codificación \ Completo
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Una vez que la información de los campos fijos ha sido añadida, se pulsa el botón de
Campos MARC para comenzar la descripción del documento a través de las
diversas áreas catalográficas.
Durante este proceso, se puede consultar la ayuda para cada elemento, en la
cual se proporciona un ejemplo de cómo transcribir la información y una
descripción breve de su contenido, esto se hace a través de las opciones
EJEMPLO y ?.
En general se debe registrar casi por completo toda la información del documento
respetando el orden y la puntuación que se establecen en las Reglas de
Catalogación Angloamericanas 2ª ed., sin embargo en el sistema SIABUC 8 hay
algunas variantes y procedimientos específicos que se detallan a continuación.
A) Cuándo en los campos fijos Primera o Segunda Fecha y Lugar de publicación,
se ingresa la información, está ya no necesita repetirse en la Sección de Campos
MARC en el rubro de Lugar y editorial, pues automáticamente se generan los
datos de este elemento, como en el siguiente ejemplo en donde se especificó como
fecha de edición el año 2010 y el lugar de publicación Rusia.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
B) Cuando en el campo fijo Códigos de ilustración se selecciona un valor distinto a
“X”, para especificar que el documento está ilustrado, este dato ya no necesita
transcribirse en el Campo MARC de Páginas o Vols. / Dimensiones, pues al
agregar los datos que le preceden (Extensión y dimensiones), el sistema
automáticamente genera esta información.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INGRESAR Y BORRAR REGISTROS EN SIABUC 8
Sin embargo, a diferencia de lo que indican las Reglas de Catalogación
Angloamericanas 2ª ed., respecto a la puntuación para separar los elementos de
extensión (número de páginas, volúmenes, discos...etc.) de las dimensiones del
material, NO SE UTILIZA UN PUNTO Y COMA; pues en SIABUC 8 se utiliza UNA
DIAGONAL.
C) En la sección de Encabezamientos bajo temas generales, en Campos MARC
después del primer descriptor temático se deberá utilizar como elemento separador
una Diagonal invertida \, la cual se puede obtener pulsando la combinación de
teclas Alt + 92.
Código A “Material
Ilustrado”
Usar DIAGONAL como signo
de puntuación
Automáticamente se genera el dato
de: MATERIAL ILUSTRADO
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Esto se hace para que automáticamente el sistema genere la numeración de cada
encabezamiento o descriptor, justo como se muestra en la siguiente imagen en cuya
parte superior se pre visualiza la ficha, y en la parte inferior se muestra cómo se
capturó la información.
D) Antes de asignar el número de clasificación se deberá verificar en el catálogo que
no se encuentra duplicada. Para ello en el módulo de consultas, en búsqueda libre,
se deberá ingresar la clasificación que se propone para el nuevo documento y
buscarla. En SIABUC 8 es necesario que al transcribir el número de clasificación
se añada al final el signo $, de otro modo la búsqueda no arrojara resultados.
Ejemplo:
381.5 $
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DIAGRAMA DE FLUJO PARA AGREGAR NUEVOS REGISTROS
INICIO
Buscar ítem en el catálogo
¿Ya ha sido catalogado?
Ingresar al Módulo de
Análisis
Ingresar al Módulo de
Análisis y pulsar Ficha Nueva
Localizar la ficha correspondiente
al ítem ya catalogado
En el rubro de EJEMPLARES
anexar cada una de las copias que se han adquirido
Seleccionar el formato
correspondiente al tipo de material
Ingresar la información del
ítem en Campos Fijos
Ingresar la información del
ítem en Campos MARC siguiendo
estructura de RCA 2
FIN
NO SI
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Procedimiento para suprimir registros en SIABUC 8
Objetivo
Realizar el proceso de depuración de la base de datos sin
afectar su estructura a fin de evitar inconsistencias en
futuros procesos de actualización o migración de
información.
Descripción Esta tarea consiste básicamente en reordenar la base de
datos bibliográfica suprimiendo todos aquellos registros
que correspondan a materiales, extraviados, duplicados o
dados de baja del inventario general y que ya no se
desean conservar.
Responsable de
supervisión:
Coordinación de Biblioteca
Ejecutante:
Bibliotecario encargado de la administración del sistema
de automatización
Observaciones
o modificaciones
Elaboró - - -
Autorizó - - -
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DESARROLLO
El primer paso para la depuración de la base de datos, consiste en elaborar un
respaldo de la base de datos con el fin de revertir cualquier modificación no
deseada, o errores inesperados.
Para ello se accede al módulo de Respaldo de información, que usualmente se
ubica dentro de la carpeta SIABUC8 en la que está instalado el sistema y en la
opción de CLAVE, se elige un nombre para la carpeta en la que se almacenará el
respaldo.
En el paso marcado con el número dos, se debe elegir una ruta o ubicación en la
que se realizará el respaldo, para ello se debe pulsar el botón de examinar.
Posteriormente en el rubro de Escoger Archivos (Paso número 3), se deben
seleccionar todos los elementos que aparecen en la lista, se pulsa la opción de
Añadir archivo, y finalmente la opción de Continuar.
Nombre de la carpeta
del respaldo
Ubicación en donde se
guardará el respaldo
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Por último, se presiona el botón Respaldar, para que comience a generar la copia de
los archivos.
Hecho lo anterior se debe preparar una relación con los datos de los materiales a
descartar, en esta lista es posible incluir toda la información que se considere
pertinente pero siempre y cuando no dejen de recuperar los siguientes elementos:
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· Número de adquisición por cada ejemplar que se necesite dar de baja
· Número de ficha asociado o de registro
Número de adquisición por cada ejemplar que se necesite dar de baja:
Principalmente la razón por la cual se recomienda incluir este dato es que sirva
como respaldo para futuras aclaraciones respecto al destino de cada ejemplar,
aunque también acorde a lo que se determine en la institución es posible reutilizar
los números para nuevos registros.
Número de ficha o número de registro: Cada material que se incluya en la lista
debe ir ordenado acorde al número de ficha que posee, pues con ello el riesgo de
cometer errores se reduce considerablemente.
Por ejemplo si se desea eliminar un registro de un libro cuya ficha es la 591 y uno
cuya ficha es la 23, el primero en eliminarse deberá ser el 23 y posteriormente el
591.
En la siguiente tabla se ejemplifica como debe prepararse la lista de los ítems que
se van a eliminar de la base de datos:
Núm. de
ficha
Autor
Título
Ejemplares
Números de
adquisición
de los ejemplares
23 Sergio Aguayo
México 68
5
30,33,35, 56, 57, 58
591 Mario Benedetti
Gracias por el
fuego
2
123, 124
1456 José Revueltas
El apando
1
2356
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Ya que se ha garantizado la reversibilidad de los cambios, se procede a la
depuración de registros. En síntesis el proceso va a consistir en Exportar e Importar
toda la base de datos dejando fuera los registros no deseados.
Al respecto es importante señalar que TODO LOS PROCESOS QUE A
CONTINUACIÓN SE DETALLAN DEBEN REALIZARSE SOLAMENTE EN EL
RESPALDO GENERADO PREVIAMENTE.
Lo primero que se debe hacer es ingresar al módulo de Análisis y posicionarse en la
opción de Transferencias y seleccionar la opción de Exportar SBC (ISIS o UNIX).
Posteriormente se debe seleccionar una ruta de destino (la ubicación en la
computadora en donde se guardaran los registros que se van a exportar) y asignarle
un nombre a los archivos. Debido a que este proceso va a realizarse por lotes, es
altamente recomendable asignarle un número consecutivo a cada archivo que se
genere; por ejemplo 1, 2,3, 4 ó A, B, C, D. Aunque es mucho más útil asignar como
nombre el rango de fichas que comprende ese archivo; v.gr ficha 1-500, ficha 501-
1000, etc.
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Después, en la opción de Seleccione la biblioteca, se debe marcar la selección con
el valor 0), es decir, importar de Cualquier biblioteca, con lo cual se garantiza que no
se omita ningún registro.
Por último se debe seleccionar el rango de fichas a exportar, y es aquí en donde se
debe tener especial cuidado, pues el procedimiento consistirá en dejar fuera
aquellos registros que ya no se requieran. Para ello se hará uso de la relación de
registros preparada anteriormente.
Esto significa que si por
ejemplo hemos decidido
eliminar el registro
número 23, en el primer
archivo a exportar se
deberán seleccionar el
rango de fichas 1-22, es
decir colocar en el
rubro de ficha inicial, el
registro 1, y en el rubro
de ficha final el registro
22, tal como se muestra
en la siguiente imagen.
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De esta forma, siguiendo con nuestra lista muestra de los registros a suprimir del
sistema, el siguiente rubro de fichas a exportar tendría que comprender de la 24 a la
590, ya que el registro 591 es el siguiente registro en la relación.
Esto significa que acorde a las fichas que se han marcado para ser borradas,
tendrán que exportarse los registros anteriores y posteriores.
Por ejemplo, si en la biblioteca se desean eliminar los registros 10, 30 y 40,
tendrían que exportarse cuatro paquetes con los registros:
§ 1 al 9
§ 11 al 29
§ 31 al 39
§ Del 41 al último registro de la base de datos.
La ventaja que ofrece este procedimiento, es que no afecta la información de los
registros y es una manera muy sencilla de compactar la base de datos, lo cual no
puede realizarse desde el sistema en sí.
Una vez que se han completado los paquetes de registros, se procederá a
reestructurar nuevamente la base, para ello se deberán seguir los siguientes pasos.
A) En el bloc de notas de la Windows, se deberá crear un archivo vacío, es decir,
sin ninguna palabra o cifra escrita.
B) En la opción de Archivo – Guardar como, se deberá colocar como Nombre de
archivo, reestructura.ac8, en tanto que en la opción de Tipo, se deberá
seleccionar Todos los archivos. Y se pulsa el botón de guardar.
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C) Posteriormente, ya que se ha creado este archivo, se ingresa al módulo de
Análisis en SIABUC 8 y en el menú de Transferencias se selecciona la
opción de Acervo completo (Exportar / Importar)
D) En el recuadro que aparece, se deberá pulsar en el botón de Montar acervo,
y posteriormente, seleccionar el archivo que creamos previamente, es
decir, el archivo de reestructura.ac8 y se pulsa el botón abrir.
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E) Ya que se ha hecho esto, aparecerá el siguiente mensaje “ Va a reemplazar
todas sus fichas, es muy recomendable que por cuestiones de
seguridad tenga un respaldo de su información en este momento”,
¿Desea continuar?
Antes de proceder a pulsar la opción SI, se debe tener la plena seguridad de
que se está trabajando en el RESPALDO del sistema.
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F) Se procede a pulsar el botón SI, y aparecerá el mensaje de que no se
reconoce el formato, lo cual no tiene mayor interés, ya que con esto se ha
restaurado la base de registros bibliográficos a su condición original
(Sin ninguna ficha)
G) El siguiente paso consiste en ingresar nuevamente al módulo de Análisis en
SIABUC 8 y en el menú de Transferencias se selecciona la opción de
Importar SBC (Isis o Unix).
H) En el recuadro que aparece (ruta), se deberá seleccionar el primero de los
paquetes de registros preparados previamente, es decir, aquellos que
exportamos bajo el formato SBC, y en los que se omitieron las fichas que se
desean eliminar.
Posteriormente en el campo de Seleccione las opciones de importación, se
deberá seleccionar la primera casilla, Agregar al final del acervo las fichas
que se importaran.
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Finalmente, se desmarca la casilla de Marcar como fichas importadas para
requerir su verificación, y se pulsa el botón de IMPORTAR.
I) Este procedimiento se deberá repetir por cada paquete que hayamos creado,
en el ejemplo se tenían cuatro archivos con los registros de:
· 1 al 9
· 11 al 29
· 31 al 39
· Del 41 al último registro de la base de datos.
Por lo cual se debería repetir cuatro veces el proceso.
J) El último paso consiste en indizar completamente la base de datos.
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Elaborar
respaldo de la
base de datos
Montar acervo con
archivo restaurar.ac8
Ingresar al Módulo de
Análisis y pulsar Exportar SBC
(ISIS)
Ingresar al Módulo de Análisis y pulsar
Transferencias --
Acervo completo -
Importar
Consultar
relación de fichas
Exportar paquetes de
registros acorde a la relación en
formato SBC
Preparar archivo restaurar.ac8
Preparar una relación de
fichas a
eliminar
Listado
INICIO
Ingresar al Módulo de Análisis y pulsar
Importar SBC (ISIS)
Importar paquetes de
registros acorde al orden de la
relación
FIN
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SUPRIMIR REGISTROS DE SIABUC 8
Indizar la base de
datos