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SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÌA
“LOS METADATOS APLICADOS AL CATÁLOGO DEL ACERVO
FOTOGRÁFICO DEL FESTIVAL INTERNACIONAL CERVANTINO”
TESINA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
L I C E N C I A T U R A
EN ARCHIVONOMÍA.
P R E S E N T A :
BETZABETH MARTINEZ ARANO
ASESOR: Lic. Gumaro Damián Cervantes Ing. Paula Ramírez Hernández
MEXICO, D.F. 2013.
Tabla de contenido
Prefacio……………………………………………………………………………………. i
Introducción……………………………………………………………………………… ii
Capítulo 1 Festival Internacional Cervantino
1.1- Antecedentes generales………………………………………………………… 1
1.2- El Festival Internacional Cervantino como Institución……………………….. 5
1.2.1- Marco Normativo del Festival Internacional Cervantino…………………….. 6
1.2.2- Organización administrativa y funciones……………………………………… 11
1.2.3- Estructura orgánica del FIC…………………………………………………… 12
1.3- Acervo del Festival Internacional Cervantino………………………………... 20
Capítulo 2 La catalogación de fotografías y los metadatos
2.1- ¿Qué es la fotografía? ……………………………………………………….. 24
2.1.2- Antecedentes de la Fotografía……………………………………………….. 25
2.2- ¿Qué es un archivo?................................................................................ 30
2.3- La fotografía como documento de archivo………………………….………. 33
2.3.1-La fototeca……………………...……………………..………………..………... 35
2.4- Descripción de archivos…………………………..………….………………. 38
2.4.1- Instrumentos de descripción……………………..….……..……….…………. 39
2.4.2- Catalogo para la descripción de fotografías……..…….………..…………… 44
2.4.3- Norma ISAD (G)………………………………………..…….…………….…… 46
2.5- Normas Catalográficas del Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO)…. 49
2.6- Automatización de archivos…………………………………………..…..….. 57
2.7- Los metadatos ¿Qué son? …………………………………………………… 60
2.7.1- Metadatos en los archivos digitales……………………….…………...….….. 63
2.7.2- Estándares para la gestión de metadatos ...……………….…………...…… 65
Capítulo 3 La implementación de los metadatos en el catálogo del acervo
fotográfico del Festival Internacional Cervantino
3.1- Diagnóstico del acervo fotográfico del Festival Internacional Cervantino... 71
3.1.1- Inventario del acervo fotográfico del FIC…………………………………….. 75
3.2- EAD (Encoded Archival Description)……..………………..………………… 81
3.2.1- Conversión de descripción…………………….……………………………… 84
3.2.2- Selección de un programa…………………….………………………………. 85
3.2.3- Estructura de la EAD………………………….………………………………... 87
3.3- Propuesta de Implementación de metadatos en el catálogo del Festival
Internacional Cervantino…………………………….………………………… 92
3.3.1- Software libre…………………………………………….……………………… 97
3.3.2- ICA-AToM………………………………………………………………………... 99
Conclusiones…………………………………………………………………….…... 102
Bibliografía……………………………………………………………………………..104
Anexos………………………………………………………………………………… 109
| i
PREFACIO
El presente trabajo surgió por la misma utilidad que presentan los metadatos como
una herramienta para la organización y difusión de los archivos; el objeto de
elaborar una propuesta de implementación de metadatos, es compaginar su
utilidad con técnicas archivísticas con datos estructurados en los instrumentos de
descripción, principalmente el catálogo que es con él que se pretende vincular,
esto ayudaría en el control y difusión de la información.
Esta propuesta surgió en el trascurso de mi estancia como practicante en un
programa de CONACULTA llamado Promoción, Difusión, y Preservación de la
Cultura y las Artes, en la área de Festival Internacional Cervantino, en el proyecto
enfocado a la “Elaboración del catálogo de la colección fotográfica del FIC, 1972-
2010”.
Me percate de la necesidad que tenían para difundir su acervo, por lo que una
buena opción fueron los metadatos; al estar vinculados a herramientas de
organización de información para su comunicación en la web siendo él catálogo
para dicho fin.
El introducirme en esta problemática, me permitió que la misma investigación
enriqueciera mi conocimiento, al igual que abrió un panorama más extenso sobre
que son los metadatos y como es que se utilizan.
Agradezco al personal del Festival Internacional Cervantino por haberme dado la
oportunidad de realizar un trabajo sobre su acervo fotográfico, principalmente a la
Lic. Angélica Valenzuela, al proporcionarme la información que requerí para
realizar este trabajo, del mismo modo al encargado del proyecto el Ing. Ulises
González, que siempre nos dio las facilidades para poder trabajar de la mejor
manera posible, y también facilitando información sobre el acervo para hacer la
propuesta.
| ii
INTRODUCCIÓN
El Festival Internacional Cervantino posee un acervo fotográfico generado hace 40
años y que cada año crece. Debido a la importancia de este evento, se le tiene
que dar el manejo adecuado a las imágenes que resguardan, de igual forma
tienen que darle la difusión necesaria para que puedan ser consultadas por los
usuarios de la mejor manera posible.
El presente trabajo tiene como objetivo brindar los elementos necesarios para
implementar metadatos en los instrumentos de descripción, en este caso en el
catálogo y se ha estructurado en tres capítulos:
En el primero se aborda información sobre el Festival Internacional Cervantino
(FIC), sus antecedentes históricos, su estructura orgánica, sus objetivos tanto
general como particulares, posteriormente se describe su acervo el cual está
conformado por cuatro diferentes soportes, audiovisual, sonoro, audiovisual y
fotográfico, explicando los procesos de organización de cada uno.
En el segundo capítulo se abordan los fundamentos teóricos, que sustentan el
tema central de este trabajo, conceptos de diferentes autores, comenzando con la
historia y evolución de la fotografía; se retoman también algunos procesos
archivísticos que se llevan a cabo en el archivo, principalmente en el histórico,
como lo es la descripción y la catalogación de fotografías; también se abordan
normas que son de gran ayuda a la hora de describir fotografías (Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) y las Normas
Catalográficas del sistema Nacional de Fototecas del INAH -SINAFO-) después
se expone brevemente la automatización, finalizando con los metadatos, dando la
pauta de que son para que sirven y como se clasifican, para terminar analizando
algunos estándares para la gestión, conservación y descripción de los archivos
digitales, orientados principalmente a la imagen digital.
| iii
En el tercer y último capítulo se expone la propuesta para la implementación de
metadatos en el catálogo del Festival Internacional Cervantino, comenzando con
el diagnóstico del acervo fotográfico para definir la situación en la que se encontró;
para proseguir con el análisis del estándar EAD, mencionando sus características
principales, posteriormente se desarrolla la propuesta de la implementación de
metadatos y por último se menciona brevemente el software libre, ICA-AToM, el
cual es la plataforma para el desarrollo de la propuesta.
En el último apartado se dan las conclusiones a las que se llegó con la presente
propuesta, la bibliografía consultada y los anexos.
| 1
Capítulo 1 Festival Internacional Cervantino
El Cervantino es un evento masivo que se realiza en la ciudad de Guanajuato
México, reuniendo a representantes de varios países con el fin de lograr un solo
objetivo, trasmitir la cultura y darle la importancia que se merece.
Este festival lleva realizándose desde hace 40 años, a lo largo de este tiempo se
va quedando un antecedente, siendo así el resultado de la institución encargada
de realizar cada año este evento.
1.1. Antecedentes generales
El Festival Internacional Cervantino se realiza desde el año de 1972, se lleva a
cabo a partir de la música, la danza, el teatro, la literatura, las artes plásticas y la
cinematografía, en un espacio para todos los artistas de cualquier parte del
mundo.
El primer Festival Internacional Cervantino quedó registrado en una lápida de
cantera que se instaló a la entrada de la ciudad de Guanajuato, la cual dice lo
siguiente: “Viajero, llegas a esta notable ciudad que tuvo su origen en 1548, un
año después del nacimiento del genio de las letras españolas Miguel Cervantes.
Ella hizo propia la idea de libertad que campea en las páginas de El Quijote, ya
que en este suelo surgió la Independencia de este país. Aquí, por vez primera, en
el año de 1972, se celebró el Festival Internacional Cervantino, como aportación
de México al año del turismo para las Américas”.1
La Secretaría de turismo fue la institución que respaldo el nacimiento del Festival
Internacional Cervantino, apoyada por el gobierno de Guanajuato y el INBA.
Después se fueron sumando diversas dependencias gubernamentales al Comité
Organizador, consiguiendo ampliar las posibilidades presupuestales y de
promoción
1Este texto está escrito en la placa que se encuentra a la entrada de la ciudad de Guanajuato.
| 2
“Son muchos los beneficios culturales y sociales que se desprenden del festival,
dedicado a Miguel de Cervantes Saavedra, cuya preocupación vital en cuanto a
las posibilidades literarias y expresivas de su tiempo, derivo en una sostenida
actitud crítica. Su fin último era el arte, como también lo es del Festival
Internacional Cervantino, señal de la cultura del pueblo mexicano que tienen en
cuenta que el arte es la fuerza que, sobre el poder, deja para el futuro termínanos
de la evolución de la humanidad.”2
Fue diseñado como un foro abierto de diversas expresiones culturales, que ha
permitido intercambiar ideas y concepciones artísticas entre los grupos
participantes. Para el público y los artistas esto ha sido la oportunidad de ver lo
más destacado del arte Universal.
“Desde 1972, el Festival Internacional Cervantino (FIC) se estableció como la
fiesta multicultural más importante del continente americano. Gracias a esto,
artistas de diferentes partes del mundo se dan cita, año con año, para dar a
conocer las diversas propuestas culturales representativas de cada nación”.3
Todo surgió cuando el maestro Enrique Rúelas (1913-1987) realizó bajo su
dirección la puesta en escena de los Entremeses de Miguel de Cervantes
Saavedra. Esa representación fue la primera de muchas otras funciones que se
darían y que hoy en día son tradición del FIC.
“En 1972 se realizó el Coloquio Cervantino, de junio a septiembre, para festejar un
año más de las representaciones de los Entremeses en la Plaza San Roque. Esta
celebración dio pie, un mes después, al nacimiento del FIC y con él a la llegada a
tierras mexicanas de lo mejor del arte y la cultura de todo el mundo. Como dato
curioso debe considerarse que durante los primeros años del Cervantino, los más
2 CAMARGO BREÑA Angélica 1989 El Festival Internacional Cervantino de rúelas a nuestros días
Internacional Cervantino México. 3 Festival Internacional Cervantino [En línea] [Citado en Julio de 2012] disponible en:
http://www.gto.gob.mx/FIC/Historia.html
| 3
interesados fueron grandes personalidades del mundo político internacional, de
los Entremeses.”4
En ese mismo año, el presidente de México en ese entonces Luis Echeverría
Álvarez, estableció las bases para la organización del primer Festival Internacional
Cervantino. El estado que se propuso para la sede fue el puerto de Acapulco, pero
como los Entremeses Cervantinos fueron los motivos que dieron paso a este
evento se decidió que fuera en la ciudad de Guanajuato como sede del Festival
Internacional Cervantino.
“De esta forma, el Festival Internacional Cervantino estuvo a cargo, desde el
decreto publicado el 16 de marzo de 1976, de un comité organizador conformado
por el gobierno federal a través de la Secretaría de Educación Pública, el gobierno
del estado de Guanajuato, el municipio de la capital de dicha entidad y la
Universidad de Guanajuato. Para darle auge a este festival Grandes
personalidades de la vida artística de México fueron forjadores del Festival. Tal es
el caso de Mario Moreno Cantinflas y Dolores del Río, quienes formaron parte del
primer patronato de la fiesta del espíritu. Hoy en día, este comité lo conforman,
además de las autoridades ya mencionadas, el Consejo Nacional para la Cultura y
las Artes, el Instituto Nacional de Bellas Artes y el Instituto de Cultura de
Guanajuato.”5
El primer FIC fue celebrado del 29 de septiembre al 18 de octubre de 1972;
durante esta primera realización se dieron cita 14 países entre ellos México en la
capital del estado de Guanajuato.
“Artistas importantes de nuestro país y del extranjero han estado presentes en las
cuatro décadas de existencia del FIC. Durante los setenta, el Festival también
contó con la presencia de grupos y artistas de gran importancia, entre los que
destacan Joan Manuel Serrat, B.B. King, Mstislav Rostropovich, Leonard
Bernstein; así como el Teatro Clásico de Roma, el Teatro de Chateauvallon, el
Sehsu Shigayama/Kaoru Washiwa; el Ballet de Cámara Stagium, el Ballet de la
4Ibíd.
5Ibíd.
| 4
Ópera de Armenia, el Ballet Bat Dor y el Ballet Folklórico de México de Amalia
Hernández (que desde entonces nunca ha faltado a la fiesta cervantina).”6
En la década reciente, el Festival Internacional Cervantino, compartió con otras
naciones la fiesta del espíritu. De tal forma que se estableció el invitar a los
estados de la república y a los países, de ser parte central del Festival
Internacional Cervantino. En el año 2001, fue Oceanía la primera región del
mundo invitada a esta fiesta, al igual que Australia y Veracruz los primeros
invitados de honor del Cervantino.
En el aniversario 38° del Festival Internacional Cervantino, fue dedicado a la
celebración del Bicentenario de la Independencia y el Centenario de la Revolución
Mexicana, trayendo la participación como invitados de honor a 3 estados de la
Republica que fueron Chihuahua, Michoacán y Querétaro, así también el de
países: Argentina, Colombia y Chile, que también comparten la celebración de su
independencia en 2010.
También en este mismo año (2010) se instituyó la presea Festival Internacional
Cervantino, la cual reconoce la labor de los creadores mexicanos o extranjeros,
ya que con sus obras representan una especial contribución a la escena cultural.
Está en la primera edición fue entregada al maestro Luis Herrera de la Fuente.
Otro beneficio que trajo el Bicentenario fue la creación de TV FIC, que es el canal
de televisión del Cervantino, el cual tiene como fin retransmitir algunas importantes
representaciones con que cuenta el Festival. Al mismo tiempo también comenzó
sus trasmisiones Radio FIC.
En el año 2012, el Festival Internacional Cervantino celebro 40 años de vida. La
fiesta del espíritu tendrá lugar del 3 al 21 de octubre y estarán como invitados de
honor, Austria, Polonia y Suiza, así como el estado de Sinaloa.
“Hoy, el Cervantino se ha ganado un lugar junto a otras muy importantes
reuniones de los creadores de arte del mundo. Algunos mucho más antiguos que
6Ibíd.
| 5
él; otros, de reciente creación, todos con un solo objetivo: fundar en lo mejor de la
humanidad el verdadero presente de un mundo que busca en el espíritu recuperar
el frágil equilibrio y reivindicarnos como seres capaces de razón. Recordemos
algunos de esos espacios.”7
Este festival ha tenido demasiado impacto, a tal grado que como ya se mencionó
en el año 2012 celebro sus 40 años de estar trayendo a grandes artistas, de
diferentes partes del mundo y de México. Este magno evento se podrá realizar con
el apoyo de las secretarías, y del gobierno federal a través del Consejo Nacional
para la Cultura y las Artes y el Gobierno del Estado de Guanajuato, al igual que el
apoyo del sector privado.
1.2- El Festival Internacional Cervantino como institución
El Cervantino no solamente es un festival realizado cada año; sino que desde un
principio se le dio la importancia suficiente como para establecer una institución,
para que llevara a cabo la organización y realización de este mismo.
“En 1976, debido a los logros obtenidos en los festivales que se llevaron a cabo en
1972, 1974 y 1975, el Ejecutivo Federal decidió institucionalizar el festival,
emitiendo un decreto mediante el cual se creó el Comité Organizador del Festival
Internacional Cervantino, cuyo objeto seria celebrarlo permanentemente en la
ciudad de Guanajuato.”8
Este debía ser de forma simultánea, y llevar a cabo manifestaciones culturales en
otras ciudades. Este comité quedo integrado por las Secretarias de Relaciones
Exteriores, Comunicaciones y Trasportes, Educación Pública, el Gobierno del
Estado de Guanajuato al igual que también del Instituto Nacional de Bellas Artes y
del Instituto Nacional de Antropología e Historia.
7Ibíd.
8 Festival Internacional Cervantino Febrero 2012 Manual de Organización, Dirección General, Festival
Internacional Cervantino. México
| 6
En agosto de 1977, el presidente en ese entonces Luis Echeverría publicó en el
Diario Oficial de la Federación un nuevo decreto donde se incluyeron la
participación de otras dependencias gubernamentales dentro del Comité
Organizador, entre ellas están la Secretaría de Asentamientos Humanos y Obras
Públicas así como el Departamento del Distrito Federal; de tal manera este
Festival Internacional Cervantino quedó instituido como una institución, y a partir
de este decreto durante todos estos años el Festival ha funcionado como una
institución y que se ha ido consolidado año con año.
Posteriormente, en noviembre de 2006 se publicó en el diario Oficial de la
Federación el decreto que constituiría al FIC como un Organismo Público
Descentralizado y con esto se abroga el similar del año 1976 donde sé creo el
Comité Organizador del Festival Internacional Cervantino.
Así mismo en septiembre de 2008 en el Diario Oficial de la Federación se publicó
el decreto que sería muy similar al de 2006, y que a la fecha es el Festival
Internacional Cervantino que actualmente conocemos y que opera como una
Unidad Administrativa del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes.
Con todos estos cambios el Festival Internacional Cervantino antes, organismo
público descentralizado, actualmente como Unidad Administrativa del Consejo
Nacional para la Cultura y las Artes; se ha fortalecido para formarse como la
institución responsable de la administración de tan importante festival.
1.2.1- Marco Normativo del Festival Internacional Cervantino
En una institución, es importante tomar en cuenta el marco jurídico por el cual se
va a regir. Esto va a depender si es federal, estatal o municipal. Existen leyes,
reglamentos, decretos y acuerdos, por los cuales una institución deba regirse, es
importante contar con un marco jurídico.
| 7
El Festival Internacional Cervantino, como ya se menciono es una Unidad
Administrativa del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA), lo
que implica que este tenga un marco normativo que fundamente jurídica y
administrativamente la existencia de la organización al igual que sus atribuciones y
operación administrativa.
A continuación se mencionarán algunas leyes, decretos, lineamientos,
disposiciones, etc., por los cuales se rige el Festival Internacional Cervantino.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
LEYES
Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología e Historia. Publicado en
el DOF. 03-02-1939. Última reforma publicada en el DOF. 23-01-1998.
Ley que crea el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura. Publicado en
el DOF. 31-12-1946. Última reforma publicada en el DOF. 11-02-1950.
Ley Federal del Derecho de Autor. Publicada en el DOF. 24-12-1996.
Última reforma publicada en el DOF. 23-07-2003.
Ley Federal de Transparencia Y Acceso a la Información Pública
Gubernamental en el DOF. 11-06-2002
Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los
Particulares en el DOF. 5-07-2010
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e
Históricos. DOF. 6-V-1972 (Reforma por Decretos Publicados en el DO. el
23-XII-1974 y el 25-XI-1984, adicionada por Decreto publicado en el DOF.
el 13 de enero de 1986.
| 8
Ley General de Bienes Nacionales. Publicada en el DOF. 20-05-2004.
Última reforma publicada en el DOF. 31-08-2007.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Publicada en
el DOF. 30-12-1982. Última reforma publicada en el DOF. 13-06-2003.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos. Publicada en el DOF. 13-03-2002. Última reforma publicada en el
DOF. 21-08-2006.
Ley Federal de Archivos en el DOF. 23-01-2012
Ley General de Bibliotecas. Publicada en el DOF. 21-01-1988.
Ley General de Educación. Publicada en el DOF. 19-08-1993. Última
reforma publicada en el DOF. 17-06-2008.
REGLAMENTOS
Reglamento para el uso del Teatro del Palacio de Bellas Artes. Ultima
reforma publicada en el DOF. 23-05-1945.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental
Reglamento del Decreto que prohíbe la exportación de documentos
originales relacionados con la historia de México y de los libros que por su
rareza sean difícilmente sustituibles. Publicado en el DOF. 06-03-1944.
| 9
Reglamento de la Escuela Nacional de Antropología e Historia. Publicado
en el DOF. 25-11-1988.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. Publicado en el
DOF. 21-01-2005. Fe de Erratas publicado en el DOF. 01-02-2005.
DECRETOS
Decreto Presidencial por el que se crea al Consejo Nacional para la Cultura
y las Artes publicado en el DOF 7-12-1988.
Decreto que dispone que los patios, salones, terrazas y demás
dependencias del Castillo y Alcázar de Chapultepec, sólo podrán utilizarse
para actos culturales, como conciertos o conferencias, previa autorización
del Director del Instituto Nacional de Antropología e Historia. Publicado en
el DOF. 20-05-1970.
Decreto por el que se consolida la Red Nacional de Bibliotecas Públicas.
Publicado en el DOF. 08-01-1987.
Decreto por el que se crea el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes,
como órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Educación
Pública, que ejercerá las atribuciones de promoción y difusión de la cultura
y las artes. Publicado en el DOF. 07-12-1988.
ACUERDOS
Acuerdo No. 112, por el que se determina el destino de los ejemplares de
las obras que se depositan en la Dirección General del Derecho de Autor.
Publicado en el DOF. 26-04-1984.
| 10
Acuerdo que dispone las acciones concretas que las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal deberán instrumentar para
la simplificación administrativa. Publicado en el DOF. 08-08-1984. Última
reforma publicada en el DOF. 09-02-1989.
Acuerdo No. 151 del Secretario de Educación Pública por el que se delegan
facultades en el Presidente del Consejo Nacional para la Cultura y las
Artes. Publicado en el DOF. 29-03-1989.
Acuerdo No. 151 del Secretario de Educación Pública por el que se delegan
facultades en el Presidente del Consejo Nacional para la Cultura y las
Artes. Publicado en el DOF. 29-03-1989.
OTRAS DISPOSICIONES
Manual del Organización General del Consejo Nacional para la Cultura y las
Artes.
Acuerdo No. 223 del Secretario de Educación Pública, mediante el cual se
confieren al Consejo Nacional para la Cultura y las Artes las atribuciones
relativas a la conservación, protección y mantenimiento de los monumentos
arqueológicos, históricos y artísticos que conforman el patrimonio cultural
de la nación. Publicado en el DOF. 17-03-1997.9
Como se mencionó al principio de este punto, solo es una parte del marco jurídico
por el cual se rige el FIC, también tiene su manual de organización, es por ello
que esta se considera como una institución.
9 Este marco jurídico se retomó de Festival Internacional Cervantino Febrero 2012 Manual de
Organización Dirección General Festival Internacional Cervantino. México Págs. 14-18
| 11
1.2.2- Organización administrativa y funciones
Como ya se mencionó anteriormente el Festival Internacional Cervantino es un
Unidad Administrativa del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes y como
institución cuenta con misión y objetivos los cuales son los siguientes:
Misión
“Promover, programar y difundir el Festival Internacional Cervantino a efecto de
contribuir al desarrollo artístico y cultural de México de acuerdo al Programa
Nacional de Cultura, así como enriquecer de manera significativa la presencia de
Guanajuato y de México como destino turístico de excelencia.”10
La misión del Festival Internacional Cervantino está muy apegada a la difusión del
mismo, al igual que pretende contribuir con la cultura del país, logrando ser uno
de los festivales más importantes a nivel internacional.
Como Objetivo general el Festival Internacional Cervantino tiene:
“Fortalecer la consolidación del Festival Internacional Cervantino como uno de los
festivales que se caracterizan por su gran prestigio, programado en cada edición
la presentación de espectáculos y actividades artísticas de primer orden tanto
nacional como internacional, lo cual redunde en un evidente beneficio para
quienes concurren a él.”11
Se puede observar que el objetivo general tiene mucho que ver con la misión de
este mismo, para poder lograrlo, cuenta de igual forma con los siguientes objetivos
específicos:
“Establecer los mecanismos de coordinación a efecto de dirigir y coordinar
las acciones institucionales entre el Gobierno Federal CONACULTA, el
10
Festival Internacional Cervantino Febrero 2012 Manual de Organización Dirección General Festival Internacional Cervantino. México. P. 13 11
Ibíd.
| 12
Gobierno del Estado de Guanajuato y el Gobierno Municipal de la Ciudad
de Guanajuato, para que en forma concertada se efectúen el diseño y la
realización del Festival Internacional Cervantino.
Promover el desarrollo del movimiento artístico de Guanajuato y México, a
través del conocimiento y la confrontación de métodos, visiones y
concepciones contemporáneas del quehacer artístico mediante la
presentación de las más destacadas producciones culturales del panorama
contemporáneo.
Dirigir técnica y administrativamente las áreas a su cargo para que de
manera conjunta y responsable se lleven a buen término las acciones en
materia de operación y logística con autoridades estatales y municipales
para el desarrollo del Festival Internacional Cervantino.”12
Estos objetivos son muy importantes para poder marcar la finalidad de la
institución y por qué se creó, es decir para el bienestar del FIC. Con todo esto
podemos ver que el estado de Guanajuato debe de organizarse con las
Secretarias antes mencionadas para llevar a cabo la realización de este magno
evento que se realiza año tras año y cada vez toma más importancia tanto
nacional como internacionalmente.
1.2.3- Estructura orgánica del FIC
Cada institución debe de contar con una estructura orgánica la cual defina la
jerarquía que se tiene dentro de esta misma. El Festival Internacional Cervantino
cuenta con un organigrama y con la definición de cada uno de los puestos los
cuales se representan de la siguiente manera:
12
Ibíd.
| 13
Organigrama del Festival Internacional
Cervantino
Fig. 1. Organigrama del FIC. Tomado del Manual de Organización
Dirección General Festival Internacional Cervantino. México
DIRECCIÓN GENERALKA01
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN ARTÍSTICA Y ACADÉMICA
MA01
DIRECCIÓN DE DIFUSÓN Y MEDIOS
MA01
DIRECCIÓN DE COORDINACIÓN
INTERINSTITUCIONAL MA01
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y
DESARROLLO TECNOLÓGICO
MA01
DIRECCIÓN DE OPERACIÓN Y
DESARROLLO TÉCNICOMA01
SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN
ACADÉMICA Y PROYECTOS ESP.
NA01
SUBDIRECCIIÓN DE PROGRAMACIÓN
ARTÍSTICANA01
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN
MÚSICALOA01
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN DE
TEATRO Y DANZAOA01
SUBDIRECCIÓN DE ARTES VISUALES
NA01
SUBDIRECCIÓN DEL PROGRAMA DE
EXTENSIÓNNA01
DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A
EXPOSICIONESOA01
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN DE
TALLERES Y COLOQUIOSOA01
SUBDIRECCIÓN DE RADIO, TV Y PRENSA
NA01
SUBDIRECCIÓN EDITORIAL
NA01
DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN A MEDIOS
OA01
DEPARTAMENTO DE CONTENIDOS Y DISEÑOS
OA01
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN
INTERINSTITUCIONALNA01
DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS TÉCNICO DE
OPERACIÓN DE FOROSOA01
SUBDIRECCIÓN DE EQUIPAMIENTO TÉCNICO
NA010
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y
FINANCIEROSNA01
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GRALES.
NA01
SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO
NA01
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MAT. ,
INVENTARIOS Y ALMACENES
OA01
DEPARTAMENTO DE APOYO Y
ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS
JURÍDICOSOA01
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROSOA01
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
OA01
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y
PLANEACIÓN DE SISTEMAS
OA01
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN
NA01
SUBDIRECCIÓN DE RELACIONES
PÚBLICASNA01
| 14
A continuación se describen las funciones de cada área del Festival Internacional
Cervantino
Dirección general. Tiene como misión “Promover, programar y difundir el Festival
Internacional Cervantino a efecto de contribuir al desarrollo artístico y cultural de
México de acuerdo al Programa Nacional de Cultura”13. Posteriormente están las
direcciones, de las cuales se desprenden Subdirecciones y departamentos que en
seguida se comentan, no sin antes mencionar que, una de sus actividades es el
“Planear y desarrollar los planes y programas de cada una de las áreas que
forman parte del Festival Internacional Cervantino”14
La Subdirección de Control de Gestión está encargada de llevar a cabo los
mecanismos de control y también desarrollar las tareas múltiples que se realizan
en el Festival Internacional Cervantino. Al igual que la Subdirección de
Relaciones Públicas que organiza y coordina “la realización de eventos sociales,
culturales y de trabajo tendientes a mantener y mejorar las relaciones del Festival
Internacional Cervantino con las instituciones, organismos y personas
involucradas.”15
Dirección de Planeación y Programación Artística y Académica: tiene como
misión “Planear y dirigir las políticas, programas y estrategias de programación de
las actividades artísticas del Festival Internacional Cervantino con base a los
criterios emanados de la presidencia del Consejo Nacional para la Cultura y las
Artes y la Dirección General de Festival Internacional Cervantino”16. Tendrá como
actividades participar junto con la Dirección General el diseño de la programación
del año en curso; así como también mantener una comunicación con los artistas
para conocer sus propuestas generales y proponer alternativas en diversas
disciplinas para complementar la programación.
13
Ibídem P. 22 14
Ibíd. 15
Ibídem P. 28 16
Ibídem P. 30
| 15
De la dirección de Planeación y Programación Artística y Académica, dependen
las siguientes Subdirecciones y Departamentos:
Subdirección de Programación Artística
Departamento de Programación Musical
Departamento de Programación Musical
Subdirección de Artes Visuales
Departamento de Atención a Exposiciones
Departamento de Programación de Talleres y Coloquios
Este último departamento tiene como misión “Diseñar y operar el programa de
actividades académicas de cada edición, con base en la programación artística,
así como la oferta que los países y estado invitados de honor presenten”17
Dirección de Difusión y Medios. Tiene como misión “Planear, instrumentar y
dirigir las políticas, programas y estrategias de difusión de la totalidad de
actividades del Festival internacional Cervantino con la finalidad de vincularlo con
la opinión pública”18
Tiene que trabajar conjuntamente con la Dirección General para la difusión y
comunicación social apegándose a los lineamientos y normas institucionales para
poder realizar campañas para difundir el Festival Internacional Cervantino en los
medios de comunicación.
En general esta dirección tiene que realizar estrategias para poder cumplir con su
objetivo principal que es la difusión, a través de diferentes medios como la radio,
televisión, prensa, espacios públicos, internet entre otros.
De esta dirección se desprenden las siguientes Subdirecciones y Departamentos:
Subdirección de Radio, Televisión y Prensa
17
Ibídem P. 41 18
Ibídem P. 50
| 16
Departamento de Atención a Medios
Subdirección Editorial
Departamento de Contenidos y Diseño.
Estos son los encargados de supervisar las producciones que se generan de
manera impresa y audiovisuales, al igual que se encargan de invitar a las
conferencias a los diferentes medios de comunicación. También tienen a su cargo
el programa editorial para que se haga llegar a todas las áreas de la misma
institución; de igual forma se encarga de las publicaciones del Festival
Internacional Cervantino y del control del proceso de envió del material de edición
impreso de cada uno en su respectiva Subdirección y departamento.
Dirección de Operación y Desarrollo Técnico: Tiene como misión “Planear,
instrumentar y dirigir las acciones necesarias para la administración estratégica de
los procesos de producción escenográfica conforme a las metas y objetivos del
Festival Internacional Cervantino”19. Esta misma tiene como objetivo “Planear la
logística de arrendamientos de equipos y determinar la operación desde el viaje-
montaje-función-desmontaje-viaje, foro por foro que permita servir con estándares
de calidad de acuerdo a las necesidades de cada uno de los participantes del
festival.”20 En general su función es coordinarse con todo lo relacionado en cuanto
al equipo y el escenario que sea necesario para cada una de los espectáculos
realizados en el Cervantino.
De esta dirección se desprenden la siguiente Subdirección y departamento:
Subdirección de Equipamiento Técnico
Departamento de Análisis Técnico de Operación de Foros
19
Ibídem P. 59 20
Ibíd.
| 17
Están encargadas del equipo técnico de iluminación video y audio, al igual que
tienen que actualizarla, clasificarla y organizarla, son las encargados de todo esto,
ya que es propiedad de la Dirección General.
Por otra parte, la Dirección de Coordinación Interinstitucional, tiene como misión
“Planear, instrumentar y dirigir las políticas, programas y estrategias de
accesibilidad, formación de públicos, transparencia en los procesos de gestión
cultural y de acceso a los bienes culturales”21, está encargada de coordinarse
con el Gobierno del Estado de Guanajuato, para que se realice el Cervantino de
forma consensuada y trasparente apegada a la normatividad vigente.
De esta dirección se desprenden la siguiente Subdirección:
Subdirección de Operación Interinstitucional
Esta última tiene que ejecutar las políticas, para la trasparencia en los procesos
de los bienes culturales. También está encargada de realizar el presupuesto
anual para las oficinas de la Dirección General del Festival internacional
Cervantino en Guanajuato. Además es responsable de la elaboración de
contratos para bienes y servicios que se requiera durante el Festival.
Dirección de Administración y Desarrollo Tecnológico. Tiene como misión
“Administrar los recursos humanos, financieros, materiales y servicios generales,
de acuerdo con la normatividad vigente y procedimientos establecidos por la
Dirección General del Festival Internacional Cervantino”22 esta dirección está
encargada de coordinarse con la dirección general, con la que crea estrategias
para la administración de los recursos humanos, financieros y materiales. Tiene
a su mando todo lo referente a estas 3 áreas que forman parte de la estructura
orgánica del FIC.
21
Ibídem P. 66 22
Ibídem P. 70
| 18
De esta dirección se desprende las siguientes Subdirecciones y Departamentos:
Subdirección de Recursos Humanos y Financieros
Se encarga de supervisar los procesos administrativos en materia del personal,
apegándose a la normatividad y lineamientos establecidos con forme al
presupuesto asignado.
Departamento de Recursos Humanos
Realiza la coordinación y gestión de los procesos inherentes a la administración
del capital humano, al igual que lleva el control y seguimiento de la integración
del personal de la Dirección General del Festival Internacional Cervantino.
Departamento de Recursos Financieros
Que tiene como finalidad controlar el presupuesto asignado a la Dirección
General, apegándose a los lineamientos y normatividad vigente.
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Tiene como misión “Supervisar y ejecutar las políticas y programas para la
eficiente administración de los recursos materiales y servicios generales de la
Dirección General del Festival Internacional Cervantino”23 esta tiene como
actividad, revisar que los procedimientos para la adquisición de bienes y
servicios se apeguen a la legislación aplicable, así como también elaborar el
programa anual de adquisición de bienes y servicios.
Departamento de Recursos Materiales, Inventarios y Almacenes.
Departamento de Apoyo y Elaboración de Instrumentos Jurídicos
23
Ibídem P. 80
| 19
El primero está encargado de “Coordinar el suministro de los recursos materiales
y servicios asignados a la Dirección General del Festival Internacional
Cervantino”24 y la segunda tiene la contribución del cumplimiento del objetivo de
la dirección de administración y desarrollo tecnológico. Esto lo realiza mediante
la mejora de los instrumentos jurídicos.
Subdirección de Desarrollo Tecnológico
Tiene como misión “Planear, desarrollar y establecer tecnologías de la
información y comunicaciones de vanguardia para maximizar su
aprovechamiento en la Dirección General del Festival Internacional Cervantino”25
esta realiza el diseño de la página web oficial del Cervantino, la cual debe de
estar diseñada para los dispositivos móviles y los diferentes sistemas operativos
existente en el mercado. Sus funciones tienen que ver con todo lo relacionado
con la informática y con las plataformas que se utilizan de manera que sean
eficientes para la prensa, artistas y los usuarios en general.
Departamento de Administración y Planeación de Sistemas
Está encargada de llevar a cabo la supervisión en la tecnología y las
comunicaciones. Al igual que se encarga del mantenimiento de los equipos
informáticos dentro de la institución para garantizar el trabajo de cada área. De
esta manera es que está conformada la estructura orgánica del Festival
Internacional Cervantino, y las funciones de cada una de ellas.
El acervo del Festival Internacional Cervantino depende directamente de la
Dirección de medios y difusión, no es un archivo como tal y no aparece de
manera formal dentro de su estructura orgánica. Tienen diferentes soportes los
24
Ibídem P. 83 25
Ibídem P. 87
| 20
cuales están separados de la siguiente forma: Archivo Audiovisual, Sonoro,
Hemerográfico y Fotográfico. Cada uno de esto se va generando en cada evento,
desde la presentación del Cervantino hasta su conclusión, son emanados de la
misma institución y de diferentes medios ajenos al Cervantino.
Si bien el Festival Internacional Cervantino, es importante por la magnitud de su
evento, también es un gran generador de información histórica, mediante las
actividades realizadas; su acervo queda como testimonio para futuras
generaciones y administraciones.
1.3- Acervo del Festival Internacional Cervantino
El Festival Internacional Cervantino lleva realizándose 40 años, a lo largo de
estos se ha generado documentación importante sobre este; con ello también su
acervo se ha ido incrementando. Estos distintos soportes contienen lo que se
realiza en este festival, es decir dan testimonio de los eventos culturales que se
llevan a cabo cada año como lo es la Música, Danza, Teatro, Artes visuales, Artes
plásticas, Comité organizativo, Conferencias, escenarios, Literatura y Ópera.
Como ya se mencionó el Archivo del FIC está depende de la Dirección de medios
y difusión. Anteriormente se resguardaba en una bodega que se encuentra en
Altamirano No. 20 Colonia San Ángel Delegación Álvaro Obregón, y la conocen
como la bodega de “Altamirano”. Estos acervos ya no se encuentran allí, el único
que permanece en dicho sitio es el Hemerográfico. Los diferentes soportes que
conforman el acervo del Festival Internacional Cervantino son los siguientes:
SONORO: este acervo está compuesto principalmente por CD´S, cintas de carrete
cerrado y pocos de carrete abierto, los cuales se fueron creando de las
grabaciones que se han hecho de las actividades del Festival Internacional
Cervantino. En ellos se reguarda la información de conferencias, entrevistas de
algunos artistas que fueron invitados, al igual que las inauguraciones y clausura
de cada festival. Estos han servido para poder realizar las memorias, llevar un
control de cada uno de los festivales que se han hecho. Como ya se menciono
este acervo se resguardaba en la bodega de Altamirano.
| 21
Actualmente se encuentra en la Fonoteca Nacional, ya que el Festival
Internacional Cervantino realizó un convenio para que se pudiera resguardar su
acervo sonoro y así poder catalogarlo y digitalizarlo, sin perder los derechos que el
Cervantino tiene sobre este mismo. Este acervo está compuesto por 2,115
documentos sonoros. La digitalización se está realizando por parte de una
empresa que se dedica a digitalizar documentos sonoros y que el FIC contrato
para llevar a cabo esta tarea.
AUDIOVISUAL: Lo conforma cintas de carrete abierto de 1 y 2 pulgadas, video
tapes de diversos formatos como CASSETTES BETA, VHS, y también algunos
CD’S. Estos contienen grabaciones de audio y video de diferentes medios de
comunicación y dan fé y testimonio de las palabras de cada uno de los directivos
y/o gobernadores de los estados invitados, al igual que de los embajadores de los
países invitados de honor26 que acuden al Cervantino, muchos de los medios que
asisten a filmar son canales culturales, los cuales les donan una copia para que
puedan guardarla como testigo de lo que aconteció en ese año.
Actualmente estos ya se graban de manera digital y los eventos más
sobresalientes son publicados en su página oficial en internet. Se llevo a cabo su
organización catalogación por el personal de la Fonoteca nacional. Actualmente se
tiene un volumen documental aproximado de un poco más de 1200 documentos
contabilizados. Cabe mencionar que al igual que el acervo sonoro, la digitalización
la realizo una empresa que el Festival Internacional Cervantino contrató para
realizar este trabajo.
HEMEROGRAFICO: Está compuesto por reportajes de diferentes diarios
nacionales como son El Universal, Uno + Uno, La Jornada, y la prensa y así como
medios locales que son El sol de León y El sol de Guanajuato, estos reportajes
son desde el año 1972 que fue cuando se realizó el primer festival hasta la fecha y
tratan sobre las actividades realizadas en el FIC, contiene varias copias de un
solo artículo, se encuentran algunos de estos encuadernados y otros están
sueltos.
26
Cabe mencionar que esto no se realizaba en años anteriores al 2001
| 22
Este acervo se encuentra en la bodega de “Altamirano”; como ya se mencionó
cuenta con más copias que con originales debido a que administraciones pasadas
se llevaron los originales, se realizo la organización a cargo del personal que fie
contratado por el Festival Internacional Cervantino para esta tarea y la
digitalización estivo a cargo de una empresa dedicada a la digitalización de
acervos Hemerográfico para su consulta en línea y está disponible en la página
web del Festival Internacional Cervantino para cualquier usuario pueda consultarlo
desde el sitio donde se encuentre. Hasta el momento se tiene un volumen
aproximado de más de 40,000 documentos entre original y copias.
FOTOGRÁFICO: este acervo cuenta con fotografías, negativos, carteles,
diapositivas, hojas de contacto, positiva, postales e imágenes en diskette. En ellas
van incluidas las diferentes disciplinas que se exhiben en el Cervantino como lo
son la Ópera, Danza, Música, Artes Plásticas, Teatro, Literatura entre otras.
Algunas de estas no son generadas en el festival ya que son los que se envían de
parte del artista para su promoción en el Cervantino, otros si se generan en este
mismo. Al igual que todos los demás acervos este es utilizado para poder realizar
las memorias que se hacen cada año. En la actualidad el acervo fotográfico es
generado en gran parte en archivos digitales, lo cual facilita su organización y su
eficiente búsqueda. Este también como los acervos sonoro y audiovisual se
encontraba en la bodega de Altamirano.
Actualmente se conserva en las oficinas de la institución. Se realizo su
organización por parte del personal de servicio social y su digitalización estuvo a
cargo de una empresa, esto con el fin de que se pueda consultar en línea, y
también como el Hemerográfico, será a través del catalogo en línea, y de igual
forma el usuario puede consultarlo. Actualmente se tiene un volumen documental
aproximado de 36,000 fotografías a color y blanco y negro. Éstas en un principio
se estaban digitalizando a 600 DPI (Dimensión de Pixeles), pero para que fuera
más rápida la digitalización se bajó a 300 DPI, con el fin de terminar el proyecto de
organización y de digitalización de los 4 acervos.
| 23
También se digitalizaron las memorias que se han generado a lo largo de los 40
años que s lleva realizándose el Cervantino, con el fin de dar la información lo más
completa posible, para que el investigador pueda realizar su trabajo de manera
más eficiente, y para que estos acervos y estas memorias puedan ser consultadas
por el público en general.
Como ya se había dicho, los 4 diferentes soportes que conforman el acervo del
Cervantino se organizo y se digitalizo con el fin de tener conocimiento de cuanto
era su volumen documental del acervo en general, al igual de tener un control y
difundir la información que poseen, esto se realizo a través de un inventario que se
hizo de cada uno de estos soportes, rescatando toda la información que se tenía,
para realizar un catalogo en línea que principalmente se tiene en la página oficial
del FIC.
Por el momento está en internet y también se puede consultar en la Biblioteca
Cervantina de las Artes que se inauguró en noviembre de 2012, y está ubicada en
2 crujías en el Museo Regional de Guanajuato en la Alhóndiga de Granaditas.
Están los 4 acervos de forma digital, disponible para todo el público, quienes
podrán ser testigos de la historia que se ha generado a través de este importante
festival. También estará esta información en las oficinas del Festival Internacional
Cervantino, que se encuentra en la Ciudad de México.
El acervo fotográfico se retomará en el capítulo 3 debido a que es el tema de este
trabajo y lo que se pretende realizar en este mismo.
| 24
Capítulo 2 La catalogación de fotografías y los metadatos
2.1- ¿Qué es la fotografía?
Uno de los grandes inventos del hombre ha sido la fotografía, logrando no solo
capturar el momento si no también trascender a través del tiempo.
El concepto de fotografía es muy amplio teniendo varias cuestiones como lo son
las técnicas y los procedimientos. Por su parte Francornel menciona que “la
fotografía es el procedimiento y arte que permite fijar y reproducir, a través de
reacciones químicas y en superficies preparadas para ello, las imágenes que se
recogen en el fondo de una cámara oscura”.27
El instituto de ciencias forenses nos dice que “La Fotografía es un procedimiento
por el que se consiguen imágenes permanentes sobre superficies sensibilizadas
por medio de la acción fotoquímica de la luz o de otras formas de energía
radiante.”28
Y por último el diccionario de la real academia española plantea que “La fotografía
es el arte de fijar y reproducir por medio de reacciones químicas, en superficies
convenientemente preparadas, las imágenes recogidas en el fondo de una cámara
oscura”.29
Retomando lo anterior podemos decir que la fotografía es el arte de fijar imágenes
por medio de un procedimiento que implica reacciones químicas, que se realiza en
superficies previamente preparadas para este proceso. Para poder entender mejor
lo que es una fotografía se tiene que retomar desde sus inicios, cómo fueron
evolucionando hasta llegar a convertirse en lo que es hoy en día.
Conforme va avanzando la tecnología, los procedimientos y la forma de captar una
imagen ha ido evolucionando, puesto que la fotografía no solamente se capta
27
FRACORNEL, Guilherme. Manual de diagnóstico de conservación en archivos fotográficos. P. 20 28
Instituto de ciencias forenses. [En línea] [Citado en Marzo de 2012] disponible en: http://www.semefo.gob.mx/swb/SEMEFO/Fotografia 29
Diccionario de la real academia española, [En línea] [Citado en Marzo de 2012] disponible en: http://www.rae.es/rae/gestores/gespub000024.nsf/voTodosporId/6E59FDB114402BCCC125715400352D68?OpenDocument
| 25
analógicamente, es decir mediante reacciones químicas, debido a que ya existe
otra forma de captura y almacenamiento de imágenes, que es la digital.
La fotografía digital “es el arte de producir imágenes mediante un sensor
electrónico, que es capaz de convertir la señal luminosa en digital para
almacenarla luego en una memoria”.30
Otro concepto nos dice que “la fotografía digital es una variante donde el proceso
de captura de una imagen se realiza también a través de una obturación, pero la
luz es interpretada por dispositivos electrónicos y traducida como información
digital. La captura se realiza en un archivo, y no necesita revelarse.”31
La fotografía digital es una imagen que se captura mediante mecanismos
electrónicos, y es almacenada en un dispositivo el cual no es necesario que se
revele en un cuarto obscuro.
Es importante saber estos dos conceptos ya que son objeto central de este
trabajo, para entender mejor lo que es la fotografía se mencionan brevemente sus
antecedentes y el cómo fue evolucionando.
2.1.2- Antecedentes de la Fotografía
Uno de los antecedentes más remotos se da en la antigua Grecia con Aristóteles
quien había tratado de entender porque había eclipses, lo que trajo como
consecuencia la invención de la cámara oscura; esta consiste en pasar la luz a
través de un agujero hecho en un cuarto cerrado por todos sus lados, en la pared
opuesta al agujero, se formaba la imagen que estaba enfrente, esta se veía
borrosa, pero con el tiempo y la utilización de lentes fue mejorando.
Pero no fue sino hasta el siglo XVII con Leonardo Da Vinci, que aparece en sus
escritos la primera descripción e ilustración sobre el funcionamiento de la cámara
obscura. “En la antigüedad los artistas disponían de una habitación oscura en la
30
¿Qué es la fotografía Digital? [En línea] [Citado en Marzo de 2012] disponible en: http://www.botanical-online.com/fotografiadigital.htm 31
La fotografía digital [En línea] [Citado en Marzo de 2012] disponible en:
http://www.elwebmaster.com/editorial/taller-de-fotografia-digital-conceptos-basicos
| 26
que entraban para fotografiar un paisaje circundante, pero estos montajes e
instrumentos, tenían un gran inconveniente, eran muy poco manejables. Hacia la
segunda mitad del siglo XVII se inventó una mesa de dibujo portátil siguiendo el
principio de la cámara oscura.”32
Esta mesa portátil era una caja de madera, en frente estaba cerrado por una lente,
lo que permitía que el artista dirigiera esta caja hacia donde este quisiera para
copiar la imagen sobre una cartulina semitransparente, y se apoyaba esta misma
en un cristal situado en la parte superior.
Las primeras imágenes fijas se lograron en 1726, con el alemán Juan Henrique
Schultze, quien investigaba y experimentaba sobre la sensibilidad a la luz del
nitrato de plata. Pero no fue hasta que 1826 cuando el litógrafo francés Joseph
Nicéphore Niépce, realizaba un experimento en el patio de su casa que se pudo
fijar una imagen. Esto lo pudo lograr utilizando placas de peltre (aleación de zinc,
estaño y plomo) cubriéndolas de betún de Judea y fijadas con aceite de lavanda,
Nicépce utilizó una cámara oscura modificada. A este procedimiento lo llamo
heliografía.
“Louis Jacques Mandé Daguerre, veinte años más joven que Niépce y famoso
pintor, estaba interesado en la forma de fijar la luz con su cámara oscura y al
enterarse de los trabajos de Niépce le escribió para conocer sus métodos, pero
éste se negaba con evasivas.”33
En 1829 fue cuando Niépce y Daguerre se asocian reconociendo a este último
como inventor, en primera lo hace porque el hermano de Niépce era su anterior
socio el cual fallece y en segunda lo hizo por su difícil situación económica. En
1833 muere Niépce y Daguerre tiene que continuar con los experimentos, los
cuales hicieron que evolucionara la fotografía.
Louis Daguerre, comenzó a experimentar con un proceso al cual llamó
Daguerrotipo. Este consistía en unas láminas de cobre plateadas que estaban 32
Historia de la fotografía [En línea] [Citado en Abril de 2012] disponible en: http://www.fotonostra.com/biografias/camaraoscura.htm 33
Ibíd.
| 27
tratadas con vapores de yodo. Redujo además los tiempos de exposición a 15 o
30 minutos, consiguiendo una imagen apenas visible, que posteriormente revelaba
en vapores calientes de mercurio y fijaba lavando con agua caliente con sal.
Después realizó una cámara llamada daguerreotype, las que numeraban y firmaba
el mismo Daguerre, para que se verificara que fuera autentica y no una imitación.
Así mismo, surgieron más descubrimientos, con el fin de crear un proceso más
práctico y que no fuera tan costoso.
En 1837 se desarrolló la idea de plasmar la imagen sobre papel, William Henry
Fox Talbot, hizo un procedimiento que consistía en utilizar papel negativo, que le
permitía realizar cuantas copias quisiera a través de un único negativo. Descubrió
que el papel cubierto con yoduro de plata, era más sensible a la luz, pero antes de
exponerlo lo sumergía en una disolución de plata y acido gálico.
“Una vez finalizado el proceso de revelado, la imagen negativa se sumergía en
tiosulfato sódico o hiposulfito sódico para fijarla, hacerla permanente. A este
método Talbot se le denominó calotipo, requería unas exposiciones de 30
segundos para conseguir la imagen en el negativo.”34
El calotipo, llego a poseer una calidad inigualable, tanto que se intentó hacer una
publicación de una obra ilustrada solo con calotipos; solo salieron cinco números
de la misma.
En 1851 el escultor y fotógrafo Sir Frederick Scott Archer, propuso el método del
colodión perfectamente experimentado. Puso unas planchas de cristal húmedas
cuando utilizó el colodión, para aglutinar los compuestos sensibles a la luz. Los
negativos debían de estar expuestos y revelados cuando estaban húmedos.
Este experimento fue un gran avance para el desarrollo de la fotografía, fue algo
cercano a la instantánea ya que, tenía una exposición inferior al daguerrotipo y
aún más perfeccionado. La mayor aportación sobre este proceso fue que, se
34
Ibíd.
| 28
podía aplicar no solamente en vidrio si no en cuero, papel, fierro, otros plásticos y
en cerámica.
El afán de realizar una fotografía instantánea fue creciendo, aunque la mayor parte
del proceso ya estaba hecho. En 1888 George Eatsman, fabricó un aparato de 18
cm de largo que tenía un cargador de 100 exposiciones. Tenía un foco fijo y una
velocidad de obturación35 de 1.25 segundos. Este gran invento revoluciono la
fotografía ya que era compacta ligera y el fotógrafo no tenía que revelar las fotos,
cuando se terminaban los 100 disparos, se enviaban al fabricante, el cual se
encargaba no solo de revelar las fotografías sino además volvía a cargar la
cámara y se regresaba al propietario.
Se lanzó al mercado con el eslogan de "Usted apriete el botón, nosotros haremos
el resto". Este invento recibió el nombre de Kodak 100.
A principios del siglo XX, se pusieron a disposición del público los primeros
materiales a color, que eran unas placas llamadas Autochromes Lumiere en honor
a sus creadores Auguste y Louis Lumiere. Las fotografías a color ser realizaban
con una cámara de tres exposiciones. Éste tuvo gran relevancia ya que atrajo la
atención de la prensa y el interés por ilustrar publicaciones.
Pero la evolución de la fotografía seguiría, se dedicaron a investigar y a crear la
cámara instantánea, con objeto de que, la foto se pudiera revelar en la cámara en
vez de un cuarto oscuro (laboratorio). Esta se hizo realidad en 1947, con la
cámara Polaroid Land, creada por el físico Edwin Herbert Land. Este
revolucionario invento permitió que aficionados pudieran conseguir el revelado de
sus fotografías al instante.
Con este gran invento la fotografía fue avanzando, se fue haciendo más grande la
competencia y con ello los inventos avanzaban, y uno más fue la cámara digital.
La invención de la cámara digital comenzó cuando a “Steve Sasson un trabajador
de Kodak recibió un encargo por parte de su supervisor Gareth A. Lloyd que
35
Tiempo de exposición (velocidad)
| 29
consistía en construir una cámara, pero muy diferente a las que se estaban
haciendo, esta debería usar componentes electrónicos sólidos y un sensor que se
conoce como charger complud derviche” (CCD), que permitiría tener información
óptica. Sasson empezó a recolectar las piezas necesarias para dar forma a lo que
le encomendaron.
En diciembre de 1975 Steven Sasson tenía listo un prototipo de la cámara de su
sueño, utilizo los siguientes componentes:
“un objetivo recuperado del montón de piezas descartadas de la línea de
ensamblado de las cámaras de Súper 8; una grabadora de datos digitales
en casete; un conversor analógico/digital (marca Motorola) “heredado” de
un voltímetro digital; un sensor CCD bastante inestable que había
introducido en el mercado Fairchild Semiconductor un par de años antes; un
buen puñado de circuitos integrados analógicos y digitales repartidos por
media docena de placas de circuitos impresos; y un “pack” de 16 baterías
de niquel-cadmio capaces de entregar la corriente que requerían para
funcionar todo.”36
Había construido el circuito digital desde el principio, el cual utilizó las mediciones
de un osciloscopio como guía.
El prototipo era pesado y era grande, Sasson convenció a una asistente para que
posara en frente de la cámara, y le tomó una imagen en blanco y negro con una
resolución muy baja que era de 0.01 pixeles. Así fue como nació la primera
cámara digital de fotos en blanco y negro, con baja resolución y solo podía tomar
unas cuantas fotografías por minuto. En ese entonces no existían las pantallas
LCD que hoy en día conocemos, no tenía forma de ver las imágenes que para ese
entonces había capturado. Resolvió el problema muy bien, dotando su invento de
una pequeña interfaz que permitía leer los casetes grabados por cámara y mostrar
imágenes en una TV.
36
La primera cámara digital en la historia [En línea] [Citado en Abril de 2012] disponible en:http://www.neoteo.com/la-primera-camara-digital-de-la-historia-14466
| 30
Sasso puso el casete con la imagen de su asistente y encendió la TV, espero 23
segundo para que pasaran los datos de la cinta a la memoria del aparato;
finalmente lo había conseguido, la imagen de la chica estaba en el monitor de la
TV. Al principio lo único que se veía era la silueta de su cabello, pero su cara era
borrosa. Ya tenía por su puesto una solución y solo toco unos cables y la cara de
la asistente apareció en el televisor claramente.
Este gran invento se fue perfeccionando, fue una invención y que hoy en día es lo
que se utiliza. La fotografía digital es otro procedimiento que se realiza al tomar
una foto, la ventaja de esta es que ya no se necesita revelarlo en un cuarto oscuro
o en algún soporte, ya que tiene la opción de ser guardada en algún dispositivo de
almacenamiento (Cd, Usb, Disco duro, MemoryStick, etc.) o en su caso se puede
imprimir en algún soporte.
En la historia y evolución de la fotografía podemos ver que tomó varios años para
poder perfeccionar la técnica, tanto en la toma de la foto como en el revelado o
almacenamiento, esto sin duda ha sido uno de los grandes inventos creados por el
hombre.
2.2- ¿Qué es un archivo?
Para poder diferenciar entre un archivo y una fototeca, se retoma una breve
explicación de cada uno de estos, pero antes se expone en forma breve el ciclo
vital del documento, para contextualizar el tema.
El ciclo “Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que
pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su
custodia permanente y se establece en función del valor de los documentos y la
frecuencia de uso”37
37
Los archivos de trámite del IEDF, Instituto Electoral del Distrito Federal,[En línea] [Citado en septiembre de 2012] disponible en: http://www.iedf.org.mx/taip/minutas/comites/coteciad/2011/COTECIAD-04_ORD-01-200511-triptico.pdf
| 31
Las fases se determinan como activa, semi activa e inactiva, las cuales se
presentan en los diferentes tipos de archivos, teniendo valores, primarios
(administrativo, legal y fiscal) y los valores secundarios (evidencial, testimonial e
informativo). Estos valores se determinan, a partir del contenido de los
documentos.
Para poder entender más sobre esto se necesita definir primero que es un archivo,
Antonia Heredia menciona que es “uno o más conjuntos de documentos, sea cual
sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un procesa natural por
una persona o institución pública o privada en el trascurso de su gestión.”38
Cuando culmina la administración del documento, este se valora y se selecciona
ya sea para su eliminación o en su caso para su conservación permanente.
38
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. P.89
Fig. 2. Ciclo vital del documento. Realizado por la Tesista.
Información tomada de:
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/docume
ntos.pdf
| 32
Este se divide en tres etapas Archivo de Tramite, Archivo de Concentración y
Archivo histórico, cada uno de estos tiene su funcionamiento.
Olivia tapia y Rose Eisenberg nos dicen que un Archivo de Tramite es “aquel que
maneja el responsable de la administración de documentos para el uso cotidiano
de un sector, y que resulta necesario para el ejercicio de las atribuciones de la
unidad administrativa correspondiente”39
Por otra parte se refieren al Archivo de concentración como el que “almacenan los
documentos que han concluido su etapa administrativa dentro del área que le dio
origen, pero que podrían ser consultados de manera esporádica por la entidad que
los genero”40
Y por último dicen que el Archivo Histórico es un “conjunto de documentos
generados por las diferentes administraciones en el diario ejercicio de sus
funciones, y cuya vida administrativa ha concluido, pero que por su valor ha sido
seleccionado para su conservación permanente.”41
También se le puede entender como “una unidad de información que contiene
documentos que deben conservarse permanentemente y se genera como
resultado de la última fase del ciclo vital del documento en la que la
documentación ha adquirido valores secundarios (informativos, testimoniales y
evidénciales) que establecen que ésta debe conservarse como testimonio útil a la
sociedad.”42
Se realizan diferentes procedimientos en cada archivo; en el caso del Archivo
Histórico, su función comienza desde la recepción de la trasferencia secundaria.
Otras tareas que se realizan son las siguientes:
Ordenación
Descripción
39
TAPIA JIMENEZ, Olivia, EISENGER WIEDER, Rose. Manejo de archivos históricos manual de formación básica. P. 15 40
Ibíd. 41
Ibíd. 42
SANTOYO BASTIDA, Beatriz, Archivo histórico guía de auto aprendizaje. P. 190
| 33
Catalogación
Cabe señalar que no solamente resguardan documentación en soporte papel,
sino también en otros como lo es la fotografía.
2.3- La fotografía como documento de archivo
Antes de hablar de la fotografía como documento de se tiene que abordar el
concepto de qué es un documento de archivo; el Diccionario de Terminología
Archivística de la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de la
siguiente manera, “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho
o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y
formal”43
Un documento de archivo es todo aquel que se genera mediante la administración
en función de sus deberes. Hay que resaltar que hoy en día los documentos de
archivo no están solamente en soporte papel, también los hay en diferentes
formatos. En este caso se retomará la fotografía.
La fotografía se considera no solo como fuente de información, además también
como un documento de archivo, existen varias controversias respecto a este
término, ya que algunos autores dicen que son colecciones y otros los retoman
como documentos de archivo.
La fotografía forma parte de los acervos especiales, es una clase documental que
exige por parte del investigador ciertos criterios para su lectura y comprensión. Es
por ello que la mayoría de los investigadores prefieren el documento en soporte
papel que la fotografía como fuente de investigación, al igual que ven la imagen
solo como ilustrativa y no como fuente de información. El archivista tiene que
aprender a estudiar una fotografía con la misma atención igual que un documento
tradicional.
43
DICCIONARIO de Terminología Archivística. Comisión de Terminología de la dirección de Archivos estatales.
| 34
Cuando una fotografía no tiene un texto que contenga información de la imagen,
se vuelve un documento difícil de tratar. Félix del Valle dice que “la fotografía
presenta el aspecto de personas, objetos, lugares o situaciones de una manera
más clara, univoca, rápida y exacta que una información verbal descriptiva sobre
lo mismo”44. Pero la información que ofrece una fotografía será incompleta si el
que la contempla no es capaz de reconocer las personas que aparecen en la foto.
La fotografía también se puede analizar como un documento de igual forma Félix
del Valle dice que en “la fotografía debemos ser conscientes de que nunca un
texto va a expresar con suficiencia lo que la imagen traslada y, por ello, hay que
constatar que las fichas documentales de fotografías no pueden remplazar a las
propias fotos”45. Pero si se puede incluir en la ficha una gran cantidad de
información que describan las características de cada fotografía al igual que se
puede considerar como unidad documental, esta información complementaria y
estructurada de acuerdo a un criterio normalizado propios de todo proceso
documental, y será de gran ayuda para encontrar las fotos, recuperarlas o saber
sobre ellas.
Al igual que los documentos históricos se les tiene que describir, como ya se
mencionó con un criterio de normalización y tomando en cuenta todos los
elementos que nos está dando cada una de estas imágenes. El archivista debe
ser capaz de delimitar el soporte del documento fotográfico, como pueden ser los
negativos que son rígidos: placa de vidrio y flexibles: nitrato de celulosa, acetato
de celulosa, poliéster entre otros; y los positivos: papel, metal, entre otros.
Es muy importante tomar en cuenta cada una de las características de la
fotografía, el poder identificarlas y también poder realizar los procesos pertinentes
no solo para su consulta sino también para su conservación.
44
VALLE Gastaminza, Félix. Documentación fotográfica. P. 113 45
Ibídem, P. 122
| 35
2.3.1- La fototeca
Debido a que existen diversos soportes en un archivo, con el fin de mantener y
conservar lo mejor posible cada uno de estos soportes, se han creado lugares
específicos para cada uno de ellos, en el caso de la fotografía, el lugar que guarda
y custodia estas mismas se llama fototeca, a continuación se explicará lo que es
una fototeca y la estructura que debe tener.
Existe un recinto especializado para la guarda y custodia de acervos fotográficos;
Juan Miguel Sánchez Vigil dice que una “fototeca es un centro especializado que
trata documentalmente las fotografías, en cualesquiera de sus variantes técnicas,
con el objeto de ofrecer un determinado servicio.”46
Para estructurar una fototeca es necesario tomar en cuenta tres aspectos; “la
entrada del material original, la reproducción del mismo y su documentación.” 47
Procedencia de los fondos
Fotógrafos propios
Compras
Donaciones
Depósitos
Intercambio con centros
Servicio de reproducción Equipo técnico
Laboratorio
Documentación Recepción
Información
Catalogación
Búsqueda
Usuario
46
SÁNCHEZ VIGIL, Juan Miguel. Manual de documentación fotográfica. Centros de documentación fotográfica Fototecas, archivos y colecciones en España. 19 P. 47
Ibíd.
| 36
Documentalista Peticionario Investigador
Editorial Agencias Organismos Particulares
Tabla 1 Estructura de una fototeca, tomada de SÁNCHEZ VIGIL, Juan Miguel. Manual de
documentación fotográfica. P. 20
Como ya se mencionó anteriormente el proceso documental de la fotografía es
diferente dependiendo la función y aplicación que tengan. Pero de igual forma que
el documento de archivo debe tener un procedimiento desde que ingresa a la
fototeca.
Organización y clasificación
La organización de las fotografías es muy parecida a la de los documentos en
soporte papel. En el Manual para la gestión de fondos y colecciones fotográficas;
plantean la siguiente secuencia:
Registro de ingresos
Planificación de la organización
Descripción
Evaluación y selección
Tratamiento
Instalación
Cambio de formato48
A continuación se exponen estas en forma breve.
Registro de ingresos: tiene como finalidad dejar constancia de la documentación
ingresada, además de registrarla como parte del fondo o colección.
Planificación de la organización: en este punto se realiza un plan de actuación
para poder abordar la organización de la documentación que ya fue previamente
48
BOADAS Joan, CASELLAS lluís-Esteve, SUQUET M. Ángels. Manual para la gestión de fondos y colecciones fotográficas. 111 P.
| 37
identificada. Así mismo, si se detecta que el estado de conservación no es muy
óptimo, se programa intervenirla lo antes posible. La organización permite
“optimizar los recursos humanos y materiales del centro y también evaluar el
funcionamiento del mismo en función de los objetivos de la planeación”49
Descripción: es importante para garantizar el acceso al usuario. Se realiza a
partir de un análisis de los documentos, en este caso de las fotografías. Ésta nos
ayudará para la selección, identificación y localización de las fotografías durante
las consultas. También se realizan instrumentos de descripción como son las
guías, inventarios y catálogos.
Evaluación y selección: La finalidad de estas actividades es reducir el volumen
del conjunto documental, esto para poder invertir los recursos en los documentos
de interés para la consulta e investigación. La evaluación “consiste en determinar
el valor de los documentos relacionados con su contextos, es decir, el conjunto al
que pertenece”50 y la selección es “la separación de aquellos documentos
considerados eliminables para su posterior destrucción física”.51
Tratamiento: Se realizan los procedimientos necesarios para mejorar la situación
de aquellas fotografías cuyo estado de conservación sea más delicado, de ser
necesario se restaura el material de mayor interés para el centro. También se
debe de tomar en cuenta el mantenimiento del depósito y resguardo donde se
encuentran las fotografías.
Instalación: esto consiste en la ubicación de los depósitos y contenedores, y en
las condiciones de medio ambiente necesarias para la conservación del acervo. La
temperatura recomendada para la fotografía debe de ser entre los 16°C y los 18°,
y la Humedad Relativa debe de estar aproximadamente a 35%.
Cambio de formato: aquí se realiza la reproducción, duplicado o copia de la
fotografía original con el fin de evitar el deterioro por el uso excesivo del material
49
Ibíd. 50
Ibídem P. 112 51
Ibíd.
| 38
durante la consulta. Permite una agilidad en el préstamo del mismo. Esto se puede
realizar a través de la digitalización.
Para poder adquirir este tipo de material es importante tomar en cuenta la
procedencia de estos fondos y seleccionar lo de mayor interés en ellos. Hay varias
formas de poder obtener una o más fotografías a través de la compra directa de
los materiales o por donación de alguna persona, institución o empresa.
En la fototeca también se toma en cuenta lo que es la conservación de estos
materiales, ya que las emulsiones son sensibles a los cambios de temperatura y
son mucho más sensibles a la luz que un documento en soporte papel. Un método
de conservación que se está llevando a cabo actualmente es la digitalización de
estos materiales, precisamente para evitar el contacto con el original, teniendo
como resultado una copia fiel, sin que el color y las pigmentaciones se degraden.
La fototeca es importante debido a que esta es creada con el fin de llevar el mejor
tratamiento de las fotografías para poder brindar un mejor servicio a los usuarios y
principalmente resguardar el material de forma adecuada para prevenir pérdidas
irreparables.
2.4- Descripción de archivos
Uno de los procedimientos que se deben de realizar en un archivo es la
descripción documental. La descripción a nivel catálogo es la parte final de los
procesos archivísticos de la organización de un fondo o colección.
Para Antonia Heredia la descripción documental “es el análisis realizado por el
archivero sobre los fondos y los documentos de archivo agrupados natural o
artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida
para ofrecerlos a los interesados”.52
Arévalo Jordán dice que la descripción es “el empleo de técnicas que permitan
crear auxiliares e instrumentos de información con el objeto de tener un
52
HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. Cit. P. 297-298.
| 39
conocimiento seguro y completo de la documentación existente y perteneciente a
un archivo”53
Y por último la norma ISAD (G) define la descripción documental como la
“elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su
caso de las partes que las componen mediante la recopilación, análisis,
organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema
que los ha producido”54
La descripción documental es el análisis que se realiza por parte del archivista
para la realización de instrumentos de consulta con el fin de que se pueda
informar y explicar sobre los documentos que se están resguardando en un
archivo. Estos facilitan la localización de los documentos que posee la institución,
entidad o empresa; dichos instrumentos son la guía, inventario, catalogo e índices,
solo por mencionar algunos.
Estos instrumentos de búsqueda se realizaban mediante ficheros manuales o
fichas calcográficas, sin embargo, hoy en día se han ido sustituido, por
ordenadores, ya sea en red o no. Estas puede variar ya se pueden realizar desde
una base de datos hasta en un sistema de gestión electrónica de documentos. En
ambos casos es necesario que exista un formato de descripción homogéneo, en
donde se definan los elementos y datos necesarios.
2.4.1- Instrumentos de descripción
La elaboración de los instrumentos de descripción, sirven para facilitar la
localización del material, por lo tanto estos son una de las tareas principales del
archivista. Estos no solo permiten tener el control de lo que se resguarda en un
archivo, sino que también sirven para la consulta, facilitando al usuario el acceso
eficiente al acervo documental.
53
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo, Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, P.193 54
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). P. 16
| 40
Como ya se mencionó existen diferentes tipos de instrumentos de descripción
para la búsqueda y recuperación de la información, mismos que deben apegarse a
la norma ISAD (G) en el diseño de su estructura.
Guías
Cruz Mundet dice que las guías “proporcionan información sobre todos o parte de
los fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes
agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y
facilitan información auxiliar acerca del archivo”55
Para Olivia Tapia y Rose Eisenberg la guía “hace mención de los principales o
todos los fondos, ramos o secciones que lo integran, su finalidad es orientar al
investigador o al visitante para que tenga una imagen general del archivo.”56
Las guías nos orientan de una forma más específica y exacta sobre el fondo o
fondos dependiendo el archivo; describe brevemente las series o secciones que
componen al archivo, este principalmente es de gran ayuda para tener un
conocimiento general del acervo a partir de los fondos y secciones del archivo.
El inventario
Existen diferentes tipos de inventarios, conforme a lo que se requiere en el archivo
es lo que se va a realizar.
Antonia Heredia plantea que “Es el instrumento que describe todas las series
documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su
origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de
instalación en el depósito,”57
55
CRUZ MUNDET, José Ramón. “Manual de archivística”. P. 273. 56
Olivia Tapia y Rose Eisenberg. Op. Cit. P. 58 57
Heredia Antonia Op. Cit. P. 336
| 41
Sobre este instrumento Cruz Mundet dice que “describe las unidades que
componen las series documentales, dispuestas según el orden que tiene en el
cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura”58
Entonces decimos que el inventario es un instrumento por el cual se van a
describir las series documentales que existan en el fondo o fondos de un archivo,
y nos dará la localización de cada una de ellas al igual que como está estructurado
el archivo.
Cruz Mundet distingue al inventario entre somero y analítico; el inventario somero
describe las unidades de instalación, esto quiere decir que su utilidad es mas
interna como procedimiento de control sobre lo que se tiene en el archivo, este
ofrece a los usuarios una información muy general. A continuación se dará un
ejemplo de los elementos que se sugieren para el inventario somero:
Signatura
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen
El inventario analítico por su parte tiene características diferentes al anterior, Cruz
Mundet nos dice que el inventario analítico “describe los fondos con mayor
profundidad al descender hasta los expedientes.”59 Este como ya se mencionó es
más específico tanto en su elaboración como en la descripción. Los elementos del
inventario analítico son los siguientes:
1. Obligatorios
Código de referencia
Título
Fechas
Nivel de descripción
58
Cruz Mundet Op. Cit. P. 277 59
Ibíd.
| 42
Volumen y soporte de la unidad de descripción
Nombre del productor
Alcance y contenido
2. Opcionales
Valoración, selección y eliminación
Organización
Condiciones de acceso
Instrumentos de descripción
Unidades de descripción relacionadas
Este solo es un ejemplo de cómo se puede hacer un inventario ya sea somero o
analítico, retomando la norma ISAD (G), esta propuesta es de Cruz Mundet pero
como ya se mencionó se puede ir intercalando los campos de las 7 áreas que
tiene esta misma.
Catalogo
El catalogo es otro instrumento de descripción, el cual se encarga de describir las
unidades documentales que integran una serie, un fondo o una colección. Pueden
ser simples (pieza documental) o compuestas (expedientes).
Arévalo Jordán dice que el catalogo tiene como objetivo “facilitar la investigación,
razón suficiente para analizar detenidamente los datos que se han de emplear o
de la información que se desea facilitar”60
Antonia Heredia define el catalogo como “descripción a la pieza documental,
entendiendo por tal, tanto documento suelto, considerado como principal (real
60
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo, la descripción archivística. P. 251
| 43
cedula, real provisión, carta, consulta, escritura de poder, etc.), como a la unidad
archivística (expediente)”.61
Retomando estos conceptos podemos decir que el catálogo se encarga de
describir principalmente la pieza documental, pero al igual que los demás
instrumentos existen diferentes tipos de catálogos, los más comunes son los
catálogos de pieza documental y el de expedientes. El catálogo de expedientes se
realiza una vez que se haya ordenado de forma lógica los documentos.
Cruz Mundet menciona que el catálogo tiene como finalidad “describir
exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en los externos, las piezas
documentales y las unidades archivísticas”62. El catálogo de documentos lo
describe en tres sentidos:
En cuanto a su contenido y localización temporal.
Sus características formales: volumen, medidas, materia, tipología, etc.
En su localización espacial dentro del fondo al que pertenece, a través de la
signatura.63
Al igual que el inventario se puede realizar mediante la norma ISAD (G) retomando
los elementos necesarios y que puedan ayudar para poder realizar una
descripción más completa de la documentación en este caso Cruz Mundet, retoma
esta norma y da una estructura con los siguientes elementos.
Código de referencia
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen y soporte de la unidad de descripción
Nombre del productor
Alcance y contenido
61
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental. P. 77 62
Ibídem P. 288 63
Ibídem P. 289
| 44
Lengua/ escritura de los documentos
Características físicas y requisitos técnicos
Existencia y localización de los documentos originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicaciones
Esta es una propuesta ya que los elementos pueden variar dependiendo del tipo
de archivo y de la información que contenga. Esta herramienta de descripción es
importante ya que se necesita saber y conocer muy bien lo que se tiene para
poder ofrecer al público lo mejor posible una descripción completa, detallando lo
más importante de cada documento para su eficiente consulta.
2.4.2- Catálogo para la descripción de fotografías
Uno de los procedimientos de la descripción archivística es la catalogación.
Aurelio Tanodi dice que la catalogación es “la representación normalizada de los
datos documentales para la localización física de los documentos ordenados en
forma de catálogo según los criterios alfabéticos de autores, títulos y materias,
sistemático y de características”64.
Dentro del proceso de catalogación existen dos partes operacionales, la primera
consiste en describir los documentos y la segunda que tiene como objeto
primordial el establecer los puntos de acceso al documento y que permitan
posteriormente su recuperación. También hay que tomar en cuenta, que tipo de
documentos vamos a catalogar, el tipo de usuarios que acceden al fondo o acervo
y por lo tanto a qué nivel de profundidad se va a catalogar.
Se mencionó lo que es el catálogo y los elementos que debe de llevar, pero no es
lo mismo describir un documento textual que una fotografía. Ésta requiere una
descripción minuciosa, debido a que se tiene que anotar cualquier detalle que
pudiera ser de interés para el usuario.
64
TANODI, Aurelio. Inventario, Catálogo e Índices. P. 7
| 45
María del Carmen Pescador, define a este tipo de catálogos como especiales, y a
las fotografías como documentos especiales. Para realizar la descripción de las
fotografías se tiene que tomar en cuenta “si se trata de un retrato unipersonal
anotaremos si es cabeza, busto, dos tercios o cuerpo entero, y si es e frente o de
perfil”65. Se tiene que ser muy detallista para que el catalogo sea preciso.
También se tomara en cuenta si en la fotografía hay más de una persona, y se
debe tratar de identificarlas, ya que es posible que sea la única imagen que se
tenga de ellas. Al igual que si se trata de un acto público o privado; si se trata de
un paisaje, urbano o campestre “puntualizaremos en lo posible no solo la parcela a
que corresponde sino el momento de día o de la noche así como la época del año
en que se realizó”66.
Si la fotografía cuenta con algún título, anotación o leyenda, ya sea dentro de la
imagen o al margen e incluso detrás de la misma también se debe de anotar en la
descripción.
Se debe de realizar una descripción técnica con los siguientes datos:
Tamaño y forma
Blanco y negro o color
Si son diapositivas normales o en cristal, opaco trasparente
Sistema fotográfico (Kodak, Agfa, etc.)
Procedencia, si se considera que no siempre es creación del archivo sino a
veces se donan o se adquieren de un fotógrafo o de una agencia.
Signatura, en caso de que ingresen en forma seriada como documentos
independientes, se tiene que llevar un registro de acuerdo a su archivación
numérica correlativa.
Estado de conservación, es muy importante para limitar su uso y también
por la posibilidad de sacarle una copia.67
65
PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El archivo instrumento de trabajo. P. 172 66
Ibíd. 67
Ibídem P. 173
| 46
Estos son elementos que sugiere María del Carmen Pescador, para la descripción
técnica.
Se debe de tomar en cuenta la existencia de negativos, los cuales obligan al
archivista a una última anotación en el positivo, y se debe de indicar la signatura
del mismo, estos deben tener una referencia cruzada. Pescador del Hoyo
menciona que los negativos “deben ir siempre aparte, con numeración correlativa,
dentro de sobre trasparente para preservarlo del contacto de los dedos cuando se
efectúa su búsqueda”68.
Tomando en cuenta los elementos que se deben de considerar para la descripción
de fotografías en un catálogo, se tiene que resaltar que existen las Normas
Catalográficas del Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO). Esta norma se
retomara más adelante.
2.4.3- Norma ISAD (G)
Esta norma de descripción archivística fue elaborada en 1999 por el Consejo
Internacional de Archivos (CIA). Es aplicable a cualquier tipo de archivo, ya que
fue diseñada para realizar una descripción multinivel, es decir abarca el fondo y
las partes que lo componen.
Es una herramienta muy útil no solo para la descripción, brinda especificaciones
para la descripción que son compatibles a nivel nacional e incluso internacional, y
se puede aplicar cualquier tipo de documento e incluso a cualquier tipo de soporte.
Busca facilitar la integración de descripciones de diferentes archivos, para poder
unificar la estructura en que se presenta la información. Esta norma pretende ser
un punto de partida para la gestión y descripción de archivos.
Tiene como finalidad:
Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.
68
Ibíd.
| 47
Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales
necesarios. Como lo es la organización, ordenación y descripción de
archivos.
Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que
se mantengan a través del tiempo.
Está compuesta por 26 elementos que se agrupan en 7 áreas69, su estructura es
la siguiente:
1. Área de identificación: Recoge información esencial para identificar a la
unidad de descripción. Sus elementos de descripción son: Código de referencia
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen y soporte de la unidad de descripción
2. Área de contexto: Se anota acerca del origen y custodia de la
documentación y consta de los siguientes elementos:
Nombre de los productores
Historia institucional/ Reseña biográfica
Historia archivística
Forma de ingreso
3. Área de contenido y estructura: Aquí se escribe sobre el tema principal
de los documentos y la organización, teniendo como elementos:
Alcance y contenido
Valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
69
ISAD (G) Op. Cit.
| 48
Organización
4. Área de condiciones de acceso y uso: En esta se pone acerca de la
disponibilidad de la información, esto se describe en: Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
Lengua/escritura(s) de los documentos
Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción
5. Área de documentación asociada: Compila la información acerca de los
materiales que tengan una relación importante con la documentación que
se está describiendo, tendiendo como elementos:
Existencia y localización de los documentos originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicaciones
6. Área de notas: Se pone la información especializada que no se puede
acomodar en ninguna de las otras áreas, el único elemento es:
Notas
7. Área de control de descripción: se describe sobre cómo, cuándo y por
quién se ha preparado la descripción archivística, asentándolos en:
Nota del archivero
Reglas o normas
Fecha de la descripción
| 49
Establece como regla la descripción multinivel, esto quiere decir que va de lo
general a lo particular (fondo, sección, serie). Así como el asentar información
adecuada al nivel que se esté describiendo. Al igual que la información referida al
nivel de descripción, representando como precisión el contexto y contenido.
Así mismo hay interconexión de las descripciones, aclarando la posición de la
unidad de descripción, y por ultimo también tiene como regla la no repetición de
información.
Esta norma fue creada para estandarizar la descripción archivística, y de esta
manera poder intercambiar información, sin ningún problema ya que, esta
pretende homogenizar la información sin importar el tipo de archivo, de documento
o de soporte que se esté resguardando.
2.5- Normas Catalográficas del Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO)
Algunos documentos que presentan características distintas a los textuales en
soporte convencional (papel), puede llegar a requerir de un tratamiento especial.
En el caso de las fotografías existen normas para la descripción adecuada
dependiendo su contenido, el asunto y el por qué se creó, con esto se pretende
poder armar el catálogo lo más completo posible.
Las Normas Catalográficas del Sistema Nacional de Fototecas (SINAFO), del
Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH), fueron elaboradas en 1998, y
se basaron en la organización de los acervos de la Fototeca nacional. Estas
parten de la organización en apartados específicos de la información que permiten
la búsqueda del dato técnico que es indispensable para el manejo interno de las
fototecas y también del investigador, de tal manera que se puedan satisfacer las
necesidades del mayor número de usuarios.70
Estas normas están estructuradas dando seguimiento al formato de la ficha
Catalográfica del Sistema Nacional de Fototecas, con el fin de facilitar su consulta
y su uso.
70
BARRA MOULAIN, Paula Alicia y GUTIÉRREZ RUVALCABA, Ignacio. Normas Catalográficas
del Sistema Nacional de Fototecas. P. 11
| 50
A continuación se dará la estructura y una breve explicación de cada uno de los
elementos que conforman esta norma.71
Sección técnica
Esta se conforma de dos partes, la primera se determina con base en los campos
de la ficha técnica empleada en el Departamento de Conservación de la Fototeca
Nacional, y se anota el estado físico de cada pieza. La segunda parte está
integrada por datos complementarios identificados por el catalogador como puede
ser la técnica que es útil para el usuario.
Número de inventario. En este punto se anota el número progresivo que se le
asigna a cada imagen (negativo, positivo y digital) de un numero arábigo a partir
de número 1.
Clave técnica. Esta asignación se integra de tres componentes que permite
definir el proceso fotográfico de la pieza, el fondo o colección a la que pertenece y
el formato en que está realizada.
“Proceso fotográfico. En esta parte se pone una clave numérica de dos
dígitos la cual fue tomada del sistema clasificatorio del International
Museum of Photography and Film de Rochester, Nueva York, el cual es
pionero en el campo y pusieron la norma por la cual se clasifican los
diversos tipos de materiales o procesos utilizados en la fotografía.
Fondo o colección. En esta parte se identifican los fondos o colecciones,
por medio de las letras de abecedario, en mayúsculas, colocadas junto a
los dígitos antes mencionados. Cada institución debe asignar claves a cada
uno de los fondos o colecciones que tengan.
Formato. También se baso en el sistema del International Museum of
Photography and Film, es una clave numérica de dos dígitos que identifica
el tamaño de cada pieza fotográfica.”72
71
Ibídem P. 13 72
Ibídem P. 14
| 51
Clave topográfica. En este apartado se anota la localización de cada pieza
fotográfica de modo físico y cada archivo determinará los datos pertinentes.
Estado de conservación. Esta clave se construye en base a las letras del
abecedario en minúsculas y en orden alfabético; el experto en conservación
consignará el tipo de deterioro que presente la pieza fotográfica. Al igual que los
anteriores se basa en la lista desarrollada por el International Museum of
Photography and Film.
Datos complementarios
Original. Se refiere a la pieza producida por el fotógrafo, ya sea negativa o
positiva. Cuando una pieza se vuelve copia de otra es significativo a la hora de la
reproducción, pues la calidad no es la misma que la de un original. Es importante
que el catalogador identifique bien una original de una copia.
Negativo copia. Negativo hecho a partir del interpositovo.73
Copia de positivo. Negativo hecho a partir de una impresión original.
Facsimilar. Son las copias de un proceso original. En este caso se consideran los
trabajos de autores que usan técnicas con fines creativos.
Copia de fotomecánica. Estas imágenes presentan un patrón de grano o trama,
tales como las postales o cualquier otro medio impreso.
Otro. Este punto se consideró debido a la diversidad de materiales que se
resguardan en los archivos, esto es si hubiera el caso de alguna pieza documental
fotográfica con características que no hayan entrado en la clasificación anterior.
Sección cultural
“En esta sección se anota toda la información que el catalogador puede recuperar,
partiendo del análisis de la pieza fotográfica, a través de datos de uso común,
como el tema, lugar, fecha y personajes.”74
73
Interpositivo: es la trasparencia o diapositiva realizada a partir del negativo original.
| 52
El catalogador que trabaja en archivos fotográficos debe de tomar en cuenta
muchas variables que se entrelazan para poder obtener una descripción completa
de la pieza fotográfica y así acercarse a la época en la que fue realizada.
Datación
Normalmente los acervos fotográficos tienden a carecer de información para
ubicar las imágenes en un espacio temporal exacto, ante esto es necesario
apoyarse en los elementos culturales que se observan en la imagen, como los
personajes, la moda, los automóviles, la arquitectura, la decoración interior y
exterior de los inmuebles, etc.
La datación de imágenes fotográficas involucra particularidades diversas, estas
finalmente se plasman en dos rubros diferentes, fecha de asunto y fecha de toma.
Entre las variables se encuentran las siguientes:
Datación precisa. “Es cuando se conoce la fecha exacta de lo fotografiado, la cual
se presenta por dígitos separados con guiones con el formado de día, mes y año,
por ejemplo 18-12-1969. Si solo se conoce el mes y el año se escribirá 12-1969. Y
cuando se cuenta solo con el año se asienta este.”75
Datación de un suceso o proceso. “Es la que abarca un espacio temporal del que
se conoce el inicio y la conclusión; por ejemplo, el congreso constituyente inicio
sesiones el 2 de diciembre de 1916 y concluyo el 31 de enero de 1917, se escribe
de la siguiente manera 02.12.1916-31.01.1917.”76
Un caso parecido ocurre cuando en la fotografía no se puede identificar una fecha,
pero se tiene el dato de que pertenece a periodos de gestiones públicas,
instituciones, etc.
Si las dataciones son aproximadas se antepone la abreviatura ca., que
corresponde a la palabra latina circa que significa “alrededor de”,
74
Ibídem P. 16 75
Ibídem P. 17 76
Ibíd.
| 53
“aproximadamente”. Para utilizarla hay que basase en los elementos culturales
que se observan en las fotografías.
Se asignará la datación en periodos de cinco o diez años cuando los elementos
culturales que se observan, se puedan ubicar en uno de esos lapsos. Cuando se
va a registrar en la ficha, se va a separar con un guion, por ejemplo 1895-1900,
1963-1968. Estas normas recomiendan no hacer fechamientos en espacios
temporales mayores a los ya señalados, debido a que la catalogación debe de ser
lo más precisa posible.
Fecha de asunto. “Es la fecha que hace referencia directa a lo fotografiado, puede
ser un individuo o grupo, un monumento, un paisaje o un suceso”77.
Fecha de toma. Se refiere a la fecha en que fue tomada la imagen por el fotógrafo.
No necesariamente la fecha de asunto y la de toma coinciden.
Ubicación geográfica
Es necesario tomar en cuenta un espacio geográfico para cada pieza fotográfica.
Se retoman 2 opciones en este punto.
Lugar de asunto: “Se refiere al sitio geográfico donde se encuentran lo
fotografiado. En este punto se asienta solo la información con que dispone la
fotografía y se consigna de la siguiente manera: ciudad o pueblo, municipio,
estado o región y país. Hay que trascribir solo lo que se conoce”78.
Lugar de toma. “Se refiere al lugar donde el fotógrafo tomó la imagen y al trascribir
la información que traiga la fotografía, se hará del mismo modo que el caso
anterior.”79
77
Ibídem P. 19 78
Ibídem P. 22 79
Ibíd.
| 54
Epocario
Es importante para la catalogación de la fotografía ubicarla en un contexto más
amplio al que proporciona la fecha de asunto; para esto las normas implementaron
una tabla de épocas históricas que inicia desde la prehistórica hasta el presente.
Época: “El asentamiento se hace por medio de claves preestablecidas en el
epocario. Esta herramienta tiene origen en la organización que hizo la familia
Casasola de su acervo. En la edición que se realizó sobre las normas se simplificó
para su fácil uso”80.
Autoría
Toda pieza fotográfica tiene un autor ya sea conocido o un anónimo. En una
fototeca es importante reconocer el trabajo de los fotógrafos, ya que estos
proporcionan datos complementarios a la imagen.
Autor. “Es quien produce la imagen fotográfica. En la Fototeca Nacional se elaboró
una lista de autores de los cuales se tiene obra y que consigna la mayor cantidad
de datos, a cada autor se le asignó un número consecutivo a partir del 0, esto para
evitar errores ortográficos y de captura. Es recomendable seguir este sistema en
cada uno de los acervos, debido a que complementa la información de los
materiales resguardados y facilita el manejo de las colecciones”81.
Agencia o estudio. “Es la empresa responsable de producir fotografías bajo un
sello, estas se encargan de reunir a varios autores, ya sea por contratación o a
través de la adquisición de imágenes. Las agencias y estudios, están incluidos en
la lista de la Fototeca Nacional del mismo modo que los autores”82.
Editor o coleccionista. Se refiere a individuo o compañías que reunieron
fotografías para uso propio o para la reproducción comercial y que hoy forman
parte de diversos acervos en archivos públicos y privados.
80
Ibídem P. 25 81
Ibídem P. 27 82
Ibíd.
| 55
Denominación
Es importante que el catalogador sea capaz de sintetizar lo visual y convertirlo en
texto, esto es para poder describir lo que se está observando en la imagen
fotográfica. Con el fin de que al leerlo y sin que se tenga que ver la imagen, el
usuario pueda imaginar algo similar a lo fotografiado. Se consideran dos niveles
distintos según los datos con los que se cuenta:
Título de origen. En este apartado se trascriben exactamente los datos de origen,
adicionándole comillas. En el caso necesario de agregarle algo para dar
coherencia a la frase, se hará entre corchetes, esto para indicar que se trata de
una adición del catalogador.
En ocasiones los títulos originales no proporcionan información suficiente, como
en la fotografía documental y el fotoperiodismo, en este caso se agregan fuera de
las comillas los elementos complementarios siempre y cuando no se modifique el
sentido original proporcionado por el autor.
Cuando el título original resulte incomprensible o contiene errores, se anota fuera
del entrecomillado la particular “sic” entre corchetes, para después asentar la
aclaración en el campo de anotaciones
Algunas piezas fotográficas contienen texto del autor, de la persona o institución
que las resguarda, esto no se anota en el título, ya que puede que no tengan nada
que ver con la imagen.
Título Catalográfico. La mayor parte de las imágenes en los acervos fotográficos
no tienen título, por lo que es necesario que el catalogador lo designe, teniendo
algunos parámetros como es ser sintético, descriptivo, libre de adjetivaciones,
adverbios y apreciaciones subjetivas. El título Catalográfico debe incluir el nombre
propio de los elementes que se observan en la imagen.
Título de serie. En este caso son las imágenes que tienen una relación entre sí,
esto se debe de anotar por medio de una frase o palabra y tiene por objeto crear
un índice que permita vincular las imágenes.
| 56
Clasificación temática
Esta es una herramienta muy útil para los usuarios, ya que es el punto de partida
para ubicar la información cultural contenida en la imagen. Esto se lleva a cabo
por medio de un tesauro, que es una lista estructurada ordenada alfabéticamente.
Es recomendable que cada archivo determine cuáles serán los descriptores que le
son necesarios, puesto que cada colección es distinta.
Tema principal. “Este punto sirve para localizar de manera rápida y eficiente el
asunto de las imágenes, para poder realizar esta actividad, se separa del conjunto
de descriptores, estos permiten una localización inmediata y una búsqueda más
rápida en sistemas automatizados”83.
Descriptores. “Es la asignación que se establece con letras mayúsculas,
separados con una diagonal. Se debe tomar en cuenta los elementes temáticos de
carácter general que definan el contexto de la imagen. El último descriptor que se
asienta, se refiere al género fotográfico al que corresponde la pieza”84.
Protagonistas
El identificar personajes que aparecen en una fotografía puede ser una tarea difícil
para que el catalogador reconozca personalidades de ámbitos tan diversos. Hay
que tomar en cuenta que a veces no es posible identificar todas las personas que
aparecen en una fotografía.
Personajes. “En este campo se anotan los nombres, comenzando por el personaje
más importante, y después con los otros de izquierda a derecha. Si están en más
de un plano, se comienza de abajo hacia arriba”85.
Para una mejor descripción se buscará anotar los dos apellidos de los personajes,
escribiéndolos en mayúsculas, seguidos de una coma y del nombre. Es importante
para la localización de un personaje anotar el nombre más usual de la persona.
83
Ibídem P. 37 84
Ibíd. 85
Ibídem P. 39
| 57
Observaciones
En este campo se anota información complementaria de la imagen, teniendo
cuidado de no repetir la información.
Anotaciones. Se debe de trascribir cualquier marca escrita sobre la pieza
fotográfica a la que se le antepone las iniciales mayúsculas I.O., por inscripción en
el original. Se puede trascribir la bibliografía resumida.
Cuando hay relación entre una fotografía y otra, se indica con las letras V.F., las
cuales significan Véase Ficha, después se anota la referencia de los números de
inventario correspondientes.
“Existen también casos de fotografías de documento, que se debe trascribir tal
cual o hacer un resumen si es demasiado extenso; esto también se debe hacer en
las inscripciones en otros idiomas”.86
Estos son los elementos que conforman esta norma. Al hacer la catalogación se
debe tomar en cuenta cada uno de los fondos o colecciones que se tiene, para ello
esta norma da varias opciones y pone como ejemplo el cómo se clasifican las
fotografías en la Fototeca Nacional.
2.6- Automatización de archivos
Dentro de un archivo, hay que tomar en cuenta la automatización, esto quiere
decir que se tiene que ver la manera de implementar herramientas informáticas en
los procesos archivísticos. Con la ayuda de la tecnología, se agiliza el trabajo,
para lograr resultados óptimos. La American Library Association define la
automatización de la siguiente manera:
“es la realización de una operación, una serie de operaciones o un proceso
por autocontrol, auto activación o por medios automáticos. La
automatización implica la utilización de un equipo automático de procesos
86
Ibídem P. 44
| 58
de datos que puede ser un ordenador u otros dispositivos que simplifiquen
el trabajo”.
Al considerar automatizar un archivo, se tienen que tomar en cuenta varios
factores, de que tipo es aquel en que se quiere implementar, las actividades a
informatizar, los programas o software, y el equipo con el que se cuenta para
poder llevar a cabo esta tarea.
Se deben considerar necesidades de cada unidad de información, a su vez el
tipo de proyecto que se pretenda implementar. Carlos Alberto Zapata, comenta
que existen 7 necesidades en los archivos para realizar un proyecto de
automatización los cuales son los siguientes:
Gestión de Documentos Administrativos
Descripción Archivística
Recuperación de Información
Cuadros de Transferencia Documental
Retención de Documentos
Documentos Electrónicos
Digitalización de Imágenes87
Carlos Alberto Zapata, toma en cuenta todas las vertientes para poder automatizar
un archivo, es importante diseñar un buen proyecto de automatización, desde el
equipo que se va a utilizar, hasta el software que se tiene contemplado
implementar.
Por su parte Villanueva Bazán dice que “Un programa de automatización en los
archivos debe comprender tres vertientes: gestión y control de documentos y de
87
ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto. LA AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS. ,[En línea] [Citado en septiembre de 2012] disponible en: http://eprints.rclis.org/9893/1/La_Automatizaci%C3%B3n_de_Archivos.pdf
| 59
usuarios, consulta sistematizada de los instrumentos descriptivos a través de
bases de datos, y reproducción de los documentos en soportes alternativos”88.
También dice que el primer paso para la automatización es realizar un diagnóstico
a los instrumentos de descriptivos, con el fin de ver la posibilidad de su ingreso al
sistema. Esto debido a que se debe de considerar que los instrumentos se
pudieron hacer en distintas épocas y por diversas personas, por lo tanto puede
que no haya homogeneidad, en los elementos y también al momento de presentar
la información.89
La automatización se puede implementar tanto en archivos modernos como en los
que existen desde hace varios años, se tiene que realizar un buen diagnóstico, y
principalmente se realiza para la consulta de la información y que el préstamo sea
lo más eficiente posible, sin embargo esto no solo se realiza en el Archivo
Histórico, sino que se puede implementar desde la gestión del archivo, hasta su
destino final.
Por otra parte, la automatización en los instrumentos de descripción como el
inventario, guía y catálogo. Las ventajas que se tiene al automatizar estas
herramientas es que, se pueden vincular, y se puede determinar qué es lo que se
quiere ver de cada uno de ellos, profundizando más en el catálogo, se puede decir
que la ventaja es que los usuarios pueden tener acceso a él, teniendo solamente
la información de su interés.
De igual forma esto se puede realizar a través de la web, haciendo más practica la
consulta, ya que el usuario puede consultarlo desde su computadora sin tener que
trasladarse hasta donde esta resguardado el acervo.
No hay que perder de vista que, que para poder automatizar un archivo, primero
tiene que estar ordenado y organizado correctamente, y que los instrumentos de
descripción como las guías, inventarios y catálogos se encuentren unificados por
88
VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Et. Al. Manual de procedimientos técnicos para archivos
históricos de Universidades e Instituciones de Educación Superior. 133 p.
89 Ibíd.
| 60
criterios archivísticos. Esto va ayudar a que la base de datos, que se haga de
estos mismo puedan diseñarse de manera eficiente y que no requieran de
modificaciones futuras.
Esto se va a poder hacer a través de los metadatos utilizando estándares. En el
caso de la descripción se puede realizar con el estándar EAD (Encoded Archival
Description). Para esto es necesario conocer muy bien sobre el tema y tener un
panorama de cómo es que funcionan los metadatos y como se utilizan estos
mismos, este punto se retomara más adelante.
Otro aspecto importante de la automatización es como ya se había mencionado, la
selección del equipo y el software.
Es importante que cuando se vaya a determinar una plataforma, sea el adecuado
para las tareas previamente ya impuestas por el archivo y que sean
específicamente creados para la gestión o conservación de los documentos de
archivo. Ejemplo de ello son el software ICA-AToM y Archon90, por mencionar
algunos.
En el caso de los instrumentos de descripción, se deben de tomar en cuenta
varias cuestiones, la primera en que programas se va a realizar la base de datos,
la revisión de los ya existentes en el archivo, en el caso que ya existieran, esto
debido a que en algunos archivos todavía no se han realizado, y se podrán
proponer directamente en un programa normalizado.
Se tiene que hacer el diseño, la creación y revisión de la base de dato para
realizar la captura de los instrumentos de descripción, principalmente para la
consulta se realiza la automatización en las guías, inventarios y en los catálogos.
2.7- Los metadatos ¿Qué son?
El término metadato existe desde antes que existiera internet, es un concepto
amplio, pero en los últimos años se ha popularizado mucho dada la necesidad de
90
Estas dos plataformas se retomaran en el Capítulo 3
| 61
organizar la información en la web y de estandarizarla para un mejor uso y manejo
de esta misma. Vincent Giménez que dice:
Un ámbito trata los metadatos en el entorno de publicaciones web y otro
ámbito utiliza los metadatos en el entorno de sistemas de gestión de
documentos que no siempre acaba publicándose en internet. Pero también
hay un tercer ámbito que no se ha desarrollado mucho y que trata de la
implementación de los metadatos en los mismos archivos digitales (JPEG,
TIFF, DOC, MP3, etc.) para su utilización en las publicaciones web así
como también en los depósitos documentales de cualquier institución o
empresa que tenga implementado un sistema de gestión documental.91
Por consecuencia cuando se hable de metadatos se debe delimitar cual es el
entorno de su uso y también aclarar conceptos y metodologías.
El termino común de metadatos es la de dato sobre dato, pero algunos autores
profundizan más sobre este término, dejándolo más claro.
Uno de ellos es el siguiente que menciona los diferentes ámbitos que puede
abarcar este concepto.
Los metadatos son los datos que describen el contenido, el formato o los
atributos de un registro de datos o de un recurso de información. Puede ser
utilizado para describir los recursos altamente estructurados o documentos
sin estructura en la información como los documentos de texto. Los
metadatos pueden aplicarse a la descripción de: recursos electrónicos;
información digital (inclusive imágenes digitales), y a la documentación
impresa como libros, diarios e informes. Los metadatos pueden estar
insertados dentro del recurso de información (como ocurre frecuentemente
con los recursos web) o pueden estar separados en una base de datos.92
91
Giménez Chornet, Vincent. Los metadatos en la recuperación de documentos digitales. P. 165-166 92
Haynes, David, Metadata forin formation management and retrieval. P. 8
| 62
Como ya se mencionó, dicho concepto de metadato es muy extenso, hay que
aclarar, que la mayoría de estos mismos, retoman la estructura de los metadatos y
el cómo se aplica, siendo este el más claro para definir que es un metadato y para
qué sirve.
Los metadatos son información estructurada y semi estructurada, que facilitan la
creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los
documentos a lo largo del tiempo. Se utilizan bajo dos principios que pueden
conjugar un dominio:
Describen uno o más ámbitos de sistema de gestión de información (el
contenido, el contexto, los criterios de preservación y conservación, etc.)
Aplicar una metodología que se base en la conjunción de criterios de
descripción, usualmente estándares como formato MARC (MAchine
Readable Cataloging), EAD (Encoded Archival Description.), DC (Dublin
Core), etc.
Clasificación de los metadatos
Anne J. Gilliland-Swetland, hace una década clasificó los diferentes tipos de
metadatos en relación a sus funciones, los cuales son los siguientes:
Administrativos: estos están relacionados con los metadatos para la gestión
y administración de los recursos de información.
Descriptivas : son los que se identifican el recurso de información
(catalogación, búsqueda, índices especializados)
Técnico: son los metadatos relacionados con el funcionamiento del sistema
o el comportamiento de estos mismos (documentos sobre el hardware y el
software, etc.)
Uso: están relacionados con el nivel y clase de uso de los recursos de
información (registro de exposiciones, seguimiento de uso y usuarios,
reutilización del contenido)
| 63
En el caso de los archivos digitales que se generan como consecuencia de la
actividad de las organizaciones o personas físicas, la autora propone otra
clasificación a través de las funciones de los metadatos. Parten de que los
metadatos contienen información y datos, estos desde diferentes categorías, y la
recuperación de la información se basa en el sistema y arquitectura que
implementa para recuperar la información o datos introducidos en los campo de
los metadatos.
2.7.1- Metadatos en los archivos digitales
Estos se pueden clasificar actualmente en dos grandes grupos, los archivos que
disponen de documentos digitales, que son aquellos que nacen digitalmente y los
que disponen de documentos digitales como consecuencia de la digitalización. Los
archivos que tienen un proceso de digitalización tienen como objetivo poder
disponer de un sistema para el acceso y recuperación de la información.
Actualmente existen diferentes estándares para los formatos de archivos digitales,
independientemente de su configuración hay diferentes opciones para la
implementación de metadatos que se relacionan en la descripción del contenido.
En este aspecto de los metadatos Vincent Giménez menciona que existen cuatro
grandes grupos de archivos digitales: los archivos de imagen, sonoro,
audiovisuales y los hipertextos web. En este caso se profundizara más en los
archivos de imagen, puesto que es el objeto de estudio de este trabajo.
El archivo de imagen es el más común en los archivos digitales, debido a que el
traslado del soporte papel a soporte digital en la administración, utiliza como
opción la digitalización en los archivos históricos, creando así una imagen
vinculada al original que está en otro soporte. Hoy en día los formatos de archivo
de imagen que más se utilizan, son el JPEG, el TIFF Y el PDF.
En el caso de los metadatos, se aplican de diferente manera dependiendo el
archivo electrónico que se está tratando, en este caso se retomarán los metadatos
para la imagen digital.
| 64
Lo importante es entender qué tipo de información se está manejando, que tipo de
función ejerce, que tipo de estándares existen y también cómo se gestiona toda
esa información. Al igual que en la implementación de metadatos en archivos
tradicionales o en digitales, en este caso en la fotografía digital, existen diferentes
tipos de metadatos. Davis Iglesias Franch menciona los tres principales que son
los siguientes:
Metadatos descriptivos: describen la imagen con la finalidad de facilitar la
recuperación de su contenido y poder identificarla individualmente.
Metadatos estructurales: dan información de pertenencia a un conjunto, sea
un reportaje, una colección, etc.
Metadatos administrativos: son los metadatos propios de la gestión, en el
sentido más amplio; forman parte de esta categoría tanto los referentes a la
propiedad intelectual como los referentes a la preservación.93
Para la gestión de los metadatos existen ciertas complicaciones, esto debido a
que en algunos casos existe información en diferentes almacenamientos, los que
parten del formato, normalmente ubicado en el encabezamiento, los que existen
en las bases de datos, y que se realizan manualmente y finalmente existen los
ficheros XML.
David Iglesias dice que el XML (extensible Markup Language) es el lenguaje de
“etiquetado más habitual en la codificación de metadatos”94. Otra dificultad que
existe para la gestión de metadatos, son los múltiples estándares, y que difieren
en algunos casos y en otros se complementan. Con esto se puede facilitar la
elección del estándar o estándares que se vaya adoptar.
Las funciones principales de los metadatos para imágenes digitales es el poder
identificarlas, acceder a su contenido, tener compatibilidad con otros software,
preservar los ficheros, etc. Es muy importante determinar la gestión de esta
información, puesto que presenta muchos aspectos por resolver.
93
IGLESIAS FRANCH, David. La fotografía digital en los archivos, que es y cómo se trata. P. 82 94
Ibíd.
| 65
En el siguiente punto se mencionarán algunos de los estándares que existen para
la gestión de metadatos porque es importante conocerlos para poder utilizarlos en
funciones de las necesidades y políticas de cada centro.
2.7.2- Estándares para la gestión de metadatos
Como ya se vio existen varios tipos de metadatos los cuales tienen una función
determinara. Estos se pueden utilizar a través de estándares que son creados con
un objetivo, y que son flexibles.
Por ejemplo, existen estándares que son para la gestión documental electrónica,
otros para la conservación y preservación, al igual los hay para la descripción de
documentos electrónicos, en este caso se hablaran de tres estándares que si bien
no son específicamente para la descripción de imagen digital, pero que tienen la
flexibilidad para realizar esta tarea.
ANSI/NISO Z39.87-MIX
Este es un diccionario que recoge aquellos elementos necesarios para poder
interpretar la imagen, la valoración cualitativa y la conservación permanente.
Nuevamente David Iglesias menciona esta norma y dando su punto de vista sobre
esta misma, dice lo siguiente:
La norma Z39.87, reconocida como ISO 14721 en 2003, se basa en los
elementos que debería llevar una AIP, la imagen máster, y aunque es
independiente de formatos de imagen concretos, está basada en algunos
formatos específicos que sirven para estas finalidades, como son el TIFF o
el JPEG 2000.95
El estándar Z39.87está compuesto por 200 elementos de los cuales 21 se
consideran obligatorios en todos los casos, 44 son obligatorios cuando existen por
ejemplo, los que están ligados a un formato en concreto como el JPGE2000, 36
son recomendables y los restantes que son 99 son opcionales.
95
Ibídem P. 83
| 66
Los elementos se muestran agrupados de la siguiente manera:
Elementos Características
Información básica del objeto digital
Se trata de información como el identificador,
tamaño de archivo, comprensión; esta
información puede aplicarse a cualquier
documento electrónico, y por lo tanto no es
exclusiva de la fotografía;
Información básica de la imagen
Es la información necesaria para poder
interpretar la imagen; a partir de estos
elementos se debería reconstruir la imagen;
Características de formatos especiales
Son características exclusivas de
determinados formatos; el diccionario
contempla el JPEG 2000, el MrSID y el Djvu;
para la fotografía es sobre todo interesante el
JPEG 2000; los elementos en estos casos lo
son únicamente cuando se trata de la
descripción de uno de estos tres formatos;
Metadatos de captura de la imagen
Algunos elementos de este bloque no son de
captura automática y deben ser introducidos
manualmente; en el caso de la información
referente al objeto reproducido, en el caso de
la digitalización; en cambio otros elementos
son creados automáticamente como la fecha
de captura, el modelo de escaneo o cámara o
los datos técnicos de captura;
Metadatos de la valoración de la imagen
Estos elementos recogen los atributos
objetos de la calidad de imagen, como la
profundidad de los bites, los valores de color,
y si existen las plantillas de referencias
utilizada;
Historial
Estos metadatos documentan los cambios en
el ciclo de vida de la imagen y permiten
seguir las generaciones consecutivas de una
determinada imagen.
Tabla 2. Información tomada del libro La fotografía digital en los archivos, que es y como se
trata, de David Iglesias págs. 84-85
EAD (Encoded Archival Description)
La EAD es un código internacional que se realizó a partir de la Norma
Internacional de descripción archivística ISAD (G), por lo cual esta debería ser la
base para toda descripción codificada en un archivo. Este estándar fue
desarrollado por la American Society of Archivist y la Library of Congress, este
| 67
modelo está desarrollado principalmente en los metadatos descriptivos, pero tiene
la ventaja de que presenta una gran flexibilidad y una clara interpretación de la
descripción en archivos electrónicos.
En el caso de la imagen digital, la EAD puede servir como base, pero resulta
insuficiente por falta de metadatos específicos. La primera versión de este
estándar fue en el año 1998, esto a raíz de que se presentó el DTD (document
type definition).
La EAD está compuesta por 146 elementos, de los cuales 8 son obligatorios y
entre 30 o 40 se consideran de uso habitual, los demás campos son optativos.
Nivel superior
Elementos Características
Cabecera
Contiene la información sobre el instrumento
de descripción.
Preliminares
Contiene elementos para ser usados en la
exhibición o publicación del instrumento de
descripción.
Descripción de archivo
Contiene los elementos que forman los
instrumentos de descripción.
Elementos que conforman la Descripción de archivos
Identificación descriptiva: es el nivel superior de la descripción y contiene el nombre del
recurso, del creador o creadores, del fondo o colección y el título de estos, las fechas, la
descripción física y el identificador único;
Información biográfica o histórica de la agencia
Información de los contenidos
Información administrativa
Punto de acceso
Tabla 3. Información tomada del libro La fotografía digital en los archivos que es y
como se trata de David Iglesias P. 90
| 68
Los elementos descriptivos aparecen siempre al inicio, y el resto pueden
presentarse en cualquier orden y pueden repetirse. Los elementos que se utilizan
para el fondo o colección, son los mismos para la serie o sub-serie.96
Dublin Core
Este estándar surge a través de un taller en Dublin (Ohio) en 1995, en un
encuentro multidisciplinario donde se forma la Dublin Core Metadata Initiative
(DCMI), esto para poder crear metadatos simples que faciliten la descripción de
recursos en internet y que impulse la interoperabilidad.
Dublin Core es una herramienta al servicio de la recuperación de la información en
internet, pero su simplicidad le ha permitido alcanzar un amplio uso en la
descripción de cualquier recurso electrónico.
Está conformado por 15 elementos descriptivos. En la siguiente tabla se muestran
los elementos de Dublin Core.97
Elementos Características
Título
El nombre dado a un recurso.
Típicamente, un título es el nombre
formal por el que es conocido el
recurso.
Creador o autor
La entidad primariamente responsable
de la creación del contenido intelectual
del recurso. Entre los ejemplos de un
creador se incluyen una persona, una
organización o un servicio
Materias o palabra clave
El tema del contenido del recurso. Un
tema será expresado como palabras
clave, frases clave o códigos de
clasificación que describan el tema de
un recurso.
Descripción
La descripción del contenido del
recurso. Puede incluir: un resumen,
tabla de contenidos, referencia a una
representación gráfica de contenido o
96
Ibidem P. 90 97
María Jesús Lamarca Lapuente, Metadatos Dublin Core [En línea] [Citado en noviembre de
2012] disponible en: http://www.hipertexto.info/documentos/dublin_core.html
| 69
una descripción de texto libre del
contenido.
Editor
La entidad responsable de hacer que él
recurso se encuentre disponible.
Ejemplos de editores son una persona,
una organización o un servicio
Contribuidor
La entidad responsable de hacer
colaboraciones al contenido del
recurso.
Fecha
Una fecha asociada con un evento en
el ciclo de vida del recurso.
Típicamente, la fecha será asociada
con la creación o disponibilidad del
recurso.
Tipo de recurso
La naturaleza o categoría del contenido
del recurso. El tipo incluye términos que
describen las categorías generales,
funciones, géneros o niveles de
agregación del contenido.
Formato
La manifestación física o digital del
recurso. El formato puede incluir el tipo
de media o dimensiones del recurso.
Podría usarse para determinar el
software, hardware u otro equipamiento
necesario para ejecutar u operar con el
recurso. Ejemplos de las dimensiones
son el tamaño y la duración.
Identificador del recurso
Una referencia no ambigua para el
recurso dentro de un contexto dado.
Fuente
Una referencia a un recurso del cual se
deriva el recurso actual. El recurso
actual puede derivarse, en todo o en
parte, de un recurso fuente.
Idioma
La lengua del contenido intelectual del
recurso.
Relación
Una referencia a un recurso
relacionado.
Cobertura
La extensión o ámbito del contenido del
recurso. La cobertura incluiría la
localización espacial (un nombre de
lugar o coordenadas geográficas), el
período temporal (una etiqueta del
período, fecha o rango de datos) o
| 70
jurisdicción (tal como el nombre de una
entidad administrativa
Derechos
La información sobre los derechos de
propiedad y sobre el recurso. Este
elemento podrá contener un estamento
de gestión de derechos para el recurso,
o referencia a un servicio que provea
tal información.
Tabla 4 elementos de Dublin Core. Información retomada de María Jesús Lamarca Lapuente, Metadatos DC.
Estos estándares son de gran ayuda a la hora de implementar los metadatos, en
este caso en la descripción de imágenes, y como ya se vio cada uno de ellos tiene
contextos diferentes, unos para la gestión otros para la descripción y hay otros
para la conservación de los archivos digitales. Pero tomando en cuenta los
aspectos de cada uno, se pueden complementar, esto va a depender de las
necesidades de cada archivo, y se podrá realizar una propuesta lo más
completamente posible para la descripción.
En el siguiente capítulo se hablara sobre la propuesta de implementación de
metadatos en el catálogo del acervo fotográfico del Festival Internacional
Cervantino, con el fin ver la utilidad que tienen estos mismos para la realización de
los instrumentos de descripción en un archivo, principalmente el catálogo en un
archivo fotográfico, haciendo un trabajo conjunto con la programación y
aprovechando la facilidad que nos da hoy en día la tecnología para realizar los
procesos archivísticos.
| 71
Capítulo 3 Propuesta para la implementación de los metadatos en
el catálogo del acervo fotográfico del Festival Internacional
Cervantino
Como última parte de este trabajo de investigación, se presentará el diagnóstico
del acervo fotográfico, así como la propuesta para la implementación de los
metadatos en el catálogo del acervo fotográfico del FIC.
3.4- Diagnóstico del acervo fotográfico del Festival Internacional
Cervantino.
Para conocer sobre el acervo fotográfico del FIC, se realizó una entrevista al
personal encargado del proyecto. Esto con el fin de identificar la situación en que
se encuentra y ubicar su localización. A continuación se desarrollara el diagnóstico
del acervo fotográfico de esta institución.
En el Festival Internacional Cervantino el acervo fotográfico se conforma por
aproximadamente 36,000 fotografías a blanco & negro y a color, negativos,
carteles, diapositivas, hojas de contacto, positivos, postales e imágenes en
diskette, generado desde 1972 hasta la fecha. Lo componen imágenes de varios
géneros artísticos los cuales se identifican de la siguiente manera:
Artes plásticas
Artes visuales
Comité organizador
Danza
Escenarios
Literatura
Música
Ópera
Teatro
| 72
Anteriormente este acervo se resguardaba en una bodega cercana a las
instalaciones de las oficinas del FIC, en Altamirano No. 20 Colonia San Ángel
Delegación Álvaro Obregón, y la conocen como la bodega de Altamirano.
Actualmente este acervo se encuentra en las oficinas del FIC. En esta bodega, se
encontraban las fotografías, en cajas de polipropileno negro, y otras en cajas más
pequeñas en polipropileno blanco, las cuales solo contienen un álbum por caja; la
estantería que las resguardaba es abierta, 5 muebles de metal con 6 entrepaños
y 3 de madera en este caso variaban los entrepaños.
En esta bodega de “Altamirano” solo se resguardaban los acervos que conforman
el archivo histórico del Festival Internacional Cervantino, al igual que también
tenían aparatos para leer cintas de VHC y computadoras PC, las cuales ya no
tenían ninguna utilidad. En cuanto a las condiciones del lugar, existe mucha
humedad y el espacio es pequeño para todo lo que se resguardaba ahí. En la
actualidad solo hay papeles sobre administraciones anteriores y los aparatos ya
mencionados, también solo se resguarda uno de los 4 acervos que pertenecen al
Archivo Histórico del FIC. Hay que señalar también que este lugar no era el óptimo
para el resguardo, debido a que como ya se dijo hay mucha humedad, y con esto
se corría el peligro de pérdida de estos soportes, ya que el material y su
composición química son más delicados que el soporte papel.
Hoy en día el acervo fotográfico está resguardado en las oficinas del Festival
Internacional Cervantino, que se encuentra en Mercaderes 52 Col. San José
Insurgentes Delegación Benito Juárez C.P. 03900 México, D.F. cabe mencionar
que las instalaciones de las oficinas no son las adecuadas para resguardar este
tipo de archivo debido a que el espacio no está diseñado para cumplir este fin, es
un espacio pequeño y es difícil poder transitar sobre el pasillo donde están,
también tiene una temperatura elevada lo cual no le favorece al archivo, es
importante decir que este acervo solo está ahí debido a que se organizó y se
digitalizó.
| 73
Recursos Humanos
Hay que señalar que no existe un personal encargado para laborar
exclusivamente en el acervo fotográfico, mismo que está a cargo de la dirección
de difusión y medios del Festival Internacional cervantino, por lo que no existe una
estructura en cuanto al personal.
A finales del año 2011 se llevó a cabo un proyecto de organización del archivo
histórico del Festival Internacional Cervantino. La Dra. Lidia Camacho Camacho,
Directora General del FIC en ese entonces, propuso que mediante la organización
se rescataran los acervos para que investigadores, estudiantes o personas
interesadas pudieran tener acceso. Por otra parte se hizo la biblioteca virtual del
Festival Internacional Cervantino y que fue inaugurada a finales del año 2012.
El personal que estuvo a cargo de este proyecto, se conforma en su mayoría por
profesionistas de licenciaturas que no tienen mucha relación con la Archivonomía,
pero que habían laborado en la creación de la Fonoteca Nacional y el fin que tenia
era para que investigaran sobre fotografía y el tratamiento que bebe darse a este
soporte. La distribución del personal para llevar a cabo las tareas de organización
del acervo fotográfico quedó de la siguiente manera:
1 Director del proyecto
1 Encargado del proyecto ( en este caso supervisaba las tareas realizadas
en los 4 acervos)
8 Técnicos para la elaboración del inventario y guarda de fotografías.
Antes de que se trabajaran en el proyecto se tuvieron que realizar varios
procedimientos para poder delimitar las tareas que se iban a realizar en el acervo
fotográfico.
Procesos técnicos en el acervo fotográfico
Para poder trabajar en este proyecto se hizo el traslado de las cajas del acervo
fotográfico a las oficinas del FIC; como primer paso, se realizó la identificación del
acervo a través de un conteo del contenido de cada una de las cajas, con la
| 74
finalidad de obtener un aproximado del volumen documental, durante este
proceso identificaron, como ya se mencionó, que no existían solamente fotografías
sino también otros soportes ligados a ellas. Este acervo se resguarda en cajas de
polipropileno unas de color negro y otras blancas.
Dentro de las cajas negras habían 2 cajas de cartón para archivo, y contenían
sobres amarillos, en los cuales se hacía una descripción del contenido de los
mismos, los datos identificados eran: disciplina a la que pertenecen, país y el
año. En algunos casos el tema variaba un poco con respecto al contenido
(fotografías).
Cuando se terminó el conteo de cada una de las cajas, lo siguiente fue poner unas
etiquetas las cuales tenían la siguiente información:
Número de caja
Nombre del o los países participantes
Número de registro
Al igual que se le ponía “Foto” para identificarlas de los demás acervos
| 75
98
Fig. 3 Clasificación de las cajas del acervo fotográfico
Una vez terminada esta actividad, lo que siguió fue realizar el inventario, para el
cual se tomaron en cuenta las características y la importancia de la fotografía. La
elaboración de este instrumento se explicará con más detalle en el siguiente
punto.
3.1.1- Inventario del acervo fotográfico del Festival Internacional Cervantino
Como ya se dijo el personal a cargo del proyecto tomó en cuenta varios factores,
respecto a la fotografía y la información que se requiriera en la base de datos para
poder realizar el inventario. También es importante decir que es el único
instrumento con el que cuenta este acervo respecto a su organización y se realizó
en el programa Excel de Microsoft Office en la versión 2007.
Los campos que se realizaron para el inventario fueron los siguientes:
Procedencia No. De la caja: en este campo se asienta el número de caja que se
estaba trabajando por ejemplo si se estaba trabajando en la caja número 31, se
ponía el número en el campo.
98
Así fue como pusieron la clasificación de cada caja en este caso la numeración iniciaba en la caja 19
| 76
Datos, Ficha, Caja: aquí se ponía lo que eran los datos que pudiera traer la caja
respecto a los países participantes. Ejemplo si la caja tenia escrito Jamaica,
Nigeria, España, se ponía en este campo.
Datos del sobre: los sobres que contenían las fotografías, traían datos inscritos a
las fotografías, esta información se trascribía en este campo.
Datos de la carpeta: existían fotografías que venían en carpetas o en álbumes,
en este caso se ponía toda información que trajera esta.
No. De inventario: en este campo se pone la clave clasificadora de cada imagen.
Para la clave tomaron en cuenta la institución de las que procedían las imágenes
en este caso es el Festival Internacional Cervantino quedando con las siglas FIC.
Después el numero consecutivo el cual fue de 6 dígitos quedando así, 000001.
Siguiendo con las disciplinas que se llevan a cabo en este evento y designaron
una abreviatura para cada una de ellas quedando de la siguiente manera:
Abreviaturas para la clave
Artes Plásticas AP
Artes Visuales AV
Comité Organizador CO
Conferencias C
Danza D
Escenarios E
Literatura L
Música M
Ópera O
Teatro T
No identificado NI
Tabla 5. Datos retomados del Festival Internacional Cervantino
Y por último se asentaba la composición (Toma) de la fotografía, quedando de la
siguiente forma:
| 77
Abreviaturas de las tomas
Close Up CU Acercamiento, abarca del pecho hacia arriba
Big Close Up BCU Puede ser el rostro, una mano, ojo, nariz, etc. (Sólo personas)
Panorámica P Paisajes o escenarios en su totalidad
Medium Shot MS Abarca el coxis hasta la cabeza
Medium Shot
Corto
MSC Una parte del cuerpo (no sabes el contexto ni el lugar)
Plano General PG Toma a distancia (Objetos o personas tomadas desde lejos)
Plano Americano PA Abarca de la altura de la rodilla para arriba (varía y puede ser
desde el muslo)
Plano Detalle PD Acercamiento hacia un objeto, a veces no aparece en su totalidad
Plano General
Corto
PGC Acercamiento de personas o cosas sin perder el contexto o el lugar
Tabla 6. Esta información fue tomada de:
http://es.wikipedia.org/wiki/Plano_(lenguaje_audiovisual) por el personal del FIC.
Como ya se mencionó el acervo fotográfico está compuesto de varios soportes por
lo cual también se les asignó una abreviatura quedando de esta manera:
Abreviaturas Varias
Negativo NEG
Información en
papel,
METADATA
hojas impresos (HOJ)
Programa PROG
Cartel CARTL
Diapositiva DIAP
Disquete o disco
duro
DIS
Transparencia TRANS
Folleto FOLL
Tabla 7. Datos retomados del inventario del Festival Internacional Cervantino
| 78
Desde este punto se puede empezar a retomar lo anterior para estandarizar los
datos, definiendo un tamaño fijo de ellos; ya que no cambian las abreviaturas
enlistadas anteriormente.
En este caso en la clave clasificadora en vez de poner la toma de la fotografía se
pone dependiendo el soporte que se haya encontrado. Estos son los elementos
tomados en cuenta para la clave de cada una de las imágenes o del soporte que
saliera. A continuación se mostrará un ejemplo de cómo es que quedo la
clasificación.
FIC-000001-M-PG: así es como se le asignaba la clave a una fotografía,
primero la institución de procedencia, número consecutivo y la toma.
FIC-000002-D-NEG: este es otro ejemplo pero ahora de un negativo, como
se muestra lo único que cambia es el último elemento, que nos indica que
se trata de otro soporte.
FIC-000003.1-T-MS: En el caso de las copias se agregaba un punto y el
número consecutivo indicando el número de ejemplares que existían de una
misma fotografía.
Color: Este campo especifica el color de la fotografía, ya que existían fotos en
blanco & negro y a color, en el primer caso se abreviaba B&N y en el segundo se
ponía completo Color.
Numero de festival: En algunos casos, existían referencias del evento y en que
numero del festival fue tomada la imagen. De existir esta referencia se ponía el
numero en romano por ejemplo si la fotografía fue tomada en el festival numero 15
se ponía XV.
Número de otro festival: Esta columna está ligada con la anterior, puesto que
existen artistas que fueron invitados más de una vez al Cervantino. Aquí se pone
el otro Festival en el cual participó y con esto indica que el invitado participo más
de una vez.
| 79
Titulo nombre del evento: En algunas ocasiones se conocía el nombre de la
obra que presentaba el(os) artista(s) que se estaban presentando, cuando ese era
el caso se asentaba en este campo.
Lugar/Foro/Estadio: De igual forma, había información sobre dónde fue realizado
ese evento, esto se pone en este campo.
Participantes/Grupo/Artista/Compañía: Cuando hay información sobre el artista,
grupo, compañía o participantes, se pone en este campo.
Composición de la fotografía (Toma): Aquí se desglosa la toma de cada
fotografía, por ejemplo si en la clave se puso PG, en este campo se pone Plano
General. De igual forma con las demás abreviaturas. En el caso de que no fuera
una fotografía al igual que esta se desglosa, por ejemplo si en la clave termina con
NEG, en este campo se pone Negativo.
Medidas de la fotografía (largo*ancho, cm): para este campo las medidas de las
fotografías están dadas en centímetros, primero largo y después ancho.
Observaciones: En este campo, se pone todo lo que este escrito al reverso de la
fotografía, al igual que si existe alguna anomalía en esta misma, y también
especificar si el artista participo en varios números del festival.
País: La mayoría de las fotografías contienen el país de origen de los
participantes, artistas, compañía o grupo, es aquí donde se pone por ejemplo si un
artista es de Alemania, se pone tal cual en este campo.
Responsable de captura: Por último se anota el responsable de la captura, esto
como un control interno por si hay algún error se pueda dirigir con la persona que
estuvo a cargo de la toma.
Hay que considerar que no todos los campo se llenan, ya que no todas las
imágenes, o sobres tenían la información, en este caso el campo se deja en
blanco y se llenan los demás dependiendo de lo que trajera cada una de estas.
| 80
Estos son los campos que componen el inventario realizado para el acervo
fotográfico. Cabe mencionar que este fue diseñado por el personal que labora en
el FIC, y que como ya se había mencionado la mayoría de ellos son periodistas.
Para llenar los campos se toma como referencia todos los datos contenidos en la
caja, el sobre y en cada una de las imágenes.
El inventario es un instrumento sumamente importante ya que ayuda a recuperar
información y proporciona datos indispensables para conocer el fondo documental
en el cual se está trabajando.
Al elaborar el inventario, se pudo conocer el volumen que fue como ya se
mencionó aproximadamente de 36,000 fotografías que contenían los eventos
realizados en sus diferentes escenarios y disciplinas llevadas a cabo en este
festival.
También se obtuvo un panorama general respecto a las actividades llevadas en el
Festival Internacional Cervantino, como lo son la inauguración, conferencias de
prensa antes, durante y después del Festival, las distintas disciplinas que forman
parte de este mismo, y también cada uno de los artistas, compañía, participantes o
grupos nacionales e internacionales.
Para describir cada una de las imágenes, se tomaban en cuenta todos los datos
que trajera al reverso de esta, considerando que podía haber más información en
las memorias anuales que tiene el FIC, con el fin de tener una descripción lo más
completa posible.
Es importante resaltar que este proyecto se terminó en aproximadamente un año y
medio. Teniendo en cuenta que este trabajo se podría realizar en mínimo 6 años,
debido a que el personal no había tenido ningún interés en organizarlo y
conservarlo en aproximadamente 20 años. La urgencia de terminarlo fue más que
nada para que este no se deteriorara más con el paso del tiempo y los factores
ambientales. Se pretende que con esto futuras administraciones sigan trabajando
en el archivo histórico del FIC.
| 81
Capturaron en el inventario, como ya se había dicho 36,000 fotografías. Esto fue
con el fin de subirlo a la intranet de la Biblioteca de las Artes situada en la
Alhóndiga de Granaditas en la Ciudad de Guanajuato, y posteriormente abierta
para el público en general, y que próximamente también se tendrá el equipo
necesario y el espacio adecuado para la consulta en las oficinas del FIC, en la
Ciudad de México.
El diagnóstico realizado a este acervo tuvo como objeto detectar la problemática
en cuanto a su descripción, para poder llevar a cabo una propuesta de
implementación de metadatos en el catálogo, para su difusión y consulta a través
de estos.
3.5- EAD (Encoded Archival Description)
En el capítulo 2 se analizaron diferentes estándares y se pudo ver que cada uno
de ellos tiene objetivos distintos, y aunque existen elementos en común, la
mayoría de estos esquemas son complementarios. Lo más conveniente es que
cada archivo fotográfico adopte algunos de los elementos propuestos en los
estándares en, función a sus necesidades. Para la creación de etiquetas y la
utilización de los metadatos en los archivos, se debería utilizar el EAD para la
descripción general. Cabe señalar que este estándar maneja metadatos
descriptivos, es por ello que se está retomando.
Para poder hacer uso de este estándar es importante entender cómo se estructura
y como es que se utiliza, para después llevar a cabo la implementación de los
metadatos. En el caso del EAD, tiene una estructura de datos normalizados que
reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística.
El EAD, como la mayoría de los entandares de metadatos, utiliza el lenguaje
SGML (Standard Generalized Markup Language) y XML que es una subserie de
SGML.
El SGML es una norma internacional (ISO-8879) que fue publicada en 1986,
especifica un método normalizado para describir la estructura de un documento.
| 82
También tiene la ventaja de establecer modelos jerárquicos para cada tipo de
documento que se produce, al igual que soporta una infinita variedad de
estructuras de documentos. Al igual que permite crear documentos que son
independientes de cualquier software o hardware específicos. Se pueden
intercambiar, sin problemas para los usuarios que tienen distintos sistemas.
Dentro de SGML hay un fichero llamado DTD (Definición de Tipo de Documento),
este describe la estructura de un documento, por ejemplo capítulos, encabezados,
etc., al igual que especifica las reglas para la relaciones entre los elementos.
Por su parte XML no es una serie predefinida de etiquetas, tampoco es una
plantilla normalizada para producir tipos determinados de documentos al igual que
tampoco fue diseñada para codificar textos, XML define la gramática que deben
satisfacer otros lenguajes de etiquetado para construir documentos XML válidos,
al igual que se garantice la interoperabilidad y la compatibilidad de muchos
lenguajes.
Cuando se creó la EAD, se pensó en utilizar estos 2 lenguajes, que prácticamente
uno deriva del otro, es así que para crear las etiquetas utilizando el EAD, se
requiere del lenguaje de SGML o de XML.
Para la propuesta es muy útil el lenguaje XML debido a que como ya se menciono
sirve para estructurar documentos, y aunque es una subserie de SGML tiene
algunas diferencias, en este caso se propondrá la implementación de los
metadatos estructurados en el catálogo del FIC mediante este lenguaje.
EAD, es “una norma de codificación en Standard Generalized Markup Language
(SGML) diseñada específicamente para marcar información contenida en
instrumentos de descripción archivísticos”99. Esto quiere decir que es un lenguaje
que se adecua a la gramática SGML. Pero aun así tiene una adaptación en su
primera versión, debido a que permite la distribución en la web y simplifica algunas
características del SGML.
99
DELGADO GÓMEZ, Alejandro. Normalización de la descripción archivística: Introducción a Encoded Archival Description (EAD).Pag.53
| 83
XML, no es estrictamente un lenguaje de descripción en materia archivística, sino
un lenguaje de codificación, y que está destinado a ser interpretado por máquinas
para la visualización legible del humano, y por último, en el contexto de EAD es
un leguaje para codificar instrumentos de descripción.
Recursos
Para la implementación de EAD, la institución deberá de considerar el costo al
menos respecto a los siguientes puntos:
Personal especializado
Equipo de cómputo y programas
Programas específicos de creación y edición
Recursos descriptivos ya existentes
En el caso del personal se debe de tomar en cuenta que EAD no funciona de
manera autónoma, requiere de destrezas en el conocimiento de los lenguajes de
metadatos y en el uso de herramientas externas. Es por ello que la duración, la
responsabilidad, la profundidad de contenidos, etc., se deberá llevar a cabo por
los gestores de la institución, determinando quien tendrá que trabajar con EAD.
La programación y el equipamiento, va a depender del grado de informatización
de la institución. Tomando en cuenta que no existen programas específicos
orientados a EAD, pero en este caso el personal tendrá que evaluar las
necesidades del equipo y de programas informáticos, los cuales puedan permitir la
implementación.
Es importante tomar en cuenta los recursos que se deben de tener al menos para
poder realizar la implementación, pero también se tiene que ver como una
inversión que puede tener beneficios.
En el caso del FIC, debe de tener presente estos aspectos, el que necesita no solo
profesionales en Archivonomía sino que también en informática, principalmente en
programación debido a que esto se realiza conjuntamente. También debe tomar
en cuenta si sus equipos son los adecuados para realizar esta tarea, a su vez
| 84
también los beneficios que le puede dejar al utilizar metadatos en el catálogo de
su acervo fotográfico.
Codificación de nuevas descripciones
En las directrices de aplicación100, tal y como se indica, un factor de éxito de las
nuevas tecnologías es la capacidad que tienen para incorporar nuevas tareas, al
igual que pueden proporcionar valor agregado a las ya existentes, manteniendo
una relación de costo-beneficio. En este caso EAD reportará más beneficios, sin
limitar las conversión, y pudiendo extender el etiquetado de nuevas descripciones.
También en EAD, hay archivos que hacen copias impresas de las descripciones
utilizando procesadores de textos o programas de bases de datos. Si se sigue
creando la descripción de esta manera, se puede convertir en editores de SGML o
en su caso XML que se sustituyen por procesadores de textos. Serán muchas las
opciones sobre la codificación que habrá que elegir al igual que determinarán que
los trabajos sean más o menos intensos.
3.2.1- Conversión de descripción
Para poder realizar la conversión de instrumentos de descripción ya existentes, se
tiene que tomar en cuenta las prioridades que se le va a dar dependiendo de
cuantos tenga la institución, en las directrices de aplicación plantea 2 preguntas:
¿Qué instrumento de descripción es prioritario convertir?
y ¿Qué instrumentos de descripción se convertirán de manera más fácil?
Para poder determinar cuál es el instrumento que urge más para convertir se tiene
que considerar los siguientes grupos:
Fondos o partes de estos más destacados,
Fondos que se utilizarán más y de manera más eficaz si estuvieran en línea
100
EAD: Descripción Archivística Codificada: directrices de aplicación /elaboradas por el Encoded Archival Description Working Group de la Society of American Archivists. V. 1.0. [s.l.]: Fundación Histórica Tavera, 2000
| 85
Fondos repartidos entre diversas instituciones y susceptibles de convertirse
en un archivo virtual
Fondos relacionados con otros fondos digitales que ya se encuentran en
línea.
Hay que señalar que es conveniente tomar en cuenta que algunos instrumentos
de descripción son más accesibles que otros, esto quiere decir que hay algunos
cuyos contenedores pueden mejor a la búsqueda de texto que a otra realizada por
palabras clave o por simples frases.
En el FIC solo se cuenta con el inventario y tiene la propuesta del catálogo, es
conveniente ver que instrumento va a ser más fácil de convertir y de darle difusión
3.2.2- Selección de un programa
Ya se había mencionado el equipo y el programa que se tenían que considerar, y
EAD sugiere algunos de estos, pero hay que recordar que EAD versión 1.0 se
realizó en 1998, y que algunas de las propuestas ya son obsoletas, debido a los
avances de los últimos años, de la programación en general, y específicamente,
en el desarrollo de herramientas XML.
Las Directrices mencionan las siguientes posibilidades:
1. Editores y procesadores de texto que utilicen formato ASCII, como el Bloc
de notas de Windows.
2. Editores SGML/XML nativos
3. Editores lineales
4. Editores con estructura de árbol
5. Conversores de texto
6. Bases de datos
| 86
Alejandro Delgado101 hace algunos comentarios, respecto a los programas
propuestos por la EAD haciendo referencia de los que aún se utilizan e incluye
comentarios acerca de nuevas soluciones y da algunos ejemplos.
1. Los editores de texto ASCII, se puede crear un documento EAD, con un editor
ASCII, como bloc de notas de Windows, guardándolo con las extensiones SGML o
XML. El único inconveniente en este caso es que el que está codificando tiene el
control absoluto sobre el documento y el código, sin verificar al momento que lo
crea, esto implica que debe de tener un conocimiento profundo del leguaje que se
está utilizando.
2. en muchas instituciones han generalizado el uso de plantillas, en texto, HTML o
incluso en Microsoft Word. En estas plantillas ya viene la información
predeterminada, y el que está codificando el documento solo tiene que introducir la
variable.
3. Los formularios son similares a las plantillas. La Universidad de Notre-Dame ha
elaborado varios de estos formularios, simplificando la labor del codificador y que
tenga que introducir la variable correspondiente en cada campo.
4. Es posible generar formularios en línea. Por ejemplo The Bancroft Library102,
ofrece una plantilla en línea para los codificadores.
5. En el apartado de los editores de XML, existe el desarrollo de herramientas
libres y comerciales, que tiene funciones completas u ordinarias para los usos
específicos.
6. En el caso de las bases de datos no son consideradas como una solución eficaz
en las Directrices de aplicación. Sin embargo, ya se ha visto que pueden ofrecer
buenos resultados.
101
DELGADO GÓMEZ, Alejandro. Op. Cit. 65 102
La biblioteca Bancroft, de la Universidad de California
| 87
Estos son los ejemplos y las propuesta de solución que da Alejandro Delgado, es
importante tener en cuenta que la tecnología avanza desmedidamente, y que se
tiene que trabajar en un programa el cual se pueda realizar los documentos de
EAD, considerando que en vez de tener que invertir por consecuencia de la
evolución de estos, se pueda tomar ventaja de ello al momento de actualizar los
metadatos.
Para poder utilizar EAD de la mejor manera posible y sacar toda ventaja de ello,
es necesario tomar en cuenta la descripción de la documentación archivística en la
que se va a implementar. En las Directrices de aplicación, nos dicen que para
poder aprovechar del todo este estándar, se tiene que utilizar las normas de
descripción tanto nacionales como internacionales, mencionando la norma ISAD
(G), ya que como se dijo, EAD se elaboró a partir de esta norma103. Cuando se
tenga el conocimiento de las directrices y el repertorio de etiquetas EAD, podrá
ayudar que el conjunto de elementos EAD se utilice de manera seria y efectiva.
Aquí se tiene que ser muy cuidadoso al momento de elegir un programa para la
base de datos, esto es al momento de implementar los metadatos, como ya se dijo
se tiene que realizar a través de un lenguaje de programación, en este caso XML y
tiene reglas al momento de utilizarlo en este caso al momento de codificar. Para la
propuesta del catálogo del FIC, es conveniente utilizar Bloc de notas, ya que este
tiene la ventaja de que se pueden guardar archivos con diferentes extensiones en
este caso XML y tiene como ventaja que se puede trabajar en el sin importar la
versión que pueda tener Windows. Este es un beneficio más que ofrece la EAD y
que bien se puede realizar en esta institución.
3.2.3- Estructura de la EAD
EAD determina los tipos de elementos que se pueden utilizar, los atributos
asociados que estos puedan tener, al igual que especifica el contenido de
elementos que pueden incluir. Además contiene varios componentes, como los
puntos específicos que codifican la descripción de partes componentes del
103
Ver anexo 4
| 88
instrumento o del material que describe, estos elementos se pueden identificar
como descriptivos (título de la unidad, fecha de la unidad, productor, etc.); también
están los que se utilizan para el acceso (nombre de la entidad, nombre de la
persona, etc.); los de enlace y también están los que podrían codificar cualquier
característica del documento. Como ya se había mencionado anteriormente EAD
está compuesta de 146 elementos, y 8 son obligatorios. Hay que aclarar que este
estándar se diseñó de una manera más detallada, por lo que supera en elementos
a la ISAD (G), pero se busco la forma de tener compatibilidad con esta.
Los atributos permiten introducción y la información que de alguna manera
califique o especifiquen un elemento. Estos se declaran de igual forma que los
elementos, pero estos se identifican mediante la cadena <ATTLIST>, y poseen
valores que pueden ser restringidos o abiertos, los atributos siempre están
relacionados con un elemento previamente declarado.
Los elementos tienen una cierta estructura, se podrán distinguir por bloques. El
primer bloque, es el anidador del primer nivel el cual es <eadheader>, este
proporciona datos de identificación del archivo o de la institución donde se
resguarda la documentación.
El segundo bloque, se limita también por el elemento de primer nivel <archdes>
este incluye el cuerpo de la descripción. Hay que tener en cuenta que EAD
codifica instrumentos de descripción, y por lo tanto en uno de estos instrumentos
puede haber varios niveles. Este elemento recoge la información de nivel superios,
por ejemplo el fondo. Si lo que se pretende es incluir subniveles se utilizara sin
salir de <archdes>, el elemento <dsc>, a este se le asignara por ejemplo, el nivel
serie mediante el atributo LEVEL. EAD permite definir hasta doce niveles de
descripción, esto es a través del elemento <c>. En otros bloques de información,
permite introducir, a cualquier nivel, los puntos de acceso, referencias y enlaces.
La gramática de EAD se tiene que realizar conforme a SGML o XML, es por ello
que se tiene que tomar en cuenta que para la creación de etiquetas, cambia
ligeramente entre estos 2.
| 89
En el caso del repertorio de elementos y atributos, la Fundación Histórica Tavera,
realizo una buena traducción, por lo que es innecesario explicar los elementos uno
por uno. Pero si es necesario mencionar los procedimientos que se deben de
realizar en el uso de los elementos y atributos.
Los elementos de EAD se representan de la siguiente manera por ejemplo,
<abstract> (menor que, etiqueta y mayor que), en este caso este es para designar
el resumen. De acuerdo a los principios SGML, o, en su caso XML, cada etiqueta
de apertura debe tener su etiqueta de cierre, este se representa igual, aunque se
le pone una diagonal (/) después del menor que </abstract> (menor que, diagonal,
etiqueta y mayor que). Estas etiquetas de apertura y cierre varían un poco entre
SGML y XML. De cualquier forma entre la etiqueta de apertura y la de cierre
puede introducirse, información, o bien otros elementos (o etiquetas) anidados,
llamados subelementos y que contendrán a su vez información u otros
subelementos.
En el siguiente ejemplo se muestra que en las etiquetas de apertura y cierre
contienen información:
<abstract> El fondo comprende toda la documentación generada por Carmen Conde y
Antonio Oliver, desde 1914 hasta 1995. Destaca la abundante correspondencia personal con
intelectuales de la época, así como primeras versiones, inéditos, pruebas de trabajo, etc., de
sus obras. </abstract>104
Por otra parte en el siguiente se muestra como algunos elementos contienen
información y otros anidan los subelementos:
<bioghist> <head>Nota biográfica</head>
<chronlist>
<chronitem> <date>1903 en. 29</date> <event>Nace en
<geogname> Cartagena.</geogname> Antonio Oliver Belmás</event>
</chronitem>
<chronitem> <date>1914</date> <eventgrp><persname>Carmen Conde</persname>
104
Alejandro Delgado. Op. Cit. Pág. 103
| 90
<event> se traslada a <geogname> Melilla</geogname> con su familia </event>
<event> donde vive seis años </event> </eventgrp> </chronitem>
</chronlist>
</bioghist> 105
Para poder anidar los elementos, se debe de tomar en cuenta ciertas reglas, como
el que se puede anidar ciertos elementos dentro de otros, más no cualquier
elemento en cualquier elemento.
Los principales elementos que componen el EAD se pueden representar de la
siguiente manera:
Fig. 4. Estructura de elementos de EAD información tomada de: Eduardo Peis y Antonio A.
Ruiz-Rodríguez. EAD (Encoded Archival Description): Desarrollo, estructura, uso y aplicaciones.
105
Ibíd.
| 91
Un documento codificado utilizando EAD, a un nivel básico consta de tres
segmentos: el primero que proporciona información sobre el instrumento de
descripción <eadheade>, el segundo incluye las cuestiones preliminares para la
publicación formal del instrumento <frontmatter>, y el tercero proporciona la
descripción del material archivístico, al igual que la información contextual y
administrativa asociada <findaid>.
El <eadheade>o también conocido como cabecera, contiene información relativa
al documento electrónico, identifica la versión electrónica del instrumento
descriptivo, este abarca información sobre la creación, publicación y la distribución
de un documento, y tiene cuatro subelementos (<filedesc>, <profiledesc>,
<revisiondesc> y <requiredft>).
El elemento <frontmatter> puede recoger información adicional sobre el
instrumento, muestra detalles del tipo introductorio (prefacio, introducción, etc.)
estos son necesarios para la publicación formal del instrumento de descripción. Y
por último en el elemento <findaid>se puede representar dos tipos de información,
descriptivo y como complementación de lo que se describe (bibliográfico y
administrativo).
EAD permite incluir información suplementaria opcional, con el fin de tener un uso
por parte de los investigadores. Los descriptores como nombre, familia,
geograficos, material, etc., pueden ser representados con los elementos <name>,
<fanmane>, <geogname>, <subject>, etc., que están agrupados en Controlled
Access Headings<controlaccess>.
También se puede enlazar un instrumento de descripción a copias digitalizadas de
los materiales descritos, esto se realiza con el elemento <doa> (Digital Archival
Object), y por ende facilita la navegabilidad. Los mecanismos de enlace son
compatibles con XML, en donde se especifica la localización dao mediante
<daloc>, y los dos pueden estar vacíos o contener información. El componente
dao es subelemento de did, al igual que los elementos descriptivos
| 92
<unitid>identificación de la unidad, <unititle> titulo de la unidad <unitdate> fecha,
<physdesc>descripción física, etc.
Como ya se había mencionado, los atributos son una forma de incorporar
características a los elementos. Estos tienen su propio nombre y pueden tomar
varios valores. En su mayoría son opcionales, pero existen unos que son
obligatorios como "level" del elemento "descripción archivística <archdesc>. EAD
tiene nuevas posibilidades a la representación de la vinculación entre los
diferentes niveles de descripción archivística.106
En conclusión EAD es DTD que refleja la estructura lógica y jerárquica de un
instrumento de descripción de archivo, y la cual es compatible con la norma
internacional ISAD (G), al igual que facilita el acceso y difusión a través de la
tecnología, en este caso el internet.
3.6- Propuesta de Implementación de metadatos en el catálogo del Festival
internacional Cervantino
En base a lo anterior, se puede observar que mediante el diagnóstico del acervo
fotográfico del FIC y el análisis sobre el EAD, se puede realizar una propuesta
para la implementación de metadatos dentro de este archivo fotográfico. Para
poder realizar esto, se tomará en cuenta el catalogo107 que se propuso para este
mismo archivo.
Como ya se había mencionado, EAD recomienda la utilización de normas tanto
nacionales como internacionales, con el fin de facilitar el uso de este estándar.
Para poder delimitar los campos del catálogo, se realizó el análisis de 2 normas,
las cuales fueron la norma ISAD (G) y las normas Catalográficas de la SINAFO,
esta última como ya se había mencionado en el capítulo 2 se elaboró a partir de la
106
Para mejor entendimiento del estándar se recomienda revisar EAD: Descripción Archivística Codificada: directrices de aplicación. V. 1.0. o el trabajo realizado por Alejandro Delgado Gómez, Normalización de la descripción archivística: Introducción a Encoded Archival Description (EAD). 107
MORALES VENEGAS, Sarai. Archivo fotográfico del Festival Internacional Cervantino: una propuesta para su catalogación. Este trabajo no está concluido, por lo cual es probable que sufra algunos cambios en los elementos que sean detectados médiate su desarrollo.
| 93
organización de la Fototeca Nacional en México, la cual sirve como base para la
realización de la catalogación de archivos fotográficos. En cambio la norma ISAD
(G) aplica en la descripción de archivos en general. Sin embargo estas normas
se complementan, realizando una propuesta del catálogo, utilizando campos tanto
de la ISAD (G) y de las normas Catalográficas de la SINAFO, teniendo como
resultado los siguientes campos:
Código de Referencia
Número de Inventario/ Clave topográfica
Denominación
Datación
Nivel de Descripción
Volumen y Soporte de la Unidad de Descripción/ Clave Técnica/ Datos
Complementarios
- Volumen
- Soporte
- Medidas
- Tono
Autoría
Alcance y Contenido/ Ubicación geográfica/ Epocario/ Clasificación
Temática/ Protagonistas
Lenguaje/escritura (s) de los documentos/ Estado de Conservación
Características físicas y requerimiento técnicos
Existencia y Localización de los Documentos Originales
Existencia y Localización de Copias
Notas de Publicaciones
Observaciones
Nota de archivero
Fecha(s) de la (s) Descripción (es)/ Fecha108
108
Ver anexo 5
| 94
Se puede observar que algunos campos son de la norma ISAD (G) otros de las
normas Catalográficas de la SINAFO y en algunos casos en el mismo campo
están tanto de la ISAD (G) como de la SINAFO, teniendo como resultado una
propuesta de catálogo normalizado, haciendo la implementación de los metadatos
más rápido y eficiente.
Ahora bien para poder utilizar EAD, es necesario buscar el equivalente de cada
elemento que se está proponiendo en el catálogo. Esto quiere decir que no se
modificará este instrumento de descripción, simplemente se hará uso de EAD
partiendo de los elementos que se propusieron para el catalogo.
Para la siguiente propuesta, se utilizó EAD versión 1.0., para poder delimitar las
etiquetas que van a complementar los campos del catálogo, quedando de la
siguiente manera:
Elementos del Catalogo Elementos EAD
Código de referencia
<eadid> con CONTRIODE y
MAINEGANCYCODE atributos <unitid>
con CONTRYCODE y
REPROSITORYCODE atributos
Número de Inventario/ Clave
topográfica
<physloc>
Denominación <unittitle>
Datación <unitdate>
Nivel de descripción <archdesc> y <c> atributo LEVEL
Volumen y Soporte de la Unidad de
Descripción/ Clave Técnica/ Datos
Complementarios
- Volumen
- Soporte
- Medidas
<physdec> subelemntos <extent>,
<dimensions>, <genreform>,
<physfacet>
| 95
- Tono
Autoría <origination>
Alcance y Contenido/ Ubicación
geográfica/ Epocario/ Clasificación
Temática/ Protagonistas
<scopecontent>
Lengua/escritura (s) de los documentos <langmaterial>
Características Físicas y Requerimiento
Técnico/ Estado de Conservación
<phystech>
Existencia y localización de los
Documentos Originales
<originalsloc>
Existencia y Localización de Copias <altformavail>
Notas de Publicación <bibiography>
Observaciones <odd> <note>
Notas del archivero <processinfo>
Fecha (s) de la Descripción (es)/ Fecha <processinfo><p><date>
Como se puede observar, se buscó un equivalente en EAD para cada elemento,
teniendo como resultado la implementación de los metadatos en este instrumento
de descripción.
Para poder realizar la creación de etiquetas, es necesario tomar en cuenta varias
cuestiones, una de ellas y quizás la más importante, es que se debe de tener
conocimiento en programación, para la realización de esta tarea, es por ello que
este trabajo no es exclusivo del Archivista, sino que se puede hacer un trabajo en
conjunto con un programador, que tenga conocimiento sobre este tipo de
codificación y sobre todo que sepa manejar muy bien XML, ya que, cada uno de
estos programas tiene sus reglas para poder trabajar y realizar etiquetas.
| 96
A continuación se mostrara un ejemplo de cómo es que se utilizan algunos de los
elementos propuestos:
…..
<unittitle> Relatos sin palabras </unittitle>
<unidate> 11/1983 </unidate>
<physdesc>
- <extent> 1 Fotografía </extent>
- <dimensions> 17.8 cm x 12.8 cm </dimensions>
- <genreform> Blanco y Negro </genreform>
- <physfacet> Papel Fotográfico </physfacet>
</physdesc>
<origination> Arturo Osorio </origination>
<scopecontent> Esta es una muestra teatral callejera, donde se ve al público de
Guanajuato, sentado afueras del Teatro Juárez, viendo la escena teatral de
Relatos sin palabras, durante la edición XI del Festival Internacional Cervantino.
</scopecontent>
<langamaterial> Español </langamaterial>
<odd> En la parte posterior se encuentra escrito en una etiqueta: Mimus,
Monterrey 11/83. </odd>
…..109
Este ejemplo solo muestra cómo se utilizan las etiquetas, ya que al principio lleva
más codificación, considerando la EAD y XML, al igual que se tiene que tomar en
cuenta los atributos que manejan algunos elementos y que se anidan entre sí,
109
Los puntos indican que es solo parte del código. Esto quiere decir que arriba y en la parte de abajo lleva más elementos.
| 97
para poder entender la codificación de los elementos de EAD en XML, se
recomienda como ya se había hecho, ver las directrices de aplicación de este
estándar, al igual que ya se había mencionado, se codifique en Bloc de notas de
Windows.
Como ya se vio se puede realizar conjuntamente un trabajo, tomando las
propuestas de otra persona, con el fin de mejorar el archivo, en este caso el
objetivo de este trabajo es el de implementar los metadatos, pero como se
demostró, se hizo a través de una propuesta de catálogo, el cual va dirigido para
esta misma institución.
En otra propuesta dirigida al Festival Internacional Cervantino se tiene Software
libre110 el cual se hace un análisis de las plataformas ICA-ATOM y ARCHON para
la implementación de uno de estos en el acervo fotográfico del FIC, y por tanto
este trabajo de metadatos se vincula a él.
El software libre tiene la ventaja de facilitar el uso que brinda a los usuarios con la
libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar las aplicaciones. Este
tema se ve relacionado con los metadatos y con la propuesta del catálogo ya
antes mencionada, cada uno de estos proyectos se vio desarrollado
individualmente pero se retoma el uno al otro por la funcionalidad de la
implementación de los tres.
3.3.1- Software libre
Si es cierto que el software libre no es objeto de este trabajo, es importante
mencionarlo, y para tener un panorama general, se dará una breve explicación del
software que se propone para la descripción del acervo fotográfico del Festival
Internacional Cervantino.
110
BOJORGUES LÓPEZ, Jonathan. Software libre para el Catálogo del Acervo Fotográfico del FIC: Análisis Comparativo ICA-ATOM VS ARCHON Este trabajo no está concluido, por lo cual es probable que sufra algunos cambios en los elementos que sean detectados médiate su desarrollo
| 98
Antes de hablar del software, se tiene que dejar más claro lo que es un software
libre, los cuales son programas de ordenador que pueden ser utilizados, copiados,
modificados y redistribuidos libremente por sus usuarios.
Para qué se considere como software libre los usuarios deben de tener cuatro
libertades:
Libertad 0: la libertad de usar el programa para lo que quieran.
El usuario puede utilizar el programa para el fin que desee, sin tener que pedir
permiso al programador del software.
Libertad 1: la libertad de estudiar el funcionamiento del programa, y de
modificarlo.
Para poder disfrutar de esta libertad, es necesario el acceso al código fuente del
programa. Si el código fuente no es claro y en la práctica no se puede estudiar, a
los efectos de esta libertad no se considera código fuente.
Para considerarse libre, el programa debe permitirle la modificación efectiva, y no
debe haber impedimentos o restricciones para mezclarse con otras rutinas o
programas libres.
Libertad 2: la libertad de redistribuir copias
El usuario puede redistribuir copias de los programas tanto en su versión
ejecutable como su código fuente.
Libertad 3: la libertad de redistribuir copias de sus versionas modificadas
El usuario dispone de la libertad de redistribuir copias del programa modificado, ya
sea bajo una licencia libre, o privativa (no libre), a elección del usuario. Si la
licencia de un programa requiere que las versiones redistribuidas sean privativas,
| 99
entonces el programa no es libre. Para poder disfrutar de esta
libertad, es necesario el acceso al código fuente del programa.111
El hablar de software libre no es hablar en cuestiones monetarias, es cierto que se
puede copiar y obtenerlo de una forma más fácil, pero se refiere a las libertades
ya antes mencionadas que los caracterizan.
Después de ver las ventajas que tiene el manejar un software libre, se tiene que
determinar cuál es el conveniente para realizar las tareas adecuadas, en este caso
en el acervo fotográfico del FIC, después de un análisis entre ICA-AtoM y Archon,
se determinó que el más adecuado para poder implementarlo en esta institución
es ICA-AToM. A continuación se dará una breve explicación de esta plataforma
así como sus ventajas y desventajas.
3.3.2- ICA-AToM
Es un software de código abierto para la creación y publicación de descripciones
de documentos de archivo, fue desarrollado por la empresa canadiense
Artefactual Systems y patrocisado por ICA (International Council of Archives) y
Unesco.
Permite gestionar un repositorio de descripciones multinivel, al igual que registros
de autoridad, funciones y descripciones de los centros, esto se basa en los
estándares ISAD (G), Isaar (CPF), aunque también se puede crea las
descripciones usando otros esquemas como DUBLIN Core, también permite
importar y exportar datos a formato EAD. De igual forma incorpora un interfaz web
para la gestión de descripciones, descriptores y para la consulta por parte de los
usuarios finales.
En el manual realizado por la empresa Vidimus112 ponen las fortalezas y
debilidades de ICA- AToM y son las siguientes:
111
Software Libre [En línea] [Citado en Enero de 2013] disponible en: http://www.libre.org/es/libre/software-libre/definicion-de-software-libre 112
Vidimus [En línea] [Citado en Enero de 2013] disponible en: http://www.vidimus.cat/
| 100
Es un programa de manejo fácil y muy intuitivo de software libre y gratuito
respaldado por el CIA/ICA.
Presenta una interfaz amigable muy alejada de las bases de datos
convencionales en la que la información se consigna y se presenta en
forma de fichas y plantillas.
Establece relaciones apropiadas entre las descripciones (por ejemplo,
vincula registros de autoridad con descripciones de conjuntos documentales
a todos los niveles archivísticos).
Respeta las jerarquías intelectuales de los cuadros de clasificación
subordinando correctamente niveles inferiores a niveles superiores.
Crea menús desplegables con la información introducida previamente, lo
que facilita la consignación de información en los campos y evita
duplicidades de los términos.
Permite campos de elección múltiple (entre otros, campo productor, registro
de autoridad o unidad de almacenaje).
Las descripciones archivísticas (todas o parte de ellas) pueden hacerse
públicas en la red, lo que lo convierte en una buena herramienta de
difusión.
Permite realizar importaciones (formatos XML y CSV) y exportaciones
(formatos Dublin Core 1.1 XML y EAD 2002 XML).
Se puede trabajar sin conexión a Internet.
Sus debilidades son las siguientes:
Presenta una interfaz parcialmente traducida al español, cosa que a veces
da lugar a términos erróneos o confusos.
Hay que ser cuidadosos al seleccionar el idioma de la interfaz en función
del idioma de las descripciones archivísticas, ya que, como los creadores
del software advierten, no se trata de una plataforma multicultural.
| 101
A veces presenta problemas de visualización de los acentos y eñes, cosa
que puede interferir en las búsquedas.
No contempla la gestión de préstamos y consultas.
No acaba de resolver la gestión de ingresos/transferencias y eliminaciones.
Para algunos fondos los campos de fechas pueden resultar demasiado
rígidos.
No permite configurar informes por el usuario y hay pocos tipos de informes
disponibles.
Aunque define unos perfiles de usuario atendiendo a unos permisos
básicos de seguridad y acceso, no permite personalizarlos o adecuarlos a
cada usuario o grupos de usuarios.
Este programa puede satisfacer las necesidades iniciales de descripción y
publicación en la Web. En general puede ser muy eficiente para implementarlo,
esto dependerá de las necesidades de la institución y del personal para determinar
la implementación de esta plataforma.
Como se puede observar este software tiene la ventaja de importar y exportar
documentos estructurados como los que maneja EAD, en este caso se puede
retomar esta propuesta para el uso de este programa. Pero no hay que dejar de
lado que también se está hablando de otro software que es Archon, y tiene
características similares a ICA-AToM, pero para el acervo fotográfico del FIC, se
determinó que el más adecuado es el ya antes mencionado.
Este tema es muy extenso y se tiene que analizar más detalladamente cada una
de estas plataformas. Sin embargo era necesario explicarlo, ya que, los metadatos
no son ajenos al uso de un software para la organización y descripción de
archivos. Para que se pueda entender mejor este tema, es recomendable revisar
la propuesta que se hizo a la misma institución.
| 102
CONCLUSIONES
Los Acervos Especiales son aquellos documentos con formato distinto al
tradicional, entre estos se encuentra la fotografía; la cual es el tema que se
abordó para esta investigación.
Uno de los retos hoy en día es la implementación de la tecnología en los procesos
archivísticos, en los diferentes tipos de archivos y en los diferentes soportes que
las instituciones puedan poseer.
Este trabajo, fue dirigido a solucionar la problemática de difusión y consulta del
acervo fotográfico del Festival Internacional Cervantino, por lo que se procedió a
implementar de manera estandarizada, los metadatos en el catálogo propuesto
para esta misma institución, logrando así el objetivo principal, la implementación
de metadatos.
El estándar que se utilizó para la propuesta fue EAD, que fue elaborado para la
realización de instrumentos de descripción archivística, y está realizado a partir de
la norma ISAD (G), teniendo como resultado una equivalencia con los campos que
esta maneja.
Se tienen que tomar en cuenta varias cuestiones, si los instrumentos de
descripción ya están elaborados en la institución, la implementación de metadatos
se hace sobre estos mismos, ahora bien si no existe un instrumento por el cual se
pueda realizar se puede hacer la creación de estos instrumentos directamente
con este estándar.
No hay que dejar de lado que el manejar metadatos no es una tarea fácil,
principalmente porque se requiere de conocimientos en cuanto al manejo de
algunos lenguajes de programación, por lo que este trabajo se tiene que realizar
de manera conjunta con un programador que tenga conocimiento del estándar al
igual que del lenguaje que este utiliza.
| 103
Por otra parte hay que señalar que éste trabajo se desarrolló de manera que
pudiera servir como base para otros archivos fotográficos y que no solo sea para
el Festival Internacional Cervantino, puesto que esa es otra ventaja de los
metadatos, son flexibles a la hora de describir y de implementarse en los archivos.
Hay que tener presente que EAD codifica los componentes de los instrumentos de
descripción, lo cual facilita la propia descripción, el control, la navegación y la
difusión en línea, en el caso del acervo fotográfico del FIC, este estándar asegura
la conexión entre la descripción y la imagen digitalizada.
La ventaja que tiene el implementar EAD, es que facilita el intercambio de la
información al igual que permite aprovechar la tecnología para poder realizar una
descripción completa.
Esta es una propuesta dirigida al acervo fotográfico del Festival Internacional
Cervantino, tomando como referencia el catálogo, sin embargo este trabajo se
puede realizar en cualquier archivo fotográfico, si se realiza partiendo de un
instrumento de descripción.
Además que es una tarea compleja y ardua el implementar este tipo de
estándares, también hay que considerar el costo que implica como puede ser en
la actualización de la base de datos de igual forma que el personal sea el
adecuado para poder manejar los metadatos; es por ello que son pocas las
instituciones realmente invierten para poder trabajar con los metadatos. Para
poder entender e implementar los metadatos, primero se debe de tener muy en
claro para que se quieren utilizar, en el caso de esta propuesta se pretende tener
el catalogo en línea, para que el usuario puede ver la imagen, sin necesidad de ir
a la institución a consultar el original.
Por último, concluir este trabajo me permite reforzar más el conocimiento sobre la
fotografía y principalmente darme cuenta que los metadatos son un apoyo para
describir y difundir el acervo en este caso el del FIC, siendo así un gran reto que
se debe de afrontar a la hora de trabajar con la tecnología principalmente con la
informática.
| 104
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[En línea] [Citado en septiembre de 2012]
http://eprints.rclis.org/9893/1/La_Automatizaci%C3%B3n_de_Archivos.pdf
| 109
Anexo 1 Entrevista
1. ¿El archivo depende de la dirección de difusión o depende de otra área?
R= Depende de la dirección de medios y difusión
2. ¿Cuáles son los diferentes formatos que integran el acervo sonoro?
R= Está compuesto por CD´S, cintas de carrete cerrado y pocos de carrete abierto
3. ¿Tienen algún volumen documental (cantidad) del acervo sonoro o un aproximado?
R=El volumen es de 2,115 documentos sonoros
4. ¿Cuáles son los formatos que integran el acervo Audiovisual?
R= Cintas de carrete abierto de 1 y 2 pulgadas, video tapes de diversos formatos como CASSETTES BETA, VHS, y algunos CD’S.
5. ¿Tienen el volumen documental del acervo audiovisual o un aproximado?
R=Aproximadamente 1200
6. ¿Sabe cuáles son los nombres de los periódicos que están en el acervo Hemerográfico (ejemplo uno nacional el universal y también uno local ya sea del estado de Guanajuato o de la ciudad)?
R= El Universal, Uno + Uno, La Jornada, y la prensa y así como medios locales que son El sol de León y El sol de Guanajuato
7. ¿Tiene un volumen documental aproximado del acervo Hemerográfico (en copias y originales)?
R=Es de aproximadamente 40,000 documentos entre original y copias.
8. ¿Cuáles son los formatos que integran el acervo fotográfico?
R= está compuesto por fotografías, negativos, carteles, diapositivas, hojas de contacto, positiva, postales e imágenes en diskette.
| 110
9. ¿Existe un volumen documental o un aproximado del acervo fotográfico?
R= Aproximadamente 36,000 fotografías a color y blanco y negro
| 111
Anexo 2. La bodega de “Altamirano” donde se resguardaban los acervos del Festival Internacional Cervantino
| 112
| 113
Anexo 3 Organización del acervo fotográfico del Festival Internacional Cervantino
| 114
| 115
Anexo 4 elementos de la ISAD (G) y EAD
ISAD (G) EAD
3.1.1 Código(s) de referencia(s)
<eadid> con CONTRYCODE Y MANGENCYCODE atributos, <unitid
con CONTRYCODE y REPOSITORYCODE atributos
3.1.2 Titulo <unitittle>
3.1.3 Fecha (s) <unitdate>
3.1.4 Nivel de descripción <archdesc> y <c> LEVEL atributo
3.1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción
<physdesc> y subelementos <extent>, <dimensions>, <genreform>,<physfacet>
3.2.1 Nombre del productor <origination>
3.2.2 Historia institucional/Reseña bibliográfica
<bioghist>
3.2.3 Historia archivística <custodihist>
3.2.4 Forma de ingreso <acqinfo>
3.3.1 Alcancé y contenido <scopecontent>
3.3.2 Valoración, selección y eliminación
<appraisal>
3.3.3 Nuevos ingresos <accruals>
3.3.4 Organización <arrangement>
3.4.1 Condiciones de accesos <accessrestrict
3.4.2 Condiciones de reproducción <userestrict>
3.4.3 Lengua/escritura (s) de la documentación
<langmaterial>
3.4.4 Características físicas y requerimientos técnicos
<phystech>
3.4.5 Instrumentos de descripción <otherfindais>
3.5.1 Existencia y localización de originales
<originalsloc>
3.5.2 Existencia y localización de copias
<altformavail>
3.5.3 Unidades de descripción relacionadas
<relaredmaterial><separatedmaterial>
3.5.4 Notas de publicaciones <bibliography>
3.6.1 Notas <odd><note>
| 116
3.7.1 Notas del Archivero <processinfo>
3.7.2 Reglas o normas <descrules>
3.7.3 fecha (s) de la (s) descripción (es) <processinfo><p><date>
| 117
Anexo 5 Explicación de los campos del Catálogo
Elementos del catálogo
Código de referencia
Para el caso del Cervantino se propone
utilizar el Código de Referencia de la
ISAD (G) complementando con la
Clave Topográfica que marca la
SINAFO, el cual nos va permitir ubicar
físicamente las fotografías.
Número de Inventario/ Clave
topográfica
Denominación
Se recomienda utilizar el elemento de
Denominación de la Norma SINAFO ya
que nos menciona tres aspectos para
establecer el título, uno de esos es el
Título catalográfico, ya que en el
acervo del Cervantino la mayoría de las
fotografías no cuenta con un título
asignado.
Datación
La data de las fotografías del FIC, en
su gran mayoría no precisa la fecha de
origen o de tramitación, a veces solo
trae el día y año, es por ello que se
tomará en cuenta la norma del SINAFO
ya que es más flexible al considerar los
datos que pueda proporcionar la
imagen.
Nivel de descripción
Es de gran importancia incluir este
campo ya que nos va identificar el nivel
de descripción.
Volumen y Soporte de la Unidad de Estos elementos son los más
| 118
Descripción/ Clave Técnica/ Datos
Complementarios
- Volumen
- Soporte
- Medidas
- Tono
adecuados para describir las
características físicas de los soportes
que existen en el Cervantino,
aportando elementos que describan
mejor a la imagen.
Autoría
Estos elementos son favorables para
asignar los nombres de las entidades o
productores de las imágenes del
Cervantino.
Alcance y Contenido/ Ubicación
geográfica/ Epocario/ Clasificación
Temática/ Protagonistas
Ambos elementos son de gran utilidad
para el usuario, pues indican el lugar
donde fueron tomadas, el tema que
tratan, los personajes que aparecen y
el contenido en general de las
fotografías.
Lengua/escritura (s) de los documentos
La gran parte del acervo fotográfico del
Cervantino, en el reverso trae escrita
información en distintos idiomas, es por
ello que se recomienda ocupar este
campo para informar a los usuarios.
Características Físicas y Requerimiento
Técnico/ Estado de Conservación
Considerando que las fotografías se
encuentran en diferentes soportes y
formatos es conveniente indicar cuándo
se debe cubrir un requisito técnico o
físico para su consulta así mismo es
importante indicar si presentan algún
tipo de deterioro que afecte su
consulta.
| 119
Existencia y localización de los
Documentos Originales
Es de vital importancia conocer la
existencia y ubicación de las imágenes
tanto originales como copias, dado que
el acervo del FIC está constituida por
estos elementos, por cual se debe
proporcionar la información relativa al
contexto de la fotografía, así como su
ubicación física.
Existencia y Localización de Copias
Notas de Publicación
Es importante indicar cuando una
fotografía ha sido publicada en algún
medio.
Observaciones
Este campo es importante ya que en la
mayoría de las fotografías del
Cervantino, en la parte posterior se
encuentran anotaciones importantes
que no se pueden incluir en los
elementos anteriores los cuales son
importantes rescatar.
Notas del archivero
La nota de archivero es indispensable
para conocer al responsable de la
descripción.
Fecha (s) de la Descripción (es)/ Fecha
Es muy importante señalar alguno de
estos campos ya que nos brindan la
fecha en que se realizó, así como la
actualización de la información de las
imágenes del Cervantino.