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ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN BANCARIA Y FINANCIERA

“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PAGO DE LA EMPRESA IC

SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE CIA.

LTDA.”

Proyecto de investigación previo a la obtención del título de tecnóloga en

Administración Bancaria y Financiera

Autora: Amparo Del Rocío Salazar Calispa

Tutor: Ing. Mayra Valverde

Quito, abril de 2016

ii

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PAGO A PROVEEDORES DE LA

EMPRESA IC SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR

ICSSE CÍA. LTDA.

ACTA DE APROBACIÓN DEL TEMA DEL PROYECTO DE GRADO Y

DESIGNACIÓN DE TUTOR Y LECTOR

Quito, mayo de 2016

El Director de Escuela y El Consejo de Carrera de ADMINISTRACIÓN DE

EMPRESAS, BANCARIA Y FINANCIERA una vez revisado el perfil del

proyecto de titulación de la señorita AMPARO DEL ROCÍO SALAZAR

CALISPA resuelve: APROBAR y registrar el tema: ELABORACIÓN DE UN

MANUAL DE PAGO DE LA EMPRESA IC SERVICIOS DE SEGURIDAD

PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE CIA. LTDA., designando como tutor a

……………… y como lector al ……………………………, docentes del Instituto

Tecnológico Superior Cordillera, los cuales se comprometen a dar soporte al

estudiante en la elaboración y sustentación del proyecto durante el semestre Octubre

2015 a Marzo 2016 de acuerdo con el reglamento Institucional.

Para constancia de lo actuado se firma en la Dirección de la Carrera:

Ing. Ing.

Director de Escuela Coordinador de Proyectos

Ing. Ing.

Tutor del Proyecto Lector del proyecto

iii



ICSSE CÍA. LTDA.

DECLARATORIA

Declaro que la investigación es absolutamente original, autentica, personal, que se

han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las

disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigentes. Las ideas,

doctrinas resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta

responsabilidad.

Amparo Del Rocío Salazar Calispa

CC 17140287205

iv



ICSSE CÍA. LTDA.

CERTIFICADO DE CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR

Yo, Amparo del Rocío Salazar Calispa portador de la cédula de ciudadanía signada con el No. 1714028725 de conformidad con lo establecido en el artículo 46 de la Ley de Propiedad Intelectual, que dice: “La cesión exclusiva de los derechos de autor confiere al cesionario el derecho de explotación exclusiva de la obra, oponible frente a terceros y frente al propio autor. También confiere al cesionario el derecho a otorgar cesiones o licencias a terceros, y a celebrar cualquier otro acto o contrato para la explotación de la obra, sin perjuicio de los derechos morales correspondientes. En la cesión no exclusiva, el cesionario está autorizado a explotar la obra en la forma establecida en el contrato”; en concordancia con lo establecido en los artículos 4, 5 y 6 del cuerpo de leyes ya citado, manifiesto mi voluntad de realizar la cesión exclusiva de los derechos de autor al Instituto Superior Tecnológico Cordillera, en mi calidad de Autor del Trabajo de Titulación que he desarrollado para la obtención de mi título profesional denominado: ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PAGO DE

LA EMPRESA IC SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR

ICSSE CIA. LTDA.” facultando al Instituto para ejercer los derechos cedidos en esta certificación y referidos en el artículo trascrito.

FIRMA ______________________________

NOMBRE Amparo del Rocío Salazar Calispa

CEDULA 1714028725

v



ICSSE CÍA. LTDA.

AGRADECIMIENTO

Mi gratitud al Instituto Tecnológico Superior “Cordillera”,

a sus autoridades, personal administrativo y maestros.

A la compañía ICSSE, por permitirme aplicar los conocimientos adquiridos, de

manera especial al Coronel Washington Recalde, Gerente Propietario

vi



ICSSE CÍA. LTDA.

DEDICATORIA

A Dios, por la vida y amor

A mis padres, Hilda y Hernán, que con su dedicación y apoyo incondicional

supieron guiarme por el camino del conocimiento.

A mis hermanas y sobrinos, quienes han estado conmigo en los momentos de alegría

y tristeza, su amor incondicional hizo que cada momento difícil se convirtiera en un

motivo para sonreír.

A mis maestros y compañeros, con quienes compartí las largas jornadas de clases

vii



ICSSE CÍA. LTDA.

ÍNDICE GENERAL

ACTA DE APROBACIÓN DEL TEMA DEL PROYECTO DE GRADO Y

DESIGNACIÓN DE TUTOR Y LECTOR ................................................................. ii

DECLARATORIA ...................................................................................................... iii

CERTIFICADO DE CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR ................................... iv

AGRADECIMIENTO.................................................................................................. v

DEDICATORIA ......................................................................................................... vi

ÍNDICE GENERAL................................................................................................... vii

ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................. x

RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................... xv

ABSTRACT .............................................................................................................. xvi

CAPÍTULO I ................................................................................................................ 1

1.1. Antecedentes ................................................................................................ 1

1.2. Justificación.................................................................................................. 4

1.3. Definición del problema Central (Matriz T) ................................................ 7

1.3.1. Contextualización de la Matriz T ............................................................. 8

CAPÍTULO II ............................................................................................................ 11

2. Involucramiento de componentes del proyecto.......................................... 11

2.1. Mapeo de involucrados .......................................................................... 11

2.2. Análisis del mapeo de involucrados ....................................................... 12

viii



ICSSE CÍA. LTDA.

2.3. Matriz de análisis de involucrados ......................................................... 13

2.4. Análisis de la matriz de involucrados .................................................... 14

CAPÍTULO III ........................................................................................................... 15

3.1. Problemas y objetivos ................................................................................ 15

3.1.1. Árbol de problemas ................................................................................ 16

3.2. Árbol de objetivos .................................................................................. 18

CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 20

4.1. Análisis de alternativas .......................................................................... 20

4.1.1. Matriz de análisis de alternativas ........................................................... 21

4.1.3. Matriz de análisis de impacto de los objetivos....................................... 24

4.2. Diagramación de estrategias .................................................................. 26

4.3. Análisis de la diagramación de estrategias............................................. 27

4.4. Matriz de marco lógico .......................................................................... 28

CAPÍTULO V ............................................................................................................ 31

5. Propuesta .................................................................................................... 31

5.1. Metodología de la investigación ............................................................ 31

5.2. Análisis situacional ................................................................................ 64

5.3. Análisis del proceso ............................................................................... 69

5.4. Beneficios valorados .............................................................................. 80

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES ................ 83

PROCESO .............................................................................................................. 85

ix



ICSSE CÍA. LTDA.

RECEPCIÓN DE EQUIPOS Y MATERIALES ................................................... 85

CÓDIGO: ............................................................................................................... 85

PROCESO .............................................................................................................. 88

PAGO A PROVEEDORES ................................................................................... 88

CÓDIGO: ............................................................................................................... 88

PROCESO .............................................................................................................. 91

MANEJO Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................................ 91

CÓDIGO: ............................................................................................................... 91

CAPÍTULO VI ........................................................................................................... 95

6. Marco administrativo ................................................................................. 95

6.1. Recursos ................................................................................................. 95

6.2. Presupuesto ............................................................................................ 96

6.3. Cronograma valorado ............................................................................. 97

6.4. Análisis de impacto ................................................................................ 98

CAPÍTULO VII ....................................................................................................... 102

7. Conclusiones y recomendaciones ............................................................ 102

7.1. Conclusiones ........................................................................................ 102

7.2. Recomendaciones ................................................................................. 105

7.3. Bibliografía .......................................................................................... 107

x



ICSSE CÍA. LTDA.

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Matriz T........................................................................................................... 7

Tabla 2 Matriz de análisis de involucrados ................................................................ 13

Tabla 3 Matriz de análisis de alternativas .................................................................. 21

Tabla 4 Matriz de análisis de impacto de objetivos ................................................... 24

Tabla 5 Matriz de marco lógico ................................................................................. 28

Tabla 6 Distribución de la muestra del cliente interno .............................................. 34

Tabla 7 Encuesta cliente interno, distribución de las respuestas a la pregunta

No. 1 ........................................................................................................................... 37


No. 2 ........................................................................................................................... 38


No. 3 ........................................................................................................................... 39


No. 4 ........................................................................................................................... 41


No. 5 ........................................................................................................................... 42


No. 6 ........................................................................................................................... 43


No. 7 ........................................................................................................................... 44

xi



ICSSE CÍA. LTDA.


No. 8 ........................................................................................................................... 45


No. 9 ........................................................................................................................... 47


No. 10 ......................................................................................................................... 48

Tabla 17 Encuesta cliente externo, distribución de las respuestas a la pregunta

No. 1 ........................................................................................................................... 53


No. 2 ........................................................................................................................... 54


No. 3 ........................................................................................................................... 55


No. 4 ........................................................................................................................... 56


No. 5 ........................................................................................................................... 58


No. 6 ........................................................................................................................... 59


No. 7 ........................................................................................................................... 60


xii



ICSSE CÍA. LTDA.

No. 8 ........................................................................................................................... 61


No. 9 ........................................................................................................................... 62


No. 10 ......................................................................................................................... 63

Tabla 27 Análisis situacional interno ......................................................................... 65

Tabla 28 Análisis situacional externo ........................................................................ 67

Tabla 29 Inventario de procesos ................................................................................ 75

Tabla 30 Caracterización del subproceso recepción de equipos y materiales ........... 76

Tabla 31 Caracterización del subproceso pago a proveedores ................................... 77

Tabla 32 Caracterización del subproceso manejo y evaluación de proveedores ....... 77

Tabla 33 Actividades del subproceso recepción de equipos y materiales ................. 78

Tabla 34 Actividades del subproceso pago a proveedores......................................... 79

Tabla 35 Actividades del subproceso manejo y evaluación de proveedores ............. 79

Tabla 36 Actividades del subproceso manejo y evaluación de proveedores ............. 94

Tabla 37 Recursos ...................................................................................................... 95

Tabla 38 Presupuesto ................................................................................................. 96

Tabla 39 Cronograma valorado .................................................................................. 97

xiii



ICSSE CÍA. LTDA.

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Mapeo de involucrados ................................................................................ 11

Figura 2 Diagrama del árbol de problemas ................................................................ 16

Figura 3 Diagrama del árbol de objetivos .................................................................. 18

Figura 4 Análisis de la matriz de alternativas ............................................................ 22

Figura 5 Análisis de la matriz de impacto de los objetivos........................................ 25

Figura 6 Diagramación de estrategias ........................................................................ 26

Figura 7 Encuesta cliente interno, respuesta pregunta No. 1 ..................................... 38



Figura 10 Encuesta cliente interno, respuesta pregunta No. 4 ................................... 41






Figura 16 Encuesta cliente interno, respuesta pregunta No. 10 ................................. 48





xiv



ICSSE CÍA. LTDA.






Figura 26 Encuesta cliente interno, respuesta pregunta No. 10 ................................. 64

Figura 27 Flujograma del proceso actual de pago de proveedores ............................ 73

xv



ICSSE CÍA. LTDA.

RESUMEN EJECUTIVO

IC SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE CÍA.

LTDA., es una organización privada cuyo objetivo es la prestación de servicios de

seguridad privada en todo el Ecuador. Esta empresa ha tenido un crecimiento

importante lo que le ha significado una significativa participación en el mercado en

el que se desenvuelve, sin embargo, ha adolecido de una adecuada planificación, en

la parte financiera especialmente, al llegar a tener una gran cantidad de proveedores,

por la cantidad de equipos y solicitudes que se tiene de sus clientes; esto llevo a que

no se haya previsto un proceso adecuado para el pago oportuno de sus proveedores.

Para lo cual se llevó la presente investigación que utilizó una metodología de tipo

descriptivo, puesto que la información fue recogida sin cambiar el ambiente y se

trabajó involucrando por una sola vez al grupo de personas, pero el investigador

mantuvo una interacción constante con el participante donde se aplicaron

instrumentos para recolectar la información necesaria. El análisis de procesos

permitió establecer que la empresa no cuenta con un sistema de gestión por procesos,

por lo que la elaboración de un Manual de Pago de Proveedores, representó una

importante actividad de descripción de procedimientos, actividades y tareas, para

plasmarla en un documento escrito, que implica diseñar una metodología mínima

que permita la elaboración, aplicación y obtención de resultados en la empresa

ICSSE Cía. Ltda.

Palabras claves: manual, procesos, financiera, administrativa, logística, proveedores

xvi



ICSSE CÍA. LTDA.

ABSTRACT


LTDA., is a private organization whose goal is to provide private security services

throughout Ecuador. This company has had a significant growth that has meant a

significant share in the market in which it operates, however, has suffered from

proper planning, financial part especially when you get to have a lot of suppliers, the

amount of equipment and applications have of their clients; this led to has not

provided an adequate process for timely payment of suppliers. For which this

research using a methodology descriptive took, since the information was collected

without changing the environment and worked involving at once a group of people,

but the researcher kept a constant interaction with the participant where instruments

were applied to gather the necessary information. Process analysis established that

the company does not have a system process management, so the development of a

Manual Payment Provider, represented an important activity description of

processes, activities and tasks, to translate it into a document writing, which involves

a minimal design methodology for the development, implementation and achieving

results in the company ICSSE Cia. Ltda.

Keywords: manual, processes, financial, administrative, logistics, suppliers

1



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO I

1.1. Antecedentes

“IC SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE CÍA.

LTDA.” es una organización privada cuyo objetivo es la prestación de servicios de

seguridad privada en todo el Ecuador que cuenta con todas las autorizaciones de las

instituciones de control como son: Ministerio del Interior, Comando Conjunto de las

Fuerzas Armadas, Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información,

Comandancia General de la Policía Nacional, Ministerio del Trabajo, Servicio

Nacional de Contratación Pública, Superintendencia de Compañías, Servicio de

Rentas Internas e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

La empresa presta un servicio especializado con el firme objetivo de establecer

un esquema de seguridad que minimice el riesgo y reduzca la vulnerabilidad,

atenuando el impacto de los incidentes de seguridad, logrando así el más alto nivel

de tranquilidad en sus clientes, lo cual les permite desarrollar sus negocios según su

planeación transfiriéndonos el control de sus amenazas y riesgos.

2



ICSSE CÍA. LTDA.

Presta los siguientes servicios:

Servicio de vigilancia privada (bancaria, industrial, comercial, residencial)

Protección Especial para Ejecutivos (VIP)

Monitoreo electrónico de alarmas con respuesta inmediata

Implementación de procedimientos para registro de incidentes

Estudios y asesoramiento para implementación Planes de Seguridad

Investigaciones Especiales de Incidentes

Investigaciones de Personal DHP e ISP

Adicionalmente ha desarrollado nuevos servicios que permitan generar un

círculo de protección para los funcionarios, empleados y bienes operativos de sus

clientes, como:

Monitoreo Satelital para Flotas Vehiculares (GPRS)

Dispositivo GPS vehículos (monitoreo, búsqueda, localización y

recuperación)

Transporte aéreo de valores (Costa y Oriente)

Taxi y Patrullaje Aéreo (Costa y Oriente)

Control del uso apropiado de los vehículos.

Control del consumo de combustible.

3



ICSSE CÍA. LTDA.

Control de velocidades y establecimiento de parámetros máximos.

Control de todo el sistema eléctrico y electrónico del vehículo.

Restricción geográfica para uso del vehículo.

Rastreo histórico del vehículo durante cada viaje.

Visualización en tiempo real de lo que el conductor observa en la vía.

La empresa fue creada en agosto del 2003, con un capital mínimo desde

entonces ha ido creciendo hasta llegar al tener un total de 1.601 empleados, muchos

de sus clientes son instituciones del estado que han llevado que la empresa haya

llegado a un crecimiento considerable anualmente llegando hoy en día a un capital

de 1.200.000,00 dólares.

El crecimiento que ha teniendo la empresa ICSSE Cía Ltda. durante estos años,

ha provocado algunas deficiencias administrativas, financieras y operativas,

establecidas especialmente por el incremento importante que ha tenido la cartera de

clientes, lo que ha significado la necesidad de adquirir más equipos y materiales, esto

a su vez produjo el crecimiento de la cartera de proveedores, los cuales no ha sido

manejados adecuadamente.

Este factor ha influido negativamente en el área financiera especialmente,

debido a que no existe una adecuada planificación para el pago de proveedores, lo

que en muchas ocasiones ha producido al pérdida de proveedores importantes para la

4



ICSSE CÍA. LTDA.

empresa o la incorporación de nuevos proveedores, debido a la mala imagen que

puede presentarse por no realizar un pago oportuno de las obligaciones económicas.

Para suplir estas deficiencias, se ha establecido la necesidad de elaborar un

Manual de Pago a Proveedores, considerando que este tipo de documento aparece

hoy como una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones, debido a

que no sólo permite incrementar la calidad de los productos o servicios de una

empresa, sino para autoevaluar continuamente sus factores clave competitivos e

identificar oportunidades de mejora.

1.2. Justificación

La insistencia de lineamentos que determinen las actividades a realizarse, de

cualquier proceso, entorpecen el desarrollo de las actividades que realizan cada uno

de los empleados de una empresa, provocando que no se tomen decisiones de manera

asertiva, motivo por lo que al realizar un manual donde se estructura cada actividad a

realizar por cada uno de los empleados de la empresa para mejorar sus capacidades y

obtener un mejor producto a servicio según la activada que desarrolle.

“Un proceso es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de

reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la

finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos

5



ICSSE CÍA. LTDA.

humanos, técnicos y materiales.” (Fincowsky, 2003).

Después de saber todo lo que pude obtener la compañía al desarrollar procesos

en todas las actividades que realiza para poder llegar a cumplir sus metas y objetivos

propuesto y la reducción de recursos que con llevan a obtener más ganancias. Por

eso es muy indispensable que las compañías desarrollen un manual de funciones

según las áreas que posea.

Según Franklin Fincowsky y Enrique Benjamín “En él se encuentra registrada

y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de

todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la

evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en

sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

(Fincowsky, 2003)

La empresa ICSSE Cia. Ltda. tiene un gran problema con el pago de

proveedores en las fechas estipuladas, al no tener definido las actividades que debe

desarrollar cada uno de los empleados de la compañía hace que no se evalúa

propiedades el momento del pago y se pone otras funciones primero, lo que lleva a

perder buenos proveedores y tiempos de pago.

6



ICSSE CÍA. LTDA.

El proyecto pretende solucionar técnicamente el proceso de pago a

proveedores de la compañía ICSSE CIA. LTDA., con el fin de optimizar

recursos, reducir tiempos en cada tarea y mejorar la relación con los

proveedores a fin de obtener los mejores productos y precios de parte de

ellos.

El desarrollo de cada uno de los objetivos específicos permitirá

obtener información importante para procesarla, definir las debilidades que

actualmente se producen y aprovechar las fortalezas y oportunidades

mediante la determinación del proceso de pago.

ICSSE Cía Ltda. se basa al objetivo 9 de Plan del Buen Vivir donde se

pide Garantizar el Trabajo Digno en todas sus formas porque; “en contraste

con esa concepción, y en función de los principios del Buen Vivir, el artículo

33 de la Constitución de la República establece que el trabajo es un derecho y

un deber social. El trabajo, en sus diferentes formas, es fundamental para el

desarrollo saludable de una economía, es fuente de realización personal y es

una condición necesaria para la consecución de una vida plena. El

reconocimiento del trabajo como un derecho, al más alto nivel de la

legislación nacional, da cuenta de una histórica lucha sobre la cual se han

sustentado organizaciones sociales y procesos de transformación política en

el país y el mundo.” (Vivir)

7



ICSSE CÍA. LTDA.

1.3. Definición del problema Central (Matriz T)

Con el fin de definir el problema en la empresa La empresa ICSSE Cia. Ltda.,

se utilizará la herramienta Matriz T, que permite identificar la situación actual y el

desarrollo de la situación mejorada, en base a las fuerzas impulsadoras y fuerzas

bloqueadoras asignándoles ponderaciones del 1 al 5 de acuerdo a la intensidad y al

potencial de cambio.

Tabla 1 Matriz T

ANÁLISIS DE FUERZAS T

Situación Empeorada Situación Actual Situación Mejorada

Pago inoportuno de proveedores

de la empresa ICSSE Cía Ltda.

Pérdida de proveedores y

créditos por falta de pagos en los

tiempos establecidos

Manejo eficiente de la cartera

de proveedores, que permitirá

disponer de un stock adecuado

de equipos y materiales

Fuerzas Impulsadoras I PC I PC Fuerzas Bloqueadoras

Pago en las fechas establecidas

con los proveedores 2 3 4 2

Incumplimientos de pagos

establecidos

Distribución adecuada de los

Recursos financieros 2 4 4 3

Distribución de los recursos

financieros inadecuados

Toma de decisiones oportunas 2 4 4 3 Toma de decisiones lentas y

equivocadas

Proveedores fieles y confiables 3 4 5 2 Perdida de buenos proveedores

Créditos a largo plazo de compra

de equipos de seguridad costosos 2 4 4 3

Perdida de créditos en los pagos

a proveedores

Fuente: Investigación propia

Elaborado por: Amparo Salazar

1 = bueno; 2 = medio bueno; 3 = medio; 4 = medio alto; 5 = alto

8



ICSSE CÍA. LTDA.

1.3.1. Contextualización de la Matriz T

Analizando la situación actual de la empresa ICSSE Cía Ltda., se ha podido

establecer que al no tener un manual de pago a proveedores, que ha llevado a una

serie de problemas como la carga excesiva de trabajo, mal desempeño de las

actividades y como consecuencia se mantenga una gran cantidad de facturas

acumuladas pendientes de pago.

Luego de un corto diagnóstico, se pudo determinar que la empresa se encuentra

en un grave problema, debido a los altos valores pendientes por cancelar a sus

proveedores, encontrándose facturas atrasadas de 2 meses, que en muchos de los

casos son facturas de valores considerables por cancelar, lo que provoca el riesgo de

que no se pueda conseguir equipos y materiales para cubrir las necesidades

operativas, lo que puede conllevar a no prestar un adecuado servicio al cliente y por

lo tanto existe el riesgo de perderlo.

Con la aplicación del Manual de Pago de Proveedores, se podrán obtener los

siguientes beneficios:

Pago en las fechas establecidas a los proveedores

En el momento en que la empresa ICSSE Cía Ltda., ponga el practica el manual de

9



ICSSE CÍA. LTDA.

procesos de pago a proveedores, obtendrá créditos más extendidos para el pago de

facturas con valores muy altos, la entrega de equipos de seguridad que se necesite

urgentes y calidad en todos los productos que proporcionen.

Distribución adecuada de los Recursos Financiero

En el momento que la empresa ICSSE Cía. Ltda. realice una adecuada

distribución de los recursos monetarios con pagos puntuales según fechas indicadas

y sin cambios que permiten la acumulación de las facturas; también deberá

interponer pagos innecesarios antes de facturas que si son importantes pagar.

Toma de decisiones oportunas

Al momento que la Gerencia General tome decisiones oportunas, claras y no

retrasadas permitirán que los pagos a proveedores se realicen en las fechas

establecidas, y así se evitará que exista una gran acumulación de pagos a

proveedores que pueden llevar a aumentar peligrosamente el pasivo y evitar que se

puedan pagar a futuro por su alto valor a cancelar.

Proveedores fieles y confiables

10



ICSSE CÍA. LTDA.

Al momento que se realice los pagos a proveedores en las fechas establecidas

se conseguirá que los proveedores mantengan la confianza y el respeto que sería muy

importante al momento que la empresa necesite créditos a largo plazo cuando no

cuente con liquidez.

Créditos a largo plazo de compra de equipos de seguridad costosos

Hay momentos en la empresa ICSSE Cía. Ltda. necesita realizar compras

de equipos muy costos como son los chalecos antibalas, armas, equipos de

cómputo, muebles de oficina, etc., que con lleva a gastos altos para satisfacer

al cliente, se necesita que para el pago de estos equipos los proveedores

proporcionen créditos a largo plazo y si se realiza pagos a las fechas

establecidas con los proveedores entonces se podrá contar en estos créditos sin

ningún inconveniente ya que se cuenta con la confianza de los clientes.

11



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO II

2. Involucramiento de componentes del proyecto

2.1. Mapeo de involucrados

INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE PAGO DE PROVEEDORES DE LA

EMPRESA ICSSE Cía. Ltda.

PROVEEDORES

CLIENTES

EMPRESA ESTADOLOGÍSTICA

OPERACIONES

FINANCIERO

INTERNACIONALESNACIONALES

MINISTERIO DEL INTERIOR

MINISTERIO DE DEFENSA

MINISTERIO DE TRABAJO

EMPRESAS PRIVADAS

INSTITUCIONES PÚBLICAS

PÚBLICO EN GENERAL

Figura 1 Mapeo de involucrados



12



ICSSE CÍA. LTDA.

2.2. Análisis del mapeo de involucrados

Para el mapeo de involucrados, se establece quienes están directamente afectados

por el problema, los cuales son: empresa, clientes, proveedores y estado,

determinando cómo esto puede afectar a terceros aunque no sean parte de la

empresa, por ejemplo:

Si el Gerente de la compañía tiene problemas económicos y financieros con

el manejo de la empresa, dejan de percibir su sueldo para con esto sustentar

otros pagos que son prioritarios y obviamente esto afectará directamente a su

familia.

Los empleados de cierta forma son los más afectados porque al no recibir sus

remuneraciones en una fecha específica, no pueden planificar su presupuesto

mensual y esto repercute en la economía familiar y por otro lado tampoco

tienen estabilidad laboral.

El estado también se ve involucrado directamente, puesto que el gasto

público se financia con la recaudación de impuestos y si la empresa no tiene

un proceso adecuado de pagos, probablemente busque eludir impuestos o

simplemente pagar sus impuestos con retraso y multas.

Los proveedores no tienen claro cuál es el proceso para la entrega y

cancelación de facturas, ya que la información entregada por el personal de

contabilidad cambia constantemente.

13



ICSSE CÍA. LTDA.

2.3. Matriz de análisis de involucrados

Tabla 2 Matriz de análisis de involucrados

Actores

Involucrados

Intereses sobre

el problema

central

Problemas

Percibidos

Recursos

Mandatos y

Capacidades

Intereses

sobre el

Proyecto

Conflictos

Potenciales

Empresa

Funcionamiento

eficiente de la

compañía

Distribución

adecuada de

los recursos

económicos

Reglamento de

empresas de

seguridad

Ministerio del

Interior

Cumplir con

los procesos

establecidos

Desorganizació

n dentro de la

compañía

Proveedores

Políticas de

crédito claras y

fechas de pagos

establecidos

Atrasos en

los cobros

Convenios de

crédito

Pagos

puntuales de

proveedores o

la concesión

de créditos

Usualmente

reciben sus

pagos atrasados

Clientes

Satisfecho a ver

que todos los

requerimientos

que necesite

para el

funcionamiento

del servicio

brindado están

entregados.

Insatisfechos

a ver que sus

requerimient

os no son

cumplidos.

Capacitación

del personal en

referencia a las

necesidades de

los clientes

Cumplimiento

de las

necesidades

de los clientes

Tienen la

necesidad de

contratar otra

empresa que si

cumpla con sus

requerimientos

Estado

Pago de

impuestos y

contribuciones

al estado en las

fechas

establecidas

Retraso en el

pago de

impuestos y

contribucione

s al estado

Mandato 8

Cumplimiento

de las

obligaciones a

tiempo

Generación de

empleo

El estado exige

pagos, sin

embargo, ellos

tampoco

cumplen con

sus

obligaciones

adquiridas.

Burocracia.



14



ICSSE CÍA. LTDA.

2.4. Análisis de la matriz de involucrados

Considerándose los factores más relevantes la Matriz de Involucrados se ha

estructurado en base a quienes son más afectados en sus diferentes aspectos:

Empresa.- Principalmente porque es la persona encargada del correcto

funcionamiento de la compañía, y al no tener y proceso adecuado de las funciones

que debe desarrollar cada uno de los empleados en las diferentes áreas; lleva a que

no se cumpla con todos los requerimientos de los proveedores, teniendo

inconvenientes hasta la perdida de valiosos clientes.

Proveedores.- Los proveedores son los que más ayudan con el buen desarrollo

de las actividades de la compañía

15



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO III

3.1. Problemas y objetivos

Los problemas y los objetivos están identificados en el análisis de las causas y

efectos del problema central y sus posibles soluciones que se determinan en el árbol

de objetivos.

16



ICSSE CÍA. LTDA.

3.1.1. Árbol de problemas

Falta de un Manual de Procedimientos de Pago a Proveedores

Incremento del

número de

proveedores

Manejo

inadecuado de la

cartera de

proveedores

Inexistencia de

planificación

financiera

Pérdida de la

confianza de los

proveedores

Búsqueda de

nuevos

proveedores

Reducción de la

cartera de clientes

Continuos

retrasos en los

pagos a

proveedores

Insuficiencia de

materiales y

equipos para el

cumplimiento de

actividades

Incremento de

costos

administrativos y

operativos

Pérdida de la

capacidad

competitiva de la

empresa

Figura 2 Diagrama del árbol de problemas



3.1.2. Análisis del árbol de problemas

Los problemas que se presentan en la empresa ICSSE Cía. Ltda., sobre el

manejo de proveedores:

17



ICSSE CÍA. LTDA.

El problema central detectado en la empresa ICSSE Cía. Ltda., es el manejo

ineficiente de los proveedores de la empresa, el mismo que está relacionado a la falta

de un Manual de Procedimiento para el Pago a Proveedores.

Los problemas específicos determinados son los siguientes:

Problema 1.- Manejo inadecuado de la cartera de proveedores

Problema 2.- Continuos retrasos en los pagos a proveedores

Problema 3.- Insuficiencia de materiales y equipos para el cumplimiento de

actividades

Problema 4.- Incremento de costos administrativos y operativos

Problema 5.- Pérdida de la capacidad competitiva de la empresa

18



ICSSE CÍA. LTDA.

3.2. Árbol de objetivos

Diseño de un Manual de Procedimientos de Pago a Proveedores

Creación de un

sistema de manejo

de proveedores

Manejo eficiente

de la cartera de

proveedores

Establecimiento

de una adecuada

planificación

financiera

Incremento del

número de

proveedores y

créditos

Disminución de

costos operativos

Incremento de la

cartera de clientes

Pago puntual a

proveedores

Stock adecuado

de materiales y

equipos para el

cumplimiento de

actividades

Reducción de

costos

administrativos y

operativos

Mejoramiento de

la capacidad

competitiva de la

empresa

Figura 3 Diagrama del árbol de objetivos



3.2.1. Análisis del árbol de objetivos

Para el proyecto “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PAGO A

PROVEEDORES DE LA EMPRESA ICSEE CÍA. LTDA., se han establecido,

los siguientes objetivos:

19



ICSSE CÍA. LTDA.

Objetivo general:

Optimizar los procedimientos para el pago de proveedores para la empresa

ICSSE, con el fin de mejorar su capacidad financiera, administrativa, logística y

operativa, que le permita alcanzar la máxima eficiencia empresarial.

Objetivos específicos:

1.- Elaborar una base de datos para el manejo adecuado de los proveedores

2.- Establecer procedimientos para el pago oportuno de proveedores

3.- Realizar la adquisición oportuna de equipos y materiales

4.- Reducir los costos administrativos y operativos incrementando la eficiencia

financiera

5.- Incrementar el rendimiento de la empresa

20



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO IV

4.1. Análisis de alternativas

El análisis de alternativas es un proceso y un conjunto de técnicas a través de

las cuales se identifican posibles soluciones que pueden convertirse en alternativas

de un proyecto.

21



ICSSE CÍA. LTDA.

4.1.1. Matriz de análisis de alternativas

Tabla 3 Matriz de análisis de alternativas

IMPACTO

SOBRE EL

PROPÓSITO

TÉCNICA FINANCIERA SOCIAL POLÍTICA

Elaborar una base de datos para el manejo

adecuado de los proveedores2 4 3 1 1 11 Medio bajo

Establecer procedimientos para el pago

oportuno de proveedores5 5 5 4 3 22 Medio alto

Realizar la adquisición oportuna de equipos y

materiales3 3 3 3 2 14 Medio bajo

Reducir los costos administrativos y

operativos incrementando la eficiencia

financiera

4 3 4 2 2 15 Medio

Incrementar el rendimiento de la empresa 3 4 4 4 3 18 Medio

TOTAL 17 19 19 14 11 80 Alto

FACTIBILIDAD

OBJETIVOS TOTAL CATEGORÍA

ESCALA DE VALORES

VALORES VALORES HORIZONTALES VALORES TOTALES

1 = BAJO 5 = BAJO 1 A 5 = BAJO

2 = MEDIO BAJO 10 = MEDIO BAJO 5 A 10 = MEDIO BAJO

3 = MEDIO 15 = MEDIO 10 A 45 = MEDIO

4 = MEDIO ALTO 20 = MEDIO ALTO 45 A 64 = MEDIO ALTO

5 = ALTO 25 = ALTO 64 A 100 = ALTO

Fuente: Proyectos I


22



ICSSE CÍA. LTDA.

4.1.2. Análisis de alternativas

A continuación se presenta el resumen de la valoración de las alternativas:

Figura 4 Análisis de la matriz de alternativas



Los resultados determinaron que el primer objetivo tuvo un valor final

ponderado de 11, considerado en la escala de valores una categoría de medio bajo, de

la cual se obtuvo un impacto sobre el propósito del proyecto de 2, la factibilidad

técnica califica con 4, la factibilidad financiera se califica con 3, la factibilidad social

se evalúa con 1, y la factibilidad política se presenta con 1de medio alto.

0

5

10

15

20

IMPACTO SOBREEL PROPÓSITO

TÉCNICA FINANCIERA SOCIAL POLÍTICA

17

19 19

14

11

23



ICSSE CÍA. LTDA.

El segundo objetivo obtiene una puntuación de 22 que en la escala de valores

tiene una categoría medio alto, siendo este la clave de la implementación y ejecución

del proyecto, se obtiene en impacto sobre el propósito una valor ponderado de 5, en

factibilidad técnica 5, en factibilidad financiera 5, factibilidad social 4 y política un

valor ponderado de 3.

El tercer objetivo, presenta una valoración total de 17, los mismos que

determinan una categoría de medio bajo, en donde se obtiene un impacto sobre el

propósito y factibilidad técnica, financiera y social de 3 y política de 2.

El cuarto objetivo obtiene una puntuación de 15 que en la escala de valores

tiene una categoría medio y donde se obtiene en impacto sobre el propósito una

valor ponderado de 4, en factibilidad técnica 3, en factibilidad financiera 4,

factibilidad social y política un valor ponderado de 2.

El quinto objetivo obtiene una puntuación de 18 que en la escala de valores

tiene una categoría medio, con un impacto sobre el propósito una valor ponderado de

3, en factibilidad técnica, financiera y social 3 y política con un valor ponderado de

3.

24



ICSSE CÍA. LTDA.

El objetivo general, diseñar y socializar un Manual de Pago de Proveedores,

tiene una ponderación final de 80 puntos, categorizándolo como alto, esto se debe a

que se determina como muy importante en la consecución del proyecto.

4.1.3. Matriz de análisis de impacto de los objetivos

Tabla 4 Matriz de análisis de impacto de objetivos

OBJETIVOSFACTIBILIDAD A

LOGRARSE

IMPACTO

GENERO

IMPACTO

AMBIENTALRELEVANCIA SOSTENIBILIDAD TOTAL CATEGORÍA

Mejorar el manejo de

proveedores

Promover la equidad

de genero en el trato

de proveedores

Promover planes y

programas de manejo

del medio ambiente

Establecer un modelo de

gestión por procesos

administrativos

Mantener una

adecuada gestión de

proveedores

5 4 4 5 5 23 Medio alto

Cumplimiento de

manera eficiente con

los proveedores

Promover la equidad

de genero en el trato

de proveedores

Promover planes y

programas de manejo

del medio ambiente



financieros

Mantener una

adecuada gestión de

proveedores

5 3 3 5 5 21 Medio alto

Mantener un stock

adecuado de equipos

y materiales

Promover la equidad

de genero en la

empresa

Optimizar la

utilización de

recursos para aportar

al manejo del medio

ambiente



logísticos

Mantener el stock

permanente de

equipos y materiales

5 2 2 4 4 17 Medio

Incrementar la

eficiencia empresarial

Promover la equidad

de genero en la

empresa

Optimizar la

utilización de


al manejo del medio

ambiente



financieros

Mantener la

optimización de los

recursos de la

empresa

5 2 4 3 3 17 Medio

Mejorar la

rentabilidad de la

empresa

Promover la equidad

de genero en la

empresa

Optimizar la

utilización de


al manejo del medio

ambiente



administrativos

Mantener un

adecuado crecimiento

de la empresa

5 3 2 3 3 16 Medio

TOTAL 25 14 15 20 20 94 Alto

Realizar la adquisición

oportuna de equipos y

materiales

Reducir los costos

administrativos y operativos

incrementando la eficiencia

financiera

Incrementar el rendimiento de

la empresa

Elaborar una base de datos

para el manejo adecuado de los

proveedores

Establecer procedimientos

para el pago oportuno de

proveedores



25



ICSSE CÍA. LTDA.

4.1.4. Análisis de la matriz de análisis de impacto de los objetivos

A continuación se presenta el resumen de la valoración de objetivos:

Figura 5 Análisis de la matriz de impacto de los objetivos



Los resultados generales determinaron de manera general que se obtuvo un

valor final ponderado de 94, considerado en la escala de valores una categoría de

alto, de la cual se obtuvo un impacto sobre la factibilidad a lograrse de 25, el impacto

de género califica con 14, el impacto ambiental se califica con 15, la relevancia se

evalúa con 20 y la sostenibilidad de 20.

0

5

10

15

20

25

FACTIBILIDAD ALOGRARSE

IMPACTO GENERO IMPACTOAMBIENTAL

RELEVANCIA SOSTENIBILIDAD

25

1415

20 20

26



ICSSE CÍA. LTDA.

4.2. Diagramación de estrategias

La estrategia es el grupo de acciones que las organizaciones adoptan con la

finalidad de alcanzar los objetivos propuestos y encontrar el diferenciador a largo

plazo dentro de un segmento de mercado.

Elaborar una base de datos para el manejo

adecuado de los proveedores

Establecer procedimientos para el pago oportuno de

proveedores

Realizar la adquisición

oportuna de equipos y materiales

Reducir los costos administrativos y

operativos incrementando la

eficiencia financiera

Incrementar el rendimiento de la

empresa

Diseño de un manual de procedimientos para el pago oportuno deproveedores que permita mejorar la eficiencia financiera y operativa

Establecer procedimientos para el pago oportuno de proveedores

1.- Diseñar un sistema de manejo de proveedores.2.- Mantener una base de datos actualizada de proveedores3.- Evaluar permanentemente a los proveedores

1.- Identificar los procedimientos2.- Diseñar el manual de procedimientos3.- Realizar la evaluación del manual

1.- Mejorar el sistema de inventarios2.- Mantener un stock permanente de materiales y equipos3.- Mejorar la eficiencia logística

1.- Mejorar los procesos2.- Identificar pérdidas de materiales y equipos3.- Maximizar la eficiencia logística

1.- Realizar el análisis situacional2.- Realizar un estudio de mercado3.- Diseñar nuevos productos y servicios

CO

MP

ON

EN

TE

SA

CT

IVID

AD

ES

PROPÓSITO

FINALIDAD

Figura 6 Diagramación de estrategias



27



ICSSE CÍA. LTDA.

4.3. Análisis de la diagramación de estrategias

El análisis permitió determinar las siguientes estrategias y sus metas:

1. Elaboración de un sistema automatizado para el manejo de proveedores, que

permita evaluar permanentemente la cartera de proveedores, con el fin de

elevar la eficiencia administrativa. En el plazo de 1 mes, elaborar un sistema

automatizado de manejo de proveedores y en el plazo de 2 meses, realizar la

evaluación del 100% de proveedores.

2. Diseño de un manual de procedimientos para el pago oportuno de

proveedores que permita mejorar la eficiencia financiera y operativa. En el

plazo de 3 meses elaborar un manual de procedimientos para el pago de

proveedores.

3. Mejoramiento del sistema de rotación de inventarios, mediante la adquisición

oportuna de materiales y equipos, para incrementar la eficiencia logística. En

el plazo de 1 mes realizar el mejoramiento del sistema de rotación de

inventarios.

4. Reducción y optimización de los recursos, con el fin de alcanzar la máxima

eficiencia empresarial. En el plazo de 2 establecer acciones de optimización

del 90% de los recursos.

5. Análisis permanente de la situación de la empresa, para la adopción proactiva

de decisiones creativas e innovadoras tendientes a incrementar de manera

28



ICSSE CÍA. LTDA.

consistente la competitividad de la empresa, mediante la mejora continua de

los productos, servicios y procesos. En el plazo de 4 meses realizar el análisis

situacional de la empresa, para establecer estrategias para mejorar el

rendimiento de la empresa

4.4. Matriz de marco lógico

Tabla 5 Matriz de marco lógico OBJETIVOS INDICADORES VERIFICADORES SUPUESTOS

FIN

Mejorar la capacidad

financiera, administrativa,

logística y operativa, que le

permita alcanzar la máxima

eficiencia empresarial.

Mejorar la capacidad

de la empresa en un

10%

Sistema de proveedores

Manual de

procedimientos

Sistema de inventarios

Planificación financiera

Poco interés de la

gerencia de la

empresa

Insuficiente

asignación de

recursos

económicos

PROPÓSITO

Optimizar los procedimientos

para el pago de proveedores

para la empresa ICSSE Cía.

Ltda.

Mejorar el

procedimiento de pago

para el 80% de los

proveedores


Manual de

procedimientos


Planificación financiera

Poco interés de la

gerencia de la

empresa

Insuficiente

asignación de

recursos

económicos

COMPONENTES

1.- Elaborar una base de datos

para el manejo adecuado de

los proveedores


proveedores en un

90%.


Manual de

procedimientos


Bajo de interés de

la gerencia de la

empresa

Inadecuada

29



ICSSE CÍA. LTDA.

2.- Establecer procedimientos

para el pago oportuno de

proveedores

3.- Realizar la adquisición

oportuna de equipos y

materiales

4.- Reducir los costos

administrativos y operativos

incrementando la eficiencia

financiera

5.- Incrementar el rendimiento

de la empresa

Maximizar el pago de

proveedores en un 80%

Mantener en un 50% el

stock permanente de


Reducir los costos

administrativos y

operativos en un 10%

Incrementar el 5% de

la rentabilidad de la

empresa

Planificación financiera asignación de

recursos

económicos

ACTIVIDADES

1.1.- Diseñar un sistema de

manejo de proveedores.

1.200,00 Sistema de proveedores

Exiguo de interés

de la gerencia de la

empresa

1.2.- Mantener una base de

datos actualizada de

proveedores

200,00 Manual de

procedimientos

Inexistencia de un

plan financiero

1.3.- Evaluar

permanentemente a los

proveedores

100,00 Sistema de inventarios

2.1.- Identificar los

procedimientos

200,00 Planificación financiera

2.2.- Diseñar el manual de

procedimientos

200,00

2.3.- Realizar la evaluación

del manual

100,00

3.1.- Mejorar el sistema de

inventarios

1.000,00

30



ICSSE CÍA. LTDA.

3.2.- Mantener un stock

permanente de materiales y

equipos

200,00

3.3.- Mejorar la eficiencia

logística

200,00

4.1.- Mejorar los procesos 200,00

4.2.- Identificar pérdidas de

materiales y equipos

200,00

4.3.- Maximizar la eficiencia

logística

200,00

5.1.- Realizar el análisis

situacional

200,00

5.2.- Realizar un estudio de

mercado

200,00

5.3.- Diseñar nuevos

productos y servicios

200,00

TOTAL 4.600,00



31



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO V

5. Propuesta

5.1. Metodología de la investigación

La presente investigación es de tipo descriptivo, puesto que la información será

recogida sin cambiar el ambiente y se trabajará involucrando por una sola vez al

grupo de personas, pero el investigador mantiene una interacción constante con el

participante donde se aplicarán instrumentos para recolectar la información

necesaria. Tendrá un enfoque mixto, pues implica la combinación de los métodos

tanto cualitativos como cuantitativos. El enfoque cualitativo utiliza la recolección de

datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el

proceso de interpretación y el enfoque cuantitativo usa la recolección de datos con

base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de

comportamiento y probar teorías. (Hernández Sampieri, Fernández Collado, &

Baptista Lucio, 2010).

32



ICSSE CÍA. LTDA.

En dependencia de las particularidades que presenta la investigación, se

utilizarán diferentes técnicas de recolección de la información, que por sus

características así lo requieren. La observación es una de las técnicas de campo que

más usabilidad tiene en las investigaciones, según (Albert , 2007)., expresa que: “se

trata de una técnica de recolección de datos que tiene como propósito explorar y

describir ambientes…implica adentrarse en profundidad, en situaciones sociales y

mantener un rol activo, pendiente de los detalles, situaciones, sucesos, e

interacciones". Además, enfatiza que “su propósito es la obtención de datos acerca

de la conducta a través de un contacto directo y en situaciones específicas. Es la

técnica más empleada para analizar la vida social de los grupos humanos”.

5.1.1. Encuestas clientes internos y externos

Para cumplir con el objetivo de la investigación se ha identificado como cliente

interno al personal que dentro de la empresa está involucrado en el manejo

administrativo, financiero, logístico y operativo; y, como clientes externos a la

cartera de proveedores de la empresa.

La encuesta es un instrumento de investigación descriptiva que precisa

identificar a priori las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra

representativa, de la población, especificar las respuestas y determinar el método

empleado para recoger la información que se vaya obteniendo. También es preciso

33



ICSSE CÍA. LTDA.

delimitar el tamaño de la muestra y el procedimiento de lección de los elementos

componentes. (Trespalacios Gutiérrez, Vázquez Casielles, & Bello Acebrón, 2005).

Para dar respuesta a este instrumento, el encuestado debe leer e interpretar el

cuestionario y responderlo de manera individual sin la intervención del encuestador.

Propósito

Aplicar una serie de preguntas a los trabajadores y proveedores de la empresa

ICSSE con el propósito de obtener opinión y criterios acerca del tema que se

pretende investigar.

Determinación de la población y muestra del cliente interno

La población está conformada por el total del personal que labora en la

empresa que llega a un total de 1.601 empleados. De los cuales 15 personas están

involucradas con el manejo de proveedores, distribuidos de la siguiente manera:

34



ICSSE CÍA. LTDA.

Tabla 6 Distribución de la muestra del cliente interno

ÁREA CARGO CANTIDAD

Gerencia General Gerente General 1

Dpto. Administrativo

Jefe de Departamento 1

Jefe de Bodega 1

Bodegueros 2

Jefe de Informática 1

Técnicos en programación 2

Dpto. Financiero

Jefe de Departamento 1

Contador 1

Auxiliares contables 4

TOTAL 14



Diseño de la encuesta:

35



ICSSE CÍA. LTDA.

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO CORDILLERA

CARRERA ADMINISTRACIÓN BANCARIA Y FINANCIERA

ENCUESTA

La información contenida en la presente encuesta tiene el carácter de confidencial y

tiene como objetivo conocer la percepción que tiene usted sobre el proceso de

manejo de proveedores que realiza la empresa a nivel interno.

Fecha: ____________________

Departamento: ____________________

Cargo: ____________________

Marque con una X la respuesta correcta:

Preguntas:

1. ¿La empresa cuenta con una base de datos (listado) de proveedores?

Si No

2. ¿La empresa cuenta con un sistema de manejo de proveedores?

Si No

3. ¿La empresa realiza algún tipo de evaluación a su cartera de proveedores?

Si No

4. ¿Ha tenido algún problema en el manejo de sus proveedores?

Nunca

Esporádicamente

Frecuentemente

5. ¿Cuáles considera usted que son las causas para el incumplimiento de sus

36



ICSSE CÍA. LTDA.

proveedores?

Ineficiencia de los proveedores

Ineficiencia de la empresa

6. ¿Los proveedores cumplen con la entrega oportuna de los materiales y

equipos?

Siempre

A veces

No cumplen

7. ¿La empresa ha sufrido de falta de stock de materiales y equipos?:

Si No

Si su respuesta es positiva, marque las razones:

Problemas logísticos internos (coordinación)

Falta de recursos económicos para la adquisición

Falta de cumplimiento en el pago a proveedores

Ineficiencia de los proveedores

Otros

8. ¿La empresa cumple con el pago oportuno a los proveedores?

Si No

Si su respuesta es negativa, marque las razones:

Falta de recursos económicos

Falta de coordinación financiera

Falta de coordinación logística

Falta de coordinación administrativa

37



ICSSE CÍA. LTDA.

No se entrega los materiales y equipos satisfactoriamente

Otros

9. ¿Considera usted que la falta de pago oportuno de proveedores puede deberse a

que no existen procedimientos implementados?:

Si No

10. ¿Considera usted que en la empresa se debería implementar un Manual de

Procedimientos para el Pago a Proveedores?:

Si No

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

Resultados de la aplicación de la encuesta interna

Pregunta No. 1: ¿La empresa cuenta con una base de datos (listado) de proveedores?

Tabla 7 Encuesta cliente interno, distribución de las respuestas a la pregunta No. 1

Alternativas Respuestas Porcentaje

Si 14 100%

No 0 0%

Total 14 100%



38



ICSSE CÍA. LTDA.

Figura 7 Encuesta cliente interno, respuesta pregunta No. 1



Interpretación: El 100% de los encuestados manifiesta que si disponen de una

base de datos de la cartera de proveedores, sin embargo, se pudo detectar que los

listados de proveedores no son estandarizados, debido a que en las diferentes áreas se

las actualiza de acuerdo a sus posibilidades, es decir, se los realiza a mano.

Pregunta No. 2: ¿La empresa cuenta con un sistema de manejo de proveedores?



Si 0 0%

No 14 100%

Total 14 100%



100%

0%

Porcentaje de respuestas

Si

No

39



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: El 100% de los encuestados manifiesta que no disponen de un

sistema de manejo de la cartera de proveedores. Debido a que como ya se explicó

anteriormente, sólo se dispone de un listado que generalmente se lo realiza de forma

manual, el mismo que no se encuentra actualizado.

Pregunta No. 3: ¿La empresa realiza algún tipo de evaluación a su cartera de

proveedores?



Si 4 29%

No 10 71%

Total 14 100%



0%

100%


Si

No

40



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: De acuerdo a los resultados el 71% de los encuestados

manifiestan que no existe ningún tipo de evaluación, mientras el 29% considera que

si. Aquí es importante resaltar que las respuestas positivas fueron realizadas por el

Gerente General, Jefes de Departamento y Contador, debido a que posiblemente por

los cargos que desempeñan tiene que realizar este tipo de procedimientos, el mismo

que no está estandarizado y sistematizado.

29%

71%


Si

No

41



ICSSE CÍA. LTDA.

Pregunta No. 4: ¿Ha tenido algún problema en el manejo de sus proveedores?



Nunca 0 0%

Esporádicamente 7 50%

Frecuentemente 7 50%

Total 14 100%






Interpretación: Los resultados establecen que el 50% de los encuestados

consideran que existen problemas esporádicos con los proveedores, mientras el otro

50% determina que es frecuente el problema con los proveedores. Esto quiere decir,

que la empresa siempre tiene problemas con los proveedores.

0%

50%50%


Nunca

Esporádicamente

Frecuentemente

42



ICSSE CÍA. LTDA.

Pregunta No. 5: ¿Cuáles considera usted que son las causas para el incumplimiento

de sus proveedores?



Ineficiencia de los proveedores 5 36%

Ineficiencia de la empresa 9 64%

Total 14 100%






Interpretación: El 36% de los encuestados manifestaron que los problemas

con los proveedores son causados por la ineficiencia de los proveedores, mientras el

64% manifiesta que los problemas son causados por la ineficiencia de la empresa, lo

que provocaría que los proveedores no se sientan seguros en trabajar con la empresa,

lo que puede provocar problemas especialmente logísticos.

36%

64%


Ineficiencia proveedores

Ineficiencia empresa

43



ICSSE CÍA. LTDA.

Pregunta No. 6: ¿Cuáles considera usted que son las causas para el incumplimiento

de sus proveedores?



Siempre 7 50%

A veces 5 36%

No cumplen 2 14%

Total 14 100%






Interpretación: Los resultados determinan que el 50% de los encuestados

consideran que los proveedores siempre cumplen, el 36% cumple a veces y el 14%

50%

36%

14%


Siempre

A veces

No cumplen

44



ICSSE CÍA. LTDA.

no cumplen. Esto quiere decir que todavía existe una alta fidelidad por parte de los

proveedores, pese a los problemas que se puedan presentar.

Pregunta No. 7: ¿La empresa ha sufrido de falta de stock de materiales y equipos?



No 0 0%

Si, problemas logísticos internos 1 7%

Si, falta de recursos económicos 0 0%

Si, falta de cumplimiento de pago 7 50%

Si, ineficiencia de proveedores 6 43%

Si, otros 0 0%

Total 14 100%






0% 7%0%

50%

43%

0%


No Si, problemas logísticos internos

Si, falta de recursos económicos Si, falta de cumplimiento de pago

Si, ineficiencia de proveedores Si, otros

45



ICSSE CÍA. LTDA.

Interpretación: El 100% de los encuestados supieron manifestar que si ha existido

falta de stock de materiales y equipos, en donde la falta de cumplimiento al pago de

proveedores con el 50% es la mayor razón, seguido por la ineficiencia de los

proveedores con el 43%, así como por problemas logísticos internos provocados por

la falta de coordinación.

Pregunta No. 8: ¿La empresa cumple con el pago oportuno a los proveedores?



Si 6 43%

No, falta de recursos económicos 0 0%

No, falta de coordinación financiera 5 36%

No, falta de coordinación logística 1 7%

No, falta de coordinación administrativa 2 14%

No, no se entrega los materiales y equipos 0 0%

No, otros 0 0%

Total 14 100%



46



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: El 43% de los encuestados determinaron que si se realiza el

pago oportuno de proveedores, mientras el 57% manifiesta que no, en donde existen

las siguientes causas: 36% por falta de coordinación financiera, el 14% por falta de

coordinación administrativa y el 7% por falta de coordinación logística.

Pregunta No. 9: ¿Considera usted que la falta de pago oportuno de proveedores

puede deberse a que no existen procedimientos implementados?

43%

0%

36%

7%

14%

0%0%


Si No, falta de recursos económicos

No, falta de coordinación financiera No, falta de coordinación logística

No, falta de coordinación administrativa No, no se entrega los materiales y equipos

No, otros

47



ICSSE CÍA. LTDA.



Si 12 86%

No 2 14%

Total 14 100%






Interpretación: El 86% de los encuestados determinan que la falta de

procedimientos produce que no se realice el pago oportuno de proveedores,

considerando que no existe un sistema de manejo de proveedores, lo que produce

ineficiencia empresarial.

86%

14%


Si

No

48



ICSSE CÍA. LTDA.

Pregunta No. 10: ¿Considera usted que en la empresa se debería implementar un

Manual de Procedimientos para el Pago a Proveedores?



Si 12 86%

No 2 14%

Total 14 100%






Interpretación: El 100% de los encuestados consideran que se debería

elaborar un manual de pago de proveedores, resultados que justifican el desarrollo

del proyecto.

100%

0%


Si

No

49



ICSSE CÍA. LTDA.

Determinación de la población y muestra del cliente externo

La población está conformada por el total de proveedores en la empresa que

llega a un total de 400. Si la población es finita, es decir, conocemos el total de la

población y deseásemos saber cuántos del total vamos a aplicar la encuesta, se

establece la siguiente fórmula:

n =N ∗ 𝑍 ∝2∗ 𝑝 ∗ 𝑞

𝑑2 ∗ (𝑁 − 1) + 𝑍 ∝2∗ 𝑝 ∗ 𝑞

Donde:

N = Total de la población

Zα= 1.96 al cuadrado (si la seguridad es del 95%)

p = proporción esperada (en este caso 5% = 0.05)

q = 1 – p (en este caso 1-0.05 = 0.95)

d = precisión (para este caso 5%)

n =400 ∗ 1,962 ∗ 0,05 ∗ 0,95

0,052 ∗ (400 − 1) + 1,962 ∗ 0,05 ∗ 0,95

n =72,99

0,99

n = 61,85

50



ICSSE CÍA. LTDA.

Es decir, se aplicarán las encuestas a 62 proveedores, debido a que se requiere

conocer la percepción que tienen sobe la empresa, así como las posibles deficiencias

y los requerimientos para mejorar el sistema de pago de proveedores.

Diseño de la encuesta:

51



ICSSE CÍA. LTDA.

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO CORDILLERA

CARRERA ADMINISTRACIÓN BANCARIA Y FINANCIERA

ENCUESTA

La información contenida en la presente encuesta tiene el carácter de confidencial y

tiene como objetivo conocer la percepción que tiene usted sobre el proceso de

manejo de proveedores que realiza la empresa ICSSE Cía. Ltda.

Fecha: ____________________

Empresa: ____________________

Cargo: ____________________

Marque con una X la respuesta correcta:

Preguntas:

1. ¿Por cuánto tiempo es usted proveedor de la empresa?

Menos de seis meses

De seis meses a menos de un año

Un año o más

2. Cuando usted ofrece sus productos y servicios, ¿cómo es la atención que le

brindan en la empresa?

Satisfactoria

Buena

Regular

Mala

3. ¿Nos recomendaría usted con otras empresas proveedoras de productos y

servicios?

Si

No

52



ICSSE CÍA. LTDA.

Lo pensaría

4. ¿Cómo proveedor de productos o servicios, cómo es su relación de la empresa?

Satisfactoria

Buena

Regular

Mala

5. ¿Usted como proveedor ha cumplido satisfactoriamente con la entrega de

equipos y materiales que ha requerido la empresa?

Si

Ha tenido inconvenientes internos

Ha tenido inconvenientes con la empresa

6. ¿Durante el proceso de compra-venta, en qué áreas ha tenido mayores

inconvenientes con la empresa?

Entrega oportuna de equipos y materiales

Recepción de equipos y materiales

Pago oportuno de facturas

7. ¿Cómo proveedor de productos y servicios, en qué áreas considera usted que

debería mejorar la empresa?

Mejorar la relación con sus proveedores

Procesos de compras

Pago oportuno de proveedores

8. ¿Si la empresa le brindaría un mejor servicio, usted mejoraría las condiciones

53



ICSSE CÍA. LTDA.

de crédito para la empresa?

Si

No

Lo pensaría

9. ¿Si la empresa le brindaría un mejor servicio, usted incrementaría los

productos y servicios que ofrece a la empresa?

Si

No

Lo pensaría

10. ¿Seguiría proveyendo productos y servicios a la empresa?

Si

No

Lo pensaría

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

Resultados de la aplicación de la encuesta externa

Pregunta No. 1: ¿Por cuánto tiempo es usted proveedor de la empresa?

Tabla 17 Encuesta cliente externo, distribución de las respuestas a la pregunta No. 1


Menos de seis meses 10 16%

De seis meses a menos de un año 14 23%

Un año o más 38 61%

Total 62 100%



54



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: Los resultados permitieron establecer que el 61% de las

empresas proveedoras han ofrecido sus productos y servicios por más de un año, es

decir, son empresas que han mostrado confianza y solidez, mientras el 23% lo son

por menos de un año y el 16% por menos de seis meses.

Pregunta No. 2: Cuando usted ofrece sus productos y servicios, ¿cómo es la atención

que le brindan en la empresa?



Satisfactoria 55 89%

Buena 7 11%

Regular 0 0%

Mala 0 0%

Total 62 100%



16%

23%61%


Menos de seis meses De seis meses a menos de un año Un año o más

55



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: Los resultados determinaron que la atención por parte de la

empresa a los proveedores es el 89% satisfactoria, mientras el 11% considera que es

buena, es decir, la empresa brinda la atención que requieren los proveedores de la

empresa.

Pregunta No. 3: ¿Nos recomendaría usted con otras empresas proveedoras de

productos y servicios?



Si 52 84%

No 5 8%

Lo pensaría 5 8%

Total 62 100%



89%

11%

0%0%


Satisfactoria Buena Regular Mala

56



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: Los proveedores encuestados determinan en un 84% que si

recomendarían a otras empresas proveedoras, mientras el 8% dice que no y el 8% lo

pensaría, lo que determina que entre la cartera de proveedores existe un alta fidelidad

hacia la empresa ICSSE.

Pregunta No. 4: ¿Cómo proveedor de productos o servicios, cómo es su relación con

la empresa?



Satisfactoria 48 77%

Buena 9 15%

Regular 5 8%

Mala 0 0%

Total 62 100%



84%

8%8%


Si No Lo pensaría

57



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: Los encuestados determinan en un 77% que tienen una buena

relación con la empresa, mientras el 15% considera que es buena y sólo el 8%

considera que es regular, lo que refleja la relación sólida entre la empresa y sus

proveedores.

Pregunta No. 5: ¿Usted como proveedor ha cumplido satisfactoriamente con la

entrega de equipos y materiales que ha requerido la empresa?

77%

15%

8%

0%



58



ICSSE CÍA. LTDA.



Si 35 56%

Ha tenido inconvenientes internos 10 16%

Ha tenido inconvenientes con la empresa 17 27%

Total 62 100%






Interpretación: Los proveedores manifiestan en un 56% que si han cumplido

satisfactoriamente con la empresa, mientras el 16% manifiesta que a veces han

tenido problemas a nivel interno y el 27% han tenido inconvenientes con la empresa,

debido posiblemente a falta de la coordinación necesaria puede ser administrativa,

financiera o logística.

77%

15%

8%

0%



59



ICSSE CÍA. LTDA.

Pregunta No. 6: ¿Durante el proceso de compra-venta, en qué áreas ha tenido

mayores inconvenientes con la empresa?



Entrega oportuna de equipos y materiales 10 16%

Recepción de equipos y materiales 10 16%

Pago oportuno de facturas 42 68%

Total 62 100%






Interpretación: Como se puede ver en los resultados el 68% de los

encuestados manifiestan que han tenido problemas en el pago oportuno de sus

16%

16%

68%


Entrega oportuna de equipos y materiales Recepción de equipos y materiales

Pago oportuno de facturas

60



ICSSE CÍA. LTDA.

factores, mientras el 16% considera que ha existido problemas en la recepción de

equipos y el 16% en la entrega de equipos. Por lo que se puede determinar que el

pago de proveedores es uno de los mayores inconvenientes presentados.

Pregunta No. 7: ¿Cómo proveedor de productos y servicios, en qué áreas considera

usted que debería mejorar la empresa?



Mejorar la relación con sus proveedores 7 11%

Procesos de compras 13 21%

Pago oportuno de proveedores 42 68%

Total 62 100%






11%

21%

68%


Mejorar la relación con sus proveedores Procesos de compras

Pago oportuno de proveedores

61



ICSSE CÍA. LTDA.

Interpretación: Los resultados establecen que el 68% de los encuestados

manifiestan que se debería mejorar el pago a proveedores, mientras el 21% los

procesos de compras y el 11% la relación con los proveedores, por lo que se puede

estimar, que el problema latente que consideran los proveedores tiene que ver

principalmente con los pagos oportuno a proveedores.

Pregunta No. 8: ¿Si la empresa le brindaría un mejor servicio, usted mejoraría las

condiciones de crédito para la empresa?



Si 62 100%

No 0 0%

Lo pensaría 0 0%

Total 62 100%



62



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: Los resultados determinaron que, si la empresa ICSSE

mejoraría sus procesos y brindaría un mejor servicio, el 100% de los proveedores

brindaría mejores condiciones de crédito, lo que repercutiría en la maximización de

la eficiencia empresarial.

Pregunta No. 9: ¿Si la empresa le brindaría un mejor servicio, usted incrementaría

los productos y servicios que ofrece a la empresa?



Si 62 100%

No 0 0%

Lo pensaría 0 0%

Total 62 100%



100%

0%0%


Si

No

Lo pensaría

63



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: Igualmente que la pregunta anterior los resultados

determinaron que, si la empresa ICSSE mejoraría sus procesos y brindaría un mejor

servicio, el 100% de los proveedores incrementaría los productos y servicios que

ofrece, lo que repercutiría en la maximización de la eficiencia empresarial.

Pregunta No. 10: ¿Seguiría proveyendo productos y servicios a la empresa?



Si 62 100%

No 0 0%

Lo pensaría 0 0%

Total 62 100%



100%

0%0%


Si

No

Lo pensaría

64



ICSSE CÍA. LTDA.




Interpretación: En esta pregunta se supo visualizar la fidelidad de los actuales

proveedores de la empresa, ya que el 100% de los encuestados manifestaron que, si

seguirían proveyendo de productos y servicios a la empresa, lo que garantiza

disponer de una cartera adecuada de proveedores, siempre que por parte de la

empresa ICSSE exista el compromiso de mantener una adecuada relación por medio

de procesos eficientes, rápidos y oportunos.

5.2. Análisis situacional

5.2.1. Análisis interno

El análisis interno a la empresa ICSSE Cía. Ltda., presenta los siguientes

100%

0%0%


Si

No

Lo pensaría

65



ICSSE CÍA. LTDA.

componentes importantes:

Recurso Humano

Recursos Financieros

Infraestructura

Tecnología

Logística

Estructura Organizacional

Tabla 27 Análisis situacional interno

No. COMPONENTE ACTUAL ANÁLISIS

1 Recurso Humano 1.601 trabajadores La empresa se ha mantenido en

constante crecimiento hasta contar

con el momento con una planta de

1.601trabajadores, distribuidos

entre Presidencia Ejecutiva

Gerencia, Jefes, Profesionales,

Secretarias, Auxiliares,

Supervisores, Guardias de

Seguridad, Apoyo y Servicios

Generales.

2 Recursos

Financieros

Cuenta con un capital

de 1.200.000 dólares

El alto capital económico con que

cuenta la empresa, le garantiza la

estabilidad económica suficiente

para mantener la calidad de sus

66



ICSSE CÍA. LTDA.

servicios, el poder cubrir todas sus

actividades administrativas,

logísticas y operativas, así como

cualquier inconveniente que se

presente de manera fortuita.

3 Infraestructura Un edificio con una

construcción

aproximada de 1.500

metros en 3 pisos

La empresa cuenta con un edificio

propio ubicado en la ciudad de

Quito y con varias sucursales

ubicadas en la región sierra, costa

y Amazonía.

4 Tecnología Seguridad electrónica,

monitoreo satelital,

red y equipos de

comunicación

Por las actividades propias de la

empresa, cuenta con equipos de

alta tecnología para el desarrollo

de las operaciones, así como de

equipamiento de equipos de

computación.

5 Logística Sistema de

administración

logística de compras y

control de inventarios

La empresa cuenta con un sistema

de administración logística de

compras y un sistema de control

de inventarios. La empresa cuenta

con un alto número de

proveedores a nivel nacional.

6 Estructura

organizacional

La empresa cuenta

con 8 departamentos

La estructura organizacional está

claramente definida.



5.2.2. Análisis externo

67



ICSSE CÍA. LTDA.

El análisis externo de la empresa tiene que ver con los siguientes factores:

Política

Económica

Social

Tecnológica

Tabla 28 Análisis situacional externo

No. COMPONENTE PERÍODO ANÁLISIS

1 Político 2011-2015 El factor político en el Ecuador, en los

últimos años ha mantenido un alto

grado de estabilidad, aunque a nivel

interno el Gobierno ha tenido que

enfrentar desacuerdos, principalmente

por la aprobación de diferentes leyes

que han afectado a la población, que ha

provocado manifestaciones y

expresiones de rechazo.

Específicamente para la empresa, la

aprobación de varias leyes les ha

beneficiado, considerando

principalmente que se ha logrado la

profesionalización de los guardias de

seguridad, lo que ha incrementado a la

confiabilidad y los clientes de la

empresa.

2 Económico 2011-2015 En un país dolarizado, el aumento de la

68



ICSSE CÍA. LTDA.

inflación es un factor que produce

inestabilidad. Aunque la inflación

mantiene un ritmo moderado de

crecimiento, cada año se pierde la

capacidad adquisitiva del dólar, lo que

produce el aumento de las tasas de

interés, principalmente en instituciones

públicas como el caso del BIESS que ha

tenido que aumentar sus tasas de interés

que anteriormente eran preferenciales.

La crisis económica a nivel nacional,

provocada principalmente por la

reducción del precio del petróleo,

produce que las empresas públicas y

privadas tengan que realizar recortes en

sus presupuestos para acoplarse a la

realidad, lo que puede estimular que

dejen de prescindir de ciertos servicios,

en donde se podría incluir a los sistemas

de seguridad.

3 Social 2011-2015 Los altos índices de pobreza y extrema

pobreza con los que cuenta el Ecuador,

provoca el incremento de los índices de

delincuencia a nivel nacional, en donde

bandas organizadas producen pánico en

la sociedad, por la crueldad de sus

acciones, por lo que las instituciones

públicas como privadas ven la

necesidad de contratar mayores y

69



ICSSE CÍA. LTDA.

mejores servicios de seguridad, con el

fin de contrarrestar este mal que afecta a

la sociedad.

4 Tecnológico 2011-2015 El desarrollo tecnológico a nivel

mundial, permite cada día contar con

mejores equipos y componentes que se

puedan aplicar en casi todo el quehacer

humano, el país ha realizado

importantes inversiones para que la

población cuente con el mejor acceso a

tecnología, por lo que este es un factor

que puede producir riesgos en las

personas, así como demostrar muchos

beneficios, por lo que la empresa, debe

contar con el mejor equipamiento

tecnológico para brindar a sus clientes

los mejores servicios y la mayor

seguridad.



5.3. Análisis del proceso

5.3.1. Estudio técnico del proceso actual

A continuación, se presenta la forma en que actualmente se maneja el pago de

proveedores, especificando que la empresa ICSSE Cía. Ltda., no tiene implementada

la gestión por procesos, por lo tanto, no dispone de un Manual de Procesos a nivel

70



ICSSE CÍA. LTDA.

empresarial.

Antecedentes:


LTDA., es una organización privada cuyo objetivo es la prestación de servicios de

seguridad privada en todo el Ecuador. La empresa fue creada en agosto del 2003 con

un capital mínimo, desde entonces ha mantenido un constante crecimiento hasta

contar con una planta de trabajadores de 1.601 personas y un capital económico de

1.200.000,00 dólares. Dentro de su cartera de clientes se encuentran empresas del

sector privado, así como instituciones del Estado que han llevado que la empresa a

una posición privilegiada en el mercado en el que se desenvuelve.

Sin embargo, el crecimiento sostenido que ha teniendo ICSSE Cía Ltda.

durante estos años, ha provocado que se vayan presentando algunos inconvenientes,

principalmente en el área financiera y logística, debido a que al incrementarse la

cartera de clientes, se ha incrementado el número de empleados, lo que ha

aumentado el requerimiento de materiales y equipos, lo que a su vez ha

incrementado el número de proveedores de manera significativa, esto a su vez ha

incidido en la planificación financiera debido a que no se ha previsto un proceso

adecuado para el pago oportuno de sus proveedores, lo que produce inconformidad y

mala imagen empresarial.

71



ICSSE CÍA. LTDA.

Procedimiento actual de pago de proveedores

Como se explicó anteriormente, la empresa no cuenta con procesos

identificados en ninguna de sus áreas o departamentos, esto produce falta de

eficiencia en muchas de las actividades que realiza la empresa a nivel interno, sin

embargo, del análisis de campo y entrevistando informalmente a los involucrados en

los procedimientos de pago de proveedores, se pudieron identificar las siguientes

actividades:

1.- El Gerente Administrativo elabora el requerimiento para la adquisición de

equipos y materiales, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2.- Posteriormente, realiza el pedido a los proveedores con que cuenta la

empresa.

3.- El proveedor recepta la solicitud y atiende los requerimientos de la empresa.

4.- Posteriormente el proveedor procede a entregar el material y equipo en la

bodega de la empresa.

5.- El Jefe de Bodega, realiza la recepción de los equipos y materiales por parte

del proveedor, comparando cada uno de los productos o servicios conforme

lo establecido en la factura, retiene el original de la factura y la remite a la

Gerencia Financiera para proceder al pago.

6.- La Gerencia Financiera remite la factura al Departamento de Contabilidad

72



ICSSE CÍA. LTDA.

para que proceda al pago respectivo.

7.- El Departamento de Contabilidad, verifica que la factura esté correctamente

elaborada para proceder al pago.

8.- El Departamento de Contabilidad, elabora el cheque para el pago de

proveedores, adjuntando toda la documentación de respaldo y remite la

documentación para que sea legalizada por el Gerente General juntamente

con el Gerente Financiero.

9.- El Departamento de Contabilidad, procede a realizar el pago respectivo.

73



ICSSE CÍA. LTDA.

Flujograma del procedimiento actual de pago de proveedores:

Pago de proveedores

Gerencia LogísticaGerente Administrativo Proveedor Gerencia Financiera

Fa

se

Inicio

Elabora requerimiento de


Analiza proveedor

Realiza pedido a proveedor

Recepta requerimientos de

la empresa

Prepara equipos y materiales

Despacha equipos y materiales

Realiza recepción de equipos y materiales

Recibe y verifica factura

Remite facturaRecibe y verifica

factura

Elabora cheque

Realiza trámite de legalización

Realiza el pago de factura

Fin

Figura 27 Flujograma del proceso actual de pago de proveedores



74



ICSSE CÍA. LTDA.

Análisis del procedimiento actual:

1.- Como se puede identificar en el proceso la Gerencia Administrativa realiza los

requerimientos de equipos y materiales, sin ninguna coordinación con la Gerencia

Financiera, principalmente en lo que se refiere a presupuesto y disponibilidad de

recursos para el pago de facturas, lo que puede afectar la planificación financiera de

la empresa.

2.- La falta de una adecuada planificación en el pago de proveedores puede

producir una mala imagen de la empresa, perdiendo credibilidad ante la cartera de

proveedores, lo que podría producir falta de stock de materiales y equipos,

incrementando los costos y gastos que tiene la empresa, así como que las

operaciones no se desenvuelvan de manera adecuada, lo que a su ver repercutiría en

una mala imagen frente a sus clientes, por lo que la empresa puede perder su actual

cartera de clientes o no pueda realizar contrataciones con nuevos clientes.

3.- La Gerencia Administrativa no realiza el procedimiento considerando la

eficiencia de los proveedores, puesto que no se ha realizado una evaluación periódica

del rendimiento que los proveedores, lo que podría producir ineficiencia en el área

logística.

75



ICSSE CÍA. LTDA.

4.- La Gerencia Administrativa no realiza la coordinación con la Bodega para que

se realice un comparativo entre lo pedido por la empresa y lo entregado por los

proveedores, lo que puede producir que se reciban equipos y materiales que no se

requieren, elevando los costos y gastos de la empresa.

5.3.2. Diseño de procesos y procedimientos

Inventario de procesos propuestos

Los procesos y subprocesos constituyen la parte medular y sobre los cuales se

centra la gestión de la empresa, a continuación, se presenta el inventario de los

procesos de la empresa:

Tabla 29 Inventario de procesos

PROCESOS SUBPROCESOS

PAGO A PROVEEDORES

1. Recepción de equipos y materiales

2. Pago a proveedores

3. Manejo y evaluación de proveedores



76



ICSSE CÍA. LTDA.

Caracterización de los procesos

Permitirá la identificación de elementos esenciales necesarios para llevar a

cabo el proceso y la definición de las principales características del proceso

facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte

de un sistema.

Tabla 30 Caracterización del subproceso recepción de equipos y materiales

PROCESO SUBPROCESO RESPONSABLE

Pago a proveedores Recepción de equipos y materiales Gerencia Logística

OBJETIVO

Realizar la recepción de equipos y materiales por parte de los proveedores

Proveedor Entrada Proceso Salida Usuarios

Proveedores Equipos y

materiales

Verificación de

materiales y

equipos conforme

factura

Equipos y

materiales

recibidos y

embodegados

Proveedores

Bodegueros

Contabilidad

Requisitos Indicadores Documentos Recursos

Normas de

seguridad industrial

Normas de control

de inventarios

Rotación de

inventarios

Nivel de

devoluciones

Facturas

Orden de pedido

Control de

inventarios

Equipos de

seguridad

Computador

Sistema de

inventarios



77



ICSSE CÍA. LTDA.

Tabla 31 Caracterización del subproceso pago a proveedores


Pago a proveedores Pago a proveedores Gerencia Financiera

OBJETIVO

Realizar el pago a proveedores, conforme los requisitos establecidos en la empresa.


Bodega Facturas Elaboración de la

orden de pago

Pago de

proveedores

Proveedores

Bodegueros

Contabilidad


Normas de control

financiero

Eficiencia del

presupuesto

Flujo de caja

Facturas

Orden de pago

Computador

Sistema

contable



Tabla 32 Caracterización del subproceso manejo y evaluación de proveedores


Pago a proveedores Manejo y evaluación de proveedores Gerencia Logística

OBJETIVO

Realizar el manejo y evaluación de los proveedores, conforme los requisitos establecidos en la

empresa.


Sistema de

manejo de

proveedores

Listado de

proveedores

activos y

pasivos

Evaluación y

calificación de

proveedores

Listado de

proveedores

activos

Gerencia General

Gerencia

Administrativa

Gerencia Financiera

Gerencia Operativa


Normas de

evaluación de

proveedores

Eficiencia de los

proveedores

Índice de proveedores

activos

Índice de proveedores

pasivos

Listado de

proveedores activos

Listado de

proveedores pasivos

Computado

r

Sistema de

manejo de

proveedore

s



78



ICSSE CÍA. LTDA.

Descripción de las actividades

La descripción de actividades de los procesos permite articular los procesos y

servicios de la empresa hacia el exterior (clientes, proveedores) y hacia el interior

(otros departamentos).

Tabla 33 Actividades del subproceso recepción de equipos y materiales

No. Actividades

Gerencia Administrativa:

1.

Determina los requerimientos de materiales y equipos, conforme las

necesidades presentadas por los departamentos: administrativo, financiero y

operativo.

2. Solicita a la Gerencia Financiera una certificación de presupuesto y

disponibilidad de fondos

3. Realiza la priorización de adquisición de materiales y equipos, conforme el

presupuesto y la disponibilidad de fondos

4. Realiza orden de pedido de materiales y equipos

Gerencia Logística

5. Recibe orden de pedido de materiales y equipos

6. Realiza el contacto con los proveedores activos para la adquisición de equipos

y materiales

7. Solicita a proveedores activos materiales y equipos

8. Realiza la orden de adquisición

Proveedor

9. Recepta pedido de la empresa

10. Realiza entrega de materiales y equipos, conforme establece pedido

Bodega

11. Recibe orden de adquisición

12. Verifica orden de adquisición con factura

13. Recibe los materiales y equipos, conforme lo establece la factura

14. Recibe factura original

15. Emite documento de conformidad de recepción de materiales y equipos

16. Remite factura original a Gerencia Financiera



79



ICSSE CÍA. LTDA.

Tabla 34 Actividades del subproceso pago a proveedores

No. Actividades

Gerencia Financiera

1. Realiza la planificación financiera de la empresa

2. Recibe documento de conformidad de bodega

3. Recibe factura original

4. Verifica factura original y documento de conformidad de bodega

5. Aprueba factura y emite orden de pago

Contador

6. Verifica que la factura esté correcta

7. Verifica disponibilidad presupuestaria y de fondos

8. Verifica que proveedor se encuentre activo

9. Realiza el registro y el control de pagos



Tabla 35 Actividades del subproceso manejo y evaluación de proveedores

No. Actividades

Gerencia Logística

1. Mantiene actualizada la base de datos de proveedores activos

2. Realiza la evaluación de los proveedores activos, pasivos y nuevos

proveedores

3. Identifica potenciales o nuevos proveedores

4. Mantiene contacto permanente con proveedores activos o potenciales

proveedores para la empresa

5. Atiende requerimientos y reclamos de los proveedores

Gerencia Financiera

6. Realiza la evaluación de los proveedores activos, pasivos y nuevos

proveedores

7. Verifica permanentemente el pago puntual de los proveedores

8. Atiende requerimientos y reclamos de los proveedores respecto al pago

puntual



80



ICSSE CÍA. LTDA.

5.4. Beneficios valorados

5.4.1. Beneficios cualitativos

Manual de Procedimientos

Un Manual de Procedimientos aparece hoy como una de las herramientas más

utilizadas por las organizaciones, debido a que no sólo permite incrementar la

calidad de los productos o servicios de una empresa, sino para autoevaluar

continuamente sus factores clave competitivos e identificar oportunidades de mejora.

El Manual de Procedimientos de Pago de Proveedores es un documento que compila

y agrupan diferentes procedimientos, necesarios para completar una tarea en forma

ordenada y sistemática.

81



ICSSE CÍA. LTDA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE PAGO DE PROVEEDORES

82



ICSSE CÍA. LTDA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PAGO A

PROVEEDORES

ÍNDICE

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE ICSSE CÍA. LTDA.

2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES:

RECEPCIÓN DE EQUIPOS Y MATERIALES

PAGO DE PROVEEDORES

MANEJO Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

83



ICSSE CÍA. LTDA.


PROVEEDORES

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE ICSSE CÍA.

LTDA.

Servicios:

SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA DEL ECUADOR ICSSE CÍA.

LTDA. es una organización privada cuyo objetivo es la prestación de

servicios de seguridad privada en todo el Ecuador, que cuenta con todas las

autorizaciones de las instituciones de control como son: Ministerio del

Interior, Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, Ministerio de

Telecomunicaciones, Comandancia General de la Policía Nacional,

Ministerio del Trabajo, Instituto Nacional de Compras Públicas,

Superintendencia de Compañías, Servicio de Rentas Internas e Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social.

Misión

Preservar la vida, la integridad y los bienes de todos nuestros clientes a través

de la prestación de un servicio especializado de seguridad integral de alta

calidad, cumpliendo eficientemente con las condiciones contractuales y

84



ICSSE CÍA. LTDA.

contando con los recursos humanos, materiales y logísticos con la más alta

tecnología disponible para lograr la paz, tranquilidad y consecuentemente un

alto nivel productivo de todos nuestros clientes.

Visión

Lograr el más alto nivel de calidad en nuestros servicios para convertirnos en

una empresa internacional líder en el mercado de la Seguridad Integral en los

países de la Comunidad Andina de Naciones para el año 2015 a través del

cumplimiento de estándares internacionales de mejoramiento continuo que

generen el permanente, sostenido y creciente nivel de satisfacción de nuestros

clientes.

Slogan

Nuestro lema, que nuestros clientes se preocupen por su negocio, nosotros

nos preocuparemos por su seguridad. Esperamos que sigamos con nuestra

colaboración a futuro y le agradecemos su confianza depositada en nuestra

empresa

85



ICSSE CÍA. LTDA.


PROVEEDORES

PROCESO RECEPCIÓN DE EQUIPOS Y

MATERIALES CÓDIGO: 001

1. PROPÓSITO

Realizar la recepción de equipos y materiales por parte de los proveedores.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procedimientos administrativos y logísticos.

3. RESPONSABLE

Gerencia Logística.

4. PROCEDIMIENTOS

Gerencia Administrativa:

Determina los requerimientos de materiales y equipos, conforme las

necesidades presentadas por los departamentos: administrativo,

financiero y operativo.

Solicita a la Gerencia Financiera una certificación de presupuesto y


Realiza la priorización de adquisición de materiales y equipos,

conforme el presupuesto y la disponibilidad de fondos

Realiza orden de pedido de materiales y equipos

86



ICSSE CÍA. LTDA.

Gerencia Logística:

Recibe orden de pedido de materiales y equipos

Realiza el contacto con los proveedores activos para la adquisición de


Solicita a proveedores activos materiales y equipos

Realiza la orden de adquisición

Proveedor

Recepta pedido de la empresa

Realiza entrega de materiales y equipos, conforme establece pedido

Bodega:

Recibe orden de adquisición

Verifica orden de adquisición con factura

Recibe los materiales y equipos, conforme lo establece la factura

Recibe factura original

Emite documento de conformidad de recepción de materiales y

equipos

Remite factura original a Gerencia Financiera

5. DOCUMENTOS

Facturas

Orden de pedido

Control de inventarios

6. INDICADORES

Rotación de inventarios

Nivel de devoluciones

87



ICSSE CÍA. LTDA.

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Recepción de equipos y materiales

Gerencia Administrativa Gerencia Logística Proveedor Bodega

Fa

se

Inicio

Solicita requerimientos de

materiales y equipos

Solicita certificación presupuesto y


¿Existe el presupuesto y

los fondos?

Prioriza compra de equipos y materiales

Realiza orden de pedido

NO

SI

Recibe orden de pedido

Realiza contacto con proveedores activos

¿Proveedor dispone de

stock?

Solicita a proveedores materiales y

equipos

NO

SI

Elabora orden de adquisición

Recibe orden de pedido

Elabora factura

Recibe orden de adquisición

Realiza entrega de materiales y

equipos

Verifica orden de adquisición con

factura

¿Está correcta factura y

materiales?

NO

Recibe materiales y equipos

SI

Emite documento de conformidad

Remite factura original a Gerencia

Financiera

Fin

Elaborado por: Revisado

por: Autorizado por: Vigencia:

Amparo Salazar

88



ICSSE CÍA. LTDA.


PROVEEDORES

PROCESO PAGO A PROVEEDORES CÓDIGO: 002

1. PROPÓSITO

Realizar el pago a proveedores, conforme los requisitos establecidos en la

empresa.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procedimientos financieros.

3. RESPONSABLE

Gerente Financiero.

4. PROCEDIMIENTOS

Gerencia Financiera:

Recibe documento de conformidad de bodega


Verifica factura original y documento de conformidad de bodega

Aprueba factura y emite orden de pago

Contador

Verifica que la factura esté correcta

Verifica disponibilidad presupuestaria y de fondos

Verifica que proveedor se encuentre activo

89



ICSSE CÍA. LTDA.

Realiza el registro y el control de pagos

5. DOCUMENTOS

Facturas

Orden de pago

6. INDICADORES

Eficiencia del presupuesto

Flujo de caja

90



ICSSE CÍA. LTDA.


Proceso: Pago a proveedores

Gerencia Financiera Contador Proveedor

Fase

Inicio

Elabora la planificación

financiera

Recibe documento de conformidad de

bodega


Recibe factura

Verifica factura y documento de conformidad

Remite factura

Verifica disponibilidad

presupuestaria y de fondos

Verifica que proveedor se

encuentre activo

¿Los datos están correctos?

Realiza el registro contable

SI

Realiza la autorización de

pago

Remite factura a proveedor

Proveedor corrige factura

Remite factura a empresa

NO

Realiza el control puntual de pago a

proveedores

¿Los pagos se han realizado

puntual?

Califica a proveedores

SI

Coordina pago puntual a

proveedores

NO

Fin

Elaborado por: Revisado

por: Autorizado por: Vigencia:

Amparo Salazar

91



ICSSE CÍA. LTDA.


PROVEEDORES

PROCESO MANEJO Y EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES CÓDIGO: 003

1. PROPÓSITO

Realizar el manejo y evaluación de los proveedores, conforme los requisitos

establecidos en la empresa.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procedimientos financieros y logísticos.

3. RESPONSABLE

Gerente Logístico.

4. PROCEDIMIENTOS

Gerencia Logística:

Mantiene actualizada la base de datos de proveedores activos

Realiza la evaluación de los proveedores activos, pasivos y nuevos

proveedores

Identifica potenciales o nuevos proveedores

Mantiene contacto permanente con proveedores activos o potenciales

proveedores para la empresa

Atiende requerimientos y reclamos de los proveedores

92



ICSSE CÍA. LTDA.

Gerencia Financiera:

Realiza la evaluación de los proveedores activos, pasivos y nuevos

proveedores

Verifica permanentemente el pago puntual de los proveedores

Atiende requerimientos y reclamos de los proveedores respecto al

pago puntual

5. DOCUMENTOS

Listado de proveedores activos

Listado de proveedores pasivos

6. INDICADORES

Eficiencia de los proveedores

Índice de proveedores activos

Índice de proveedores pasivos

93



ICSSE CÍA. LTDA.


Proceso: Manejo y evaluación de proveedores

Gestión Logística Gestión Financiera

Fase

Inicio

Mantiene actualizada la base

de datos

Realiza la evaluación de los

proveedores

Atiende los requerimientos y reclamos de los

proveedores

¿Los proveedores son

eficientes?

Califica a proveedores

SI

Define situación de proveedores

NO Verifica el pago puntual a

proveedores

¿Los pagos se han realizado

puntual?

SI

Realiza acciones correctivas

NO

Mantiene actualizada

información de proveedores

Fin

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Vigencia:

Amparo Salazar

94



ICSSE CÍA. LTDA.

5.4.2. Beneficios cuantitativos

Tabla 36 Actividades del subproceso manejo y evaluación de proveedores

No. COMPONENTE BENEFICIO OBSERVACIÓN

1 Proveedores


proveedores en un 90%.

Mediante la aplicación de un

sistema de manejo de

proveedores se logrará contar

con una alta fidelidad de los

proveedores hacia la empresa.

2 Procesos

Maximizar el pago de

proveedores en un 80%

Se logrará reducir los reclamos

y las quejas de los

proveedores, debido al pago

puntual de las obligaciones

económicas.

3 Logístico

Mantener en un 50% el

stock permanente de


Se logrará mantener un stock

permanente de equipos y

materiales, para que la

empresa pueda cumplir con

satisfactoriamente con sus

clientes.

4 Costos

Reducir los costos

administrativos y

operativos en un 10%

Se logrará mejorar la eficiencia

administrativa y operativa,

mediante el ahorro de recursos

y la optimización de los

ingresos.

5 Financiero

Incrementar el 5% de la

rentabilidad de la empresa

La empresa podrá mejorar sus

rendimientos financieros

gracias a la fidelidad de los

actuales clientes y el

crecimiento de nuevos

clientes.



95



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO VI

6. Marco administrativo

6.1. Recursos

Tabla 37 Recursos

COMPONENTE DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

Financiero

Auxiliar contable 1 600,00 600,00

Equipo de computación 1 700,00 700,00

Manual de pago a

proveedores

1 500,00 500,00

Administrativo Analista de proveedores 1 600,00 600,00

Equipo de computación 1 700,00 700,00

TIC’s Software manejo

proveedores

1 1.500,00 1.500,00

TOTAL INVERSIÓN INICIAL PARA DESARROLLO DEL

PROYECTO

4.600,00



96

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PAGO A PROVEEDORES DE LA EMPRESA IC SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA

DEL ECUADOR ICSSE CÍA. LTDA.

6.2. Presupuesto

Tabla 38 Presupuesto

Descripción Inversión

inicial Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Auxiliar contable 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00

Equipo de computación 700,00

Manual de pago a proveedores 500,00

Analista de proveedores 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00 600,00

Equipo de computación 700,00

Software manejo proveedores 1.500,00

Suman 4.600,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00

Presupuesto anual 17.800,00



97

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PAGO A PROVEEDORES DE LA EMPRESA IC SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA

DEL ECUADOR ICSSE CÍA. LTDA.

6.3. Cronograma valorado

Tabla 39 Cronograma valorado

No. ACTIVIDAD may-16 jun-16 jul-16 ago-16 sep-16 oct-16

1 Realizar el levantamiento de la información 100,00

2 Identificar los procesos 200,00

3 Identificar actividades 200,00

4 Diseñar el sistema de manejo de proveedores 1.000,00

5 Difusión del Manual de Pago de proveedores 50,00

6 Capacitación de la Gerencia Logística 50,00

7 Capacitación de la Gerencia Financiera 50,00

8 Capacitación de la Gerencia Administrativa 50,00

9 Aplicación piloto 50,00

10 Aplicación práctica 50,00 50,00

11 Evaluación del sistema de pago de proveedores 50,00

12 Acciones de mejora 50,00



98



ICSSE CÍA. LTDA.

6.4. Análisis de impacto

6.4.1. Impacto organizacional

Para cumplir con sus actividades y funciones, con un adecuado nivel de

eficiencia y eficacia, la empresa ICSSR Cía. Ltda., debe contar con herramientas

administrativas como es el Manual de Procesos, que les permitan disponer de

información de cómo llevar a cabo de manera precisa y secuencial las tareas y

actividades a nivel organizacional, para desenvolverse de manera competitiva en el

mercado en el que se desenvuelven.

La empresa ICSSE Cía. Ltda., actualmente no tienen definido un sistema de

manejo de proveedores, lo que revela la carencia de una estructuración de procesos

administrativos, logísticos y financieros, lo que ha llevado a la empresa a un

estancamiento en su crecimiento debido a que no ha aprovechado sus recursos en pro

de un mejoramiento continuo y la búsqueda de la prestación de un servicio excelente

y de alta calidad que brinde un valor agregado a sus usuarios y así mismo se ajuste a

los requerimiento del mercado.

El Manual de Pago de Proveedores tiene una importancia primordial para la

empresa ICSSE Cía. Ltda, debido que puede disponer de información detallada,

ordenada, sistemática e integral sobre las instrucciones, responsabilidades, políticas,

99



ICSSE CÍA. LTDA.

funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que

se realizan dentro de la organización.

El Manual de Pago de Proveedores, deberá considerarse como una meta para

que la empresa ejecute sus programas y proyectos basándose en la realidad para

desarrollar un modelo de administración ideal fundamentado en procesos, por lo que

la propuesta presentada se podría convertir en una valiosa herramienta de gestión

estratégica para la organización.

6.4.2. Impacto económico

Las empresas se desenvuelven en un entorno cada vez más competitivo, en

donde continuamente deben revisar su estrategia para no quedarse al margen o

perder su actual posición en el mercado. Muchas empresas carecen de un proceso

sistemático para poner en práctica una estrategia y obtener una realimentación que

permita su ajuste permanente.

Las empresa ICSSE Cía. Ltda., se enfrentan continuamente a nuevos retos: la

reducción de los costos de servicios, el mejoramiento de la calidad y la posible

aparición de nuevos competidores, por lo que permanentemente deben buscar el uso

de herramientas gerenciales que permitan disponer de información en tiempo real

para toma de decisiones, que vincule las actividades diarias con la consecución de

100



ICSSE CÍA. LTDA.

los objetivos estratégicos de mediano y largo plazo y por ende con la visión

institucional.

Aunque la empresa ha logrado posicionarse fuertemente en el mercado local,

aún no cuenta con procesos claramente definidos, que le permitan volverse más

competitiva, con el objetivo de expandir su participación en un mercado altamente

competitivo.

Con la aplicación del Manual de Pago de Proveedores la empresa busca reducir

los costos administrativos y operativos en un 10% con lo que se logrará mejorar la

eficiencia administrativa y operativa, mediante el ahorro de recursos y la

optimización de los ingresos. Así mismo, incrementar el 5% de la rentabilidad de la

empresa, con lo que se podrá mejorar sus rendimientos financieros gracias a la

fidelidad de los actuales clientes y el crecimiento de nuevos clientes.

6.4.3. Impacto social

Los altos índices de pobreza y extrema pobreza con los que cuenta el Ecuador,

provoca el incremento de los índices de delincuencia a nivel nacional, en donde

bandas organizadas producen pánico en la sociedad, por la crueldad de sus acciones,

por lo que las instituciones públicas como privadas ven la necesidad de contratar

101



ICSSE CÍA. LTDA.

mayores y mejores servicios de seguridad, con el fin de contrarrestar este mal que

afecta a la sociedad.

La empresa realiza un gran aporte a la sociedad ya que brinda trabajo y

estabilidad a más de 1.600 empleados, considerando que la verdadera importancia de

los recursos humanos para la empresa ICSSE Cía. Ltda., se encuentra en su habilidad

para responder favorablemente y con voluntad a los objetivos del desempeño y las

oportunidades y en estos esfuerzos obtener satisfacción, tanto por cumplir con el

trabajo como por encontrarse en el ambiente del mismo. Las personas llevan a cabo

los avances, los logros y los errores de sus organizaciones, por ello no es exagerado

afirmar que constituyen el recurso más preciado y más valioso en toda sociedad.

6.4.4. Impacto ambiental

La aplicación del proyecto no implica ningún impacto ambiental, considerando

que la empresa no está dedicada a actividades de producción, sino que es una

prestadora de servicios técnicos y profesionales.

102



ICSSE CÍA. LTDA.

CAPÍTULO VII

7. Conclusiones y recomendaciones

7.1. Conclusiones


LTDA. presta un servicio especializado con el firme objetivo de establecer un

esquema de seguridad que minimice el riesgo y reduzca la vulnerabilidad,

atenuando el impacto de los incidentes de seguridad, logrando así el más alto

nivel de tranquilidad a sus clientes, lo cual les permite desarrollar sus

negocios. Este crecimiento importante que fue teniendo ICSSE Cía. Ltda.

durante estos años, no fue planificado adecuadamente en la parte financiera

especialmente, al llegar a tener una gran cantidad de proveedores, por la

cantidad de equipos y solicitudes que se tiene de sus clientes; esto llevo a que

no se haya previsto un proceso adecuado para el pago oportuno de sus

proveedores.

103



ICSSE CÍA. LTDA.

Los problemas que se presentan en la empresa ICSEE Cía. Ltda., fueron

determinados por el manejo inadecuado de la cartera de proveedores,

continuos retrasos en los pagos a proveedores, falta de materiales y equipos

para el cumplimiento de actividades, incremento de costos administrativos y

operativos y pérdida de la capacidad competitiva de la empresa. La solución

podría ser suplidos con la aplicación de estrategias como la elaboración de un

sistema automatizado para el manejo de proveedores, que permita evaluar

permanentemente la cartera de proveedores, con el fin de elevar la eficiencia

administrativa, el diseño de un manual de procedimientos para el pago

oportuno de proveedores que permita mejorar la eficiencia financiera y

operativa, el mejoramiento del sistema de rotación de inventarios, mediante

la adquisición oportuna de materiales y equipos, para incrementar la

eficiencia logística, la reducción y optimización de los recursos, con el fin de

alcanzar la máxima eficiencia empresarial y el análisis permanente de la

situación de la empresa, para la adopción proactiva de decisiones creativas e

innovadoras tendientes a incrementar de manera consistente la

competitividad de la empresa, mediante la mejora continua de los productos,

servicios y procesos.

La metodología de la presente investigación fue de tipo descriptivo, puesto

que la información fue recogida sin cambiar el ambiente y se trabajó

involucrando por una sola vez al grupo de personas, pero el investigador

104



ICSSE CÍA. LTDA.

mantuvo una interacción constante con el participante donde se aplicaron

instrumentos para recolectar la información necesaria. La aplicación de la

encuesta interna permitió determinar que el 100% de los encuestados están de

acuerdo en la implementación de un manual de pago de proveedores; así

como en la encuesta externa, se pudo establecer que, aunque los proveedores

han tenido inconvenientes con la empresa, siguen manteniendo un alto grado

de fidelidad.

El análisis de procesos permitió establecer que la empresa no cuenta con un

sistema de gestión por procesos, esto influye en que las diferentes áreas no

cuenten con un adecuado nivel de eficiencia administrativa, financiera y

logística, lo que produce la falta de planificación en el pago de proveedores,

lo que puede provocar una mala imagen de la empresa, perdiendo

credibilidad ante la cartera de proveedores, lo que podría producir falta de

stock de materiales y equipos, incrementando los costos y gastos que tiene la

empresa, así como que las operaciones no se desenvuelvan de manera

adecuada, lo que a su ver repercutiría en que la empresa puede perder su

actual cartera de clientes o no pueda realizar contrataciones con nuevos

clientes.

La elaboración de un Manual de Pago de Proveedores, representó una

importante actividad de descripción de procedimientos, actividades y tareas,

105



ICSSE CÍA. LTDA.

para plasmarla en un documento escrito, que implica diseñar una metodología

mínima que permita la elaboración, aplicación y obtención de resultados en la

empresa ICSSE Cía. Ltda.

7.2. Recomendaciones

Para cumplir con sus actividades y funciones, con un adecuado nivel de

eficiencia y eficacia, las empresas ICSSE Cía. Ltda., debe contar con

herramientas administrativas como el Manual de Pagos de Proveedores, que

le permita disponer de información de cómo llevar a cabo de manera precisa

y secuencial las tareas y actividades de pago a proveedores, para

desenvolverse de manera competitiva en el mercado en el que se

desenvuelven.

El Manual de Pago de Proveedores tiene una importancia primordial para la

empresa, debido que puede disponer de información detallada, ordenada,

sistemática e integral sobre las instrucciones, responsabilidades, políticas,

funciones, sistemas y procedimientos de las distintas actividades de pago a

proveedores que se realizan dentro de este tipo de organización.

El Manual de Pago de Proveedores, deberá considerarse como una meta para

que la empresa ICSSE Cía. Ltda., ejecute sus programas y proyectos

106



ICSSE CÍA. LTDA.

basándose en la realidad para desarrollar un modelo de administración ideal

fundamentado en procesos, por lo que la propuesta presentada se podría

convertir en una valiosa herramienta de gestión estratégica para la

organización.

107



ICSSE CÍA. LTDA.

7.3. Bibliografía

Albert , M. (2007). La Investigación Educativa. Claves Teóricas. España: Mc Graw

Hill.

Ávila, J. (2011). Control Interno y su incidencia en el uso eficiente de los recursos.

Ecuador: Repositorio digital UTA.

Banco Central del Ecuador. (2015). Estadísticas económicas. Quito: BCE.

Bertalanffy, L. v. (2004). Teoría General de Sistemas. Boston: EFC.

Besley, S. (2011). Principios de Administración Financiera. México: Pearson Van

Horne.

Burke, W. (2008). Desarrollo Organizacional. México: Addison-Wesley

Iberoamericana.

Cummings, & Worley. (2007). Desarrollo Organizacional y cambio. 8va Edición.

Ferreter, J. (2009). Teoría de sistemas. Madrid: Alianza.

Fincowsky, E. B. (2003). Organización de Empresas. Toronto: Mac Graw Hil.

Harrington, J. (2012). Mejoramiento de Procesos. Buenos Aires: Mc Graw Hill.

Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C., & Baptista Lucio, P. (2010).

Metodología de la Investigación. México: McGraw-Hill.

Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. (2015). Informe de gastos en hogares.

Obtenido de http://www.ecuadorencifras.gob.ec/sistema-estadistico-nacional/

SENPLADES. (2011). Guía para la Formulación de Políticas Públicas Sectoriales.

Quito: SENPLADES.

Trespalacios Gutiérrez, J. A., Vázquez Casielles, R., & Bello Acebrón, L. (2005).

108



ICSSE CÍA. LTDA.

Investigación de Mercados. Madrid: Ediciones Paraninfo.

Vivir, P. d. (s.f.).

escuela de administraciÓn bancaria y financiera ... · escuela de administraciÓn bancaria y...

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