entradas salida ciclo phva - · pdf fileciclo phva procesos internos salida * sistema general...

CODIGO: A-CR-001

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

N.A.

Indicadores del Plan de Acción

Noviembre 24 de 2016

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS S.G.I. APC-Colombia

Direccionamiento Estratégico y planeación

CONTROLES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Hoja de Ruta o su equivalente.* Plan de acción.* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal• Solicitudes de novedades de personal.• Evaluaciones del desempeño.


Establecer la Política de Gestión del Talento humano.

OBJETIVO: Desarrollar integramente la gestión del talento humano vinculado a APC Colombia, con el fin de fomentar un adecuado clima laboral, promoviendo una cultura organizacional que permita garantizar el objetivo Misional de la Entidad.

ALCANCE: Inicia con la definición de la Política de Gestión del Talento Humano y termina con evaluación realizada al respectivo proceso.

DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero/ Profesional Especializado con Funciones de Talento HumanoINVOLUCRADOS:Todos los procesos.

Elaborar el Plan de Acción para la vigencia

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida• Cumplimiento de Directrices de la Entidad: Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño de indicadores.• Seguimiento al Plan de Acción.

Procesos MisionalesProcesos Misionales

ENTRADAS

PROCESOS INTERNOS

* Gobierno nacional.

* Sistema General de Seguridad en Salud y Parafiscales.

* Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

* Congreso de la República.

* Comisión Nacional del Servicio Civil

CICLO PHVAPROCESOS INTERNOS

SALIDA

* Sistema General de Seguridad en Salud y Parafiscales.

* Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

* Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC.

* Entes de vigilancia y control.

* Fondo Nacional del Ahorro.

PLANEAR

Gestión de comunicaciones Gestión de comunicaciones

* Política de comunicación APC-Colombia.* Piezas de comunicación interna de acuerdo a la política de comunicaciones de APC-Colombia y cada proceso misional. • Estrategias de comunicación y redes sociales* Narrativa institucional.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo, asociados.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida• Necesidades de comunicación interna.

Realizar evaluación de avance de las metas planteadas por los Gerentes Públicos.

Resolución Manual de Funciones

N.A.

N.A.

• Ejecución y asesoría de las etapas pre-contractual, contractual y postcontractual conforme a las necesidades de contratación.• Solicitud de RP.• Manual de contratación y supervisión.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

Gestión Administrativa

Gestión Humana.

Gestión contractual

Realizar el diagnóstico de necesidades para fortalecer y desarrollar el talento humano los planes de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.


• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño. *Liquidación de la Nómina• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida. • Estudios Previos. • Solicitud de liquidación.• Solicitudes de prórrogas, otro sí.

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida

• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

HACER

Aprobación de planes por parte de la Dirección Administrativa.

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida

Establecer los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos

Gestión Humana.

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación. • Plan de salud y seguridad en el trabajo. • LIquidación de la nómina• Novedades de personal. • Registro de evaluaciones de desempeño.

• Manual de Archivo y Correspondencia.• Archivo organizado.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo Central.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y

• Necesidades de personal.•Solicitudes de novedades de personal.

Ejecutar los planes de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.

Administrar la Planta de Personal, de acuerdo a las directrices y necesidades del servicio en las situaciones Administrativas relacionadas con el ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la Entidad.


Elaborar el manual de funciones y competencias laborales y actualizarlo de ser necesario.

Seguimiento semestral y parcial eventual

Registro de recibido.

Gestión tecnologías de la información

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida• Necesidades de desembolsos.• Necesidades de asesoría financiera.• Nómina generada para pago.• Reportes por concepto del Sistema General de Seguridad Social en Salud y parafiscales. • Certificación de pagos y saldos.• Cuadro de Pagos y Saldos del SIIF.

Realizar las investigaciones que resulten del presunto incumplimiento de deberes legales propios de los servidores públicos

VERIFICAR

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Modificaciones al presupuesto, traslados presupuestales, liberación de recursos• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas, órdenes de pago (presupuestal y no presupuestal).• PAC.* Desembolsos.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño


• Acuerdos de servicio.• Arquitectura empresarial.• Catálogo de servicios de TI.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. • Catálogo de servicios de la Entidad.• Lineamiento de Gobierno en Línea.• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Catálogo de servicios de TI.• Soporte.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de Vida.• Requerimientos de soporte técnico.• Nómina procesada para cargue desprendibles.

Gestión financiera Gestión financiera

Realizar seguimiento, análisis,medición y evalución a la ejecucióne Indicadores de proceso.

Indicadores de gestión del proceso

• Política de Gestión del Talento humano. •

retroalimentación. •

• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación. • Plan de salud y seguridad en el trabajo. • LIquidación de la nómina• Novedades de personal. • Registro de evaluaciones de desempeño.*Custodia de las hojas de vida* Solicitudes de vehículos y locaciones físicas.* Solicitudes de aseo y cafetería.* Remisión de documentos para archivo.

• Manual de Archivo y Correspondencia.• Archivo organizado.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo

• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo, asociados.• Necesidades de personal.•Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

Realizar la evaluación de desempeño del personal de la Entidad, conforme la normatividad vigente.

Realizar actividades de incentivos al personal.

Procesar la nómina y gestionar su pago y los pagos que de ello se deriven.

EvaluacIón, Control y Mejoramiento

Gestión Jurídica


• Documentos revisados y ajustados conforme al marco normativo vigente.• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios. • Queja o conocimiento de oficio de unos hechos.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.*Custodia de Hojas de vida• Informes de proceso.• Recomendaciones y asesorías.* Informes de auditoría y seguimiento.

• Política de Gestión del Talento humano. • Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación. • Manual de Funciones actualizado. • Plan de estímulos e incentivos.• Plan de capacitación.• Plan de salud y seguridad en el trabajo. • Registro de evaluaciones de desempeño.• Liquidación de la nómina.• Novedades de personal.* Custodia de Hojas de vida.• Solicitud de conceptos para toma de decisiones.

* Ley de transparencia.* Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.• Necesidades de capacitación, estimulos, incentivos y de salud y seguridad en el trabajo.• Necesidades de personal.• Solicitudes de novedades de personal.* Evaluaciones del desempeño

ACTUARGestión Jurídica

Política(s) de Operación Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados

Determinar, elaborar e implementar Accionescorrectivas, preventivasy de mejora y su respectivo seguimiento.

Seguimiento y Control a las Acciones generadas.

Grupo de Talento Humano Felipe Jose Valencia Bitar

Director Administrativo y Financiero

REVISÓ:

Felipe Jose Valencia Bitar


APROBÓ:

• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula

Temas

Provisión de la Planta de Personal.Situaciones Administrativas.Gestión del Aprendizaje.Gestión de Nómina.Gestión Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.Evaluación de Desempeño.Gestión de Estímulos e Incentivos.Retiro del Personal.Asuntos Disciplinarios.

ELABORÓ:

• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula

Recursos

Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)Ambiente de trabajo Financieros

Riesgos Indicadores

A-OT-002 Politica Talento Humano.

*Aplicativo de nómina.*Aplicativo Brújula - Modulos de bienetar, capacitación y SST.*Carpeta compartida del proceso de Gestión del Talento Humano.*Archivo físico de hojas de vida.*Archivo de Gestión del Proceso de Gestión del Talento Humano.*SIGEP.*WEB ARL POSITIVA.

A-CR-001 Caracterización proceso de gestión del talento humano.A-OT-002 Política de Talento Humano.A-PR-023 Procedimiento Provisión de la Planta de Personal.A-FO-013 Comunicado nombramiento .A-FO-024 Resolución nombramiento provisional .A-FO-034 Acta de posesión .A-FO-048 Resolución prórroga encargos.A-FO-049 Resolución prórroga nombramiento provisional .A-PR-024 Procedimiento Situaciones Administrativas.A-FO-021 Novedad de personal y solicitud de permiso.A-FO-045 Resolución Licencia Ordinaria.A-FO-046 Resolución Horas Extras.A-FO-047 Resolución VacacionesA-FO-058 Formato Único Novedades de Vacaciones.A-FO-011 Certificado laboral. A-FO-035 Solicitud de certificacionesA-PR-025 Procedimiento Gestión del Aprendizaje.A-PR-026 Procedimiento Gestión de nómina.A-PR-027 Procedimiento Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.A-EX-001 Matriz de riesgos de seguridad y salud ocupacional.A-PR-028 Procedimiento Evaluación de Desempeño.A-FO-029 Evaluación del desempeño Nivel Directivo.A-EX-002 Evaluación del Desempeño para Carrera Administrativa.A-EX-003 Evaluación del personal en periodo de prueba.A-PR-029 Procedimiento Gestión de Estímulos e Incentivos.A-PR-030 Procedimiento Retiro del Personal.A-FO-086 Recibo a satisfacción de la entrega del cargo por retiro o traslado del personal A-FO-022 Resolución aceptación renuncia.A-FO-023 Resolución nombremiento ordinario.A-PR-031 Procedimiento Asuntos Disciplinarios.

Requisitos SGI

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5.

DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula

Fecha noviembre de 2016 Fecha noviembre de 2016 Fecha noviembre de 2016

CODIGO: A-CR-002

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

Versión: 05 Noviembre 24 de 2016

Conocer lo establecido en el PAA.

OBJETIVO: Realizar los diferentes procesos de contratación requeridos por la entidad,

mediante la estricta sujeción a la normatividad contractual correspondiente a cada

modalidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas del Plan de Acción

Institucional.

ALCANCE: Inicia estableciendo la definición de lineamientos para la construcción del Plan Anual de

Adquisiciones PAA, contempla la Contratación de Bienes y Servicios y finaliza con la evaluación, seguimiento

y control de la gestión realizada.

DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero.

INVOLUCRADOS:Todos los procesos.

* Colombia

Compra

Eficiente.

* Ministerio de

Hacienda.

* Oferentes.

* Contratistas.

* Convinientes.

* Ciudadanía en

General.

CICLO PHVASALIDA

* Colombia Compra

Eficiente.

* Secop.

* Oferentes.

* Contratistas.

* Convinientes.

* Ciudadanía en

General.

Gestión de comunicaciones

Minuta de convenio/contrato

• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).

• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión



CONTROLES

PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

• Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo.

• Hoja de Ruta o su equivalente.• Plan de acción. •Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y

ofertas)

• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.

• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro

Nacional, informe final y Certifición de Tesorería y Presupuesto de

pagos y saldos)


* Política de comunicación APC-Colombia

• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y

ofertas)




pagos y saldos)

ENTRADAS

PLANEAR

PROCESOS INTERNOSPROCESOS INTERNOS

•Informes de seguimiento • Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se

requiera).

• Acto de liquidación contractual.

• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión



Verificación de

la totalidad de

requisitos

Verificación del

cumplimiento de

las obligaciones

contractuales

por las partesVerificación de

los requisitos

para las

situaciones

contractuales Verificación de

los requisitos

contractuales y

legales para la

liquidación

VERIFICAR

HACER

Realizar la liquidación del contrato o convenio.

Realizar las actuaciones relacionadas con las situaciones

contractuales presentadas (suspensión, terminación anticipada,

cesión, entre otros)

• Lineamientos de Archivo y gestión documental• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos y servicios generalesLineamientos de atención ciudadana

• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.Custodia del archivo trasferido

• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y

ofertas)




pagos y saldos)

•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).

• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.•Necesidades administrativas y de servicios generales


Gestión financiera

No Aplica

Gestión financiera

No Aplica

Minuta de convenio/contrato

• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión

Gestión Administrativa Gestión Administrativa

Gestión Humano.


Adelantar los procesos de selección de acuerdo con la

modalidad que aplique.

Realizar la supervisión del contrato

• Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y ofertas)

• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro Nacional, informe final y

Certifición de Tesorería y Presupuesto de pagos y saldos)

Gestión Humano.

Elaborar, perfeccionar y legalizar el contrato y Convenios según

la modalidad de selección.

• Política de Gestión del Talento humano. •Plan y Condiciones de bienestar, capacitación, desarrollo, Protección y Seguridad Laboral y estímulos e incentivos.

•Pago de la nómina.• Manual de Funciones actualizado.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal competente • Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y ofertas)

• Documentación relacionada con la ejecución del contrato o Convenio.• Solicitudes motivadas de situaciones contractuales.• Documentación para la liquidación contractual, con sus documentos soportes (Comprobante de reintegros al Tesoro Nacional, informe final y

Certifición de Tesorería y Presupuesto de pagos y saldos)

•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión • Necesidades de personal, bienestar y capacitación.

Realizar seguimiento, análisis,

medición y evalución a la ejecución

e Indicadores de proceso contractual.

Indicadores de

gestión del

proceso

contractual.


• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.•Solicitud de conceptos jurídicos y asesoría •Solicitud de aprobación de minutas y documentos (Cuando aplique)

ACTUAR


• Lineamientos mde Tecnología de la Información y de Gobierno en Línea.

• Soporte.• Bases de datos• Reportes.Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos

soportes (Estudiso previos, CDP, Certificación de existencia en el PAA y

ofertas)




pagos y saldos)

* Requerimientos de soporte técnico

* Necesidades de capacitación en programas

particulares para cada proceso.

• Sistema de información• Software•Minuta de convenio/contrato• Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).

• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.

• Necesidades de desembolsos.• Necesidades de asesoría financiera.• Necesidades de control y seguimiento de gastos.


• Acto de liquidación contractual.• Certificación de contrato/Convenio.• Lineamientos contractuales y de supervisión.




• Documentos revisados • Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos


ofertas)




pagos y saldos)

• Documentos presupuestales: CDP, RP.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.Solicitud de elaboración de contrato o Convenio con documentos


ofertas)




pagos y saldos)

Determinar, elaborar e implementar Acciones

correctivas, preventivas

y de mejora y su respectivo seguimiento.

Seguimiento y

Control a las

Acciones

generadas.

Gestión Jurídica Gestión Jurídica

• Informes de proceso.•Seguimiento planes de mejora

•Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.

APROBÓ:ELABORÓ:


REVISÓ:

Grupo de contratos Felipe Jose Valencia Bitar Felipe Jose Valencia Bitar

Requisitos SGI

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4

* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5

* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5

DE LEY • Ver normograma en aplicativo Brújula.

Política(s) de Operación Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados

Todas las solicitudes de contratación que cumplan con el mínimo de los requisitos

establecidos serán tramitadas de acuerdo al proceso de selección aplicable para

el efecto determine la Ley

Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de contratación

estatal.

Carpetas contractuales

página web -SECOP

A-CR-002 Caracterización proceso de gestión contractual

A-PR-032 Procedimiento Desarrollo Precontractual

A-PR-033 Procedimiento Supervisión de Contratación y Convenios

A-PR-034 Procedimiento Modificaciones y Situaciones Contractuales

A-PR-035 Procedimiento Elaboración de Convenios de Cooperación Internacional

A-PR-049 Procedimiento publicación SECOPI

A-FO-005 Recibo de ofertas

A-FO-006 Aceptación oferta

A-FO-007 Adenda

A-FO-008 Acta de cierre

A-FO-009 Acta Aprobación póliza

A-FO-015 Acta designación Comité asesor

A-FO-016 Estudios previos CD prestación de servicios

A-FO-017 Evaluación técnica jurídica y financiera para contratar

A-FO-018 Invitación pública

A-FO-025 Respuesta observaciones precontractuales

A-FO-036 Anexo 1. Acta de inicio

A-FO-037 Anexo 2A. Informe de ejecución de actividades para convenios de aporte de

contrapartidas

A-FO-040 Anexo 5A. Informe de supervisión para convenios de aporte de

contrapartidas

A-FO-041 Contrato de Prestación de Servicios

A-FO-042 Contrato de Compraventa

A-FO-043 Contrato de Suministros

A-FO-044 Convenio Contrapartidas

A-FO-050 Anexo 6. Constancia de entrega de producto o servicio

A-FO-053 Anexo 9. Acta de liquidación

A-FO-073 Plan de Adquisiciones

A-FO-091 Anexo 2B. Informe de ejecución de actividades para contratos o convenios

A-FO-092 Anexo 5B. Informe de supervisión para contratos y convenios

A-FO-093 Anexo 11. Idoneidad para designación de supervisor

A-FO-094 Anexo 12 Informe de supervisor sobre presunto incumplimiento

A-FO-095 Anexo 14. cambio de supervisor

A-FO-111 cesión contrato prestación de servicios

Recursos

Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.

Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)

Ambiente de trabajo

Financieros.

Riesgos Indicadores

Temas

Estudios previos, pólizas, supervisión, liquidaciones, prórrogas, suspensiones, y

demás asuntos contractuales.


fecha agosto de 2016 fecha noviembre de 2016 fecha noviembre de 2016

Director Administrativo y Financiero Director Administrativo y Financiero

CODIGO: A-CR-003

ACTORES EXTERNOS ACTORES EXTERNOS

Verificar la solicitud vs los recursos asignados en el Presupuesto de la Entidad

No aplica

N.A.

* Colombia compra eficiente.

* Archivo General de la Nación - AGN.

* Ciudadanía en general.

* Organizaciones multilaterales.

* Congreso de la República.

* Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

* Organismos de control

* Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

* Colombia compra eficiente.

* Archivo General de la Nación - AGN.

Consolidar el plan anual de adquisiciones de la entidad


* Política de comunicación APC-Colombia.• Piezas de comunicación interna y externa.• Estrategias de comunicación y redes sociales* Narrativa institucional.* Necesidades de bienes y servicios.

• Necesidades de piezas comunicativas• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

Formular lineamientos de Archivo y Correspondencia


Establecer lineamientos de atención ciudadana



CONTROLES

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

PROCESOS INTERNOSCICLO PHVA

PROCESOS INTERNOS

SALIDA

PLANEAR


• Cumplimiento de Directrices de la Entidad: Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño de Indicadores• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Hoja de Ruta o su equivalente.* Plan de acción.* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.* Necesidades de bienes y servicios.

Versión: 7Noviembre 24 de 2016

OBJETIVO: Administrar de manera eficaz y eficiente los recursos físicos y servicios generales, requeridos por los diferentes procesos de la Entidad para el cumplimiento de la misión institucional.

ALCANCE: Inicia con la identificación de necesidades incluyendo su administración y termina con los requerimientos atendidos.

DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero - Coordinador Administrativo


Página 1

N.A.

Verificación mensual

de trámite de

respuestas al

ciudadano.

N.A.Gestión Humano. Constituir la caja menor

* Necesidades de bienes y servicios.

• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

* Necesidades de bienes y servicios.* Donaciones en especie

• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

HACERGestión Administrativa

• Necesidades de personal, bienestar, capacitación.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.


Gestión Humano.


Establecer el lineamiento interno de comisiones y desplazamientos

Atender las diferentes solicitudes, peticiones, reclamos y sugerencias

que le ciudadano presenta a la Agencia.

• Política de Gestión del Talento humano. • Pago de la nómina.• Manual de Funciones actualizado.• Plan de capacitación.• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de salud y seguridad en el trabajo.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal competente.* Necesidades de bienes y servicios.

Atender solicitudes de caja menor

Página 2

Control de cruce entre correspondencia recibida y enviada

Verificar en sitio la correcta organización del Archivo de Gestión, de acuerdo con los lineamientos Realizar el control de los inventarios de los bienes de la Entidad

Realizar el control de los contratos para la prestación de los servicios logísticos y administrativos.Realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones - PAA.

Conciliar caja menor (Banco vrs libros) mensual.

Solicitar los reembolsos mensuales de gastos

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Modificaciones al presupuesto, traslados presupuestales, liberación de recursos• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas, órdenes de pago (presupuestal y no presupuestal).• PAC.• Reembolsos de Caja Menor.* Necesidades de bienes y servicios.

• Estudios previos, documento técnico.• Solicitud de liquidación.• Solicitudes de prórrogas, otro sí, modificaciones.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.


• Solicitud de PAC.• Registro de la compra dee bienes/servicios. • Solicitudes de reembolso de Caja Menor.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

Legalizar comisiones

Realizar la administración de la correspondencia, tanto interna como externa, recibida y enviada

Promover la gestión documental de APC Colombia

Administrar los bienes de la Entidad

Gestión contractualGestión contractual

Prestar bienes y servicios generales de la Entidad

• Minutas en general, prórrogas, otro sí, modificaciones.• Actas de legalización.* Necesidades de bienes y servicios.

Gestionar las comisiones que se reciban

Página 3


Determinar, elaborar e implementar Accionescorrectivas, preventivasy de mejora y su respectivo seguimiento.

Seguimiento y Control a las Acciones generadas.

VERIFICAR


• Informes del proceso• Planes de mejoramiento.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.


• Lineamiento de Gobierno en Línea.• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Soporte técnico.• Bases de datos• Reportes.* Necesidades de bienes y servicios.

* Requerimientos de soporte técnico.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

Gestión Jurídica



Gestión Jurídica


• Documentos revisados y ajustados al marco normativo vigente• Conceptos jurídicos para toma de decisiones• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios.* Necesidades de bienes y servicios.

• Solicitud de conceptos para toma de decisiones.• Proyección de actos administrativos.• Lineamientos de Archivo y correspondencia.• Archivo Central organizado.• Tablas de Retención Documental.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios generales.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.

* Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.• Requerimientos de información.* Necesidades de bienes y servicios.

ACTUAR

Página 4

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5



Recursos

Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros)Ambiente de trabajo Financieros

Riesgos Indicadores

A-CR-003 Caracterización de proceso de gestión administrativa

A-PR-010 Procedimiento Ejecución del Plan de Compras

A-PR-011 Procedimiento Gestión Documental (Control de registros)

A-PR-013 Procedimiento Administración de los Bienes de la Entidad

A-PR-016 Procedimiento Administración de Correspondencia

A-PR-020 Administración de los Servicios de Apoyo y Comisiones

A-PR-050 procedimiento donaciones en especie

A-FO-002 Control de activos fijos. Cambio de responsable y Traslado interno

A-FO-010 Certificado cumplimiento de requisitos

A-FO-012 Resolución de comisiones

A-FO-019 Solicitud de comisión para funcionarios (aprobación, cancelación o aplazamiento)

A-FO-020 Informe ejecutivo de comisión /desplazamiento o permanencia A-FO-060 Lista de asignación de donaciones

en especie

A-FO-061 Egreso Almacén

A-FO-062 Dictamen para baja

A-FO-063 Ingreso Almacén

A-FO-064 Inventario Vehículos

A-FO-065 Reintegros

A-FO-071 Evaluación de eventos

A-FO-074 Tabla de Retencion Documental

A-FO-075 Planilla de Radicados

A-FO-077 Planilla de prestamos y devoluciones

A-FO-079 Registro Visitantes y calificación atención

A-FO-080 Ficha Perfil de Proyecto

A-FO-082 Formato respuesta por email

A-FO-083 Consolidado Interno Peticiones, Quejas, Reclamos y Recursos

A-FO-084 Formato Peticiones/Sugerencias Verbales

A-FO-090 informe mensual de legalización de comisiones y desplazamientos

A-FO-097 Informe PQRS público

A-FO-098 Planilla De Control De Trámite Interno De Comisiones O Desplazamientos

A-FO-099 Certificación Consumo De Servicios Públicos

A-FO-101 Formato De Registro De Disponibilidad

A-FO-102 Oficio

A-FO-103 Memorando

A-FO-104 Acta de Entrega de Donaciones

A-FO-105 Remisión De Facturas Servicios Públicos Para Trámite De Pago

A-OT-006 Manual para la administración de bienes de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional APC-

Colombia

A-OT-007 Estrategia de atención al ciudadano

A-OT-009 Programa de gestión Documental

Requisitos SGI

ELABORÓ:

Las solictudes de salida de bienes y/o elementos deberan ser tramitadas por la intranet o por el formato dispuesto para ello y autorizadas por el Profesional con Funciones administrativas o a quien este autorice.

Toda Donación deberá ser aprobada por el Director de APC - Colombia o por el Director Administrativo y Financiero.

Los ciudadanos son nuestro principal proposito razón po la cual se debe ser oportuno al momento de dar tramite a todas sus solicitudes.

Política(s) de Operación

Aplicativo OrfeoAplicativo ABC activos Fijos

Activos de informaciónDocumentos / registros relacionados

Fecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016

Lina María Ávila

Coodinadora ---



REVISÓ:



APROBÓ:


Temas

Servicios GeneralesComisionesGestion documentalAtención al ciudadanoGestión de las donaciones en especie

Página 5

CÓDIGO: A-CR-004

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

Verificación de la distribución de los gastos (anual).

* Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

* Donantes.

* Departamento Nacional de Planeación.

* Contraloría General de la República.

* Contaduría General de la Nación.

* Presidencia.

* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo. * Hoja de Ruta o su equivalente.* Plan de acción.* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.* Proyectos de inversión• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC.

• Cumplimiento de Directrices de la Entidad Misión, Visión, Política de Integral y Desempeño de Indicadores històricos de años anteriores.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.* Estados financieros.

Gestión Humano. Gestión Humano.

Procesos Misionales Procesos Misionales HACER

* Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

* Donantes.

* Departamento Nacional de Planeación.

* Contraloría General de la República.

* Contaduría General de la Nación.

* Presidencia.

* Órganos de Control.

* Ciudadanía.

Definir Programa Anual de Caja - PAC para gastos de personal y gastos generales.

Distribuir el Programa Anual mensualizado de Caja PAC de la entidad, del rezago del año anterior, de la vigencia actual, y del rezago del año siguiente.

Formular acuerdo de desempeño presupuestal con el Sector Presidencia.

Programar el cierre presupuestal de la vigencia


Desagregar el Presupuesto aprobado para la vigencia fiscal respectiva.

Elaborar las actividades del Plan de Acción para la vigencia

• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.

Indicadores del Plan de Acción

* Política de comunicación APC-Colombia.• Piezas de comunicación interna y externa.• Estrategias de comunicación y redes sociales• Videos.• Comunicados.• Presentaciones.* Narrativa institucional.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.* Estados financieros.


Caracterización Proceso Gestión Financiera

OBJETIVO: Apoyar la administración de recursos financieros con el fin de lograr una gestión efectiva y transparente en el cumplimiento del objeto misional de la Entidad.

ALCANCE: Inicia con la asignación y desagregación presupuestal de la Entidad, y finaliza con la elaboración y presentación de los estados financieros.

DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero

INVOLUCRADOS:Todos los procesos


ENTRADAS SALIDA

CICLO PHVACONTROLES

PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOSDireccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación PLANEAR

1. Verificación contra el presupuesto aprobado y el plan anual de adquisiciones2. Confrontación de la información del sistema SIIF contra documentos físicos3. Observancia de las medidas de seguridad establecidas por el SIIF

Gestión administrativo

Efectuar los pagos obligados a terceros de la Entidad

1. Revisión de los documentos soportes de pago2. Revisión de las retenciones recaudadas en el período.

• Lineamientos de Archivo.• Programa de Gestión Documental.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Plan Institucional de Archivos - PINAR de APC Colombia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo Central.• Manual de Archivo y Correspondencia.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Protocolo de atención ciudadana.• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido. •Necesidades de constitución y reembolso de caja menor.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC.

• Necesidades de aseo y cafetería.• Necesidades de bienes muebles e inmuebles.• Necesidades de desplazamiento.• Documentación para archivo.• Necesidades de asignación y entrega de correspondencia. • Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.• Resolución Interna de Distribución Presupuestal. •Constitución y reembolsos de caja menor.

Gestión contractual Gestión contractual

• Política de Gestión del Talento humano. • Bienestar social.• Capacitación y desarrollo de personal.• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.• Liquidación de la nómina.• Manual de Funciones.• Plan de capacitación.• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de salud y seguridad en el trabajo.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC

•Necesidades de personal, bienestar, capacitación.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.*Evaluacions de desempeño del personal*Soporte de pago de seguridad social, parafiscales y deducciones de nòmina.

Apoyar la administraciòn de los recursos presupuestales, generando los respectivos CDP, CRP que correspondan con la aprobación del presupuesto.

Gestión administrativo


EvaluacIón, Control y Mejoramiento EvaluacIón, Control y Mejoramiento

* Seguimiento a planes de mejora.• Informes de Auditoría.•Solicitud de información presupuestal, contable y de tesorería.

• Informes de proceso.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.• Extractos Mensuales y Movimientos de Cuentas, órdenes de pago (presupuestal y no presupuestal), órdenes bancarias.•Estados Financieros Trimestral Mensualizado y mensual•Informe de acuerdo de Gestión.

Documentos / registros relacionados Activos de información Política(s) de Operación

Gestión Jurídica Gestión Jurídica ACTUAR

• Documentos revisados y ajustados al marco normativo vigente.• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC

•Solicitud de conceptos para toma de decisiones.• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.

Realizar modificaciones Presupuestales internasFormular planes de mejoramiento a que haya lugar

Gestión tecnologías de la información Gestión tecnologías de la información


Efectuar los registros de la información contable

• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Soporte.• Bases de datos

• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC

* Requerimientos de soporte técnico.* Necesidades de capacitación en programas particulares del proceso.

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.


No aplicaRealizar seguimiento a los niveles de ejecución presupuestalRealizar análisis integral de estados finacieros y del presupuesto.Hacer seguimiento a la ejecuciòn del Plan Anual de Caja - PAC

VERIFICAR

No aplica

1. Revisión de los documentos soportes de pago2. Revisión de las retenciones recaudadas en el período.

• Minutas en general, prórrogas, otro sí, modificaciones.• Actas de liquidación.• Necesidades Presupuestales• Solicitudes de CDP• Solicitudes de liberación de recursos• Solicitudes de modificaciones del presupuesto• Solicitudes de RP.* Solicitudes de pago.* Solicitudes de PAC

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Registros SIIF de modificaciones presupuestales, liberación de recursos.• Informes de ejecución y reportes presupuestales.* Evaluaciòn financiera de los procesos contractuales.


Coordinador Financiero

Indicadores Recursos

Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).Ambiente de trabajo. Financieros.

• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula. • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.

Riesgos

Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016

ELABORÓ: REVISÓ:


APROBÓ:

Oscar Miguel Díaz Romero Felipe Jose Valencia Bitar

A-CR-004 Caracterización de proceso de gestión financiera A-PR-002 Procedimiento Administración Contable A-PR-003 Procedimiento Administración Tesoreria y Pagos A-PR-004 Procedimiento Ejecucion Presupuestal A-FO-026 Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal A-FO-027 Solicitud Registro Presupuestal A-FO-038 Anexo 3. Plan de Inversion A-FO-039 Anexo 4. Informe Financiero A-FO-052 Anexo 8. Solicitud de certificado de pagos y saldos A-FO-055 Identificación Tributaria A-FO-057 Anexo 10. Certificado de pagos y saldos A-FO-066 Vale Provisional A-FO-069 Autorizacion compra por caja menor A-FO-070 Solicitud caja menor A-FO-072 legalización de recursos convenios / contratos contrapartida nacional A-FO-078 Solicitud de Plan Anual de Caja PAC A-FO-085 Categoría tributaria A-OT-008 Manual de políticas contables

Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación.

1) Aplicación de las medidas y controles de seguridad establecidas por los sistemas de información SIIF NACIÓN.2) Seguimiento permanente a los registros presupuestales, contables y de tesorería.3) Aplicar los procedimientos establecidos para la sostenibilidad de la información contable.4) El software y las licencias que adquiera la Entidad se contabilizarán en la cuenta de activos intangibles.5) El reconocimiento, registro y revelación de las obligaciones derivadas de las sentencias y conciliaciones judiciales se hará de acuerdo con el estado de cada uno de los procesos.6) La Entidad efectuará el avalúo de sus bienes cada cinco años, de acuerdo con la metodología establecida.

Requisitos SGI Temas

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5


Presupuesto.Pagos.Tesorería.Contabilidad.

CÓDIGO: A-CR-005

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

Seguimiento y control

al Cronograma

planteado.

Socializar el PETI a

todos los procesos.

Indicadores del Plan

de Acción

Hoja de vida de

indicadores

Mapa de riesgos

Comunicación de las

políticas

N.A.

N.A.

Inventario de

Hardware y software.

Determinar los indicadores del proceso

• Solicitudes de información y necesidades tecnológicas.

• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial TI.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI

• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

* Històricos de años anteriores.

* Lista de iniciativas de las entidades sectoriales y territoriales.

* Documento Análisis de Necesidades y Oportunidades.

* Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Definir o ajustar la arquitectura empresarial TI

Procesos Misionales

ENTRADAS

PROCESOS INTERNOSCICLO PHVA

PROCESOS INTERNOS

SALIDA

PLANEAR

* Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y

lineamientos de trabajo.

* Hoja de Ruta o su equivalente.

* Plan de acción.

* Lineamientos del Sistema de Gestión Integrado.

* Proyectos de inversión

* Estudios temáticos

• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Procesos Misionales



• Cumplimiento de Directrices de la Empresa: Misión, Visión, hoja de ruta.

• Política Integral y Desempeño de Indicadores.

• Acuerdos de servicio.• Arquitectura empresarial TI• Catálogo de servicios de TI.• Informes del Proceso de Gestión de Tecnologías de la Información.

• Plan de Acción.• Plan de Mejora.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.




CONTROLES

Definir el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información - PETI

de APC

Elaborar el Plan de Acción

Identificar los riesgos del proceso

Caracterización Gestión de Tecnologías de la Información


* Piezas de comunicación de acuerdo a la política de

comunicaciones de APC-Colombia y cada proceso misional.

* Política de comunicación APC-Colombia.

* Comunicaciones efectivas con grupos de interés.

• Piezas de comunicación interna y externa.• Estrategias de comunicación y redes sociales• Videos.• Comunicados.• Presentaciones.* Narrativa institucional.


HACER

Realizar inventario de software y hardware.

OBJETIVO: Generar e implementar soluciones tecnológicas que provean en forma

oportuna, eficiente y transparente la información necesaria

para el cumplimiento de los fines misionales de la APC-Colombia, alineando la estrategia

institucional con la estrategia del proceso de tecnología, formulando dentro de sus

procedimientos los lineamientos y buenas prácticas de gestión para el manejo idóneo de

la información en la Entidad.

Definir planes de gestión para los procedimientos:

Plan de gestión de la Seguridad.

Plan de capacidad.

Plan de disponibilidad.

Plan de seguridad y continuidad.

• Necesidades de piezas comunicativas.

• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial TI.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI

• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Versión: 04


Definir o ajustar las políticas de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones y de la Seguridad de la información.

ALCANCE: Comprende todos los procedimientos definidos dentro del Proceso, desde el gobierno de TI y PETI,

atención y gestión de Incidentes, cambios, requerimientos y demás procedimientos de Gestión de Servicios de

TI y de administración de infraestructura de TI.

DUEÑO DE PROCESO:Director Administrativo y Financiero


Catálogo de servicios.

Controles definidos

para cada uno de los

procedimientos.

Informes de gestión

Realizar la ejecución de actividades propias de gobierno de TI,

atención de incidentes, disponibilidad, continuidad, seguridad,

capacidad, gestión de soluciones y gestión del conocimiento.

• Minutas en general, prórrogas, otro sí, modificaciones.• Actas de liquidación• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Gestión financieraGestión financiera VERIFICAR

Elaborar el Catálogo de servicios de TI para la Entidad, y

externos cuando aplique

• Necesidades de aseo y cafetería.• Necesidades de bienes muebles e inmuebles.

• Necesidades de desplazamiento.• Documentación para archivo.• Necesidades de asignación y entrega de correspondencia.

• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI


• Estudios precios, documento técnico.• Solicitud de liquidación.• Solicitudes de prórrogas, otro sí, modificaciones.



• Lineamientos de Archivo.• Programa de Gestión Documental.• Archivo organizado.• Tablas de Retención Documental.• Plan de transferencia.• Plan Institucional de Archivos - PINAR de APC Colombia.• Protocolo de Acceso y Prestación de Servicios en el archivo Central.• Manual de Archivo y Correspondencia.• Recepción y entrega de correspondencia.• Plan Anual de Adquisiciones consolidado y aprobado.• Prestación de servicios administrativos.• Seguimiento a la prestación de servicios.• Protocolo de atención ciudadana• Registro y control del inventario de bienes.• Autorización de viáticos y traslados.• Servicios generales.• Muebles y enseres.• Elementos de oficina.• Custodia del archivo transferido.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Gestión administrativaGestión administrativa

• Necesidades de personal, bienestar, capacitación.



Gestión Humana.


Gestión Humana.


Consolidar los resultados y elaborar informes periódicos de

gestión del proceso.

Contraloría General de

la República

Entes de vigilancia y

control

Mintic

Mintic

Organismos

internacionales

• Política de Gestión del Talento humano. • Bienestar social.• Capacitación y desarrollo de personal.• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.• Liquidación de la nómina.• Manual de Funciones actualizado.• Plan de capacitación.• Plan de estímulos e incentivos.• Plan de salud y seguridad en el trabajo.• Registro de evaluaciones de desempeño.• Suministro de personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación.


Formular los Acuerdos de nivel de ServicioAcuerdo de Nivel de

Servicio - ANS.

• Necesidades de desembolsos.• Necesidades de asesoría financiera.• Necesidades de control y seguimiento de gastos.



• Acuerdos de servicio.• Arquitectura empresarial.• Catálogo de servicios de TI.• Informes del Proceso de Gestión de Tecnologías de la Información.

• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.


• Base de datos de configuración. • Base de datos de conocimiento.• Registros de la gestión de los procedimientos.


* Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.

* Programación del mantenimiento preventivo anual.

• Bases datos de configuración y conocimiento.• Insumos información y reportes• Catálogo de servicios TI.• Informes de Gestión.• Lineamiento de Gobierno en Línea.• Lineamientos en materia de Tecnologías de la Información.• Plan de capacidad, análisis y proyección de capacidad.• Plan de disponibilidad.• Plan de gestión de la Seguridad y continuidad.• Plan de Gestión del Conocimiento.• Resultados de Ejecución del Proceso en todas sus actividades.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Gestión Jurídica

• Documentos presupuestales: CDP, RP, Modificaciones al presupuesto, traslados presupuestales, liberación de recursos

• PAC.• Obligaciones, Estados Financieros, Informes Financieros, Reportes, Información tributaria.

* Desembolsos.

* Control de seguimiento a gastos.

• Decreto anual de Liquidación de Presupuesto.• Registros Presupuestales en el Sistema SIIF.• Registros contables sistemáticos a realizar, que no generan movimientos presupuestales de caja.

• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Realizar seguimiento, análisis,

medición y evolución a la ejecución

de Indicadores y/o planes del proceso, y riesgos del proceso.

Gestión Jurídica

Evaluación, Control y Mejoramiento

Indicadores de gestión

del proceso

Riesgos del proceso

• Solicitud de conceptos para toma de decisiones.



ACTUAR

• Documentos revisados y ajustados al marco normativo vigente.• Conceptos jurídicos para toma de decisiones.• Confort jurídico a cada proceso.• Talleres de orientación a supervisiones de contratos y convenios.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Analizar los resultados definidos en la Revisión de la gestión y

definir y ejecutar Plan de Mejora continua para el Proceso

Seguimiento al Plan de

Mejora definido.



* Seguimiento a planes de mejora.

• Informes de Auditoría.• Solicitud de atención de Incidente o requerimiento de servicio de TI.

Temas

Tecnologías de información.

Gobierno de TI.

Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI.

Atención de Incidentes, solicitudes, problemas, eventos.

Gestión de soluciones, capacidad, disponibilidad, seguridad, continuidad,

conocimiento.

Monitoreo y mejora de servicios de TI.

• Informes de proceso.• Recomendaciones y asesorías.• Catálogo de servicios de TI• Acuerdos de servicio• Arquitectura empresarial.• Plan Estratégico de Tecnologías de Información PETI


Seguimiento a los

riesgos del proceso

1) Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones,

Política de seguridad de la información.

2) Arquitectura Empresarial TI y PETI ( Plan Estratégico de Tecnologías de Información )

contiene el detalle de la Estrategia definida para el área TI de APC, por lo cual los

Planes de Trabajo del área, deben estar alineados con el PETI.

3) El Plan de mejoramiento continuo de la Entidad, deberá generar acciones

permanentemente para garantizar las mejores prácticas y mejora en la gestión interna

del Proceso de TI.

4) Planes de gestión de los procedimientos: Plan de gestión de la Seguridad y

continuidad, plan de capacidad, plan de disponibilidad, plan de Gestión del

Conocimiento.


Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Política de seguridad de la información.

Arquitectura Empresarial

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI.

CMDB (Configuración Management Data Base o Base de Datos de

Gestión de Configuración).

Documentos soporte de la Gestión de los procedimientos de TI

Informe Trimestral y Anual de Gestión de Tecnologías de la Información.

Manuales de aplicativos.

Documentación de soluciones.

Base de datos de conocimiento.

Planes de gestión de los procedimientos.


A-CR-005 Caracterización proceso de Gestión de Tecnologías de la Información

A-PR-036 Procedimiento Gobierno y Planeación estratégica de TI

A-PR-037 Procedimiento Atención de Incidentes, Solicitudes, Problemas, Eventos y Acceso

A-PR-038 Procedimiento Gestión de Soluciones

A-PR-039 Procedimiento Gestión de Capacidad

A-PR-040 Procedimiento Gestión de Disponibilidad

A-PR-041 Procedimiento Gestión de Seguridad

A-PR-043 Procedimiento Gestión de Conocimiento

A-PR-044 Procedimiento Monitoreo y Mejora de Servicios

A-FO-088 Soporte backup información

A-FO-100 Encuesta de satisfacción servicios TI

A-FO-101 Formato de registro de disponibilidad.

A-FO-106 Formato Control de Cambios Soluciones software

A-FO-107 formato préstamo externo equipos de computo

A-FO-108 Formato control de préstamo interno de equipos de computo

A-FO-110 Lista de Chequeo prueba alta soluciones

A-OT-011 Política de Seguridad de la Información

A-OT-018 Guía de apertura, publicación, continuidad y promoción de datos

A-OT-020 Catalogo de Servicios

A-OT-021 Acuerdo de Nivel de Servico

A-OT-023 Manual ITOP

A-OT-024 Plan de Gestión de Disponibilidad de IT

A-OT-025 Plan de Gestión de Capacidad IT

A-OT-027 Política de tecnología de la Información y las Comunicaciones

A-OT-028 Plan de gestión de conocimiento IT

A-OT-029 Arquitectura Empresarial TI

Requisitos SGI

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4

* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5

* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5


RecursosRiesgos Indicadores

Profesional Especializado con funciones de sistemas Director Administrativo y Financiero

REVISÓ:


APROBÓ:


ELABORÓ:

fecha Noviembre de 2016 Fecha Noviembre de 2016 Fecha Noviembre de 2016



Infraestructura (Infraestructura tecnológica y de comunicaciones, sistemas de

información, puestos de trabajo, otros).

Ambiente de trabajo.

Financieros.

CODIGO: A-CR-006

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

Indicadores del

Plan de Acción


Definir la política de prevención del daño antijurídico.

Elaborar el Plan de Acción

CICLO PHVA

ALCANCE: Comprende todos los procedimientos definidos dentro del Proceso, incluyendo la gestión de

conceptos jurídicos, la atención de trámites conciliatorios, las actuaciones judiciales incoadas por terceros o

por actuación de la entidad y soporte jurídico a las actuaaciones de la entidad.

DUEÑO DE PROCESO:Asesor con funciones jurídicas




OBJETIVO: Administrar y gestionar las actividades y trámites de naturaleza jurídica, de

acuerdo con la normatividad y reglamentación vigente, con el fin de dar soporte jurídico

a las actuaciones de las direcciones de la entidad y requerimientos de los entes externos.

ENTRADAS

PROCESOS INTERNOS



• Cumplimiento de Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política de Integral y liniamientos de

trabajo.

•Reporte del desempeño de Indicadores a cargo del proceso.

• Cuando se requiera históricos de años anteriores sobre conciliaciones y procesos jurídicos.

• Política de prevención del daño antijurídico• Plan de Acción con actividades del proceso.• Respuestas a Solicitudes de conceptos. • Respuestas a requerimientos.• Soporte jurídico • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.

• Política de prevención del daño antijurídico• Respuestas a solicitudes de conceptos.• Cuando se requiera histórico de conciliaciones y procesos judiciales.

• Soporte jurídico. • Respuestas a requerimientos. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.

* Mapeo de alianzas estratégicas.

* Documento de formulación de proyectos, programas y/o

actividades.

*Requerimientos de asesoraría en revisión de los diferentes

instrumentos jurídicos de cooperación y alianzas a suscribirse por APC-

Colombia.

• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.

* Directrices de la

Agencia Nacional

de Defensa

Jurídica del Estado

- ANDJE

* Requerimeintos o

solicitudes

Ciudadanos.

* Notificaciones y

solicitudes

Despachos

judiciales.

*Requerimientos

Organismos de

Control.

* Citaciones a

conciliación

extrajudicial.



CONTROLES

Caracterización Proceso de Gestión Jurídica

• Directrices de la Agencia: Misión, Visión, Política Integral, Objetivos y lineamientos de trabajo.

* Hoja de Ruta o su equivalente.

• Mapa de riesgos• Aprobación Política de prevención del daño antijurídico.• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales

• Piezas de comunicación interna y externa• Estrategias de comunicación y redes• Campañas• Comunicados• Presentaciones• Informes• Documentos de análisis• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos. • Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.

• Solicitudes de comunicar asuntos relacionados con el proceso jurídico.

• Necesidades de piezas comunicativas.• Respuestas a Solicitudes de conceptos.•Respuestas a los requerimientos • Verificación de solicitudes de actualización del normograma Definir las necesidades de capacitación del personal de jurídica

PROCESOS INTERNOS

SALIDA

PLANEAR• Politica de daño antijurídico.

• Directrices de la Agencia Nacional de

Defensa Jurídica del

Estado - ANDJE.

• Ingresar Información en

EKOGI.

• Respuestas a los requerimientos de los

entes de vigilancia y

control

• Informes de defensa judicial a la

Contraloría General

de la República.

• Respuesta solicitudes de

ciudadanos.

• Contestación de demandas y demás

notificaciones de los

despachos judiciales.

• Actas de comite de conciliación y en

general atención a

las convocatorias

que se hagan de

conciliación

extrajudical.

Control de

tiempos de

ejecución de los

conceptos

jurídicos

Seguimiento al

estado del

proceso.

Solicitud de

infomación

periodica a los

lideres de cada

proceso de

acuedo con el

procedimiento

de actualización

del

normograma.

Gestionar las solicitudes de conceptos jurídicos y atender lo

demás requerimientos, de acuerdo con los procedimientos

establecidos dentro del proceso.

HACER

Seguimiento al

estado del

proceso



• Proyectos de contrato contrato/convenio, prórrogas, otro sí, modificaciones, y en general

documentos en relación con la gestión

contractual debidamente revisados.

• Estudios previos y demás solicitudes para contratación de bienes y servicios.

• Respuestas a Solicitudes de conceptos.• Base de datos de conceptos. • Soporte jurídico

• Verificación de solicitudes de actualización del normograma

Desarrollar las actividades relacionadas con el trámite de

conciliación extrajudicial en que interviene la Entidad

Ejercer la defensa jurídica dentro de los procesos judiciales en los

que APC sea parte.

• Proveer el personal, con el cumplimiento de requisitos para el ejercicio de las cargas, evaluación y retroalimentación.

• Capacitación y desarrollo de personal.• Bienestar social.• Condiciones de Protección y Seguridad Laboral.• De acuerdo a la vinculación del personal remuneración proceso generación nómina.

•Identificaión de necesidades relacionados con capacitación, bienestar y seguridad laboral.

• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos.• Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.

•Proyectos de actos administrativos en relación con situaciones administrativas de los servidores públicos y demás reglamentaciones

respecto al talento humano.

• Proyectos de contrato/convenio, prórrogas, otro sí, modificaciones, y en general documentos en relación con la gestión contractual.

• Proyectos de actas de liquidación.• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos • Insumos probatorios en pleitos jurídicos iniciados por servidores públicos o exservidores públicos.


• Necesidades de personal, bienestar, capacitación.

• Respuestas a Solicitudes de conceptos.• Respuesta a sus requerimientos. • Cumplimiento a su orientaciones de protección y seguridad laboral.

• Proyectos de actos administrativos revisados. • Soporte jurídico. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma .

Gestión administrativa

• Elementos de trabajo.• Custodia del archivo transferido.• Recepción y entrega de correspondencia.• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos. • PQRS recibidas para ser asignadas. • Proyectos de actos administrativos para revisión.


Gestión administrativa

• Necesidades de elementos de trabajo.• Documentación para Archivo Central.• Necesidades de asignación y entrega de correspondencia.

• Respuestas a Solicitudes de conceptos.•Soporte jurídico. • Respuesta requermientos. • Apoyo en asignación y control de pqrs. • Proyectos de actos administrativos revisados. • Política de prevención del daño antijurídico.• Verificación de solicitudes de actualización del normograma.

Apoyo al proceso de actualización al normograma vigente de

acuerdo a la información enviada por el lider de cada proceso.

Gestión Humana.Gestión Humana.

• Politica de daño

• Directrices de la

• Ingresar

• Respuestas a los

• Informes de

• Respuesta

• Contestación de

• Actas de comite de

VERIFICAR

* Requerimientos de soporte técnico.

* Necesidades de capacitación en programas

particulares para el proceso.

• Respuestas requerimientos. • Soporte jurídico. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.

Temas

Seguimiento al

Plan de Mejora

definido.

Indicador de

Gestión de cada

procedimiento.

Analizar los resultados definidos en la Revisión de la gestión y

definir y ejecutar Plan de Mejora continua para el Proceso.

ACTUAR

Realizar seguimiento a las actividades planeadas.

Realizar seguimiento a los hallazgos de la Auditorias

1) Política de prevención del daño antijurídico A-OT-015.

2) Generación de base de datos de conceptos jurídicos para consulta

permanente.

3) Elaboración y actualización permanente del normograma de la Entidad.

4) En los talleres masivos o eventos de socialización de temas jurídicos que

desarrolle el proceso jurídico siempre deberá dejarse el registro de la asistencia en

el formato correspondiente.


Normograma.

Conceptos jurídicos para consulta permanente.

Archivo Histórico de Casos y Demandas.

Activos de información

* Mantenimiento preventivo a los equipos de computo.

• Soporte técnico • Sistema de información.• Conceptos técnicos


• Solicitud de acompañamientos y apoyo en asuntos contables y financieros.

•Solicitudes de registros contables de contingencias o provisiones contables deriadas de

procesos judiciales y extrajudiciales.

• Política de prevención del daño antijurídico.• Respuestas a solicitudes de conceptos.• Base de datos de conceptos.• Informes del Comité de Conciliación.• Histórico de casos y conciliaciones. • Proyectos de actos administrativos revisados. • Soporte jurídico • Información y documentación para procesos judiciales y extrajudiciales.

• Verificación de solicitudes de actualización del normograma.


A-CR-006 Caracterización proceso de gestión jurídica

A-OT-015 Política de Prevención del daño antijurídico

A-PR-045 Estructuración de Conceptos Jurídicos Internos y Externos

A-PR-046 Defensa Judicial

A-PR-047 Conciliación Extrajudicial

A-PR-048 Actualización del Normograma

A-FO-096 Listado Maestro de Reglamentación (Normograma)

Plan Nacional de Desarrollo, Plan Territorial de Desarrollo, Hoja de Ruta, Ficha de

caracterización de sectores y territorios, Ficha de caracterización de actores de Oferta y

Demanda

Requisitos SGI

Documentos / registros relacionados

• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos.• Auditorias internas. •Aprobación planes de mejoramiento.

• Proyectos de traslados presupuestales, liberación de recursos y demás actos administrativos para revisión.

• Solicitudes de Conceptos Jurídicos.• Requerimientos de información para asuntos contables y otros asuntos presupuestales.



• Respuestas a Solicitudes de conceptos.• Planes de mejoramientos. • Informes de avance al Plan de mejoramiento. • Respuesta de requerimientos. • Soporte jurídico. • Verificación de solicitudes de actualización del normograma.


• Politica de daño

• Directrices de la

• Ingresar

• Respuestas a los

• Informes de

• Respuesta

• Contestación de

• Actas de comite de


Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016



APROBÓ:

• Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.

Recursos



Ambiente de trabajo

Financieros

Conceptos Jurídicos internos y externos,

Conciliación Extrajudicial,

Defensa Judicial.

Normograma

Fecha: Noviembre de 2016




Riesgos Indicadores

ELABORÓ: REVISÓ:

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4

* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5

* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5

*MECI


Código: E-FO-043. Versión: 5. Fecha: Mayo 04 de 2016

CÓDIGO: C-CR-001

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

ENTRADAS

Procesos Misionales

Informes de auditoria

Informes de ley

Requerimientos de información

Seguimientos a planes, programas y proyectos.

Asesoria en asuntos de Control Interno según demanda.

Información para la revisión por la dirección.

Informe de seguimiento a planes de mejoramiento.

Informes de auditoria.

Requerimientos de información.


Procesos Misionales


Planes de mejoramiento.

Seguimiento a los planes de mejoramiento.

Información relacionada con el proceso.

Planes institucionales de capacitación, bienestar, incentivos y de

seguridad y salud en el trabajo.

-Remuneración a funcionarios del proceso.

• Manual de Funciones actualizado.• Lineamientos sobre evaluaciones de desempeño y concertación de objetivos.

• Suministro de personal competente.



Asesoría en asuntos de Control Interno según demanda.

Gestión Humano.



Asesoría en asuntos de Control Interno según demanda.

Informe de gestión por dependencias.

Necesidades de personal competente.

Necesidades de capacitación, bienestar, incentivos y de

seguridad y salud en el trabajo.






Caracterización Proceso Evaluación,Control y Mejoramiento

OBJETIVO: Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de los controles

establecidos para el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales y apoyar

a la Entidad en la toma de decisiones, con el fin de mejorar el Sistema de Control

Interno y el Sistema de Gestión Integral.

ALCANCE: Inicia con la definición del Programa Anual de Auditorias Internas y finaliza con la generación y

entrega de recomendaciones a la Alta Dirección y a los líderes de los procesos, de tal forma que oriente la

toma de decisiones para obtener la mejora continua del Sistema de Gestión Integral.

DUEÑO DE PROCESO:Asesor con funciones de Control Interno.


Planes de mejoramiento

Seguimiento a los planes de mejoramiento

Información relacionada con el proceso

* Narrativa institucional.

* Política de comunicación APC-Colombia.

Gestión Humano.




PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS

Direccionamiento Estratégico y planeación PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación


Elaborar el Plan de trabajo para la vigencia


CICLO PHVACONTROLES

SALIDA




Aprobación Programa Anual

de Auditorias Internas

Aprobación Plan de Trabajo

* Contraloría

General de la

Republica.

* Contaduría

General de la

Nación.

*Departamento

Administrativo de

la Función Publica.

* Otros entes de

controlDefinir el Programa Anual de Auditorias Internas

*Presidencia de la

Republica.

* Contraloría General

de la Republica.

* Contaduría General

de la Nación.

*Departamento

Administrativo de la

Función Publica.

Lineamientos estratégicos( Misión, visión, hoja de ruta, lineamientos

para planes de acción, planes de acción).

Información sobre el seguimiento a los planes de acción.

Información sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral.

Planes de mejoramiento

Seguimiento a los planes de mejoramiento

Información relacionada con el proceso



Seguimiento a la ejecución

del plan de trabajo.









• Política de la Seguridad.• Política de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. • Catálogo de servicios de la Entidad.• Soporte.


Gestión financieraGestión financiera







Estados contables y financieros.




Infraestructura adecuada para el funcionamiento del proceso.

Información relacionada con el plan de adquisiciones, austeridad

del gasto.

Gestión Jurídica



Entregar recomendaciones a la Alta Dirección y a los

líderes de los procesos que orienten la toma de

decisiones para la mejora continua del Sistema de

Gestión Integral.

EvaluacIón, Control y MejoramientoEvaluacIón, Control y Mejoramiento

VERIFICAR

Informes de auditoría.



Aprobar los planes de mejoramiento resultantes de las

auditorias internas de gestión y del sistema de gestión

integral.

Realizar el seguimiento al cumplimiento de los Planes de

mejoramiento.


Gestión Jurídica





Necesidades de Asesoria Jurídica según necesidad.




Necesidades de soporte tecnológico.

Elaborar Informes de acuerdo con disposiciones de Ley.

Registro de envio del

informe ejecutivo anual de

Control Interno

Realizar la evaluación al Sistema de Control Interno

(MECI-CALIDAD-CONTROL INTERNO CONTABLE).

ACTUAR




Asesoria Jurídica según necesidad.

Evaluar la efectividad de la Política de Administración

del Riesgo

Revisión a los planes de

mejoramiento .

HACER

Coordinar y realizar el programa anual de auditorías

internas al sistema de gestión integral y de gestión


Requisitos SGI


ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Riesgos Indicadores Recursos


Personal requerido acorde con el plan de trabajo definido para la vigencia.

Recurso tecnológicos necesarios (software y hardware).

Infraestructura para puestos de trabajo (ambiente de trabajo).

Financieros.

Norma Técnica Colombiana de la Gestión Publica - NTC GP -1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4

* Requisito 7: 7.1; 7.2; 7.4; 7.5

* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5


Informes de auditorias-Informes del ley.


Auditorías, seguimientos, planes de mejoramiento

Temas


Como política de operación del proceso se hace necesario que los demás procesos

tengan en cuenta que los informes de auditoria, planes de mejoramiento, las

recomendaciones y demás salidas del proceso deben ser tenidas en cuenta como

entrada al planear de los demás procesos de la entidad para garantizar la

Interrelación de procesos.

Internos.C-PR-001 Procedimiento Planes de Mejoramiento

C-PR-002 Auditorías Internas

C-FO-001 Plan de mejoramiento

C-FO-002 Evaluación Auditores Internos y Auditoría

C-FO-003 Programa Anual de Auditorias

C-FO-004 Plan General de Auditorias

C-FO-005 Informe de Auditoria

C-FO-007 Lista de Verificación Auditorías Internas

C-FO-009 Encuesta para la evaluación de audiencia pública de rendición de cuentas

C-FO-010 Informe de seguimiento

C-FO-011 Arqueo caja menor

C-FO-012 Formato Plan de Trabajo de Control Interno

C-FO-013 Acuerdo de Confidencialidad Auditor

C-OT-001 Manual de auditoria Interna

ExternosGuía de Auditoria para las Entidades Publicas

Rol de las Oficinas de Control Interno, auditoria Interna o quien haga sus veces

Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016

Yolman Julian Sáenz Santamaria Alex Alberto Rodriguez Cubides Alex Alberto Rodriguez Cubides

Profesional Especializado Asesor con funciones de Control Interno Asesor con funciones de Control Interno

CODIGO: E-CR-001

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

* Actores de

los Sectores y

Territorios del

Sistema

Nacional de

Cooperación.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda tales

como ONGs,

representacion

es de países.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda

cooperación

sur y

cooperación

triángular


Piezas de comunicaciones

Locaciones.

Mobiliarios y equipos.

Lineamientos de gestión documental.

Comisiones y desplazamientos.

Hoja de ruta o su equivalente.

Plan de adquisiciones.


Necesidades de comunicaciones.

Procesos Misionales Procesos Misionales

* Actores de

los Sectores y

Territorios del

Sistema

Nacional de

Cooperación.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda

tales como

ONGs,

representacio

nes de

países.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda

cooperación

sur y

cooperación

triángular

*Departament

o Nacional de

Planeacion -

DNP.

Presidencia

Hoja de ruta o su equivalente. Hoja de ruta o su equivalente.

Información de priorización de cooperación internacional.

Información relacionada con las intervenciones en

proceso de formulación cuando aplique.

Información de ejecución de las intervenciones de

cooperación, a solicitud.

Evidencias de ejecución del Plan de acción.


Información de Cooperación

Internacional en general


Gestión financiera

Gestión del Talento HumanoPersonal.

Actividades de bienestar.

Capacitación.

Salud ocupacional.


Necesidades de personal, bienestar,

salud ocupacional y capacitaciones.

Gestión del Talento Humano.

Direccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación

PLANEAR

CONTROLES

Gestión financiera


Contratistas.


Información de posibles convenios (si

aplica).


* Evaluar el contexto estratégico y diagnosticar el

estado de la entidad.

* Formular la Hoja de Ruta o su equivalente.

* Formular el plan de acción.

* Formular los proyectos de inversión.

* Administrar el Sistema de Gestión Integral - SGI.

* Elaborar análisis y estudios temáticos relacionados

con Cooperación Internacional.

* Seguimiento al cumplimiento de Hoja de Ruta o su

equivalente, Plan de Acción, Proyectos de Inversión,

Sistema de Gestión Integral.

* Definir la metodología de la planeación.

* Definir cronogramas de talleres de la planeacion.

ENTRADASCICLO PHVA

SALIDA



Caracterizacion Proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación

OBJETIVO: Entregar lineamientos , direccionamiento, guía y orientación

para focalizar y dinamizar la gestión de APC-Colombia.

ALCANCE: Inicia con la planeación estratégica, pasa por la planeación operativa, gestión

de proyectos y aplicación del Sistema de Gestión Integral y finaliza con el seguimiento y

mejora a la gestión.

DUEÑO DE PROCESO:Director General APC.

INVOLUCRADOS:Director Planeación.

Profesional con funciones de

Calidad.


Al inicio de

cada gobierno

(cuatrienio).

Brújula

SIIF

HACER

VERIFICAR

Informes de evaluación, control y mejoramiento.


Seguimiento a los planes de mejora.

Informes.

* Implementar acciones de mejora, correctivas y

preventivas.

Conceptos jurídicos.


Solicitudes de conceptos jurídicos

(cuando aplica).


de la

Republica.

Ministerio de

Relaciones

Exteriores -

MR.

DAFP.

Ministerio de

Hacienda y

Crédito

Publico.

Contraloría

General de la

República.

Servicios de tecnología e información.


Necesidades de servicios de

tecnología e información.


Información sobre recursos presupuestales.


* Seguimiento a la cooperación Internacional de

Colombia y cooperación Sur-Sur y ayuda oficial al

desarrollo en el marco de la Hoja de Ruta o su

equivalente.


Información sobre recursos

presupuestales.


Brújula

SIIF

Brújula


ACTUAR


E-CR-001 Caracterización del Proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación

E-PR-001 Procedimiento Control de Documentos

E-PR-002 Formulación y seguimiento del Plan estratégico Institucional o su Equivalente

E-PR-003 Formulación y seguimiento de planes de acción

E-PR-004 Formulación y seguimiento de proyectos de inversión

E-PR-005 Elaboración de análisis y estudios temáticos relacionados con Cooperación Internacional

E-PR-008 Administración de riesgos

E-PR-016 Procedimiento para el tratamiento de producto no conforme

E-FO-003 Ayuda de memoria

E-FO-010 Lista de asistencia

E-FO-012 Acta de reunión

E-FO-013 Correspondencia Despacho

E-FO-017 Mapa de riesgos

E-FO-018 Plan de acción

E-FO-022 Hoja de Vida del indicador

E-FO-038 Anexo 2 Ficha perfil de proyecto para solicitud de recursos de contrapartida nacional

E-FO-039 Anexo 3 Plan de Inversión Proyectos de Contrapartida Nacional

E-FO-042 Documento técnico de análisis financiero e idoneidad

E-FO-043 Plantilla proceso

E-FO-044 Plantilla procedimiento

E-FO-045 Plantilla otro trámite administrativo

E-FO-046 Designación de coordinador del convenio de contrapartida

E-FO-047 Formato para registro del producto y/o servicio no conforme

E-FO-048 Encuesta de Satisfacción

E-OT-002 Mapa de Procesos

E-OT-003 Manual Sistema de Gestión Integral

Sistema de Información de

Cooperación.

Herramienta tecnológica del


El proceso da lineamientos de la

planeación estratégica,

planeación de la inversión y

seguimiento a la gestión de APC-

colombia y la cooperación

internacional.

Asesor con funciones de Planeación Asesor con funciones de Planeación Asesor con funciones de PlaneaciónFecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016 Fecha: noviembre 24 de 2016

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:Jorge Escalante Jorge Escalante Jorge Escalante


• Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula • Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula

* Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.

* Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).

* Ambiente de trabajo.

* Financieros.

Hoja de ruta

Plan de acción

Proyectos de inversión

Estudios temáticos

Sistema de Gestión Integral

Requisitos SGI

NTCGP 1000:2009* Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4

* Requisito 7: 7.4

* Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5


Temas

E-OT-004 Código de ética

E-OT-005 Hoja de ruta

E-OT-008 Lineamientos Administración del Riesgo

E-OT-018 Otro trámite administrativo de incorporación de recursos de cooperación internacional al presupuesto nacional

E-OT-020 Política, lineamientos y metodología de medición en APC-Colombia

E-OT-021 Código de buen gobierno

E-OT-024 Estrategia de rendición de cuentas

E-OT-025 Instructivo para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión

E-OT-027 Portafolio de servicios

E-OT-028 Mapa de riesgos

CÓDIGO:

E-CR-002


PLANEAR

Caracterización Proceso Gestión de Comunicaciones


* Elaborar el Plan de acción y Política y

estrategia de Comunicaciones externas

para la vigencia (Comunicaciones).

* Establecer prioridades de comunicación

externa (Comunicaciones).

* Dar los lineamientos de atención a PQRS

de APC-Colombia (Jurídica y

Administrativa).

* Elegir y proyectar los instrumentos de

recolección de información para conocer la

satisfacción de los clientes de APC-

Colombia (todos los procesos).

* Revisar y plantear la estrategia de

comunicación con el ciudadano para la

vigencia (Administrativa).

* Planear las actividades de comunicación

interna (Talento Humano).

* Indicadores plan de

acción de comunicaciones.

* Presidencia: Estrategia

Gobierno en Línea

* MinTic

* Organizaciones civiles

* Ciudadanía

* Cumplimiento de Directrices de la Empresa.

* Desempeño de Indicadores.


* Informes de la gestión de comunicaciones.

* Diseño de piezas de comunicación para rendición de cuentas e

informes institucionales.

* Piezas de comunicación de acuerdo a la Política de Comunicaciones

de APC-Colombia.

* Política de comunicaciones de APC-Colombia.


* Necesidades de comunicación con

grupos de interés y clientes internos y

externos.

* Necesidades de piezas comunicativas.

Procesos Misionales

ALCANCE: Inicia con la identificación de los grupos de interés, pasando por la construcción de mensajes y la selección de

canales de comunicación para visibilizar los resultados de APC-Colombia con sus grupos de interés y clientes.

* Piezas de comunicación de acuerdo a la Política de Comunicaciones.

de APC-Colombia y cada proceso misional.

* Política de Comunicaciones APC-Colombia.


* Piezas de comunicación externa.

* Estrategias de comunicación y redes sociales.

* Campañas externas.

* Videos.

* Comunicados.

* Presentaciones.


* Diagramación de documentos de análisis.

*Narrativa institucional.

Procesos Misionales

* Presidencia: Estrategia

Gobierno en Línea, Alta

Consejera para las

Comunicaciones.

* MinTic.

* Organizaciones civiles.

* Ciudadanía.

Versión: 6


Direccionamiento Estratégico y

planeación

* Directrices de la Agencia:

Misión, Visión, Política Integral, Objetivos

y lineamientos de trabajo.

* Hoja de Ruta.

PROCESOS INTERNOS

Dueño de Proceso:

Asesor de Comunicaciones

Director Procesos de apoyo.

Proceso involucrados

Planeación

Procesos Misionales


SALIDA

OBJETIVO: Generar los mecanismos de comunicación entre

APC-Colombia y sus grupos de interés, así como establecer

los mensajes necesarios que se entrega a cada uno de sus

clientes internos y externos.

ENTRADASCICLO PHVA

CONTROLESPROCESOS INTERNOS

* Estudios previos, documento técnico.

* Solicitud de liquidación.

* Solicitudes de prórrogas, otro sí, modificaciones.

* Política de comunicaciones de APC-Colombia.

* Publicaciones en página web.



* Necesidades de personal.

* Necesidades de bienestar.

* Necesidades de capacitación.

* Política de Comunicaciones de APC-Colombia.

* Apoyo en campañas internas de Gestión Humana.






* Piezas de comunicación de acuerdo a la Política de Comunicaciones

de APC-Colombia.

* Videos.

* Comunicados.


* Administración y seguimiento a PQRS.

* Necesidades de comunicación, creación

de piezas comunicativas para los grupos

de interés y publicaciones en la página

web.

* Locaciones.

* Mobiliario y equipo.

* Autorización de comisiones.



Gestión Humana

* Suministro de personal, con el

cumplimiento de requisitos para el

ejercicio de las cargas, evaluación y

retroalimentación.

* Capacitación y desarrollo de personal

* Bienestar social.

* Condiciones de Protección y Seguridad

Laboral.

* Remuneración proceso generación

nómina.

* Minutas en general, prórrogas, otro sí,

modificaciones.

* Actas de liquidación.

* Necesidades de publicaciones en la

página web.

Gestión Humana HACER

Gestión financiera

* Necesidades de asesoría financiera.

* Necesidades de control y seguimiento de gastos.



* Plan anual de caja (PAC).


* Divulgar la política de comunicaciones.

* Gestionar solicitudes y requerimientos

de comunicaciones.

* Realizar monitoreo y seguimiento a

noticias y medios de comunicación con

temas relacionados con la cooperación

internacional y con la gestión de APC-

Colombia.

*Definir y producir contenidos de la página

web.

* Administrar las redes sociales de la

Agencia.

* Administrar contenidos de los portales

web de la entidad (Comunicaciones:

página web, Talento Humano: Intranet).

* Formular, preparar, consolidar el

documento para la rendición de cuentas

(Direccionamiento estratégico y

Comunicaciones).

* Ejecutar la estrategia de atención al

ciudadano (Administrativa).

* Revisar y dar respuesta a las PQRS (todos

los procesos).

* Medir la satisfacción de los clientes y

grupos de interés de APC-Colombia (Todos

los procesos).

* Realizar y presentar a la Alta Dirección

los informes de seguimiento sobre:

comunicaciones, PQRS, estrategia al

ciudadano, satisfacción del cliente y

grupos de interés de APC-Colombia

(Administrativa, Jurídica, Comunicaciones

y Direccionamiento estratégico)

* Ejecutar las actividades de comunicación

interna (Talento Humano y

Comunicaciones).

* Sistema de información

*Seguimiento a solicitudes

recibidas por medios como

redes sociales.

* Indicadores plan de

acción de comunicaciones

* Indicadores de gestión de

los procesos de Jurídica,

Gestión Administrativa y

Planeación.

*Certificaciones de inclusión en plan de

adquisiciones.

* Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.


página web.

Gestión financiera

*Seguimiento a la gestión de

comunicaciones.

* Seguimiento al equipo editorial a través

de lista de asistencia y matriz de

seguimiento.

* Seguimiento a PQRS.

* Seguimiento a la satisfacción de los

clientes y grupos de interés de APC-

Colombia.

* Seguimiento a planes de mejoramiento.


comunicaciones.


Planeación - Calidad.


Jurídica.

ACTUAR

* Solicitud de conceptos para toma de decisiones.


* PQRS recibidas a través de las redes sociales.



Gestión Jurídica


* Planes de mejoramiento frente a no conformidades presentadas en

el proceso de comunicaciones.




* Información.

* Establecimiento de planes de

mejoramiento, según corresponda el

cumplimiento de metas propuestas para:

- Página web, redes sociales, publicación

en medios

- PQRS.

- Estrategia de comunicación al ciudadano.

Planes de mejoramiento y

el cumplimiento de fechas y

cronograma propuesto.

Back up de la página web de APC-Colombia.

Back up elaborado por el proceso Tecnologías de Información al proceso de Gestión de comunicaciones.

Documentos / registros relacionados Política(s) de OperaciónActivos de información

VERIFICAR

*Lineamientos de Tecnologías de

Información.

* Programación del mantenimiento

preventivo anual.

* Reportes sobre página web.

* Lineamientos de la estrategia de

gobierno en línea.

* Software.

* Soporte tecnológico.

Gestión Jurídica

* Requerimientos de soporte técnico.

* Necesidades de capacitación.




* Documentos revisados y ajustados al

marco normativo vigente.

* Conceptos jurídicos para toma de

decisiones.

* Talleres de orientación a supervisiones

de contratos y convenios.

* Respuesta y seguimiento a PQRS


página web.



página web.

* Seguimiento a planes de mejora.

* Informes de auditoría.


* Ver documento Controlado: E-OT-017 Política de comunicación.

* E-CR-002 Caracterización Gestión de Comunicaciones

* E-OT-017 Política de comunicaciones

* E-OT-007 Manual de Imagen

* E-OT-016 Guía de interacción en redes sociales

* E-PR-009 Formulación e implementación de la Política de

Comunicaciones

* E-PR-011 Administración de contenidos en el portal web de la entidad

* E-PR-015 Coordinación de contenidos y publicaciones

* E-PR-013 Administración de redes sociales

* E-FO-041 Plantilla presentación APC

* E-OT-026 Matriz de comunicación

* Hoja de Ruta

Noviembre de 2016

Riesgos

Ana María Rocha

ELABORÓ: REVISÓ:

Noviembre de 2016

Ana María Rocha


Noviembre de 2016

APROBÓ:

Ana María Rocha


*Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.

* Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).

* Ambiente de trabajo

* Financieros

NTCGP 1000:2009*

*Requisito 4: 4.2.3; 4.2.4

*Requisito 5.5.3

*Requisito 7.2.3

*Requisito 8: 8.1; 8.2; 8.3; 8.4; 8.5

DE LEY

* Ver normograma en aplicativo Brújula

* Comunicación.

* Medios.

* Página web.

* Redes Sociales.

* Rendición de cuentas.

* Medición de satisfacción.

* Ver reporte de indicadores en aplicativo Brújula.* Ver mapa de riesgos en aplicativo Brújula.


Indicadores Recursos

TemasRequisitos SGI

CODIGO: M-CR-001



Información de posibles convenios (si

aplica).

Locaciones.




Piezas de comunicaciones


Gestión del Talento Humano.


Procesos MisionalesInformación de necesidades y oportunidades.

Proyectos formulados.

Seguimiento a proyectos en ejecución.

Gestión del Talento Humano


No aplica.

Necesidades de personal, bienestar,


* Actores

sectoriales y

territoriales

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda tales

como ONGs,

representacion

es de países.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda

cooperación

sur y

cooperación

triangular.


Gestión Jurídica


Información de priorización de

cooperación internacional.

Plan de acción.

Gestión de comunicacionesGestión de comunicaciones


Gestión Jurídica

Necesidades de servicios de tecnología

e información.

Necesidades priorizadas y

oportunidades de los actores de


Procesos Misionales

Necesidades de comunicaciones.

* Actores sectoriales y

territoriales

* Actores de Oferta

Actores de Demanda

tales como ONGs,

representaciones de

países.

* Actores de Oferta

Actores de Demanda

cooperación sur y

cooperación triangular.

Plan de adquisiciones.


PROCESO: IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN

CICLO PHVACONTROLES

ALCANCE: Desde la identificación de los actores hasta la priorización de las necesidades y

oportunidades de los actores de cooperación internacional

OBJETIVO: Identificar las necesidades, oportunidades y prioridades de

todos los actores de la cooperación internacional

ENTRADAS SALIDA


LÍDER DE PROCESO:

Director de Demanda

INVOLUCRADOS:Director de Oferta

Director de DCI

PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación


Versión: 04

Noviembre 24 de 2016.

Ajustar el ejercicio de priorización con los actores de


Sistema de

información de

Cooperación

ACTUAR

VERIFICAR

Personal.


Capacitación.

Salud ocupacional.

Solicitudes de conceptos jurídicos

(cuando aplica).

Informes de evaluación, control y mejoramiento.



Informes.


Gestión financiera

Servicios de tecnología e información.


Contratistas.


Gestión financiera

Identificar y actualizar los actores.

Recibir y consolidar las necesidades y oportunidades de

todos los actores de cooperación internacional.

Sistema de

información de

Cooperación

Priorizar las necesidades y oportunidades de los actores

de cooperación internacional en función de la hoja de

ruta o su equivalente y los recursos disponibles.

Sistema de

información de

Cooperación

Validar las necesidades y oportunidades priorizadas

Sistema de

información de

Cooperación

HACER

Documentos / registros relacionados Política(s) de Operación

APROBÓ:

Ver matriz de riesgos

Andrés Uribe - Enrique Maruri - Mónica Varona Integrantes de los tres procesos misionales

Indicadores

DE LA NORMA NTCGP 1000:2009

* Requisito 5.2, 5.3, 7.1, 7.2, 7.5, 8.

LEGALES

Ver Normograma

REVISÓ:

Requisitos SGI

Riesgos

ELABORÓ:

Sistema de Información de Cooperación.

Caracterización de actores de la cooperación.

Matriz de planificación.


La gestión relacionada con este proceso se enmarca en los objetivos

estratégicos establecidos en la Hoja de Ruta o su equivalente.

Recursos

Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas,

Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros),

Ambiente de trabajo, Financieros.

Ver Indicadores en plan de acción


Andrés Uribe Orozco

M-PR-001 Procedimiento Indentificación y Priorización de necesidades y

potencialidades temáticas sectoriales y territoriales.

M-PR-002 Procedimiento análisis de necesidades y potencialidades de

fuentes oficiales y no oficiales.

M-PR-003 Procedimiento identificación y registro de intervenciones de

cooperación internacional recibidos por Colombia.

M-FO-016 Matriz de Evaluación de Buenas Practicas.

M-OT-005 Guias metodológicas para documentación y validación de

experiencias.

Fecha Noviembre de 2016

Director de DemandaDirector de Demanda - Director de Oferta -Directora DCI

Fecha Noviembre de 2016

Temas

Necesidades oportunidades y prioridades de los actores de la

cooperación.

CODIGO: M-CR-002

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

Sistema de

información de

Cooperación


PROCESO: PREPARACIÓN Y FORMULACIÓN DE LAS INTERVENCIONES DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

OBJETIVO: Preparar y formular con los actores de la cooperación

internacional los diferentes tipos de intervenciones de acuerdo con las

necesidades y oportunidades de cooperación priorizadas.

ALCANCE: Desde la priorización hasta la formulación de la intervención, con base en los criterios y requisitos

de los actores de cooperación internacional.

DUEÑO DE PROCESO:Director DCI

INVOLUCRADOS:Director de Demanda.

Director de Oferta.


ENTRADASCICLO PHVA

CONTROLES

SALIDA


PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación * Actores de los

Sectores y

Territorios del

Sistema Nacional

de Cooperación.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda tales

como ONGs,

representaciones

de países.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda

cooperación sur y

cooperación

triangular.

Hoja de ruta o su equivalente.Información relacionada con las intervenciones en

proceso de formulación cuando aplique.

* Actores de los

Sectores y

Territorios del

Sistema Nacional

de Cooperación.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda tales

como ONGs,

representaciones

de países.

* Actores de

Oferta

Actores de

Demanda

cooperación sur y

cooperación

triangular.

Piezas de comunicaciones. Necesidades de comunicaciones.

Gestión del Talento Humano. Gestión del Talento Humano.

Personal.


Capacitación.

Salud ocupacional.

Necesidades de personal, actividades de bienestar,



Información sobre recursos presupuestales. Solicitud de CDP.


HACER

Gestión contractualAsesoría contractual.

Documento contractual (convenio o contrato según

aplique).

Formular la intervención en conjunto con los actores de

cooperación internacional involucrados.

Confirmar la aprobación de la intervención formulada por

parte de los actores de cooperación internacional.

Necesidades de personal, actividades de bienestar,



Asesoría jurídica.

Solicitudes de conceptos jurídicos.

Solicitud de asesoría jurídica.


Servicios de tecnología e información.Necesidades de servicios de tecnología e

información.

Revisar los criterios y requisitos de las oportunidades de

cooperación.

Identificar y articular a los actores de cooperación

internacional.

Confirmar el interés de participación de los actores de


VERIFICAR

Revisar que la formulación de la intervención cumpla con los

criterios y requisitos técnicos de los actores de cooperación.

ACTUAR

Ajustar la formulación de la intervención a los criterios y

requisitos técnicos de los actores de cooperación.

Sistema de

información de

Cooperación

Sistema de

información de

Cooperación

Sistema de

información de

Cooperación


Locaciones.




Plan de adquisiciones




Necesidades priorizadas y oportunidades de los

actores de cooperación internacional.Intervenciones formuladas.



La gestión relacionada con este

proceso se enmarca en los objetivos

estratégicos establecidos en la Hoja de

Ruta o su equivalente.



Brújula.


M-PR-004 Procedimiento Preparación y formulación de las Intervenciones.

M-FO-005 Experiencias exitosas de desarrollo.

M-FO-007 Presentación de Proyectos de Cooperación Sur-Sur.

M-FO-008 Project Proposal South-South Coperation (English).


Temas

Formulación de las intervenciones.

Requisitos SGI

A) Legales

• Ver normograma en aplicativo Brújula.

B ) De la norma técnica :

Numeral 5.2: enfoque al cliente.

Numeral 5.3: política de calidad.

Numeral 7.1: Planificación producto o servicio.

Numeral 7.2: Procesos relacionados con el cliente.

Numeral 7.5: Producción o prestación del servicio.

Numeral 8: Medición, análisis y mejora.




Ambiente de trabajo

Financieros

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

fecha Agosto de 2016 Fecha Agosto de 2016 Fecha Noviembre de 2016

Integrantes de los tres procesos misionales Andres Uribe - Enrique Maruri - Mónica Varona Mónica Varona

Director de Demanda - Director de Oferta -Directora DCI Directora de Coordinación InterinstitucionalI

CooperaciónInformes de evaluación, control y mejoramiento.


Informes.

CÓDIGO: M-CR-003

ACTORES EXTERNOS

ACTORES EXTERNOS

Gestión del Talento Humano Gestión del Talento Humano

Sistema de

información de

Cooperación

Sistema de

información de

Cooperación

Solicitudes de desembolsos y de información

del estado de la ejecución presupuestal de las

intervenciones.


* Actores de los

Sectores y

Territorios del

Sistema Nacional

de Cooperación

* Actores de

Demanda tales

como ONGs,

representaciones

de países.

* Actores de

Oferta y Demanda

de cooperación

sur-sur y

cooperación

triángular


Intervenciones formuladas.Información de ejecución de las intervenciones

de cooperación


Piezas de comunicaciones Necesidades de comunicaciones

Conceptos jurídicos. Solicitudes de conceptos jurídicos.

Solicitud de asesoría.


HACER

ACTUARGestión Jurídica


Locaciones.




Necesidades de : Locaciones.




Servicios de tecnología e información.Necesidades de servicios de tecnología e

información.

Gestión Jurídica

ENTRADASCICLO PHVA

CONTROLES

SALIDA


PLANEARDireccionamiento Estratégico y planeación Direccionamiento Estratégico y planeación


PROCESO: IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

OBJETIVO: Coordinar la implementación y el seguimiento de las

intervenciones de cooperación internacional aprobadas.

ALCANCE: Este seguimiento solo contempla los proyectos a los que APC-Colombia brinda apoyo

técnico y financiero.

DUEÑO DE PROCESO:Director Oferta.

INVOLUCRADOS:Director Demanda.

Director DCI.


* Sistema de

información de

Cooperación.

* Verificar capacidad

presupuestal.

* Verificar las

condiciones

acordadas para

planear los

seguimientos

periódicos

Sistema de

* Actores de los

Sectores y

Territorios del

Sistema Nacional

de Cooperación

* Actores de

Demanda tales

como ONGs,

representaciones

de países.

* Actores de Oferta

y Demanda de

cooperación sur-

sur y cooperación

triángular


Programar la implementación y/o el seguimiento de

la intervención según aplique.

Información de ejecución de las intervenciones

de cooperación, a solicitud.

Evidencias de ejecución del Plan de acción.

Personal.


Capacitación.

Salud ocupacional.

Necesidades de personal, bienestar, salud

ocupacional y capacitaciones.

Gestión contractual Gestión contractual

Gestión financiera VERIFICARGestión financiera

Elaborar y revisar los informes y documentos que

sustentan las intervenciones, según aplique.

Asesoría contractual.

Ejecutar y/o hacer seguimiento a la intervenciòn.

APROBÓ:

Requisitos SGI Temas

• Ejecución y seguimiento de las intervenciones.



DE LA NORMA NTCGP 1000:2009Num 5.2 ( enfoque al cliente )

Num 5.3 ( política de calidad )

Num 7.1 ( Planificación producto o servicio )

Num 7.2 ( Procesos relacionados con el cliente )

Num 7.5 ( Producción o prestación del servicio )

Todo el numeral 8 ( Medición, análisis y mejora )



Informes de evaluación, control y mejoramiento.Seguimiento a los planes de mejora.

Informes.


Enrique Maruri Enrique Maruri Enrique Maruri

Director de Oferta Director de Oferta Director de Oferta

Fecha: Noviembre de 2016 Fecha: Noviembre de 2016

• Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.• Infraestructura (sistemas de información, puestos de trabajo, otros).• Ambiente de trabajo.• Financieros.

ELABORÓ: REVISÓ:


La gestión relacionada con este proceso se enmarca en

los objetivos estratégicos establecidos en la Hoja de

Ruta o su equivalente.




M-PR-006 Procedimiento Planeación Anual de Actividades de Cooperación Internacional

M-PR-007 Procedimiento Ejecución de Actividades de Cooperación Internacional

M-PR-008 Procedimiento Manejo Financiero del Centro de Operaciones y Seguimiento al FOCAI

M-PR-009 Procedimiento Gestión de Contrapartida Nacional

M-PR-010 Procedimiento Administración y ejecución de recursos de cooperación internacional

M-PR-011 Procedimiento Seguimiento a la Cooperación Internacional

M-FO-006 Informe Técnico. Actividades y Proyectos de Cooperacion Sur - Sur

M-FO-007 Presentacion de Proyectos de Cooperacion Sur-Sur (Español)

M-FO-008 Project Proposal South-South Cooperation (English)

M-FO-013 Logística y traducción

M-FO-014 Solicitud actividad de Cooperación Sur Sur y Triangular

M-FO-015 Tiquetes aéreos y seguros médicos

Realizar las acciones de ajuste a las intervenciones

a que haya lugar.

Sistema de

información de

Cooperación.

Verificar informes.

entradas salida ciclo phva - · pdf fileciclo phva procesos internos salida * sistema general...

Documents