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Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento
ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
1. OBJETIVO
Establecer las normas complementarias que regulen los procedimientos institucionales de
adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, de conformidad con la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, determinando las
responsabilidades de las diferentes Unidades Orgánicas que intervienen en su ejecución.
2. ALCANCE
Las normas y procedimientos establecidos en la presente Directiva deben ser aplicadas y
cumplidas obligatoriamente por la Dirección, Jefatura de Administración, el Area de
Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto, así como por la Oficina de Asesoría
Legal, y todas las Unidades Orgánicas que intervengan en los procesos.
Los funcionarios y servidores de las Unidades Orgánicas que participan en la ejecución de
los diferentes procesos para las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, son
responsables de la aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas,
técnicas y de control, que los regulan.
Cuando esta Directiva mencione la palabra Ley, se entenderá que se refiere al Texto Único
Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante
Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y la palabra Reglamento, al Reglamento del Ley
aprobado por Decreto Supremo N° 084-2004-PCM.
3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
La presente Directiva podrá ser modificada y actualizada por efectos de la evaluación
periódica de su aplicación, para lo cual las Unidades Orgánicas vinculadas a los referidos
procesos presentarán la correspondiente propuesta fundamentada a la Jefatura de
Administración, la que una vez evaluada será remitida a la Unidad de Organización y
Sistemas para la modificación respectiva y trámite de aprobación.
4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1. Órganos y Funcionarios Responsables de la Entidad
Para efectos de la aplicación de la presente Directiva en concordancia con la Ley y su
Reglamento se considera:
- EL Titular del Pliego, la máxima autoridad administrativa y ejecutiva, que es el
Presidente Ejecutivo.
- EL Órgano Responsable, de conducir y coordinar la formulación del proyecto del
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y de efectuar las contrataciones y
adquisiciones, es la Dirección.
- EL Órgano de Apoyo Responsable, de formular el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones y supervisar los procesos de selección y adquisición, es la Jefatura
de Administración.
- Los Comités Especiales designados para cada caso, y el Comité Especial
Permanente de Adjudicaciones Directas y de Menor Cuantía.
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4.2. Programación de las Adquisiciones y Contrataciones
Dentro de los montos, márgenes y cantidades aprobados en el Presupuesto Institucional, la Jefatura de Administración, dentro de su función de programación y evaluación de adquisiciones, a través de el Area de Abastecimiento y Servicios, deberá consolidar y valorizar las necesidades de bienes y servicios, que cada una de las dependencias de Protransporte le presentarán en función a sus respectivas metas, señalando sus prioridades, la oportunidad de contratación o adquisición y un perfil genérico de las especificaciones técnicas.
Sobre la base del análisis de la información recibida, del estudio de las posibilidades
del mercado y de la disponibilidad de recursos humanos y materiales de la Institución,
la Jefatura de Administración, por intermedio de el Area de Abastecimiento y
Servicios y el Area de Presupuesto y en coordinación con las dependencias usuarias,
elaboraran el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el que
deberá contener, cuando menos, lo siguiente: a) El objeto de la contratación o adquisición. b) La descripción de los bienes y servicios a adquirir o contratar. c) El valor estimado de la contratación o adquisición. d) El tipo de proceso que corresponde al valor estimado y al objeto. e) La fuente de financiamiento. f) Tipo de moneda. g) Los niveles de centralización o desconcentración de la facultad de adquirir o
contratar. h) Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección
planificados. El Plan Anual considerará todas las adquisiciones y contrataciones con independencia del régimen que las regule. Serán incluidas en el Plan Anual las Adjudicaciones de Menor Cuantía cuyas adquisiciones y contrataciones puedan ser programadas.
El Gerente de Administración y Finanzas presentara el proyecto del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones al Gerente General, quien lo derivara a la Oficina de
Asesoría Legal el proyecto de resolución respectivo para su visación y trámite de
aprobación por el Titular del Pliego. El Plan Anual deberá ser aprobado dentro de los
treinta (30) días naturales siguientes de aprobado el Presupuesto Institucional y deberá
estar en concordancia con el monto asignado conforme a las leyes presupuestales para
el ejercicio anual a ejecutarse.
La Jefatura de Administración es la responsable de preparar la documentación necesaria, a fin de que el Plan Anual aprobado sea difundido conforme lo establece el Artículo 26° del Reglamento.
Solo se podrá convocar y efectuar las licitaciones públicas, concursos públicos,
adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuantía que hayan sido previamente
programadas y se encuentren incluidas en el Plan Anual.
4.3. Adquisiciones y Contrataciones no incluidas en el Plan Anual
Las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas no contenidos
en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, serán incluidas en el proceso de
modificaciones, previo informe técnico sustentatorio de la Unidad Orgánica solicitante,
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el valor referencial y el tipo de proceso determinado por el especialista en
adquisiciones y con la opinión de disponibilidad presupuestal de el Area de
Presupuesto. El Titular del pliego o el funcionario en quien este delegue esta atribución
mediante resolución expresa, aprobará las modificaciones del PAAC.
La Jefatura de Administración es la responsable de disponer la preparación de la
documentación necesaria para la inclusión y exclusión de procesos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de conformidad con la asignación presupuestal o en el caso de reprogramación de las metas institucionales.
La modificación del Plan Anual se realizará de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 27 del Reglamento.
4.4. Determinación del Proceso de Selección
La Jefatura de Administración en coordinación con la dependencia usuaria y en el marco del Artículo 78 del Reglamento, determinará el proceso de selección aplicable para la adquisición o contratación de bienes y servicios, según corresponda.
4.5. Valor Referencial
El Gerente de Administración y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de
Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobará el valor referencial debidamente
sustentado para los procesos de Licitación Pública y Concurso Público. En el caso de
los procesos por ítems, el valor referencial de cada ítem no será inferior a una (1)
Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la transacción de conformidad
con lo dispuesto en el inciso g) del numeral 2.3 del artículo 2 de la Ley.
El Gerente de Administración y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de
Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobará el valor referencial debidamente
sustentado para los procesos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas y
Adjudicaciones de Menor Cuantía. En los procesos de Adjudicaciones Directas
Selectivas y Públicas y Adjudicaciones de Menor Cuantía cuya modalidad sea por
ítem, el valor referencial de cada ítem no será inferior a una (1) Unidad Impositiva
Tributaria.
Los ítems menores a una (1) Unidad Impositiva Tributaria serán programados como
compras o contrataciones directas serán aprobadas por el Gerente general, a propuesta
de la Jefatura de Administración (Especialista en Adquisiciones).
Para la determinación de los valores referenciales deberá tomarse en consideración los
recursos previstos en el presupuesto y los resultados de los estudios o sondeos sobre los
precios que ofrece el mercado.
El valor referencial y el sustento respectivo serán puestos en conocimiento de los
Comités Especiales respectivos, los que podrán observarlos y solicitar su revisión a la
Jefatura de Administración
El valor referencial se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte,
inspecciones, pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, conforme a la
legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda
incidir sobre el valor de los bienes y otros según los Artículos 32°, 33° y 35° del
Reglamento. No deberán tener una antigüedad mayor a dos (2) meses.
4.6. Confidencialidad de las Propuestas
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Los integrantes del Comité Especial, del Comité Especial Permanente de
Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía, el Gerente de Administración Y Finanzas
asi como los Especialistas y Asistentes en Adquisiciones, son los responsables de velar
por la confidencialidad de las propuestas y/o cotizaciones presentadas por los postores,
debiendo evitar que la información de los procesos sea transmitida a personas ajenas a
los mismos.
4.7. Responsables de la conducción de los Procesos de Selección
La ejecución de los procesos de selección estará a cargo de:
- El Comité Especial, para los casos de Licitaciones Publicas y Concursos Públicos.
- El Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía, para
los casos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas, y las Adjudicaciones
de Menor Cuantía programables.
- La Jefatura de Administración, para los casos de adquisiciones o contrataciones
cuyos montos en cada caso, sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva
Tributaria (UIT), vigente al momento de la transacción.
A requerimiento del Comité Especial o del Comité Especial Permanente, la Jefatura de
Administración designará un Notario para los actos públicos que requieran los
procesos.
Constitución del Comité Especial
El Comité Especial para los procesos de Licitaciones Publicas y Concursos Publicas será designado por Resolución del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General, con cargo a dar cuenta al Directorio, según el artículo 43° del Reglamento.
Para tal efecto, la Jefatura de Administración, en el marco del artículo 41° del Reglamento, coordinara con las Áreas técnicas correspondientes a fin de que estas
propongan la participación de personal idóneo como miembros Técnicos titulares y suplentes de los respectivos Comités.
La designación puede ser para más de un proceso siempre que así lo establezca expresamente la Resolución.
En caso del proceso de selección para la adquisición y contratación de bienes y
servicios especializados, el Comité Especial deberá estar conformado par uno o más
especialistas en el objeto de la convocatoria, de la misma Entidad u otra Entidad,
pudiendo ser un experto independiente.
Constitución del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y
Menor Cuantía
El Comité Especial Permanente para los procesos de Adjudicaciones Directas Públicas
y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía será designado por Resolución del
Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General. En casos de Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas para la contratación y adquisición de bienes y servicios altamente sofisticados, el Comité Especial Permanente deberá incorporar profesionales especializados que serán designados por el Gerente General, a propuesta de la Jefatura de Administración, conforme a lo dispuesto en el Artículo 41 del Reglamento.
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El Comité Especial estará conformado por tres (3) o cinco (5) integrantes titulares con igual número de suplentes. Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este último, siempre y cuando se respete la conformación establecida. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podrá reincorporarse al proceso de selección.
De la recepción de propuestas por el Comité Especial Permanente para
Adjudicaciones Directas
En los casos de Adjudicaciones Directas Selectivas, las propuestas de los postores
serán obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a través de la
Recepción y derivadas directamente al Comité Especial Permanente, organismo
autónomo y responsable de estos tipos de procesos.
En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía, las propuestas también serán obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a través de la Recepción y derivadas directamente al Comité Especial Permanente por el postor o remitidas vía fax o correo electrónico.
De las funciones del Comité Especial y del Comité Especial Permanente
El Comité Especial y el Comité Especial Permanente son los responsable de llevar
adelante el proceso de selección respectivo y tienen a su cargo la organización,
conducción y ejecución de la integridad del proceso hasta que la buena pro quede
consentida, administrativamente firme o hasta que se produzca la cancelación del
proceso, de acuerdo a las siguientes actividades:
a) Elaborar el proyecto de Bases para su aprobación por el Titular de Pliego o del funcionario en quien se haya delegado dicha facultad;
b) Disponer la realización de la convocatoria del proceso;
c) Solicitar el apoyo de las Unidades Orgánicas o dependencias pertinentes que se requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias tienen la obligación de prestar dicho apoyo bajo responsabilidad;
d) Observar el valor referencial en caso de considerarlo necesario y con la debida
justificación;
e) Observar las especificaciones técnicas detalladas que le propongan, cuando
considere que no se ajustan a la normatividad o no estén de acuerdo con las
posibilidades que ofrece el mercado;
f) Evaluar y absolver las consultas a las bases;
g) Evaluar y absolver las observaciones a las bases;
h) Recibir las ofertas (propuestas) de los postores interesados en el proceso de selección;
i) Abrir, calificar (determinar si es propuesta válida) y evaluar las propuestas de los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso;
j) Ser el único autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y sólo para efectos de su aplicación;
k) Postergar, en su caso, los actos públicos o etapas del proceso, por causa debidamente sustentada, comunicando a todos los participantes registrados y a la Jefatura de Administración;
1) Realizar todo el acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, incluyendo los informes relativos a recursos de impugnación;
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m) Hacer del conocimiento de los interesados los resultados de la evaluación y buena pro, según el mecanismo legal previsto: Publicación y/o Notificación;
n) Una vez consentida la buena pro, remitir a la Jefatura de Administración el expediente completo del proceso ejecutado conteniendo la documentación correspondiente, debidamente foliado, y
o) Declarar desierto.
- El Comité Especial no podrá de oficio modificar las bases aprobadas.
- Los miembros del Comité Especial deberán presentar a la Jefatura de Administración una Declaración Jurada de quo no tienen sanción vigente por su actuación come miembro de algún Comité Especial.
De la forma de decisiones
Para que el Comité Especial y el Comité Especial Permanente puedan sesionar como tal se exige la presencia del número total de sus miembros. En caso de ausencia se procederá conforme a lo dispuesto en el Artículo 48 del Reglamento, es decir, cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este último, siempre que se respete la conformación establecida en el Artículo 41 del Reglamento. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podrá reincorporarse al proceso de selección.
Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros.
De la Autonomía
El Comité Especial y el Comité Especial Permanente son autónomos en sus decisiones,
solo requieren ratificación en los casos que la Buena Pro ha sido otorgada a una
propuesta económica superior al valor referencial dentro del margen del 10% adicional
en los que se requiere la opinión presupuestal favorable de el Area de Presupuesto en
donde se evidencia que se cuenta con la asignación suficiente de recursos aprobada por
el Titular del Pliego.
De la Responsabilidad
Todos los miembros del Comité Especial y del Comité Especial Permanente son
responsables solidariamente por las decisiones que adopten y por ende por que la
selección realizada se encuentre arreglada a Ley dentro de los márgenes de
discrecionalidad para su actuación que indique las normas de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, en consonancia con los principios que regulan las
Adquisiciones del Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia,
eficiencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario.
4.8. Acceso a las Bases
Luego que el Comité Especial y el Comité Especial Permanente elaboren las bases y
estas sean aprobadas, serán registradas por el Especialista en Adquisiciones en el
Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, desde donde podrán
tener acceso los proveedores a dicho documento. Todo proveedor que desee participar
en el proceso deberá registrarse pagando un derecho en el Area de Presupuesto.
Asimismo, todo participante que haya cumplido con el pago del derecho de registro,
podrá solicitar un juego de bases al Comité correspondiente o donde se indique en las
bases del proceso.
El Comité Especial y el Comité Especial Permanente informaran a la Jefatura de
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Administración a más tardar el día anterior a la convocatoria, el cronograma de las etapas del proceso a fin que proceda a cobrar el derecho de participación a todos los interesados.
Al término del plazo indicado, el Tesorero remitirá al Comité Especial o al Comité
Especial Permanente, según corresponda, la relación de proveedores registrados, adjuntando fotocopia de las facturas emitidas por dicho concepto.
Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, el Tesorero deberá informar
permanentemente por escrito y/o vía sistema al Comité Especial y al Comité Especial
Permanente de los registros, a fin que estos puedan notificar a los proveedores
participantes la absolución de consultas y de observaciones a las bases que se hubieren
presentado.
En casos que se prorrogue el proceso, el Comité Especial y el Comité Especial
Permanente comunicarán oportunamente a la Gerencia de General la fecha hasta la cual
se efectuará el registro de los participantes.
4.9. Constancias del CONSUCODE
El pastor ganador de la Buena Pro, antes de la suscripción del Contrato o recepción de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la Orden de Servicio, presentará a la Jefatura de Administración, la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, otorgado par el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, con excepción de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía en donde la verificación será efectuada directamente por el Especialista en Adquisiciones, conforme al Artículo 8 de la Ley y 200 del Reglamento y del articulo 33 del Reglamento Nacional de Contratista y Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado.
La Jefatura de Administración remitirá a la Oficina de Asesoría Legal, copias de las Constancias a que se refieren los dos párrafos anteriores.
4.10 Elaboración y suscripción de los Contratos
La Jefatura de Administración remitirá todo el expediente de lo actuado por el Comité
Especial, a la Oficina de Asesoría Legal, para la formalización del Contrato
El expediente contiene: copia de las Bases, copia de la absolución de consultas y de observaciones, copia de las actas de evaluación técnica y Adjudicación de la buena pro, así como copia de las propuestas técnicas y económicas del pastor o postores que obtuvieron la buena pro.
El contrato, con la conformidad del Jefe de la Oficina de Asesoría Legal, del Jefe del Área usuaria, del Gerente de Administración y Finanzas y del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será presentado al Gerente General para su suscripción.
El contrato se suscribirá en tres (3) ejemplares, los que serán distribuidos dos para la Jefatura de Administración (01 para el Expediente y 01 para Adquisiciones) y otro para el Postor Ganador.
Asimismo se deberá remitir copia del Contrato debidamente firmado a el Area de Presupuesto, y a los usuarios o solicitantes del bien o servicio objeto del contrato, pudiendo utilizar medios electrónicos de transmisión de datos (scanner, email, etc.).
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4.11. De las responsabilidades
4.11.1 Del Comité Especial El Comité Especial es responsable del proceso de selección de Licitaciones y
Concursos Públicos, desde la elaboración de las Bases Administrativas, la
convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el
proceso.
4.11.2 Del Comité Especial Permanente El Comité Especial Permanente es responsable del proceso de selección de
Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, desde la
elaboración de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede
consentida la buena pro o se cancele el proceso.
4.11.3 Del Gerente de Administración y Finanzas El Gerente de Administración y Finanzas es responsable del proceso de
selección de Licitación Publica, Concurso Publico, Adjudicaciones Directas y
Adjudicaciones de Menor Cuantía, desde la recepción del requerimiento hasta
la remisión al Comité Especial o al Comité Especial Permanente; y a parir del
consentimiento del proceso hasta la liquidación del contrato respectivo. Así
mismo es responsable de aprobar y supervisar las compras y contrataciones
directas.
4.11.4 Del Asistente en Adquisiciones El Especialista en Adquisiciones es responsable de realizar el estudio o
indagaciones del mercado, determinar el valor referencial, Elaborar las órdenes
de Compra y/o Servicios, y archivamiento del expediente, de los procesos de
selección que se le asignen.
4.11.5 Del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios Es responsable de la supervisión y control de las actividades del Especialista en
Adquisiciones.
4.11.6 Del Gerente de Administración y Finanzas El Gerente de Administración y Finanzas refrenda los actos del Jefe de el Area
de Abastecimiento y Servicios y del Especialista en Adquisiciones, así como su
documentación mediante el control correspondiente.
4.12. Del control previo y concurrente
El Gerente de Administración y Finanzas, el Jefe de la Oficina de Asesoría Legal, así
corno los funcionarios y trabajadores quo participan en los procesos de selección, son
responsables de efectuar las acciones de control previo y concurrente de las etapas de
los procesos para las Adquisiciones y Contrataciones, de obtención de recursos, del
seguimiento y control de cumplimiento de las obligaciones contractuales, de la
recepción de bienes y de la prestación de servicios; así como de los procesos en el
ámbito de su competencia, y respecto de sus responsabilidades directas.
4.13. De las Exoneraciones
Los procesos de selección exonerados de acuerdo al artículo 19° de la Lev, serán
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llevados a cabo por la Jefatura de Administración. Todas las exoneraciones (Art. 19 y 20° de la Ley), salvo aquellas para contratar servicios públicos sujetos a tarifas cuando estas sean únicas, se aprobarán mediante
Resolución del Titular del Pliego, siendo esta facultad indelegable.
4.14 De los procesos declarados desierto
El Comité Especial otorgará la Buena Pro en los procesos de Licitación Publica, Concurso Publico o Adjudicación Directa, así como en los casos en que se declare como valida una única oferta.
El proceso de selección será declarado desierto cuando no quede válida ninguna oferta y parcialmente desierto cuando no quede valida ninguna oferta en alguno de los ítems identificados particularmente.
La declaración de desierto de un proceso obliga a la presentación de un informe que evalúe causas, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Dicho informe será elaborado por el Comité Especial.
En el supuesto que la Licitación Publica, Concurso Publico o Adjudicación Directa sean declaradas desiertas por ausencia de postores hasta en dos oportunidades, se convocará a proceso de Adjudicación de Menor Cuantía.
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCION
5.1 Licitaciones Públicas y Concursos Públicos
5.1.1 Justificación técnica del Proceso
La justificación técnica para realizar estos procesos será efectuada por el Área
usuaria correspondiente, en función a lo programado en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administración
remitirá a las Áreas usuarias dentro de los quine (15) días naturales siguientes
de haber sido publicada la resolución que aprueba el Plan Anual, la relación de
los procesos programados en el Plan que le son de su competencia, a efectos
de que preparen con la debida anticipación la justificación técnica que
corresponda.
Esta justificación técnica deberá ser remitida a la Jefatura de Administración,
cuando menos dos (2) meses antes del mes programado en el Plan Anual para
la convocatoria del proceso y deberá estar acompañado de las especificaciones
técnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar, así como de la
propuesta de dos (2) miembros titulares y dos (2) miembros suplentes para que
integren el Comité Especial que llevara a cabo el proceso de selección. De no
remitir el Área usuaria la información a que se refiere en el párrafo anterior y
no justificar el hecho, la Jefatura de Administración informará a la Dirección
sobre dicho incumplimiento para que se adopten las acciones correctivas del
caso.
La Jefatura de Administración, a través del Especialista de Adquisiciones,
después de verificar la conformidad de los documentos remitidos par el Área
usuaria dentro de los treinta (30) días naturales siguientes deberá definir con
precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios que se van
adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos:
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a) Especificaciones técnicas detalladas y precisas que permitan la correcta
identificación del bien o servicio que se requiere;
b) Propuesta de criterios de evaluación técnica, documentación sustentatoria
de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por
criterio y la forma de asignarlos;
c) Propuesta de valor referencial, previo estudio de las posibilidades que
ofrezca el mercado, y
d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso.
La Jefatura de Administración, solicitará opinión de disponibilidad
presupuestal al área de Presupuesto, y luego propondrá a la Dirección la
aprobación del expediente, la autorización para realizar la convocatoria, la
designación del Comité Especial, la designación de asesores externos o
internos de ser el caso, que deberá ser aprobado por el titular del pliego, con
cargo a dar cuenta al Directorio.
5.1.2 Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección
La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Licitación Publica y Concurso Publico, desde la preparación de las Bases hasta que la adjudicación de la Buena Pro quede consentida, esta a cargo del Comité Especial designado para dichos efectos.
5.1.3 Aprobación de las Bases y publicación de la convocatoria
Las bases para las Licitaciones y Concursos Públicos elaboradas por el Comité Especial en función a los documentos mencionados en los literales a), b), c) y d) del numeral 5.1.1. serán aprobadas por el Titular del Pliego o el funcionario designado por este último mediante Resolución; asimismo luego de aprobadas el Comité Especial las remitirá vía correo electrónico al SEACE para su publicación, previa comunicación y remisión por igual medio, a la Contraloría General de la Republica.
5.1.4 Publicación de la adjudicación de la Buena Pro
Dentro del día siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de la buena pro, esta deberá ser publicada por el Comité Especial en el SEACE.
5.1.5 Expedientes del Proceso
El Comité Especial sin perjuicio de las funciones establecidas en el numeral 4.8. remitirá a la Jefatura de Administración el Expediente completo del proceso para su archivo institucional.
5.2 Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas
5.2.1 Justificación del Proceso
La justificación técnica para realizar estos procesos será elaborada por el área usuaria correspondiente en función a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administración remitirá dentro de los quince (15) días naturales siguientes de haber sido publicada la resolución que aprueba el Plan Anual, la relación de los procesos programados en el Plan que sean de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipación la justificación técnica que corresponda.
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Esta justificación técnica deberá ser remitida a la Jefatura de Administración,
cuando menos un (1) mes antes del mes programado en el Plan Anual para la
convocatoria del proceso y deberá estar acompañado de las especificaciones
técnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar.
De no remitir el área usuaria la información a que se refiere el párrafo anterior
y no justificar el hecho, la Jefatura de Administración informará a la Dirección
sobre dicha situación para que se dispongan las acciones correctivas del caso.
La Jefatura de Administración, después de verificar la conformidad de los
documentos remitidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, deberá
definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios
que se van a adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos:
a) Especificaciones técnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificación del bien o servicio que se requiere.
b) Propuesta de criterios de evaluación técnica, documentación sustentatoria
de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de asignarlos.
c) Propuesta de valor referencial, previas indagaciones de las posibilidades
que ofrezca el mercado.
d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso.
El Area de Abastecimiento y Servicios deberá evaluar los requerimientos en el
marco de las adjudicaciones directas previstas en el Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en fraccionamiento, y
verificará que se encuentre incluido en el Calendario de Compromisos, que de
encontrarse conforme será derivado a la Dirección, a través de la Jefatura de
Administración, para su autorización. En caso contrario, será devuelto con un
memorándum al área usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir.
La Jefatura de Administración, solicitará la previsión de recursos presupuestales a el Area de Presupuesto.
La Jefatura de Administración, aplicará la meta institucional ligada al proceso,
la especifica del gasto y el concepto del gasto según la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar; así como, determinará el valor estimado en el
Plan, el tipo de proceso que deberá llevarse a cabo y la fuente de
financiamiento.
Para los efectos del párrafo anterior, se establece que:
- La definición de la naturaleza del bien como corriente o de capital,
corresponde al Especialista Contable, quien deberá absolver las consultas
que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de
recibidas.
- La definición de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el
concepto del gasto corresponden al Especialista en Presupuesto, quien
deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes de recibidas.
La justificación del proceso tendrá la conformidad del Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, quien remitirá la documentación de los literales a),
b), c) y d) del numeral 5.2.1 al Comité Especial Permanente de Adjudicaciones
Directas y Menor Cuantía.
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5.2.2 Autorización para convocar y realizar el proceso de selección
El Gerente General autorizará por escrito o mediante su firma en el
requerimiento o Solicitud respectiva, la convocatoria y ejecución de los
procesos de Adjudicación Directa Pública en tanto que las de Adjudicación
Directa Selectiva serán autorizadas por el Gerente de Administración y
Finanzas.
5.2.3 Organización, conducción y ejecución del proceso de selección
La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Adjudicación Directa Publica y Selectiva, desde la elaboración de las bases hasta el consentimiento de la adjudicación de la buena pro, esta a cargo del Comité Especial Permanente, el que deberá cumplir y aplicar estrictamente las disposiciones establecidas en la Ley, su Reglamento, modificatorias y otras vinculadas con el proceso.
5.2.4 Aprobación de las Bases
El Comité Especial Permanente elaborará las Bases para las adjudicaciones directas publicas, las que conjuntamente con la justificación a que se refiere el inciso 5.2.1. de esta Directiva, sean presentadas al Gerente General para su aprobación, la que deberá efectuarse por escrito o mediante su firma en las Bases, previa remisión de las Bases vía correo electrónico a la Contraloría General de la Republica, así como también la información requerida por el SEACE.
De igual manera elaborará las Bases para las Adjudicaciones Directas Selectivas, las que serán aprobadas par el Gerente de Administración y Finanzas, previo cumplimiento de la información requerida por el SEACE.
5.2.5 Convocatoria a los procesos de selección
Para los procesos de adjudicación directa publica, el Comité Especial Permanente remitirá las bases al SEACE para su respectiva publicación.
En los casos de adjudicaciones directas selectivas, el Comité Especial Permanente invitará a no menos de tres (3) proveedores y se notificará a la Comisión de Promoción de la Pequeña v Micro Empresa - PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES.
5.2.6 Presentación de Propuestas
En los casos de adjudicaciones directas públicas; la presentación de propuestas se regirá por lo dispuesto en los artículos 121, 122 y 123 del Reglamento, debiéndose realizar en acto público y en privado cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas.
En ambos casos, las propuestas se presentarán al Comité Especial Permanente en dos (2) sobres cerrados conteniendo el primero la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica.
Al término del plazo de presentación de propuestas, el Comité Especial Permanente procederá a abrir los sobres, a verificar su contenido, a suscribir cada uno de los documentos, así como a elaborar y refrendar el Acta correspondiente.
En caso de no presentar toda la documentación requerida por las bases, la Ley
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y el Reglamento el Comité Especial Permanente devolverá la propuesta teniéndola como no presentada.
5.2.7 Evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro
El Comité Especial Permanente es responsable de:
- Revisar que el contenido de los sobres presentados se ajuste a lo
establecido en los artículos 119 al 125 del Reglamento.
- Evaluar las propuestas, de conformidad con el artículo 128 y 129 del
Reglamento.
El Comité podrá solicitar opinión al área usuaria u otras dependencias
especializadas para que asesoren y apoyen en la evaluación técnica, las
mismas que emitirán su opinión dentro del plazo especificado por el
Comité bajo responsabilidad funcional.
- Elaborar el Cuadro Comparativo de las propuestas técnicas y económicas.
- Adjudicar la buena pro o declarar desierto al proceso de selección.
Asimismo, registrar estas acciones en el Acta respectiva.
5.2.8 Notificación y Publicación de la adjudicación de la Buena Pro
Cuando se trate de adjudicaciones directas públicas el otorgamiento de la
buena pro se realizará en acto público.
Una vez consentido el otorgamiento de la buena pro, este deberá ser publicado
en el SEACE.
Cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas el otorgamiento de la
buena pro se realizara en acto privado, dando a conocer los resultados del
proceso a través de un cuadro comparativo, en el que se consigne el orden de
prelación y el puntaje técnico, económico y total, obtenidos por cada uno de
los postores, a los mismos y a PROMPYME.
5.3 Adjudicaciones de Menor Cuantía
5.3.1 Aprobación de la justificación y convocatoria del Proceso
La justificación que sustenta estos procesos será elaborada por el área usuaria y deberá presentarse, conjuntamente con información de las especificaciones técnicas y el requerimiento o solicitud respectiva que podrá ser un oficio o memorándum dirigido al Gerente de Administración y Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios.
El Area de Abastecimiento y Servicios, después de recepcionar los requerimientos debidamente autorizados, por el área usuaria, deberá evaluarlos en el marco de la información agregada de las adquisiciones de Menor Cuantía previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en fraccionamiento, así como determinará si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, serán devueltos con un memorándum al área usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir adquisiciones y contrataciones prioritarias, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinación con la Jefatura de Administración, previo sustento técnico del área usuaria correspondiente, deberá adoptar las acciones más convenientes en cumplimiento de la normatividad vigente. Si por urgencia o emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el Gerente de Administración y Finanzas suscribirá un
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requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso.
La Jefatura de Administración a través del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios deberá definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar y elaborará, dentro del plazo que esta establezca, las especificaciones técnicas o términos de referencia, propuesta de criterios de evaluación técnica, y propuesta de valor referencial, previa indagación de las posibilidades que ofrece el mercado.
El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicara la meta institucional ligada al proceso, la específica de gasto y el concepto del gasto, según la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar. .
Para efectos del párrafo anterior, se establece que:
a) La definición de la naturaleza del bien como corriente o de capital, así como la definición de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas.
b) La definición de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del Gasto; corresponde al Especialista en Presupuesto, quien deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas.
La justificación del proceso con la conformidad del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será presentada al Presidente del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía, para que proyecte las bases y/o términos de referencia del proceso respectivo.
5.3.2 Autorización para convocar y realizar el proceso de selección
El Gerente de Administración y Finanzas autorizará por escrito o mediante su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo máximo de 24 horas, la convocatoria y ejecución del proceso de selección.
5.3.3 Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección
La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, desde la preparación de las bases o términos de referencia pasta el consentimiento de la buena pro, esta a cargo del Comité Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuantía.
5.3.4 Aprobación de las bases
El Area de Abastecimiento y Servicios elaborara el anteproyecto de Bases del proceso o términos de referencia y las presentará al Presidente del Comité Especial Permanente, para la formulación final y aprobación del Gerente General, el que deberá aprobarlas por escrito o mediante su firma en el proyecto de Bases o términos de referencia respectivo.
5.3.5 Convocatoria a los procesos de selección y entrega de bases
El Comité Especial Permanente invitará a participar en el proceso y entregará gratuitamente las Bases o términos de referencia aprobados a los postores; conforme a lo establecido en el Artículo 106 del Reglamento.
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5.3.6 Presentación de Propuestas
Las propuestas serán presentadas al Comité Especial Permanente, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrónico.
5.3.7 Evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro
El Comité Especial Permanente, es competente para: - Evaluar las propuestas - Otorgar la buena pro - Declarar desierto un proceso
En las adjudicaciones de Menor Cuantía para la adquisición de bienes y contratación de servicios, en las que solamente se ha invitado a un proveedor, es suficiente la evaluación favorable de la propuesta presentada que satisfaga las características previstas en las bases.
5.3.8 Notificación de la adjudicación de la Buena Pro
El otorgamiento de la buena pro realizado en acto privado se notificará a través de su publicación en el SEACE, en la Sede de la Entidad y a los correos electrónicos de los postores, de ser el caso, el mismo día de su realización, bajo responsabilidad del Comité Especial Permanente, el cual incluirá el acta y el cuadro comparativo detallado con los resultados del otorgamiento de la buena pro.
5.4. Compras o contrataciones directas
5.4.1 Aprobación y justificación del proceso
La justificación que sustenta estos procesos será elaborada por el área usuaria y deberá presentarse conjuntamente con información de las especificaciones técnicas y el Requerimiento o solicitud respectiva que podrá ser un oficio o memorándum dirigido al Gerente de Administración y Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios.
El Area de Abastecimiento y Servicios, después de recepcionar los requerimientos debidamente autorizados por el área usuaria, deberá evaluarlos en el marco de la información agregada para las compras o contrataciones directas previstas en el Presupuesto Institucional, así como determinará si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, serán devueltos con un memorándum al área usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir compras o contrataciones prioritarias no previstas específicamente en el Presupuesto Institucional, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinación con la Jefatura de Administración, previa opinión favorable del Especialista en Presupuesto y previo sustento técnico del área usuaria correspondiente, deberá adoptar las acciones más convenientes para adquirir o contratar el bien o servicio declarado prioritario. Si por urgencia o emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el Gerente de Administración y Finanzas suscribirá un requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso.
El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios deberá
definir con precisión la cantidad y las características de los bienes y servicios
que se van adquirir o contratar directamente y elaborará, dentro del plazo que
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establezca el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, las
especificaciones técnicas o términos de referencia y la propuesta de valor
referencial, previa indagación de las posibilidades que ofrece el mercado.
El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicará
la meta institucional ligada al proceso, la específica de gasto y el concepto del
gasto, según la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar.
Para efectos del párrafo anterior, se establece que: - La definición de la naturaleza del bien como corriente o de capital, así como
la definición de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien
deberá absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes de recibidas.
- La definición de la Meta Presupuestal, la Específica del Gasto y el concepto
del gasto, corresponde al Especialista en Presupuesto, quien deberá absolver
las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
de recibidas.
La justificación del proceso con el visto bueno del Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, será entregada al Asistente en Adquisiciones que
se encargará de llevar a cabo el proceso, para que proyecte los términos de
referencia del mismo.
5.4.2 Autorización para convocar y realizar el proceso
El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, autorizará por escrito o
mediante su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo
máximo de 24 horas, la convocatoria y ejecución del proceso de compra o
contratación directa.
5.4.3 Organización, conducción y ejecución del proceso
La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de
compra o contratación directa, desde la preparación de los términos de
referencia hasta la adjudicación, esta a cargo del Asistente en Adquisiciones de
el Area de Abastecimiento y Servicios designado para llevar a cabo el proceso.
5.4.4 Aprobación de los Términos de Referencia y del Valor Estimado del proceso
El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios elaborará y visará el proyecto de términos de referencia y el valor estimado del proceso y los presentará, conjuntamente con el requerimiento debidamente autorizado al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, en la correspondiente Solicitud de Cotización, a efectos de que sea aprobada y visada.
5.4.5 Convocatoria del proceso y entrega de la Solicitud de Cotización
El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso invitara a participar en el proceso a un postor mediante la entrega gratuita (directa, por fax o por correo electrónico), de la Solicitud de Cotización. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios podrá exigir que en determinados procesos de contratación o compra directa, se invite a dos o más postores.
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5.4.6 Presentación de Propuestas
Las propuestas serán presentadas a el Area de Abastecimiento y Servicios o al Asistente en Adquisiciones responsable del proceso, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrónico.
5.4.7 Evaluación de las propuestas y adjudicación
El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso, previa evaluación del cumplimiento de los términos y condiciones del mismo, adjudicará el proceso procediendo a visar la correspondiente cotización. Dicha cotización aprobada será puesta a consideración del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, para su revisión y visto bueno.
5.4.8 Notificación de la adjudicación
La adjudicación del proceso se notificará mediante la entrega de la correspondiente orden de compra o de servicio, previa presentación y suscripción por parte del postor ganador de la Declaración Jurada que para tales efectos prepare el Area de Abastecimiento y Servicios.
6. ELABORACION, APROBACION Y COMPROMISO PRESUPUESTAL DE LA
ORDEN DE COMPRA - GUÍA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE
SERVICIO
6.1 Elaboración y aprobación de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la
Orden de Servicio
El Area de Presupuesto remitirá a la Jefatura de Administración la información de la asignación de recursos aprobada en el Calendario de Compromisos mensual.
El Gerente de Administración y Finanzas entregara al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, la información de la asignación de recursos aprobada en el Calendario de Compromisos mensual.
El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios de acuerdo con el informe de los resultados del proceso de selección o al contrato suscrito, dispondrá elaborar, numerar y registrar, la Orden de Compra Guía de Internamiento o la Orden de Servicio, según corresponda, la que debe contener los requisitos y las condiciones establecidas en las bases y ofrecidas en el proceso de selección, las obligaciones de las partes o de ser el caso el número del respectivo contrato.
Las Órdenes de Compra - Guía de Internamiento o las Órdenes de Servicios debidamente documentadas, serán visadas por el Asistente en Adquisiciones y el Especialista de Presupuesto, y firmadas por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios y el Gerente de Administración y Finanzas.
6.2 Compromiso Presupuestal por la Orden de Compra - Guía de Internamiento o
por la Orden de Servicio
6.2.1 Aprobación preliminar del Compromiso del Gasto
La Orden visada por el Asistente en Adquisiciones y antes de ser firmada por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, será entregada por el Asistente de Adquisiciones al Jefe de el Area de Presupuesto de la Jefatura de Administración.
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El Jefe de el Area de Presupuesto revisara las Órdenes y su documentación sustentatoria, procediendo, de encontrarlas conformes, a registrarlas en el Sistema bajo el estado de PENDIENTE. Este estado PENDIENTE será derivado al Asistente de Adquisiciones, a efectos que se registre la afectación del Calendario de Compromisos en la especifica y concepto del gasto que corresponde, en señal de lo cual visará la orden de compra o de servicios respectiva. El Jefe de el Area de Presupuesto entregará las Ordenes no conformes al Asistente de Adquisiciones que las elaboró pare las correcciones pertinentes.
Una vez que las órdenes fueron registradas en el Sistema y en Calendario de
Compromisos, el Jefe de el Area de Presupuesto, las entregará al Jefe de el
Area de Abastecimiento y Servicios para las firmas correspondientes.
Las órdenes de compra - guía de internamiento, debidamente firmadas, son
remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios al Asistente en Logística para el ingreso al Almacén de los bienes correspondientes. Las órdenes de
servicio son enviadas al usuario que corresponde para su respectiva conformidad, adjuntando el formato de conformidad de servicio.
6.2.2 Documentación sustentatoria para el devengado
El Area de Abastecimiento y Servicios remitirá a el Area de Presupuesto para
efectos del devengado la siguiente documentación:
a) Para el caso de bienes
Original y dos (2) copias de la orden de compra - guía de internamiento,
firmada y sellada por el Asistente en Logística y el Jefe de el Area de
Abastecimiento y Servicios, copia del requerimiento del usuario y copia de
la guía de remisión de la mercadería internada en el Almacén. Cuando la
orden de compra del bien incluya su instalación, debe sustentarse la
conformidad del servicio.
b) Para el caso de servicio Original y dos (2) copias de la orden de servicio, sellada y firmada por el
Gerente de Administración y Finanzas en el recuadro de conformidad,
acompañada de la conformidad sellada y firmada por el usuario, así como
de la solicitud del servicio.
6.2.3 Verificación de las Órdenes de Compra y de Servicio por el Area de Presupuesto. El Area de Presupuesto recibirá las Órdenes con sus respectivas conformidades remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios, dentro del plazo que no excederá de seis (6) días útiles del mes siguiente.
El Gerente de Administración y Finanzas coordinará directamente con el Jefe de el Area de Presupuesto la necesidad del tratamiento especial de las órdenes de compra y servicio, fuera del plazo indicado.
Previa verificación de la aprobación en el Sistema, el Jefe de el Area de
Presupuesto, remitirá al Especialista Contable, para que actúen de acuerdo con
lo establecido en los incisos 10.c) y 10.d) de la presente Directiva.
De no encontrarlas conformes, las devolverá de inmediato a la Jefatura de
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Administración, adjuntando una Hoja informativa, la misma que deberá contener las observaciones que ameriten correcciones en la Orden.
El plazo límite para devolver las Órdenes a la Jefatura de Administración, con su respectiva Hoja informativa, será de tres (3) días hábiles, vencido el cual se considerara que la Orden de Compra o de Servicio correspondiente no tiene observaciones de parte de el Area de Presupuesto. La Jefatura de Administración absolverá las observaciones correspondientes y
las devolverá con cargo a el Area de Presupuesto a fin de que se continúe con el trámite respectivo.
6.2.4 Acciones Especiales al Cierre del Calendario de Compromisos en todas las Genéricas de Gasto
Dentro de los últimos tres (3) días hábiles de cada mes se programará el Cierre
de Calendario, para cuyo efecto el Asistente de Adquisiciones de el Area de
Abastecimiento y Servicios, conjuntamente con el Especialista Contable y el
Especialista en Presupuesto de el Area de Presupuesto, conformarán el Comité
de Cierre de Calendario. Este Comité tomara conocimiento de los saldos
pendientes de cada genérica de gastos y su posible aplicación dentro del
calendario.
En relación a las anulaciones de Compromisos de gastos y saldos de
compromisos no utilizados referidos a Órdenes de Compra y/o Servicios, el
Area de Abastecimiento y Servicios solicitará a el Area de Presupuesto la
autorización de estas anulaciones y/o ajustes, sustentados con la
documentación correspondiente.
La fecha de registro de estas anulaciones se realizara a mas tardar el ultimo día
hábil del mes calendario, asimismo los documentos que sustentan dichas
anulaciones deberán tener la fecha del mes en que se esta procediendo la
anulación.
6.3 Distribución de la Orden de Compra - Guía de Internamiento y de la Orden de
Servicio
El Area de Abastecimiento y Servicios entregara:
a) Una (1) copia de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la Orden de
Servicio directamente al postor ganador, debiendo constar el cargo correspondiente
en el original y copias. El cargo constara del nombre y apellidos, firma, fecha y
DNI.
b) El original y tres (3) copias de la orden de Compra - Guía de Internamiento al Área
de Asistente en Logística, quien luego de suscribir la conformidad, según el
numeral 9.1, remitirá a el Area de Abastecimiento y Servicios el original y dos (2)
copias.
c) El original y dos (2) copias de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la
Orden de Servicio quedarán en poder de la Jefatura de Administración, para su
remisión a el Area de Presupuesto con la documentación sustentatoria para que
efectúe el devengado, debiéndose quedar con una copia para el archivo del proceso
de selección correspondiente.
7. ACCIONES PREVIAS A LA RECEPCION DE BIENES O LA PRESTACION DEL
SERVICIO
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Al recibir la copia de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o la Orden de Servicio los representantes de el Area de Abastecimiento y Servicios, que se indican, realizarán principalmente las siguientes acciones:
- El Asistente de Adquisiciones efectuará el seguimiento y cumplimiento de las Órdenes de compras y de Servicios emitidas.
- El Asistente en Logística, tomará las previsiones para recepcionar los bienes.
8. CONFORMIDAD A LA RECEPCION DE BIENES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS 8.1 Conformidad a la recepción de bienes
El Asistente en Logística de el Area de Abastecimiento y Servicios es responsable de verificar la calidad y cantidad de los bienes adquiridos y de otorgar la conformidad. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
Tratándose de órdenes de compra o de servicio, el ingreso y la conformidad se deben consignar en dicho documento.
Para este efecto, el Asistente en Logística recabara del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios el original de la Orden de Compra - Guía de Internamiento y suscribirá, según corresponde, en este y en la Guía de Remisión la conformidad de recepción y las remitirá al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios.
De existir observaciones se dará cumplimiento a lo estipulado en el artículo 233° del Reglamento.
De verificarse incumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los bienes adquiridos, el Asistente en Logística, elaborara un informe comunicando al Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios el incumplimiento presentado. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, previa verificación de los causales que originaron el incumplimiento y, de ser procedente, comunicará al Gerente de Administración y Finanzas quien coordinara con la Oficina de Asesoría Legal la aplicación de las penalidades y sanciones correspondientes de acuerdo al Contrato, debiendo informarse de estas acciones a la Dirección.
8.2 Conformidad a la prestación de servicios públicos
En el caso de los servicios públicos, el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios es
responsable de otorgar la conformidad de los mismos, para lo cual establecerá los
mecanismos de control que le permitan verificar los consumos efectuados en función a
la respectiva estadística mensual.
9. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL DEVENGADO DE LA ORDEN DE COMPRA-GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO
a) El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios realizará las siguientes acciones:
• Verificar que la Orden de Compra - Guía de Internamiento esté firmada por el Asistente en Logística en señal de conformidad por la recepción de los bienes.
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• Solicitar la conformidad de la prestación del servicio según sea el caso a la Jefatura de Administración o al solicitante o usuario, de acuerdo con lo indicado en el inciso 9 de esta Directiva.
b) El Gerente de Administración y Finanzas realizará las siguientes acciones:
• Verificar que el bien o servicio este de acuerdo con lo solicitado.
• Recibir la Orden de Servicio con la conformidad de la prestación de los mismos, por aquellos servicios solicitados y gestionados a través de la indicada Gerencia.
• Remitir la Orden de Compra - Guía de Internamiento o la Orden de Servicio con la conformidad de recepción de los bienes o la prestación del servicio, a el Area de Presupuesto. Igual procedimiento se efectuará con la adquisición de bienes que incluye instalaciones.
• Una fotocopia de los indicados documentos también será entregada al Asistente en Adquisiciones para su archivo respectivo.
c) El Area de Presupuesto efectuará las siguientes acciones:
• Dispondrá que a través del control previo se efectúe la revisión y sustentación de la documentación legal de la correspondiente Orden (comprobante de pago SUNAT que incluya la guía de remisión correspondiente del proveedor y/o contratista, conformidad de recepción del bien, prestación de servicio y cumplimiento de las condiciones contractuales. Una vez concluido este control, dispondrá su trámite al Especialista Contable.
• Dispondrá que el Tesorero: • Reciba del contratista el respectivo comprobante de pago. • Verifique que el indicado documento cumpla con los requisitos establecidos
por la SUNAT, esté emitido correctamente y de acuerdo a lo solicitado en la respectiva Orden de Compra o de Servicio.
• Contraste los originales de las Órdenes de Compra y de Servicio con el comprobante de pago.
• Dispondrá que el Especialista Contable, efectúe la verificación del envío aprobado del compromiso presupuestal de la Orden de Compra - Guía de Internamiento y/o de la Orden de Servicio.
• La formalización del devengado en el Sistema debe efectuarse con la documentación legal y tributaria sustentatoria de la adquisición del bien o del servicio y la conformidad de recepción del bien por el almacén y en el caso de servicio, la conformidad del servicio. La fase del devengado determina el registro de las operaciones en el libro Registro de Compras y su interfase con el módulo del Sistema respectivo.
• Dispondrá además, que el Especialista Contable remita al Tesorero las Ordenes de Compra - Guía de Internamiento y/u Ordenes de Servicio aprobadas en su fase de devengado sustentadas con la documentación legal y tributaria para el proceso de pago.
d) El Especialista Contable dispondrá las siguientes acciones:
• Con respecto a la Contabilidad Presupuestal: • Revisar el registro del compromiso presupuestal aprobado en el Sistema,
efectuado por el Asistente en Adquisiciones a efecto de su validación y formalización del devengado.
• Verificar la conformidad de la Orden de Compra - Guía de Internamiento y/o de Servicio con la documentación legal y tributaria sustentatoria de la operación (punto 10 c).
• Con respecto a la Contabilidad Patrimonial: • Revisar la documentación legal y tributaria sustentatoria de la Orden de Copra -
Guía de Internamiento y/u Orden de Servicio. • Verificar la recepción do los bienes, conformidad de los servicios. En el caso do
que la adquisición de bienes incluya la instalación, la conformidad de éste servicio.
• Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales.
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• La formalización del devengado determina el registro contable por la compra de bienes, servicios y/o del gasto.
• La formalización del devengado, determina el registro contable en el libro auxiliar Registro de Compras, de facturas, boletas de ventas, recibos, tickets, notas de debito y notas de crédito que determina su interfase al módulo del Sistema respectivo.
10. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA - GUIA
DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO
El Especialista Contable visará las afectaciones contables-Presupuestales y Patrimoniales de
las Ordenes de Compra - Guía de internamiento y de Servicio que una vez aprobada en su
fase de devengado y la transferirá al Tesorero, adjuntando la documentación legal
sustentatoria para el proceso de emisión del cheque y pago al beneficiario.
El Tesorero, previa verificación do la conformidad de la Orden de Compra - Guía de
Internamiento o de la Orden de Servicio y la documentación legal sustentatoria, requerirá la
entrega de las garantías, si lo establece el contrato. Con la autorización de Giro, emitirá y
firmará el Comprobante de Pago y girará el cheque correspondiente.
El Tesorero realizará el registro del giro del cheque en el Sistema Integrado de Gestión por
el Comprobante de Pago y Cheque, emitidos y remitirá la documentación a el Area de
Presupuesto.
El Especialista Contable, revisará el Comprobante de pago y el cheque o la Carta - Orden. Igualmente, efectuará el análisis de la documentación para determinar a que centro de costo debe afectarse el gasto o inversión. Posteriormente el Especialista Contable remitirá tanto el Comprobante de Pago, así corno el cheque girado al Jefe de el Area de Presupuesto.
El Jefe de el Area de Presupuesto firmará el Comprobante de Pago emitido por la
institución, previa revisión de los documentos legales sustentatorios de la compra, gasto y/o
inversión y del cheque girado y/o carta orden.
El Gerente de Administración y Finanzas revisará y firmará el cheque girado (1ra. firma) y
el Comprobante de Pago que se sustenta con la respectiva Orden y la documentación legal,
transferida por el Jefe de el Area de Presupuesto.
El Tesorero, recibirá el comprobante de pago, cheque girado y la documentación legal
sustentatoria para efectivizar el pago al beneficiario, devolviendo la Documentación completa
al Especialista Contable para su archivo correspondiente.
11. CULMINACION DE LA CONTRATACION O ADQUISICIÓN
E1 Tesorero entregará la copia del comprobante de pago, factura o recibo de honorarios profesionales debidamente cancelado al Asistente de Adquisiciones, para que proceda a actualizar el registro y el expediente del proceso.
12. REMISION DE EXPEDIENTE Y REGISTRO DE LOS PROCESOS DE SELECCION, CONTRATOS E INFORMACION AL CONSUCODE Y A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
- El Libro de Actas, debidamente legalizado, foliado y en hojas mecanizadas, por cada uno de los siguientes procesos de selección: adjudicaciones directas públicas, adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuantía, será de responsabilidad del Comité Especial Permanente. La custodia del libro de Actas correspondiente a los procesos de Licitaciones y Concursos Públicos, será de responsabilidad de el Area de Abastecimiento y Servicios, debiendo permanecer en la secretaria de dicha unidad para su oportuna entrega a los secretarios de Comité Ad-Hoc correspondiente.
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- El archivo y conservación en orden cronológico y correlativo, hasta la culminación de los contratos, de la información v copias de los contratos, Ordenes de Compra - Guía de Internamiento, Órdenes de Servicios y demás documentación sustentatoria de los procesos consignados en el acápite anterior, será de responsabilidad del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios.
- El Registro de Procesos y Contratos, y su actualización mensual, así como la Información Estadística Trimestral de los mismos, estará a cargo del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios. Esta estadística trimestral será refrendada por el Gerente de Administración y Finanzas y suscrita por el Gerente General para su remisión al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE y a la Contraloría General de in Republica.
El desarrollo de estas acciones deberán ser controladas y supervisadas por el Gerente de Administración y Finanzas.
13. PADRON DE PROVEEDORES
El Area de Abastecimiento y Servicios llevara un Padrón de Proveedores que servirá corno base de datos para facilitar la búsqueda de potenciales abastecedores de bienes y servicios. La incorporación en este Padrón no es requisito para la participación en los procesos de selección que convoque la Entidad.
El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios supervisara la actualización permanente del mencionado Padrón.
14. RECURSOS DE APELACION Los recursos de apelación que se deriven do los procesos de selección serán resueltos por el Presidente Ejecutivo, de conformidad con los artículos 151° y siguientes del Reglamento.
15. VIGENCIA
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su aprobación.
16. ANEXOS
Anexo 1: Diagrama: Proceso de Selección por Licitación Pública o Concurso Público. Anexo 2: Diagrama: Proceso de Selección por Adjudicación Directa Pública y
Selectiva. Anexo 3: Diagrama: Proceso de Selección por Adjudicación Directa de Menor Cuantía.
Anexo 1
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DIA
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17. BASE LEGAL
Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento
ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
- Constitución Política del Perú, articulo 76°.
- D.S. No 083-2004-PCM, aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 26850. Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
- D.S. No 084-2004-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
- Decreto Supremo N° 031-2002-PCM - Aprueban lineamientos de Políticas Generales del Desarrollo del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE.
- Decreto Supremo N° 043-2003-PCM - Aprueban el Texto Único Ordenado de la Ley No 27806 Ley Transparencia y Acceso a la Información Publica.
- Decreto Supremo N° 072-2003-PCM -- Aprueban el Reglamento de la Ley No 27806 de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley N° 27143 - Ley de Promoción Temporal del Desarrollo Productivo Nacional. Agrega un 10% adicional a la sumatoria de la calificación técnica y económica obtenida por las posturas de bienes elaborados dentro del territorio nacional.
- Decreto de Urgencia N° 064-2000 - Modifica la Ley de Promoción Temporal del Desarrollo Productivo Nacional. Eleva al 15% el beneficio adicional e incluye a los servicios elaborados dentro del territorio nacional.
- Decreto Supremo N° 003-2001-PCM - Establecen disposiciones para la aplicación del D.U. N° 064-2000, sobre calificación de postores de bienes y servicios elaborados dentro del territorio nacional.
- Resolución Ministerial N° 043-2001-ITINCI/DM - Precisan criterios para determinar a Personal Jurídicas que realicen operaciones sustanciales de servicios en el territorio nacional.
- Decreto Supremo N° 127-2002-PCM - Aprueban el Texto Único Ordenado de Procedimientos Administrativos del CONSUCODE.
- Decreto Supremo N° 027-2001-PCM - Aprueban el Texto Único Actualizado de las normal que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Publico de proporcionar información sobre sus adquisiciones.
- Decreto Supremo N° 090-2002-PCM - Autorizan a Organismos Estatales contratar Seguros en forma directa con la intervención de Corredores de Seguros.
- Resolución de Contraloría N° 070-2000-CG - Aprueba el Instructivo "Proceso de Atención de Comunicaciones del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE, sobre casos en que se evidencia indicios de incompetencia, negligencia, corrupción o inmoralidad.
- Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG - Normas Técnicas de Control Interno.
- NTC 700-06, Contrataciones y Adquisiciones de bienes y servicios.
- Resolución de Subcontralor N° 007-2001-CG - Aprueban Directiva No 002-2001-CG. Cautela de transparencia y probidad en el manejo de los Recursos Públicos.
- Resolución de Contraloría N° 092-2003-CG - Modifica y aprueba la Directiva N° 005-2001-CG7OATJ, "Información que las Entidades deben remitir a la CGR con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado".
- Reglamento de Organización y Funciones de PROTRANSPORTE.
18. INDICE
Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento
ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
1. OBJETIVO 2. ALCANCE
3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES 4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1 Órganos y Funcionarios Responsables de la Entidad 4.2 Programación de las Adquisiciones y Contrataciones 4.3 Adquisiciones y Contrataciones no incluidas en el Plan Anual 4.4 Determinación del Proceso de Selección. 4.5 Valor Referencial. 4.6 Confidencialidad de las Propuestas. 4.7 Responsables de la conducción de los Procesos de Selección. 4.8 Acceso a las Bases 4.9 Constancias del CONSUCODE 4.10 Elaboración y suscripción de los Contratos 4.11 De las responsabilidades 4.12 Del control previo y concurrente 4.13 De las Exoneraciones 4.14 De los procesos declarados desierto
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 5.1. Licitaciones Públicas y Concursos Públicos.
5.1.1 Justificación técnica del Proceso 5.1.2 Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección 5.1.3 Aprobación de las Bases y publicación de la convocatoria 5.1.4 Publicación de la adjudicación de la Buena Pro 5.1.5 Expedientes del Proceso
5.2 Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas 5.2.1 Justificación del Proceso 5.2.2 Autorización Para convocar y realizar el proceso de selección 5.2.3 Organización, conducción y ejecución del proceso de selección 5.2.4 Aprobación de las Bases 5.2.5 Convocatoria a los procesos de selección 5.2.6 Presentación de Propuestas 5.2.7 Evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro 5.2.8 Notificación y Publicación de 1a adjudicación de la Buena Pro
5.3 Adjudicaciones de Menor Cuantía 5.3.1 Aprobación de la justificación y convocatoria del Proceso 5.3.2 Autorización para convocar y realizar el proceso de selección 5.3.3 Organización, conducción y ejecución del Proceso de Selección 5.3.4 Aprobación de las bases 5.3.5 Convocatoria a los procesos de selección y entrega de bases 5.3.6 Presentación de Propuestas 5.3.7 Evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro 5.3.8 Notificación de la adjudicación de la Buena Pro
5.4 Compras o contrataciones directas 5.4.1 Aprobación y justificación del proceso 5.4.2 Autorización para convocar y realizar el proceso 5.4.3 Organización, conducción y ejecución del proceso 5.4.4 Aprobación de los Términos de Referencia y del Valor Estimado del proceso 5.4.5 Convocatoria del proceso y entrega de la Solicitud de Cotización 5.4.6 Presentación de Propuestas 5.4.7 Evaluación de las propuestas y adjudicación 5.4.8 Notificación de la adjudicación
6. ELABORACION, APROBACION Y COMPROMISO PRESUPUESTAL DE LA
ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE
SERVICIO
Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento
ENAMM MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE
ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS
6.1 Elaboración y aprobación de la Orden de Compra - Guía de Internamiento o de la Orden de Servicio
6.2 Compromiso Presupuestal por la Orden de Compra - Guía de Internamiento o por la Orden de Servicio 6.2.1 Aprobación preliminar del Compromiso del Gasto 6.2.2 Documentación sustentatoria para el devengado 6.2.3 Verificación de las Órdenes de Compra y de Servicio por el Area de
Presupuesto 6.2.4 Acciones Especiales al Cierre del Calendario de Compromisos en todas las
Genéricas de Gasto 6.3 Distribución de la Orden de Compra - Guía de Internamiento y de la Orden de
Servicio 7. ACCIONES PREVIAS A LA RECEPCION DE BIENES O A LA PRESTACION DEL
SERVICIO
8. CONFORMIDAD A LA RECEPCION DE BIENES Y A LA PRESTACION DE
SERVICIOS 9.1 Conformidad a la recepción de bienes 9.2 Conformidad a la prestación de servicios públicos
9. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL DEVENGADO DE LA ORDEN DE COMPRA -
GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO
10. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA - GUIA
DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO
11. CULMINACION DE LA CONTRATACION O ADQUISICIÓN
12. REMISION DE EXPEDIENTE Y REGISTRO DE LOS PROCESOS DE SELECCION,
CONTRATOS E INFORMACION AL CONSUCODE Y A LA CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA
13. PADRON DE PROVEEDORES
14. RECURSOS DE APELACION
15. VIGENCIA
16. ANEXOS
17. BASE LEGAL
18. INDICE