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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DEPARTAMENTAL UNIVERSITARIO DEL QUINDÍO SAN JUAN DE DIOS ARMENIA

ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS

MACROPROCESO: Quirófanos MSAQIR0 FORMATO 1

IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTEIDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y/O

EXPECTATIVAS DEL CLIENTEMARCO NORMATIVO

Cliente interno DirectoGarantías para el cumplimiento de sus turnos y programación quirúrgica

Tiempos para cirugía programadas suficientes

Personal de enfermeríaTener las herramientas de trabajo para realizar sus actividades laborales

Personal de apoyoClaridad en las actividades a realizar y conocimiento de las normas internas de aseo, mantenimiento, vigilancia, mensajería, facturación del quirófano.

Cliente interno Indirecto

Las solicitud del portátil para radiografías, reserva de sangre, sea solicitada con anterioridad

La solicitud del estudio de las muestras sea bien diligenciada: con la identificación exacta del paciente, diagnóstico claro presuntivo, procedimiento quirúrgico, muestras bien marcadas y ubicación del servicio donde será entregado el resultado

Hospitalización

Se cumplan la programación de los pacientes, disponibilidad de turnos quirúrgicos prioritarios hospitalizados, conocimiento previo de los requerimientos necesarios para la realización de las cirugías (Material de osteosíntesis, malla, prótesis vasculares etc.) y la comunicación de la programación diaria del quirófano para el traslado oportuno del paciente a sala de la cirugía

Recepción de cirugía ambulatoria

Que el paciente tenga las ordenes médicas claras, con toda la documentación al día, con las formulas y solicitudes de control de exámenes diligenciadas, además de las respectivas recomendaciones e incapacidades

Cliente Externo Directo

UsuariosPoder acceder oportunamente a los servicios y en lo posible intervenido quirúrgicamente por el profesional responsable de su atención

Médicos Especialistas

Apoyo diagnóstico

Elaborado por: Carlos Mario Echeverri Barrero.Gabriel Roncancio Mejía F(1) 1




IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTEIDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y/O

EXPECTATIVAS DEL CLIENTEMARCO NORMATIVO

FamiliaresQue su familiar sea operado dentro del turno programado y se recupere pronto.

AseguradorasQue los procedimientos sean realizados por profesionales calificados y en los turnos establecidos

Entidades Sus pacientes tengan acceso a turnos quirúrgicos

Cliente Externo Indirecto

Médicos particulares

Disponibilidad de turnos quirúrgicos, cumplimiento de los mismos y facilidad en los procesos administrativos para el paciente y el médico, además de recibir un buen trato por parte del personal de la institución.

Proveedor Interno

Servicio de urgenciasQue los pacientes sean atendidos cuando es requerido (oportunamente)

Hospitalización Cumplimiento de los turnos quirúrgicos

Consulta externa

Que haya disponibilidad de turnos quirúrgicos para cirugía programada y se respete la programación asignada. Asignación del anestesiólogo para la consulta preanestésica

AlmacénSolicitudes de insumos que se necesiten y se hagan en los formatos adecuados, con la información diligenciada.

Central de materialesLa solicitud y devolución de los equipos sea oportuna y bajo los parámetros de asepsia, limpieza e identificación establecidos

Recursos físicos

Las solicitudes de compras y almacén se entreguen en los formatos establecidos y se informe de las necesidades del servicio a nivel de mantenimiento y aseo

Proveedor Externo

Red salud Acceso a la programación de las salas de cirugía Ley 100 / 93

Entidades particulares




MACROPROCESO: Quirófanos FORMATO 2

Necesidad del cliente Caracterización del Servicio Ca racterísticas de calidad Indicadores de gestión

Cliente interno Directo

Garantías para el cumplimiento de sus turnos y programación quirúrgica

Tiempos para cirugía programadas suficientesTener las herramientas de trabajo para realizar sus actividades laborales

Disponibilidad de insumosContar siempre con los elementos necesarios en cantidad y calidad

% de cirugías canceladas por falta de insumos

Indicar las funciones a realizar para que el servicio funcione de acuerdo a las normas establecidas para facilitar la atención al usuario Identificar las muestras con el nombre, servicio, fecha etc.

Cliente interno IndirectoLas solicitud del portátil para radiografías, reserva de sangre, sea solicitada con anterioridad

Orden Diligenciamiento de formatos con la información clara

La solicitud del estudio de las muestras sea bien diligenciada: con la identificación exacta del paciente, diagnóstico claro presuntivo, procedimiento quirúrgico, muestras bien marcadas y ubicación del servicio donde será entregado el resultado

ComunicaciónClaridad en la comunicación entre los diferentes servicios

Se cumplan la programación de los pacientes, disponibilidad de turnos quirúrgicos prioritarios hospitalizados, conocimiento previo de los requerimientos necesarios para la realización de las cirugías (Material de osteosíntesis, malla, prótesis vasculares e

Cumplimiento Tener todo dispuesto para la realización del Procedimiento en el momento que ingrese el paciente a la respectiva sala.

% De cumplimiento de turnos asignados

% Solicitudes rechazadas por mal Diligenciamiento

DESDOBLAMIENTO DE LA CALIDAD

Oportunidad y cumplimiento

Poder disponer de las salas en un momento determinado para la realización de los procedimientos programados

% Solicitudes realizadas por médico

Capacitación

Claridad en las actividades a realizar y conocimiento de las normas internas de aseo, mantenimiento, vigilancia, mensajería, facturación del quirófano.

No... de quejas por mal desempeño







Que el paciente tenga las ordenes médicas claras, con toda la documentación al día, con las formulas y solicitudes de control de exámenes diligenciadas, además de las respectivas recomendaciones e incapacidades

Cumplimiento En los protocolos establecidos para la atención pos quirúrgica del paciente

Promedio de pacientes sin todas las órdenes médicas claras y precisas

Cliente Externo DirectoPoder acceder oportunamente a los servicios y en lo posible intervenido quirúrgicamente por el profesional responsable de su atención

Accesibilidad y confiabilidad en el tratamiento recibido

Aumentar oferta quirúrgica y garantizar servicios idóneos

%de cirugías realizadas

Que su familiar sea operado dentro del turno programado y se recupere pronto.

Garantía

Seguridad en la ejecución del procedimiento quirúrgico en el turno asignado y recuperación posquirúrgica del paciente

Promedio de pacientes reingresados al Quirófano (o reintervenidos mediata o inmediatamente)

Que los procedimientos sean realizados por profesionales calificados y en los turnos establecidos

Satisfacción y controlCumplir a satisfacción del Cliente las obligaciones contractuales

Promedio de procedimientos realizados por Aseguradora

Sus pacientes tengan acceso a turnos quirúrgicos

Oportunidad Acceso al servicio Total de cx realizadas por entidades

Los procedimientos sean realizados en los plazos establecidos

CalidadSatisfacción de sus Afiliados por los servicios recibidos.

% de Afiliados insatisfechos por el servicio recibido

Cliente Externo Indirecto

Disponibilidad de turnos quirúrgicos, cumplimiento de los mismos y facilidad en los procesos administrativos para el paciente y el médico, además de recibir un buen trato por parte del personal de la institución.

CumplimientoRespeto de los turnos Quirúrgicos asignados


Proveedor InternoQue los pacientes sean atendidos cuando es requerido (oportunamente)

Oportunidad Disponibilidad de sala las 24 horas % Cirugías realizadas







Cumplimiento de los turnos quirúrgicos CumplimientoCumplimiento en la programación establecida

Promedio de cx canceladas

Que haya disponibilidad de turnos quirúrgicos para cirugía programada y se respete la programación asignada. Asignación del anestesiólogo para la consulta preanestésica

Oportunidad y cumplimientoRespeto a la asignación de salas de los especialistas y se realicen las cirugías que programadas


Solicitudes de insumos que se necesiten y se hagan en los formatos adecuados, con la información diligenciada.

OrdenQue las solicitudes de insumos sean claras y oportunas.

% de solicitudes devueltas por falta de insumos

La solicitud y devolución de los equipos sea oportuna y bajo los parámetros de asepsia, limpieza e identificación establecidos

OportunidadAviso oportuno de la existencia material medico quirúrgico de pacientes pendientes a programar

% de cirugías canceladas por falta de material estéril

Organización y comunicaciónEntrega de los pedidos en los formatos establecidos para la compras de insumos

Promedio de pedidos mal realizados

Organización y comunicaciónClaridad en los tramites administrativos para la solicitud de servicios y expresar las necesidades

Porcentaje de solicitudes no atendidas

Proveedor ExternoAcceso a la programación de las salas de cirugía

AccesibilidadTener una oferta adecuada de acuerdo a la demanda

% de usuarios sin programar

Las solicitudes de compras y almacén se entreguen en los formatos establecidos

y se informe de las necesidades del servicio a nivel de mantenimiento y aseo




MACROPROCESO: Quirófanos

FORMATO 3

Nombre del IndicadorQue medir

(indicador de gestión)

Quien debe de medir

Cuando medir Donde medirPorque / Para que

medirComo medir

% Solicitudes realizadas por médico

(No... de solicitudes realizadas por médico/ total solicitudes) * 100

Administradora de quirófanos

Cada vez que se solicite

En el servicio de quirófanos

Para determinar le nro. el porcentaje de cumplimiento de cada médico

Manualmente revisando las solicitudes que se realizaron y determinando cuales se realizaron

% de cirugías canceladas por falta de insumos

( No... de cirugías canceladas por falta de insumos / solicitadas) * 100


DiarioEn el servicio de quirófanos

Para mostrar la producción del quirófano y la importancia del insumo en el procedimiento quirúrgico

Cuantificando las cirugías canceladas




DiarioEn el servicio de quirófanos

Para identificar fallas en la inducción de los funcionarios de apoyo y tomar los correctivos.

Cuantificando las quejas presentadas.


(No... de cirugías aplazadas/ total de solicitudes) * 100

Administradora de Quirófanos

DiariamenteEn el servicio de quirófanos

Para identificar el cumplimiento de los tunos y el motivo de cancelación

Registrar en formato a diseñar el aplazamiento o la cancelación de un procedimiento quirúrgico

MSAQIR0

% Solicitudes rechazadas por mal diligenciamiento

No... de solicitudes rechazadas / Total de solicitudes * 100

Jefe de quirófanos

Diligenciando en formato determinado los motivo de rechazo de las solicitudes

SemanalmenteEn el servicio de quirófanos

Determinar el motivo del rechazo de las solicitudes (letra no legible, mala identificación del paciente, No... de historia no concordante con el paciente)





FORMATO 3



Quien debe de medir


medirComo medir

MSAQIR0

Promedio de pacientes sin todas las órdenes médicas claras y precisas

No... de pacientes con problemas en el diligenciamiento de órdenes médicas pos quirúrgicas / total de pacientes recibidos en cx ambulatoria

Auxiliar de enfermería DiariamenteEn la sala de cx ambulatoria

Para promediar el nro. de pacientes sin las ordenes completas posquirúrgicas e historia clínica ilegible e incompleta

Registrando en los formatos de control diseñados para este fin

%de cirugías realizadas

Total de Cirugías realizadas/ Total de Solicitud de procedimientos quirúrgicos * 100


MensualmenteEn el servicio de quirófanos

Para medir productividad de Quirófanos.

Cuantificando el número de cirugías realizadas y confrontándolas con las solicitudes recibidas

Promedio de pacientes reingresamos al Quirófano (o reintervenidos mediata o inmediatamente)

No... de pacientes reingresamos por causa de la cx/ Total de pacientes atendidos



Para medir idoneidad del Talento Humano, calidad de los insumos y condiciones prequirúrgicas del paciente.

Registrando los pacientes reintervenidos y analizado las causa de las mismas

Promedio de procedimientos realizados por Aseguradora

No... de procedimientos realizados a Aseguradora /Total de solicitudes determinadas en el Contrato



Para mirar cumplimiento de las obligaciones contractuales

Contando las Cirugías realizadas a cada una de las Aseguradoras con las cuales se tiene contrato

Total de cx realizadas por entidades

( No... de cx realizadas a entidades / total de cx realizadas) *100

Jefe de quirófanos DiariamenteEn el servicio de quirófanos

Para determinar la oportunidad del quirófano a entidades externas

Por medio una clasificación de la información de la producción realizada por el quirófano





FORMATO 3



Quien debe de medir


medirComo medir

MSAQIR0

% de Afiliados insatisfechos por el servicio recibido

No... de Afiliados insatisfechos / Total de solicitudes de procedimientos * 100

Jefe de quirófanos MensualmenteEn el servicio de quirófanos

Determinar el grado de insatisfacción del usuario

Cuantificando y analizando el nro. de quejas realizadas


(No... de cirugías aplazadas/ total de cx) * 100



Es necesario determinar el cumplimiento de los turnos asignados

Cuantificando los procedimientos cancelados y el motivo de ello.

% Cirugías realizadas

(No... de cx realizadas de urgencias / total solicitudes)* 100


Cada vez que solicite el servicio

En el servicio de quirófanos

Para tener la información de la oportunidad del servicio con respecto al quirófano

Cuantificando las Cirugías del Servicio de Urgencias realizadas.

Promedio de cx canceladas

nro. de cx canceladas / total de cirugías realizadas



Para cuantificar el promedio de la cirugías canceladas

Por medio de un control de pacientes cancelados


( No... de cx aplazadas de la consulta externa / total de programadas) * 100



Para saber el cumplimiento de los turnos asignados

Determinando el número de cirugías canceladas

% de solicitudes devueltas por falta de insumos

(No... de solicitudes rechazadas / total de solicitudes realizadas)



Para medir el grado de accesibilidad a los insumos

Cuantificando las solicitudes y clasificándolas en rechazadas y atendidas

% de cirugías canceladas por falta de material estéril

No. de cirugías canceladas / total de cirugías realizadas) * 100

El jefe de quirófano DiariamenteEn el servicio de quirófanos

Se necesita identificar el grado de oportunidad del material médico quirúrgico

Cuantificando las cirugías canceladas por falta de material médico quirúrgico





FORMATO 3



Quien debe de medir


medirComo medir

MSAQIR0

Promedio de pedidos mal realizados

( No... de pedidos mal realizados / Total de pedidos )

Jefe de suministros DiariamenteEn la oficina de recursos físicos

Para saber el nro. de oficinas que tienen problemas con el diligenciamiento de los formatos

Identificando las solicitudes que no cumplen con los requisitos y registrándolas en el formato para este fin

Porcentaje de solicitudes no atendidas

(No... de solicitudes no atendidas / el total de solicitudes)*100



Para determinar el tiempo de respuesta a cada solicitud o recomendación

Por medio de un control a cada solicitud realizada

% de usuarios sin programar

No... de usuarios sin programar / total de usuarios atendidos

Jefe de quirófano DiariamenteEn el servicio de quirófanos

para identificar el numero de usuarios que solicitan servicios en el quirófano y no se pueden ser atendidos

Cuantificando las solicitudes realizadas





Estándar Proceso:

Fecha de Emisión:

Actualización Código: MSAQIR0Flujograma Quien Donde Cuando Como Porque

1. Jefe de la división, coordinador del quirófano y enfermeras jefes

En el quirófanoEn el transcurso de la ejecución de las labores diarias a desempeñar

Realizando el control del inventarios asignados, reporte de novedades a personal, archivo de correspondencia y solicitud de pedidos tanto al almacén y suministros

Para contar con todos los recursos necesarios para la elaboración de las actividades diarias programadas en el quirófano

2. Jefe de la división, coordinador del quirófano y enfermeras jefes

En el quirófanoEn el momento en el cual se se haga la delegación de la interventoría

Mediante el seguimiento de lo pactado en los diferentes contratos relacionados con la prestación del servicio en las salas del quirófano

Para garantizar el cumplimiento del objeto social de la empresa (Prestación de servicios médicos)

3. Coordinación del quirófano y enfermeras jefes

En el quirófano

En el momento en que se formalicen los respectivos traslados de insumos y suministros al subalmacen del quirófano

Mediate la administración de los insumos y medicamentos trasladados al subalmacen

Para garantizar el buen manejo y administración del material médico quirúrgico asignado

4. Coordinador del quirófano y enfermereas jefes

En el quirófano

Cuando se identifiquen las necesidades del servicio a nivel operativo y funcional

Manejo integral de la ropa médica y quirúrgica, material medico quirúrgico, medicamentos, equipos e instrumental y verificación de la logística de las salas de cirugía y recuperación

Para asegurar el cumplimiento de la programación quirúrgica y de las urgencias

Actualización:

Inicio

1.Administración del quirófano

4. Servicios conexos del quirófano

3.Administración Subalmacen del

quirófano

2. Interventoría de contratos

1





Estándar Proceso:

Fecha de Emisión:


Actualización:

5. Auxiliar de enfermería, Auxiliar de facturación

En el quirófano

Cuando se tenga todo lo necesario en términos de material medico quirúrgico, instrumental medico, ropa quirúrgica y el recurso humano para la realización de la cirugía

Verificando los nombres del paciente, procedimiento a realizar, cumpliendo ordenes prequirúrgicas y lo necesario para la admisión en el sistema de información

Para la ubicación del paciente en la sala señalada previamente en la programación y para iniciar los tramites administrativos de su cuenta

6. Anestesiólogo, cirujano respectivo, circulante de sala e instrumentadora, auxiliar de anestesia

En salas del quirófano

Cuando el paciente sea admitido formalmente al quirófano

Por medio de la aplicación de protocolos medicos vigentes según patología del paciente

Por que es un procedimiento planificado y es requerido por el paciente para su bienestar físico y emocional

7. El anestesiólogo

En sala de recuperación

Cuando se haya valorado el estado de conciencia del paciente y el medico anestesiólogo presente su autorización de salida

Evolucionando el paciente y autorizando las salida

Por que el paciente se encuentra en buen estado

8. La auxiliar administrativo

En la oficina del quirófano

Cuando el paciente se le haya autorizado la salida

Ingresando el procedimiento realizado en el sistema de información

Para garantizar el pago del servicio prestado

5. Admisión de paciente

6. Acto quirurgico

7. Egreso del paciente

8. Facturación procedimiento

quirúrgico

1

2





Estándar Proceso:

Fecha de Emisión:


Actualización:

9. Auditor medico, Auxiliar administrativo auditoría de cuentas

En ela oficina del quirófano

Cuando se realice el registro de la cirugía en el sistema de información a cargo del paciente

Revisando los formularios de descripción quirúrgica, hojas de gastos y comparandolo con el registro en el sistema de información

Para identificar posibles fallas en el registro de la cirugías y garantizar una facturación confiable

10. Jefe de división, Coordinador del quirófano

En el quirófano

Se tenga la información recopilada de todo lo producido por el quirófano

Analizando y cuantificando la información generada por el servicio

Es necesario evaluar el desarrollo, funcionamiento del servicio y comparándolo con el plan general y las metas de la contratación

Fin

10. Control de gestión

9. Auditoria de

cuentas

2




PROCEDIMIENTO OPERACIONAL FORMATO 5

Area: Servicios Ambulatorios Macroproceso: Quirófanos

Nombre de actividad: Servicios conexos del quirófano Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Coordinador del quirófano y enfermereas jefes Actualización nro:Aprobado por:

Condiciones y materiales necesarios:

Materiales Necesarios:

Tareas (Criticas):

Entrega de instrumental o equipo solicitado para ser utilizado

Solicitud de compra a suministros

Solicitud de equipo e instrumental quirúrgico a cen tral de esterilización e instrumentación

Se hace firmar pedido por el jefe de la división y/o coordinador del quirófano Se recogen las firmas de: (Jefe de la división y/o coordnador del quirófano, Jefe de almacén, Jefe de recursos físicos, gerencia, jefe de suministros) Se formaliza la solicitud de compra, entregando la solicitud a la oficina de suministros

Diligenciar el formulario de solicitud con la siguiente información: Fecha de solicitud, equipo e instrumental requerido, cantidad, procedimiento, responsable, firma de la enfermera jefe

Registro en libro de control:Quien entrega, quien recibe y quien va a utilizarRecepción de Equipo

En el caso de que no existencia de medicamentos o material medico quirúrgico, se realiza la soliciutud de compra a suministros

Solicitud material medico quirúrgico o medicamentos (Consumo)Identificación de la necesidad de elementos (Material medico quirúrgico, medicamentos) según programación y necesidades de las salas de cirugía y de las cirugías a realizarDiligenciamiento de las ordenes de pedidos de material medico quirúrgico y medicamentos con la siguiente información: Nombre del paciente, centro de costos que solicita, numero de historia clínica del paciente, descripción de elemento solicitado, cantidad de elementos

Identificación de los equipos e instrumental necesarios para la realización de los diferentes procedimientos quirúrgicos

El mensajero realiza el traslado de los elementos hasta el quirófano y lo entrega a las auxiliares del subalmacén del quifónano para su distribución

La orden se hace firmar por el coordinador del quirófano y/o enfermeras jefes

Condiciones: Verificación y solicitud de los servicios conexos al quirófano

Elementos de oficina Equipo de computo

Entrega de solicitud al mensajero para realizar la gestión respectiva de solicitud

Diligenciamiento del formulario con la información de las necesidades previamente identificadasSe diligencia con la siguiente información: Fecha del pedido, cantidad solicitada, unidad de medida, descripción del elemento con las respectivas características,

Elaborado por: Carlos Mario Echeverri Barrero.Gabriel Roncancio Mejía F(5)(1) 13





Nombre de actividad: Servicios conexos del quirófano Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Coordinador del quirófano y enfermereas jefes Actualización nro:Aprobado por:

Manejo de materiales e información:

Resultados Esperados:

Acciones correctivas:Problema: Disponibilidad oportuna de los elementos requeridosSolución: Programar y planear las actividades que garanticen la prestación del servicio en las salas de cirugía

Registro en libro de control de entrega de elementos a esterilizar y esterilizados

Traslado de ropas hasta lugares señalados para recolección de ropa utilizadaEntrega por la auxiliar de ropería de la ropa utilizada a lavandería

Verificación de ropa quirúrgica entregada y recepcionada con libro de control

Registro el libro de control de entrega de ropa: Ropa quirúrgica, ropa para uso medico , material medico quirúrgico (Compresas) Lavado de ropa (Lavandería)

Garantizar la prestación del servicio en las diferentes salas de cirugía

Selección de equipos a esterilizar según condiciones tecnicas

Entrega formal de material a esterilizar por parte de la responsable auxiliar de la sala de cirugíaVerificación de equipo e instrumental entregado previamente con el registro del libro de controlEsterilización de material medico quirúrgico, equip o e intrumental

Nota: En caso de solicitud de material medico quirúrgico de consumo, este material se carga al centro de costos del quirófano y estos se encargan de la facuración según los paquetes o suministros especiales al paciente

Recepción de ropa de lavandería (Auxiliar de ropería del quirófano)

Conocimiento de los elementos necesarios para la prestación del servicio en el quirófano (Medicamentos, material medico quirúrgico, equipo e instrumental)

Entrega de material medico quirúrgico, equipo e int rumental a central de esterilización

Recepción de elementos por auxiliares de esterilización

Control de ropa quirúrgica

Realiza el procedimiento de esterilización Almacenamiento de elementos esterilizados de acuerdo a su caracteristica tecnica (Paquete quirúrgico, ubicación y almacenamiento adecuado de equipo e instrumental)

Recolección de ropa (Auxiliar de enfermería dentro de la sala)






Nombre de actividad: Admisión del Paciente Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Auxiliar de enfermería y auxiliar de facturación Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):

Registro de autorización (Numero de autorización) en formato de relación de usuarios de empresasBúsqueda de historia clínica

Revisión de preparación prequirúrgica y preanestésica del paciente

Solicitud de fotocopias de documento de identidad y carnet de salud (Si es el caso)Verificación de vigencia del carnet de saludEn el caso de paciente crítico, se solicita documentos a familiares o acudientesComparación de documentos de identificación y carnet de saludComprobación de derechos en el comprobador según la entidad a la que pertenezca (Sisben, Ars, Eps)Identificación del tipo de entidad al que pertenece el pacienteVerificación en comprobador de derechos de la entidad y/o llamado para autorización del servicio (Línea gratuitas)

Solicitud previa de historia clínica (Según programación) Solo en el caso de cirugía programada

Condiciones: Disponibilidad de los recursos necesarios para la realización de la cirugía requerida

Elementos de oficina

Equipo de computo

Admisión del paciente (Asistencial)

Programación previa de la cirugía según agendas diponibles

Ropa quirúrgica para el paciente, camilla, silla de ruedas, orden de pago de cirugía

Asistencia puntual del paciente Ordenes de pago de cirugía al día, autorización de la realización del procedimiento dado por el paciente

Recepción del pacienteConfrontación de paciente con la respectiva historia clínica Identificación de procedimiento a realizar al paciente (Orden de cirugía)Verificación de autorizaciones de cirugía firmadas por el paciente y familiares

Traslado de paciente a sala de cirugía respectiva

Solicitud de documentos al paciente o acudiente (Ca rnet de salud y documento de identidad)

Admisión del paciente en el sistema de información Verificación de documentos soportes que garanticen el pago de la cirugía








Digitación de la información de datos de afiliación (Apellidos, nombres, tipo de paciente, tipo de afiliado, contratación con ips) Digitación de la información de datos personales (Dirección, teléfono, municipio, barrio, departamento, nombre de los padres) Se da la opción de aceptar (Guardar datos)Si el paciente si aparecen en el sistema con la his toria clínica:

En la hoja de atención de urgencia, se registra el numero de historia clínica del paciente, los datos de identificación completos (Nombres y apellidos)Se anexa la documentación de: (Fotocopias de carnet e identificación, la hoja de admisión, hoja de evolución administrativa)

Si el paciente es remitido, se registra la información del municipio y de IPS que remitió el paciente

Digitación de los apellidos del paciente El sistema lista todos los registros que cumplan con la condición de búsqueda realizadaSi el paciente no aparece en el sistema con la hist oria clínica: Digitación del numero de identificación del paciente y selección del tipo de documento

Apertura de la opción de búsqueda en el campo de pacienteIngreso al formulario de admisiones de pacientesApertura de la opción de búsqueda en el campo de código de paciente (F5)Selección tipo de búsqueda a realizar (Código, nombre, apellido, documento, carpeta, historia)

Ingreso al modulo de admisiones (Modulo admisiones, menú de ingresos, opción ingresos)Ingreso al formulario ingresos

En el campo de autorización se digita el numero de autorización dado por la entidad Se acepta la transacciónEn la ventana siguiente se da la opción de imprimir ingreso y se da la opción de salir

En la sección de ingreso por se escoge la opción de (urgencias - remitido)Se escoge el motivo del ingreso del pacienteSe digita el código de atención (Predeterminado =001)Se digitan los datos restantes de: (Medico, fecha de remisión, nombre de acudiente, observación motivo de consulta, dirección acudiente, teléfono)

Se activa el numero de historia clínica del pacienteEn el campo de ingreso se activa la hoja de formulario de ingreso de pacientesSe digita el numero de historia o lo trae automáticamenteEn el campo de ingreso se da Enter para activar los demás campos y el sistema asigne automáticamente el numero de ingreso

Actualización de la información tan de datos personales como de la afiliación en saludGuardas datos actualizadosSe da la opción de aceptar y salir para regresar el formulario de ingresosEn el formulario de ingresos se registra la siguien te información

Verificación de la información del paciente (Datos de afiliación y datos personales)










Acciones correctivas:

El paciente no cumpla con las condiciones para la realización de la cirugía (Ayuno, puntualidad, no autorización)El paciente no realice el pago de la cirugía

Solución:

Reprogramación del turno quirúrgico

No disponibilidad de los recursos necesarios para la realización de la cirugía programada

Programación adecuada e información al paciente

Problema:

Se indica a los pacientes el lugar de la consulta Nota: la admisión de pacientes en el sistema de información (Auxiliar administratrivo) solo se realiza en el caso de cirugías de urgencias

Conocimiento del manejo del sistema de informaciónConocimiento de las condiciones de preparación previa del paciente

Paciente admitido tanto en la parte asistencial como en la parte administrativa (Sistema de información)






Nombre de actividad: Acto quirúrgico Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Anestesiólogo, cirujano respectivo, circulante de sala e instrumentadora, auxiliar de anestesia

Actualización nro:

Aprobado por:Condiciones y materiales necesarios:


Tareas (Criticas):




Recepción del paciente (Anestesiólogo y auxiliar de anestesia)

Procedimiento de asepcia quirúrgica (Circulante de sala)Procedimiento quirúrgico (Cirujano)Conteo de compresas e intrumental utilizado (Instrumentadora)Registro en descripción quirúrgica (Cirujano)Traslado del paciente a recuperación (Auxiliares de sala)Vigilancia del paciente en salas de recuperación (Anestesiólogo, auxiliares de enfermería)

Registro de anestesia e inicio del procedimiento (Anestesiólogo)

Conocimiento de los diferentes protocolos para la atención de pacientes en sala de quirófano

Paciente operado con el respectivo registro medico quirúrgico

Condiciones:

Verificación de la preparación del paciente

Material medico quirúrgico, anestesicos, medicamentos, equipo biomédico e intrumental quirúrgico, recurso humano capacitado

Contar con los elementos necesarios para la realización del procedimiento quirúrgico programadoAutorización firmada por el paciente y /o familiares

Admsión previa del paciente

Problema:Complicación del paciente en el procedimiento quirúrgicoSolución:Manejo de la complicación según naturaleza de la misma






Nombre de actividad: Egreso del paciente Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Anestesiologo Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):



Acciones correctivas:Problema:Complicación del paciente en salas de recuperación

Solución:Observación permanente de la evolución posquirúrgica

Condiciones:

Historia clínica del paciente, formulario de anestesia, formulario de descripción quirúrgica, formulario de hoja de gastos

Condiciones del paciente permitan el traslado hasta otro servicio o salida total de la instituciónFinalización del procedimiento quirúrgico

Si el paciente es de hospitalización o urgencias, se realiza la solicitud de cama y el traslado respectivo

Firma de autorización de salida o traslado del paciente (Cirujano)

Manejo e interpretación de los signos vitales del paciente, estado clínico y ordenes medicas (Egreso total o ubicación en areas de hospitalización)

Autorización Salida del paciente

Diligenciamiento de los formularios de: Record de anestesía (Anestesiólogo) , descripción quirúrgica (Cirujano) , hoja de gastos (Auxiliar de enfermería)

Reporte de salida de paciente a facturación (Auxiliar de enfermería)

Firma de autorización de salida de recuparación del paciente (Anestesiologo)

Si el paciente es de cirugía ambulatoria, se traslada el paciente a sala de cirugía ambulatoria para su completa recuperación y posterior salida






Nombre de actividad: Facturación procedimiento quirúrgico Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Auxiliar Administrativo Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):

Aparece el formulario de ordenes de servicio Digitación de numero de la historia clínica En el campo de ingreso se activa la opción de búsqueda (F5) Se digita la tecla Enter para traer el ingreso realizado previamente En el campo de orden de digita la tecla Enter para que el sistema active automáticamente un consecutivo de ordenes de servicio Se avanza con la tecla Enter hasta el campo de área solicitante Se digita el código del centro de costo que realizó la solicitud

Se digita el código del centro de costos que realiza el procedimiento Se digita el código del medico que realiza el procedimiento (Solo el caso de radiología y terapias) si no lo sabe se activa el campo de búsqueda (F5)

Reporte de paciente con salida

Si el paciente es de cirugía ambulatoriaVerificación de facturación del procedimiento de preanestesia en el sistema de información

Registro de hoja de gastos en el sistema de información (Modulo de facturación, menu documentos, opción orden de servicios)

Identificación del tipo de paciente (Cirugia ambulatoria, paciente hospitalizado)

Se avanza con la tecla Enter hasta el campo de servicio Se activa la opción de búsqueda (F5)

Identificación del grupo quirúrgico y código del procedimiento realizadoSi grupo quirúrgico es mayor del grupo 20, se deben registrar los insumos utilizados en la cirugía. Fuente hoja de gastos del procedimiento quirúrgico

Selección tipo de búsqueda a realizar (Código de procedimiento o nombre de procedimiento) Digitación del procedimiento a buscar El sistema lista todos los registros que cumplan con la condición de búsqueda realizada y selecciona el registro que cumpla con la opción de búsqueda

Condiciones: Autorización de orden de salida del paciente

Elementos de oficina, Historia clínica (Formulario de descripción quirúrgica, formulario de hoja de gastos, formulario de anestesia)Equipo de computo, Sistema de información

Registro claro del procedimiento quirúrgico realizado, hojas de gastos, de anestesia y patologías

Se escoge la opción apropiada a la busqueda En el campo de procedimiento se escoge la opción según el tipo de cirugía (Basico, bilateral, Misma via mismo cx, diferente via mismo cx, misma via diferente Se digita la cantidad solicitada








Identificación del grupo quirúrgico y codigo del procedimiento realizado

Si el valor es mayor al anticipo realizado por el paciente, se diligencia recibo para cancelación de excedente de cirugía con la siguiente información:Nombre del paciente, numero de historia clínica y valor a cancelar por concepto de pago de procedimiento quirúrgicoSe realiza la generación de la factura Se diligencia orden de salida del paciente con la siguiente información

Verificación de existencias de muestras de patología para estudio

En el campo de procedimiento se escoge la opción según el tipo de cirugía (Basico, bilateral, Misma via mismo cx, diferente via mismo cx, misma via diferente Se digita la cantidad solicitada

Selección tipo de búsqueda a realizar (Código de procedimiento o nombre de procedimiento) Digitación del procedimiento a buscar El sistema lista todos los registros que cumplan con la condición de búsqueda realizada y selecciona el registro que cumpla con la opción de búsqueda Se escoge la opción apropiada a la busqueda

Se avanza con la tecla Enter hasta el campo de área solicitante Se digita el código del centro de costo que realizó la solicitud Se avanza con la tecla Enter hasta el campo de servicio Se activa la opción de búsqueda (F5)

Digitación de numero de la historia clínica En el campo de ingreso se activa la opción de búsqueda (F5) Se digita la tecla Enter para traer el ingreso realizado previamente En el campo de orden de digita la tecla Enter para que el sistema active automáticamente un consecutivo de ordenes de servicio

Si grupo quirúrgico es mayor del grupo 20, se deben registrar los insumos utilizados en la cirugía. Fuente hoja de gastos del procedimiento quirúrgicoRegistro de hoja de gastos en el sistema de información (Modulo de facturación, menu documentos, opción orden de servicios)Aparece el formulario de ordenes de servicio

Nombre del paciente feha y hora de autorización de salida, firma de responsable

Si se trata de facturación de procedimiento quirúrg ico a paciente hospitalizadoidentificación de procedimiento a facturar

Confrontación de pago de anticipo realizado por la cirugía (Si es el caso) con valor total del procedimiento quirúrgico

Se avanza hasta la carpeta de guardar datos y se digita la tecla Enter Se acepta la transacción

Facturación de las muestras de patologías según procedimiento anterior de registro en el sistema











Facturación de las muestras de patologías según procedimiento anterior de registro en el sistemaFrima de responsable de facturación del procedimiento quirúrgico (Para efectos de control de facturación)

Se avanza hasta la carpeta de guardar datos y se digita la tecla Enter Se acepta la transacción Verificación de existencias de muestras de patología para estudio

Se digita el código del centro de costos que realiza el procedimiento Se digita el código del medico que realiza el procedimiento (Solo el caso de radiología y terapias) si no lo sabe se activa el campo de búsqueda (F5)

Nota: En los casos de Cx programada, por los general, los reportes se hacen a la oficina de facturación de cirugía y son facturados los procedimientos por ellos, en las horas de la noche, las cirugías que son realizadas de urgencias, se dan los reportes a facturación de urgencias cuando sean pacientes con orden de salida definitiva de la institución. Si es un paciente hospitalizado y se le realiza cx en horas de la noche, la facturación del procedimiento, se realiza a primera hora por la facturadora del quirófano

Conocimiento del manejo del sistema de información (Modulo de facturación)Conocimiento y manejo del manual tarifario vigente (SOAT)

Facturación de procedimento quirúrgico

Conocimiento de las fuentes de información o soportes para la facturación de cada procedimiento quirúrgico

Corrección en la admisión realizada y retroalimentación con el funcionario de consulta externa

Problema:Mala descripción del procedimiento realizado Admisión no corresponde con la documentación presentada por el pacienteSolución:Retroalimentación con el personal asistencial (Medico cirujano, ayudande de enfermería) para identificar claramente procedimiento a facturar






Nombre de actividad: Auditoria de cuentas Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Auditor médico, Auxiliar administrativo auditoría de cuentas Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):

Conciliación de facturación Firma de prefactura por parte del auditor medico externoSe realizan los cambios en la facturación de acuerdo a la conciliación

Condiciones: Facturación previa de servicios prestados

Elementos de oficina, Historia clínica (Formulario de descripción quirúrgica, formulario de hoja de gastos, formulario de anestesia)Equipo de computo, Sistema de información

Conciliación con auditores externos (Auditor medico )

Ingreso al modulo de facturación (Modulo facturación, menu documentos, opción liquidación) Se digita el numero de historia clínica

Busqueda de historia clínica del pacienteRevisión conjunta de pertinencia medica (Auditor medico interno y externo)Revisión de facturación de servicios

Se imprime factura ya conciliada y se anexa firma de auditor medico externo (Prefactura)

Revisión de cuentas en el sistema de información (A uditor medico y auditor de cuentas)Identificación previa de facturación de servicios (Por el respectivo facturador)Generación de prefacturactura

Se busca el ingreso con la opción F5 y la tecla enter

Nota: Cuando el paciente ha egresado dias anteriores a la conciliación de las cuentas, se debe realizar la busqueda de la historia clínica en el archivo clinico

Si se detectan errores en la factura, se comunica al facturador (Retroalimentación) y se proceden a realizar las correccionesRegistra la anomalia presentada en el formato de oportunidades de mejoramientoSe genera factura corregida

Se escoge la opción de imprimir prefactura Aparecen las opciones de imprimir por pantalla, imprimir en impresora o guardarla en un archivo Se ecoge la opción correpondienteSe revisa la historia clínica con los registros facturados en el sistema de información








Respuesta de glosas (Auditor medico)

Soportes para el regimen contributivo (Fotocopia del carnte, fotocopia documento de identidad, orden de servicios en original, y conciliación previa con el auditor Soportes para el regimen subsidiado (Fotocopia del carnet, focopia de documento de identidad, orden de servicios (Si la patología está dentro del poss) fotocopia

Entrega de cuentas a cartera (Auditor de cuentas)Verificación de existencia de soportes según tipo de entidad y aseguradora Soportes para el regimen vinculado (Fotocopia del carnet, fotocopia documento de identidad, fotocopia de la epicrisis)

Impresión de listado de glosas pendiente por tramitarSe esgoge la opción de: Por piso, o servicio (Consulta externa, urgencias, quirófanos y apoyo diagnóstico)

Se relacionan las cuentas en los respectivos consolidadosSe imprime el consolidado Se entregan los consolidados en oficina de cartera y se hace firmar copia de recibidoLa copia del consolidado se archiva en carpeta respectiva para soportes de entrega de cuentas

Se digita la información requerida por el formulario (Rango de fechas de glosas pendientes a tramitar, se digita el piso)Se escoge la opción de generar listado por pantalla, por archivo o por impresoraSe imprime el listadoRevisa listado de glosas e identifica el concepto de glosaSegún el concepto de glosa, revisa que puede tramitar sin la historia clínicaEn el caso que necesite la historia, realiza la solicitud al archivo clínicoRealiza el estudio de la glosa y prepara desglose y busqueda de soportesTramita el desglose en el sistema de información (modulo de cartera, menu de seguimiento, opción tramite de glosas)Aparece el formulario de tramite de glosasSe registra la siguiente información: En el campo de consecutivo se digita la tecla Enter

Soportes para accidentes de transito (Fotocopia de soat, fotocopia cedula del conductor, informe de accidente de transito o croquis, fotocopia de epicrisis) Soportes para accidentes de vehículos fantasma (Fotocopia de epicrisis, y denuncio de fiscalia) Soportes para desplazados (Reporte de la red , anexo de desplazado, fotocopia de epicrisis) Soportes para Impec (Fotocopia de epicrisis, original remisión)








Respuesta de glosas (Auditor medico) (continuación)




Acuerdos en la contratación que garanticen la presencia de los auditores medicos externos en el momento del egreso del paciente

Problema:No disponibilidad de historia clínica en el momento de realizar la conciliación con los auditores externosAuditores medicos no disponibles para la conciliación de las cuentas antes del cierre del mesRegistros incompletos en la historia clínica por parte del personal asistencialSolución:

Con la hoja de respuesta de glosa y los soportes se hace la relación de respuesta de glosas

Conocimiento del manejo del sistema de información (Modulo de facturación)Conocimiento y manejo del manual tarifario vigente (SOAT)

Nota: La relación se debe realizar con la información del tramite de la glosa, el numero de glosa reportada por el sistema y los soportes entregado a a cartera

Auditoria de servicios facturados y resolución de glosas

Conocimiento de las fuentes de información o soportes para la facturación de cada procedimiento quirúrgico

Se entrega a la oficina de cartera la relación con los soportes y se hace firmar copia

Capacitación permanente al personal asistencial sobre la importancia de los registros de facturación en la historia clínica

Aparece la fecha de tramite automaticamente En el campo de la entidad se digita el codigo de la entidad. Si no se conoce se busca el codigo con la tecla F5 En el campo de contrato se digita el codigo de contrato. Si no lo sabe se busca con la tecla F5 En el campo de numero de la factura se registra el numero de la factura

Se acepta la transacción Se confirma la transacción y se imprime la hoja de tramite de glosas

En el campo de referencia se digita el numero de la glosa En el campo de valor aceptado se digita el valor aceptado de la glosa En el campo de observaciones se registra el concepto de respuesta de glosa dada por el auditor medico






Nombre de actividad: Control de gestión Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Jefe de división y coordinador del quirófano Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):

Entrega del informe de gestión Discusión del informe en comité técnico de gerencia

Censo diario de pacientes intervenidos, motivos de cancelación y sus causas, comportamiento de la productividad de las salas de cirugía, comportamiento de los indicadores de gestión,

Intervención a casos específicos de acuerdo a la información existente y luego de análisis en comité técnico de la división o discusión con diferentes funcionarios según sea el caso

Análisis de la información

Informe de avances y resultados de propuesta de mejoramiento

Condiciones: Según directrices de la empresa y condiciones o requerimientos de los organismos de control


Informes de gestión y producciónVerificación de la información institucional vigenteEstandarización de la información Elaboración de informe de gestión y producción de la división (Producción de servicios, motivos de cancelación, cumplimiento frente a lo proyectado)

Evaluación y Retroalimentación en equipo de trabajo

Verificación de la información a saber:

Elaboración plan de intervención a la situación diagnosticada priorizando procedimientos a seguirElaboración de cronograma de intervención del procesoAsignación de responsabilidades a funcionarios delegados para intervención en el problemaSeguimiento y control del desarrollo de la intervención

Diagnóstico de situación o problema detectadoDiscusión de este análisis con la alta gerencia (Comité técnico de gerencia)Propuestas de mejoramiento






Nombre de actividad: Control de gestión Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Jefe de división y coordinador del quirófano Actualización nro:Aprobado por:




Conocimiento y manejo de los indicadores de gestiónConocimiento de los informes a presentar e Interpretación de los mismosConocimiento de los contratos establecidos con las diferentes especialidades quirúrgicas y sus metas propuestas

Contar con una visión general del funcionarmiento de las salas de cirugía

Problema: No contar con la información de la producción en forma oportunaSolución: Establecer cronogramas de prestación de informes

Informes de gestión según solicitudes




Proceso: Administración del quirófano

FORMATO 4.1

Fecha de Emisión: Actualización: MSAQIR1

Flujograma Quien Donde Cuando Como Porque

1. Jefe de la división servicios ambulatorios, Coordinador del quirófano

En la división de servicios ambulatorios

En el momento de iniciar la vigencia y cuando la oficina de gerencia y planeación hayan impartido las respectivas directrices

Mediante la identificación de los frentes de acción, identificando las actividades a desarrollar, estableciendo un cronograma para la ejecución

Para direccionar el funcionamiento del quirófano en un periodo determinado

2. Coordinación del quirófano, enfermeras jefes

En el quirófano

Permanentemente de acuerdo a las novedades presentadas

identificando las novedades presentadas con el personal del quirófano como son, permisos, solicitud de vacaciones e incapacidades y participando en la elaboración de los respectivos turnos de atención de enfermería

Para garantizar el buen funcionamiento del quirófano y ademas la oficina de personal esté informada de las novedades que se presenten en el servicio en un periodo especifico

3. Coordinación del quirófano, enfermeras jefes

En el quirófano

Cuando se tengan las agendas programadas por especialidad quirúrgica y se conozca los eventos a programar

Teniendo en cuenta las agendas por especilidad, los tiempos programados y los eventos a realizar

Para establecer una programación y asegurar su cumplimiento de acuerdo a la agenda de cada especialidad

4,Coordinación del quirófano y enfermeras jefes

En el quirófano

Cuando se realice la respeciva solicitud (Hospitalización, cirugía ambulatoria, urgencias)

Mediante el formato de solicitud de programación quirúrgica y de acuerdo a la disponibilidad de agenda por cada especialidad

Para establecer la programación diaria de cirugía electiva y asegurar la disponibilidad de salas para las cirugías de urgencias

Estandar del proceso:

Inicio

1. Planes operativos

2. Administración

de personal

4. Programación de eventos quirúrgicos

3. Distribución de salas

quirúrgicas

1





FORMATO 4.1




5. Jefe de la división, Coordinador del quirófano, enfermeras jefes

En el quirófano

Constantemente, cuando se tenga alguna dificultad en el desarrollo de las actividades propias del servicio

Por medio de sugerencias del personal que allí labora, por medio de una supervisión continua al servicio

Para mejorar y corregir constantemente la prestación del servicio en el quirófano

6. Coordinador del quirófano y enfermeras jefes

En el quirófano

Cuando se presente alguna novedad con el inventario asignado en el quirófano

Mediante la realización de traslados, bajas de equipos, pedidos al almacén en coordinación con la auxiliar de activos fijos y delegaciones de los inventarios a los funcionarios del quirófano

Para mantener al día la información de los inventarios a cargo del quirófano

7. Jefe de división servicios ambulatorios, Administrador del quirófano y enfermereas jefes

En el quirófano

Cuando se requiera recepcionar y enviar correspondencia a las diferentes oficinas y/o entidades externas

Identificando el tipo de correspondencia y archivándola en las respectivas carpetas por orden de fecha de recepción

Para contar con los soportes necesarios de los comunicados emitidos y recibidos bien sea internos o externos

8. Administrador del quirófano, enfermeras jefes

En el quirófano

Cuando se requieran elementos necesarios para realización delabores diarias

Identificando las necesidades presentadas en el quirófano en cuanto a elementos de oficina, equipo biomédico, material medico quirúrgico y medicamentos

Para realiza el tramite administrativo correspondiente que permita la formalización de la solicitud y proveer de los recursos necesarios para el normal funcionamiento del quirófano

6. Manejo de inventarios

7. Manejo de correspondencia

8. Solicitud pedidos

5. Identificación necesidades del

servicio

1

1





FORMATO 4.1




9. Administrador del quirófano, enfermeras jefes

En el quirófano

Cuando se requiera de la reparación o revisión de planta física, equipos biomedicos, muebles enseres y equipo de computo

Identificando las necesidades presentadas en el quirófano en cuanto a reparación o revisión de equipos de oficina, equipos biomédicos, muebles y enseres o planta física

Para realiza el tramite administrativo correspondiente que permita la formalización de la solicitud y garantizar el optimo de funcionamiento de equipos biomédicos, materiales y planta física necesarios para la prestación del servicio por medio de manteniento correctivo o preventivo

Fin

9. Solicitud de mantenimiento

1





Area: División Servicios AmbulatoriosMacroproceso: Quirófano Proce so:

Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Elaboración de planes operativos Estándar Nro:

Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Jefe de la división servicios ambulatorios, coordinador del quirófano

Actualización nro:


Conocimiento del portafolio de serviciosMateriales Necesarios:

Tareas (Criticas):



Condiciones: Conocimiento de las directrices dadas por la oficina de gerencia y planeaciónConocimiento del plan de desarrollo institucional


Identificación de las estrategias, programas y subprogramas planteadas en el plan de desarrollo que involucren la división de servicios ambulatorios (Quirófano)

Definición de las actividades a realizar que conduzcan a cumplir las metas establecidas en las estrategias del plan de desarrollo

Formulación del plan operativo de la división de servicios ambulatorios (Quirófano)

Conocimiento de la metodología a aplicar en la elaboración de los planes operativos

Definición del cronograma de ejecución de las actividades para el periodo correspondienteConcertaciòn con las diferentes especialidades quirúrgicas (Empresas) de las metas planteadas

Difusión del plan operativo de la división (Quirófano)Incluir dentro de las obligaciones contractuales el cumplimiento de las metas concertadas con las especialidades quirúrgicas

Conocimiento de las necesidades quirúrgicas de la comunidad según perfil epidemiológicoConocimiento del tipo de contratación realizada con las diferentes aseguradoras

Elaborado por: Carlos Mario Echeverri Barrero.Gabriel Roncancio Mejía F(5)(1)(1) 31





Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Elaboración de planes operativos Estándar Nro:


Responsable: Jefe de la división servicios ambulatorios, coordinador del quirófano

Actualización nro:

Aprobado por:Acciones correctivas:Problema:No existencia del plan de desarrollo institucional

Solución:Participación en las mesas de trabajo para la elaboración del plan de desarrollo

No tener claro los productos ofrecidos en el portafolio de servicios del quirófano

Identificación previa de los productos incluyendo al personal asistencial y admnistrativo






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Administración de personal Estándar Nro:


Responsable: Coordinador del quirófano y enfermeras jefes Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):

Reporte de novedades de personal

Distribución del personal en las diferentes areas de acuerdo a las necesidades y grupos de trabajo

Registro en el formulario de control de ausentismo laboral según procedimientos de la oficina de salud ocupacional

Identificación de las necesidades en las diferentes areas del quirófano (Circulantes, Auxiliares de anestesia, Admisiones, Recuperación, Instrumentación)

Elaboración de turnos mensualesIdentificación de novedades de personal (Permisos, incapacidades, vacaciones, compensatorios)Elaboración de planilla de turnos, teniendo en cuenta los jornadas de trabajo:Mañana: 7Am - 1PmTarde: 1Pm - 7PmNoche 7Pm - 7AmLibre: Pos noche

Condiciones: Presentación de novedades por el personal del quirófano

Equipo de computoElementos de oficina

Coordinación previa con la oficina de personalConocimiento de las agendas quirúrgicas de cada especialidad

Distribución del personalidentificación del personal asistencial de turno (Número)

El funcionario incapacitado presenta la incapacidad dada por el médico de la respectiva aseguradora al cual esté afiliado, al coordinado del quirófano o enfermera jefe del quirófano, este a su ves la entrega al jefe de la división de servicios ambulatorios para su conocimiento y respectiva firmaEnvío de incapacidad a la oficina de personal, para coordinar el cubrimiento del servicio en vacancia temporal

En caso de incapacidades






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Administración de personal Estándar Nro:


Responsable: Coordinador del quirófano y enfermeras jefes Actualización nro:Aprobado por:

Permisos de un día:


Resultados Esperados:Buen funcionamiento de los quirófanos


Se presenta una solicitud formal por parte del interesado (Con la debida antelación 72 horas antes del turno)

En caso de permisos

Solución: Vigilancia permanente del proceso de control de ausentismo laboral

Permisos de mas de un día, licencias no remuneradas , licencias de maternidad

En caso de compensatoriosSe realiza el calculo de los días compensatorios según actividad extra laboral asignada por escrito (Previamente notificada)

Oficina de personal informada de las novedades presentadas y legalización de la ausencia laboral

Conocimiento de las necesidades de personal en cada una de las areas del quirófano

Establecer los tiempos de solicitu de las diferentes causas de ausencia laboral (72 horas para permisos y licencias, y 15 días de anticipación para vacaciones)

La solicitud es firmada o rechazada por el coordinador o enfermera jefe de turnos y jefe de la división

Problema: No existencia de soporte que justifique la ausencia laboral



Conocimiento de las novedades que se deben informar a la oficina de personal y los diferentes registros de salud ocupacional

La solicitud es enviada a la gerencia para su AutorizaciónSe envió la solicitud a personal para su conocimiento y notificación

Se presenta una solicitud formal por parte del interesado (Con la debida antelación 72 horas antes del turno)

La solicitud es firmada o rechazada por el coordinador o enfermera jefe de turnos y jefe de la divisiónSe envía la solicitud a personal para su conocimiento y notificación

Se elabora documento de reporte con los anexos de la actividad a compensarSe envió a la oficina de personal para su conocimiento y notificación Registro en el formulario de control de ausentismo laboral según procedimientos de la oficina de salud ocupacional






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Distribución de salas quirúrgicas Estándar Nro:


Responsable: Coordinador del quirófano, enfermeras jefes Actualización nro:Aprobado por:



Equipo de computoTareas (Criticas):



Nota: la preferencia de las salas es de acuerdo a las características tecnicas de las mismas y requerimientos en los procedimientos quirúrgicos de cada especialidad

Conocimento del funcionamiento del quirófanoConocimiento del tipo de evento a programar y caracteristicas propias del procedimiento a realizar

Distribución de las salas quirúrgicas de acuerdo a los horarios agendados por cada especialidad y a las caracteristicas del evento

Identifcación de los horarios establecidos en las agendas por especialidadDistribución de las salas teniendo en cuenta los horarios de cirugía por especialidad (de 7Am 7Pm) y (24 Horas cirugía de urgencias)

Identificación de agendas por especialidad

Sala 1: Cirugía de urgencias

Condiciones: Disponibilidad de agendas quirúrgicas por especialidad

Elementos de oficinaAgendas quirúrgicas por especialidad (Cirugía electiva y de urgencias)

Disponibilidad de salas de cirugía (Funcionamiento)

Sala 6: Preferencialmente para oftalmologíaSala7: Preferencialmente para ortopedia

Elaboración de programación diariaPublicación de programación en cartelera del quirófano y dependencias asistenciales y administrativas

Sala 5, 4, 3:Para las demas especialidad

Conocimiento de los horarios de cada agenda por especialidad






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Distribución de salas quirúrgicas Estándar Nro:



Acciones correctivas:Problema: Cancelación de cirugía por causa de una prolongación de un evento quirúrgico

Preveer en la programación es te tipo de problemasSolución: Reprogramación de la cirugía cancelada






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Programación eventos quirúrgicos Estándar Nro:




Disponibilidad de salas quirúrgicasMateriales Necesarios:

Tareas (Criticas):

Establecer los turnos para cirugía de urgencias de acuerdo a las solicitudes y prioridad del procedimiento

Establecer programación de acuerdo a disponibilidad de agenda y de sala

Definir la sala quirúrgica

Asignación de turno según agenda disponible

Definir diariamente el recurso humano para las cirugías de urgencias

Registro en libro de programación por especialidad para ser entregado en la consulta externaEntrega de libro a auxiliar de consultorio de especialidad respectivaCirugía de urgencias

Identifico la disponibilidad de la agenda según la especialidad

Cirugía de hospìtalización

Condiciones: Cumplimiento por parte de los usuarios de requisitos para ser intervenidos

Libros de programación quirúrgica por cada especialidadFormatos de solicitud de turno quirúrgico

Disponibilidad de agendas quirúrgicas por especialidadDisponibilidad de los elementos necesarios para el acto quirúrgico (Material medico Quiúrgico)

Registro en el libro de programación del turno

Recepción del libro de programación por especialidadIdentifico la especialidad y procedimiento quirúrgico

Cirugía ambulatoria

Verificar disponibilidad de los elementos requeridos para la realización del procedimiento quirúrgicoDefinición de la priridad de la solicitud realizada

Identificación de solicitud de eventos quirúrgicos para pacientes hospitalizados






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Programación eventos quirúrgicos Estándar Nro:





Acciones correctivas:Problema: Programación de eventos quirúrgicos por fuera de los conductos establecidos Solución: Definir y establecer en los contrados con cada especialidad el mecanismo de programación

Conocimiento de las agendas y horarios quirúrgicos por cada especialidadConocimiento y manejo de los tiempos quirúrgicos por cada evento a realizarDifusión al personal asistencial y administrativo de la progrmación diaria

Asignación de turnos quirúrgicos de acuerdo a disponibilidad de salas y agendas por especialidad






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Identificación de necesidades del servicio Estándar Nro:


Responsable: Jefe de la división, Coordinador del quirófano, enfermeras jefes

Actualización nro:



Tareas (Criticas):




No conocimiento del funcionamiento general de una sala de cirugíaProblema:

Establecer programas de capacitación permanente al difernte personal sobre el debido funcionamiento de una sala de quirófano

Supervisión continua de los elementos minimos necesarios

Conocimiento del funcionamiento general del servicio

Evitar la cancelación de cirugías por falta de insumos

Solución:

Condiciones: Servicio en funcionamiento

Programación de los procedimientos a realizarListado de elementos minimos de insumos para los diferentes procedimientos

Disponibilidad de recurso humano, e insumos para el cumplimiento de las actividades propias del servicio

Atender y registrar las sugerencias del personal que alli laboraConsecusión de los elementos que hagan falta

Identificar los elementos minimos necesarios para dar respuesta a la programaciónSupervisión de la real disponibilidad de estos elementos

Conocimiento de los requerimientos minimos para la realización de cualquier procedimiento quirúrgico






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Manejo de inventarios Estándar Nro:


Responsable: Administrador del quirófano, enfermeras jefes Actualización nro:Aprobado por:



Tareas (Criticas):Delegación de inventario

Movimientos de inventarios

Traslado del elemento

Entrega de solicitud de baja a oficina de activos fijos

Nota: Este procedimento tambien aplica cuando se solicita traslado a bodeba de activos fijos Solicitud de baja Identificación del elemento (placa, numero de serie) Diligenciamiento formato baja

Firma de los jefes responsables del traslado Notificación del traslado a oficina de activos fijos Traslado físico de elemento Archivo de copia de inventarios trasladado

Control periódico de inventarios según delegación

Identificación de movimientos de inventarios

Identificación del elemento (placa, numero de serie) y del servicio al cual será trasladado Diligenciamiento formato de traslado

Condiciones: Existencia de inventarios a cargo del quirófanoIdentificación de movimientos en los inventarios

Elementos de oficina Listado de inventario asignadoEquipo de computo

Identificación de elementos a delegar según planilla de inventarios Identificación del funcionario responsable del inventario (Coordinadora de quirófano y enfermeras jefes )Entrega formal por medio de documento escrito donde queda registrada la información de los inventarios delegados (Descripción del elemento, numero de placa y cantidad de elementos)Archivo de copia de inventarios delegados






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Manejo de inventarios Estándar Nro:



Ingreso Elemento Nuevo

Perdida de elementos



Vigilancia permanente de los inventarios


No formalización de la delegación del inventario

En caso de no aparecer, avisar a la oficina de activos fijos para inicio de tramite correspondiente El funcionario responsable del inventario, debe formular la denuncia de la perdida del elemento perdido Registro de novedad en inventarios

Entrega de solicitud pedido a almacén Recepción y revisión de elemento entregado (placa, debido funcionamiento del elemento, adecuaciones fisicas requeridas)

Identificación de elementos perdido Búsqueda de elementos correspondiente

Identificación del elemento a pedir Diligenciamiento formato pedido almacén Firma jefes de responsable del pedido

Conocimiento de los inventarios asignados

Actualización permanente de los inventarios asignados

Problema: No conocimiento de los inventarios asignados y de los procedimientos para su manejo

Formalizar la delegación de inventarios mediante actos administrativos

Conocimiento y manejo de los diferentes formularios de movimientos de inventarios

Solución: Revisión permanente de los procedimientos para el manejo de inventarios






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Manejo de correspondencia Estándar Nro:


Responsable: Jefe de división, Administrador del quirófano, enfermeras jefes

Actualización nro:



Tareas (Criticas):

Clasificación de la correspondencia teniendo en cuenta:



Acciones correctivas:Problema:

Solución:

Condiciones: Recepción o envío de correspondencia


Recepción de correspondencia:

Tipo de documento (Memorando, razonero, correspondencia interna, correspondencia externa)

Lectura de correspondencia

Tipo de documento (Memorando, razonero, correspondencia interna, correspondencia externa)Identificación de carpetas según el tipo de documentoArchivo de documento en carpeta respectivaEnvío de correspondencia:Elaboración del documento (Original y dos copias)

Firma de recibido de correspondencia

Identificación de carpetas según el tipo de documento

Radicación y entrega de documento en archivo y correspondencia (Se entregan las dos copias)La original se archiva en la oficina teniendo en cuenta:

Entrega de correspondencia al destinatario

Perdida de la correspondencia

Revisión de procedimientos de archivo y correspondencia de documentos

Archivo de documento en carpeta respectiva

Archivo de correspondencia despachada y recibida

Conocimiento de las técnicas de manejo de correspondencia






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Solicitud de pedidos Estándar Nro:





Tareas (Criticas):

Se entrega el pedido al almacén en los horarios establecidos

Se entrega el pedido a la oficina de suministros

Si es solicitud de pedido a almacén:

Se recogen las firmas de: (Jefe de la división , Jefe de almacén, Jefe de recursos físicos, gerencia, jefe de suministros)

Diligenciamiento de formulario de pedido con la información de las necesidades previamente identificadasSe diligencia con la siguiente información: Fecha del pedido, área o centro de costos, cantidad solicitada, unidad de medida, descripción del elemento con las respectivas características)Se hace firmar pedido por el jefe de la división

Envío de solicitud

Condiciones: Identificación previa de las necesidades


Si es solicitud de pedido a suministros: (Caso de s olicitud de compra de elementos)Diligenciamiento del formulario con la información de las necesidades previamente identificadasSe diligencia con la siguiente información: Fecha del pedido, área o centro de costo, cantidad solicitada, unidad de medida, descripción del elemento con las respectivas características, observaciones)Se hace firmar pedido por el jefe de la división

Verificación de recibido según solicitud

Solicitud de fotocopias, duplicaciones e impresione s:Diligenciamiento de formulario respectivo de solicitud de fotocopias, duplicaciones e impresiones con la siguiente información:Centro de costo solicitante, fecha de solicitud, descripción del trabajo a realizar, numero de copias solicitadasFirma del jefe de la división

Verificación de recibido según solicitud






Administración del quirófano (4)(1) Nombre de actividad: Solicitud de pedidos Estándar Nro:






Solución:Solicitudes posteriores de acuerdo a disponibilidad

No disponibilidad de los elementos y/o copias solicitadas

Formalización de las firmas de las personas que autorizan los pedidos ante las oficinas respectivas

Formalización de pedidos ante las oficinas respectivas

Conocimiento del manejo de formularios de solicitud de acuerdo a requerimientosConocimiento y manejo de centros de costo

Reconocimiento de firmas autorizadas para las diferentes solicitudes






Administración del quirófano (4)(1)

Nombre de actividad: Solicitud de mantenimiento Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:




Tareas (Criticas):Identificación de la necesidad de mantenimiento

Firma del jefe de división

Recibido a satisfacción de elemento


Recibido a satisfacción de elemento


Recibido a satisfacción trabajo realizado

Condiciones: Identificación de fallas en los equipos biomédicos, en los muebles y enseres, en los equipos de computo, o en las instalaciones físicas


Establecimiento del cronograma de mantenimieto preventivo de los diferentes equipos

Elaboración de documento de solicitud de mantenimiento

Envió solicitud a la oficina de mantenimiento de equipo biomédicoAcompañamiento a inspección inicial del equipo

Envió solicitud a la oficina de recursos físicosAcompañamiento a inspección inicial de las instalaciones

Envió solicitud a la oficina de sistemas de información


Control de salida del elemento (Si es necesario)

Equipo de computo

Equipo biomédico


Acompañamiento a inspección inicial del equipo

Planta física

Control de salida del elemento (Si es necesario)






Administración del quirófano (4)(1)

Nombre de actividad: Solicitud de mantenimiento Estándar Nro:Fecha de emisión:Fecha de actualización:






Solución:

Formatos de solicitud de mantenimiento

Contar con la disponibilidad presupuestal para la compra oportuna de los repuestos requeridos

Reparación de elementos requiera de compra de insumos y/o repuestos adicionales

Contar con un estok basico de repuestos de uso frecuente

Problema:

Reparación de equipo o planta física según requerimientos técnicosFuncionamiento permanente de los diferentes equipos asignados

Envió solicitud a la oficina de recursos físicos

Conocimiento en la técnicas para la elaboración de documentos

Muebles y enseres

Acompañamiento a inspección inicial de los muebles y enseresRecibido a satisfacción de elemento





FORMATO 4.2

Estándar del proceso:

Fecha de Emisión: Actualización:

Actualización: Código: MSAQIR2

Quien Donde Cuando Como PorqueContratista Jefe división Gerencia

1.El contratista

En el lugar de trabajo según el objeto del contrato

Cuando tenga legalizado el contrato y se inicie la vigencia del mismo

Teniendo en cuenta el objeto contractual a desarrollar, diligenciando todos los soportes de prueba de ejecución del contrato

Para dar cumplimiento al objeto del contrato establecido

2.Jefe de División servicios ambulatorios, Administrador del quirófano, Enfermeras Jefes

En el quirófanoPermanentemente cuando el contrato se esté ejecutando

Evaluando si las actividades realizadas en la ejecución del contrato ,están acordes con lo estipulado en el mismo

Para dar cumplimiento al objeto del contrato establecido

ok

3.Jefe de División servicios ambulatorios, Administrador del quirófano, Enfermeras jefes

En el quirófano

En el momento en que se evalúen los términos de cumplimiento del contrato

Mediante la comunicación formal del funcionario afectado, bien sea el contratista, el interventor o un usuario. Se concertan las correcciones que se deben implementar para asegurar el cumplimiento del contrato

Para establecer mecanismos por los cuales se puedan mejorar el cumplimiento del contrato y evitar contratiempo posteriores y mejorar la prestación del servicio

Flujograma

Proceso: Interventoría de contratos

2.Evaluación términos de

cumplimiento

Inicio

3. Ident. dificultades e Implementación

de correctivos

1

1.Ejecución del

contrato

1




FORMATO 4.2

Estándar del proceso:

Fecha de Emisión: Actualización:

Actualización: Código: MSAQIR2

Quien Donde Cuando Como PorqueContratista Jefe división Gerencia

Flujograma

Proceso: Interventoría de contratos

5 .La gerencia y comité técnico

En la gerencia

Cuando ya se han tomado las medidas correctivas y el contratista sigue sin cumplir lo contratado

Estudiando si se ha dado cumplimiento a los correctivos que se han implementado

Para llegar a acuerdos y tomar las decisiones definitivas frente al contrato

4. Jefe división servicios ambulatorios, Coordinador del quirófano

En el quirófano

Cuando finalicen los términos del contrato o cuando se ha declarado la caducidad del mismo y se hayan realizado los pagos respectivos

Se describe las partes del contrato, la cuantía, duración, objeto del contrato, pagos y descuentos realizados, y saldos a favor

Para dar terminado el contrato y realizar un balance en términos financieros y para dar cumplimento a las normas establecidas

Mejora desempe

ño ?

Si

No

Venci/to terminaci

ón ?

Si

No

4.Liquidación del

contrato

1

5.Toma de decisión

correspondientes

2

2

Fin

1

Si

No






Interventoría de contratos (4)(2)

Nombre de actividad: Evaluación de términos de cumplimiento Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Jefes de división servicios ambulatorios, Coordinador del quirónfano, enfermeras jefes

Actualización nro.:



Tareas (Criticas):




Evaluación permanente del desarrollo del contratoGestión de pago de facturas

Problema: Contratista no presente las facturas en los tiempos definidos

Reunión de concertación con el contratista para resolver los problemas presentados y definir nuevo plazo de pago

Declaratoria del incumplimiento del contratoSolución:

Condiciones: Que se haya legalizado la parte contractual con el contratista (Legalización del contrato)

Se evalúa la calidad del trabajo realizado mediante rondas de verificación, entrevista a pacientes y funcionarios del servicio

Elementos de oficina, soportes de producción (Facturas de ventas de servicios)

Que se haya iniciado con la ejecución del contrato

Se verifica el cumplimiento de los objetos y términos contractualesRevisión del valor de la factura (No exceda el valor mensual del contrato) y de los tiempos de presentación de la facturaRevisión de los tiempos de presentación de la factura definidos por la empresaRevisión de anexos de factura (Registro y certificado de disponibilidad presupuestal)

Conocimiento de los procedimientos para la presentación de factura

Elaboración de actas (Certificado de Satisfacción) de interventoría del contrato de servicioEnvío de cuentas a oficina de personal para causación de cuentas de cobro

Conocimiento del objeto y terminos (Metas, Agendas) contractuales pactados







Nombre de actividad: Identificación de dificultades del contrato Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Jefes de división servicios ambulatorios, Coordinador del quirónfao, enfermeras jefes




Tareas (Criticas):Recepción de anomalías en la ejecución del contrato en forma verbal o Análisis de la queja presentadaReunión con el representante legal del contratistaConcertación de acciones correctivasEvaluación y seguimiento permanente





Condiciones: Que se haya iniciado con la ejecución del contrato


Declaratoria del incumplimiento del contrato

Reunión de concertación con el contratista para resolver los problemas presentados y definir nuevo plazo de pagoSolución:

Identificación de dificultades en la ejecución del contrato

Problema:







Nombre de actividad: Toma de decisión correspondientes Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Gerencia y comité técnico Actualización nro.:Aprobado por:



Tareas (Criticas):




Se toma la decisión de continuación o nulidad del contrato

No cumplimiento de los correctivos concertados

Cancelación del contrato y buscar nueva empresa que realice las actividades a contratarSolución:

Decisión sobre el futuro de la relación contractual

Problema:

Se firma acta de conciliación o de nulidad del contrato


Condiciones: Que el objeto contractual no se haya desarrollado según el contratoLa interventora no haya logrado la mejora del desarrollo del contrato (Luego de pactar los correctivos pertinentes)

Elementos de oficinaActas de acuerdos previos con el contratista (Establecimiento de correctivos)

Convocatoria a la reuniónSe exponen las anomalías que se han presentado en la ejecución del contratoSe exponen los acuerdos previos que se han pactadoSe determinan las causas de no cumplimiento del contrato




Subproceso: Liquidación de contratos

FORMATO 4.2.1

Estándar del proceso: Fecha de Emisión: Actualización :

Actualización: Código:

Flujograma Quien Donde Cuando Como PorqueDiv. Servicios Ambulatorios

1.Jefe división Servicios ambulatorios, coordinador del quirófano

En el quirófano

Cuando el contrato se haya terminado y realizado los pagos acordados

Identificando la cláusula (Duración del contrato), donde se describe el periodo de duración (Fecha inicial y fecha final) del contrato, identificando la cláusula donde se especifica el valor del contrato. Identificando si el contrato pactado tiene prórrogas es decir si el mismo ha sido ampliado en su termino de duración

Para la elaboración del acta de conciliación o liquidación del contrato e identificar si se han ejecutado otros pagos como consecuencia de la prórroga

2.Auxiliar administrativo división Servicios ambulatorios, Representante legal Empresa contratista

En la jefatura de la división de servicios ambulatorios

La información se recolecta mensualmente y es analizada al terminar la vigencia del contrato

Se piden las copias de los certificados de pago realizados por prestación de servicios

Para anexar los soportes de pago en el acta de liquidación del contrato

3.Jefe de la división Servicios ambulatorios, Representante legal de la empresa contratista, gerencia , oficina jurídica

En la gerenciaCuando se recolecten los certificados de pago

Por medio de un acta donde se describe los datos generales del contrato, la duración, el valor, el objeto del contrato y se confirma el cumplimiento de las obligaciones tanto del contratante como del contratista, las cuales son respaldados por la firma de gerente, el contratista y el jefe de la división de Servicios Ambulatorios

Para tener constancia del cumplimiento del contrato y para cumplir con las normas establecidas por la ley

Inicio

1. Identificación datos del contrato

2. Recolección certificados de

pago

3. Elaboración y legalización acta de

liquidación

Fin





Area: División Servicios AmbulatoriosMacroproceso: Quirófano Proce so: Interventoría de contratos (4)(2) Subproceso: Liquidación de

contratos (4)(2)(1) Nombre de actividad: Identificación de datos generales Estándar Nro.:


Responsable: Jefe división servicios ambulatorios, Coordinador del quirófano




Tareas (Criticas):

Se identifican las causales de incumplimiento




Conocimiento del objeto, valor, termino y metas contractuales

Se identifica el contratista con la cual se realizó el contratoSe identifica en el contrato las cláusulas correspondientes a la vigencia y valor del contratoSe identifica el valor pactado a pagar mensualmente

Condiciones: Disponer de la copia del contrato


Que el contrato haya llegado al termino del tiempo estipulado o en caso de incumplimiento por parte del contratista

Se verifican si el contrato ha tenido prórrogas

Control mensual de lo pactado y contratado

Problema:

Solución: No claridad en el cumplimiento de las metas y en el pago de las cuantias pactadas

Identificación del cumplimiento de las obligaciones contractuales

Elaborado por: Carlos Mario Echeverri Barrero.Gabriel Roncancio Mejía F(5)(2)(1)(1) 53





contratos (4)(2)(1) Nombre de actividad: Recolección certificados de pago Estándar Nro.:


Responsable: Auxiliar administrativo de la división de servicios ambulatorios, representante legal de la empresa contratista




Tareas (Criticas):

Calculo de saldos a favor o en contra en la ejecución del contrato




No disponibilidad de la información de pagos realizados

Condiciones: Identificación previa de los datos generales del contrato


Solicitud de copias de registros de pagos realizados a la oficina de tesoreríaVerificación de pagos mensuales Revisión de los registro de pagos realizados en planilla de controlCruce de información con la oficina de presupuesto

Conocimiento del objeto contractual pactado

Identificación de los saldos a favor o en contra en la ejecución del contrato

Archivo mensual de cada uno de los pagos por parte de tesorería y de la empresa contratista

Problema:

Solución:






contratos (4)(2)(1)

Nombre de actividad: Elaboración y legalización de acta de liquidación Estándar Nro.:


Responsable: Jefe de la división Servicios ambulatorios, representante legal de la empresa contratista, gerencia , oficina jurídica




Tareas (Criticas):Elaboración de acta de liquidación del contrato, con la información general y Revisión y firma del acta por parte del gerente, oficina jurídica

Revisión del acta con el contratista para su respectiva aprobación y firma

Legalización de acta de liquidaciónEntrega al contratista copia de liquidación




Solución: Garantizar la actualización y veracidad de la información de los pagos mensuales realizado y saldos respectivos

Conocimiento del objeto contractual de la contratación

Acta de liquidación del contrato

Inconsistencias en la información del acta

Condiciones: Previo conocimiento de los saldos de la ejecución del contrato


Problema:




Proceso: Administración Subalmacen del quirófano

FORMATO 4.3



1. Coordinador del quirófano, enfermeras jefes, auxiliares de subalmacén del quirófano

En el quirófano

En el momento en que se identifiquen minima existencia de elementos necesarios o faltantes para el funcionamiento normal de las diferentes salas de cirugía y recuperación

Se realiza la orden de pedido de los elementos necesarios y formalizando la solicitud ante el almacén

Para garantizar el cumplimiento de las diferentes actividades que se realizan en el quirófano

2.Auxiliares de subalmacén del quirófano

En el quirófanoCuando lo solicitado llegue al subalmacén

Verificando los elementos solicitados en el pedido con el despacho realizado y calsificando el insumo y almacenandolo según las características

Para garantizar la conservación tecnica del material medico quirúrgico y medicamentos

3.Auxiliares de subalmacén del quirófano

En el quirófano

Cuando haya existencia en el subalmacen del quirófano de los suministros necesarios para la realización de determinado procedimiento

A través de la solicitud directa de elementos para los diferentes procedimientos quirúrgicos

Para garantizar la prestación del servicio en el quirófano

4. Coordinadora del quirófano, auxiliares de subalmacén del quirófano

En el quirófanoPermanentemente de acuerdo a los despachos realizados

Se realiza el Conteo físico de cada uno de los grupos de elementos y se comparan con los saldos registrados en el modulo de inventarios

Para tener los inventarios reales y la información al día. Para dar cumplimiento a las normas establecidas


Inicio

1. Solicitud de Pedidos

4. Control de inventarios

1

3. Distribución

2. Recepción y almacenamiento




Proceso: Administración Subalmacen del quirófano

FORMATO 4.3




5. Almacén o farmacia

En el quirófanoCuando se requiera la finalización del periodo (Mensualmente)

Realizando el cierre del almacén Identificando el tipo de información que requiere cada área y ente de control

Para dar cumplimiento con las normas establecidas en cuanto al almacén y disposiciones legales

Fin

5. Cierre en el sistema de información

1






Administración Subalmacén del quirófano (4)(3)

Nombre de actividad: Solicitud de pedidos Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Coordinador del quirófano, enfermeras jefes, auxiliares de subalmacén del quirófano




Tareas (Criticas):




Solución: Recursos disponibles para la adquisición del material necesario

Contar con los elementos necesarios para la realización de la programación y actividades del quirófano

Disponibilidad de material medico quirúrgico y medicamentosProblema:

Conocimiento de existencias de material medico quirúrgico y medicamentos

Diligenciamiento de formulario de pedido con la información de las necesidades previamente identificadas

Se diligencia con la siguiente información: Fecha del pedido, área o centro de costos, cantidad solicitada, unidad de medida, descripción del elemento con las respectivas características)

Se hace firmar pedido por el jefe de la división y/o Coordinador del quirófano, enfermera jefeSe entrega el pedido al almacén en los horarios establecidosVerificación de recibido según solicitud

Condiciones: Identificación previa de las necesidades de material medico quirúrgico y medicamentos


Revisión de los Stok mínimos existentes por elemento

Programación de cirugíaEquipo de computo, sistema de información







Nombre de actividad: Recepción de material médico quirúgico Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Auxilia administrativo del subalmacén del quirófano Actualización nro.:Aprobado por:


Despacho y entrega del pedido por almacén o farmacia


Pedido solicitado

Tareas (Criticas):

Condiciones:

Identificación de tarjeta de kardex del producto, Si no existe la tarjeta del elemento, se crea una nuevaSe realiza el registro en la tarjeta de kardex con la siguiente información: Fecha de ingreso, nombre del producto, factura, cantidad ingresadaActualización del nuevo saldo en la tarjeta Almacenamiento del producto en estantería respectiva


Carro transportador

Recepción y clasificación de material medico quirúrgico y/o medicamentosComparación de material con pedido realizado

En el caso de prestamos de mercancía: En modulo de inventario, menú utilidades, opción prestamos de mercancías Se digita el Nit del proveedor Se selecciona la opción de entrada Se digita el código del almacén al que ingresa la mercancía (001 almacén , 002 farmacia) En la ventana de productos buscan los productos o elementos a ingresar Se acepta la transacción Se da la opción de impresión del préstamo Ingresos por compras de caja menor: Digita el código del responsable de la caja menor (00378) Gloria patricia Se digita el código del almacén al que ingresa la mercancía (001 almacén , 002 farmacia) Se digita el numero de factura, la fecha En el detalle se digita la razón social del proveedor Se busca el elemento a ingresar Se digitan las cantidades y el valor unitario

Registro en el sistema de información:







Nombre de actividad: Recepción de material médico quirúgico Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:





Se graban datos


Se acepta la transacción Se da la opción de imprimir comprobante de entrada y se confirma Se envía original de factura y comprobante a recursos físicos Se deja la copia del comprobante y factura para soporte de los ingresos del mes

Solicitud de corrección de codificación a suministros

Almacenamiento de material medico quirúrgico y medicamentos

Problema: Indebida parametrización de proveedores por parte de contabilidadCodificación errada de productos en la orden de compra

Actualización de saldos en tarjetas de kardex

Solución: Comunicación de anomalía presentada a contabilidad

Conocimiento de la ubicación y clasificación de las estanterías, conocimiento del plan único de cuentas

Recepción de material medico quirúrgico y medicamentos

Nota: En el proceso de caja menor ningún elemento tiene ninguna clase de retenciones y gravamenNota: Al sistema de información solo se ingresan como prestamos de mercancías los insumos (Medicamentos y medico quirúrgico, sutura, equipo de ortopedia)







Nombre de actividad: Distribución material medico quirúrgico Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:




Formato de hoja de gastos por paciente

Tareas (Criticas):

Nota: No todos los elementos que hacen parte de farmacia, se distribuyen por suministro a pacientes, ya que son elementos de consumo que están relacionados e incluidos en paquetes y su distribución se realiza a centro de costos En el caso de ordenes de despacho: Modulo de inventarios, menú de salidas, opción orden de despacho

Se graban datos Se acepta la transacción Se confirma la transacción Se archivan las originales de las formulas y consolidado

Registro en el sistema de información salida de elemento según pedido

Se ingresa el numero de la historia clínica registrado en la formula Se registra el código del medico solicitante Se digita el código del almacén al que despacha la mercancía (002 farmacia, 004 S. Almacén Quirófano)

En el caso de suministro a pacientes: Modulo de inventarios, menú de salidas, opción suministro a paciente

Se digita el código del centro de costo solicitante Se realiza la búsqueda del elemento (producto a suministrar) F5 Se ingresa la cantidad solicitada


Carro transportador

Disponibilidad de los elementos necesarios para el despachos según necesidadesCondiciones:

Solicitud formal del pedido

Recepción de pedidoIdentificación existencia de elementoRegisto de salida de elemento según cantidad solicitada en hoja de gastos del pacienteActualización de saldo en tarjeta de kardexEntrega de elementos solicitado según pedidoOrden de pedido se archiva en ordenes de pedido









Modulo de inventarios, menú de salidas, opción movimientos de salida de inventarios En el campo detalle se justifica el motivo del movimiento de salida Se selecciona el código del almacén (Almacén 001, farmacia 002, S.A quirófano 004)

Se digita la opción de imprimir y se confirma transacción Se deja soporte y se envía copia al almacén destino Se archivan soportes En el caso de Movimientos de salida:

Se busca el numero de solicitud de pedido realizado por el almacén destino Se seleccionan los elementos a trasladar El sistema automáticamente carga los datos del traslado Se acepta la transacción

Se digita el código de almacén origen solo entre los almacenes (002 farmacia, 004 S.A. Quirófanos) Se digita el código de almacén destino (002 farmacia, 004 S.A. Quirófanos) En el campo de detalle se registra un consecutivo de libro de radicación de pedidos, y el concepto de grupo de elemento a despachar En el campo tipo se selecciona la opción general

Se archivan soportes En el caso de Traslados: Modulo de inventarios, menú de salidas, opción orden de despacho Seleccionar la opción de almacén

Se graban datos Se acepta transacción Se digita la opción de imprimir y se confirma transacción Se anexa original del pedido y reporte del sistema

Se digita el concepto contable de despacho Se digita el numero de cédula del responsable del centro de costo (Según resolución) Se realiza la búsqueda del elemento a despachar se digitan las cantidades

Se determina el origen del almacén (Almacén 001, farmacia 002, S.A. quirofano 004) Se digita el código del centro de costo solicitante En el campo de detalle se registra un consecutivo de libro de radicación de pedidos, y el concepto de grupo de elemento a despachar En el campo tipo se selecciona la opción consumo

Seleccionar la opción de área de servicio












Si el elemento solicitado no existe se firma solicitud realizada como agotado. Esta fiarma sirve para soportar la solicitud de compra por suministros


Se acepta la transacción Se elige la opción de imprimir y se confirma transacción

Nota:

Se digita la cédula de ciudadanía del responsable (Solo están autorizados para este tipo de ajuste la jefe de almacén, farmacia y quirófano) Se digita el centro de costo de la dependencia que realiza el ajuste Se selecciona el elemento a ajustar Se guardan datos

Se determina el concepto contable

Problema: No disponibilidad de recursos solicitados en caso de imprevistos por complicaciones quirúrgicas

Actualización de saldos en tarjetas de kardex

Solución: Garantizar la existencia minima de elementos y clasificados, disponibles para dar respuesta a imprevistos quirúrgicos

Conocimiento de la ubicación y clasificación de las estanterías, conocimiento del plan único de cuentasConcocimiento del manejo del sistema de información (modulo de inventarios)

distribución de material medico quirúrgico y/o medicamentos de acuerdo a disponibilidad y solicitud







Nombre de actividad: Control de inventarios Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:

Responsable: Coordinador del quirófano, Auxiliares del subalmacén del quirófano




Tarjetas de kardex por elemento

Tareas (Criticas):




Solución: Auditoria permanente en la distribución y registro de salida de elementos

Si la diferencia no son justificadas se realiza incluye dentro del informe de inventarios semestrales a la gerencia y se determina cual es el proceso a seguir

Conocimiento físicos de los elementos

Inventarios reales tanto en el sistema de información, como físicos

Diferencias en los registros en el sistema de información de los saldos de inventarios

Nota: Para el grupo de medicamentos, el cierre se realiza por un solo día. Para los demás grupos el cierre se realiza por tres días

Conocimiento de los inventarios físicosManejo del sistema de información

En las estanterías se realiza el Conteo de los elementos uno a uno y por grupos de elementos y se registra en el respectivo listado

En los elementos donde se presenten diferencias, se imprimen los kardex del sistema (Por el modulo de inventarios, menú informes / especiales opción kardex detallado en cantidades) y se confronta con la tarjeta de kardex

Encontradas las diferencias se realiza la búsqueda de los documentos soportes y se realiza la orden de despacho en su caso

Sistema de información, módulo de inventarios

Impresión de listados de inventarios del sistema por grupos de elementos (Por el modulo de inventarios, menú informes / especiales, opción inventario al costo)

Condiciones: Contar con los registros (soportes) de los elementos entregadosRegistro adecuado en la hoja de gastos de cada paciete de los elementos entregados








Nombre de actividad: Cierre del sistema y presentación de informes Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:




Tareas (Criticas):


Condiciones:

Sistema de información, módulo de inventarios

Cierre en el sistema de información:Verificación de la documentos por confirmar por el sistema de información (Modulo de inventario, menú de entradas opción confirmación)

Elaboración de los siguientes informes

Generación de copia de seguridad de los archivos de inventarios (Archivos planos)Impresión de inventarios por el sistema de información (Modulo de inventarios, menú informes generales, opción inventario al costo)Cierre físico en el sistema de información (Modulo de inventarios, menú utilidades, opción cierre mensual)Se acepta la transacción

Conocimiento del funcionamiento del módulos de inventariosConocimiento de instructivos y formatos preestablecidos por la contraloría departamental

Informe consecutivos del mesInforme anual a la contraloríaInforme de ingresos por caja menorNota: El informe de la contraloría se presenta anual mente en las fechas de 1ro al 15 de febrero (Fecha de corte d enero a diciembre), los demás informes se

Presentación de informes:

Inventario mensual por grupo de elementos discriminados por almacénInforme de consumos por centro de costoInforme de activos fijos Informe cuadre mensual de saldo de contabilidad e inventarios

Finalización del periodo a evaluar (Mensual)No existencia de: (ordenes de despacho, suministro a pacientes, facturas, movimientos de salida y remisiones, ordenes de compra, comprobantes de entrada, devoluciones de ventas, devolución de suministro a pacientes, movimientos de entrada al inventario) sin confirmarRealización de preinventario (Solución de inconsistencias mediante un muestreo de los elementos contenidos en los inventarios)








Nombre de actividad: Cierre del sistema y presentación de informes Estándar Nro.:Fecha de emisión:Fecha de actualización:




Solución:

Informes oportunos y confiables

Problema:


empresa social del estado hospital departamental ...€¦ · atención pos quirúrgica del paciente...

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