Empresa de transporte fluvial

Una empresa encargada de la administración de las operaciones de transporte fluvial desea que le realicen un sistema automatizado que abarque la planificación y el seguimiento de los viajes, la generación de cotizaciones y la facturación.

El proceso de servicio de transporte comienza cuando un cliente se acerca con una solicitud de transportación (Identificación del cliente, Tonelaje de la carga a transportar, Ruta a seguir, Lugar de origen, Lugar de destino, Tipo de carga y Fecha probable de embarque). Con esta solicitud se acerca a la Gerencia de Administración y Finanzas que introduce la información al sistema para que éste determine la factibilidad de realizarlo.

En esta evaluación se considera: el tonelaje a transportar, la distancia a recorrer según el origen y destino, la ruta a seguir, las condiciones de la ruta y el tipo de carga a transportar. Existe un algoritmo que evalúa la ruta a seguir, de acuerdo a sus condiciones, en Excelente, Normal, Regular y mala. Teniendo en cuenta todas estas características y las embarcaciones disponibles para esa fecha que se adaptan a la solicitud, la Gerencia de Administración y Finanzas entrega al cliente una cotización con el costo de la transportación. Para el cálculo de los costos se analiza el combustible a consumir, de acuerdo al kilometraje a recorrer, y la embarcación a utilizar.

Cuando el cliente acepta el contrato, el Departamento de Asesoría Legal pacta una fecha de zarpe de las embarcaciones.

La Gerencia de Operaciones es responsable de controlar las embarcaciones de la empresa, registrando su código, nombre, fecha de fabricación y de adquisición, capacidad, el tipo de carga que permite transportar y para qué condiciones en los ríos está preparada para navegar (Excelente, Normal, Regular o mala).

La firma de un contrato debe implicar la reserva de las embarcaciones contratadas para esa fecha de embarque.

Como parte de las actividades que se llevan a cabo en la planificación del viaje, se tienen:

El Departamento de Asesoría Legal debe gestionar ante la Capitanía del Puerto una orden de zarpe. Para ello necesita un informe con las características del viaje contratado. Cuando se posee la orden de embarque , se almacena este hecho en el sistema.

La Gerencia de Administración y Finanzas debe asignar la tripulación que viajará en la embarcación (Patrón del barco, Timonel, Marineros y Vigía) de los que se conoce su nombre, documento de identidad, dirección, fecha de nacimiento, nacionalidad y años de experiencia.

Para dar la autorización para zarpar no basta con la orden de zarpe, el cliente debe, además, pagar la factura que le entrega la Gerencia de Operaciones. Cuando esto ocurre, se registra en el sistema que el cliente pagó y automáticamente el sistema envía un correo electrónico a cada Patrón, de las embarcaciones contratadas.

Para facturar, el sistema determina el monto a cobrar de acuerdo a: las características del viaje (Cotizaciones por costo de transportación) y la tripulación empleada. Para ello, la Gerencia de Administración y Finanzas debe registrar cuánto se paga por cada posición en el barco (Patrón del barco, Timonel, Marineros y Vigía).

Durante el viaje, se realiza un seguimiento partiendo de:

Información que el Patrón envía por correo electrónico, en un fichero texto, sobre aspectos que considere importante señalar. El sistema toma esta información y la registra consignando la fecha y hora en que fue emitida y se recibió.

Cuando el viaje termina el Patrón entrega una bitácora a la Gerencia de Operaciones, que será utilizada para actualizar en el sistema: la Fecha de llegada, Cantidad real de kilómetros recorridos y Cantidad real de combustible consumido. Se considera que un contrato ha sido cumplido, cuando se ha registrado la bitácora de todas las embarcaciones contratadas.

PROFESOR: MSC Luis Serna Jherry

Lima - Perú