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Emisión de
certificaciones
UNIDAD DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN
ACERCA DE ESTE DOCUMENTO
Este documento sintetiza los aspectos fundamentales que deben considerarse en la emi-sión de certificaciones del Ar-chivo Central.
Su elaboración pretende facili-ta el aprendizaje del procedi-miento por parte de los funcio-narios responsables de prepa-rar estas certificaciones.
CRE DITOS
Este documento fue elaborado
en el 2015 por la Unidad de
Gobierno Corporativo, en el
marco de un proyecto piloto
del proceso de aprendizaje
organizacional, y contó con la
revisión y apoyo técnico de la
Unidad de Servicios de Infor-
mación.
CONTENIDO
1. ¿Por qué émité cértificacionés la CGR? …………………………………….2
2. ¿Quie n puede solicitar certificaciones de documentos a la CGR?..2
3. ¿Quie n emite las certificaciones en la CGR?...............................................3
4. ¿Cua l es el plazo existente para emitir una certificacio n?...................4
5. ¿Quie n define la dependencia que debe emitir la certificacio n?.......5
6. ¿Cua ndo una solicitud de certificacio n debe ser
atendida por el Archivo Central de la USI?................................................5
7. ¿Que tipos de certificaciones emite la USI? .............................................. 6
8. ¿Co mo proceder cuando una solicitud de certificacio n
no es clara? ……………………………………………………………………………...6
9. ¿Cua ndo se determina factible emitir una certificacio n
solicitada?................................................................................................................6
10. ¿Cua ndo debe, el Archivo Central, coordinar con otras
dependencias internas para emitir una certificacio n?.......................7
11. ¿Con cua l funcionario debe coordinar la USI?........................................8
12. ¿Quie n define cua ndo puede darse informacio n sensible?...............8
13. ¿Co mo asegurar que se incluyan todos los
documentos relacionados? ……………………………………………………..8
14. ¿Co mo se debe foliar un documento? ………………………………………9
15. ¿Quie n realiza el escaneo? …………………………………………………….10
16. ¿Las certificaciones se emiten en formato fí sico o digital? ………10
17. ¿Existe algu n control de las certificaciones emitidas? ……………..10
18. Las certificaciones, ¿tienen un costo para el solicitante?................11
19. ¿Co mo se redacta la certificacio n?.…………………………………………12
20. ¿Quie n firma las certificaciones?...............................................................13
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1. ¿Por qué emite certificaciones la CGR?
La Contraloría General de la República, como institución pública, tiene el deber
de certificar la fidelidad de documentos en su poder o de la información conteni-
da en sus sistemas informáticos, cuando así se le solicite. Esto de acuerdo con la
normativa vigente, concretamente, la Constitución Política, la Ley General de Ad-
ministración Pública, Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electróni-
cos, el Código Procesal Contencioso Administrativo, el Código Procesal Civil , la
Ley de Derecho de Petición y los Lineamientos para la atención de solicitudes de
información, en cumplimiento de la Ley de Regulación del Derecho de Petición,
N° 9097.
2. ¿Quién puede solicitar certificaciones de documentos
a la CGR?
La normativa existente regula el derecho de solicitar y recibir la certificación de
información existente en la CGR a toda persona (física o jurídica) externa a la insti-
tución y a todo funcionario o institución pública; asimismo, a todo funcionario de
la propia CGR cuando la requiera para el cumplimiento de sus labores de control
y fiscalización.
Lo anterior se resume en la siguiente figura:
3. ¿Quién emite las certificaciones en la
CGR?
Figura 1: Ruta para la atención de una solicitud de certificación
Las certificaciones pueden ser
emitidas por las diferentes de-
pendencias de la CGR, según
la información que se esté soli-
citando.
La USI debe emitir la informa-
ción si ésta:
Es custodiada por el Archi-
vo Central.
Está contenida en uno de
los sistemas informáticos
que administra la USI.
Corresponde a la gestión
propia de esa unidad.
Por otra parte, si se trata de
información producida por
otra dependencia y está aún
bajo su custodia, a esa área le
corresponde certificarla.
Si el documento está en el Ar-
chivo Central, pero tiene ca-
rácter confidencial, lo certifica
el propio archivo; previa coor-
dinación con la dependencia
productora del documento
solicitado.
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CERTIFICACIONES
Es el procedimiento me-
diante el cual los funcio-
narios autorizados dan
fe de la autenticidad de
los documentos produci-
dos o recibidos por la
CGR en el ejercicio de
sus funciones de fiscali-
zación, que se almace-
nan en diferentes sopor-
tes y se custodian en los
archivos de gestión o en
el Archivo Central.
4. ¿Cuál es el plazo existente para emitir una certificación?
La USI tiene establecido, como plazo máximo para entregar una certificación solicita-
da, 8 días hábiles a partir de su recepción en la plataforma de servicios, con base en
lo establecido en el artículo 53 del Código Procesal Contencioso Administrativo.
En algunos casos la Procuraduría General de la República o algún despacho judicial,
solicita certificación y establece un plazo distinto, en cuyo caso se toma como plazo
máximo el ahí señalado.
En ocasiones ocurre que la División Jurídica (DJ) tiene urgencia de una certificación,
porque les ingresó un recurso de amparo y como tal, tienen plazo para atenderlo; o
también porque llevan un juicio contencioso-administrativo, donde se ven en la pre-
mura de presentar un expediente como prueba. Esos casos se atienden con priori-
dad, otorgándose la certificación en un menor plazo.
En todos los casos, siempre se busca atender la solicitud de certificación apenas in-
gresa, para prever eventuales atrasos, como por ejemplo con un expediente muy
grande, o con errores de foliatura por corregir, o errores en el escaneo de documen-
tos, que obliguen a repetir, modificar o realizar tareas no contempladas.
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5. ¿Quién define la dependencia que debe
emitir la certificación? Las solicitudes de certificación
se reciben en la USI, ya sea por
medio de nota o de correo
electrónico, concretamente en
la plataforma de servicios. Es
ahí donde se analiza la solicitud
y se asigna el responsable de
su atención.
A las solicitudes externas siem-
pre se les asigna un número de
ingreso, aunque lleguen por
correo electrónico. A todas las
solicitudes se les genera una
gestión en el SIGED.
Las solicitudes internas ingresan
vía correo electrónico, excepto
cuando se trata de la solicitud
de certificación de un folio de
una declaración jurada, en cu-
yo caso siempre debe venir
m e d i a n t e n o t a f o r m a l
(generalmente provienen del
Área de Denuncias e Investiga-
ciones o de la División Jurídica),
porque así lo especifica la Re-
solución R-DC-43-2009.
Para asignar el responsable de
emitir la certificación solicitada,
los funcionarios de la Platafor-
ma de Servicios se guían por la
fecha del documento requeri-
do, pues conocen a partir de
cuándo los documentos ya se
encuentran en poder del Archi-
vo Central; pero de surgirles du-
da, lo verifican antes de proce-
der a asignarla por medio del
SIGED.
Algunas solicitudes de certifica-
ción ingresan a la CGR dirigidas
directamente a la Contralora
General, en esos casos se asig-
na al área o unidad que corres-
ponda; pero además, siempre
se le notifica a la Contralora,
según lo establece una disposi-
ción interna. En ocasiones, ella
emite instrucciones específicas
para su atención, dirigidas a la
dependencia encargada de
atender la certificación.
Para realizar la tarea de asignar
la atención de solicitudes de
certificación, es importante co-
nocer bien la estructura orgáni-
ca y el Reglamento Orgánico
de la CGR, para poder identifi-
car las instituciones fiscalizadas
por las diferentes dependen-
cias, y de esa forma asignarlas
correctamente.
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6. ¿Cuándo una solicitud de certificación debe
ser atendida por el Archivo Central de la USI?
El Archivo Central de la USI emite certificaciones solo de los docu-
mentos que se encuentran bajo su custodia, catalogados como
documentos pasivos, es decir, los que ya no están en gestión de
las propias dependencias productoras.
La USI certifica información que se encuentra en:
Expedientes custodiados en el archivo central (documentos
pasivos).
Los sistemas de la CGR que administra la USI (SIAC, SIPP, SI-
GED).
En documentos en gestión de la propia USI.
Existen diferentes tipos de certificaciones:
De la presentación de declaraciones juradas.
De procedimientos administrativos.
De informes de fiscalización.
De papeles de trabajo.
De expedientes de la División Jurídica
De oficios, entre otros.
Cuando existe claridad de lo
que se debe certificar, se ubi-
ca el documento solicitado y
se constata que se encuentra
en perfecto estado, su legibili-
dad y que se encuentre com-
pleto. Se revisa además que
sea la última versión y que se
encuentre debidamente folia-
do. De detectarse algún in-
conveniente de ese tipo, se
coordina con la dependencia
productora del documento,
para que ésta proceda a
completarlo y/o a foliarlo de-
bidamente, de ser ese el caso.
Asimismo, es muy importante
determinar que no exista nin-
gún impedimento de confi-
dencialidad para otorgar la
certificación. Cuando existe
duda, se debe coordinar con
la dependencia productora
del documento, para proce-
der a autorizar su entrega, ya
sea en parte o en su totalidad;
o en su defecto, denegarla. 6
7. ¿Qué tipos de certificaciones emite la USI?
9. ¿Cuándo se determina factible emitir
una certificación solicitada?
La redacción de la certificación depende de su tipo y particularidades. Al
redactar una certificación se recurre a los diferentes machotes que se tie-
nen. En ocasiones se hace necesario acompañar la certificación de un ofi-
cio formal, cuando ésta requiere de aclaraciones.
8. ¿Cómo proceder cuando una solicitud de
certificación no es clara? En ocasiones la solicitud de
certificación de información
no resulta clara, ya sea por-
que el requerimiento está
planteado de manera confu-
sa, o porque se duda de su
alcance. En esos casos se con-
sulta a la dependencia que
produjo la información solicita-
da; pero en ocasiones ocurre
que tampoco ahí logran en-
tenderla bien y por lo tanto se
opta por localizar al solicitante
para pedirle las aclaraciones
o concreciones necesarias.
Coordinación
Una adecuada coordina-
ción interna es fundamental
para minimizar errores y
lograr la emisión a tiempo
de las certificaciones.
10. ¿Cuándo debe, el Archivo Central, coordinar con otras depen-
dencias internas para emitir una certificación?
Cuando no tiene claridad sobre la información solicitada, o existen dudas del alcance o la
amplitud exacta de la información por certificar. En esos casos, la coordinación la realiza con
la dependencia productora de la información solicitada.
Cuando se solicita certificar un expediente, pero el funcionario encargado tiene duda de
cuál parte específica es la que debe certificar. En tal caso debe coordinar con la dependen-
cia productora, donde se lo especifican.
Cuando se trata de una solicitud de certificación con información sensible, esto es, confiden-
cial o de acceso restringido. Un ejemplo es la solicitud de certificación de un expediente rela-
cionado con una denuncia, en cuyo caso es el Área de Denuncias e Investigaciones la que
define si se puede o no dar la certificación; o si se puede dar pero con algunas restricciones,
como podría ser: ocultando aquella información que permitiera identificar al denunciante.
Cuando el documento se encuentra incompleto, no es claro o no está foliado. Es la depen-
dencia productora la responsable de completarlo o foliarlo, para posteriormente devolverlo
al Archivo Central y su posterior certificación.
Para realizar la coordinación con las dependencias productoras de la información, es importante
que el responsable de emitir la certificación tenga dominio de las competencias de cada de-
pendencia en la CGR, para determinar con cuál exactamente debe coordinar el requerimiento.
Ahora bien, cuando se trata de la certificación de un documento de acceso público, sin restric-
ciones, completo y debidamente foliado, el archivo central lo certifica sin necesidad de coordi-
nar con la dependencia productora.
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Siempre se debe coordinar con
la DJ cuando la Procuraduría Ge-
neral de la República solicita la
certificación de algún expediente
administrativo. Esto por cuanto por lo general
se requiere adjuntar alguna prueba de algún
proceso tramitado en tribunales, en el que la
CGR podría ser parte. Estar al tanto de esta
información es importante para que la DJ
pueda prever solicitudes similares y anticiparse
a los acontecimientos. En esos casos, lo co-
mún es que la DJ solicite también una certifi-
cación igual.
Puede suceder que algunos documen-
tos solicitados estén en el Archivo Cen-
tral y otros en la dependencia produc-
tora, en ese caso, lo recomendado es
emitir dos certificaciones, una por parte del Archi-
vo Central y otra por parte de la dependencia
productora; pero ambas certificaciones deben
suministrarse juntas al solicitante, con un oficio for-
mal.
Si por una reestructuración interna, la
dependencia productora del documen-
to ya no existe, la coordinación se realiza
con la que absorbió la tarea o función.
La coordinación generalmente se realiza con
el gerente o asistente técnico del área o
unidad productora de la información; sin
embargo, también puede coordinarse con el
fiscalizador encargado del estudio que dio
origen al documento que debe certificarse.
Cuando la información fue emitida por el
Área de Denuncias e Investigaciones la
coordinación se realiza con la Secretaría
Técnica.
11. ¿Con cuál funcionario debe
coordinar la USI?
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El área productora del documento decide si se puede o no brindar información sensible y
el tipo de restricciones. Por ejemplo, para certificar un expediente emitido por el Área de
Denuncias e Investigaciones, catalogado como confidencial, se requiere contar con la
autorización a esa dependencia. Pero si se trata de expedientes de acceso público, no
existe ningún condicionante. Un expediente confidencial se identifica pues su portada
tiene una leyenda que dice “acceso restringido”.
12. ¿Quién define cuándo puede darse información sensible?
Dado que los sistemas de registro documental
de la CGR no contienen un nivel de detalle que
permita vincular un asunto con el contenido del
documento, no se descarta que ante
solicitudes de información con un tema muy
amplio, no se logre ubicar la totalidad de
documentos relacionados; sobre todo si se
trata de información que no es muy reciente.
En este caso, si la certificación es externa debe
acompañarse de un oficio de respuesta que
indique esta situación, si la certificación es
interna, debe remitirse la aclaración por correo
electrónico al funcionario que la solicita.
13. ¿Cómo asegurar que se incluyan
todos los documentos relacionados? En una solicitud de certificación
presentada por el Juzgado
Contencioso Administrativo se
pidieron “todos los oficios remitidos
a la CCSS referente al sistema de
co nt ra t a c i ón d e not a r i os
implementado en la institución…”
Esa certificación fue emitida por el
Archivo Central, pues por la fecha
(1982), los documentos ya se
encontraban ahí; y se acompañó
de un oficio formal, para aclarar la
imposibilidad de garantizar la
entrega de la totalidad de los
oficios emitidos, porque el sistema
de búsqueda de la CGR no lo
permitía.
Por ejemplo...
14. ¿Cómo se debe foliar un documento?
Sobre la foliatura, no hay nor-
mas formales establecidas en
la CGR. Lo que se hace es se-
guir la misma experiencia, y
también, ver los expedientes
emitidos en el Poder Judicial y
en otras instituciones para iden-
tificar pautas a seguir. Actual-
mente, la regla establecida en
la USI es que el número de folio
se indica en la parte superior
derecha de cada página del
documento, y solamente por el
frente; no se folia la parte de
atrás.
La foliatura de los documentos
le corresponde a la dependen-
cia productora. Anteriormente,
los expedientes se enviaban al
Archivo Central sin foliar, por lo
que si la solicitud de certifica-
ción corresponde a uno de
esos expedientes viejos, se le
debe pedir a la dependencia
productora la respectiva folia-
tura. Una vez foliado se devuel-
ve al Archivo Central, donde se
procede a emitir la certifica-
ción.
Es importante tener ciertos cui-
dados:
Si el documento contiene
una hoja doblada, sucede
que al abrirlo para esca-
nearlo, el folio le queda
atrás, y por ello no va a
quedar visible. En tales ca-
sos, antes de escanear el
documento debe abrirse y
foliarse en la parte superior
derecha. Cada página del
documento a certificar de-
be tener visiblemente mar-
cado su correspondiente
folio.
Es importante verificar que
el sello con el que se reali-
zará la foliatura se encuen-
tre en buen estado y con
suficiente tinta para que la
foliatura sea notoria y clara.
Así, al escanear el docu-
mento, el folio será legible.
Cuando no es así, o cuan-
do la foliatura presenta pro-
blemas críticos, se debe
coordinar con la depen-
dencia productora del do-
cumento, para definir có-
mo proceder, pues así co-
mo se entrega el documen-
to en el Archivo Central es
como se debe certificar.
Existen casos en los cuales
la certificación se emite
con algún tipo de aclara-
ción, como puede ser omi-
sión de folios por error origi-
nal de foliatura. También,
se puede optar por hacer
una aclaración al final del
expediente, o un acta.
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Una vez que se dispone del documento a certificar completo, se pro-
cede a escanearlo. Cuando la certificación es emitida por la USI, la
labor de escaneo la realizan los funcionarios de la Plataforma de Ser-
vicios, especificándoseles nivel de urgencia de la solicitud de certifi-
cación. Ellos, además de escanear, controlan la calidad del esca-
neo y entregan el documento en formato digital. Aún así, es conve-
niente que quien emite la certificación revise el documento esca-
neado antes de entregarlo.
Cuando la certificación es emitida por otra dependencia de la CGR,
esa misma dependencia debe encargarse de coordinar el escaneo,
ya sea en su propia oficina o realizando una solicitud en el SITRA, la
cual será atendida en Publicaciones de la USI.
El escaneo tiene un costo para el solicitante igual a ¢15,00 por pági-
na escaneada.
La USI lleva un control median-
te un archivo en Excel creado
para esos efectos, con infor-
mación sobre:
Número de oficio.
Nombre del solicitante.
Institución solicitante.
Qué solicita.
Cuántos folios se le certifi-
caron.
Qué se le certificó.
Número de oficio corres-
pondiente.
Si la certificación se dirige a
un solicitante externo, lleva
número negro y número in-
terno; pero si la certificación
es a nivel interno de la CGR,
solo lleva número interno.
Cuando se recibe una solici-
tud de información y surge la
sospecha de haberse emitido
anteriormente una similar, se
revisa dicho control, para con-
sultar si la certificación solicita-
da ya ha sido certificada y de
ser así, certificar de igual ma-
nera.
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15. ¿Quién realiza el escaneo?
17. ¿Existe algún control de las certificaciones
emitidas?
16. ¿Las certificaciones se emiten en forma-
to físico o digital?
La USI evita dar certificaciones
en papel (físico); solo en casos
muy especiales lo hace, como
por ejemplo cuando se trata
de una certificación de un so-
lo folio, como la correspon-
diente a declaraciones jura-
das, o cuando las certificacio-
nes son de particulares, por-
que se les debe adjuntar los
timbres correspondientes. Sin
embargo, la información ad-
junta a la certificación se sumi-
nistra en disco compacto
(CD). También se emite la cer-
tificación en papel cuando el
solicitante no domina la tec-
nología.
ACERCA DE LOS TIMBRES
Los timbres no se cobran en la CGR, sino
que el solicitante de la certificación de-
be aportarlos. En lugar de los timbres se
puede aportar un entero de gobierno
emitido por el Banco de Costa Rica (es
una colilla donde se detalla el pago del
monto correspondiente en timbres fisca-
les y de Archivo Nacional). En esos ca-
sos, en vez de pegar los timbres en la
certificación, se adhiere la colilla y "se
mata" con el sello de la CGR.
Actualmente, los requerimientos de tim-
bres son algo que no se aplica de ma-
nera uniforme en la CGR; pero la USI
opera, al igual que el Despacho Contra-
lor, de la forma como se indica en la
tabla anterior.
18. Las certificaciones, ¿tienen un costo para el solicitante?
Cuando el solicitante es un ente de naturaleza pública, la certificación no tiene costo alguno;
pero cuando es presentada por un particular, se le aplican los costos enumerados en la si-
guiente tabla:
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CONCEPTO MONTO UNITARIO CANTIDAD MONTO TOTAL
Timbre de Archivo
Nacional
¢5,00 1 ¢5,00
Timbre fiscal Primer folio: ¢6,25; y
por cada folio adi-
cional: ¢2,50
Fotocopia ¢20,00
Página escaneada ¢15,00
CD ¢200,00
DVD ¢300,00
Total
19. ¿Cómo se redacta la certificación?
No existe una única redacción al emitir una certificación, sino que varía mucho dependiendo
del tipo de certificación (papeles de trabajo, procedimientos administrativos, informes de fis-
calización, etc). Sin embargo, se dispone de diferentes tipos de machotes, utilizados como
guía para la redacción de la certificación. En la actualidad no se cuenta propiamente con un
expediente de machotes para los diferentes tipos de certificaciones, por ello lo que se hace
es buscar una certificación similar que se haya emitido, y utilizar el mismo formato.
12
Cuando se redacta una certificación, en
ocasiones se debe citar la ley y el artículo
específico que la fundamenta y le aplica.
Por ejemplo, los papeles de trabajo no se
encuentran ordenados
cronológicamente sino que llevan un
orden de acuerdo con las etapas del
proceso de auditoría, esto es importante
aclararlo y mencionar la norma que lo
establece.
En el caso de los demás documentos,
aplica el Código Procesal Contencioso, el
cual establece que las copias deben ser
fieles y exactas y en orden cronológico.
Cuando se trata de un expediente
confidencial, como por ejemplo las
declaraciones juradas, de las cuales la
Ley contra la Corrupción establece su
confidencialidad, en la certificación se
hace la salvedad de que por tratarse de
información sensible, se debe guardar la
confidencialidad del caso.
En los casos de certificaciones de
información sensible en la que se deba
ocultar alguna información al escanear el
documento, es necesario aclararlo en la
certificación.
Las certificaciones emitidas en CD,
deben especificar a su inicio, el número
de serie del CD utilizado para emitir la
certificación.
No olvide citar...
Las certificaciones que emite la USI, siem-
pre deben ser firmadas por la jefatura de
esa unidad.
Una vez preparado el documento de
certificación, la persona encargada se la
traslada a la jefatura, para su respectiva
firma. En los casos en que la redacción se
vuelve un poco compleja, primero le pa-
sa un borrador a la jefatura para su revi-
sión, y una vez avalado, con o sin modifi-
caciones, procede a elaborar la certifi-
cación definitiva.
20. ¿Quién firma las certificaciones?
Este documento forma parte
de la memoria organizacional
del procedimiento de
certificaciones, con el fin de
apoyar el aprendizaje de los
funcionarios y funcionarias
que deban asumir esa función
dentro de la CGR.
Su elaboración concluyó en
noviembre de 2015.
SU LOGO AQUÍ
CONTACTOS:
Procedimiento de certificaciones:
Documentación del proceso
(Equipo de Aprendizaje Organizacional):